trabajo n3 archivistica wilder, jhon, maria f
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JHON JAIRO ÁGREDO URBANO Cód. 94.486.850WILDER AGUDELO PARRA Cód. 94.330.496
MARÍA FERNANDA ARCINIEGAS Cód. 59.668.258
TALLER No. 3: SÍNTESIS TEMÁTICA Y CONCLUSIÓN DE ARCHIVÍSTICA
UNIVERSIDAD DEL QUINDIOCIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
MODALIDAD VIRTUALCIENCIAS DE LA INFORMACION, DOCUMENTACION, BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTA.
PALMIRA2007
Doctora Claudia Edid Arredondo HernándezProfesora de Teoría Archivística
ARCHIVÍSTICA
La archivistica es reconocida como una ciencia en el año 1898, en Holanda, esta ciencia estudia la naturaleza de los archivos, los principios de su conservación y organización, los aspectos teóricos y prácticos de los archivos y su función.
Para remontarnos a los primeros días de la archivística nos debemos ubicar en la época de los sumerios, griegos, romanos, ya que se han encontrado textos en tablillas de arcilla en donde se escribía información en letra cuneiforme.
La Archivística nace como ciencia en el siglo XIX y se ubica como una materia o quehacer científico auxiliar de la historia.
ARCHIVÍSTICA
La archivística tiene varios campos de acción estos son sus ciencias auxiliares, que tiene en común el documento.
Historia: Estudia el documento desde su Contenido; analiza, difunde e interpreta los datos históricos.
Diplomática: Ciencia de la Jurisprudencia, estudia la Legalidad del documento, ve la originalidad del documento para validar el dato histórico.
Paleografía: Estudia los Rasgos Antiguos del documento, traducciones y reconocimiento de la información.
La Archivística, es un conjunto que tiene 3 elementos: DATOS, PROTOCOLO y ESCRITURA, formando un conjunto estructurado procedente de una institución.
ARCHIVÍSTICA
La archivistica tiene un objeto, fin y método:
El Objeto de la Archivística: Son los archivos; entendidos como el conjunto de documentos, los que concentran prioritariamente la atención como expedientados y seriados.
La archivistica tiene como fin: dar un servicio a la sociedad; brindar la posibilidad de consultar y conocer la información que los archivos resguardan, fomentar la consulta ordenada y organizada, para detectar testimonios documentales que confirmen las acciones administrativas, políticas legislativas que construyen las sociedades, instituciones, pueblos y el hombre en general.
La finalidad tiene dos aspectos: el documento a consultar a través de un acervo, y la organización para la consulta.
ARCHIVÍSTICA
El Método archivístico: Se encarga de recoger, conservar, servir y servirse de documentos, por medio de un conjunto de principios básicos, los que parten de la base de que es el documento forma parte de un todo estructurado y que aislado no tiene sentido, ya que su interés reside con la relación de los documentos que lo anteceden o lo siguen, es decir, el carácter seriado de esa documentación marca la diferencia entre la Archivística y las otras ciencias de la información o comunicación.
El principio de la archivística: Es la acción administrativa de una persona jurídica o institución que se refiere a la administración pública y se engloba en sus funciones; este posee dos aspectos:
El origen de procedencia del documento y del expediente.
El origen de un orden natural: es el que toma en cuenta en qué lugar está ubicado dentro de la institución.
El método histórico es el que abarca el principio de procedencia y el principio de orden natural y estos dan origen a las normas.
DIPLOMÁTICA
Esta ciencia se aplica al estudio de la:
Historia SocialHistoria económicaHistoria de la lenguaHistoria general
La Diplomática estudia las formas del documento de contenido jurídico ya que Estos se han considerado una fuente objetiva del pasado histórico.
La Diplomática se ha definido como un testimonio escrito, redactado según una Forma determinada por el lugar, la persona y el negocio, sobre hechos de materiajurídica; se entiende como una ciencia que tiene como objeto el estudio critico delDocumento con el fin de determinar su valor como testimonio histórico:
LA PALEOGRAFÍA Y LA HISTORIA DE LA ESCRITURA
La Paleografía en sentido amplio, es el estudio y análisis de los documentos quese escribieron en las edades antigua y media. la paleografía entendida desde unaóptica más restringida es el estudio de los documentos que se han escritosobre materiales como el papiro, las tablillas enceradas, el pergamino, el cueroy el papel. En otros casos se ha limitado su campo de estudio a los testimoniosescritos en griego, latín y lenguas derivadas.
La escritura nace de una admirable creación del espíritu humano: pasa de ser un signo auditivo (lengua) se convierte en visual (escritura).
Los sistema de signos representan ideas (ideogramas) o sonidos (alfabeto)
El fin de la escritura es crear un lenguaje que sea estable y entendible para otros, también dar un orden a la sociedad, por medio de la documentación como escrituras, carné, tributos etc.
También pretendía normalizar el lenguaje y la conducta.
CRONOLOGÍA
Cronología (del griego χρονο (cronos) = tiempo y λογία (logos) = estudio)Esta ciencia tiene como fin determinar el orden y las fechas de los sucesoshistóricos, y así formar parte de la disciplina de la historia.La historia nos enseña que no hay suceso que no surja de otros que le hayanprecedido y que no llegue ser origen de otros más o menos importantes.
En el Diccionario de la Lengua Española se define como: "Ciencia que tiene por objeto determinar el orden y fechas de los sucesos históricos. "Serie de personas o sucesos históricos por orden de fechas". "Manera de computar los tiempos". La cronología permite relacionar los acontecimientos, colocarlos en su ordensucesivo y fecharlos.
SILOGRAFÍA
Latín, sigillum, sello o esfragística (del griego, sphragis, sello) Se llama Silografíaal estudio sistemático o metódico de los sellos con que se han autorizadoDocumentos Oficiales. La definición de Sello es toda pieza de metal, de papel ode materia equivalente que lleva estampadas figuras o signos.
La Sigilografía se podría considerar un mero apéndice de la diplomática; pero esto es sólo aplicable si el estudio del sello se limita a descubrir la autenticidad o la falsedad de los diplomas a que van adheridos.
Pero si ella se extiende a esferas más amplias, se constituye en nueva disciplina arqueológica auxiliar de la historia.
De su misma definición se desprende que lo principal en el sello son las figuras y signos que ostenta los cuales siempre han de corresponderse con las ideas, costumbres y progreso artístico según la época en que se trazaron.
BIBLIOTECOLOGÍA
Palabras griegas Biblion (Libro), theke (Caja) y logos (Palabra, verbo).La Bibliotecología, conocida también en algunos países como Biblioteconomía,es el conjunto de actividades técnicas y científicas que tiene como finalidad elconocimiento de la información, de los materiales en que se presenta y del lugar en que se hace uso de ella, para con esto responder mejor en calidad y cantidada las demandas de información que hace la sociedad.
CARACTERÍSTICAS
1. Almacena el conocimiento;
2. Los aspectos morales y políticos que van relacionados con los principios morales y políticos de la sociedad a la que pertenece;
3. Es una profesión de servicio social;
4. La diseminación del conocimiento que es fundamental, tan importante como el almacenamiento, una sin la otra no tiene sentido.
DOCUMENTACION
La Documentación es un proceso de preparación de la información disponible sobre un hecho que se está investigando. Hace que esta información esté dispuesta o asequible para examinar y analizar los hechos, las variables o los datos en general.
A falta de un consenso mundial, hay diversos autores que la consideran una Ciencia (documental) a la vez que una disciplina, no sólo una técnica, dentro del ámbito de las Ciencias de la Documentación.
Pero también se puede considerar en sentido general y tomarse Documentación y Ciencias de la Documentación como sinónimos, según el caso o criterios
En sentido restringido, la Documentación como ciencia documental se podría definir (a grandes rasgos) como la ciencia del procesamiento de la información. La Documentación es la ciencia de las ciencias, al ser integradora y globalizadora, se trata de una ciencia enriquecedora y generalista, de ámbito 'multi' o interdisciplinar
INFORMÁTICA
La informática es la disciplina que estudia el tratamiento automático de la información utilizando dispositivos electrónicos y sistemas computacionales. Informática es un vocablo proveniente del francés informatique, acuñado por el ingeniero Philippe Dreyfus en 1962, acrónimo de las palabras information y automatique. En lo que hoy conocemos como informática confluyen muchas de las técnicas y de las máquinas que el hombre ha desarrollado a lo largo de la historia para apoyar y potenciar sus capacidades de memoria, de pensamiento y de comunicación.
La informática se utiliza en diversidad de tareas, por ejemplo : elaboración de documentos, control de procesos y robots industriales, telecomunicaciones y vigilancia, así como el desarrollo de juegos y multimedios.
En la informática convergen los fundamentos de las ciencias de la computación, la programación y las metodologías para el desarrollo de software, así como determinados temas de electrónica. Se entiende por informática a la unión sinérgica del cómputo y las comunicaciones.
EL ARCHIVO
DEFINICIÓN
Un archivo es uno o más conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, su forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o institución publica o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información para la persona o institución que los produce, para los ciudadanos, o para servir como fuentes de historia.
HISTORIA DE LOS ARCHIVOS
En la edad antigua los archivos se encontraban principalmente en templos, que eran las instituciones que representaban el poder político.
En Mesopotamia los archivos eran muy valorados, en la ciudad de Ur existió un templo de la diosa Namma, donde se realizaban las funciones administrativas y legislativas del estado.
Los soportes utilizados fueron las tablillas cocidas en hornos y elaboradas de arcilla, para escribir se utilizaba el “stilo” un elemento punzante que manejaban los escribas.
Los documentos importantes se hacían sobre madera o marfil y la piedra la utilizaban para cuaderno de notas. El depósito se encontraba en el templo el cual tenía las máximas medidas de protección y controles de humedad mediante canalillos de agua.
HISTORIA DE LOS ARCHIVOS
El archivo tal como lo conocemos hoy en día tiene sus comienzos en el siglo XVI. Esto debido al aumento en la gestión administrativa, que motivo el control documental y .le dio carácter de secreto.
En Florencia, durante Cosme de Médicis, en 1569, se reunieron todos los protocolos y se creó un archivo. En Roma, Pió V agrupo todos los archivos existentes en la santa Sede. En Inglaterra, Isabel I, creó la oficina especial para la documentación real, Felipe II hizo lo mismo en España, creando el archivo de Simancas (Valladolid).
En el siglo XVIII, la corriente racionalista dió a los documentos un valor político y jurídico.
A principios el siglo XIX se planteó el dilema de los archivos como campo de lo histórico o seguir en el administrativo. Al pasar de tener valor administrativo tendría un valor histórico.
Como ciencia, la archivística nace a finales del siglo XIX bajo en principio de respeto a la procedencia de los fondos, es decir al organismo o institución que los ha generado.
FUNCIONES DE LOS ARCHIVOS
Son todas las actividades relacionadas con el quehacer archivístico, que comprendedesde la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación
permanente.
La conservación del patrimonio documental de la nación.
El acceso a la información contenida en los archivos, como un derecho de todos debidamente reglamentados.
Un adecuado tratamiento de los documentos que involucre su vida útil y normas para la selección y transferencia.
Organización y puesta en servicio de la documentación administrativa, durante ese periodo de máxima utilidad para la gestión administrativa de las oficinas y para la toma de decisiones.
Asegurar la transferencia periódica al archivo de los documentos que ya no son de uso corriente por parte de las oficinas.
Aplicar los principios y técnicas modernas de valoración para, transcurrido un tiempo, seleccionar los documentos que por su valor van a ser conservados indefinidamente y destruir el resto.
Clasificar los fondos y mantener ordenada la documentación en diferentes etapas, de acuerdo con los principios de la archivística.
Describir la documentación para hacer fácilmente accesible la información, mediante los distintos instrumentos de descripción documental y valiéndose de las ventajas ofrecidas por las nuevas tecnologías.
Instalar adecuadamente los documentos mediante locales y equipamiento que garantice la conservación integra en el tiempo.
Asegurar que estas y cuantas funciones pueda desarrollar el archivo, queden firmemente establecidas y garantizadas mediante un reglamento de servicio.
Todo ello orientado a que el archivo sea un recurso básico de información, al servicio de:
- La administración que emite los documentos.- Los ciudadanos.- La investigación y la difusión cultural.
FUNCIONES DE LOS ARCHIVOS
ARCHIVOS HISTÓRICOS
Conjunto de documentos, sea cuales sean su fecha, su forma y su soporte material, producidos o recibidos por toda persona física o moral, y por todo servicio u organismo público o privado, en el ejercicio de su actividad, y son, ya conservados por sus creadores o por sus sucesores para sus propias necesidades, ya transmitidos a la institución de archivos competente en razón de su valor archivístico.
ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS
Es una organización administrativa de gran volumen y
complejidad, tan pronto como las oficinas dejan de utilizarlo llegan a este archivo.
Sólo las grandes organizaciones administrativas tienen locales acondicionados como archivo administrativo, en la mayoría de los casos es el propio archivo quien acoge esta y las demás etapas. Las oficinas remiten la documentación al archivo. Pueden regresar a la fase anterior si se requieren. A partir de esta fase la documentación esta bajo responsabilidad del archivero.
PRINCIPIO DE LOS ARCHIVOS
Es definido como aquel según el cual cada documento debe estar situado en el fondo documental del que procede y este fondo en su lugar de origen. Y junto a esto todos los documentos se producen en un orden secuencial lógico, y natural. Este origen y este orden no son otra cosa que la consecuencia de la naturaleza jurisdiccional del archivo y de su fondo.
El principio de procedencia va a determinar la condición esencial del archivo: su originalidad, resultado de dos actividades complejas como son la clasificación y la ordenación.
NORMAS DE LOS ARCHIVOS
El desarrollo y aplicación del principio de procedencia ha dado lugar a un conjunto de normas en el tratamiento documental cuya viabilidad y diversidad depende de la estabilidad de las bibliotecas.
Existen unas reglas fijas y universales las cuales son aceptadas por todos, se clasifica y se cataloga con una normatividad que permite la aplicación total de los procedimientos informáticos son resultados muy positivos.
En el caso de los archivos hay dificultades en cuanto a sentar normas que afecten fundamentalmente a la organización y sobre todo a la descripción con criterios fijos, partiendo de la aceptación respecto al origen de los fondos, procede en primer lugar a aquella dependencia inicial de la archivística con otras disciplinas como la diplomática o la biblioteconomía que ha dejado sentados unos vicios de procedimientos difíciles de desterrar
NORMAS COLOMBIANAS PARA LOS ARCHIVOS
El Archivo General de la Nación a través de los Comités Técnicos: Clasificación y Descripción, Reprografía y Automatización y Conservación de Documentos y la Secretaría Técnica AGN-ICONTEC, ha trabajado en la normalización de la actividad archivística en Colombia.
Hoy Colombia cuenta con las siguientes Normas Técnicas producto de este trabajo:
NTC 4095 Norma General para la descripción Archivística. NTC 3723 Micrografía. Microfilmación de Documentos sobre películas de
tipo gelatina y sales de plata de 16mm y 35mm. Técnicas de operación. NTC 4080 Micrografía. Símbolos gráficos para su uso en microfilme con su
significado, aplicación y localización. Clasificación de Microfilmes. NTC 4436 Información y Documentación. Papel para documentos de
archivo. requisitos para la permanencia y durabilidad. NTC 5029 Norma sobre Medición de Archivos NTC 5174 Norma sobre procesado y almacenamiento de microfilmes
tipo gelatina y plata NTC 5238 Micrografía : Microfilmación de series : Procedimientos de
operación.
ORIGEN Y FORMACION DE LOS ARCHIVOS
De una manera sintética, nos referimos a las fases de formación y proceso vital de la archivalía, que muchos autores identifican como el archivo.
La primera fase, llamada prearchivística, está constituida por la creación o formación de los archivos en potencia dentro de la entidad productora. Esta es doble: originada en la entidad o recibida de afuera, ambas a menudo entrelazadas y combinadas.
La creación dentro de la entidad se refiere a la organización, circulación interna y cumplimiento de funciones y fines, tal como secciones o reuniones del directorio, ordenes del directorio, ordenes de los gerentes o funcionarios a las dependencias subalternas, comunicaciones, preguntas de los subalternos a los jefes, etc.
ORIGEN Y FORMACION DE LOS ARCHIVOS
Con ese objeto se inician y crecen los papeles que son conservados en originales borradores o copias. También se crea la documentación de relaciones externas en el cual la entidad productora es la iniciadora, ya sea por alguna necesidad concreta o porque así lo establecen los reglamentos o las leyes, Esta documentación sale de la entidad, con posibilidad de volver con agregados de entidades externas.
Se origina la segunda fase, cuando el documento ha cumplido su función inmediata y ya no sirve para la tramitación concreta; pasa entonces al archivo administrativo convirtiéndolo en archivalía, con fines de consulta o utilización potencial.
En la tercera fase, fundamental para la conservación y utilización permanente, se pierde toda utilización práctica y toma otra principalmente cultural; se transforma en documento histórico.
CLASIFICACION DE LOS ARCHIVOS (CLASE, CATEGORIA, TIPO)
POR LA LEY 594 DEL 2004 SEGÚN SU JURISDICCIÓN Y COMPETENCIA:
a) Archivo General de la Nación.b) Archivo General del Departamento.c) Archivo General del Municipio.d) Archivo General del Distrito.
SE CLASIFICAN POR EL PUNTO DE VISTA TERRITORIAL ASÍ:
a) Archivos de entidades del orden nacional.b) Archivos de entidades del orden departamental.c) Archivos de entidades del orden distrital.d) Archivos de entidades del orden metropolitano.e) Archivos de entidades del orden municipal.f) Archivos de entidades del orden local.g) Archivos de las nuevas entidades territoriales que se creen por ley.h) Archivos de los territorios indígenas, que se crearán cuando la ley los desarrolle.
SEGÚN LA ORGANIZACIÓN DEL ESTADO:
a) Archivos de la Rama Ejecutiva.b) Archivos de la Rama Legislativa.c) Archivos de la Rama Judicial.d) Archivos de los Órganos de Control.e) Archivos de los Organismos Autónomos
CLASIFICACION DE LOS ARCHIVOS
Los archivos también se pueden clasificar según su uso en tres tipos:
PERMANENTES O MAESTROS. Estos contienen información que varia poco. En algunos casos es preciso actualizarlos periódicamente.
DE MOVIMIENTOS. Se cercan para actualizar los archivos maestros. Sus registros son de tres tipos: alta, bajas y modificaciones.
DE MANIOBRA O TRABAJO. Tienen una vida limitada, normalmente menor que la duración de la ejecución de un programa. Su utilizan como auxiliares de los anteriores.
SEGÚN SU FUNCIÓN
A. ARCHIVOS PERMANENTES. Son aquellos cuyo registros sufren pocas o ninguna variación a lo largo del tiempo, se dividen en:
Constantes. Están formados por registros que contienen campos fijos y campos de baja frecuencia de variación en el tiempo.
De Situación. Son los que en cada momento contienen información actualizada.
Históricos. Contienen información acumulada a lo largo del tiempo de archivos que han sufridos procesos de actualización o bien acumulan datos de variación periódica en el tiempo.
B. ARCHIVOS DE MOVIMIENTO. Son aquellos que se utilizan conjuntamente con los maestros (constantes), y contienen algún campo común en sus registros con aquellos, para el procesamiento de las modificaciones experimentados por los mismos.
C. ARCHIVO DE MANIOBRA O TRANSITORIO. Son los archivos creados auxiliares creados durante la ejecución del programa y borrados habitualmente al terminar el mismo.
SEGÚN SUS ELEMENTOS
ARCHIVO DE ENTRADA. Es una colección de datos localizada en un dispositivo de entrada.
ARCHIVO DE SALIDA. Una colección de información visualizada por la computadora.
ARCHIVO DE PROGRAMA. Un programa codificado en un lenguaje especifico y localizado o almacenado en un dispositivo de almacenamiento.
ARCHIVO DE TEXTO. Una colección de caracteres almacenados como una unidad en un dispositivo de almacenamiento.
DOCUMENTO
La palabra “Documento” proviene del vocablo latino “docere” que significa enseñar. En sentido general, se entiende por documento cualquier soporte que contiene registrada información. Serian documentos: libros, revistas, fotografías, partituras, mapas, informes, medios magnéticos, objetos tridimensionales, inscripciones, sellos, medallas, cuadros, discos y casettes, bosqueos, boseto, etc.
CARACTERÍSTICAS DEL DOCUMENTO
Originalidad: Resultado de una acción.
Fiabilidad: Digno de crédito, identificable.
Utilización: Posibilidad de utilización y difusión.
ORIGEN Y FORMACIÓN DE LOS ARCHIVOS
El “Documento de archivo”: registro de información producida o recibida por una persona o entidad en razón a sus actividades o funciones que tiene valor administrativo fiscal o legal o el valor científico, económico histórico o cultural y debe ser objeto de conservación.
CARACTERÍSTICAS DEL DOCUMENTO DE ARCHIVO
Tienen carácter seriado. Se producen naturalmente dentro de la estructura orgánica de una
institución o persona. No genera propiedad intelectual.
CICLO DE VIDA DEL DOCUMENTO: Son las etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción en las dependencias y su conservación temporal hasta su eliminación o integración a un archivo permanente.
CICLO DE VIDA DEL DOCUMENTO
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
Activo Semiactivo Inactivo Valores primarios Valores secundarios
Archivo de gestión
Archivo central
Archivo histórico
Administrativo Legal Fiscal Contable Técnico
Cultural Histórico Científico
INFORMACION La información es la materia prima del conocimiento.
Los sistemas de recuperación de la información están dispuestos por personas, para que otras personas puedan informarse.
En las transacciones de información intervienen uno o varios emisores y uno o varios receptores: las personas se comunican mediante sistemas individuales o sociales, siempre dentro de un marco social.
Partiendo de esta información, al estar frente a un hecho discursivo, nuestra aproximación debe hacerse desde su naturaleza social.
La Información, es un conjunto de datos significativos y pertinentes que describan sucesos o entidades.
SOPORTES DOCUMENTALES Y TIPOLOGÍA DOCUMENTAL
Soportes documentales”, son medios en los cuales se contiene la información, según los materiales empleados. Además de los archivos en papel existen los archivos audiovisuales, fotográficos, fílmicos, informáticos, orales y sonoros.
TIPOLOGÍA DOCUMENTAL
Existe una relación entre el contenido de un documento (información) y sus características y esto determina la tipología en los documentos de archivo.
Las tipologías documentales se derivan de los testimonios que da hombre de sus actividades enmarcadas en el contexto de la institución a la cual pertenece. Las actividades pueden ser diversas y hay otras que se repiten a través de una tipología documental que podemos encontrar en cualquier archivo, por ejemplo las cartas.
La delimitación de los tipos, su determinación e identificación se establece a través del análisis de los caracteres externos e internos de los documentos y con base a su mensaje e información.
TIPOLOGIA DOCUMENTAL
El estudio de la tipología documental hace indispensable la determinación en forma precisa de las denominaciones de los documentos. Para esta fijación hay que partir de las denominaciones que recibieron en la época, o de las reglamentaciones y legislación existentes y no de nombres que por iniciativa propia se le pueda dar.
Esta delimitación de tipos de documentos es necesaria no solo para documentos jurídicos sino para los administrativos.
La necesidad de establecer en forma específica la tipología documental en los archivos, obedece en primer lugar a que con la tipología se establecen las series documentales que son agrupaciones de documentos indispensables tanto para la clasificación como para la elaboración de los inventarios, además es un elemento para realizar la catalogación.
La tipología documental es la suma de la tipología diplomática y la tipología jurídico-administrativa.
CLASIFICACION Y VALOR DE LOS DOCUMENTOS
VALOR DEL DOCUMENTO (ARCHIVÍSTICA)
Consiste en la conservación de los documentos, según los plazos establecidos por la ley general de archivos, son ordenados y clasificados de acuerdo a la información contenida permitiendo ser localizado en forma eficaz por los usuarios que lo requieran.
Son documentos los escritos, impresos, dibujos, cuadros, fotografías, cintas cinematográficas, discos, grabaciones magnetofónicas, radiografías, talones, contraseñas, cupones, etiquetas, sellos y en general todo objeto mueble que tenga carácter representativo o declarativo, y las inscripciones en lapidas, monumentos, edificios o similares.
VALOR DE LOS DOCUMENTOS (ARCHIVISTICA)
Valor administrativo: su finalidad: la finalidad es dejar constancia de la gestión de una actividad determinada.
Valor fiscal o contable: Su finalidad es servir como testimonio del cumplimiento de obligaciones tributarias o de justificación de operaciones relacionadas con la contabilidad.
Valor legal o jurídico: Es aquel del cual se derivan derechos u obligaciones legales reguladas por el derecho común, o bien sirve de testimonio ante la ley.
Valor informativo: La finalidad es servir de referencia para la elaboración o reconstrucción de cualquier actividad administrativa y también ser testimonio de la memoria colectiva.
VALOR DE LOS DOCUMENTOS (ARCHIVISTICA)
Valor histórico: Tiene como finalidad servir de
fuente primaria para la investigación histórica y la acción cultural.
Valor primario: Es aquel donde se expresa la finalidad para la cual se ha creado el documento, tiene un período de prescripción.
Valor secundario: Al que obedece a otras motivaciones y es dado posteriormente, con el paso del tiempo.
LA ORDENACION DE LOS ARCHIVOS
La Ordenación, es la operación de unir los
elementos o unidades de un conjunto relacionándolos unos con otros, de acuerdo con una unidad-orden establecida de antemano.
En el caso de los archivos, estos elementos serán los documentos o las unidades archivísticas dentro de las series.
La Ordenación Documental, es la Ubicación física de los documentos dentro de las respectivas series en el orden previamente acordado.
FONDO DOCUMENTAL
El Fondo Documental, es la totalidad de la información producida o recibida por una institución o persona que suele estar contenida en el archivo de dicha institución o persona.
La documentación que integra un fondo puede estar completa o incompleta por pérdida o destrucción, o dispersa por división, pero constituyen siempre una unidad, independiente de otros fondos o agrupaciones documentales.
SECCIONES DOCUMENTALES
Es una subdivisión del fondo, identificada con la producción documental de la
unidad o división administrativa o funcional de la institución que produce el fondo.
La sección es el conjunto de documentos generados en razón de la actividad de esa subdivisión orgánica o funcional; Tanto la sección como el fondo están afectados por el principio de procedencia.
En el cuadro de clasificación del fondo, las secciones están identificadas con los órganos, con las funciones y productoras del documento, pueden subvidirse dando lugar a subsecciones así:
Secciones funcionales: Suelen ser mas frecuentes en los fondos de instituciones históricas y remotas. Las secciones documentales pueden equivaler a la producción de un archivo de oficina, están limitadas a una función y actividades específicas y en el tiempo dependen de la vigencia de esa función.
SECCIONES DOCUMENTALES Secciones de fondo: El crecimiento de las secciones
documentales requiere un tratamiento documental separado, como si de un fondo se tratara. Las secciones de fondo exigen una organización y descripción independientes de las aplicadas al fondo originario.
Tanto los fondos como las secciones de fondo están compuestos por secciones documentales.
Secciones históricas de archivo: Son el resultado de una agrupación posterior a la producción documental. Gozan de independencia a efectos de tratamiento tanto en la organización como en la descripción, deben conseguir una distinción institucional y una clara separación si están integradas por documentos de diferentes fondos.
Las secciones documentales son parte integrante y dependiente de un fondo, mientras que la secciones de fondo y las secciones históricas o de archivo son equivalentes por la independencia de su tratamiento a un fondo.
SERIE Y SUBSERIE
Serie: Conjunto de unidades documentales de estructura
y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: hojas de vida o historias laborales, contratos, actas, informes, entre otros.
Subserie: Conjunto de unidades documentales
que forman parte de una serie y se jerarquizan
e identifican en forma separada del conjunto de
la serie por los tipos documentales que varían
de acuerdo con el tramite de cada asunto
UNIDAD ARCHIVISTICA La Unidad Archivistica, es aquella que integra un cuerpo
archivístico, conformado por unidades documentales según su tipología.
Puede ser unidades archivisticas, entre otras:
un legajo, una serie, un fondo; también se podría definir como el elemento básico de las agrupaciones documentales, que puede ser simple, cuando se compone de un solo documento, o compleja, cuando se trata de una agregación sucesiva de documentos.
La unidad archivística más utilizada es el expediente administrativo; otras unidades archivísticas muy utilizadas son el libro de registro, el acta de órgano colegiado, el informe jurídico-administrativo y la correspondencia.
UNIDAD DOCUMENTAL SIMPLE Y COMPUESTA
La Unidad documental simple se da cuando esta constituida por un solo documento o compleja cuando lo constituyen varios, formando un expediente.
La unidad archivistica más pequeña, intelectualmente indivisible, por ejemplo: una carta una memoria, un informe una fotografía, una grabación sonora etc.
La Unidad compuesta esta organizada por documentos reunidos ya sea por el productor o durante el proceso de organización archivistica, porque se refiere al mismo tema. Actividad o asunto. En este sentido constituye la historia del asunto en cuestión, el testimonio del proceso administrativo. El expediente es generalmente la unidad de la serie
CONCLUSION
La signatura: Teoría archivistica nos dejo una nueva visión respecto a la archivología.
El enfoque investigativo de esta materia nos hizo adentrarnos en el estudio de la historia, los procesos, las leyes y los cambios que a través del tiempo han tenido los archivos.
Con cada conociendo adquirido, pudimos evaluar los procesos, que con respecto a la archivología se manejan en nuestro sitio de trabajo; fomentando el desarrollo objetivo y crítico, que todo profesional debe poseer; Para encontrar fortalezas y señalar con espíritu constructivo las deficiencias.
Mejoramos nuestros cuestionamientos investigativos y la forma en la cual interactuamos con otras personas; en los procesos de entrevistas, tuvimos que crear un ambiente propicio para no hacer que los entrevistados, en algunos casos se sintieran a ludidos o cuestionados.
En conclusión esta signatura ha creado y mejorado muchos aspectos de nuestra formación profesional y personal; algunos desde un punto de vista conciente y otros casi de una forma imperceptible.
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