conceptos basicos archivistica

8/18/2019 Conceptos basicos Archivistica

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ÍNDICE

1.CONCE!O DE ARC"#$O.............................................................................. %&.CONCE!O DE ARC"#$'(!#CA..................................................................... )

&.1.Ciencia* au+iliare* de la archiv,*tica......................................................... -%.ARC"#$O( B#B/#O!ECA( 0 CEN!RO( DE DOCMEN!AC#2N................ 34.CONCE!O( DE DOCMEN!O( DE ARC"#$O 0 DOCMEN!AC#2N DE AO0O #NFORMA!#$O.................................................................................... 15

4.1. Documento* de archivo.......................................................................... 15

4.1.1.Caracter,*tica* de lo* documento* de archivo..................................154.1.&. /o* caractere* de lo* documento*.................................................. 114.1.%.Formaci6n de lo* documento* de archivo........................................ 11

4.&.Documentaci6n de a7o8o in9ormativo..................................................... 1&4.%.Analog,a* 8 di9erencia* entre documento de archivo 8 documentaci6n dea7o8o in9ormativo.......................................................................................... 1&

).!RA!AM#EN!O ARC"#$'(!#CO................................................................... 14).1./a identi9icaci6n....................................................................................... 1)).&. /a cla*i9icaci6n....................................................................................... 1:).%./a ordenaci6n.......................................................................................... 1;).4./a de*cri7ci6n.......................................................................................... 1;

).4.1./o* in*trumento* o 7rocedimiento* de control..................................&5).4.&./o* in*trumento* de in9ormaci6n...................................................... &1).)./a in*talaci6n........................................................................................... &&).-.An


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1.CONCEPTO DE ARCHIVO

El término archivo deriva etimol6gicamente del griego Archeion mue>le o localdonde *e guarda>an la* acta* 7>lica* 7ara *ervir de garant,a a lo* ciudadano* en

cu8o 7a*o al lat,n *e convirti6 en Archivum *egn !anodi. ara otro* autore* deriva

tam>ién del griego Arche origen Archaios antiguo.

De*de la é7oca cla archivo tanto al lugar donde *e guarda>an documento* e*

decir el edi9icio o continente como a lo* 7ro7io* documento* o contenido.

ara la UNESCO el archivo e* el conjunto de documento* *ea cual *ea *u 9echa onaturalea reunido* ela>orado* o reci>ido* 7or una 7er*ona 9,*ica o jur,dica 7>lica

o 7rivada 7ara la* nece*idade* de *u e+i*tencia 8 el ejercicio de *u* tarea*

con*ervado* 7rimero 7ara *ervir de 7rue>a 8 7ara *u* nece*idade* admini*trativa* 8

mido* 7or toda 7er*ona 9,*ica o moral 8 7or todo *ervicio uorgani*mo 7>lico o 7rivado en el ejercicio de *u actividad 8 *on 8a con*ervado*

7or *u* creadore* o 7or *u* *uce*ore* 7ara *u* 7ro7ia* nece*idade* 8a

tran*mitido* a la in*tituci6n de archivo* com7etente en ra6n de *u valor

archiv,*tico

&. in*tituci6n re*7on*a>le de la acogida tratamiento inventariado con*ervaci6n 8

*ervicio de lo* documento*

%. edi9icio o 7arte del edi9icio donde lo* documento* *on con*ervado* 8 *ervido*

or lo que re*7ecta a E*7aHa la "e# 1$%1&'() de *( de +,nio) de Pa!rimonio

Hi!-rico Ea/ol recoge la *iguiente de9inici6n en *u art,culo );.1 *on archivo*

lo* conjunto* orglica* o 7rivada* en el ejercicio de *u* actividade* al

*ervicio de *u utiliaci6n 7ara la inve*tigaci6n 8 la ge*ti6n admini*trativa. A*imi*mo *e

entiende 7or archivo* la* in*titucione* culturale* donde *e renen con*ervan

ordenan 8 di9unden 7ara lo* 9ine* anteriormente mencionado* dicho* conjunto*

org


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"a "e# 0%1&&) de *1 de a2ril) de Archivo # Pa!rimonio Doc,men!al de la

Com,nidad de 3adrid recoge tam>ién am>o* a*7ecto* 7ero dando un 7a*o muena ge*ti6n de la* in*titucione* 8 el 9omento de la inve*tigaci6n que a8ude al

7rogre*o 8 7romueva la cultura.

Cen!ro de archivo e* el lugar donde *e cu*todian organian 8 *irven lo*

documento* de lo* di9erente* 9ondo* de archivo de una o diver*a* 7rocedencia* 7ara

lo* 9ine* mencionado* en el 7lea 8 del Con*ejo de @o>ierno 8 la

Admini*traci6n de la Comunidad de Madrid.

&. El (u>*i*tema de Archivo* Munici7ale* de la Comunidad de Madrid.%. El (u>*i*tema de Archivo* de la* #gle*ia de la Comunidad de Madrid.

'Conceptos básicos e !"c#i$%stic!


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4. El (u>*i*tema de Archivo* de Em7re*a de la Comunidad de Madrid.

E+ce7to la /e8 va*ca el re*to e*tructura el *i*tema de archivo* a 7artir de tre* eje*

>re archivo* (ervicio de Archivo* de la Con*ejer,a

de Cultura 8 Con*ejo Andalu de Archivo* 8 lo* archivo* de u*o 7>lico 8 7rivado que

*e integran en el *i*tema. /a* le8e* aragone*a canaria murciana ca*tellanoI

manchega con9iguran el *i*tema como un conjunto de 6rgano* 8 una red de centro*.

Cada le8 detalla lo* centro* que integran el *i*tema que *er< m


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En la organi7aci-n de lo archivo 7odemo* di*tinguir do* 7er,odo*

1. el eríodo rearchiví!ico durante el cual el tratamiento de lo* 9ondo*documentale* *e ha caracteriado 7or la inde9inici6n de *u* 7re*u7ue*to* e

inclu*o 7or la *umi*i6n a lo* 7rinci7io* de otra* di*ci7lina*

2. el eríodo de dearrollo archiví!ico durante el que *e ha logrado tanto en la

teor,a como en la 7rlar

7ro7iamente de archiví!ica. A mediado* del *iglo ?#? *e e*ta>lecieron lo*

enunciado* te6rico* o lo* 7rinci7io* archiv,*tico* entre lo* que de*taca el

Principio de respeto a la procedencia de los fondos, cu8o 7adre 9ue Natali* de

Jaill8 Circular de &4 de a>ril de 1341K a*, nace tam>ién la noci6n de 9ondo de

archivo.

/a archiv,*tica *e divide *iguiendo a L.R. Cru Mundet que com7endia a lo*

di*tinto* tratadi*ta* en

- archiví!ica o archivonomía que com7rende la con*trucci6n e in*talaci6n la

con*ervaci6n 8 la re*tauraci6n

- archiveconomía o archivin!endencia que com7rende la cla*i9icaci6n la

ordenaci6n 8 la de*cri7ci6n

- lo ervicio # la na!,rale7a +,rídica del archivo que e* el *ervicio a lo*

u*uario* 8 lo* a*7ecto* legale* de lo* documento*

- la hi!oria de lo archivo # de la archiví!ica

*.1.Ciencia a,8iliare de la archiví!ica.

)Conceptos básicos e !"c#i$%stic!


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/a archiv,*tica con*titu8e en *, mi*ma un conjunto de conocimiento* 8 método*

e*7ec,9ico* 8 originale* 7ara el logro de *u* 9ine*K 7ero nece*ita recurrir a otra*

rama* del conocimiento humano *in la* cuale* no 7odr,a alcanar 7lenamente *u*

o>jetivo* la* ciencia* au+iliare* a la* que recurre de modo 7arcial 8 como a8uda 7arala con*ecuci6n de uno* 9ine* determinado*.

/a* ciencia* au+iliare* de la archiv,*tica *on

1. /a 7aleogra9,a

!érmino 7rocedente del griego paleos antiguo 8 grafía e*critura. E* el tratado

de la* e*critura* antigua* traada* *o>re *o7orte* *uave* 7a7el 7ergamino

7a7iro mientra* que la* traada* *o>re materia* e*cri7toria* dura* mronce etc. 7ertenecen a la e7igra9,a.

(u conocimiento e* nece*ario 7ara leer 8 com7render lo* manu*crito* anteriore*

al *iglo ?$## momento a 7artir del cual la e*critura human,*tica o actual e*t<

e+tendida 7ara 7oder analiarlo* 8 de*cri>irlo*.

&. /a di7lomlado o 7legado en do* 7arte*

haciendo con ello re9erencia a lo* documento* que *e cerra>an mediante do>le7ara 7roteger *u contenido cuando era 7er*onal o re*ervado.

/a di7lomlecer *u valor

como 9uente hi*t6rica.

%. /a cronolog,aDel griego cronos tiem7o 8 logos tratado. E* la di*ci7lina que 7ermite conocer

la medida del tiem7o. "a8 que di*tinguir la cronolog,a matemjeto de atenci6n de la archiv,*tica 7ue*to que 7ermite

*ituar lo* acontecimiento* en el de*arrollo de la hi*toria de la humanidad.

E+i*ten di9erente* *i*tema* de dataci6n lo* mu*ulmane* 7or ejem7lo em7lean

el calendario lunar que comiena en el aHo de la "égira -%& d.C.K en E*7aHa *e

han em7leado diver*o* *i*tema* de dataci6n lo* m


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4. /a hi*toria

/a archiv,*tica recurre a ella 7ara ela>orar *u 7ro7ia hi*toria aunque no *ea é*ta

la nica ni la morda.

Recordar que lo* documento* *on 9uente 7rimaria 7ara la hi*toria.

). El derecho

El archivero de>e conocer determinado* cam7o* del derecho tale* como la

legi*laci6n >a la entidad a

cu8o *ervicio *e encuentra el archivo la legi*laci6n del ito archiv,*tico 8 la

legi*laci6n *o>re 7rocedimiento admini*trativo.

-. /a* tecnolog,a* de la in9ormaci6n(on el conjunto de medio* in9orme tratarK 7ara lo cual

nece*ita conocer *u naturalea el 7rocedimiento de creaci6n lo* *i*tema* de

acce*o etc. ara 7oder 7onerlo* en *ervicio adecuadamente.

7. /a ling,*tica

/a ling,*tica de>e conocer*e *o>re todo 7ara la realiaci6n de re*mene*

in9orme* la ela>oraci6n de ,ndice* la normaliaci6n etc .

3. /a *igilogra9,a

E*tudia lo* *ello* em7leado* antiguamente 7ara autoriar lo* documento* cerrar

7liegue* etc ...

.ARCHIVOS) 9I9"IOTECAS : CENTROS DE DOCU3ENTACI;N

/o* archivo* la* >i>lioteca* 8 lo* centro* de documentaci6n *on in*titucione*

e*7ec,9ica* 7ue* cada una de ella* tiene un cam7o de actividad una metodolog,a de

+Conceptos básicos e !"c#i$%stic!


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tra>ajo 8 un 7a7el en la *ociedad que le *on 7ro7io* 7ero a la ve *on

com7lementaria* 8a que *u o>jetivo comn no e* otro que el de reunir 7re*ervar 8

divulgar lo* documento* 7roducido* 7or el hom>re.

0a conocemo* la de9inici6n de archivoK conocamo* ahora la* de

- 9i2lio!eca. (egn la /e8 1-1;3) de &) de junio de atrimonio "i*t6rico

E*7aHol *on >i>lioteca* la* in*titucione* culturale* donde *e con*ervan

renen *eleccionan inventar,an catalogan cla*i9ican 8 di9unden conjunto* o

coleccione* de li>ro* manu*crito* 8 otro* materiale* >i>liogrlica o mediante

7ré*tamo tem7oral al *ervicio de la educaci6n la inve*tigaci6n la cultura 8 lain9ormaci6n.

- Cen!ro de doc,men!aci-n. E* una o9icina dentro de una organiaci6n

dedicada a la coordinaci6n de la 9unci6n documental ela>orando 8 7oniendo

en 7rro* 7uede con*iderar*e ai*ladamente. El documento e* 7roducto de

una acci6n continuada en el tiem7o *iem7re e*t< en relaci6n con otro documento 8 la

ma8or,a de la* vece* un documento ai*lado carece de valor. El li>ro e* mlti7le. El

documento e* nico e irre7eti>le. /a 9unci6n del li>ro e* relatar in9ormar in*truir 8 e*

9ruto de la voluntad de alguien 8a *ea una o>ra de creaci6n o de inve*tigaci6n. /o*

documento* *on re9lejo de 9uncione* 8 actividade* del hom>re 8 *on 7roducto de unage*ti6n.

El o>jeto de lo* centro* de documentaci6n e* la documentaci6n mlti7le im7re*o*

di*co* .. 8 *iem7re de*de el 7unto de vi*ta de *u contenido de *u in9ormaci6n. No

*uele utiliar originale*K *e valen de 9otoco7ia* re7roduccione* 8 la ado7ci6n de

*i*tema* mecaniado* *on medio* indi*7en*a>le* en la reco7ilaci6n 8 di9u*i6n de la

in9ormaci6n.

,Conceptos básicos e !"c#i$%stic!


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0.CONCEPTOS DE DOCU3ENTOS DE ARCHIVO : DOCU3ENTACI;N DEAPO:O IN5OR3ATIVO

0.1. Doc,men!o de archivo

De*de el 7unto de vi*ta etimol6gico doc,men!o 7roviene de la 7ala>ra latina

documentum que deriva del ver>o latino docere que *igni9ica en*eHar.

El Diccionario de Terminología Archiví!ica entiende doc,men!o como la

com>inaci6n de un *o7orte 8 la in9ormaci6n regi*trada en él que 7uede *er utiliado

como elemento de 7rue>a o 7ara con*ulta.

/a "e# 1$%1&'() de *( de +,nio) de Pa!rimonio Hi!-rico Ea/ol entiende 7or

doc,men!o toda e+7re*i6n en lenguaje natural o convencional 8 cualquier otra

e+7re*i6n grliogrido* 7or una 7er*ona 9,*ica o jur,dica o

in*tituci6n 7>lica o 7rivada durante el cur*o de *u ge*ti6n o actividad 7ara el

cum7limiento de *u* 9ine* 8 con*ervado* como 7rue>a e in9ormaci6n.

*. S, car


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documento* de archivo no 7uedan conce>ir*e ai*lado* de ah, *u car


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/o* documento* lo* generan la* in*titucione* 8 organi*mo* en el de*arrollo de

determinada* actuacione* 8 en virtud de la* atri>ucione* que tienen a*ignada* 7or

una norma E*te ti7o de actuacione* *e 7ueden re9lejar o >ien mediante un nico

documento o >ien mediante vario*.

or tanto *e e*ta>lece el conce7to de unidad documental entendiendo que é*ta*

7ueden *er

- Unidades documentales simples. (on aquélla* que e*tido* o generado*I 7or la Admini*traci6n Auton6mica madrileHa de*de *u creaci6n

ha*ta 1;;) 8 que e*t


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Doc,men!o de archivo.

(on ejem7lare* nico* te*timonio de la*

actividade* de la* 7er*ona* 9,*ica* o

jur,dica* en el ejercicio de *u* 9uncione* 8contienen derecho* 8 o>ligacione* de la

Admini*traci6n 8 de lo* ciudadano*.

Doc,men!aci-n de ao#o in4orma!ivo.

E*t< con*tituida 7or ejem7lare* mlti7le*

im7re*o* 9otoco7ia* etc ... de origen 8

caracter,*tica* diver*o* cu8a utilidad en la Admini*traci6n re*ide en la in9ormaci6n

que contienen 7ara a8udar a la ge*ti6n.

De2en reci2ir !ra!amien!o adec,ado a,n?,e di4eren!e 7ara a*egurar la

e9icacia de la ge*ti6n admini*trativa 8 el *ervicio a la Admini*traci6n 7roductora al

ciudadano 8 a la inve*tigaci6n.

/a con9u*i6n terminol6gica ha contri>uido a la di9icultad 7ara di*cernir el documento

de archivo de la documentaci6n de a7o8o in9ormativo di9erencia que ha8 que tener 7re*ente 7ue* a cada uno le corre*7onde un tratamiento 8 una u>icaci6n di*tinto* 8

dan di9erente* *ervicio*.

CADRO COMARA!#$O

(#M#/#!DE(

#gual denominaci6n equ,voco Documento* documentaci6n.

O9recen in9ormaci6n Documento* de archivo 9uente 7rimaria de in9ormaci6n.

Documentaci6n de a7o8o in9ormativo 9uente *ecundaria de in9ormaci6n.

-&Conceptos básicos e !"c#i$%stic!


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Documento* de archivo

@enerado* 7or una in*tituci6n en el

ejercicio de *u* 9uncione*

@e*ti6n de una in*tituci6n te*timonio/o* valore* tem7orale* admini*trativo

legal 8 9i*cal tienen 9ijado* lo* 7lao* 7or

la normativa legalK el in9ormativo tiene lo*

7lao* 9ijado* 7or la utilidad de la

in9ormaci6n contenida. !iene valor

7ermanente hi*t6rico

Ejem7lare* nico* re9lejan una actuaci6n

o conjunto de actuacione* encaminada* ala re*oluci6n de un a*unto. (on 7or tanto

originale* o en cualquier ca*o *on

tratado* como tale*

(on o 7ueden *er atrimonio Documental

(on o 7ueden *er 9uente 7rimaria 7ara la

hi*toria

(on conjunto* org*olece 7ronto 9ijado* lo*

7lao* 7or la utilidad de la in9ormaci6n

contenida. No tiene valor 7ermanente

Ejem7lare* mlti7le* dan in9ormaci6n no*on originale* editado* o re7rogra9iado*.

I No e* atrimonio Documental

E* o 7uede *er 9uente *ecundaria

7ara la hi*toria

E* un conjunto 9acticio o arti9icialcla*i9icaci6n *i*tema*ada

e+clu*ivamente en el valor de la

in9ormaci6n de la documentaci6n

Do**ier conjunto de documentaci6n

ordenada *egn el a*unto de que *e trate

cu8o 9in nico e* 7ro7orcionar in9ormaci6n

*o>re dicho a*unto

(e de*tru8e 7uede con*ervar*e enalguno* ca*o* 7or *u valor de in9ormaci6n

No 7a*a al Archivo Central

ro9e*ional de la documentaci6n de a7o8o

in9ormativo documentali*ta

(.TRATA3IENTO ARCHIV6STICO

-'Conceptos básicos e !"c#i$%stic!


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E* el conjunto de o7eracione* 8 tarea* que *e a7lican a lo* documento* en cada una

de *u* edade* 8 que tiene como o>jetivo *u con*ervaci6n *u organiaci6n 8 hacerlo*

rle* maneja>le* 8 tile* en *u* diver*o* 9ine*.

El tratamiento archiv,*tico com7rende la* oeracione de iden!i4icaci-n #

clai4icaci-n que *e englo>an dentro de la organiaci6n de lo* Fondo* de Archivo 8

la* !area de ordenaci-n) decrici-n e in!alaci-nK la* o7eracione* *on de ,ndole

intelectual 8 la* tarea* de ,ndole 9,*ico. (on com7lementaria* 8 en mucho* ca*o*

*imult


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2rgano* 8 unidade* admini*trativa*

(on la* entidade* en la* que *e organian in*titucione* 8 organi*mo* 7or ejem7lo

Direccione* @enerale* (ecretar,a* @enerale* !écnica* etc ... que e*t*eccione* 8 Negociado*.

!odo* e*to* 6rgano* tienen delimitaci6n de com7etencia* 8 9uncione* atri>uida* 7or

norma* reglamentaria* o jur,dica* determinaci6n de *u 9orma de integraci6n en la

Admini*traci6n corre*7ondiente 8 de *u de7endencia jerilidad.

A*, 7ue* #n*titucione* Organi*mo* 8 2rgano* tienen determinada*

a com7etencia*

E* citando a @arc,a de Enterr,a la medida de 7ote*tad que corre*7onde a

cada 6rgano *iendo *iem7re una determinaci6n normativaG. E* el elemento

e*encial de la organiaci6n admini*trativa 8 de la con9iguraci6n de lo* 6rgano*

8 unidade* que introduce la* materia* lo* lugare* 8 el tiem7o. E*to* 9actore*

dan lugar a lo* ,ndice* de recu7eraci6n de la in9ormaci6n 7ero no han deutiliar*e como elemento* de cla*i9icaci6n.

> 9uncione*

Funci6n e* la ca7acidad de acci6n 7ro7ia de lo* 6rgano* en e*te ca*o de la

Admini*traci6n *u ca7acidad de actuaci6n a travé* de actividade* 8 tarea*.

/a identi9icaci6n de la* 9uncione* 8 de lo* 6rgano* 7roductore* entendido* é*to*

como aquéllo* que tienen la com7etencia de emitir documento* 7ara la tramitaci6nadmini*trativa 8 *on re*7on*a>le* de la ge*ti6n 8 *eguimiento de e*ta tramitaci6n *on

9undamentale* 7ara el archivero 7ue* la 7la*maci6n 9,*ica de e*ta* 9uncione*

7roducida* 7or un determinado 6rgano dan lugar al tipo documental que e* la

e+7re*i6n ti7i9icada de unidade* documentale* con una* caracter,*tica* e*tructurale*

en general homogénea* de actuacione* nica* o *ecuenciale* normalmente

regulada* 7or una norma de 7rocedimiento derivada* del ejercicio de una 9unci6n 8

realiada* 7or un determinado 6rgano unidad o 7er*ona con com7etencia 7ara ello.

-)Conceptos básicos e !"c#i$%stic!


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(i 7onemo* en relaci6n la* unidade* documentale* 7erteneciente* a un mi*mo ti7o

documental con el 6rgano 7roductor 8 la 9unci6n tendremo* la serie documental que

e* el conjunto de documento* que re*7onde a un mi*mo ti7o documental 7roducido

7or un mi*mo 6rgano *u antecedente o *u con*ecuente *iem7re 8 cuando no 9orme7arte 8a de otro 9ondo de archivo en el ejercicio de una 9unci6n determinada dentro

de una in*tituci6n u organi*mo.

n 6rgano 7uede 7roducir tanta* *erie* documentale* como com7etencia 8 9uncione*

tenga a*ignada* 8 de acuerdo con la* norma* de 7rocedimiento 7uede generar

documento* 7erteneciente* a uno o vario* ti7o* documentale*.

/a identi9icaci6n de la *erie e* 9undamental 7ue* e* el elemento clave 7ara la

organiaci6n del Archivo.

na 4racci-n de erie e* cada una de la* divi*ione* cronol6gica* de una *erie quere*ultan del e*ta>lecimiento de 7lao* concreto* de tran*9erencia 8 e+7urgo.

(.*. "a clai4icaci-n

E* la o7eraci6n mediante la cual lo* documento* 7roducido* o reci>ido* 7or una

determinada unidad admini*trativa *e van *e7arando 9ormando conjunto* orgitrariamenteK 7or tanto la cla*i9icaci6n de>e

9undamentar*e en

A (i e*tamo* en un archivo de o4icina

- en el rinciio de ree!o a la e!r,c!,ra que e* el 7rinci7io 7or el que a

la hora de cla*i9icar *e re*7eta la e*tructura en la que *e generan lo*

documento*. (e a7lica en la* o9icina* *e mantiene a travé* de la* dem


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B (i no* encontramo* a ar!ir de la 4ae de archivo cen!ral

- en el rinciio de ree!o a la rocedencia de lo 4ondo que e* el

7rinci7io 7or el que *e re*7eta la jerarqu,a e+terna de lo* 9ondo* e* decirque hace mantener 8 no meclar lo* documento* 7roducido* 7or una

#n*tituci6n u Organi*mo con lo* que 7rocedan con lo* de otra #n*tituci6n u

Organi*mo aunque lo* ti7o* documentale* *ean *emejante*. !am>ién

*u7one el re*7eto de la jerarqu,a interna de lo* 9ondo* e* decir re*7etar la*

*erie* 7roducida* 7or la* di9erente* divi*ione* de un 9ondo de archivo 7or

ejem7lo Direccione* @enerale* 8 la (ecretar,a @eneral !écnica de una

Con*ejer,a 7ara 9ormar el Fondo de Archivo de una #n*tituci6n que e* la

Con*ejer,a.

- en el 7rinci7io de re*7eto al orden original que e* el 7rinci7io 7or el que *e

re*7eta la cla*i9icaci6n que *e ha8a dado a lo* documento* en *u 9a*e

inicial.

/a cla*i9icaci6n *e materialia en un e?,ema o c,adro de clai4icaci-n que

*irve 7ara la *i*tematiaci6n del 9ondo en *u* *eccione* 8 *erie*.

/a cla*i9icaci6n 7uede *er >

1. Orglecida re*7etando el

orden jer


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El anjetiva e+acta 8 *u9iciente 7ara o>tener in9ormaci6n.

-,Conceptos básicos e !"c#i$%stic!


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(.0.1. "o in!r,men!o o rocedimien!o de con!rol.

(on documento* de archivo que re9lejan la* 9uncione* de control de lo*

documento* a travé* de la de*cri7ci6n de lo* mi*mo*.Entre é*to* *e 7ueden de*tacar

- Relaci-n de En!rega que e* el im7re*o donde *e recogen lo* dato* de lo*

documento* que *e tran*9ieren de una 9a*e de archivo a la *iguiente 8 que

con*titu8e el in*trumentodocumento de control de la tran*9erencia.

- Inven!ario eneral que e* el in*trumento que *irve 7ara controlar lo*

documento* 7or *erie* documentale* que ha 7roducido cada 6rgano o

unidad admini*trativa.

- Inven!ario Toogr


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- 5icha de olici!,d de con,l!a direc!a

- Ceno) di9erenciando entre>

Ceno de archivo que e* el 7rimer in*trumento de control de lo*

9ondo* de archivo que 7ro7orciona la in9ormaci6n >orar la

7lani9icaci6n archiv,*tica 8 7ara e*ta>lecer la* 7ol,tica* de 7rotecci6n 8

u*o adecuado del atrimonio Documental. Recoge de modo *omero lo*

dato* e*enciale* de lo* 9ondo* de archivo *erie* documentale*

7roducida* 8o reci>ida* 7or la* in*titucione* 9echa* e+trema* de lo*

documento* volumen de documento* crecimiento anual *o7orte de lo*

documento* e*tado de con*ervaci6n in*talacione* 7er*onal que

atiende lo* documento* acce*o entre otro*.

Ceno de rod,cci-n de doc,men!o que e* el in*trumento que

7ermite conocer 9undamentalmente cule 7ara e*ta>lecer la* dimen*ione*

de lo* Archivo* Centrale* 8 del Archivo #ntermedio o "i*t6rico e*ta>lecer

el nmero caracter,*tica* 8 cuali9icaci6n 7ro9e*ional del 7er*onal

nece*ario en cada Archivo Central 8 en el Archivo #ntermedio e "i*t6rico

reunida* o no e*ta* do* 9a*e* en un mi*mo centro 8 7oder realiar el

e*tudio de co*te* 8 7re7arar tran*9erencia* que 8a directamente ha8an

de realiar*e al Archivo Regional @eneral u otro Centro de archivo que

rena la* do* 9a*e* ante* citada* 7or ha>er *u7erado lo* documento* la

edad nece*aria 7ara 7ermanecer en la* do* 9a*e* anteriore* o9icina 8

Central

(.0.*. "o in!r,men!o de in4ormaci-n

(on documentaci6n de a7o8o in9ormativo que re9leja la in9ormaci6n contenida en lo*

documento* de archivo.

Entre é*to* *e 7ueden de*tacar

2-Conceptos básicos e !"c#i$%stic!


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- C,adro de clai4icaci-n en lo* que *e re9lejar< la e*tructura del 9ondo de

archivo

- Organigrama de la e!r,c!,ra

- Ta2la de eval,aci-n de ,o de la erie doc,men!ale

- ,ía que *on el 7rimer nivel de de*cri7ci6n 8 *u o>jeto *on lo* archivo* 8

lo* 9ondo*. !ienen la mi*i6n de orientar haciendo valoracione* glo>ale* 8

de*tacando lo mlecen relacione* a7untan >i>liogra9,a 7untualian la

hi*toria de lo* organi*mo* 7roductore* 8 *u* 9ondo*. ueden *er @enerale*

Ide*cri>en un archivoI o E*7eciale* Ide*cri>en un 9ondo o divi*i6n de

9ondoI.

- Ca!en ordenadamente 8 de

9orma individualiada la* 7iea* documentale* o la* unidade* archiv,*tica*

de una *erie o de un conjunto documental que guardan entre ella* una

relaci6n o unidad ti7ol6gica temien 7or *u *o7orte o >ien 7or *u valor hi*t6rico

- 6ndice # 2anco de da!o que o9recen in9ormaci6n e+hau*tiva 8 de r


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nece*itar 7lanero* é*to* *eren e*tar en lugar 8 modo en que *e

garantice *u cu*todia 8 con9idencialidad./a ma 8 de iquierda a derecha.

En la* caja* 9igurar< la *ignatura to7ogr


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1. Primario regulado* 7or norma como *on el administrativo, el legal y el fiscal,

cu8o valor va unido a la 9inalidad 7ara la que *e genera el documento.

*. Sec,ndario que *on aquéllo* que *e derivan de un e9ecto indirecto a la 9inalidad7ara la que 9ueron generado* lo* documento*. Q*to* 7ueden *er e*ta>lecido*

convencionalmente como *on el informativo y el histórico.

$.SERVICIOS UE PRESTAN "OS ARCHIVOS

(u 9inalidad 7rimordial con*i*te en 9acilitar la con*ulta de lo* documento* a la*

in*titucione* 7roductora* al ciudadano 8 a la inve*tigaci6n.

$.1.El acceo # la accei2ilidad de lo doc,men!o de archivo

(e 7ueden de9inir como

a) el acceo a lo* documento* e* la 9acultad concedida 7or le8 que tienen lo*ciudadano* a la con*ulta de lo* documento*

b) la accei2ilidad e* la 7o*i>ilidad de con*ulta de lo* documento* de archivo 7or no

e*tar *ujeto* a re*erva determinada 7or la normativa vigente reguladora de e*ta

materia.

(e con*ideran documento* a9ectado* de reerva aquéllo* que *on *o7orte de lo*

derecho* de9inido* en la Con*tituci6n derecho de lo* ciudadano* a *u intimidad a la7ro7ia imagen la *eguridad del E*tado 8 la averiguaci6n de lo* delito*. E*to*

documento* no *on acce*i>le* ha*ta que tran*curren lo* 7lao* *eHalado* 7or la*

norma* o 7ueden *erlo con anterioridad *i lo ordena un jue o *e concede una

autoriaci6n e*7ecial de acuerdo a la normativa vigente.

$.*."a con,l!a # el r@!amo

/a* v,a* 7or la* que *e 7uede acceder a lo* documento* *on

2'Conceptos básicos e !"c#i$%stic!


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- la con,l!a que 7uede *er

direc!a *e realiar< en la* de7endencia* del 7ro7io archivo *o>re el

original.

indirec!a 7uede *er ver>al o 7or e*crito.

- el r@!amo que e* la con*ulta o e+7o*ici6n de un original de un documento

cuando é*te *ale del archivo.

.El EFPURO

/a conservación e* la actividad que com7rende toda* la* actuacione* nece*aria*

7ara que lo* documento* de archivo *e con*erven en tanto duren *u* valore*. E*ta*

actuacione* *o>re todo 7reventiva* 8 tam>ién curativa* *on de diver*a ,ndole de*de

la de>ida calidad de lo* *o7orte* 8 tinta* ha*ta la* in*talacione* adecuada* en cada

9a*e de archivo 7a*ando 7or lo* tratamiento* 9,*ico* conveniente* la* correcta*

actuacione* re7rogriendo 7erdido *u* otro* valore*

no tienen ni *e 7revé que tengan valor hi*t6rico. El e+7urgo entraHa una o7eraci6n

la elecci-n 8 una tarea la eliminaci-n.

.1.O2+e!ivo

!re* *on lo* o>jetivo* del e+7urgo

1. o>tener una corriente 9luida de documento* e* decir *e trata de e*ta>lecer

el 7lao de retenci6n de documento* de cada 9a*e de archivo

&. lograr ahorro* *u*tanciale* en el tiem7o de >*queda como en e*7acio de

de76*ito

%. que una ve terminada la eliminaci6n *e *iga manteniendo la coherencia

archiv,*tica del 9ondo documental.

2(Conceptos básicos e !"c#i$%stic!


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.*."a elecci-n

E* la o7eraci6n intelectual 8 material de identi9icaci6n de evaluaci6n 8 de localiaci6n

de la* *erie* o 9raccione* de *erie que han de *er eliminada* o con*ervada* en virtudde lo* criterio* 8 7lao* que *e e*ta>lecan a travé* de la valoraci6n 7revio in9orme

del 6rgano colegiado corre*7ondiente en la Comunidad de Madrid el Con*ejo de

Archivo*

.*.1. "o cri!erio de elecci-n doc,men!al

(on

- rocedencia # evidencia. (uelen *er mle como un in9orme que lo* c

documento validado que uno *in validar o un documento rico o am7liado en

cautela* di7lomre el que e* 7o>re

en ella*

-cronol-gico. En mucho* 7a,*e* *e ha e*ta>lecido un aHo di*criminatorio ouna eta7a ante* de la cual no e* 7o*i>le realiar ningn e+7urgo.

.*.*. "o rocedimien!o de elecci-n doc,men!al

(on lo* *iguiente*

a) e+emlar o !e!igo. (e con*erva un documento de cada *erie 7ara dejar

con*tancia de una determinada 7r


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b) c,ali!a!ivo o elec!ivo. Con*i*te en la con*ervaci6n de aquello*

documento* con*iderado* lo* m

>a*ada en criterio* o>jetivo*. /o* mético* geogrilidade* que le* a9ectan. E*ta* re*7on*a>ilidade* *on de cu*todia de

2*Conceptos básicos e !"c#i$%stic!


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con*ervaci6n de tratamiento adecuado de *ervicio e9ica a lo* u*uario* 8 de

tran*9erencia a la 9a*e *iguiente. Son lo Ingreo ordinario.

"a 4ae de archivo. (on la* 9a*e* 7or la* que atravie*an *egn *u edad 8 en 9lujocon*tante lo* documento* generado* 7or una in*tituci6n que con*titu8en un >loque

unitario de*de que nacen en la o9icina ha*ta que ingre*an en la 9a*e de Archivo

"i*t6rico. /a* 9a*e* *on cuatro

1. Archivo de o4icina. /o* documento* 7ermanecen en e*ta 9a*e en tanto

dure *u trir< la totalidad de lo* e+7ediente* en que *e ha8an

dictado acto* admini*trativo* de re*oluci6n que a9ecten de algn modo a

lo* derecho* e intere*e* de la Admini*traci6n o de lo* ciudadano* cuando

dicho* acto* ha8an devenido 9irme* 8 *e ha8an 7racticado 7or la

Admini*traci6n la* actuacione* conducente* a la total ejecuci6n de *u*

7ronunciamiento* 8 lo* e+7ediente* o documento* en que no 7roceda

dictar acto* admini*trativo* de re*oluci6n del carle* de re*erva en cuanto a la acce*i>ilidad.

2+Conceptos básicos e !"c#i$%stic!


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0. Archivo hi!-rico. (6lo llegan lo* documento* que 8a tengan treinta

aHo* de*de *u géne*i* 8 que *e ha e*ta>lecido que tienen valor hi*t6rico

e* decir documento* que han de con*ervar*e 7ermanentemente.

De7endiendo de lo* tratadi*ta* lo* 7lao* milidade*

- Re*7on*a>ilidad de la* cu*todia

- Re*7on*a>ilidad de con*ervaci6n- Re*7on*a>ilidad del tratamiento adecuado

- Re*7on*a>ilidad del *ervicio e9ica a lo* u*uario*

- Re*7on*a>ilidad de *u tran*9erencia a la 9a*e *iguiente

/a utilidad de la tran*9erencia e* 7or

a De*conge*tiona la* o9icina* de documento* con lo cual *e agilia la ge*ti6n

8 7ermite ganar e*7acio 7ara lo* documento* que *e van 7roduciendo.

> "ace 7o*i>le dar un tratamiento 8 *ervicio adecuado a lo* documento* en

cada 9a*e de archivo lo que redundar< en un e9ica *ervicio a la* unidade*

7roductora*.

c Agilia el *ervicio a la* unidade* 7roductora* mediante la con*ulta o

7ré*tamo de lo* documento*.

d Facilita 8 garantia la con*ulta de lo* documento* a lo* ciudadano* 7ara la

ge*ti6n de *u* intere*e*.

e @arantia la con*ervaci6n de lo* documento* al *ituarlo* en lugare*

adecuado* 8 al e*tar controlado* 8 tratado* convenientemente 7or

7ro9e*ionale*.

/a tran*9erencia quedar< 7la*mada en una Relaci-n de En!rega que e* un

im7ortante in*trumento jur,dico e* la 7rue>a de tra*7a*o de lo* documento* 8 e* un

in*trumento de ge*ti6n 7ara el remitente que 7uede a*, localiar lo* documento*

tran*9erido* 8 7ara el rece7tor que encuentra in9ormaci6n 7ara la cla*i9icaci6n ....

Adem*queda de documento* cum7liendo

tam>ién la 9unci6n de un inventario.

2,Conceptos básicos e !"c#i$%stic!


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/a* tran*9erencia* de2en reali7are eg=n ,n calendario 7reviamente 9ijado 8

*egn un 7rocedimiento e*ta>lecido.

'.*.Ingreo e8!raordinario.

Otra 9orma de llegar lo* documento* a lo* Centro* de archivo e* mediante lo*

denominado* Ingreo e8!raordinario que *on aquéllo* que *e 7roducen *in 7lao

determinado ni 7eriodicidad *in calendario etc ... tal como *e realia>an la*

tran*9erencia*.

ueden di*tinguir*e e*to* ti7o*

1. Donaci-n que e* la entrega de documento* *in mediaci6n de com7ra o

intercam>io de >iene*. No hace 9alta ninguna 9ormalidad jur,dica *alvo la

redacci6n de un Acta de entrega.

*. "egado. #gual que la modalidad anterior 7ero realiada 7or manda

te*tamentaria.

. Comra.

0. Rein!egraci-n que e* devolver al archivo lo* documento* que han e*tado

en 7oder de otro* organi*mo* 7er*ona* o nacione*.

(. De-i!o. E* el de76*ito 7or un 7er,odo de tiem7o determinado o

indeterminado que no im7lica tran*9erencia alguna de 7ro7iedad *alvo

cllico. En ca*o de que no ha8a

re*7on*a>le *e realiar< acorde lo e*ta>lecido en la /e8 de atrimonio

"i*t6rico E*7aHol *o>re 7rotecci6n del 7atrimonio.

&.Conceptos básicos e !"c#i$%stic!

conceptos basicos archivistica

Documents