realidad archivistica

REALIDAD ARCHIVISTICA DE LAS ZONAS REGISTRALES

I. DE LA RELACION CON EL ARCHIVO GENERAL DE LA NACION

1. ¿El Archivo General de la Nación o el Archivo Regional tiene Oficina en su localidad?

- Todas las Zonas Registrales respondieron que SI, excepto LIMA.

2. ¿Ha tomado contacto con ellos alguna vez?

- Las únicas zonas que no han tenido ningún tipo de comunicación con estas oficinas son la Zona Registral de Iquitos, Zona Registral de Pucallpa, Zona Registral de Huancayo, y Zona Registral de Arequipa.

3. ¿Cuál fue el motivo del contacto realizado?

De acuerdo a las respuestas brindadas, el motivo del contacto realizado fue para brindad información para la Unidad Registral.

Z.R. N° I PIURA La visita de supervisión fue para el archivo registral

Z.R. N° II CHICLAYO

Consulta. Diagnóstico. Con la finalidad de recibir asesoramiento para implementar un Manual de Procedimientos para el Archivo administrativo, el que fue aprobado posteriormente con Resolución N°0196 y mediante la cual se designa al Comité Evaluador de documentos.

Z.R. N° III MOYOBAMBA

A solicitud de ellos. Capacitación. Visita de supervisión.

Z.R. N° IV IQUITOS -

Z.R. N° V TRUJILLO Solicitar información de testimonios de escrituras públicas, entre otros.

Z.R. N° VI PUCALLPA

-

Z.R. N° VII HUARAZ Consulta

Z.R. N° I PIURA SIZ.R. N° II CHICLAYO SIZ.R. N° III MOYOBAMBA SIZ.R. N° IV IQUITOS NOZ.R. N° V TRUJILLO SIZ.R. N° VI PUCALLPA NOZ.R. N° VII HUARAZ SIZ.R. N° VIII HUANCAYO NOZ.R. N° IX LIMA -Z.R. N° X CUSCO SIZ.R. N° XI ICA SIZ.R. N° XII AREQUIPA NOZ.R. N° XIII TACNA SI

Z.R. N° VIII HUANCAYO

Capacitación para la UTI y UREG. La visita de supervisión fue para el archivo registral

Z.R. N° IX LIMA En una oportunidad nos dieron un curso de capacitación

Z.R. N° X CUSCO Solicitar documentos para reconstrucción y reproducción de títulos

Z.R. N° XI ICA Recabar documentación para reconstrucción de expedientes

4. Como resultado de ese contacto. ¿Se mejoró algo?

Z.R. N° I PIURA SI

Z.R. N° II CHICLAYO SI

Z.R. N° III MOYOBAMBA SI

Z.R. N° IV IQUITOS NO

Z.R. N° V TRUJILLO SI

Z.R. N° VI PUCALLPA NO

Z.R. N° VII HUARAZ SIZ.R. N° VIII HUANCAYO NO

Z.R. N° IX LIMA -

Z.R. N° X CUSCO NO

Z.R. N° XI ICA NO

Z.R. N° XIII TACNA SI

5. ¿Cuál fue la mejora o el resultado del acercamiento? (ESPECIFICAR)

6. ¿Por qué no? (ESPECIFICAR)

Z.R. N° X CUSCONunca dan respuesta a nuestros oficios de solicitud de documentos por lo que usuarios deberán acercarse a dicha oficina.

Z.R. N° XI ICA No se ha tratado asuntos relacionados a la administración de archivos.

7. ¿Tiene un plan de trabajo en materia de archivos administrativos para los próximos 12 meses?

Z.R. N° I PIURA SI


Z.R. N° III MOYOBAMBA NO


Z.R. N° V TRUJILLO NO


Z.R. N° VII HUARAZ NOZ.R. N° VIII HUANCAYO NO

Z.R. N° IX LIMA NO

Z.R. N° X CUSCO NO

Z.R. N° XI ICA NO

Z.R. N° XII AREQUIPA NO

Z.R. N° XIII TACNA SI

8. Describa cuales son las acciones más importantes de su Plan.

ZONAS REGISTRALES Año 2014 Año 2015

Z.R. N° I PIURA -Acondicionamiento del archivo administrativo. Inicio Setiembre. -Ordenamiento del archivo por áreas


-Acopia, clasificar la documentación existente por áreas y años. - Solicitud a las áreas funcionales para que indiquen sus necesidades y brinden información respecto a la documentación. - Proceso de encuadernación de la documentación de las áreas del sistema administrativo.

-En el POI 2015, se considero como actividad de desarrollo la adecuación de ambientes para archivos administrativos. -Asignar a una persona la responsabilidad y manejo del archivo administrativo. -Adquisición de equipos para la implementación de los ambientes para el archivo administrativo.

Z.R. N° XIII TACNA

-Mejoramiento de los ambientes el local de Archivo Administrativo. - Mejorar el Sistema de Ingreso y Salida de documentos así como la realización del debido inventario. -Proporcionar la información de manera óptima, al personal que hace uso de la documentación bajo custodia.

II. DEL PERSONAL DE ARCHIVO

9. ¿Tiene un órgano responsable del archivo administrativo dentro de la estructura de la Unidad Ejecutora?

- Ninguna de las Zonas Registrales cuenta con trabajador de planta o personal CAS a tiempo completo.

- La Zona Registral de Arequipa, no cuenta con archivos Administrativos, ya que toda la documentación es tercerizada y resguardada por la Empresa RANSA.

10.¿Este órgano cuenta con un responsable a cargo a tiempo completo?

- La Zona Registral de Tacna, es el único que cuenta con un responsable.

11. ¿Si no tiene un responsable del archivo administrativo ¿quién (cargo) supervisa el Archivo?

Pase a la pregunta 17

ZONA REGISTRAL Respuesta

Z.R. N° I PIURA NOZ.R. N° II CHICLAYO NOZ.R. N° III MOYOBAMBA NOZ.R. N° IV IQUITOS NOZ.R. N° V TRUJILLO NOZ.R. N° VI PUCALLPA NOZ.R. N° VII HUARAZ NOZ.R. N° VIII HUANCAYO NOZ.R. N° IX LIMA NOZ.R. N° X CUSCO NOZ.R. N° XI ICA NOZ.R. N° XII AREQUIPA NOZ.R. N° XIII TACNA SI

Z.R. N° I PIURA Otros: Área de AbastecimientosZ.R. N° II CHICLAYO Jefe Zonal, Jefe UADMZ.R. N° III MOYOBAMBA Jefe UADMZ.R. N° IV IQUITOS Otros: Área de Abastecimientos

Z.R. N° V TRUJILLO Cada especialista mantiene en custodia la documentación de su competencia.

Z.R. N° VI PUCALLPA No hay responsableZ.R. N° VII HUARAZ Personal CAS de la UADM

Z.R. N° VIII HUANCAYOJefe Zonal, Jefe UADMEl archivo se encuentra a cargo de cada jefatura

Z.R. N° IX LIMA Otros: Cada encargado de área

Z.R. N° X CUSCO No hay responsableZ.R. N° XI ICA Jefe Zonal, Jefe UADM

Z.R. N° XII AREQUIPA Archivo Tercer izado (empresa)

12.¿Cuál es la condición laboral del responsable del archivo administrativo?

13.¿Cuántos años de experiencia tiene el responsable del archivo administrativo?

Z.R. N° XIII TACNA menos de 1 año

14. ¿Los encargados o responsables del archivo administrativo han recibido capacitación archivística?

15. ¿Cuál es el nivel de capacitación en temas archivísticos del responsable del archivo administrativo?

Z.R. N° I PIURA NingunoZ.R. N° II CHICLAYO NingunoZ.R. N° III MOYOBAMBA BásicoZ.R. N° IV IQUITOS NingunoZ.R. N° V TRUJILLO NingunoZ.R. N° VI PUCALLPA NingunoZ.R. N° VII HUARAZ NingunoZ.R. N° VIII HUANCAYO NingunoZ.R. N° IX LIMA NingunoZ.R. N° X CUSCO NingunoZ.R. N° XI ICA NingunoZ.R. N° XII AREQUIPA NingunoZ.R. N° XIII TACNA Básico

Z.R. N° V TRUJILLO CAPZ.R. N° XIII TACNA CAS

Z.R. N° III MOYOBAMBA NOZ.R. N° XIII TACNA SI

16. ¿Quién les brindó la capacitación?

Z.R. N° III MOYOBAMBAArchivo General de la Nación / Archivo Regional

Z.R. N° IX LIMA Experiencias anteriores - Personal SUNARP

Z.R. N° XIII TACNAArchivo General de la Nación / Archivo Regional

17. ¿Además del responsable (de ser el caso), cuántas personas trabajan en el archivo administrativo? Indicar modalidad de contrato.

Z.R. N° I PIURA -Z.R. N° II CHICLAYO -Z.R. N° III MOYOBAMBA -Z.R. N° IV IQUITOS -Z.R. N° V TRUJILLO -Z.R. N° VI PUCALLPA -Z.R. N° VII HUARAZ 1 CASZ.R. N° VIII HUANCAYO 1 CAS

Z.R. N° IX LIMA -Z.R. N° X CUSCO 1 CAP - 1 CASZ.R. N° XI ICA -Z.R. N° XII AREQUIPA -Z.R. N° XIII TACNA 1 CAS

18. Indicar el nivel de capacitación en archivos del personal del archivo administrativo, excepto del responsable (de ser el caso), especificar nivel y cantidad de personas por tipo de contrato, así como nivel de capacitación, incluye al personal de todos los archivos que conforman la Zona Registral.

NIVEL CAP CAS

Archivo Administrativo

Sin Capacitación 5 UTIHuaraz: 01 Huancayo-UTI: 3

BásicoCusco: 1 Moyobamba: 01

Tacna: 01 Cusco: 01

Intermedio

Avanzado

III. DE LA INFORMACION EXISTENTE

19. ¿Se realiza depuración de los documentos administrativos?

Z.R. N° I PIURA NO







Z.R. N° IX LIMA SI

Z.R. N° X CUSCO NO

Z.R. N° XI ICA NO

Z.R. N° XII AREQUIPA -

Z.R. N° XIII TACNA NO

Si la respuesta es afirmativa precisar si se cuenta con una Directiva

Z.R. N° I PIURA NO

Z.R. N° II CHICLAYO SIZ.R. N° III MOYOBAMBA NO





Z.R. N° IX LIMA SI

Z.R. N° X CUSCO NO

Z.R. N° XI ICA NO

Z.R. N° XII AREQUIPA NO

Z.R. N° XIII TACNA NO

20.¿Cuánto tiempo tienen de almacenados y a qué tipo corresponden los documentos más antiguos? (expresado en años) Por ejemplo 1 año, 15 años, Etc.Expresar en el recuadro correspondiente el N° de años respectivo

IV. INFRAESTRUCTURA

21. ¿El ambiente destinado al archivo administrativo es compartido con el archivo registral?

Indicar nombre de sede u oficina

SI / NO

Z.R. N° I PIURA NO

Z.R. N° II CHICLAYO NO


Z.R. N° IV IQUITOS Local alquilado



Z.R. N° VII HUARAZ NO

Z.R. N° VIII HUANCAYO NO

Z.R. N° IX LIMA NO

Z.R. N° X CUSCO SI

Z.R. N° XI ICA No


Z.R. N° XIII TACNA No

22. Material de construcción predominante en el ambiente del archivo administrativo.

Z.R. N° I PIURA Material noble

Z.R. N° II CHICLAYO Material noble

Z.R. N° III MOYOBAMBA Material noble/Drywall

Z.R. N° IV IQUITOS ALQUILADO

Z.R. N° V TRUJILLO Drywall

Z.R. N° VI PUCALLPA Material noble/Madera

Z.R. N° VII HUARAZ Material noble/Madera

Z.R. N° VIII HUANCAYO Material noble

Z.R. N° IX LIMA Material noble

Z.R. N° X CUSCO Otro material

Z.R. N° XI ICA Material noble/Drywall


Z.R. N° XIII TACNA Material noble/Drywall

23. ¿Son las características de la construcción del ambiente del archivo administrativo, adecuadas para la zona geográfica y las necesidades de la oficina?


SI / NO Indicar por qué

Z.R. N° I PIURA No

No está construido para archivo, es un espacio debajo de tribuna campo deportivo. Es incomodo, sin ventilación, sin adecuada iluminación, no se puede tener un orden, no hay separación de acuerdo a las oficinas inundable.

Z.R. N° II CHICLAYO NoPorque, en el Proyecto de construcción que se ejecutaron previamente no se consideraron ambientes adecuados para el archivo administrativo.

Z.R. N° III MOYOBAMBA No Debe ser todo material noble

Z.R. N° IV IQUITOS NoEs un inmueble que no tiene las características propias de un archivo.

Z.R. N° V TRUJILLO No No cumple con las condiciones adecuadas para un archivo

Z.R. N° VI PUCALLPA NoEl ambiente fue construido provisionalmente y presenta deficiencias en la infraestructura

Z.R. N° VII HUARAZ Si Porque se encuentra en un ambiente independiente y seguro.

Z.R. N° VIII HUANCAYO Si Material noble

Z.R. N° IX LIMA No

Z.R. N° X CUSCO No Espacio pequeño, húmedo

Z.R. N° XI ICA Si Zona Costera con nivel de calor y humedad adecuado


Z.R. N° XIII TACNA NoEl local de Archivo Administrativo es pequeño, faltan ambientes para que la documentación pueda estar bien distribuida.

24.¿Sobre qué tipo de estructuras están ubicados los archivos?


Tipo de Estructura

Z.R. N° I PIURA Estantes metálicos

Z.R. N° II CHICLAYO Estantes metálicos/Archivo móviles

Z.R. N° III MOYOBAMBA Estantes metálicos

Z.R. N° IV IQUITOS Estantes metálicos

Z.R. N° V TRUJILLO Estantes metálicos/Archivo móviles y Melamine

Z.R. N° VI PUCALLPA Estantes metálicos

Z.R. N° VII HUARAZ Estantes metálicos/Estantes de madera

Z.R. N° VIII HUANCAYO Estantes metálicos/Estantes de madera y Ángulos ranurados

Z.R. N° IX LIMA Estantes metálicos

Z.R. N° X CUSCO Estantes metálicos

Z.R. N° XI ICA Estantes metálicos/Archivo móviles

Z.R. N° XII AREQUIPA -Z.R. N° XIII TACNA Estantes metálicos

25. ¿Existe ventilación adecuada en el cuarto de archivo?, ¿Los documentos reciben luz natural directamente?, ¿Se cuenta con equipos deshumedecedores de ambiente?

ZONA REGISTRALSI / NO existe

ventilación adecuada

SI /NO reciben luz natural

directamente

SI / NO se cuenta con deshumedecedores de

ambiente

Z.R. N° I PIURA No No No

Z.R. N° II CHICLAYO No No No

Z.R. N° III MOYOBAMBA No No No

Z.R. N° IV IQUITOS No Si No

Z.R. N° V TRUJILLO No No No

Z.R. N° VI PUCALLPA No No No

Z.R. N° VII HUARAZ Si Si No

Z.R. N° VIII HUANCAYO No No No

Z.R. N° IX LIMA Si

Z.R. N° X CUSCO No No No

Z.R. N° XI ICA No No No

Z.R. N° XII AREQUIPA - - -

Z.R. N° XIII TACNA Si No No

V. SEGURIDAD

26.Además del personal del archivo administrativo. ¿cuántas personas tienen acceso al ambiente de archivo?

27. ¿Es de fácil accesibilidad el cuarto de archivo?

Indicar nombre de

sede u oficina

SI / NO ambient

e de archivo

¿Por qué?

Z.R. N° I PIURA No

Es angosto, mal iluminado, en algunas partes de las personas tienen que inclinarse.

Z.R. N° II CHICLAYO No

Porque el ambiente provisional destinado al archivo administrativo (sótano), esta distante al Área de Administración que se encuentra en el 2° piso.


Si -

Z.R. N° IV IQUITOS No Solo el personal autorizado ingresa, cuenta con una cerradura.

Z.R. N° V TRUJILLO No

Ubicado en la azotea, sin señalización que indique done se encuentra el archivo.

Z.R. N° VI Si Se entrega la llave al área que lo solicita para buscar sus archivos administrativos.

PUCALLPAZ.R. N° VII HUARAZ Si Porque es un ambiente independiente y de fácil acceso.

Z.R. N° VIII HUANCAYO No Se encuentra en el tercer piso.

Z.R. N° IX LIMA -

Z.R. N° X CUSCO No Dentro del Registro de Predios

Z.R. N° XI ICA Si Cada responsable tiene llave del ambiente


Z.R. N° XIII TACNA No

Por la distancia del Local del Archivo Administrativo que está ubicada en otra jurisdicción de la Sede Zonal, por lo que si se requiere una búsqueda de urgencia, esta no puede ser óptima.

28. Indicar si cuenta con los siguientes equipos de seguridad.

ZONA REGISTRALDetectores de humo

ExtinguidoresSistema de extinción por gas

Video cámaras

Sensores de inundación

Z.R. N° I PIURA No No No No No

Z.R. N° II CHICLAYO No Si No No No

Z.R. N° III MOYOBAMBA Si Si No Si No

Z.R. N° IV IQUITOS No No No No No

Z.R. N° V TRUJILLO Si Si No No No

Z.R. N° VI PUCALLPA No No No No No

Z.R. N° VII HUARAZ No Si No Si No

Z.R. N° VIII HUANCAYO Si Si No No No

Z.R. N° IX LIMA Si Si

Z.R. N° X CUSCO No No No No No

Z.R. N° XI ICA Si Si No Si No

Z.R. N° XIII TACNA No Si No No No

29. ¿En qué lugar se encuentran sus archivos administrativos? (puede marcar más de una alternativa)

Z.R. N° I PIURASede Zonal


Oficina Administrativa

Oficina Registral



Oficina Registral

Sede Zonal

Local de terceros (arrendado o

cedido)Z.R. N° IV IQUITOS Local alquiladoZ.R. N° V TRUJILLO

Oficina Registral

Sede Zonal



cedido)

Z.R. N° VII HUARAZ



cedido)



Z.R. N° IX LIMA Sede Zonal

Z.R. N° X CUSCO Oficina Registral

Z.R. N° XI ICAOficina

AdministrativaOficina

RegistralSede Zonal

Z.R. N° XII AREQUIPA

Archivo tercerizado a empresa

especializada

Z.R. N° XIII TACNA


cedido)

VI. REQUERIMIENTOS

30.¿Cuáles considera son los tres requerimientos más urgentes que tiene su oficina en materia de archivo?

ZONA REGISTRAL 1° Requerimiento 2° Requerimiento 3° Requerimiento

Z.R. N° I PIURAAcondicionamiento de archivo con accesos, protección y seguridad

Estantes adecuados separación por áreas


Se impulse la ejecución del proyecto de construcción o remodelación del local.

Adquirir equipos para el acondicionamiento integral de los archivos administrativos.

Designar a un trabajador responsable del archivo administrativo.

Z.R. N° III MOYOBAMBAInfraestructura de material noble.

Z.R. N° IV IQUITOS Contratar a un personal Implementación adecuada del ambiente del archivo

Capacitación al personal en manejo archivístico.

Z.R. N° V TRUJILLO Tercerizar el archivo administrativo

Adecuar ambientes destinado al archivo administrativo

Contratación de personal dedicado al archivo administrativo


Se requiere la contratación de 01 personal CAS para realizar las labores de archivo administrativo

Se requiere el Presupuesto para la contratación de personal

Directivas

Z.R. N° VII HUARAZ Búsqueda de resolución jefaturales y gerenciales

Búsqueda de comprobantes de pago, ordenes de servicio, etc.

Búsqueda de informes, cartas, memorándum, etc. (diferentes unidades)


Se requiere un nuevo local Personal capacitado Archivos móviles

Archivadores Espacio para guardar Ambiente físicoCrear una oficina para archivo administrativo

Crear una directiva para manejo de archivo

Contratar un responsable de archivos

Responsable de archivo administrativo

Ambiente apropiado para la conservación de los archivos administrativos

Directiva nacional

Tener ambiente adecuado: tamaño y material de construcción - independiente

Estantes adecuadosPrograma informático de almacenamiento

Z.R. N° IX LIMAQue los documentos puedan ser enviados al archivo general

Z.R. N° X CUSCO

Mejoramiento del ambiente con características específicas para archivo

Capacitación del personal

Z.R. N° XI ICA

Instructivo que regule la adm. de archivos y contemple eliminación de documentación antiguos

Personal para administración de archivos Infraestructura adecuada

Z.R. N° XII AREQUIPA

Z.R. N° XIII TACNAHabilitación de Ambientes y Sistema de Seguridad

Mejoramiento de las Condiciones del local de Archivo para su operatividad.

Asistencia a Capacitación realizada por el Archivo General de la Nación.

31.¿Tiene algún comentario adicional, sugerencia, etc.?

Z.R. N° I PIURALa oficina Zona tiene planificado el acondicionamiento del archivo administrativo con estantes adecuados, separación de área, iluminación natural, protección contra la lluvia e inundaciones, accesos adecuados, inventario y control por área.


Que se centralice la información administrativa de las Oficinas Registrales en un solo archivo administrativo de la Sede Registral, después de 02 años de su emisión, con la finalidad de preservarlos y evitar su deterioro.

Z.R. N° III MOYOBAMBA Se debe establecer y ejecutar política integral de infraestructura de Zonas Registrales

Z.R. N° IV IQUITOS -

Z.R. N° V TRUJILLO

Incorporar en la estructura orgánica el cargo de archivo administrativo para la Sede Trujillo y para cada Oficina Registral.


Se sugiere que se emitan Normas para todas las zonas respecto a la Implementación, manejo y administración de los archivos administrativos.

Z.R. N° VII HUARAZ

Sería conveniente que la Sede Central de la SUNARP apruebe una Directiva sobre Archivo Administrativo, y se implemente a nivel nacional, a fin de garantizar el funcionamiento de los Archivos Administrativos de una manera más ordenada y con todas las medidas y/o mecanismos de seguridad, por la gran importancia y el valor que poseen los documentos que se almacenan en dichos Archivos.


La unidad de Planeamiento y Presupuesto, comparte el espacio del Archivo Administrativo con la Unidad de Administración. / UAJ: Es una buena iniciativa preocuparse por la oficina de archivos administrativos. JEF: Implementación urgente de los archivos administrativos (Infraestructura y Directiva) UREG: En todas las zonas registrales debe existir y/o construirse ambientes adecuados para los archivos administrativos de las distintas jefaturas.

Z.R. N° IX LIMA Proporcionar capacitaciónZ.R. N° X CUSCO -

Z.R. N° XI ICA

- Con adecuado instructivo que regule la administración de los archivos administrativos, se podría eliminar documentación que ya no sea necesaria archivar o conservarla, esto incidiría en recuperar arias para poder almacenar correctamente la documentación actual. - En el caso de los archivos administrativo de la diferentes unidades y área, son los responsables del orden y acceso a la documentación de cada una de ellas. - En el caso de las Oficinas Registrales de Chincha, Pisco, Nasca, Ayaucho y Huanta, la documentación administrativa (Informes, oficios, Normas legales, cargos de publicidad, etc) se archivan en las bóvedas registrales, lo cual no es mucho sin embargo no tiene área exclusiva.


Z.R. N° XIII TACNA

Es oportuna la presente encuesta ya que permite conocer la situación real del Archivo Administrativo de la Zona Registral N° XII; es necesario mencionar que a la fecha el Archivo Administrativo de la Zona Registral N° XII se encuentra en pleno proceso de traslado de local, así como la instalación de los sistemas de seguridad, mejoramiento de las condiciones del local de archivos, e implementación de mejoramiento en la calidad del servicio de atención al usuario del archivo administrativo.

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