trabajo final grupal

Presentado por: Grupo 3

Ivonne Catherine Rosero BustamanteErika Yohana Plaza VelozaDiana Jiveth Cortes Varela Yesenia Ortega GonzálezTeresa Rodríguez OrtizJuan Carlos Montenegro Perdomo

LA ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS Y LOS PROCESOS

GESTIONADOS POR SOFTWARE

ARCHIVO HOSPITALARIO FUNDACIÓN HOSPITAL SAN PEDRO

Se divide en :

Archivo central: organizado por secciones y sus respectivas sub-secciones, ordenación( dependiendo del asunto se utiliza la ordenación sea alfabética, numérica o cronológica, sin dejar a un lado el principio de orden original y el

principio de procedencia) y descripción ( se realiza a través de la utilización de rótulos, hojas de control, inventarios documentales, entre otros que facilitan la recuperación de la información).

Archivo clínico: teniendo en cuenta la especificidad de los documentos que se conservan y custodian, a fin de conseguir una mejor organización se hace utilización del Sistema Digito Terminal Compuesto y semaforización de las

carpetas las cuales son identificadas por tipo y número de identificación del paciente.

ARCHIVO SECRETARIA DE INTEGRACIÓN SOCIAL

Se encuentra organizado por series: comunicaciones, dentro de esta serie se encuentran: PQRS, entradas,

salidas e internos, organizados siguiendo el número del radicado o requerimiento; informes se archivan sin alterar

los principios de procedencia y orden original por años desde el 2005 al 2010, canasta complementaria, se

archiva por meses, localidad y por tipo de canasta, aportes voluntarios, se archiva por meses y localidad.)

También se cuenta con un archivo especializado para contratación y el archivo central que cuenta con una sede

principal y otras bodegas.

ARCHIVO G4S SETECSA

El archivo se encuentra organizado por bodegas ya que en esta empresa se manejan los tres tipos de archivos como

son el de gestión, central e inactivo. Existen también áreas o dependencias en donde los documentos se encuentran

en diferentes estados como magnéticos, digital y papel etc.

¿Cómo está organizado el archivo?

ARCHIVO ISARCO INMOBILIARIA SAS (EMPRESA PRIVADA)

Estamos conformados como grupo empresarial, de esta forma el archivo de gestión esta clasificado y organizado por empresas y a su vez por áreas con base a la tabla de retención documental de cada una de ellas, se hace en forma:

- Cronológica: para Diseño, Contratos de arriendos, Planeación, Administración de Propiedad Horizontal, Recursos Humanos, Tecnología, Calidad, Ventas y Construcción.

- Alfabética: para las Historias Laborales.

- Numérica: para contabilidad y Compras.

El archivo inactivo esta ubicado en una bodega, se conoce el contenido de la documentación y se puede acceder a ella cuando se necesita pero no esta totalmente terminado. Próximamente se pretende dejarlo como un archivo central

CONFENALCO – QUINDIOTodos los procesos desde la producción de los documentos que elaboran las diferentes áreas, se recepciona tanto la correspondencia recibida que llega de la calle, como la correspondencia que emiten las diferentes áreas, se distribuye la correspondencia recibida por medio de unos recorridos diarios que consisten en tres recorridos de mensajería en la mañana y tres en la tarde, este funcionario se encarga de despachar la correspondencia y recibir la despachada para enviarla de acuerdo al trámite, en el caso de la correspondencia recibida se pasa a las áreas y estas se encargan de tramitar de acuerdo a la prioridad que tenga el oficio o al tramite q se debe llevar a cabo, ya sea legal, de alguna vinculación o de lo que se esté manejando. La organización se maneja de acuerdo a la descripción documental, cuando llegan los oficios ya las pruebas de entrega o lo que envían para archivar se clasifica de acuerdo a las series documentales, se escanea y se sube al servidor, la correspondencia de por si va toda radicada en el programa DIGITALIZA


UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA (FACULTAD DE MEDICINA)

El archivo de la Universidad Nacional de Colombia sede Bogotá, Facultad de Medicina, está diseñado específicamente para la administración de los archivos y la información documental de la Universidad. Se basa en tres conceptos archivísticos básicos: Principio de procedencia, orden natural y ciclo vital de documento. La organización de los documentos está dividida en tres fases reglamentadas por las Tablas de retención y de Valoración documental

ARCHIVOS DE GESTIÓN: los documentos se conservan temporalmente en las oficinas de cada sede por concepto de trámite o consulta

permanente.ARCHIVOS CENTRALES: Fase diseñada para

agotar los valores primarios de los documentos, centralizar los archivos de

gestión y garantizar su preservación organizada y acceso, es administrada por la

respectiva oficina de archivo de sede o secretaría de sede a nivel nacional.

ARCHIVOS HISTÓRICOS: Está formada por los documentos de valor histórico, cultural o testimonial que han agotado sus tiempos de retención en el archivo central. Esta fase es

administrada por la respectiva oficina de archivo de sede o secretaría de sede de

nacional. Los archivos en sus tres etapas se encuentran organizados cumpliendo con las

normas ambientales y con la legislación colombiana "ley 594 de 2000”.


ARCHIVO SECRETARIA

DE INTEGRACIÓN

SOCIAL

(SI)

ARCHIVO HOSPITALARIO

FUNDACIÓN HOSPITAL SAN

PEDRO

(NO)

ARCHIVO G4S

SETECSA

(SI)

ARCHIVO ISARCO

INMOBILIARIA SAS

(ESTA EN PROCESO)

CONFENALCO

QUINDIO

(SI)

UNIVERSIDAD NACIONAL

DE COLOMBIA

(SI)

¿Existe un PGD?

PGD EN LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA – SECRETARIA DE INTEGRACIÓN.

• Planeación, a través de la normalización y control de los documentos, producción, a través de la utilización del manual de gestión documental, organización, a través el desarrollo de los procedimientos de clasificación, ordenación, descripción. transferencia, transferencias de los archivos de gestión (primarias) en el archivo central y luego la transferencia que se hace del central al archivo histórico ( secundarias).disposición de documentos, preservación a largo plazo, valoración, se realiza en reunión de comité de archivo o comité de historias clínicas; la cual se realiza teniendo en cuenta valores administrativos, jurídicos, científicos, culturales e investigativos.

FUNDACIÓN HOSPITAL SAN

PEDRO

• Producción documental, recepción de documentos, distribución , trámite , organización , consulta, disposición final de los documentos.

SECRETARIA DE INTEGRACIÓN SOCIAL

• Recolección de información, recepción, codificación, organización, distribución, conservación, consulta y disposición final de las unidades documentales completamente actualizada frente a las inserciones que llegan.

G4S SETECSA

Procesos que administra el PGD

Procesos que administra el PGD

• Planeación, producción, organización, transferencia, disposición de documentos, preservación a largo plazo, valoración.

ARCHIVO ISARCO INMOBILIARIA SAS

• Planeación, producción, organización, transferencia, disposición de documentos, preservación a largo plazo, valoración.

UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA

• Producción, Recepción, distribución , tramite, organización , consulta, conservación y distribución final

COMFENALCO - QUINDIO

¿Qué software administra el archivo y cual es?

Secretaria de Integración = ORFEO• Es un software muy útil que facilita las tareas administrativas porque, acompaña todos los procesos del programa de gestión documental de las entidades y permite la trazabilidad de los documentos y su organización y clasificación de acuerdo a las Tablas de Retención Documental, opera bajo licencia GNU/GPL, que significa licencia publica general, es decir este software está cubierto por una licencia de software libre.


NO TIENE SOFTWARE

ARCHIVO G4S SETECSA = DATAWEB

• Es un software utilizado por el programa Oracle y que permite realizar todo tipo de modificaciones y almacenamiento de datos. Este permite administrar y controlar las unidades documentales y los documentos, visualiza al detalle todas las actividades y permite que el cliente visualice las imágenes y esta a su vez como está siendo tratado.


ARCHIVO ISARCO INMOBILIARIA SAS =

PORTAL DIGITAL

• Es un software que se esta desarrollando para facilitar el procesos de gestión documental de la empresa con el fin de que la organización y clasificación sea de acuerdo a las TRD.


UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA = WORK FLOWS,

SINAB Y SIA

• Administra una base de datos que guarda los archivos que permite el acceso a la información, según la clase de usuario, autoriza gestionar la información de las multas a los usuarios, prestamos bibliotecarios, accede a la gestión a través de un sistema de radio frecuencia gestionando la disponibilidad y existencia de los materiales bibliográficos.

¿Qué software administra el archivo?

• El SINAB es una base de datos múltiple que incluye las clasificaciones de documentos, revistas electrónicas, los libros de las Unidades de Bibliotecas entre otros conectados con la bases de datos de otras universidades del País y las más destacadas del mundo para la colaboración en línea. Este software es utilizado en toda la entidad.

La Universidad administra el Software Work Flows, sistema

Sinab. Y Sia La Unidad de Archivo posee para el manejo

de los documentos los sistemas: manejo de Work

Flows basados en sistemas de bases datos y el Sistema SINAB

del Sistema Nacional de Bibliotecas

• El Sistema de Información Académica. SIA Administra la información relacionada con los procesos académicos y estudiantiles que se llevan a cabo en la Universidad, mediante cada uno de los subsistemas que hacen parte del mismo: Hoja de Vida, Programas Curriculares, Programación Académica, Inscripciones, Calificaciones, Gestión Económica , administración y soporte

Por su reciente aplicación se está migrando de los formatos físicos a un sistema mixto que incluye registros por escrito y

tablas, bases de datos y listados de la Suite de Ofimática

de Microsoft Office.

• Los sistemas de manejo de datos, calificaciones, información personal y financiera de los estudiantes se maneja con un software de acceso privilegiado que se llama Oracle Universitas XXI y Unal Sia que cuentan con credenciales de acceso para las dependencias con los diferentes niveles de ingreso a la información confidencial.

SISTEMA SIA y Universitas XXI

¿Cuales software administra el archivo?

COMFENALCO QUINDIO = DIGITALIZA

• Este maneja los cuatro tiempos en cuanto a la correspondencia recibida que llega de afuera, primero se radica, se llenan todos los campos, es decir, se indexa la información, se le pone un rotulo y se escanea el documento. Y este sube a un servidor para que todos los equipos que estén en red y los usuarios con sus respectivas claves puedan consultar dichos documentos, este sale como una foto. Las áreas lo bajan y lo consultan solamente, a estos documentos no se les puede hacer modificaciones. En el caso de la correspondencia despachada se hace lo mismo, se indexa, se escanea, se sube al servidor. A diferencia de que cuando son documentos del departamento la prueba de entrega es el recibido, esta prueba de entrega vuelve y se escanea, se escanea solo la hoja donde esta la prueba de entrega, los otros oficios no son necesarios, para que las áreas tengan el acceso a la prueba de entrega.


Seguridad del Software del Archivo Hospitalario San Pedro

SEGURIDAD: A través de la restricción de ingreso, con letreros visualmente La seguridad cuenta con puertas y chapas de calidad las cuales se aseguran muy bien después de cada jornada, cámara de seguridad cerca del depósito y con la restricción de personal no autorizado a fin evitar la sustracción de los documento, en cuanto a la alteridad no se han presentado casos debido a que la mayor parte de la información generada o producida por la unidades o dependencias funcionales se encuentra en físico lo que es facilita en cierto modo la evidencia en caso de presentarse además porque existen registros de préstamos donde se especifica las condiciones del documento o material consultado, la conservación se realiza a través de la utilización de elementos de prevención como lo es extintores multipropósito, detectores de humo, deshumidificadores, estructura física alejada de zonas húmedas, utilización de carpetas, cajas, ganchos plásticos con norma técnica, en la parte ambiental se realiza limpieza y desinfección, fumigación con termo nebulizadores cada 6 meses y por empresa certificada, instalación de cebaderos entre otros y la privacidad se da por la restricción que existe de consultas o acceso a la información, las cuales solo pueden ser realizadas por personal autorizado por norma, por función o por política institucional.

ORFEO

FUNCIONES

Trámite.Digitalización.Entrega de documentos

Módulos:Autenticación,, radicación unitaria y masiva, digitalizador, consultas, transacciones de radicados, administración, estadísticas, Tablas de Retención Documental, préstamo y control de documentos, envíos, archivo, flujos y expedientes.

VENTAJAS

Protege y da valor a la información.Facilita la búsqueda, el servicio y la productividad.Ahorra costos y aporta eficacia a la administración de archivos.

CARACTERÍSTICAS

Ahorra costos y recursos.Facilita el control de los documentos.Puede instalarse en cualquier sistema operativo

Maneja varios formatos.Permiten gestionar electrónicamente la producción documental.Evita el manejo de papel.

Funciones, características, ventajas y seguridad del Software de Archivo Secretaria de Integración Social

Orfeo para restringir el acceso a personal no autorizado utiliza el sistema de identificación de usuario y contraseña, creados por el administrador de la entidad, los usuarios tienen distintas categorías, es decir hay “usuarios ciudadanos”, “usuarios externos” “usuario administrador”, “usuario normal”.• A los documentos puede otorgárseles un nivel de seguridad en la opción

de información general, es decir los documentos pueden ser públicos o reservados.

Orfeo también permite firmar digitalmente los documentos antes de ser enviados por el sistema, para lo cual el usuario debe solicitar al administrador del sistema el certificado y la activación del permiso. Lo que le otorga fiabilidad e integridad al documento y la certeza de no repudio al momento de su recepción porque se podrá confirmar la identidad de la persona que firmo el documento.

Funciones, características, ventajas y seguridad del Software de la Secretaria de Integración Social

FUNCIONES: El programa DATAWEB maneja las funciones de consulta e ingreso de información, ubicación, préstamo, radicación y demás procesos que exigen una buena administración documental.

VENTAJAS: Permite que la compañía sea reconocida por la utilidad y propio beneficio que este ofrece haciendo que sea más reconocido en el mercado como un programa que ofrece estabilidad en la información y lo más importante seguridad.

SEGURIDAD: Este sistema permite que sea el usuario y contraseña únicos e intransferibles, dan al detalle de las actividades de cada usuario permitiéndonos realizar la búsqueda o recuperación de la información de una manera más rápida, este sistema permite que después de determinado tiempo si el programa no es utilizado se cierre automáticamente permitiendo confiabilidad a las tareas que se estaban haciendo en ese momento; es totalmente privado puesto que la tareas asignadas a un funcionario es para él y nadie puede manejarlas ni observarlas.

CARACTERÌSTICAS: La mayor característica que tiene este programa es que es muy confiable y es muy seguro frente a la seguridad de la información aparte permite tener fácil acceso a los usuarios.

Funciones, características, ventajas y seguridad del Software del Archivo G4S SETECSA

FUNCIONES:

• Controlar la recepción y prestamos de documentos, Permite la digitalización de información interna y manejo de formatos institucionales

CARACTERÌSTICAS:

• Software propio hecho para beneficios de la propia empresa con características especificas para satisfacer las necesidades de la entidad.

VENTAJAS:

• Permite tener alcance de los documentos por áreas, al igual que su conservación sin necesidad de manejar documentos físicos, gracias a esto hay optimización de procesos y ahorro de tiempos.

SEGURIDAD

• Contraseñas únicas para cada usuario el cual permite verificar cada paso que da dentro del sistema, no uso de puertos USB, ingreso a paginas de internet limitadas, back up automático en el servidor propio y principal.

Funciones, características, ventajas y seguridad del Software del Archivo Isarco Inmobiliaria SAS

Vigila el cumplimiento y elabora propuestas de actualización del Reglamento General de Archivos en todos los niveles y lo aplica.

Las demás que se deriven de la Ley, los estatutos, reglamentos de la Universidad y aquellas que le deleguen las instancias competentes. en materias de gestión documental y preservación del patrimonio documental

Ejerce la Secretaría del Comité Nacional de Archivo y del Comité de Archivo Inter sedes.Coordina la preparación, ejecución y seguimiento a los

planes de desarrollo, proyectos y programas de las Unidades de Archivo de la Universidad.

Aprueba, en todos los niveles las metodologías para el trabajo de archivos.

Apoya las políticas relacionadas con la conservación, cuidado, protección, preservación documental y la memoria institucional de la Universidad.

Asesora a las Unidades de Archivo de Sede y oficinas del Nivel Nacional en materia archivística.

Coordina y garantiza las labores de organización, custodia, conservación y acceso de los Archivos

Centrales y del Archivo Histórico.

Funciones, características, ventajas y seguridad del Software del Archivo de la Universidad Nacional de Colombia

Maximizar los resultados y minimizar la pérdida de tiempo e información ya que el gestor de

flujos de trabajo ayuda a promover el trabajo

colaborativo, motivar a los colaboradores implicados en el

flujo de trabajo y facilita el teletrabajo, pudiendo acceder al trabajo con cualquier acceso a

internet.

Establecer mecanismos de

control y seguimiento en

los flujos de trabajo o procesos.

Agilizar el intercambio de información y la

toma de decisiones de

cualquier proceso.

Permitir realizar seguimiento, generar estadísticas y alertas sobre cada uno de los

procesos que se manejan en la entidad

Los usuarios y contraseña se asignan según los roles y privilegios que tengan los

miembros de la universidad para los diferentes

plataformas y servicios.

Facilita gestión de

los documentos

Servidores propios donde están guardados los datos, propia

Intranet o red local

Manejo de datos e información personal y

financiera de los estudiantes se hace con un software de acceso privilegiado

llamado Oracle

Cada dependencia tiene un kit de software en

plataformas independientes para el accesos por un sistema operativo en virtual box y registro de dirección IP ante la unidad nacional

de informática

Funciones, características y ventajas del Software Archivo Universidad Nacional de Colombia

FUNCIONES: Las funciones están relacionadas con los procesos del PGD y las políticas que maneja el archivo.

CARACTERÌSTICAS: Las características consisten en la facilidad de la consulta de los usuarios, la agilidad para el trámite y distribución de los documentos, la seguridad pues el programa no permite la alteración de documentos. También es de resaltar la conservación de los documentos, este se hace a su vez de a cuerdo a políticas nacionales.

VENTAJAS: Todas las ventajas, pues con el manejo de la tecnología ya se tiene toda la información a la mano, tampoco se hace necesario guardar tanto documento físico, el archivo esta mas documentado, la consulta para los usuarios es eficaz, el préstamo de carpetas físicas y la facilidad de que se pierda la información ya ha disminuido. La información interna fluye porque aquí se maneja el correo electrónico por medio de la intranet.

SEGURIDAD: Cuando los documentos se escanean y se suben al servidor no se pueden alterar, solamente se tiene acceso a la imagen, para la conservación se dispone de bodegas que están adaptadas cumpliendo con los parámetros que exige el AGN, las cajas o unidades de conservación son las más adecuadas y en cuanto a las tablas de retención se cumplen al pie de la letra, respetando los tiempos de conservación y destrucción de los documentos. Esto se hace para no llenarnos de documentos innecesariamente. En cuanto a la privacidad a los documentos solo tienen acceso los funcionarios a los que les corresponde dicha información, el sistema no le permite a un funcionario de una dependencia ajena revisar la correspondencia de la otra. No se alteran los accesos de cada usuario.

Funciones, características y ventajas del Software Archivo

CONCLUSIÒN Los nuevos avances tecnológicos han permitido que los procesos realizados en el área de gestión documental hayan mejorado, reconociendo su importancia al interior de las instituciones, dando cabida al concepto de información como un activo para la organización, contribuyendo a la conservación de la memoria administrativa. Los software de gestión documental permiten la organización, clasificación, almacenamiento recuperación y búsqueda rápida de los documentos, facilitan el flujo de información y trabajan de acuerdo a las tablas de retención y valoración aprobadas, lo que apoya la toma de decisiones y las actividades administrativas.Como estudiantes de CIDBA y futuros profesionales debemos impartir nuestros conocimientos y justificar porque es importante que las organizaciones tomen conciencia e implementen Programas de Gestión Documental, teniendo en cuenta que se optimizan los recursos, se ahorra espacio y tiempo, de igual forma ayudamos a nuestro medio ambiente generando buenos hábitos de consumo, al reducir el uso de papel, tintas y energía.

BIBLIOGRAFIA

Archivo Hospitalario

Archivo de la Secretaria de Integración Social

Archivo G4S Setecsa

Archivo Isarco Inmobiliaria SAS

Universidad Nacional de Colombia

Comfenalco - Quindío

trabajo final grupal

Technology