ÍNDICE

INTRODUCCIÓN

1.- CAPITULO I ASPECTO TEÓRICO

1.1.DETERMINACIÓN DEL PROBLEMA

1.2. OBJETIVOS

1.3. IMPORTANCIA DE LA INVESTIGACIÓN

1.4. BASES TEÓRICAS 1.4.1 LA SECRETARIA MODERNA

1.4.2 LA SECRETARIA Y LAS FUNCIONES ADMINISTRATIVAS1.4.3 ADMINISTRACIÓN PÚBLICA

2.- CAPITULO II ASPECTO PRÁCTICO

2.1 DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA O INSTITUCIÓN

2.2 VISIÓN, MISIÓN ,OBJETIVOS

2.3 ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES

2.4 EL ROL DE LA SECRETARIA

2.5 LA POBLACIÓN Y LA MUESTRA

2.6 LA METODOLOGÍA

2.7 LOS INSTRUMENTOS DE INVESTIGACIÓN

2.8 APLICACIÓN DE ENCUESTA Y RESULTADOS

CONCLUSIONES

FUENTE DE CONSULTA

A) TEXTOSB) FUENTES ELECTRÓNICOS

GLOSARIO

1

INTRODUCCIÓN

La labor secretarial está ligada a la funciones administrativas, por su

amplia labor que desempeña, la cual deberá estar altamente capacitada y

con conocimientos suficientes como para que se desempeñe de acuerdo

a su profesión. Por esta razón hemos creído por conveniente desarrollar

el trabajo titulado.

La funciones administrativas secretariales en la institución, cuya

orientación está ligada a la vida diaria de las secretarias en las

instituciones ya que mediante las tareas administrativas logrando un

crecimiento profesional constante para colaborar coeficiencia en la

actividad propia de la organización.

De está manera tenemos la intención de contribución con la formación y

formación de las secretarias. En la actualidad las entidades pone énfasis

en la administración elevar la capacidad de dirigir, administrar los

recursos económicos, humanos y materiales.

La labor secretarial se brinda para determinar cuales son sus funciones

administrativas se debe determinar la población y muestra de la institución

esto nos va a permitir , realizar una encuesta e identificar las funciones

administrativas que más resaltan y ver estrategias y técnicas que

utilizaremos.

Un esfuerzo la vez que intentamos aproximar al conocimiento real de los

logros, las dificultades de la labor secretarial en una entidad del estado.

2

3

CAPITULO I

ASPECTO TEÓRICO

4

ASPECTO TEÓRICO

1.1. DETERMINACIÓN DEL PROBLEMA

La secretaria administrativa puede definirse como discreta y de confianza,

contribuye con su dedicación personal a la buena organización y positivo

funcionamiento de la institución que tiene positivas relaciones

interpersonales en su entorno profesional.

La cultura en el ministerio de trabajo se encuentra deficiencias

administrativas, como en el trámite documentario, la demora en los

documentos, atención al público, es de manera tardía y no se encuentra

la persona eficiente en la atención al personal de visita.

El tener orden y método en la eficacia personal, para que su rendimiento

se vean aumentados, es de poner en práctica los objetivos y las

propuestas que están formulando.

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1.2. OBJETIVOS

Obtener información sobre las relaciones entre la organización y las características de la labor administrativa.

Determinar las características de las situaciones administrativas y sus

posibles causas que se presentan.

Analizar las funciones Administrativas en el Consejo Regional III L.M.

Promover alternativas como solución para la labor secretarial en la

organización.

1.3. IMPORTANCIA DE LA INVESTIGACIÓN

La investigación es muy importante por que nos permite conocer el

trabajo que realizan las secretarias en una Institución Privado como el

Congreso Regional III L.M., y conocer el funcionamiento.

Ya que será de beneficio para nuestro conocimiento y nos permitirá tener

un amplio manejo de la información, que será de mucha utilidad para la

investigación.

Está investigación Institución Privada permite también tener

conocimiento de la parte Administrativa dando la información adecuada a

los problemas que está surgiendo, para sugerir a las siguientes

soluciones.

Beneficiar a las estudiantes del área de Secretariado; brindar los

puntos específicos de está información, donde podemos conocer las

fortalezas y las debilidades que tiene dicha Institución.

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1.4. BASES TEÓRICAS

1.4.1. LA SECRETARIA MODERNA.

La secretaria moderna es la mano derecha del Jefe y debe convertirse en

su enlace con el resto del mundo.

Tienen que ocuparse de labores propias de las secretarias, como la

agenda del Jefe, la organización de viajes de negocios, las actas de las

reuniones, la correspondencia, el archivo de documentos o la preparación

de presentaciones.

Pero también deben hacerse cargo de otras funciones de carácter

ejecutivo que el Jefe suele delegue, aunque el tipo y la cantidad de tareas

encomendadas varían en cada empresa o Institución. Se trata de una

profesión mayoritariamente ejercida por mujeres, que ocupan el 90% de

los puestos de secretaria en una Institución.

1.4.1.1. PERFÌL DE LA SECRETARIA.

Capacidad para adaptarse a los cambios.

Privilegiar las relaciones interpersonales y el conocimiento de

técnicas y principios de gestión.

Estudiosa y lectora de todo tipo de libros y material sobre el cambio

y mejoramiento organizacional.

Tolerante a la incertidumbre con que se mueven los negocios.

Con capacidad de crear, innovar e implementar.

Con visión global del negocio de la Institución.

Hablar o tener Conocimientos de Ingles.

Manejar la tecnología informática moderna para obtener

información y conocimiento de valor agregado.

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Carácter, personalidad, hábitos y estilos preactivos y de alto

estándar profesional.

1.4.1.2. FORMACIÓN DE LA SECRETARIA.

Cada vez hay mayor el número de secretarias en el ámbito empresarial, a

juzgar por la proliferación de los avisos de prensa en los que se solicitan

estas profesionales.

Sin embargo, la titulación universitaria no es un requisito

imprescindible. Más importante resulta el haber recibido formación

específica en secretariado.

Actualmente, existe un ciclo formativo de grado superior que

enseña las técnicas básicas de la profesión. Algunos centros

privados imparten las materias del ciclo tratando de relacionarlas lo

máximo posible con el secretariado.

Cada vez es más frecuente las empresas que están equipadas

con computadoras y cuentan con un centro de procesamiento.

Donde será necesario que sepa hacer el uso de programas de

tratamiento de textos y de hojas de cálculo a nivel del usuario.

ARCHIVO. También es importante que tenga sólidos

conocimientos sobre sistemas de archivo, la información tiene

que ser almacenada adecuadamente.

ORTOGRAFIA Y GRAMÀTICA. La secretaria que sepa expresarse

correctamente por escrito, con claridad y concisión, y que este

capacitada para redactar desde una carta a un informe, un acta o

una memoria.

Los idiomas y los conocimientos de ofimática tienen mucha

importancia:

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Se recomienda dominar, como mínimo, el inglés y una

segunda lengua extranjera; algunas empresas prefieren el

alemán y otras, el francés.

Hay que manejar con soltura los programas de Office: Word,

Excel, Access y PowerPoint. También tienen que saber

navegar por Internet y usar el correo electrónico.

Los conocimientos de Administración son importantes.

Pero el factor clave en el C.V. es la experiencia. La edad

media de estas profesionales supera la treintena; lo habitual

es haber trabajado como secretaria en jerarquías inferiores

durante un período de varios años antes de convertirse en

secretaria.

1.4.1.3. CUALIDADES DE LA SECRETARIA.

Ser secretaria es una vocación y no una salida laboral fácil. Al

menos, así lo defienden fuentes del sector, que destacan la

importancia de la motivación personal por el trabajo. Otras

características de este perfil profesional son:

ORGANIZACIÓN: debe tratarse de personas metódicas y

responsables.

CAPACIDAD DE TRABAJO: realizar 2 ó 3 actividades a la

vez y adaptarse continuamente a los cambios.

DON DE GENTES: tienen que ofrecer la mejor imagen

posible. Ser amables, comunicativas y capaces de

relacionarse con los compañeros de trabajo.

DISCRECIÓN: por las manos de una secretaria, circulan

asuntos que afectan a todos los departamentos. De ella se

espera que mantenga el secreto profesional.

INICIATIVA: para resolver los problemas para emprender

una acción sin necesidad de que otros se lo indiquen.

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ADAPTABILIDAD: Se requiere flexibilidad suficiente para

acomodarse sin esfuerzo a los cambios de ambiente de tipo

de trabajo y de normativas. Debe tener una disposición

favorable a los cambios bruscos en la cantidad de trabajo a

realizar.

PUNTUALIDAD: La secretaria que debe ser siempre puntual

tanto a la hora de ingresar al trabajo o en el cumplimiento

de las tareas asignadas.

1.4.1.4. TIPOS DE SECRETARIA

TELEFÒNICA: Se mantiene pegada al teléfono y no sobrevive ni cinco

minutos sin este. Mientras tanto el trabajo se acumula sobre la mesa.

CENTRALIZADORA: No confía en el trabajo de los otros, por eso se

considera autosuficiente aunque cuente con apoyo. Es anti-trabajo en

equipo. Es aquella que no para ni un minuto, escribe, atiende el teléfono,

archiva, da órdenes, todo a la vez.

CONVENCIONAL: Sin ideas propias, se limita ha hacer lo que manda el

jefe. Aunque tenga una idea mejor, es incapaz de dar una sugerencia.

Estructurada y cartesiana, temerosa y con un pavor a recibir críticas.

Amante de los memorando, archivos, reuniones y manuales.

INFORMADA: Siempre esta al tanto de todo lo que pasa. Conoce todos

los temas que se discuten en las reuniones, los cambios, etc.

METÓDICA: Es aquella que no aguanta ver una cosa fuera de su lugar.

Tiene todo planificado, una hora para recibir cartas, telefonear, pensar.

Cuando su Jefe exige alteración a su cronograma, se irrita y confunde.

SOCIABLE: Se lleva bien con todos. Es siempre la que se preocupa de

los cumpleaños, recolección de fondos para los funcionarios con

problemas, visita enfermos, maneja los matrimonios, nacimientos y otros

y sin trabajar en Recursos Humanos.

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1.4.1.5. FUNCIONES DE LA SECRETARIA.

Colabora en las funciones relacionadas al movimiento administrativo.

Coordina los requerimientos de información solicitados por la empresa

y sus representantes.

Procesa la documentación dirigida a la Alta Dirección disponiendo el

trámite correspondiente.

Coordina con los Asesores Externos los asuntos relacionados a la

empresa.

Supervisa y coordina las acciones de trámite documentario, apoyo

secretarial y administrativo que requiera la Secretaría General.

Programa y ejecuta las actividades de relaciones públicas, internas ó

externas para mantener una buena imagen de la empresa u

Institución.

Realiza atenciones protocolares con los funcionarios nacionales y

extranjeros y con las delegaciones diplomáticas que vienen en misión

oficial.

Establece y mantiene comunicación con los sectores económicos-

financieros y comerciales, públicos y privados, nacionales y

extranjeros para asegurar una efectiva difusión de la política y

realizaciones del Sector Economía y Finanzas.

Selecciona y controla las acciones de publicidad interna y externa que

realicen las dependencias de la empresa.

1.4.1.6. LA CLASIFICACIÒN DE LA SECRETARIA

La secretaria puede desempeñarse en distintas funciones que tiene

diferentes grados de responsabilidad, y de ahí que su profesión pueda

desdoblarse a cumplir las siguientes clasificaciones:

A) SECRETARIA DE GERENCIA

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Es la mayor responsabilidad que puede acceder una secretaria al tiempo

de su carrera profesional, donde se desarrolla dentro del nivel de la

empresa que se encuentra en la dirección General o Gerencia.

Al frente de la secretaria está, la persona encargada de la tarea de

coordinación de las actividades de cada departamento que es la conexión

y el enlace entre las jefaturas y el director general.

B) SECRETARIA DE DIRECCIÓN

Presta sus servicios con carácter de exclusividad a las órdenes del jefe o

director ya que estará concordado de acuerdo al organigrama en función

de la empresa.

C) SECRETARIA DE DEPARTAMENTO

En la empresa se dedican a las tareas administrativas como son los

archivos cuando introducen datos, ordenador y la redacción de los

informes, documentos que le facilitara a los técnicos del departamento.

D) SECRETARIA PARTICULAR

Que se encuentra al servicio de un profesional independiente esto indica

que no trabaja en el seno de una estructura piramidal de la empresa que

se encuadra con las profesiones liberales: (arquitectos, abogados,

médicos, etc).

Saludar con un apretón de manos, mirando fijamente a los ojos

expresando un rostro de amabilidad y simpatía.

A la hora de ingresar un superior, levantarse y realizar el saludo correcto.

1.4.1.7. REGLAS DE CORTESÍA.

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Saber presentar y saludar correctamente es más importante de lo que

parece. Un fallo en esta materia puede producir una mala primera

impresión negativa.

Se ha impuesto de tal forma el tuteo a nivel coloquial que hay gente que

prácticamente no usa el “usted”. Debemos evitar el abuso del “tú”. Por

ejemplo, debemos llamar de “usted” a aquellas personas que, por su

edad, categoría o prestigio, merezcan nuestro respeto más que nuestra

familiaridad.

Tratamientos honoríficos: Los tratamientos honoríficos no se utilizan

prácticamente nunca en el lenguaje hablado, pero se siguen empleando

de forma habitual en el escrito, especialmente en las comunicaciones de

carácter oficial, así como en los sobres y encabezamientos de las cartas.

1.4.1.8. PROTOCOLO DE LA OFICINA.

Si tenemos en cuenta que la mayor parte del día, durante la semana, nos

la pasamos en el trabajo, es normal que tratemos de crear un ambiente

laboral agradable y tratando de que la convivencia con las personas que

trabajan junto a nosotros, sea lo más cordial y pacífica posible.

Hay empresas en las que la competitividad es tan alta que este tipo de

ambiente es difícil de conseguir, pero vamos a tratar de dar algunas

pautas básicas de comportamiento para ayudar a crear este "ambiente

ideal".

A. Debemos ser abiertos y receptivos a las opiniones y sugerencias de los

demás compañeros, para mejorar el ambiente laboral en la empresa u

Institución.

B. Evitar discusiones y riñas. Como en toda actividad laboral, hay días

que las reuniones, las llamadas, la realización de informes y otras tareas

nos traen de cabeza, y los nervios están a flor de piel y surgen enfados

por cualquier nimiedad. Esto crea un ambiente laboral tenso y poco

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agradable. Debemos tratar de controlar nuestro temperamento y ser

cordiales.

C. Incidencias. Si tenemos que ausentarnos del trabajo por alguna razón

(reuniones, enfermedad, asuntos personales, etc.) debemos avisar a la

empresa para no cargar a los compañeros con trabajo extra que no sea

origen de conflictos en la empresa por esta causa.

D. Comparta. Las relaciones entre compañeros se basan en la confianza

mutua y por ello debemos compartir toda la información a nuestro alcance

para lograr un mejor flujo de trabajo en la oficina. No es honesto ni

correcto "guardar" información que puede afectar a otras personas y

departamentos.

E. Colaboración. Debemos estar abiertos al trabajo en equipo. En

cualquier trabajo cada persona tiene determinadas tareas que realizar, y

no impide que podamos echar una mano a otros compañeros. Debemos

de colaborar entre todos. La satisfacción de un trabajo bien hecho es la

mejor recompensa.

F. Respetar las normas y costumbres. Todas las personas tenemos

nuestras propias particularidades y nuestra propia forma de ser, pero

cuando se convive en comunidad éstas deben ser muchas veces

reservadas para nuestro ámbito privado y debemos adaptarnos a estas

normas y costumbres.

G. Relaciones laborales. Se debe establecer una serie de protocolos de

actuación en lo que a las relaciones se refiere para tratar de no invadir el

ámbito privado de ninguna persona de la empresa.

H. Críticas y sugerencias. Se deben evitar todo tipo de críticas con

respecto a otros compañeros, su trabajo o cualquier otro aspecto que

pueda causar malestar en la oficina. Las únicas críticas admisibles en una

14

oficina son las constructivas. En cualquier caso, si las hubiera debemos

saber encajarlas con cierta diplomacia.

I. Honestidad. No debe atribuirse méritos por trabajos o proyectos de los

que no ha sido parte, o aún habiendo sido parte no son suyos en su

totalidad. Incluso siendo propios, siempre se deben compartir con el resto

de los compañeros remarcando así la importancia de los mismos en la

consecución de estos logros. Esto genera un ambiente laboral cordial y

muy agradable.

J. Educación y respeto. Es la base fundamental de la convivencia no solo

en al ámbito laboral sino en cualquier otro ámbito de nuestra vida. La

educación no  consiste solamente en saludar, dar los buenos días, pedir

las cosas por favor, etc. Ser educado debe ser una costumbre, que de

forma sutil conviva con nosotros a todas las horas del día. Lo mismo que

el respeto. Respetando la forma de ser, vestir, hablar, opinar de los

temas.

1.4.1.9. PROTOCOLO EMPRESARIAL

Podemos estar bien calificados o tener un currículum que avale nuestra

experiencia laboral, pero si no  tenemos buenas relaciones en el trabajo,

no servirá de mucho.

Pasamos la mayor parte del día en el trabajo, y la etiqueta en el trabajo

puede limar muchas asperezas y es imprescindible si quiere crear y

mantener un grato ambiente laboral y una imagen positiva frente a sus

superiores, sus clientes o colegas.

La etiqueta social y la de negocios, son similares, pero tienen un propósito

distinto: mientras la etiqueta social está basada en el concepto de “las

damas”; la etiqueta de negocios se basa en la jerarquía y el poder. Sin

embargo la regla de oro sigue siendo “siempre tratar a los demás de la

forma que a usted le gusta ser tratado”.

15

1.4.1.10.- LA SECRETARIA EN EL ÁMBITO LABORAL

Una secretaria es una colaboradora inmediata de un centro de

gestión, con un conocimiento cabal de las actividades de su jefe y

del sector en que trabaja, además está capacitada para la

delegación de ciertas áreas o trabajos que desarrollan o pueden

desarrollar sus jefes.

Es una profesional que trabaja en equipo. Es decir, en general se ocupa

de:

Organizar, y en ciertos casos, asistir a reuniones.

Establecer buenos contactos telefónicos.

Redactar y presentar correctamente los oficios, informes,

memorando, comunicados, etc.

Planificar su tiempo y el de su jefe.

Preparar y tratar la información adecuadamente.

Concertar, acoger y atender a las visitas.

Organizar los viajes de negocios del superior

Resumiendo, debe saber: Trabajar en equipo gestionando todo aquello

que su jefe delega y establecer relaciones personales efectivas con el

entorno interno y externo de la empresa o Institución.

1.4.1.11.- DESEMPEÑO SOCIAL

Colabora con sus compañeros de trabajo.

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Trabaja en equipo.

Diseña, en coordinación con los responsables de los programas

sociales, el conjunto de indicadores de evaluación de impacto

económico, social, cobertura, eficiencia, territorialidad, desempeño y

gestión de los programas.

Es innovadora, nunca se queda con una sola idea, y busca

soluciones a los problemas.

Coordina y supervisa las evaluaciones externas de los programas

sociales que lleven a cabo instituciones académicas y otras de tipo

social especializadas.

Evalúa el impacto socioeconómico de los programas sociales, obras

y servicios relativos al desarrollo social y regional.

Establece y operara un sistema de información y evaluación de los

programas sociales.

1.4.2 LA SECRETARIA Y LAS FUNCIONES ADMINISTRATIVAS

La ciencia administrativa o simplemente administración, es una ciencia

social que estudia la organización de las empresas y la manera como se

gestionan los recursos procesos y resultados de sus actividades.

La administración es la rama del derecho legal y es la base de todo el

funcionamiento de una empresa: si los responsables de la misma no

saben administrar no obtendrán resultados deseados.

1.4.2.1. PRINCIPIOS GENERALES DE LA ADMINISTRACION

Para que la administración se lleve acabo con la máxima eficiencia se

hace con la ayuda de principios esto es todo medio administrativo que

facilite el control de este, que deben ser flexibles y el utilizarlos implica

inteligencia, experiencia, decisión y mesura.

Un principio del cual nunca omitir es la coordinación, se refiere ala forma

armoniosa de llevar las acciones con la circunstancias.

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CATORCE PRINCIPIOS DE ADMINISTRACION QUE SON:

1. LA DIVISIÓN DEL TRABAJO: Se hace con el objeto de producir mas y

mejor con esfuerzo, y esto nos trae como consecuencia, la

especialización de funciones y separación de poderes.

2. LA AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD: Es el derecho que se tiene

mandar y el poder de hacerse obedecer, esta debe acompañarse de una

recompensa o castigo conocida responsabilidad.

3. DISCIPLINA: Es la obediencia manifestada hacia la empresa de la

parte social y esta se da gracias a:

Buenos jefes en todos los grados.

Juntas más claras y equitativas

Sanciones correctamente aplicadas

4. UNIDAD DE MANDO: Solamente se recibirán órdenes de un solo jefe,

pues las dualidades de mando crean conflictos.

5. UNIDAD DE DIRECCIÓN: La dirección de los programas solo debe

estar a cargo y ser implantadas por un solo jefe.

6. SUBORDINACIÓN DE LOS INTERESES PARTICULARES DEL

INTERÉS GENERAL: Un interés de tipo personal jamás debe

anteponerse a los intereses de un empresa u organismo social.

7. RENUMERACIÓN DE PERSONAL: El pago a los empleados o parte

social debe y será justa para ambas partes, esta dependerá de la

voluntad del patrón y de la calidad del empleado, como se supone hasta

la actualidad es un problema no resuelto.

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8. CENTRALIZACIÓN: Aunque no se establece si es una buena o mala

administración se hace por efecto natural, objetivo es para la utilización

del 100% de las facultades de los empleados.

9. JERARQUÍA: Es organizar correctamente el grado de orden, autoridad

y responsabilidad de un individuo dentro de un organismo social.

10. ORDEN: El personal debe colocarse donde mejor se pueda

aprovechar sus facultades como tal.

11. EQUIDAD: Utiliza en vez de la justicia, requiere de sensatez, bondad y

mucha experiencia y se refiere a la igualdad del personal.

Estabilidad del personal: dejar que el personal obtenga experiencia en

cierto nivel.

12.- INICIATIVA: Facultad de crear y ejecutar cierto plan para la obtención

de éxito.

13.- UNIÓN DE PERSONAL: Entre más armonía exista dentro del

personal, mejor serán los resultados para el organismo social.

Es posible nombrar otro gracias a la flexibilidad de los principios de

ejecución.

14.- INMEDIATA: Toda situación buena o mal se debe resolver a la

brevedad posible.

El proceso administrativo es el núcleo de la administración de empresas

como disciplina de estudio, esta presente en gran parte de las

definiciones que podemos encontrar sobre ella.

El proceso consta de cuatro o más pasos, los que en su forma más básica

y aceptada son:

1. planificación

2. organización de empresas

3. economía y dirección de empresas

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4. control de gestión

Las funciones o procesos detallados no son independientes, sino que

están totalmente interrelacionados. Cuando una organización elabora un

plan, debe ordenar su estructura para hacer posible la ejecución del

mismo.

Es un proceso muy particular consistente en las actividades de

planeación, organización, ejecución y control, desempeñadas para

determinar y alcanzar los objetivos señalados con el uso de seres

humanos y otros recursos de ejecución (o tal vez en forma simultanea) se

controla que la realidad de la empresa no se aleje de la planificación, o en

caso de hacerlo se busca comprender las causas de dicho alejamiento.

Finalmente, del control realizado puede surgir una corrección en la

planificación, que realimenta el proceso.

1.4.2.2. OBETIVOS DE LA ADMINISTRACION

Toda secretaria debe tener en cuenta que para que exista un sentido de

satisfacción, debe existir un objetivo, lo que da un propósito al esfuerzo;

además el objetivo debe tener un significado y valor; así que la definición

de objetivo es; un objetivo administrativo es una meta que se fija , que

requiere de un campo de acción definido y que sugiera la orientación para

los esfuerzos de un dirigente , hay cuatro elementos que son:

1. Meta

2. Campo de acción

3. Definición de la acción

4. Orientación

Los objetivos son importantes para llegar a los resultados deseados; la

falta de objetivos hace que la administración sea innecesariamente difícil,

si es que se puede hablar en rigor de administración; así que los,

objetivos básicos son un pre-requisito para determinar cualquier curso de

20

acción y deben ser definidos con claridad para que los comprendan todos

los miembros de la empresa.

A la administración por objetivos también se llama administración de

resultados, administración de metas, estimula la toma de decisiones,

aumenta la productividad y mejora la eficiencia administrativa, los

resultados determinan el éxito del administrador en el análisis final de la

empresa.

LA CLASIFICACIÒN DE OBJETIVOS EN UNA EMPRESA PUEDE SER

LA SIGUIENTE:

1. Obtener utilidades (económicos)

2. Proporcionar buenos productos o servicios

3. Mantener a la cabeza de competidores

4. Bienestar de los empleados (sociales)

5. Ser eficiente

6. Progresar

1.4.2.3. IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACIÒN

No sería suficiente, con decir que sin una buena administración ninguna

organización tendrá éxito; por lo cual mencionaremos algunos hechos

para mencionar su importancia.

1. La administración no solamente nació con la humanidad que se

extiende a la vez a todos los ámbitos geográficos y por su carácter

universal, los encontramos presente en todas partes.

2. Donde exista un organismo social allí estará presente la

administración.

3. No sirve de mucho que en una empresa existan buenas instalaciones ,

el mejor equipo , la mejor ubicación , si todo lo anterior no va

acompañado del elemento humano necesario para dirigir las

21

actividades, o sea que la administración es importante para alcanzar

objetivos de la organización.

4. En las grandes empresas la administración científica o técnica es

esencial ya que no podrían existir una buena administración.

5. La administración es un proceso universal ya que no solo se da en

países capitalistas, sino que también en los países socialistas o de

cualquier tipo que sean, administración es importante tanto en las

pequeñas como en las grandes empresas.

6. Otro hecho importante es que por medio de la administración se puede

elevar la productividad y los niveles de vida en los países en vías de

desarrollo.

7. La administración imparte efectividad a los esfuerzos humanos, ayuda

a obtener mejor personal, equipo, materiales, dinero y relaciones

humanas.

8. Se mantiene al frente de las condiciones cambiantes y proporciona

previsión y creatividad.

Concluiremos diciendo que la administración es importante por que se

aplica en cualquier tipo de organización con deseos de aumentar su

productividad y el éxito, dependiendo para esto del elemento humano

material.

1.4.2.4.- CARACTERÌSTICA DE LA ADMINISTRACIÓN

Es una ciencia de técnicas, viendo a futuro, coordinado cosas, y sistemas

para lograr, por medio de la comparación y jerarquía un objetivo con

eficacia. La toma de decisiones es la principal fuente de una empresa

para llevar a cabo unas buenas inversiones y excelentes resultados. Por

que en el tiene siempre que existir coordinación sistemática de medios. La

22

administración se da en el estado, en el ejército, en la empresa, en las

instituciones educativas, en una sociedad religiosa, etc. Y los elementos

esenciales en todas esas clases de administración serán los mismos,

aunque lógicamente existan variantes accidentales. Se puede decir que la

administración es universal por que esta se puede aplicar en todo tipo de

organismo social y en todos los políticos existentes.

DENTRO DE LAS CARACTERISTICAS TENEMOS LAS SIGUIENTES:

1. UNIVERSALIDAD: La administración se da donde quiera que existe un

organismo social (estado, ejercito, empresas, iglesias, familia, etc)

porque en el tiene que existir coordinación sistemática de medios.

2. ESPECIFICIDAD: La administración tiene sus propias características

las cuales son inconfundibles con otras ciencias, aunque va

acompañada siempre de ellas (funciones económicas, contables,

productivas, mecánicas, jurídicas, etc.) son completamente distintas.

3. UNIDAD TEMPORAL: Aunque se distinguen etapas, fases y

elementos del proceso administrativo este es único, por lo mismo, en

todo momento de la vida de una empresa se están dando, en mayor o

menor grado, todos o la mayor parte de los elementos administrativos.

4. UNIDAD JERARQUÍA: Todos cuantos tienen carácter de jefes en un

organismo social, participan en distintos grados y modalidades, de la

misma administración. así, en una empresa forman un solo cuerpo

administrativo, desde el Gerente General, hasta el último mayordomo.

Respetándose siempre los niveles de autoridad que están

establecidos dentro de la organización.

5. VALOR INSTRUMENTAL: La administración es un instrumento para

llegar a un fin, ya que su finalidad es práctica y mediante esta busca

obtener resultados determinados previamente establecidos.

6. FLEXIBILIDAD: La administración se adapta a las necesidades

particulares de cada organización.

23

7. AMPLITUD DE EJERCICIO: Está se aplica en todos los niveles

jerárquicos de una organización.

TAMBIEN PODRIAMOS MENCIONAR OTRAS CARACTERISTICAS

COMO:

a) Es un medio para ejercer impacto en la vida humana. Es decir, la

administración influye en su medio ambiente.

b) Se logra mediante los esfuerzos, Para participar en la

administración requiere dejar la tendencia a ejecutar todo por un

mismo y hacer que las tareas se cumplan mediante los esfuerzos

de otros.

c) Es una actividad, no una persona o grupo de ellas; las personas

que administran pueden ser designadas como directores, gerentes

de áreas, etc.

d) La efectividad administrativa requiere el uso de ciertos

conocimientos, aptitudes y práctica. la habilidad técnica es

importante para cumplir con un trabajo asignado.

e) Los que la practican no son necesariamente los propietarios; es

decir que el administrador y el propietario no son necesariamente

la misma persona.

1.4.2.5.- ONCE MANDAMIENTOS PARA LA ADMISTRACIÓN

La tendencia de los negocios para el tercer milenio, es la valoración del

capital intelectual. Si los Gerentes se preparan para administrar y

potenciar el capital intelectual al menos de la misma manera como se

preparan para administrar las finanzas o la producción de sus firmas, sus

compañías estarían mejor situadas y las personas que hacen parte de

ellas trabajaran con más corazón por ser los mejores.

Básicamente los 11 mandamientos hacen referencia a la potenciación del

capital intelectual, a continuación hacemos a ellos.

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1. No juegues de acuerdo con las reglas de competencia dominantes de

tú empresa: inventa las tuyas y haz que otros sigan tus pasos.

2. Innovar o morir, desarrolla estrategias y mecanismos conscientes para

promover innovaciones, realiza ejercicios de creatividad en toda la

empresa.

3. Vuelve a examinar tu empresa para encontrar activos estratégicos

escondidos, luego impúlsalos lo más que puedas: quieres ser parte de

una empresa excepcional, fíjate en todos tus colaboradores y en

todos los procesos, seguro hallaras potencial de valor que podrás

aprovechar y apalancar.

4. Desarrollada la inclinación por la velocidad y la acción de tú empresa:

el análisis y la reflexión son muy buenas, pero llegaras a ningún lado

sin llevar los planes a la práctica, más vale que seas antes que otros

se te adelanten. mejor dicho, no camines, corre y si puedes.

5. Debes ser pro-activo y experimental: tienes una iniciativa en mente

pero no sabes como decirlo en la junta directiva por medio al rechazo.

6. Rompe barreras: las compañías virtuales del siglo XXI están

desmantelando las barreras internas que con tanta frecuencia separan

gente, departamentos y disciplinas. sal de lo convencional empodera

tus colaboraciones, dales autonomía y capacidad de decisión, cambia

horarios, formas de compensación y de capacitación.

7. Emplea toda tu gente y todas sus capacidades , todo el tiempo:

Empodera a tus colaboradores, dales autonomía y capacidad de

decisión, si tu los encontrastes es porque son los mejores en ellos.

8. Globaliza tanto tu perspectiva como las bases de tu conocimiento:

Los mercados de mayor crecimiento en el mundo no solo están fuera

de estados unidos, también están fuera de los países de la OECD.

Conviértete en un dirigente global, si así como suena, las economías

emergentes tienen crecimientos muy rápidos que pueden aprovechar.

9. Admite que la evolución ecoindustrias esta sobre nosotros: los

resultados financieros no son lo único que cuenta, debes pensar en

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tus hijos y nietos, los lazos entre economía y medio ambiente son más

estrechos día a día.

10.Has del aprendizaje organizacional una religión de tu empresa: si

tienes la posibilidad de conocerte, aprender rápido y atacar en dicho

conocimiento, las debilidades de tu empresa, tendrás una ventaja

sobre tus competidores. Si el aprendizaje lo conviertes en

oportunidades, nuevos productos, servicios y tecnológicas antes tu

competencia, serás líder.

11. Desarrolla herramientas estratégicas para medir tu desempeño: no

basta con mediciones estáticas de las finanzas o el desempeño de

mercados, debes detectar los factores dinámicos que afectan la

producción, las finanzas, el mercado, debes detectar los factores

dinámicos que afectan la producción, las finanzas, el mercado y en

general, el entorno de tu empresa.

1.4.2.6. ESTRUCTURA DE LA ADMINISTRACIÓN PRIVADA

La empresa combina tres factores de producción: el capital, el trabajo y

las materias primas; para obtener un producto, que puede ser bienes o

servicios. Esta intentará vender dicho producto en el mercado para

recuperar el dinero invertido para su producción, con lo cual, la finalidad

de una empresa es el beneficio.

Para formar una empresa se necesita un inversor que es quien invierte el

dinero y un empresario que actúa como inversor y gestor a la vez, es

decir, también se ocupa de dirigir la empresa. El empresario no ha de

coincidir, necesariamente con el propietario del capital.

1.4.2.6.1- CLASIFICACIÓN DE LAS EMPRESAS:

Podríamos clasificar las empresas en tres niveles:

Clasificación según el tipo de actividad.

Clasificación según la estructura jurídica.

26

Clasificación según la dimensión.

1.1.1-CLASIFICACIÓN SEGÚN EL TIPO DE ACTIVIDAD:

Esta clasificación distingue las empresas según su actividad, es decir, si

produce bienes o productos. Colins Clark las clasificó en tres sectores:

1.1.1.1.-SECTOR PRIMARIO: Agrícolas, forestales, pesqueras.

1.1.1.2.-SECTOR SECUNDARIO: Empresas mineras, empresas

industriales, empresas de construcción.

1.1.1.3.-SECTOR TERCIARIO: Comerciales, transportes, servicios.

1.1.2.-CLASIFICACIÓN SEGÚN LA ESTRUCTURA JURÍDICA:

Esta es la clasificación a tratar en este trabajo. Se pueden distinguir entre

la empresa privada y la pública.

1.1.2.1.-PRIVADA: Coexinten dos empresas individuales y empresas

societarias. Las empresas societarias según su forma jurídica pueden ser:

Sociedad de personas

Sociedad de capitales: Sociedad Anónima (S.A)

Sociedad en Comándita

Sociedad Limitada ( S.L)

Sociedad Cooperativa de Consumo, Etc.

1.1.2.2.-PÚBLICA: Estas están organizadas según distintas modalidades:

a veces se forman sociedades anónimas con un solo accionista, el estado

y otras veces tienen estructuras específicas, como por ejemplo:

organismo autónomo, entidad pública industrial o comercial, instituto o

servicio, etc.

27

1.1.3.-CLASIFICACIÓN SEGÚN LA DIMENSIÓN:

Para hacer esta clasificación se va a tener en cuenta: El volumen de

negocios, la fuerza financiera, beneficio neto, margen comercial neto y

cash-flow.

Sector primario

Sector secundario

Sector terciario

Privadas Sociedad de personas

Públicas Sociedad de capitales

28

CONSEJO REGIONAL III

LIMA METROPOLITANA

29

CAPITULO II

ASPECTO PRÁCTICO

ASPECTO PRÁCTICO

30

2.1. DESCRIPCIÓN DE LA INSTITUCIÓN PRIVADA

El Colegio de Enfermeros del Perú es una institución autónoma con

personería de derecho público interno, sin fines de lucro, máximo órgano

representativo de la profesión de Enfermería en todo el territorio de la

República; constituyéndonos en la instancia normativa del ejercicio

profesional.

En tal sentido, el Colegio de Enfermeras (os) del Perú fortalece el ejercicio

profesional desde una perspectiva humana, ética y deontológica con

responsabilidad social y legal, priorizando su actividad en el desarrollo de

competencias de la Enfermera (o), para que desempeñemos nuestras

actividades basándonos en el cuidado y la promoción de la salud.

Igualmente, incentivamos a nuestros miembros de la Orden elevar su

status profesional, de modo tal que las políticas gubernamentales

garanticen las condiciones adecuadas para el ejercicio profesional en las

áreas del cuidado de Enfermería, así como en los diferentes niveles de

atención de salud

En el año 1974,  la Sra. Nelly Aibar de Morales (Presidenta de la

Federación de Profesionales de Enfermería) propuso desarrollar un

proyecto de Ley para solicitar a las autoridades pertinentes la creación del

Colegio de Enfermeras (os) del Perú.

Para tal efecto, se nombró la Comisión de Creación de la Orden que fue

integrada por la señoras y señoritas: Nelly Aibar de Morales, Elvira

Rodríguez, Emilia Arismendy, Manuela Urgiés, Nélida Chávez de Lock, El

a Díaz de Venturo y  Martha Vega, reconocidas con Resolución Ministerial

Nº 00265 del 24 de Septiembre de 1975.

El trabajo se inicio a fines de 1974, cumpliendo con todas las exigencias

solicitadas por el Ministerio de Salud, hasta que el 17 de Octubre de 1978,

el Gral. EP. Francisco Morales Bermúdez, Presidente del Perú de ese

entonces, junto al Consejo de Ministros, firmaron el Decreto Ley Nº 22315

31

conteniendo 18 Artículos y 5 Disposiciones Transitorias, creándose así el

Colegio de Enfermeras (os) del Perú, entidad autónoma de derecho

publico interno representativo de la profesión de enfermería en todo el

territorio de la República.

A nivel del Ministerio de Salud, el Gral. FAP Eduardo Rivas Plata Hurtado

(Ministro de Salud) nombra una comisión, según la Resolución Ministerial

Nº 003-79-SA/DS que se encargó de elaborar el Estatuto y Reglamento

del Decreto Ley Nº 22315 del Colegio de Enfermeras (os) del Perú, la cual

sigue vigente en favor y bienestar de la población peruana.

Desde entonces nuestro Colegio ha sido dirigido por 10 Consejos

Directivos elegidos democráticamente y una Comisión Transitoria;

quienes han propiciado el desarrollo y descentralización institucional,

contando en la actualidad con 27 Consejos Regionales.

2.2. VISIÓN, MISIÓN, OBJETIVOS

VISIÓN

El Colegio de Enfermeros del Perú en el año 2012 será una institución líder en el desarrollo humano y profesional a través de una gestión eficiente y transparente que contribuye a elevar la calidad de vida de la población peruana.

MISIÓN

El Colegio de Enfermeras (os) del Perú vela por el ejercicio profesional

ético y deontológico, promoviendo el cuidado humanístico y de calidad,

cautelando la salud de la persona, familia y comunidad.

OBJETIVOS INSTITUCIONALES

Ejercer la representación oficial del Consejo Regional en el ámbito de su Competencia.

32

Ejercer la defensa de la profesión de enfermería en el ámbito de su Jurisdicción.

Velar por el cumplimiento del Código de Ética y Deontología del Colegio de Enfermeros del Perú.

Coordinar acciones de integración con los Miembros de la Orden del

Consejo Regional del CEP y de sus pares regionales del CEP o de otros Colegios Profesionales.

Ejercer la representación oficial y la defensa de la profesión.

Velar porque el ejercicio de la profesión y la vida de las instituciones de Enfermería se desarrollen de acuerdo con la doctrina y con las normas contenidas en el Estatuto y Reglamento, y en el Código de Ética y Deontología.

Impulsar y propiciar la función social de las Enfermeras, las que se orientan al servicio del individuo, familia y comunidad.

Contribuir al desarrollo competitivo de nuestra profesión, incentivando la producción científica de las Enfermeras (os).

Participar en proyectos planes y programas con organismos del Estado e instituciones nacionales y extranjeras, en estudios de investigación y otros relacionados con la salud.

2.3. ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES

FUNCIONES ESPECÍFICAS DEL CONSEJO REGIONAL III-LM

a) Administrar los bienes y rentas del Consejo Regional dentro de su Competencia y de la jurisdicción.

b) Informar de su gestión administrativa y económica ante el Consejo

Nacional.

33

c) Absolver las consultas que formulen los Miembros de la

Orden o Instituciones que funcionen dentro de jurisdicción Lima

Metropolitana.

d) Elaborar su propio Presupuesto, así como el balance general anual y

emitirlo a la instancia correspondiente del Colegio de Enfermeros del

Perú.

e) Ejecutar las disposiciones emanadas del Consejo Nacional del Colegio

de enfermeros del Perú.

f) Aplicar la sanción correspondiente a los Miembros de la Orden

que no cumplan con las disposiciones contempladas en el Código

de Ética – Deontología y Estatuto y Reglamento del Colegio de

enfermeros del Perú.

g) Establecer las comisiones que se estime conveniente para

mejores resultados de gestión del Consejo Regional

h) Aplicar lo establecido en Estatuto y Reglamento del CEP frente

a las vacancia de los cargos de la Junta Directiva.

i) Suscribir convenios, acuerdos, compromisos, con personas

naturales, Instituciones Nacionales, Locales y privadas que constituyan

para los intereses del Miembro de la Orden y del Consejo Regional del

CEP.

J) El Consejo Regional III Lima Metropolitana del CEP, esta

prohibido de Expedir certificaciones, constancias o informaciones de

cualquier género a Particulares o autoridades respecto de los datos

contenidos en los registros; a excepción lo estipulado en la constitución

Política y por mandato judicial.

34

35

2.4. EL ROL DE LA SECRETARIA

2.4.1. SECRETARIA DE DECANATO

La Secretaría General es el órgano responsable de asistir y apoyar a la

Decana Regional en aspectos relacionados al tramite de los documentos;

y por delegación del la Decana asume las atribuciones de coordinar y

supervisar las materias administrativas que corresponden a éste.

Coordina y supervisa administrativamente a las Oficinas de Secretaria I,

Tesorería, Vocalía I, Vocalía II, asimismo, la supervisión y control de las

funciones que competen a la Oficina de Tramite Documentario, Archivo y

Biblioteca.

2.4.2. LA SECRETARIA EN EL ÁREA DE DECANATO

Tiene las funciones generales siguientes:

a) Recepcionar, registrar, distribuir y archivar la documentación que ingresa, así como, emite el despacho de los Miembros de la Orden. e Instituciones a los lugares correspondientes.

b) Tomar el escrito y redacción de documentos, proveídos diversos de acuerdo a las solicitudes del interesado por encargo del Decanato.

c) Realizar el despacho con la Decana para su archivo o emisión del mismo.

d) Organizar y mantener el archivo de la documentación del despacho de la Decana, así como velar por la seguridad y conservación del mismo.

e) Atender y efectuar las llamadas telefónicas internas y externas requeridas por las labores propias de la Decana.

f) Coordinar la agenda de entrevistas y reuniones de la Decana.

g) Registrar la documentación que sale del despacho del Decanato al destino correspondiente.

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h) Realizar el seguimiento de los documentos pendientes de respuesta para mayor solución del mismo por parte del área del Decanato.

i) Recepción de Documentos: Internos Externos.

j) Control de la agenda del Decanato: Atención a los Miembros de la Orden, Visitas de Instituciones, Invitaciones, Ponencias, etc.

k) Agenda de reunión de Junta Directiva: Documentos emitidos y recibidos elevados al Decanato.

l) Registro de actividades y gestiones por el área del Decanato.

m) Manejo y Registro de la documentación en el SISTEMA PEGASO.

n) Apoyo a otras áreas cuando lo designe el Decanato

o) Otras labores que asigne despacho del Decanato.

2.4.3. LA SECRETARIA DEL ÁREA DE SECRETARIA

Tiene las funciones generales siguientes:

Documentación de transferencias de regiones: Enviados- Recibidos.

Enviados

a) Recepciona y registra en Base de datos de Secretaria, el Oficio o Solicitud de la Licenciada interesada, enviados por el Decanato.

b) Realiza el Oficio de Transferencia de Región y se incluye expediente del Miembro solicitante, especificando la deuda de cotizaciones del CRIII, documento de aprobación del cambio de región.

c) Envió de expediente completo de la Licenciada Interesada (Ficha de Inscripción, Compromiso de Honor, resolución y Record de Cotización), por medio del Courier y /o serpost.

d) Envía al área de Contabilidad, donde registran la fecha en que se realiza la transferencia y el último mes de pago de cotizaciones.

e) Archiva la copia de Oficio enviado.

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Recibidos

a) Recepciona y registra en base de Datos de secretaria, los datos del Oficio de CR que solicite la transferencia o la Solicitud de la Licenciada Interesada, enviado por el Decanato.

b) Registra en el área de Contabilidad, la fecha de traslado de transferencia y el Record de Cotizaciones mensuales realizadas en el CR III

c) Envía vía Serpost, los expedientes de la Licenciadas al CR. que desee pertenecer, y se archiva en el Archivo central del CR III, la copia del expediente enviado, como Transferencias enviadas.

COLEGIACIÓN – ESPECIALISTAS- MESTRIA- DOCTORADO

Registro de la secretaria de los Inscritos en los libros que correspondan a cada uno de ellos.

a) Revisa los expedientes completos, presentados por las licenciadas para su inscripción de colegiatura y de Especialistas enviados por el área de Recepción.

b) eleva al despacho del Decanato para su revisión y evaluación de los expedientes con la documentación respectiva, mediante un oficio elaborado por el área correspondiente y firmado, se retorna al área de secretaria para su salida al Consejo Nacional y se dé el trámite correspondiente.

c) Se ingresa a Base de Datos, los Nombres, Universidad Nº CEP. , en el SISTEMA PEGASO.

d) Se envía un informe a Contabilidad, con las Fichas de Inscripción de Colegiación y Especialistas, y voucher de pago de las licenciadas para su registro de cotizaciones y pago del proceso del destino.

e) Documentación evaluada por el Consejo Nacional, retorna a través del despacho del Decanto y se prepara expediente individualizado del colegiado y/o especialista, Maestría, Doctorado se individualiza los expedientes, con el titulo, diploma del CEP, habilitación, Código de Ética y Deontología, Estatuto y Reglamento del CEP y Pin del CEP.

38

CHARLA DE ÉTICA-CEREMONIA DE JURAMENTACIÓN.

Toda juramentación del Miembro de la Orden procede si ha recibido la

charla de Ética y Deontología, de no recibirlo, se posterga su

juramentación.

a) Se informa a las licenciadas a colegiarse, la fecha y hora, en que se desarrollará la charla de Ética, programada por el Comité de Ética y de Deontología del CRIII. Del mismo modo, se comunica a las licenciadas especialistas y colegiadas, la fecha, en que se realizará la Ceremonia de Juramentación.

b) Se realiza los juramentos de colegiación, Especialistas e Himno de la Enfermera, los que son entregados a las Licenciadas el día de la Juramentación.

c) Se ingresa los datos de las licenciadas a juramentar en ele libro de registro de colegiación y especialistas, el cual los miembros de la Orden firman, después de juramentar.

REGISTRO DE CONSTANCIA DE REFRENDOS:

a) Se recepciona los documentos de refrendos enviados por el Decanato, revisando que las Constancias de trabajo y permanencia cumplan con los requisitos, así como la constancia de habilitación y la solicitud presentada por la licenciada.

b) Las Constancias de refrendos, son organizadas por Hospitales.

c) Se realiza la certificación de datos en las Constancias de trabajo y permanencia, con la Jefa de Departamento de enfermería.

d) Las Constancias que cumplen con los requisitos establecido en la resolución son refrendadas por la Decana y la Secretaria del CRIII.

e) Se registra en base de datos, los Nombres completos, numero de CEP, Institución donde labora, Especialidad, Universidad a que se postule. Asimismo, se registra el nombre de la Licenciada o Director general que certifica los dataos en las Constancias de Trabajo.

f) Se realiza la entrega de las Constancias refrendadas a las licenciadas, registrando, los datos completos en el Cuaderno de registro de refrendos.

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CONSTANCIA DE SUFRAGIO

a) Se recepciona la solicitud de constancia de sufragio, enviado por el Decanato.

b) Se realiza la revisión en los Padrones electorales, los datos de la Licenciada solicitante.

c) Elaboración de constancia de sufragio, adjuntado la copia del registro electoral de la licenciada.

d) En caso de no tener el registro Electoral de la Licenciada, se le hace entrega de una carta de no contar con registro Electoral alguno en el CRIII.

2.4.4.- LA SECRETARIA DEL ÁREA DE TESORERIA

Tiene las funciones generales siguientes:

a. Archivo de Documentos.b. Recibe el despacho documentario de Asistente Contable asignado.c. Coordina solicitudes de Apoyo FAM, FFF:d. Coordinar con las (os) interesadas (os) vía telefónica, en caso de

faltar documentos o datos.e. Eleva documentos al Decanato para aprobación escrita en caso de

FAM.f. Entregar el apoyo FAM y FFF, a los miembros de la orden

beneficiarios.g. Archivar copia de beneficio FAM otorgado.h. Ingresar PEGASO, el beneficio otorgado. i. Entrega documentos de recepción de beneficio FFF a Decanato

con documento, archivar una copia para tesorería y registrar en PEGASO.

j. Coordinar con contabilidad para efectivizar pago.k. Actualiza de estado de Activo a Cesante.l. Entregar resolución de cese al área de Secretaria.m. Actualiza las Transferencias del CRIII y al CRIII.n. Entrega las Exoneración de Cotizaciones por Viaje al

Extranjero o por límite de edad.o. Recepciona los oficios con Exoneración otorgada por Decanato y

coordinar telefónicamente a los familiares de la interesada, para recojo del documento.

p. Realiza Seguimientos de cumplimiento de préstamos, fraccionamientos, ingreso de planillas de ESSalud.

q. Mensualmente verificar la asistencia de los comités según registro, con el cuaderno de actas.

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r. Se encarga del Almacén de Material y Atención de Pedidos:s. Coordinar y gestionar las atenciones para juramentación, talleres

de ética u otros eventos.t. Asume otras actividades delegadas por el Decanato.

2.4.5. LA SECRETARIA DEL ÁREA DE VOCALIA I.

Tiene las funciones generales siguientes:

Auspicio Institucional:

a) Recepciona del área del Decanato solicitud de auspicio, para su evaluación por Vocal I, posteriormente retorna al Decanato con informe técnico y propuesta de Resolución de la evaluación para su aprobación o no aprobación del auspicio.

b) Previa evaluación de Vocalía, se coordina con las jefas de Departamento Enfermería de las diversas Instituciones, para que se otorgue las becas a los Miembros de la Orden.

c) Envía un oficio a la Institución solicitante, la relación de las Licenciadas que han sido beneficiadas con una beca. A través del Decanato.

d) Otorga la credencial a las licenciadas becadas a participar, en el desarrollo del curso.

e) Realiza un registro de Control de Resoluciones enviadas, en el cual se incluye los datos de la institución, nombre del curso, numero de Resolución otorgada, nuecero de Becas otorgadas, datos de licenciadas acreedoras, institucionales donde labora.

AUSPICIO ACADÉMICO SOLICITADO POR EL CRIII

a) Realiza el Oficio, adjuntando el desarrollo de programa, a la entidad solicitante, solicitando el Auspicio Académico en el desarrollo del curso taller, organizado por el Comité Científico del CRIII.

b) Coordina la participación de los Ponentes, posteriormente se envía la carta de invitación a los ponentes a participar del curso taller.

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2.4.6. LA SECRETARIA EN EL ÁREA DE COTIZACIONES

Tiene las funciones generales siguientes:

a) Recibe a las enfermeras para indicarles la deuda pendiente.

b) Toma sus datos (nombre, CEP) y se hace una búsqueda año a año de las deudas, determinando la deuda de acuerdo a la tabla de cotizaciones.

c) Indica el monto y la forma de pago si no pudiese cancelar de forma integra, indicando a la vez el banco donde cancelar.

d) Si la enfermera viene con el voucher del pago se procesan estos en el sistema entregándosele los recibos de caja como canje. Si la enfermera va a solicitar Habilitación o Constancia de No Adeudo se le hace entrega de los formatos de solicitud que son llenados en su totalidad, adicionalmente se solicita la copia de DNI o de otro documento de Identidad. Si el pago de cotizaciones no se integro se procede a hacer un

e) Fraccionamiento del pago instalado a la enfermera cumplir con este para evitar su inhabilitación posterior. De acuerdo al monto pendiente su habilitación podrá tener una vigencia de 3 a 6 meses.

f) Si la persona que tramita el documento viene en nombre de una enfermera se solicita su copia de DNI y se hace una pequeña Declaración Jurada indicándose la responsabilidad que tuviese ante el uso y trámite de la Constancia de Habilitación.

g) Responder, también, las llamadas telefónicas sobre cotizaciones indicando el periodo de deuda, señalándole nuecero de cuenta bancaria donde regularizar sus cuotas y solicitando se acerquen a la oficina del CRIII para hacer los canjes respectivos de los voucher por los recibos de caja.

h) Cuando sea pertinente verificar a través del sistema PEGASO donde se ha colegiado la enfermera si existiese un vacío u observación en la base de datos. Si no fuera de este consejo indicar la forma como realizar el trámite de cambio de Región.

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CONTABILIDAD, COLEGIACIÓN Y ESPECIALISTAS

a) Ordenar los recibos día a día por separado y separándolo los voucher del banco que son entregados a contabilidad para su verificación y archivo.

b) Ordenar, clasificar y archivar los compromisos de pago para su búsqueda y control posterior.

c) Ingresar los nuevos colegiados al sistema. Estos se realiza cuando se lleva a cabo nuevas colegiaciones. En este caso se integra los datos de la enfermera y se procede a emitir los recibos de caja de acuerdo a los voucher adjuntos a su documentación. Los recibos de canje son entregados a secretaria para que sean entregados en la ceremonia de juramentación a las enfermeras en cuestión.

d) Ingresar y procesar los voucher de las nuevas juramentaciones de especialistas. De la misma forma, los recibos de caja son entregados a secretaría para se entregados posteriormente a las enfermeras en la ceremonia conjuntamente con sus documentos.

Planilla

a) Vaciar las planillas de algunas instituciones en la Base de datos, sobre las cotizaciones mensuales.

b) Preparar informar sobre deudas pendientes de las

instituciones pagadoras del CRIII, indicando deuda anterior, forma

de pago (fraccionamiento) y otros datos.

2.4.7. LA SECRETARIA DEL ÁREA DE CONTABILIDAD

Tiene las funciones generales siguientes:

a) Elaboración de planillas de sueldos y Boletas del personal.

b) Verificación de asistencias y tardanzas del personal para los descuentos respectivos en planilla de sueldo.

c) Transcribir la planilla de personal al libro de planilla.

d) Elaboración de las planillas de AFP de los trabajadores, para su depósito respectivo.

e) Giro de Cheques para realizar los pagos correspondientes.

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f) Verificación de record de cotizaciones, en cuanto a devoluciones solicitadas por los miembros de la orden.

g) Elaboración de oficios para las respectivas transferencias por depósitos erróneos de los miembros de la orden.

h) Elaboración y verificación de las cotizaciones de la FAP, para su transferencia a los Consejos Regionales respectivos.

i) Coordinar en cuanto a requerimiento de útiles de escritorio y artículos de limpieza, realizar la cotización correspondiente y el pedido.

j) Distribución de útiles de escritorio y artículos de limpieza.

k) Realizar cotizaciones requeridas por las diferentes áreas, como pueden ser: Impresiones, Buffet, Florería, etc.

l) Revisión y verificación de los extractos de Bancos Mensuales para su respectiva Conciliación Bancaria.

m) Revisar las cotizaciones del mes para la identificación de los depósitos en bancos.

n) Archivar los voucher de cheques girados, copia Sunat de las facturas y copia Sunat de los recibos por Honorarios.

o) Elaboración de cuadro de resumen para las transferencias al Consejo Nacional y al Fondo de Ayuda Mutua.

2.4.8. LA SECRETARIA DEL ÁREA DE TRÁMITE DOCUMENTARIO

Tiene las funciones generales siguientes:

a) Recepcionar y registrar los documentos varios en el Sistema Pegaso y en físico los se emiten al CRIII.

b) Registra y emite habilitación Profesional, Verificando el Voucher por derecho de habilitación, Cotización Mensuales y Hoja de Fraccionamiento, si se requiere.

c) Elabora Constancia de No Adeudo.

d) Recepciona y registra Documentos para la suspensión de pagos.

e) Recepción de documentos para Colegiación, revisar que los documentos cumplan con los requisitos requeridos.

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f) Recepción y registro en base de datos de los documentos de los diferentes procesos administrativo del Miembro de la Orden y/o trámites de otras Instituciones, verificando los requisitos propios de cada uno de ellos, para su aceptación de los mismos.

g) Recepción de llamadas Telefónicas e informar de acuerdo lo solicitado para conocimiento de los Miembros de la Orden de los requisitos de los procedimientos administrativo.

h) Proporcionar Información de los Trámites: Duplicados de Carnet, Constancia de Habilitación para ejercer la profesión en el Extranjero.

i) Entrega de carnet de colegiatura, registrando los Datos de las Licenciadas en el cuaderno de cargo.

j) Actualización de Base de Datos Pegaso.

k) Inscripción del Miembro de la Orden en los cursos que desarrolle el CRIII.

l) Entrega de Diplomas del curso realizado.

2.4.9. LA SECRETARIA DEL ÁREA DE INFORMATICA

Tiene las funciones generales siguientes:

a) Establecer la seguridad de la base de datos.

b) Coordinar las actividades de desarrollo e implantación de sistema de información.

c) Elaborar y mantener actualizada la documentación de los sistemas de información.

d) Colaborar con la administración en la preparación de informes que involucren datos provenientes de los sistemas implantados.

e) Administrar las bases de datos implantados en coordinación permanente con el Área.

f) Atiende solicitudes de instalación de equipos de computación, software y comunicación de equipos.

g) Establecer y supervisar el cumplimiento de normas de administración y uso de base de datos y archivos en general.

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2.4.10. LA SECRETARIA DEL ÁREA DE RECAUDACIÓN

Tiene las funciones generales siguientes:

a) Elaborar la programación de las entidades que se cobran las aportaciones de las cotizaciones del Miembro de la Orden de la jurisdicción.

b) Registra en el cuaderno respectivo los trámites ejecutados para su visación por la tesorera y emitirlos al área de contabilidad, para su depósito correspondiente del cheque a la cuenta del CRIII.

c) Emitir un informe escrito a Tesorera y copia al Decanato de los procedimientos realizados para conocimiento y tramite que corresponda a ejecutar.

d) Registrar las planillas del pago de las cotizaciones por entidades y mantener al día los depósitos ejecutados por mes correspondiente.

e) Registrar el incremento de entidades nuevas para la recaudación y verificarlos con el área de contabilidad.

2.4.11. LA SECRETARIA DEL ÁREA DE BIBLIOTECA

Tiene las funciones generales siguientes:

a) Garantizar el acceso al conocimiento, facilitando a los usuarios la información disponible en la biblioteca y en otros centros de Documentación

b) Codificar los libros y documentación en forma uniformada para mejor manejo de los mismos.

c) Establecer información al Miembro de la Orden en forma individualizada a cada Enfermero de la jurisdicción.

d) Mantener el cuidado a los libros y documentación existente en el CENDOCEN.

e) Realizar periódicamente la revisión de los libros y documentos para su baja correspondiente y sugerir adquisiciones de libros necesarios de acuerdo a la demanda de los usuarios.

f) Enviar las alertas bibliografías a los Miembros de la Orden para su conocimiento y uso respectivo.

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g) Registrar y mantener la información en el sistema y en catálogos para mayor información de los Miembros de la Orden.

h) Realizar actividades que se encarguen por la autoridad competente.

Pagina Web- Correo Electrónico

a) Preparar informa sobre deudas pendientes de las instituciones pagadores del CRIII, indicando deuda anterior, forma de pago (fraccionamiento) y otros datos.

b) Capturar los correos electrónicos de las enfermeras. Estos se realizan cuando se solicita Habilitación o Constancia de No adeudo, tomando el dato de la enfermera, su CEP y su Correo electrónico.

c) Enviar información sobre cursos comunicados o de otra índole referida al Colegio de enfermeras del Perú a todo el listado de correos electrónicos.

d) Actualizar la información sobre e-mail ( verificar su existencia y continuidad)

e) Reenviar los correos a los respectivos miembros directivos según tenor del correo.

2.4.12. LA SECRETARIA DEL ÁREA DE ARCHIVO

Tiene las funciones generales siguientes:

a) Colocar los expedientes y documentación de los Miembros de la Orden en forma clasificada y ordenada para mayor conservación de los mismos.

b) Facilitar la información de los expedientes archivados según el requerimiento del área, mediante documento de no retorno del día.

c) Realizar coordinaciones con las áreas respectivas para archivar documentos no utilizados.

d) Registrar en físico y en sistema, todos los documentos existentes, según clasificación de asuntos.

e) Realizar actividades que son encomendadas por la autoridad competente.

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2.5.- LA POBLACIÓN Y LA MUESTRA

LA POBLACIÓN

La población utilizada para esta información es el Consejo Regional III-

L.M, de esta forma emplearemos un porcentaje para poder realizar la

muestra que van dirigidas a las secretarias.

La Población considerada para esta investigación comprende a la

totalidad de las secretarias que prestan servicios en el Consejo Regional

III, del Colegio de Enfermeros del Perú, con un total de 11 secretarias.

Dicha población están constituido por secretarias en planillas (cuyas

edades oscilan entre 24 y 30 años) en un 80%. El otro 20% está

comprende por secretarias recibos por honorarios.

MUESTRA

Para la aplicación de la encuesta de investigación se determinó que la

muestra esté constituidad proporcionalmente por 100% secretarias, que la

encuesta de 11 secretarias de la población anteriormente señalada.

2.6.- LA METODOLOGÍA

Desde el punto de vista general, este presente estudio es de tipo

descriptivo, por cuanto presenta los datos relacionados con la labor

secretarial, desde el punto de vista teórico, luego realiza el análisis de la

labor secretarial en el Consejo Regional III.

Con este propósito, se cumple lo siguiente:

Analizar que el Consejo Regional III, en lo que se refiere a las labores

administrativas y especialmente lo que es tareas de las secretarias.

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Determinación de la población y la muestra, para obtener la

información necesaria.

Elaboración de los instrumentos de investigación que se expresa

principalmente en la encuesta.

Aplicación de la encuesta.

Trabajo de carácter estadístico, para luego realizar tareas de

representación grafica e implementación de cada gráfico

Obtención de resultados.

2.7.- LOS INSTRUMENTOS DE LA INVESTIGACIÓN

Los instrumentos que se utilizo en esta investigación fueron las

siguientes:

I.- LIBRETA DE CAMPO: La libreta de campo se utilizo para anotar las

observaciones e información recolectada de la investigación.

A.- INFORMACIÓN DE PRIMERA MANO: Se obtuvo a través del Internet,

libros, revistas periódicos y la comunicación directa con la secretaria del

Consejo Regional III.

B.- DIRECCIÓN DE LA INSTITUCIÓN: La sede central esta ubicado en la

Jr. Morales alpaca Nº 243-245 Pueblo Libre.

C.- PERSONAS QUE ESTABLECIÓ CONTACTO: La primera persona

que establecimos contacto, y nos ayudo es un trabajador que labora en el

área de administración, y también nos brindo su ayuda la Recepcionista

de la Institución que nos dio información y ubicación de las diferentes

áreas.

D.- OBSERVACIÓN DIRECTA: Al ingresar a la institución se observo un

ambiente tranquilo, agradable con personas amables dispuestas a

colaborar con la encuesta, se resalto el trabajo en equipo y la

comunicación directa en cada uno de ellos.

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II.- ENCUESTA

Este documento es el más importante porque nos ha permitido obtener

datos de la muestra seleccionada, consta en:

INSTRUCCIONES.- Es para facilitar la comunicación de los encuestados.

ESCALA

Se considera los siguientes rangos

DSI : Definitivamente si

PSI : Probablemente si

I : Indeciso

PNO : Probablemente No

DNO : Definitivamente No

ITEN

ITEN 1: La secretaria enfrenta Positivamente cambios en el Consejo Regional III.

ITEN 2: La función de la secretaria en el movimiento administrativo es eficiente.

ITEN 3: Para la secretaria, es fundamental el enlace con el cliente.

ITEN 4: La formación profesional que tiene la Secretaria Administrativa es eficiente.

ITEN 5: La secretaria tiene suficientes Conocimientos de informática de oficina.

ITEN 6: El ambiente en el que trabaja la Secretaria es confortable y moderno.

ITEN 7: En el ámbito laboral las secretarias mantienen su educación y respeto.

ITEN 8: Cada cierto tiempo se supervisan las instalaciones y equipos de oficina.

ITEN 9: El cambio de la administración es favorable.

ITEN 10: La secretaria tiene un buen desempeño Social con su institución y con el público.

50

ITEN 11: La administración se adapta a las necesidades del Consejo Regional III.

ITEN 12: La recepción de llamadas y la redacción de documentos se realiza en forma oportuna adecuado.

ITEN 13: Las secretarias están debidamente capacitadas para el cumplimiento de sus funciones.

ITEN 14: Los objetivos de la administración pública son Favorables para la institución.

ITEN 15: El trabajo en grupo ha contribuido a resolver las funciones de la institución.

ITEN 16: El personal esta de acuerdo con la Distribución responsabilidades.

ITEN 17: Los documentos que ingresan a la institución son debidamente resueltos por el personal encargado, ahí un control de ellos.

ITEN 18: El personal conoce plenamente sus deberes y derechos en la institución.

ITEN 19: La institución brinda capacitación continua a las secretarias.

ITEN 20: El horario de trabajo es adecuado para la buena atención al público.

2.8.- LOS RESULTADOS

51

El día viernes 18 de abril del 2008, se aplico una encuesta a 11

secretarias del Consejo Regional III, para obtener conocimiento del

funcionamiento de la institución. Luego se procedió a dar una información

especificar cada uno de los ITEN y son los siguientes.

ITEN 1: La secretaria enfrenta Positivamente cambios en el Consejo Regional III.

El 30% del personal encuestado señala que DSI; La secretaria enfrenta Positivamente cambios en el Consejo Regional III, el 15% de las secretarias declaro que PSI, un 20% manifestó Indecisión (I), y un 35% manifestó que PNO.

ITEN 2: La función de la secretaria en el movimiento Administrativo es eficiente.

52

El 25% de las encuestadas declara que DSI, La función de la secretaria en el movimiento Administrativo es eficiente, el 15%, expresa que Probablemente si (PSI), un 5% declara Indecisión (I), y un 55% de las secretarias manifiesta que Probablemente no (PNO).

ITEN 3: Para la secretaria, es fundamental el enlace con el cliente.

Un 70 % del personal encuestado indica que DSI, Para la secretaria es fundamental el enlace con el cliente, un 20% expresa que PSI, un 5% manifiesta Indecisión (I), y un 5% declara que Probablemente no (PNO).

ITEN 4: La formación profesional que tiene la Secretaria Administrativa es eficiente.

53

Un 50% manifiesta que DSI, La formación profesional que tiene la Secretaria Administrativa es eficiente, un 30% sostiene que PSI, un 5% es indecisa, un 10% sostiene que Probablemente no (PNO), y un 5% declara que Definitivamente no (DNO).

ITEN 5: La secretaria tiene suficientes conocimientos de informática de oficina.

El 10% del personal encuestado declara que DSI, la secretaria tiene suficiente conocimiento de información de oficina, un 40% sostiene que PSI, un 40 % es indeciso (I), un 5% declara que Probablemente no (PNO), y un 5% manifiesta que Definitivamente no (DNO).

ITEN 6: El ambiente en el que trabaja la Secretaria es confortable y moderno.

54

El 30 % del personal indico que DSI, el ambiente en el que trabaja la

Secretaria es confortable y moderno, un 25% sostiene que PSI, un 15%

es indecisa, y el 10 % declara PNO.

ITEN 7: En el ámbito laboral las secretarias mantienen su educación y respeto.

El 70% de las encuestadas manifiesta que DSI, en el ámbito laboral las secretarias mantienen su educación y respeto, un 20% señalo que PSI, y un 10% es indeciso.

ITEN 8: Cada cierto tiempo se supervisan las instalaciones y equipos de oficina.

55

El 20% de las secretarias encuestadas expreso que DSI, cada cierto tiempo se supervisan las instalaciones y equipos de oficina, un 50% indico que PSI, el 15% de las encuestadas se manifiesta Indecisa (I), y el 15% expreso que Probablemente no (PNO).

ITEN 9: El cambio de la Administración en la Institución es favorable.

El 45% del personal encuestado declara que DSI, el cambio de la Administración en la Institución es favorable, un 30% manifiesta que PSI, un 5% se manifiesta indecisa (I), un 5% declara que Probablemente no (PNO), y el 15% de las secretarias expresa que Definitivamente no (DNO).

ITEN 10: La secretaria tiene un buen desempeño social con su Institución y con el Público.

56

El 20% de las encuestadas manifiesta que DSI, la secretaria tiene un buen desempeño social con su Institución y con el Público, un 15% declara que PSI, un 60% se manifiesta indecisa (I), y un 5% expresa que PNO.

ITEN 11: La Administración se adapta a las necesidades del Consejo Regional III.

El 20 % del personal encuestado señala que DSI; la Administración se adapta a las necesidades del Consejo Regional III, el 15 % señala que PSI, el 30% se manifiesta Indecisa (I), el 5% declara que PNO, y el 30% expresa que DNO.

ITEN 12: La recepción de llamadas y la redacción de documentos se realizan en forma oportuna y adecuada.

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El 50% de las encuestadas declara que DSI, La recepción de llamadas y la redacción de documentos se realizan en forma oportuna y adecuada, el 15%, manifiesta que PSI, el 5% es indecisa, y el 30% expresa que PNO.

ITEN 13: Las secretarias están debidamente capacitadas para el cumplimiento de sus funciones.

El 50% de las encuestadas indica que DSI, las secretarias están debidamente capacitadas para el cumplimiento de sus funciones, un 35% expresa que PSI, el 10% se manifiesta Indecisa (I), y el 5% declara que Definitivamente no (DNO).

58

ITEN 14: Los objetivos de la administración pública son favorables para la Institución.

Un 60% manifiesta que DSI, los objetivos de la administración privada son favorables para la Institución, un 25% sostiene que PSI, un 5% es indecisa, y un 10% declara que PNO.

ITEN 15: Para resolver dificultades que se presentan en la institución hay un trabajo en equipo.

Un 30% del personal encuestado declara que DSI, el trabajo en grupo ha contribuido a resolver las funciones de la institución, un 30% sostiene que PSI, y un 5 % es indecisa (I).

59

ITEN 16: El personal esta de acuerdo con la distribución responsabilidades.

El 30 % del personal indico que DSI, el personal esta de acuerdo con la distribución responsabilidades, un 10% sostiene que PSI, un 10% es indeciso, el 45% declara que PNO, y el 5% expresa que DNO.

ITEN 17: Los documentos que ingresan a la institución son debidamente resueltos por el personal encargado, ahí un control de ellos.

El 40% del personal manifiesta que DSI, los documentos que ingresan a la institución son debidamente resueltos por el personal encargado, ahí un control de ellos, un 30% señalo que PSI, y un 10% es indeciso, y un 20% expresa que PNO.

60

ITEN 18: El personal conoce plenamente sus deberes y derechos en la Institución.

El 65% de las secretarias encuestadas expreso que DSI, el personal conoce plenamente sus deberes y derechos en la Institución, un 20% indica que PSI, un 5% es indeciso, y el 10% manifiesta que PNO.

ITEN 19: La institución brinda capacitación continua a las secretarias.

El 50% del personal encuestado declara que PSI, la institución brinda capacitación continua a las secretarias, y un 50 % manifiesta indecisión (I).

61

ITEN 20: El horario de trabajo es adecuado para la buena atención al Público.El 45% de las encuestadas manifiesta que DSI, el horario de trabajo es

adecuado para la buena atención al Público, un 35% declara que PSI, y

un 20% es indecisa (I).

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CUADRO GENERAL

DSI PSI I PNO DNO1. La secretaria enfrenta positivamente Cambios en el Consejo Regional III. 30% 15% 20% 35%

2. La función de la secretaria en el movimiento Administrativo es eficiente. 25% 15% 5% 55%

3. Para la Secretaria es fundamental el enlace con el cliente. 70% 20% 5% 5%

4. La formación profesional que tiene la Secretaria Administrativa es eficiente. 50% 30% 5% 10% 5%

5. La Secretaria tiene suficiente conocimientos de informática de oficina. 10% 40% 40% 5% 5%

6. El ambiente en el que trabaja la Secretaria es confortable y moderno. 30% 25% 15% 30%

7. En el ámbito laboral la secretaria mantienen su educación y respeto. 70% 20% 10%

8. Cada cierto tiempo se supervisan las instalaciones y equipos de oficina. 20% 50% 15% 15%

9. El cambio de la Administración en la Institución es favorable. 45% 30% 5% 5% 15%

10. La secretaria tiene un buen desempeño social con su Institución y con el Público. 20% 15% 60% 5%

11. La Administración se adapta a las necesidades del Consejo Regional III. 20% 15% 30% 5% 30%

12. La recepción de llamadas y la redacción de documentos se realizan en forma oportuna y adecuada.

50% 15% 5% 30%

13. Las secretarias están debidamente capacitadas para el cumplimiento de sus funciones.

50% 35% 10% 5%

14. Los objetivo de la Administración Privada, son favorables para la Institución. 60% 25% 5% 10%

15. El trabajo en grupo ha contribuido a resolver las funciones de la institución. 65% 30% 5%

16. El personal esta de acuerdo con la distribución de las responsabilidades. 30% 10% 10% 45% 5%

17. Los documentos que ingresan a la institución son debidamente resueltos por el personal encargado, ahí un control de ellos.

40% 30% 10% 20%

18. El personal conoce plenamente sus deberes y derechos en la Institución 65% 20% 5% 10%

19. La Institución brinda capacitación continua a las secretarias. 50% 50%

20. El horario de trabajo es adecuado para la buena atención al Público. 45% 35% 20%

63

FORTALEZAS Y DEBILIDADES

FORTALEZAS:

La tendencia dominante es el 70% que en el item Nº 3, la cual

señala que es fundamental el enlace para obtener una buena

comunicación y brindar una información adecuada al personal de

visita.

El 70% del personal expresó que sobre el item Nº 7, se destaca en

el ámbito laboral la secretaria manteniendo su educación y respeto,

al cumplir sus funciones en dicha Institución.

El 65% de la tendencia dominante manifiesta sobre el item Nº 18

que, el personal conoce plenamente sus deberes y derechos en la

Institución, porque tienen conocimiento de los Reglamentos,

Organizaciones y Funciones (ROF) que brinda la Institución.

DEBILIDADES:

Los resultados arrojan dispersión, sin claro predominio en ninguna

alternativa, como siguiente:

En el item Nº 1, la secretaria enfrenta positivamente cambios en el

ministerio, DSI expresa un 30%, PSI señala un 15%, I declara un

20% y un 35% manifiesta un PNO.

Esto significa que un 50% de las secretarias no se adapta a los

cambios.

Sugerencias:

- Capacitar y Orientar en forma profesional al personal

- Brindar mas atención a la formación secretarial

- Realizar cambios con el personal secretarial en diferentes

áreas.

En el item Nº 2, (la función de la secretaria en el movimiento

Administrativo es eficiente), DSI manifiesta un 25%, PSI declara un

15%, I sostiene un 5% y PNO señala un 55%.

64

Consideramos que la secretaria no cumple sus funciones

administrativas con eficiencia, porque no se les brinda una

capacitación continua en el ámbito laboral.

Sugerencias:

-Realizar cursos especializados en Administración para mejor

conocimiento.

-Evaluación continúa de las secretarias.

En el ítem Nº 5, la secretaria tiene suficiente conocimientos de

informática de oficina, DSI señala un 10%, PSI declara un 40%, I

expresa un 40%, PNO sostiene un 5% y un 5% señala DNO.

Sugerencias:

-Realizar talleres en el Consejo Regional III, dando la información

de programas actualizados para las secretarias.

-Brindar capacitaciones del sistema interno de la Institución.

El item Nº 9, la Administración se adapta a las necesidades del

Consejo Regional III,, DSI declara un 20% , PSI manifiesta un 15%,

I expresa un 30% , PNO señala un 5% y DNO declaran un 30%.

Encontramos una dispersión con tendencia mayormente entre la

decisión y lo negativo.

Sugerencias:

-modernizar la labor administrativo en todos los niveles.

-Disponer de los recursos necesarios para el cumplimiento de las

tareas.

En el item Nº 16, (las secretarias están de acuerdo con la

distribución de las responsabilidades), DSI declara un 30%, PSI

señala un 10%, I expresa un 10%, PNO manifiesta un 45% y un

DNO señala un 5%.

Un 60% se ubica entre la indecisión y la negativa.

Sugerencias:

65

-Realizar un adecuado manejo de responsabilidades a cada

secretaria.

-Brindar más interés a las tareas que realiza la secretaria y darles

más motivación en el trabajo.

CONCLUSIONES

- La secretaria tiene que ocuparse de sus actividades diarias como

la agenda, de su superior, la organización de viajes de negocios,

las actas de las reuniones, la correspondencia, el archivo de

documentos o la preparación de presentaciones.

- La secretaria tiene que ser muy activa, ya que es la encargada de

hacer todo tipo de documentación y de ser preactiva, eficiente y

relacionarse con las distintas áreas que tiene el ámbito laboral, se

trata de una profesión ejercida por mujeres, que ocupan el 90% de

los puestos de secretarias en dicha institución.

- Tener un conocimiento cabal de las actividades administrativas,

para administrar los recursos humanos, materiales, económicos y

financieros así como la prestación para el normal funcionamiento

de las distintas dependencias.

- Las funciones administrativas secretariales debe saber organizar,

conducir, ejecutar y evaluar, a su competencia corresponda el

proceso de trámite documentario, archivo aplicando según sea

caso de las normas emanadas de los sistemas administrativos

centrales y las directivas, planes y procedimientos en el sector.

- La falta de motivación incentivos en una institución produce

dificultades de organización, resultados. Por esta razón, es

66

importante proporcionar acciones que eleven el nivel satisfacción

laboral y el buen trato del personal.

- Por está razón, el ministerio de trabajo debe impulsar la

capacitación de las secretarias, del personal administrativo en

general, en cuanto al uso de las metodologías, específicamente de

computación informática.

FUENTE DE CONSULTA

A) TEXTOS

Bencomo Mora Carmen, Funciones y tareas de la secretaria de

dirección, Barcelona, Ed. Centro de Tecnología Educativa S.A.,

1993.

Bercovici Genevieve Harache, Manual de la secretaria eficaz :

conviertase en una pieza clave para su empresa, Barcelona, Ed.

gestión 2000, S.A., 2001.

Hernández Uriguen Rafael , Una ética para secretarias y ayudante

de dirección, Basauri, Ed.Grafite Ediciones, 2003.

Londoño Mateus María Claudia, Habilidades de gestión para la

secretaria eficaz: organización, planificación, habilidades y

protocolo, Madrid, Ed. Fundación Confemetal, 2005.

Parera Pascual, Cristina , Como mejorar y simplificar el trabajo

administrativo, Madrid, Ed. Fundación Confemental, 2002.

67

B) FUENTES ELECTRÓNICAS

- La secretaria

http://www.cinu.org.mx/onu/estructura/secretaria.htm

- Perfil de una secretaria emprendedora

http://foro.univision.com/univision/board/message?

board.id=secretarias&message.id=18720

- Consejo Regional III

www.cr3cep.org.pe

- Funciones de la secretaria

http://www.nl.gob.mx/?P=serv_salud_sec_tec_funciones

- Protocolo en la oficina

http://www.protocolo.org/gest_web/proto_Seccion.pl?

arefid=1534&rfID=112

GLOSARIO

68

1) ALEGÓRICAS: De la alegoría o relativo a ella.

2) CARTESIANA: Del cartesianismo o relativo a este sistema

filosófico Seguidor de esta doctrina filosófica.

3) COADYUVE.- Coopere, contribuya, participe, intervenga,

colabore.

4) CONCISIÓN: Brevedad, exactitud y precisión en la forma de

expresarse, ya sea por escrito u oralmente:

5) DACIÓN.-Traspaso, transmisión, entrega, conseción.

6) DETRIMENTO: Daño moral o material

7) EXPROPICACION: Apropiación de una cosa que pertenece a otra

persona por motivos de utilidad pública y a cambio generalmente

de una indemnización.

8) MATRICES: Del metro, de su sistema de medida, o relativo a ellos.

9) MESURA: Gravedad, compostura, Moderación, corrección y

cortesía.

10)NIMIEDAD: Pequeñez, insignificancia, Prolijidad, minuciosidad

11)NULIDAD: Cualidad de nulo, Persona inepta.

12)PROLIFERACIÓN: Multiplicación abundante de alguna cosa

13)TARDÍA: Que tarda en llegar a la madurez algún tiempo más del

regular .Que sucede después del tiempo oportuno en que se

necesitaba o esperaba.

14)PROLIFERACIÓN.- Multiplicación abundante de alguna cosa.

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