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5/17/2018 Teoria Excel - slidepdf.com

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INFORMATICA 2ºCBU

Microsoft Excel 2007

Cuando se inicia una sesión de trabajo con la planilla de cálculo Microsoft Excel nos encontramoscon una ventana que mostramos a continuación para luego describirla.

Partes de la ventana

Barra de título

Nos indica el nombre de la aplicación, y del documento en uso. Como el documento en uso aún notiene nombre pues no ha sido guardado, podemos leer “Libro1” ya que éste es el nombre por omisiónque Microsoft Excel da a sus documentos.

Barra de Menúes

Contiene todos los comandos del Microsoft Excel. En cada uno de ellos nos encontraremos la lista deopciones de trabajo con el documento, agrupados en fichas según el concepto.

Las fichas se dividen en grupos en los cuales aparecen una serie de botones que permiten llevar acabo acciones sobre el documento dando un clic sobre ellos, sin necesidad de acceder al comando

correspondiente en el menú.

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Barra de Fórmulas

Muestra cual es la celda activa. Es donde se indica la posición del cursor en la planilla de cálculo, ydonde se ven y modifican los datos del mismo.

Barra de Estado

Se encuentra en la parte inferior de la ventana y nos da, en la parte izquierda, información sobre lasituación en que se encuentra el documento activo de Excel.

Área de Trabajo

Es la parte de la ventana de Microsoft Excel que contiene él o los documentos de trabajo en uso y que puede estar vacía en caso de que no haya ninguno abierto. Los documentos de Excel se llamanLIBROS DE TRABAJO. Las partes del Libro de trabajo son:

Área de datos

Es la parte central y más visible del Área de trabajo y está formada por una cuadrícula de color celestesobre fondo blanco llamada Hoja de cálculo. Cada uno de los casilleros que la componen se llamaCelda.

En la imagen anterior se observa una celda con un borde más grueso. Aquí es donde está el Cursor, esdecir, indica que la celda se encuentra activa. En esta celda ingresan los datos que se introducen con el

teclado. Etiquetas de hojas

Aquí es donde podemos seleccionar la hoja de cálculo con que queremos trabajar haciendo clic sobrela etiqueta correspondiente siempre y cuando el número de hoja que deseemos se encuentre visible; encaso contrario deberemos utilizar los botones de desplazamiento que se encuentran en la parteizquierda. La hoja seleccionada es la que se encuentra activa.

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Barras de desplazamiento

Con ellas nos podemos desplazar a lo largo y ancho de la hoja activa.

Columna: Una columna es un conjunto vertical de celdas. Cada columna tiene el nombre deuna o dos letras partiendo de la A.

Fila: Una fila es un conjunto horizontal de celdas. Cada fila tiene el nombre de un número

partiendo del 1.

Celdas: Cada una de las celdas un nombre formado por el de la columna que pertenece y luego por el de la fila en que se encuentra. Es decir: las celdas se llaman por ejemplo A1 y no 1A.

Bloque o rangos: Todo lo que hacemos con una planilla electrónica de cálculo lo hacemos enbloques o rangos. Un bloque o rango es un conjunto de celdas que hemos seleccionado, y asícomo cada celda tiene un nombre, los bloques también tienen nombre. El nombre de un

bloque comienza con la celda superior izquierda del mismo y termina con la celda inferior

derecha, separados por Dos puntos (:). Una celda activa (ejemplo A1) también puede ser un bloque si nos referimos a ella como A1:A1.

Insertar columnas

Para poder insertar una columna con el Menú contextual es preciso primero seleccionar toda lacolumna que necesitamos vacía. Para que el proceso de insertar columnas (con el Menú contextual)funcione correctamente, las celdas de la primera fila no deben estar combinadas.

Estilo porcentual

El botón estilo porcentual cambia la apariencia de la celda a la cual se lo aplicamos, agregando elsímbolo (%) al final y corriendo el carácter decimal dos posiciones a derecha.

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#¡DIV/0!

El Mensaje de error #¡DIV/0! que significa: “división por cero”.

Copiar y Pegar

Cuando queremos que el contenido (no el formato) de una celda cualquiera se repita en otra.a) Señalamos el bloque de celdas que queremos copiar, es decir el bloque de origen. Una vez hecho

activamos el menú EDICIÓN/COPIAR.

b) Señalamos el bloque en donde queremos que se copien los datos, es decir el bloque de destino.Una vez hecho activamos el menú EDICIÓN/PEGAR.

Para señalar 2 ó más bloques a la vez: se señala el primero de los bloques y luego, mientras se presiona la tecla Ctrl, podemos señalar el segundo sin perder el anterior.

COPIADO RÁPIDO: arrastrando el botón inferior derecho de la celda o bloque de origen.

Ficha Alineación

La ficha ALINEACIÓN del menú FORMATO/CELDAS no solamente funciona para textos sino para valores (números o fórmulas), es decir: para contenidos de celdas.

Las alineaciones horizontales son: izquierda, centrar, derecha.

Las alineaciones verticales: se refieren a sobre qué extremo (superior o inferior) de la celda serecostará el contenido de la misma.

Ajustar texto: Cuando esta Casilla de verificación está activada para una celda, el contenido de lamisma que no puede verse debido a su tamaño deja de estructurarse en una única línea para hacerlo en

dos o más de ellas.

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Ficha Número

La ficha NÚMERO del menú FORMATO/CELDAS sólo se aplica cuando los datos contenidos enlas celdas son valores (números o fórmulas).

La categoría Personalizada nos muestra un listado de todos los códigos de formato de las demáscategorías de la ficha. Se puede seleccionar alguno que sea similar al buscado y modificarlo en el

cuadro Tipo. Una vez presionado el botón ACEPTAR de la ficha, el formato creado se agregará alfinal de la lista y estará sólo disponible para el libro activo.

Tipos de datos

Existen 3 tipos de datos que uno puede introducir dentro de la celda activa:

Texto

Números

Fórmulas

Estos tipos de datos no pueden ser introducidos combinados dentro de una celda.

Texto

Llamamos texto a una cadena de caracteres que se introducen en una celda. Por defecto queda alineado ala izquierda de la celda.

Números

Llamamos número o valor a un conjunto de caracteres numéricos que se introducen en una celda. Nosreferimos a los 10 dígitos numéricos, separador decimal y los signos matemáticos. Por defecto un valor queda alineado a la derecha de la celda. Las fechas y las horas son números con un formato especial.

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Fórmulas

Llamamos fórmula a una expresión del tipo matemático que comienza con el signo igual (=). Lasfunciones son fórmulas prediseñadas por Excel.

Las FUNCIONES responden a la siguiente estructura sintáctica:

=Nombre_de_la_función(Argumento 1;Argumento 2;.....;Argumento n)

Los Argumentos son las variables que cada función necesita. Cada uno de ellos está separado del otro por un punto y coma (;) que es el carácter definido como Separador de listas en el Panel de control.

Relatividad

Cuando introducimos fórmulas, y en ellas existen direcciones o nombres de celdas, estos estánexpresados en términos relativos.

Ejemplo: realizamos una planilla de cálculo con los siguientes datos y calculamos el promedio de losmismos:

Relatividad de contenidos

Cuando se escribe una fórmula no se deben incluir valores numéricos como factores de una operación

matemática que se realiza, sino las direcciones de celda donde se encuentran los valores numéricos ,ya que si necesitamos modificar un dato el cambio se hará efectivo en el resultado de la fórmula. En elejemplo la celda C1 tiene formato “1,5” y contenido “=(A1+B1)/2”

No se deben confundir los contenidos de una celda con los formatos de ella.

Relatividad de posiciones

Cuando se escribe una fórmula es muy importante la celda activa donde estamos ingresándola. Siqueremos que el contenido (no el formato) se repita en otra celda necesitamos copiarla.

En el ejemplo si queremos calcular el promedio para las C2, C3 y C4 no es necesario escribir nuevamente la fórmula puede copiarse al hacer clic sobre la cruz negra que aparece al ubicarse en laesquina inferior derecha y arrastrar hasta C4. Automáticamente cambiarán las filas.

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Otro ejemplo: Si hacemos una fórmula en D2 y no en cualquier otra celda, cuando la celda D2 recibe eldato =B2+C2 interpreta lo siguiente:

= 2 a la izquierda + 1 a la izquierda ya que B2 se encuentra 2 celdas a la izquierda de D2, y C2 a 1 celdaa la izquierda de D2.

Por esto si queremos hacer la fórmula que le corresponde a D3 = B3+C3 no debemos introducirla a mano

ya que es la misma que realizamos para D2. Es decir: en la celda D3 queremos la fórmula =2 a laizquierda + 1 a la izquierda tal cual está escrita en D2.

Absolutiza ción

Absolutizar celdas significa quitarle el concepto de Relatividad posicional a una dirección que seencuentra incluida en una fórmula. Por ejemplo la celda A1, queda así: $A$1.

El signo $ delante del nombre de la columna, y el signo $ delante del nombre de la fila (siemprereferidas a la dirección de celda en cuestión) no altera el resultado para dicha celda, pero en el procesode copiado y pegado evita que funcione la Relatividad posicional y la dirección de celda absolutizada

queda fija en el bloque destino.Absolutización total: si ponemos dos signos $, uno para la columna A y otro para la fila 1.

Absolutización parcial: consiste en agregar sólo un signo $, a la fila o a la columna según convenga.

Recordemos que la absolutización quita la Relatividad posicional en el momento de copiar y pegar.

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