TÉNICAS DE ADMINISTRACIÓNTÉNICAS DE ADMINISTRACIÓN

MODULO IVMODULO IV

FUNCIONES DE LA ADMINISTRACIÓN

CONTROLAR

Facilitador:Facilitador:

Lic. Yeigar GuzmánLic. Yeigar Guzmán

OBJETIVOS DEL MÓDULO

Al finalizar el módulo el alumno estará en capacidad de :

• Comprender definir el concepto de control• Conocer las funciones del proceso de control• Identificar las etapas del proceso de control• Entender la importancia del control en la organización• Reconocer los medios utilizados para el control• Identificar los diferentes tipos de control en la organización

Es la medición del desempeño de lo ejecutado, comparándolo con los objetivos y metas fijadas; mediante el control se detectan los desvíos y se toman las medidas necesarias para corregirlos. El control como fase del proceso administrativo incluye actividades que se emprenden para garantizar las operaciones como por ejemplo las auditorias, inspecciones, registros etc.

CONTROLAR

FUNDAMENTOS DEL CONTROL

• Controlar es restringir las actividades y los recursos para que se adecuen a un plan de acción.

• Evitar el desvío en la consecución de los objetivos. • Verificar, regular, comparar con estándares, restringir el

ejercicio de autoridad sobre alguien. • Mantener la actividad organizacional dentro de límites

tolerables. La idea de control como regulación es posible después de verificar (que hay que medir) y comparar (para que se requieren estándares predefinidos)

IMPORTANCIA DEL CONTROL

Es el enlace final en la cadena de funciones de la administración. Mediante él se sabe si las metas se están cumpliendo. Radica en su relación con la planificación y la delegación de actividades implica hacer un seguimiento para garantizar que las acciones que se supone que otros realizan se están haciendo conforme a lo planificado; es un proceso continuo que proporciona el enlace fundamental que lleva de regreso a la planificación

FUNCIONES DEL PROCESO DE CONTROL

• Medir– Observar al personal– Observar los diferentes reportes, escritos y orales

• Comparar – Determinar el grado de variación entre el

desempeño y lo planificado• Tomar decisiones– Corregir el desempeño actual (estrategias,

practicas, políticas, etc.)– Revisar la planificación (resultados no realistas,

metas, objetivos, etc.)

ETAPAS DEL PROCESO DE CONTROL

• Establecimiento de normas o estandartes: representar el desempeño deseado, proporcionar medios para establecer lo que se debería hacer

• Seguimiento o monitoreo : acompañar y medir el desempeño, observar de cerca, ver como marchan las cosa.

• Comparación del desempeño: determinar variaciones, errores o desviación. Establecer los límites en que esa variación podrá aceptarse como normal y diseñar correctivos

• Acción correctiva: lograr que lo realizado este de acuerdo con lo que se pretendía realizar

MEDIOS PARA EL CONTROL

• Jerarquía : asigna autoridad a cada jefatura

• Reglas y Procedimientos: controla impersonalmente, coordina el comportamiento de manera preestablecida

• Sistemas de información Vertical : ascendente o descendente, permiten que fluyan las órdenes, decisiones, aclaraciones y orientaciones

• Relaciones laterales: comunica personas y cargos que ocupan el mismo nivel jerárquico, integrando y logrando coordinación, sincronización y menos discrepancias

TIPOS DE CONTROL

Según el nivel:• Control operativo u operacional: garantiza que las

tareas específicas se llevan a cabo en forma efectiva y eficiente en los niveles de ejecución

• Control administrativo o de gestión: garantiza que las actividades y los recursos se dediquen al logro efectivo y eficiente de los objetivos definidos en el proceso de planeamiento. Se efectúa en los niveles medios y superior (responsables de la ejecución de las estrategias)

Según la oportunidad en que se realiza

• Previo o de retroalimentación: se hace con anticipación a la actividad. Es el tipo de control más deseable. Previene los problemas por anticipado, exige información oportuna y exacta que con frecuencia es difícil de obtener.

• Concurrente : se realiza mientras se lleva a cabo la actividad, mientras la tarea se desarrolla, busca corregir problemas antes de que sean demasiado costosos.

• Posterior o de retroalimentación: se realiza después de la acción, es el más común, depende de la retroalimentación, se da después de que la actividad terminó; la desventaja más importante es que para cuando el gerente se da cuenta el daño ya está hecho

TIPOS DE CONTROL

Según el área hacia la que se dirige

• Control de Recursos humanos: controla a las personas (habilidades, talento, eficiencia y eficacia)

• Control de Finanzas: controla los recursos económicos, materiales, maquinaria, etc.

• Control de Operaciones: controla procesos, operaciones en términos de rendimiento (materiales, mano de obra, maquinaria, método) y productividad

TIPOS DE CONTROL

CONTROL DE RECURSOS HUMANOS

Su función es evaluar la efectividad en la implantación y ejecución de los objetivos organizacionales; para ello se aplican evaluaciones al personal, durante el reclutamiento, en la etapa de selección y se aplican técnicas o estrategias para capacitar y desarrollar el talento de las personas también se motiva aplicando incentivos, se establece un sistema de remuneración (sueldos y salarios) y una política seguridad e higiene en el trabajo, entre otros

CONTROL DE FINANZAS

Proporciona información acerca de la situación financiera de la empresa y del rendimiento en términos monetarios de los recursos, departamentos y actividades que la integran. Establece lineamientos para evitar pérdidas y costos innecesarios y para canalizar adecuadamente los fondos monetarios ayuda a la toma de decisiones para establecer medidas correctivas y optimizar el manejo de los recursos

CONTROL DE OPERACIONES

Asegura que las actividades reales se ajusten a las actividades planificadas. Permite mantener a la organización en buen camino. Vigila que se haga todo como se planeó; verifica para que se cumpla todas las tareas y procedimientos tal y como ha sido descrito, reduce errores en la practica, disminuye costos y genera mayor productividad y eficiencia

REGISTRO DE CONTROL PERSONAL

Son instrumentos técnicos que sirven para controlar, registrar y manejar las ocurrencias en el personal sean estos ejecutivos, administrativos, técnicos, auxiliares obreros y pueden ser :

• Ficha Social• Ficha Personal• Control de Asistencia• Autorización de Salidas• Tarjetas de record laboral • Reglamento Interno

QUÉ REGISTRA LA FICHA SOCIAL O COLECTIVA

• Solicitudes de empleos • Asistencias • Movimientos de personal • Sueldos y salarios: semanal, mensual, anual • Atención médica • Número de horas extraordinarias laboradas • Contratos de Personal • Listado de Trabajadores (Nomina)• Servicios y Bienestar del Personal• Actos deportivos y Culturales donde participa el personal

QUÉ REGISTRA LA FICHA PERSONAL

• Promoción o Ascensos • Becas concedidas• Beneficios otorgados • Compensación por Tiempo de Servicios • Movimientos de Rotación, o

Reubicación • Datos Personales:

– Nombre y dirección – Código o número de

identificación laboral.– Edad, fecha de nacimiento, etc. – Titulo o grado académico

• Especialidad obtenida.

– Empleo: características de los puestos desempeñados, indicando fechas y motivos de cambio

• Evaluaciones de méritos – Ascensos – Puntualidad

• Capacitación y Formación– Datos académicos del colegio,

instituto o Universidad.• Sueldos o Salarios

– Remuneraciones – Fecha de incrementos

• Aptitudes e intereses especiales