Tema 1 Introduccin a Excel

Curso Completo de Microsoft Excel 2010 Escrito por Sergio Propergol Publicado por Ayuda Excel http://www.ExcelCursos.com http://www.AyudaExcel.com

Versin del curso: 1.0.0 ltima actualizacin: 31/10/2011 Derechos - Copyright Ninguna parte de esta publicacin o de los archivos que la componen puede ser reproducida, transmitida, transcrita, almacenada en un sistema de recuperacin, ni traducir a ningn idioma o lenguaje informtico de ninguna forma o medio, sea electrnico, mecnico, magntico, ptico, qumico, manual u otro, sin la previa autorizacin por escrito de Ayuda Excel. Marcas registradas PowerPoint, Windows, Word, Microsoft, son marcas registradas de Microsoft Inc. A lo largo de este curso se utilizan estos nombres de marcas. En lugar de insertar un smbolo de marca registrada, comunicamos que se estn utilizando para nombrar dichos programas. En ningn caso se muestran para ofender o cometer ninguna infraccin contra Microsoft Inc. Aviso de responsabilidad La informacin contenida tanto en este documento como en los archivos que anexa, se entrega sin garanta. Se han tomado todas las precauciones en la elaboracin del curso por parte de Ayuda Excel, por lo que ni Ayuda Excel ni el autor del curso tendrn responsabilidad alguna frente a la prdida de datos o daos causados o presuntamente causados, directa o indirectamente, por las instrucciones dadas en el curso o por los archivos que contiene. Renuncia Se ha hecho un gran esfuerzo para garantizar la exactitud de los datos, sin embargo Ayuda Excel no da ninguna garanta en cuanto a errores de sintaxis y/u ortografa. Los datos utilizados en los ejemplos y los archivos, pretenden ser ficticios. Cualquier parecido con personas o empresas es pura coincidencia. Toda la informacin contenida en el curso era correcta en el momento de su escritura. Ayuda Excel no tiene ningn tipo de control sobre los cambios que se puedan producir en el programa.

Tabla de contenidosIntroduccin Requisitos de usuario Tema 1: Introduccin 1.1 Presentacin Qu es Microsoft Excel 2010? Novedades en Excel 2010 Deslizadores Cinta de opciones mejorada Vista Backstage Herramientas de administracin de libros Minigrficos Tablas dinmicas mejoradas Segmentacin de datos Formato condicional mejorado Complemento Solver mejorado Mejora en la precisin de las funciones Pegar con vista previa dinmica Capacidad de filtro mejorada Excel para 64 bits Inversiones en rendimiento Grficos mejorados Ecuaciones en cuadros de texto 7 7 9 10 10 11 12 12 13 13 14 14 16 17 18 18 19 19 19 20 20 21

Ms temas para personalizacin Herramientas mejoradas de edicin de imgenes Mejoras en servicios de Excel Comprobador de accesibilidad Mejoras en las herramientas de idioma Microsoft Web App Microsoft Excel Mobile 2010 Caractersticas mejoradas de programacin Compatibilidad con sistemas de alto rendimiento Abrir Excel Interactuar con Excel Cerrar Excel Sobre las hojas de clculo Crear un libro nuevo Abrir un libro nuevo Guardar un libro Tipos de archivo de Excel Cerrar un libro Explorar un libro Sobre las hojas de clculo La celda activa Seleccionar celdas Explorar la hoja Utilizar el zoom Obtener ayuda de Excel Abrir el sistema de ayuda Utilizar el sistema de ayuda La barra de herramientas de Ayuda Buscando ayuda Ayuda online vs. ayuda offline Utilizar la tabla de contenidos

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Obtener ayuda desde un cuadro de dilogo Test Tema 1 Glosario ndice

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IntroduccinBienvenido/a al curso integral de Excel 2010. Esta nueva versin de Excel es ms potente y fcil de utilizar que sus antecesoras, incorporando nuevas caractersticas y opciones de conectividad para hacer las tareas cotidianas ms productivas. Este curso est dirigido a todo tipo de usuarios de Excel, desde el ms novato hasta usuarios avanzados. El curso ha sido creado con Microsoft Office 2010 Professional Plus, en un equipo de 64 bits que utiliza Microsoft Windows 7 Ultimate N. Se puede utilizar con cualquier versin de Windows. Las caractersticas propias de Windows 7 sern marcadas como tal.

Requisitos de usuarioEn este curso se da por hecho que conoces los conceptos y el uso bsico de Windows (teclado, ratn, combinaciones de teclas. No es necesaria una preparacin previa en versiones anteriores de Excel.

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Tema 1: Introduccin

Tema 1: IntroduccinEn este tema aprenders a:l

Qu es Microsoft Excel 2010 Qu novedades hay en Excel 2010

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Tambin aprenders a:l

Abrir e interactuar con Excel Cerrar Excel Crear nuevos libros Abrir y cerrar libros existentes Guardar libros Reconocer los diferentes tipos de archivos Identificar y trabajar con la celda activa Seleccionar mltiples celdas Explorar hojas y libros Acercar y alejar una hoja

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Abrir y utilizar la interfaz de ayuda Identificar la diferencia entre ayuda Online y Offline Obtener ayuda de un cuadro de dilogo

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1.1 PresentacinMicrosoft Excel es el programa de hoja de clculo ms potente y extendido del mundo. Casi todos los que trabajan con nmeros posiblemente hayan utilizado o utilicen Excel u otra hoja de clculo (como Lotus 1, 2, 3). En este tema vamos a ver las nuevas caractersticas de Excel 2010, cmo abrir y cerrar un libro y se esbozarn algunos conceptos que se vern ms adelante. Si eres principiante en Excel o en otra hoja de clculo, la amplia gama de caractersticas y funciones puede parecer al principio, bastante intimidante. Sin embargo, una vez te pongas en marcha comenzars el camino para convertirte en experto/a en Excel.

Truco:Te recomendamos que copies la carpeta de ejercicios, en una carpeta de fcil acceso, como por ejemplo el Escritorio o Mis Documentos. Si no tienes permisos para guardar o copiar archivos en el equipo, puedes utilizar una memoria USB.

Qu es Microsoft Excel 2010?Microsoft Office Excel 2010 es la decimocuarta versin de la hoja de clculo de Microsoft. Una hoja de clculo es, en esencia, un gran conjunto de celdas que se utiliza para almacenar informacin, generalmente numrica. La hoja de clculo est formada por filas y columnas. La interseccin de una fila y una columna, se llama celda.

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Tema 1: Introduccin

Utilizando Excel podemos analizar grandes cantidades de datos, mover conjuntos de datos para obtener imgenes diferentes de las formas creadas, y generar diferentes grficos y esquemas para ayudarnos a resumir los datos.

Atencin:Actualmente, Excel 2010 (y los dems programas de la suite de Office 2010), es la decimotercera versin. Sin embargo, Microsoft le ha dado el nombrre de Office 14, por su aversin al nmero 13.

Novedades en Excel 2010La interfaz de Excel 2010 no utiliza los habituales mens que hasta la versin 2003 nos ha acostumbrado Microsoft. En su lugar, utiliza un sistema de pestaas que agrupan los comandos en la parte superior de la ventana. Esta interfaz se llama Cinta de opciones y fue estrenada en la versin anterior de Excel (2007).

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Tema 1

Hay mucho que ver y hacer con Excel. Antes de comenzar con las nociones bsicas, vamos a emplear un momento para repasar alguna de las nuevas caractersticas:

DeslizadoresLos deslizadores son controles visuales que permiten el filtrado de datos. Flotan sobre las tablas y los objetos de Cubo, lo que permite mostrar rpidamente los datos que aparecen en ese objeto.

Cinta de opciones mejoradaLa cinta de opciones fue introducida por primera vez en Excel 2007, y supuso el mayor cambio visual de la historia de Office. Permite al usuario encontrar ms fcilmente los comandos y las caractersticas que antes se ocultaban en complejos mens y barras de herramientas. Aunque en Excel 2007 podamos agregar comandos a la barra de herramientas de acceso rpido, no era posible hacerlo en la propia cinta de opciones.

En la versin 2010 es posible agregar nuestras propias fichas y grupos personalizados y cambiar el orden o el nombre de las fichas y los grupos ya integrados.

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Tema 1: Introduccin

Vista BackstageLa Vista Backstage es una novedad incorporada interfaz de la suite de Office 2010, y se complementa con la cinta de opciones. Esta Vista agrupa muchos de los comandos disponibles en el men Archivo de versiones anteriores de Excel, como Abrir, Guardar, Imprimir, Compartir y administrar los archivos, as como configurar las opciones del programa.

Herramientas de administracin de librosExcel 2010 nos presenta como novedad, varias herramientas para administrar, proteger y compartir contenido:l

Recuperar versiones anteriores: Se basa en las funciones de Autorrecuperacin de las versiones anteriores de Excel, permitiendo recuperar las versiones de los archivos que se han cerrado sin guardar. Es de mucha utilidad cuando olvidamos guardar manualmente los cambios, cuando se guardan cambios que no que queran guardar, cuando queremos acceder a una versin anterior de nuestro libro o se bloquea inesperadamente nuestro ordenador. Vista protegida: Esta herramienta est diseada para previsualizar un archivo para tomar decisiones con respecto a su apertura, previniendo que virus y otras

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Tema 1 vulnerabilidades afecten a nuestro ordenador. Los documentos recibidos a travs de correo electrnico o descargados de Internet, se abren en la Vista protegida de forma predeterminada. Cuando esto ocurre, se nos mostrar un mensaje junto a la opcin de habilitar la edicin. Podemos configurar desde qu orgenes se activar la Vista protegida, as como los tipos de archivo que la habilitan, independientemente de dnde procedan.l

Documentos confiables: La suite de Office 2010 incorpora esta caracterstica, que recuerda en qu libros con macros hemos confiado, para no repetirnos el mensaje para que autoricemos su apertura despus de la primera vez.

MinigrficosPodemos utilizar Minigrficos para resumir visualmente, en el espacio que ocupa una sola celda, las tendencias de un conjunto de datos. Estn especialmente indicados para paneles u otros lugares donde necesitamos mostrar en reducido espacio varias tendencias de datos.

Tablas dinmicas mejoradasEn Excel 2010 se han incluido notables mejoras en varias funciones:l

Mejoras en el rendimiento : Las nuevas tablas dinmicas cuentan con procesamiento mltiple, lo que permite recuperar, ordenar y filtrar los datos con mayor rapidez. Etiquetas de tablas dinmicas: Nos permite rellenar las etiquetas en las tablas dinmicas, de forma que ahora son ms fciles de utilizar. Tambin se pueden repetir las etiquetas en ttulos de elementos en campos anidados en todas las filas y columnas.

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Tema 1: Introduccinl

Filtrado mejorado: Podemos usar la segmentacin de datos de forma que, con un solo clic de ratn se pueden mostrar varios filtros. Estos filtros se aplican sin tener que abrir mens adicionales. Adems, mediante un nuevo cuadro de bsqueda de filtros, permite encontrar cualquier dato de las tablas dinmicas. Compatibilidad con reescritura: En Excel 2010 es posible cambiar los valores en el rea de valores de tablas dinmicas OLAP para reescribirlos en el cubo de Analysis Services en el servidor OLAP. Podemos utilizar esta caracterstica en el modo de hiptesis y luego revertir los cambios cuando no los necesitemos o bien, podemos guardar los cambios. La caracterstica de reescritura se puede utilizar con cualquier proveedor OLAP que admita la instruccin UPDATE CUBE. Caracterstica Mostrar valores como: Esta caracterstica incluye varios clculos nuevos y automticos como % del total de filas principales, % principal de columnas principales, Clasificar de menor a mayor o Clasificar de mayor a menor. Mejora de grficos dinmicos: Se ha mejorado el filtrado de datos directamente en un grfico dinmico y agregar o quitar campos para reorganizar el diseo. Tambin, con un solo clic podemos ocultar todos los botones de campos del grfico.

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Segmentacin de datosUna de las grandes novedades de Excel 2010 es la segmentacin de datos. Esta herramienta nos permite de forma muy visual, filtrar los datos de las tablas dinmicas. Al usar la segmentacin de datos, se muestran unos botones que filtran nicamente los datos que necesitamos. Adems, si aplicamos ms de un filtro a la tabla dinmica, ya no es necesario abrir una lista para ver los filtros que se estn aplicando. Ahora se muestran los botones directamente en la pantalla. Podemos dar formato a estos botones para integrarlos con la tabla y usarlos en cualquier tabla dinmica, grfico dinmico o funcin de cubo.

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Tema 1: Introduccin

Formato condicional mejoradoEl formato condicional nos permite resaltar celdas o rangos de celdas de nuestro inters, enfatizar valores y visualizar datos por medio de barras, escalas de colores y conjuntos de iconos. Excel 2010 proporciona un mejor formato que sus antecesores:l

Nuevos conjuntos de iconos : Los conjuntos de iconos se incluyeron como novedad en Excel 2007 y se usan para diferenciar categoras de datos segn cualquier rango que se determine. Por ejemplo, podemos utilizar un crculo verde para representar un aumento en las ventas de un almacn, un crculo amarillo para valores intermedios y un crculo rojo cuando se reflejan prdidas o cualquier disminucin anormal de las ventas. Se pueden mezclar iconos de distintos conjuntos. Ms opciones en las barras de datos: Podemos aplicar bordes o rellenos a las barras de datos o establecer la direccin de derecha a izquierda de las mismas. Ahora, las barras que representan valores negativos figuran en el lado opuesto de un eje de los valores positivos.

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Complemento Solver mejoradoSe ha incluido una nueva versin de Solver, que sirve para encontrar soluciones ptimas en Anlisis Y si. Se ha mejorado la interfaz, y se ha introducido un nuevo Evolutionary Solver, basado en algoritmos genticos, que controla los modelos con cualquier funcin de Excel, nuevas opciones de optimizacin global, una programacin lineal y mtodos de optimizacin no lineal mejorados, as como nuevos informes de lineabilidad y viabilidad. Adems, Solver se encuentra disponible en versin de 64 bits.

Mejora en la precisin de las funcionesExcel 2010 incorpora un conjunto de funciones estadsticas an ms exactas. Tambin se han modificado los nombres de algunas funciones para adaptarlos a la funcin exacta que realizanl

Mejoras en la exactitud: Se han modificado los algoritmos de clculo de algunas funciones para que devuelvan resultados ms exactos. Funciones ms coherentes: En respuesta a las peticiones de las comunidades cientficas, se han modificado los nombres de ciertas funciones, para que describan mejor su funcionalidad. Los libros creados con versiones anteriores de Excel, seguirn funcionando gracias a la creacin de una nueva categora de funciones llamada Compatibilidad donde se engloban todas las funciones antiguas.

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Tema 1: Introduccin

Pegar con vista previa dinmica

Este nueva caracterstica nos permitir ahorrar tiempo al reutilizar contenido en Excel 2010 o en otros programas. Podremos obtener una vista previa de las opciones de pegado, como Pega y conserva los anchos de columna de origen, Sin bordes o Mantener formato de origen. La vista previa dinmica permite decidir de manera visual el aspecto que tendr el contenido pegado antes de pegarlo en la hoja de clculo. Cuando movemos el puntero del ratn sobre las opciones de pegado para obtener una vista previa de los resultados, se muestra un men con los elementos que cambian en contexto para ajustar lo mejor posible el contenido que reutilizaremos. La informacin en pantalla tambin ofrece informacin adicional que nos ayudar a tomar la decisin adecuada.

Capacidad de filtro mejoradaSe ha mejorado mucho la herramienta de filtrado para realizar bsquedas mucho ms rpidas en las hojas, especialmente en las ms grandes.l

Nuevo filtro de bsqueda: Al filtrar datos en tablas, tablas dinmicas y grficos, podemos aprovechar el nuevo cuadro de bsqueda que nos permitir encontrar rpidamente el dato que necesitamos. Por ejemplo, para encontrar un artculo en un listado de unos 100.000 elementos, basta con teclear las primeras letras del artculo a buscar, y se ir actualizando automticamente el listado de artculos que cumplen con los criterios que se van introduciendo en cada pulsacin. Podemos restringir los datos si seleccionamos el contenido que no deseamos ver. Filtrado y ordenacin independientemente de la ubicacin: En una tabla de Excel, los encabezados de las columnas se reemplazan con los encabezados de tabla. Los botones de autofiltro permanecen activos junto con los encabezados de tabla en las columnas, de manera que podemos filtrar en cualquier momento.

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Excel para 64 bitsExcel 2010 est disponible en una versin de 64 bits, lo que significa que los usuarios avanzados y los analistas de datos, pueden crear libros ms complejos, ya que se puede

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Tema 1

dirigir la memoria fsica (RAM), que est por encima del lmite de 2 GB que existe en las versiones de 32 bits.

Inversiones en rendimientoMuchas de las mejoras en el rendimiento de Excel 2010 afectan a la interaccin con los datos de forma ms eficaz. Entre estas inversiones se incluyen:l

Mejoras generales: Gracias a los comentarios de los usuarios, se ha mejorado el rendimiento en muchos aspectos. Por ejemplo, esta versin de Excel responde mejor al mover y cambiar el tamao de los grficos, al trabajar en la vista Diseo de pgina. Y al interactuar con formas en la hoja de clculo. Compatibilidad para grandes conjuntos de datos : El tiempo de bsqueda y filtrado se reduce significativamente en libros con grandes cantidades de datos. Inversiones multincleo : El subprocesamiento mltiple nos permite recuperar, ordenar y filtrar datos de tablas dinmicas y tablas de Excel de forma ms rpida. Tambin se ha mejorado la velocidad de apertura y guardado de libros de gran tamao.

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Grficos mejoradosCon Excel 2010 se facilita el trabajo con grficos. Entre las mejoras destacables se encuentran:l

Nuevos lmites en los grficos: Hasta Excel 2007 se podan tener hasta 32.000 puntos de datos en series de datos para grficos bidimensionales. En la versin de Excel 2010 el nico lmite est en la memoria que haya disponible en el ordenador. Con esto se consiguen visualizar y analizar datos de forma ms eficaz. Acceso rpido a opciones de formato : En Excel 2010, se tiene acceso de inmediato a las opciones de formato al hacer doble clic en un elemento del grfico. Grabacin de macros para elementos de grficos: En Office 2007, la grabacin de una macro no generaba ningn cdigo mientras se aplicaba formato a un grfico u otro objeto. Sin embargo, en Excel 2010, podemos usar la grabadora de macros para guardar cambios en el formato de grficos y otros objetos.

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Tema 1: Introduccin

Ecuaciones en cuadros de textoEn Excel 2010 se incluye una herramienta de ecuaciones integradas, que permite escribir y modificar ecuaciones dentro de los cuadros de texto de una hoja de clculo, de una manera ms rpida. Esto podra ser til cuando queremos poder mostrar las frmulas usadas en las celdas bloqueadas o en celdas inaccesibles.

Ms temas para personalizacinPodemos usar ms temas y estilos que antes. Estos elementos nos ayudan a aplicar diseos profesionales de forma coherente en los libros y otros documentos de Microsoft Office. Una vez seleccionado un tema, Excel 2010 se encargar del trabajo de diseo, modificando el texto, los grficos, las tablas y los objetos de dibujo dndoles un aspecto homogneo y acorde con el tema seleccionado.

Herramientas mejoradas de edicin de imgenesEn Excel 2010 se ha mejorado la comunicacin visual, pudiendo utilizar fotografas, dibujos o SmartArt de forma an ms fcil:

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Capturas de pantalla : Podemos obtener capturas de pantalla rpidamente y agregarlas al libro, mediante las herramientas de la ficha Herramientas de imagen. Nuevos diseos grficos SmartArt: Con los nuevos diseos de imagen, es posible contar historias con fotografas. Por ejemplo, podemos usar el diseo de imgenes con ttulos para mostrar ttulos elegantes debajo de ellas. Correccin de imgenes: Podemos ajustar, el brillo, el contraste, el color o la nitidez de una imagen sin necesidad de utilizar un software adicional. Efectos artsticos nuevos y mejorados: Ahora podemos aplicar varios efectos artsticos a las imgenes para darlas un aspecto de boceto, dibujo o pintura. Los nuevos efectos incluyen: boceto con lpiz, dibujo de lnea, globos de mosaico, esponja de acuarela. Mejor compresin y recorte : ahora, se tiene un mejor control de la calidad de imagen y las ventajas de compresin para tomar la decisin correcta segn el destino del libro (impresin, correo electrnico).

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Mejoras en servicios de ExcelSi tu empresa usaba anteriormente Servicios de Excel para compartir libros en sitios de SharePoint Server, debers tener en cuenta las siguientes mejoras:l

Experiencia de usuario mejorada: Entre los cambios ms visibles se encuentran la posibilidad de actualizar elementos de una pgina, en lugar de tener que actualizar la pgina para cada cambio, la adicin de barras de desplazamiento, que permiten al usuario desplazarse fcilmente por la hoja de clculo. Mayor integracin con las caractersticas de SharePoint 2010: En esta versin de Servicios de Excel, se consigue una mejor integracin con las caractersticas destacadas de SharePoint 2010, entre las que se incluyen la seguridad, la administracin de contenido, el control de versiones, la administracin de la conexin de datos y las caractersticas de administracin de servicios. Adems, Servicios de Excel se integra mejor con las capacidades de inteligencia empresarial incorporadas de SharePoint. Compatibilidad mejorada para las caractersticas de libro: Anteriormente, si un libro contena caractersticas no compatibles, no se poda abrir en el explorador. Ahora, si un libro contiene una caracterstica de Excel que no es compatible, se abrir en el explorador en la mayora de los casos. Adems, Servicios de Excel admite ms caractersticas de Excel, incluidas las caractersticas nuevas de Excel 2010, como los minigrficos y la segmentacin de datos.

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Ms compatibilidad para el desarrollo de aplicaciones : Tanto los desarrolladores como los que no lo son podrn aprovechar las nuevas herramientas, como una interfaz de programacin de aplicaciones REST para generar aplicaciones empresariales.

Comprobador de accesibilidadEsta caracterstica nos permite identificar y resolver problemas en el libro que podra impedir a alguien obtener acceso al contenido. Para ejecutar este Comprobador de accesibilidad, debemos hacer clic en la pestaa Archivo , elegir Comprobar si hay problemas y, a continuacin en Comprobar accesibilidad . Aparecern errores y advertencias en un panel de tareas. Podremos entonces, revisarlos y decidir cules se deben corregir.

Mejoras en las herramientas de idiomaAhora, los usuarios multilinges podrn configurar ms rpidamente sus preferencias de idioma para la edicin, la presentacin, la informacin en pantalla y la ayuda Al cambiar la configuracin de idioma en Excel, se modifican automticamente las preferencias en todas las aplicaciones de Office 2010. Si no disponemos del software o la distribucin de teclado necesaria, se nos notificar para solucionar el problema.

Microsoft Web AppExcel Web App permite trasladar al explorador web, la experiencia de Excel para trabajar directamente con libros. Excel Web Apps forma parte de Office Web Apps y est disponible en Windows Live SkyDrive y en aquellas empresas que lo han configurado en SharePoint 2010. Con Excel Web App podremos hacer lo siguiente:l

Ver un libro en el explorador: Cuando hagamos clic en un libro para abrirlo en Excel Web App, se mostrar en el modo de vista. Podremos ordenar y filtrar los datos del libro, expandir tablas dinmicas para ver las relaciones y tendencias en los datos, actualizar valores y ver diferentes hojas de clculo. Editar un libro en el explorador: Con Excel Web App, lo nico que necesitamos para tener acceso al libro, es un explorador. Podremos trabajar con otras personas de nuestro equipo, independientemente de la versin de Excel que tengan. Cuando hacemos clic en un libro de Excel que est almacenado en un sitio de SharePoint o en SkyDrive, ste se abre directamente en el explorador. Los libros tienen el mismo aspecto en el explorador de Excel y pueden editarse en el explorador manteniendo la apariencia habitual de Excel. Cuando se editan en el explorador, se pueden cambiar los datos, escribir o editar frmulas y aplicar un formato bsico en la hoja de clculo. Tambin se puede trabajar simultneamente con otros usuarios en el mismo libro.

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Microsoft Excel Mobile 2010Ahora podremos seguir trabajando fuera de la oficina con Microsoft Excel Mobile 2010, una versin mvil de Excel, diseada especficamente para dispositivos mviles que usan Windows Mobile. Excel Mobile 2010 es compatible con Excel 2010 y permite abrir, editar, guardar y compartir hojas de clculo como si estuviramos en la oficina.

Caractersticas mejoradas de programacinEntre las mejoras para desarrolladores se incluyen las siguientes:l

Cambios en el SDK de XLL: El Kit de desarrollo de software (SDK) de XLL admite ahora la llamada a nuevas funciones de hoja de clculo, el desarrollo de funciones asncronas definidas por el usuario, el desarrollo de funciones seguras para clsteres definidas por el usuario que puedan descargarse en el clster de un equipo, y la creacin de complementos de XLL para versiones de 64 bits. Mejoras de VBA: Excel 2010:Dispone de unas caractersticas que permiten migrar cualquier macro que pueda quedar de Excel 4.0 a VBA. Entre las mejoras se incluyen un mayor rendimiento para los mtodos relacionados con la impresin y las propiedades de grficos a las que no se poda tener acceso anteriormente con VBA. Mayor capacidad de ampliacin de la interfaz del usuario : Si desarrollas soluciones de libro personalizadas, Excel dispone de ms opciones para personalizar mediante programacin la cinta de opciones y la nueva Vista Backstage. Por ejemplo, podemos activar fichas mediante programacin en la cinta de opciones y hacer que las fichas personalizadas se comporten de manera similar a fichas contextuales integradas, donde las fichas aparecen solo cuando se producen determinados eventos. Tambin podemos hacer que los grupos personalizados de la cinta de opciones se expandan o se contraigan al cambiar el tamao de la cinta de opciones, y personalizar el contenido de los mens con controles enriquecidos. Adems, podemos agregar una interfaz de usuario personalizada y otros elementos a la Vista Backstage. Cambios en el SDK de Open XML: El SDK de Open XML 2.0 admite ahora objetos de nivel de esquema, adems de la compatibilidad de nivel de elemento introducida en el SDK de Open XML 1.0. Esto permite manipular libros y otros documentos de manera ms sencilla mediante programacin, fuera de las aplicaciones de escritorio de Office 2010, como por ejemplo, como parte de una solucin basada en servidor.

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Compatibilidad con sistemas de alto rendimientoMuchas organizaciones dependen de sistemas de alto rendimiento para aumentar la escala computacional. Por ejemplo, es posible que una empresa financiera use clsteres de clculo

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para acelerar la ejecucin prolongada de modelos financieros de clculo intensivo. Excel 2010 incluye la capacidad de integracin con clsteres de sistemas de alto rendimiento. Cuando hay disponible un clster compatible, los usuarios pueden indicar a Excel que use ese clster; para ello, deben seleccionar un conector y configurar un nombre para usar en las Opciones Avanzadas del cuadro de dilogo Opciones de Excel.

Abrir ExcelPodemos abrir Excel de varias maneras diferentes. Si el icono del acceso directo a Excel, est visible en el escritorio, hacemos doble clic sobre l:

Tambin podemos hacer clic en el botn Inicio - Todos los programas - Microsoft Office - Microsoft Excel 2010:

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Tema 1

Para los usuarios que utilizamos el teclado ms que el ratn, existe otra forma de iniciar Excel. Pulsamos la tecla de Windows y escribimos Excel en el cuadro de texto inferior que aparece en el men de Inicio. Aparecern los programas, documentos y mensajes relacionados con Excel. Con las teclas de direccin seleccionamos Microsoft Excel 2010 y pulsamos Intro.

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Tema 1: Introduccin

Interactuar con ExcelAl iniciar Excel veremos una pantalla similar a la siguiente. Esta es la interfaz de usuario. Vamos a ver las partes bsicas que componen esta pantalla y cmo interactuar con ella:

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Comandos de la cinta: Muestra los comandos de la ficha. Si hacemos clic en las diferentes pestaas, podrs ver que los comandos cambian. Debemos tener en cuenta que algunos comandos pueden aparecer con el color atenuado. Esto es debido a que solo se pueden utilizar en determinadas ocasiones. 1. Barra de herramientas de acceso rpido: Como su nombre indica, esta barra nos proporciona un rpido y fcil acceso a las tareas que utilizamos ms frecuentemente. Es completamente personalizable y se puede ubicar encima o debajo de la Cinta de opciones. 2. Pestaas: Los grupos de comandos similares se agrupan bajo las pestaas. Si hacemos clic en el nombre de una de estas pestaas, podemos ver los comandos que aloja. La disposicin de las pestaas y los grupos de comandos se ha establecido lo ms parecido posible a los antiguos mens de las versiones 2003 e inferiores. 3. Fichas contextuales: Excel 2010 tambin cuenta con fichas contextuales. Estas son fichas especiales que slo aparecen cuando se trabaja con un determinado objeto o grupo de objetos. Por ejemplo, si seleccionamos un grfico, aparecen tres fichas contextuales para poder modificar su aspecto.

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Tema 1: Introduccin

Una vez hayamos terminado de trabajar con el grfico y seleccionemos una celda y otro objeto, estas fichas desaparecern. Tambin podemos situar el puntero del ratn sobre un botn o comando para ver su nombre. Muchos de ellos incluyen una breve descripcin de su funcin.

4. Cuadro de nombres: Cada celda recibe un nombre distinto formado por el nombre de la columna y el nombre de la fila donde est ubicada. El nombre de la celda seleccionada, llamada celda activa, se muestra en este cuadro de nombres. 5. Barra de frmulas: La barra de frmulas nos permite introducir los datos en una celda. Los datos pueden ser numricos, alfanumricos, imgenes smbolos o frmulas. 6. rea de trabajo: En esta parte es donde introduciremos y visualizaremos todos los datos. 7. Hojas del libro: Cada archivo de Excel se llama Libro. Un libro puede contener una o varias hojas de trabajo igual que cada novela puede contener sus pginas. Haciendo clic en cada una de estas pestaas cambiaremos la hoja activa del libro. 8. Barra de estado: Esta barra se utiliza para mostrar informacin sobre el libro. Todos los clculos que se estn ejecutando en un momento determinado se muestran aqu. Tambin existen algunos comandos vistas y de zoom que veremos ms adelante. 9. Barras de desplazamiento: Cuando nos vayamos acostumbrando a trabajar con Excel, sin duda utilizaremos archivos ms grandes. No toda la informacin que introduzcamos cabr en la pantalla, por lo que utilizaremos las barras de

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Tema 1 deplazamiento vertical y horizontal para movernos ms rpidamente hacia un punto en concreto. Para mover la celda activa, utilizamos las flechas de desplazamiento del teclado o hacemos clic con el ratn en alguna parte de la zona de trabajo de la hoja. La celda activa en ese momento se muestra en el cuadro de nombres y los encabezados de la fila y de la columna correspondientes se destacan en otro color. Por ejemplo, si hacemos clic en la celda D4, el cuadro de nombres y los encabezados de su fila y su columna, cambiarn para mostrar la posicin de la celda activa:

Cerrar ExcelSi nos fijamos en la parte superior derecha de la ventana de Excel, podremos ver dos botones de cierre:

El botn de arriba se utiliza para cerrar el programa. El botn inferior se utiliza para cerrar el libro abierto, pero no se cierre Excel. (Exploraremos ms acerca de la administracin de archivos ms adelante).

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Tema 1: Introduccin

Tambin podemos hacer clic con el botn derecho del ratn en el icono de Excel de la barra de programas de Windows y seleccionar Cerrar ventana del men emergente:

La ltima manera de cerrar Excel es haciendo clic en Archivo - Salir.

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Tema 1

No importa el mtodo que utilicemos. Si no lo hemos hecho, se nos pedir guardar los cambios realizados en el archivo. En el siguiente tema veremos las formas de guardar archivos.

Sobre las hojas de clculoEn la seccin anterior hemos aprendido a abrir Excel y a cerrarlo. Tambin hemos hecho una breve introduccin a las hojas de clculo, celdas y a los fundamentos de la interfaz de usuario. En esta seccin nos adentraremos un poco ms en los libros. Ya hemos visto que libro es sinnimo de archivo. Un libro puede contener una o varias hojas. Muchos usuarios utilizan la palabra "hoja" para referirse tanto a hojas como a libros. En este curso nombraremos a cada elemento con su nombre.

Crear un libro nuevoSi abrimos Excel utilizando los mtodos descritos anteriormente (desde el men Archivo, con el acceso directo, etc), aparecer un libro nuevo con tres hojas de clculo.

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Tema 1: Introduccin

Como podemos ver, el nuevo archivo recibe por defecto el nombre "Libro1". Hemos resaltado tanto el nombre del archivo como las pestaas de las 3 hojas. Tambin podemos crear un nuevo libro de Excel cuando otro libro est abierto. Hacemos clic en Archivo - Nuevo - Libro en blanco - Crear.

Esta accin crear un nuevo libro (Libro2, Libro3, etc...). Se agregar un nuevo icono a la barra de tareas de Windows.

Tambin podemos utilizar la combinacin de teclas Ctrl. + N (es el mtodo ms rpido).

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Tema 1

Abrir un libro nuevoPara abrir un libro existente cuanto Excel no se est ejecutando, slo tenemos que hacer doble clic sobre el archivo:

Para abrir un archivo ya existente cuando Excel se est ejecutando, debemos hacer clic en Archivo - Abrir.

A continuacin tendremos que buscar en nuestro ordenador para encontrar el documento que deseamos abrir. Lo seleccionamos y hacemos clic en Abrir:

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Tema 1: Introduccin

El archivo se abrir. Al trabajar con varios archivos, Excel recuerda sus nombre y ubicaciones. Si hacemos clic en Archivo - Recientes, veremos una lista de archivos abiertos recientemente con sus ubicaciones. Haremos clic en cualquier archivo para abrirlo o clic en las carpetas de la derecha para abrir su ubicacin.

Si trabajamos con muchos archivos o lugares, slo los elementos utilizados ms recientemente, se mantendrn en la lista. Si queremos que determinados archivos o ubicaciones, permanezcan en esta lista aunque abramos decenas de archivos, podemos "fijarlos" utilizando la chincheta que aparece en la parte derecha del nombre. Para dejar de mostrar permanentemente los elementos, volveremos a hacer clic en la chincheta.

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Tema 1

Atencin:Debemos tener en cuenta que Excel no realiza un seguimiento de los archivos que podemos cambiar de ubicacin manualmente. Por ejemplo, si cortamos Archivo Ejemplo 2.xlsx y lo pegamos en otra ubicacin, Excel no registrar este cambio, incluso si el archivo lo hemos fijado.

Guardar un libroCuando trabajamos con un libro de Excel, pueden darse dos posibilidades a la hora de guardar el documento: si el archivo es un libro que acabamos de crear y no ha sido guardado en ninguna ocasin o si se trata de un libro ya existente. Existen dos formas diferentes de guardar un archivo: Guardar y Guardar como. Observa la siguiente tabla: Guardar Se pedir dar un nombre al archivo y elegir su ubicacin. Tambin se puede especificar el tipo de archivo Guardar como Se pedir dar un nombre al archivo y elegir su ubicacin. Tambin se puede especificar el tipo de archivo

Archivo nuevo

Archivo existente

Tenemos la opcin de dar un nombre nuevo al archivo y/o Todos los cambios que una nueva ubicacin para hayamos realizado, se guardarlo. Tambin podemos guardarn con el mismo especificar un nuevo tipo de nombre de archivo y en la archivo. Los cambios misma ubicacin realizados desde el ltimo guardado, no se mostrarn en el archivo original.

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Tema 1: Introduccin

Ambos comandos pueden encontrarse en la ficha Archivo:

El botn Guardar tambin lo encontramos en la barra de herramientas de acceso rpido:

Como se muestra en la tabla anterior, la opcin Guardar y Guardar como, funcionan de forma idntica para un nuevo archivo. Cuando aparece el cuadro de dilogo Guardar como, daremos un nombre al archivo y elegiremos dnde queremos almacenarlo. Hecho esto, haremos clic en Guardar.

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Tema 1

Si estamos trabajando con un archivo que hemos guardado previamente y hacemos clic en Guardar, los cambios solo se salvarn. Si hacemos clic en el comando Guardar como, aparecer el cuadro de dilogo Guardar como y podremos elegir tanto el nombre del archivo, la ubicacin y el formato en el que lo queremos guardar. Por ejemplo, imaginemos que estamos trabajando con un archivo llamado "Presupuesto.xlsx" y nos piden que lo enviemos por correo electrnico. Presupuesto, es un nombre de archivo muy ambiguo, as que utilizaremos el comando Guardar como para modificarle el nombre. Lo guardaremos con el nombre " Presupuesto 1Trim " para especificar que se trata del primer trimestre. Ahora, tendremos dos archivos (Presupuesto y Presupuesto 1Trim). Mientras que enviamos el segundo, podemos seguir trabajando en el primero.

Tipos de archivo de ExcelExcel 2010 utiliza un formato de archivo conocido como XML (Extensible Markup Language), que es un formato muy flexible de lenguaje de programacin. XML tiene una naturaleza similar a HTML (Hyper Text Markup Language, el lenguaje utilizado para crear pginas web), aunque est ms diseado para para tratar informacin, en vez de la presentacin. XML se incorpor al sistema de Office 2007 para facilitar la comunicacin de datos entre programas de Office y otras aplicaciones.

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Tema 1: Introduccin

A pesar de este cambio de formato, Excel 2010 es capaz de utilizar archivos de Excel 97, as como texto sin formato o documentos de OpenOffice. Cada vez que se guarda un archivo de Excel, se guarda automticamente en el formato de archivo de Excel 2010. Una utilidad ms del comando Guardar como es la de elegir un tipo de archivo en el cuadro de dilogo. Esto puede ser til si nos preocupa la compatibilidad con otras versiones . Como podemos comprobar, Excel 2010 es capaz de guardar archivos con otros formatos.

En la mayora de los sistemas informticos, un archivo normalmente se identifica por un nombre de archivo y una extensin de tres o cuatro letras. Por ejemplo "Alta

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Tema 1 trabajadores.docx" es un archivo de Microsoft Word 2010 con el nombre "Alta trabajadores". Docx significa que es un archivo de Word 2010.

La siguiente tabla resume los tipos de archivo que se pueden guardar con Excel 2010: Tipo y extensin Libro de Excel (.xlsx) Icono Descripcin El formato por defecto para Excel 2010 y Excel 2007. Aunque ambas versiones comparten la misma extensin, algunas caractersticas de 2010 pueden no ser compatibles con 2007. Las macros son piezas de cdigo que permiten realizar acciones con el documento de forma automtica. Esta opcin es la misma que el formato por defecto de Excel. La diferencia est en que en vez de guardarse en formato XML, lo hace en formato binario. Esto hace que se ms eficiente a la hora de abrir y de utilizar. Est destinado para archivos muy grandes o que van a utilizar decenas de personas. Es el formato por defecto de las versiones de Excel 97 a 2003. Guarda el archivo en formato XML sin procesar. Para poder utilizar este formato, el libro debe contener asignaciones XML. Toda la informacin del libro se guarda en un nico archivo web. Tenemos la posibilidad de guardar el libro completo o solo los datos seleccionados en una sola hoja. Guarda el archivo como HTML, junto con una carpeta que contiene los archivos de apoyo Plantilla para Excel 2007 y 2010. Una plantilla es un archivo con formatos que se puede utilizar una y otra vez.

Libro de Excel con macros (.xlsm)

Libro de Excel Binario (.xlsb)

Libro de Excel 97-2003 (.xls) Formato XML (.xml) Pgina web de un solo archivo (.mht)

Pgina web (.htm)

Plantilla de Excel (.xltx)

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Tema 1: Introduccin Tipo y extensin Plantilla de Excel con macros (.xltm) Plantilla de Excel 97-2003 (.xlt)

Icono

Descripcin Pantilla para Excel 2007 y 2010 que contiene macros.

Plantilla para excel 97 a 2003

Texto (delimitado por tabulaciones, .txt)

Con esta opcin slo se puede guardar una hoja a la vez. Al guardarlo, se introduce el texto en una fila, equivalente a una lnea de texto. Este tipo de archivo es el ms versatil de todos, ya que es compatible con casi todos los sistemas informticos

Texto Unicode (.txt)

Facilita la comunicacin entre diferentes sistemas. Guarda el archivo en un formato XML compatible con Excel 2003. Contiene informacin XML sobre Excel 2010 y Excel 2007 Utiliza comas como caracter de separacin en vez de espacios Es otro tipo de texto plano utilizado en otro tipo de entorno. Solo guarda una hoja cada vez. Texto plano utilizado por MS-DOS Texto separado por comas utilizado en entornos con MS-DOS Sirve para exportar hojas sueltas entre diferentes programas de hoja de clculo. Solo utiliza una hoja.

XML 2003 (.xml)

Libro de Excel 5.0/95 (.xls) CSV (delimitado por comas, .csv) Texto con formato (delimitado por espacios, .prn) Texto (Macintosh y MS-DOS, .txt) CSV (Macintosh y MS-DOS, .csv) DIF (formato de intercambio de datos, .dif)

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Tema 1 Tipo y extensin SYLK (vnculo simblico, .slk)

Icono

Descripcin Este tipo tambin se usa para intercambiar datos entres diferentes aplicaciones. Este tipo agrega otras funciones y herramientas a los libros utilizando principalmente macros.Se usa con Excel 2010 y 2007. Este tipo agrega otras funciones y herramientas a los libros utilizando principalmente macros.Se usa con Excel 97 a 2003. Funciona creando una instantnea del archivo como si lo imprimiramos y posteriormente lo escanea. Son ampliamente utilizados. Es un formato similar a los PDF, aunque no son tan usados. Ofrece compatibilidad con OpenOffice.org

Complemento de Excel (.xlam) Complemento de Excel 97-2003 (.xla)

PDF (.pdf) Documento XPS (.xps) Hoja de clculo de Open Document (.ods)

Utilicemos el tipo de archivo que utilicemos, no debemos olvidarnos de asignarle un nombre significativo y tener cuidado de donde lo guardamos. Si decidimos guardarlo como plantilla, Excel la guarda automticamente en la carpeta que tiene por defecto para plantillas, a menos que elijamos una ubicacin personalizada.

Cerrar un libroYa sabemos que existen dos botones para cerrar Excel y que el de arriba cierra el programa completamente.

Si lo que queremos es cerrar el libro activo, pero dejar Excel abierto (sobre todo si estamos trabajando con varios libros a la vez), haremos clic en el botn de cierre inferior. Si no hemos guardado los cambios, se nos pedir hacerlo.

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Tema 1: Introduccin

Explorar un libroAhora que nos hemos familiarizado con los conceptos bsicos de libros, hojas de clculo, celdas y formatos de archivo, es el momento de aprender a explorar y navegar por los libros con ms detalle. En esta seccin aprenderemos a intercambiar las hojas de un libro, seleccionar las celdas de una hoja de trabajo, movernos sobre la hoja y a utilizar la celda activa y el zoom.

Sobre las hojas de clculoUn libro es una coleccin de una o varias hojas. Por defecto, los archivos nuevos tienen 3 hojas.

Podemos navegar fcilmente entre las hojas de trabajo haciendo clic en la pestaa de la hoja que deseemos ver. El nombre de la hoja con la que estamos trabajando en un determinado momento aparece resaltado en negrita. En la imagen anterior, Hoja1 es la hoja con la que estamos trabajando (tambin se llama Hoja Activa). Tambin podemos utilizar los botones de navegacin, que se encuentran a la izquierda del conjunto de las fichas de las hojas. Estos botones son de utilidad si trabajamos con un libro con numerosas hojas que no caben en la pantalla.

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Tema 1

De izquierda a derecha, estos botones nos llevarn a la primera hoja, a la hoja anterior, a la hoja siguiente y a la ltima hoja. Si hacemos clic con el botn derecho en cualquiera de los cuatro botones, podremos saltar a cualquier hoja ms rpidamente:

Para agregar ms hojas a un libro, hacemos clic en cl botn de Insertar Nueva hoja (o pulsamos Mays + F11).

Si hacemos clic con el botn derecho del ratn sobre cualquier nombre de hoja, aparecer un men con varias opciones para gestionar las hojas:

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Tema 1: Introduccin

Vamos a ver algunas de estas opciones:l

Insertar: Inserta una nueva hoja de clculo. Tiene la misma funcin que el comando Insertar hoja de clculo. Eliminar: Elimina la hoja sobre la que hagamos clic. Aparecer un mensaje para confirmar la accin.

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Cambiar nombre: Renombra la hoja actual. Mover o copiar: Esta accin nos permite mover la hoja a un libro abierto o uno nuevo. Tambin podemos copiar la hoja y pegarla en algn lugar del mismo libro.

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Tema 1

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Ver cdigo: Si hemos asignado alguna macro a la hoja de clculo, podemos hacer clic en esta opcin para ver el cdigo correspondiente en el editor de Visual Basic para Aplicaciones (tanto macros como VBA quedan fuera de este curso). Proteger hoja : Si vamos a distribuir un libro a otros usuarios, es posible que queramos bloquear ciertas partes de la hoja o datos para evitar modificaciones accidentales o intencionadas. Tambin podemos asignar una contrasea para que otros usuarios puedan editar nuestro trabajo.

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Tema 1: Introduccinl

Color de etiqueta : Podemos colorear las pestaas de las hojas del libro para ayudarnos a diferenciar los datos que contienen:

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Ocultar / Mostrar: Al hacer clic en la opcin Ocultar, la hoja desaparecer de la vista. Los datos siguen disponibles para su utilizacin en clculos, pero no son visibles. Para mostrar las hojas que hemos ocultado, simplemente haremos clic con el botn derecho del ratn en la pestaa de cualquier hoja y seleccionaremos Mostrar. Aparecer un pequeo cuadro de dilogo donde podremos seleccionar las hojas que queramos mostrar. Seleccionar todas las hojas: Esta opcin selecciona todas las hojas para poder realizar acciones con todas ellas a la vez.

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Utilizando algunas de las opciones anteriores, podramos crear un libro cuyas hojas muestren el siguiente aspecto:

La celda activaCelda activa es el nombre que recibe la celda con la que estamos trabajando en ese momento. Al hacer clic en una celda, se rodea con un borde grueso. Como se puede observar en la imagen de abajo, los encabezados de la fila y la columna, se iluminan para identificar la celda y la referencia de la celda se muestra en el cuadro de nombres. En el siguiente ejemplo la celda activa es D5.

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Tema 1

Si escribimos una referencia de celda en el cuadro de nombres y pulsamos Intro , automticamente esa celda se convertir en la celda activa. Por ejemplo, si escribimos "ADF3546", esa celda se rodear con el borde grueso y ser visible en la pantalla por muy alejada de la celda activa actual que est.

Directamente podemos introducir datos en la nueva celda activa.

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Tema 1: Introduccin

Cono podemos ver, parece estar escrito en las celdas ADF3456 y ADG3456, sin embargo, ADG3456 est totalmente vaca. Ms adelante exploraremos los lmites de las celdas. Si utilizamos los comandos de formato tales como Negrita, subrayado o cursiva, el formato se aplica solamente a la celda activa. Si ya existen datos en la celda activa, el formato se aplicar a esos datos. En la siguiente imagen se han aplicado formatos a las celdas B2, B3 y B4:

Podemos introducir texto o datos numricos en la celda activa haciendo clic en el interior de la barra de frmulas. Debemos prestar atencin a la hora de introducir informacin en la celda activa:l

Si introducimos datos en una celda que ya contena informacin anteriormente, se borrar el contenido (se sobrescribir la celda). Para editar o agregar datos en una celda que ya contiene informacin, pusaremos en la celda para convertirla en activa e introduciremos los datos en la barra de frmulas.

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Tema 1

Truco:Para saltar directamente a una celda determinada, debemos pulsar Ctrl +I (o F5) para mostrar el cuadro de dilogo Ir a e introducir la referencia de la celda correspondiente. Cada vez que mostremos el cuadro Ir a, Excel recordar las ltimas celdas que hayamos introducido.

Seleccionar celdasSeleccionar una sola celda ya lo hemos hecho anteriormente, bastar con hacer clic en ella. Tambin podemos seleccionar varias celdas a la vez utilizando las teclas Ctrl o Mays y haciendo clic en las celdas que queramos seleccionar. Para seleccionar un grupo de celdas contiguas, colocamos el puntero del ratn sobre una celda, pulsamos el botn izquierdo y arrastramos hasta la celda deseada. Observemos que al arrastrar el ratn, el cuadro de nombres mostrar el nmero de filas y columnas que se van seleccionando.

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Tema 1: Introduccin

En el caso anterior, se han seleccionado las celdas de una fila y cinco columnas. Cuando soltamos el botn del ratn, todas las celdas permanecen seleccionadas, pero solo la primera se marca como celda activa.

En la siguiente imagen se han seleccionado 10 filas y 5 columnas:

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Tema 1

Si hacemos clic en una celda, pulsamos la tecla Mays y hacemos clic en otra celda diferente, se seleccionarn las celdas comprendidas entre la primera y la ltima:

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Tema 1: Introduccin

Para seleccionar varias celdas no contiguas, seleccionamos la primera celda y, manteniendo pulsada la tecla Ctrl , vamos seleccionando las dems celdas. Podemos seleccionarlas de una o en una o seleccionar rangos enteros.

Para seleccionar una fila o una columna completa, situamos el puntero del ratn encima del encabezado. El cursor se convertir en una flecha. Hacemos clic sobre la cabecera.

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Tema 1

Haz clic y arrastra sobre el encabezado de una fila o columna para seleccionar varias.

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Tema 1: Introduccin

Explorar la hojaAhora que estamos familiarizados con el concepto de hoja de clculo, celda activa y la seleccin de mltiples celdas, vamos a aprender algunas formas alternativas para movernos por una hoja de clculo. Para ello, utilizaremos algo ms que el ratn y las barras de desplazamiento. Tecla Flechas de direccin RePg y AvPg Funcin Pulsamos las teclas de direccin para mover la celda activa en el sentido de la tecla Pulsamos RePg para desplazarnos una pantalla hacia arriba y AvPg para desplazarnos una pantalla hacia abajo Sirven para desplazarnos hasta el borde exterior de la hoja de clculo (o hasta la ltima celda con datos) Selecciona celdas contiguas en la direccin en la que pulsemos la flecha Ctrl + Inicio traslada la celda activa a la celda A1. Ctrl + Fin traslada la celda activa hasta la ltima celda que contiene datos en la hoja

Ctrl + Flechas de direccin Mays + Flechas de direccin

Ctrl + Inicio / Fin

Utilizar el zoomUna hoja de clculo puede tener ms de 1.000.000 de filas y 16.000 columnas, es decir, ms de 16.000.000.000 de celdas. Es muy improbable que lleguemos a tratar con un libro de ese tamao, pero imaginemos el tamao en pantalla que necesitaramos para abarcar todos los datos. Es posible visualizar ms datos de los que aparecen en la pantalla utilizando la herramienta de zoom. De manera predeterminada, Excel abre los libros con un tamao del 100%. Podemos ver este tamao en la barra de estado:

Imaginemos la siguiente hoja de clculo, que contiene una gran cantidad de datos. Con el zoom al 100% no seremos capaces de visualizarlos en una hola pantalla:

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Tema 1

Podramos utilizar las barras de desplazamiento vertical y horizontal para ver todos los datos o utilizar el deslizador de zoom en la esquina inferior derecha de la pantalla. Arrastremos el deslizador hacia el signo menos (-) para disminuir el nivel de zoom o hacia el signo ms (+) para aumentar el nivel. Tambin podemos hacer clic en los botones + y - para acercar o alejar gradualmente un 10% cada vez.

Aqu te mostramos el mismo conjunto de datos, al 50% de zoom:

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Tema 1: Introduccin

Si hacemos clic en el nmero que muestra el tamao del zoom, podemos elegir entre algunos niveles predeterminados o introducir nuestro propio tamao:

Obtener ayuda de ExcelAntes de introducirnos de lleno en los detalles prcticos del trabajo con Excel, es una buena idea aprender un poco sobre su sistema de ayuda. Casi cualquier usuario que trabaja con un programa que cuenta con muchas funciones y opciones, necesitar ayuda en algn

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Tema 1 momento. Puede que sepan exactamente qu necesitan pero no saben cmo obtener la ayuda necesaria.

Esta leccin muestra informacin sobre cmo obtener ayuda utilizando el archivo de ayuda de Excel. Tambin aprenderemos a utilizar la ayuda en lnea y fuera de lnea. Tener conocimientos sobre cmo obtener la ayuda precisa nos ayudar a conseguir exactamente lo que queremos de una hoja de clculo.

Abrir el sistema de ayudaPara abrir el archivo de ayuda simplemente debemos hacer clic en el signo de interrogacin en la parte superior derrecha de la pantalla o pulsar F1 en el teclado.

Utilizar el sistema de ayudaEl archivo de ayuda se abrir en una ventana independiente.

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Tema 1: Introduccin

Debemos tener en cuenta que es posible que aparezca una lista con sugerencias en la parte superior de la ventana, dependiendo de lo que estemos haciendo en ese momento con el libro cuando abrimos el archivo de ayuda. Por ejemplo, si estamos trabajando con la ficha Archivo, al abrir el archivo de ayuda aparecern una serie de sugerencias relacionadas con la gestin de archivos. En la parte superior derecha de la ventana se ubican los botones de Minimizar, Maximizar / Restaurar y Cerrar. Tambin en la parte superior se encuentran las barras de ttulo, de herramientas y de bsqueda.

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Tema 1

La parte principal de la ventana muestra el contenido de la ayuda, que se presenta en formato de pgina Web. Hay enlaces en la parte superior de las diferentes secciones del portal de soporte tcnico de Microsoft Office y enlaces a los temas de ayuda principales:

Navegamos por el sistema de ayuda haciendo clic en los enlaces de color azul. Este texto est vinculado a la informacin que describe el texto del hipervnculo. Por ejemplo, si hacemos clic en "Colaborar en datos de hoja de trabajo", el enlace nos llevar a una lista de subcategoras sobre el tema. Seguimos haciendo clic para ir refinando la informacin que buscamos. Observemos que en la parte superior se muestra una ruta de navegacin que muestra la ruta del archivo de ayuda que estamos visualizando.

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Tema 1: Introduccin

En la parte inferior de la pantalla hay una barra de estado que nos indica dnde estamos realizando la bsqueda. Como podemos ver en el siguiente dibujo, el archivo de ayuda est conectado a Office.com. Esto significa que est utilizando la conexin a internet para obtener la ltima versin de la ayuda de Excel. Vamos a explorar la diferencia entre la ayuda online y la ayuda fuera de lnea.

La barra de herramientas de AyudaLa barra de herramientas de la Ayuda contiene comandos similares a los que se pueden encontrar en un navegador web. De hecho, la ventana principal se comporta como una navegador de internet que slo busca informacin relacionada con Excel. Nombre Anterior Siguiente Icono Descripcin Retrocede un paso sobre los temas que hemos leido previamente Al hacer clic en el botn Atrs, el botn Siguiente se activar. Esto permite avanzar un paso a travs de los temas que hemos leido Si estamos buscando un tema de ayuda y al archivo le est llevando mucho tiempo encontrarla, podemos detener la bsqueda con este botn Este botn se utiliza para volver a cargar la pgina actual Haciendo clic en este botn regresamos a la pgina principal de la bsqueda Imprime el tema actual Aumenta o disminuye el tamao de la fuente Utilizamos este botn para navegar por un listado alfabtico de los temas que contiene la ayuda

Parar Refrescar Inicio Imprimir Tamao del texto Tabla de contenidos

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Tema 1 Nombre Mantener visible Icono Descripcin Por defecto, el sistema de ayuda siempre se muestra encima de la ventana de Excel, incluso si estamos trabajando. Al hacer clic en el botn, la ventana de ayuda se ocultar Utilizamos este comando para agregar o quitar botones de la barra de herramientas. Por defecto, se muestran todos los botones.

Opciones de barra de herramientas

Buscando ayudaBuscar ayuda es fcil. Slo tenemos que escribir algo en la barra de bsqueda y pulsar Intro. Despus de un instante, los resultados ms relevantes aparecern en una lista. Si hacemos clic en uno de los temas, ste se abrir mostrando la informacin. Por ejemplo, si buscamos la palabra "frmula" (mientras estamos conectados a Office.com), debemos obtener unos resultados como los siguientes:

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Tema 1: Introduccin

Haz clic en la flecha situada a la derecha del botn Buscar para desplegar ms o:

Ayuda online vs. ayuda offlineDisponemos de dos versiones del archivo de Ayuda de Excel:l

Ayuda Online : Necesita conexin a Internet. Todas las bsquedas se realizan directamente en Office.com, el portal de todos los programas de Office. Los resultados encontrados gracias a este tipo de ayuda se consideran los ms fiables, ya que se actualizan constantemente. Ayuda Offline: Se refiere a la ayuda que se instala junto con Office en nuestro equipo. Puede no estar muy actualizada, pero siempre la tendremos disponible aunque no tengamos conexin a Internet.

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Para cambiar entre los dos modos debemos hacer clic en el icono de conexin en la barra de estado y elegir la que ms nos convenga.

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Tema 1

Utilizar la tabla de contenidosSi preferimos navegar por todo el archivo de ayuda utilizando un mtodo ms tradicional, hacemos clic en el botn Tabla de contenidos ( La pantalla de ayuda mostrar lo siguiente: ) en la barra de herramientas de la ayuda.

Desde esta pantalla podemos hacer clic en uno de los elementos de la tabla de contenido para visualizar los artculos en la parte derecha de la pantalla.

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Tema 1: Introduccin

Mientras navegamos por el archivo de ayuda, al pulsar en los diferentes vnculos, se va abriendo en la parte izquierda de la pantalla, el directorio donde est ubicado ese archivo. Para navegar por la tabla simplemente hacemos clic en el ttulo de los temas que nos interesen. Si tienen temas asociados, estos se desplegarn debajo del tema.

Los significados de los diferentes iconos que aparecen son:

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Tema 1 Nombre Libro cerrado Libro abierto Tema de ayuda Icono Descripcin Al hacer clic, expande la lista de temas Al hacer clic, colapsa la lista de temas Al hacer clic, muestra el tema en la ventana

Obtener ayuda desde un cuadro de dilogoA muchas de las funciones de Excel se accede a travs de un cuadro de dilogo, que todava no hemos visto. En la mayora de cuadros de dilogo, veremos un icono de ayuda en la parte superior derecha de la pantalla. Al hacer clic sobre este icono, se abrir la ayuda relacionada directamente con l.

Test Tema 11. Excel 2010 est diseado para: A. La organizacin y el anlisis de datos B. La presentacin de los datos C. Calcular formulas y funciones complejas D. Todas las anteriores 2.

Un libro de Excel se compone normalmente de: A. Una o varias hojas

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Tema 1: Introduccin

B. Celdas C. Filas y columnas D. Todas las anteriores 3.

Para cambiar la hoja...: A. Hacemos clic en el botn Intercambiar hojas en la ficha Inicio B. Utilizamos las pestaas de las hojas C. Cerramos una hoja y abrimos otra D. La A y la C son correctas

4.

Cul de las siguientes afirmaciones es falsa? A. Para introducir datos directamente en una celda, solo lo podemos hacer en la celda activa B. Podemos editar el contenido de una celda desde la barra de frmulas C. Una referencia de celda vlida es 34X D. Una referencia de celda vlida es AA34000

5.

Cuntas filas hay en una hoja de Excel estndar? A. Ms de un milln B. Menos de mil C. Menos de cien mil D. Tantas como queramos

6.

Existen dos tipos de ayuda en Excel Cules son? A. Offline y de Investigacin B. Offline y Online

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Tema 1

C. Investigacin y Referencia D. En pantalla y Offline 7.

De qu forma podemos abrir Excel? A. Haciendo doble clic en el icono del escritorio B. Buscando Microsoft Office Excel 2010 en el menu Inicio C. Escribiendo Excel en el cuadro de bsqueda y pulsando Intro D. Todas las anteriores

8.

En Excel, las filas estn identificadas por: A. Nmeros B. Letras C. Iconos D. Colores

9.

En Excel, las columnas estn identificadas por: A. Nmeros B. Letras C. Iconos D. Colores

10.

Excel es conocido por ser: A. Un programa de hoja de clculo B. Un procesador de textos

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Tema 1: Introduccin

C. Un entorno de desarrollo integrado D. Interfaz grfica

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Glosario

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ndiceA Ayuda de Excel Tabla de contenidos C Celda activa E Explorar un libro L Libro nuevo T Tipos de archivo Z Zoom 55 38 32 43 47 57-58 64

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