tema 1 exav tablas de excel

Índice

TRABAJO CON TABLAS DE EXCEL ..................................................................................................... 1

1. CONVERTIR UN RANGO DE CELDAS EN TABLA .................................................................................... 1 1.1. Cambiar nombre a una tabla ................................................................................................. 2 1.2. Ampliar el tamaño de la tabla ................................................................................................ 2 1.3. Eliminar filas / columnas de tabla .......................................................................................... 5 1.4. Cálculos en tablas. Función SUBTOTALES ......................................................................... 5 1.5. Eliminar valores duplicados ................................................................................................... 6 1.6. Uso de filtros automáticos en las tablas ................................................................................ 7 1.7. Convertir una tabla en rango ................................................................................................. 8 1.8. Consideraciones sobre tablas de Excel ................................................................................ 8

Tema 1: Tablas de Excel 2007

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Trabajo con tablas de Excel En este tema se describe el modo de crear una tabla, que en versiones anteriores se conocía

como lista, de convertir un conjunto de celdas en tabla y viceversa. Además se mostrarán las

ventajas y desventajas del trabajo con ellas.

La tabla es un conjunto de celdas que contiene información relacionada organizada en columnas

y en filas, con un formato aplicado de tabla, que permite administrar estos datos de forma

independiente del resto de la hoja de cálculo.

1. Convertir un rango de celdas en tabla

Seleccione el rango de celdas que contiene la información que va a convertir en tabla de Excel y

utilice el comando Dar formato como tabla de la ficha Inicio. Luego en la galería, seleccione

uno de los formatos de tabla.



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1.1. Cambiar nombre a una tabla Cuando se convierte un rango en tabla de Excel, le asigna un nombre automático, del tipo

Tabla1, Tabla2, … Para cambiar este nombre sitúe el cursor en la tabla y en la ficha Diseño de

Herramientas de tabla, podrá escribir un nombre diferente en Nombre de la tabla. Pulse la

tecla INTRO para terminar.

1.2. Ampliar el tamaño de la tabla Para ampliar el tamaño de la tabla puede emplear diferentes métodos:

Añadir más filas

Sitúe el cursor en una celda de la tabla de la fila contigua a la que insertará, sabiendo que la

nueva fila se insertará por encima de la actual.

Haga clic con el botón derecho del ratón sobre esa celda y en el menú contextual seleccione

Insertar, luego Filas de la tabla arriba.

El resultado es que se habrá insertado la nueva fila por encima de la fila en la que se encontraba

el cursor, y de manera que las fórmulas se replican para la nueva fila, dotándola del formato que

le corresponda en colores de relleno.

Si se encuentra en la última fila podrá elegir si la nueva fila se incorpora por encima o por debajo

de ésta.



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Añadir más columnas

Similar al caso anterior. Sitúe el cursor en una celda de la tabla de la columna contigua a la que

insertará, sabiendo que la nueva columna se insertará a la izquierda de la actual.

Haga clic con el botón derecho del ratón y en el menú contextual seleccione Insertar, luego

Columnas de la tabla a la izquierda.

Si se encuentra en la última columna podrá elegir si la nueva columna se incorpora a la izquierda

o a la derecha de ésta.



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Cambiar el rango de la tabla

Con el cursor en una celda de la tabla seleccione Cambiar tamaño de la tabla en la ficha

Diseño de herramientas de tabla.

Seleccione un nuevo rango en el cuadro de diálogo que muestra.

Otro modo de conseguir lo mismo es arrastrando en el área de trabajo



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1.3. Eliminar filas / columnas de tabla Sitúe el cursor en una celda de la fila o columna que desee eliminar y haga clic con el botón

derecho del ratón sobre la misma. En el menú contextual seleccione Eliminar, Filas de la tabla /

Columnas de la tabla

1.4. Cálculos en tablas. Función SUBTOTALES Una de las ventajas que presenta trabajar con tabla de Excel es que para realizar cálculos

globales, puede insertar filas de totales

Sitúe el cursor en una celda de la tabla y en la ficha Diseño de Herramientas de tabla marque

la casilla Fila de totales.

Incluirá la nueva fila en la parte inferior de la tabla. Lleve el cursor a una de las celdas de esa fila

para elegir el cálculo que desee realizar para esa columna.

Si elige Suma, en esa celda realizará la suma de los valores visibles de esa columna. Eso es

porque no aplica la función SUMA. Aplica la función SUBTOTALES

Esta función tiene la siguiente sintaxis:

SUBTOTALES(núm_función;rango)



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Los argumentos que utiliza son:

Núm_función: Es un número que indica el cálculo que va a realizar y el modo en el que lo hará.

Puede tomar cualquiera de estos valores:

Función Núm_función cuando realiza el cálculo

con todas las celdas del rango

Núm:función cuando realiza el cálculo

sólo con las celdas visibles del rango

PROMEDIO 1 101

CONTAR 2 102

CONTARA 3 103

MAX 4 104

MIN 5 105

PRODUCTO 6 106

DESVEST 7 107

DESVESTP 8 108

SUMA 9 109

VAR 10 110

VARP 11 111

En el ejemplo anterior, donde se eligió coo cálculo SUMA, la fórmula que ha utilizado

automáticamente es SUBTOTALES(109,[PRESUPUESTO])

En las tablas, por defecto, cuando selecciona de las funciones anteriores en la fila de totales

realiza los cálculos con las celdas visibles porque aplica la función SUBTOTALES. De ese modo,

si se aplican filtros posteriormente, que oculten algunas filas, los cálculos les realiza con los

valores que resultan de aplicar dicho filtro.

En las tablas utiliza nombres de columnas, en lugar de rangos.

También es posible realizar otros cálculos diferentes y elegir otras funciones de cálculo.

1.5. Eliminar valores duplicados El uso de tablas facilita la tarea de eliminar valores duplicados en ella, de forma casi automática.

En el ejemplo que se muestra, aparecen duplicados los datos del servicio DIG y OFT.



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La eliminación de duplicados consiste en eliminar la fila en la que se encuentran esos

duplicados, pero afectando sólo al ancho de la tabla. Quiere decir que nose eliminan datos

que se encuentren en esas filas fuera de la tabla.

Sitúe el cursor en la tabla y utilice el comando Quitar duplicados de la ficha Diseño de

Herramientas de tabla.

Una vez elegido la(s) columna(s) donde debe buscar información duplicada pulse el botón

Aceptar, y le mostrará un cuadro de diálogo donde le informará del número de duplicados

encontrados.

1.6. Uso de filtros automáticos en las tablas El uso de tablas también facilita el filtrado automático de datos en cualquiera de sus columnas,

pues muestra las flechas que lo permiten para cada una de las columnas.

Dependiendo del tipo de datos que encuentra en la columna muestra unas opciones de filtro

diferentes (de número, de texto, de fecha).

Desde los desplegables que muestra también puede ordenar.



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1.7. Convertir una tabla en rango Sitúe el cursor en una celda de la tabla y utilice el comando Convertir en rango de la ficha

Diseño de Herramientas de tabla.

El resultado es que se mantiene el formato de rellenos y bordes, pero pierde las características

de tabla, de manera que los nombres definidos desaparecen y en la fórmula se susituyen por el

rango correspondiente. Tampoco muestra ya los botones para filtros automáticos.

1.8. Consideraciones sobre tablas de Excel Si un libro incluye tablas de Excel no podrá compartirlo con otros usuarios.

Sobre una tabla de Excel no puede emplear el comando Subtotales de la ficha Datos. Para

poder emplear este comando deberá convertir la tabla en un rango normal.



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