tecnicatura universitaria en bibliotecologÍa codigo: htb18 asignatura: organización de hemerotecas...

TECNICATURA UNIVERSITARIA TECNICATURA UNIVERSITARIA EN BIBLIOTECOLOGÍAEN BIBLIOTECOLOGÍA

CODIGO:CODIGO: HTB18 HTB18

ASIGNATURA:ASIGNATURA: Organización de Organización de

HemerotecasHemerotecas

DICTADO:DICTADO: 2º CUATRIMESTRE 2º CUATRIMESTRE

CARGA HORARIA:CARGA HORARIA: 60HS., 4 HS. SEMANALES 60HS., 4 HS. SEMANALES

HORARIOS:HORARIOS: JUEVES DE 18:00 A 22:00 HS. JUEVES DE 18:00 A 22:00 HS.

Hospital Escuela y Biblioteca Central - UNLaRHospital Escuela y Biblioteca Central - UNLaR

CONTENIDOS MÍNIMOSCONTENIDOS MÍNIMOS

Organización de HemerotecasOrganización de Hemerotecas Hemerotecas. Organización Publicaciones Hemerotecas. Organización Publicaciones

periódicas. Concepto. Gestión de periódicas. Concepto. Gestión de colecciones. Procesamiento técnico de colecciones. Procesamiento técnico de publicaciones periódicas. Catalogación publicaciones periódicas. Catalogación analítica de publicaciones periódicas. analítica de publicaciones periódicas. Identificadores de publicaciones Identificadores de publicaciones periódicas: ISSN, SICI, DOI, Crossref. periódicas: ISSN, SICI, DOI, Crossref. Organismos relacionados a las Organismos relacionados a las publicaciones periódicas. Revistas publicaciones periódicas. Revistas electrónicas. electrónicas.

HEMEROTECA - DEFINICIÓNHEMEROTECA - DEFINICIÓN

El término hemeroteca viene del griego El término hemeroteca viene del griego hemera (día) y theke, (caja o depósito)hemera (día) y theke, (caja o depósito)

Es el edificio, local o sala, Es el edificio, local o sala, generalmente ubicado en una generalmente ubicado en una biblioteca, donde se guardan, de forma biblioteca, donde se guardan, de forma organizada, colecciones de periódicos, organizada, colecciones de periódicos, diarios y revistas destinadas a servir al diarios y revistas destinadas a servir al público.público.


El origen de la hemeroteca está El origen de la hemeroteca está asociado a la evolución de la biblioteca asociado a la evolución de la biblioteca y la industria editorial. y la industria editorial.

La hemeroteca se desarrolla a medida La hemeroteca se desarrolla a medida que se advierte la necesidad de que se advierte la necesidad de concentrar y organizar un número concentrar y organizar un número creciente de diarios, revistas y otras creciente de diarios, revistas y otras publicaciones periódicas, anuales e publicaciones periódicas, anuales e irregulares. irregulares.


En 1900 el término fue propuesto por En 1900 el término fue propuesto por Henri Martin en un Congreso Henri Martin en un Congreso Internacional de Bibliotecas, realizado Internacional de Bibliotecas, realizado en París. en París.

Para algunos está mal formada, Para algunos está mal formada, debiendo ser efemeroteca o debiendo ser efemeroteca o efemeriteca, pues hemeroteca en efemeriteca, pues hemeroteca en sentido estricto quiere decir biblioteca sentido estricto quiere decir biblioteca de días y no biblioteca de periódicos. de días y no biblioteca de periódicos.


Algunas hemerotecas tienen también Algunas hemerotecas tienen también colecciones de folletos, almanaques, colecciones de folletos, almanaques, afiches, etc. Las colecciones y afiches, etc. Las colecciones y contenidos de las hemerotecas se contenidos de las hemerotecas se encuentran organizados por temas: encuentran organizados por temas: educación, historia, economía, educación, historia, economía, deportes, entre otros. También pueden deportes, entre otros. También pueden estar organizados por fechas o lugares estar organizados por fechas o lugares de origen.de origen.


Una Una hemerotecahemeroteca es una es una bibliotecabiblioteca que se especializa en que se especializa en diariosdiarios y otras y otras publicaciones periódicaspublicaciones periódicas. Puede . Puede funcionar en un edificio propio, en funcionar en un edificio propio, en una sala específica o un sector una sala específica o un sector determinado dentro de una determinado dentro de una biblioteca tradicional.biblioteca tradicional.


Las hemerotecas pueden clasificar sus Las hemerotecas pueden clasificar sus contenidos por tema, país de origen o contenidos por tema, país de origen o fecha, por ejemplo. Muchos medios fecha, por ejemplo. Muchos medios impresos tienen sus propias impresos tienen sus propias hemerotecas, que funcionan como hemerotecas, que funcionan como archivos donde almacenan cada una de archivos donde almacenan cada una de sus publicaciones.sus publicaciones.


Hay ocasiones en que estas Hay ocasiones en que estas hemerotecas se encuentran abiertas hemerotecas se encuentran abiertas al público en general, mientras que, al público en general, mientras que, en otros casos, sólo se autoriza el en otros casos, sólo se autoriza el ingreso a empleados de la ingreso a empleados de la empresaempresa o o a investigadoresa investigadores

HEMEROTECA - DEFINICIÓNHEMEROTECA - DEFINICIÓN Una Una hemerotecahemeroteca es el edificio, sala, es el edificio, sala,

bibliotecabiblioteca o página web donde se guardan, o página web donde se guardan, ordenan, conservan y clasifican ordenan, conservan y clasifican diariosdiarios, , revistasrevistas y otras publicaciones periódicas de y otras publicaciones periódicas de prensa escritaprensa escrita, archivados para su consulta. , archivados para su consulta. También se refiere a la colección o conjunto También se refiere a la colección o conjunto de diarios, revistas y otras publicaciones de diarios, revistas y otras publicaciones periodísticas.periodísticas.

Por lo general corresponde a una sección de Por lo general corresponde a una sección de una una bibliotecabiblioteca, pero también son las , pero también son las colecciones o fondos de los propios medios colecciones o fondos de los propios medios que los editan.que los editan.

ORGANIZACIÓN DE HEMEROTECAS - ORGANIZACIÓN DE HEMEROTECAS - GENERALIDADESGENERALIDADES

Organización administrativaOrganización administrativa Al efectuar una revisión de las actividades Al efectuar una revisión de las actividades

que favorecen la administración de las que favorecen la administración de las colecciones de publicaciones periódicas, es colecciones de publicaciones periódicas, es importante señalar que todos los importante señalar que todos los involucrados estén en conocimiento de los involucrados estén en conocimiento de los procesos, los que estarán delineados en una procesos, los que estarán delineados en una política de desarrollo de este tipo de política de desarrollo de este tipo de material bibliográfico, que periódicamente material bibliográfico, que periódicamente debe ser replanteada de acuerdo a las debe ser replanteada de acuerdo a las condiciones actuales de la transferencia de condiciones actuales de la transferencia de información.información.

Organización administrativaOrganización administrativa

Asimismo deberá existir un verdadero Asimismo deberá existir un verdadero compromiso de auto capacitación, compromiso de auto capacitación, conocimiento de las colecciones y conocimiento de las colecciones y continuos análisis de los continuos análisis de los procedimientos que favorezcan la procedimientos que favorezcan la disposición de las colecciones a los disposición de las colecciones a los usuarios.usuarios.


Su misión no será solamente la de Su misión no será solamente la de ingresar la información, mantener y ingresar la información, mantener y difundir las colecciones, si no que difundir las colecciones, si no que deberá además explorar en el uso y deberá además explorar en el uso y conocimiento de nuevas y mejores conocimiento de nuevas y mejores herramientas.herramientas.


La experiencia a producir será la de La experiencia a producir será la de ofrecer colecciones de publicaciones ofrecer colecciones de publicaciones periódicas muy completas y al día y periódicas muy completas y al día y que respondan a los requerimientos que respondan a los requerimientos de la comunidad universitaria.de la comunidad universitaria.


El equipo de participantes que están El equipo de participantes que están involucrados en la administración de involucrados en la administración de las publicaciones periódicas y seriadas las publicaciones periódicas y seriadas está constituido por:está constituido por:

UsuariosUsuarios

Usuario del Sistema de BibliotecasUsuario del Sistema de Bibliotecas

Usuario Universidad (Comunidad Usuario Universidad (Comunidad Universidad)Universidad)

Usuario ExternoUsuario Externo

REALIZADORES Y RESPONSABLEREALIZADORES Y RESPONSABLE

Bibliotecólogo HemerotecaBibliotecólogo Hemeroteca

Asistentes HemerotecaAsistentes Hemeroteca

Equipos de SoporteEquipos de Soporte

Dpto. AdquisicionesDpto. Adquisiciones

Soporte TecnológicoSoporte Tecnológico

Coordinadores de BibliotecaCoordinadores de Biblioteca

Dpto. de AnálisisDpto. de Análisis

Comisión de PPComisión de PP


En la literatura sobre administración de En la literatura sobre administración de bibliotecas se definen algunos de los bibliotecas se definen algunos de los elementos básicos en una elementos básicos en una Organización, que se mencionan para Organización, que se mencionan para consideración:consideración:


FUNCIONES:FUNCIONES: se definen las funciones que se definen las funciones que realizará cada persona dentro de la realizará cada persona dentro de la organización.organización.

DEPARTAMENTALIZACION:DEPARTAMENTALIZACION: es la es la sectorización de las actividadessectorización de las actividades

CADENA DE MANDO:CADENA DE MANDO: es la línea continua es la línea continua de autoridad desde la jefatura mayor hasta el de autoridad desde la jefatura mayor hasta el eslabón más bajo. eslabón más bajo.

TRAMO DE CONTROL: TRAMO DE CONTROL: es la subordinación es la subordinación que un jefe puede dirigir eficaz y que un jefe puede dirigir eficaz y eficientemente.eficientemente.


CENTRALIZACION Y CENTRALIZACION Y DESCENTRALIZACION:DESCENTRALIZACION: la toma de la toma de decisiones está concentrada o por otro lado, decisiones está concentrada o por otro lado, delegada a funcionarios de mando medio o delegada a funcionarios de mando medio o en niveles de empleados de nivel más bajo en niveles de empleados de nivel más bajo (delegación de autoridad)(delegación de autoridad)

FORMALIZACION:FORMALIZACION: utilización de normas fijas utilización de normas fijas en los cargos de una organización con el en los cargos de una organización con el objeto de estandarizarlos.objeto de estandarizarlos.


Con estos enunciados principales, se Con estos enunciados principales, se quiere dar un enfoque general de la quiere dar un enfoque general de la vista de una Sección de Hemeroteca vista de una Sección de Hemeroteca como una estructura organizacional. como una estructura organizacional.

Una organización administrativa Una organización administrativa definirá “cómo se dividen; cómo se definirá “cómo se dividen; cómo se agrupan; y cómo se coordinan agrupan; y cómo se coordinan formalmente las tareas en los puestos formalmente las tareas en los puestos de trabajo”. (Robbins )de trabajo”. (Robbins )

PROCESO ADMINISTRATIVOPROCESO ADMINISTRATIVO

Es importante reconocer las funciones Es importante reconocer las funciones administrativas principales de administrativas principales de organización y tratamiento de las organización y tratamiento de las colecciones periódicas.colecciones periódicas.


En términos generales, el proceso En términos generales, el proceso abarca la planificación estratégica, el abarca la planificación estratégica, el conocimiento de la estructura conocimiento de la estructura organizacional, el desarrollo de modelos organizacional, el desarrollo de modelos de procesos y aplicación de de procesos y aplicación de herramientas de control de la colección.herramientas de control de la colección.


Las directrices principales en torno a Las directrices principales en torno a estos conceptos pueden ser temas de estos conceptos pueden ser temas de estudio de una Comisión de estudio de una Comisión de Publicaciones Periódicas.Publicaciones Periódicas.


En un marco específico de la En un marco específico de la administración de estas publicaciones, administración de estas publicaciones, es atingente que todo el personal que es atingente que todo el personal que participa en cada Hemeroteca, tenga participa en cada Hemeroteca, tenga presente la relevancia de considerar las presente la relevancia de considerar las funciones, atribuciones y funciones, atribuciones y responsabilidades que les compete.responsabilidades que les compete.


Aspectos claves de la administración:Aspectos claves de la administración: a. Planificación:a. Planificación: Función que Función que

permitirá determinar los objetivos y laspermitirá determinar los objetivos y las acciones a tomar en determinado acciones a tomar en determinado

período.período. b. Organización:b. Organización: Distribución del Distribución del

trabajo en el grupo, estableciendo lostrabajo en el grupo, estableciendo los niveles de autoridad y operación. niveles de autoridad y operación.


c. Ejecución:c. Ejecución: Acciones realizadas por Acciones realizadas por los integrantes del grupo, enlos integrantes del grupo, en

conformidad a la organización y conformidad a la organización y planificación establecida.planificación establecida.

d. Control:d. Control: Supervisión y revisión de Supervisión y revisión de procesos para lograr los planesprocesos para lograr los planes

establecidos.establecidos.


Tomaremos como ejemplo la Tomaremos como ejemplo la organización de una Hemeroteca:organización de una Hemeroteca:

Puestos de de Trabajo:Puestos de de Trabajo: PréstamoPréstamo

DevoluciónDevolución

Referencista de Publicaciones Referencista de Publicaciones PeriódicasPeriódicas


Control bibliográficoControl bibliográfico

Adquisición/Difusión/SupervisiónAdquisición/Difusión/Supervisión

Trabajo Interno (tratamiento, Trabajo Interno (tratamiento, conmutación, servicio Alerta)conmutación, servicio Alerta)

Distribución de tareas:Distribución de tareas:

El personal encargado de circulación El personal encargado de circulación podrá realizar en forma conjunta las podrá realizar en forma conjunta las siguientes actividades desde su siguientes actividades desde su estación de trabajo:estación de trabajo:


CirculaciónCirculación RegistroRegistro Reclamos fascículosReclamos fascículos Itemización retrospectivaItemización retrospectiva Encuadernación (mensaje en software)Encuadernación (mensaje en software) EstadísticaEstadística Estudio de Uso (ingreso de datos)Estudio de Uso (ingreso de datos)


El bibliotecólogo de Hemeroteca El bibliotecólogo de Hemeroteca desempeñará funciones dedesempeñará funciones de

Referencista, Referencista, orientando al usuario en orientando al usuario en el conocimiento y desarrollo de el conocimiento y desarrollo de habilidades de búsqueda de habilidades de búsqueda de información en publicaciones periódicas información en publicaciones periódicas y seriadas.y seriadas.


Supervisará, además, el servicio de Supervisará, además, el servicio de Circulación, Circulación, atendiendo situaciones atendiendo situaciones y servicios especiales; dudas o y servicios especiales; dudas o consultas del personal; problemas consultas del personal; problemas con el software de administración de con el software de administración de usuarios y otros, con el objeto de usuarios y otros, con el objeto de otorgar un servicio expedito.otorgar un servicio expedito.


Estando a cargo del Estando a cargo del Control bibliográfico Control bibliográfico se preocupará de:se preocupará de:

Control de ingreso de títulos (colecciones) al Control de ingreso de títulos (colecciones) al software (nuevos/rezago)software (nuevos/rezago)

Activación suscripciones en módulo Seriadas Activación suscripciones en módulo Seriadas del software.del software.

Cambios de títuloCambios de título Control analíticas de publicacionesControl analíticas de publicaciones Investigación bibliográficaInvestigación bibliográfica


Títulos descontinuados, cesadosTítulos descontinuados, cesados Actualización y control de “holdings” Actualización y control de “holdings”

en registros automatizadosen registros automatizados Control de graficación de existenciasControl de graficación de existencias


A cargo del A cargo del Desarrollo de la Colección Desarrollo de la Colección se se preocupará de:preocupará de:

Evaluación de RevistasEvaluación de Revistas Participación en Selección/Adquisición de PPParticipación en Selección/Adquisición de PP Control suscripciones, donaciones y canjeControl suscripciones, donaciones y canje Estudio de Uso (Informes)Estudio de Uso (Informes) ManualManual Automatizado (Infomaker)Automatizado (Infomaker)


Holdings en Bases de DatosHoldings en Bases de Datos Informes/estudios revistas ISI (Institute for Informes/estudios revistas ISI (Institute for

Scientific Information)Scientific Information) Control de Revistas AlertaControl de Revistas Alerta Difusión (Exhibición, Blogs, Wiki Difusión (Exhibición, Blogs, Wiki

institucional, Listados de revistas, Web,institucional, Listados de revistas, Web, Redes, etc.)Redes, etc.) Talleres de Desarrollo de Competencias Talleres de Desarrollo de Competencias

Informacionales, DCIInformacionales, DCI

GestiónGestión

En cuanto a la Gestión, sus labores En cuanto a la Gestión, sus labores abarcarán:abarcarán:

Planificación de actividadesPlanificación de actividades Organización de servicios y designación de Organización de servicios y designación de

funcionesfunciones Administración del personalAdministración del personal Administración de coleccionesAdministración de colecciones Administración de Fondos de Sensibilización, Administración de Fondos de Sensibilización,

Reposición y encuadernaciónReposición y encuadernación Capacitación del personalCapacitación del personal Informes de gestión, etc.Informes de gestión, etc.

GestiónGestión

Las actividades estarán distribuidas Las actividades estarán distribuidas entre profesionales y técnicos entre profesionales y técnicos (asistentes y/o administrativos), (asistentes y/o administrativos), asignando asignando Encargados Encargados para cada para cada proceso, quienes deberán asumir la proceso, quienes deberán asumir la responsabilidad con total responsabilidad con total compromiso. compromiso.

GestiónGestión

Se entrega a continuación un ejemplo Se entrega a continuación un ejemplo de uno de los servicios otorgados; de uno de los servicios otorgados; propuesta de una organización de propuesta de una organización de trabajo de Encargado Servicio de trabajo de Encargado Servicio de Alerta. Alerta.

En él hay un técnico encargado, que En él hay un técnico encargado, que podrá contar, por ejemplo, con dos podrá contar, por ejemplo, con dos colaboradores.colaboradores.

GestiónGestión

En este caso, el encargado debe En este caso, el encargado debe contemplar:contemplar:

ENCARGADO SERVICIO DE ALERTA (Un ENCARGADO SERVICIO DE ALERTA (Un ejemplo de administración de tareas)ejemplo de administración de tareas)

1. Planificación:1. Planificación: La Planificación está dada por las La Planificación está dada por las

directrices que entrega la Institución directrices que entrega la Institución con la coordinación del Jefe de Sección con la coordinación del Jefe de Sección y la participación del encargado.y la participación del encargado.

GestiónGestión

Es un servicio de continuidad que Es un servicio de continuidad que otorga:otorga:

Servicio de diseminación selectiva de Servicio de diseminación selectiva de información (tablas de contenido)información (tablas de contenido)

Artículos de revistas (al día y Artículos de revistas (al día y retrospectivos)retrospectivos)

GestiónGestión

2. Organización:2. Organización:

La distribución de funciones está La distribución de funciones está determinada por el programa de determinada por el programa de tareas. La organización del trabajo tareas. La organización del trabajo está representada en un diagrama de está representada en un diagrama de flujo.flujo.

GestiónGestión

3. Ejecución:3. Ejecución: Según los turnos, cada encargado debe Según los turnos, cada encargado debe

ejecutar las labores que involucra el servicio ejecutar las labores que involucra el servicio y dejar al día la documentación.y dejar al día la documentación.

En cada turno se deberá atender las En cada turno se deberá atender las solicitudes, despachar los artículossolicitudes, despachar los artículos

y notificar los títulos asignados recibidos.y notificar los títulos asignados recibidos. Uno de los técnicos se dedica a la Uno de los técnicos se dedica a la

preparación de revistas parapreparación de revistas para exhibición.exhibición.

ControlControl

ControlControl El encargado tiene la obligación de El encargado tiene la obligación de

coordinar el trabajo, capacitar a las coordinar el trabajo, capacitar a las personas y supervisar las labores, personas y supervisar las labores, velando porque el servicio se dé en velando porque el servicio se dé en forma expedita y lo más al día posible.forma expedita y lo más al día posible.

El grupo debe acatar las indicaciones El grupo debe acatar las indicaciones emanadas por el encargado, salvoemanadas por el encargado, salvo

desacuerdo, caso en el que deben desacuerdo, caso en el que deben notificar al Jefe directo para resolver.notificar al Jefe directo para resolver.

ControlControl

El encargado debe notificar cuando El encargado debe notificar cuando existen problemas, tanto internos como existen problemas, tanto internos como factores externos que impidan la factores externos que impidan la fluidez del servicio.fluidez del servicio.

El encargado debe notificar El encargado debe notificar periódicamente sobre la marcha del periódicamente sobre la marcha del servicio al Jefe directo y emitir informes servicio al Jefe directo y emitir informes cuando sean requeridos.cuando sean requeridos.

ControlControl

En términos generales, es importante En términos generales, es importante destacar que desde el punto de vista destacar que desde el punto de vista administrativo, el proceso de control administrativo, el proceso de control mide:mide:

ControlControl

Cantidad = Uso del tiempoCantidad = Uso del tiempo Calidad = Costo (incluye horas/hombre)Calidad = Costo (incluye horas/hombre)

Esta acción deberá ser compartida Esta acción deberá ser compartida entre el encargado y la jefatura directa.entre el encargado y la jefatura directa.

Recursos (Fondos)Recursos (Fondos)

Recursos (Fondos)Recursos (Fondos) En otro aspecto, un factor En otro aspecto, un factor

determinante en el proceso determinante en el proceso administrativo lo constituyen los fondos administrativo lo constituyen los fondos asignados para la administración y asignados para la administración y mantención de las colecciones, así mantención de las colecciones, así como para la implementación de como para la implementación de equipos, mobiliario y locales equipos, mobiliario y locales apropiados.apropiados.


El Jefe de la Hemeroteca deberá El Jefe de la Hemeroteca deberá velar porque en cada presupuesto velar porque en cada presupuesto anual queden incorporados los anual queden incorporados los requerimientos de continuidad, así requerimientos de continuidad, así como asignaciones extraordinarias.como asignaciones extraordinarias.


Durante el año también podrá Durante el año también podrá requerirse alguna implementación requerirse alguna implementación extraordinaria que se deberá atender, extraordinaria que se deberá atender, según sea su urgencia, efectuando la según sea su urgencia, efectuando la solicitud respectiva.solicitud respectiva.


Algunos de los presupuestos inherentes Algunos de los presupuestos inherentes son:son:

Adquisición de publicaciones periódicas y Adquisición de publicaciones periódicas y seriadas (asignados a unidades académicas y seriadas (asignados a unidades académicas y bibliotecas).bibliotecas).

Fondos ReposiciónFondos Reposición Funcionamiento (equipos y materiales)Funcionamiento (equipos y materiales) EncuadernaciónEncuadernación Ayudantes/alumnosAyudantes/alumnos OtrosOtros

Recursos HumanosRecursos Humanos

En toda organización de trabajo, es En toda organización de trabajo, es importante que el Jefe de grupo tenga importante que el Jefe de grupo tenga claro los conceptos apropiados de claro los conceptos apropiados de liderazgo y motivación, que puedan liderazgo y motivación, que puedan permitir un desarrollo adecuado de los permitir un desarrollo adecuado de los servicios, las relaciones servicios, las relaciones interpersonales y la obtención de interpersonales y la obtención de buenos resultados.buenos resultados.


Para tener presente la importancia de Para tener presente la importancia de los recursos humanos involucrados los recursos humanos involucrados deberá tener en cuenta dos aspectos deberá tener en cuenta dos aspectos que deben ir unidos: interés por la que deben ir unidos: interés por la gente e interés por los resultados.gente e interés por los resultados.

Un porcentaje alto de respuesta Un porcentaje alto de respuesta favorable del personal proviene de favorable del personal proviene de propiciar un ambiente de armonía y propiciar un ambiente de armonía y buena voluntad.buena voluntad.


Los logros y la calidad de los resultados Los logros y la calidad de los resultados se obtienen con la integración de los se obtienen con la integración de los componentes del grupo, bien componentes del grupo, bien capacitados, con procedimientos capacitados, con procedimientos claros, dispuestos a medir sus logros y claros, dispuestos a medir sus logros y motivados por un objetivo común al motivados por un objetivo común al grupo.grupo.

tecnicatura universitaria en bibliotecologÍa codigo: htb18 asignatura: organización de hemerotecas...

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