técnicas y herramientas para la administración del tiempo
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T I E M P OT I E M P O
Técnicas y Herramientas Técnicas y Herramientas para la Administración del para la Administración del
TiempoTiempo
¿¿QuéQué es el tiempo? es el tiempo?• Es una invención humana, Es una invención humana,
basada en aspectos cósmicos.basada en aspectos cósmicos.
• Es un recurso que tenemos que Es un recurso que tenemos que aprender a utilizar.aprender a utilizar.
• Su manejo puede ser la Su manejo puede ser la diferencia vital entre éxito y diferencia vital entre éxito y fracaso.fracaso.
Las mayores dificultades en Las mayores dificultades en su manejosu manejo• La dificultad más grande es la falta La dificultad más grande es la falta
de una educación apropiada con de una educación apropiada con relación al tema.relación al tema.
• Interrupciones.Interrupciones.• Ritmo diario de vida.Ritmo diario de vida.• La dependencia del otro.La dependencia del otro.• La infraestructura de las ciudades.La infraestructura de las ciudades.• Falta de herramientas efectivas.Falta de herramientas efectivas.
ReeducándoseReeducándose• Si quieres realmente manejar bien el Si quieres realmente manejar bien el
tiempo, debes dedicar UN TIEMPO para tiempo, debes dedicar UN TIEMPO para reeducarse.reeducarse.
• Comprender el tiempo y como funciona, Comprender el tiempo y como funciona, especialmente como se relaciona con especialmente como se relaciona con nuestro estado físico y anímico, no solo nuestro estado físico y anímico, no solo ayuda a ser un mejor profesional, también ayuda a ser un mejor profesional, también nos permite disfrutar más la vida.nos permite disfrutar más la vida.
CUERPO & TIEMPOCUERPO & TIEMPO• Hay momentos en que tienes más energía para Hay momentos en que tienes más energía para
realizar cosas físicas.realizar cosas físicas.• Otros momentos, tienes más energía para Otros momentos, tienes más energía para
pensar y reflexionar.pensar y reflexionar.• Un gran secreto para manejar el tiempo es ser Un gran secreto para manejar el tiempo es ser
capaz de utilizar el tiempo según la energía que capaz de utilizar el tiempo según la energía que tienes disponible, o bien reentrenar tu cuerpo.tienes disponible, o bien reentrenar tu cuerpo.
• Un diario puede ayudarte a comprender tu Un diario puede ayudarte a comprender tu cuerpo.cuerpo.
InterruptoresInterruptores• El truco es saber discernir al menos tres El truco es saber discernir al menos tres
categorías de interruptores:categorías de interruptores:– UrgenciasUrgencias son situaciones que tienes que tratar pronto o son situaciones que tienes que tratar pronto o
de forma inmediata (emergencias). de forma inmediata (emergencias). Conviene siempre Conviene siempre tener un plan de contingencia para situaciones de tener un plan de contingencia para situaciones de este tipo.este tipo.
– ImportanteImportante son situaciones que te impactan, positiva o son situaciones que te impactan, positiva o negativamente. Pero no necesitas hacerlas ya. negativamente. Pero no necesitas hacerlas ya. Póngalas Póngalas en la agenda apropiadamente.en la agenda apropiadamente.
– InformaciónInformación se refiere a todo el resto. se refiere a todo el resto. Cargue algo con Cargue algo con que escribir SIEMPRE y anote las informaciones que escribir SIEMPRE y anote las informaciones recibidas; al final de un día o semana, revise y recibidas; al final de un día o semana, revise y archive la información de forma apropiada.archive la información de forma apropiada.
TRUCO IMPORTANTETRUCO IMPORTANTE• Como ves, manejar el tiempo requiere Como ves, manejar el tiempo requiere
muchomucho DESAPEGO, CONCENTRACIÓN y DESAPEGO, CONCENTRACIÓN y ENFOQUEENFOQUE..
• Por esto la Por esto la meditación y ejercicios de meditación y ejercicios de concentraciónconcentración pueden dar tanto pueden dar tanto beneficio en esta área.beneficio en esta área.
• Vale la pena separar un tiempo para Vale la pena separar un tiempo para entender también tu entender también tu propósito en vida y propósito en vida y la visión futurala visión futura que tienes. que tienes.
El ritmo diario no te deja…El ritmo diario no te deja…• Tú eres quien eliges el ritmo de tu vida y el Tú eres quien eliges el ritmo de tu vida y el
manejo del tiempo varía según eso:manejo del tiempo varía según eso:– AceleradoAcelerado, en tal caso necesitas un manejo del , en tal caso necesitas un manejo del
tiempo muy firme y flexible a la vez. tiempo muy firme y flexible a la vez. Conviene Conviene tener una secretaria o desarrollar una agenda tener una secretaria o desarrollar una agenda para este fin.para este fin.
– ModeradoModerado, es lo perfecto para el manejo del , es lo perfecto para el manejo del tiempo, puedes incluso utilizar técnicas como tiempo, puedes incluso utilizar técnicas como “tiempo disponible asignado”. “tiempo disponible asignado”. Una agenda es Una agenda es suficientesuficiente..
– LentoLento, aunque no parezca puede servir para perder , aunque no parezca puede servir para perder tiempo. tiempo. Llene el tiempo libre con actividades Llene el tiempo libre con actividades de crecimiento personal o esparcimiento de crecimiento personal o esparcimiento inteligente.inteligente.
LÓGICO E ILÓGICO LÓGICO E ILÓGICO • Cuando hablamos de tiempo, se dice que hay dos Cuando hablamos de tiempo, se dice que hay dos
tipos principales: el cronológico y el mental.tipos principales: el cronológico y el mental.• Aunque el tiempo cronológico es el que vale Aunque el tiempo cronológico es el que vale
especialmente en el trabajo y la vida diaria, es el especialmente en el trabajo y la vida diaria, es el mental que impacta nuestra existencia.mental que impacta nuestra existencia.
• Cosas como el ritmo de vida o cuánto tiempo dura Cosas como el ritmo de vida o cuánto tiempo dura algo depende mucho de nuestra percepción algo depende mucho de nuestra percepción subjetiva.subjetiva.
• Aprender a entender, utilizando un diario, en Aprender a entender, utilizando un diario, en qué momentos tu tiempo mental “rinde” más.qué momentos tu tiempo mental “rinde” más.
DependenciasDependencias• El “tiempo colectivo” es la relación del tiempo que tengo con el El “tiempo colectivo” es la relación del tiempo que tengo con el
de otras personas. Aunque yo tenga un buen manejo del tiempo, de otras personas. Aunque yo tenga un buen manejo del tiempo, no puedo imponerlo a los demás.no puedo imponerlo a los demás.
• Otra dependencia importante es relacionada con la Otra dependencia importante es relacionada con la infraestructura de donde vivo, trabajo o paseo. Aunque yo salga infraestructura de donde vivo, trabajo o paseo. Aunque yo salga de mi casa a tiempo, muchas veces la infraestructura impacta de mi casa a tiempo, muchas veces la infraestructura impacta negativamente a la hora de cumplir citas u otros compromisos.negativamente a la hora de cumplir citas u otros compromisos.
• Cuando se clasifican las informaciones recibidas, éstas Cuando se clasifican las informaciones recibidas, éstas pueden convertirse en tareas; algunas tareas son “sin pueden convertirse en tareas; algunas tareas son “sin fecha”, por ejemplo, leer un artículo. Utilice el tiempo fecha”, por ejemplo, leer un artículo. Utilice el tiempo “perdido” debido al mal uso del tiempo colectivo o bien “perdido” debido al mal uso del tiempo colectivo o bien de la mala infraestructura para cumplir con las tareas de la mala infraestructura para cumplir con las tareas “sin fecha” definida.“sin fecha” definida.
AUTOEMPODERAMIENTOAUTOEMPODERAMIENTO• La única forma realmente de manejar el tiempo es La única forma realmente de manejar el tiempo es
considerar que el tiempo es TUYO.considerar que el tiempo es TUYO.• Esto requiere mucho empoderamiento del ser, es decir, Esto requiere mucho empoderamiento del ser, es decir,
el desarrollo de la percepción positiva y poderosa de sí el desarrollo de la percepción positiva y poderosa de sí mismo.mismo.
• No podemos culpar a nadie por nada. Si algo realmente No podemos culpar a nadie por nada. Si algo realmente pasa de malo, hay actitudes como la asertividad que pasa de malo, hay actitudes como la asertividad que permiten negociar un nuevo comportamiento de la otra permiten negociar un nuevo comportamiento de la otra persona.persona.
• Nunca pierdo tiempo, el tiempo es siempre el mismo; lo Nunca pierdo tiempo, el tiempo es siempre el mismo; lo que puedo perder es la oportunidad de utilizarlo mejor.que puedo perder es la oportunidad de utilizarlo mejor.
Herramientas efectivasHerramientas efectivas• Junto con la falta de educación, muchos no Junto con la falta de educación, muchos no
han recibido tampoco herramientas han recibido tampoco herramientas efectivas en el manejo del tiempo. En efectivas en el manejo del tiempo. En realidad, hay personas que ni siquiera realidad, hay personas que ni siquiera saben utilizar un reloj (por eso no lo usan).saben utilizar un reloj (por eso no lo usan).
• Investigar a través de leer, consultar Investigar a través de leer, consultar con otros o venir a seminarios abre tu con otros o venir a seminarios abre tu mundo a entender las herramientas mundo a entender las herramientas que hay y como usarlas efectivamente.que hay y como usarlas efectivamente.
TU ESTILO PERSONALTU ESTILO PERSONAL• El manejo del tiempo no es rígido ni dogmático.El manejo del tiempo no es rígido ni dogmático.• Depende mucho de cada persona.Depende mucho de cada persona.
– Personalidades más desorganizadasPersonalidades más desorganizadas se ajustarán a estilos se ajustarán a estilos más flexibles de manejo del tiempo. Una secretaria en este más flexibles de manejo del tiempo. Una secretaria en este caso es fundamental si se quiere tener éxito.caso es fundamental si se quiere tener éxito.
– Personas organizadasPersonas organizadas deberán decidir en un abanico de deberán decidir en un abanico de opciones la mejor que les permita manejar el tiempo más opciones la mejor que les permita manejar el tiempo más efectivamente.efectivamente.
– LíderesLíderes necesitan ayuda en el manejo del tiempo operativo y necesitan ayuda en el manejo del tiempo operativo y pueden utilizar tanto secretarias como herramientas físicas.pueden utilizar tanto secretarias como herramientas físicas.
– CooperadoresCooperadores, o sea, los que ayudan a otros (secretarias por , o sea, los que ayudan a otros (secretarias por ejemplo), van a necesitar organizarse personalmente para ejemplo), van a necesitar organizarse personalmente para estar disponibles a estas personas.estar disponibles a estas personas.
AgendasAgendas• NormalesNormales son útiles para personas que no manejan son útiles para personas que no manejan
tanto la informática o que no quieren complicarse con tanto la informática o que no quieren complicarse con sofisticaciones. sofisticaciones. Es necesario crear el hábito de Es necesario crear el hábito de anotar compromisos, así como sus cumplimientos, anotar compromisos, así como sus cumplimientos, y determinar tiempos de duración de actividades.y determinar tiempos de duración de actividades.
• SofisticadasSofisticadas son las agendas con muchos tipos de son las agendas con muchos tipos de categoría, utilizan colores y otros elementos físicos para categoría, utilizan colores y otros elementos físicos para ayudar el usuario a manejar el tiempo de forma efectiva. ayudar el usuario a manejar el tiempo de forma efectiva. Si tienes una agenda así, tome un curso o siéntate Si tienes una agenda así, tome un curso o siéntate con alguien que te explique los diversos aspectos. con alguien que te explique los diversos aspectos. Ten la meta de usar al menos 80% de sus recursos.Ten la meta de usar al menos 80% de sus recursos.
Agendas electrónicasAgendas electrónicas• De la agenda de un celular común a una De la agenda de un celular común a una
Palm o Blackberry, las agendas electrónicas Palm o Blackberry, las agendas electrónicas combinan algunos elementos comunes:combinan algunos elementos comunes:– AlarmasAlarmas te ayudan a recordar eventos te ayudan a recordar eventos
importantes.importantes.– TareasTareas te ayudan a organizar la información te ayudan a organizar la información
recibida.recibida.– ContactosContactos te ayudan a mantener los datos de te ayudan a mantener los datos de
los demás a la mano.los demás a la mano.
Agendas en tu computadorAgendas en tu computador• El Outlook es la más famosa, pero hay El Outlook es la más famosa, pero hay
también agendas por INTERNET como el también agendas por INTERNET como el Google Calendar.Google Calendar.
• Aunque tiene los mismos recursos de una Aunque tiene los mismos recursos de una agenda electrónica (y normalmente se agenda electrónica (y normalmente se pueden sincronizar entre sí), solo es pueden sincronizar entre sí), solo es válida si tienes conexión constante de válida si tienes conexión constante de INTERNET, y sabes usar los recursos de la INTERNET, y sabes usar los recursos de la red mundial.red mundial.
Técnicas de RelajaciónTécnicas de Relajación• Separa un tiempo para relajarte Separa un tiempo para relajarte
diariamente.diariamente.• Aprende a “escuchar” tu cuerpo.Aprende a “escuchar” tu cuerpo.• Descubre las zonas del cuerpo que Descubre las zonas del cuerpo que
más se tensionan.más se tensionan.• Ensaye formas de relajación, Ensaye formas de relajación,
basadas en tu propia experiencia con basadas en tu propia experiencia con el cuerpo, y en la respiración.el cuerpo, y en la respiración.
ConcentraciónConcentración• Aprende a manejar la visualización.Aprende a manejar la visualización.
• Controle el surgimiento de los Controle el surgimiento de los pensamientos.pensamientos.
• No te dejes llevar por las emociones.No te dejes llevar por las emociones.
• Busca el equilibrio.Busca el equilibrio.
MeditaciónMeditación• Yo soy un ser espiritual.Yo soy un ser espiritual.
• Hay una Fuente Suprema de todas Hay una Fuente Suprema de todas las cualidades positivas.las cualidades positivas.
• Meditar es conectarme a esta fuente Meditar es conectarme a esta fuente de forma fácil, sin esfuerzos.de forma fácil, sin esfuerzos.
Para mayor informaciónPara mayor información• Medellín: 421 6214Medellín: 421 6214
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