AUDITORA FORENSE

OTRAS TCNICAS Y ENFOQUES DE DETECCIN(05)

Octubre, 2010

Rohel Snchez

TCNICAS DE DETECCINCompras:Comparacin de nombres de proveedores y empleados.Proveedor y empleado con la misma direccin o mismo numero de telfono.La direccin del proveedor es un buzn de correo.Pruebas de proveedores fantasmas

TNICAS DE DETECCINCompras:Facturas dudosas.Facturas sucesivas.Facturas de proveedores que no se encuentran en el archivo de proveedores.Facturas mltiples por la misma descripcin de articulo.Proveedores con nmeros de facturas duplicados.

TCNICAS DE DETECCINRecursos Humanos:Empleados fantasmas.Nomina: ms de un crdito de salario para el mismo empleado.

rea Contable:Cuentas transitorias nunca llevadas a cero.Dbitos sin crditos.

TCNICAS DE DETECCINSistemas:Acceso indebido a la red.Perfiles y autorizaciones de los usuarios.

rea Financiera:Transacciones financieras usando cdigos impropios.Uso indebido de cuentas inactivas/lneas de crdito.Uso de tarjetas de crdito.

TCNICAS DE DETECCINOtros:

Descuentos merecidos por pronto pago, pero no cobrados.Alto numero de devoluciones.

LA ENTREVISTAConversacin entre dos o mas personas con el propsito de obtener informacin.

Sesin de preguntas y respuestas estructuradas para obtener informacin.

LA ENTREVISTAPropsitos

Obtener:

La verdad de los hechos.Pistas o datos.Informacin sobre el esquema de fraude.Informacin que establezca elementos de un delito.

TIPOS DE ENTREVISTA

Entrevista de presentacin ante Jefes.

Entrevistas sostenidas con otros funcionarios.

Entrevista sobre los procedimientos.

LA ENTREVISTA

CARACTERISTICAS:

Conducirse lo mas cercanamente posible del acontecimiento.

Centrarse en recopilar informacin relevante.

Conducirse con objetividad e imparcialidad.

PARTES DE LA ENTREVISTA

Apertura

Informara del propsito de la entrevista

Interrogatorio

CARACTERISTICAS DEL ENTREVISTADOR

Inters en lo que el entrevistado le informaSeguridad y confianza en si mismoCortes y profesionalHace preguntas que no implican acusacinEvita poner en duda la informacin

CARACTERISTICAS DEL ENTREVISTADOR

No se compromete con el entrevistado a ayudarloMantiene el control de la entrevistaSelecciona el tiempo y lugar apropiados para la entrevista

TIPOS DE TESTIGOS

CooperadorNeutralHostil

TESTIGOS COOPERADOR

Testigo dispuesto a ser entrevistado motivado por variedad de razones.

TESTIGOS NEUTRAL

No tiene nada que ganar o perder con el asunto investigadoEsta dispuesto a cooperarSu informacin es la mejor

TESTIGOS HOSTIL

No esta dispuesto a dar informacinDice medias verdades por temor a ser descubierto o encubrimientoTeme represalias del supervisor o gerenciaTeme que lo tilden de informante

TIPOS DE TESTIGOS

Interrogatorio al testigo hostil

Existen dos enfoques:

Dejarlo que hable y mienta; luego confrontarlo con evidenciaIntentar hacerlo cambiar de actitud

TIPOS DE PREGUNTAS

INTRODUCTORIASINFORMATIVASAbiertasCerradasCorroborativasCIERREEVALUATIVASADMISION

PREGUNTAS INTRODUCTORIAS

Introducir el asunto investigadoProduce en el testigo relajamiento para que se anime a cooperarPermite observar las reacciones fsicas y emotivas del testigo

PREGUNTAS INFORMATIVAS

Diseadas para recopilar informacin

Clasificacin:Abiertas: No pueden contestarse con un si o un noCerradas: Requieren una contestacin precisa (si o no, fechas, cantidades o lugares)Corroborativas: Contestaciones se desprenden de la misma pregunta. Se utilizan para validar datos o hechos ya conocidos

PREGUNTAS DE CIERRE

Se hacen al finalizar el interrogatorio para confirmar los hechos y obtener informacin y evidencia adicional

PREGUNTAS EVALUATIVAS

Son aquellas catalogadas como hipoteticas y no acusatorias.Se formula cuando se tiene duda razonable sobre la veracidad del testimonio

PREGUNTAS DE ADMISION

Se formula al testigo sobre cuya culpabilidad tiene un grado de certeza razonableEsta diseada para reivindicar a una persona inocenteInducir al responsable que confiese el posible delito, sin violarle sus derechos y privilegios

ASPECTOS POR CONSIDERAR DURANTE UN INTERROGATORIO

Preguntas de conformidad con el propsito de entrevista y su teora del casoRitmo natural de preguntasOrden lgico de las preguntas generalesPreguntas detalles cuando el entrevistado culmina su relatoPasara a prximo tema si dijo todo

ASPECTOS POR CONSIDERAR DURANTE UN INTERROGATORIO

Preguntas cortas y sencillasNo comenta contestacionesAtento a lo que el testigo dice y reaccionesInterrumpir y encaminar al entrevistadoEvitar preguntas sugestivasPodra incluir preguntas sobre otros testigos

INHIBIDORES DE LA COMUNICACIONValoracin del tiempoAutoestimaTraumaProblemas de la MemoriaConfusin cronolgicaErrores de InferenciasConducta Subconsciente

FACILITADORES DE LA COMUNICACIONAltruismoIdentificacin con el grupoIntercambio de comunicacinDeseo de reconocimientoEmpatiaCatharsisRazonabilidad

PREPARACIN PARA LA ENTREVISTAAntes de proceder con un entrevista relacionada con la deteccin e investigacin de fraude, el auditor debe:Saber cuales son los hechos del asunto objeto de investigacinConocer en detalle los hechos sobre los cuales va a entrevistar y tener clara la informacin que quiere obtener de la persona que ser entrevistadaTener una teora del caso o una idea de cmo ocurrieron los hechos que intentan probar y verificar que dicha teora sea compatible con la informacin y documentos que hasta el presente conoce y consta en el expedienteOrganizar en forma manejable los documentos que nos interesa que el entrevistado revise en la entrevista y declare sobre los mismos.Preparar una lista de las personas que interesa entrevistar y obtener la mayor informacin posible sobre su educacin, experiencia y personalidad.

PREPARACIN PARA LA ENTREVISTAPreparar una gua de preguntas para la entrevista a base de lo que se interesa saber de la misma. Esta puede conducirse en orden cronolgico, de acuerdo a los documentos a mostrarse, por transaccin o eventos, o por una combinacin de las anteriores.Preparar, adems, una introduccin breve, una pregunta introductoria amplia y una pregunta de cierre abierta.Seleccionar el tiempo y el lugar apropiados para la entrevista.La duracin de las entrevistas la determinara el entrevistador a base de las circunstancias particulares de cada caso.Prepararse para comenzar las entrevistas por el empleado o funcionario de menor jerarqua y el mas dispuesto a cooperar.

ASPECTOS POR CONSIDERAR DURANTE UN INTERROGATORIOSolicitara declare sobre la autenticidad de documentosAlerta a contradicciones y omisionesVerificara que no se le quede algo sin preguntarMantendr un clima de aceptacin y respeto

CARACTERISTICAS DE UNA ENTREVISTA EXITOSASatisface los propsitos especficos de la misma

Establece acercamiento con el entrevistado

Permite elaborar conclusiones y recomendaciones

ERRORES COMUNES EN LA ENTREVISTAEl entrevistador debe cuidarse de no cometer algunos de los siguiente errores que comnmente comenten muchos entrevistadores:Hacer una introduccin inadecuada. Fallar en establecer una buena comunicacin o interaccin (empata) con el entrevistado.No conocer en sus detalles el asunto investigadoInterrumpir al entrevistado mientras contesta. Si los interrumpe o desva el tema puede ser que no ofrezca informacin que el auditor desconoce y se pierda informacin vital.Interrumpir la entrevista. Ello para buscar un documento que de antemano se debi tener disponible. Esto causa mala impresin y aparenta falta de preparacinTomar demasiadas notas, o muy pocas, y ello de manera indiscreta

ERRORES COMUNES EN LA ENTREVISTADesviarse del propsito de la entrevista por su iniciativa o inducido por el entrevistado, se pierde el controlNo hacer un manejo adecuado de los documentos de la auditoria. Ello al no identificarlos o describirlos adecuadamente en la minuta de la entrevista.Hacer varias preguntas en una y de forma rpida. El entrevistado puede ser que NO le conteste todas las preguntas.No identificar las inconsistencias o contradicciones u omisiones del entrevistado.No preparar una minuta completa de la entrevista.No hacer una evaluacin correcta de la informacin obtenida y de la entrevista en general. Tampoco hacer las corroboraciones.No aclarar las dudas surgidas producto de la entrevista.

SITUACIONES QUE PUEDEN OCURRIR EN UNA ENTREVISTADurante el proceso de la entrevista el entrevistador puede confrontarse con las siguiente situaciones relacionadas con el testigo:

Viene acompaado de un familiar, amigo o abogado y pretende que este presente durante la entrevista.Se niega a ofrecer algn dato personal al inicio de la entrevista.Se empea en tomar notas de la entrevista o grabarla

SITUACIONES QUE PUEDEN OCURRIR EN UNA ENTREVISTAOfrece informacin distinta a la que se tiene.Ofrece distintas versiones sobre los mismos hechos en una segunda o tercera entrevista.Interrumpe la entrevista y expresa que se va, que no quiere continuar con la entrevista, llora o indica tener padecimientos fsicos.Se torna agresivo verbal o fsicamenteNo es responsivo a las preguntas que se le hace o contesta con evasiones (no se, no recuerdo)

REGLAS PARA LOS INTERROGATORIOSLas preguntas son formuladas por el auditor investigador. No permitir al declarante conducir sus preguntas y respuestas.Las preguntas orientadas a aclarar los grandes interrogantes del caso.Auditor investigador, debe prestar la mayor atencin a las respuestas del declarante para procesar nuevas preguntas.

REGLAS PARA LOS INTERROGATORIOSActitud que asume el declarante trata de descubrir, si este ha sido intimado o presionado por terceras personasHacer el mayor esfuerzo para ganar la confianza del declaranteLas preguntas no deben dar lugar a respuestas encausadas en una u otra formaAl terminar el interrogatorio dar oportunidad de proporcionar informacin adicionalDirigir preguntas conforme al propsito de la entrevista y su teora del casoMantendr un ritmo natural de preguntas y respuestas

REGLAS PARA LOS INTERROGATORIOSPasara a prximo tpico cuando el testigo dijo todo lo que sabe sobre un temaSe limitara a hacer preguntas cortas y sencillasNo comentara las contestaciones del entrevistado, ni mostrara reaccionesAtento durante el interrogatorio, a lo que el testigo dice, como a lo que no dice, y su reaccin corporal.Empleara su tacto para interrumpir y encaminar al entrevistado.Evitar preguntas sugestivas, preguntas que evidencien en su forma, la contestacin deseada y aquellas que requieren contestaciones si o no

REGLAS PARA LOS INTERROGATORIOSPodra incluir preguntas respecto a la opinin que el entrevistado tiene sobre otros testigos.Solicitara al entrevistado declare sobre su autenticidad de documentos.Estar alerta al comportamiento del entrevistado en cuanto a contradicciones y omisiones.Verificara que no se le quede nada sin preguntar, (documentos elementos del delito, o el esquema del fraude)Mantendr un clima de aceptacin y respeto por la informacin recibida.

LA DECLARACIN JURADA (MANIFESTACION)Testimonio o afirmacin a un funcionario autorizado.

En auditoria e investigacin se utiliza la manifestacin escrita o se elabora acta

LA DECLARACIN JURADA (MANIFESTACIN)Propsito

Obtener prueba sobre el asunto investigado.Testimonio que fundamenta un hallazgo o comisin de delito.Comparar las declaraciones anteriores

LA DECLARACIN JURADA (MANIFESTACIN)A quien se le puede tomar

A un testigo o sospechosoNo es indispensable cuando la evidencia es suficiente

LA DECLARACIN JURADA (MANIFESTACIN)TestigoPersona que tenga conocimiento propio sobre hechos investigados

SospechosoPersona que se identifique como posible autor o co autor de un delito

LA DECLARACIN JURADA (MANIFESTACIN)Cuando y quien decide tomarlaLas razones surgen de la entrevista inicial estrategia desarrollada.

Se podra tomar una declaracin a un sospechoso:Cuando ha obtenido suficiente informacin sobre el asunto investigado

LA DECLARACIN JURADA (MANIFESTACIN)Cuando la informacin no se puede lograr de otra fuente.

No se debe tomar al inicio de la investigacin.

Auditor a cargo en consulta con el abogado decide a quien, cuando, donde y sobre cuales asuntos tomar la manifestacin.

LA DECLARACIN JURADA (MANIFESTACIN)Preparacin

Conocer los hechos.Tener el objetivo claro.Preparar una lista de las personas.Coordinar con el abogado.

LA DECLARACIN JURADA (MANIFESTACIN)Preparacin

Reclutar a otro auditor.Seguir orden lgico.Preparar una gua de preguntas.Organizar los documentos.Interrogatorio final.Estudio legal.

INDICE DE PERCEPCION DE LA CORRUPCIN (IPdC)Anualmente la elabora transparencia internacional.Esta basada en encuestas con empresas, expertos y publico en general acerca de sus puntos de vista sobre la extensin de la corrupcin en pases del mundo.Puntajes van desde 10 (altamente transparente) a cero (altamente corrupto).Cubre a mas de 158 pases.Llamado de atencin a los lideres polticos y la sociedad a confrontar la abundante corrupcin que pervierte a tantos pases.En el 2004 Per, 67 con 3.5 puntos; en el ao 2005, 65 con 3.5.

DE QUE MANERA PUEDE COMETERSE?En forma solitaria o a travs de asociacin con otras personas.Con participacin de personal de la entidad o no (infidelidad).Sucesivas acciones simultaneas por montos poco significativos o menores.Accin nica por un monto importante.A travs de medios fsicos, magnticos, otros (lnea telefnica)

SITUACIONES EN LAS QUE SE COMETEN FRAUDES

Dejando de entregar a los ex empleados conceptos varios.Sustraccin de mercancas.Dejando de notar la venta de valores.Dejando de ingresar los productos.Embarcando pedidos a clientes ficticios.

METODOS MEDIANTE LOS QUE SE DETECTAN LOS FRAUDES

Por accidente: 51 %Mediante auditores: 19 %Controles de direccin: 10 %Amantes despechadas: 20 %

DELITOS COMETIDOS FRECUENTEMENTE

Delitos contra el patrimonio

Hurto: Sustraer bien del lugar donde se encuentraRobo: Apoderarse de bien mueble con violenciaApropiacin ilcita: Apropia de un bien mueble, dinero o un valor que a recibido un deposito u otro fin

DELITOS COMETIDOS FRECUENTEMENTE

Fraude en la administracin de personas jurdicas

Fundador, director, gerente, etc. Realiza en perjuicio de ella los actos siguientes:

Falsea balances.Proporciona datos falsosReflejar y distribuir utilidades inexistentes

DELITOS COMETIDOS FRECUENTEMENTE

Delitos financieros

Usuario de una institucin financiera obtiene crditos mediante engao.Funcionarios o accionistas omiten efectuar las provisiones.

DELITOS COMETIDOS FRECUENTEMENTE

Delitos Tributarios

Contrabando: Ingresa del extranjero o extrae mercancas ilegalmente.Defraudacin fiscal: Mediante tramite aduanero, elude pago total de tributos a la importacin.

DELITOS COMETIDOS FRECUENTEMENTE

Delitos contra la administracin publica

Usurpacin de autoridad, ttulos y honores

Usurpa una funcin publica sin titulo o nombramientoOstenta distintivos de funcin o cargo que no ejerce o se arroga grado acadmico, titulo profesional que no le corresponde.

DELITOS COMETIDOS FRECUENTEMENTE

Delitos cometidos por funcionarios pblicos

Abuso de autoridad:

Abusando de sus atribuciones, comete u ordena acto arbitrario.Ilegalmente, omite, rehsa o retarda algn acto de su cargo.

DELITOS COMETIDOS FRECUENTEMENTE

Delitos cometidos por funcionarios pblicos

Concusin:

Obliga, darle un bien o beneficio patrimonialInterviene en contratos concertndose con interesados

DELITOS COMETIDOS FRECUENTEMENTE

Peculado

Apropiacin o uso de caudales o efectos cuya custodia le estn confiados.Uso de vehculos, maquinas para fines ajenos al servicio.Da al dinero o bienes aplicacin diferente a su destino

DELITOS COMETIDOS FRECUENTEMENTE

Corrupcin de funcionarios

Solicita o acepta donativo para realizar violar sus obligaciones.Solicita o acepta donativo para practicar un acto propio de su cargo, sin faltar a su obligacin.Directa o indirectamente se interesa en cualquier contrato u operacin.

PREVINIENDO LA CORRUPCIN

Seleccionar los agentesSegregar a los deshonestosReforzar la poltica de contratacin en funcin al merito, evitar nepotismo y la dedocracia.Aprovechar las garantas externas de honestidad (buscar los empleados honestos y mantenerlos).

Establecer recompensas y castigos para los agentesCambiar las recompensas (mayor sueldo, carrera profesional, recompensar a quienes colaboran, reconocimientos pblicos, etc.)Penalizar la conducta corrupta (Elevar penas, aumentar la autoridad del jefe para dar castigos, utilizar una variedad de castigos como perdida de prestigio, de prerrogativas, etc).

PREVINIENDO LA CORRUPCIN3. Obtener informacin acerca de los esfuerzos y los resultados

Mejorar los sistemas de manejo de informacin y de auditoria (reunir evidencia sobre actos de corrupcin, investigar)Fortalecer los agentes de informacin (reforzar a personal especializado-auditores-especialistas en computacin)Reunir informacin de terceros (secreto bancario)Reunir informacin de los clientes y publico. Cambiar el peso de la prueba (funcionarios con signos de riqueza)

PREVINIENDO LA CORRUPCIN4. Debilitar poder monoplico, limitar discrecionalidad y reforzar rendicin de cuentas.

Inducir a la competencia en la provisin de bienes y servicios.Limitar la posibilidad de los agentes de actuar discrecionalmente (definir claramente los procedimientos y publicitarlos, hacer que trabajen en equipo y bajo supervisin jerrquica, dividir las grandes decisiones en tareas repartidas, circunscribir las decisiones clave)Rotar a los empleados tanto en sus funciones como geogrficamente.Organizar grupos de clientes para hacerlos menos susceptibles a algunas formas de corrupcin

5. Elevar el costo moral de la corrupcin

Usar programas de capacitacin, educativos, ejemplos personales.Promulgar un Cdigo de ticaCambiar la cultura corporativa

R. Snchez*R. SnchezR. Snchez*R. Snchez