TAREA 3 EN SLIDESHARE

MARITZABEL SAAVEDRA RAMOS

RODRIGO ALVARADO LOPEZ

UNIVERSIDAD DEL QUINDIO

FACULTAD DE CIECIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES

CIENCIAS DE LA INFORMACION, LA DOCUMENTACION, BIBLIOTECOLOGIA Y

ARCHIVISTICA

GESTION DOCUMENTAL

GRUPO 1

BOGOTA

AÑO 2014

TAREA 3 EN SLIDESHARE

MARITZABEL SAAVEDRA RAMOS

RODRIGO ALVARADO LOPEZ

PROFESORA

LUZ MARINA ARIAS GONZALEZ

UNIVERSIDAD DEL QUINDIO

FACULTAD DE CIECIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES

CIENCIAS DE LA INFORMACION, LA DOCUMENTACION, BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICA

GESTION DOCUMENTAL

2º SEMESTRE

GRUPO 1

BOGOTA

AÑO 2014

1) VISITE UN ARCHIVO DE UNA ENTIDAD PÚBLICA Y OTRO DE UNA ENTIDAD PRIVADA,

INDIQUE EL NOMBRE DE LA ENTIDAD, DIRECCIÓN, NOMBRE DE LA PERSONA QUE LE

OFRECE LA INFORMACIÓN Y TELÉFONO. ELABORE UN COMENTARIO COMO SE

ENCUENTRA ORGANIZADA SU DOCUMENTACIÓN. REALICE COMO MÍNIMO 10 PREGUNTAS

EN CADA UNO DE LOS ARCHIVOS, LAS CUALES LE PERMITAN ACLARAR LAS DUDAS QUE

TENGA RESPECTO A LA GESTIÓN DOCUMENTAL. IDENTIFIQUE EN DICHOS ARCHIVOS LAS

ETAPAS O FASES DEL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS.

Nombre de la entidad: Departamento Administrativo de Seguridad (DAS)

Dirección: Carrera 28 N 17ª 00 Paloquemao

Nombre De Entrevistado: Jesús Lozano Supervisor Del contrato 09 del DAS RF

Teléfonos: 2086060 – 4088000 Fax 4088353

2) IDENTIFIQUE EN EL ARCHIVO VISITADO LOS SIGUIENTES CONCEPTOS Y LUEGO,

EXPLIQUE CON SUS PROPIAS PALABRAS QUE ENTIENDE POR: ARCHIVO TOTAL,

CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS, PRINCIPIO DE PROCEDENCIA, PRINCIPIO DE

ORDEN ORIGINAL, FOLIO, LEGAJO, FONDO, SUBFONDO,SERIE, SUBSERIE, TIPO

DOCUMENTAL, TABLAS DE VALORACIÓN, TABLAS DE RETENCIÓN, VALOR

PRIMARIO, VALOR SECUNDARIO

ARCHIVO TOTAL: Es El Proceso integral de la formación de archivo a su ciclo vital, que va

desde la producción o recepción, distribución, consulta, retención, almacenamiento,

preservación y disposición final y que hace referencia a todos los soportes.

CICLO VITAL DEL DOCUMENTO: La documentación del Departamento Administrativo De

Seguridad atraviesa por etapas sucesivas, desde su producción o recepción en la oficina, y su

conservación temporal, hasta su eliminación o integración a un archivo histórico cumpliendo

así su ciclo vital.

PRINCIPIO DE PROCEDENCIA: Conservación de los documentos dentro del fondo

documental, al que naturalmente pertenecen; principio fundamental de la teoría archivística

que establece que los documentos producidos por una institución u organismo no deben

mezclarse con los otros.

PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL: Ordenación interna de un fondo documental manteniendo la

estructura que tuvo durante el servicio activo.

FOLIO: hoja de libro, de cuaderno, o de expediente al que corresponden las páginas.

FONDO: Totalidad de las serie Documentales de la misma procedencia o parte de un archivo que es

objeto de conservación institucional.

SERIE: conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneo, emanado de un

mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas.

TIPO DOCUMENTAL: Unidad documental simple.

Tablas de retención documental: listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a las

cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del silo vital de los documentos.

VALOR PRIMARIO: es el que tienen los documentos mientras le sirven a la institución productora y al

iniciador, destinatario o beneficiario del documento, es decir a los involucrados en el tema o en el

asunto.

VALOR SECUNDARIO: es el que interesa a los investigadores de información retrospectiva. Surge

una vez agotado el valor inmediato o primario los documentos que tienen este valor se conservan

permanente.

VALOR SECUNDARIO: es el que interesa a los investigadores de información retrospectiva. Surge

una vez agotado el valor inmediato o primario los documentos que tienen este valor se conservan

permanente.

VALORES PRIMARIOS VALORES SECUNDARIOS

HISTORIAS LABORALES RESOLUCIONES DAS

NOMINAS DECRETOS

CUENTAS PAGADAS CIRCULARES

PROCESOS DISCIPLINARIOS MANUALES DE PROCEDIMIENTOS

3) DE EJEMPLOS DE DOCUMENTOS QUE SE CONSERVAN EN DICHOS ARCHIVOS POR SUS

VALORES PRIMARIOS Y SECUNDARIOS (MÍNIMO 4 DOCUMENTOS)

4) REALICE 3 EJEMPLOS DONDE SE EVIDENCIA LA SERIE, SUBSERIE Y TIPO DOCUMENTAL.

SERIE SUBSERIE TIPO DOCUMENTAL

MISIONES MISIONE DE TRABAJO SOLICITUD, MISION, INFORME.

CONTRATOS CONTRATO DE SUMINISTRO

LICITACIONES, CONTRATOS, ACTAS DE

LIQUIDACION.

CUENTAS CUENTA DE ALMACEN BALANCE GENERAL, INFORMES DE BIENES EN

BODEGA.

5) INDAGUE CUÁLES DOCUMENTOS SE DEBEN ELIMINAR EN LAS OFICINAS, ES DECIR, NO

SON ARCHIVADOS.

Si se tiene una tabla de retención documental se indican cuales documentos pasan al archivo central y

se deben eliminar en la oficina de gestión, si no hay tablas de retención documental se hace

valoración por parte de los productores para establecer cuales se deben eliminar.

6) OBSERVE Y EXPLIQUE EN FORMA RESUMIDA COMO SE LLEVA A CABO LA FOLIACIÓN DE LOS DOCUMENTOS.

FOLIACION

1) se deben numerar de manera consecutiva es decir sin omitir, ni repetir números.

2) No se debe foliar utilizando números con el suplemento A, B, C o bis.

3) se debe escribir el número en la esquina superior derecha de la cara recta del folio en el mismo sentido del texto del documento.

4) se debe escribir el número de manera legible en tamaño adecuado y sin enmendaduras sobre el espacio en blanco, y sin alterar membretes, sellos textos o numeraciones originales.

5) no se debe escribir con trazo fuerte porque se puede causar daño irreversible al soporte papel

6) no se deben foliar las pastas ni las hojas – guarda en blanco

7) los planos, mapas, dibujos etc., que se encuentren tendrán el número de folios consecutivos que le corresponden aun cuando estén plegados.

8) los anexos impresos (folletos, boletines, periódicos, revistas) que se encuentren se numeran con un mismo folio.

9) cuando se encuentren varios documentos de formato pequeño adheridos a una hoja a esta se le escribe su respectivo número de folio.

10) las fotografías cuando están sueltas se agrupan en un sobre al final del expediente.

11) si existen errores en la foliación esta se anulara con una línea oblicua evitando tachones.

12)no se deben numerar los folios totalmente en blanco ( cosidos o empastados, que se encuentren en tomos o legajos

13) no se deben foliar documentos en soportes distintos al papel como cd cassettes, disquetes, videos etc.) en este caso serán registrados en el FUID.

7) INDIQUE COMO SE ORGANIZAN LOS DOCUMENTOS DENTRO DE LAS CARPETAS.

a)verificar si las series documentales son simples (numéricamente: actas, resoluciones). O

compuestas (cronológicamente: contratos, informes.) para determinar su forma de ordenación y

periodo al que corresponde, además identificar los documentos que pueden referir anexos. Para no

desagregarlos.

b) ordenar los documentos al interior del expediente según la fecha en la que fueron elaborados o

recibidos (prima la fecha del radicado) o en forma numérica consecutiva ascendente (actas, misiones,

resoluciones etc.).

c) verificar si existen documentos que hagan parte de otra serie documental o si son documentos

ajenos al trámite. En caso de que se identifique que no pertenecen al asunto debe retirar previo aval

del líder del grupo.

d) verificar si existe duplicidad de los documentos para su posible retiro.

8) MENCIONE LOS DATOS QUE DEBEN TENER LAS ETIQUETAS DE LAS CARPETAS Y CAJAS.

Los datos que deben tener las etiquetas de las carpetas y cajas son las siguientes:

Fondo

Sección

Subsección

Serie

Nombre de la carpeta folios

9) EXPLIQUE LO SIGUIENTE (MEDIANTE UN MAPA CONCEPTUAL)

A)cuáles son los procesos del Programa de Gestión Documental que se desarrollan en el Archivo de

Gestión en la entidad visitada y en qué consiste cada uno de ellos.

B) cuáles son los procesos del Programa de Gestión Documental que se desarrollan en la entidad

visitada en el Archivo Central y en qué consiste cada uno de ellos

C) cuáles son los procesos del Programa de Gestión Documental que se desarrollan en esa entidad

en el Archivo Histórico (Si lo tiene la entidad) y en qué consiste cada uno de ellos.

10) CADA INTEGRANTE DEL EQUIPO DEBE TOMAR UN DOCUMENTO QUE SE PRODUZCA EN

ALGUNA DEPENDENCIA DE UNA ENTIDAD VISITADA Y EXPLICAR EL PROCESO QUE SE

LLEVA A CABO CON ESE DOCUMENTO DESDE QUE SE ORIGINA HASTA SU ETAPA FINAL DE

CONSERVACIÓN O ELIMINACIÓN.

SOLICITUD DE ANTECEDENTES

Dicha solicitud la hace la fiscalía al área de identificación del DAS por medio de un oficio y lo

Recepcióna la oficina de archivo y correspondencia, el cual por medio de un stiker se Recepcióna con

fecha y se agrega la codificación por oficina

En el proceso la oficina de archivo y correspondencia lo dirige y tramita al área de identificación el cual

tramita y gestiona la salida en él envió de la copia a la fiscalía.

11) INDAGUE Y EXPLIQUE CÓMO SE LLEVA A CABO LA VALORACIÓN DOCUMENTAL EN LA

ENTIDAD VISITADA Y DE EJEMPLOS DE LOS DOCUMENTOS QUE CONSERVA DICHA ENTIDAD

POR SUS VALORES PRIMARIOS Y SECUNDARIOS.

La valoración documental en el DAS es un procedimiento liderado por el comité de archivo donde se

hace un estudio y evaluación de cada una de las series y subseries documentales producidas por la

entidad en el ejercicio de sus funciones.

Este estudio y evaluación se hace teniendo en cuenta los valores fiscales, contables, teóricos, de la

entidad y de los posibles valores culturales, científicos e históricos que poseen información

permanente al archivo general de la nación.

Ejemplo: misiones de trabajo de las áreas de protección, policía judicial, seguridad rural, tarjetas

alfabéticas, prontuarios delictivos etc. los siguientes documento ya no hacen parte del archivo por que

han sido objeto de transferencia a las entidades pertenecientes.

1 Visite un archivo de una entidad pública y otro de una entidad privada, indique el nombre de la entidad, dirección, nombre de la persona que le ofrece la información y teléfono. elabore un comentario como se encuentra organizada su documentación. Realice como mínimo 10 preguntas en cada uno de los archivos, las cuales le permitan aclarar las dudas que tenga respecto a la gestión documental. Identifique en dichos archivos las etapas o fases del ciclo vital de los documentos.

Entidad visitadada: SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD, Dirección: Avenida Ciudad de Cali No. 51 66 Piso 6- 7 - Edificio Word Bussines Center Administradora: Yenny Ortiz, teléfono : 4817000 Bogotá.La documentación se encuentra organizada en el archivo de gestión, según las TRD que fueron verificadas por el comité de archivo, se encuentra organizada por años según la serie documental, la documentación del archivo de gestión se encuentra foliada en su totalidad.

2) Identifique en el archivo visitado los siguientes conceptos y luego, explique con sus propias palabras que entiende por: ARCHIVO TOTAL: es todo lo referente que conforma el proceso en su ciclo vital del documento

CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS: son las etapas por la que debe pasar los documentos desde su origen hasta el tiempo de conservación

PRINCIPIO DE PROCEDENCIA, Conservación de los documentos dentro del fondo documental, al que naturalmente pertenecenPRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL: : Ordenación interna de un fondo documental manteniendo la estructura que tuvo desde el servicio activo.FOLIO: Que está conformado por una hoja LEGAJO: grupo de documentos en un gancha para facilitar el manejo FONDO: Son todas las series Documentales de la misma procedencia o parte de un archivo que es objeto de conservación.SUBFONDO: Subdivisión del fondo consistente en un conjunto de documentos relacionados entre sí que corresponde a las subdivisiones administrativas de la institución u organismo que lo originaSERIESUBSERIE: Conjunto de tipos documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor, como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas.

TIPO DOCUMENTAL Hace referencia a la especie documental que revela tanto el contenido como la estructura física del documento. Pueden ser entre otros tipos documentales, actas, contratos y facturasTABLAS DE VALORACIÓN: listado de asuntos o series documentales de los cuales se asigna su tiempo en el archivo central y así una disposición final

TABLAS DE RETENCIÓN: listado de series con su respectivo tipo documental y se asigna el tiempo de duración en la etapa del ciclo vital del documento VALOR PRIMARIO: Es el que tienen los documentos mientras sirven a la institución productora y al iniciador, destinatario o beneficiario del documento.VALOR SECUNDARIO: Es el que interesa a los investigadores de la información retrospectiva, surge una vez agotado el valor inmediato o primario y los documentos que tienen este valor se conservan permanentemente.

3) De ejemplos de documentos que se conservan en dichos archivos por sus valores primarios y secundarios (mínimo 4 documentos)DOCUMENTOS VALORES PRIMARIOS-Resoluciones, autos, circulares, ContratosDOCUMENTOS VALORES SECUNDARIOS-Quejas, conceptos técnicos, memorias del Superintendente de salud.

4) Realice 3 ejemplos donde se evidencia la serie, subserie y tipo documental.

CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES4400.69 CONTROLES 4400.69.1CONTROL ENTRADA DE CORRESPONDENCIA-Planilla correspondencia externa recibida por entregar

CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES3110.61CONSECUTIVO DE COMUNICACIONES3110.61.1CONSECUTIVO DE COMUNICACIONES EXTERNAS-Comunicaciones

CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES4200.171PLANES4200.171.17PLAN DE MANTENIMIENTO-Plan

5) Indague cuáles documentos se deben eliminar en las oficinas, es decir, no son archivados.La duplicidad que salga en el proceso de inserción de la documentación.6) Observe y explique en forma resumida como se lleva a cabo la foliación de los documentos.Los documentos se deben foliar en la parte superior derecha y dependiendo la ubicación del documento, si esta de manera horizontal se folea igul, en la parte superior derecha.7) Indique como se organizan los documentos dentro de las carpetas.Se organizan de manera cronológica y dependiendo de la ubicación del gancho.

8) Mencione los datos que deben tener las etiquetas de las carpetas y cajas.

CARPETAS:código dependencia SECCIÓN - nombre dependencia SUBSECCIÓN - nombre dependencia Dirección / Grupo, si los hay código y nombre serie código y nombre subserie Nombre con que se identifica la carpeta numero de folios de la carpeta o unidad documental años de la unidades documentales numero de carpeta consecutivo, serie

CAJA:CODIGO: DEPENDENCIA: SERIE: SUBSERIE: AÑO: CARPETAS: N° CAJA:

9) Explique lo siguiente (mediante un mapa conceptual)a) cuáles son los procesos del Programa de Gestión

Documental que se desarrollan en el Archivo de Gestión yen el archivo central en la entidad visitada y en qué consiste cada uno de ellos.

(Archivo de Gestión)PROCESOS ARCHIVISTICOS

PRODUCCION DOCUMENTAL

CLASIFICACION DOCUMENTAL

ORDENACION DOCUMENTAL

DISPOSICION FINAL

PROCESOS ARCHIVISTICOS DISPOSICION

FINAL

ELIMINACION DE DOCUMENTOS

MICROFILMACION SELECCIÓNDOCUMENTAL

CONSERVACION TOTAL

(ARCHIVO CENTRAL)

10) Cada integrante del equipo debe tomar un documento que se produzca en alguna dependencia de una entidad visitada y explicar el proceso que se lleva a cabo con ese documento desde que se origina hasta su etapa final de conservación o eliminación.Desde que el documento llega o entra en proceso de custodia por parte del archivo, este se recibe mediante un FUID (Formato Único de Inventario Documental) al servidor que origina el documento, luego de esto se procede a archivar en la unidad de conservación que le corresponde y esto se logra mediante la identificación en el FUID de la unidad de destino, el documento tiene un tiempo de retención dependiendo de la serie que le corresponda, por ejemplo si es una historia laboral y la persona ya se retiro de la entidad, el documento tiene una retención de un año mas y luego se dispone a hacerse la trasferencia al archivo central para su conservación durante 80 a 100 años para luego ser eliminado.11) Indague y explique como se lleva a cabo la valoración documental en la entidad visitada y de ejemplos de los documentos que conserva dicha entidad por sus valores primarios y secundarios.

Finalizadas las fases de diagnóstico e investigación y de clasificación por parte del comité de archivo, es necesario determinar la disposición final de los documentos y definir así su conservación total, eliminación o selección. Esta decisión es el resultado de la valoración, la cual se realiza mediante el análisis intelectual de la producción documental de la institución durante el que se identifican los valores primarios y secundarios de los documentos, para establecer su permanencia en las fases de archivo de acuerdo con el interés que aún conservan para la institución y la administración académicos, jurídicos, fiscales, contables, legales, administrativos (Primarios) o su importancia para la constitución del patrimonio histórico, la ciencia, la cultura y las artes (Secundarios)Agunos documentos merecen ser preservados para la historia y de los que brindan testimonio sobre el devenir cultural, social, científico y tecnológico. Sin embargo, también ayuda a la descongestión de los depósitos a través de la eliminación de documentos sin valor. La valoración es un procedimiento de gran responsabilidad por lo que el Archivo General de la Nación recomienda que sea liderada por el Comité de Archivo de la entidad y por un grupo interdisciplinario de profesionales en el cual se incluya uno con experiencia en investigación histórica. En este procedimiento es importante conservar los criterios y visión de quienes realizaron la valoración, lo cual deberá quedar registrado en las Tablas de Valoración Documental

12) Lea el Decreto 2609 de 2012 y los Acuerdos 003, 004, 005 del 15 de marzo de 2013 e indague en una ENTIDAD PÚBLICA lo siguiente:- ¿Qué importancia tiene esta norma (Decreto 2609 de 2012) para el país?Tiene una importancia que realmente engránese aun mas la labor del archivista, el decreto muestra fases muy importantes en la consecución de un archivo y además, algo muy importante es que introduce varios temas de tecnologíaa. Documentos de Archivo (físicos y electrónicos). b. Archivos institucionales (físicos y electrónicos). c. Sistemas de Información Corporativos. d. Sistemas de Trabajo Colaborativo. e. Sistemas de Administración de Documentos. f. Sistemas de Mensajería Electrónica. g. Portales, Intranet y Extranet. h. Sistemas de Bases de Datos. i. Disco duros, servidores, discos o medios portables, cintas o medios de video y audio (análogo o digital), etc. j. Cintas y medios de soporte (back up o contingencia). k. Uso de tecnologías en la nube.

Además acoge a todas las entidades públicas y a las privadas con ejercicio en el servicio público que se rigen con la ley 594 de 2000 para que cumplan con las disposiciones del AGN en materia de conservación, clasificación y disposición final de todos los archivos, además que el ingreso de la tecnología haga parte del manejo archivístico y ayude en la búsqueda de mejores archivos con un usdel papel mas racional y cuidadoso con el medio ambiente. -¿Cuáles son los cambios a en los procesos de la Gestión Documental a la luz de ese nuevo Decreto? Realice un cuadro comparativo entre los procesos del Programa de Gestión Documental antes del Decreto 2609 de diciembre de 2012 y los procesos de la Gestión Documental a partir de la expedición de dicho Decreto. Indague que cambios o ajustes han que hacer para dar cumplimiento a la norma.- ¿Cuáles son los aspectos más importantes a tener en cuenta según el contenido del mencionado Decreto?Entre lo mas importante se encuentra la inclusión de los documentos digitales en mayor proporción, el uso de las nuevas tecnologías en el proceso archivístico.

- Indague y realice un resumen de los Acuerdos 003, 004 y 005 de marzo 15 de 2013Acuerdo 03 del 15 de marzo de 2013

“Por medio del cual se reglamenta parcialmente el Decreto 2578 de 2012, se adopta y reglamenta el Comité Evaluador de Documentos del Archivo General de la Nación y se dictan otras disposiciones”.

Acuerdo 04 del 15 de marzo de 2013

“Por el cual se reglamentan parcialmente los Decretos 2578 y 2609 de 2012 y se modifica el procedimiento para la elaboración, presentación, evaluación, aprobación e implementación de las Tablas de Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental”.

Acuerdo 05 del 15 de marzo de 2013

“Por el cual se establecen los criterios básicos para la clasificación, ordenación y descripción de los archivos en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas y se dictan otras disposiciones”