TALLER 3     

ELABORADO POR:LUZ MARINA VILLA CASTAÑEDAINGRID PAOLA CHAVES ROMERO

ARODY VEGA TOVAR    

DIRIGIDO ALUZ MARINA ARIAS     

UNIVERSIDAD DEL QUINDIOCIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA

DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICAMAYO, 2014

PUNTO 1 …

1) Visite un archivo de una entidad pública y otro de una entidad privada, indique el nombre de la entidad, dirección, nombre de la persona que le ofrece la información y teléfono. elabore un comentario como se encuentra organizada su documentación. Realice como mínimo 10 preguntas en cada uno de los archivos, las cuales le permitan aclarar las dudas que tenga respecto a la gestión documental. Identifique en dichos archivos las etapas o fases del ciclo vital de los documentos.

ARCHIVO ESAP

Nombre: Escuela superior de administración Publica

Dirección: Calle 44 No 53-37 CAN Atendió la visita: Andrea Duarte Navarrete

Teléfono : 3144891129 El archivo en este momento esta haciendo lo

de los periodos

http://nodo-comunicativo-ocana-nco8.webnode.com.co/news/la-esap-tiene-abiertas-las-inscripciones-/

1. QUE DOCUMENTACIÓN MANEJA LA ENTIDAD? Historias Laborales de los decanos Nominas Correspondencia Boletines. Calificaciones

2. LA ENTIDAD CUENTA CON TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL?

No hay tabla de retención documental , se trabaja sobre los organigramas donde se clasifica la información por periodos.

3. ¿QUE ES UN PERIODO?

Es como cuando crean una nueva dependencia , desde que inicia la institución hasta las modificaciones que se han hecho en la institución.

Entonces cuando se realizan cambios en el organizacionales, se da por terminado un periodo.

http://actualicese.com/actualidad/2012/06/12/periodo-de-prueba-su-uso-mas-alla-de-lo-permitido-seria-una-clausula-ineficaz/

4. ¿HAN REALIZADO ELIMINACIONES DOCUMENTALES?

No aun no se han realizado, estamos esperando terminar de organizar los documentos por periodos para iniciar con la etapa de eliminación.

5. ¿TIENEN COMITÉ DE ARCHIVO? Si existe un comité de archivo. Lo integran

cuatro Bibliotecólogos y un encargado de área.

6.CUALES SON LAS UNIDADES DOCUMENTALES QUE SE MANEJAN

En su mayoría son tomos, y las cajas

/www.google.com.co/search?q=unidades+documentales&source=lnms&tbm=isch&sa=X&ei=vqZvU-SaIo2lsATZ7YG4CA&ved=0CAYQ_AUoAQ&biw=1066&bih=665&dpr=0.75

¿MANEJAN UN CONTROL DE CORRESPONDENCIA?

Si hay una persona encargada de esto, se manejan los consecutivos por área en un software.

¿CUÁLES SON LAS BASES PARA ORGANIZAR LA DOCUMENTACIÓN? Nos guiamos por medio de una tabla con las

fechas de cada periodo, se clasifica la documentación por períodos.

UNIVERSIDAD SANTIAGO DE CALI

Doctora Martha Leonor Dorado, ( Directora Archivo Central) .

Administradora de Empresas, Egresada de la Universidad Santiago de Cali. Especialista en Administración Total de la Calidad y Productividad de la Universidad del Valle.

Calle 5 Carrera 62-00 PBX: 57 +2 5183000 http://www.usc.edu.co

http://www.google.com.co/imgres?imgurl=http%3A%2F%2Fedutecno.files.wordpress.com%2F2007%2F11%2Flogousc.jpg&imgrefurl=http%3A%2F%2Fedutecno.wordpress.com%2F2007%2F11%2F03%2Funiversidad-santiago-de-cali%2F&h=591&w=594&tbnid=SyCTI2hRnt0vjM%3A&zoom=1&docid=YPq-u2CIx4p4QM&ei=MqhvU9jpIM2nyATBs4CYDg&tbm=isch&ved=0CGYQMygAMAA&iact=rc&uact=3&dur=184&page=1&start=0&ndsp=8

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL:

El programa de Gestión Documental se ha implementado desde hace unos 8 años, algunos inconvenientes se deben a los desconocimientos de las normas y las políticas del archivo.

Es necesario normalizar y racionalizar la producción documental, desde su inicio hasta su etapa final, con el fin de preservar el patrimonio, documental de la Institución.

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL:

El nuevo proyecto Gestión Documental, un proceso de calidad; proyecto impulsado desde la vicerrectoria y Registro y Control Académico para la digitalización y agilización de documentos acogiéndose a la ley de archivo No. 594 del 2000.

Este es un proceso de calidad en el cual se tiene mucha expectativa pues es pretende mejorar el servicio que se ofrece al usuario interno y externo; Registro y Control Académico certifica la información que tiene en su custodia a toda la comunidad universitaria.

Los usuarios podrán solicitar certificaciones de notas, estudio o copia de documentos que reposan en archivo en cuestión de segundos gracias al acceso rápido al que tendrá el usuario;  las historias académicas del estudiante podrán ser entregadas de forma ágil,  rápida y muy segura.

SOFTWARE Y HARDWARE PARA MANEJO ARCHIVOS.

Con la TRD aprobada se presentará un proyecto a la Universidad con el fin de implementar tecnologías para la conservación de los documentos.

De acuerdo a la información suministrada por la directora, se piensa utilizar el sistema de Gestión Documental ORFEO.

UNIVERSIDAD DEL VALLE

Luis Alberto Hernández y Raúl Luna. Dirección: Ciudad Universitaria Meléndez,

Cali, Valle Del Cauca Teléfono: (0)2 3212100

ttps://www.google.com.co/search?q=universidad+del+valle&source=lnms&tbm=isch&sa=X&ei=XK5vU-3jG-jNsQTlvIDACw&ved=0CAYQ_AUoAQ&biw=1066&bih=665&dpr=0.75

GESTIÓN DOCUMENTAL

Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

La Sección de Gestión Documental, a través de la Unidad de correspondencia se encarga de gestionar de manera centralizada y normalizada los servicios de recepción, radicación, registro, clasificación y distribución de las comunicaciones oficiales.

GESTIÓN DOCUMENTAL

En contribución con la observancia plena de los principios que rigen la Administración pública, ésta Unidad de correspondencia cuenta con el recurso humano suficiente y capacitado, así como de los medios necesarios que permitan la recepción, distribución, dirección y control oportuno del trámite de las comunicaciones internas y externas.

GESTIÓN DOCUMENTAL

Para llevar a cabo el proceso de trámite de las comunicaciones oficiales en la Universidad del valle, cada dependencia cuenta con un funcionario designado para recibir y entregar comunicaciones a los auxiliares de oficina de la Sección de Gestión Documental para su respectivo trámite, previo cumplimiento de los horarios establecidos para el desarrollo de éstas actividades.

GESTIÓN DOCUMENTAL

El área del archivo deberá cumplir con las condiciones de espacio, almacenamiento, ambiente, seguridad y de mantenimiento que garanticen la adecuada conservación de los documentos.

*Contar con el espacio suficiente para albergar la documentación acumulada y su natural incremento.

*La estantería deberá tener un sistema de identificación visual, que permita ubicar con rapidez los documentos.

DE CONSERVACIÓN

*El área de archivo debe estar acondicionada de tal forma que se minimicen o eviten los riesgos de humedad, temperatura, ventilación, contaminantes atmosféricos e iluminación.

*No permitir la entrada al área del archivo de cualquier tipo de líquido o alimento que pueda dañar los documentos.

*El área debe estar situada lejos de contaminantes.

http://1.bp.blogspot.com/-EDywpDvDntc/UgqL42IN9lI/AAAAAAAAAyg/DUw8ajeQYY8/s1600/SAM_0021.JPG

DE SEGURIDAD.

*El área de archivo debe contar con los elementos de control y aislamiento que garanticen la seguridad.

*El área debe garantizar la máxima seguridad para la conservación de los documentos.

*Solo tendrá libre acceso al archivo, la persona contratada para tal fin.

*Solo podrá ingresar personal autorizado.

/www.google.com.co/search?q=universidad+del+valle&source=lnms&tbm=isch&sa=X&ei=XK5vU-3jG-jNsQTlvIDACw&ved=0CAYQ_AUoAQ&biw=1066&bih=665&dpr=0.75#q=seguridad+de+documentos&tbm=isch&facrc=_&imgdii=_&imgrc=5T7p6EGF9Sq5eM%253A%3BtFiJZCEd79Py8M%3Bhttp%253A%252F

PUNTO 2 …

2) Identifique en el archivo visitado los siguientes conceptos y luego, explique con sus propias palabras que entiende por: ARCHIVO TOTAL, CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS, PRINCIPIO DE PROCEDENCIA, PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL, FOLIO, LEGAJO, FONDO, SUBFONDO,SERIE, SUBSERIE, TIPO DOCUMENTAL, TABLAS DE VALORACIÓN, TABLAS DE RETENCIÓN, VALOR PRIMARIO, VALOR SECUNDARIO

2. DEFINICIONES:

ARCHIVO TOTAL: Proceso completo de los documentos en su ciclo vital.

CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS: El ciclo vital de los documentos se puede definir como las fases a las que se ven sometidos los documentos desde su proceso de creación hasta su disposición final.

PRINCIPIO DE PROCEDENCIA: Es el que designa que cada documento debe estar situado en el fondo documental del que procede, y dentro del mismo en su lugar de origen., hace respetar el orden donde se crearon los documentos.

PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL: Facilita el uso de la documentación es decir, localiza mejor los papeles de acuerdo al orden original que se le dio desde el principio en su función administrativa, Así mismo se refiere a la reflexión sobre hechos o serie de actividades y pasos relacionados con el cumplimento de un trámite o problema.

2. DEFINICIONES:

FOLIO: Hoja de papel de un libro o de un cuaderno. LEGAJO: Unión de papeles, generalmente vinculados,

por estar relacionados entre sí y tratar sobre un mismo asunto.

FONDO: Conjunto de libros, documentos u obras artísticas que posee una institución o entidad.

SUBFONDO: Subdivisión del fondo que esta conformado por un conjunto de documentos que tienen relación entre si y corresponden a la subdivisión administrativa de la institución u organismo que lo origina.

SERIE: Una serie es un conjunto de cosas que tienen una relación entre sí y que se suceden unas a otras. 

2. DEFINICIONES:

SUBSERIE: Conjunto de documentos de una serie, agrupado según un criterio de clasificación.

TIPO DOCUMENTAL: Unidad documental motivada por una entidad en el desarrollo de una competencia concreta, regulada por una norma de procedimiento y cuyo formato, contenido informativo y soporte son semejantes, se origina en una actividad administrativa, con diagramación, formato y contenido distintivos que sirven como elementos para clasificarla, describirla y asignarla categoría diplomática.

TABLAS DE VALORACIÓN: Resultado del análisis y organización de un fondo recolectado que presenta un listado de agrupaciones documentales o series documentales con anotación de fechas externas, su valoración, y los procedimientos que se deben seguir para aplicar el resultado final.

2. DEFINICIONES:

TABLAS DE RETENCIÓN: Es un listado de series con sus correspondientes tipos de documentales los cuales se les asignan en el tiempo de permanencia en cada una de las etapas del ciclo vital de los documentos.

VALOR PRIMARIO: Es el que contiene los documentos en la primera y segunda fase del ciclo vital.

VALOR SECUNDARIO: Busca la utilidad social de la información que contienen los documentos, estos se conservan con diferentes fines de aquellos para lo que fueron credos.

PUNTO 3 …

3) De ejemplos de documentos que se conservan en dichos archivos por sus valores primarios y secundarios (mínimo 4 documentos)

DOCUMENTOS PRIMARIOS

Los memorandos internos (si no corresponden a historias laborales).

Controles de entrada de almacén.

DOCUMENTOS SECUNDARIOS

Las nominas. Los aportes de parafiscales Historias Laborales. Contratos

PUNTO 4 …4) Realice 3 ejemplos donde se evidencia la serie, subserie y tipo documental.

SERIE – SUB SERIE – TIPO DOCUMENTAL

SERIE SUB SERIE TIPO DOCUMENTAL

Actas Actas de comité académico

Especialización en derechos humanos

Historias Historias académicas

Formulario de inscripción

Boletines Boletines de caja y bancos

Comprobantes de ingreso

SERIE – SUB SERIE – TIPO DOCUMENTAL

SERIE SUB SERIE

Actas Actas de comité archivo

Actas de eliminación de documentos

Circulares Circular informativa

Informes Informe gestión Informe de seguimiento

Control de tablas de retención.

PUNTO 5 …

5) Indague cuáles documentos se deben eliminar en las oficinas, es decir, no son archivados.

DOCUMENTOS QUE NO SON ARCHIVADOS

Folletos Revistas Catálogos Posit Documentos de biblioteca

http://www.socializatte.com/tag/linkedin/

PUNTO 6 …

6) Observe y explique en forma resumida como se lleva a cabo la foliación de los documentos.

FOLIACIÓN

Se toma una caja donde vienen 10 carpetas y cada persona comienza a numerar las hojas en forma consecutiva.

https://encrypted-tbn1.gstatic.com/images?q=tbn:ANd9GcR2CikMhzuWioVcz_k5IZCDIh4btTdy_YWScPnTh5jr7utgVVGMGQ

PUNTO 7 …7) Indique como se organizan los documentos dentro de las carpetas.

DOCUMENTOS EN CARPETAS

Los documentos son clasificados por asunto, luego al momento de ordenarlos dentro de la carpeta se realiza en forma cronológica colocando el documento más antiguo debajo y el más reciente arriba, posteriormente cuando la carpeta ya llegue al tope de los folios (300) se procede a la marcación de la carpeta colocando la fecha del primer y último documento y el número de total de folios.

Después de depurar y limpiar la documentación se llevan a las carpetas donde el primer folio queda de frente o inicialmente y el último folio queda de último

PUNTO 8 …8) Mencione los datos que deben tener las etiquetas de las carpetas y cajas.

DATOS QUE DEBEN TENER LAS ETIQUETAS DE LAS CARPETAS Y CAJAS

CARPETA Unidad

administrativa Unida productora Serie Sub serie Asunto Fechas extremas No carpeta No caja

CAJAS Ubicación topográfica Unidad

administrativa Unida productora

PUNTO 9 …

9) Explique lo siguiente (mediante un mapa conceptual)

a) cuáles son los procesos del Programa de Gestión Documental que se desarrollan en el Archivo de Gestión en la entidad visitada y en qué consiste cada uno de ellos.

b) cuáles son los procesos del Programa de Gestión Documental que se desarrollan en la entidad visitada en el Archivo Central y en qué consiste cada uno de ellos

c) cuáles son los procesos del Programa de Gestión Documental que se desarrollan en esa entidad en el Archivo Histórico (Si lo tiene la entidad) y en qué consiste cada uno de ellos.

*Para ver el mapa conceptual, se debe dar acercamiento

PUNTO 10 …

10) Cada integrante del equipo debe tomar un documento que se produzca en alguna dependencia de una entidad visitada y explicar el proceso que se lleva a cabo con ese documento desde que se origina hasta su etapa final de conservación o eliminación

INT

ER

OIL C

OL

OM

BIA

E&

P

RECIBIDA

Registro

Radicación

Distribución

Desempaque

REGISTRO No___________

DD. MM. AAAA. _______

DIRIGIDO A __________ARCHIVAR EN:___________

RECIBIDO PARA ESTUDIO, NO IMPLICA APROBACION

Esto solo para correspondencia que no sea confidencial.

Se coloca el sello de recibido al documento.

Se diligencia el formato

Se distribuye la correspondencia a quien va dirigido el documento.

CORRESPONDENCIA RECIBIDA

Después del trámite del documento se entrega al área de archivo para su registro y control (No represar la documentación en los puestos de trabajo, ni retener).

IMPORTANTE

CONSERVACION

Se conserva el documento hasta que pase su tiempo vital, este esta definido en las TRD.

Después se evalúa si la carpeta se debe conservar o eliminar, según su valor primario o secundario.

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DOCUMENTO “DERECHO DE PETICIÓN”

Se recibe por la ventanilla única Debe ser radicado y digitalizado Se clasifica al área de atención a ciudadano El funcionario proyecta respuesta Se da la respuesta al DP entrante Después de proyectada la respuesta, será

archivado conservando el principio de procedencia, se une la solicitud a la proyección de la respuesta.

Debe ser contestada al ciudadano antes de 15 dias.

Se clasifica según la TRD Como PSQR se conserva en gestion 1 año, en central 5 y se realiza selección según el tipo de derecho de petición, para eliminación

DOCUMENTO “HOJAS DE VIDA EMPLEADOS”

Se abre una carpeta con el nombre del Funcionario que ingresa.

Se archivan los documentos que soportan la hoja de vida como: experiencia laboral, estudios, capacitaciones; otros documentos como exámenes médicos, permisos, etc.

Las carpetas se guardan en la respectiva oficina en un cajón que se nombra Hoja de Vida de Funcionarios, de manera alfabética de acuerdo al apellido, para su fácil consulta.

Estas hojas de vida se conservan en el archivo activo hasta que el usuario se pensiona, o deja de trabajar en la empresa.

Después es trasladado al archivo inactivo

PUNTO 11 …

11) Indague y explique como se lleva a cabo la valoración documental en la entidad visitada y de ejemplos de los documentos que conserva dicha entidad por sus valores primarios y secundarios.

DOCUMENTOS QUE SE CONSERVAN SEGÚN SUS VALORES

Valor Primario:Requisiciones , se conserva 2 años , tienen valor administrativo.

Valor Secundario:Historia LaboralEste documento tiene valor secundario, después de pasar por los ciclos documentales se debe conservar por tener valor histórico.

PUNTO 12 …

 ¿Qué importancia tiene esta norma (Decreto 2609 de 2012) para el país?

Lea el Decreto 2609 de 2012 y los Acuerdos 003, 004, 005 del 15 de marzo de 2013 e indague en una ENTIDAD PÚBLICA lo siguiente:

DECRETO 2609-2012

La importancia de este decreto, cierra los vacíos en cuanto a normalización y procedimientos o documentos que regulen la gestión del archivo publico y privado.

Explica el como cumplir con la Ley 594 del 2000

https://encrypted-tbn2.gstatic.com/images?q=tbn:ANd9GcTh8YKif0Z0757ppq6BY8f1SPEM5pDWp459dmE6U14WQcs9LQcJ

PUNTO 12 …

-¿Cuáles son los cambios a en los procesos de la Gestión Documental  a la luz de ese nuevo Decreto? Realice un cuadro comparativo entre los procesos del Programa de Gestión Documental antes del Decreto 2609 de diciembre de 2012 y los procesos de la Gestión Documental a partir de la expedición de dicho Decreto. Indague que cambios o ajustes han que hacer para dar cumplimiento a la norma.

CAMBIOS A EN LOS PROCESOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL

Antes Después No tenia de forma

explicita el como se realiza y que elementos se requerían para la elaboración del plan de gestión documental

reglamentar el capitulo 5 (gestión documental Específicamente)

Se nombra gestión de los documentos, No Gestión de la información

Plasmar en la practica las actividades de archivo y la de gestión informática

CAMBIOS A EN LOS PROCESOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL

Antes Después En La ley general de

archivo también nombra que es responsabilidad de las entidades publicas

Resposabilidades de las entidades publicas

No es incluida la correspondencia en red, ni las nubes en las cuales se mueve la información, tampoco que es incluido en un plan de gestión documental

gestión de documentos electrónicos con las competencias que corresponden

CAMBIOS A EN LOS PROCESOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL

Antes Después En la ley general de

archivo casi que el único soporte que vale es el papel

la preservación de la documentación en el tiempo sin importar su soporte

En la ley 694 del 2000 No nombran la importancia de las Tecnologias de la información, como parte importante dentro de un archivo.

Aplicación de las TIC en la función archivística

PUNTO 12 …

 ¿Cuáles son los aspectos más importantes a tener en cuenta según el contenido del mencionado Decreto?

ASPECTOS A TENER EN CUENTA EN EL DECRETO 2609 DE 2012

Uno de los cambios notables es la incorporación de las tecnologías de la información y la inclusión de la documentación electrónica.

La regulación del plan de gestión documental Los conceptos nuevos tomados resaltando la

inclusión de las medios de tecnología. Inclusión de todos los tipos de información,

independientemente del soporte y medio de registro Análogo y digital.

ASPECTOS A TENER EN CUENTA EN EL DECRETO 2609 DE 2012

Incluye también el correo electrónico uso de tecnologías en la nube entre otros. y el control por parte del área de archivo de las entidades publicas.

Nombran la Palabra Metadatos como inclusión de Gestión documental.

ASPECTOS A TENER EN CUENTA EN EL DECRETO 2609 DE 2012

Por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión Documental para todas las Entidades del Estado.

El orden de los pasos , La planeación, eficiencia, economía, control y seguimiento, oportunidad, transparencia, disponibilidad, agrupación, vinculo archivístico, Protección del medio amiente, autoevaluación, Coordinación y acceso, cultura archivística, modernización, interoperabilidad, orientación al ciudadano, neutralidad tecnológica, protección de la información y los datos.

PUNTO 12 …

- Indague y realice un resumen de los Acuerdos 003, 004 y 005 de marzo 15 de 2013

ACUERDO NO 005-2013

Por el cual se establecen los criterios básicos paro la clasificación, ordenación y descripción de los archivos en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas y se dictan otras disposiciones.

Clasificación documental: Ordenación documental Descripción documental Sistemas Automatizados de descripción

documental

ACUERDO NO 004-2013

Por el cual se reglamentan parcialmente los Decretos 2578 y 2609 de 2012 y se modifica el procedimiento para la elaboración, presentación, evaluación, aprobación e implementación de las Tablas de Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental.

Elaboración y aprobación de las TRD y las TVD Publicación y presentación Evaluación y convalidación Implementación y actualización

ACUERDO NO 003-2013

Por el cual se reglamentan el decreto 2578 de 2012, se adopta y reglamenta el comité evaluador de documentos del Archivo general de la Nación y se dictan otras disposiciones.

Integrantes del comité evaluador de documentos Cambio del representante ante el comité

evaluador de documentos Funciones del comité evaluador de documentos Reuniones de comité.

Bibliografía

Archivo general de la Nación. (15 de Marzo de 2013). http://www.archivogeneral.gov.co/. Recuperado el 11 de Mayo de 2014, de http://www.archivogeneral.gov.co/content/acuerdos

Archivo general de la Nación. (s.f.). http://www.youtube.com/. Recuperado el 11 de Mayo de 2014, de Socialización del Decreto 2609 de 2012 en el AGN Colombia: http://www.youtube.com/watch?v=BLgHFQBC0Zw