taller: documentación de procedimientos hermosillo, sonora, mayo de 2005. ing. arlette lópez...

Taller:

Documentación de Procedimientos

Hermosillo, Sonora, Mayo de 2005.

Ing. Arlette López Godínez

Lic. Erika Vega Ayala

Secretaría de la Contraloría General

Dirección General de Desarrollo Administrativo

Gobierno del Estado de Sonora

Contenido

I. Elementos de la Guía para la Elaboración de Manuales de

Procedimientos

II. Marco Teórico-Conceptual

III. Documentación de procedimientos

Taller para la Documentación de Procedimientos

I. Composición de la Guía para la Elaboración de Manuales de Procedimiento

I. Objetivos.

II. Base Normativa.

III. Conceptualización.

Planeación, Marco de Actuación, Procesos, Mejora Continua.

IV. Sistema Integral de Procesos

Construcción de la Red de Procesos. (Desagregar procesos)

V. Documentación de Procedimientos.

VI. Control de Documentos.

VII. Integración del Manual de Procedimientos.

Nuevos elementos de la Guía

Enfoque de Procesos:

En la descripción del procedimiento se establecen vínculos o interacciones con otros procedimientos.

Enfoque de Procesos:

En la descripción del procedimiento se establecen vínculos o interacciones con otros procedimientos.

El concepto de la APE como un Sistema Integrado de Clientes y Proveedores Internos. El concepto de la APE como un Sistema Integrado de Clientes y Proveedores Internos.

Autocontrol y Evaluación: • Definir aquellos indicadores que proporcionen información valiosa para la

toma de decisiones y la mejora continua de los procedimientos.

• Listas de verificación

Autocontrol y Evaluación: • Definir aquellos indicadores que proporcionen información valiosa para la

toma de decisiones y la mejora continua de los procedimientos.

• Listas de verificación

Control de Documentos: A través de la codificación de documentos favorece el establecimiento de un Sistema de Gestión de CalidadControl de Documentos: A través de la codificación de documentos favorece el establecimiento de un Sistema de Gestión de Calidad

Alineación al Plan Estatal de Desarrollo: Cada procedimiento deberá estar direccionado al Plan Estatal de Desarrollo, esto se ve reflejado en el formato para la elaboración del procedimiento.

Alineación al Plan Estatal de Desarrollo: Cada procedimiento deberá estar direccionado al Plan Estatal de Desarrollo, esto se ve reflejado en el formato para la elaboración del procedimiento.

Evidenciar las actividades realizadas por medio de registros.Evidenciar las actividades realizadas por medio de registros.

Mejora continua: A través de Verificaciones Internas y Reuniones de Trabajo Periódicas. Manual Dinámico.Mejora continua: A través de Verificaciones Internas y Reuniones de Trabajo Periódicas. Manual Dinámico.

Transparencia: Al documentar el quehacer de cada ente público de manera sencilla y con posibilidad de ser evaluado a través de los registros establecidos en cada procedimiento.

Transparencia: Al documentar el quehacer de cada ente público de manera sencilla y con posibilidad de ser evaluado a través de los registros establecidos en cada procedimiento.

Enfoque al cliente: Establecimiento de clientes externos.Enfoque al cliente: Establecimiento de clientes externos.

Nuevos elementos de la Guía

II. Marco Teórico-Conceptual

1. Planeación

2. Marco de actuación

3. Procesos

6. Mejora continua

La Planeación

Mientras mejor definidos estén los elementos de la planeación, se comprende más fácil como llevar a la práctica lo planeado.

Permite prepararse a las organizaciones a afrontar exitosamente factores del entorno dinámico.

Limitaciones de la Planeación

No exista la suficiente información que permita analizar las posibilidades internas y hacerlas congruentes con las externas.

Pronósticos equivocados.

Posible Resistencia Interna.

Tiempo para realizar el Proceso de Planeación.

Falta de compromiso de la Alta Dirección.

Estratégica

Misión Visión

Objetivos estratégicos

Procesos Proyectos Servicios

Producto/Servicio Entorno Marco

normativo

PLANEACIÓN ESTRATÉGICA

La Planeación

Se define como el instrumento ideal que permite

definir, con visión a largo plazo, el rumbo que

debe seguirse para alcanzar los objetivos

planteados. Considera las fuerzas y debilidades

de la Organización, así como las amenazas y

oportunidades del entorno que la rodea FODA.

Se define como el instrumento ideal que permite

definir, con visión a largo plazo, el rumbo que

debe seguirse para alcanzar los objetivos

planteados. Considera las fuerzas y debilidades

de la Organización, así como las amenazas y

oportunidades del entorno que la rodea FODA.

Táctica

Operativa

Parte de los lineamientos sugeridos por la

planeación estratégica y se refieren a las

cuestiones concernientes a cada una de las

principales funciones de la organización, se

traduce como la conversión e

interpretación de estrategias en planes

concretos en el nivel siguiente de la

organización.

Parte de los lineamientos sugeridos por la

planeación estratégica y se refieren a las

cuestiones concernientes a cada una de las

principales funciones de la organización, se

traduce como la conversión e

interpretación de estrategias en planes

concretos en el nivel siguiente de la

organización.

(Llevar a la práctica lo planeado)

Se refiere básicamente a la asignación

previa de las tareas específicas que deben

realizar las personas en cada una de sus

unidades de operaciones, este tipo de

planeación es más flexible que las

anteriores, ya que puede modificarse

fácilmente.

(Llevar a la práctica lo planeado)

Se refiere básicamente a la asignación

previa de las tareas específicas que deben

realizar las personas en cada una de sus

unidades de operaciones, este tipo de

planeación es más flexible que las

anteriores, ya que puede modificarse

fácilmente.

La Planeación

RED DE PROCESOS

PLAN ESTATAL DE DESARROLLO

PROGRAMAS DE MEDIANO PLAZO

PRESUPUESTO

PROGRAMAS OPERATIVOS

ANUALES



PLANEACIÓN TÁCTICA

PLANEACIÓN TÁCTICA

PLANEACIÓN OPERATIVA

PLANEACIÓN OPERATIVA

SISTEMA ESTATAL DE PLANEACIÓN DEMOCRÁTICA

Tipos de planeación y su aplicación en la A.P.E.

Regresar

Recursos que se proporcionen para cumplirlo.Recursos que se proporcionen para cumplirlo.

El método y la forma de concretar una actividad.El método y la forma de concretar una actividad.

Oportunidad y suficiencia de la info. para su ejecución.Oportunidad y suficiencia de la info. para su ejecución.

Evaluación de su cumplimiento = Mejora continuaEvaluación de su cumplimiento = Mejora continua

Disposiciones Jurídico

Administrativas

Instrumentos de apoyo

administrativo

Planes

Componentes del marco de actuación de los entes públicos.

Marco de actuación

CongruenciaCongruencia

Marco de Actuación

Regresar

Un proceso es un conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados, otorgándoles un valor agregado.

Procesos

ENTRADASENTRADASACTIVIDADES

PROCESOS

ACTIVIDADES

PROCESOSSALIDASSALIDAS

INSUMOS PRODUCTOS

Los procesos no consideran a las actividades de forma aislada, por el contrario se van estableciendo relaciones e integrando al proceso todas aquellas actividades que son necesarias para generar un producto.

Características de los Procesos

Son de carácter constante.

Procesos

Proveen productos (Salidas).

Buscan la satisfacción del Cliente (Interno o externo).

Los Administran las personas.

Todo proceso tiene un responsable o dueño.

Puede ser medido y mejorado.

Pueden cruzar vertical y horizontalmente la

organización.

Proceso

Taller Recepción

Taller Recepción

DirecciónGeneral

DirecciónComercial

Servicio de Ventas

DirecciónTécnica

DirecciónFinanciera

Servicio Cliente

Taller Reparación

Taller Reparación

Bodega de Refacciones

Bodega de Refacciones

Entrega de Servicio

Facturación

Entrega de Servicio

Facturación

Procesos

Entrada D Salida D

Salida E

Salida FEntrada F

Entrada E

Salida C

Entrada C

Salida B

Salida A

Entrada B

Entrada A

PROCESO A

PROCESO B

PROCESO C PROCESO D

PROCESO E

Cliente

Interno

PROCESO FClient

e Intern

o

CLIENTE

EXTERNO

CLIENTE

EXTERNO

Frecuentemente el resultado de un proceso constituye

directamente el elemento de entrada del siguiente proceso o el fin

cuando se entrega un trámite o servicio al ciudadano.

Interacción de los Procesos

Procesos

Procesos de la alta dirección

Clasificación de los procesosClasificación de los procesos

Son los que le dan cumplimiento a la razón de ser de la organización.

Son los que aportan elementos de apoyo requeridos para que se puedan desempeñar los procesos de la alta dirección y los procesos operativos.

Procesos operativos

Procesos soporte

Procesos

Son los necesarios para cumplir con la misión y la visión de la organización.

Procesos

Bienes Cumplimiento normativo

Cliente/ Ciudadano

Procesos Soporte

Procesos Operativos

Procesos de la Alta Dirección

Salidas Entradas

Cliente/Ciudadano

Prestación del servicio. Venta del producto. Contratación de proveedores. Supervisión de obras. Entre otros.

Planeación. Gestión de recursos. Revisión de la Dirección. Análisis de fortalezas y

debilidades, oportunidades y amenazas.

Control. Entre otros.

Requisitos y Normas

Contabilidad. Mantenimiento Apoyo Jurídico Soporte Técnico. Entre otros.

Proyectos

Proyectos

Generalmente surgen de la necesidad de mejorar un proceso o para dar cumplimiento a una atribución que actualmente no se tiene cubierta dentro de la organización. Una vez que el proyecto se ha concluido, éste frecuentemente se convierte en una actividad institucional o bien se termina al obtener el producto final.

Por ejemplo, para la actividad institucional: Impulsar el deporte, un proyecto es la construcción de un gimnasio una vez que el gimnasio se concluya y entre en operación este se vuelve parte de la actividad institucional “Impulsar el Deporte”.

Los proyectos no son rutinarios. La mayor diferencia es que los proyectos, por definición, tienen una fecha de inicio y una de término. Hay un punto en el tiempo en el cual, las tareas no existen (antes del proyecto), de pronto existen (durante el proyecto) y una vez concluidas, desaparecen (después del proyecto).

Características

Proyectos

Que existe un alcance definido. Un presupuesto finito. Productos o resultados específicos (también llamados entregables) y recursos asignados. Produce bienes o servicios únicos.

Los proyectos pueden ser estratégicos o de inversión

Proyecto Estratégico: Conjunto de acciones orientadas a la innovación, el

mejoramiento y la ejecución de la eficiencia y calidad

en determinados servicios públicos, sustantivos o de

apoyo técnico y administrativo. Tienen un horizonte

temporal.

Proyecto de Inversión: Comprenden obras públicas o apoyos para el fomento de

las actividades productivas.

Enfoque basado en procesos

La aplicación de un sistema de

procesos dentro de la organización,

junto con la identificación e interacción

de estos procesos, así como su

gestión, puede denominarse como

“ENFOQUE BASADO EN PROCESOS”.

Importancia del enfoque de procesos

La necesidad de considerar los procesos en

términos que aporten valor.

La comprensión y el cumplimiento de los

requisitos.

La obtención de resultados del desempeño y

eficacia del proceso, y

La mejora continua de los procesos con base

en mediciones objetivas.


La Administración Pública Estatal busca otorgar un mejor

servicio a la ciudadanía, administrar de manera adecuada

sus recursos y en general mejorar la calidad de vida de la

misma.

Es necesario que el Gobierno gestione como procesos

sus actividades y los recursos que con ellas se

relacionan, además de establecer macroprocesos

globales para todos los entes públicos e interacciones

entre macroprocesos de dependencias y entidades así

como la definición de clientes internos y externos

(ciudadanos mayormente).


De no darse lo anterior, NO existe un enfoque de procesos

Ventajas del enfoque de procesos


Gestión de actividades

como Procesos

Ciclo dinámico de mejoramiento continuo

Calidad del producto

Atención a clientes

Disminución de tiempos

Reducción de costos

Regresar

CICLO DE MEJORA

CONTINUA

PP HH

AA VV

Mejora Continua

Planear Hacer Verificar Ajustar

Mejora Continua

Globalización de mercados.

Accesibilidad de un gran numero

de personas a sistemas de

información en tiempo real y a

costos bajos.

Fuerte convergencia de

estándares a nivel mundial.

Creciente y cada vez más

importante economía digital.

Surgimiento de fuertes bloques

de libre comercio, entre otros.

Factores Determinantes Acciones

Análisis y evaluación de la situación

existente para identificar áreas de mejora.

El establecimiento de objetivos para la

mejora

La búsqueda de posibles soluciones para

lograr los objetivos

La evaluación de dichas soluciones y su

selección

La implantación de la solución

seleccionada

La medición, verificación, análisis y

evaluación de los resultados de la

implementación para determinar que se

han alcanzado los objetivos

La formalización de los cambios

Mejora la calidad de nuestros productos y servicios.

Aumenta la satisfacción de los clientes.

Mejora la eficacia y eficiencia de los procesos.

Mejora la comunicación de los integrantes y clientes de la

organización.

Aprovechar al máximo la capacidad intelectual de todos

los integrantes de la organización.

Detección de no conformidades y establecer acciones

correctivas y preventivas.

Cumplimiento de la normatividad aplicable, entre otras.

Ventajas de la Mejora Continua

Mejora Continua

Regresar

El establecimiento del marco de actuación a través de una Red de

Procesos y la descripción de los procedimientos busca dar soporte a la

operación y orden a la información que se obtiene para saber: qué es lo

que cada ente público esta facultado y debe realizar (que áreas del

sistema debe cubrir); cómo va a cubrir esas áreas; cómo se concreta una

función con actividades y pasos; en qué forma el personal asume las

responsabilidades operativas; dónde están los puntos clave de control de

cada procedimiento para facilitar la supervisión, el control y la evaluación.

Red de Procesos

Marco de actuación

Red

de Procesos

Red de Procesos

La Red de Procesos es una herramienta de planeación operativa, que permite visualizar y establecer de manera estructurada la operación del Ente Público, a partir de la definición de sus procesos y proyectos.

Elementos de la Red de Procesos

Cómo: Macroprocesos, subprocesos, procedimientos y proyectos.

Quién Unidad Responsable y Puesto Responsable.

Qué se espera obtener Producto.

A quién va dirigido el producto

Cliente.

La medición de resultados Indicador.

La delimitación legal Facultad de un Ente Público para actuar en consecuencia.

La alineación Direccionamiento con el Plan Estatal de Desarrollo.

Desagregación de los procesos

MacroprocesosMacroprocesos

Procesos definidos con base en el cumplimiento de las facultades y planes del Ente Público. Estos deben otorgar un panorama general del quehacer del Organismo.

Procesos definidos con base en el cumplimiento de las facultades y planes del Ente Público. Estos deben otorgar un panorama general del quehacer del Organismo.

SubprocesosSubprocesos

Estos se conforman por “grupos” de actividades que persiguen un fin semejante y cuya división se hace necesaria para llevar un control efectivo de las mismas.

Estos se conforman por “grupos” de actividades que persiguen un fin semejante y cuya división se hace necesaria para llevar un control efectivo de las mismas.

ProcedimientosProcedimientosConjunto de actividades especificas ordenadas secuencial y cronológicamente para realizar una función, dando cumplimiento a un objetivo específico y que se integra documentalmente.

Conjunto de actividades especificas ordenadas secuencial y cronológicamente para realizar una función, dando cumplimiento a un objetivo específico y que se integra documentalmente.

Los macroprocesos, subprocesos y procedimientos son procesos, pero toman diferentes nombres según su nivel de desagregación.

Los macroprocesos, subprocesos y procedimientos son procesos, pero toman diferentes nombres según su nivel de desagregación.

Funciona como herramienta para facilitar los procesos de planeación, auditoría, evaluación, y autocontrol.Los responsables del proceso tienen claro lo que se espera obtener a la conclusión del mismo.Permite visualizar la contribución de cada una de las unidades administrativas para la consecución de objetivos globales.Es el inicio para la reingeniería de procesos.Establece claramente la unidad responsable de cada proceso.Fomenta la transparenciaPermite la actualización y mejora en todo momento.Mejora las interrelaciones entre unidades administrativas y entre dependencias.

Beneficios de la Red de Procesos

Todos los elementos que conforman la red de procesos se presentan de

manera estructurada en un documento con los campos necesarios y

suficientes que permiten visualizar la operación del ente público.

Formato de la Red de Procesos

DIR. FACULTADNo.

MACROPROCESONo. SUBPROCESO TIPO PR. RESPONSABLE PRODUCTO INDICADOR

1 Alta

2 Normal

3 Baja

DIR. Direccionamiento con el Eje Rector, Objetivo del Plan Estatal de Desarrollo y Programa de Mediano Plazo.

PR. Prioridad.

CATALOGO DE FACULTADES

PRIORIDAD

No. PROCEDIMIENTO PRODUCTO CLIENTE INDICADOR No. PROYECTOS PRODUCTO INDICADOR

Formato de la Red de Procesos

Fecha de elaboración Hojas

No Macroprocesos No. de revisión Código de la Red

Clave de la Unidad Administrativa

Elaboró Revisó Validó:

3. Modernización de la

Función Pública

4. Control yEvaluación

Gubernamental

5. Administración de la Gestión Interna

6. Apoyo Jurídico

1. Planeación de la Gestión Interna

2. Vinculación

Transparencia

Combate a la Corrupción

Rendición de Cuentas

Mejora del

Desempeño

Macroprocesos de la SECOG

Participación

Lista Maestra de Subprocesos de la SECOG

3. Vinculación Gobiernos - Sociedad para la Transparencia y

Combate a la Corrupción.

Vinculación

4. Promoción del Desarrollo Administrativo.

5. Desarrollo e implementación de Gobierno Electrónico

6. Promoción de la Innovación y Calidad en la APE.

Modernización de la Función Pública

Planeación de la Gestión Interna

1. Gestión de los asuntos recibidos en la SECOG.

2. Administración del Sistema de Calidad.

Los subprocesos determinados deben de cubrir cada uno e los

Macroprocesos de la SECOG:

Control y Evaluación Gubernamental

7. Promover la actuación legal de la APE.

8. Procedimientos de Contrataciones Gubernamentales.

9. Servicios Electrónicos de contrataciones gubernamentales.

10. Atención y seguimiento de inconformidades.

11. Evaluación de la gestión de los entes públicos.

12. Evaluación del desempeño de los OCDA`s en las Entidades.

13.Impulsar la participación de la Ciudadanos en las Entidades.

14. Evaluar la aplicación de los Fondos al cuidado del Poder

Ejecutivo, en lo relativo a inversión en Infraestructura y

Desarrollo Social.

Administración de la Gestión Interna

15. Elaboración y administración del presupuesto.

16. Adquisiciones y servicios.

17. Recursos Humanos.

Lista Maestra de Subprocesos de la SECOG

Red de Procesos

La responsabilidad se determina a nivel de subproceso.

Generalmente se designa como responsable de subprocesos a

personal con nivel de Director General y hasta Jefe de

Departamento.

Responsable

Macroproceso 1

Subproceso 1

Subproceso 2

Subproceso 3

Responsable 1

Responsable 2

A P

HV

Macroproceso

Salida AEntrada A

Nombre del Subproceso

Responsable del proceso

PROCEDIMIENTOS

Entrada Salida



Para controlar los macroprocesos es necesario definirlos a través de

procedimientos los cuales se desprenden y dan cumplimiento al

subproceso. Dentro de estos se incluyen las acciones que permiten

ejercer el control del proceso y subproceso.

Macroproceso 1 Subproceso 1 Procedimiento 1

Procedimiento 2

Procedimiento 3

Procedimiento 4

RED DE PROCESOS

Impactan en la calidad del servicio.

Por su complejidad deban

documentarse.

Implican un riesgo económico.

Por Ley o Reglamento deban existir.

Impactan en la eficiencia y eficacia.

Están relacionados con la

competencia del personal.

Puedan provocar insatisfacción del

cliente.

Será de vital importancia documentar aquellos procedimientos que:

Estos procedimientos deben estar sujetos a revisión para que, una vez

implementados, se verifiquen constantemente para detectar fallas, áreas de

oportunidad, o se adapten a los nuevos requisitos, lo cual permitirá su

mejora continua.


La documentación de los procedimientos no debe ser un fin en sí mismo, sino que debe ser una actividad que aporte valor.

La documentación de los procedimientos no debe ser un fin en sí mismo, sino que debe ser una actividad que aporte valor.

Un procedimiento puede documentarse a través de distintos medios, ya sea papel o por medio electrónico.

Un procedimiento puede documentarse a través de distintos medios, ya sea papel o por medio electrónico.


Elaboración de Procedimientos

Descripción del procedimiento

<<Formato Elab. de procedimientos>>

Formatos e Instructivos

Diagrama de Flujo

<< cualquier otro anexo >>

Inventario

de Registros.

Verificación de

la Ejecución

del Procedimiento

Lista de

Verificación

de Procedimientos

Procedimiento: Seguimiento a peticiones Ciudadanas

Recepción de Peticiones

Ciudadanas

Revisión de Peticiones Ciudadanas

Análisis y trámite de las

Peticiones Ciudadanas

Recepción de Resolución

Análisis de Resolución

Captura y Notificación al

ciudadano denunciante

Captura en Sistema de Atención

Ciudadana

Elaboración del Prog. Anual de Auditorías Ext.

Inscripción de Despachos Externos

Clasificación de Despacho y

Entidades

Asignación de Despachos en

Entidades

Evaluación de Despachos Externos

Actualización de

Expedientes de Despachos

Procedimiento: Contratación de Despachos Externos

1. Descripción del Procedimiento

Determinar el nombre del procedimiento.Se debe procurar que al determinar el nombre del procedimiento se tome en

cuenta el alcance de las actividades que este incluye, usando como

referencia el esquema desarrollado anteriormente.

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Seguimiento a peticiones Ciudadanas

CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO:

Descripción del Procedimiento

I. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO

El objetivo del procedimiento debe reflejar lo que se espera lograr con su

ejecución, no con su documentación.

La documentación de los procedimientos tiene por objetivo establecer

lineamientos, bases metodologícas y criterios, para generar la consistencia

del proceso, pero la ejecución de cada procedimiento tiene su objetivo

especifico según la naturaleza del mismo.

Objetivo: Impulsar la transparencia y el combate a la corrupción en el Servicio Público.

Procedimiento: Seguimiento a peticiones Ciudadanas.

Ejemplo


Incorrecto:

Establecer los lineamientos para la realización de Auditorías Gubernamentales

(Objetivo de la documentación) igual para todos los procedimientos.

Correcto:

Conocer si los entes públicos cumplen con la normatividad aplicable en el

ejercicios de los recursos asignados.

(Objetivo de la operación del procedimiento).

Objetivo: Obtener un marco jurídico de actuación, <<en el campo de actuación de la SECOG>>, que sea congruente con la realidad social.

Procedimiento: Formulación de Proyectos de reforma o actualización de normas.

Ejemplo


II. APLICACIÓN ( ) General (X) Específica

Señalar y describir la aplicación del procedimiento en cuestión, es decir por quien es operado o ejecutado el procedimiento.

Es General:Cuando el procedimiento es operado por toda la Administración Estatal, como puede ser el caso de algunos procesos generados por el Ejecutivo del Estado, Secretaría de Gobierno, Secretaría de Hacienda y Secretaría de la Contraloría General.

Ejemplo: Elaboración del presupuesto.

Es Específico:Cuando el procedimiento es operado exclusivamente por un ente público y/o unidad administrativa debido a la naturaleza del mismo.


Ejemplo

Procedimiento de Aplicación Específica:

Contratación de Despachos Externos. (Secretaría de la Contraloría General <<Dir. Gral. de Auditoria Gubernamental>>)Verificación y Fiscalización de los Procedimientos de Licitaciones-Contrataciones Gubernamentales. (Secretaría de la Contraloría General <<Dir. Gral. de Licitaciones y Contratos>>)

Procedimiento de Aplicación General:

Elaboración del Programa Operativo Anual de Dependencias y Entidades de la APE. (Todas las Dependencias y Entidades)Elaboración del Manual de Procedimientos de las Unidades Administrativas de Dependencias y Entidades de la APE. (Secretaría de la Contraloría General)


III. ALCANCE

Describir el alcance del procedimiento en cuestión, es decir: ¿A que le aplica? ¿A quienes les aplica? ¿Hasta donde aplica? (personas, documentos, acciones, zona geográfica)

Procedimiento:

Verificación y Fiscalización de los Procedimientos de Licitaciones-Contrataciones Gubernamentales.

Alcance:

Aplica a todos los procedimientos de licitación de la APE.

Ejemplo:


Procedimiento:

Formulación de Proyectos de reforma o actualización de normas. (Dirección de Asuntos Jurídicos y Normatividad).

Alcance:

Abarca las normas que constituyen el Marco Jurídico de Actuación de la Contraloría.


Ejemplo:

III. DEFINICIONES

PED: Plan Estatal de Desarrollo

Se refiere a identificar las palabras utilizadas en el documento que pueden ser

desconocidas, conceptos especializados, palabras que se presten a

interpretaciones erróneas o que se abrevien para facilitar la lectura.


APE: Administración Pública Estatal.

PED: Plan Estatal de Desarrollo.

LOPES: Ley Orgánica del Poder Ejecutivo del Estado de Sonora.

SECOG: Secretaría de la Contraloría General.

Dependencias: Las establecidas como tal en la LOPES.

Entidades: Las establecidas como tal en la LOPES.

Convocante: Dependencia, Entidad o Ayuntamiento, encargada de realizar los

procedimientos de licitación.

Licitante: Proveedor o Contratista participante en licitaciones.

SFP: Secretaría de la Función Pública.

COMPRANET: Sistema Electrónico de Contrataciones Gubernamentales.

LICITANET: Sistema informático para el control y seguimiento de licitaciones.

Ejemplo


IV. REFERENCIAS

Ley Orgánica del Poder Ejecutivo del Estado de Sonora.Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado y de los Municipios. Ley de Acceso a la Información Pública del Estado de Sonora.Reglamento Interior de la Secretaría de la Contraloría General.Acuerdos de Coordinación con Municipios.Acuerdos de Coordinación con la Federación.Código de Procedimientos Civiles.06-05-02-04/04DRS-01-P01/REV.00.Tramitación de Determinación de Responsabilidades.

Son los elementos con los cuales el procedimiento tiene relación ó vínculo

pero no forman parte del mismo; tales como otros procedimientos, leyes,

reglamentos, manuales, guías, y cualquier otro elemento necesario para

desarrollar el procedimiento.

Procedimiento: Seguimiento a peticiones Ciudadanas.


Identificar las políticas del procedimiento que se describe, las cuales se

definen como criterios que guiarán una o varias de las actividades descritas,

que aunque no sean normas formalmente establecidas, deben seguirse para

obtener un resultado satisfactorio una vez concluido el procedimiento o

durante su ejecución.

Procedimiento: Seguimiento a Peticiones Ciudadanas

• Las peticiones serán atendidas bajo la más estricta confidencialidad, y no deberán divulgarse a personal ajeno a la Dirección de Quejas y Denuncias.

• En todos los casos se atenderá de manera amable y profesional.• Siempre se le explicará el tratamiento que se dará a su petición,

evitando crearle falsas expectativas respecto a las consecuencias de la misma..

Ejemplo:

VI. POLÍTICAS


Son los bienes (productos o servicios) que genera el Ente Público o cualquiera de sus unidades para satisfacer las necesidades de sus clientes externos o internos. Es el resultado de la realización de un Procedimiento.

La organización debe determinar para el producto:

Los requisitos especificados por el cliente.

Los requisitos no establecidos por el cliente, pero necesarios para el

uso del producto.

Los requisitos derivados de la normatividad aplicable.

Cualquier requisito adicional determinado por la organización.

VII. PRODUCTOS


Productos:1. Denuncia a la Dirección

General de Responsabilidades y Situación Patrimonial.

2. Informes al ciudadano.

Procedimiento: Seguimiento a peticiones Ciudadanas

Producto:• Contrato de Prestación de Servicios

Profesionales.

Procedimiento : Contratación de Despachos Externos.


Identificar los clientes internos y externos del procedimiento que se esta describiendo.

VIII. CLIENTES

Unidades Administrativas de la Administración Pública Estatal.

Clientes Internos: forman parte de la Administración Pública Estatal

Clientes Externos: se localizan en la Sociedad, por ejemplo, usuarios o beneficiarios de algún servicio, trámite, obra, etc. que brinda la Administración Pública Estatal.

Promover un profundo cambio de actitud entre los servidores públicos para pensar en el ciudadano como cliente.....PED


La organización debe obtener información que le

ayude a mejorar el producto y asegurarse que los

requisitos del cliente se determinan y se cumplen,

con el propósito de aumentar su satisfacción.

Para la Administración Pública Estatal el cliente

más importante es la Sociedad quien con el

transcurso del tiempo ha ido demandando una

mejor calidad en la gestión pública. Para lograr lo

anterior es necesario crear relaciones satisfactorias

entre los clientes internos.


Requisitos de clientes internos

Clientes Internos

ORGANIZACIÓN / APE SOCIEDAD

Cliente Externo

PRODUCTOS Y SERVICIOS

INFORMACIÓN

SATISFACCIÓN


Gobernador del

Estado

Dependencias y

Entidades

Ciudadanía

Gobernador del

Estado

Dependencias y

Entidades

Ciudadanía

Recoge las expectativas y

necesidades de sus clientes y las

manifiesta a través del PED

Expresan necesidades, quejas,

peticiones, etc.Cumplen los

requisitos para satisfacer al cliente

Bienes y Servicios

Traduce necesidades y expectativas de la Ciudadanía en

requisitos del cliente

Clientes

Concebir a la Administración Pública como un sistema integrado

de clientes y proveedores internos.


Procedimiento: Atención y trámite de consultas jurídicas

1. El Titular del Ejecutivo del Estado2. El Secretario de la Contraloría3. Las Unidades Administrativas de la Dependencia

1. El denunciante2. Gobernador del Estado de Sonora3. Secretario de la Contraloría General.

Procedimiento: Tramitación de Determinación de Responsabilidades.


Ejemplo:

Establecer los indicadores, los cuales pueden definirse para el

procedimiento y para el producto relacionado. Los indicadores deben

expresar el grado de cumplimiento del producto obtenido o la capacidad del

procedimiento.

Es recomendable el establecimiento de indicadores compuestos, ya que

estos nos brindan información referenciada y por lo tanto con mayor valor.

Es de suma importancia analizar si los indicadores y productos establecidos

tienen relación directa con el objetivo del procedimiento ya que esto es

indispensable. Manual para la Construcción de Indicadores

VIII. INDICADORES


Indicadores

Procedimiento:

Desarrollo de los Servicios Electrónicos de la Administración Pública

Objetivo:

Que las dependencias o Entidades brinden sus trámites y servicios a la ciudadanía de manera electrónica. Relación

Número de solicitudes atendidas/Numero de solicitudes recibidas.

Número de solicitudes atendidas/Numero de solicitudes recibidas.

Capacidad del procedimiento.

Número de dependencias o Entidades que tiene servicios

electrónicos

Número de dependencias o Entidades que tiene servicios

electrónicos

Relacionado directamente con

objetivoNo da información

suficiente


Numero de dependencias o Entidades diagnosticadas “que cuentan”con trámites y servicios de manera electrónica/Número de dependencia y entidades diagnosticadas con necesidad de trámites y servicios de manera electrónica.

Numero de dependencias o Entidades diagnosticadas “que cuentan”con trámites y servicios de manera electrónica/Número de dependencia y entidades diagnosticadas con necesidad de trámites y servicios de manera electrónica.

Relacionado directamente con

objetivoDa información

suficiente

Número de errores reportados de los servicios implementados/Total de número de servicios

implementados.

Número de errores reportados de los servicios implementados/Total de número de servicios

implementados.

Información no muy útil

Tipo de errores reportados de los trámites y servicios implementados.

Tipo de errores reportados de los trámites y servicios implementados.

Información Útil


X. FORMATOS E INSTRUCTIVOS

Se utilizan cuando los procedimientos requieren:

•Consistencia en la información.•Información de personas externas a la organización.•Información específica (campos del formato).

•Nombre del formato.•Nombre del Ente Público y Unidad Administrativa (esta última si se requiere).•Código del formato, en la esquina inferior derecha .•El contenido del formato es libre, según las necesidades requeridas.

Su presentación tiene como elementos comunes los siguientes:

Los formatos son una herramienta central para la ejecución de los procedimientos.


• Crear solo los formatos necesarios, cuidando que no entorpezcan la

ejecución del procedimiento. (ejemplo. formato para lista de asistencia).• Definir claramente el objetivo del formato.• Evitar la repetición de formatos similares.• El formato debe incluirse como anexo al final del procedimiento

documentado.• Destruir los formatos obsoletos, para evitar confusiones.

Nota: La ubicación y orden de estos 2 primeros puntos es a consideración del Ente Público, cuidando que su identificación sea fácil.

“Consideraciones para la elaboración de formatos”


06-10DRS-P02-F01/REV.00


El instructivo servirá para precisar la forma en que deberá llevarse a cabo una actividad del procedimiento con el fin de no desarrollar por completo un nuevo procedimiento.

Su presentación tiene como requisito su identificación, la cual incluye:

• Nombre del instructivo.• Código del instructivo, en la esquina inferior derecha.• El contenido del instructivo es libre, según las necesidades

requeridas.

Instructivo de Evaluación de las cartas compromiso.Instructivo para la evaluación del cumplimiento del POA.

Ejemplo:

El instructivo debe anexarse al procedimiento que corresponde


XI. ANEXOS06-07DDA-P01-G01/REV.00. Diagrama de flujo del Procedimiento de.......

Inventario de Registros del Procedimiento.

Verificación de la Ejecución del Procedimiento.

Identificar mediante su código y nombre el Diagrama de Flujo del Procedimiento, catálogos, dibujos, tablas, listas, organigramas y demás documentos que considere necesario anexar al procedimiento para su óptimo desarrollo.Los anexos mencionados en este apartado, deberán siempre anexarse a la descripción del procedimiento.


Identificar los participantes y definir su responsabilidad en la ejecución del procedimiento. La identificación se hará por nivel de responsabilidad, asegurándose que queden establecidos los límites de su actuación. No se deberá personalizar la información, es decir, no incluirá datos personales del responsable.

XII. RESPONSABILIDADES

Titular de la SECOG• Emitir lineamientos, políticas y estrategias de acuerdo a las facultades que le marcan

en la LOPES.

Titular de la Dirección General de Licitaciones y Contratos:• Autorizar Dictamen y tarjeta informativa• Coordinar y dirigir las políticas para el seguimiento de las licitaciones que realicen las

Dependencias y Entidades de la APE.• Elaborar modelos de convocatoria y bases de licitación

Titulares de los OCDA• Asistir a los actos de licitación• Enviar a la DGLC las actas de los actos de licitación• Capturar datos de licitación en LICITANET vía internet


XIII. DESCRIPCIÓN DE LA OPERACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES REGISTRO

Narración escrita en orden cronológico y secuencial de cada una de las

actividades.

Distinguir en el procedimiento las actividades sustantivas y detalladas


RESPONSABLE

Identificar el puesto responsable de realizar las actividades del

procedimiento.

El establecimiento de responsabilidades se realiza por actividad sustantiva, si

hubiese el caso, de que una actividad detallada que se desprendiera de la

sustantiva atendiera a una responsabilidad diferente tendrá que establecerse

la responsabilidad en particular para esa actividad.

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES1.- Recepción de Peticiones Ciudadanas

1.1.- Recibe Petición Ciudadana, documentos anexos y registra en libro de correspondencia.

1.2.- Turna al Titular de la Dirección General.

2.- Revisión de Peticiones Ciudadanas

2.1.- Revisa contenido, genera instrucción y turna al Área de Quejas y Denuncias.

2.2.- Registra la petición ciudadana en base de datos.

3.- Captura en Sistema de Atención Ciudadana

3.1- Da de alta en SAC cuando la petición es contra Servidores Públicos y/o en Programas Federales.

Ejemplo

Actividades Sustantivas y Detalladas


Las actividades sustantivas se resaltarán por medio de la utilización de

negritas para su fácil identificación.

La descripción de las actividades sustantivas se hace en forma de

sustantivo: elaboración, descripción, registro, etc. y la descripción de las

actividades detalladas se iniciará con un verbo conjugado en tercera

persona del singular y tiempo presente: inicia, elabora, presenta, revisa,

almacena, archiva, consulta, turna, etc.

Cuando sea necesario, entre cada actividad se puede anotar una

leyenda (condicionante) con el fin de darle la secuencia requerida a su

descripción, por ejemplo:

A) Cuando se presenta alguna toma de decisiones: “si se

autoriza”, “si está correcto”, “una vez llevada a cabo la revisión”

B) Cuando se establecen plazos: “en la fecha establecida”,

“posteriormente”, “una vez cumplido el plazo”, entre otras.

Al terminar un procedimiento se anotará la frase “Fin del Procedimiento”.


REGISTROS

Los registros son elementos probatorios de la realización de una

actividad, evidencian la actividad realizada.

Pueden ser tan variados en su forma y tipo (memorandum, circular,

oficio, informe, gráfica, tabla, base de datos), como en su soporte

material (papel, disco duro internos y externos, disquete, DVD, cintas de

video y audio, discos compactos, etc.)

Pueden utilizarse para documentar la trazabilidad del procedimiento (su

ruta).

No todo registro requiere un formato, ya que como se menciono

anteriormente, estos pueden ser muy variados.


XIII. DESCRIPCIÓN DE LA OPERACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES REGISTRO

1.- Recepción de Peticiones Ciudadanas

Recepcionista1.1.- Recibe Petición Ciudadana, documentos anexos y

registra en libro de correspondencia.

•Petición ciudadana con razón de recibo.•Registro en libro de

correspondencia.

1.2.- Turna al Titular de la Dirección General.

2.- Revisión de Peticiones Ciudadanas

Director General2.1.- Revisa contenido, genera instrucción y turna al Área

de Quejas y Denuncias.

Recepcionista2.2.- Registra la petición ciudadana en Base de Datos de

Peticiones, asignádole un número de petición.

• Número de petición en base de datos de peticiones.

3.- Captura en Sistema de Atención Ciudadana

Jefe de Departamento y/o

Coordinador Técnico

3.1- Da de alta en SAC cuando la petición es contra Servidores Públicos y/o en Base de Datos de Programas Federales.

• Bases de Datos del SAC ó

• Base de Datos de Programas Federales.

SAC: Sistema de Atención Ciudadana.


Ente Público (1)06

Direccionamiento al PED (2)05-01-35

Hoja No. X de X.

Macroproceso (3) 04

Subproceso (4)01

Fecha de elaboración (5)09/02/05

Unidad Administrativa (6)06DLC

Procedimiento (7) P01

No. de Revisión (8) 00

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Verificación y Fiscalización de los Procedimientos de Licitaciones-

Contrataciones Gubernamentales.

CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 06-05-01-35-04/06DLC-01-P01/REV.00

Encabezado del formato “Elaboración de procedimientos”

(1) Enunciar en este campo preferentemente la clave programática ó presupuestal asignada al Ente Público al cual pertenece el procedimiento descrito.

(2) Indicar el número de eje rector, objetivo del PED y PMP del cual se origina el procedimiento descrito.

(3) Indicar el número de Macroproceso del cual se origina el procedimiento descrito, este número fue asignado a cada uno de los macroprocesos determinados en la etapa de diseño de la construcción de la Red de Procesos.

Ente Público (1)06


Hoja No. X de X.

Macroproceso (3) 04

Subproceso (4)01









(4) Indicar el número de subproceso del cual se origina el procedimiento descrito, este número se obtiene de la Red de procesos.

(5) Indicar la fecha de elaboración del procedimiento

Ente Público (1)06


Hoja No. X de X.

Macroproceso (3) 04

Subproceso (4)01









(6) En su caso indicar la clave programática ó presupuestal proporcionada de la Unidad Administrativa seguida de las siglas de la Unidad Administrativa a la cual pertenece el procedimiento, las cuales se establecerán según el apartado de Control de Documentos de la guía.

Ente Público (1)06


Hoja No. X de X.

Macroproceso (3) 04

Subproceso (4)01









(7) Indicar, antecedido de la letra “P”, el número de procedimiento que se describe en el formato, este número se obtiene de la Red de procesos.

(8) Indicar el No. de revisión del procedimiento:La primera vez que se elabora y aprueba el documento es considerada como la revisión 00 y a parir de esta fecha cada modificación adquirirá un nuevo número de revisión: 01, 02, etc. La fecha de elaboración cambiará con cada revisión.

Elaboró: Revisó: Aprobó:

Nombre yPuesto de quien

elabora

Nombre yPuesto del Titular de

la Unidad Administrativa

Nombre y Puesto del Titular del

Ente Público

.

El formato “Elaboración de Procedimientos” contendrá al final del mismo el

nombre, puesto y firma de quien elabora, revisa y aprueba el procedimiento.

Pie del formato “Elaboración de Procedimientos”

Elaboración de Diagramas de Flujo

Los diagramas de flujo junto con la descripción del procedimiento nos

permitirán analizar su operatividad, de lo cual pueden derivarse acciones de

simplificación de los mismos, que conlleven al mejoramiento del quehacer

público. Es la representación gráfica de los procedimientos.

La elaboración de estos diagramas es de gran utilidad, sobre todo en

procedimientos relacionados a la prestación directa de servicios al público,

dado que nos permite obtener información para análisis posteriores sobre la

efectividad con que se desarrollan los mismos.

SÍMBOLO SIGNIFICADO APLICACIÓN

TerminalIndica el inicio o terminación del procedimiento.

Operación Representa el espacio para describir una actividad del procedimiento.

Decisión o alternativa

Indica un punto del procedimiento o donde se toma una decisión entre dos opciones (SÍ o NO).

Documento Representa cualquier tipo de documento que se utilice o se genere en el procedimiento. El documento podrá tener copias.

Archivo Representa un archivo común y corriente de oficina donde se guarda un documento en forma temporal o permanente.

Conector interpágina

Representa una conexión o enlace de una parte del diagrama de flujo con otra parte lejana del mismo.

Conector de página:

Representa un enlace o conexión de una página a otra

Dirección de Flujo, o Línea de Unión

Conecta los símbolos señalando el orden en que se deben realizar las distintas operaciones.

SIMBOLOGÍA UTILIZADA DE LA AMERICAN NATIONAL STANDARD INSTITUTE (ANSI )

ENTE PÚBLICO: <<clave>> Hoja X de X

UNIDAD ADMINISTRATIVA: Fecha de elaboración: dd/mm/aa

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: <<calve>> CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO:

INICIO FIN

Código del diagrama

Formato del Diagrama de Flujo

Formato Inventario de Registros

Este formato predeterminado, es de aplicación general y sirve para relacionar

los registros generados en los procedimientos documentados, además de

señalar el tipo de resguardo (papel, electrónico, fotografía, cintas de

audio/video, microfilm, otro), su destino, el responsable del resguardo del

registro, tiempo y ubicación de resguardo.

A continuación se presenta el formato a utilizar para este efecto:

Formato Inventario de Registros

INVENTARIO DE REGISTROS DE PROCEDIMIENTONombre del ente público

Nombre de la Unidad Administrativa

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: <<Del Procedimiento del cual se desprenden los registros>>

Hoja X de X

CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO :<<Del Procedimiento del cual se desprenden los registros>>

Fecha de elaboración:dd/mm/aa

No. RegistroTipo de

Resguardo*Responsable/

PuestoTiempo de resguardo

Ubicación del resguardo

1

2

3

*Papel, electrónico, fotografía, cintas de audio/video, microfilm, otro. 06-SIP-P01-F03/REV.00

Lista de Verificación de ProcedimientosLISTA DE VERIFICACIÓN DE PROCEDIMIENTOS

Nombre del Ente PúblicoNombre de la unidad administrativa

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Hoja 1 de 2

CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: Fecha de elaboración:dd/mm/aa

No. REACTIVOS SI NO N/A

1¿El procedimiento está descrito en el formato (06-SIP-P01-F02/REV.00) “Elaboración de procedimientos”?

2 ¿Se registró el nombre del procedimiento en el formato?

3¿El objetivo refleja lo que se espera lograr con la ejecución del procedimiento?

4¿Se definió la aplicación del procedimiento, es decir por quien es ejecutado?

06-SIP-P01-F05/REV.00

La lista de verificación deberá tener el 100% de los reactivos positivos, esta será llenada por el

responsable de la elaboración del procedimiento y validada con la antefirma en el extremo inferior

derecho de la primera hoja del Titular de la Unidad Administrativa a la cual pertenece el procedimiento.

VERIFICACIÓN DE LA EJECUCIÓN DEL PROCEDIMIENTONombre del ente público

Nombre de la unidad administrativa

Verificación de la ejecución del procedimiento

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Hoja 1 de 2

CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: Fecha de elaboración:dd/mm/aa

No.

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES SI NO

1Se realizó el diagnostico de necesidades de capacitación por unidad

administrativa

2 Se elaboró el programa de capacitación

3 Se realizó el comparativo de los expositores según el tema a tratar

4 Se tomó la asistencia de los participantes

5 Se otorgó la cédula de evaluación del expositor a los participantes.

06-SIP-P01-F04/REV.00

Lista de Verificación de Procedimientos

Lista de Verificación de Procedimientos

Verificación de la Ejecución del Procedimiento

Verificación de la Ejecución del Procedimiento

Verificaciones

CONTROL DE CONTROL DE DOCUMENTOSDOCUMENTOS

Codificación de Procedimientos

##- EE- MM-NN-JJ/UUXXX- SS- PYY, donde:

LETRAS O

SIMBOLOS

SIGNIFICADO

## Es la clave proporcionada para la Identificación de la Dependencia o

Entidad.

EE Indica el número del Eje Rector del Plan Estatal de Desarrollo .

MM Es el número de objetivo del PED del que se desprende el procedimiento.

NN Es el número de Programa de Mediano Plazo al cual atiende el

procedimiento en cuestión.

JJ Es el número de macroproceso del ente público del que se desprende el

procedimiento, el cual se toma de la red de procesos.

UU Es la clave proporcionada para la Identificación de la Unidad Administrativa.

XXX Son 3 letras asignadas para la identificación de la Unidad Administrativa o área de trabajo responsable del documento.

Codificación de Procedimientos

LETRAS O

SIMBOLOS

SIGNIFICADO

SS Indica el Subproceso al que corresponde.

P Indica que se trata de un Procedimiento.

YY Es el número consecutivo asignado al procedimiento.

Codificación de la Red de Procesos

LETRAS O

SIMBOLOS

SIGNIFICADO

## Es la clave presupuestal o programática para la Identificación de la Dependencia o Entidad. Ejemplo: Secretaría de la Contraloría General, 06.

RP Red de Procesos.

UU Es la clave presupuestal ó progrmática para la Identificación de la Unidad Administrativa. Ejemplo: Dirección General de Desarrollo Administrativo, 07.

XXX Son las 3 letras asignadas para la identificación de la Unidad Administrativa responsable del documento.

##-RP-UUXXX, donde:

Codificación de Formatos

LETRAS O

SIMBOLOS

SIGNIFICADO

## Es la clave presupuestal ó programática para la Identificación de la

Dependencia o Entidad.

UU Es la clave proporcionada por el SIIAF para la Identificación de la Unidad Administrativa.



YY Es el número consecutivo asignado al procedimiento del cual se derivó el formato.

F Indica que se trata de un Formato.

ZZ Es el número consecutivo asignado al formato.

##-UUXXX-PYY-FZZ, donde:

Codificación de Instructivos

##-UUXXX-PYY-IZZ donde:

LETRAS O

SIMBOLOS

SIGNIFICADO







I Indica que se trata de un Instructivo.

ZZ Es el número consecutivo asignado al Instructivo.

Codificación de Anexos

##-UUXXX-PYY-AZZ donde:

LETRAS O

SIMBOLOS

SIGNIFICADO







A indica que se trata de un anexo, y toma letra según tipo (C, B, G, T, etc.)

ZZ Es el número consecutivo asignado al Anexo.

Codificación de Anexos

Nomenclatura según tipo:

C = Catálogo.

B = Dibujo.

G = Diagramas.

T = Tablas.

L = Listas.

O = Organigramas.

Para asignar los códigos a las Unidades Administrativas, áreas responsables y puestos se utilizarán 3 letras, como se muestra en el siguiente ejemplo:

Secretaría de la Contraloría General SCGDirección General de Desarrollo Administrativo DDADirector General de Licitaciones y Contratos DLCDirector General de Auditoría Gubernamental DAG

Deberá cuidarse que los códigos que se establezcan no coincidan entre un unidad administrativa y otra.

Consideraciones Generales para la Codificación de Documentos

La numeración de subprocesos se llevará a cabo por unidad administrativa.

La numeración de los procedimientos se llevará a cabo por unidad

administrativa,

Los formatos, instructivos y anexos se enumeraran por procedimiento.

Los códigos se escribirán con arial negrita número 10, en la esquina

superior derecha del documento.

Lista Maestra

La Lista Maestra concentra el total de Documentos elaborados por el Ente

Público (Red de Procesos, Procedimientos, Formatos, Instructivos y

Anexos) agrupados por tipo de documento, así como su respectiva

codificación, fecha y número de revisión.

LISTA MAESTRANombre del ente público Fecha: dd/mm/aa

Hojas: X de XCÓDIGO Y NOMBRE DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA<<07DDA Dirección General de Desarrollo Administrativo>>

CÓDIGONOMBRE DEL DOCUMENTO

No. DE REVISIÓNFECHA DE ELABORACIÓN

(dd/mm/aa)

06-SIP-P02-F01/REV.00

Revisiones de los documentos

Todos los códigos antes descritos irán seguidos de su número de

revisión, la cual indica el número de veces que el documento ha sido

modificado, producto de una mejora. A la elaboración del documento por

primera vez se le atribuye la revisión 00.

06-05-01-35-04/06DLC-01-P01/REV.00

Revisión 00.Primera elaboración del

documento.

Aprobación y emisión de los documentos

Revisión

Titular de la Unidad Administrativa

Titular del Ente Público

Aprobación

Lista de verificación

de la Red de Procesos

Lista de verificación

de la Red de Procesos

Lista de Verificación

de Procedimientos

Lista de Verificación

de Procedimientos

MANUAL DE MANUAL DE PROCEDIMIENTOSPROCEDIMIENTOS

Están obligados a elaborar y mantener actualizado el manual de Procedimientos todas las dependencias, así como cada una de sus unidades administrativas y órganos desconcentrados; los organismos públicos descentralizados, los fondos y fideicomisos, empresas de participación estatal mayoritaria que así lo marque su ordenamiento de creación.

El Manual de Procedimientos debe cumplir con los siguientes requisitos de presentación y contenido:

Integración del Manual de Procedimientos

Fecha de elaboración

Manualde Procedimientos


GOBIERNO DEL ESTADO DE SONORA

SECRETARIADE LA CONTRALORÍA GENERAL

Manual de ProcedimientosDirección General de

Desarrollo Administrativo



Portada o carátula del Manual de Procedimientos

Asimismo se incluye la anteportada, la cual muestra las firmas de

elaboración, presentación y aprobación.





Elaboró *

Puesto del Titular

Presentó**

Puesto del Titular

Aprobó ***

Puesto del Titular

Índice

Índice

I. Introducción

II. Objetivo del Manual

III. Red de ProcesosIV. Lista MaestraV. Presentación de los procedimientos• Descripción del Procedimiento• Inventario de registros • Formatos e Instructivos• Diagrama de Flujo• Verificación de la Ejecución del

Procedimiento.

Índice

I. Introducción

II. Objetivo del Manual

III. Red de ProcesosIV. Lista MaestraV. Presentación de los procedimientos• Descripción del Procedimiento• Inventario de registros • Formatos e Instructivos• Diagrama de Flujo• Verificación de la Ejecución del

Procedimiento.

Para cada uno de los

procedimientos determinados

En este punto se contempla la presentación del documento, su objetivo, así

como su utilidad, pudiéndose incluir un mensaje alusivo por parte de la

Unidad Administrativa en donde se elaboró el Manual.

Ejemplo:

Introducción

Introducción

El presente Manual de Procesos tiene como objetivo servir de instrumento de apoyo en el funcionamiento y mejora institucional, al compendiar en forma ordenada, secuencial y detallada las operaciones realizadas por la Dirección General de Desarrollo Administrativo, cuidando que estas atiendan a la misión del Gobierno Estatal.

Contempla la red de procesos de la unidad administrativa, la lista maestra de documentos, así como los procedimientos desarrollados con el propósito de promover el desarrollo administrativo de dependencias y entidades de la Administración Estatal.

Cabe señalar que este documento deberá actualizarse en la medida que se presenten modificaciones en su contenido, en la normatividad establecida, en la estructura orgánica de la unidad, o en algún otro aspecto que influya en la operatividad del mismo.

Introducción

El presente Manual de Procesos tiene como objetivo servir de instrumento de apoyo en el funcionamiento y mejora institucional, al compendiar en forma ordenada, secuencial y detallada las operaciones realizadas por la Dirección General de Desarrollo Administrativo, cuidando que estas atiendan a la misión del Gobierno Estatal.

Contempla la red de procesos de la unidad administrativa, la lista maestra de documentos, así como los procedimientos desarrollados con el propósito de promover el desarrollo administrativo de dependencias y entidades de la Administración Estatal.

Cabe señalar que este documento deberá actualizarse en la medida que se presenten modificaciones en su contenido, en la normatividad establecida, en la estructura orgánica de la unidad, o en algún otro aspecto que influya en la operatividad del mismo.

Deberá remitirse a la Secretaría de la Contraloría General para obtener la

aprobación correspondiente, misma que está sujeta a la revisión previa del

documento. Si como resultado de esa revisión resultaran observaciones, se

harán del conocimiento del Ente Público, mediante el comunicado emitido por

la Secretaría de la Contraloría General para que sean atendidas.

Aprobación del Manual de Procedimientos

En este punto se contempla el propósito y utilidad de contar con un

documento como el Manual de Procedimientos en la Dependencia o Entidad.

Objetivo del Manual

Difusión del Manual de Procedimientos

Constituya una plataforma de trabajo actualizada y

mejorable.

Al interior

Poner a disposición del público, en cumplimiento de lo establecido Ley de Acceso a la Información Pública del Estado de Sonora (Art. 14)

Al exterior

Por consiguiente, cada Ente Público, deberá actualizar sus respectivos

documentos en la medida que se presenten modificaciones relevantes en sus

contenidos.

Para asegurar la revisión, actualización y la mejora continua del quehacer

institucional, el Ente Público deberá implementar :

Mejora

Verificaciones Internas

Reuniones de trabajo periódicas

Verificaciones internas de sus procedimientos a intervalos planificados (se opera

de acuerdo a lo documentado).

La Planificación de las auditorías dependerá de la importancia de los

procedimientos a auditar, así como de los resultados de auditorías anteriores.

Los verificadores podrán ser los Servidores Públicos del mismo Ente Público, sin

embargo estos no podrán auditar su propio trabajo (procedimientos).

Así mismo los responsables de realizar las verificaciones internas deberán informar

al responsable de la Unidad Administrativa los resultados obtenidos.

El Titular de la Unidad Administrativa y Áreas de Trabajo, serán los responsables

de que en caso de que se detecten inconformidades con los procedimientos

documentados, se tomen las medidas correctivas y/o preventivas necesarias e

inmediatas.

Verificaciones Internas

Las Unidades Administrativas y Áreas de Trabajo al interior de éstas,

deberán reunirse periódicamente para dar seguimiento a los resultados de las

verificaciones internas y para la creación, actualización y eliminación de

documentos. Queda incluido en estas reuniones, la revisión periódica de la

Red de Procesos del Ente Público para asegurar su Mejora Continua.

Reuniones de trabajo periódicas


www.cgeson.gob.mx

Hermosillo, Son; Mayo de 2005.

Secretaría de la Contraloría General

taller: documentación de procedimientos hermosillo, sonora, mayo de 2005. ing. arlette lópez...

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