Business Intelligence, Herramientas para Soluciones Integrales

Ximena C, Silvia D, Gabriela S

Facultad de Ingeniería Química y Agroindustria, Escuela Politécnica NacionalQuito, Ecuador

chabylu2003@yahoo.eschivisd@hotmail.com

anagabrielasalgadoheredia@gmail.com

Resumen— Inteligencia de negocios o Business Intelligence es el conjunto de estrategias, tecnologías y aplicaciones enfocado a la administración y recopilación de información de cada área de la empresa para proveerla a sus usuarios y generar conocimiento y valor, estableciendo fortalezas y debilidades y proporcionando apoyo a las decisiones en los niveles estratégicos, tácticos y operativos. La inteligencia de negocios permite avances en tecnologías de la información, como descubrimientos de datos visuales, memoria de computación, grandes bases de datos. En la empresa, la estrategia de BI debe estar alineada con los objetivos del negocio, busca desarrollar un sistema y aplicaciones analíticas para almacenamiento de datos y mejorar continuamente la calidad, amplitud y oportunidad de los mismos.

Una solución de Business Intelligence parte de los sistemas de origen de una organización (bases de datos, ERPs, sistemas de control y organización de la operación), sobre los que puede ser necesario aplicar una transformación de la estructura que ayude a optimizar su proceso general.

Palabras clave: Map Info, Merlin Online, Cuadro de Mando Integral

I. INTRODUCCIÓN

En Inteligencia de negocios la transformación y carga de datos se efectúa en una fase intermedia que actúa como una plataforma de contra flujo en paralelo entre los sistemas fuente generales y los sistemas destino (generalmente un datawarehouse), cuyo principal objetivo consiste en evitar la saturación de los servidores funcionales de la organización; la información resultante se encuentra unificada, depurada y consolidada en diferentes tipos de clases para que sea fácil encontrarla y ubicarla, se almacena en un datawarehouse corporativo, que puede servir como base para la construcción de distintos datamarts por

cada uno de los departamentos de la empresa, estos datamarts se caracterizan por poseer la estructura óptima para el análisis de los datos del área de la empresa, ya sea mediante bases de datos transaccionales o más estructurales.

Fig. 1 Representación gráfica de inteligencia de negocios

II. DEFINICIÓN

El término Inteligencia Artificial se refiere al uso de los datos para facilitar la toma de decisiones, abarca la comprensión del funcionamiento de la empresa.

El tiempo de vida de un software de inteligencia de negocios depende únicamente del éxito de su uso en beneficio de la empresa, si es capaz de incrementar su nivel financiero, administrativo y la toma de decisiones que mejoran la actuación de la empresa en el mercado.

Business Intelligence es la habilidad para transformar los datos en información, y la información en conocimiento, de forma que se pueda optimizar el proceso de toma de decisiones en los negocios.

Fig. 2 Datos, información y conocimiento

Asociando Business Intelligence a las tecnologías de la información, se define como el conjunto de metodologías, aplicaciones y tecnologías que permiten reunir, depurar y transformar datos de los sistemas transaccionales e información desestructurada (interna y externa a la compañía) en información estructurada, para su explotación directa o para su análisis y conversión en conocimiento, dando así soporte a la toma de decisiones sobre el negocio.

La inteligencia de negocio actúa como un factor estratégico para una empresa u organización, generando una potencial ventaja competitiva, que no es otra que proporcionar información privilegiada para responder a los problemas de negocio como: entrada a nuevos mercados, promociones u ofertas de productos, eliminación de islas de información, control financiero, optimización de costes, planificación de la producción, análisis de perfiles de clientes, rentabilidad de un producto concreto, etc.

III. HISTORIA

La inteligencia de negocios ha evolucionado desde los sistemas de apoyo a las decisiones en la década de 1960 y se ha desarrollado a mediados de los años ochenta.

En 1989, Howard Dresner (más tarde, un analista de Gartner Group) propuso la "inteligencia de negocios" como un término general para describir "los conceptos y métodos para mejorar la toma de decisiones empresariales mediante el uso de sistemas basados en hechos de apoyo". No fue hasta finales de 1990 que este uso estaba muy extendido.

IV. SISTEMAS Y COMPONENTES DE BUSINESS INTELLIGENCE

Los sistemas y componentes de BI se diferencian de los sistemas operacionales en que están optimizados para preguntar y divulgar sobre datos. Esto significa típicamente que, en un datawarehouse, los datos están desnormalizados para apoyar consultas de alto rendimiento, mientras que los sistemas operacionales suelen encontrarse normalizados para apoyar operaciones continuas de inserción, modificación y borrado de datos.

Existen procesos ETL (extracción, transformación y carga) que nutren los sistemas BI, tienen que traducir de uno o varios sistemas operacionales normalizados e independientes a un único sistema desnormalizado, cuyos datos estén completamente integrados.

En Inteligencia de Negocios se genera la construcción de herramientas como los sistemas de soporte a la decisión (DSS), los sistemas de información ejecutiva (EIS) y los cuadros de mando integral (CMI).

Fig. 3 Herramientas de Business Intelligence

A. Cuadro de Mando Integral

Herramienta de control empresarial que permite establecer y monitorizar los objetivos de una empresa y de sus diferentes áreas.

Es una aplicación que ayuda a la compañía a expresar los objetivos e iniciativas necesarias para cumplir con su estrategia, mostrando de forma continuada cuándo la empresa y los empleados alcanzan los resultados definidos en su plan estratégico.

B. Sistemas de Soporte a la Decisión

Herramienta enfocada al análisis de los datos de una organización. Permiten resolver gran parte de las limitaciones de los programas de gestión.

C. Sistemas de Información Ejecutiva

Herramienta que provee a los gerentes de un acceso sencillo a información interna y externa de la compañía; la finalidad principal es que el ejecutivo tenga a su disposición un panorama completo del estado de los indicadores de negocio, manteniendo la posibilidad de analizar con detalle aquellos que no estén cumpliendo con las expectativas establecidas y así determinar el plan de acción más adecuado.

El Cuadro de Mando Integral se diferencia de otras herramientas de Business Intelligence, como los Sistemas de Soporte a la Decisión (DSS) o los Sistemas de Información Ejecutiva (EIS), en que está más orientado al seguimiento de indicadores que al análisis minucioso de información. Por otro lado, es muy común que un CMI sea controlado por la dirección general de una compañía, frente a otras herramientas de Business Intelligence más enfocadas a la dirección departamental.

Los principales componentes de orígenes de datos en Business Intelligence son Datamart y Datawarehouse.

D. Datamart

Base de datos departamental, especializada en el almacenamiento de los datos de un área de negocio específica.

E. Datawarehouse

Base de datos corporativa que integra y depura información de una o más fuentes distintas, para luego procesarla y analizarla desde varias perspectivas y con gran velocidad de respuesta.

La creación de un datawarehouse representa técnicamente en la mayoría de las ocasiones, el primer paso para implantar una solución completa y fiable de Business Intelligence.

Fig. 4 Proceso ETL

V. NECESIDADES, SOLUCIONES Y BENEFICIOS DE BUSINESS INTELLIGENCE

La necesidad de invertir en soluciones basadas en Inteligencia de Negocios repercute en que

vuelve tangible las inversiones realizadas en sistemas transaccionales de la compañía como ERP, al extraer la información de dichos sistemas y convertirla en una herramienta poderosa para la toma de decisiones estratégicas y de negocio.

Los ejecutivos requieren contar con la información necesaria para la toma de decisiones en cualquier momento y en cualquier lugar.

Las empresas que manejan Inteligencia de Negocios tienen ventaja competitiva ante las que aún no la manejan o que no tienen estrategias BI alineadas con las metas y objetivos organizacionales.

A. Soluciones de Business Intelligence

Con el fin de responder a las necesidades de Business Intelligence se cuenta con las siguientes soluciones:

1) Infraestructura de BI: Todas las herramientas en la plataforma usan la misma seguridad, metadata, administración, integración, modelado de objetos y todas comparten el mismo aspecto.

2) Informes de entrega: Provee la capacidad de crear reportes formateados e interactivos, con o sin parámetros. Además se pueden generar una amplia gama de estilos de reporte: financieros, comerciales, operativos, entre otros. Esto permite a los usuarios accesar e interactuar con contenidos que se entregan de manera consistente a través de diferentes plataformas como portales, la web o dispositivos móviles.

3) Inteligencia de negocios móvil: Soluciones que permiten a las organizaciones entregar reportes y tableros de control en dispositivos móviles, como smartphones y tabletas, entre otros, y que hacen uso de las ventajas de estos dispositivos como pudiera ser la localización satelital.

Fig. 5 Dispositivos móviles

Las tecnologías de BI permiten conseguir a las siguientes soluciones:

Reunir, normalizar y centralizar toda la información de la empresa, mediante un almacén de datos, permitiendo así su explotación sin esfuerzo.

De esta forma, los departamentos comercial, operativo y financiero basan las decisiones estratégicas en la misma información.

Descubrir información no evidente para las aplicaciones actuales, como pautas de comportamiento, tendencias, evoluciones del mercado, cambios en el consumo o en la producción, que resulta prácticamente imposible reconocer sin el software adecuado.

Es lo que se puede calificar como extraer información de los datos, y conocimiento de la información.

Optimizar el rendimiento de los sistemas. Las plataformas de BI se diseñan para

perfeccionar al máximo las consultas de alto nivel, realizando las transformaciones oportunas a cada sistema y liberando los servidores operacionales.

Entre algunos de los beneficios que brinda Business Intelligence se encuentran:

Obtener visibilidad sobre donde estuvo su negocio, como está ahora y donde debería de estar.

Contar con información oportuna para resolver preguntas de su negocio de una manera más rápida.

Obtener métricas clave del negocio cuando y donde se necesiten.

Optimizar la toma de decisiones a través de una adecuada gestión de la información sobre el comportamiento de su mercado, clientes y productos.

Identificar oportunidades de venta cruzada. Manejar los inventarios de una manera más

efectiva. Encontrar donde están los costos de su

organización.

B. Información de los Departamentos de la Empresa

Cada departamento de las empresas acumulan diferentes datos: sobre sus clientes, sus inventarios, su producción, efectividad de sus campañas de marketing, información sobre proveedores y socios, además de los datos que pueden proveer del exterior, como los referentes a competidores. En este sentido, Business Intelligence puede realizar distintas aportaciones a cada departamento, siempre

con el objetivo de integrar y optimizar la información disponible en la organización:

1) Departamento de marketing: BI permite identificar de forma más precisa los segmentos de clientes y estudiar con mayor detalle su comportamiento. Para ello se pueden incluir análisis capaces de medir, por ejemplo, el impacto de los precios y las promociones en cada segmento.

2) Departamento de compras: BI permite acceder a los datos del mercado, vinculándolos con la información básica necesaria para hallar las relaciones entre coste y beneficio. Al mismo tiempo, permite monitorizar la información de la cadena de producción, lo que puede ayudar a optimizar el volumen de las compras.

3) Departamento de ventas: BI facilita la comprensión de las necesidades del cliente, así como responder a las nuevas oportunidades del mercado.

4) Departamento económico-financiero: BI permite acceder a los datos de forma inmediata y en tiempo real, mejorando así ciertas operaciones que suelen incluir presupuestos, proyecciones, control de gestión, tesorería, balances y cuentas de resultados.

Fig. 6 Integración de las áreas de la empresa con BI

C. Business Intelligence como Ventaja

Competitiva

1) Seguimiento real del plan estratégico: Si la empresa dispone de plan estratégico, Business Intelligence le permite crear, manejar y monitorizar las métricas y los objetivos estratégicos propuestos

en ese plan, para poder detectar a tiempo las desviaciones y adoptando las acciones oportunas para corregirlas.

2) Aprender de errores pasados: Manteniendo datos históricos, BI permite que una empresa aprenda de su historia y de sus mejores prácticas para que pueda evitar tropezarse de nuevo con los mismos errores del pasado.

3) Mejorar la competitividad: Análisis diario o instantáneo de datos en la empresa, para maximizar su rentabilidad. La tendencia a explotar la información marca cada vez más la diferencia en los sectores.

4) Obtener el verdadero valor de las aplicaciones de gestión: Durante los últimos años, las empresas se han embarcado en la construcción de estas aplicaciones clave para sus negocios. Sin embargo, no siempre han sabido aprovechar todo el potencial que les pueden proporcionar: cuentas de resultados, cash-flow, etc.

Con business intelligence, todos los empleados, desde el director general hasta el último analista, tienen acceso a información adecuada, integrada y actualizada.

VI. NIVELES DE REALIZACIÓN DE BUSINESS INTELLIGENCE

De acuerdo a su nivel de complejidad se pueden clasificar las soluciones de Business Intelligence en:

A. Informes

Informes predefinidos Informes a la medida Consultas (Query) / Cubos OLAP (On-Line

Analytic Processing). Alertas

B. Análisis

Análisis estadístico Pronósticos (Forecasting) Modelado predictivo o Minería de datos

(Data Mining) Optimización Minería de Procesos

La Inteligencia de Empresas es el concepto más amplio del uso de la inteligencia en las organizaciones.

Desde distintas perspectivas, la inteligencia de empresas ha ido emergiendo a partir de la contribución de muchas áreas del conocimiento:

Market intelligence (Inteligencia de Mercados)

Competitive intelligence (Inteligencia Competitiva)

Business Intelligence (Inteligencia Empresarial)

Este concepto ha sido muy utilizado en el mundo de la tecnología con distintos significados:

Inteligencia de Negocios Inteligencia Estratégica Inteligencia Corporativa Vigilancia tecnológica Prospectiva tecnológica, etc.

Para la inteligencia de mercados se tienen 4 P's:

PLAN: curso de acción conscientemente determinado.

POSICIÓN: medio para ubicar a la organización (nicho, rentas, dominio).

PATRÓN: modelo que implica consistencia.

PERSPECTIVA: manera particular de percibir el mundo (concepto, cultura, ideología).

C. Datos, información, conocimiento

En una conversación informal, los tres términos suelen utilizarse indistintamente y esto puede llevar a una interpretación libre del concepto de conocimiento.

Para diferenciar los tres términos se establece que los datos están localizados en el mundo y el conocimiento está localizado en agentes de cualquier tipo (personas, empresas, máquinas...), mientras que la información adopta un papel mediador entre ambos.

Fig. 7 Esquema de business intelligence

1) Datos: Son la mínima unidad semántica, y se corresponden con elementos primarios de información que por sí solos son irrelevantes como apoyo a la toma de decisiones. También se pueden ver como un conjunto discreto de valores, que no dicen nada sobre el porqué de las cosas y no son orientativos para la acción.

2) Información: Es un conjunto de datos procesados que tienen un significado (relevancia, propósito y contexto), y que por lo tanto son de utilidad para quién debe tomar decisiones, al disminuir su incertidumbre.

3) Conocimiento: Es una mezcla de experiencia, valores, información y know-how que sirve como marco para la incorporación de nuevas experiencias e información, y es útil para la acción. Se origina y aplica en la mente de los conocedores. En las organizaciones con frecuencia no sólo se encuentra dentro de documentos o almacenes de datos, sino que también está en rutinas organizativas, procesos, prácticas, y normas.

En conclusión, una solución Business Intelligence completa permite:

Observar ¿qué está ocurriendo?Comprender ¿por qué ocurre?Predecir ¿qué ocurrirá?Colaborar ¿qué debería hacer el equipo?Decidir ¿qué camino se debe seguir?

Fig. 8 Información, decision y acción

VII. MAPINFO PROFESIONAL

Es un software GIS (Sistema de Información Geográfica), reconocido como estándar, versátil y fácil de aprender, con opciones para importar y vincular datos propios. 

Map Info permite visualizar las relaciones existentes entre datos y zonas geográficas. Con esto se puede comprender mejor los mercados y como consecuencia la toma de decisiones estratégicas y a su vez compartir mapas y gráficos con información de calidad.

Es considerado de fácil uso e incorporación, al contar con inteligencia de localización, demostrando ser de mejor calidad, rendimientos superiores, disminución de costos operativos e incremento de retorno de inversión.

Utiliza mapas digitales de forma detallada. A través de los datos descritos en los mapas, se visualizan modelos y tendencias. Está información permite responder a preguntas fundamentales en empresas en las que se requieren mapas, “¿Dónde si?” y “¿Dónde no?”.

Fig. 9 Mapa digital

El análisis de la información obtenida se lo puede realizar en productos de Microsoft Office, Word, Excel, Power Point. Estos datos se pueden analizar, seleccionar y presentar cartográficamente en la forma más útil y fácil de manejar, como tablas o diagramas; por tanto se puede contar con infinidad de opciones de análisis, haciendo un sin número de combinaciones, de mapas digitales, datos socio demográficos, nivel de ingresos, datos poblacionales o sistemas de segmentación particulares.

A. Beneficios de MapInfo

Es confiable y está en constante renovación; el software permite un uso fácil y eficiente, dando como consecuencia calidad.

Al incorporar la parte geográfica a la base de datos, genera una gran ventaja competitiva, pues se conoce mejor el mercado, se puede ingresar datos propios y de la competencia, además de conocer más a fondo el comportamiento de los clientes.

A través de este software se puede ampliar la base de datos geográficos y los puntos de venta con la mayor garantía de éxito.

Cada empresa podrá generar mapas propios de su negocio, puntos de venta, áreas específicas en donde se aplicarán estrategias de marketing.

A través de MapInfo se pueden palpar un relación coste-beneficio más alta.

B. Uso de MapInfo

Para utilizar MapInfo, se debe iniciar emparejando los archivos que contengan los datos y mapas que provienen de este software. Se debe organizar la información en forma de tablas

sabiendo que cada tabla es un grupo de archivos que forman un archivo de mapa o de base de datos.

Se inicia al abrir una o más tablas, sean mapas o datos de una base de datos (conjunto de información organizada, fácilmente accesible a través un ordenado). Para iniciar, hacer doble click sobre el Acceso Directo, o seleccionar MapInfo Professional al ingresar al Menú Inicio, Programas.

Seleccionar la manera en que desea iniciar la sesión del cuadro de opciones:

Restaurar sesión de trabajo. Abrir el último entorno de trabajo. Abrir un entorno de trabajo que permite

seleccionar todos los archivos word guardados en el disco.

Abrir una tabla (archivos que contienen los datos y sus extensiones).

Se pueden abrir los datos de MapInfo en archivos de Excel (.XLS), Base (.DBF), Microsoft Access (.MDB) y ASCII (.TXT) en MapInfo Pro y visualizarlos en un mapa, siguiendo los pasos indicados a continuación:

Crear una copia de los datos en formato de MapInfo.

Crear puntos en un mapa utilizando coordenadas de los datos o asociando los datos a un archivo de búsqueda.

Visualizar los datos en el mapa.

Se pude acceder a los datos de forma remota o usando alguna aplicación.

1) Página de códigos: Seleccionar el juego de caracteres adecuado para el archivo. Se debe realizar la selección según sea la configuración local.

2) Proyección: Seleccionar la proyección adecuada para el campo, seleccionar la categoría y la proyección.

3) Estilo: Seleccionar los estilos de línea o región que sea necesario ignorar para esta imagen escogiendo el botón “Estilo”. Realizar los cambios necesarios.

4) Guardar: Seleccionar esta casilla para guardar el archivo *.MAP en el disco duro. Al seleccionar no guardar, deberá volver a crear el

archivo *.MAP la próxima vez que abra el archivo de formato de archivo.

VIII. MERLIN ONLINE

MERLIN Online es la aplicación que permite utilizar los servicios de mapas disponibles en MD iMap 2.0.

MERLIN Online fue desarrollado originalmente a finales de los años 1990 para la búsquedad de datos espaciales. También fue desarrollado para ayudar a tomar decisiones mejor informadas.

MERLIN Online permite a los usuarios producir un mapa personalizado de cualquier ubicación, incluyendo la elección de mapas base y capas de datos.

Con el avance de las tecnologías de mapeo en línea y la gran cantidad de datos espaciales disponibles, MERLIN Online aprovecha estas tecnologías para asegurar que el usuario tenga la mejor experiencia de mapeo con los datos más recientes disponibles.

Para el usuario avanzado, los datos disponibles en MERLIN Online están disponibles como "servicios" que se pueden incorporar en muchas aplicaciones GIS de escritorio.

IX. CONCLUSIÓN

Business Intelligence es una herramienta que permite tomar decisiones a partir de información procesada por medio de diversas técnicas y herramientas.

Una utilidad de BI es lograr una comunicación más directa con los clientes y captación de nuevos clientes; una aplicación utilizada para obtener estos beneficios es MapInfo, por medio de la cual se obtiene información que será de interés para determinados tipos de industrias; se establecen las características de los consumidores y se agrupan en zonas geográficas “georeferenciación”, se realiza una segmentación para definir las variables sociales, demográficas, económicas y geográficas de cada sector y se encuentra el perfil de los clientes, a partir de esta información se realiza una distribución multicanal, se efectúa un mercadeo directo y se brindan servicios adecuados.

REFERENCIAS

[1] GPM. (2011) Business Intelligence. [En línea]. Disponible: http://www.gpm.com.pe/business-intelligence/arquitec- tura.html

[2] Sinnexus. (2012), Business Intelligence. [En línea]. Disponible: http://www.sinnexus.com/business_intelli-gence/departamental.aspx

[3] Aufaure, Marie-Aude, Ed., Business intelligence. New York: Springer, 2012.

[4] Howson, Cinci, Successful business intelligence, 2da ed., New York: McGrawHill, 2014

[5] PitneyBowes. Mapinfo Professional. [En línea]. Disponible: http://web.pb.com/miprotrial

[6] Geodan. (2015) Mapinfo Professional, Gestiona y analiza tus datos geográficos. [En línea]. Disponible: http://www.geodan.es/productos/mapinfo-professional/

[7] (2003) Guía del usuario de MapInfo Professional. [En línea]. Disponible: http://www.fau.ucv.ve/documentos /ead /sig/pag68_83.pdf

[8] Merlin Online. [En línea]. Dispnible: http://www,md-Merlin.net