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CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER CÓDIGO: RECF-15-01

INFORME DEFINITIVO

SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL Página 1 de 14

NODO CENTRAL

INFORME DEFINITIVO DE AUDITORIA REGULAR

( No. 000115 26 Diciembre 2012 )

ESCUELA NORMAL SUPERIOR PIEDECUESTA - SANTANDER

ELIAS CEDIEL URIBE REPRESENTANTE LEGAL

VIGENCIA 2011




INFORME DEFINITIVO


ARGEMIRO CASTRO GRANADOS Contralor General de Santander

LUIS CARLOS CHAPARRO GOMEZ Contralor Auxiliar

LEYDY VIVIANA MOJICA PEÑA

Sub Contralora Delegada Para el Control Fiscal

CLAUDIA PATRICIA HERNANDEZ OSORIO MARIA MARGARITA CARDENAS

EQUIPO AUDITOR




INFORME DEFINITIVO


TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCION 4

1 ANTECEDENTES 5

2 ALCANCE 5

3 RESULTADOS DE LA AUDITORIA 5

3.1 EVALUACION Y ANALISIS FINANCIERO 6

3.1.1 BALANCE GENERAL 6

3.1.2. ESTADO DE LA ACTIVIDAD ECONOMICA Y SOCIAL 9

3.2 INFORMACION PRESUPUESTAL 11

4. LINEA DE CONTRATACION 12

5. SEGUIMIENTO A QUEJAS Y DENUNCIAS 13

6 SEGUIMIENTO PLAN DE MEJORAMIENTO 13

7. CONCEPTO DOBRE LAS LINEAS AUDITADAS 13

8. PRONUNCIAMIENTO 14




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INTRODUCCION. La Contraloría General de Santander, en desarrollo de las facultades otorgadas por los Artículos 267 y 272 de la Constitución Nacional, la Ley 42 de 1.993 y dentro del cumplimiento a su Plan General de Auditorías, procedió a realizar Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral, modalidad Regular a la ESCUELA NORMAL SUPERIOR DE PIEDECUESTA, como punto de control para la vigencia 2011. La Auditoría se realizó de conformidad con las Normas de Auditoría Generalmente aceptadas y para el desarrollo de la misma se aplicaron los procedimientos y las técnicas a través de pruebas selectivas, revisión de soportes, confirmación de hechos y verificación de la legalidad de los actos administrativos expedidos por la Institución. La valoración, los estudios y análisis de las áreas evaluadas en la presente Auditoría se encuentran debidamente soportados mediante papeles de trabajo los cuales reposan en el archivo central de la Contraloría General de Santander.




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1.ANTECEDENTES:

La Escuela Normal Superior, es un establecimiento del Orden Departamental adscrito al Ministerio de Educación Nacional, mediante resolución 17340 del 27 de Mayo del 2000, se le concede el reconocimiento de carácter oficial como ESCUELA NORMAL SUPERIOR DE PIEDECUESTA, El número de alumnos matriculados en la vigencia 2011 fue de 2.537 alumnos, en su única sede en preescolar, primaria básica media y formación complementaria.. Los ingresos que recaudó la Institución fueron por recursos propios; costos educativos, recursos de capital que se recibieron a través de Cooprofesores, y otros recursos transferidos por el Sistema General de Participaciones y la alcaldía municipal así:

CONCEPTO 2011

COSTOS EDUCATIVOS

76.268.511

CERTIFICADOS 809.580

DERECHOS DE GRADO

5.109.400

OTROS INGRESOS 17.776.711

TRANSFERENCIAS MPALES Y S.G.P.

66.280.000

RECURSOS DE CAPITAL

16.584.362.94

TOTAL INGRESOS 182.828.564.94

2. ALCANCE

La Auditoría se orientó al examen del Balance General Consolidado a 31 de diciembre de 2011 y el Estado de Actividad Financiera, Económica y Social consolidado para el período comprendido entre el 1 de Enero y el 31 de Diciembre del año 2011, los cuales fueron examinados y comparados con los del año anterior; así mismo, se efectuó análisis y evaluación de la gestión desarrollada por la Institución en la administración y manejo de los bienes y/o recursos públicos. La Auditoría incluyó la comprobación de que las operaciones financieras, administrativas y económicas se hubieren realizado conforme a las normas legales, estatutarias y de procedimientos aplicables. La revisión se realizó de acuerdo a las normas y principios que regulan el ejercicio de la vigilancia fiscal, con los procedimientos establecidos por la Contraloría General de Santander, sobre los documentos e información suministrada por la ESCUELA NORMAL SUPERIOR de Piedecuesta – Santander. 3 .RESULTADOS OBTENIDOS DE LA AUDITORIA

Se analizó la información enviada en los formularios rendidos en el SIA, que se suministro a la Contraloría en la entrega de la cuenta anual de la vigencia fiscal 2011, para desarrollar las actividades de verificación y evaluación de la información reportada.




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3.1 EVALUACIÓN Y ANALISIS LÍNEA FINANCIERA En el análisis y la elaboración del informe del área financiera se tuvo en cuenta la guía metodológica para revisar los Estados Financieros consignada en la Resolución interna 1007 de diciembre 30 de 2010. Los estados financieros enviados por La Escuela Normal Superior del Municipio de Piedecuesta, en la rendición de la cuenta vigencia 2011 a la Contraloría General de Santander, con los formularios rendidos en el sistema Integral de Auditorias SIA, se efectúo análisis, al comportamiento de cada una de sus cuentas registradas en el Balance general, Estado de la Actividad Financiera Económica y Social y notas a los estados Financieros con corte a 31 de diciembre de 2011; de conformidad a las normas técnicas de contabilidad y las técnicas de auditoría generalmente aceptadas en Colombia, con el fin de emitir informe sobre el comportamiento de los Estados financieros. El objetivo de este informe es el de verificar la elaboración de los estados Financieros del colegio de conformidad con lo consignado en la ley 42 de 1993 y lo establecido por la Resolución 042 de enero 26 de 2010, de la Contraloría General de Santander. La institución, durante las vigencias 2008 a 2010, adelanto el proceso de saneamiento contable. Una vez realizada la depuración se hicieron los ajustes contables necesarios y desde entonces la contabilidad refleja fielmente la realidad financiera, económica y social de la Escuela Normal. 3.1.1 BALANCE GENERAL Con base en el análisis realizado al Balance General presentado por la Rectoría correspondiente a 31 de diciembre de 2011 y comparado con la vigencias 2009 y 2010, se pudo verificar variaciones interesantes en cada una de las cuentas presentadas, como se puede observar en el siguiente cuadro.

ESCUELA NORMAL SUPERIOR DE PIEDECUESTA

BALANCE GENERAL COMPARATIVO

AL 31 DE DICIEMBRE DE 2009 - 2.010 – 2011

CUENTA 2009 2010 2011

EFECTIVO 115.193.808.5 17.562.279.94 2.171.889.84

INVERSIONES 4.753.300

DEUDORES 0 4.763.109 0

PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO

338.122.871 161.000.000 153.047.726

OTROS ACTIVOS

0 0 0

TOTAL ACTIVO 453.316.679.5 183.325.388.94 159.972.915.84

CUENTAS POR PAGAR

0 0

OTROS PASIVOS

73.861.342 9.903.609 813.000




INFORME DEFINITIVO


TOTAL PASIVO 73.861.342 9.903.609 813.000

PATRIMONIO 379.455.337.5 173.421.779.94 159.159.915.84

TOTAL PASIVO Y PATRIMONIO

453.316.679.5 183.325.388.94 159.972.915.84

EFECTIVO: Representa los dineros recaudados de los estudiantes por los diferentes conceptos autorizados, las transferencias por gratuidad en la educación y otros ingresos como donaciones, arriendos, que se manejan en cuentas de ahorros debidamente conciliadas en Cooprofesores con saldo por valor de $1.409.749.32 y cuenta del Banco Bogotá con un saldo de $762.140, para un gran total en bancos y efectivo de $2.171.889.84. Con relación a las conciliaciones bancarias a 31 de diciembre de 2011, se verifico que los cheques por cobrar se hicieron efectivos en el mes de enero de 2012, a excepción del cheque No. 2784 girado a nombre de ANA SILVA SILVA quien solicito el cambio de cheque a la fecha y fue cobrado en el mes de julio del presente año. DEUDORES: La entidad no posee deudores a corte de la vigencia 2011. PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO: La propiedad planta y equipo esta integrada por los bienes muebles de propiedad de la Institución Educativa, presenta un saldo de $153.047.726 pesos. En la Institución de conformidad con los lineamientos establecidos para el manejo del inventario, se mantiene un inventario de propiedad, planta y equipo y un inventario de consumo controlado. El primero contiene los bienes con valor superior a medio salario mínimo mensual y en el segundo todos los demás elementos. Estos inventarios se han venido depreciando de conformidad con las normas establecidas por la Contaduría General de la Nación mediante la utilización del método de línea recta. Se pudo constatar que el Colegio cuenta con una Póliza de Seguro Multiriesgos de Suramericana No. 0160055-0 con vigencia de la última renovación del 20 de Setiembre de 2011 al 20 de Marzo de 2012; que cubre manejo de recursos y cobertura contra daños materiales ,amparo opcional por terremoto y sustracción por violencia. Al comparar con la vigencias anteriores se nota una disminución en la propiedad planta y equipo lo anterior obedece a la depreciación y a la clasificación de los bienes en la institución ALGUNAS DE LAS COMPRAS REALIZADAS EN EL 2011 SE PUEDEN APRECIAR EN LAS SIGUIENTES IMÁGENES.




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PUPITRES RIMAX SALON 29

COMPUTADOR E IMPRESORA DE LA OFICINA DE PAGADURIA

VIDEO BIM PARA ALUMNOS Y DOCENTES




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PASIVO: Otros pasivos Esta cuenta presenta un saldo de $813.000 pesos, por concepto de ingresos recibidos por anticipado. PATRIMONIO: Las cuentas del Patrimonio se encuentran representadas en Capital Fiscal, y los resultados del ejercicio por valor de $159.159.915.84 pesos, que comparado con la vigencia anterior presenta una disminución de un 8.22% aproximadamente. Con relación a los pasivos comparando con las vigencias anteriores se observa que la entidad educativa presenta una disminución de sus deudas al cierre de la vigencia de 2011, aunque en el 2009 el pasivo estaba representado por los ingresos recibidos por costos educativos para la vigencia siguiente. 3.1.2. ESTADO DE LA ACTIVIDAD ECONOMICA Y SOCIAL

ESCUELA NORMAL SUPERIOR DE PIEDECUESTA

ESTADO DE ACTIVIDAD FINANCIERA, ECONOMICA Y SOCIAL COMPARATIVO 2009 – 2010 – 2011

CONCEPTO 2009 2010 2011

INGRESOS

VENTA DE SERVICIOS 179.575.651.72 155.115.822 100.664.202

TRANSFERENCIAS 32.610.000 47.761.000 66.280.000

OTROS INGRESOS 7.442.234 6.174.173 4.162.583

TOTAL INGRESOS 219.627.885.72 203.050.995 171.106.785

GASTOS

GASTOS DE ADMINISTRACION

112.592.472.72 149.229.298.56 87.623.649.10




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OTROS GASTOS 0 0 0

COSTO DE VENTAS 58.400.000 36.915.103 54.745.000

TOTAL GASTOS 170.992.472.72 186.144.401.56 142.368.649.10

EXCEDENTE DEL EJERCICIO

48.635.413 16.906.593.41 28.738.135.9

INGRESOS Venta de servicios Educativos Comprende los recaudos de los estudiantes en la sede Única de la institución, autorizado para la vigencia 2011 por concepto de costos educativos, certificados, derechos de grado, otros ingresos y recursos de capital que ascendieron a la suma de $100.664.202. TRANSFERENCIAS Durante la vigencia 2011 se recibieron transferencias por la suma del Sistema General de Participaciones por Valor de $ 56.280.000 y otras transferencias de la Alcaldía municipal por valor de $10.000.000. OTROS INGRESOS Corresponden a recursos recaudados por donaciones, arrendamientos y otros recursos de capital específicamente recursos del balance. Analizando las vigencias anteriores se observa que es significativo los ingresos recibidos del Sistema General de Participaciones que ha ido en aumento en los últimos años y con estos ingresos las entidades han podido adquirir inmuebles y mejorar las instalaciones educativas que van en beneficio de los estudiantes. GASTOS Gastos de Administración Comprende los pagos efectuados para cubrir las necesidades administrativas de la entidad, debidamente soportadas y tramitadas, como también los impuestos y contribuciones. COSTOS Costos de servicios educativos Corresponde a la cancelación de las necesidades para la prestación del servicio educativo, como adquisición de medios tecnológicos, materiales educativos y otros. Los Estados Financieros de la Escuela Normal superior de Piedecuesta a 31 de Diciembre de 2011, expresan razonablemente la situación financiera de la institución de conformidad con las normas legales vigentes, y las disposiciones señaladas por la Contaduría General de la Nación. 3.2 INFORMACION PRESUPUESTAL:




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El Presupuesto Inicial para la Vigencia Fiscal de 2011 para la Escuela Normal Superior de DE PIEDECUESTA, fue por la suma de $81.010.840. Mediante acuerdo No 08 del 9 de Diciembre de 2010 se aprueba el Presupuesto para la vigencia de 2011, fue presentado con sus respectivas disposiciones generales, clasificación de gastos; se efectuaron adiciones por valor de $108.644.344, para un presupuesto Definitivo de $189.655.344. EJECUCION PRESUPUESTAL DE INGRESOS

Nombre Rubro Inicial Adiciones Definitivo Recaudos Por Recaudar

INGRESOS 81010840 108644504 189655344 182828565 6826779

INGRESOS CORRIENTES - NT 0 66280000 66280000 66280000 0

TRANSFERENCIAS SGP 0 66280000 66280000 66280000 0

Sistema General de Participaciones 0 56280000 56280000 56280000 0

Transferencias del Municipio 0 10000000 10000000 10000000 0

INGRESOS DE CAPITAL 500000 16084362.9 16584362.9 16584362.9 0

RECURSOS DEL BALANCE 500000 16084362.9 16584362.9 16584362.9 0

Donaciones 0 3476000 3476000 3476000 0

Excedentes Financieros 500000 186583 686583 686583 0

Otros Recursos de Capital 0 12421779.9 12421779.9 12421779.9 0

VENTA DE SERVICIOS 80510840 26280141 106790981 99964202 6826779

EDUCACIÓN 80510840 26280141 106790981 99964202 6826779

Servicios Educativos 80510840 26280141 106790981 99964202 6826779

El Colegio recaudó el 96.40% de lo presupuestado, equivalente a $182.828.565, quedando pendientes por ingresar algunas recursos por servicios educativos que ascendían a la suma de $6.826.779. El rubro mas representativo la venta por servicios educativos, en el presupuesto definitivo ascendió a la suma de $106.790.981 equivalente al 56.31% de lo presupuestado, seguido por los recursos recibidos por transferencias tanto del Sistema General de Participaciones como los transferidos por la alcaldía municipal representando un 35% aproximadamente por ultimo los ingresos propios equivalentes a 8.75%. PRESUPUESTO DE GASTOS Mediante el acuerdo del consejo directivo No. 09 de Diciembre de 9 de 2010, se aprueba el plan de compras para la vigencia de 2011

Nombre Rubro Apropiación Inicial Adiciones

Apropiación Definitiva Compromisos Pagos




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GASTOS DE FUNCIONAMIENTO 81010840 108644504 189655344 177416375 177416375

GASTOS GENERALES 81010840 108644504 189655344 177416375 177416375

Impuestos y Contribuciones 300000 493715 793715 786666.11 786666.11

Compra de Equipo 4450000 18535000 22985000 22973600 22973600

Muebles. Enseres y Equipo de Oficina 8471000 4000000 12471000 12074126 12074126

Materiales y Suministros 9388840 33521780 42910620 40754028 40754028

Mantenimiento 10199000 18111402 28310402 23056410 23056410

Comunicaciones y Transporte 3636000 2596000 3232000 470410 470410

Impresos y Publicaciones 12466000 0 15466000 15376828 15376828

Servicios Públicos 6500000 129119 9629119 9585419 9585419

Seguros 1500000 4512488 6012488 6012488 6012488

Viáticos y Gastos de Viaje 800000 0 800000 0 0

Proyectos. Capacitación y Bienestar 16000000 24745000 37745000 37638400 37638400

Gastos Financieros 300000 0 300000 188000 188000

Adquisición de Otros Servicios 7000000 2000000 9000000 8500000 8500000

La institución educativa comprometió recursos en un 93.55% equivalentes a la suma de $177.416.375 de los cuales se pagaron en su totalidad. El presupuesto de gastos se destinó principalmente para la compra de materiales y suministros, capacitación y bienestar, y mantenimiento, así: Se distribuyó de acuerdo a las necesidades de la institución el rubro más representativo con un 22.63% se destino para materiales y suministros, equivalente a $42.910.619, seguido con el 14.93% para mantenimiento de las instituciones educativas; estos anteriores dentro de los más representativos el rubro proyectos, capacitación y bienestar con un 19.9%. En esta vigencia fue muy importante contar con las transferencias recibidas del sistema General de participaciones, de esta manera la institución pudo invertir en la compra de equipo, mantenimiento, proyectos de capacitación y bienestar principalmente. 4. LINEA DE CONTRATACION En relación con los procesos de contratación la escuela Normal administra sus recursos de conformidad con la Ley 715 de 2001 y su decreto reglamentario 4791 de 2008, normas que establecen: si un contrato supera los 20 salarios mínimos legales mensuales el régimen a aplicar es el de contratación estatal vigente (Ley 80, Ley 1150 y decretos Reglamentarios). Si la contratación es inferior a 20 salarios legales vigentes se aplica el Reglamento de Contratación establecido por el consejo de la institución, el cual se anexa a la presente. Se reviso el acuerdo No. 002 del 24 de marzo de 2011 acto administrativo para la adopción del manual que contiene los reglamentos y procedimientos requeridos en el decreto 4791 de diciembre 19 de 2008.




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De conformidad con lo establecido en el reglamento de Contratación, la Institución realizó contratos formales por valor de $85.151.719 y se reportaron al SIA. La adquisición de los demás bienes y servicios se ejecuto mediante órdenes de compra y ordenes de servicio respectivamente. La evaluación de la línea Contratación correspondiente a la vigencia 2011 se realizó a través de la verificación de los requisitos y soportes que acompañan cada orden de prestación de servicio o de compra, de acuerdo a las necesidades de la Institución; evidenciándose que se ajusta a la normatividad y a los requisitos exigidos en la Ley. 5. SEGUIMIENTO A QUEJAS Y DENUNCIAS

En la oficina de políticas institucionales y control social de esta Contraloría, no cuenta con queja activa en contra de la Escuela Normal Superior, del municipio de Piedecuesta. 6. SEGUIMIENTO AL PLAN DE MEJORAMIENTO En la actualidad no existe un plan de mejoramiento vigente al que se tenga que hacer seguimiento, toda vez que para la vigencia 2010 se practico revisión de cuenta y no se dejaron hallazgos administrativos para plan de mejoramiento. 7. CONCEPTO DE LAS LINEAS AUDITADAS PRESUPUESTO La utilización que se le dio al presupuesto cumplió con los requisitos de carácter legal y administrativo, también les permitió planear la utilización de los recursos del Colegio, priorizándose de acuerdo a sus necesidades EVALUACION Y ANALISIS FINANCIERO Para el proceso de identificación, registro, preparación de los Estados Financieros Consolidados, está aplicando los requisitos, normas y principios de la Contabilidad Pública generalmente aceptada en Colombia. Los Estados Financieros de la Escuela Normal Superior de Piedecuesta, a 31 de Diciembre de 2011, expresan razonablemente la situación financiera de la institución de conformidad con las normas legales vigentes, y las disposiciones señaladas por la contaduría general de la Nación. La revisión se llevó a cabo mediante la evaluación y el análisis de los documentos suscritos por la dirección del organismo en cumplimiento de la resolución 000294 de abril 30 de 2009 de la Contraloría General de Santander, como soporte a la gestión de la entidad, las cifras, y presentación de los Estados Financieros Consolidados y del cumplimiento de las disposiciones legales son confiables.




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La representante legal de la entidad manifiesta expresamente, que la Institución da cumplimiento a la normatividad relacionada con el registro. Utilización y custodia de libros y documentos de contabilidad oficial. CONTRATACION La institución educativa da cumplimiento a lo señalado en la Ley 715 de 2001 y su decreto reglamentario 4791 de diciembre 19 de 2008 artículo 5; de las funciones del consejo directivo. De conformidad con lo establecido en el Reglamento de Contratación, la Institución educativa no realizó contratos formales debido a que ninguno supero la cuantía de los 20 salarios mínimos mensuales, la adquisición de bienes y servicios se ejecuto mediante órdenes de compra y órdenes de servicio respectivamente. 8. PRONUNCIAMIENTO Por lo anterior y en concordancia con la Resolución 000294 de 2009, artículo 16, parágrafo tercero de la Contraloría General de Santander, se emite concepto favorable de la revisión de la gestión y por tanto, SE FENECE la cuenta de la vigencia fiscal 2011 de la Escuela Normal superior de Piedecuesta. Por la Contraloría General de Santander, CLAUDIA PATRICIA HERNANDEZ OSORIO MARIA MARGARITA CARDENAS Profesional Universitaria Contadora KELLY RESTREPO AMAYA LEYDI VIVIANA MOJICA PEÑA Auditora Fiscal Nodo Central Subcontralora Delegada para el

Control Fiscal

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