subcontraloria delegada para elcontrol...

Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306416 Bucaramanga Colombia.

www.contraloriasantander.gov.co

CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER CÓDIGO: RECF-15-01

INFORME DEFINITIVO

SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL

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NODO GARCIA ROVIRA

INFORME DEFINITIVO DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL

( No. 000063 24 Abril 2014 )

ALCALDIA MUNICIPAL DE SAN ANDRES

ALCALDE LUZ CONUSELO ORTIZ ROJAS

VIGENCIA 2012




INFORME DEFINITIVO


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ARGEMIRO CASTRO GRANADOS Contralor General de Santander

CARLOS FERNANDO PEREZ GELVEZ Contralor Auxiliar

SONNIA YANETH GARCIA BENITEZ Sub. Contralora Delegada Para el Control Fiscal

GRACIELA SEPULVEDA TORRES Auditor fisal

Integrantes Comisión

MARISOL PINZON SIERRA Coordinadora Auditoria

SANDRA YANETH ZARATE AMADO Profesional Universitario

MILADIS DAVID POLO

Profesional Especializado




INFORME DEFINITIVO


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TABLA DE CONTENIDO

Pág.

INTRODUCCION 4

1. ANTECEDENTES 5

2. ALCANCE 5

3. RESULTADOS DE LA AUDITORIA 5

3.1 LINEA DE AUDITORIA A LA CONTRATACION 5

3.2 LINEA AMBIENTAL 36

3.3 LIENA DE QUEJAS 37

3.4 SISTEMA DE CONTROL INTERNO 38

3.5 EVALUACION PLAN DE MEJORAMIENTO 38

4. CONCEPTO POR CADA LINEA AUDITADA 39

5. CUADRO CONSOLIDADO DE HALLAZGOS 41

6. CUADRO DE HALLAZGOS NUMERICO 44

7. PRONUNCIAMIENTO 44




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INTRODUCCIÓN

La Contraloría General de Santander en desarrollo de su función Constitucional y legal y en cumplimiento de su Plan General de Auditoria vigencia 2013, practicó Auditoria Gubernamental con Enfoque Integral a las líneas de contratación , quejas y seguimiento al Plan de Mejoramiento de la ALCALDIA MUNICIPAL DE SAN ANDRES, para la vigencia 2012. La Contraloría General de Santander, espera que este informe contribuya a un mejoramiento continuo en el desarrollo normal de las actividades que ejerce la entidad, para lograr mayor eficiencia en el cumplimiento de su objeto social y una adecuada protección del patrimonio de la Entidad.




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1. RESULTADOS DE AUDITORIA 1.1 Control de Gestión

Como resultado de la auditoria adelantada, el concepto sobre Gestión es favorable como consecuencia de la evaluación de los siguientes factores

1.1.1. FACTORES EVALUADOS

1.1.1.1Ejecucion Contractual En la ejecución de la presente auditoria y de acuerdo con la información suministrada por la ALCALDIA DEL MUNICIPIO DE SAN ANDRES, en cumplimiento de los establecido en la Resolución Interna de rendición de cuentas en línea de Contraloría Territorial, se determinó que la enditad celebró la siguiente contratación. En total celebró 109 contratos por valor $1.341813.620

TIPOLOGIA CANTIDAD VALOR

Obra Publica 18 $150.697.586

Licitaciones 1 $602.102.117

Prestación de Servicios 55 $367.872.123

Suministro 35 $221.141.794

TOTAL $1.341.813.620

Al revisar un histórico en cuanto a los Contratos de Prestación de Servicios contratados durante las vigencia 2011, 2012 y 2013 se pudo determinar lo siguiente

Prestación de Servicios 2010 174

Prestación de Servicios 2011 138

Prestacion de Servicios 2012 55

Para el proceso auditor se selecciono una muestra de 11 contratos los cuales suman el valor de $702.466.635, tomando los contratos mas representativos en cuanto su valor y su aporte a la sociedad de San Andrés, determinados por la clase de contrato como lo son: el Contrato de Prestación de Servicios, Consutoria, Obras y Otro tipo de contratación

Prestacion de Servicios2010



174 OPS138 OPS

55 OPS

ordenes de Prestacion de Servicios durante cada vigencia




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Número Del

Contrato Objeto Del Contrato

Valor Inicial Del Contrato

Contratista Fecha De

Suscripción Del Contrato

Fecha De Inicio Del Contrato

Fecha De Terminación Del Contrato

001

Mano de obra para la ejecución de obras menores de mantenimiento locativo consistente en la reparación de las goteras, filtraciones y humedades presentadas por fallas y deterioros

$1.590.438 Darío Humberto Jerez Bohórquez

2 de marzo del 2012

2 de marzo del 2012

8 de Marzo del 2012

159

Prestar los servicios de programación, organización y suministro de logística para realizar el proceso de inscripción del programa familias en acción, que se cumplirá los días 15, 16 y 17 de noviembre.

$5.110.000

Nelson Gabriel Y/o Fundación Colombiana en Paz

13 de noviembre del 2012



008

Suministro de combustible (ACPM) para la maquinaria ( adscrita a la administración) que realizaran las obras de recuperación y mejoramiento de las vías terciarias afectadas por la ola invernal

$10.694.428

José Arnulfo Cáceres y /o Estación de Servicios de San Andrés

25 de octubre del 2012


31 de Diciembre del 2012

0135

Prestar los servicios de coordinación, organización, armonización y ejecución de las actividades lúdicas, recreativas, artísticas y culturales programadas en el marco de la celebración del halloeen o día de los niños

$7.812.000

Nelson Gabriel Remolina Y/O Fundación Colombiana en paz




0139

Prestar los servicios de mantenimiento y reparación mecánica del bastidor y cadena derecha del bulldozaer D6C, adscrita al fondo de maquinaria municipal, de conformidad con las condiciones técnicas

$15.685.873 Eduardo Wilson Delgado




011

Ejecutar obras menores de mantenimiento y mejoramiento de la cancha el saladito del municipio

$9.880.926 Darío Humberto Jerez Bohórquez


1 de diciembre del 2012

20 de Diciembre del 2012

068

Prestar los servicios de coordinación, organización, armonización y ejecución de las actividades culturales y artísticas propias del festival de música autóctona e instrumental programado en honor a las madres.

$10.389.385

Nelson Gabriel Remolina Y/O Fundación Colombiana en paz

12 de mayo del 2012

24 de mayo del 2012

9 de junio del 2012




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012

Suministro de materiales de construcción para la ejecución de obras menores de mantenimiento y adecuación de los escenarios deportivos y recreativos

$15.498.408

Miguel AngelJaimes Pedraza y/o La ferretería de Miguel

27 de septiembre del 2012



014

Suministro e instalación de rejas, puertas, y puerta metálica para mejorar las condiciones de seguridad en las escuelas rurales de Santo Domingo, Cupaga, Queragan, Antla y Tierradentro del Municipio de San Andrés.

$10.903.000 Luis Alfredo Carvajal Mendoza




001

Mejoramiento y mantenimiento de la vía caracol- laguna de otices en el municipio de san Andrés

$602.102.117 Construsander y 7º Carlos Alberto Rios Buitrago

29 de junio del 2012

13 de agosto del 2012

9 de marzo del 2012

036

Prestar los servicios de asesoría técnica, jurídica, para capacitar y orientar a los funcionarios de la administración

$12.800.000 Elias Aceros Torres

29 de junio del 2012

13 de agosto del 2012

9 de marzo del 2012

CONTRATO DE OBRA PUBLICA NUMERO 001

CONTRATISTA: Darío Humberto Jerez Bohórquez

OBJETO: Mano de obra para la ejecución de obras menores de mantenimiento locativo consistente en la reparación de las goteras, filtraciones y humedades presentadas por fallas y deterioro de la cubierta del Palacio Municipal de San Andrés.

NIT. 6.756.678

VALOR: $1.590.438

DURACION: 7 días

FECHA DE SUSCRIPCION: 2 de marzo del 2012

ACTA DE INICIO: 2 de marzo del 2012

FECHA DE FINALIZACION: 8 de marzo del 2012

Análisis Contractual

La Administración del Municipio de San Andrés basa su necesidad en la falta de mantenimiento de las instalaciones físicas del Palacio Municipal, por lo que se hace necesario hacer las reparaciones de la cubierta, para evitar deterioro de la edificación por causa de las goteras, filtraciones y humedades.

Al realizar un análisis detallado al contrato en sus diferentes etapas contractuales, se logró evidenciar que el Municipio de San Andrés en desarrollo de este contrato identificó la necesidad, la naturaleza del contrato a celebrar, la cuantía y el procedimiento a seguir en la etapa previa; de igual forma se pudo verificar que se le realiz´0 el descuento del 5% al contrato el cual correspondiente al fondo de seguridad ciudadana cumpliendo así con el objeto contractual en los términos y en las condiciones establecidas en la minuta del contrato, como se evidencia en las actas de liquidación.




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De acuerdo a los argumentos expuestos, se puede indicar, que en desarrollo del presente contrato la entidad actuó conforme a los principios de transparencia, economía y responsabilidad, consagrados en la ley.

CONTRATO DE PRESTACION DE SERVICIOS NUMERO 159

CONTRATISTA: Nelson Gabriel Remolina Calderón y/o Fundación Colombiana en paz FUNCOLPAZ

NIT: 804.007.912 -0

OBJETO: Prestar los servicios de programación, organización y suministro de logística para realizar el proceso de inscripción del programa mas familias en acción, que se cumplirá los días 15,16 y 17 de noviembre del 2012

VALOR: $5.110.000

DURACION: 3 días

FECHA DE SUSCRIPCION: 13 de noviembre del 2012

ACTA DE INICIO: 15 de noviembre del 2012

FECHA DE FINALIZACION:

ANALISIS CONTRACTUAL

Observación numero 1

El Estudio de conveniencia y oportunidad manifiesta que durante los días 15,16 y 17 de noviembre del 2012, el Departamento para la Prosperidad Social – DPS tenia previsto realizar del proceso masivo de inscripción en el Municipio de San Andrés, con fin de incorporar a las familias que llenas los requisitos para ser beneficiarias y aceptan cumplir con los compromisos de corresponsabilidad con el programa mas familias en acción.

Por este motivo en cumplimiento de las funciones propias de la administración exige disponer del personal suficiente acorde con las necesidades del servicio, razón por la cual se requiere adquirir de manera inmediata los servicios de programación, organización y suministro de logística para la realización del proceso de inscripción que permitan incorporar las familias potenciales del programa mas familias en acción de acuerdo a las directrices del Departamento para la prosperidad social.

Al revisar el expediente se nota claramente el copia y pega de los formatos en cuanto a las actas de inicio y terminación del contrato, colocando número de contratos que no corresponden a la minuta, tipificándose un hallazgo de tipo administrativo para lo cual la entidad debe tomar las acciones correctivas.

En cuanto al cumplimiento del objeto contractual la entidad cuenta con el registro de las firmas de las personas que asistieron a la inscripción del programa familias en acción, lo que nos demuestra del cumplimiento del objeto contractual

RESPUESTA POR PARTE DEL ENTE AUDITADO “No presenta controversia sobre este hallazgo administrativo”

CONCLUSION POR PARTE DEL EQUIPO AUDITOR

Teniendo en cuenta que la Alcaldía de San Andrés no presenta controversia alguna se deja en firme el hallazgo de tipo administrativo para que sea incluido dentro del plan de mejoramiento.




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OBSERVACION ADMINISTRATIVO

PRESUNTO RESPONSABLE LUZ CONSUELO ORTIZ ROJAS Alcaldesa

CONTRATO DE SUMINISTRO NUMERO 008

CONTRATISTA: José Arnulfo Cáceres Ortiz y/o Estación de Servicios San Andrés

NIT: 79.238.784

OBJETO: Suministro de combustible (A.C.P.M) para la maquinaria (bulldozer, retroexcavadora, motoniveladora y volqueta) que realizaran las obras de recuperación y mejoramiento de las vías terciarias afectadas por la ola invernal en el Municipio

VALOR: $10.694.428

DURACION: 70 días calendario

FECHA DE SUSCRIPCION: 25 de octubre del 2012

ACTA DE INICIO: 26 de octubre del 2012

FECHA DE FINALIZACION: 26 de octubre del 2012

Análisis contractual


Al realizar un análisis detallado al contrato en sus diferentes etapas contractuales, se logró evidenciar el Municipio de San Andrés en desarrollo de este contrato identifico la necesidad, la naturaleza del contrato a celebrar, la cuantía y el procedimiento a seguir en la etapa previa; así las cosas la entidad cumplió con el objeto contractual en los términos y en las condiciones establecidas en la minuta del contrato, como se evidencia en las actas de liquidación

Sin embargo se tipifica una observación de tipo administrativo toda vez que se hace necesario que la alcaldía tome las acciones correctivas para llevar un mejor control del consumo que realiza cada uno de los vehículos adscritos a la administración y así poder realizar la vigilancia del valor total del contrato.





PRESUNTO RESPONSABLE LUZ CONSUELO ORTIZ ROJAS Alcaldesa

CONTRATO DE SUMINISTRO NUMERO 0135 del 2012

CONTRATISTA:Nelson Gabriel Remolina Calderón y/o Fundación Colombiana en paz FUNCOLPAZ

NIT: 804.007.912 -0

OBJETO: Prestar los servicios de coordinación, organización, armonización y ejecución de las actividades lúdicas, recreativas, artísticas y culturales programadas en el marco de la celebración del “halloween” o día de los niños, que se cumplirá el día 26 de octubre del 2012 en el Municipio de San Andrés.

VALOR: $7.812.000




INFORME DEFINITIVO


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DURACION: 1 día


ACTA DE INICIO: 25 de octubre del 2012



Se realizó solicitud de aviso de convocatoria a las personas naturales o jurídicas interesadas a participar en el proceso de contratación, en el expediente se pudo verificar la existen los estudios previos (estudio de conveniencia y oportunidad etc…)


Si bien es cierto existe informe del supervisor que ACREDITA la terminación a satisfacción del contrato y que los documentos producidos por la administración cuentan con una presunción de autenticidad y legalidad, el equipo auditor tipifica un hallazgo de tipo administrativo y fiscal ya que no se pudo verificar en el expediente el cumplimiento del objeto contractual toda vez que no se encontraron fotos (material probatorio), ni demostración que nos pudieran dar la claridad y evidencia del cumplimiento del contractual

Así las cosas, se tipifica un hallazgo de tipo administrativo y fiscal, toda vez que no fue posible obtener el material probatorio que nos indicaran que se dio cumplimiento al contrato

RESPUESTA POR PARTE DEL ENTE AUDITADO “La Alcaldía del Municipio de San Andrés anexa registro fotografico”




INFORME DEFINITIVO


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Teniendo en cuenta que la Alcaldía de San Andrés envía las fotos como material probatorio del cumplimiento del objeto del contrato de prestación de servicios numero 0135 se desvirtúa el hallazgo de tipo fiscal.

Sin embargo este ente de control deja en firme el hallazgo de tipo administrativo para que la entidad tome las acciones correctivas frente a la necesidad que en el expediente repose toda la etapa del proceso ( pre contractual – contractual y pos contractual). Así mismo este ente de control le recuerda a la Alcaldesa del Municipio de San Andrés fortalecer la acciones en proyectos a favor de la niñez del municipio ya que este tipo de contratos celebrados no contribuye en gran magnitud a mejorar y dignificar la vida de los niños del Municipio, ni presupuestal ni contractualmente ya que no representan una inversión que genere un impacto social en esta población vulnerable y para ello es importante que la entidad tenga en cuenta la eficiencia con la que se realiza la inversión de la estampilla pro cultura.


PRESUNTOS RESPONSABLE LUZ CONSUELO ORTIZ ROJAS

CONTRATO DE ORDEN DE SUMINISTRO NUMERO 0139 del 2012

CONTRATISTA:Eduardo Wilson Delgado

NIT: 91.180.604

OBJETO: Prestar los servicios de mantenimiento y reparación mecánica del bastidor y cadena derecha del bulldozer D6C 10k Caterpillar, adscrita al fondo de maquinaria municipal, de conformidad con las condiciones técnicas de la invitación publica

VALOR: $15.685.873



ACTA DE INICIO:

FECHA DE FINALIZACION:




INFORME DEFINITIVO


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El municipio fija el aviso de la contratación el día 20 de octubre del 2012, en cumplimiento al principio de publicidad señalado en la ley 80 de 1993 y demás normas concordantes.

En cuanto a la etapa de ejecución existe informe por parte de la supervisión donde garantiza el mantenimiento y reparación mecánica de la maquina adscrita a la Alcaldia, por tanto se presume el cumplimiento del objeto contractual.

CONTRATO DE OBRA PUBLICA NUMERO 011 DEL 2012

CONTRATISTA:Dario Humberto Jerez Bohórquez

NIT: 6.756.678

OBJETO: Ejecutar obras menores de mantenimiento y mejoramiento de la cancha el saladito del Municipio.

VALOR: $9.880.926


FECHA DE SUSCRIPCION: 30 de Noviembre del 2012

ACTA DE INICIO: 1 de diciembre del 2012

FECHA DE FINALIZACION: 20 de diciembre del 2012


En los expedientes de los contratos numero 139 y 11 del año 2012, la entidad no exige pólizas de garantías por ser un contrato de mínima cuantía, sin embargo por la naturaleza del contrato es procedente que la Administración tenga en cuenta solicitar las respectivas pólizas y de esta forma brindar el amparo de cumplimiento del contrato de los perjuicios derivados del incumplimiento total o parcial del contrato




OBSRVACION ADMINISTRATIVO


CONTRATO DE PRESTACION DE SERVICIOS NUMERO 068 DEL 2012

CONTRATISTA:Nelson Gabriel Remolina Calderón y/o Fundación Colombiana en paz FUNCOLPAZ

NIT: 804.007.912 -0

OBJETO: Prestar los servicios de coordinación, organización, armonización y ejecución de las actividades culturales y artísticas propias del festival de música autóctona e instrumental programado en honor a las madres, que cumplirá del 24 de mayo al 9 de junio del año 2012.

VALOR: $10.389.385


FECHA DE SUSCRIPCION: 12 de mayo del 2012

ACTA DE INICIO: 24 de mayo

FECHA DE FINALIZACION: 9 de junio




INFORME DEFINITIVO


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En el expediente del contrato referenciado anteriormente se constata que la Alcaldía Municipal, veló porque el contratista cumpliera, entre otros, con los siguientes requisitos pre-contractuales: no estar incluido en el boletín de responsables fiscales de la Contraloría General de la República, no encontrarse inhabilitado para contratar con el Estado, estar afiliado como aportante al Sistema de Seguridad Social en Salud y Pensiones, soportes que acrediten la experiencia y/o formación académica del contratista, certificado de antecedentes de la Procuraduría General de la Nación. Se constata que el contrato fue debidamente suscrito y firmado por las partes, la designación del supervisor, como también la elaboración de los registros presupuestales, actas de iniciación suscritas por los contratistas e interventores, y pólizas de cumplimiento, con los certificados de aprobación de garantía. Para el cumplimiento del objeto contractual el supervisor del contrato, certifica el desempeño y recibo a satisfacción de los servicios, lo cual se evidencia en los informes de actividades.

Así las cosas se puede determinar que se cumplió con el objeto contractual y se llevo a cabo dentro de los términos legales.

CONTRATO DE SUMINISTRO NUMERO 012 DEL 2012

CONTRATISTA: Miguel Ángel Jaimes Pedraza y/o la Ferretería de Miguel

NIT: 5.736.426-1

OBJETO: Suministro de materiales de construcción para la ejecución de obras menores de mantenimiento y adecuación de los escenarios deportivos y recreativos del municipio de san Andrés.

VALOR: $15.498.408


FECHA DE SUSCRIPCION: 27 de septiembre del 2012

ACTA DE INICIO: 28 de septiembre del 2012



Observación número 5

Las características del objeto a contratar exigían que el ente territorial determinara con claridad los sitios y escenarios sobre los cuales se llevarían a cabo los trabajos, así como materiales que se necesitan. Dicha necesidad debe ser determinada e identificada al momento de planificar la contratación, es decir al momento de realizar los estudios previos y documentos técnicos que servirían de fundamento para ejecutar la contratación.

Se pudo observar durante la auditoría que tales documentos previos no identifican con certeza y claridad los escenarios deportivos para los cuales se necesitan realizar el suministro de materiales para el mantenimiento, por tanto es necesario que la entidad describa a cuales lugares le hará la respectiva adecuación, tal y como lo estipuló en la minuta del contrato.




INFORME DEFINITIVO


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Así las cosas, la alcaldía de San Andrés incurre un hallazgo de tipo administrativo, por lo que se requiere que tomen las acciones correctivas y sea incluido en un Plan de Mejoramiento.






CONTRATO DE SUMINISTRO NUMERO 014 DEL 2012

CONTRATISTA: Luis Alfredo Carvajal Mendoza

NIT: 5.736.137

OBJETO: Suministro e instalación de rejas, puerta rejas y puerta metálicas para mejorar las condiciones de seguridad en las escuelas rurales de santo domingo, Cupaga, Queragan, Antala y Tierradentro del Municipio de San Andrés.

VALOR: $10.903.000

DURACION:30 días calendario

FECHA DE SUSCRIPCION: 27 de septiembre del 2012

ACTA DE INICIO: 27 de septiembre del 2012



Se constata que el contrato fue debidamente suscrito y firmado por las partes, la designación del supervisor, como también la elaboración de las actas de iniciación suscritas por los contratistas e interventores. El supervisor del contrato, certifica el cumplimiento y recibo a satisfacción del servicio, lo cual se evidencia en los informes de actividades, sin embargo se hace necesario que la entidad para este tipo de contratos le solicite al profesor encargado de cada centro educativo la firma del recibido a satisfacción.

CONTRATO DE OBRA PUBLICA NUMERO 001 DEL 2012

CONTRATISTA: Construsantander y/o Carlos Alberto Rios Buitrago

NIT: 804.017.151-5

OBJETO: Mejoramiento y mantenimiento de la vía Caracol – Laguna de Ortices en el Municipio de San Andrés

VALOR: $602.102.117

DURACION: 4 meses

FECHA DE SUSCRIPCION: 29 de Junio del 2012

ACTA DE INICIO: 13 de agosto del 2012

FECHA DE FINALIZACION: 9 de marzo del 2013





INFORME DEFINITIVO


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Este contrato se desprende del convenio número 2142 del 2011 suscrito ente el instituto nacional de vías y el Municipio de San Andrés firmado el dia 28 de Diciembre del 2011 donde INVIAS aporta $605.814.304.

Por lo anterior, se procede a contratar el Mejoramiento y mantenimiento de la vías del sector Caracol – Laguna de Ortices, el cual es un carreteable destapado, en pésimas condiciones y con pendientes muy pronunciadas aumentando de esta manera la dificultad para transitarla en época de invierno.

Durante el procesos de auditoria la Doctora Paola Andrea Noriega en calidad de Personera del municipio nos remitió una denuncia presentada por la comunidad sobre un daño que se le realizo a unas alcantarillas durante la ejecución de este contrato, así mismo sobre un recurso que se giro para realizar unos gaviones ($130.000.000) sobre los cuales la comunidad considera que es mucho dinero para lo poco se hizo, también sobre el afirmado que utilizaron el cual no fue el adecuado.

Para lo anterior el equipo auditor solicita una visita del equipo técnico (ingenieros) de la Contraloría al Municipio de San Andrés para que verifique los hechos narrados por la veeduría.


En el expediente se pudo verificar que según consta con las actas el contratista cumplió con el objeto contractual, existiendo las respectivas actas de recibo a satisfacción por parte del supervisor, sin embargo al revisar el expediente se verifico que el contrato No se realizo por el valor girado por invias ($605.814.304), sino por un valor inferior (602.102.117), al revisar el extracto bancario se pudo verificar que en la cuenta solo queda un saldo de $500.000 debiendo quedar aproximadamente $4.000.000.

Por lo anterior se tipifica un hallazgo de tipo administrativo, al cual se le debe hacer de forma inmediata los correctivos en cuanto al dinero que hace falta en la cuenta y puedan de esta forma liquidar el contrato.






CONTRATO DE PRESTACION DE SERVICIOS NUMERO 036 DEL 2012

CONTRATISTA:Elias Aceros Torres

NIT: 91.341.406

OBJETO: Prestar los servicios de asesoría técnica, jurídica, para capacitar y orientar a los funcionarios de la administración municipal como una acción de fortalecimiento institucional….




INFORME DEFINITIVO


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VALOR: $12.800.000


Se constata que el contrato fue debidamente suscrito y firmado por las partes, la designación del supervisor, como también la elaboración de las actas de iniciación suscritas por los contratistas e interventores. El supervisor del contrato, certifica el cumplimiento y recibo a satisfacción del servicio, lo cual se evidencia en los informes de actividades, lo que nos indica que el objeto contractual fue cumplido a cabalidad.

LINEA DE QUEJAS

En cuanto al área de quejas, la oficina de Políticas institucionales y participación ciudadana remitió numero D-12-0034 al equipo auditor la queja sobre el contrato de obra pública numero 001, cuyo contratista es el señor Carlos Alberto Ríos Buitrago, cuyo objeto es reposición y ampliación de redes sanitaria.

Sobre esta queja el equipo auditor no se pronuncia toda vez que el equipo técnico de la Contraloría días antes de realizar al Auditoria Gubernamental con enfoque integral al Municipio, hizo visita especial al Municipio, contando con el informe número 004 del 13 de enero del 2014.

1.2 Control de Resultados

1.2.1 Control Financiero y Presupuestal

1.2.1.1 Estados Contables

La evaluación se orientó a verificar que el manejo contable en la Alcaldía de San Andrés estuviera acorde con las normas expedidas por la Contaduría General de la Nación. Se analizaron las políticas establecidas para el sistema de depreciación y de inclusión de los bienes adquiridos en el sistema contable, el proceso de sostenibilidad contable, así como la conservación y archivo de los documentos contables. Además, la liquidación y giro oportuno de las estampillas, seguridad social, tasa retributiva y demás pagos a terceros.

BALANCE GENERAL

2010 2011 2012

ACTIVOS 24,516,563,878 25,399,821,406 29,032,483,846

PASIVOS 9,960,613,384 10,320,247,654 10,914,651,381

PATRIMONIO 14,555,950,494 15,079,573,752 18,117,832,465 Fuente: Balances Alcaldía de San Andrés

La Ecuación Patrimonial de la Entidad según lo observado en el Balance General a Diciembre 31 de 2010, 2011 y 2012, cumple con lo establecido por las normas contables.




INFORME DEFINITIVO


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La Alcaldía de San Andrés incrementa en forma constante sus activos; durante la vigencia 2012 incrementó en un 15%, la cual había aumentado en el 3.6% durante la vigencia 2011, el Pasivo incrementó en un 5%, superior a la vigencia 2011 que había aumentado en el 3.6% y el patrimonio incrementó en el 20% y para la vigencia 2011 solo había aumentado el 3.5%, reflejando un incremento en los Otros Activos-Reserva actuarial y en los Pasivos en la provisión para pensiones.

2010 2011 2012

TOTAL ACTIVO 24,516,563,879 25,399,821,405 29,032,483,845

ACTIVO CORRIENTE 1,575,464,237 2,328,201,181 3,679,587,799

Efectivo 1,438,819,221 1,194,577,163 2,291,184,353

Inversiones - -

Rentas por cobrar 64,006,926 100,958,892 107,059,839

Deudores 72,638,090 1,032,665,126 1,281,343,607

NO CORRIENTE 22,941,099,641 23,071,620,224 25,352,896,046

Propiedad Planta y Equipo 8,486,709,753 8,410,227,230 8,059,065,138

Otros activos 3,504,475,628 3,930,487,820 6,781,934,820

Bienes de Uso y Beneficio Público 10,949,914,260 10,730,905,174 10,511,896,088

TOTAL PASIVO (9,960,613,384) 10,320,247,653 10,914,651,381

PASIVO CORRIENTE (1,603,077,152) 1,968,132,380 1,842,021,827

Deuda Publica (299,295,437) 179,653,430 59,221,250

Cuentas por pagar (1,222,464,344) 1,701,191,773 1,695,696,898

Obligaciones laborales y de seguridad social (81,317,370) 87,287,177 87,103,679

PASIVO NO CORRIENTE (8,357,536,233) 8,352,115,273 9,072,629,554

Pasivos estimados (8,336,537,159) 8,336,670,814 9,001,678,814

Otros pasivos (20,999,074) 15,444,459 70,950,740

PATRIMONIO 14,555,950,495 15,079,573,752 18,117,832,464

0

5.000.000.000

10.000.000.000

15.000.000.000

20.000.000.000

25.000.000.000

30.000.000.000

2010 2011 2012

Balance Comparativo

ACTIVOS PASIVOS PATRIMONIO




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Se puede observar que la cuenta más representativa del Activo para las vigencias 2011 y 2012 es bienes de uso y beneficio público, al participar con un 36% del total activo, le sigue Propiedad Planta y Equipo, al participar con un 27% el cual reportó disminución por la contabilización de la depreciación.

ACTIVO CORRIENTE El Activo corriente ha venido aumentando vigencia a vigencia y alcanzó el 134% de incremento de la vigencia 2010 a la 2012. Las variaciones son presentadas especialmente en el Efectivo y en la cuenta de Deudores, por las Transferencias del Sistema General de Participaciones, que quedaron por cobrar durante las vigencias 2011 y 2012.

Efectivo La cuenta de Efectivo representa el 62.26% del Activo Corriente, con un saldo que asciende a $2.291.184.353, que aumentó en un 91% con relación a la vigencia 2011. Según el Balance a diciembre 31 de 2012, quedó en Caja la suma de $7.167.872, cifra superior a la vigencia anterior, la cual demuestra que los dineros recaudados no son consignados oportunamente. Revisado el libro de caja de la vigencia 2013, se pudo evidenciar esta misma falencia. Observación número 7 La Alcaldía no consignó los dineros recaudados en diciembre en forma oportuna.

OBSERVACION ADMINISTRATIVA

PRESUNTO RESPONSABLE LUZ CONSUELO ORTIZ ROJAS

RESPUESTA POR PARTE DEL ENTE AUDITADO Revisada la respuesta allegada por parte de la alcaldesa, se observó que no dio respuesta alguna a los hallazgos que fueron de connotación administrativa.

Efectivo62%

Rentas por cobrar

3%

Deudores35%

ACTIVO CORRIENTE 2012




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CONCLUSION POR PARTE DEL EQUIPO AUDITOR: Teniendo en cuenta que la administración no dio respuesta a los hallazgos administrativos, se deduce que está de acuerdo y por tanto se confirman por este ente de control, con el fin de incluirlos en el plan de mejoramiento. Caja menor La Alcaldía de San Andrés tiene constituidas 3 cajas menores, para la unidad de servicios públicos, nivel central y fondo de maquinaria, en las cuales se observó que su manejo presenta inconsistencias, toda vez que los recursos son utilizados en gastos que no son de carácter urgente como lo indica el Decreto 2768 de 2012. Entre los gastos registrados se encuentran pagos por concepto alquiler de vehículo para recolección de basuras del casco urbano, cancelación de aseo y mantenimiento al palacio municipal, en forma repetitiva. Observación No 8 Las cajas menores constituidas por la Alcaldía están siendo utilizadas en gastos que no son de carácter urgente como lo indica el Decreto 2768 de 2012.



RESPUESTA POR PARTE DEL ENTE AUDITADO Revisada la respuesta allegada por parte de la alcaldesa, se observó que no dio respuesta alguna a los hallazgos que fueron de connotación administrativa. CONCLUSION POR PARTE DEL EQUIPO AUDITOR: Teniendo en cuenta que la administración no dio respuesta a los hallazgos administrativos, se deduce que está de acuerdo y por tanto se confirman por este ente de control, con el fin de incluirlos en el plan de mejoramiento.




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Bancos

La cuenta Bancos ha presentado variación, al aumentar los saldos en las cuentas bancarias, especialmente en la vigencia 2012, como la cuenta de SGP Otros Sectores, Convenio mantenimiento vía Caracol-Laguna de Ortices, Ampliación de redes sanitarias y Plan Departamental de aguas, entre otras. Revisadas las conciliaciones bancarias, se verificó que son elaboradas mensualmente. Existen cuentas bancarias inactivas, sin movimiento alguno desde la vigencia anterior, algunas corresponden a convenios sin liquidar, para lo cual la entidad debe llevar a cabo el proceso de sostenibilidad contable, con el fin de que la información presentada sea real y confiable. Observación Número 9 La Alcaldía posee cuentas bancarias inactivas desde vigencias anteriores




-

500.000.000

1.000.000.000

1.500.000.000

2.000.000.000

2.500.000.000

3.000.000.000

3.500.000.000

4.000.000.000

2010 2011 2012

ACTIVO CORRIENTE COMPARATIVO

Deudores

Rentas por cobrar

Efectivo




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Inversiones Según el Balance a diciembre 31 la Alcaldía de San Andrés no reporta ningún tipo de inversiones para la vigencia 2010, 2011 y 2012.

Rentas por cobrar Mediante Acuerdo No. 015 de diciembre 10 de 2004, se expidió el código de rentas del municipio de San Andrés. Presenta una modificación según Acuerdo No 016 de diciembre 5 de 2008, debido a la actualización catastral hecha por el Agustín Codazzi durante la vigencia 2007. Impuesto Predial

Vigencia actual

De 1 a 3 años

De 3 a 5 años

Más de 5 años

TOTAL

Dic 31 de 2011

81,552,707

196,578,814

146,705,658

118,069,263

374,540,818

Dic 31 de 2012

102,620,766

65,930,152

119,704,424

77,559,950

365,815,292

Fuente de información : Programa de Predial

Sin embargo según Balance, para la vigencia 2012 registró como saldo de vigencia actual la suma de $78.057.846 y para vigencias anteriores $22,901.046, saldos que son similares a la vigencia 2011, presentándose diferencias con el programa del predial. Observación Número 10 El saldo del Balance a diciembre de 2012, presentó diferencias con el registro que arroja el programa del predial .



RESPUESTA POR PARTE DEL ENTE AUDITADO Revisada la respuesta allegada por parte de la alcaldesa, se observó que no dio respuesta alguna a los hallazgos que fueron de connotación administrativa. CONCLUSION POR PARTE DEL EQUIPO AUDITOR: Teniendo en cuenta que la administración no dio respuesta a los hallazgos administrativos, se deduce que está de acuerdo y por tanto se confirman por este ente de control, con el fin de incluirlos en el plan de mejoramiento. Prescripción de impuestos: Se solicitó a la administración los actos administrativos por el cual se ha otorgado la prescripción de impuestos a los diferentes contribuyentes, se recibe documento en donde certifica la no existencia de prescripciones durante la vigencia 2012. Gestión en el cobro de impuesto predial:




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Los saldos registrados por el sistema de predial, demuestran que la gestión de cobro ha sido deficiente para el recaudo de la actual vigencia, a diferencia de las vigencias anteriores las cuales tuvieron un mayor recaudo.

Se le recuerda a la administración, que hay más de $75.000.0000 por cobrar de cartera mayor a 5 años, con el fin evitar que se suceda el fenómeno de la prescripción, la cual puede ocasionar un daño al patrimonio público y por ende un hallazgo de tipo fiscal.

En el siguiente cuadro se denota que del valor presupuestado, se recaudó para las vigencias 2010, 2011 y 2012 el 79%, 70% y 76% respectivamente Caso contrario, con el recaudo de vigencias anteriores, en donde solo durante la vigencia 2011 no supera el valor presupuestado y para la vigencia 2012, recaudó el 32% más del presupuestado.

2010 2011 2012

vigencia actual vigencia anterior vigencia actual vigencia anterior vigencia actual vigencia anterior

Impuesto predial presupuestado 126,300,000 35,000,000 154,089,000 41,050,000 154,089,000 41,050,000

Impuesto predial recaudado 100,968,521 36,917,630 108,298,972 39,377,374 118,616,927 54,234,566

Observación Número 11

La Alcaldía tiene más de $75.000.0000 por cobrar de cartera mayor a 5 años, la cual puede ocasionar un daño al patrimonio público si permite que suceda el fenómeno de la prescripción.



vigenciaactual

vigenciaanterior

vigenciaactual

vigenciaanterior

vigenciaactual

vigenciaanterior

2010 2011 2012

126.300.000

35.000.000

154.089.000

41.050.000

154.089.000

41.050.000

100.968.521

36.917.630

108.298.972

39.377.374

118.616.927

54.234.566

RECAUDO IMPUESTO PREDIALCOMPARATIVO

Impuesto predial presupuestado Impuesto predial recaudado




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Se deja claro, que la última actualización catastral realizada por el IGAC se llevó a cabo en el sector urbano durante la vigencia 2007 y en el sector rural se realizó en el año 1997. En el año 2012, la administración solicitó a la Gobernación de Santander el apoyo para llevar a cabo esta actualización para próxima vigencia. Desde 2007 no se han actualizado estos predios, se recuerda a la administración que cada 7 años debe hacerse este estudio catastral.

Observación Número 12 El municipio de San Andrés no ha llevado a cabo la actualización catastral, desde el año 2007.




Deudores Conforma el 35% del activo Corriente. Presenta variación considerable para la vigencia 2011, la cual pasa de $72.638.090 en la vigencia 2010 a $1.032,665,126 para la vigencia 2011 y a $1.281.343.607 para la vigencia 2012. Incremento ocasionado principalmente por el registro de las Transferencias que quedaron por cobrar durante las vigencias 2011 y 2012, con saldos de $997.553.592 y $1.246,232,073 respectivamente, como las del Sistema General de participaciones y del Régimen Subsidiado. Fiducias Según certificación expedida la Alcaldía, no se manejaron recursos públicos en fiducias durante la vigencia 2012 A pesar que el convenio de cooperación No 001450 de 2010 para la vinculación del municipio al PDA, se solicitó a los municipios que el manejo de estos recursos se




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realizara a través de encargos fiduciarios o fiducias mercantiles, el municipio de San Andrés constituyó patrimonio autónomo por el primer giro que se haría al Plan Departamental de Aguas por valor de $114.450.466. Posteriormente abrió una cuenta de ahorros en IDESAN en donde en Enero de 2013 se consignaron los recursos correspondientes a las vigencias 2011 y 2012 y cuenta actualmente con un saldo de $283.310.205.

COLOMBIA HUMANITARIA Durante la vigencia 2011, el Municipio de San Andrés, recibió recursos por parte de la Nación en particular del programa de Colombia Humanitaria por valor de $879.482.511, que corresponden a encargos fiduciarios y para lo cual subscribió los siguientes contratos:

CONTRATO CONTRATISTA VALOR PAGOS 2011 PAGOS 2012 ESTADO

No. 024/2011

“Recuperación de la vía casco urbano-Hato de Caballeros-Queragá –Mogotocoro-Santo Domingo. Encargo Fiduciario 12509

Civiles y ambientales ingenieros Ltda “CIAMING LTDA”.

$237.457.474

$94.982,989,6

$142,474,484

Liquidado 24 marzo de 2012

No. 025/2011

Recuperación de la via corregimiento de Pangote, vereda san jose. Encargo Fiduciario No 12510

JAIME ALBERTO GALAN V.

$237.332.213

$94.932.885.2

$142.399.327


No. 026/2011

Reconstrucción del acueducto veredal de Pangote-Pangua-Alcaparra. Encargo Fiduciario No 12511

JULIO CESAR JIMENEZ GIL

$156.722.824

$62.689.129.6

$94.033.694


Los dineros de los convenios anteriores fueron recibidos hasta el 29 de diciembre de 2012, siendo liquidados desde el mes de marzo. En el año 2011 se recibieron recursos para la compra de una retroexcavadora, los cuales fueron ejecutados durante la vigencia. ACTIVO NO CORRIENTE Representa el 93%, 90% y 87% del total del activo para las vigencias 2010, 2011 y 2012 respectivamente. Dentro de este activo la cuenta más representativa corresponde a los Bienes de Beneficio y uso público, seguidamente la propiedad planta y equipo y por último los Otros activos

Propiedad Planta y Equipo




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Cuenta que presenta muy poca variación durante las vigencias auditadas. Las diferencias presentadas obedecen especialmente a la depreciación registrada durante las vigencias 2011 y 2012, toda vez que en el año 2010 no se contabilizó. Los bienes y vehículos de la entidad se encuentran amparados por una póliza que se encuentra actualizada. La entidad no tiene un inventario actualizado, valorizado y registrado en su contabilidad donde se encuentren todas las propiedades planta y equipo, lo que denota que esta cuenta se encuentra subestimada y por ende la depreciación se lleva a cabo en forma global y no individualizada como lo exige la norma. Observación Número 13 La depreciación se lleva a cabo en forma global y no individualizada como lo exige la norma.



RESPUESTA POR PARTE DEL ENTE AUDITADO Revisada la respuesta allegada por parte de la alcaldesa, se observó que no dio respuesta alguna a los hallazgos que fueron de connotación administrativa. CONCLUSION POR PARTE DEL EQUIPO AUDITOR: Teniendo en cuenta que la administración no dio respuesta a los hallazgos administrativos, se deduce que está de acuerdo y por tanto se confirman por este ente de control, con el fin de incluirlos en el plan de mejoramiento. Los vehículos propiedad del municipio no se encuentran debidamente contabilizados, toda vez que en la cuenta Equipo de transporte tracción y elevación, solo se registran $79,480.706 y en la vigencia 2011 le fue donada una retroexcavadora por valor de $247.970.000, para lo cual no afectó esta cuenta. Observación Número 14 Los vehículos propiedad del municipio no se encuentran contabilizados en su totalidad.







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Otros Activos Cerró la vigencia 2012 con un saldo de $6.781.934.820 y registra variación del 73% con respecto a las vigencias anteriores. El mayor valor de este grupo lo constituye la Reserva Financiera que tiene el municipio de San Andrés en el FONPET para el pago del pasivo pensional, el cual fue ajustado con los valores publicados por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, por valor de $6.580.446.854. PASIVOS

2010 2011 2012

TOTAL PASIVO 9,960,613,384 10,320,247,653 10,914,651,381

PASIVO CORRIENTE 1,603,077,152 1,968,132,380 1,842,021,827

Deuda Publica 299,295,437 179,653,430 59,221,250

Cuentas por pagar 1,222,464,344 1,701,191,773 1,695,696,898

Obligaciones laborales y de seguridad social 81,317,370 87,287,177 87,103,679

PASIVO NO CORRIENTE 8,357,536,233 8,352,115,273 9,072,629,554

Pasivos estimados 8,336,537,159 8,336,670,814 9,001,678,814

Otros pasivos 20,999,074 15,444,459 70,950,740

TOTAL PASIVO

9,960,613,384 10,320,247,653 10,914,651,381

Presenta un incremento continuo desde la vigencia 2010, tanto en el pasivo corriente como en el no corriente. El pasivo corriente participa en el 17% del Pasivo total y el no corriente en el 83%. Dentro del Pasivo corriente, la cuenta de mayor participación son las Cuentas por pagar y en el Pasivo No corriente, participa en mayor proporción los Pasivos estimados.

Deuda Pública

Corresponde al 3% del pasivo de la entidad. Su saldo disminuye de $299,295.437 en el año 2010, a $59,221,250 para la vigencia 2012. Su saldo a diciembre de 2012 no coincidió con la certificación expedida por el Banco Agrario, pues no se está reflejando la amortización de los intereses, situación que fue subsanada en el año 2013, con la

Deuda Pública

3%

Cuentas por pagar92%

Obligaciones laborales y

de seguridad social

5%

PASIVO CORRIENTE 2012




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nota contable No 615001 de ajuste a ejercicios anteriores. Para la vigencia 2012 registró un crédito de vigencia 2008 con el Banco Agrario por valor de $480.000.000 para la compra de una motoniveladora, con un plazo de 5 años incluido el periodo de gracia (1 año), cuyo saldo a diciembre de 2012 es de $69.781.683. Así mismo registra otros dos créditos con IDESAN, cuyos saldos de $10.273 y $4.929.435 deberán entrar a ser incluidos en el proceso de sostenibilidad contable, toda vez que según certificación del Instituto, el municipio ya no adeuda sobre estos créditos.

2010 2011 2012

AMORTIZACION CAPITAL E INTERESES 154.812.002 SALDO DEUDA DIC 2010 347.886.519 AMORTIZACION CAPITAL E INTERESES

144.003.019

SALDO DEUDA DIC 2011

203.883.500 AMORTIZACION CAPITAL E INTERESES

134.101.817

SALDO DEUDA DIC 2012

69.781.683

Cuentas por pagar

Dentro de este rubro se registró una sentencia en contra del municipio por valor de $35.378.064 y según la administración viene desde vigencias anteriores y deberá ser incluida en el proceso de sostenibilidad contable, toda vez que es inexistente. El saldo que registra en el Balance a diciembre 31 de 2012, la cuenta de Retención en la fuente por pagar por $24,224,583, no coincide con el valor cancelado en Enero por este concepto, por $ 19,318.000, debido que corresponde a la retención originada delos contratos de Colombia Humanitaria, cuyos recursos fueron recibidos solo hasta el 29 de diciembre de 2012. Retención que fue cancelada en Febrero de 2013 por $4.906.583. Revisados los soportes de pago a la CAS, correspondientes a la Tasa retributiva y sobretasa ambiental de la vigencia 2012, se corroboró que es cancelada en forma oportuna.

Así mismo, la Alcaldía de San Andrés canceló según comprobante de Egreso No. 1018 de Octubre 3 de 2010, la suma de $533.712 por concepto de una multa e intereses causados por mora en el pago de la sanción interpuesta mediante Resolución No. 000439 del 5 de mayo de 2010, ejecutoriada el 11 de junio de 2012 y liquidada mediante oficio O-JCC No. 3378 de septiembre 14 de 2012, derivada de una investigación administrativa por incumplimiento en la presentación del Plan de Saneamiento y Manejo de Vertimentos PSMV. Es una cuantía que no amerita endilgar un hallazgo fiscal, pero si la advertencia para la administración de la cancelación oportuna de estas obligaciones que tienen las Alcaldías y así evitar detrimento al patrimonio público. Observación Número 15 La administración canceló multa mas intereses de mora a la CAS, pero que por su valor que no amerita indilgar hallazgo fiscal pero si la advertencia de dar cumplimiento a sus obligaciones y evitar detrimento patrimonial





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RESPUESTA POR PARTE DEL ENTE AUDITADO Revisada la respuesta allegada por parte de la alcaldesa, se observó que no dio respuesta alguna a los hallazgos que fueron de connotación administrativa. CONCLUSION POR PARTE DEL EQUIPO AUDITOR: Teniendo en cuenta que la administración no dio respuesta a los hallazgos administrativos, se deduce que está de acuerdo y por tanto se confirman por este ente de control, con el fin de incluirlos en el plan de mejoramiento. -Se registra en el Balance a diciembre 31 de 2012, saldos por $9,129,969, $1.450.000 y $39.887.883 en las cuentas 242552 de Honorarios, 242553 Servicios y 242590 Otros acreedores respectivamente, que no presentan movimiento alguno desde la vigencia 2010 y que no han sido identificadas por la administración; cifras que de no ser reales estarían sobreestimando el pasivo y deberán incluirse dentro del proceso de sostenibilidad contable. Procesos en contra La Alcaldía de San Andrés, tiene un proceso en contra, el cual según auto No 21 de marzo de 2007 del Juzgado Trece del Circuito Administrativo de Bucaramanga, profirió mandamiento de pago a favor de CARMEN ELISA CARVAJAL QUINTERO por la suma de $20.354.133 más los intereses moratorios desde el 1 de febrero de 2007. Posteriormente resolvió que los intereses moratorios serán desde el 12 de agosto de 2005 hasta que se cancele la obligación, los cuales hasta el 30 de noviembre de 2008 sumaron $18.427.411.15 mas costas por $1.953.565.95, para un total de $40.735.110.43. En diciembre de 2008 le fue cancelada la suma de $35.000.000, quedando un saldo de $5.735.110.43. A diciembre 16 de 2008, el saldo era por $5.810.455.43 por los intereses causados, para un total de $5.810.455.43, de los cuales se cancelaron ese día $4.665.499.48 para un saldo de $1.144.955.95. Según la última liquidación en octubre 1 de 2013, el saldo ya ascendió a $2.627.408.95, porque durante el año 2009, 2010, 2011, 2012 y parte del 2013, no se le ha abonado a la demandante. Se recuerda a la administración que el incumplimiento a los compromisos adquiridos por la entidad, pueden ocasionar intereses adicionales que se ocasionan un detrimento al patrimonio y por ende un daño fiscal. En consecuencia, cuando se cancele la totalidad de las sentencias, debe adelantarse por parte de la administración municipal, las gestiones y trámites administrativos y judiciales que correspondan, respecto de la acción de repetición contra quien por acción u omisión por su conducta dolosa o gravemente culposa haya ocasionado una reparación patrimonial por parte del estado, de acuerdo con lo señalado por el Tribunal Administrativo de Santander. Así mismo, existe otro proceso en contra, para el cual el día 9 de marzo de 2011, se obtuvo falló por el Juez Doce Administrativo del Circuito de Bucaramanga y fue confirmado y modificado en segunda instancia por el Tribunal Administrativo de Santander dentro del proceso radicado 2007-0179-01, en donde condena al municipio de San Andrés a liquidar y cancelar a favor de MARIA TRINIDAD VILLAMIZAR DE




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QUINTERO las sumas adeudadas como docente desde el 15 de febrero de 2008, que a la fecha de auditoría aún no habían sido canceladas. De igual manera, la Alcaldía de San Andrés a pesar de tener obligaciones en su contra ya cuantificadas, no registra en sus estados financieros, las cuentas de orden. Observación Número 16 La Alcaldía de San Andrés no ha dado cumplimiento a los fallos de las sentencias en su contra, interpuestas por las demandantes Carmen Elisa Carvajal Quintero y María Trinidad Villamizar de Quintero. T. Además debe iniciar los trámites administrativos y judiciales que correspondan, respecto de la acción de repetición contra quien por acción u omisión por su conducta dolosa o gravemente culposa haya ocasionado una reparación patrimonial.



RESPUESTA POR PARTE DEL ENTE AUDITADO Revisada la respuesta allegada por parte de la alcaldesa, se observó que no dio respuesta alguna a los hallazgos que fueron de connotación administrativa. CONCLUSION POR PARTE DEL EQUIPO AUDITOR: Teniendo en cuenta que la administración no dio respuesta a los hallazgos administrativos, se deduce que está de acuerdo y por tanto se confirman por este ente de control, con el fin de incluirlos en el plan de mejoramiento. Observación Número 17 La Alcaldía de San Andrés no registra las Cuentas de orden en sus estados financieros, a pesar de tiene procesos ya cuantificados a favor y en su contra.




Salarios y prestaciones sociales Registra el Balance a diciembre 31 de 2012, un saldo por $40.370.544 en la cuenta “Otras prestaciones económicas”, que vienen desde la vigencia 2010 y son cifras que están pendientes por depurar y están sobreestimando el pasivo.




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Otros pasivos-Estampillas La Alcaldía de San Andrés no opera como recaudador de estampillas, toda vez que se lleva a cabo por ´Sistemas y computadores y los pagos se realizan en la sucursal del Banco Agrario. Sin embargo, en diciembre de 2012 esta cuenta tuvo movimiento, ocasionado por los contratos de Colombia humanitaria y estos saldos fueron girados en Enero de 2013. También se registra en esta cuenta una deuda con la CAS por sobretasa ambiental y por tasa retributiva, que deberá ser reclasificada al código autorizado por la Contaduría General de la Nación. Igual sucede con un saldo a Fedegan, pero que revisados los archivos no existen saldos pendientes a esta entidad y deberán ser incluidos en el proceso de sostenibilidad contable. Pasivocol La Alcaldía de San Andrés ha venido actualizando la información correspondiente al cálculo actuarial. Para la vigencia 2012 a mitad de año se actualizó la base de datos y fue enviada la información en las fechas requeridas como el 30 de septiembre, para lo cual arrojó como resultado faltante del 100% para alcanzar el cálculo actuarial. Posteriormente, el 21 de noviembre se envía nuevamente la información pero más actualizada, recibiendo como observaciones el faltante ya no del 100% sino del 50% de la información para alcanzar el cálculo actuarial. Se ha dado continuidad a la actualización de la base de datos y se han subido historias laborales de 1050 a 2012. Observación Número 18. La Alcaldía debe dar continuidad a este proceso con el fin de lograr el 100% de envío de la información correspondiente y dar cumplimiento a la norma.



RESPUESTA POR PARTE DEL ENTE AUDITADO Revisada la respuesta allegada por parte de la alcaldesa, se observó que no dio respuesta alguna a los hallazgos que fueron de connotación administrativa. CONCLUSION POR PARTE DEL EQUIPO AUDITOR: Teniendo en cuenta que la administración no dio respuesta a los hallazgos administrativos, se deduce que está de acuerdo y por tanto se confirman por este ente de control, con el fin de incluirlos en el plan de mejoramiento. Vigencias futuras Mediante convenio de cooperación y apoyo financiero No. 001450 de 2010, se vinculó el municipio de San Andrés al Plan Departamental de Aguas y Saneamiento suscrito por el Departamento de Santander.




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El Concejo Municipal de San Andrés expidió el Acuerdo No. 024 de 2009 por medio del cual se otorgan facultades al Alcalde para comprometer vigencias futuras excepcionales para la ejecución del proyecto denominado “Plan Departamental de Aguas”, en un monto máximo del 20% de los recursos del Sistema General de Participaciones correspondientes al Sector Agua Potable y Saneamiento Básico que recibe anualmente el municipio, hasta por diez años a partir del año 2010. Por medio del Acuerdo No. 009 de julio 29 de 2010, se modificó el Acuerdo 024 de 2009, en el artículo primero, para autorizar al ejecutivo a comprometer vigencias futuras excepcionales en un monto máximo del 50% incluidos los subsidios, del Sistema General de Participaciones correspondientes al Sector Agua Potable y Saneamiento Básico, hasta por diez años a partir del año 2011. Según el Acuerdo No 012 de agosto 31 de 2010, se adicionan dos artículos al Acuerdo No 024 de 2009, en donde se autoriza al alcalde para celebrar los contratos necesarios para implementar el esquema fiduciario para el manejo de los recursos que se establezca y para disponer de recursos adicionales, en el evento en que por cualquier circunstancia, los comprometidos no permitan cubrir los montos establecidos o proyectados en las vigencias futuras. PATRIMONIO Se observa un incremento progresivo desde la vigencia 2010 hasta la 2012. Situación ocasionada por la contabilización del resultado del ejercicio contable, que ha sido de excedente para todas las vigencias analizadas.

ESTADO DE SITUACIÓN FINANCIERA ECONÓMICA Y SOCIAL

INGRESOS Los ingresos totales de la Alcaldía de San Andrés para la vigencia 2012 fueron de $8.045,346,736, superiores a la vigencia 2011. Lo conforman los ingresos fiscales, las transferencias, la venta de servicios y Otros ingresos, siendo las Transferencias el 87% del total de ingresos. Los ingresos fiscales lo conforman los Ingresos Tributarios en donde participa en un alto porcentaje el impuesto predial, le sigue la sobretasa a la gasolina. Se registra disminución del ingreso del impuesto predial el cual pasó de $185.463.911 de la vigencia 2011 a $134.004.139 en la vigencia 2012. También lo conforman los ingresos No Tributarios, cuyos mayores ingresos son por concepto de estampillas municipales y por alquiler de la maquinaria, con ingresos de $233.987.313 y $233.888.864 respectivamente para la vigencia 2012, presentando muy poca variación con respecto a la vigencia anterior. INGRESOS POR TRANSFERENCIAS Los ingresos por transferencias incrementaron durante la vigencia 2012 especialmente las que provienen del FOSYGA – solidaridad, que aumentaron de $504,385,558 a $1.685.271.659 y para proyectos de inversión que aumentaron de $24.066.734 a $605.814.304. Caso contrario sucedió con las Transferencias departamentales que disminuyeron de $1.679.592.966 a $302.017.414 así como para




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Salud. A diferencia de la vigencia 2011, para el año 2012 recibió el municipio transferencias por regalías por valor de $49.000.000 y atención a primera infancia por $11.613.677. De los Otros ingresos registrados por valor de $53.836.221 corresponden $38.847.354 a recuperación de cartera de impuesto predial unificado. GASTOS Al igual que los ingresos, incrementan para la vigencia 2012 y pasan de $6.939.269.244 en la vigencia 2011 a $7.232.265.419. Para la vigencia 2012, se distribuyen en gastos generales y gastos de inversión, con $3.000.607.201 y $4.231.658.218 respectivamente. El mayor gasto se da en el sector salud.

CONTROL INTERNO CONTABLE Se deben establecer las acciones, las políticas, métodos, mecanismos de prevención, corrección, evaluación y de mejoramiento continuo del proceso, con el fin de garantizar que la información financiera, económica y social cumpla con las normas conceptuales, técnicas y procedimentales establecidas en el Plan General de la Contabilidad Pública (PGCP), se fundamenta en la autorregulación, autocontrol y autogestión. Los resultados obtenidos en la evaluación del control interno contable permiten concluir que el sistema se encuentra implementado adecuadamente presentando altos niveles de calificación. La evaluación del control interno contable obtuvo un puntaje de 4.05 en términos ADECUADO. Durante la vigencia 2012 se llevó a cabo un acta en donde se manifestó la elaboración del informe de control interno contable, el seguimiento al plan de mejoramiento del informe anterior por parte de la Contraloría y de las cuentas que deben incluirse dentro del proceso de sostenibilidad contable. Para la vigencia 2012, registra algunas debilidades como la desactualización de los valores reportados en la cuenta de propiedad planta y equipo, no se publican los estados financieros en un lugar visible al público, no hay manual de procedimientos contables, está pendiente la individualización de los bienes, para llevar de la misma forma la depreciación, Dentro del proceso se dan las recomendaciones necesarias con el fin de corregir estas falencias. Observación Número 19 La administración debe dar continuidad con las actividades del control interno contable, el cual sirve para determinar la confiabilidad que existe en la presentación de la información y reconocer si las actividades de control que se ejercen actualmente son eficaces y eficientes en la prevención y neutralización del riesgo inherente en la gestión contable y financiera.



RESPUESTA POR PARTE DEL ENTE AUDITADO




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Revisada la respuesta allegada por parte de la alcaldesa, se observó que no dio respuesta alguna a los hallazgos que fueron de connotación administrativa. CONCLUSION POR PARTE DEL EQUIPO AUDITOR: Teniendo en cuenta que la administración no dio respuesta a los hallazgos administrativos, se deduce que está de acuerdo y por tanto se confirman por este ente de control, con el fin de incluirlos en el plan de mejoramiento. Sostenibilidad Contable

Mediante Resolución No 075 de febrero 09 de 2013, el municipio de San Andrés creó el Comité Técnico de Sostenibilidad del sistema contable en el municipio, designó sus integrantes y funciones.

Durante la vigencia 2012 no se realizaron actas de este proceso, por cuanto no se había creado el comité. Durante la vigencia 2013, ya creado el comité, el 14 de junio se llevó a cabo la única acta, en donde la contadora presenta un informe financiero, identificando las cuentas susceptibles de depuración y hacer posibles reclasificaciones.

Haciendo un barrido general al Balance a diciembre 31 de 2012, se verificó la existencia de cuentas del activo como bancos, deudores-transferencias, del Pasivo como Acreedores, Sentencias y conciliaciones, Salarios y prestaciones sociales, Recaudo a favor de terceros, entre otras, que son estimables de incluir en el proceso de sostenibilidad contable.

Observación Número 20 La Alcaldía no ha culminado el proceso de sostenibilidad contable:



RESPUESTA POR PARTE DEL ENTE AUDITADO Revisada la respuesta allegada por parte de la alcaldesa, se observó que no dio respuesta alguna a los hallazgos que fueron de connotación administrativa. CONCLUSION POR PARTE DEL EQUIPO AUDITOR: Teniendo en cuenta que la administración no dio respuesta a los hallazgos administrativos, se deduce que está de acuerdo y por tanto se confirman por este ente de control, con el fin de incluirlos en el plan de mejoramiento. Opinión a los Estados Financieros La revisión se llevó a cabo mediante la evaluación y el análisis de los documentos allegados a la entidad, en cumplimiento con la Resolución 0294 de 2009 de la Contraloría General de Santander. La Contadora Pública, SANDRA JANETH ZARATE AMADO, con TP 57384-T, expresa que los Estados contables del municipio de San Andrés presentan razonablemente la situación financiera CON SALVEDADES, en sus aspectos más significativos por el año terminado el 31 de diciembre de 2012y los resultados del ejercicio económico del año terminado en la misma fecha, de conformidad con las normas y principios de




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contabilidad prescritos por la Contaduría General de la Nación, con las siguientes salvedades: -Se registra en el Balance a diciembre 31 de 2012, saldos por $9,129,969, $1.450.000 y $39.887.883 en las cuentas 242552 de Honorarios, 242553 Servicios y 242590 Otros acreedores respectivamente, que no presentan movimiento alguno desde la vigencia 2010 y que no han sido identificadas por la administración; cifras que de no ser reales estarían sobreestimando el pasivo y deberán incluirse dentro del proceso de sostenibilidad contable. - La Alcaldía de San Andrés no ha dado cumplimiento a los fallos de las sentencias en su contra, interpuestas por las demandantes CARMEN ELISA CARVAJAL QUNTERO Y MARIA TRNIDAD VILLAMIZAR DE QUNTERO. - Registra el Balance a diciembre 31 de 2012, un saldo por $40.370.544 en la cuenta “Otras prestaciones económicas”, que vienen desde la vigencia 2010 y son cifras que están pendientes por depurar y están sobreestimando el pasivo. Dentro de este rubro se registró una sentencia en contra del municipio por valor de $35.378.064 y según la administración viene desde vigencias anteriores y deberá ser incluida en el proceso de sostenibilidad contable, toda vez que es inexistente. -Los procesos en contra del municipio pueden afectar los resultados de los estados financieros. -El proceso de sostenibilidad contable no ha culminado. EVALUACION Y ANALISIS LINEA PRESUPUESTAL Para la vigencia 2012 el Concejo Municipal de San Andrés, aprobó el presupuesto general de rentas y gastos mediante Acuerdo N° 015 de diciembre de 2011 por valor de $5,316,253,350, y mediante decreto 214 de diciembre 31 de 2012, expidió la liquidación del presupuesto General de Rentas, Gastos y Recursos de Capital de la vigencia 2012.

El Municipio de San Andrés adoptó mediante Acuerdo N° 026, el Estatuto Orgánico de presupuesto Municipal.

EJECUCION PRESUPUESTAL DE INGRESOS La ejecución presupuestal de ingresos refleja el siguiente comportamiento: Ejecución Presupuestal de Ingresos 2012 (Cifras en pesos)

PTO INICIAL ADICIONES REDUCCIONES DEFINITIVO

RECAUDADO

VALOR %

(Recaudado/Definit)

5,316,252,350 3,883,760,381 161,439,839 9,038,573,892 8,716,878,120 96% Fuente: Secretaria de Hacienda Municipal

En la ejecución presupuestal de ingresos, podemos observar que se recaudó un total de $8,716,878,120, que alcanza un porcentaje de 96%, lo que demuestra buena gestión de recaudo.




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Ejecución Presupuestal de Ingresos 2011

Comportamiento Presupuestal de Ingresos 2012 (Cifras en pesos)

CONCEPTO

PRESUPUESTO PORC

RESPECTO AL RUBRO

PORC

INICIAL DEFINITIVO RECAUDAD

O Recau/Defi

TOTAL INGRESOS 5,316,253,350 9,038,573,892 8,716,878,120 96.44%

TRIBUTARIOS 587,020,400 620,539,208 714,330,108 115%

Impuestos Indirectos 381,257,400 407,776,208 543,953,184 76%

Impuestos Directos 205,763,000 212,763,000 170,376,924 24%

NO TRIBUTARIOS 4,255,616,450 7,089,621,756 6,876,759,401 97.00%

Transferencias S.G.P 3,612,597,761 4,106,726,328 4,106,726,329 60%

Otras Transferencias 427,985,000 2,702,231,739 2,490,760,288 36%

Intereses 32,315,497 32,315,497 29,995,957 0%

Tasas, Multas y Sanciones

182,718,192 248,348,192 249,276,827 4%

INGRESOS DE CAPITAL

473,616,500 1,328,412,928 1,125,788,611 84.75%

Comportamiento Presupuestal de Ingresos 2012

Las ilustración anterior refleja la composición de los ingresos totales del Municipio de San Andrés, observándose que los ingresos Tributarios alcanzaron un recaudo de $714,330,108 que representa el 115,% del total del presupuesto definitivo, siendo los impuestos indirectos el rubro más representativo de este grupo, con un recaudo de $543,953,184, que representa el 76% con relación al total de ingresos tributarios. En lo concerniente a los ingresos No Tributarios se evidencia que se recaudó $6,876,759,401

DEFINITIVO RECAUDADO

Presupuesto 9.038.573.892 8.716.878.120

EJECUCION PRESUPUESTAL DE INGRESOVIG. 2012

96%

TOTALINGRESOS

TRIBUTARIOS NOTRIBUTARIOS

INGRESOS DECAPITAL

DEFINTIVO 9.038.573.892 620.539.208 7.089.621.756 1.328.412.928

RECAUDADO 8.716.878.120 714.330.108 6.876.759.401 1.125.788.611

COMPORTAMIENTO INGRESOS VIGENCIA 2012

115%

97%

96%

84%




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que alcanza el 97% con relación al presupuesto definitivo. Dentro de este grupo el recaudo más representativo son las transferencias del S.G.P, con un recaudo de $4,106,726,329 representando el 60% con relación al total de los ingresos No Tributarios, por último el rubro ingresos de Capital, alcanzó un recaudo de $1,125,788,611, que alcanza el 84% del presupuesto definitivo. IMPUESTO PREDIAL Y DE INDUSTRIA Y COMERCIO

COMPORTAMIENTO DEL PRESUPUESTO DEL IMPUESTO PREDIAL

VIGENCIAS 2009 2010 2011 2012

VALOR FACTURADO 169,373,608 172,414,494 152,509,085 221,237,693

RECAUDADO 99,900,568 100,968,521 108,298,972 118,616,927

PORCENTAJE DE RECAUDO 58.98% 58.56% 71.01% 53.62%

La tabla anterior nos muestra el comportamiento del recaudo por concepto de impuesto predial. Durante la vigencia 2009, se recaudó el 59% de lo facturado, en la vigencia 2010, se recaudó el 58% de lo facturado, durante la vigencia 2011, se recaudó el 71% de lo facturado y por último en la vigencia 2012 recaudo el 53% de lo facturado Lo expuesto anteriormente, indica que de lo facturado por concepto de Impuesto predial se ha recaudado un promedio del 60%, con relación al total factura de los últimos 4 años. Este porcentaje es bajo, lo que puede conllevar a que la Entidad se le cree cartera de difícil cobro.

COMPORTAMIENTO DEL PRESUPUESTO DE INDUSTRIA Y COMERCIO

VIGENCIAS 2009 2010 2011 2012

VALOR FACTURADO 35,477,465 25,113,530 33,100,448 26,711,113

RECAUDADO 35,407,933 24,182,112 31,320,114 24,086,533

PORCENTAJE DE RECAUDO 99.80% 96.29% 94.62% 90.17%

La tabla anterior nos muestra el comportamiento del recaudo por concepto de Impuesto de Industria y comercio. Durante la vigencia 2009, se recaudó el 99%, del valor facturado, en la vigencia 2010, se recaudó el 96% del valor facturado, en la vigencia 2011 se recaudó el 94% del total facturado, y para la vigencia 2012, se recaudó el 90% del total facturado. Con relación al Impuesto Predial y el Impuesto de Industria y Comercio, la Alcaldía Municipal de San Andrés, sufre la amenaza de aumentar la cartera de difícil cobro por concepto de impuesto de industria, teniendo en cuenta la diferencia entre lo facturado y recaudado desde el año 2009, lo que asciende aproximadamente en un total de $287,749,892. EJECUCION PRESUPUESTAL DE GASTOS La Ejecución Presupuestal de Gastos presenta el siguiente comportamiento.




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Ejecución Presupuestal de Gastos Vig 2012 (cifras en pesos)

PTO INICIAL ADICIONES REDUCCIONES CRED Y CONT DEFINITIVO

COMPROMETIDO

VALOR %

(Com/Def)

5,316,253,350 3,883,760,381 161,439,839 611,303,174 9,038,573,892 6,790,336,049 75%

Según la tabla anterior se observa que la ejecución presupuestal de gastos de la Alcaldía Municipal de San Andrés, solo ejecutó el 75% del presupuesto definitivo, quedando por comprometer solo el 25% del mismo.

Ejecución Presupuestal de Gastos 2012

CONCEPTO PTO INICIAL PRES. DEFINTIVO COMPROMETIDO PORC %

TOTAL GASTOS MUNICIPIO 5,316,253,350 9,038,573,891 7,199,225,853 80.00%

GASTOS DE FUNCIONAMIENTO 991,281,980 1,178,989,256 986,897,827 13.71%

Alcaldía Municipal 795,252,381 1,004,550,432 816,088,782

Concejo Municipal 112,475,999 89,433,824 85,804,045

Personería Municipal 83,553,600 85,005,000 85,005,000

INVERSION 4,159,971,370 7,722,588,923 6,078,226,209 84.43%

Cultura 90,169,359 138,594,947 134,560,376

Deporte 65,945,812 82,041,832 81,960,558

Agua Potable y Saneamiento Básico 346,606,332 634,741,765 406,739,157

Educación 347,781,599 516,584,146 427,617,747

Otros Sectores 47,436,479 117,985,837 76,362,810

Salud 2,354,556,722 4,222,313,958 3,321,775,753

Fondos Especiales 907,475,067 2,010,326,438 1,629,209,808

SERVICIO A LA DEUDA 165,000,000 136,995,712 134,101,817 1.86%

DEFINITIVO COMPROMETIDO

Presupuesto 9.038.573.892 7.081.808.026

EJECUCION PRESUPUESTAL DE GASTOSVIGENCIA 2012

75%




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La ilustración anterior nos refleja la distribución de los gastos totales del Municipio, donde se pudo evidenciar que el Municipio de San Andrés, alcanzó a comprometer el 80% del presupuesto definitivo de gastos. Sus mayores compromisos atendieron la inversión que alcanza un total de $6,078,226,209, que representa el 84,43% del total del presupuesto comprometido, los gastos de Funcionamiento, alcanzan un total de $986,897,827, que representan el 14% del presupuesto definitivo y por último el servicio a la deuda con un total del $134,101,817, es el 1,9% restante del total del presupuesto comprometido de esta Entidad. Es de anotar que según certificación del 04 de junio de 2013 expedida por la Contraloría General de la República, los Ingresos Corrientes de Libre destinación para la vigencia 2012, alcanzaron un total $1,036,388aproximadamente y los gastos de funcionamiento de esta Entidad representa el 60,31% de los ICLD, dando cumplimento a lo establecido en la Ley 617 de 2000. Con relación a los gastos del Concejo Municipal representaron el 22,36% Con relación a la vigencia 2011, se obtuvo la siguiente variación con relación a los I.C.L.D.

I.C.L.D

2011 2012 % DE VARIACION

1,051,104 1,036,388 1,42

PORCENTAJE DE GASTOS DE FUNCIONAMIETNO

2011 2012

56,71 60,31

Como Se observa en las tablas anteriores el recaudado por conceptos de ICLD realizados por la Alcaldía Municipal de San Andrésvariaron en un 1,42%, entre las vigencias 2011 y 2012. Con relación a los gastos de funcionamiento disminuyeron, en 3 puntos.

GASTOS DEFUNCIONAMIENTO

INVERSIÓN SERVICIO A LADEUDA

TOTAL DE GASTOS 7.199.225.853 7.199.225.853 7.199.225.853

COMPROMETIDO 986.897.827 6.078.226.209 134.101.817

COMPORTAMIENTO DE GASTOSVIGENCIA 2012

14%

84%

1,9%




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Se deja claro que los datos presentados anteriormente fueron tomados de las certificaciones expedidas por la Contraloría General de la República y basados en la información enviada por la Entidad a través del Sistema consolidado de Hacienda e información Financiera Publica- CHIP, Esta información se considera oficial según lo establecido en la Resolución Orgánica 5993 de 2008, emanada por la Contraloría General de la República SITUACION PRESUPUESTAL Tabla N° Recaudos Vs Compromisos (cifras en pesos)

EQUILIBRIO PRESUPUESTAL

ALCALDIA MUNICIPAL DE SAN ANDRES

VIGENCIA 2012

CONCEPTO VALOR

INGRESOS - RECAUDO 8,716,878,120

GASTOS - COMPROMISOS 7,199,225,853

DIFERENCIA -SUPERAVIT PRESUPUESTAL 1,517,652,267

Observación número 21 Al finalizar la vigencia fiscal 2012, la Alcaldía de San Andrés presenta un Superávit presupuestal por valor de $1.517.652267 esto se debe a que los compromisos adquiridos fueron inferiores al valor total recaudado, lo que indica que se comprometió el 86% del presupuesto recaudado de la vigencia 2012, lo que demuestra una deficiente gestión al no ejecutar los recursos en la correspondiente vigencia, y al no dar inicio al cumplimiento de los programas y proyectos de inversión consignados en el Plan de Desarrollo, lo anterior da lugar a una observación de tipo administrativa.

HALLAZGO ADMINISTRATIVO


RESPUESTA POR PARTE DEL ENTE AUDITADO “El superávit presupuestal por valor de $1.517.652.267, determinado por la Auditoria, se presenta fundamentalmente por las siguientes razones: En principio, la Administración Municipal a partir del 01 de enero de 2012 comienza un nuevo periodo de Gobierno y esta situación por lo general, implica la realización de cambios en la dirección administrativa de la Entidad con miras a fortalecer su funcionamiento y asegurar resultados favorables en el desarrollo y cumplimiento de las metas fijadas en el programa de Gobierno; cambios que requirieren de estudio, análisis y tiempo para su implementación suspendiendo así el inicio de la ejecución de algunos programas y proyectos de inversión. Así mismo, en materia de planeación pilar fundamental para poder realizar cualquier inversión en el Municipio, la Administración en su primer año del periodo de gobierno está obligada a formular y adoptar un nuevo Plan de Desarrollo Municipal que responda a los requerimientos y necesidades de inversión social e infraestructura en concordancia con el Programa de




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Gobierno y los Planes de Desarrollo Departamental y Nacional, hecho que retarda la ejecución de las inversiones. Consecuentemente, el Presupuesto del Municipio para la vigencia fiscal de 2012, fue aprobado el año inmediatamente anterior bajo las condiciones de un Programa de Gobierno y Plan de Desarrollo Municipal ajeno a las perspectivas de la nueva administración, condición que hace imperiosa la necesidad de ajustarlo de acuerdo al Programa de Gobierno y nuevo Plan de Desarrollo Municipal, limitándose aún más en el tiempo la formulación, revisión, aprobación y ejecución de los programas y proyectos de inversión en esa anualidad. De otra parte, sobre los programas y proyectos que no iniciaron su ejecución durante la vigencia fiscal de 2012, debo manifestar que existía la expectativa de asignación de recursos adicionales de cofinanciación por parte de las Entidades del orden Departamental y Nacional y por ello, se mantuvo la disponibilidad de las apropiaciones presupuestales hasta final de año, ya que para lograr esta gestión el Municipio debe certificar la existencia de los recursos de apalancamiento municipal, de lo contrario, no es posible acceder a los recursos de las Entidades de cofinanciación. Finalmente, los recursos no ejecutados en la vigencia fiscal de 2012, fueron incorporados y ejecutados en el año 2013, respetando su destinación especifica de acuerdo a la ley. En atención a ésta observación, la Administración Municipal se fija como meta en el Plan de Mejoramiento, ejecutar en lo sucesivo el 100% de los recursos del Presupuesto Municipal en la respectiva vigencia fiscal.”

CONCLUSION POR PARTE DEL EQUIPO AUDITOR Al tener en cuenta que la vigencia 2012, es el primer año de administración de periodo de Gobierno, 2012-2015, y que esto representa la aprobación un Plan de Desarrollo, siendo este un instrumento fundamental en la planeación de la Inversión de un municipio, son razones aceptables por la que se puede aceptar un Superávit presupuestal, por lo que desvirtúa el hallazgo configurado por esta situación. MODIFICACIONES PRESUPUESTALES

Se evidenció que se realizaron ajustes en las apropiaciones del presupuesto, buscando adecuarlo a la ejecución de los proyectos o los gastos de funcionamiento y que no fueron previstas en la etapa de programación presupuestal, realizando las respectivas modificaciones.

ADICIONES

TOTAL 3,883,760,381

REDUCCIONES

TOTAL 161,439,839

CREDITOS Y CONTRACREDITOS

TOTAL 611,303,174

RESERVAS PRESUPUESTALES Y CUENTAS POR PAGAR. Para el 2012, quedaron compromisos legalmente contraídos que conllevaron a establecer reservas presupuestales por valor de $274.807.395, constituidas mediante




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Decreto N° 216 de diciembre 31 de 2012. Además se reconocieron obligaciones pendientes de pagos, previa entrega de las obras, bienes y servicios pactados, constituyéndose Cuentas por pagar por valor de $191,888,688, constituidas mediante decreto 215 de diciembre 31 de 2012. Observación número 22 Los compromisos presupuestales de la vigencia 2012, de la Alcaldía de San Andrés, se encuentran atendidos por los siguientes componentes: pagos efectuados, Reservas Constituidas y Cuentas por pagar constituidas. La sumatoria de estos tres componentes alcanzan un total de $7,065,143,444, y según las ejecuciones presupuestales los compromisos adquiridos alcanzan un total de $7,199,225,853, por tanto se encuentran irregularidades en la ejecución presupuestal de gastos, por un faltante de $134,082,409. Lo anterior permite percibir queno se lleva en debida forma los libros de registro de la ejecución presupuestal de gastos. Como se ilustra en la siguiente tabla:

EJECUCION DE GASTOS 2012

COMPOSICION DEL PRESUPUESTO COMPROMETIDO

EJECUCION PRESUPUESTAL

VIG 2011 (Compromisos)

DIFERENCIA AUDITORIA

CONCEPTO VALOR

Pagos efectuados vig 2012 6,598,447,361

Reservas constituidas vig 2012 274,807,395

Cuentas por pagar constituidas vig 2012

191,888,688

TOTAL COMPROMISOS ADQUIRIDOS 7,065,143,444 7,199,225,853 134,082,409

Lo anterior, conlleva a formular una observación de tipo administrativa, con incidencia Disciplinario. En razón al incumplimiento de la Ley 734/2002 art 48, Numeral 26.

HALLAZGO ADMINISTRATIVO Y DISCIPLINARIO


NORMA VIOLADA Numeral 26 articulo 48 ley 734 de 2002

RESPUESTA POR PARTE DEL ENTE AUDITADO “Ante esta observación realizada por el equipo auditor, procedemos a explicar la situación presentada en el manejo presupuestal que conllevo a que se presentará dicha diferencia así: La diferencia presentada corresponde al valor de reservas a constituirse en la vigencia 2012, ya que haciendo la diferencia de Registros – Obligaciones, daría un valor a constituir de Reservas de $408.889.804 y según Decreto de Reservas 2012 se constituyó por valor de $274.807.395,60 esta diferencia corresponde al valor exacto enunciado por el equipo auditor $134.082.408,27; sin embargo esto obedece a la siguiente situación presentada:

En el Rubro presupuestal 054103025 quedó pendiente sin ejecución el valor de $78.065.460, correspondiente al convenio 01987 de 2010 Reposición parcial y ampliación de redes sanitarias del Municipio de San Andrés Santander y atendiendo lo preceptuado en el artículo 89 del Estatuto Orgánico del Presupuesto este compromiso expira a 31 de diciembre cierre de la vigencia fiscal; estos recursos durante la vigencia 2012 estaban comprometidos mediante reserva presupuestal por lo que para la vigencia 2013 no se podían llevar como reserva nuevamente sino utilizar la figura de “Pasivos exigibles –




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vigencias expiradas” atendiendo lo reglamentado en el artículo 74 de la ley 1420 de 2010 “Sin perjuicio de la responsabilidad fiscal y disciplinaria a que haya lugar, cuando en vigencias anteriores no se haya realizado el pago de obligaciones adquiridas con las formalidades previstas en el Estatuto Orgánico del Presupuesto y demás normas que regulan la materia, y sobre los mismos no se haya constituido la reserva presupuestal o la cuenta por pagar correspondiente, se podrá crear el rubro "Pasivos Exigibles - Vigencias Expiradas" y con cargo a este, ordenar el pago.

También procederá la operación presupuestal prevista en el inciso anterior, cuando el pago no se hubiere realizado pese a haberse constituido oportunamente la reserva presupuestal o la cuenta por pagar en los términos del artículo 89 del Estatuto Orgánico del Presupuesto.”

Como se puede observar en el cuadro adjunto a esta explicación en el Rubro 053228006 Continuidad Régimen Subsidiado Fosyga, Enero a Marzo de 2012, por error involuntario en la parte presupuestal quedó pendiente de saldar el Registro presupuestal por valor de $64.900.281,00; al igual que el error presentado por el software al generar un rubro con saldo por ejecutar negativo por $ -1.233.333.00.

Y la diferencia de $7.650.000,00 que corresponde a una cuenta por pagar de la Señora SANDRA MILENA GARCIA NUÑEZ, que por error involuntario fue registrada en ambos Decretos Cuentas por Pagar y Reserva Presupuestal, pero el compromiso correspondía a una Cuenta por Pagar por cuanto ya había ejecutado el objeto del contrato y sólo quedaba pendiente su pago, esta cuenta se canceló como una Cuenta por Pagar. Adjuntamos Decretos de la adición de los recursos como pasivos exigibles – vigencias expiradas, Decretos de Cuentas por Pagar y de Reservas Presupuestales para que se corroboré dicha información.

En atención a ésta observación, la Administración Municipal se fija como meta en el Plan de Mejoramiento, optimizar el sistema de información de la Ejecución Presupuestal.”

CONCLUSION POR PARTE DEL EQUIPO AUDITOR Analizada la respuesta emitida por parte del Ente auditado, se puedo concretar los errores que se cometieron como el registro presupuestal pendiente por saldar por valor de $64,900,281, y la mala constitución de las cuentas por cobrar y reservas presupuestales de la vigencia 2012, al incluir la cuenta cuentas por cobrar de la señora SANDRA MILENA NUÑEZ, al decreto de constitución de cuentas por cobrar y Reservas presupuestales, Estos errores generan incertidumbre en la realidad financiera de la entidad, al no reflejarse en el presupuesto valores reales, afectando la planeación de la inversión. ´por tanto el grupo auditor confirma el hallazgo de tipo administrativo y disciplinario, presentado ante esta anomalía

ANALISIS RUBROS PRESUPUESTALES SELECCIONADOS PARA REVISAR

Análisis del Rubro Por Estampilla Adulto Mayor

Ejecución Presupuestal de Ingresos Y Gastos (Estampilla Pro Adulto Mayor) (cifras en pesos)

RUBRO CONCEPTO RECAUDADO COMPROMETIDO

COMPROME/ RECAUDADO.

PORC %

020267002 Fondo Estampilla Municipal Pro-adulto Mayor

91,955,045 11,085,777 12%




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Según la ejecución presupuestal se pudo observar que sólo se comprometió el 12%, de estos recursos, lo que denota la falta de gestión por parte de la Administración Municipal, existiendo la necesidad latente de la inversión de estos recursos.

En la distribución que se le dio a los recursos recaudados por concepto de Estampilla Adulto Mayor, se tuvo en cuenta lo establecido en la Ley 1276 del 2009, en su artículo 3°; donde señala que de lo recaudado por este concepto se debe destinar el 70% a los centros Vidas y el 30% al Centro de Adulto Mayor, según lo anterior y de acuerdo a los recaudos alcanzados por este Municipio se debe destinar un total de $ 64.368.531 para los centros vidas, y para centros de Adulto Mayor se debe destinar un total de $27,586,513. Contratación Celebrada bajo el rubro (Estampilla Pro Adulto Mayor)(cifras en pesos)

RUBRO PRESUPUESTAL

CONTRATISTA OBJETO- CONTRATO VALOR

54412010

CENTRO DE BIENESTAR DEL ANCIANO MARIA RAFOLS

PAGO TRANSFERENCIA CENTRO DE BIENESTAR DEL ANCIANO MARÍA RAFOLS DEL MUNICIPIO DE SAN ANDRÉS SANTANDER, PROGRAMA DE ATENCIÓN INTEGRAL DE ADULTOS MAYORES INTITUCIONALIZADOS EN EL CENTRO BIENESTAR DEL ANCIANO

1,197,777

54412010

CENTRO DE BIENESTAR DEL ANCIANO MARIA RAFOLS

PAGO CONVENIO DE COOPERACIÓN Y APOYO INTERINSTITUCIONAL N° 005 DE 2012 ENTRE EL MUNICIPIO DE SAN ANDRÉS Y EL CENTRO DE BIENESTAR DEL ANCIANO MARIA RAFOLS. OBJETO: IMPLEMENTACION DEL PROGRAMA DE ATENCION INTEGRAL PARA 40 ADULTOS MAYORES INSTITUCIONALIZADOS EN EL CENTRO DE BIENESTAR DEL ANCIANO MARIA RAFOLS DEL MUNICIPIO DE SAN ANDRES SANTANDER.

5,388,000

54412007 JUDITH HORTENCIA PENAGOS GONZALEZ

PAGO ORDEN DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS No. 006 DE 2012 SERVICIOS COMO FISIOTERAPEUTA EN LABORES DE APOYO AL CENTRO DE BIENESTAR DEL ANCIANO MARIA RAFOLS DEL 1 DEL MES DE FEBRERO -- ABRIL DE 2012

4,500,000

TOTAL 11,085,777

RECAUDADO COMPROMETIDO

PRESUPUESTO 91.955.045 11.085.777

ESTAMPILLA ADULTO MAYORVIGENCIA 2012

12%




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Análisis del Rubro de Estampilla Pro cultura Ejecución Presupuestal de Ingresos Y Gastos (Estampilla Pro Cultura)


COMPROME/ RECAUDADO

PORC %

020267002 Fondo Estampilla Municipal Pro- Cultura 61,679,868 32,480,385 28%

Según la ejecución presupuestal se pudo observar que sólo se comprometió el 28%, de estos recursos, lo que denota la falta de gestión por parte de la Administración Municipal. Contratos celebrados bajo el rubro de Estampilla Pro Cultura

RUBRO PRESUPUESTAL


54511005 054534005

Fundación Colombia En

Paz Funcolpaz

Prestar los servicios de coordinación, organización, armonización y ejecución de las actividades culturales y artísticas propias del festival de música autóctona e instrumental programado en honor a las madres, que se cumplirá del 24 de mayo al 09 de junio del presente año,

$4.000.000 $6.389.385

54534003 Fredy Enrique

Herrera Herrera

Prestar los servicios de instructor de danzas en la ejecución de las siguientes actividades:”. $5.500.000

54534003 Deccy Lorena

Rojas Caballero

Prestar los servicios de instructor de música para desarrollar el proceso de fortalecimiento de la escuela de música “mi banda

$5.200.000

54534003 54534005

Deccy Lorena Rojas

Caballero

Prestar los servicios de instructor de música para desarrollar el proceso de fortalecimiento de la escuela de música “mi banda

$4.650.000 $550.000

54534005 Judith Liliana Jerez Méndez

Prestar los servicios de coordinación, organización, armonización y ejecución de las actividades artísticas y culturales que se realizaran en el marco de celebración del día de la mujer, el próximo 9 de marzo de 2012 en el municipio de san Andrés,

$3.266.000

54534005 Gilberto Herrera Bautista

Prestar los servicios de implementación y ejecución de una muestra cultural y artística en el reinado de la edad de oro alusivo a la tercera edad de la provincia de García Rovira, durante los días 11 y 12 de Febrero de 2012 en el Municipio de San José de Miranda, con un grupo de comparsas, un grupo de carrozas y un grupo de danzas de los Adultos mayores del Municipio de San Andrés Santander.

$ 2,925,000

TOTAL 32,480,385

Análisis del Rubro del Fondo de Seguridad Ciudadana Ejecución Presupuestal de Ingresos y Gastos (Fondo de Seguridad Ciudadana)


COMPROME/ RECAUDADO

PORC %

020327001 Fondo Seguridad Ciudadana 79,823,088.00 5,494,000.00 7%




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Según la ejecución presupuestal se pudo observar que sólo se comprometió el 7%, de estos recursos, lo que denota la falta de gestión por parte de la Administración Municipal,

Contratos celebrados bajo el rubro de Fondo de Vigilancia ciudadana

RUBRO PRESUPUESTAL


053790004 ANA DOLORES CÁCERES CHIPAGRA

PAGO SUMINISTRO DE RACIONES DE DESAYUNOS, ALMUERZOS, COMIDAS Y BEBIDAS NO ALCOHOLICAS A LA POLICIA NAL EN COMISIONES ESPECIALES PARA PRESERVAR EL ORDEN EN LAS FERIAS Y FIESTAS DE PANGOTE Y LA VISITA DEL GOBERNADOR A LA LAGUNA DE ORTICES

3,270,000

053790004 ANA DOLORES CÁCERES CHIPAGRA

SUMINISTRO DE ALIMENTACIÓN CONSISTENTE EN RACIONES DE DESAYUNOS, ALMUERZOS, COMIDAS Y BEBIDAS (AGUA Y GASEOSA) A LA POLICÍA NACIONAL QUE EN COMISIÓN ESPECIAL PRESTO LOS SERVICIOS DE SEGURIDAD CIUDADANA, MANTENIMIENTO DEL ORDEN PÚBLICO Y FUNCIONES DE SU COMPETENCIA DURANTE LA VISITA DEL SEÑOR GOBERNADOR DE SANTANDER PARA LA REALIZACIÓN DEL CONCEJO COMUNAL QUE SE CUMPLIÓ EL 17 DE NOVIEMBRE DE 2012 Y LAS FERIAS Y FIESTAS DEL MUNICIPIO DE SAN ANDRÉS SANTANDER CELEBRADAS DEL 29 DE NOVIEMBRE AL 3 DE DICIEMBRE DE 2012.

1,920,000

053790006 ADRIANA CALDERÓN PORRAS

PAGO SUMINISTRO DE UN PENDÓN CON ESCUDOS REGLAMENTARIOS DEL DEPARTAMENTO DE POLICIA DE SANTANDER 304000

TOTAL 5,494,000

Observación número 23 De los Ingresos recaudados por concepto de Estampilla Pro Cultura, Pro Adulto Mayor y Fondo de Seguridad Ciudadana durante la vigencia 2012, indica una baja Ejecución del presupuesto de estos rubros. Como se refleja a continuación:

ESTAMPILLA 2012

% Ejecución

Pro Adulto Mayor 12%

Pro Cultura 28%

Fondo de Seguridad Ciudadana 7%

Es de notar que la Planeación presupuestal busca el cumplimiento de una actividad concreta, en un determinado periodo de tiempo, para la satisfacción de las necesidades generales, evidenciándose que este fin no se está cumpliendo. Violando los principios de la administración pública, eficacia y eficacia, por incumplimiento a la Ley 489/98, Art. 3°



NORMA VIOLADA Ley 489/89 Art.3°

RESPUESTA POR PARTE DEL ENTE AUDITADO “Sobre el particular me permito justificar la ejecución del presupuesto de estos rubros, en los siguientes términos:




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A.- EJECUCIÓN DEL PRESUPUESTO DE LA ESTAMPILLA PRO-CULTURA Antes del análisis presupuestal soportado en actos administrativos, es importante aclarar que al cierre de la vigencia fiscal 2012, se presentó por concepto de esta renta un mayor recaudo o superávit contabilizado en la suma de $20.479.868.00, los cuales no fue posible en términos de tiempo y oportunidad adicionar al presupuesto general de ingresos y gastos de esa anualidad para su ejecución. Sin embargo, para efectos fiscales pasaron a constituir los recursos de Balance a 31 de Diciembre de 2012, para ser distribuidos e incorporados al presupuesto de la vigencia fiscal 2013 conservando la destinación del 10% para el Fondo de Pensiones Municipal, 10% para el Fondo de Seguridad Social Artistas y Gestores Culturales y 80% para los programas y proyectos de destinación especifica ordenados en la ley y los acuerdos municipales de adopción de la Estampilla Procultura. La programación de los recursos de la Estampilla Procultura realizada en la vigencia fiscal 2012, incluidos los recursos de balance a 31 de diciembre de 2011, se determino en cuatro rubros de gasto según la ejecución presupuestal, identificados así:

CODIGO

DENOMINACION

PTO INICIAL

ADICION RECURSO BALANCE

CREDITOS

CONTRA CREDITO

PTO DEFINITIVO

EJECUTADO

SALDO POR EJECUTAR

%

054507002 Dotación escuelas culturales

2.000.000

0.00

0.00

0.00

2.000.000

0.00

2.000.000

0

054511005 Eventos y encuentros culturales del Municipio de San Andrés

4.000.000

0.00

0.00

0.00

4.000.000

4.000.000

0.00

100

054534003 Fomento, fortalecimiento y sostenimiento Escuela de Música y Danzas

15.350.400

0.00

0.00

0.00

15.350.400

15.350.000

400

99.99

054534005 Capacitación, sensibilización, apoyo al rescate de la cultura, fomento y promoción de las manifestaciones sociales, artísticas y culturales.

11.609.600

1.536.196

0.00

0.00

13.145.796

13.130.385

15.411

99.88

TOTALES

32.960.0

00

1.536.19

6

0.00

0.00

34.496.1

96

32.480.3

85

2.015.81

1

94.15

De conformidad con lo anterior, se puede observar que el presupuesto inicial se fijó en la suma de $32.960.000.00, más la adición de los recursos de balance a 31 de diciembre de 2011 por valor de $1.536.196.00 constituyen un presupuesto definitivo por el orden de $34.496.196.00, de los cuales se ejecutaron la suma de $32.480.385.00 quedando un saldo por ejecutar de $2.015.811, que determina una ejecución del 94.15% diferente al 28% que se indica en el Informe de Auditoría, por consiguiente, este rubro de gasto cumplió con los principios de planeación, eficiencia y eficacia de la administración pública en la satisfacción de las necesidades generales de la población objeto de la inversión.




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B.- EJECUCIÓN DEL PRESUPUESTO DE LA ESTAMPILLA PRO-ADULTO MAYOR Antes del análisis presupuestal soportado en actos administrativos, es importante aclarar que al cierre de la vigencia fiscal 2012, se presentó por concepto de esta renta un mayor recaudo o superávit contabilizado en la suma de $50.755.045.00, los cuales no fue posible en términos de tiempo y oportunidad adicionar al presupuesto general de ingresos y gastos de esa anualidad para su ejecución. Sin embargo, para efectos fiscales pasaron a constituir los recursos de Balance a 31 de Diciembre de 2012, para ser distribuidos e incorporados al presupuesto de la vigencia fiscal 2013 conservando la destinación del 20% para el Fondo de Pensiones Municipal, y 80% para la financiación de los Centros Vida y Financiación del Centro de Bienestar del Anciano según lo ordenado en la ley y los acuerdos municipales de adopción de la Estampilla Proadulto mayor. La programación de los recursos de la Estampilla Proadulto mayor realizada en la vigencia fiscal 2012, incluidos los recursos de balance a 31 de diciembre de 2011, se determino en cinco rubros de gasto según la ejecución presupuestal, identificados así:

CODIGO

DENOMINACION

PTO INICIAL


CREDITOS

CONTRA CREDITO

PTO DEFINITIVO

EJECUTADO

SALDO POR EJECUTAR

%

054412006

Programa de atención integral adulto mayor

21.108.000

0.00

0.00

21.108.000

0.00

0.00

0.00

0

054412007

Atención integral al adulto mayor hábitos de vida saludable

7.852.000

0.00

0.00

3.352.000

4.500.000

4.500.000

0.00

100

054412008

Dotación implementos para la atención Integral del adulto mayor

4.000.000

0.00

0.00

4.000.000

0.00

0.00

0.00

0

054412009

Financiación Centros de Vida para la Tercera Edad

0.00

0.00

23.072.000

0.00

23.072.000

0.00

23.072.000

0

054412010

Financiación Centros de Bienestar del Anciano

0.00

1.197.177

5.388.000

0.00

6.585.177

6.585.177

0.00

100

TOTALES

32.960.0

00

1.197.17

7

28.460.0

00

28.460.0

00

34.157.1

77

11.085.1

77

23.072.0

00

32.45

De conformidad con lo anterior, se puede observar que el presupuesto inicial se fijó en la suma de $32.960.000.00, más la adición de los recursos de balance a 31 de diciembre de 2011 por valor de $1.197.177.00 constituyen un presupuesto definitivo por el orden de $34.157.177.00, de los cuales se ejecutaron la suma de $11.085.177.00 quedando un saldo por ejecutar de $23.072.000.00, que determina una ejecución del 32.45% diferente al 12% que se indica en el Informe de Auditoría, por consiguiente, este rubro de gasto cumplió con los principios de planeación, eficiencia y eficacia de la administración pública en la satisfacción de las necesidades generales de la población adulto mayor institucionalizados en único Centro de Bienestar del Anciano que funciona en el Municipio. Es importante aclarar que el rubro por valor de 23.072.000.00, no se ejecutó por inexistencia de la reglamentación y creación de los Centros Vida en el Municipio, en consecuencia, los recursos debían mantenerse sin afectación presupuestal en el fondo cuenta respetando la destinación específica y porcentaje del 70% establecido por ley para esa Instituciones de Bienestar Social del Adulto mayor.




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C.- EJECUCIÓN DEL PRESUPUESTO DE LA CONTRIBUCION ESPECIAL DE SEGURIDAD CIUDADANA Antes del análisis presupuestal soportado en actos administrativos, es importante aclarar que al cierre de la vigencia fiscal 2012, se presentó por concepto de esta renta un mayor recaudo o superávit contabilizado en la suma de $41.648.088.00, los cuales no fue posible en términos de tiempo y oportunidad adicionar al presupuesto general de ingresos y gastos de esa anualidad para su ejecución. Sin embargo, para efectos fiscales pasaron a constituir los recursos de Balance a 31 de Diciembre de 2012, para ser distribuidos e incorporados al presupuesto de la vigencia fiscal 2013 conservando la destinación al FONSET Municipal para la ejecución de los programas de Seguridad y Convivencia Ciudadana ordenados en la ley. La programación de los recursos de la Contribución Especial para Seguridad Ciudadana realizada en la vigencia fiscal 2012, incluidos los recursos de balance a 31 de diciembre de 2011, se determino en seis rubros de gasto según la ejecución presupuestal, identificados así:

CODIGO

DENOMINACION

PTO INICIAL


CREDITOS

CONTRA CREDITO

PTO DEFINITIVO

EJECUTADO

SALDO POR EJECUTAR

%

053790001

Mantenimiento Instalaciones fuerza publica

6.000.000

0.00

0.00

0.00

6.000.000

0.00

6.000.000

0

053790002

Dotación fuerza publica

6.000.000.

0.00

0.00

0.00

6.000.000.

0.00

6.000.000.

0

053790003

Mantenimiento y transporte parque automotor

6.000.000

0.00

0.00

0.00

6.000.000

0.00

6.000.000

0

053790004

Alimentación fuerza publica

5.175.000

5.000.000

0.00

0.00

10.175.00

0

5.190.000

4.985.000

51

053790005

Estudios, diseños, instalación, puesta en funcionamiento y mantenimiento del sistema de equipos de seguridad y monitoreo a través de circuito de cámaras para garantizar la seguridad y convivencia de la comunidad del área urbana en el Municipio de San Andrés, Santander.

0.00

27.595.000

0.00

0.00

27.595.000

0.00

27.595.000

0

053790006

Gastos destinados a generar un ambiente que propicie la seguridad y la convivencia ciudadana, para garantizar la preservación del orden público

0.00

49.938.171

0.00

0.00

49.938.171

304.000

49.634.171

0.6




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TOTALES 23.175.000

82.533.171

0.00 0.00 105.708.171

5.494.000

100.214.171

5.2

De conformidad con lo anterior, se puede observar que el presupuesto inicial se fijó en la suma de $23.175.00.00, más la adición de mayores ingresos por valor de $15.000.000.00 y recursos de balance a 31 de diciembre de 2011 por valor de $67.533.170.69 constituyen un presupuesto definitivo por el orden de $105.708.171.00, de los cuales se ejecutaron la suma de $5.494.000.00 quedando un saldo por ejecutar de $100.214.171.00, que determina una ejecución del 5.2% diferente al 7% que se indica en el Informe de Auditoría, por consiguiente, este rubro de gasto cumplió con los principios de planeación, eficiencia y eficacia de la administración pública en la satisfacción de las necesidades autorizadas por el Comité Territorial de Orden Publico. Es importante aclarar que en lo concerniente a la distribución de los recursos del Fondo de Seguridad Ciudadana del Municipio de San Andrés, el Comité Territorial de Orden Publico es el encargado de dar cumplimiento a las Políticas Integrales de Seguridad y Convivencia Ciudadana Nacional, articuladas con las Políticas y Estrategias de Seguridad y Convivencia Ciudadana a nivel local, así como de estudiar, aprobar, hacer seguimiento y definir la destinación de los recursos apropiados para el FONSET Municipal y en consecuencia, la ordenación del gastos con cargo a los recursos de la contribución especial de los contratos de obra pública, depende en su totalidad de los requerimiento y necesidades que prioricen las instituciones como la Fiscalía, el Ejército y Policía Nacional. En atención a ésta observación, la Administración Municipal se fija como meta en el Plan de Mejoramiento, ejecutar en lo sucesivo el 100% de los recursos de los fondos cuenta Estampilla Procultura, Proadulto Mayor y Contribución Especial para Seguridad Ciudadana en la respectiva vigencia fiscal.

CONCLUSIONES POR PARTE DEL EQUIPO AUDITOR Analizada la respuesta emitida por el Ente auditado, se puede observar que existen algunas diferencias entre la información emitida por la Alcaldía Municipal de San Andes con relación a la información reportada en las ejecuciones presupuestales de Ingresos y Gastos de la vigencia 2011 con relación a las Estampilla Pro Adulto Mayor, Pro Cultura t Fondo de Seguridad Ciudadana, A saber: Es cierto que por concepto de Estampilla Pro Cultura, se presentó un alto recaudo en el último mes de esta vigencia 2012, que alcanzó un total de $24,216,211, y es claro que por tiempo y oportunidad no fueran invertidos en la correspondiente vigencia , Teniendo en cuenta este comportamiento y según lo que refleja las ejecuciones presupuestales de ingreso de la vigencia 2012, lo recaudado en los meses anteriores a diciembre 31 de 2012, por el rubro 020267002 correspondiente a Estampilla Pro Cultura, fue de $37,463,657 más los $1,536,196 de recursos del Balance, alcanza un total de recaudo de $38,999,853 de lo cual se comprometió $32,480,385, Según lo anterior el porcentaje de compromiso alcanza un 83%del valor recaudado a un mes anterior del cierre de la vigencia 2012.reitero es lo que refleja las ejecuciones presupuestales de ingresos y Gastos de a vigencia 2012, Con relación a la Estampilla Pro Adulto Mayor, es cierto que por este concepto se presentó un alto recaudo en el último mes de la vigencia 2012, que alcanzó un total de $35,802,166, y es claro que por tiempo y oportunidad no fueran invertidos en la correspondiente vigencia,, Teniendo en cuenta este comportamiento y según lo que refleja las ejecuciones presupuestales de ingreso de la vigencia 2012, lo recaudado en los meses anteriores a diciembre 31 de 2012, por el rubro 020267001 correspondiente a Estampilla Pro Anciano, fue de $56,152,879, más $1,197,177 alcanza un total de recaudo de $57,350,056, de lo cual y según la norma el 30%, de este valor debe ser




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destinado a Centros de Bienestar del Anciano y el restante 70% debe ser destinados a los programas desarrollados por los centros vida, es decir: Al Centro de Bienestar del Anciano le corresponde inversión por valor de $17,205,016 y para el desarrollo de los programas de Centro Vida le corresponderían , $40,145,039. De esta distribución se invirtió $11,085,777, a los Centros de Bienestar del Anciano que alcanza el 64%, de lo que le corresponde y para desarrollar los programas de los Centros Vidas no se comprometieron recursos. Con los recursos del Fondo de Seguridad Ciudadana, y según la respuesta por el Ente auditado, el porcentaje de Ejecución de estos recursos sólo alcanza el 5,2% de lo recaudado Con el análisis realizado anteriormente donde se consideró que por tiempo y oportunidad no se ejecutaran los recaudos altos recaudos obtenidos en el último mes de a vigencia objeto de revisión, por concepto de Estampilla Pro Cultura , Pro Adulto Mayor y Fondo de Seguridad Ciudad, el Equipo auditor sigue considerando que los porcentajes ejecución de estos recursos , aún sigue siendo muy bajo, afectando la satisfacción de las necesidades de la población objeto de estos recursos, por tanto se confirma el hallazgo de tipo Administrativo y Disciplinario. GASTOS DE LOS RUBROS SELECCIONADOS PARA REVISAR

MOVIMIENTO DE LA ESTAMPILLA PRO ADULTO MAYOR

(+)saldo en libros a 31 de diciembre de 2011 15,832,853

(+)recaudado 91,955,045

(-)comprometido 11,085,777

(-) Otros Gastos Financieros 18,169,221 (-) Recursos No traslados a la respetiva cuenta bancaria en la vigencia correspondiente 22,998,917

(-) Recursos de Colombia Humanitaria (*) 12,630,249

SALDO PRESUPUESTALMENTE 42,903,734

SALDO EN LIBROS A 31 DE DICIEMBRE DE 2012 47,943,411

DIFERENCIA SEGÚN AUDITORIA -5,039,677 (*) El 29 de diciembre de 2012, se recibió en la cuenta 76-5 Fondo de Funcionamiento , unos recursos de Estampilla Adulto Mayor por valor de $12,630,249 por contratos de Colombia Humanitaria, los cuales fueron registrados al ingreso presupuestalmente , pero el traslado a la cuenta correspondiente Estampilla Pro Anciano , sólo se realizó en el año 2013.

MOVIMIENTO DE LA ESTAMPILLA PRO CULTURA

(+)Saldo en libros a 31 de diciembre de 2011 15,862,388

(+)Recaudado 61,679,868

(-)Comprometido 32,480,385

(-)Otros Gastos Financieros 15,154,888 (-)Recursos No traslados a la respectiva cuenta bancaria en la vigencia correspondiente 11,436,463

(-)Recursos de Colombia Humanitaria (*) 12,630,249



DIFERENCIA SEGÚN AUDITORIA -1,201,968 (*) El 29 de diciembre de 2012, se recibió en la cuenta 76-5 Fondo de Funcionamiento , unos recursos de Estampilla Adulto Mayor por valor de $12,630,249 por contratos de Colombia Humanitaria, los cuales fueron registrados al ingreso presupuestalmente , pero el traslado a la cuenta correspondiente Estampilla Pro Anciano , sólo se realizó en el año 2013.




INFORME DEFINITIVO


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Observación numero 24 No existe claridad sobre el manejo de los recursos recaudados por concepto de Estampilla Pro Adulto Mayor y Pro Cultura, teniendo en cuenta que no existe concordancia entre lo reflejado presupuestalmente y los saldos conciliados en libros a 31 de diciembre de 2012, presentándose diferencias de $5,039,677 y $1,201,968., respectivamente, como se muestra en las tablas anteriores,Lo anterior permite percibir que no se lleva en debida forma los libros de registro de la ejecución presupuestal de gastos, por lo que se configura una observación de tipo administrativa, con incidencia de tipo Disciplinario, por incumplimiento a lo establecido la Ley 734 de 2002, numeral 26.


PRESUNTOS RESPONSABLE ADMINISTRATIVO Y DISCIPLINARIO

LUZ CONSUELO ORTIZ ROJAS

Alcaldesa

DISCIPLINARIO

JOSE IGNACIO MOYA CACERES

Tesorero, Vigencia 2012


RESPUESTA POR PARTE DEL ENTE AUDITADO “Ante esta observación realizada por el equipo auditor sobre la no concordancia de los recursos

por conceptos de estampillas Pro – cultura y Pro adulto mayor en lo reflejado presupuestalmente y los saldos conciliados en libros a 31 de diciembre de 2012; al respecto procedo a dar explicación aclarando lo sucedido: A.- FONDO ESTAMPILLA PRO – CULTURA

En este fondo según lo expresado por el equipo auditor existe un valor que figura demás registrado en bancos y no en presupuesto correspondiente a la suma de $1.201.968,00 el cual al hacer la verificación por parte de la Administración Municipal, se pudo corroborar que este valor corresponde a un ajuste de ejercicios anteriores realizado en el mes de enero de 2012 en la cuenta contable correspondiente a dicho fondo, este ajuste por valor de $1.315.090,00 sólo afecta bancos. Para sustentar esta situación me permito anexarle el auxiliar de la cuenta de bancos 111005001055 Fondo estampilla Pro – Cultura 56-7 de la totalidad de la vigencia 2012.

B.- FONDO ESTAMPILLA PRO ADULTO MAYOR

Al igual que en el fondo anterior hubo movimientos que sólo afectaba bancos y no presupuesto, como es la devolución de un error por pago con diferente fuente de financiación por valor de $3.266.000,00 consignación de traslados del fondo estampilla adulto mayor de la vigencia anterior por valor de $1.502.134, sólo afecta bancos por que el registro al presupuesto se había realizado en la vigencia anterior, detallo esta situación en el siguiente cuadro:

CONCEPTO DE RECAUDO EN BANCOS SIN AFECTACIÓN AL PRESUPUESTO 2012

VALOR FECHA

Devolución por error en pago realizado a la señora Judith Liliana Jerez

3.266.000.00 10/5/2012




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Traslados de recursos del Fondo estampilla adulto mayor de la vigencia anterior

1.502.134.00 30/01/2012

Recursos consignados de más en el mes de junio

512.600.00 JUNIO

TOTAL CONSIGNACIONES QUE NO AFECTARON PRESUPUESTO

5.280.734.00

EN EL MES DE JULIO APARECE EL SIGUIENTE VALOR EN PRESUPUESTO QUE NO FIGURA CONSIGNADO

224.988.00

PARA UN VALOR DEPOSITADO SUPERIOR AL DE PRESUPUESTO DE:

5.055.746.00

De igual forma para soportar esta situación me permito adjuntar auxiliar de la cuenta contable de bancos 111005001056 Fondo estampilla Pro – Adulto mayor 61-7. Por lo anteriormente expuesto solicitamos a ese ente de control se tenga en cuenta que en ningún momento se causó daño fiscal.

CONCLUSIONES POR PARTE DEL EQUIPO AUDITOR Realizados los ajustes contables correspondiente al fondo Estampilla Pro Cultura como se demuestra en el auxiliar de la cuenta de bancos, anexada como documento probatorio, de esta situación, y con relación a la Estampilla Pro Adulto mayor se realizó la devolución de un pago con diferente fuente de financiación por valor de $3,266,000, que afectaba el rubro de estampilla Adulto Mayor. Al realizar el análisis de esta situación el grupo auditor desvirtúa el hallazgo disciplinario, pero es claro que el manejo de los recursos recaudados por estos conceptos, resulta un poco confusa, por tal motivo se confirma el hallazgo de tipo administrativo, para que se tomen los correctivos necesarios para así evitar se siga presentando esta situación y se incluido en el Plan de Mejoramiento que debe presentar a Entidad.

Observación numero 25 En la ejecución presupuestal de ingresos y de gastos, de la vigencia 2012 no se adicionó el valor correspondiente a los recursos del Balance de la cuenta Estampilla Pro Adulto Mayor y Pro Cultura, por tanto los valores reflejados en el presupuesto no revelan la totalidad de los recursos con los que realmente cuenta el municipio, para hacer este tipo de inversión. Situación que afecta la planeación del gasto, Lo anteriormente expuesto, conlleva a formular una observación de tipo administrativa, con incidencia Disciplinaria.


PRESUNTOS RESPONSABLE ADMINISTRATIVO Y DISCIPLINARIO


Alcaldesa

DISCIPLINARIO

JOSE IGNACIO MOYA CACERES

Tesorero, Vigencia 2012


MOVIMIENTO RUBRO FONDO DE SEGURIDAD CIUDADANA




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(+)saldo en libros a 31 de diciembre de 2011 67,533,170

(+)recaudado 79,823,088

(-)comprometido 5,494,000

(-) Otros Gastos Financieros 170,163 (-) Recursos No traslados a la respectiva cuenta bancaria en la vigencia correspondiente 12,980,228

(-) Recursos de Colombia Humanitaria (*) 31,575,626



DIFERENCIA SEGÚN AUDITORIA 0 (*) El 29 de diciembre de 2012, se recibió en la cuenta 76-5 Fondo de Funcionamiento , unos recursos de Estampilla Adulto Mayor por valor de $31,575,626 por contratos de Colombia Humanitaria, los cuales fueron registrados al ingreso presupuestalmente , pero el traslado a la cuenta correspondiente Estampilla Pro Anciano , sólo se realizó en el año 2013.

RESPUESTA POR PARTE DEL ENTE AUDITADO Sobre el particular me permito justificar la adición de los recursos de Balance a 31 de Diciembre de 2011, al presupuesto de la vigencia fiscal de 2012, en los siguientes términos: A.- RECURSOS DE BALANCE A 31 DE DIC DE 2011 - ESTAMPILLA PROCULTURA Realizada la conciliación de saldos en extractos bancarios a 31 de diciembre de 2011 con respecto a las obligaciones pendientes por girar a 31 de diciembre de 2011 con cargo a estos recursos, el Fondo Cuenta Estampilla Procultura, presenta como saldo real por concepto de Recursos de balance la suma de $1.536.195.94, tal como se extrae de la siguiente información:

FONDO ESTAMPILLA PROCULTURA

CONCEPTO INGRESOS BRUTOS

PASIVOS SUPERAVIT

Estampilla ProculturaCta 0-6068-000817-8 Banagrario 186.060.00

Estampilla ProculturaCta 3-6068-000056-7 Banagrario 16.908.440.00

Subtotal 17.094.500.00

Traslado 10% a Fondo Pensiones Municipal Ley 863/2003 pendientes por girar a Dic 31/ 2011

6.925.708.00

Traslado 10% a Fondo Seguridad social artistas y gestores culturales Ley 666/2001 pendientes por girar a Dic 31/ 2011

6.925.708.00

Traslados o devolución de fondos a la Cuenta Libre Destinación 0-6068-000858-2 Banagrario, por girar a Dic 31/ 2011

1.706.888.06

Subtotal 15.558.304.06

Cuentas por pagar Caja a Dic 31/2011 0.00

Reasignaciones contratos en trámite Ley 819 de 2003 a dic 31/2011 0.00

Reasignaciones contrato en ejecución a dic 31/2011 0.00

Reasignación saldos disponibles 1.536.195.94

Resultado ejercicio fiscal 2011 1.536.195.94

Respecto a la Adición Presupuestal de los Recursos de Balance a 31 de Diciembre de 2011, correspondientes a la Estampilla Procultura, debo precisar lo siguiente: El saldo en Bancos a 31 de Diciembre de 2011, ascendía a la suma de $17.094.500.00, de los cuales se descontaron $15.558.304.06 discriminados así: la suma de $6.925.708.00 equivalente al 10% del recaudo de la renta anual vigencia 2011 destinados como transferencia para el Fondo de Pensiones Municipal en virtud de la ley 863 de 2003; la suma de $6.925.708.00 equivalente al 10% del recaudo de la renta anual vigencia 2011 destinados como transferencia para el Fondo de Seguridad Social de artistas y gestores culturales Municipal en virtud de la ley 666 de 2001; y la suma de $1.706.888.06 como devolución de fondos a la Cuenta Libre Destinación No. 0-6068-000858-2 Banagrario, quedando finalmente un saldo por




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valor de $1.536.195.94 que constituyen realmente los recursos de balance a 31 de Diciembre de 2011. Revisados los actos administrativos de modificación al presupuesto general de rentas y gastos de la vigencia fiscal 2012, se evidencia que mediante Decreto No. 075 del 28 de Abril de 2012, se adicionó la suma de $1.536.195.94 correspondiente a la totalidad de los Recursos de Balance a 31 de Diciembre de 2011 de ésta renta, tal como se detalla a continuación:

02 TOTAL ADICION INGRESOS $1.536.195.94

0207 RECURSOS DE CAPITAL $1.536.195.94

020790 OTROS RECURSOS DE CAPITAL $1.536.195.94

020790057

Fondo Estampilla Procultura Municipal Balance a 31 Dic 2011

$1.536.195.94

05 TOTAL ADICION GASTOS INVERSION $3.536.195.94

0545 SECTOR CULTURA - ESTAMPILLA $1.536.195.94

054534005 Capacitación, sensibilización, apoyo al rescate de la cultura, fomento y promoción de las manifestaciones sociales, artísticas y culturales.

$1.536.195.94

De conformidad con lo anterior, me permito anexar copia del Decreto 075 de 2012 y Ejecución Presupuestal de esa anualidad, mediante los cuales se puede evidenciar la adición de los recursos de Balance a 31 de Diciembre de 2011, correspondientes al Fondo Cuenta de Estampilla Procultura, desvirtuando de ésta forma la observación o hallazgo de orden administrativo y disciplinario en materia presupuestal. B.- RECURSOS DE BALANCE A 31 DE DIC DE 2011 - ESTAMPILLA PROADULTO MAYOR Realizada la conciliación de saldos en extractos bancarios a 31 de diciembre de 2011 con respecto a las obligaciones pendientes por girar a 31 de diciembre de 2011 con cargo a estos recursos, el Fondo Cuenta Estampilla Proadulto mayor, presenta como saldo real por concepto de Recursos de Balance la suma de $1.197.177.00, tal como se extrae de la siguiente información:

FONDO ESTAMPILLA PROADULTO MAYOR

CONCEPTO INGRESOS BRUTOS

PASIVOS SUPERAVIT

Estampilla Pro Anciano Cta 0-6068-000829-3 Banagrario 0.00

Estampilla Pro Anciano Cta 3-6068-000061-7 Banagrario 15.942.697.00

Subtotal 15.942.697.00

Traslado pendiente Dic 31 de 2011 0.00

Traslado 20% a Fondo Pensiones Municipal Ley 863/2003 pendientes por girar a dic 31/ 2011

13.885.520.00

Subtotal 13.885.520.00

Cuentas por pagar Caja a Dic 31/2011 860.000.00

Reasignaciones contratos en trámite Ley 819 de 2003 a dic 31/2011

0.00

Reasignaciones contrato en ejecución a dic 31/2011 0.00

Reasignación saldos disponibles 1.197.177.00

Resultado ejercicio fiscal 2011 2.057.177.00

Respecto a la Adición Presupuestal de los Recursos de Balance a 31 de Diciembre de 2011, correspondientes a la Estampilla Proadulto mayor, debo precisar lo siguiente:




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El saldo en Bancos a 31 de Diciembre de 2011, ascendía a la suma de $15.942.697.00, de los cuales se descontaron $13.885.520.00 equivalentes al 20% del recaudo de la renta anual vigencia 2011 destinados como transferencia para el Fondo de Pensiones Municipal en virtud de la ley 863 de 2003 y la suma de $860.000.00 para financiar la Cuenta por Pagar No 1357 a favor de Emilce Guerrero Rojas, quedando finalmente un saldo por valor de $1.197.177.00 que constituyen realmente los recursos de balance a 31 de Diciembre de 2011. Revisados los actos administrativos de modificación al presupuesto general de rentas y gastos de la vigencia fiscal 2012, se evidencia que mediante Decreto No. 0138 del 04 de Septiembre de 2012, se adicionó la suma de $1.197.177.00, correspondiente a la totalidad de los Recursos de Balance a 31 de Diciembre de 2011 de ésta renta, tal como se detalla a continuación:

02 TOTAL ADICION INGRESOS $1.197.177.00

0207 RECURSOS DE CAPITAL $1.197.177.00

020790 OTROS RECURSOS DE CAPITAL $1.197.177.00

020790058 Fondo Estampilla Proanciano Municipal Balance a 31 Dic 2011

$1.197.177.00

05 TOTAL ADICION GASTOS INVERSION $1.197.177.00

0544 SECTOR DESARROLLO COMUNITARIO ESTAMPILLA $1.197.177.00

054412010 Financiación Centros de Bienestar del Anciano $1.197.177.00

De conformidad con lo anterior, me permito anexar copia del Decreto 0138 de 2012 y Ejecución Presupuestal de esa anualidad, mediante los cuales se puede evidenciar la adición de los recursos de Balance a 31 de Diciembre de 2011, correspondientes al Fondo Cuenta de Estampilla Proadulto mayor, desvirtuando de ésta forma la observación o hallazgo de orden administrativo y disciplinario en materia presupuestal. En atención a ésta observación, la Administración Municipal se fija como meta en el Plan de Mejoramiento, optimizar el sistema de información de la Ejecución Presupuestal.

CONCLUSIONES POR PARTE DEL EQUIPO AUDITOR Corroborando lo manifestado por el Ente auditado en las respuestas emitidas a esta Entidad se pudo evidenciar, las adiciones realizadas al presupuesto de ingresos y gastos de la vigencia 2012, con concepto de recursos de balance a 31 de diciembre de 2012, en los rubros de Estampilla Pro Cultura y Estampilla Adulto mayor, estas adiciones se realizaron mediante los decretos N° 075 de 2012 y 0138 del 04 de septiembre de 2012. Por tal razón se considera desvirtuar los hallazgos disciplinarios y administrativos configurados por esta situación.

UNIDAD DE SERVICIOS PUBLICOS La Alcaldía Municipal de San Andrés, asume la prestación de los servicios públicos domiciliarios a través de la Unidad de Servicios Públicos, la cual presentan el siguiente comportamiento presupuestal:

CONCEPTO RECAUDADO

Venta de Servicio Acueducto 60,842,519

Venta de Servicio de Alcantarillado 16,191,720

Venta de Servicio de Aseo 76,960,453

Total 153,994,692




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Para la vigencia 2012, se facturó por concepto de acueducto un total de $60.842.519, por concepto de alcantarillado $16.191.7201 y por concepto de aseo $76.850.453, cuenta con 897 usuarios aproximadamente, y una cartera morosa de $24,876,796. CONTROL INTERNO Durante el trabajo de campo no se evidenció que durante la vigencia 2012, realizada gestión alguna para avanzar en la implementación del MECI, y sistema de Gestión de Calidad, NTCP GP 1000:2005, lo que se pudo evidenciar fue la implementación del MECI, en la vigencia 2010, pero no se observa la continuidad de estos sistemas de calidad. Observación numero 26 No se evidenció que se realizaran auditorías internas, que permitieran evaluar la gestión desarrollada por cada una de las áreas de la Administración, permitiendo con base en los resultados, la formulación de políticas, objetivos metas estratégicas, orientado a promover una adecuada administración de los recursos públicos y a determinar el correcto funcionamiento administrativo de esta Entidad. Vale la pena aclarar que para la vigencia 2013, se han venido realizando actividades donde se evidencia, las acciones realizadas para el control de calidad. Por lo anterior se configura una observación de tipo administrativa.

HALLAZGO ADMINISTRATIVO


RESPUESTA POR PARTE DEL ENTE AUDITADO No presentan controversia CONCLUSIONES POR PARTE DEL EQUIPO AUDITOR Con relación a esta observación de tipo administrativa, relacionado con Control interno, la Entidad auditada, no presenta contradicciones a lo planteado, es por eso que el grupo auditor ha considerado confirmar el hallazgo de tipo administrativo que se ha indilgado ante esta realidad. LINEA AMBIENTAL Para la vigencia 2012 la Alcaldía de San Andrés, presupuestó un total de $576.123.235 para el sector ambiental y ejecutó la suma de $446.617.112, es decir un 77%. Dentro de las actividades de mayor participación en este presupuesto se encuentran: Reposición parcial y Ampliación redes sanitarias del Municipio de San Andrés- Convenio 01987 de 2010 con un presupuesto de $223.543.978 del cual se ejecutó$145.478.518;Plan Departamental de Aguas con un presupuesto de $123.403.415 ejecutado en el 100% y la Recolección, Tratamiento y disposición final de desechos sólidos del municipio que presupuestó $72.800.000 y se ejecutaron en su totalidad.




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Con respecto de la adquisición y mantenimiento de las áreas de importancia estratégica para la conservación de recursos hídricos que surten de agua al acueducto municipal, se adquirió:

VIGENCIA DESCRIPCIÓN PRESUPUESTADO EJECUTADO

2012

Adquisición de áreas de interés para acueductos municipales (Articulo 210 Ley 1450 de 2011, 1% de ingresos corrientes Municipio) $5.000.000.00 $5.000.000.00

2011

Adquisición de áreas de interés para acueductos municipales (Articulo 210 Ley 1450 de 2011, 1% de ingresos corrientes Municipio) $5.000.000.00 $4.000.000.00

TOTAL $10.000.000.00 $9.000.000.00

Durante las vigencias de 2010 a 2012 el Municipio de san Andrés no adquirió aéreas de importancia estratégica, pero si ha realizado las apropiaciones de acuerdo a la Ley 1450, los recursos se encuentran consignados en la cuenta Nº3-6068000077-3 denominada Fondo de Adquisición de Ares de Interés para acueductos Ley 1450 del Banco Agrario, que a la fecha cuenta con un saldo de Dieciséis millones Ochocientos Ochenta y Dos mil peos mte ($16.880.000.00). El Municipio destinó de la vigencia 2012 recursos por valor de Quince Millones de pesos (15.000.000.00) para programas de protección de afloramientos de agua y conservación de micro cuencas; recursos para cofinanciar el convenio Nº 3392 de mayo 31 de 2013, firmado con la Gobernación de Santander y se encuentra en proceso de contratación. PLAN DE GESTION INTEGRAL DE RESIDUOS SOLIDOS (PGIRS) En el mes de Noviembre de 2005, la Alcaldía de San Andrés llevó a cabo el Plan de Gestión Integral de Residuos Sólidos (PGIRS), en el cual se plantean las directrices y lineamientos a seguir en el manejo eficaz y eficiente de los residuos sólidos en el Municipio, a corto, mediano y largo plazo, según lo establecido en la resolución 1045 del Ministerio de Ambiente, Vivienda y Desarrollo Territorial. En la formulación del PGIRS, se plantea la necesidad de dar un manejo adecuado a los residuos sólidos en todos sus componentes tales como producción, barrido y limpieza, almacenamiento, presentación, recolección, transporte, aprovechamiento, tratamiento y disposición final, tal que la empresa prestadora del servicio, en conjunto con los diferentes actores de la comunidad y organizaciones locales, puedan dar un manejo eficaz y eficiente a los residuos sólidos municipales, en principios de protección del medio ambiente y de la salud pública, así como también en la generación de recursos por medio del aprovechamiento de los residuos reutilizables retornándolos al ciclo productivo. El PGIRS, se realizó siguiendo tres fases, de acuerdo con la orientación del“Programa Nacional de Asistencia Técnica y Capacitación para la Formulación de los Planes de Gestión Integral de Residuos Sólidos”, ofrecido al Municipio por intermedio de la Corporación Autónoma de Santander, que comprende: Diagnostico integral de residuos sólidos y análisis brecha, Formulación y evaluación de alternativas y Estructuración del Plan.




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PLANTA DE TRATAMIENTO DE RESIDUOS SÓLIDOS Actividades realizadas durante la vigencia 2012: La recolección de residuos sólidos en el casco urbano se llevó a cabo los días martes y viernes en la mañana por una volqueta de propiedad del municipio, en el cual el platón se divide en dos compartimientos donde en uno de ellos se arrojan los materiales inorgánicos y en el otro los materiales orgánicos desde ese momento se realiza la selección de los residuos. Los residuos sólidos son trasportados a la Planta de Tratamiento de Residuos Sólidos donde llega la volqueta y descarga los residuos orgánicos en un mesón y allí se seleccionan los desechos que no son orgánicos, de allí es llevado al área destinada para el compost donde se realiza un tratamiento con cal y melaza. Los desechos inorgánicos se descargan en un salón en donde seleccionan los materiales aprovechables que son almacenados en diferentes sitios para luego ser comercializados, los desechos que no son aprovechables son llevados al botadero.

ORGÁNICO

INORGÁNICO

MATERIAL INORGÁNICO

MATERIAL




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La Unidad de Servicios Públicos Domiciliarios es quien presta el servicio de aseo en el municipio de San Andrés quien cuenta aproximadamente con 857 usuarios.

Durante la vigencia 2012 se llevó a cabo la Construcción de un muro en gaviones y la construcción de los cerramientos perimetrales. PLANTA DE TRATAMIENTO DE AGUA POTABLE Durante el año 2012 se realizó la materialización de los puntos de muestreo donde se materializaron cuarto, de estos sitios se tomaron las respectivas muestras de control como de vigilancia de las cuales se obtuvieron los siguientes resultados:

MESES CONTROL VIGILANCIA

IRCA NIVEL DE RIESGO IRCA NIVEL DE RIESGO

ENERO --- --- 0.0% SIN RIESGO

FEBRERO --- --- 22.22% MEDIO

MARZO 0.0% SIN RIESGO --- ---

ABRIL 29.4% MEDIO 0.0% SIN RIESGO

MAYO 0.0% SIN RIESGO 0.0% SIN RIESGO

JUNIO 0.0% SIN RIESGO --- ---

JULIO 0.0% SIN RIESGO --- ---

DESCARGUE MATERIA

ÁREA DE SELECCIÓN DE




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AGOSTO 0.0% SIN RIESGO 36.36% ALTO

SEPTIEMBRE 0.0% SIN RIESGO --- ---

OCTUBRE 17.65% MEDIO --- ---

NOVIEMBRE 0.0% SIN RIESGO 0.0% SIN RIESGO

DICIEMBRE 0.0% SIN RIESGO 0.0% SIN RIESGO

En el mes de Octubre, el municipio recibió un oficio de la Superintendencia de Servicios con radicado No. 20134600651911 en donde manifiestan que de acuerdo con las muestras reportadas para el año 2012, por el instituto Nacional de Salud (INS) por medio del subsistema de Vigilancia de Calidad de Agua Potable (SIVICAP), se disminuyó el nivel de riegos, pasando a nivel BAJO en el año 2012. Gracias a un plan de acción que se presento durante el 2012. Cada mes se realiza el mantenimiento y lavado de la captación y el desarenador ubicados en la vereda Mogotocoro donde con los operarios se retiran los materiales que puedan afectar la funcionalidad del sistema y también materiales que puedan afectar la calidad del agua. Cada veinte días se realiza el lavado y desinfección de la Plan de Tratamiento de Agua Potable donde se retiran todos los sedimentos los cuales afectan la calidad de agua. Cada seis meses se realiza el lavado del tanque de almacenamiento de agua potable.




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PLAN MAESTRO DE ALCANTARILLADO El municipio de San Andrés cuenta con un Plan Maestro de alcantarillado (Sanitario) el cual se viene desarrollando desde el año 2007, se han realizado intervenciones por tramos; en la vigencia 2012 se consiguieron recursos adicionales por valor de $314.433.676.00, al convenio principal Nº 1987 de 2010 firmado inicialmente por valor de $779.645.354.00 con el departamento de Santander; estos recursos se invirtieron en los meses de Febrero y Marzo de 2013 en los siguientes tramos de alcantarillado: Se cambió la red principal del alcantarillado en el barrio Centro en la carrera 4 entre la calle 7 y la calle 9. En el barrio Bochalema en la carrera 4 entre calle 9 y calle 11. En el barrio la Primavera en la carrera 5 entre calle 15A y calle 13ª. Tratamiento de Aguas Residuales




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La Planta de Tratamiento de Aguas Residuales en el municipio no se encuentra en funcionamiento desde el año 2011, debido a que se hace necesario realizar un mantenimiento y cambio de carga de los filtros, para la vigencia 2014 se han proyectado recursos por valor de Dieciocho millones de pesos ($18.000.000.00) Sector Agua Potable para el mejoramiento y optimización del sistema y la Planta de aguas residuales. En los centros poblados no se cuenta con plantas de tratamiento de aguas residuales. PLANTA DE BENEFICIO ANIMAL En la actualidad no se encuentra en funcionamiento la planta de sacrificio animal. Se encuentra en proceso de adecuación y dotación de una planta nueva ubicada sobre la vía San Andrés - Guaca a 1.5Km del casco urbano. Durante el año 2012 se adquirieron elementos para su dotación como una Polipasto por $12.915.000 y unas roldanas y rejas de seguridad por $5.774.400; para la vigencia 2013 se firmó un convenio con la Corporación Autónoma Regional CAS para la construcción de la Planta de Tratamiento de Aguas residuales. 1.2 CONCEPTO POR CADA UNA DE LAS LINEAS AUDITADAS En la ejecución de la presente auditoria y de acuerdo con la información suministrada por la ALCALDIA DEL MUNICIPIO DE SAN ANDRES, en cumplimiento de los establecido en la Resolución Interna de rendición de cuentas en línea de Contraloría Territorial, se determinó que la enditad celebró la siguiente contratación. En total celebró 109 contratos por valor $1.341813.620, para el proceso auditor se selecciono una muestra de 11 contratos los cuales suman el valor de $702.466.635, tomando los contratos mas representativos en cuanto su valor y su aporte a la sociedad de San Andrés, determinados por la clase de contrato como lo son: el Contrato de Prestación de Servicios, Consutoria, Obras y Otro tipo de contratación. Opinión a los Estados Financieros




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La revisión se llevó a cabo mediante la evaluación y el análisis de los documentos allegados a la entidad, en cumplimiento con la Resolución 0294 de 2009 de la Contraloría General de Santander. La Contadora Pública, SANDRA JANETH ZARATE AMADO, con TP 57384-T, expresa que los Estados contables del municipio de San Andrés presentan razonablemente la situación financiera, en sus aspectos más significativos por el año terminado el 31 de diciembre de 2012y los resultados del ejercicio económico del año terminado en la misma fecha, de conformidad con las normas y principios de contabilidad prescritos por la Contaduría General de la Nación, con las siguientes salvedades: -Se registra en el Balance a diciembre 31 de 2012, saldos por $9,129,969, $1.450.000 y $39.887.883 en las cuentas 242552 de Honorarios, 242553 Servicios y 242590 Otros acreedores respectivamente, que no presentan movimiento alguno desde la vigencia 2010 y que no han sido identificadas por la administración; cifras que de no ser reales estarían sobreestimando el pasivo y deberán incluirse dentro del proceso de sostenibilidad contable. - a Alcaldía de San Andrés no ha dado cumplimiento a los fallos de las sentencias en su contra, interpuestas por las demandantes CARMEN ELISA CARVAJAL QUNTERO Y MARIA TRNIDAD VILLAMIZAR DE QUNTERO. - Registra el Balance a diciembre 31 de 2012, un saldo por $40.370.544 en la cuenta “Otras prestaciones económicas”, que vienen desde la vigencia 2010 y son cifras que están pendientes por depurar y están sobreestimando el pasivo. Dentro de este rubro se registró una sentencia en contra del municipio por valor de $35.378.064 y según la administración viene desde vigencias anteriores y deberá ser incluida en el proceso de sostenibilidad contable, toda vez que es inexistente. -Los procesos en contra del municipio pueden afectar los resultados de los estados financieros. -El proceso de sostenibilidad contable no ha culminado. EVALUACION Y ANALISIS LINEA PRESUPUESTAL Para la vigencia 2012 el Concejo Municipal de San Andrés, aprobó el presupuesto general de rentas y gastos mediante Acuerdo N° 015 de diciembre de 2011 por valor de 5,316,253,350, Y mediante decreto 214 de diciembre 31 de 2012, expide la liquidación del presupuesto General de Rentas, Gastos y Recursos de Capital de la vigencia 2012.

El Municipio San Andrés adoptó mediante Acuerdo se deroga el Acuerdo N° 026, y se establece el Nuevo Estatuto Orgánico de Ppresupuesto Municipal, el cual fue sancionado y promulgado




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1.3CUADRO CONSOLIDADO DE HALLAZGO CONTRATACION

#

TIPO DE HALLAZGO

DESCRIPCION DEL HALLAZGO PRESUNTO

RESPONSABLE CUANTIA PAGINA A D P F S

1 X

Al revisar el expediente se nota claramente el copia y pega de los formatos en cuanto a las actas de inicio y terminación del contrato, colocando número de contratos que no corresponden a la minuta.

Luz Consuelo Ortiz Rojas - Alcaldesa

8

2 X

Sin embargo se tipifica un hallazgo de tipo administrativo toda vez que se hace necesario que la alcaldía tome las acciones correctivas para llevar un mejor control del consumo que realiza cada uno de los vehículos adscritos a la administración y así poder realizar la vigilancia del valor total del contrato.

Luz Consuelo Ortiz Rojas – Alcaldesa

9

3 X

FISCAL DESVIRTUADO

ADMINISTRATIVO: En el expediente contractual debe roposar las etapas (precontractual – contractual y ejecución)


10

4 X

En los expedientes de los contratos numero 139 y 11 del año 2012, la entidad no exige pólizas de garantías por ser un contrato de menor cuantía, sin embargo por la naturaleza del contrato es procedente que la Administración tenga en cuenta solicitar las respectivas pólizas y de esta forma brindar el amparo de cumplimiento del contrato de los perjuicios derivados del incumplimiento total o parcial del contrato


12

5 X

Las características del objeto a contratar exigían que el ente territorial determinara con claridad los sitios y escenarios sobre los cuales se llevarían a cabo los trabajos, así como materiales que se necesitan. Dicha necesidad debía ser determinada e identificada al momento de planificar la contratación, es decir al momento de realizar los estudios previos y documentos técnicos que servirían de fundamento para ejecutar la contratación.


13

6 X

En el expediente se pudo verificar que según consta con las actas el contratista cumplió con el objeto contractual, existiendo las respectivas actas de recibo a satisfacción por parte del supervisor, sin embargo al revisar el expediente se verifico que el


15




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contrato No se realizo por el valor girado por invias ($605.814.304), sino por un valor inferior (602.102.117), al revisar el extracto bancario se pudo verificar que en la cuenta solo queda un saldo de $500.000 debiendo quedar aproximadamente $4.000.000.

CONTABLES

# TIPO DE OBSERVACION

DESCRIPCION DELA OBSERVACION

PRESUNTO RESPONSABLE

CUANTIA PAGINA

A D P F S

7 X La Alcaldía no consignó los dineros recaudados en

diciembre en forma oportuna.


18

8 X Las cajas menores constituidas por la Alcaldía están siendo utilizadas en gastos que no son de carácter urgente como lo indica el Decreto 2768 de 2012.


20

9 X La Alcaldía posee cuentas bancarias inactivas desde vigencias

anteriores.


20

10 X

El saldo del Balance a diciembre de 2012, presentó diferencias con el

registro que arroja el programa del predial .


20

11 X La Alcaldía tiene más de $75.000.0000 por cobrar de cartera mayor a 5 años, la cual puede ocasionar un daño al patrimonio público si permite que suceda el fenómeno de la prescripción.


22

12 X

El municipio de San Andrés no ha llevado a cabo la actualización catastral, desde el año 2007.


23

13 X

La depreciación se lleva a cabo en forma global y no individualizada

como lo exige la norma.


25

14 X Los vehículos propiedad del municipio no se encuentran

contabilizados en su totalidad.


25

15 X La administración canceló multa mas intereses de mora a la CAS,

que por su valor no amerita indilgar hallazgo fiscal pero si la

advertencia de dar cumplimiento a sus obligaciones y evitar detrimento

patrimonial


27

16 X La Alcaldía de San Andrés no ha dado cumplimiento a los fallos de

las sentencias en su contra, interpuestas por las demandantes Carmen Elisa Carvajal Quintero y

María Trinidad Villamizar de Quintero. Además debe iniciar los

trámites administrativos y judiciales que correspondan, respecto de la acción de repetición contra quien


29




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por acción u omisión por su conducta dolosa o gravemente culposa haya ocasionado una

reparación patrimonial.

17 X La Alcaldía de San Andrés no registra las Cuentas de orden en sus estados financieros, a pesar de tiene procesos ya cuantificados a favor y en su contra.


29

18 X La Alcaldía debe dar continuidad al proceso de PASIVOCOL con el fin de lograr el 100% de envío de la información correspondiente y dar cumplimiento a la norma.


29

19 X La administración debe dar continuidad con las actividades del

control interno contable,


29

20 X La Alcaldía no ha culminado el

proceso de sostenibilidad contable:


33

PRESUPUESTALES

#

TIPO DE

HALLAZGO

DESCRIPCION PRESUNTO

RESPONSABLE CUANTIA PAG

A D P F S

21

Al finalizar la vigencia fiscal 2012, la Alcaldía de San Andrés presenta un Superávit presupuestal por valor de $1,517,652,267 esto se debe a que los compromisos adquiridos fueron inferiores al valor total recaudado, lo que indica que se comprometió el 86% del presupuesto recaudado de la vigencia 2012, lo que demuestra una deficiente gestión al no ejecutar los recursos en la correspondiente vigencia, y al no dar inicio al cumplimiento de los programas y proyectos de inversión consignados en el Plan de Desarrollo, Lo anteriormente expuesto, da lugar a una observación de tipo administrativa.

DESVIRTUADO 39

22 X X

Los compromisos presupuestales de la vigencia 2012, de la Alcaldía de San Andrés, se encuentran atendidos por los siguientes componentes: pagos efectuados, Reservas Constituidas y Cuentas por pagar constituidas. La sumatoria de estos tres componentes alcanzan un total de $7,065,143,444, y según las ejecuciones presupuestales los compromisos adquiridos alcanzan un total de $7,199,225,853, por tanto se encuentran irregularidades en la ejecución presupuestal de gastos, por un faltante de $134,082,409. Lo anterior permite percibir que se lleva en debida forma los libros de registro de la ejecución presupuestal de gastos


Alcalde Actual

42

23 X X

De los Ingresos recaudados por concepto de Estampilla Pro Cultura, Pro Adulto Mayor y Fondo de Seguridad Ciudadana durante la vigencia 2012, indica una baja Ejecución del presupuesto de estos rubros


Alcalde Actual

50

24 X No existe claridad sobre el manejo de los recursos recaudados por concepto de Estampilla Pro Adulto Mayor y Pro Cultura,

DESVIRTUADO DISCIPLINARIO

52




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teniendo en cuenta que no existe concordancia entre lo reflejado presupuestalmente y los saldos conciliados en libros a 31 de diciembre de 2012, presentándose diferencias de $5,039,677 y $1,201,968., respectivamente,

25

En la ejecución presupuestal de ingresos y de gastos, de la vigencia 2012 no se adicionó el valor correspondiente a los recursos del Balance de la cuenta Estampilla Pro Adulto Mayor y Pro Cultura, por tanto los valores reflejados en el presupuesto no revelan la totalidad de los recursos con los que realmente cuenta el municipio, para hacer este tipo de inversión. Situación que afecta la planeación del gasto

DESVIRTUADO 55

CONTROL INTERNO

26 X

Durante el trabajo de campo no se evidencio que durante la vigencia 2012, realizada gestión alguna para avanzar en la implementación del MECI, y sistema de Gestión de Calidad, NTCP GP 1000:2005, lo que se pudo evidenciar fue la implementación del MECI, en la vigencia 2010, pero no se observa la continuidad de estos sistemas de calidad. No se evidenció que se realizaran auditorías internas, que permitieran evaluar la gestión desarrollada por cada una de las áreas de la Administración, permitiendo con base en los resultados, la formulación de políticas, objetivos metas estratégicas, orientado a promover una adecuada administración de los recursos públicos y a determinar el correcto funcionamiento administrativo de esta Entidad.

ADMINISTRATIVO


Alcalde Actual

56

1.4 CUADRO RESUMEN DE HALLAZGOS

TIPO DE HALLAZGO CANTIDAD

VALOR

ADMINISTRATIVOS 24

DISCIPLINARIOS 2

FISCAL 0

PENAL 0

SANCIONATORIO 0

TOTAL 26

PRONUNCIAMIENTO Por lo anterior y en concordancia con las Resoluciones Nro. 000294 de abril de 2009 y No. 00617 de 2010 de la Contraloría General de Santander el grupo auditor recomienda FENECER la cuenta rendida por la Alcaldía del Municipio de San Andrés vigencia 2012




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Para los hallazgos administrativos la entidad debe suscribir un plan de mejoramiento el cual debe ser enviado a las oficinas de la Contraloría General de Santander para su respectiva aceptación o negación.

POR LA CONTRALORIA GENERAL DE SANTANDER

(ORIGINAL FIRMADO) (ORIGINAL FIRMADO) MARISOL PINZON SIERRA MILADIS DAVID POLO Profesional Especializada Profesional Especializado (ORIGINAL FIRMADO) (ORIGINAL FIRMADO) SANDRA JANETH ZARATE AMADO Graciela Sepúlveda Torres Profesional Universitario Auditor Fiscal

(ORIGINAL FIRMADO)

SONNIA YANETH GARCIA BENITEZ Sub Contralora Delegada para el Control Fiscal

subcontraloria delegada para elcontrol...

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