MANUAL DE USUARIO

SUBASTA INVERSA

ELECTRNICA

PROVEEDORES

ENERO 2014

1. Presentacin

El presente manual tiene como propsito ayudar a los Proveedores del Estado

en la realizacin correcta del Procedimiento de Subasta Inversa Electrnica,

de tal manera que se cumpla cada una de las etapas que involucran a este

proceso de una manera correcta.

2. Marco Jurdico

La LOSNCP, en el Ttulo III de procedimientos de contratacin, seala en el

captulo II los procedimientos dinmicos, estableciendo dos tipos: la compra

por catlogo y la subasta inversa.

En el caso de la Subasta inversa, la LOSNCP, en el artculo 43, crea dos

opciones, mediante acto pblico o por medios electrnicos a travs del portal

de COMPRASPUBLICAS. Pero tambin la LOSNCP seala, en el artculo 28, que

los procedimientos establecidos en esta Ley, se tramitarn preferentemente

utilizando herramientas informticas, de acuerdo a lo sealado en el

Reglamento de esta Ley. Es as que en el Reglamento General de la LOSNCP

se ha desarrollado la herramienta de Subasta Inversa Electrnica, objeto del

presente manual.

3. Antecedentes La Subasta inversa electrnica se aplica cuando hay dos o ms ofertas que

hayan sido calificadas por la Entidad Contratante, y cuyos proveedores hayan

subido a travs del portal institucional www.sercop.gob.ec la oferta

econmica inicial.

Durante la puja, los proveedores participantes deben subir sus ofertas

econmicas, teniendo en cuenta dos aspectos bsicos:

a) El valor de la oferta econmica inicial debe ser menor al

presupuesto referencial, sin importar el monto.

b) Durante la puja, los valores de las ofertas que suban los proveedores

participantes, respecto a la oferta anterior, deben respetar dos

reglas bsicas:

I. Descuento mnimo: deben ser menores al porcentaje de la

variacin mnima de la oferta durante la puja, dato que

est en los pliegos y en la Informacin del proceso de

contratacin que encuentra en el Portal.

II. Descuento mximo: el valor no puede ser superior al 50%

respecto a la oferta anterior. En ambos casos, el sistema no le

permite subir un valor que no cumpla con estas dos reglas.

Una vez terminada la puja, el sistema le presenta un Resumen de lo ocurrido

durante la Subasta, en particular respecto a la misma puja, y ordena a los

proveedores de acuerdo a los precios ofertados, si no se ha aplicado mrgenes

de preferencia, o de acuerdo a los precios de comparacin para el caso que se

haya aplicado los mrgenes de preferencia.

Con la informacin que genera el sistema, la Entidad Contratante elaborar

un informe que ser puesto a consideracin de la mxima autoridad, en

funcin de lo cual sta adjudicar o no el proceso.

Si hubo una sola oferta econmica inicial, bien sea porque hubo una sola

oferta calificada o porque entre varias ofertas calificadas, un solo proveedor

envi la oferta econmica inicial, la Entidad Contratante debe cumplir la

etapa de Negociacin, en funcin de lo cual el proveedor podr realizar una

oferta final, que deber subir al portal y cuyo monto debe ser inferior en al

menos el 5% del presupuesto referencial para tener la opcin de que la

Entidad Contratante le adjudique, pues caso contrario, deber declarar

desierto dicho proceso.

Aplicacin de Mrgenes de preferencia

La LOSNCP establece en el artculo 25 que los pliegos contendrn criterios

de valoracin que incentiven y promuevan la participacin local y nacional,

mediante un margen de preferencia para los proveedores de obras, bienes y

servicios, de acuerdo a los parmetros determinados por el Ministerio de

Industrias y Competitividad.

En los pliegos de Subasta inversa electrnica, clausula 4.6 Preferencia, se

detalla la aplicacin de los mrgenes de preferencia para Produccin Nacional

y MIPYMES.

Origen nacional de un bien: cuando el bien ofertado incorpore el 40% o ms

de valor agregado nacional.

Origen nacional de un servicio: si el oferente es una persona natural o

jurdica domiciliada en el pas, y ms del 60% de su oferta represente el costo

de la mano de obra, materias primas e insumos nacionales.

La informacin referente al tamao de la empresa para la aplicacin de las

mrgenes de preferencia, con relacin a micro, pequeas y medianas

empresas, ser tomada de la informacin que consta en el Registro nico de

Proveedores RUP, de acuerdo a lo previsto en el artculo 16 del Reglamento

General de la LOSNCP.

Para el caso de bienes: En funcin de lo establecido en el Modelo de pliegos,

en la Seccin III Condiciones Generales, numeral 3.1, segundo inciso, si la

subasta se realiza entre proveedores de bienes de origen nacional se

establecern los mrgenes de preferencia con relacin al tamao del

proveedor, de acuerdo con el cuadro No.1.

TIPO DE PROVEEDOR QUE

OFERTA

MARGEN DE PREFERENCIA

(respecto a proveedor)

MEDIANO 5% (Grande)

MYPE 5% (Mediano),10% (Grande)

Cuadro 1. Mrgenes de preferencia para bienes de origen nacional

Estos mrgenes de preferencia no son aplicables en el caso de que participen

nicamente ofertas de bienes que no se consideren de origen nacional.

Para el caso de servicios: Se aplicarn los mrgenes de preferencia referente

al origen del servicio y el tamao del proveedor, detallados en el cuadro No. 2

que se indica a continuacin.

ORIGEN DEL SERVICIO

TAMAO DEL PROVEEDOR

MRGENES DE PREFERENCIA, RESPECTO A ORIGEN DEL SERVICIO OFERTADO

EXTRANJERO NACIONAL (tamao del proveedor)

EXTRANJERO -- --

NACIONAL GRANDE 10 % --

NACIONAL MEDIANO 15 % 5% (GRANDE)

NACIONAL MYPE 20 % 5% (MEDIANO) 10% (GRANDE)

Cuadro 2. Mrgenes de preferencia para servicios

4. Descripcin del Proceso

4.1 Ingreso al sistema transaccional del portal

Para acceder al Portal ingrese a un navegador de Internet y digite la

direccin web www.compraspublicas.gob.ec. (Imagen 1)

Imagen 1

En la siguiente pantalla podr observar el Portal de Compras Pblicas, para

ingresar al Sistema Transaccional del Portal haga clic en el cono SOCE

Sistema Oficial de Contratacin del Estado. (Imagen 2)

http://www.compraspublicas.gob.ec/

Imagen 2

A continuacin, deber ingresar su RUC, Nombre de usuario y Contrasea,

luego de registrar estos datos haga clic en el botn Entrar. (Imagen 3)

Imagen 3

Al ingresar puede observar las opciones dentro del men:

Inicio

Datos Generales

Consultar

Entidad Contratante

Administracin

O los conos para Acceso directo a las aplicaciones, los que le permitirn

acceder a las diferentes herramientas. (Imagen 4)

Imagen 4

4.2 Bsqueda de procesos

Para acceder a la bsqueda de los procesos a los cuales ha sido invitado, se

ingresa al men a travs de Consultar y luego Mis procesos. (Imagen 5)

Imagen 5

Al hacer clic en Mis Procesos el sistema proporciona varios campos para

que parametrizar la bsqueda del proceso, por ejemplo: La bsqueda se

puede realizar escogiendo en tipo de contratacin el proceso de: Subasta

Inversa Electrnica, el rengo de fechas para la bsqueda, y luego pulsando el

botn Buscar, como se indica en la pantalla siguiente: (Imagen 6)

Imagen 6

En la parte inferior se despliegan todos los procesos segn el tipo de

contratacin que solicita, y podr acceder a la informacin del mismo, como

indica la imagen7.

Imagen 7

4.3 Auto Invitaciones

Los Proveedores pueden auto-invitarse a los procesos hasta antes de la fecha

lmite de la entrega de propuesta tcnica, para lo cual tendrn que acudir al

RUP para que se categoricen y luego puedan registrarse en el proceso de

contratacin interesado.

4.4 Etapa de Preguntas, Respuestas y Aclaraciones

En esta primera etapa luego de la publicacin, los proveedores invitados

interesados podrn realizar preguntas y solicitar aclaraciones sobre los pliegos

a la Entidad Contratante. Las preguntas, las aclaraciones, las respuestas y las

modificaciones a los pliegos, en caso de existir, se realizarn a travs del

portal COMPRASPUBLICAS.

En esta etapa todas las preguntas y respuestas sern visualizadas por todos los

proveedores, manteniendo oculta su identidad.

El proveedor en el caso de necesitar hacer preguntas, debe hacer clic en el enlace Ver Preguntas y/o Aclaraciones. (Imagen 7.1)

Imagen 7.1

A continuacin se presenta una pantalla donde puede acceder a Agregar Pregunta. (Imagen 7.2)

Imagen 7.2

El sistema recuerda que proveedor es responsable del contenido de la pregunta, y que al final del procedimiento se revelar la identidad, y le indica si desea continuar, si es as debe pulsar el botn Aceptar. (Imagen 7.3)

Imagen 7.3

Deber ingresar la pregunta, para proceder a pulsar el botn Enviar. (Imagen 7.4)

Imagen 7.4

Se despliega una pantalla donde se visualiza la pregunta efectuada, y le permite realizar otras preguntas de requerir, para lo cual tendra que pulsar nuevamente el botn Agregar Pregunta o simplemente pulsar el botn Regresar. (Imagen 7.5)

Imagen 7.5

4.5 Entrega de Propuesta

Esta es la etapa denominada Entrega de Propuesta, en la que se debe

receptar las propuestas de los oferentes interesados en participar, cuya fecha

lmites es la indicada como Fecha Lmite entrega Ofertas. La forma en la

que se debe presentar la Oferta, debe estar indicada en los pliegos. (Imagen

8)

Imagen 8

El proveedor deber Seleccionar la opcin Enviar Oferta, para visualizar la

informacin sobre el PROCESO DE CONTRATACIN. (Imagen 9)

Imagen 9

Una vez que ingrese a enviar oferta se presenta una pantalla con el detalle

del Objeto de Contratacin, as como tambin los campos del ingreso de

Oferta Tcnica; como Tiempo de Entrega Propuesto (plazo en das); Tiempo

de Garanta (meses) y observaciones. (Imagen 10)

Imagen 10

Adems el proveedor deber ingresar la informacin correspondiente al Valor

Agregado Ecuatoriano, segn las siguientes consideraciones:

Imagen 11

Una vez ingresados los datos correspondientes debe dar clic sobre el botn

Guardar temporalmente y Calcular VAE, para que el sistema calcule los

valores para el Valor Agregado Econmico del Producto. Despus de obtener

el valor de VAE Item, de clic sobre el botn Enviar Oferta. (Imagen 12)

Imagen 12

Se presentan advertencias para asegurar el envo de la oferta, si est de

acuerdo pulse Aceptar. (Imagen 13)

4.6 Convalidacin de Errores

El proveedor deber dar respuesta a la Convalidacin de errores realizada por

la entidad contratante. Despus de ingresar al proceso y elegir la opcin

Convalidacin de errores, aparece una pantalla en donde se visualiza la

informacin de los errores encontrados. El proveedor debe proceder a dar

respuesta a la misma, dando clic sobre el vnculo Revisar/Responder

Pregunta(s). (Imagen 14)

Imagen 5

Para dar respuesta a las correcciones, deber pulsar el botn Responder.

(Imagen 15)

Imagen 13

Imagen 15

Se presentar una pantalla para redactar la Respuesta a la Convalidacin, al

momento de finalizar debe dar clic sobre el botn Enviar (Imagen 16)

Imagen 16

El sistema solicita la carga de un documento para la validacin de la

respuesta. (Imagen 17)

Imagen 17

4.7 Oferta Econmica Inicial

Despus de responder a las convalidaciones y el cumplimento de la Fecha

lmite de Convalidacin, el sistema permitir el envo de la oferta inicial

ingresando a la opcin del men Enviar oferta Econmica Inicial. (Imagen

18)

Imagen 18

El proveedor deber ingresar la oferta inicial con la que participar en la

Puja, ingrese el valor y de clic sobre el botn Enviar Oferta. (Imagen 19)

Imagen 19

El sistema emite un mensaje de confirmacin de la oferta. (Imagen 20)

Imagen 20

Se despliega una pantalla en donde describe el monto de la Oferta Econmica

Inicial enviada. (Imagen 21)

Imagen 21

4.8 Negociacin

La Negociacin en este tipo de proceso de contratacin se da en caso de la

Habilitacin de un solo oferente (nacional o extranjero)

Siguiendo con el ejemplo, para el caso que el Sistema haya Habilitado a un

solo oferente, se mostrar el siguiente mensaje

De acuerdo a su calificacin, solo existe un proveedor habilitado, por lo cual

se debe realizar una Sesin de Negociacin, en un trmino no mayor a 3 das

contados desde la fecha establecida para la realizacin de la Puja. Est

seguro?.

Debe tenerse en cuenta que el Sistema habilita en forma prioritaria a la

oferta calificada de origen nacional.

PROVEEDORES

El oferente debe registrar su oferta econmica inicial durante la etapa

Oferta Inicial, la cual ser visualizada por la Entidad Contratante,

nicamente la fecha y hora establecidas para la negociacin, en donde se

presenta dentro del Men de Fase Precontractual la opcin Enviar oferta

Econmica Inicial; como se puede visualizar en las siguientes pantallas.

(Imagen 22)

Imagen 22

El oferente deber ingresar el valor de la Oferta inicial, el cual debe ser

menor al valor del Presupuesto Referencial, al ingresar la oferta deber dar

clic sobre el botn Enviar Oferta. (Imagen 23)

Imagen 23

Despus de realizada la negociacin la Entidad Contratante debe subir

obligatoriamente al Sistema el valor final negociado, sin embargo se debe

tomar en cuenta lo siguiente:

a. En caso que en la Sesin de Negociacin, se haya

convenido una disminucin o rebaja del presupuesto referencial en

un valor igual o superior al 5% del presupuesto referencial, el Sistema

durante la etapa Por Adjudicar permitir la adjudicacin de dicho

proceso.

b. En caso que en la Sesin de Negociacin, no se haya convenido

un precio de al menos el 5% del presupuesto referencial, el Sistema

durante la etapa Por Adjudicar solo habilitar la opcin de Declarar

Desierto.

4.9 Puja

De acuerdo al cronograma del proceso, el da y hora sealados para la puja el

Sistema muestra para el oferente Participar en Puja y para la entidad el link

Ver Puja. (Imagen 25)

Imagen 25

Los oferentes que fueron habilitados, podrn participar en la puja de la

siguiente manera. (Imagen 26)

Imagen 26

En la misma pantalla en la parte posterior se presente la informacin sobre el

Estado de las pujas para que el proveedor, pueda tener la posibilidad de

observar dems ofertas. (Imagen 27)

Imagen 27

Al hacer clic en Ver Resultado de Subasta, se visualizar un resumen del

proceso, indicndonos el proceso de contratacin, el detalle del proceso de

contratacin, el detalle del bien o servicio, el resumen de la puja, el

orden final de la puja y el grfico. (Imagen 28)

Imagen 28

Durante la puja, el Sistema informa en tiempo real los montos de las ofertas

que presentan los participantes e indica el proveedor ganador hasta ese

momento. Para identificar al ganador, el Sistema aplica los Mrgenes de

Preferencia si intervienen proveedores de bienes o servicios de origen

nacional, segn lo indicado al inicio de este Manual, en 1 Antecedentes.

5. Glosario

Adjudicacin.- Es el acto administrativo por el cual la mxima autoridad o el

rgano competente otorga derechos y obligaciones de manera directa al

oferente seleccionado.

Bienes y Servicios Normalizados.- Son aquellos cuyas caractersticas o

especificaciones tcnicas han sido estandarizadas u homologadas por la

Entidad Contratante; y en consecuencia, dichas caractersticas o

especificaciones son homogneas y comparables en igualdad de condiciones.

Convalidacin Errores de forma.- Son aquellos que no implican modificacin

alguna al contenido sustancial de la oferta, tales como errores tipogrficos,

de foliado, sumilla o certificacin de documentos

Entidad Contratante.- Los organismos y entidades creados por la Constitucin

o la Ley para ejercicio de la potestad estatal, para la prestacin de servicios

pblicos o para desarrollar actividades econmicas asumidas por el Estado.

Link.- Elemento en un documento electrnico que hace referencia al acceso

hacia algn destino sobre un mismo documento o dentro de un sistema.

LOSNCP.- Ley Orgnica del Sistema Nacional de Contratacin Pblica.

Negociacin.- Acto en el que los oferentes y las entidades se renen, para

acordar la baja en el precio de un determinado proceso de contratacin.

Oferta Calificada.- La oferta que cumpla con todos los requisitos exigidos en

los pliegos.

Oferta Habilitada.- La oferta que es habilitada por el Sistema para participar

en la Puja, en funcin del Valor agregado nacional, en bienes. En servicios, el

Sistema habilita a todas las ofertas calificadas a participar en la Puja.

Participacin Nacional.- Los participantes inscritos en el Registro nico de

Proveedores cuya oferta se considere de origen nacional.

Portal www.compraspublicas.gob.ec.- Es el Sistema informtico oficial de

contratacin pblica del Estado Ecuatoriano.

Proveedor/Contratista.- Persona natural o jurdica, nacional o extranjera, o

asociacin de stas, contratada por las Entidades Contratantes para proveer

bienes, ejecutar obras y prestar servicios, incluidos los de consultora.

Puja.- Acto en el que se subasta hacia la baja el precio ofertado por medios

electrnicos a travs del Portal www.compraspublicas.gob.ec

RGLOSNCP.- Reglamento General de la Ley Orgnica del Sistema Nacional de

Contratacin Pblica.

Valor agregado.- Es el valor adicional que adquieren los bienes y servicios al

ser transformados durante el proceso productivo.

http://www.compraspublicas.gob.ec/http://www.compraspublicas.gob.ec/