solicitud, aprobaciÓn y pago de horas...

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CONFEDERACIÓN DEPORTIVA AUTÓNOMA DE GUATEMALA

PROCEDIMIENTO

SOLICITUD, APROBACIÓN Y PAGO DE HORAS EXTRAS - CDAG

APE-PRO-02

Registro de Revisión y Aprobación ELABORADO POR:

Nombre / Puesto / Unidad Fecha Firma

Lic. Erickson Bersani / Director de Gestión de Personal

REVISADO POR: Nombre / Puesto / Unidad Fecha Firma

Licda. Ericka Ruiz M. / Analista de Procesos

Licda. Erzi Espinoza / Directora de Procesos

Lic. Nery Castañeda / Subgerente de Desarrollo Humano

APROBADO POR: Nombre / Puesto / Unidad Fecha Firma

Lic. Luis Néstor Madrid González / Gerente CDAG

PROCEDI MIENTO

SOLICITUD, APROBACION Y PAGO DE HORAS EXTRAS - CDAG Del proceso: Solicitud, Aprobación y Pago de Horas Extras Código: APE-PRO-02 Versión: 2 Página 2


AA.. ÍÍnnddiiccee ddee ccoonntteenniiddoo Pág. Secciones

1 Carátula

2 A. Índice de contenido

2 B. Propósito y alcance del procedimiento

2 C. Glosario

D. Descripción de actividades y responsables

3 D.1. Solicitud de autorización de Horas Extras

3 D.2. Solicitud de pago de Horas Extras

5 D.3. Pago de Horas Extras

6 E. Medición y análisis

7 F. Flujograma

BB.. PPrrooppóóssiittoo yy aallccaannccee ddeell pprroocceeddiimmiieennttoo Definir los lineamientos para la solicitud, aprobación y pago del tiempo extraordinario que los trabajadores de CDAG desempeñan; con la finalidad de apoyar el óptimo desarrollo de las actividades planificadas.

CC.. GGlloossaarriioo

1.- Horas Extras (HE) Todo trabajo que se ejecuta fuera de los límites de la jornada de trabajo ordinaria (Artículo 19, inciso c) del Pacto Colectivo de Condiciones de Trabajo de la Confederación Deportiva Autónoma de Guatemala –CDAG-). Trabajo autorizado, que exceda a la jornada diaria o semanal.

2.- Personal de confianza que no está sujeto a limite de horario en la jornada de trabajo

Gerente, Gerente de área I, II y de unidad, Subgerentes y Directores de Unidad. (Acuerdo No. 33/2011-G-CDAG Empleados de Libre nombramiento)

3.- SDH Subgerencia de Desarrollo Humano

PROCEDI MIENTO



DD.. DDeessccrriippcciióónn ddee aaccttiivviiddaaddeess yy rreessppoonnssaabblleess

Actividad Responsable Descripción de las Actividades

D.1 Solicitud de Aprobación de Horas Extras

1. Identificación Necesidad de HE en su unidad [JI]

Jefe Inmediato

Identifica la necesidad de trabajar horas extras para su personal, según la carga de trabajo de la unidad. Si fuese necesario, toma en cuenta que estas no pueden exceder de: Días Horas Máximas Hábiles, de lunes a viernes: Cuatro (4) horas. Inhábil, sábado: Ocho (8) horas. Inhábil, domingo: Doce (12) horas. Festivos, de asueto o permisos oficiales: Doce (12) horas. En casos emergentes, que por la naturaleza del servicio, los trabajadores deban laborar más de 12 horas diarias, con pleno consentimiento del trabajador, como pilotos, agentes de seguridad, personal de montaje y desmontaje de eventos deportivos, tendrán derecho al pago de horas extras que se laboren con exceso al límite de 12 horas diarias. De lo anterior se exceptúan las personas que se desempeñan como guardianes, quienes tienen aprobadas como jornada extraordinaria, los turnos que laboren con exceso a 48 horas semanales. (Art. 19 inciso c) tiempo extraordinario) NOTA 1: Todo nombramiento para elaborar tiempo extraordinario (APE-FOR-06) debe gestionarse previo a la ejecución del mismo.

2. Elaboración de

nombramiento a personal autorizado a

trabajar HE [JI-SG]

Jefe Inmediato / Subgerente

Elabora forma APE-FOR-06 “Nombramiento para laborar tiempo extraordinario”; En caso que el nombramiento es emitido por un Jefe Inmediato deberá gestionar la firma del Subgerente, (Si fuese emitido por el Subgerente no será necesaria la firma del Jefe Inmediato); previo a entregar a cada trabajador para que este lo anexe al reporte correspondiente de Horas Extras. De existir observaciones por parte del Subgerente deberá solventar con el Jefe Inmediato previo a hacerlo de conocimiento al trabajador. NOTA 2: Dicho nombramiento deberá ser elaborado por día y entregarse previo al trabajo de las horas extras que han sido autorizadas; Sin este, ningún trabajador deberá prestar sus servicios.

3. Asistencia y Puntualidad [T]

Trabajador

Asiste a sus labores dejando registros correspondientes según procedimiento de Asistencia y Puntualidad APE-MAN-03 o 07 correspondiente.

4. Solicitud de informe de

asistencia a la Subgerencia de Desarrollo Humano [SG]

Subgerente de área

A fin de cada mes, solicita a la Dirección de Gestión de Personal, o bien al Administrador de Instalación (En caso sea personal departamental), según el caso, el registro de la asistencia a labores diarias (Reloj biométrico, Reloj Tarjetero, Libro de Asistencia, u otro autorizado por la Subgerencia de Desarrollo Humano) del personal de la unidad por medio de una nota con base a los nombramientos emitidos en el mes. NOTA 3: No se entregarán registros de asistencia de forma individual, salvo autorización del Subgerente de Área.

5. Impresión o copia informe de asistencia según solicitud [ACAP – AI]

Asistente de contratación y acciones de personal /

Administrador de Instalación

Imprime o copia, según el sistema de registro de asistencia utilizado en la dependencia de trabajo (Reloj biométrico, tarjeta de marcaje, libro de asistencia), el informe de asistencia del trabajador de acuerdo con la solicitud del subgerente enviada en el paso anterior.

D2. Solicitud de pago de Horas Extras

PROCEDI MIENTO




6. Solicitud de pago de HE [T]

Trabajador

Llena formas APE-FOR-07 “Reporte de Horas Extras”, conforme a las horas autorizadas en el APE-FOR-06 “Nombramiento para elaborar tiempo extraordinario”. Adjunta las formas respectivas de Reporte de Horas Extras, el o los nombramientos recibidos, informes de resultados obtenidos (si aplicase, adjuntar fotocopia del trabajo realizado) y control de asistencia correspondientes. Traslada para autorización de reporte al Jefe Inmediato. Continúa en paso 7. En el caso de trabajadores con cargo de guardianía deberán entregar el expediente a la Subgerencia de Gestión Nacional, para conocimiento y traslado a la SDH. Continúa en paso 8.

7. Revisión de reporte de HE, nombramiento e informes de resultados [JI]

Jefe Inmediato

Revisa reportes entregados, revisando que todos los datos y horas reportadas según nombramientos previos. De existir correcciones regresa al paso 6. De estar todo correcto signa de autorizado los formularios correspondientes y traslada al Subgerente de área para su autorización. Procede en paso 8.

8. Autorización de informes de Horas Extras

[SG]

Subgerente de

Área

Signa de autorizado cada formulario de reporte de horas extras, previamente revisado por el Jefe Inmediato. Entrega a asistente para el llenado de APE-FOR 05 “Consolidado Mensual de Horas Extras”, firma en el espacio correspondiente y traslada a Gerencia para autorización. Traslada a Asistente de área para el resguardo de los formularios de cada trabajador, mientras gestiona la autorización por parte de Gerencia.

9. Solicitud de autorización para pago de

HE [G]

Gerente

Recibe APE-FOR-05 “Consolidado mensual de Horas Extras” de cada subgerencia de la institución, analiza y autoriza lo solicitado, firmando en el espacio correspondiente en formulario; traslada a la subgerencia correspondiente. De no autorizar alguno, informa al Subgerente y finaliza el proceso. Nota 4: De tener observaciones o dudas solventa oportunamente con el Subgerente.

10. Realización de listado de informes a trasladar a SDH [ASG]

Asistente de Subgerente de

Área

Realiza listado de los expedientes de reporte de Horas Extras autorizados, para traslado a la Dirección de Gestión de Personal en forma conjunta. Los informes que sean entregados posteriores al quinto día hábil del mes posterior al reportado, serán tramitados posteriormente.

11. Recepción y revisión de reportes de HE

[ANP]

Asistente de Nominas y Planillas

Recibe expedientes de Horas Extras por unidad, durante los 5 días hábiles del mes siguiente al mes que se reporta en el APE-FOR-07 “Reporte de Horas Extras”, resguardando los mismos para su revisión. Revisa los mismos en cuanto al cumplimiento de papelería de respaldo y horas reportadas. Continúa en paso 13. De tener observaciones o comentarios en estos, regresa informe a la unidad responsable, con Vo.Bo. de la Coordinadora de Nominas y Planillas, para la corrección de los mismos y continuidad del proceso de pago, dicho rechazo quedara reflejado en APE-FOR-09 “Boleta de Rechazo de reporte de Horas Extras”. Continúa en paso 12.

12. Corrección de Informe y gestión de firmas [T]

Trabajador

Realiza correcciones al reporte de horas extras o papelería de respaldo, según las observaciones de la Dirección de Gestión de Personal mencionadas en el APE-FOR-09 “Boleta de Rechazo de reporte de Horas Extras”. Debiendo de ser necesario gestionar nuevamente las firmas de autorización correspondientes.

PROCEDI MIENTO




13. Signa de revisado el

informe [ANP – CNP]

Asistente / Coordinador de

Nominas y Planillas

Signa de revisado en el espacio correspondiente en la forma APE-FOR-07; solicitando el Vo.Bo. del Director de Gestión de Personal.

D3. Pago de Horas Extras

14. Elaboración de Planilla de HE [ANP – CNP]

Asistente /

Coordinador de Nominas y Planillas

Elabora planilla para pago de Horas Extras, conforme a los reportes recibidos y parámetros legales vigentes. • Un cincuenta por ciento (50%) más de recargo sobre el salario ordinario, si se ejecuta en

días hábiles o en descanso semanal. (Art. 20 Pacto Colectivo CDAG)

• Un cien por ciento (100%) más de recargo sobre el salario ordinario, si se ejecuta en días de asueto o cuando coincida un día de asueto pagado y un día de descanso semanal. (Art. 20 Pacto Colectivo CDAG)

• Se aplicará el 4.83% de descuento del Instituto Guatemalteco de Seguridad Social -IGSS- o el porcentaje que en su oportunidad la ley determine, sobre el pago total de tiempo extraordinario.

Signa de elaborado la planilla, solicitando las firmas de Vo. Bo. al Director de Gestión de Personal y aprobación del Subgerente de Desarrollo Humano en la misma. Traslada a la Dirección de Contabilidad para revisión previa al pago de la planilla.

15. Revisión previa

documental [DC]

Contabilidad

Revisa elaboración de planilla, según FIN-PRO-12 “Revisión Previa Documental” De existir observaciones regresa planilla a Nominas y Planillas para las correcciones correspondientes. Continúa en paso 16. De lo contrario regresa papelería para proceder a la carga de la planilla al sistema para pago. Continúa en paso. 17.

16. Cambios de Planilla de HE [ANP – CNP]

Asistente / Coordinador de

Nominas y Planillas

Realiza cambios y/o correcciones según las observaciones realizadas para proceder al pago de la planilla de HE. Solicitando de ser necesario, nuevamente, las firmas correspondientes. Regresa al paso 15.

17. Carga planilla en sistema de

pago electrónico y traslado de

planillas [CNP]


Realiza carga del archivo correspondiente al sistema de pago. Imprime las planillas para solicitud de firmas y continua el trámite pago correspondiente, ya sea por acreditación electrónica o bien para elaboración de cheques.

18. Solicitud de firmas de planillas de

pago de Horas Extras [CNP]

Coordinador de de Nominas y

Planillas

Solicita firma del Director de Gestión de Personal y Subgerente de Desarrollo Humano previo al traslado de la planilla elaborada a la subgerencia financiera. Adjunta reportes de horas extras y documentos adjuntos remitiéndolos la Asistente de la Subgerencia Financiera, para continuidad del proceso (ya sea pago electrónico o cheque) y resguarda de los documentos. NOTA 5: De realizarse el pago por medio de cheque, consultar el procedimiento FIN-MAN-13 Pago por medio de emisión de cheques o acreditamiento bancario.

19. Revisión y habilitación de pago en el

sistema [ASGF]

Asistente de Subgerencia Financiera

Revisa la carga realizada en el sistema para pago, y la planilla impresa recibida, habilitando el pago en el sistema. De existir observaciones comunica al Coordinador de Nominas y Planillas para las correcciones correspondientes. Paso 17. De lo contrario, traslada planilla impresa a Subgerente Financiero, continua en paso 20.

PROCEDI MIENTO




20. Autorización e impresión de pago en el

sistema [SGF]

Subgerente Financiero

Autoriza pago de planilla en el sistema. Imprime constancia o comprobante de pago generado por el sistema, adjuntándola a la planilla de pago de Horas Extras. Trasladando los documentos a la Dirección de Presupuesto.

21. Registros contables [DP/DC/DT]

Dirección de presupuesto / Dirección de contabilidad

Continúa según proceso correspondiente de registros contables.

22. Archivo de documentación

[CNP]


Recopila y archiva documentación correspondiente.

EE.. MMoonniittoorreeoo yy aannáálliissiiss


23. Registro de justificaciones de rechazo de expedientes de

HE


Registra digitalmente la justificación plasmada en APE-FOR-09 “Boleta de Rechazo de reporte de Horas Extras” pudiendo ser errores de información, uso de formas, falta de documentación, firmas, entre otros. Dicha información será organizada por unidades administrativas, razón de rechazo y numero de reincidencias de las mismas de forma mensual.

24. Análisis de resultados

Coordinador de Nominas y Planillas / Director de Gestión

de Personal

Analiza los resultados por unidad administrativa, proponiendo oportunidades de mejora para las mismas.

25. Realimentación

a los Subgerencias

Subgerente SDH / Director de Gestión

de Personal

Realimentan a los Subgerentes de los resultados e informan soluciones para el siguiente mes.

PROCEDI MIENTO



HH.. FFlluujjooggrraammaa

RESPONSABLES (en orden alfabético) SIMBOLOGÍA:

1. [ACAP – AI] Asistente de contratación y acciones de personal / Administrador de Instalación

2. [ANP] Asistente de Nominas y Planillas 3. [ASG] Asistente de Subgerente de Área 4. [ASGF]Asistente de Subgerencia Financiera 5. [CNP] Coordinador de Nominas y Planillas 6. [DP/DC/DT] Dirección de Presupuesto, Contabilidad y Tesorería 7. [G] Gerente 8. [JI] Jefe Inmediato 9. [SG] Subgerente de Área

10. [SGF] Subgerente Financiero

11. [T] Trabajador

D.1 Solicitud de Aprobación de Horas Extras

1. Identificación Necesidad de HE en su unidad [JI]

2. Elaboración de nombramiento a personal autorizado a trabajar HE [JI-

SG]3. Asistencia y Puntualidad [T] 4. Solicitud de informe de asistencia a

la Subgerencia de Desarrollo Humano [SG]

5. Impresión o copia informe de asistencia según solicitud [ACAP – AI]

D2. Solicitud de pago de Horas Extras

6. Solicitud de pago de HE [T]

7. Revisión de reporte de HE,

nombramiento e informes de

resultados [JI]

8. Autorización de informes de Horas Extras [SG]

9. Solicitud de autorización para pago de HE [G]

10. Realización de listado de informes a trasladar a SDH [ASG]

11. Recepción y revisión de

reportes de HE [ANP]

12. Corrección de Informe y gestión de firmas [T]

13. Signa de revisado el informe [ANP –CNP]

D3. Pago de Horas Extras14. Elaboración de Planilla de HE [ANP

– CNP]15. Revisión previa documental [DC]

16. Cambios de Planilla de HE [ANP – CNP]

17. Carga planilla en sistema de pago electrónico y traslado de planillas

[CNP]

18. Solicitud de firmas de planillas de pago de Horas Extras [CNP]

19. Revisión y habilitación de

pago en el sistema [ASGF]

20. Autorización e impresión de pago en el sistema [SGF]

21. Registros contables [DP/DC/DT] 22. Archivo de documentación [CNP]

Título de sección

Actividad Decisión

Generación de registro

Recepción o archivo de expediente

Repetir pasos o ir a

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solicitud, aprobaciÓn y pago de horas...

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