SOFTWARE ADMINISTRATIVO

BIENVENIDOS

Estimado lector: Le doy la bienvenida a este tutorial, que pretende poner de manifiesto una serie de conocimientos sobre el Software Administrativo: sus características generales, menús, barra de herramientas, crear una empresa, crear un usuario. Todo esto con la intención firme de que sirva para su posterior implementación en su empresa.

Un SOFTWARE Es el conjunto de programas de cómputo, procedimientos, reglas, documentación y datos asociados que forman parte de las operaciones de un sistema de computación.

¿QUÉ ES UN SOFTWARE?

¿QUÉ ES UN SOFTWARE ADMINISTRATIVO?

Es un sistema que ayuda a las empresas a contar con herramientas que se ajusten a sus necesidades para aumentar sus ventas, controlar sus costos, ser más competitivas, ofrecer un mejor servicio al cliente, dar mejores rendimientos, consolidar operaciones, ser más productivas y adaptarse a nuevas tecnologías, entre otros.

¿POR QUÉ SE DEBE INVERTIR EN UN SOFTWARE

ADMINISTRATIVO?Como empresa es importante contar con las

herramientas necesarias para administrar y evaluar nuestros procesos, un software es una herramienta que nos ayuda a organizar y a procesar la información que se genera a lo largo del crecimiento de una empresa o negocio, gracias a la información que se genere podemos tomar mejores decisiones.

CARACTERÍSTICAS GENERALES

Se configura en función de las necesidades de la empresa.

Permite manejar diferentes contratos: asignaciones, retenciones, deducciones, entre otros.

Facilita el establecimiento de la frecuencia del cálculo (semanal, quincenal, mensual).

Comprende distintos elementos: fracturación, inventario, nómina, otros.

CARACTERÍSTICAS GENERALES

Muestra reportes generalizados del funcionamiento de la empresa.

Es seguro y auditable.

Se adapta al funcionamiento de la empresa.

Maneja grandes volúmenes de información referente a la constitución de la empresa.

MENÚ PRINCIPALEl menú principal, permite comprender los distintos componentes del sistema. Suponiendo que el Software seleccionado por la empresa sea completo, el menú principal debe estar compuesto, entre otros elementos por los siguientes: nómina, inventario y facturación. Sin embargo, la mayor parte de las empresas prefieren adquirir software administrativos por módulos.

SUB-MENÚARCHIVO: Maneja las funciones de la barra de herramientas y las opciones: seleccionar empresa, usuario, imprimir o modificar reportes, configurar impresión.

EDICIÓN: Maneja las funciones que se manipulan en el texto: cortar, pegar, copiar.

PROCESOS: Permite seleccionar los procesos del sistema.

SUB-MENÚTABLAS: Permite seleccionar las tablas del sistema.

REPORTES: Permite seleccionar los reportes del sistema.

MANTENIMIENTO: Permite Seleccionar las opciones del sistema, que están relacionadas con el mantenimiento de los datos y configuración del sistema.

BARRA DE HERRAMIENTASPRIMERO: Muestra el primer registro de la ventana activa en base al orden vigente.

ANTERIOR: Muestra el registro anterior de la ventana activa en base al orden vigente.

SIGUIENTE: Muestra el registro siguiente de la ventana activa en base al orden vigente.

ÚLTIMO: Muestra en pantalla el ultimo registro de la ventana activa en base la orden vigente.

BARRA DE HERRAMIENTASBUSCAR: Esta función busca en la ventana activa el registro deseado y lo muestra en la pantalla.

NUEVO: Esta función prepara la ventana activa (tabla o proceso) para agregar un registro

ELIMINAR: Elimina el registro que esta en la pantalla.

Guardar: Graba los cambios que se han efectuado sobre el registro que está en pantalla.

CREAR UNA EMPRESAPara crear una empresa se debe hacer uso de la opción EMPRESAS en el sub-menú MANTENIMIENTO. Dicha opción le permite crear nuevas empresas, así como buscar, modificar y eliminar los datos de las empresas que ya están registradas haciendo uso de la barra de herramientas. Cada empresa tiene un directorio por separado, por ello deben configurar las características de funcionamiento a través de los parámetros de la empresa.

CREAR UN USUARIOPara crear una usuario se debe hacer uso de la opción USUARIOS en el sub-menú MANTENIMIENTO. Dicha opción le permite crear nuevos usuarios, así como buscar, modificar y eliminar los datos de las usuarios que ya están registrados haciendo uso de la barra de herramientas. Antes de crearlo debe estar creado el mapa de acceso del mismo, que define las opciones que el mismo podrá usar.