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SISTEMAS DE REGISTRO

SISTEMAS DE REGISTRO.

INTRODUCCIN.-

Los sistemas de registro para algunos autores mal llamados as, porque consideran que el nico sistema es la partida doble o actualmente de dualidad econmica, para otros son procedimientos de registro. Independientemente de cmo se consideren, estos son la base o sustento donde se encuentran registradas las operaciones por una entidad econmica.

Tenemos diferentes disposiciones legales que obligan a las entidades econmicas a establecer un sistema contable de registro, como son el Cdigo Fiscal de la Federacin, y su Reglamento, La ley del Impuesto sobre la Renta y su Reglamento, la Ley del Impuesto al Valor Agregado, y el Cdigo de Comercio.

Existen y han existido a travs de la historia diferentes sistemas de registro, pero se considera que estos diferentes sistemas son una evolucin a travs del tiempo, con el fin de encontrar el ms apropiado con el propsito de registrar de la manera ms eficaz, econmica y oportunamente las operaciones relacionadas, con el objetivo de tener un mayor control de ellas y una mejor informacin financiera.

Inicialmente como todas las actividades humanas, se han realizado de manera manual y con el tiempo se han perfeccionado a travs del uso de la mquina y la tecnologa y es as como consideramos dos tipos de sistemas: Manuales y Electrnicos.

Para establecer un sistema de registro es necesario considerar, el tamao de la empresa ya que lo importantes es que agilice los registros contables y la elaboracin de la informacin y otro punto importante sera el costo de su manejo.

Tambin debemos considerar las caractersticas y necesidades de la empresa, tanto econmicas como de control y de informacin, y adems de las dos anteriores, tomemos en cuenta el Tipo y Volumen de las operaciones realizadas, puesto que hay entidades que realizan muchas operaciones en un da con importes pequeos y otros que realizan una o dos, en general pocas operaciones al da pero con montos importantes.

SISTEMAS DE REGISTRO MANUALES

Como su nombre indica, stos sistemas son aquellos que se llevan a cabo por medio de registros elaborados a mano, existiendo una gran variedad de ellos, mismos que varan de acuerdo con las necesidades de informacin de cada entidad, y si bien es cierto que algunos de ellos, dada la propia evolucin, han cado en la obsolescencia, es importante mencionarlos y conocer su manejo como parte de la historia y que sirva como antecedente y preparacin para el profesionista.

Entre los sistemas manuales podemos mencionar:

Diario Tabular Columnar

Sistema de Diario y Caja

Plizas

Sistema Centralizador

Sistema de Cuentas por Cobrar

Sistema de Cuentas por Pagar

utilizar una sola columna para aquellas cuentas que tienen ya sea solo movimientos deudor o acreedor, como las cuentas de ventas, compras, gastos de administracin etc, si llegara a tener un movimiento contrario, se asentaran en la columna de varias cuentas.

Columna de Varias Cuentas.- Esta columna se utiliza para aquellas cuentas que tienen poco movimiento como terrenos, edificio, acreedores hipotecarios, Capital, etc, anotando las cantidades de cargos y abonos en las columnas respectivas, y en la tercera se anotar el nombre de la cuenta que se carga y de la que se abona.

Para registrar las operaciones en este diario puede hacerse de dos maneras a saber:

a) Utilizar tantos renglones como cuentas afecten la operacin , es decir anotando el nombre de las cuentas que se afecten , en cada uno de ellos, tal y como se hace en el registro de diario normal.

b) La otra forma es suprimir en la columna de concepto, el nombre de las cuentas que se afectan, utilizando este espacio, para anotar una pequea redaccin que identifique a la operacin. Esta forma se hace, puesto que de alguna forma , la columna de cuentas afectas, ya nos est indicando que cuentas se estn utilizando en el registro.

Al utilizar el diario tabular, la empresa se encuentra con las siguientes:

Ventajas.

a) Al concentrar las operaciones y registros en un solo libro, podemos conocer tanto el movimiento deudor como el acreedor de cada cuenta , sin consultar el libro mayor.

b) Hacer un solo pase al diario general y al mayor , por concentracin, sin necesidad de hacer uno de operacin por operacin.

Las desventajas que presenta son:

a) El trabajo de registro se hacer por una sola persona, y esto evita la divisin del trabajo, lo cual no es recomendable como medida de control interno.,

b) Si la contabilidad de la empresa, debido a la multitud y variedad de sus operaciones, requiere de mayor cantidad de cuentas, ser necesario el uso de una mayor cantidad de columnas , lo cual nos dara como resultado, un tabular demasiado grande.

c) Relacionado con el punto anterior, si se emplean pocas columnas para las cuentas, la columna de varias cuentas quedar saturada, dificultando su control.

El periodo de concentracin debe ser regular durante todo el ao, es decir puede ser semanal, mensual etc. , este periodo solo debe ampliarse o reducirse al iniciar un nuevo ejercicio.

El importe del pase por concentracin que se hace al mayor, se obtiene de la suma de los cargos y los abonos de cada cuenta que tenga columna y las que no tengan se obtiene del resumen que se haga de la columna de varias cuentas donde se anotar el nombre de la cuenta y la suma de los cargos y abonos que en total recibi cada una de ellas, dando este resumen, sumas iguales tanto en el debe como en el haber.

Ejemplo prctico:

El Comercio de Hermosillo, tiene al inicio del ejercicio la siguiente informacin:

Bancos $34,800.00, Clientes $ 45,900.00, Almacn $ 124,700.00 Edificio $ 100,000.00 Proveedores, 85,600.00 y Capital $ 219,800.00.

Las Operaciones del periodo fueron las siguientes:

1. Compra de mercanca a crdito por $ 86,900.00 e intereses de 3,000.

2. Por la compra anterior se pagan fletes por $2,000.00 con cheque.

3. Venta de mercanca por $ 318,000.00, y los clientes liquidan $100,000.00 al contado con cheque y el resto a crdito. El costo es el 30% del precio de venta.

4. Se pagan los sueldos correspondientes al departamento de administracin por $20,000.00 con cheque.

5. Se le devuelve a proveedores $1,500.00 de mercancas, de la compra a crdito.

6. Se realizan gastos de publicidad por $5,000.00 los cuales se quedan a deber para dentro de un mes.

7. Se recibe pago de los clientes por $15,000.00 con cheque.

8. Los clientes de la venta al contado nos devuelven $2,000.00 de mercancas (Costo del 30%.)

9. Le prestamos a un empleado $1,000.00 en efectivo.

10. Se le paga a proveedores $18,000.00 con cheque.

11. Venta de Mercancas por $90,000.00 a crdito (Costo del 30% del precio de venta)

12. Compra de mercanca por $50,000.00 a crdito ms intereses de $2,000.00

SE PIDE:

a) Registros Contables es asientos del Diario Tabular.

b) Comprobacin del registro de las columnas de cada una de las cuentas y de la columna de varias cuentas.

c) Pase del asiento de concentracin a esquemas T de mayor.

El Comercio de Hermosillo,

Calle del Conocimiento y Ave de la Cultura

Hermosillo, Sonora.

Periodo : Septiembre de 20__

FechaConceptoNo.

AsientoBANCOSCLIENTESALMACENCOSTO. DE VENTASPROVEEDORESVENTASGTOS

ADMONGASTO

VENTAVARIAS CUENTAS

DebeHaberDebeHaberDebeHaberDebeHaberDebeHaberHaberDebeDebeNombreDebeHaber

1/09/20xxApertura134,80045,900124.70085,600Capital

Edificio100,000219,800

xxxxCompra Mca2 86,90089,900G. Financiero 3,000

xxxxPago Fletes3 3,000 3,000

xxxxVenta Mca4100,000218,00095,40095,400 318,000

xxxxPago Sueldos520,000 20,000

xxxxDev s/ Compra6 1,500 1,500

xxxxPago Publicidad7 5,000A. Diversos 5,000

xxxxPago Clientes8 15,00015,000

xxxxDev. S/ Vtas9 2,000 600 600 (2,000)

xxxxPrstamp10 1,000D. Diversos 1,000

xxxxPago a Proveedores11 18,000 18,000

xxxxVenta de Mca1290,000.27,00027,000 90,000

xxxxCompra Mcas1350,000 52,000.Gtos Financieros 2,000

TOTAL149,800 44,000353,90015,000265,200123,900122,40060019,500227,500406,00020,000 5,00010 6,000224,800

RESUMEN

Capital219,800

A. Diversos 5,000

D. Diversos 1,000

G. Financieros 5,000

Edificio100,000.

Total 106,000 224,800

Comprobacin de Registros.

CuentasMovimiento DeudorMovimiento Acreedor

Bancos149,800.44,000

Clientes353,90015,000

Almacn265,200123,900

Costo de Ventas122,400 600

Proveedores 19,500227,500

Ventas 2,000408,000

Gastos de Administracin 20,000

Gastos de Venta 5,000

Capital219,800

Edificio100,000

Acreedores Diversos 5,000

Deudores Diversos 1,000

Gastos Financieros 5,000

TOTAL1043,8001043,800

SISTEMA DE DIARIO Y CAJA (BANCOS)

Las operaciones mas comunes que celebran las empresas:

a) Corresponde a los cobros y pagos que hace en efectivo. Las ventas de contado, los cobros a clientes, las compras de contado, el pago de documentos, los gastos por sueldos, rentas, impuestos, etc.

b) Comprende otras operaciones que se realizan sin que intervenga movimiento de dinero. Las compras y ventas a crdito, la recepcin y suscripcin de documentos, etc.

Con base en la divisin de las operaciones antes sealadas dio origen a establecer el Diario de Caja (Bancos) y Diario de Operaciones Diversas.

En el Diario de Caja (Bancos) se deben anotar solamente las operaciones que originen movimientos de ingresos o egresos de efectivo.

En el Diario de Operaciones Diversas se deben de anotar solamente las operaciones que no causen movimientos de efectivo.

Esta divisin del Diario permite que las operaciones se registren oportunamente, debido a que mientras una persona anota en el Diario de Caja (Bancos) las operaciones que originan movimientos de efectivo, otra asienta en el Diario de Operaciones Diversas las que no causan movimiento de efectivo.

En el procedimiento de Diario y Caja, las operaciones se clasifican en dos grupos:

1. Operaciones simples. Son las operaciones que solamente se registran en un Diario. Tambin se puede decir que son aquellas que se efectan totalmente en efectivo, o aquellas que se celebran totalmente en forma distinta de las que se realizan en efectivo.

2. Operaciones compuestas. Son las operaciones que se registran tanto en el Diario de Caja (Bancos) como en el Diario de Operaciones Diversas. Tambin se puede decir que son las operaciones que se efectan parte en efectivo y parte en forma distinta.

A continuacin se presenta el registro de una operacin simple de Caja (Bancos) y el de una simple de Diario.

Operacin simple de Caja (Bancos). Vendimos mercancas al contado por $ 80,000.00

Bancos (Caja) - - - - - - - - - - - - - - - - $ 92,000.00

Ventas - - - - - - - - - - - - - - - - - $ 80,000.00

IVA por pagar - - - - - - - - - - - - 12,000.00

Operacin simple de Diario. Compramos mercancas por $ 20,000.00 de los cuales garantizamos $ 12,000.00 con un pagar expedido a nuestro cargo y el resto, a crdito a cuenta abierta.

Almacn - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - $ 20,000.00

IVA Acreditable - - - - - - - - - - - - - - - - - - - 3,000.00

Documentos por pagar - - - - - - - - - - $ 12,000.00

Proveedores - - - - - - - - - - - - - - - - - 11,000.00

El registro de las operaciones compuestas se debe de hacer por medio de cuentas especiales que se conocen con el nombre de cuentas puente o de enlace.

Las cuentas puente o de enlace se emplean con objeto de que las operaciones compuestas o mixtas se registren en los Diarios de Caja (Bancos) y de Operaciones Diversas, sin dar lugar a pensar o creer que se efectuaron dos operaciones diferentes, en vez de una. Las cuentas de enlace son transitorias, pues una vez que la operacin compuesta ha sido registrada en ambos Diarios, quedan saldadas o cerradas.

Las principales cuentas puente que se emplean para registrar las operaciones compuestas son:

A) Clientes-Cuenta puente. Se emplea para registrar la parte que se cobra en efectivo de las operaciones de venta d mercancas.B) Deudores Diversos-Cuenta puente. Se utiliza para anotar la parte que se cobra en efectivo de las operaciones distintas de la venta de mercancas.C) Proveedores-Cuenta puente. Se usa para asentar la parte que se paga en efectivo de las operaciones de compra de mercancas.D) Acreedores Diversos-Cuenta puente. Se emplea para registrar la parte que se paga en efectivo de las operaciones distintas de la compra de mercancas.

Las cuentas puente se abren en el Diario de Operaciones Diversas y se saldan en el de Caja, segn puede apreciarse en el registro de las siguientes operaciones compuestas:

Operacin: Vendimos mercancas por $ 15,000.00 de los cuales nos pagaron $ 4,000.00 en efectivo y el resto, mas IVA, nos firmaron un pagar.

Diario de Operaciones Diversas

Documentos por Cobrar - - - - - - - - - - - - - - - $ 13,250.00

Clientes-Cuenta puente - - - - - - - - - - - - - - - 4,000.00

Ventas - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - $ 15,000.00

IVA por pagar - - - - - - - - - - - - - - - - 2,250.00

Diario de Caja (Bancos)

Bancos (Caja) - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - $ 4,000.00

Clientes-Cuenta-puente - - - - - - - - - - - - $ 4,000.00

Si se observan los asientos anteriores, se puede apreciar que Clientes-Cuenta puente queda saldada, pues en el Diario de Operaciones Diversas se le carga $ 4,000.00 y en el Diario de Caja (Bancos) se le abona la misma cantidad.

Operacin: Compramos mercancas por $ 80,000.00 y dimos el 50% en efectivo y por el resto que caus intereses del 10% mas el IVA sobre el importe de la compra y el de los intereses aceptamos pagar una letra de cambio a nuestro cargo.

Diario de Operaciones Diversas

Compras - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - $ 80,000.00

Gastos Financieros - - - - - - - - - - - - - - - 4,000.00

IVA Acreditable - - - - - - - - - - - - - - - - - 12,600.00

Proveedores-Cuenta puente - - - - - - $ 40,000.00

Documentos por Pagar - - - - - - - - - 56,600.00

Diario de Caja (Bancos)

Proveedores-Cuenta puente - - - - - - - - - $ 40,000.00

Bancos (Caja) $ 40,000.00

Como puede observarse, la cuenta puente de Proveedores qued saldada.

Operaciones con descuento.

Las operaciones con descuento son las compras y ventas sobre las cuales se concede alguna bonificacin, tambin son las cuentas por pagar o por cobrar sobre las cuales se concede algn descuento por pagar su importe antes de plazo convenido.

Las operaciones con descuento no deben considerarse como operaciones compuestas, sino como operaciones simples de Caja (Bancos), puesto que se efectan ntegramente en efectivo; por tanto deben registrarse por completo en el Diario de Caja (Bancos).

El registro de las operaciones con descuento se debe hacer en el Diario de Caja (Bancos), en la siguiente forma: primero se registra la operacin por el importe total, o sea sin considerar el descuento y despus, se registra el descuento para que en la cuenta de Caja (Bancos) quede como saldo el importe neto recibido o pagado, segn el caso. A continuacin presentamos ejemplos:

Operacin: Al comprar mercancas por $ 25,000.00 al contado, nos concedieron un descuento del 10%.El IVA se calcula sobre el importe neto.

En el haber del Diario de Caja (Bancos)

Almacn - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - $ 25,000.00

IVA Acreditable - - - - - - - - - - - - - - - - - - 3,375.00

Bancos (Caja) - - - - - - - - - - - - - - - - $ 28,375.00

En el debe del Diario de Caja (Bancos)

Bancos (Caja) - - - - - - - - - - - - - - - - - - - $ 2,500.00

Almacn (Descuentos s/compras) - - $ 2,500.00

Obsrvese que en la cuenta de Bancos (Caja) se abon el importe total de la compra y se carg el importe del descuento y por tanto, qued con un abono neto de $ 25,875.00 que es lo que se pag realmente.

Operacin: Al vender mercancas por $ 8,000.00 al contado, concedimos un descuento del 5%. El IVA se calcula sobre el importe neto.

En el debe del Diario de Caja (Bancos)

Bancos (Caja) - - - - - - - - - - - - - - - - - - - $ 9,140.00

Ventas - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - $ 8,000.00

IVA por pagar - - - - - - - - - - - - - - - - 1,140.00

En el haber del Diario de Caja (Bancos)

Ventas (Descuentos s/ventas) - - - - - - - - - $ 400.00

Bancos (Caja) - - - - - - - - - - - - - - - - - $ 400.00

FORMAS QUE PUEDE ADOPTAR EL DIARIO DE CAJA (BANCOS)

1. Caja corrida.

2. Caja distribuida.

3. Caja tabular o columnar.

Diario de caja corrida.

El Diario de caja corrida solo se debe implantar en aquellas empresas cuya situacin econmica no les permita tener un cajero con conocimientos de contabilidad y adems, en la cuales el volumen de operaciones en efectivo no sea muy grande.

Rayado de caja corrida con dos conceptos. El rayado de este Diario es idntico al de dos pginas del libro mayor; la pgina del lado izquierdo, al abrir el libro, se destina para anotar las entradas de dinero y la que queda en el lado derecho, para asentar las salidas. Las operaciones en dinero efectivo se deben registrar en el Diario de Caja (Bancos), por el mismo orden en que se vayan efectuando. Los datos para hacer el registro se deben tomar de los comprobantes de entrada y salida de dinero tales como: facturas, recibos, notas, etc.

Cada asiento debe contener los siguientes datos: fecha de la operacin, una breve redaccin que explique el motivo de la entrada o salida de dinero, importe, nombre o nmero de las contracuentas, o sea el de las cuentas en que deben abonarse las entradas de dinero, o el de las cuentas en que deben cargarse las salidas de dinero y el nmero de las subcuentas.

Al cajero le incumbe nicamente la tarea de anotar, de los datos que hemos enumerado: la fecha, la redaccin y el importe; la aplicacin de las cuentas la debe hacer posteriormente el contador para que, por medio de ella se pueda formular el asiento de concentracin.

Rayado de caja corrida con un concepto. El rayado de este Diario es igual al de una pgina del libro Mayor con dos columnas para valores; en la primera de ellas, se anotan tanto las entradas como la existencia inicial y, en la segunda, las salidas as como la existencia final.

Diario de caja distribuida.

Esta forma de llevar el Diario de caja solo debe implantarse en empresas en las que el cajero tiene conocimientos de contabilidad y en las que el volumen de operaciones en efectivo no sea demasiado grande. La caja distribuida se puede llevar en un libro con rayado de Mayor, del cual se emplea, para registrar las operaciones, una o dos pginas.

La forma de registrar las operaciones es muy semejante a la expuesta para la caja corrida; la nica diferencia est en que la aplicacin de las cuentas las hace el cajero, en vez del contador; por tanto, a ste ltimo solamente le incumbe hacer, en el Diario General uno o dos asientos de concentracin por las entradas y salidas de caja.

Diario de caja tabular.

Esta forma de llevar el Diario de caja solo conviene implantarla en empresas en las que el cajero tiene conocimientos de contabilidad, y en las cuales adems, el volumen de operaciones en efectivo llega a ser de cierta importancia; pero tambin se puede implantar cuando el cajero no tenga suficientes conocimientos de contabilidad; en tal caso el contador lo llevar, tomando los datos de la caja corrida que lleve el cajero, o directamente de los comprobantes de entradas y salidas que ste le proporcione.

Rayado del Diario de caja tabular. El Diario de caja, adems de las columnas de fecha y nmero de asiento, as como de los espacios de concepto y subcuentas, debe contener varias columnas de valores, para asentar los cargos y abonos de las cuentas que reciban constante movimiento por las entradas y salidas de dinero efectivo, y espacio de varias cuentas para anotar los cargos y abonos de las que reciban poco movimiento por las entradas y salidas de dinero efectivo.

Las cuentas que, por lo regular reciben abonos constantes por entradas de dinero efectivo son: las Ventas, IVA por pagar, Clientes y Documentos por Cobrar; a cada una de ellas se les destina una columna especial de valores; los cargos que llegasen a recibir, lo cual no es muy frecuente, se anotarn en el espacio de varias cuentas.

Las cuentas que casi siempre reciben cargos constantes por salidas de dinero efectivo son: las Compras o Almacn, IVA acreditable, Proveedores, Documentos por Pagar, Gastos de Venta y Gastos de Administracin; a cada una de ellas se les destina una columna especial de valores; los abonos que llegasen a recibir, por ser espordicos, se anotarn en el espacio de varias columnas.

Formas que puede adoptar el Diario de caja tabular. El Diario de caja tabular puede adoptar tres formas distintas al distribuir las columnas y espacios que constituyen su rayado, las cuales se denominan:

a) Diario de caja tabular con concepto en el lado izquierdo.

b) Diario de caja tabular con dos conceptos.

c) Diario de caja tabular con concepto en el centro.

DIARIO DE OPERCIONES DIVERSAS

El Diario de operaciones diversas que, como sabemos, es el que se emplea para registrar las operaciones de diario, o sea las que no promueven movimientos de dinero efectivo, puede adoptar la forma de Diario Continental o la de Diario tabular. Es conveniente llevarlo en forma continental cuando funciona como Diario principal y en forma tabular, cuando se usa como Diario auxiliar.

Cabe indicar la diferencia que hay entre el Diario principal y los Diarios auxiliares.

Diario principal. El Diario principal, tambin conocido con el nombre de Diario general, es aquel en el cual quedan registradas todas las operaciones efectuadas por la empresa; de l se hacen los pases a la cuentas del Mayor.

Diarios auxiliares. Son aquellos en los cuales se registran determinados grupos de operaciones; de ellos, por conducto de Diario general, se hacen los pases a las cuentas del libro Mayor; en Mxico, cuando la empresa tiene establecido el sistema de registro electrnico, los pases a las cuentas del libro Mayor se hacen de manera automtica e instantnea.

PROCEDIMIENTO CENTRALIZADOR

El procedimiento de Diario y Caja, estudiado en el captulo anterior, aunque tiene la ventaja de que hace posible repartir entre dos personas el trabajo de registro de operaciones, solamente debe implantarse en aquellas empresas que efectan un bajo nmero de operaciones puesto que la divisin del trabajo que permite, no es suficiente para registrar, oportunamente, un volumen muy alto de operaciones.

Para poder registrar eficaz y oportunamente un gran nmero de operaciones, se requiere de procedimientos por los cules se puede dividir an ms el trabajo de registro de dichas operaciones.

En este captulo, vamos a estudiar el procedimiento Centralizador, que es el primero en facilitar la distribucin del trabajo contable entre ms de dos personas.

El procedimiento Centralizador es el resultado de la segunda evolucin que sufri el Diario continental al dividirse en varios diarios.

El procedimiento Centralizador se basa en asignar un diario especial a cada clase de operaciones que se efecten repetidas veces.

Para fijar el nmero de diario especiales que deben establecerse al implantar este procedimiento, es preciso determinar cules son los grupos de operaciones que se repiten frecuentemente, hecho lo cual, se establecen tantos diario especiales como grupos de operaciones se encuentren en las condiciones antes sealadas.

Por tanto, en el procedimiento Centralizador, el nmero de diarios especiales es ilimitado, debido a que se fija con relacin al nmero de grupos de operaciones que se efectan con ms frecuencia.

Grupos de operaciones que se efectan con ms frecuencia. Los grupos de operaciones que se efectan repetidas veces, por lo general, en empresas importantes, son los siguientes:

a) Cobros y pagos en efectivo.

b) Compras de mercancas al contado, a crdito y con garanta documental.

c) Ventas de mercancas al contado, a crdito y con garanta documental.

d) Ventas de mercancas a precios de costo.

e) Expedicin o aceptacin y pago de documentos que garantizan compras de mercancas u otros conceptos.

f) Recepcin, cobro y endoso de documentos que garantizan ventas de mercancas u otros conceptos.

Diarios especiales. De acuerdo con los grupos de operaciones anteriores, los Diarios especiales que se deben establecer al implantar el procedimiento de registro centralizador, son:

Diario de caja.

Diario de compras.

Diario de ventas.

Diario de salidas de almacn.

Diario de documentos por pagar.

Diario de documentos por cobrar.

Diario de operaciones diversas.

Los diarios especiales antes indicados se usan como diarios auxiliares; en ellos se registran, con todo detalle, las operaciones que se efectan durante el ejercicio, y al terminar ste, cada uno de ellos debe pasar su movimiento, en un solo asiento de concentracin, al Diario General.

Las concentraciones de los diarios especiales que recibe el Diario general, se deben pasar a las cuentas del Mayor, en la forma acostumbrada.

Los mayores auxiliares reciben pases constantes directamente de cada uno de los diarios especiales, con el objeto de que las subcuentas que ellos contienen, se lleven al da

Es posible suprimir el Diario general y , a faltas de l, podr suplirse por el Diario de operaciones diversas; en tal caso, a este ltimo se deben pasar los asientos de concentracin de los diarios especiales.

Los diarios especiales deben absorber ntegramente las operaciones para los cuales fueron diseados; a continuacin, indicamos las operaciones que corresponden a cada uno de ellos, as como los asientos que producen.

GRAFICA DEL PROCEDIMIENTO CENTRALIZADOR

Clave

Pase constante

Pase por concentracin

Igualdad o concordancia

Diario de Caja

En este diario, que puede adoptar la forma corrida, distribuida o tabular, se deben anotar nicamente operaciones que originan movimiento de numerario, o sea de entrada y salidas de dinero efectivo. En lugar de este diario se puede llevar el de bancos, con fondo de caja chica.

Las operaciones que nicamente afectan al Diario de caja se registran en igual forma que en el procedimiento de Diario y caja estudiado en el captulo anterior; en cambio, las que adems de afectar al Diario de caja afecten a otro diario, se deben registra en ambos diarios, por medio de cuentas puente o de enlace.

De los grupos de operaciones que se efectan que se efectan constantemente, por lo general en empresas mercantiles importantes hay algunos que adems de afectar al Diario de caja afectan a otro diario; entre ellos, estn los de compras y ventas de mercancas al contado.

Compras al contado. Para poder anotar las compras de mercancas al contado, tanto en el Diario de caja, como en el de compras, sin que el registro de duplique, se deben usar la cuenta puente Compras al contado, la cual tiene el siguiente movimiento:Compras al contado

Esta cuenta carece de saldo una vez que la operacin ha sido registrada en ambos diarios.

Como puede apreciarse, la cuenta puente permite que en los diarios de compras y caja puede registrada la parte que corresponde de la operacin a cada uno de ellos, o sea que en el Diario de compras nicamente queda asentada la compra, y en el de caja, solamente el pago de la compra.

Registro de una compra al contado. Operacin 315, del 6 de julio del presente ao, Compramos mercanca al contado riguroso por $ 2 000.00 Palacio de Hierro, S.A., segn factura 379287.

NOTA: Para todas las operaciones de este captulo que causen IVA se va a tomar como tasa el 15%.

Diario de comprasAlmacn ................................................................. $ 2 000.00

IVA acreditable ..................................................... 300.00

Compras al contado .......................

$ 2 300.00

Diario de Caja

Caja

Compras al

Ao de X

FECHA

NM.

CONCEPTO

CONTADO

CTA. PTE.

DebeHaberDebe

Julio 6 315 Palacio de Hierro, S.A., su fac. nm. 379284$ 2 300.00$ 2 300.00

A continuacin se explica la forma en que se deben registrar las ventas al contado.

Ventas al contado. Para poder asentar las ventas de mercancas al contado, tanto en el Diario de caja, como en el de ventas, sin que el registro se duplique, se debe usar la cuenta puente Ventas al contado, la cual tiene siguiente movimiento:

VENTAS AL CONTADO

Se ca

Esta cuenta carece de saldo, despus de que la operacin ha sido registrada en ambos diarios. Como puede observarse, la cuenta puente permite que en los Diarios de ventas y caja quede registrada la parte que corresponde de la operacin a cada uno de ellos, o sea que en el Diario de ventas nicamente queda asentada la venta

Registro de una venta al contado. Operacin 632, del 7 de julio del presente ao . Vendimos mercancas al contado riguroso por $ 3000.00 al Sr. Eduardo Gmez, segn factura 126.

Nota: no olvide que, para todas las operaciones de este captulo que causen IVA se va a tomar como tasa el 15%.

Diario de ventasVentas al contado ................................................................................ $ 3 450 00

Ventas ....................................................................................... $ 3 000 00

IVA por pagar ...........................................................................

450 00

Diario de Caja

Ventas al

Ao de X

CONTADOFECHA

NM.

CONCEPTO

Caja

CTA. PTE

DebeHaberHaber

Julio 7 632 N/fac. 126, al Sr. Eduardo Gmez$ 2 450.00$ 3 450.00

Pago de documentos. El pago de documentos que garantizan compras de mercancas u otros conceptos 369 es otro de los grupos de operaciones que adems de afectar al Diaria de caja afecta a otro para registrar el pago de los documentos, tanto en el Diario de documentos por pagar, como en el de caja, sin que el registro se duplique, se usa la cuenta puente de Proveedores, si es que los documentos proceden de la compra de mercancas; o la de Acreedores diversos- Cuenta puente, si proceden de otros conceptos, por ejemplo, compra de mobiliario y equipo, etcteraPROVEEDORES CUENTA PUENTE Esta cuenta carece de saldo despus de que la operacin ha sido registrada en ambos diarios.

El objeto de registrar el pago de los documentos tanto en el Diario de caja como en el de documentos por pagar, es que este ltimo proporcione el saldo de documentos por pagar.

Registro de pago de un documento. Operacin 614, del 6 de mayo del presente ao. Pagamos L/876 a/fr. Del proveedor la Mercantil, S.A., Por $ 3 000.00.

Diario de documentos por pagar

Documentos por pagar ............................................................... $ 3 000.00

Proveedores-Cuenta puente .........................................

$ 3 000.00Diario de Caja

Ao de X

FECHA

NM.

CONCEPTO

CAJA PROVEEDORES

CTA. PTE.DebeHaberHaber

Mayo 6 614 /876 a/fr. De la mercantil, S.A.$ 3 000.00$ 3 000.00

ACREEDORES DIVERSOS CUENTA PUENTE

Esta cuenta carece de saldo despus de que la operacin ha sido registrada en ambos diarios. Registro del pago de un documento. Operacin 312, del da 6 de mayo del presente ao. Pagamos L/689 a /fr. Del acreedor Mueblera Rex, S.A, por $ 3 200.00

DIARIO DE DOCUMENTOS POR PAGAR

Documentos por pagar ........................................................................... $ 3 200.00

Acreedores diversos Cuenta Puente ........................................ $ 3 200.00

Diario de Caja

ACREEDORES

DIVERSOS

Ao de X

FECHA

NM.

CONCEPTO

Caja

CTA. PTE.DebeHaberHaber

Mayo 6 L/689 a/fr. De Mueblera Rex, S.A$ 3 200.00$ 3 200.00

Cobro de documentos. El cobro de documentos que garantizan ventas de mercancas u otros conceptos, es otro de los grupos de operaciones que adems de afectar al Diario de caja afecta a otro diario.

Para registrar el cobro de documentos tanto en el Diario de documentos por cobrar como en el de caja, se usa la cuenta puente del Clientes, si es que los documentos proceden de ventas de mercancas ; o la de Deudores diversos-Cuentas puente, si proceden de otros conceptos, por ejemplo, prstamos en efectivo, ventas de bienes del activo fijo, etctera.

CLIENTES-CUENTA PUENTE

Esta cuenta carece de saldo despus de que la operacin ha sido registrada en ambos diarios.

El objeto de registrar el cobro de los documentos tanto en el Diario de caja como en el de documentos por cobrar, es que este ltimo proporcione el saldo de Documentos por cobrar.

Registro del cobro de un documento, Operacin 915, del 8 de abril de presente ao. El seor Antonio Centeno (cliente), no pag nm. 391 por $ 5 000.00


Clientes- Cuenta puente ........................................................................ $ 5 000.00

Documentos por cobrar ...................................................... $ 5 000.00

Diario de Caja

CLIENTESAo de X

cta.PUENTEFECHA

NM.

CONCEPTO

Caja

DebeHaberHaber

Abril 8 915 P/391 a/cgo. De Antonio Centeno$ 5 000.00$ 5 000.00

DEUDORES DIVERSOS CUENTA PUENTE

Esta cuenta carece de saldo despus de que la operacin ha sido registrada en ambos diarios. Registro del cobro de un documento. Operacin nm. 129, de 10 de enero del presente ao. Cobramos L/1932 a/cgo. Del seor Emilio lvarez (deudor diverso), por $ 2 500.00.

DIARIO DE DOCUMENTOS POR COBRAR

Deudores Cuenta puente ................................................................. $ 2 500.00

Documentos por cobrar .......................................................... $ 2 500.00

Diario de Caja

Ao de XFECHA

NM.

CONCEPTO

Caja

deudores div

CTA. PTE.

DebeHaberHaber

Enero 10 129 L/192 a/cgo. De Emilio lvarez$ 2 500.00$ 2 500.00

Pago de sueldos. El pago de sueldos, adems de afectar al Diario de caja, afecta al de operaciones diversas; al de caja nicamente por lo que respecta al importe neto que se paga; al de operaciones diversas, tanto por la distribucin de sueldos, como por el clculo de los descuentos que sobre dichos sueldos se hacen a los trabajadores.

Para poder anotar el pago de sueldos tanto en el diario de caja como en el de operaciones diversas, sin que el registro se duplique, se debe usar la cuenta puente de sueldos y salarios, la cual tiene el siguientes movimientos:SUELDOS Y SALARIOS

Esta cuenta carece de saldo despus de que la operacin ha sido registrada en ambos diarios. Registro del pago de sueldos. Operacin 735, de 31 de julio del presente ao. Pagamos los sueldos de la segunda quincena, segn nmina, por $ 20 000.00, de los cuales se retuvieron $ 700.00 de impuesto personal sobre productos del trabajo y $800.00 de cuotas del Seguro Social (la distribucin de sueldos se debe hacer en esta proporcin: el 60% para el departamento de ventas y el 40% para el de administracin); adems, pagamos honorarios del tcnico de mantenimiento del equipo de oficina, por

$ 2 000.00, ms IVA del 15% , con retencin del 10% del ISR y de las dos terceras partes del IVA acreditable.

Diario de Caja

SUELDOS

SALARIOS

Ao de X

FECHA

NM.

CONCEPTO

Caja

CTA. PTE

DebeHaberDebe

Julio 31 735 Sueldos segn nmina y honorarios segn recibo.

$ 20 400.00$ 20 400.00

Diario de operaciones diversas

Gastos de venta (sueldos) ........................................$ 12 000.00

Gastos de administracin (sueldos y honorarios) 10 000.00

IVA acreditable ( de honorarios ) ............................ 300.00

Sueldos y salarios ............................................$ 20 400.00

Impuestos por pagar .........................................$ 1 900.00

ISPT retenido .........................................$ 700.00

Cuotas del IMSS retenidas ......................$ 800.00

ISR de honorarios retenido ..................... 200.00

IVA de honorarios retenido .................... 200.00

Pago de gastos por distribuir. El pago de gastos por distribuir entre varias cuentas, tales como renta, luz, telfono, etc. Adems de afectar al Diario de caja afecta al de operaciones diversas; al de caja nicamente por lo que respecta al pago; al de operaciones diversas, slo por la distribucin del gasto entre las cuentas de Gastos de ventas y Gastos de administracin.

Para poder anotar, tanto en el Diario de caja, como en el de operaciones diversa, el pago de gastos por distribuir entre varias cuentas, sin que el registro se duplique, se debe usar la cuenta puente de Gastos por distribuir, la cual tiene el siguiente movimiento.

GASTOS POR DISTRIBUIR

Esta cuenta carece de saldo despus de que la operacin ha sido registrada entre ambos diarios. Registro del pago de gastos por distribuir. Operacin 512, del 2 de abril del presente ao. Pagamos recibo nm. 29 de renta del edificio ( persona moral) por $ 2 000.00 La distribucin del importe de la renta se debe hacer en esta proporcin: el 70% para el departamento de ventas y el 30% para el de administracin.

Diario de Caja

GASTOS POR

DISTRIBUIR

Ao de X

FECHA

NM.

CONCEPTO

Caja

CTA. PTE.

DebeHaberDebe

Abril 2 512 Renta, segn recibo nm. 29$ 2 100.00$ 2 100.00

DIARIO DE OPERACIONES DIVERSAS

Gastos de venta .................................................................................... $ 1 400.00

Rentas de almacn

Gastos de administracin ...................................................................... 600.00

Renta de oficinas

IVA acreditable ...................................................................................... 300.00

Gastos por distribuir ...................................................................

$ 2100.00

Impuestos por pagar ...................................................................

200.00

ISR retenido

Operaciones efectuadas, parte al contado y el resto a crdito. La mejor forma de registrar estas operaciones consiste en considerarla ntegramente a crdito, en el diario correspondiente , y despus, registrar en el Diario de caja la parte en efectivo, como pago a cuenta del crdito. Ejemplo:

Operacin 615, del 20 de mayo. Factura 9374 del Palacio de Hierro S.A., por $ 5 000.00. de los cuales pagamos $ 1 500.00 en efectivo, y el resto, a crdito en cuenta abierta.

DIARIO DE COMPRAS

Almacn ................................................................................ $ 5 000.00

IVA acreditable ..................................................................... 750.00

Proveedores ...............................................................

$ 5750.00

Palacio de Hierro, S.A.

Diario de Caja

PROVEEDORES

(COLECTIVA)

Ao de X

FECHA

NM.

CONCEPTO

Caja

CTA. PTE.

DebeHaberDebe

Mayo 20 615 Palacio de Hierro, S.A., n/pago a /cta.$ 1 500.00$ 1 500.00

Operaciones efectuadas, parte al contado y el resto con garanta. Estas operaciones se registran ntegramente a crdito, usando la cuenta puente de Proveedores o la de Clientes, segn sea compra o venta; despus se anota en el Diario de caja el pago en efectivo, y en seguida, se asienta en el Diario de documentos por pagar o cobrar la expedicin o recepcin del documento. Ejemplo.

Operaciones 913, del 15 de junio. Fac. nm. 642 al Sr. Antonio Manzano, por $ 4 000.00, de los cuales pag $ 1 000.00 en efectivo, y por el resto expidi la L/601.

DIARIO DE VENTAS

Clientes-Cuentas puentes ..................................................................... $ 4 600.00

Ventas ......................................................................................

$ 4 000.00

IVA por pagar ..........................................................................

600.00

Diario de Caja

CLIENTES

Ao de X

FECHA

NM.

CONCEPTO

Caja

CTA. PUENTEDebeHaber

Junio 15 913 Cobro a/cta. De la fac. nm 642$ 1 000.00$ 1 000.00


Documentos por cobrar .................................................... $ 3600.00

Clientes-Cuenta puente ............................................. $ 3 600.00

En estos casos, o sea en los que ninguna parte de la operacin queda en cuanta abierta, no debe tocarse la cuenta colectiva de Clientes, pues las subcuentas de sta quedara saldadas

Inmediatamente despus de haber registrado la operacin en los diarios correspondientes, lo cual no justifica su apertura; por tal motivo, en lugar de ella, se debe usar la de Clientes-Cuentas puente que, como ya se indic, es transitoria, y por tal motivo no requiere de subcuentas. Esto mismo se debe aplicar a las cuentas colectivas Deudores diversos, Proveedores y Acreedores diversos; en lugar de ellas, se deben usar las cuentas puente respectivas, en cada eso.

Pago de documentos con descuento cuando su valor nominal no tiene incluido IVA. Esta operacin se debe registrar en los Diarios de Caja y documentos por pagar; en el de caja se anota el pago neto, usando como correlativa la cuenta puente de Proveedores, si los documentos proceden de compras de mercancas, o la de Acreedores diversos, si proceden de otras operaciones; en el de documentos por pagar se asientan el valor nominal del documento, el descuento y el importe neto que se paga; este ltimo se registra en la cuenta puente correspondiente.Operacin 976 del 6 de octubre. Pagamos L/35 a/fr. De n/proveedor la Surtidora, S.A., por valor nominal de $ 5 000.00, sobre los cuales nos concedi un descuento de 1% por pronto pago.

Diario de Caja

PROVEEDORES

Ao de X

FECHA

NM.

CONCEPTO

Caja

CTA. PUENTEDebeHaberDebe

Octubre 6 976 L/35 a/fr. La Surtidora, S.A., con descuento del 1%.$ 4 950.00$ 4 950.00


Documentos por pagar ..................................................................... $ 5 000.00

Gastos y productos financieros ............................................ $ 50.00

Proveedores-Cuenta puente .................................................

4950.00

Pago de documentos con descuento cuando su valor nominal tiene incluido IVA. En estas operaciones parte del descuento corresponde a producto financiero y, el resto, al IVA acreditable.

Ejemplo:

Operacin 1342 del 15 de Octubre. Pagamos L/56 a/fr. De 1/proveedor La Internacional. S.A., por valor nominal de $ 4 600.00 que tiene incluido el 15% de IVA, sobre los cuales nos concedieron un descuento del 10%.

Forma de determinar el importe del pago neto: (vase explicacin en la pgina 132).

Valor nominal del documento ....... $ 4 600.00 / 1.15 = $ 4 000.00 de importe original de la operacin.

Importe original de la operacin ... 4 000.00 X 0.15 = 600.00 de impuesto al valor agregado.

Importe original de la operacin.... $ 4 000.00 X 0.10 = 400.00 de producto financiero.

Impuesto al valor agregado .......... 600.00 X 0.10 = 60.00 de IVA acreditable recuperado del

Proveedor.

Valor nominal del documento ........ 4 600.00 X 0.10 = 460.00 de importe total del descuento.

Valor nominal del documento ......... 4 600.00 - 460.00 4 140.00 de importe del pago neto.

Su registro se debe hacer en el Diario de caja, como en el de documentos por pagar; en el de caja se anota el pago neto, usando como correlativa la cuenta de puente de Proveedores porque el documento procede en este caso, de la compra de mercancas; en el de documentos por pagar se asienta el valor nominal, el producto financiero, el IVA acreditable recuperado y el importe neto pagado, este ltimo se registra en la misma cuenta puente.

Diario de Caja

PROVEEDORES

CUENTA

Ao de X

FECHA

NM.

CONCEPTO

Caja


Octubre 15 976 L/56 a/fr. La Internacional, S.A., con descuento del 10%$ 4 140.00$ 4 140.00

DIARIO DE DOCUMENTO POR PAGAR

Documentos por pagar .................................................. $ 4 600.00

Gastos y productos financieros ......................... $ 400.00

IVA acreditable ................................................. 60.00

Proveedores-Cuenta puente ............................... 4140.00

Cobro de documentos con descuento cuando su valor nominal no tiene incluido IVA. Esta operacin se debe asentar en los Diarios de caja y documentos por cobrar; en el de caja se anota nicamente el importe neto que se cobra, usando come correlativa la cuenta puente de Clientes, si los documentos proceden de ventas de mercancas, o la de Deudores diversos, si proceden de otras operaciones; en el de documentos por cobrar se registra el valor nominal del documento, el descuento y el importe neto cobrado; ste ltimo se asienta en la cuenta puente correspondiente.

Operacin 625, de 10 de octubre. Cobramos la L/56 a /cgo. De n/cliente Sr. Alberto Hernndez, por valor nominal de $ 2 000.00, sobre los cuales le concedimos un descuento del 3% por pronto pago.

Diario de Caja

CLIENTE

CUENTA

Ao de X

FECHA

NM.

CONCEPTO

Caja

CTA. PUENTEDebeHaberHaber

Octubre 625 L/56 a/cgo. Alberto Hernndez, con descuento del 3%.$ 1 940.00$ 1 940.00


Clientes-Cuenta puente ............................................................................ $ 1940.00

Gastos y productos financieros ................................................................ 60.00

Documentos por cobrar ..................................................................

$2 000.00

Cobro de documentos con descuento cuando su valor nominal tiene incluido el IVA. En estas operaciones parte del descuento corresponde a gasto financiero y, el resto, a IVA por pagar . Ejemplo.

Operacin 2145 del 30 de octubre. Cobramos L/94 a/cgo. De 1/cliente Rodolfo Prado Equihua, por valor nominal de $ 5 750.00 que tiene incluido el 15% de IVA, sobre los cuales concedimos un descuento del 10%.

Valor nominal del documento ........... $ 5 750.00 / 1.15 = $ 5 000.00 de importe original de la operacin.

Importe original de la operacin ........ 5 000.00 X 0.15 = 750.00 de impuesto al valor agregado

Importe original de la operacin ....... 5 000.00 X 0.10 = 500.00 de gasto financiero

Impuesto al valor agregado ............... 750.00 X 0.10 = 75.00 de IVA por pagar reintegrado al cliente.

Valor nominal del documento ................5 750.00 X 0.10 = $575.00 de importe total del descuento

Valor nominal del documento ................5 750.00 - $572.00 = 5 175.00 de importe del cobro neto.

Su registro se debe hacer tanto en el Diario de caja como en el de documento por cobrar; en el de caja se anota el importe del cobro neto, usando como correlativa, en este caso, la cuenta puente de Clientes porque la letra produce de la venta de mercancas; en el de documentos por cobrar se asientan el valor nominal de documento, el gasto financiero, el IVA por pagar reintegrado al cliente y el importe neto cobrado; este ltimo se registra en la misma cuenta puente.

Diario de Caja

Ao de X

FECHA

NM.

CONCEPTO Caja

CLIENTES

CTA. PUENTE CUENTA PTE.DebeHaberHaber

Octubre 30 2145 L/94 a/cgo. Rodolfo Prado Equihua, con descuento del 10%.$ 5 175.00$ 5175.00

DIARIO DE DOCUMENTO POR COBRARCliente- Cuenta puente ....................................................................... $ 5 175.00

Gastos y productos financieros .......................................................... 500.00

IVA por pagar .................................................................................... 75.00

Documentos por cobrar ............................................................

$ 5750.00

Pago de documentos con intereses. Esta operacin se debe registrar en los diarios de caja y documentos por pagar; en el de caja se anota el importe total que se paga, o sea el valor nominal del documento, ms los intereses y ms el IVA de estos ltimos, usando como correlativa la cuenta de Proveedores, si los ttulos de crdito proceden de compras de mercancas, o la de Acreedores diversos si proceden de otras operaciones; en el de documentos por pagar se asienta el valor nominal del documento, los intereses, el IVA de los intereses y el importe total que se paga; ste ltimo se anota en la cuenta puente correspondiente.

Pago de documentos con intereses. Esta operacin se debe registrar en los diarios de caja y documentos por pagar; en el de caja se anota el importa total que se pago, o sea el valor nominal de documento, ms los intereses y ms el IVA de estos ltimos, usando como correlativa la cuenta de Proveedores, si los ttulos de crdito proceden de compras de mercancas, o la de Acreedores diversos si proceden de otras operaciones; en el de documentos por pagar se asienta el valor nominal del documento, los intereses, el IVA de los intereses y el importe total que se paga; ste ltimo se anota en la cuenta puente correspondiente.

Operacin 916, del 12 de agosto . Pagamos la L/94 a /fr. De n/proveedor la Importadora, S.A., por valor de $ 4 000.00, sobre los cuales nos cobraron intereses del 1% por demora en el pagoDiario de Caja

Ao de X PROVEED FECHA

NM.

CONCEPTO

Caja CTA. PUENTE

DebeHaberDebe

Agosto 12 916 L/94 a/fr. La importadora, S.A., con intereses de 1%$ 4 046.00$ 4 046.00


Documentos por pagar .......................................................... $ 4 000.00

Gastos y productos financieros............................................... 40.00

IVA acreditable ...................................................................... 6.00

Proveedores-Puente .....................................................

$ 4 046.00

Hacemos notar que el pago de los documentos, no slo debe asentarse en el Diario de caja, sino tambin en el de documentos por pagar, para que ste arroje el saldo de documentos a cargo de la empresa.

Cobro de documentos con intereses. Esta operacin se debe registrar en los diarios de caja y documentos obrar; en el de caja se anota el importe total que se cobra, o sea el valor nominal del documento, ms los meses y ms el IVA de estos ltimos, usando como correlativa Cliente-Cuenta puente, si los ttulos de crdito proceden de la venta de mercancas, o la de Deudores diversos-Cuenta puente, si proceden de otras operaciones; en el de documentos por cobrar se registra el valor nominal del documento, los intereses, el IVA los intereses y el importe total que se paga; este ltimo se registra en la cuenta puente correspondiente.

Operacin 718, de 17 de marzo. Cobramos la L/81 a /cgo. Del SR. Manuel Fernndez, por valor nominal de $ 2 000.00, sobre los cuales le cobramos intereses del 1% por demora en el pago. Este documento procede de prstamo de dinero efectivo que le hicimos al Sr. Fernndez.

Diario de Caja

DEUDORES

DIVERRSOS

Ao de X

FECHA

NM.

CONCEPTO

Caja


Marzo 17 718 L/81 a /cgo. Manuel Fernndez, con intereses del 1%.$ 2 023.00$ 2 023.00


Deudores diversos-Cuenta puente............................................. $ 2 023.00

Documentos por cobrar ................................................. $ 2 000.00

Gastos y productos financieros ......................................

20.00

IVA por pagar ................................................................

3.00

Insistimos en el cobro de documentos no slo se debe registrar en el Diario de caja, sino tambin en el de documentos por cobrar, con el objeto de que ste proporcione el saldo de documentos a favor de la empresa.

Para facilitar el estudio de los dems diarios especiales de este captulo, se recomienda aprender el movimiento de cada una de las cuentas puente antes indicadas, as como la forma de registrar las operaciones que adems de afectar al Diario de caja afectan a otros diarios.

DIARIO DE COMPRAS

El Diario de compras se establece cuando la empresa efecta compras de mercancas con frecuencia; en l se deben registrar las adquisiciones de mercancas, los gastos de compra, las devoluciones y descuentos sobre compras.

En el Diario de compras no slo se registran las adquisiciones de mercancas, sino tambin los gastos de compra y las devoluciones y descuentos sobre compras, con el objeto de que proporcione, en cualquier momento, el importe de las compras netas.

Por supuesto, en el Diario de compras no deben registrarse las compras, los gastos de compras y las devoluciones y descuentos sobre compras de bienes distintos de las mercancas; por ejemplo, de mobiliario, de equipo de reparto, de papelera, etc., sino en otros que veremos posteriormente.

Rayado del diario de compras. El rayado de este libro debe contener columnas de valores suficientes para registrar los cargos y abonos de las cuentas que se vean afectadas por las compras, gastos de compras, devoluciones y descuentos sobre compras, y adems, columnas y espacio apropiados para anotar fechas de la operacin nmero de partida, nmero de factura o nota y nombre del proveedor.

Desde luego, si adems de los datos informativos antes indicados, se desea conocer otros; tales como compras de mayoreo, compras de menudeo; compras clasificadas por departamentos; por ejemplo, compras del departamento para damas, compras del departamento para caballeros, etc.; compras clasificadas por lneas de artculos; por ejemplo, compras de ropa, compras de calzado, compras de juguetera, etc; proveedores clasificados por zonas, estados o pases; por ejemplo locales, proveedores forneos, proveedores nacionales, proveedores extranjeros, etc.; basta agregar en el Diario de compras tantas columnas como datos informativos de deseen conocer.

Por tanto, el rayado del Diario de compras vara con relacin en las operaciones que en l se registren y a los datos informativos que de ellas se deseen conocer.

Registro de operaciones. A continuaciones se presentan los asientos que producen las compras, los gastos de compras y las devoluciones y descuentos sobre compras, as como su registro en el Diario de compras.

Compras al contado. En el Diario de compras, se cargan en la cuenta de Almacn y se abonan en la de Compras al contado; adems, en el Diario de caja, se cargan en la cuenta de Compras al contado y se abonan en la de Caja.

Compras con garanta documental. En el Diario de compras se cargan en la cuenta de Almacn y se abonan en la de Proveedores- Cuenta puente; adems, en el Diario de documentos por pagar se cargan en la de Proveedores-Cuenta puente y se abonan en la de Documento por pagar.

Gastos de compras en efectivo. En el Diario de compras se cargan en la cuenta de Almacn y se abonan en la de Acreedores diversos- Cuenta Puente; adems, en el Diario de caja se cargan en la de Acreedores diversos-Cuenta puente, y se abonan en la de Caja.

Gastos de compras a crdito. En el Diario de compras se cargan en la cuenta de Almacn y se abonan en la colectiva de Acreedores diversos. No afectan a otro Diario.

Devoluciones sobre compras en efectivo. En el Diario de compras se abonan en la cuenta de Almacn y se cargan en la de Proveedores-Cuenta puente; adems, en el Diario de caja se cargan en la cuenta de Caja y se abonan en la de Proveedores- Cuenta puente.

Devoluciones sobre compras a crdito. Es el Diario de compras se abonan en la cuenta de Almacn y se cargan en la colectiva de Proveedores. No afectan a otro Diario.

Descuentos sobre compras en efectivo. En el Diario de compras se abonan en la cuenta de Almacn y se cargan en la de Proveedores-Cuenta puente; adems, en el Diario de caja se cargan en la cuenta de Caja y se abonan en la Proveedores Cuenta Puente.

Descuentos sobre compras a crdito. En el Diario de compras se abonan en la cuenta de Almacn y se cargan en la colectiva de Proveedores. No afectan a otro Diario.

El IVA acreditable. Se registra en el Diario de compras, en todos los casos. Para comprender mejor las explicaciones anteriores, a continuacin se presentan las principales

Para comprender mejor las explicaciones anteriores, a continuacin se presentan las principales operaciones que afectan al Diario de compras, as como su resolucin por medios de asientos de Diario y su registro en el Diario de compras.DIARIO DE VENTAS

El diario de ventas se establece cuando la empresa efecta ventas de mercancas con frecuencia; en el se deben registrar las ventas y las devoluciones y descuentos sobre ventas.

En el Diario de ventas no slo se registran las ventas de mercancas, sino tambin las devoluciones y descuentos sobre ventas. Con objeto de que proporcione, en cualquier momento, el importe de las ventas netas.

En el Diario de ventas, no deben registrarse las ventas, las devoluciones y descuentos sobre ventas de bienes distintos de las mercancas; por ejemplo, de terrenos, de equipo de reparto, etc, sino en otros Diarios que veremos ms adelante.

Rayado del Diario de venta. El rayado de este Diario debe contener suficiente columnas de valores para asentar los cargos y abonos de las cuentas que se vean afectadas por las ventas, las devoluciones y descuentos sobre ventas, y adems, columnas y espacios apropiados para anotar fecha de la operacin, nmero de partida, nmero de factura o nota y nombre del cliente.

Si adems de los datos informativos antes dichos, se desean conocer otros como, por ejemplo, ventas de mayoreo, ventas de menudeo; ventas clasificadas por departamento o por lnea de artculo, o clientes clasificados por zonas, estados o pases, basta agregar en el Diario de ventas tantas columnas como nuevos datos informativos se deseen conocer.

Por lo tanto, el rayado del Diario de ventas vara con relacin a las operaciones que en l se registren y a los datos informativos que de ellas se deseen conocer.

Registro de operaciones. A continuacin se presentan los asientos que producen las ventas, las devoluciones y descuentos sobre ventas, as como su registro en el Diario de ventas.

Ventas al contado. En el Diario de ventas se abonan en la cuenta de Ventas y se cargan en la Ventas al contado; adems, en el Diario de caja, se cargan en la cuenta de Caja y se abonan en la de Ventas al contado.

Ventas a crdito. En el diario de ventas se abonan en la cuenta de Ventas y se cargan en la colectiva de Clientes. No afectan a otro Diario.

Ventas con garanta documental. En el Diario de ventas se abonan en la cuenta de Ventas y se cargan en la de Clientes-Cuenta puente; adems, en el Diario de documentos por cobrar, se cargan en la cuenta de Documentos por cobrar y se abonan en la de Clientes-Cuentas puente.

Devoluciones sobre ventas en efectivo. En el Diario de ventas se cargan en la cuenta de Ventas y se abonan en la de Clientes-Cuenta puente; adems, en el Diario de caja, se cargan en la de Clientes-Cuenta puente, y se abonan en la de Caja.

Devoluciones sobre ventas a crdito. En el Diario de ventas se cargan en la cuenta de Ventas y se abonan en la cuenta colectiva de Clientes. No afectan a otro Diario.

Descuentos sobre ventas en efectivo. En el Diario de Ventas se cargan en la cuenta de Ventas y se abonan en la de Clientes-Cuenta puente; adems, en el Diario de caja, se cargan en la de Clientes-Cuenta puente, y se abonan en la de Caja.

Descuentos sobre ventas a Crdito. En el Diario de ventas se cargan en la cuenta de Ventas y se abonan en la colectiva de Clientes. No afectan a otro Diario.

El IVA por pagar. Se registra en el diario de ventas, en todos los casos. Para comprender mejor la explicaciones anteriores, a continuacin se presentan las principales operaciones que afectan al Diario de ventas, as como su resolucin por medio de asientos de Diario y su registro en el Diario de ventas.

DIARIOS DE SALIDAS DE ALMACEN

El diario de salidas de almacn, llamado con ms propiedad de costo de ventas, puesto que en l se registran las ventas y las devoluciones sobre ventas a precio de costo, se debe establecer siempre que exista el Diario de ventas y que, adems, el procedimiento que se lleve para registrar las operaciones de mercancas sea el de inventario perpetuos.

Rayado del diario de salidas de almacn. El rayado de este diario debe contener suficiente columnas de valores para anotar los cargos y abonos de las cuentas que se vean afectadas por las ventas y las devoluciones sobre ventas a precio de costo y adems, columnas y espacios apropiados para asentar. Fecha de la operacin, nmero de partida, nmero de nota de salida o entrada, cantidad, nombre y costo unitario de los artculos que salen del almacn o entran en l.

La cantidad, el nombre y el costo unitario, se deben asentar nicamente cuando las notas de salida o entrada contengan una reducida variedad de artculos, y no deben registrarse cuando la variedad de ellos sea numerosa; en el primer caso, el costo de las ventas y el de las devoluciones sobre venta se determina en el Diario; en el segundo, se determina en las notas de salida o entrada, y en el Diario nicamente se anota el resultado.

Registro de operaciones. A continuacin se presentan los asientos que producen las ventas y las devoluciones sobre ventas, por lo que respecta a su precio de costo, pues el de ventas ya se trat ampliamente al estudiar el Diario de ventas.

Ventas a precio de costo. En el Diario de salidas de almacn se cargan en la cuenta de Costo de ventas y se abonan en la Almacn. No afectan a otro diario.

Devoluciones sobre ventas a precio de costo. En el Diario de salida de almacn se cargan en la cuenta de Almacn y se abonan en la de Costo de ventas. No afectan a otro diario.

En el Diario de salidas de almacn tambin se debe anotar el costo de las remesas y el de las ventas de mercancas en consignacin, para que por medio de l se conozca el costo de las ventas en consignacin; adems, en este Diario se debe registrar el costo de los artculos que se retiran del almacn no para venderlos, sino para uso particular del propietario, para propaganda, para mantenimiento y conservacin de algunos de los bienes del Activo fijo, por defectuosos, etc., desde luego, el costo de estos artculos no debe cargarse en la cuenta de Costo de ventas, sino en la de Gastos que procede en cada caso; por ejemplo, si fueron retirados para uso personal del propietario, su costo se carga en la de Gastos personales; si para propaganda, en la de Gastos de venta; si para mantenimiento y conservacin del equipo de oficina, en la de Gastos de administracin; etctera.

Costo de las mercancas remitidas en consignacin. En el Diario de salidas de almacn se carga en la cuenta de Mercancas en consignacin y se abona en la de Almacn. No afectan a otro diario.Costo de las ventas en consignacin. En el Diario de salidas de almacn se carga en la cuenta de Costos y ventas de mercancas en consignacin y se abona en la de Mercancas en consignacin No afecta a otro diario.

Por supuesto, el precio de venta de estas mercancas se debe anotar en el Diario de ventas, para lo cual es preciso que se le aumenten dos columnas de valores; una de ellas, para la cuenta de Comisiones y la otra, para la de costo y ventas de mercancas en consignacin.

Artculos retirados del almacn para no venderlos. En el Diario de salidas de almacn, el costo de estos artculos se carga en la cuenta de Gastos que proceda y se abona en la de Almacn. No afecta a otro diario.


Este Diario se debe establecer slo cuando la empresa expida o acepte documentos para su pagos con bastante frecuencia; en l se deben registrar tanto los ttulos de crdito (letras de cambio y pagars) que se expidan o acepten, como los que se pagan, cancelen o sustituyan.

En el Diario de documentos por pagar no slo se deben anotar los documentos que se expiden acepten sino tambin los que se pagan, cancelen o sustituyan para que proporcione, en cualquier momento, el saldo de documentos por pagar.

Rayado del Diario de documentos por pagar. El rayado de este Diario debe contener espacio para anotar fecha de la operacin. Nmero de la operacin, nmero del documento y columnas de valores suficientes para registrar los cargos y abonos de las cuenta que se vean afectada por la expedicin aceptacin, pago, cancelacin y sustitucin de documentos a cargo de la empresa; adems, se pueden establecer columnas y espacios para anotar, clase y serie de documentos, nombre de la persona a favor de quien se expide el documento, fecha del vencimiento, fecha de pago, fecha de cancelacin o sustitucin, etc.; sin embargo, es preferible que todos estos datos de carcter informativo los contenga el Registro de documentos por pagar, y no el Diario, par que en este ltimo el registro de las operaciones sea menos laborioso y, en consecuencia ms rpido.

Registro de operaciones. A continuacin, se indican los asientos que produce la expedicin o aceptacin, el pago y cancelacin, de documentos a cargo de la empresas, as como su registro en el Diario de documento por pagar.

Expedicin o aceptacin de documentos sin intereses. En el Diario de documentos por pagar, el valor nominal de los ttulos de crdito que se expiden o acepten se abona en la cuenta de Documentos por pagar y se carga en la de Proveedores Cuenta puente, si los documentos proceden de compras de mercancas, o en la de Acreedores diversos Cuenta puente, si proceden de operaciones distintas de la compra de mercanca.

Expedicin o aceptacin de documentos con intereses. En el Diario de documentos por pagar, si en los ttulos de crdito que se expiden se incluyen intereses, el registro se hace as : en la cuenta puente que proceda en cada caso se carga el importante de la operacin ms el del IVA, en caso de que la operacin lo cause; en la de Gastos y productos financieros se carga el importe de los intereses; en la de IVA acreditable se carga el IVA de los intereses; y en la de documentos por pagar se abona la suma de los importes cargados.

La expedicin o aceptacin de ttulos de crdito adems de afectar al Diario de documentos por pagar, afecta al de compras si las letras de cambio o pagars proceden de adquisiciones de mercancas; al de caja, si proceden de prestamos de dinero efectivo; o al de operaciones diversas, si proceden de otras operaciones.

Pago de documentos con intereses. En el Diario de documentos por pagar, el pago de ttulo de crdito con intereses se registra as: en la cuenta de Documentos por pagar se carga el valor nominal de las letras de cambios o pagars; en la de Gastos y productos financieros se carga el importe de los intereses; en la del IVA acreditable se abona la cantidad total que se paga.

Pago de documentos con descuento. En el Diario de documentos por pagar, el pago de ttulos de crdito con descuento se registra de este modo: en la cuenta de Documentos por pagar se carga el valor nominal de las letras de cambio o pagars; en la de Gastos y productos financieros se abona el valor del descuento; y en la cuenta puente que procede en cada caso se abona la cantidad neta que se paga.

Pago de documentos con descuento cuando su valor nominal tienen incluido el IVA. Recuerde que en estas operaciones parte del descuento corresponde a producto financiero y , el resto, a IVA acreditable , su registro en el Diario de documentos por pagar se hace de esta manera: en la cuenta de Documentos por pagar se carga el valor nominal de las letras de cambio o pagars; en la de Gastos y productos financieros se abona el producto financiero; en la de IVA acreditable se abona el importe del IVA que se recupera; y en la cuenta puente que proceda en cada caso se abona la cantidad neta que se paga.

El pago de documentos, ya sea con intereses, ya sea con descuento o sin ambos, adems de asentarse en el Diario de documentos por pagar, se debe anotar en el de caja.

En el Diario de caja, el pago de documentos se abona en la cuenta de Caja y se carga en la cuenta puente que procede en cada caso.

Cancelacin de documento. La cancelacin de ttulos de crdito se hace cuando la operacin que origin su expedicin o aceptacin se anula; no debe confundirse con la sustitucin de documento, Pues sta se hace sin que la operacin se anule, o sea que simplemente se expiden o se aceptan pagar nuevos documentos en cambio de otros.

Tanto la cancelacin como la sustitucin de documentos se deben registrar en el Diario de documento por pagar.

El valor nominal de los documentos a cargo del negocio que se cancelen se carga en la cuenta de Documentos por pagar y se abona en la de Proveedores- Cuenta puente si los ttulos de crdito proceden de la compra de mercancas, o en la de Acreedores diversos-Cuenta puente, si proceden de operaciones distintas de la compra de mercanca.

El valor nominal de los documentos a cargo del negocio que se sustituyen por otros se carga en la cuenta de Documentos por pagar, y el de los nuevos documentos se abona en la propia cuenta de Documentos por pagar. Si los nuevos documentos causan interese, entonces el importe de ellos se carga en la cuenta de Gastos y productos financieros, y por lo tanto el IVA de los intereses se carga en la cuenta de IVA acreditable.

Para comprender mejor las explicaciones anteriores, a continuacin se presenta las principales operaciones que afectan al Diario de documentos por pagar, as como su resolucin por medio de asientos de diario y su registro en el Diario correspondiente.DIARIO DE DOCUMENTOS POR COBRAR.

Este Diario se debe establecer slo cuando la empresa recibe documentos a su favor con bastante frecuencia; en l se deben registrar, tanto los ttulos de crdito-letras de cambio y pagars que se reciben para su cobro, como los que se cobran, endosan, cancelan o sustituyan.

En el Diario de documentos por cobrar, no slo se registra la recepcin de ttulos de crdito a favor de negocio, sino tambin los que se cobran, endosan y cancelan, para que proporcione, en cualquier momento, el saldo de documentos por cobrar.

Rayado del Diario de documentos por cobrar. El rayado de este Diario debe contener espacio para anotar fecha de la operacin, nmero de la operacin, nmero de documento y columnas de valores suficientes para registra los cargos y abonos de las cuentas que se vean afectadas por la recepcin, cobro, endoso, cancelacin y sustitucin de documentos a favor de la empresa; adems, se pueden establecer columnas y espacios para anotar: clase y serie del documento, nombre de la persona a cuyo cargo est el documento, valor nominal, fecha de vencimiento, fecha de cobro, endoso, cancelacin o sustitucin, etc.; sin embargo, es preferible que todos estos datos de carcter informativo los contenga el Registro de documentos por cobrar, y no el Diario, para que en este ltimo el registro de las operaciones sea menos laborioso y, en consecuencia, ms rpido.

Registro de operacin. A continuacin se indican los asientos que produce la recepcin, cobro, endoso, cancelacin, y sustitucin de documentos a favor de la empresa, as como su registro en el Diario de documentos por cobrar.

Registro de operaciones. A continuacin se indican los asientos que produce la recepcin, cobro, endoso, cancelacin y sustitucin de documentos a favor de la empresa, as como su registro en el Diario de documentos por cobrar.

Recepcin de documentos sin intereses. En el Diario de documentos por cobrar, el valor nominal de los ttulos de crdito que se reciben se carga en la cuenta de Documentos por cobrar y se abona en la de Clientes-Cuenta puente, si los documentos proceden por cobrar y se abona en la de Clientes-Cuenta puente, si los documentos proceden de ventas de mercancas, o en la de Deudores diversos-Cuenta puente, si proceden de operaciones diferentes de la venta de mercancas.

Recepcin de documentos con interese. En el Diario de documentos por cobrar, si en los ttulos de crdito que se reciben a favor de la empresa se incluyen intereses, el registro se hace as: en la cuenta puente que proceda en cada caso se abona el importe de la operacin ms el del IVA, en caso de que la operacin lo cause; en la de Gastos y productos financieros se abona el importe de los intereses; en la de IVA por pagar se abona el IVA de los intereses; y en la de documentos por cobrar se carga la suma de los importe abonados.

Por supuesto, la recepcin de ttulo de crdito, adems de afectar al Diario de documentos por cobrar, afecta al de ventas, si las letras de cambio o pagars proceden de ventas de mercancas ; al de caja, si proceden de prstamos de dinero efectivo; o al de operaciones diversas, si proceden de otras operaciones.Cobro de documentos. En el Diario de documentos por cobrar, el valor nominal de los ttulos de crdito que se cobran se abona en la cuenta de Documentos por cobrar y se carga en la de Clientes-Cuenta puente, si los documentos proceden de la venta de mercancas, o en la de Deudores diversos-Cuenta puente, si proceden de otras operaciones.

Cobro de documentos con intereses. En el Diario de documentos por cobrar, el cobro de ttulo de crdito con intereses se registra as: en la cuenta de documentos por cobrar se abona el valor nominal de las letras de cambio o pagars; en la de Gastos y productos financieros se abona el importe de los interese; en la de IVA por pagar se abona el IVA de los intereses; y en la cuenta puente que proceda en cada caso se carga la cantidad total que se cobra.

Cobro de documentos con descuento. En el Diario de documentos por cobrar, el cobro de ttulos de crdito con descuento se registra de este modo: en la cuenta de Documentos por cobrar se abona el valor nominal de las letras de cambio o pagars; en la de Gastos y productos financieros se carga el valor nominal de las letras de cambio o pagars; en la de gastos y productos financieros se carga el importe del descuento; y en la cuenta puente que proceda en cada caso se carga la cantidad neta que se cobra.

Cobro de documentos con descuentos cuando su valor nominal tiene incluido IVA. Recuerde que en estas operaciones parte del descuento corresponda a gastos financiero y, el resto, a IVA por pagar ; su registro en el Diario de documentos por cobrar se hace de esta manera: en la cuenta de Documentos por cobrar se abona el valor nominal de las letras de cambio o pagars; en la de Gastos y productos financieros se carga el gasto financiero; en la de IVA por pagar se carga el IVA que se reintegra; y , en la cuenta puente que proceda en cada caso se carga la cantidad neta que se cobra.

El cobro de documentos, ya sea con interese, ya sea con intereses, ya sea con descuentos o sin ambos, adems de asentarse en el Diario de documentos por cobrar, se debe anotar en el de caja..

En el Diario de caja, el cobro de documentos se carga en la cuenta de Caja y se abona en la cuenta puente que proceda en cada caso.

Cancelacin de documentos. En el Diario de documentos por cobrar, el valor nominal de las letras de cambio y pagars a favor de la empresa que se cancelan se abona en la cuenta de Documentos por cobrar y se carga en la de Cliente-Cuenta puente, si los documentos proceden de la venta de mercancas, o en la de Deudores diversos-Cuentas puente, si proceden de operaciones diferentes de la venta de mercancas.

Sustitucin de documentos. En el Diario de documentos por cobrar, el valor nominal de las letras de cambio y pagars a favor de la empresa que se sustituyen por otros se abona en la cuenta de Documentos por cobrar, y el de los nuevos ttulos se carga en la propia cuenta de Documentos por cobrar, Si los nuevos documentos causan interese, el importe de ellos se abona en la cuenta de IVA por pagar.

Endoso de documento de crdito. En el Diario de documento por cobrar, el valor nominal de las letras de cambio y pagars que la empresa endosa se abonan en la cuenta de Documentos por cobrar en la de Documentos endosados, y se carga en la cuenta puente que proceda en cada caso. Si la persona o institucin quien se endosan los ttulos de crdito descuenta intereses y comisin de cobro, el importe de ambos se carga en la cuenta de gastos y productos financieros; en la de IVA acreditable se carga el IVA de ambos se carga en la cuenta de gastos y productos financieros; en la de IVA acreditable se carga el IVA de la omisin de cobro; y el importe neto que por ellos paga se carga en la cuenta puente correspondiente.

Cuando el valor nominal de los documentos que se endosan se abona en la cuenta de documentos por cobrar, a la vez es necesario registrar en el Diario de operaciones diversas la responsabilidad contingente, por medio del asiento siguiente. Cargo a documentos endosados, con abono a Responsabilidad por endosos.

Para comprender mejor las explicaciones anteriores, a continuacin se presentan las principales operaciones que afectan al Diario de documentos por cobrar, as como su resolucin por medio de asientos de diario y su registro en el Diario correspondiente.

DIARIO DE OPERACIONES DIVERSAS

En el Diario de operaciones diversas, se deben anotar las operaciones que, por ser poco frecuentes, no hacen necesario el uso de un Diario especial; tales como compras y ventas de terrenos, de edificios, de mobiliario, etctera.

Se debe llevar en forma tabular, para que en l se vayan acumulando las operaciones efectuadas durante el ejercicio, y al terminar ste se pasen en un solo asiento de concentracin al Diario general.

El rayado del Diario de operaciones diversas es igual al del Diario columnas o tabular presentado en el captulo 8; la forma de registrar las operaciones en l es idntica a la comentada .

Diario general. En el Diario general se debe registra el asiento de apertura, los asiento de concentracin de los Diarios auxiliares, los asientos de ajuste, los asientos de Prdidas y ganancias y el asiento de cierre.

Se debe llevar en forma de Diario continental, para que sus asientos pasen uno a uno a las cuentas del Mayor correspondientes.

Libro mayor. Del libro mayor se obtienen los datos para la formacin de la Balanza de comprobacin, de la Balanza de saldos ajustados y de la Balanza previa al Balance general.

Mayor auxiliares. Las subcuentas de los Mayores auxiliares reciben pases constante de los Diario auxiliares y del Diario general, cada vez que en ellos tengan movimiento, cuentas colectivas o de control.

La suma de los saldos de las subcuentas de cada Mayor auxiliar debe coincidir con el saldo de la cuenta colectiva del Mayor correspondiente.

Balanza de comprobacin. Los datos para la formacin de la Balanza de comprobacin con el saldo de la cuenta colectiva del mayor correspondiente.

Balanza de comprobacin. Los datos para la formacin de la balanza de comprobacin se obtienen del libro Mayor, una vez que a l han sido pasados el asiento de apertura y los asiento de concentracin de los Diarios auxiliares.

Balanza de saldo ajustados. Para la formacin de esta balanza, se toman los datos del libro Mayor, una vez que a l han sido pasados los asientos de ajuste.

Balanza previa. Los datos para su formacin se toman del libro Mayor, una cez que a l han sido pasados los asientos de prdidas y ganancias.

Balance general. Este documento se hace con las cuentas que integran la balanza previa; sus anexos, relaciones o pormenores, se forma con los datos que proporcionan los Mayores auxiliares..

ERRORES Y FORMA DE CORREGIRLOS

Los errores que se comenten en el Diario general y en el Mayor se corrigen en la forma ya conocida; los que se comenten en los Diarios auxiliares se corrigen en ellos mismo si se descubren antes de hacer los asientos de concentracin; o en el Diario general, cuando se advierten despus de haber hecho los asientos de concentracin.

La correccin se debe hacer por medio de asientos de contrapartida, si el error es por haber anotado una cantidad mayor que la verdadera; o por medio de asientos de complemento, en caso de que el error sea por haber anotado una cantidad menor que la correspondiente.

Correccin de errores descubiertos antes de pasar las concentraciones al Diario general:

Diario de Ventas

VENTAS AL

CONTADO

Ao de X

FECHA

NM.FAC.CONCEPTO

Ventas

DEO

OP NOTADebeHaberHaber

Marzo 1 45 38 Antelmo Bravo$ 5 000.00$ 5 000.00

2 48 38 Importe anotado de ms en la partida nm. 45((

Diario de compras

COMPRAS

CONTADO

Ao de X

FECHA

NM.FAC.CONCEPTO

Almacn

DEO


Marzo 1 26 3146 Almacn Garca$ 400.00$ 400.00

3 28 3146 Importe anotado de

menos en la partida nm. 26 3 600.00

En el caso de que los errores anteriores se hubieran descubierto despus de haber pasado las concentraciones al Diario general, en ste haran los asientos de correccin, as:

DIARIO GENERAL

Marzo 2 _________________________ 15 ________________

Ventas al contado ..................................................................... $ ( 2 000.00

Ventas ................................................... $( 2 000.00

Contrapartida del asiento nm. 45 del Diario de

Ventas, en el cual se cargaron y abonaron $ 2 000.00 de ms.

Marzo 3 _______________________________ 16 _______________________

Compras al contado ........................................

3 600.00

Complemento del asiento nm. Del Diario de

Compras, en el cual se abonaron $ 3 600.00 de menos.

Si el error es por haber anotado una operacin en un Diario por otro, la correccin se hacen en esta forma se cancela por medio de contrapartida la operacin que se asent en el Diario equivocadamente, y se anota en el Diario correspondiente.

Diario de ventas

Ao de X

FECHA

NM.FAC.CONCEPTO

Clientes Ventas

DEO


Marzo 4 129 132 Casa Ruiz$ 3000.00$ 3 000.00

132 Cancelacin de la partida nm. 129 (3 000.00(

Diario de compras

Ao de X PROVEEDORESFECHA

NM.FAC.CONCEPTO

Almacn Proveed.

DEO


Marzo 46 42 132 Casa Ruiz correspondiente al da 4 del presente mes.$ 3000.00$ 3 000.00

Desde luego las correcciones anteriores se hacen en los Diarios de ventas y compras, siempre que el error se descubra antes de haber hecho los asientos de concentracin de dichos Diarios; en caso de que el error se descubra despus, la correccin deber hacerse en el Diario general, por medio de dos asientos: uno, para anular la compra que se anot equivocadamente en el Diario de ventas, y otro, para registrar la operacin 42 omitida el da 4 en el Diario de compras.

DIARIO GENERAL

Marzo 6 ____________________________ 18 _______________________

Clientes .............................................. $ 3 000.00

Ventas ....................................

$ 3 000.00

Contrapartida para anular la partida nm.

129 del Diario de ventas.

Marzo 6 _____________________________ 19 ________________________

Almacn .............................................. 3 000.00

Proveedores .............................

3 000.00

Casa Ruiz

Su fac. 132 no sido registrada en el Diario de compras

El da 4 del presente, segn partido nm 42.

Ventajas. Las principales ventajas del procedimiento centralizador, son las siguientes:

a) Admite una mayor divisin del trabajo.

b) Hacer posible registra las operaciones con mayor rapidez.

c) Hace posible un control mayor sobre cada una de las operaciones efectuadas.

Inconvenientes. Los principales inconvenientes del procedimiento centralizador, son los siguientes.

a) El registro de las operaciones se debe hacer en forma manuscrita.

b) Se interrumpe el registro de las operaciones en los Diarios especiales durante el tiempo que se emplea para hacer los pases a los Mayores auxiliares.

c) Se suspende el registro de las operaciones en los Diarios especiales durante el tiempo que se emplea en la formacin de los asientos de concentracin.

Desde luego, el procedimiento centralizador no debe implantarse en negocios que efectan un reducido volumen de operaciones, o en negocios de poca capacidad econmica, pues su alto costo de sostenimiento seria un gasto excesivo para ese tipo de empresas.

PROCEDIMIENTO DE POLIZAS

Concepto.-

El sistema de plizas se considera una fase ms de la evolucin de los sistemas de registro originado por el diario continental.

El sistema consiste en una forma manual de registro diversificado en el que las transacciones se anotan en folios independientes en donde pueden pasar por concentracin a los libros diarios y mayor general a travs de un libro especial denominado Registro de Plizas.

Este procedimiento se puede considerar como el inicio de la contabilidad mecanizada, es decir donde se empieza a utilizar las operaciones a travs de mquinas de contabilidad.

Pliza.- Son documentos de carcter interno, en los cules se anotan las operaciones, detallada y ordenadamente, anexndoles a ellas los documentos que amparan las operaciones que en ellas se registra.

Este concepto es el que da nombre al sistema de plizas y nada tiene que ver con el concepto que se usa en las empresas aseguradoras, donde se utiliza el nombre de pliza como el documento que ampara la aseguranza de algn bien, objeto o servicio

.

Procedimiento.-

Como se menciona en lneas arriba, la pliza es un documento donde se registra una operacin, cuyos datos se toman del documento que la ampara, como puede ser una factura un recibo, una nota de crdito etc., En la pliza se debe hacer constar las firmas de las personas que la elabor, quien la revis y quien la autoriz a fin de delimitar responsabilidades en lo que se refiere a la d

sistemas de registro contabilidad 3 1

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