la contabilidad y los sistemas de información
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La contabilidad es la base fundamental de las
decisiones gerenciales, y por tanto, de las
decisiones de aspecto financiero. No se
encuentra alguna actividad de tipo económico
que se encuentre ajena al registro y
afectación de las técnicas de la ciencia
contable. Desde los negocios más pequeños
hasta las grandes transacciones económicas,
la contabilidad es una suma de
conocimientos, los cuales se necesitas que
sean aplicados por contadores
públicos altamente clasificados.
La contabilidad es un sistema que se utiliza
para registrar todas las transacciones
económicas que suceden en una empresa. Lo
que a la postre, se convierte en la columna
vertebral lo que se convierte en diferentes
procedimientos lo que guiara a la consecución
de máximo rendimiento económico que
conlleva la creación de una empresa
determinada.
La contabilidad en términos generales, es la
herramienta con que cuentan las empresas
para registrar y controlar todas sus
operaciones, por lo tanto no contamos con
una definición concreta de la contabilidad,
pero todas las definiciones tienen algo en
común.
A continuación se presentan algunas
definiciones que existen de la contabilidad:
• Contabilidad es la ciencia social que se
encarga de comprobar, medir y analizar el
patrimonio de las organizaciones, empresas e
individuos, con el fin de servir en la toma de
decisiones y control, presentando la
información, previamente registrada, de
manera sistemática y útil para las distintas
partes interesadas.
• Contabilidad es la metodología mediante la
cual la información financiera de un ente
económico es registrada, clasificada,
interpretada y comunicada; esto con el fin de
que sea utilizada por los gerentes,
inversionistas, autoridades gubernamentales y
otras personas y empresas, como ayuda para
la toma de decisiones en cuanto a asignación
y utilización de recursos.
La contabilidad nace de la necesidad que
tiene el hombre de registrar y controlar sus
propiedades, ya que su memoria no era
suficiente para almacenar toda la información.
Ya en culturas muy antiguas como la romana
o egipcia, se ha demostrado que ya se
empleaban técnicas contables que se
derivaban del intercambio comercial.
La contabilidad de doble entrada se origina en
Italia, especialmente en sus ciudades
comerciales, los libros de contabilidad más
antiguos que se conservan data del año 1430
y provienen de la ciudad de Génova.
Luca Pacioli o Fray Luca Bartolomeo Pacioli
fue un célebre franciscano y especialmente
matemático italiano, es uno de los pioneros
del cálculo de probabilidades y realizador
de grandes aportes a la contabilidad.
Dentro del "Tractus XI- Particularis de
computis et scripturis" (uno de sus tantos
escritos), nos dejó su legado a través de 36
capítulos (tratado de cuentas de contabilidad
por la partida doble) dando inicio a la
Contabilidad.
Algunas de sus aportaciones son:
• Aconseja utilizar 4 libros: Inventario y
Balances, Borrador o Comprobante, Diario y
Mayor.
• Define Reglas de la partida doble
(o Principios fundamentales):
1. No hay deudor sin acreedor.
2. La suma que se adeuda a una o varias
cuentas han de ser igual a lo que se abona.
3. Todo el que recibe debe a la persona que
da o entrega.
4. Todo valor que ingresa es deudor y todo
valor que sale es acreedor
5. Toda pérdida es deudora y toda ganancia
acreedora
La palabra contabilidad proviene del verbo
latino "coputare", el cual significa contar, tanto
en el sentido de comparar magnitudes con la
unidad de medida, o sea "sacar cuentas",
como en el sentido de "relatar", o "hacer
historia". La contabilidad es el arte de
registrar, clasificar y resumir en forma
significativa y en términos de dinero, las
operaciones y los hechos que son cuando
menos de carácter financiero, así como el de
interpretar sus resultados.
La revolución industrial provoca la obligación
de practicar las técnicas contables para así
poder manifestar el aumento de la
mecanización de los procesos, las
operaciones típicas de la fábrica y la
producción masiva de bienes y servicios. Con
la aparición, a mediados del siglo XIX, de
corporaciones industriales, propiedades de
accionistas anónimos, el papel de la
contabilidad adquirió aun mayor importancia.
También proporciona estados financieros que
son sujetos al análisis e interpretación,
informando a los administradores, a terceras
personas ya a oficinas gubernamentales del
desarrollo de las operaciones de la empresa.
La contabilidad de costos es un sistema de
información para predeterminar, registrar,
acumular, distribuir, controlar, analizar,
interpretar e informar de los costos de
producción, distribución, administración
y financiamiento.
Se relaciona con la acumulación, análisis e
interpretación de los costos de adquisición,
producción, distribución, administración y
financiamiento, para el uso interno de los
directivos de la empresa para el desarrollo de
las funciones de planeación, control y toma de
decisiones.
El propósito de la contabilidad es el de
suministrar información financiera sobre un
ente económico. Los encargados de la toma
de decisiones necesitan de esta información
financiera para realizar una buena planeación
y control de las actividades de la
organización.
El papel del sistema contable de la
organización es desarrollar y comunicar esta
información. Para lograr estos objetivos se
puede hacer uso de computadores, como
también de
registros manuales e informes impresos.
Un sistema de información contable sigue un
modelo fundamental y un sistema de
información bien diseñado, ofreciendo así
control, compatibilidad, flexibilidad y una
relación aceptable de costo / beneficio.
El sistema contable de cualquier ente
económico, independiente del sistema que
esta utilice, debe cumplir tres pasos básicos
utilizando relacionada con las actividades
financieras.
Los datos se deben registrar, clasificar y
resumir, no obstante, el proceso contable
implica la comunicación entre los que estén
interesados y la interpretación de dicha
información contable para influir en la toma de
decisiones comerciales.
1- Registro de la actividad financiera: en un
sistema contable se debe llevar un registro de
los movimientos diarios en términos
económicos. En un ente económico se
realizan todo tipio de transacciones que
pueden expresarse en términos monetarios y
deben quedar
registrados en los libros de contabilidad
2- Clasificación de la información: el registro
completo de todos los movimientos
comerciales compromete una gran extensión
de datos, por lo tanto se debe hacer la
clasificación de la información en grupos o
categorías.
3- Resumen de la información: se debe
resumir la información para quienes toman las
decisiones.
Estos tres pasos antes descritos: registro,
clasificación y resumen, constituyen:
Los medios que se utilizan para crear la
información contable. Pero, el proceso
Contable no es solo la creación de
información, también incluye la Comunicación
de esta información a quienes estén
interesados, para que estos interpreten dicha
información para la toma de decisiones
comerciales.
La contabilidad no es solo procesar
información y así crear los registros e
informes. La finalidad de la contabilidad es el
uso de esta información, para su análisis e
interpretación.
Los gerentes, inversionistas, acreedores o
empleados gubernamentales van a darle un
uso eficaz a la información contable, se debe
tener conocimiento de cómo se obtienen las
cifras y lo que ellas significan.
Es muy importante saber reconocer las
limitaciones de estos informes contables. Un
persona que esté en posición de toma de
decisiones y no tenga un mínimo de
conocimientos contables, lo más seguro es
que no podrá apreciar hasta qué punto la
información contable se basa de estimativos
más que en datos precisos y exactos.
Un sistema de información contable bien
diseñado ofrece: control, compatibilidad,
flexibilidad y una relación aceptable
de costo-beneficio.
La información contable debe servir
fundamentalmente para:
Conocer y demostrar los recursos controlados
por una empresa, los recursos que se tengan
transferir a otras empresas por concepto de
obligaciones, los cambios que hubiesen
experimentado tales recursos y el resultado
obtenido del periodo.
• Predecir flujos de efectivo.
• Apoyar a los administradores en la
planeación, organización y dirección de los
negocios.
• Tomar decisiones en materia de inversiones
y créditos.
• Evaluar la gestión de los administradores
del ente económico.
• Ejercer control sobre las operaciones del
ente económico.
• Fundamentar la determinación de cargas
tributarias, precios y tarifas.
• Ayudar a la conformación de la información
estadística nacional.
• Contribuir a la evaluación del beneficio o
impacto social que la actividad económica
representa para la comunidad.
Cualidades de la información contable
Para poder complacer adecuadamente sus
objetivos, la información contable debe ser
comprensible, útil y en ciertos casos debe ser
comparable.
- La información es comprensible cuando es
clara y fácil de entender.
- La información es útil cuando es pertinente
y confiable.
- La información es pertinente cuando posee
el valor de retroalimentación, valor de
predicción y es oportuna.
- La información es confiable cuando es
neutral, verificable en la medida que
represente fielmente los hechos económicos.
Importancia de la contabilidad en
función de los usuarios de la
información
La contabilidad es de vital importancia por que
todos los entes económicos tienen la
necesidad de llevar control sobre todos sus
movimientos mercantiles y financieros. Así
lograra mayor productividad y
aprovechamiento de su patrimonio. Por otro
lado, los datos aportados por la contabilidad
son esenciales para
obtener información de carácter legal.
Los personajes que participan en el mundo de
los negocios: tales como propietarios,
gerentes, banqueros, corredores de bolsa,
inversionistas utilizan toda l terminología
contable para describir recursos y actividades
de la empresa, sea grande o pequeño.
Aunque la contabilidad ha logrado su avance
más notorio en el campo de los negocios, la
función contable es muy importante en todos
los estamentos de la sociedad.
Una persona debe explicar la procedencia de
sus ingresos y presentar una declaración de
renta. Comúnmente, una persona debe
suministrar información contable personal,
para poder comprar carro o una casa, obtener
una tarjeta de crédito o conseguir un préstamo
bancario. Las grandes empresas por acciones
tienen responsabilidad ante sus accionistas,
ante el gobierno central y ante el público en
general.
El gobierno, los departamentos, los
municipios, deben usar la contabilidad como
base para controlar los recursos y para la
medición de sus logros. La contabilidad es
muy importante para la operación exitosa de
una empresa, ciudad, país o universidad.
Todas las personas deben tener un mínimo de
conocimiento contable para actuar de forma
inteligente y para saber desenvolverse por los
retos que impone la sociedad.
Los individuos que reciben los informes
contables se denominan usuarios
de la información contable.
Se puede deducir que la contabilidad, el
hombre desde tiempos antiguos se ha
empeñado de llevar un control estricto de
todos sus movimientos financieros de sus
negocios ya sean pequeños, medianos o
grandes empresas. Por lo tanto, se ha
apoyado de diversas maneras para lograr este
fin. En un principio, lo realizo en procesos muy
simples a partir de los planteamientos
presentados por el monje Fray Luca Paciolo,
sin embargo con el paso del tiempo, el
avance tecnológico y las
exigencias empresariales los procesos
y técnicas contables han evolucionado.
Actualmente se puede afirmar que el proceso
de contar y registrar datos financieros se
desarrolla de una manera más simple y
sencilla con el apoyo del contador, pero, es
preciso aclarar que se siguen rigiendo por los
principios establecidos para ejecutar la
contabilidad empresarial.
La información contable, y por lo tanto la
contabilidad, no es un lenguaje exacto, ni por
la naturaleza de los hechos que registra, ni
por la carencia de código contable único,
completo y obligatorio.
Existe, por ende, un margen de facultativo
legítimo, justo y honesto en el registro,
interpretación y utilización de los datos que
proporciona.
La contabilidad es la técnica que se ocupa de
registrar, clasificar y resumir todas las
operaciones mercantiles de un negocio con la
finalidad de interpretar sus resultados, para
que los gerentes por medio de ella pueden
dirigirse sobre el camino que siguen sus
empresas; permitiendo conocer la estabilidad,
la solvencia y la capacidad financiera de esta.
La contabilidad se remonta desde tiempos
muy remotos, cuando el individuo se ve en la
necesidad llevar
registros y controles sobre su patrimonio.
El principio de la literatura contable queda
señalado a la obra de Lucas Paciolo titulada:
“La summa de aritmética, geometría
proportioni et proportionaliá”; uno de los
méritos que tuvo Lucas Paciolo, estuvo el de
haber explicado de forma muy detallada los
procedimientos que se debían emplear para el
manejo de las cuentas lo que hoy se conoce
como la teoría de la partida doble o la teoría
del cargo y el abono.
La contabilidad como la conocemos
actualmente, es el resultado de toda una gran
cantidad de practicas mercantiles diversas
que han exigido a través del tiempo, el
mejoramiento de la calidad de la información
financieras de los entes económicos. La
contabilidad del siglo XXI, se ve influenciada
por elementos variables tales como, la
tecnología, complejidad y globalización de la
economía, formación y educación.
Un sistema de información contable incluye
los métodos, procedimientos y recursos
utilizados por la empresa para llevar a cabo el
control sobre sus actividades financieras, y
así, resumirlas de forma útil para tomar la
mejor decisión. Un sistema de in formación
bien trazado ofrece control, compatibilidad,
flexibilidad y una relación aceptable de costo-
beneficio.
La importancia de la contabilidad es aceptada
ente privado o gubernamental los cuales
están totalmente convencidos que para
obtener una mayor productividad y
aprovechamiento de su patrimonio, así como
para cualquier información de carácter legal
son necesarios los servicios prestado por la
contabilidad. La administración de un
patrimonio, para ser competente, necesitara
de la asistencia de la contabilidad, la cual
facilita todos los datos precisos para toma
de
decisiones de una empresa basadas
en informaciones técnicas y razonadas.
La contabilidad es igualmente importante para
el funcionamiento exitoso de toda empresa,
comunidad, programa social, universidad o
ciudad. Todos los ciudadanos debemos tener
cierto grado de entendimiento de contabilidad
para actuar de forma inteligente y afrontar los
retos que nos exige la sociedad.