SISTEMA #QTESORERIA

Manual del usuario – Sección 4. Caja - Cobranzas/Pagos

Autor: Javier Alberto Álvarez

Pantalla de INICIO DEL SISTEMA

*4* Caja – Cobranzas y pagos

En el módulo de caja, se realizarán los ingresos y egresos de dinero y valores, con las siguientes particularidades

Ingresos de dinero Ingresos por cuenta corriente

Son los ingresos relacionados con pagos de nuestros clientes.

Ingresos desde O. Pago Son ingresos a la caja, que se producen a partir

de una O.P. generada en tesorería. Por ejemplo Ingreso de cheque de caja Ingreso de cheque para pago a proveedor Ingreso de cheque para asignar a “Caja chica”

Egresos de dinero TODOS los egresos de dinero deben realizarse

con referencia a una ORDEN DE PAGO generada previamente.

*4* Caja – Cobranzas/Pagos

CÓMO INGRESAR

Para ingresar al menú debemos seleccionar la opción CAJA en la pantalla general del Sistema, como se observa en la figura anterior.

Para acceder a las opciones de este menú, debemos realizar cualquiera de los siguientes procedimientos:

 Buscar con el cursor del mouse la opción a elegir, y seleccionarla con un clic sobre la misma.

Presionar la tecla TAB para ingresar al cuadro de opciones. Luego con la tecla flecha, nos ubicamos en la opción a ingresar, y con la barra espaciadora seleccionamos la misma.

*4* Caja – Cobranzas/Pagos

CAJA - FUNCIONES

El menú CAJA consta de las siguientes funciones:1. Control de caja

1. Movimiento de apertura2. Movimiento de cierre3. Anula cierre

2. Ingresos1. Ingresos x cuenta corriente. – Cobranzas de cuentas2. Ingresos x Orden de pago – Ingreso a caja para

pagos/depósitos.

3. Egresos x Orden de pago (todos los egresos)4. Módulo de Caja Chica5. Consultas por día6. LISTADOS

1. Listado de caja actual2. Listados de cajas anteriores3. Listado de caja entre fechas

En el presente capítulo, veremos en detalle la forma de operar cada una de éstas opciones del menú CAJA

*4.1* Caja – Control de caja

CAJA

Control de caja.

Funciones

Las funciones del control de caja, llevan un registro de fecha de caja, bajo las siguientes reglas:

La fecha del sistema es la de la caja abierta actualmente

Una vez cerrada una caja, no se pueden incorporar movimientos a la misma

Cuando se abre una caja, se arrastra el saldo de la caja anterior.

Pantalla de CONTROL DE CAJA

*4.1.1* Caja – Control de caja

CAJA –

Control de caja.

Nuevo día.

Para abrir la caja del día, debemos realizar los siguientes pasos:

1. Seleccionar la opción [Registro de apertura]

1. Aparecerá la pantalla de Control de caja (figura anterior)

2. Ingresar la fecha de la nueva caja.3. Seleccionar el botón de comando

[Movimiento de apertura]

*4.1.2* Caja – Control de Caja

CAJA –

Control de caja.

Cierre de caja.

Para cerrar la caja del día, debemos realizar los siguientes pasos:

1. Seleccionar la opción [Movimiento de cierre]

1. El programa mostrará el total de ingresos y egresos y el nuevo saldo. Controle el mismo.

2. Para confirmar el cierre, seleccionar el botón de comando [Confirma cierre?]

3. Para cancelar la acción, o volver al menú CAJA, seleccionar el botón de comando [Salir]

*4.1.3* Caja – Control de Caja

CAJA –

Control de caja.

Anula cierre.

Esta opción puede utilizarse únicamente cuando se realizó en Cierre de caja erróneamente y No se abrió una nueva caja.

1. Seleccionar la opción [Anula cierre]2. Para confirmar, seleccionar el

botón de comando [Ánula último cierre]

3. Para volver al menú CAJA, seleccionar el botón de comando [Salir]

*4.2* Caja – Ingresos

CAJA -

INGRESOS

Como se ha detallado anteriormente, existen 2 vías de ingreso a caja.

Ingresos por cuenta corriente Son los ingresos relacionados con pagos

de nuestros clientes. Ingresos desde O. Pago

Son ingresos a la caja, que se producen a partir de una O.P. generada en tesorería. Por ejemplo

Ingreso de cheque de caja Ingreso de cheque para pago a proveedor Ingreso de cheque para asignar a “Caja chica”

Pantalla de INGRESOS DE CAJA (cobranzas)

*4.2.1* Caja – Ingresos por cta.cte.

CAJA -

Ingresos por cuenta corriente

Para ingresar un ingreso por cuenta corriente, debemos seguir los siguientes pasos:

1. Seleccionar la opción del menú CAJA – [Ingresos por cta. Cte.] (Aparecerá una pantalla como la que se muestra en la figura anterior)

2. Seleccionar el cliente.3. Seleccionar el botón de comando [Nuevo Reg.] 4. Ingresamos el código de imputación. El

programa mostrará un mensaje de advertencia si la imputación no está habilitada para débitos, ya que podría tratarse de un error de imputación.

5. Ingresamos el importe cobrado.

*4.2.1* Caja – Ingresos por cta.cte.

CAJA -

Ingresos por cuenta corriente

(continuación)

6. Ingresamos el campo descripción. Al seleccionar el código de imputación, el programa le asigna automáticamente la descripción de movimiento del código, permitiendo la modificación de la misma.

7. En el caso que se cobre con valores, seleccionar la opción Ingresa valores, para ingresar los mismos. (Aparecerá una pantalla como la que se muestra a continuación)

8. Una vez ingresados los datos, seleccionamos el botón de comando [Aceptar] para confirmar la grabación de los mismos.

9. Finalmente, seleccionamos el botón de comando [Imprimir] para la emisión del recibo de pago.

Pantalla de Ingreso de valores.

*4.2.1.1* Caja – Ingreso de valores

CAJA -

Ingresos de valores cobrados

Para ingresar el ingreso de los valores cobrados en un ingreso de caja, debemos hacer lo siguiente:

1. Seleccionar el botón de comando [Ingresa valores] 2. Ingrese los siguientes datos:

1. Firmante2. Banco 3. Cuenta nro.4. Núm. Cheque5. Importe6. Fecha emisión de cheque7. Fecha de depósito de cheque (Si el cheque no es de pago

diferido, repetir la fecha de emisión)

3. Seleccionar el botón de comando [Confirma] para guardar los datos. Si hubiera más cheques para ingresar, continúe en el paso 1 nuevamente.

4. Seleccionar el botón de comando [Finaliza] para volver al menú de ingresos de caja.

Pantalla de CAJA – Ingresos desde O. PAGO

*4.2.2* Caja – Ingresos por.O.P.

CAJA -

Ingresos por Orden de pago

Para ingresar un ingreso por Orden de pago, debemos seguir los siguientes pasos:

1. Seleccionar la opción del menú CAJA – [Ingresos desde O. Pago] (Aparecerá una pantalla como la que se muestra en la figura anterior)

2. Seleccione el botón [Ingrese OP]

3. Aparece una pantalla emergente. Ingrese el número de OP a ingresar y seleccione el botón de comando [Busca OP]. Para confirmar seleccione la opción [Continúa ?] Aparecerá un AVISO DEL SISTEMA – OP Lista para ingresar a CAJA.

4. Seleccione el botón [Nuevo Reg.]

Aparecerá una pantalla como la que se muestra a continuación.

Pantalla de CAJA – Ingresos desde O. PAGO

*4.2.2* Caja – Ingresos por O.P.

CAJA -

Ingresos por Orden de pago

(continuación)

Como podemos observar, aparece directamente el Banco al cual pertenece el cheque a ingresar y el importe. Por lo tanto, solo ingresamos lo siguiente

5. Ingresamos el código de imputación. El programa mostrará un mensaje de advertencia si la imputación no está habilitada para débitos, ya que podría tratarse de un error de imputación.

6. Ingresamos el campo descripción. Al seleccionar el código de imputación, el programa le asigna automáticamente la descripción de movimiento del código, permitiendo la modificación de la misma.

7. En el caso que se trate de un pago a terceros , seleccionar la opción Ingresa valores, para ingresar los mismos, según el procedimiento descripto precedentemente

8. Una vez ingresados los datos, seleccionamos el botón de comando [Aceptar] para confirmar la grabación de los mismos.

9. Finalmente, seleccionamos el botón de comando [Imprimir] para la emisión del recibo de pago. (Si bien el sistema habilita la opción, al tratarse de un documento interno puede omitirse el mismo, ya que se verá reflejado en la caja)

Pantalla de CAJA – Egresos por O. PAGO

*4.3* Caja – Egresos por O. Pago

CAJA -

Egresos por Orden de pago

Para registrar un egreso por Orden de pago, debemos seguir los siguientes pasos:

1. Seleccionar la opción del menú CAJA – [Egresos x O. Pago] (Aparecerá una pantalla como la que se muestra en la figura anterior)

2. Seleccione el botón [Ingrese OP]

3. Aparece una pantalla emergente. Ingrese el número de OP a ingresar y seleccione el botón de comando [Busca OP]. Para confirmar seleccione la opción [Continúa ?] Aparecerá un AVISO DEL SISTEMA – La O.P. ya fue ingresada a caja (si se realizó el ingreso de los cheques previamente.

4. Seleccione el botón [Nuevo Reg.]

*4.3* Caja – Egresos por O. Pago

CAJA -

Egresos por Orden de pago

(continuación)

Como podemos observar, aparece directamente proveedor al cual se va a realizar el pago y el importe. Por lo tanto, solo ingresamos lo siguiente

5. Ingresamos el código de imputación.

6. Ingresamos el campo descripción.

7. En el caso que se trate de un pago con cheques, seleccionar la opción Entrega valores, para seleccionar los mismos.

8. En el caso que quien cobra no posea formularios de recibo, seleccionar la opción Emite vale. Una vez grabado el pago, imprimirá un recibo que firmará quien cobra.

9. Una vez ingresados los datos, seleccionamos el botón de comando [Aceptar] para confirmar la grabación de los mismos.

10. Finalmente, seleccionamos el botón de comando [Imprimir] para la emisión del recibo de pago. (Solamente si se seleccionó la opción Emite Vale.)

Pantalla de CAJA - CONSULTAS – Selección

*4.4* Caja – CONSULTAS

CAJA -

CONSULTAS

Para realizar consultas de movimientos de caja, debemos realizar los siguientes pasos:

1. Seleccionar la opción del menú CAJA – [Consultas por día] (Aparecerá una pantalla como la que se muestra en la figura anterior)

2. Seleccione el botón [Busca clave]

3. Aparece una opción para seleccionar fecha. Busque la fecha a consultar.

4. Seleccione el botón [Movimientos] para visualizar por pantalla los movimientos del día.

Pantalla de CAJA - CONSULTAS – Movimientos

*4.4* Caja – CONSULTAS

CAJA -

CONSULTAS

(continuación)

Una vez que se visualizan los movimientos, como podemos ver en la pantalla anterior, podremos visualizar movimientos de otras fechas. Para ello debemos realizar los siguientes pasos.

5. Seleccionar el botón [Cierre]. Desaparecerá el detalle de movimientos.

6. Para ir al próximo día, seleccionar la opción [Próximo cierre]

7. Para ir al día anterior, seleccionar la opción [Ant. Cierre]

8. Seleccionar el botón de comando [Salir] para volver al menú de caja.

También podemos utilizar la opción [Busca clave] y repetir los pasos 2 a 4

Importante: En la parte superior derecha, siempre nos muestra el resumen de: Saldo anterior, total débitos, total créditos y Nuevo saldo. Si la caja no está cerrada, solamente muestra el monto del Saldo anterior.

*4.6* CAJA- Listados

FUNCION LISTADOS

En el módulo caja, existen 3 opciones de listados de CAJA:

Listado de Caja Actual. Genera una impresión de la Caja al momento de solicitar el listado.

Listado de Cajas anteriores. Permite seleccionar una fecha, e imprime la caja de ese día.

Listado de cajas entre fechas: Habilita 2 fechas, entre las que se desea generar el listado. Este listado es continuado y resumido.

Pantalla de Listados de CAJA - Opciones

*4.6* CAJA- Listados

FUNCION LISTADOS

Para los listados de caja, debemos realizar los siguientes pasos:

1. Seleccionar la opción del menú CAJA 1. [Listado de caja actual]2. [Listado de cajas anteriores]3. [Listado de caja entre fechas] (Aparecerá una pantalla como la de la figura

anterior). El sistema habilitará los campos de fecha necesarios de acuerdo a la opción seleccionada.

2. Seleccione el botón [Generar archivo] para imprimir su selección.

Haciendo clic sobre el tipo de listado, podrá acceder a una muestra del mismo

Fin Sección 4 – CAJA