manual de cobranzas modelo

7/17/2019 Manual de Cobranzas Modelo

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MANUAL DE NORMAS YPROCEDIMIENTOS

PARA LAS COBRANZAS

Dirección General de Adm. Y Finan

Fecha de Emisión 30/10/12

Código: GFCC0001 Página: 1 de 25

Elaborado por: Nº de Revisión Autorizado Por: Aprobado por:Coordinador de Cobranzas T.S.U Grecia Oropeza

Gerente de FinanzasLic. Elvia Bolívar

Director de Adm y FinLic. Ricardo Villamizar

Junta directiva Nº

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOSPARA LAS COBRANZAS




PARA LAS COBRANZAS







Junta directiva Nº

Índice

Pág.

INTRODUCCION…………………………………………………………………………. 2OBJETIVO………………………………………………………………………………… 3

MARCO JURÍDICO………………………………………………………………………. 4

NORMAS GENERALES…………………………………………………………………. 6

NORMAS ESPECÍFICAS………………………………………………………..……… 7

CAPITULO I………………………………………………………..…………………….. 1.1.- Cobranza a los Entes Gubernamentales……..…………………..……………. 8

1.2.- Objetivo…………………………………………..……………..………………….. 9

1.3.-Cobranza a las Empresas Privadas………..………..………………………….. 10

1.4.-Objetivo……………………………………………….……………………..……… 11

1.5.- Cobranza de la red Venezuela (aliados)………………………………………. 12

1.6.- Objetivo…………………………………………………..………..……………….. 13

1.7.- Compensaciones………………………………………...………………..……… 131.8.- Objetivo………………………………………………………..…..………………... 14

CAPITULO II……………………………………………………………………………… 2.1.- Diagrama de flujos Entes Gubernamentales……………………..…………….. 16

2.2.- Diagrama de Flujos de Empresas Privada………..……………………….……. 17

2.3.- Diagrama de Flujos Red Venezuela…………………………...………………... 18

CAPITULO III………………………………………………………..……...…………….

3.1.- Formato detallado de las Cuentas por Cobrar por Unidad………………….. 19

3.2.- Formato de Control sobre Cuentas por Cobrar………………………………… 203.3.- Formato de Control de Visitas……………………………………………………. 21

3.4.- Formato de Entrega y Recepción de Sello…………………………….……….. 223.5.- Formato de Control de llamadas…………………………………………………. 233.6.- Formato cronograma de Plan de Cobranzas…………………..………………. 243.7.- Glosario…………………………………………………...………………………… 25




PARA LAS COBRANZAS







Junta directiva Nº

La empresa Venezolana de Alimentos La Casa, S. A. (VENALCASA), es una institución

autosustentable con sentido socialista; ya que su misión y visión están enmarcados dentro de

los programas agroalimentarios emprendidas por el Gobierno de la República Bolivariana de

Venezuela, a través de la misión alimentación.

De acuerdo a lo estipulado en las diferentes normas legales y organizativas de la institución,

se ha elaborado el presente manual con un lenguaje claro y sencillo, con el propósitofundamental de suministrar una herramienta documental que servirá de apoyo administrativo

para todas aquellas personas interesadas en conocer los objetivos, misión y visión, marco

legal, procedimientos administrativos, funciones y atribuciones de la Coordinación de

Cobranzas y sus secciones, como lo son Entes Gubernamentales, Privados, Areperas,

Abastos, Rutas, mercados y Ágrotiendas

Por tal motivo este manual constituye un instrumento de referencia para el conocimiento de

cómo debe llevarse a cabo las rutinas y directrices para la capacitación, inducción y

evaluación del personal adscrito a la Coordinación de Cobranzas; además de contribuir al

adecuado reclutamiento y selección de los trabajadores para cada una de las secciones de la

Coordinación.

Introducción




PARA LAS COBRANZAS







Junta directiva Nº

La Coordinación de Cobranzas, adscrita a la gerencia de finanzas empresa Venezolana de

Alimentos La Casa, S.A., busca proporcionar a través de este manual a las diferentes

secciones de la Coordinación, las normas y procedimientos para realizar el proceso de Y

cobranza; que permitirá consultar, conocer y llevar a cabo las actividades de los empleados

adscritos al área, con el objeto de desarrollar con eficiencia y eficacia los procesos

administrativos.

Así como también, unificar y controlar el cumplimiento de las normas legales vigentes en el

proceso de la cobranza, simplificando y agilizando de forma efectiva las operaciones

respectivas del área.

ALCANCE

Las Normas contenidas en el presente Manual son de estricto cumplimento por la Cobranza

de la empresa, con el objeto de normalizar los procedimientos administrativos.las presentes

Normas regulan el proceso de cobranza de los créditos otorgados por la institución tanto

circular como vencida.

UNIDADES INVOLUCRADAS

1. La Gerencia de Facturación, adscrita a la Dirección de Administración y Finanzas, emite

los documentos respetivos (Facturas) para el proceso de cobranza.

2. La Gerencia de Finanzas, aprobará las comunicaciones internas entre los diferentes

Gerencias.

Objetivo




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Junta directiva Nº

3. Auditoría Interna, es el responsable de efectuar el control interno de las Unidades

Involucradas en este proceso, velará por el estricto cumplimiento de las normas yprocedimientos establecidos en este manual, además de realizar las respectivas

recomendaciones en el proceso.

4. La Gerencia de Planificación y Presupuesto, a través de su Departamento de

Organización y Sistemas, será el encargado de mantener actualizado el presente manual

a través de las recomendaciones de la Unidad de Auditoría Interna, cambios en las

normativas legales de la República Bolivariana de Venezuela o ha solicitud por algunas

de las Unidades involucradas de la Gerencia de Administración y Finanzas cuando así loamerite.




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Junta directiva Nº

Los principales ordenamientos jurídicos que sustentan los procesos administrativos de la

Coordinación Cobranzas, son los que a continuación se enuncian:

Constitución de la República Bolivariana de Venezuela, publicada en gaceta Oficial de

la República Bolivariana de Venezuela Nº 36.860 de fecha 30 de Diciembre de 1999

reimpresa en Gaceta Oficial Extraordinaria de la República Bolivariana de Venezuela

Nº 5.453, en fecha 24 de Marzo de 2000, primera enmienda publicada en Gaceta

Oficial Extraordinaria Nº 5.908, en fecha 19 de Febrero de 2009

Ley Orgánica de la administración Financiera del sector Publico, publicada en gaceta

Oficial de la República Bolivariana de Venezuela Nº 39.164 de fecha 23 de Abril de

2.008.

Ley Orgánica de la Administración Publica, publicada en Gaceta Oficial de la

Republica Bolivariana de Venezuela Nº 5.890 Extraordinaria de fecha 31 de Julio de

2.008.

Ley Orgánica de la Contraloría General de la Republica y el Sistema Nacional de

Control Fiscal, Publicada en Gaceta Oficial de la Republica Bolivariana de Venezuela

Nº 37.347 de fecha 12 de Diciembre de 2001.

Ley de impuesto al valor agregado Gaceta Extraordinario Nº 37.661 de fecha 31 de

Marzo de 2003 Providencia Administrativa Nº SNAT/2003/1.677.

Código Orgánico Tributario Gaceta Oficial Nº 37.305 de Fecha 17 de Octubre de 2001.

Providencia Administrativa Nº SNAT/2008/0257 que establece las Normas Generales

de Emisión de Facturas y otros Documentos, publicada en Gaceta Oficial de la

República Bolivariana de Venezuela Nº 38.997 de fecha 19 de Agosto de 2.008.

Marco jurídico




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Junta directiva Nº

1. Se entiende por cuentas por cobrar todos derechos adquiridos por la institución a través

de sus unidades administrativas por la prestación de un servicio y suministro de insumos

2. La Coordinación de Cobranzas a través de cada una de sus secciones, será la

responsable de gestionar las cobranzas a los distintos clientes de venezolana de

Alimentos La Casa S.A.

3. Mantener el control de toda la documentación asociada a las cobranzas recibidas de la

Gerencia de Facturación.4. Informar a la Presidencia de la empresa, a la Dirección de Administración de Finanzas y a

la gerencia de finanzas mediante cuadro estadístico, las cuentas por cobrar diaria,

semanal y mensual de cada una de sus unidades

5. Entregar a la Coordinación de Control de ingreso Todos los soportes de las cobranzas

para su debida verificación.

6. La coordinación realizara cuadro demostrativo de cruces de cobranzas.

7. Las cuentas por cobrar vencidas se mantendrán en la sección de cuentas por cobrar pornoventa (90) días, después de este lapso y previa verificación de su imposibilidad de

cobro por parte de la sección, será enviada a asesoría jurídica, quien procederá de

acuerdo al caso.

Normas Generales




PARA LAS COBRANZAS







Junta directiva Nº

1. Elaborar semanalmente Proyección de Ingresos. en función a las expectativas de

cobro para esa semana.

2. Mantener actualizado el estado de cuenta por cobrar de cada cliente.

3. Elabora relación de cobros (copia amarilla con boucher original en el caso de

transferencia soporte emitido por la entidad bancaria correspondiente) y entregar

semanalmente a la Coordinación de control de ingresos para su respectivo registro enel sistema financiero.

4. Llevar el control de las visitas y llamadas de cobros por parte de los analistas.

5. Verificar el estado de cuenta de los clientes a compensar y realizar mensualmente o

cuando sea conveniente el reporte de dicho cruce de facturas.

6. El administrador de las cuentas por cobrar se encarga del control de los cheques

devueltos, solicitara a la coordinación de servicios financieros su recuperación para su

posterior reintegro. El mismo será incluido en las cuentas por cobrar.

Normas compensaciones:

• Las conciliaciones de cuentas de servicios y el suministro de insumos deben

realizarse los últimos días de cada mes por el equipo técnico de compensación

y los primeros 5 días del mes próximo el comité administrativo de

compensación financiera debe realizar el estudio y la certificación de los

acuerdos propuestos en el acta de compensación para ambas fechas, de ser

un día no hábil, se realizara el día hábil inmediato a este.

• Todo saldo neto resultante de la compensación debe ser cancelado por la

empresa deudora, a través de recursos financieros los primeros cinco (5) dia

hábiles subsiguiente a la certificación del acta de compensación realizada por el

comité administrativo de compensación Financiera.

Normas Especificas




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Junta directiva Nº

• Si el saldo neto resultante de la compensación no puede ser cancelado por la

empresa deudora, esta deberá cargar en el acta de compensación la

transferencia del saldo, para el siguiente periodo de compensación.

• Los representantes de cada empresa en el comité administrativo de

compensación financiera, tendrán la autoridad para certificar los acuerdos

establecidos en el acta de compensación y para resolver conflictos que

pudiesen derivarse de estas operaciones, estableciendo los métodos y

acciones aplicables a fin de resolverlos.

• Si del punto en discusión no hubiese acuerdo unánime, debido a la complejidad

del asunto por razones de orden técnico u operacional, el comité superior de

compensación, los alegatos y puntos en discusión a fin de que este acuerde los

términos de solución y acuerdos definitivos.




PARA LAS COBRANZAS







Junta directiva Nº

PROCEDIMIENTO DE LAS COBRANZAS

1.1 Cobranza a los Entes Gubernamentales: Se gestiona la Cobranza de acuerdo a la

Facturación recibida de la venta de Materia Prima e insumos pertenecientes a

venezolana de Alimentos La Casa, S.A., y servicios de empaquetado y transporte

prestados a las Corporación Casa, PDVAL, Friosa, Red de Abastos Bicentenario, Lácteos

Los Andes e Industrias Diana.

1.2 Objetivos: Realizar el proceso de Cobranza dentro de las políticas de crédito

establecidas por Venezolana de Alimentos la Casa, S.A.

RESPONSABLE ACCION

ANALISTA DE COBRANZAENTES GUBERNAMENTALES

1. Ejecutar el cronograma de las actividades decobro planificadas por el coordinador de acuerdoa las fechas establecidas.

2. Una vez entregada la factura hacer seguimientosegún la ruta administrativa del ente para mayorefectividad en el cobro.

3. Una vez que el cliente realice el pago solicitar larelación de las facturas cobradas para sudebida conciliación y retenciones que generecada una.

4. Mantener actualizado el consolidado de cuentaspor cobrar de cada uno de los entes y unidadesque le sean asignados.

5. Hacer seguimiento de haber algún chequedevuelto correspondiente a un cobro hasta sudebida reposición.

6. Presentar diariamente informe de la gestión de

Capitulo I




PARA LAS COBRANZAS







Junta directiva Nº

cobro.

7. Registrar los cobros recibidos en el formato de lagestión de cobranza, donde indique el detalle delmismo.

8. Mantener actualizado el archivo de clientes parasu debido control.

9. Cumplir con otras funciones que le Seanasignadas.




PARA LAS COBRANZAS







Junta directiva Nº

1.3 Cobranza a Las Empresas Privados: Se gestiona la Cobranza de acuerdo a la

Facturación recibida de la venta de insumos pertenecientes a Venezolana de Alimentos LaCasa, S.A., Se factura de acuerdo a las ventas de insumos pertenecientes a Venezolana de

Alimentos La Casa, S.A.

1.4 Objetivos: Realizar el proceso de cobranza dentro de los requisitos establecidos por las

Leyes.

RESPONSABLE ACCION

ANALISTA DE COBRANZAEMPRESAS PRIVADAS


2. Indicarle al cliente en un lapso no mayor de 2días el estado de la cuenta una vez sea recibidala factura.

3. Presentar diariamente informe de la gestión decobro.

4. Registrar los cobros recibidos en el formato dela gestión de cobranza, donde indique el detalledel mismo.

5. Mantener actualizado el archivo de clientes parasu debido control.

6. Una vez cobrada la factura entregar a control de

ingresos, relación de la copia amarilla de lafactura y original del depósito en el caso detransferencia entregar soporte emitido por elbanco correspondiente.

7. Cumplir con otras funciones que le Sean

asignadas.




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Junta directiva Nº

1.5 Cobranza de la Red Venezuela (Aliados): Se gestiona la cobranza de acuerdo a las

ventas de los productos suministrados por venezolana de Alimentos La Casa, C.A. a lasareperas y abastos aliados.

1.6 Objetivos: Realizar el proceso de Cobranza dentro de los requisitos establecidos por las

leyes y por los procedimientos establecidos por la empresa Venezolana de Alimentos La

Casa, C.A.

RESPONSABLE ACCION

ANALISTA DE COBRANZA DELA RED VENEZUELA (ALIADOS)


2. Si el cliente no cancela la deuda, registrar ydeterminar la fecha en que se debe realizar elcobro y el vencimiento de la misma.

3. Indicarle al cliente en un lapso no mayor de 2

días el estado de la cuenta una vez sea emitidala factura.

4. Hacer seguimiento de Haber algún chequedevuelto correspondiente a un cobro hasta sudebida reposición.

5. Presentar diariamente informe de la gestión decobro.

6. Registrar los cobros recibidos en el formato de la

gestión de cobranza, donde indique el detalle delmismo (Nº de depósito o transferencia si es elcaso).

7. Mantener actualizado el archivo de cada clientepara su debido control.

8. Cumplir con otras funciones que le seanasignadas.




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Junta directiva Nº

1.7 Compensaciones: la compensación es el proceso que se efectúa entre dos deudas

que tienen igualmente por objeto una suma de dinero, o una cantidad determinada decosas de la misma especie, que pueden, en los pagos sustituirse las unas a las otras, y

que son legalmente liquidas y exigibles.

1.8 Objetivos: establecer las normas relativas al control financiero corporativo que

permitan la compensación de cuentas y deudas reciprocas entre empresas relacionadas

ocasionadas por transacciones inter empresas, facilitando que el control y manejo de

recursos en moneda corriente sea aplicable con preferencia a las relaciones poroperaciones con terceros.

RESPONSABLE ACCION

ANALISTA DECOMPENSACIONES

1. Prepara información y soportes necesarios parala conciliación y compensación. Cadarepresentante del equipo técnico de

compensación, prepara la información referentea las cuentas involucradas (facturas, estadosfinancieros).

2. Coordinar reunión para el análisis de laconciliación y compensación de las cuentas.

3. Revisan y analizan cuentas a conciliar ycompensar. Los representante del equipotécnico de compensación, realizan análisisintercambiando las facturas (cruce de facturas)de las operaciones llevadas a cabo entre lasempresas.




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Junta directiva Nº

4. Proceden a elaborar el acta de compensacióncontentiva de los acuerdos propuestos y lasoperaciones cruzadas y compensadas;reflejando el saldo neto resultante a favor o encontra de cada empresa y los acuerdos de lacancelación de los mismos.

5. Se envía el acta el acta de compensación alcomité administrativo de compensación para sudebida certificación.

6. Una vez aprobado y después de haber recibidoel pago el mismo se registra a finesadministrativos, contables y de control interno.




PARA LAS COBRANZAS







Junta directiva Nº

Flujogramas Cuentas de Dudoso Cobro:

2.1- Entes Gubernamentales.

Recibe

Gerencia de

Facturación

Coordinación

De Cobranza

Revisa Gerencia

De Finanzas

NO SI

Capitulo II

Revisa y evalua

cronogramas según

rioridades

Se reestructura elcronograma de visitaspara su próximaevaluación

Una vez finalizado el

cronograma de visitas se

le presenta a la Gerencia

Se reciben los pagosy se procede a

rebajar la cuenta queestaba pendiente por

cobrar

Firma y aprueba elcronograma

Se ejecutan lasgestiones decobranza segúncronograma deVisitas

Inicio

Facturas Gerencia deFacturación

Se elabora cronograma de

visitas según facturas

vencidas de los entes

Gubernamentales

Se procede a consolidar lacuenta por cobrar del cliente

Se envía reporte Diario delas Cobranza a la GerenciaFinanzas

Fin

Se emite relación de lascobranzas y se envía a laCoordinación de Control deIngresos (soportesoriginales)




PARA LAS COBRANZAS







Junta directiva Nº

2.2 Empresas Privadas.

Recibe

Gerencia de

Facturación

Coordinación

De Cobranza

Revisa Gerencia

De Finanzas

NO SI

Revisa y evalua

cronogramas según

prioridades





Se reciben los pagosy se procede a

rebajar la cuenta queestaba pendiente porcobrar



Se elabora cronograma devisitas según facturas vencidas

de las Empresas Privadas



Fin


Inicio





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Junta directiva Nº

2.3 Red Venezuela.

Recibe

Gerencia de

Facturación

Coordinación

De Cobranza

Revisa GerenciaDe Finanzas

NO SI

Revisa y evalua

cronogramas según

rioridades





Se reciben los pagos

y se procede arebajar la cuenta queestaba pendiente por

cobrar



Se elabora cronograma de

visitas según facturas vencidas

de la Red Venezuela.



Fin


Inicio





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Junta directiva Nº

Formatos

3.1 Formatos: CC-001 Detallado de las cuentas por cobrar por unidad.

3.2 Formato: CC-002 Control sobre cuentas por Cobrar.

CAPITULO III

0,00 0,00 0,00

TOTAL CUENTAS POR COBRAR CORPORACIÓNCASA 2012

Nº CTA ESTATUS

DIAS

CREDITO

DEPOSITO

EN BANCO

Bs 0,00

Nº NOTA DE

ENTREGA

Nº REG.

VTA.

Nº

FACTURA

MONTO DE

FC IVA ISLR 1x1000

TOTAL

RETENCIONES

Nº

DEPOSITO

FECHA

DEPOSITO

FECHA

FACTURA

FECHA DE

ENTREGA RUBRO PLANTA

Nº ORDEN

D/C/S

NOMBRE DEL CLIENTE Y RIFVENEZOLANA DE ALIMENTOS LA CASA, S.A. RIF G-20008504-5

RETENCIONES




PARA LAS COBRANZAS







Junta directiva Nº

3.3 Formato: CC-003 Control de Visitas.

NºCUENTA

POR

COBRAR

COBRANZA

DE LA

SEMANA

DESPACHO

EN BS.

TOTAL POR

COBRAR

0,00 0,00 0,00 0,00

Nº

CUENTA

POR

COBRAR

COBRANZA

DE LA

SEMANA

DESPACHO

EN BS.

TOTAL POR

COBRAR

0,00 0,00 0,00 0,00

0,00 0,00 0,00 0,00

DEL XX AL XX DE XX DE 2012

ENTES GUBERNAMENTALES

AREPERA

TOTAL GUBERNAMENTALES

ALIADAS

AREPERA

TOTAL ALIADOS

TOTAL CUENTAS POR COBRAR

CONTROL SOBRE CUENTAS POR COBRAR AREPERAS VENEZUELA




PARA LAS COBRANZAS







Junta directiva Nº

3.4 Formato: CC-004 Control de Entrega y Recepción de Sellos.

FECHA DE VISITA CLIENTE OBSERVACION DE LA VISITA MODO DE PAGO FIRMA DEL CLIENTE

CONTROL DE VISITAS




PARA LAS COBRANZAS







Junta directiva Nº

3.5 Formato: CC-005 Control de Llamadas.

FECHA ANALISTA ENTREGA OBSERVACION FIRMA

ENTREGA Y RECEPCION DEL SELLO




PARA LAS COBRANZAS







Junta directiva Nº

FECHA DE LLAMADA CLIENTE OBSERVACION DE LA LLAMADA

CONTROL DE LLAMADAS




PARA LAS COBRANZAS







Junta directiva Nº

3.6 Formato: CC-006 Cronograma Plan de Cobranza.

CLIENTE

RESPUE

STA

RESPONS

ABLE C LI ENTE D EU DA

RESPU

ESTA

RESPONS

ABLE CLIENTE DEUDA

RESPUE

STA

RESPON

SABLE CLIENTE DEUDA

RESP

UEST

A

RESPONS

ABLE CLIENTE DEUDA

RESPU

ESTA

RESPONS

ABLE

CLIENTE

RESPUE

STA

RESPONS

ABLE CLIENTE DEUDA

RESPU

ESTA

RESPONS

ABLE CLIENT E DEUDA

RESPUE

STA

RESPON

SABLE CLIENTE DEUDA

RESP

UEST

A

RESPONS

ABLE CL IENTE DEUDA

RESPU

ESTA

RESPONS

ABLE

CLIENTE

RESPUE

STA

RESPONS

ABLE CLIENTE DEUDA

RESPU

ESTA

RESPONS

ABLE CLIENT E DEUDA

RESPUE

STA

RESPON

SABLE CLIENTE DEUDA

RESP

UEST

A

RESPONS

ABLE CL IENTE DEUDA

RESPU

ESTA

RESPONS

ABLE

E N

T E S

G

U

B

E R

N

A -

DEUDA

CRUCES

P

R

I V

A

D

O

S DEUDA

A

R

E P

E R

A

S

A

L I A

D

A

S

DEUDA

PLAN DE COBRANZAS AREPERAS

DEL xx AL x DE xxx DE xxxx

PRIMERA SEMANA

LUNES MARTES MIERCOLES JUEVES VIERNES




PARA LAS COBRANZAS







Junta directiva Nº

-A-

Adscrita: centro que no es gestionado directamente por una entidad pero que es tutelado

y supervisado por ella, lo que suele otorgar validez oficial a sus programas.

Agilizar: facilitar y acelerar la ejecución de un proceso o procedimiento.

Alícuota: es el resultado de repartir un volumen inicial en varias partes iguales.

-C-

Compensaciones: modo de extinguir deudas vencidas entre personas que son

recíprocamente acreedoras y deudoras, de manera que una se considera pagada por la

condonación de la deuda que tiene con la otra.

Comprobante: documento que sirve como evidencia de la autoridad que se tiene para

autorizar un desembolso en efectivo.

Conciliar: conformar, hacer concordes o compatibles dos o más elementos que son o

parecen contrarios.

Correlativo: se aplica al número que en una serie ordenada sigue inmediatamente a otro

en un orden es especifico.

Cronograma: consiste en una lista de todos los elementos terminales de un proyecto con

sus fechas previstas de comienzo y final

-D-

Glosario




PARA LAS COBRANZAS







Junta directiva Nº

Dictaminar: dar una opinión técnica y experta sobre un hecho o una cosa.

Directrices: es aquello que marca las condiciones en que se genera algo.

-P-

Providencia: medida que se toma para lograr un fin determinado o para prevenir o

remediar un daño o peligro.

-S-

Simplificado: hacer más sencillo o más fácil una cosa.

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