sistema integrado de gestion de la gobernacion de …

SISTEMA INTEGRADO DE GESTION DE LA GOBERNACION DE SANTANDER 1

Plan de mejoramiento para el proceso de planeación del Sistema Integrado de Gestión de la

Gobernación de Santander

Leddy Yesenia Pinzón Hernández y Cristhian Orlando Becerra Hernández

Trabajo para Optar el título de Magíster en Calidad y Gestión Integral

Director

Diego Andrés Angarita Moncada, Mgtr.

Universidad Santo Tomas, Bucaramanga

División de Ingenierías y Arquitectura

Maestría en Calidad y Gestión Integral

2021


Contenido

Introducción .................................................................................................................................. 12

1. Plan de mejoramiento para el proceso de planeación del sistema integrado de gestión de la

Gobernación de Santander ............................................................................................................ 15

1.1 Objetivos ........................................................................................................................ 15

1.1.1 Objetivo general ...................................................................................................... 15

1.1.2 Objetivos específicos .............................................................................................. 15

2. Metodología de aplicación ..................................................................................................... 16

2.1 Tipo de investigación ..................................................................................................... 17

2.2 Diseño metodológico...................................................................................................... 18

2.3 Método utilizado ............................................................................................................ 18

2.4 Métodos de confiabilidad y validez del diseño de instrumentos de medición ............... 18

2.5 Fuentes y tipo de información ........................................................................................ 19

2.6 Componentes y fases del estudio de caso. Según modelo de la escuela de negocios, las

fases son (D, 1997): ................................................................................................................... 20

3. Marco referencial ................................................................................................................... 20

3.1 Antecedentes .................................................................................................................. 20

3.1.1 A nivel internacional ............................................................................................... 21

3.1.2 A nivel nacional ...................................................................................................... 22

3.1.3 A nivel local ............................................................................................................ 25

3.2 Marco conceptual ........................................................................................................... 25

3.2.1 Sistema de Gestión de la Calidad............................................................................ 25

3.2.2 Sistema de Gestión Ambiental ISO 14001:2015 .................................................... 25


3.2.3 Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo ISO 45001 .................. 26

3.2.4 Auditoría de procesos de calidad ............................................................................ 26

3.2.5 Auditoría ambiental de procesos. ............................................................................ 27

3.3 Marco teórico ................................................................................................................. 27

3.3.1 Ciclo Planificar-Hacer-Verificar-Actuar. ............................................................... 27

3.3.2 Mejoramiento continuo ........................................................................................... 27

3.4 Normativo....................................................................................................................... 28

3.4.1 Organización Internacional de Normalización (ISO) ............................................. 28

3.5 Marco legal ..................................................................................................................... 28

4. Caracterización del contexto empresarial .............................................................................. 30

5. Contexto de la organización ................................................................................................... 31

5.1 Comprensión de la Organización y de su contexto. ....................................................... 31

5.1.1 Necesidades y expectativas de las partes interesadas. ............................................ 31

5.2 Alcance del Sistema Integrado de Gestión actual. ......................................................... 32

5.3 Sistema Integral de Gestión y Procesos ......................................................................... 32

6. Liderazgo ................................................................................................................................ 33

6.1 Liderazgo y compromiso ................................................................................................ 33

7. Análisis de la situación estudiada .......................................................................................... 34

7.1 Resultados del análisis de cumplimiento ....................................................................... 35

7.2 Estado actual del Sistema de Gestión Integral de la Gobernación de Santander. .......... 35

8. Evaluación de cumplimiento del sistema actual .................................................................... 36

8.1 Evaluación de Complimiento del Sistema de Gestión Integrado Actual Frente a las NTC

ISO 9001:2015, NTC ISO 14001:2015 y NTC ISO 45001:2018. ............................................. 36


8.2 Evaluación de complimiento del Sistema de Gestión Integrado actual frente a las NTC

ISO 9001:2015, NTC ISO 14001:2015 y NTC ISO 45001:2018. ............................................. 36

8.2.1 Cumplimiento frente A La NTC ISO 9001: 75%. .................................................. 37

8.2.2 Cumplimiento frente a la NTC ISO 14001: 66%.................................................... 40

8.2.3 Cumplimiento frente a la NTC ISO 45001: 78%.................................................... 42

8.3 Desarrollo objetivo dos .................................................................................................. 44

8.3.1 Análisis del cumplimento de la Gestión del Riesgo del proceso de Planeación de la

Gobernación según resultados de la lista de verificación NTC ISO 31000. .......................... 44

8.3.2 Matriz de aspectos e impactos ambientales ............................................................ 47

8.3.3 Análisis de vulnerabilidad....................................................................................... 48

8.3.4 Análisis de la coherencia basado en el nivel de relación entre el proyecto planteado

y los resultados alcanzados por la investigación. ................................................................... 54

8.4 Plan de mejoramiento para el proceso de Planeación del Sistema Integrado de Gestión de

la Gobernación de Santander. .................................................................................................... 55

8.4.1 Fases para la implementación de las acciones de mejora del Sistema Integrado de

Gestión de la oficina de Planeación de la Gobernación de Santander ................................... 55

8.4.2 Formulación de ajustes a políticas del Sistema Integrado de Gestión del Proceso de

Planeación de la Gobernación de Santander. ......................................................................... 57

8.4.3 Determinación de ajustes requeridos para el cumplimiento del Sistema Integrado de

Gestión Frente a la NTC ISO 9001, NTC ISO 14001 y NTC ISO 45001. ............................ 58

8.4.4 Acción de mejora en Gestión Documental: revisión de las manuales y

procedimientos requeridos por las tres normas ...................................................................... 66

8.4.5 Método de Implantación del Plan de Mejoramiento del Sistema Integrado de Gestión


................................................................................................................................. 67

8.4.6 Evaluación de la eficacia del Plan de Mejoramiento. ............................................. 69

9. Impactos ................................................................................................................................. 69

9.1 Evidencia del impacto del proyecto en los resultados de complimiento del SG actual

frente a las NTC ISO 9001:2015, NTC ISO 14001:2015 y NTC ISO 45001:2018. ................. 70

10. Conclusiones ....................................................................................................................... 72

11. Recomendaciones ............................................................................................................... 76

Referencias .................................................................................................................................... 79

Apéndices ...................................................................................................................................... 82


Lista de tablas

Tabla 1. Resultados de la gestión de calidad NTC ISO 9001 ...................................................... 40

Tabla 2. Resultados de la gestión ambiental NTC ISO 14001 ..................................................... 41

Tabla 3. Resultados de gestión frente a requisitos NTC ISO 45001 ............................................ 42

Tabla 4. Porcentaje de cumplimiento del sistema integrado de gestión ...................................... 44

Tabla 5. Criterios de calificación e interpretación de la herramienta análisis de vulnerabilidad

....................................................................................................................................................... 48

Tabla 6. Vulnerabilidad en las personas (Organización) ............................................................ 48

Tabla 7. Vulnerabilidad en las personas (Capacitación) ............................................................ 49

Tabla 8. Vulnerabilidad en las personas (Dotación) ................................................................... 50

Tabla 9. Vulnerabilidad en los recursos (Materiales) ................................................................. 51

Tabla 10. Vulnerabilidad en los Recursos (Edificaciones) .......................................................... 52

Tabla 11. Vulnerabilidad en los Recursos (Equipos) .................................................................. 52

Tabla 12. Vulnerabilidad en los Sistemas o Procesos ................................................................. 53

Tabla 13. Integración y ajuste a políticas del sistema ................................................................. 57

Tabla 14. Resultados de la gestión de calidad NTC ISO 9001 de 75% a 86% ............................ 70

Tabla 15. Resultados Cumplimiento Frente a La NTC ISO 14001: De 66% a 84% ................... 71

Tabla 16. Resultados de cumplimiento frente a la Ntc ISO 45001: De 78% a 86% .................... 71


Lista de figuras

Figura 1. Análisis Alfa de Cronbach ............................................................................................ 19

Figura 2. Marco legal .................................................................................................................. 29

Figura 3. Mapa de procesos de la Gobernación de Santander ................................................... 33

Figura 4. Estructura de liderazgo del Sistema Integrado de Gestión de la Gobernación de

Santander ...................................................................................................................................... 33

Figura 5. Árbol de problemas ...................................................................................................... 36

Figura 6. Etapas de ciclo PHVA .................................................................................................. 57

Figura 7. Método básico acciones. .............................................................................................. 68


Lista de Apéndices

Apéndice A. Herramienta de análisis de cumplimiento de la gestión del riesgo ante la NTC 31000

....................................................................................................................................................... 82

Apéndice B. Herramienta de análisis de Cumplimiento De La Gestión Del Riesgo Ante La ISO

31000............................................................................................................................................. 83

Apéndice C. Matriz de aspectos e impactos ambientales ............................................................. 97

Apéndice D. Aspectos e Impactos Ambientales ........................................................................... 98

Apéndice E. Aspecto, el impacto, su descripción y la fuente ....................................................... 99

Apéndice F. Identificación de Riesgo e Impacto ....................................................................... 101

Apéndice G. Control actual y la valoración .............................................................................. 102

Apéndice H. Formatos y métodos aplicados para el análisis de vulnerabilidad y amenazas .. 104

Apéndice I. La identificación de amenazas fue realizada aplicando los siguientes parámetros

..................................................................................................................................................... 105

Apéndice J. La escala, la calificación y la interpretación de resultados .................................. 106

Apéndice K. Identificación de amenazas ................................................................................... 107

Apéndice L. Descripción de las amenazas en el proceso de planeación de la gobernación de

Santander .................................................................................................................................... 108

Apéndice M. Amenaza ............................................................................................................... 111

Apéndice N. Calificación integral de amenazas y vulnerabilidad ............................................ 113

Apéndice O. Valoración ............................................................................................................ 114

Apéndice P. Puntaje ................................................................................................................... 115

Apéndice Q. Plan de fortalecimiento ......................................................................................... 116

Apéndice R. Confiabilidad y Validez del Instrumento de Medición lista de chequeo............... 117


Apéndice S. Personas que participaron en el diligenciamiento de instrumentos para lograr los

resultados obtenidos en el proyecto plan de mejoramiento para el proceso de planeación del

sistema integrado de gestión de la Gobernación de Santander ................................................. 119


Resumen

Esta investigación tiene como objetivo principal formular un plan de mejoramiento del sistema

integrado de gestión (SIG) soportado en normas técnicas de gestión de la calidad, ambiente y

seguridad y salud en el trabajo para la actualización del proceso de planeación de la Gobernación

de Santander., el incremento de los índices de cumplimiento NTC ISO 9001 de 75% a 86%, la

NTC ISO 14001: de 66% a 84% y frente a la NTC ISO 45001: De 78% a 86%. Para ello, se aplicó

una metodología de investigación de enfoque cualitativa, tipo descriptiva, con la aplicación de

procedimientos verificación del cumplimiento de requisitos aplicables a partir de listas de

verificación que permitieron el conocimiento del estado actual del SIG del proceso de planeación,

frente a las normas NTC ISO 9001, NTC ISO 14001 y NTC ISO 45001.

Para esto, se aplicó el método de estudios de caso de la escuela de negocios de Harvard, el

cual se desarrolló en un contexto preciso de oficina de planeación, para verificar el cumplimiento

de requisitos aplicables a partir de listas de verificación que permita el conocimiento del estado

actual de este proceso. Igualmente, se realizó un diagnóstico de este proceso con la aplicación de

herramientas de gestión del riesgo, análisis de la matriz de aspectos e impactos ambientales y

análisis de vulnerabilidad, que facilite la identificación de oportunidades de mejora y fortalezas

para la formulación del plan de mejoramiento. Por último, se propuso el plan de mejoramiento

para el proceso de planeación del SGC de la Gobernación de Santander, incorporando los

lineamientos del ciclo de mejora continua, en busca de fortalecer el desempeño frente al

cumplimiento de los requisitos aplicables las normas técnicas colombianas.

Palabras Claves: Sistema, Mejora Continua, Calidad, Ambiente, Riesgos.


Abstract

The main objective of this research is to formulate an improvement plan for the integrated management

system supported by technical standards for quality management, environment and health and safety at

work for updating the planning process of the Government of Santander, increasing compliance rates NTC

ISO 9001 from 75% to 86%, NTC ISO 14001: from 66% to 84% and Compared to NTC Iso 45001: From

78% to 86%. For this, a qualitative, descriptive approach research methodology was applied, with the

application of procedures to verify compliance with applicable requirements from checklists that allowed

the knowledge of the current state of the integrated management system of the planning process, facing to

the standards NTC ISO 9001, NTC ISO 14001 and NTC ISO 45001.

In order to do this, the case study method of the Harvard business school was applied, which was

developed in a precise planning office context, to verify compliance with applicable requirements from

checklists that allow the knowledge about the current state of this process. Likewise, a diagnosis of this

process was carried out with the application of risk management tools, analysis of the matrix of

environmental aspects and impacts and vulnerability analysis, which facilitates the identification of

improvement opportunities and strengths for the formulation of the improvement plan. Finally, the

improvement plan was proposed for the planning process of the SGC of the Government of Santander,

incorporating the guidelines of the continuous improvement cycle, in order to reinforce the performance,

fulfilling the applicable requirements of Colombian technical standards.

Keywords: System, Continuous Improvement, Quality, Environment, Risks.


Introducción

Este plan propuesto contiene una estrategia de mejoramiento con cronograma, roles,

recursos e indicadores, que facilite el fortalecimiento del proceso de planeación de la Gobernación

de Santander. La propuesta de plan, busca que se avance en la actualización del sistema frente a

requisitos NTC ISO 9001, NTC ISO 14001 y NTC 45001 de la Gobernación de Santander

(Gobernación de Santander, 2016); no obstante, el conocimiento nuevo generado como aporte a la

maestría en calidad y gestión integral, fueron los instrumentos utilizados los cuales tienen un

diseño práctico y de fácil aplicación para futuros proyectos de investigación en el marco de las

líneas de gestión de la Gestión de Calidad en organizaciones o trabajos en temáticas como: planes

de mejoramiento, sistemas de autoevaluación, sistemas integrados de gestión y gestión

documental.

La maestría en calidad y gestión integral, contempla líneas de investigación relacionadas

con Innovación, Fortalecimiento Humano, Desarrollo Social, la Gestión de Calidad y Culturales

y Creativas articuladas con desarrollos de ciencia, tecnología e innovación potenciando su valor

agregado con un sello de calidad diferenciador, a partir del despliegue de las competencias de

nuestros estudiantes y egresados (Universidad Santo Tomas , 2019); no obstante, la importancia

de este estudio radica en que La presente investigación representa una aportación teórica y práctica

a los estudios académicos asociados con la gestión de calidad y la integración de normas técnicas

para optimizar y mejorar los procesos y operaciones organizacionales llevados a la esfera de la

administración pública. Por consiguiente, su realización se traduce en un impacto normativo y

empírico ya que contiene distintos elementos y planteamientos teóricos que por analogía pueden

ser aplicados por las entidades públicas y privadas en sus proyectos de planeación bajo el enfoque

de estrategias de gestión de calidad que ofrecen las normas técnicas NTC 9001, 14001 y 45001.


En el ejercicio realizado, se aplicó una metodología de enfoque cualitativo con

herramientas como listas de verificación, matrices de manejo de información de gestión del riesgo

y técnicas como la observación basados en la aplicación de cuestionarios tipo listas de chequeo a

partir de requisitos de las normas y un diagnóstico del proceso de planeación aplicando

herramientas de gestión del riesgo, Matriz de aspectos impactos ambientales desde un enfoque

ambiental y análisis de vulnerabilidad, que facilite la identificación de debilidades y fortalezas

para una formulación de mejoras. La investigación presenta un diseño cualitativo, la cual tiene las

siguientes características; en este caso se formuló un plan de mejoramiento para el proceso de

planeación del sistema integrado de gestión de la Gobernación de Santander. El método empleado

fue inductivo; desde una visión operativa, se realizó una verificación del cumplimiento de

requisitos aplicables a partir de listas de chequeo y así lograr conocer el estado actual del sistema

de gestión integral frente a la NTC ISO 9001, NTC ISO 14001 y NTC ISO 45001 del Sistema

integrado de gestión actual del proceso de planeación de la Gobernación de Santander. El nivel de

confiabilidad de los instrumentos implementados se llevó a cabo bajo la metodología de medición

Alfa de Cronbach mediante la varianza de los 47 ítems que componen la lista de chequeo aplicada

a los 3 expertos de la gobernación de Santander.

Se aplicaron técnicas como la observación basados en la aplicación de cuestionarios tipo

listas de chequeo a partir de requisitos de la NTC ISO 9001, ISO 14001 y NTC 45001, así como

la metodología de estudio de caso aplicada, que permitió plantear hipo tesis de cuales elementos

son prioritarios para fortalecer en el sistema, para luego proponer lineamientos guía para la mejora

continua, con un alcance descriptivo, es decir, se analizó un caso único y concreto. Y finalmente

tomando esta información como insumo, proponer la estrategia de mejoramiento con cronograma,

roles, recursos e indicadores, que facilite el fortalecimiento del proceso de planeación de la


Gobernación de Santander.

El alcance respectivo de este estudio fue: Formular un plan de mejoramiento del sistema

integrado de gestión soportado en normas técnicas de gestión de la calidad, ambiente y seguridad

y salud en el trabajo para la actualización del proceso de planeación de la Gobernación de

Santander, el cual, para lo cual se contemplaron los elementos de la visión de la institución, que

se describe a continuación, como: “Santander será reconocido como un departamento con equidad,

desarrollo ordenado, sustentable y competitivo. Una región líder que cuenta con polos de

desarrollo en ciencia, tecnología e innovación. Con un sistema eficiente que potencializa el proceso

de desarrollo humano integral de las comunidades y su inserción en el campo internacional; y que

desarrolla una cultura política basada en los principios de transparencia, eficacia y respeto por el

otro, fortalecida en los principales valores y raíces culturales de la población” (Gobernación de

Santander, 2016).


1. Plan de mejoramiento para el proceso de planeación del sistema integrado de gestión

de la Gobernación de Santander

1.1 Objetivos

1.1.1 Objetivo general

Formular un plan de mejoramiento del sistema integrado de gestión soportado en normas

técnicas de gestión de la calidad, ambiente y seguridad y salud en el trabajo para la actualización

del proceso de planeación de la Gobernación de Santander.

1.1.2 Objetivos específicos

1. Verificar el cumplimiento de requisitos aplicables a partir de listas de verificación que

permita el conocimiento del estado actual del proceso de planeación del sistema integrado

de gestión de la gobernación de Santander, validando los resultados obtenidos frente a las

normas técnicas colombianas NTC ISO 9001, NTC ISO 14001 y NTC 45001.

2. Diagnosticar el proceso de planeación del sistema integrado de gestión de la Gobernación

de Santander, con la aplicación de herramientas de gestión del riesgo, análisis de la matriz

de aspectos e impactos ambientales y análisis de vulnerabilidad, que facilite la

identificación de oportunidades de mejora y fortalezas para la formulación del plan de

mejoramiento.

3. Proponer el plan de mejoramiento para el proceso de planeación del sistema integrado de

gestión de la Gobernación de Santander, incorporando los lineamientos del ciclo de mejora

continua, en busca de fortalecer el desempeño frente al cumplimiento de los requisitos


aplicables las normas técnicas colombianas NTC ISO 9001, NTC ISO 14001 y NTC ISO

45001.

2. Metodología de aplicación

Para el desarrollo de esta investigación se aplicó la metodología del estudio de caso de la

escuela de negocios de Harvard, el cual se desarrolla aplicando procesos que pueden ser

cuantitativos, cualitativos o mixtos, y se analiza profundamente y de forma integral una unidad

específica que para esta ocasión se tomó como contexto la Gobernación de Santander, para

responder al planteamiento del problema, probar hipo tesis y desarrollar la teoría.

El enfoque de este estudio de caso fue cualitativo dado que, dado que su objeto principal

fue describir por medio de un previo análisis, un plan de mejoramiento con los lineamientos

funcionales y estructurales del sistema integrado de gestión del proceso de planeación de la

Gobernación de Santander, soportado en normas técnicas de gestión, ambiente y de seguridad y

salud en el trabajo, en el área de planeación de la gobernación de Santander. Este enfoque permite

plantear posibles soluciones a la problemática identificada.

Y coherente a lo anterior el tipo descriptivo, dado que se concentró de manera específica

en una variable y su contexto aplicando herramientas que facilitaron una revisión sistémica, lo cual

fue pertinente dado que requirió incorporar un proceso de búsqueda e indagación de información

de fuentes primarias y secundarias, teniendo como principal origen en la oficina de planeación de

la Gobernación de Santander, para compararla frente a estándares preestablecidos por normas

técnicas en aspectos de gestión del riesgo, aspectos e impactos ambientales y análisis de

vulnerabilidad de seguridad y salud en el trabajo, basados en una variedad de cuestiones, para ello

se aplicó una investigación de enfoque cualitativo, que facilitó identificar, caracterizar y proyectar


variables del sistema integrado de gestión del proceso de planeación de la Gobernación de

Santander.

En este apartado se describe la forma cómo se desarrolló el presente trabajo realizado para

lograr los lineamientos funcionales y estructurales del sistema de gestión integral soportado en

normas técnicas de gestión del riesgo, ambiental y seguridad y salud en el trabajo, en el área de

planeación de la gobernación de Santander.

Esta metodología utilizada buscó precisar por medio de un proceso de búsqueda e

indagación de información en la oficina de planeación de la gobernación de Santander, para

compararla frente a estándares preestablecidos por normas técnicas en aspectos de gestión del

riesgo, impactos ambientales y peligros de seguridad y salud en el trabajo, basados en una variedad

de cuestiones, para ello se aplicó una técnica de investigación cualitativa con instrumentos

cualitativos y cuantitativos, que facilitó identificar, caracterizar y proyectar variables del sistema

de gestión integrado.

2.1 Tipo de investigación

Es una investigación de tipo analítico, consiste fundamentalmente en establecer la

comparación de variables entre grupos de estudio y de control. Además, se refiere a la proposición

de hipó tesis que el investigador trata de probar o invalidar (Sampieri, 2016); en este caso se realizó

una verificación del cumplimiento de requisitos aplicables a partir de listas de verificación que

permita el conocimiento del estado actual del proceso de planeación del sistema integrado de

gestión de la Gobernación de Santander y un diagnóstico del proceso de planeación del sistema

integrado de gestión de la Gobernación de Santander que facilite la identificación de oportunidades

de mejora y fortalezas para la formulación del plan de mejoramiento.


2.2 Diseño metodológico

La investigación presenta un diseño cualitativo, la cual tiene las siguientes características:

Explora los fenómenos en profundidad, los significados se extraen de los datos, no se fundamenta

en la estadística y su procedimiento es inductivo, recurrente y analiza múltiples realidades

subjetivas en una secuencia no tiene secuencia lineal (Sampieri, 2016), en este caso se formuló un

plan de mejoramiento para el proceso de planeación del sistema integrado de gestión de la


2.3 Método utilizado

El método empleado fue inductivo; desde una visión operativa, se realizó una verificación

del cumplimiento de requisitos aplicables a partir de listas de chequeo y así lograr conocer el estado

actual del sistema de gestión integral frente a la NTC ISO 9001, NTC ISO 14001 y NTC ISO

45001 del Sistema integrado de gestión actual del proceso de planeación de la Gobernación de

Santander.

Ver apéndice Personas que participaron en el diligenciamiento de instrumentos para lograr

los resultados obtenidos en el proyecto plan de mejoramiento para el proceso de planeación del

sistema integrado de gestión de la Gobernación de Santander.

2.4 Métodos de confiabilidad y validez del diseño de instrumentos de medición

El nivel de confiabilidad de los instrumentos implementados se llevó a cabo bajo la

metodología de medición Alfa de Cronbach mediante la varianza de los 47 ítems que componen

la lista de chequeo aplicada a los 3 expertos de la gobernación de Santander. Ver apéndice R.


El coeficiente Alfa de Cronbach es un modelo de consistencia interna, basado en el

promedio de las correlaciones entre los ítems. Entre las ventajas de esta medida se encuentra la

posibilidad de evaluar cuánto mejoraría (o empeoraría) la fiabilidad de la prueba si se excluyera

un determinado ítem. (Universidad de Valencia, 2010).

Figura 1. Análisis Alfa de Cronbach

2.5 Fuentes y tipo de información

Coherente al punto anterior, se exponen las fuentes primarias utilizadas para el

cumplimiento de los objetivos, por ejemplo, se realizó la revisión de informes de auditoría,

solicitando información a través de listas de chequeo diligenciadas por el personal de calidad,

gestión ambiental y del área de seguridad y salud en el trabajo y observación de información de

informes de planeación, proyectos y auditoría interna, así como la sistematización de información

paso a paso de los resultados de las listas de chequeo, para finalmente poder llegar a conclusiones.

Se aplicó la lista de verificación a tres profesionales, quienes participaron en el ejercicio

de juicio de expertos que permitió la verificación de aspectos técnicos y conceptuales y aseguraron

la pertinencia y funcionalidad de las mejoras propuestas y paralelamente diagnosticar el estado

actual del proceso de planeación del sistema integrado de gestión de la Gobernación de Santander,

frente a las normas técnicas colombianas NTC ISO 9001, NTC ISO 14001 y NTC 45001


Respecto a fuentes secundarias, se tomaron documentos de la PNUD, ICONTEC, DNP,

DAFP, informes de auditoría interna, informes de visitas de instituciones de control, estudios

realizados para contratación de personal y de bienes y todo el marco regulatorio. También se

recurrió a la información recabada en hechos históricos y académicos realizados por otros procesos

de investigación como el que se desarrolló.

2.6 Componentes y fases del estudio de caso. Según modelo de la escuela de negocios, las

fases son (D, 1997):

1. Fase preliminar: lectura y estudio del caso para la toma de conciencia con trabajo

individual.

2. Fase de expresión de opiniones y juicios: reflexión individual y detección de descriptores

con trabajo individual.

3. Fase de contraste: análisis en común de los datos analizados con trabajo en pequeños, para

lo cual se utilizó un árbol de problemas, grupos y puesta común en el grupo completo.

4. Fase de reflexión teórica: formulación de conceptos teóricos derivados del caso con trabajo

en pequeños grupos.

3. Marco referencial

3.1 Antecedentes


3.1.1 A nivel internacional

Al revisar documentos realizados en casos similares a este, se pudo evidenciar que un tema

relevante para la gestión pública y sus sistemas de gestión integrada es el Gobierno abierto (GA),

en el cual se destacan diferentes posturas o criterios de acuerdo con el proceso que se desarrolla

en cada país participante. Para el caso de España, (Ramírez, 2013) en su documento Gobierno

Abierto en la encrucijada: El cara y sello de la experiencia Latinoamericana en el marco de la

Alianza para el Gobierno Abierto, expone que el 2013 fue un año significativo para el GA, en la

medida que en menos de dos años fue consolidado, promovido e implantado a través de políticas

públicas enmarcadas en los criterios de transparencia y apertura, participación y rendición de

cuentas en por lo menos sesenta países en el mundo. Y concluye haciendo énfasis en la importancia

de “ciudadanizar el discurso y las practicas del Gobierno abierto.” (Ramírez, 2013) entendiéndolo

como un esfuerzo de carácter político, que tiene como base la confianza entre los actores y la

promoción del mejoramiento de la gestión pública y la calidad de los sistemas democráticos.

La gestión pública está hecha del compromiso de los funcionarios públicos y ciudadanos

con el Gobierno, facilitando la inteligencia cívica, el control de la gestión vía la contraloría social,

así como una concepción compartida de lo público, y que las competencias de la colaboración, lo

interactivo y el emprender ismo son hoy fundamentales para la gestión pública (Mariñez, 2015).

Continuando con antecedentes internacionales, en Venezuela, (Prieto & Ramírez, 2014)

Caracterizaron la participación ciudadana lo cual es el actor principal y usuario final del sistema

de gestión integral en una institución pública, afirmando en su documento que esta forma de

gobierno “está de moda” después de amplios esfuerzos de casi cuatro décadas y que en la nueva

versión se introducen aspectos fundamentales de transparencia, participación y colaboración

(p.93). En cuanto a la Participación ciudadana en el entendido del gobierno abierto, ha sido


abordada desde diferentes países con miradas diversas en relación con las instancias donde se

utilice el término, pero finalmente conllevan a la importancia de la misma y la necesidad de

promover los mecanismos que la permiten.

Al respecto, (Sánchez, 2015) en su documento, La participación ciudadana como

instrumento presenta los resultados de la investigación documental realizada en México y hace

referencia a que la participación ciudadana que hace dinámico los sistemas de gestión integrado

de las instituciones, es considerada un elemento clave en la agenda internacional de la

administración pública y por tanto debe contemplarse por los diferentes niveles del gobierno como

un derecho efectivo, expresarse de forma clara y congruente en los escenarios donde haya lugar y

realizar los ajustes necesarios para que en los diferentes organismos gubernamentales se promueva

el ejercicio de la ciudadanía en los asuntos públicos y se establezca la normatividad necesaria para

institucionalizar los mecanismos de participación ciudadana.

3.1.2 A nivel nacional

En un estudio realizado por Olave & Uribe (2019) titulado “Armonización del sistema de

gestión de calidad, basado en NTC ISO 9001:2015, el Decreto 1295 de 2010 y los lineamientos

para la acreditación de programas de pregrado, expedido por el Consejo Nacional de Acreditación

(CNA)” expone los resultados de una revisión de literatura asociada a los sistemas de gestión de

calidad en la educación superior. Analiza su aplicabilidad e influencia sobre la creación de nuevos

programas académicos de acuerdo con el contexto de las instituciones de educación superior. El

proyecto se llevó a cabo en tres etapas las cuales permitieron el desarrollo de una herramienta para

el análisis de la NTC ISO 9001:2015.


En relación con el Gobierno Abierto y la participación ciudadana en Colombia, según

(Ruiz, 2001), durante los últimos veinte años, las transformaciones en el espacio de lo público y

la emergencia de nuevos escenarios políticos estuvieron relacionadas y condicionadas por la

explosión de prácticas y estrategias participativas y por la proliferación de estudios sobre el tema.

Actores como el Estado, los organismos financieros multinacionales, los partidos políticos, los

movimientos sociales o las organizaciones no gubernamentales convirtieron la participación en

uno de los ejes de su praxis.

En el caso de la ciudad de Bogotá la mayor experiencia en temas de cultura ciudadana se

desarrolló en la Administración del alcalde Mockus, mediante un proceso pedagógico que conllevó

la concientización de los habitantes de la ciudad respecto a la necesidad e importancia de asumir

respetuosamente las disposiciones orientadas a lograr una convivencia sana y en armonía para

contribuir al bienestar de toda la población (Caicedo, 2016).

En relación a los aspectos antes propuestos, (García, 2014) hace énfasis en ellos, en el

documento titulado Transparencia, participación y colaboración en las Administraciones

públicas, donde se propone “analizar el empleo de la apertura de datos como elemento de mejora

de la gestión pública y rendición de cuentas” (p.75) evidenciando la importancia de la tecnología

y la cultura digital a la hora de crear un mundo más transparente, que posibilite los procesos

democráticos y el acceso a los datos públicos abiertos.

Para (Lippez & Garcia, 2016) Ciudadanos como usuarios del sistema de gestión pública:

orientación a los ciudadanos de sitios municipales en Colombia para promover la participación.

Es un artículo que resalta la adopción, uso y difusión de las Nuevas Tecnologías de la Información

y la Comunicación (NTIC) y hace énfasis en el gran interés que despierta una administración


pública más abierta y efectiva, donde es importante la relación sociedad – Estado, siendo el aspecto

humano un criterio fundamental para el desarrollo del Gobierno Abierto.

En referencia a la participación ciudadana, (Restrepo, 2018) expresa que se han indagado

por el nivel de participación ciudadana, tanto en instancias formales como informales, dando como

resultado un balance poco satisfactorio; en promedio, siete de cada diez ciudadanos no participan

en ninguna organización y de los tres que participan, uno lo hace en organizaciones de tipo

comunitario. Las razones que aluden los ciudadanos que no participan son principalmente la falta

de tiempo o de interés. Y quienes participan tienen su mayor reparo en el nivel de incidencia de su

participación.

Por su parte Niño (2018), en su investigación denominada “Armonización de la NTC ISO

9001:2015 y la resolución 5107 de 2005 hacia un sistema integrado de gestión en labfarve, Bogotá,

Colombia” aborda la armonización entre la Norma Técnica Colombiana ISO 9001:2015 estándar

internacional de carácter certificable para sistemas de gestión de la calidad, y la resolución 5107

de 2005 por la cual se adopta el Instrumento de Verificación de Cumplimiento de Condiciones

Sanitarias para los Laboratorios que elaboren Productos Fito terapéuticos, hacia un sistema

integrado que permitirá construir pautas de armonización en el laboratorio de farmacología vegetal

LABFARVE. Usando un método de recolección de información con varias herramientas se logró

levantar diagnóstico inicial del estado de la organización, con base en lo anterior y estableciendo

una relación de normatividades se sometió a juicio de expertos, quienes a partir de una escala

Likert calificaron la relación lo cual permitió al autor del presente trabajo construir

recomendaciones, pautas y sugerencias de cómo integrar 2 enfoques diferentes y ayudar a generar

valor agregado al laboratorio.


3.1.3 A nivel local

En un estudio adelantado por personal del programa Bucaramanga Metropolitana, cómo

vamos, en su séptima edición se consultó la percepción de 1.500 habitantes de la ciudad de

Bucaramanga y de los municipios de su área metropolitana como Floridablanca, Girón y

Piedecuesta, puso en evidencia la poca participación que tienen los ciudadanos (Departamento de

Santander, 2016). De acuerdo con la encuesta, si bien los consultados consideran que apoyar

iniciativas sociales es un deber, un 75 por ciento de ellos no apoya las acciones para resolver las

problemáticas de la ciudadanía.

3.2 Marco conceptual

3.2.1 Sistema de Gestión de la Calidad

Según (Plataform, 2015) para una empresa, tomar la determinación de implementar un

sistema de gestión de la calidad, impacta de manera positiva en el desempeño general de la empresa

y le ocasiona beneficios tales como: Poder ofrecer productos y servicios que cumplan con los

requisitos del cliente y la legislación vigente; crecen las formas de satisfacción del cliente; manejo

satisfactorio de riesgos y oportunidades inherentes a los objetivos de la empresa y le permite

demostrar la conformidad con requisitos del sistema de gestión de calidad puntuales (Plataform,

2015).

3.2.2 Sistema de Gestión Ambiental ISO 14001:2015

Para el ICONTEC, un sistema de gestión ambiental tiene como objetivo ofrecer una

metodología que le permita la conservación ambiental durante sus procesos. Una empresa desde


su alta dirección puede ser exitosa en el desarrollo sostenible si aplica: La protección del medio

ambiente, por control de los impactos ambientales negativos; el cumplimiento de los requisitos

legales ambientales y mejora el desempeño ambiental.

3.2.3 Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo ISO 45001

La norma ISO 45001 es la actual para determinar los requisitos de implementación de un

SG-SST, esta reciente norma ofrece una metodología adecuada para el desarrollo de los sistemas

de gestión integral con las normas ISO 9001(Gestión de calidad) e ISO 14001 (Gestión

Ambiental). (Federico Sanchez, 2018). Su propósito fundamental es contribuir al mejoramiento de

los ambientes laborales empresariales, pues al aplicarla estos llegan a ser más seguros y saludables

para trabajadores y proveedores. Acorde a (Federico Sanchez, 2018) la norma ISO 45001 ofrece

beneficios como: Ser una norma internacional de amplia trayectoria que permite una empresa una

organización adecuada; idear un modelo que permita al trabajador el cumplimiento de estándares

para lograr un ambienta de trabajo más seguro y mejora la gestión de la seguridad y salud en el

trabajo.

3.2.4 Auditoría de procesos de calidad

Las auditorías de proceso de calidad son aquellas en las que se evalúa la eficacia del sistema

de gestión de calidad de la organización. Normalmente, se auditan sistemas de gestión de la calidad

conformes a las normas técnicas siguiendo lineamientos de la NTC ISO 19011:2015 puesto que

esta es la norma mundial que describe los requisitos de un sistema de gestión de la calidad, no

obstante, también existen otros estándares propios de sectores particulares.


3.2.5 Auditoría ambiental de procesos.

El proceso de desarrollo de una auditoría ambiental implica una serie de actividades

comprendidas dentro de una metodología especial. Las actividades propias de la auditoría

consisten en: (Leal, 2011)

3.3 Marco teórico

3.3.1 Ciclo Planificar-Hacer-Verificar-Actuar.

El ciclo PHVA es aplicable en todos los procesos de sistemas de gestión para las empresas

este ciclo se puede definir según sus partes así: Planificar: Establece objetivos en sistemas y

procesos, todas las herramientas para conseguir resultados de acuerdo a las exigencias del cliente

y las políticas de la compañía, identificando riesgos aprovechando las oportunidades; hacer: Llevar

a cabo lo planeado; verificar: Seguimiento de laso procesos y productos de acuerdo a las políticas

y objetivos de actividades planificadas. Realizar informes de resultados y actuar: Emprender

acciones de mejora continua cuando la situación lo amerite. (Cisneros & Calderon, 2012)

3.3.2 Mejoramiento continuo

El mejoramiento continuo es el conjunto de todas las acciones diarias que permiten que los

procesos y la empresa sean más competitivos en la satisfacción del cliente. La mejora continua

debe formar parte de la cultura de la organización, convirtiéndose en una filosofía de vida y trabajo.

Para que se produzca el cambio cultural requerido, es necesario que: Las personas estén

convencidas de los beneficios que les brinda la mejora; la Alta Dirección motive a todas las


personas, les brinde procedimientos y técnicas, así como el poder de decidir y actuar para poder

realizar los cambios que se requieran. (Mi Colombia Digital , 2016)

3.4 Normativo

3.4.1 Organización Internacional de Normalización (ISO)

La Organización Internacional de Normalización, ISO, fue creada en 1946. Es el organismo

encargado de promover el desarrollo de normas internacionales de fabricación, comercio y

comunicación para todas las ramas industriales, a excepción de la eléctrica y la electrónica. Su

función principal es la de buscar la estandarización de normas de productos y seguridad para las

empresas u organizaciones a nivel internacional. La ISO es una red de los institutos de normas

nacionales de más de 146 países, sobre la base de un miembro por el país, con una secretaría central

en Ginebra, Suiza, que coordina el sistema. Debido a que ISO "International Organization for

Standarization" (ISO, 2017).

3.5 Marco legal


Figura 2. Marco legal

Adaptado de (Congreso de la república de Colombia, 1991)


4. Caracterización del contexto empresarial

Según (La red cultural del Banco de la República, 2019), define el gobierno departamental

como “el encargado de crear y desarrollar políticas que impulsen a cada departamento hacia un

mejor desarrollo”. En concordancia con lo anterior, esta investigación, se plantea desde la

Gobernación de Santander, cuyo objetivo primordial se enmarca en “mejorar la calidad de vida de

los santandereanos fomentando la competitividad, fortaleciendo la ciencia y la tecnología, y

recuperando la infraestructura vial, entre otros; vitales para el desarrollo y la proyección del

departamento”. (Gobernación de Santander, 2016) también se soporta en la misión y visión

establecidas en el plan de desarrollo departamental de Santander (PDDS) así:

“Misión: la Gobernación de Santander es un organismo de dirección, planificación

y promoción del desarrollo económico, social y ambiental, que cumple funciones de

intermediación y coordinación entre el Gobierno Nacional y los municipios de Santander,

así como de apoyo, complementariedad y subsidiariedad a la gestión local” (Gobernación

de Santander, 2016).

“Visión: Santander será reconocido como un departamento con equidad, desarrollo

ordenado, sustentable y competitivo. Una región líder que cuenta con polos de desarrollo

en ciencia, tecnología e innovación. Con un sistema eficiente que potencializa el proceso

de desarrollo humano integral de las comunidades y su inserción en el campo internacional;

y que desarrolla una cultura política basada en los principios de transparencia, eficacia y

respeto por el otro, fortalecida en los principales valores y raíces culturales de la población”

(Gobernación de Santander, 2016).

Cabe precisar que esta investigación, también responde a los fundamentos del

(Departamento de Santander, 2018), “en cuanto a la participación de los diferentes grupos


poblacionales, sectores sociales, económicos, gremios, academia y demás actores claves del

desarrollo departamental”. “Hace aportes a las instancias de planeación en las entidades

territoriales (Las asambleas departamentales, los concejos municipales, distritales y de las

entidades territoriales indígenas, respectivamente, los consejos territoriales de planeación

municipal, departamental, distrital, o de las entidades territoriales indígenas) y aquellas

dependencias equivalentes dentro de la estructura administrativa de las entidades territoriales que

llegaren a surgir en aplicación de las normas constitucionales que autorizan su creación”

(Departamento de Santander, 2018).

5. Contexto de la organización

5.1 Comprensión de la Organización y de su contexto.

Se puede evidenciar el contexto interno y externo de la Gobernación de Santander dentro

del Plan de Desarrollo Departamental “Santander Nos Une 2016 - 2019”, allí se encuentra

plasmados los componentes: participativo, diagnóstico, estratégico, programático y financiero que

determinó este gobierno para el desarrollo del departamento.

5.1.1 Necesidades y expectativas de las partes interesadas.

Las necesidades y expectativas de las partes interesadas se identificaron y priorizaron en

cada proceso de la entidad, en el formato “matriz de identificación y evaluación de partes

interesadas” código ES-SIG-RG-50. Se ha planificado que el seguimiento de las partes

interesadas, sus necesidades y expectativas se realizarán anualmente, si de esta revisión se

identifican cambios deberán comunicarse a todos los servidores públicos que pertenecen al


proceso.

5.2 Alcance del Sistema Integrado de Gestión actual.

Dirección, coordinación, asistencia técnica y administrativa, articulación y vigilancia en

los sectores: salud, educación, seguridad y convivencia, desarrollo sostenible y competitivo del

tejido social, cultural turístico, empresarial, tecnológico, equipamiento e infraestructura, vivienda

y ambiente en la Gobernación para el territorio de Santander.

En la administración departamental no se considera pertinente la aplicación del requisito

8.3. “diseño y desarrollo de los productos y servicios” de la NTC ISO 9001:2015 y el requisito

7.3 “diseño y desarrollo” de la NTCGP 1000:2009, dado que los requisitos legales establecen las

condiciones para la prestación de los servicios de la entidad.

5.3 Sistema Integral de Gestión y Procesos

La Gobernación de Santander ha determinado 12 procesos como se puede ver en el Gráfico

1. Mapa de Procesos de La Gobernación de Santander. Ha identificado las entradas requeridas y

las salidas esperadas, así como la secuencia e interacción de estos procesos en las caracterizaciones

establecidas de cada proceso en el formato código: ES-SIG-RG-22.

Cada proceso cuenta con procedimientos pertinentes establecidos, los cuales son revisados

periódicamente por los responsables de los procesos con la ayuda del grupo de trabajo de la

Dirección de Sistemas Integrados de Gestión. La interrelación de los procesos se evidencia en la

siguiente tabla.


Figura 3. Mapa de procesos de la Gobernación de Santander

Adaptado de (Departamento de Santander, 2018).

6. Liderazgo

6.1 Liderazgo y compromiso

Figura 4. Estructura de liderazgo del Sistema Integrado de Gestión de la Gobernación de

Santander

Adaptado de (Departamento de Santander, 2018).

El Gobernador de Santander asume el liderazgo y compromiso frente al Sistema Integrado

de Gestión y designa autoridad y responsabilidad con el Sistema Integrado MECI-CALIDAD en

GOBERNADOR

DE SANTANDER

Secretarios de despacho y jefes de oficina

Directores Coordinadores Facilitadores Funcionarios

Dirección de Sistemas Integrados de Gestión


el secretario (a) de Planeación bajo la Resolución 01251 del 2012, con el Sistema de Gestión de

Seguridad y Salud en el trabajo en el Coordinador (a) del Grupo de Seguridad y Salud en el trabajo,

con el Sistema de Gestión Ambiental y el Sistema de Gestión de Calidad en el director (a) de

Sistemas Integrados de Gestión.

7. Análisis de la situación estudiada

El problema central al cual se realizó un aporte con este estudio fue la desactualización del

sistema de planeación en la Gobernación de Santander, causado por la baja visión innovadora, la

insuficiente inversión en actualización en temas de planeación y la baja concertación e ineficacia

en la programación lo cual se puede ver reflejado en el nivel de cumplimiento de los siguientes

sistemas: (1) organizacional 2,58% (2) capacitación equivalente al 1,82% (3)Dotación 3,25% (5)

materiales 2,5% (6) edificaciones 2,85% (7) equipos 2,72% (8) servicios públicos 3% (9) sistemas

alternos 2,6% (10) recuperación 2,99% y paralelamente se evidencia en la perdida de

oportunidades como en la innovación tecnológica para el control interno institucional, desventaja

competitiva e incumplimiento de metas; al respecto, se puedo evidenciar que es necesario la

implementación de acciones en formación, ajuste de políticas, procedimientos y presupuestos para

lograr el cumplimiento frente el 100% de los requisitos de la NTC ISO 9001, NTC ISO 14001 e

NTC ISO 45001, dado que promedio de las calificaciones de todos los elementos del instrumento,

teniendo en cuenta la ponderación diferencial de las variables integradoras, de esta manera se

obtiene el indicador final de un promedio general, de acuerdo con la escala definida, da cuenta del

nivel de madurez del SIG evaluado el cual corresponde porcentaje promedio de cada uno de los 3

resultados obtenidos sobre el nivel de cumplimiento conjunto de los requisitos de la NTC ISO

9001, NTC ISO 14001 y NTC ISO 45001, para ello se suman los tres porcentajes y se dividen por


3 dando como resultado final un promedio ponderado equivalente al 73% integral de

cumplimiento. En los siguientes párrafos, se exponen los detalles de este análisis de la situación

estudiada, así:

7.1 Resultados del análisis de cumplimiento

Resultados del análisis del cumplimiento de las políticas frente a los requisitos de la NTC

ISO 9001, NTC ISO 14001 y NTC ISO 45001 del Sistema de Gestión Integral actual de la oficina

de planeación de la Gobernación de Santander, que permitan priorizar acciones de fortalecimiento.

7.2 Estado actual del Sistema de Gestión Integral de la Gobernación de Santander.

El Sistema Integrado de Gestión de la Gobernación de Santander nace de la búsqueda

permanente de estrategias que le permiten a la Entidad; satisfacer las necesidades de los

ciudadanos, garantizar la integridad física y mental de sus funcionarios, el permanente compromiso

con la Protección del Medio Ambiente y el dar cumplimiento a la Normatividad Vigente. Este

manual describe los elementos básicos y estratégicos para el cumplimiento de los requisitos de los

Sistemas Integrados de Gestión, los cuales se encuentran determinados en las normas, Sistema de

Gestión de Calidad ISO 9001:2015, Sistema de Gestión Ambiental ISO 14001:2015, Sistema de

Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo OHSAS 18001:2007 y el Modelo Integrado de

Planeación y Gestión – MIPG.

El Manual de Sistemas Integrados de Gestión es comunicado a las partes interesadas en la

página web www.Santander.gov.co/intra de manera controlada. El presente documento se

encuentra en cumplimiento de los requisitos de control documental.

http://www.santander.gov.co/intra


8. Evaluación de cumplimiento del sistema actual

8.1 Evaluación de Complimiento del Sistema de Gestión Integrado Actual Frente a las

NTC ISO 9001:2015, NTC ISO 14001:2015 y NTC ISO 45001:2018.

El problema central de este estudio está relacionado con la desactualización del sistema de

planeación en la Gobernación de Santander, causado por la baja visión innovadora, la insuficiente

inversión en actualización en temas de planeación y la baja concertación e ineficacia en la

programación y se evidencia en la perdida de oportunidades, desventaja competitiva e

incumplimiento de metas, como se ilustra en el siguiente árbol de problemas, así;

Figura 5. Árbol de problemas

Adaptado de: (Sampieri, 2016)

8.2 Evaluación de complimiento del Sistema de Gestión Integrado actual frente a las

NTC ISO 9001:2015, NTC ISO 14001:2015 y NTC ISO 45001:2018.

El análisis de los resultados de la evaluación de cumplimiento del sistema integrado frente

a las NTC ISO 9001, NTC ISO 14001 e NTC ISO 45001, estuvo en un promedio de las

Efecto 2:

Desventaja Competitiva. Efecto 1:

Perdida de

Oportunidades.

Efecto 3:

Incumplimiento de

metas.

Desactualización del sistema de planeación en la Gobernación de

Santander.

Causa 2:

Insuficiente inversión en

actualización en temas de

planeación

Causa 1:

Baja visión

innovadora

Causa 3:

Poca Concertación

y ineficacia en la

programación


calificaciones de todos los elementos del instrumento, teniendo en cuenta la ponderación

diferencial de las variables integradoras, de esta manera se obtiene el indicador final de un

promedio general, de acuerdo con la escala definida, da cuenta del nivel de madurez del SIG

evaluado. Este indicador, sirve como factor concluyente a la hora de evaluar el estado total de

madurez y alineación de los SG de la oficina de planeación de la Gobernación de Santander.

Ver apéndice S, desglose de personas que participaron en el diligenciamiento de

instrumentos para lograr los resultados obtenidos en el proyecto plan de mejoramiento para el

proceso de planeación del sistema integrado de gestión de la gobernación de Santander.

8.2.1 Cumplimiento frente A La NTC ISO 9001: 75%.

El sistema cumple con lo externo e interno para su propósito y su dirección estratégica, y

no afectan a su capacidad para lograr los resultados previstos de su sistema de gestión integrado.

La organización realiza el seguimiento y la revisión de la información sobre todo lo

relacionado con lo externo e interno.

Otro elemento positivo y conforme es que cuenta con un Manual Integrado de Gestión de

la Gobernación de Santander, proporciona las directrices para desarrollar las actividades

correspondientes a los procesos Estratégicos, Misionales, de Evaluación y de Apoyo, bajo los

esquemas de Calidad, Medio Ambiente y Seguridad y Salud en el Trabajo, buscando el

cumplimiento de la legislación aplicable y de los objetivos para mejorar continuamente el

desempeño de la Entidad.

También cuenta con una política, La Gobernación de Santander está comprometida en

planificar, dirigir y promocionar el desarrollo Económico, Político, Social, Cultural, Ambiental,

Sostenible y Competitivo del Departamento, para mejorar el bienestar de los ciudadanos,


cumpliendo sus competencias constitucionales y legales, ejerciendo las funciones administrativas

de coordinación, complementariedad e intermediación y actuando con sentido de pertenencia bajo

criterios de eficacia, eficiencia, efectividad y transparencia, lo cual permite articular esfuerzos para

el cumplimiento de las metas trazadas en el Plan de Desarrollo Departamental. Para ello se cuenta

con un talento humano competente, con actitud permanente de servicio, comprometido a satisfacer

las necesidades y expectativas de las partes interesadas y a mejorar continuamente el Sistema

Integrado de Gestión.

Esta Política Integral será difundida a todos los niveles de la Gobernación y estará accesible

a todas las partes interesadas, será revisada y actualizada acorde a los cambios normativos y legales

asociados al Sistema Integrado de Gestión.

Tienen alta claridad de los roles, por ejemplo en su documento del sistema tiene definido

que La Alta Dirección asegura que las responsabilidades y autoridades para los roles pertinentes

se asignan, se comunican y se entienden en toda la entidad; Actualmente se cuenta un Manual de

Roles identificado con el código AP-AI-MA-02 dentro del proceso Administración Institucional

en el cual se identifican y establecen los roles, las habilidades y actitudes y las responsabilidades

con las que debe contar cada rol.

Cuenta con acciones para abordar Riesgos y Oportunidades, como evidencia: la

Gobernación de Santander aplica la guía metodológica de la Administración del Riesgo, que está

sujeta a las orientaciones establecidas por el Departamento Administrativo de la Función Pública

y los estándares de la Secretaria de Transparencia de la Presidencia de la República, para

identificar, evaluar y establecer las acciones a tomar para los riesgos de los procesos, cada

secretaría cuenta con un mapa de riesgos que evidencia todas aquellas causas pertinentes que

puedan afectar los resultados previstos por la entidad, este registro se encuentra dentro de la


carpeta de mapa de riesgos de cada proceso en la INTRANET.

Los riesgos del contexto del proceso se identifican a través del formato “contexto

estratégico de riesgos código: ES-SIG-RG-13 donde se evidencian las debilidades, oportunidades,

fortalezas y amenazas para cada secretaría y oficina.

La Oficina de Control Interno es la encargada de realizar seguimiento y evaluación a los

mapas de riesgos de la entidad.

Otro aspecto positivo frente a la NTC ISO 9001, es que la organización cuenta con los

objetivos Del Sistema Integrado De Gestión:

• Cumplir con las metas definidas en el Plan de Desarrollo Departamental.

• Incrementar el nivel de competencias de los funcionarios públicos que soporta la


• Garantizar una atención al ciudadano con eficiencia y eficacia.

• Evaluar la eficiencia, eficacia y efectividad del Sistema Integrado de Gestión.

• Implementar acciones que conlleven al mejoramiento continuo de la entidad.

• Planificar y ejecutar acciones eficaces para controlar los aspectos ambientales asociados a

las actividades y operaciones de la entidad que puedan generar impactos en el medio

ambiente

• Planificar y ejecutar acciones eficaces para controlar los riesgos que amenacen la seguridad

y salud en el trabajo de los servidores públicos y visitantes en las instalaciones físicas del

Departamento. Se expone a continuación los resultados de la lista de chequeo.


Tabla 1. Resultados de la gestión de calidad NTC ISO 9001

Resultados de La Gestión en Calidad NTC ISO 9001

Numeral de la Norma del Sistema de Gestión de

Calidad

% Obtenido de

implementación

Acciones por

Realizar

4.Contexto de la organización 86% Mantener

5. Liderazgo 75% Mejorar

6. Planificación 42% Implementar

7. Apoyo 75% Mejorar

8. Operación 82% Mantener

9.Evaluacion del desempeño 73% Mejorar

10. Mejora 89% Mantener

Total, resultado implementación 75%

Calificación global en la Gestión de Calidad Medio

Adaptado de (ISO, 2017)

El sistema cumple con lo externo e interno para su propósito y su dirección estratégica, y

no afectan a su capacidad para lograr los resultados previstos de su sistema de gestión integrado.

La organización realiza el seguimiento y la revisión de la información sobre todo lo

relacionado con lo externo e interno.

La comprensión del contexto externo se ve facilitado al considerar los entornos legales,

tecnológicos, competitivos, de mercados, culturales, sociales, económicos, ya sea internacional,

nacional, regional o local.

La comprensión del contexto externo se ve facilitado al considerar lo relativo a los valores,

la cultura, los conocimientos y el desempeño de la organización.

8.2.2 Cumplimiento frente a la NTC ISO 14001: 66%


Tabla 2. Resultados de la gestión ambiental NTC ISO 14001

Resultados de Gestión Ambiental ISO 14001

Numeral de la Norma del Sistemas de

Gestión Ambiental

% Obtenido de

implementación

Acciones por

Realizar

4. Contexto de la organización 70% Mantener

5. Liderazgo y participación 75% Mejorar


7. Soporte 75% Mejorar


9. Evaluación de desempeño 65% Mejorar

10.Mejora 70% Mantener

Total, Resultado implementación 66%

Calificación global en la del Sistemas de

Gestión De Ambiental Medio


En materia ambiental la institución tiene un nivel de cumplimiento medio en atención a la

observancia de la norma NTC ISO 14001

Entre los aspectos positivos esta que cuenta con la identificación de lo externo e interno

capaz de afectar o de verse afectado por la organización; Para esto se identifica todo lo que abarca

su entorno.

También, se contempla herramientas para que se tome de variables externas el contexto

cultural, social, político, financiero, económico, tecnológico; cambios legislativos que afectan a

aspectos ambientales de la organización; condiciones ambientales: clima, calidad del agua y del

aire, disponibilidad de recursos naturales; cambios en las políticas de organización del territorio.

En lo interno se toman las modificaciones en las instalaciones de la organización; cambios

en procedimientos operativos que implican la eliminación o la aparición de nuevos aspectos

ambientales; aumento o disminución de la plantilla; realización de trabajos subcontratados, que

antes se hacían en la organización, y viceversa.


8.2.3 Cumplimiento frente a la NTC ISO 45001: 78%

Tabla 3. Resultados de gestión frente a requisitos NTC ISO 45001

Resultados de Gestión de la Seguridad y Salud en

el Trabajo NTC ISO 45001

Numeral de la Norma del Sistemas de Gestión de

la Seguridad y Salud en el Trabajo

% Obtenido de

Implementación

Acciones por

Realizar








Total, resultado implementación 78%

Calificación global en la del Sistemas de Gestión de

La Seguridad y Salud en el Trabajo Medio


La Alta Dirección demuestra liderazgo y compromiso con el Sistema de Gestión de

Seguridad y Salud en el Trabajo integrando en su sistema procedimientos como:

• Procedimiento para las evaluaciones médicas ocupacionales de ingreso, periódicas, de

egreso y el manejo de las historias clínicas ocupacionales

• Reporte e investigación de incidentes y accidentes de trabajo

• Procedimiento para la orientación psicosocial

• Procedimiento para la creación y conformación del comité de convivencia laboral

• Procedimiento para la identificación y evaluación de requisitos legales y otros aplicables

en seguridad, salud en el trabajo y medio ambiente

• Identificación de peligros, valoración y control de riesgos

No obstante, es preciso fortalecer y mejorar aspecto asociados a la planeación de procesos,

así como revisar acciones de fortalecimiento en elementos relacionados con liderazgo y

participación, apoyo y evaluación del desempeño.


Al respecto de elementos relacionados con el numeral 6 del a ISO 45001, es necesario

actualizar la información del entorno, las partes interesadas y el alcance del sistema dado se han

generado cambios relevantes desde una perspectiva política, económica y social como respuesta a

las medidas tomadas por el gobierno ante los riesgos biológicos, estado de emergencia y la

necesidad de incluir nuevos actores en el sistema. No obstante, dado que se busca la actualización

del sistema a partir de nuevos requisitos de normas técnicas, implica esto actualizar el alcance.

dado que en aspectos de planificación se presentan aspectos como la insuficiencia de

presupuestos y horas de personal asignados al sistema integrado de gestión en aspectos

relacionados con la promoción del pensamiento basado en riesgos de todas las partes interesadas,

apoyo a los roles pertinentes de la dirección, para demostrar su liderazgo en la forma en la que

aplique a sus áreas de responsabilidad y cumplimiento de legislación en seguridad y salud en el

trabajo.

Se requiere hacer una revisión de la estructura organizacional, las funciones y

responsabilidades, que se encuentran establecidas para que sean cumplidas, todas las capacidades,

conocimientos y competencias.

Es necesario que los cambios que se han sugerido en los párrafos anteriores, se

complementen con herramientas de comunicación interna que permitan mayor claridad de

comunicación entre encargados de diferentes niveles de la organización, con los contratistas,

organizando claramente el que, cuando y quien comunica.

Finalmente, es relevante que se establezcan, implementen y mantengan procesos para el

seguimiento, la medición, el análisis y la evaluación del desempeño.


8.3 Desarrollo objetivo dos

Diagnóstico del proceso de planeación del sistema integrado de gestión de la Gobernación

de Santander, con la aplicación de herramientas de gestión del riesgo, análisis de la matriz de

aspectos e impactos ambientales y análisis de vulnerabilidad, que facilite la identificación de

oportunidades de mejora y fortalezas para la formulación del plan de mejoramiento.

8.3.1 Análisis del cumplimento de la Gestión del Riesgo del proceso de Planeación de la

Gobernación según resultados de la lista de verificación NTC ISO 31000.

El estado de cumplimiento general del sistema integrado, frente a la NTC ISO 31000, fue

del 54%, a continuación. Se expone el porcentaje de cumplimiento del sistema integrado de

gestión frente a cada uno de los numerales de la norma, permitiendo identificar que fortalezas y

que debilidades tiene el sistema desde la perspectiva de gestión del riesgo:

Tabla 4. Porcentaje de cumplimiento del sistema integrado de gestión

Cap 4. Creación y protección de valor 63%

Cap 5. Marco de referencia 40%

Cap. 6. Proceso 30%

6.4. Evaluación del riesgo 31%

6.5 Tratamiento del riesgo 57%

6.6. Seguimiento y revisión 75%

6.7. Registro e informe 83%

Adaptado de: herramienta lista de chequeo suministrada por la USTA, en el marco de la maestría

de sistemas integrados de gestión.

Se incluye en el apéndice A, la herramienta matriz de cumplimiento general del sistema

integrado, frente a la NTC ISO 31000.

Las fortalezas son la creación y protección de valor, el seguimiento y la revisión y


finalmente el registro e informe.

La gestión del riesgo se encuentra involucrada en los 12 procesos de la gobernación de

Santander y están clasificados en misionales, de evaluación y apoyo y estratégicos, también se

puede evidencia en el formato de mapa de riesgos ES-SIG-RG-15; la alta dirección determina el

presupuesto para capacitaciones, compra equipos, infraestructura, contratación del personal,

mantenimiento del sistema de gestión el cual está incluido en la meta establecido en el plan de

desarrollo departamental; la gobernación debe rendir cuentas a la oficina de control interno y a la

contraloría departamental sobre la gestión realizada sobre los riesgos, la rendición de cuentas se

realiza mediante formatos externos; y finalmente, en cuanto al cumplimiento de la gestión del

riesgo actual, frente a los requisitos del ítem 4. creación y protección del valor, el sistema de

gestión de calidad cuenta con un procedimiento de planificación de cambios ES-SIG-PR-57 y su

respectivo formato ES-SIG-RG-57 en ese formato se pueden identificar los cambios y su

respectivo propósito, actividades para el cambio, las consecuencias, los recursos necesarios, los

responsables y la fecha de ejecución, los cambios deben ser aprobados por la oficina de sistema

integrados de gestión, y los cambios son considerados cada vez que haya un cambio tecnológico,

legal, traslado de oficinas o cambios en la estructura organizacional.

Al respecto del seguimiento y medición, la oficina de control interno de la gobernación se

encarga del seguimiento de la gestión del riesgo en la entidad con periodicidad de 4 meses; además

esta oficina de CI, cuenta con un procedimiento de seguimiento a los mapas de riesgos EV-CEY-

RG-14 y un plan de auditorías de control a los procesos, así mismo la eficacia de los controles se

evidencia mediante los elementos que se contemplan en la guía de administración del riesgo

emitida por la función pública y finalmente, los resultados del seguimiento y revisión a los mapas

dela gestión de riesgo son publicados en la página web institucional, y son almacenados en la


intranet de la entidad. En cuanto al registro e informe, en la gobernación de Santander se

comunican los resultados mediante el seguimiento que ejecuta la oficina de control interno de

manera cuatrimestral; mediante el informe de seguimiento que realiza la oficina de control interno

es un insumo para la toma de decisiones para la gestión del riesgo; la Gobernación cuenta con el

procedimiento de mejora continua e involucra a la gestión del riesgo en la organización y

finalmente, otro elementos es que en la gobernación se encuentra la matriz de partes interesadas y

dentro de ella contempla como se satisfacen las necesidades y expectativas de dichas partes.

Las debilidades son proceso, evaluación del riesgo y el marco de referencia. Respecto al

ítem de 6. En el cual se requiere que la organización contemple el proceso de gestión del riesgo

mediante comunicación y consulta con las partes interesadas de todas las etapas, las áreas, personas

y que contemple la supervisión del riesgo y la toma de decisiones; se puede evidenciar que la

gobernación de Santander mediante el procedimiento de comunicación informática AP-TIC-RG-

04 y su la matriz de comunicación informativa AP-TIC-RG-04 evidencia la reacción directa que

se tiene con las partes interesadas tantos internas como externas, sin embargo, la entidad no cuenta

con proceso definido para la comunicación , consulta y divulgación del riesgo; otro elemento

importante es que para realizar la definición de los criterios del riesgo y su valoración solo tiene

en cuenta los puntos de vista de la alta dirección dejando de lado los criterios de los líderes de los

procesos y su equipo de trabajo y que no involucra a las personas afectadas en el proceso de la

gestión del riesgo.

Al respecto del cumplimiento frente al ítem 6. De evaluación del riesgo, la entidad

no contempla para la identificación las fuentes de riesgo tangibles e intangibles, ni se evidencia

que se tenga establecido la identificación de riesgos emergentes; otro elemento en esta debilidad

es que la organización no cuenta con una declaración de confiabilidad de la información para toda


su gestión del riesgo; ni se contempla ninguna de las fases mencionadas en este numeral ni el

cumplimiento de este numeral dentro de la entidad; complementario a lo anterior, en la entidad no

se está realizando ni se tiene documentado el contemplar los niveles de sensibilidad y confianza

en la gestión del riesgo; finalmente es necesario resaltar que es también una debilidad el hecho que

en la entidad no se tiene contemplado comparar los resultados del análisis con los criterios del

riesgo.

8.3.2 Matriz de aspectos e impactos ambientales

En el análisis se determinó que la fecha el personal no tiene el total de competencias en

conocimiento y habilidades de aspectos ambientales, luego se requiere un entrenamiento en

especial en cuanto a interpretación de cambios legislativos que afectan a aspectos ambientales de

la organización, así como revisión de información como; clima, calidad del agua y del aire,

disponibilidad de recursos naturales; cambios en las políticas de organización del territorio y

establecer indicadores para el seguimiento a procedimientos operativos que implican la

eliminación o la aparición de nuevos aspectos ambientales; aumento o disminución de la plantilla.

Se incluye en el apéndice B, la herramienta matriz de aspectos e impactos ambientales.

Es necesario mejorar el seguimiento a los controles y valoración a las siguientes fuentes:

Consumo del recurso hídrico, consumo de materias primas e insumos, generación de empleo,

generación de residuos, generación de emisiones y el consumo de materias primas e insumos.

Los aspectos relevantes en el proceso de planeación son los siguientes: Consumo del

recurso hídrico, consumo de materias primas e insumos, generación de residuos y la generación

de emisiones.


Los impactos ambientales relevantes en el proceso de planeación son: Agotamiento del

recurso hídrico, agotamiento de los recursos naturales no renovables, contaminación por

generación de residuos ordinarios, contaminación por emisión de varios agentes clasificados,

contaminación por emisión de ruido y contaminación por generación de residuos ordinarios.

8.3.3 Análisis de vulnerabilidad

A través del método de criterios ponderados se realizó el análisis de vulnerabilidad de la

entidad bajo 3 enfoques Vulnerabilidad en personas, Vulnerabilidad en recursos y Vulnerabilidad

en sistemas o procesos. Y paralelamente aplicando la metodología Alfa de Cronbach para estimar

el nivel de confiabilidad y validez del instrumento aplicado. Ver apéndice R.

Tabla 5. Criterios de calificación e interpretación de la herramienta análisis de vulnerabilidad

Calificación Interpretación Calificación

Ponderada Interpretación

4 Fortaleza Mayor 2.1 - 3.0 Vulnerabilidad BAJA

3 Fortaleza menor 1.1 – 2.0 Vulnerabilidad MEDIA

2 Debilidad menor 0.0 - 1.0

Vulnerabilidad ALTA

1 Debilidad Principal

Adaptación herramienta lista de chequeo suministrada por la USTA, en el marco de la maestría de

sistemas integrados de gestión.

Tabla 6. Vulnerabilidad en las personas (Organización)

Vulnerabilidad En Las Personas

1. Organización

Descripción Peso

Asignado Calificación

Calificación

Ponderada

¿Existe una política general en SST donde

se indica la prevención y preparación para

afrontar una emergencia?

0,14 4 0,56

¿Existe comité de emergencias y tiene

funciones asignadas? 0,14 3 0,42

¿La entidad participa y promueve

activamente a sus funcionarios el 0,14 1 0,14


Vulnerabilidad En Las Personas

programa de preparación para

emergencias?

¿Los funcionarios han adquirido

responsabilidades específicas en caso de

emergencias?

0,14 2 0,28

¿Existe brigada de emergencias? 0,14 3 0,42

¿Existen instrumentos o formatos para

realizar inspecciones a las áreas para

identificar condiciones inseguras que

puedan generar emergencias?

0,14 2 0,28

Existen instrumentos o formatos para

realizar inspecciones a los equipos

utilizados en emergencias.

0,16 3 0,48

Total, Organización 1,00 18 2,58



Los aspectos Señalados con calificación 1 y 2 representan las debilidades principales y

secundarias asociadas a la esfera organizacional y paralelamente los aspectos señalados como 3y

4 son las fortalezas principales y secundarias de la estructura organizativa.

Tabla 7. Vulnerabilidad en las personas (Capacitación)

Vulnerabilidad en las Personas

2. Capacitación

Descripción Peso Asignado Calificación Calificación

Ponderada

¿Se cuenta con un programa de

capacitación en prevención y control

de emergencias?

0,16 3 0,48

¿Los miembros del comité de

emergencias se encuentran

capacitados?

0,16 1 0,16

¿Las personas han recibido

capacitación general en temas

básicos de emergencias y en general

saben las personas autoprotegerse?

0,16 2 0,32

¿El personal de la brigada ha

recibido entrenamiento y

capacitación en temas de prevención

y control de emergencias?

0,16 2 0,32



¿Esta divulgado el plan de

emergencias y evacuación? 0,18 2 0,36

¿Se cuenta con manuales, folletos

como material de difusión en temas

de prevención y control de

emergencias?

0,18 1 0,18

Total, Capacitación 1,00 11 1,82



Los aspectos señalados con calificación 1 y 2 representan las debilidades principales y

secundarias asociadas a la esfera de capacitación y paralelamente los aspectos señalados como 3 y

4 son las fortalezas principales y secundarias asociados a los programas de formación.

Tabla 8. Vulnerabilidad en las personas (Dotación)


3. Dotación


Ponderada

¿Existe dotación personal para el

personal de la brigada y del comité

de emergencias?

0,35 3 1,05

¿Se tienen implementos básicos de

primeros auxilios en caso de

requerirse?

0,25 4 1

¿Se cuenta con implementos

básicos para el control de

incendios tales como herramientas

manuales, extintores, palas entre

otros de acuerdo con las

necesidades específicas y

realmente necesarias para la Sede?

0,18 3 0,54

¿Se cuenta con implementos

básicos para el rescate de personas

y bienes?

0,22 3 0,66

Total, Dotación 1,00 13 3,25





secundarias asociadas a la esfera de dotación y elementos de protección personal. Paralelamente

los aspectos señalados como 3y 4 son las fortalezas principales y secundarias respecto a la gestión

de seguridad ocupacional.

Tabla 9. Vulnerabilidad en los recursos (Materiales)

Vulnerabilidad en los Recursos

4. Materiales


Ponderada

Se cuenta con cinta de acordonamiento o

balizamiento 0,25 1 0,25

¿Se cuenta con extintores? 0,25 4 1

¿Se cuenta con camillas? 0,25 2 0,5

¿Se cuenta con botiquines? 0,25 3 0,75

Total, Materiales 1,00 10 2,5




secundarias asociadas a la esfera de materiales elementos de protección y prevención de riesgos.

Paralelamente los aspectos señalados como 3y 4 son las fortalezas principales y secundarias

respecto a los suministros de emergencia.


Tabla 10. Vulnerabilidad en los Recursos (Edificaciones)


5. Edificaciones

Descripción Peso


Calificación

Ponderada

¿El tipo de construcción es sismorresistente? 0,17 3 0,51

Existen puertas y muros cortafuego 0,17 3 0,51

¿Existen salidas de emergencia? 0,17 2 0,34

¿Existen rutas de evacuación? 0,17 3 0,51

¿Se cuenta con parqueaderos? 0,17 4 0,68

Están señalizadas vías de evacuación y equipos

contra incendio 0,15 2 0,3

Total, Edificaciones 1,00 17 2,85




secundarias asociadas a la infraestructura y rutas de emergencia. Paralelamente los aspectos

señalados como 3y 4 son las fortalezas principales y secundarias respecto a la gestión de seguridad

y prevención.

Tabla 11. Vulnerabilidad en los Recursos (Equipos)


6. Equipos

Descripción Peso


Calificación

Ponderada

¿Se cuenta con algún sistema de alarmas? 0,14 2 0,28

Se cuenta con sistemas automáticos de

detección de incendios 0,14 3 0,42

Se cuenta con sistemas automáticos de control

de incendios 0,14 1 0,14

Se cuenta con un sistema de comunicaciones

internas 0,14 4 0,56

Existen hidrantes públicos y/o privados? 0,14 3 0,42

¿Se cuenta con gabinetes contra incendio? 0,14 3 0,42

Se cuenta con programa de mantenimiento

preventivo para los equipos de emergencia 0,16 3 0,48

Total, Equipos 1,00 19 2,72





secundarias asociadas a la esfera de disponibilidad de equipos de control de incendios.


respecto a la esfera de prevención de incendios.

Tabla 12. Vulnerabilidad en los Sistemas o Procesos Vulnerabilidad en los Sistemas o Procesos

7. Servicios Públicos

Descripción Peso


Calificación

Ponderada

Se cuenta con buen suministro de energía 0,20 4 0,8

Se cuenta con buen suministro de agua 0,20 3 0,6

Se cuenta con un buen programa de recolección de

basuras 0,20 3 0,6

Se cuenta con servicio de gas natural 0,20 2 0,4

Se cuenta con buen servicio de comunicaciones

teléfonos, celulares etc. 0,20 3 0,6

Total, servicios Públicos 1,00 15 3

Vulnerabilidad en los Sistemas o Procesos

8. Sistemas Alternos

Descripción Peso


Calificación

Ponderada

Se cuenta con un tanque de reserva de agua 0,2 3 0,6

Se cuenta con una planta de emergencia 0,2 2 0,4

Sistema de iluminación de emergencia 0,2 2 0,4

Se cuenta con un buen sistema de vigilancia física 0,2 3 0,6

Se cuenta con un sistema de comunicaciones de

emergencias

0,2 3 0,6

Total, Sistemas Alternos 1,00 13 2,6

Vulnerabilidad en los Sistemas o Procesos

9. Recuperación

Descripción Peso


Calificación

Ponderada

Se cuenta con algún sistema de seguro los

funcionarios 0,33 4 1,32

Se cuenta asegurada la edificación en caso de

terremoto, incendio, atentados terrorista etc.. 0,33 3 0,99

Se cuenta asegurados los equipos y todos los bienes en

general 0,34 2 0,68

Total, Recuperación 1,00 9 2,99





secundarias asociadas a la esfera de sistemas y procesos en la estructura interna de la entidad.


respecto a los procesos y operaciones corporativos.

8.3.4 Análisis de la coherencia basado en el nivel de relación entre el proyecto planteado y los

resultados alcanzados por la investigación.

Al respecto de la aplicación de la metodología propuesta, fue necesario hacer algunos

ajustes, todo radicó en aspectos como la hipótesis de que el paradigma de investigación debería

ser un paradigma sociocrítico con enfoque mixto, sin embargo, luego de avanzar en el análisis de

los objetivos, precisar el alcance y detallar la estrategia de investigación se organizó la metodología

soportada en un estudio de caso, requirió ajustar esa planificación de la metodología logrando

finalmente definirla y aplicarla de enfoque cualitativo dado que, dado que su objeto principal fue

describir por medio de un previo análisis, un plan de mejoramiento con los lineamientos

funcionales y estructurales del sistema integrado de gestión del proceso de planeación de la

Gobernación de Santander, soportado en normas técnicas de gestión, ambiente y de seguridad y

salud en el trabajo, en el área de planeación de la gobernación de Santander.

Otro elemento a resaltar en este resultado logrado al aplicar la metodología fue que el tipo

de investigación fue analítico, lo que oriento como hacer comparación de variables que hacen parte

de los instrumentos de diagnóstico aplicados, todo ello permitió verificación del cumplimiento de

requisitos aplicables a partir de listas de verificación que permita el conocimiento del estado actual

del proceso de planeación del sistema integrado de gestión de la Gobernación de Santander y un

diagnóstico del proceso de planeación del sistema integrado de gestión de la Gobernación de


Santander que facilite la identificación de oportunidades de mejora y fortalezas para la formulación

del plan de mejoramiento.

Fue necesario analizar cómo hacer la articulación de los resultados de las herramientas de

diagnóstico de cumplimiento normas técnicas NTC ISO 9001, NTC ISO 14001 e NTC ISO 45001

no tienen la misma estructura PHVA ni fueron alimentadas con información de un nivel estratégico

como se diligenciaron las herramientas de gestión del riesgo, análisis de la matriz de aspectos e

impactos ambientales y análisis de vulnerabilidad, dado que estas últimas son aplicadas con

información que se genera en un nivel táctico.

8.4 Plan de mejoramiento para el proceso de Planeación del Sistema Integrado de

Gestión de la Gobernación de Santander.

Desarrollo del objetivo tres: Proponer el plan de mejoramiento para el proceso de

planeación del sistema integrado de gestión de la Gobernación de Santander, incorporando los


cumplimiento de los requisitos aplicables las normas técnicas colombianas NTC ISO 9001, NTC

ISO 14001 y NTC ISO 45001.

8.4.1 Fases para la implementación de las acciones de mejora del Sistema Integrado de

Gestión de la oficina de Planeación de la Gobernación de Santander

La implementación de este plan involucra los resultados de la verificación del

cumplimiento de requisitos aplicables a partir de listas de verificación que permita el conocimiento

del estado actual del proceso de planeación del sistema integrado de gestión de la Gobernación de

Santander, frente a las normas técnicas colombianas NTC ISO 9001, NTC ISO 14001 y NTC ISO


45001 y el diagnóstico del proceso realizado con la aplicación de herramientas de gestión del

riesgo, análisis de la matriz de aspectos e impactos ambientales y análisis de vulnerabilidad, lo

cual facilitó la identificación de oportunidades de mejora y fortalezas para la formulación del plan

de mejoramiento.

Continuando con la aplicación de la metodología del estudio de caso de la escuela de

negocios de Harvard, el cual se hará una proyección tanto cualitativa que describe en que consiste

cada actividad como cuantitativa con indicadores y tiempos, que permita una intervención en

forma integral logrando dar una respuesta al planteamiento del problema, probar hipo tesis y

desarrollar la teoría revisada llevada al contexto preciso del proceso de planeación de la

gobernación de Santander.

Ahora, dentro de los requisitos establecidos estarían los compromisos en cuanto a políticas

requeridas por las normas cumplimiento de requisitos frente a la NTC ISO 9001, NTC ISO 14001

y NTC ISO 45001 del Sistema integrado de gestión actual del proceso de planeación de la

Gobernación de Santander, fortaleciendo la fase de planificación.

Es importante resaltar que esta esté plan de mejoramiento fortalece la integración dado

que provee un alto grado de compatibilidad con las normas ISO, ya que guarda relación con

aspectos comunes a las normas y tiene una estructura que facilita el ciclo de PHVA.

Como se describe en la siguiente figura, que contempla las etapas las siguientes, así:


Figura 6. Etapas de ciclo PHVA

8.4.2 Formulación de ajustes a políticas del Sistema Integrado de Gestión del Proceso de

Planeación de la Gobernación de Santander.

Es preciso realizar un proceso de integración y armonización de normas para mejorar la

gestión de calidad de la institución teniendo en cuenta las siguientes recomendaciones para su

procedimiento:

Tabla 13. Integración y ajuste a políticas del sistema

Definición del nuevo alcance del sistema integrado de gestión.

Determinación de la verdadera necesidad del sistema frente a la NTC ISO 9001, NTC ISO 14001

y NTC ISO 45001

Evaluación del riesgo que supone implantar los cambios para cumplimiento del sistema.

Ajuste de políticas, manuales y procedimientos requeridos para cumplimiento de las tres normas.

Definición del método de implantación de ajustes para cumplimiento de la norma de la norma:

básico, avanzado y experto.

Desarrollo actividades.

Evaluación de la implementación de actividades para cumplimiento de la norma.

Documentación de acciones de mejora en formato propuesto F-AM-001.

Revisión de la conformidad del sistema integrado de gestión luego de aplicados los ajustes.

Priorización de debilidades y fortalezas encontradas en el

diagnóstico de cumplimiento de los requisitos frente a las 3 normas

técnicas NTC ISO 9001, NTC ISO 14001 y NTC ISO 45001.

Priorizacion de factores críticos del sistema a partir de los

resultados de la evaluación con instrumentos riesgos, impactos ambientales y vulnerabilidad.

Formulación de la integración y ajustes a politicas del sistema

Establecimiento de actividades en la operación del sistema.

Documentación de los Procesos Estratégicos, Misionales y de

Apoyo, que permitan la estandarización del sistema de

gestión ambiental

Programación de los cambios del sistema integrado de gestión para

cumplimiento de los requisitos aplicables las normas técnicas

colombianas NTC ISO 9001, NTC ISO 14001 y NTC ISO 45001.


8.4.3 Determinación de ajustes requeridos para el cumplimiento del Sistema Integrado de

Gestión Frente a la NTC ISO 9001, NTC ISO 14001 y NTC ISO 45001.

La intención del plan de mejoramiento es instaurar, instituir y llevar acabo un efectivo

método PHVA para la gestión de los procesos, recursos naturales y seguridad de personas, y da

lugar a la prevención de accidentes y deterioros al medio ambiente, así como mejora de la eficacia

de los procedimientos misionales, estratégicos y de apoyo, facilitando en un corto plazo la

distribución de responsabilidades concretas para las partes interesadas.








1. Frente a La NTC ISO 9001. Se requiere actualizar la política del sistema integrado de gestión

de la Gobernación de Santander al respecto de los siguientes elementos:

• Elementos relacionados con las partes interesadas del sistema.

• Aspectos de comunicación ampliando a que sea física y digital.

• Ampliar a criterios de austeridad del gasto público, que complemente los ya establecidos

de eficacia, eficiencia, efectividad y transparencia.

• Inclusión de elementos de prevención de riesgos de impacto en personas, activos y

recursos ambientales.

Actualizar los objetivos Del Sistema Integrado De Gestión incluyendo estos dos nuevos


objetivos y revisando la pertinencia de los objetivos que ya estaban definidos, una vez que se

confronten con los requerimientos de las 3 normas:

• Incluyendo. Revisar en forma eventual el cumplimiento del sistema frente a las NTC ISO

9001, NTC ISO 14001 e NTC ISO 45001.

• Validar instrumentos requeridos para la gestión de puntos críticos identificados a partir

de las herramientas de gestión de riesgo, de impactos ambientales y de seguridad de

personas y activos.

• Promover la gestión del conocimiento por medio de la comunicación eventual a las partes

interesadas verificando su comprensión acerca de los valores, la cultura, los conocimientos y

el desempeño de la organización.

Es necesaria la actualización del Manual del Sistema Integrado de Gestión de la

Gobernación de Santander, para incluir las directrices que faciliten desarrollar las actividades

correspondientes a los procesos Estratégicos, Misionales, de Evaluación y de Apoyo, bajo los

esquemas de Calidad, Medio Ambiente y Seguridad y Salud en el Trabajo, así como tratamiento

de los puntos críticos identificados con las herramientas de gestión del riesgo, Aspectos e impactos

ambientales y Análisis de vulnerabilidad. Para ello, se requiere iniciar con la revisión de la

legislación aplicable y de los objetivos del manual, facilitando evidenciar la mejora continua.

Se requiere documentar, aprobar y poner en marcha un procedimiento de dirección

estratégica que incluya indicadores para un seguimiento y revisión de la información sobre todo

lo relacionado con los entornos legales, tecnológicos, competitivos, de mercados, culturales,

sociales, económicos, ya sea internacional, nacional, regional o local.

Actualización de acciones para abordar riesgos y oportunidades, revisando la guía

metodológica de la Administración del Riesgo, que está sujeta a las orientaciones establecidas por


el Departamento Administrativo de la Función Pública y los estándares de la Secretaria de

Transparencia de la Presidencia de la República, para identificar, evaluar y establecer las acciones

a tomar para los riesgos de los procedimientos, actualizando el formato código: ES-SIG-RG-13 en

el cual se evidencian las debilidades, oportunidades, fortalezas y amenazas del proceso de

planeación.

Es necesario realizar mínimo un encuentro en simultaneo entre el equipo de sistemas de

gestión con el personal de la Oficina de Control Interno para unificar criterios del seguimiento y

evaluación a los mapas de riesgos contemplando los elementos de los procesos administrativos,

ambientales y de seguridad y salud en el trabajo desde una visión integral.

2. Frente A La NTC ISO 14001. Establecer indicadores para el seguimiento a procedimientos

operativos que implican la eliminación o la aparición de nuevos aspectos ambientales; aumento o

disminución de la plantilla. Para ello, se debe organizar la aplicación eventual cada año de una

calculadora de Aspectos e impactos ambientales para publicar estadísticas comparativas, tomando

como sujeto de medición el paso a paso de los siguientes procedimientos:

• Dirección del desarrollo equitativo y participativo en el proceso de planificación,

coordinando, regulando y concentrando políticas y acciones sectoriales, regionales,

nacionales, departamentales y municipales para lograr el desarrollo humano sostenible en

el departamento de Santander.

• Funciones laborales fuera de las instalaciones.

• Dirección de las políticas, programas y proyectos establecidos por la administración

departamental para la eficiente gestión de los recursos provenientes de las regalías, acorde

con el nuevo sistema general de regalías, y los diferentes órganos de administración y

decisión del departamento y el de los municipios.


• Dirección del plan estratégico de la entidad, la sostenibilidad de los procesos y

procedimientos de los sistemas integrados de gestión realizando seguimiento a estos para

fortalecer y mejorar el desarrollo institucional.

• Planificación y seguimiento a emergencias / riesgos asociados a la vecindad.

Para implementar el método cuantitativo mencionado en el párrafo anterior, se requiere

tener especial énfasis en la cuantificación de las siguientes fuentes:

• Cantidad de agua potable

• Volumen de papel

• Cantidad en kilogramos de residuos ordinarios

• Emisión por combustión de transporte terrestre incluyendo los de la operación y los de

los trabajadores y de otras partes interesadas.

• Emisión por combustión de transporte aéreo de trabajadores en misión.

• Combustible para planta generadora de energía eléctrica que se utilice en caso de apagón.

• Ruido por funcionamiento de planta generadora de energía eléctrica, aparatos electrónicos

en eventos realizados y vehículos de trabajadores y otras partes interesadas.

Otra acción de mejora es: entrenar a personal que hace parte de los procesos en el manejo

y aplicación de herramientas e interpretación de cambios legislativos que afectan a aspectos

ambientales de la organización, así como revisión de información como; clima, calidad del agua y

del aire, disponibilidad de recursos naturales; cambios en las políticas de organización del

territorio.

Generar material digital como videos y contenidos para redes sociales, para lograr

comunicar con efectividad a las partes interesadas, el impacto ambiental en cuanto a:

• Agotamiento de los recursos naturales no renovables


• Limitación al social causado por emisiones de vehículos y residuos

• Contaminación por generación de residuos ordinarios

• Contaminación por emisión de varios agentes clasificados

• Contaminación por emisión de contaminantes criterio

• Contaminación por emisión de ruido

3. Frente a la NTC ISO 45001. La primera acción de mejora debe ser la actualización de la

información del entorno.

La siguiente acción de mejora debe ser redefinir el alcance del sistema integrado de gestión,

dado que contemple lo planteado en la NTC ISO 45001.

Se requiere una mejora en aspectos de presupuestos y horas de personal asignados al

sistema integrado de gestión.

También se requiere una actualización de las políticas y procedimientos relacionados con

la identificación de peligros, incluyendo en estos documentos guía de los procesos factores como

la organización del trabajo, horas de trabajo y acoso.

Una acción de mejora es la actualización de la estructura organizacional, las funciones y

responsabilidades.

Finalmente, es relevante que se establezcan, implementen y mantengan procesos para el

seguimiento, la medición, el análisis y la evaluación del desempeño.

4. Frente puntos críticos identificados con la herramienta de análisis de vulnerabilidad se pueden

mencionar:

• No cuenta con sistemas automáticos de control de incendios.

• No existe señalización en cuanto a salidas de emergencia.

• No cuenta con manuales, folletos de difusión en temas de prevención y control de


emergencias.

• Los miembros del comité de emergencias no se encuentran lo suficientemente capacitados.

5. Frente puntos críticos identificados con la matriz de aspectos e impactos ambientales. Se

requiere fortalecer las competencias en conocimiento y habilidades de aspectos ambientales, lo

cual es favorable que se haga por medio de MOOC es decir contenidos digitales que se orienten

bajo una estrategia pedagógica.

Los contenidos se requieren que sean centrado en las siguientes temáticas:

• Módulo 1: Nueva legislación que afectan a aspectos ambientales de la organización.

• Módulo 2: Interpretación de aspectos de impacto del clima, calidad del agua y del aire.

• Módulo 3: Disponibilidad de recursos naturales.

• Módulo 4: Evaluación de impacto de los cambios en las políticas de organización del

territorio.

• Módulo 5: Formulación de indicadores para el seguimiento a procedimientos operativos.

• Módulo 6: Métodos de seguimiento a los controles y valoración a las siguientes fuentes:

Consumo del recurso hídrico, consumo de materias primas e insumos, generación de

empleo, generación de residuos, generación de emisiones y consumo de materias primas e

insumos.

El proceso de planeación de la gobernación de Santander requiere implementar las

siguientes acciones para la mejora del impacto ambiental que se genera actualmente, así:

Uno de los aspectos relevantes en el proceso de planeación son los siguientes: Consumo

del recurso hídrico, Es que se utilice la lavadora de cortinas, manteles, elementos de decoración

pero programando lavadas para que esté totalmente llena cuando se va a utilizar, con la temperatura

más baja posible y la dosis justa de detergente; adicional a ello, se requiere colocar señalización


instructiva para los trabajadores al respecto de evitar mantener abiertos los grifos innecesariamente

al lavarse los dientes, o en el caso de la cafetería de la oficina, al fregar los platos. Otra estrategia

útil, es no arrojar a los desagües sustancias que pueden ir al cubo de la basura: pañuelos de papel,

colillas de cigarrillos, restos de comida, bastoncillos, preservativos, tampones y compresas y

revisar adecuadamente las griferías y saneamientos del hogar.

Para mejorar en cuanto al consumo de materias primas e insumos, al comprar

electrodomésticos, grifos, sanitarios, elegir modelos ahorradores, con tecnología eficiente

incorporada y generar la cultura de cero papeles.

Al respecto de la generación de residuos y la generación de emisiones, es conveniente que

se revisen los vehículos que pertenecen al personal de la oficina de planeación, el hábito actual de

lavado de este por ejemplo promover en el personal que no se lave el auto con manguera dado que

gasta aproximadamente 500 litros; en cambio con cubo y esponja unos 50 litros.

Establecer indicadores y herramientas de control sobre los impactos ambientales relevantes

en el proceso de planeación.

Se requiere generar actividades de planta de árboles con el personal, en días no laborales,

que permita no solo la integración, sino una mejora en la cultura ambiental, y mitigas temas de

emisiones que se generan.

Generar una actividad de promoción del reusó y reciclaje en trabajadores, para mitigar la

contaminación por generación de residuos ordinarios.

Realizar oportunidades de valoración de residuos de la oficina de planeación, optimización

de envases y cálculo de huella ambiental tanto para cada trabajador como para publicar en un lugar

visible el dato de huella ambiental de la oficina de planeación lo que puede mejorar temas

relacionados con la contaminación por emisión de varios agentes clasificados.


Es necesario que en puntos como la recepción y salas de reuniones se realice con alta

frecuencia una vigilancia para los efectos adversos sobre la salud relacionados con el ruido a partir

de mediciones y control, en especial para personas que tiene alta exposición como el caso de

secretarias y recepcionistas.

Respecto a temas de contaminación por emisión de ruido para mejorar en estos aspectos,

se requiere planificar acciones para dar respuesta inmediata cuanto se presenta una contingencia

por suministro de energía eléctrica, al respecto, es necesario con conjunto con la oficina de

infraestructura de la gobernación, mejorar la frecuencia y la calidad del mantenimiento de las

plantas generadoras dado que, en los últimos dos años, se ha incrementado su uso y Aplicar

acciones centradas en la canalización de residuos aprovechables y recuperables con fines a mejorar

no solo en aspectos de reputación institucional sino de reducción de gastos y mejora de manejo de

inventarios.

6. Frente puntos críticos identificados con el análisis de vulnerabilidad. Seguimiento a los

controles y valoración a los siguientes puntos críticos según análisis de vulnerabilidad:

• Incendio (estructurales, eléctricos, por líquidos o gases inflamables) y/o explosión (gases,

polvos)

• Fallas de equipos y/o sistemas

• Inundaciones por deficiencia de la infraestructura, hidráulica (redes, Alcantarillado,

Acueducto)

• Asaltos - robos- orden público - sabotajes

• Terrorismo

• Movimientos sísmicos

• Lluvia con tormenta


• Vientos fuertes

Entrenamiento a personal y coordinación con instituciones de manejo del riesgo,

emergencias y vulnerabilidad de institución al respecto de:

Adecuado manejo para prevención de incendios por instalaciones eléctricas para

iluminación y sistemas carga de material combustible (papel, madera de infraestructura), material

combustible líquido, productos químicos, material combustible sólido, instalaciones eléctricas,

orden y aseo.

Organización de un procedimiento articulado al plan de mantenimiento de instalaciones

para la verificación de líneas conductoras, empalmes, y cableado, tomas o circuitos eléctricos que

se puedan sobrecargar, tomacorrientes, cajas, tableros de control, interruptores que puedan faltar

sus polos a tierra.

Verificación de estado confiable y necesario para el tratamiento del cable vía, la tubería de

agua potable, aguas residuales que prevengan accidentes o desastres en el proceso de planeación

de la gobernación de Santander.

8.4.4 Acción de mejora en Gestión Documental: revisión de las manuales y procedimientos

requeridos por las tres normas

Para hacer la actualización del procedimiento de gestión documental que soporta el sistema

integrado de gestión, se requiere hacer una revisión de las tres normas verificando que los

manuales, formatos y procedimientos requeridos para la implantación y mantenimiento del

Sistema de Gestión Integrado este vigente, corroborando la versión, quien elaboró, quien aprobó

y quien revisó.

Se requiere primero actualizar la política del procedimiento de gestión documental, revisar


el paso a paso del tratamiento de documentos verificando que se cumpla los requisitos acerca de

la creación, revisión, modificación, emisión, distribución y accesibilidad de los documentos como

manuales y procedimientos.

Esto se realizará a cabo en un término no mayor a seis meses, dentro de la revisión general

del Sistema. En dicha revisión se contemplará presentar los resultados al proceso de revisión por

la dirección del SIG, se debe incluir: documentos relacionados con la mejora continua de los

procedimientos, los riesgos de personal y activos, así como las fuentes e impactos ambientales

coherentes a los requeridos en normas técnicas NTC ISO 9001, NTC ISO 14001 e NTC ISO 45001.

8.4.5 Método de Implantación del Plan de Mejoramiento del Sistema Integrado de Gestión

Se aplicará el método más básico de fácil comprensión por todas las partes interesadas, ya

que requiere de una pequeña inversión y se obtienen resultados a corto plazo, debido a la

optimización de los recursos destinados a la gestión de la documentación y a la gestión integrada

de algunos procesos frente a los requisitos de las 3 normas.

Este método no requiere experiencia en la gestión por procesos, y es abordable por todo

tipo de procesos de alta responsabilidad como lo es el proceso de planeación de la gobernación de

Santander. Entre las acciones que pueden llevarse a cabo en este método se encuentran las

siguientes:


Figura 7. Método básico acciones.

Adaptado de: (ISO, 2017)

Para la implantación del plan de mejoramiento del sistema integrado de gestión, se tomaron

los elementos identificados en el diagnóstico y en la aplicación de herramientas,

Se requiere de la identificación clara de cada líder de procesos y aclarar la responsabilidad

y liderazgo en cada acción de cambio, logrando hacerlo evidente por medio de documentos o actas

que dejen clara la delegación de la responsabilidad en la implementación de las acciones del plan.

Es necesario planificar el seguimiento y control del sistema, realizando entrevistas,

auditorias o solicitudes de información poder tomar determinaciones en funcionalidad de los

resultados derivados del estudio de los datos del sistema. En las revisiones hay que tener en cuenta

e investigar los distintos puntos (entradas), para lograr tomar las oportunas determinaciones, con

el acompañamiento de la Dirección (salidas) para asegurar la optimización continua de los dos

sistemas.

Además, se requiere que se contemplen las no conformidades y operaciones correctoras de

auditorías anteriores para dar armonía frente al proceso de mejora continua y de seguimiento a

procesos. Aunque cada nivel se enfoca en su propio sector y materia, probablemente halla chances

para ganar eficacia por medio de la adopción de un enfoque coherente de la administración de los

procesos, la manera en que estas superficies son manipuladas, y la manera en que se documentan.

Integrar en un único

manual de gestión la

documentación de los

sistemas de gestión que se

aplican

Integrar las políticas de

cada sistema de gestión

siendo una única política

del sistema de gestión

integrado

Definir las responsabilidades y

funciones del personal relacionado

con los procesos críticos para la

gestión de todos los aspectos que

cubre el sistema integrado de

gestión

Integrar de forma documentada

todos los procesos

Se debe integrar la gestión de algunos procesos organizativos

de los sistemas teniendo en cuenta todos los requisitos de

cada uno


8.4.6 Evaluación de la eficacia del Plan de Mejoramiento.

Cabe señalar que para la evaluación de la eficacia del plan de mejoramiento se debe

estructurar el procedimiento de elementos trasversales del sistema de gestión para el cumplimiento

de las NTC ISO 9001, NTC ISO 14001 e NTC ISO 45001, ya que tienen una estrecha relación e

interdependencia, aunque continúan siendo vistos individualmente, sin embargo, en el proceso de

planeación de la gobernación con la búsqueda de mejorar continuamente, hacia una estrategia de

sostenibilidad que le permita permanecer con la oferta de servicios al usuario interno de otras

dependencias de la gobernación y a la comunidad en general.

9. Impactos

Se logró una actualización del sistema de planeación en la Gobernación de Santander, lo

cual permite una mayor visión innovadora a las personas que laboran en la oficina de planeación

de la gobernación de Santander. Los instrumentos aplicados quedan de base para que se mejore

los métodos concertación e ineficacia en la programación y se evidenció que algunos aspectos

como el análisis del entorno, así como la autoevaluación mejoraron, todo lo anterior, repercutirá

en la capacidad para el cumplimiento de metas. En este proceso de actualización del sistema

integrado de gestión, generó lineamientos que son guía para la implementación de acciones en

formación, ajuste de políticas, procedimientos y presupuestos para lograr el cumplimiento frente

el 100% de los requisitos de la NTC ISO 9001, NTC ISO 14001 e NTC ISO 45001, y a mediano

plazo poder replantear políticas en especial en elementos relacionados con las partes interesadas

del sistema, aspectos de comunicación ampliando a que sea física y digital, ampliar a criterios de

austeridad del gasto público, que complemente los ya establecidos de eficacia, eficiencia,

efectividad y transparencia y la inclusión de elementos de prevención de riesgos de impacto en


personas, activos y recursos ambientales.

9.1 Evidencia del impacto del proyecto en los resultados de complimiento del SG actual

frente a las NTC ISO 9001:2015, NTC ISO 14001:2015 y NTC ISO 45001:2018.

El impacto se evidencia en el incremento de los índices de cumplimiento NTC ISO 9001

De 75% a 86%, La NTC ISO 14001: De 66% a 84% y Frente A La Ntc Iso 45001: De 78% a 86%.








Tabla 14. Resultados de la gestión de calidad NTC ISO 9001 de 75% a 86%

Resultados de la Gestión en calidad Ntc ISO 9001

Numeral de la Norma del Sistema de

Gestión de Calidad

% 0btenido de

Implementación

Acciones por

realizar

4. Contexto de la Organización 90% Mantener

5. Liderazgo 75% Mejorar




9. Evaluación del desempeño 90% Mejorar

10. Mejora 90% Mantener

Total, resultado implementación De 75% a 86%

Calificación global en la Gestión de

Calidad Medio alto



Tabla 15. Resultados Cumplimiento Frente a La NTC ISO 14001: De 66% a 84%

Resultados de Gestión Ambiental ISO 14001

Numeral de la Norma del sistema de gestión

ambiental

% Obtenido de

Implementación

Acciones por

Realizar




7. Soporte 75% Mejorar




Total, Resultado implementación De 66% a 84%

Calificación Global en la del Sistemas de Gestión de

Ambiental Medio Alto

Fuente: Elaboración propia adaptado de (ISO, 2017)

Tabla 16. Resultados de cumplimiento frente a la Ntc ISO 45001: De 78% a 86%

Resultados de Gestión de la Seguridad y Salud en

el Trabajo NTC ISO 45001

Numeral de la Norma Del Sistemas de Gestión de

la Seguridad y Salud en el Trabajo

% Obtenido de

Implementación

Acciones por

Realizar








Total, Resultado implementación De 78% a 86%

Calificación global en la del Sistemas de Gestión

de La Seguridad y Salud en el Trabajo Medio


Es pertinente el potencial de aporte que tienen estos resultados para contribuir a la maestría

en calidad y gestión integral, dado que los instrumentos utilizados son prácticos y de fácil

aplicación para futuros proyectos de investigación en el marco de las líneas de gestión de la Gestión

de Calidad en organizaciones que emprendan desarrollos de innovación de procesos generando un

valor agregado con un sello de calidad diferenciador.


Los estudiantes de la maestría autores de este documento, lograron aplicar conocimientos

en planes de mejoramiento, sistemas de autoevaluación, sistemas integrados de gestión y gestión

documental.

10. Conclusiones

El problema central al cual se realizó un aporte con este estudio fue la desactualización del

sistema de planeación en la Gobernación de Santander, causado por la baja visión innovadora, la

insuficiente inversión en actualización en temas de planeación y la baja concertación e ineficacia

en la programación lo cual se puede ver reflejado en el nivel de cumplimiento de los siguientes

sistemas: (1) organizacional 2,58% (2) capacitación equivalente al 1,82% (3)Dotación 3,25% (5)

materiales 2,5% (6) edificaciones 2,85% (7) equipos 2,72% (8) servicios públicos 3% (9) sistemas

alternos 2,6% (10) recuperación 2,99% y paralelamente se evidencia en la perdida de

oportunidades como en la innovación tecnológica para el control interno institucional, desventaja

competitiva e incumplimiento de metas; al respecto, se puedo evidenciar que es necesario la

implementación de acciones en formación, ajuste de políticas, procedimientos y presupuestos para

lograr el cumplimiento frente el 100% de los requisitos de la NTC ISO 9001, NTC ISO 14001 e

NTC ISO 45001, dado que promedio de las calificaciones de todos los elementos del instrumento,

teniendo en cuenta la ponderación diferencial de las variables integradoras, de esta manera se

obtiene el indicador final de un promedio general, de acuerdo con la escala definida, da cuenta del

nivel de madurez del SIG evaluado el cual corresponde porcentaje promedio de cada uno de los 3

resultados obtenidos sobre el nivel de cumplimiento conjunto de los requisitos de la NTC ISO

9001, NTC ISO 14001 y NTC ISO 45001, para ello se suman los tres porcentajes y se dividen por


3 dando como resultado final un promedio ponderado equivalente al 73% integral de

cumplimiento.

Al respecto de la rigurosidad de la metodología, se concluye que este proyecto requirió

realizar un ajuste al respecto, dado que una vez iniciada la ejecución se contemplaba que era

conveniente contar con un tipo de descriptivo, y una vez detallada la estrategia de investigación

fue conveniente hacer el ajusta a que fuese un tipo analítico, adicional a ello, se ajustó de un

enfoque mixto a un enfoque netamente cualitativo, estos dos cambios, permitieron ajustar acciones

para avanzar, para luego poder hacer comparación de variables que hacen parte de los instrumentos

de diagnóstico aplicados, todo ello permitió verificación del cumplimiento de requisitos aplicables

a partir de listas de verificación que permita el conocimiento del estado actual del proceso de

planeación del sistema integrado de gestión de la Gobernación de Santander y un diagnóstico del

proceso de planeación del sistema integrado de gestión de la Gobernación de Santander que facilite

la identificación de oportunidades de mejora y fortalezas para la formulación del plan de

mejoramiento.

Se concluye que el plan de mejoramiento debe estar enfocado en la actualización de

políticas integradas en calidad, ambiente y seguridad y salud en el trabajo, donde se incorporen

elementos relacionados con las partes interesadas del sistema, aspectos de comunicación

ampliando a que sea física y digital, ampliar a criterios de austeridad del gasto público, que

complemente los ya establecidos de eficacia, eficiencia, efectividad y transparencia y la inclusión

de elementos de prevención de riesgos de impacto en personas, activos y recursos ambientales lo

que fortalecería la identidad y claridad de los actores del SIG. plan de mejoramiento del sistema




Santander., el incremento de los índices de cumplimiento NTC ISO 9001 de 75% a 86%, la NTC

ISO 14001: de 66% a 84% y Frente a la Ntc Iso 45001: De 78% a 86%.

A partir del diagnóstico realizado con la Herramienta de análisis de cumplimiento de la

gestión del riesgo se evidencia la desarticulación de los criterios por lo que se hace necesaria su

unificación a partir de los lineamientos normativos y objetivos y propósitos organizaciones de la

gobernación entre los cuales cabe destacar intermediar y controlar las problemáticas que se

susciten a nivel local, promoción del desarrollo económico, social y ambiental del departamento.

Paralelamente se puede concluir que es necesario realizar una unificación de criterios de

seguimiento y evaluación a los mapas de riesgos contemplando los elementos de los procesos

administrativos, ambientales y de seguridad y salud en el trabajo desde una visión integral.

Ahora bien, la aplicación de la herramienta análisis de vulnerabilidad en correlación con el

método deductivo permitió identificar los criterios y aspectos fundamentales para el diseño de un

plan de mejoramiento de la gestión logística de la gobernación de Santander cumpliendo de esta

manera con el propósito general del estudio de caso el cual consistió en la formulación de un plan

de mejoramiento del sistema integrado de gestión dentro de la entidad objeto de estudio.

Adicionalmente se puede concluir que los instrumentos de verificación son una herramienta

fundamental para realizar un sondeo o diagnóstico preliminar de una organización con el propósito

de identificar sus fortalezas y debilidades para potencializar las oportunidades y paralelamente

minimizar o eliminar las debilidades de un determinado proceso. Por lo que es preciso realizar un

proceso de armonización e integración de normas de gestión de calidad para la asignación

adecuada de los recursos, evitar las perdidas, retrasos e incumplimientos asociados con los

procedimientos administrativos gestionados dentro de la entidad.


Al respecto de aspectos ambientales, se concluye que a la fecha el personal no tiene el total

de competencias en conocimiento y habilidades de aspectos ambientales, luego se requiere un

entrenamiento en especial en cuanto a interpretación de cambios legislativos que afectan a aspectos

ambientales de la organización, así como revisión de información como; clima, calidad del agua y

del aire, disponibilidad de recursos naturales; cambios en las políticas de organización del territorio

y establecer indicadores para el seguimiento a procedimientos operativos que implican la

eliminación o la aparición de nuevos aspectos ambientales; aumento o disminución de la plantilla.

Para cumplir requisitos frente a la NTC ISO 45001, se requiere hacer una revisión de la

estructura organizacional, las funciones y responsabilidades, que se encuentran establecidas para

que sean cumplidas, todas las capacidades, conocimientos y competencias de las personas que

participan dado los cambios requeridos para cumplir con las tres normas técnicas NTC ISO 9001,

NTC ISO 14001 e NTC ISO 45001 y acciones de mejora para el control de puntos críticos

identificados en la aplicación de herramientas de gestión del riesgo, análisis de la matriz de

aspectos e impactos ambientales y análisis de vulnerabilidad.

El proceso de planeación de la gobernación de Santander, tiene los siguientes aspectos e

impactos ambientales y requiere concentrar sus esfuerzos para su debido tratamiento: Los aspectos

relevantes en el proceso de planeación son los siguientes: Consumo del recurso hídrico, consumo

de materias primas e insumos, generación de residuos y la generación de emisiones; los impactos

ambientales relevantes en el proceso de planeación son: Agotamiento del recurso hídrico,

agotamiento de los recursos naturales no renovables, contaminación por generación de residuos

ordinarios, contaminación por emisión de varios agentes clasificados, contaminación por emisión

de ruido y contaminación por generación de residuos ordinarios.

En el análisis de vulnerabilidad se pudo concluir que se requiere un importante y efectivo


seguimiento a los controles y valoración a: Incendio (estructurales, eléctricos, por líquidos o gases

inflamables) y/o explosión (gases, polvos), fallas de equipos y/o sistemas, Inundaciones por

deficiencia de la infraestructura, hidráulica (redes, Alcantarillado, Acueducto), asaltos - robos-

orden público – sabotajes, terrorismo, movimientos sísmicos, lluvia con tormenta y Vientos

fuertes.

11. Recomendaciones

Al respecto del estado de cumplimiento de los objetivos al finalizar el trabajo es de un

100% en cuanto al primer objetivo que se enfocó en la verificación de requisitos aplicables a partir

de listas de chequeo, validando los resultados obtenidos frente a las normas técnicas colombianas

NTC ISO 9001, NTC ISO 14001 y NTC 45001; pudo conocer el grado de madurez del sistema

por valor de 73%, al respecto de su proyección, es necesario que se evolucione en cuanto a su nivel

de madurez a un 90% al culminar el mes de diciembre de 2020, lo que se logrará en la medida que

se haga mayor énfasis en gestionar acciones preventivas y de mejora y realizando acciones

efectivas frente a las acciones correctivas que se encuentran ya identificadas, es necesario que se

realice nuevamente en un periodo de 6 meses, la medición de la madurez aplicando los mismos

instrumentos utilizados en esta investigación.

En cuanto el cumplimiento del objetivo dos, basado en el diagnóstico del proceso de

planeación del sistema integrado de gestión de la Gobernación de Santander, con la aplicación de


análisis de vulnerabilidad, se logró en un 100%, no obstante a mediano plazo se requiere que se

articule al proceso de la planeación estratégica las oportunidades de mejora y fortalezas

identificadas las cuales fueron base para estructurar el plan de plan de mejoramiento, mejorando


así, mayor alineación entre el componente estratégico con el sistema integrado de gestión.

En cuanto a la propuesta del plan de mejoramiento para el proceso de planeación del

sistema integrado de gestión de la Gobernación de Santander, incorporando los lineamientos del

ciclo de mejora continua, no obstante, a futuro es necesario garantizar que se continúen tomando

acciones derivadas del seguimiento, verificando la eficacia del proceso de planeación, evaluar la

eficiencia y hacer una estrategia que permita que el equipo de trabajo puede visionar en forma

colectiva que se cuenta con una tendencia a incremento de la madurez del sistema integrado de

gestión; esto permitirá en forma sostenible el cumplimiento frente a los requisitos aplicables las

normas técnicas colombianas NTC ISO 9001, NTC ISO 14001 y NTC ISO 45001.

Es recomendable que, para lograr una cultura de mejora continua, toma de decisiones

basada en datos y actualizar con alta frecuencia el sistema, es conveniente que los instrumentos

aplicados en esta investigación sean incluidos en el sistema de gestión, se realice formación del

manejo de estos a mínimo dos personas de cada procedimiento y se incluya como orden del día

cada seis meses en la revisión por la dirección, los resultados de análisis de aplicación de los

instrumentos.

Evaluar la implementación de tecnologías de evaluación y seguimiento más desarrollados

los cuales requieren previa experiencia para efectuar de forma eficaz la gestión por procesos como

por ejemplo integrando a la organización herramientas como el balance score card y el diagrama

de flujo para así establecer una estructura jerárquica y paralelamente entender la cadena de

operaciones para las actividades gestionadas en la entidad.

Desarrollar este plan de mejoramiento, incorporando los lineamientos del ciclo de mejora

continua, en busca de fortalecer el desempeño frente al cumplimiento de los requisitos aplicables

las normas técnicas colombianas NTC ISO 9001, NTC ISO 14001 y NTC ISO 45001, asignando


el presupuesto y los tiempos de personal requeridos para lograr un 100% de su implementación

para mejorar aspectos como el liderazgo organizativo, evaluaciones de desempeño, soporte

técnico, por lo tanto se requieren capacitaciones en materia de liderazgo y participación

corporativa, contratación de profesionales especialistas en gestión tecnológica y de manera

accesoria desarrollar una auditoría externa que les permita evaluar el desempeño del SIG desde un

enfoque externo

Orientar acciones como la aplicación de encuestas de percepción al público para orientar

los procesos de planeación de la entidad enfocados en mejora continua en la fabricación de

productos para satisfacer las necesidades de los clientes y grupos de interés; establecer un manual

de perfiles y funciones dentro del SGC con claridad para la alta gerencia y los cargos de menor

jerarquía; entregar productos con bajos porcentajes de defectos para evitar reproceso y utilización

de partes defectuosas mejorando las relaciones donde existe la posibilidad de un beneficio mutuo

con empresas aliadas que facilitan insumos y materiales para la prestación de los servicios de la

institución favoreciendo a ambas partes y a su vez favoreciendo a los clientes directos de la entidad

y finalmente enseñar a empresas a laborar de manera eficiente que permita disminuir los costos de

producción mediante herramientas de estandarización. (ISO, 2017)


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Apéndices

Apéndice A. Herramienta de análisis de cumplimiento de la gestión del riesgo ante la NTC 31000

CUMPLIMIENTO GENERAL

54%

CAP 4. CREACIÓN Y PROTECCIÓN DE VALOR 63%

CAP 5. MARCO DE REFERENCIA 40%

CAP 6. PROCESO 30%

75%6.6. SEGUIMIENTO Y REVISIÓN

57%6.5 TRATAMIENTO DEL RIESGO

31%6.4. EVALUACIÓN DEL RIESGO

6.7. REGISTRO E INFORME 83%


Apéndice B. Herramienta de análisis de Cumplimiento De La Gestión Del Riesgo Ante La ISO

31000

S P N

a)

b)

c)

d)

e)

f)

g)

h)

4. Principios

La creación y protección del valor, se origina en la observancia de los

principios de integralidad, estructuración exhaustiva, adaptación,

inclusión, dinamismo, mejor información disponible, mejora continua y

reconocimiento de la influencia de factores humanos y culturales

Cumplimiento Requisito Clausula

4. CREACIÓN Y PROTECCIÓN DE VALOR

La gestión del riesgo se enceuntra involucrada en los 12

procesos de la gobernacion de santander y estan

clasificados en misionales , de evaluacion y apoyo y

estrategicos, tambien se puede evidencia en el formato

de mapa de riesgos ES-SIG-RG-15

La gobernacion de santaner no cuenta con un manual

o guia o un procedimiento donde se la estrutura en

torno a los lineamientos de la gestion del riesgo

¿La gestión del riesgo mejora continuamente

mediante el aprendizaje y la experiencia?

¿La gestión del riesgo se encuentra integrada a

todas las actividades de la organización?

¿La gestión del riesgo se encuentra estructurada

de forma detallada, contribuyendo a la

consecución de resultados coherentes y

comparables?

¿El marco de referencia y el proceso de la

gestión del riesgo, se corresponden con los

contextos interno y externo de la organización y

el logro de sus objetivos?

4

¿Se reconoce la influencia del comportamiento

humano y la cultura son todos los aspectos de la

gestión del riesgo junto con sus niveles y etapas?

en la actulidad la gobernacionde santander realiza un

infrorme de materializacion de riesgos de manrea anual

y en este mismo se puede observar y evidenciar el

comportamiento humano en base a la maerializacion

del riesgo

La gobernacion cuenta con el procedimiento Accion de

mejora continua con codigo ES-SIG-PR-03, se

mantiene toda esta infromacion documentada mediante

los formatos de accion correctiva y seguimiento a las

acciones de mejora continua

¿ Las partes interesadas participan apropiada y

oportunamente a través de su conocimiento,

puntos de vista y percepciones, para favorecer la

toma de conciencia y gestión del riesgo

informada?

¿ Los riesgos identificados en la organización son

susceptibles de aparecer, cambiar o

desaparecer de acuerdo con los cambios de

contexto externo o interno de la organización,

mediante la anticipación, detección y

reconocimiento de los mismos de manera

apropiada y oportuna?

¿La gestión del riesgo se soporta en información

disponible, clara y oportuna, histórica y

actualizada, así como en expectativas futuras,

considerando las limitaciones e incertidumbres

asociadas a las partes interesadas?

Existe una matriz de partes interesadas la cual

corresponde al codigo ES-SIG-RG-50 donde se

define la parte interesada si es interna : todas la

dependencias de l agobernecion, control interno,

despacho del gobernador, sistema integrado de gestion

SIG, instituto descentralizados, control inetrno

disciplinario, atencion al ciudadano y externa: ONG,

alcaldias municipales, actores interesados publicos o

privados estens de control entes territoriales , bancos

de proyectos municipales, empresarios, DNP,

ministerios, OCAD, veedurias ciudadanas, asamblea

departamental, concejos minucipales, y concejos

departametal de planeacion en esta matriz y de define

su necesidad o expectativa y se hace un criterio de

evalaucion de impacto midiendo la importancia y la

influencia.

En el proceso de planificacion estrategica se realiza de

manera anual y se realiza analisis de analisis del

contexto interno y externo, asi mismo los cambios que

ocurran en los riesgos que fueron identificados , se

evidencia en el procdimiento PS-SIG-PR-03 analisi

estrategico y revision por la direccion y se deja registro

en ES-SIG-RG-10 informe de revision por la direccion

En la gobernacion de santander este item se cumple de

manera parcial ya que se puede fortalecer y

complementar las fuentes de informacion como son la

matriz de mapa de riesgos de la entidad la cual se tiene

definidida que se realiza mediante metodologia del

DAFP

haciendo un analisis detallo de la gestion del riesgo en la

entidad se puede concluir que falta alinearla de una

mejor manera , la cual esta definida en el

procedimeinto de contexto estrategico de riesgos con

codigo ES-SIG-RG-13 defindo en el plna de desarrollo

contigo y para el mundo 2020-2023

Observaciones ¿Porqué?


S P N

a)

b)

c)

a)

b)

c)

5.1.

El marco de referencia de la organización integra la gestión del riesgo en

todas sus actividades y funciones significativas, a partir del liderazgo y

compromiso de la alta dirección y los órganos de supervisión con la

integración, diseño, implementación, valoración y mejora continua de la

administración del riesgo

5.2. Liderazgo Y Compromiso

5.3. integración

5.3

Auqnue la gobernacion de santander tiene definido una

estructura organizacional definida no se cuenta con

informacion documentada donde se establezcan las

responsabilidades de todos los actores en la gestion

del riesgo

¿ Todas las actividades y funciones de la

organización, tienen adaptados e implementados

los componentes del marco de referencia de la

gestión del riesgo?

¿Se cuentan con los recursos necesarios para

administrar los riesgos de la organización,

determinados y controlados por la alta gerencia?

¿ La alta dirección riende cuentas de la gestión

del riesgo y los órganos de supervisión rinden

cuentas por la supervisan realizada a dicha

gestión?

¿ Todos los miembros de la estructura

organizacional conocen y entienden la

responsabilidad de gestionar el riesgo?

Clausula Requisito Cumplimiento

Observaciones

5.1. Generalidades

para la gobernacion de santander se encuentran

contemplados los riesgos en torno al sistema de

calidad y le sistema de seguridad y salud en el trabajo,

y no se ham tenido en ceunta los riesgos del sitstema

de gestion ambiental.

La alta direccion determina el presupuesto para

capacitaciones, compra equipos, infraestructura ,

contratacion del persoanl , manteminimiento del sistema

de gestion el cual esta incluido en la meta establecido

en el plan de desarrollo departamental

La gobernacion debe rendir cuentas a la oficina de

control interno y a la contraloria departamental sobre la

gestion realizada sobre los riesgos , la rendiocion de

cuentas se realiza mediante formatos externos

5.2

5. MARCO DE REFERENCIA

No se cuenta con un documento definido con los

objetivos y estrategias asociadas a la gestion de el

riesgo y asi mismo no se tiene establecido el apetito

de riesgo alto, medio, bajo para la entidad

el sistema de gestion de calidad cuenta con un

procedimeinto de planificacion de cambios ES-SIG-PR-

57y su respectivo formato ES-SIG-RG-57 en ese

formato se pueden identificar los cambios y su

respectivo proposti, actividades para el cambio, las

consecuencias , los recursos necesarios , los

responsbles y la fecha de ejecucion, los cambios

deben ser aprobados por la oficina de sistema

integrados de gestion, y los cambios son cosniserados

cada vez que haya un cambio tecnologico, legal,

¿ Esta definida la estrategia y los objetivos

asociados a la gestión del riesgo necesarios

para el desempeño sostenible y la viabilidad a

largo plazo de la organización?

¿La gestión del riesgo permite la adaptación al

cambio mediante procesos dinámicos y flexibles

de conformidad con las necesidades y cultura de

la organización?


a)

b)

c)

a)

b)

c)

5.4. Diseño ( alistamiento)

5.4.1. Comprensión de la Organización y de su contexto

5.4.1.

Se cuenta con un analisis del contexto interno y

externo el cual se realiza mediante analsisis DOFA el

cual esta establecido en la matriz dofa de riesgos ES-

SIG-RG-13, exisite un procedimeinto de ES-SIG-PR-13

denominado analisis de contexto estrategico

¿La política de gestión del riesgo define con

claridad el propósito de la organización al

implementarla, la manera de manejar objetivos

en conflicto, los indicadores de desempeño junto

con su medición e informe además de las

La gobernacion de santander no cuenta con una

politica de gestion del riesgo definida

5.4.2.

En la gobernacion de santander se tiene identificado

los riesgos de la oficina de contratacion de bienes y

servicios mediante el formato de matriz dofa de

riesgos ES-SIG-RG-13

Dentro del analisis interno de la gobernacion existe un

procedimiento para elaborar y desarrollar el plan de

desarrollo, en el cual se describe que para la

estructuracionde este se debe revisar la mision , vision

y valores y politicas de la entidad

¿La organización cuenta con una política de

gestión del riesgo que articule los compromisos

y objetivos la misma bajo el liderazgo de la alta

gerencia y los organismos de supervisión?

5.4.2. Articulación del compromiso de la Gestión del Riesgo

¿ La organización identifica y conoce los

contextos externos e internos como marco de

referencia para la gestión del riesgo?

¿ En el análisis del contexto externo se entra a

analizar todos los tipos de factores que lleguen

a afectar la gestión del riesgo entre ellos las

relaciones contractuales y compromisos junto

con la complejidad de las redes y

dependencias?

¿En el análisis del contexto interno se considera

la revisan de la misión, visión y valores de la

organización, junto con sus objetivos, políticas y

tipos de relaciones?

¿La política de gestión del riesgo resalta la

necesidad de su aplicación en toda la cultura de

la organización y su necesaria articulación con

las actividades principales del negocio y la toma

de decisiones?

La gobernacionde santander no cuenta con una politica

de gestion del riesgo definida

La gobernacion de santander no cuenta con una

politica de gestion del riesgo definida


a)

b)

5.4.4. a)

a)

b)

a)

b)

c)

d)

La organización asegura toda la disposición para

gestionar el riesgo y son claramente

comprendidas y puestas en práctica?

no se cuenta con un marco de referencia en torno a la gestion del riesgo

5.5. Implementación

5.4.5

5.5.

¿El desarrollo de un plan apropiado incluyendo

plazos y recursos?no se cuenta con un marco de referencia en torno a la gestion del riesgo

¿Identifica dónde, cuando, cómo, y quién toma

diferentes tipos de decisiones dentro de la

organización?

no se cuenta con un marco de referencia en torno a la

gestion del riesgo por lo tanto no se encuentra

establecido las perons que toman las decisiones

la gobernacion de santander no tiene definido como

debe realizarse la comuncacion y conuslta en temas de

gestion del riesgo

¿La comunicación y consulta en temas de

gestión del riesgo es oportuna asegurando la

recolocación, consolidación y síntesis de la

información propiciando con ello la

retroalimentación y mejora continua?

¿La organización contempla la modificación de

los procesos aplicables para la toma de

decisiones cuando sea necesario?

no se cuenta con un marco de referencia en torno a la gestion del riesgo

Se evidencia que la Gobernacion de santander no

cuenta con una definicion de responsbilidades en el

manual de funciones en el cual debe describirse la

participacion de cada funcionario en torno a la gestion

del riesgo.

Aunque en la entidad se tienen definidos las oficinas

que rinden cuentas en torno a la gestion de riesgo no

esta claro cuales son los cargos que responden a

dicha gestion

En la gobernacion de santander se cuenta el plan de

desarrollo el cual establece el presupuesto designado

para infraestrutura, equipos, capacitaciones del recuros

humano, y mantenimiento del sistemas integrado de

gestion.

La entidad no cuenta con un prtocolo establecido de

comunicación y consulta de gestion del riesgo

¿Son claras las responsabilidades de cada

integrante de la organización respecto de la

gestión del riesgo como obligación común y la

necesidad de su cumplimiento como requisito

del éxito laboral y empresarial?

¿ Se identifican con claridad en la organización a

los dueños del riesgo, es decir aquellos quienes

están obligados a rendir cuentas y tienen

autoridad para gestionar?

¿En la asignación de los recursos para la gestión

del riesgo se consideran los procesos y

procedimientos, las personas con sus

habilidades y experiencia, los sistemas de

gestión de la información, junto con las

competencias y limitaciones de dichos recursos?

5.4.4. Asignación de recursos

5.4.5. Establecimiento de la comunicación y consulta

5.4.3. Asignación de Roles, autoridades, responsabilidades y Obligación de rendir cuentas en la organización

5.4.3.

¿La organización cuenta con un protocolo de

comunicación y consulta para apoyar el marco de

referencia y facilitar la eficacia de la gestión del

riesgo?

La Organización implemento un marco de referencia de la gestión del riesgo mediante:


a)

b)

5.7.1 a)

5.7.2 a)

5.7.1. Adaptación

5.7.2. Mejora Continua

5.6. Valoración

5.7. Mejora

5.6.

¿La organización realiza seguimiento continuo y

adopto el marco de referencia de la gestión del

riesgo en función de los cambios internos y

externos?

la gobernacion de santander si contempla la

metodologia de valoracion de riesgo pero esta no se

realiza con la ultima version del la gua para la

adminisracion del riesgo eemitida por el DAFP

La entidad mide el desempeño de su marco de

referencia en gestion del riesgo mediate el FURAG que

es uns evaluacion independeinte al riesgo que realiza

anualmente el departamento adminisyrativo de la

gestion publica

¿La organización contempla la valoración del

riesgo?

¿La organización mide periódicamente el

desempeño del marco de referencia de la

gestión del riesgo en relación a su propósito,

sus planes para la implementación, sus

indicadores y comportamiento esperado?

la gobernacion de santander no cuenta con un marco

de referencia definido para la gestion del riesgo

¿La organización aplica la mejora continua en el

marco de referencia de la gestión del riesgo?

la gobernacion de santander no cuenta con un marco

de referencia definido para la gestion del riesgo


S P N

a)

b)

c)

d)

e)

f)

La organización contempla el proceso de gestión del riesgo mediante:6.1

6.2. Comunicación y consulta

¿ para definir los criterios del riesgo y cuando se

valoran los riesgos considera los puntos de vista

de toda la organización?

6.2

6.1.Generalidades

6. PROCESO


Observaciones

la entidad para realizar la difinicion de los riterios del

riesgo y su valoracion solo tiene en cuenta los puntos

de vista de la alta direccion dejando de lado los

criteriosde los lideres de los procesos y su equipo de

trabajo

¿La organización proporciona la información

necesaria requerida para facilitar la supervisión

del riesgo y la toma de decisión?

¿La organización incluye en la gestión del riesgo

a las personas afectadas por el riesgo?

la oficina de control interno realiza un informe EB-CYE-

RG-16 de seguimiento a los mapas de riesgos en el

que brinda la informacion necesaria para la toma de

decisiones, se realiza cada 4 meses al año.

la gobernacion de santander no involucra a las perons

afectadas en el proceso de la gestion del riesgo

¿La organización mantiene comunicación y consulta

con las partes interesadas apropiadas internas y

externas?

¿La comunicación y consulta se mantiene en

todas las etapas del proceso de gestión de la

riesgo?

¿La organización tiene en cuenta a todas las

áreas en cada etapa del proceso de la gestión

del riesgo?

la gobernacion de santander mediante el procedimeinto

de comuncacion informatica AP-TIC-RG-04 y su la

matriz de comunicación informativa AP-TIC-RG-04

evidencia la reacion directa que se tiene con las partes

interesadas tantos internas como externas

la entidad no cuenta con proceso definido para la

comunicación , consulta y divulgacion del riesgo

La gobernacion de santander involucra a todos susu 12

procesos en la gestion del riesgo


a)

a)

a)

b)

c)

d)

e)

f)

6.3.2

6.3. Alcance, contexto y criterios

La organización contempla el Alcance, contexto y criterios como:6.3.1.

¿Al determinar este alcance, la organización ha

contemplado, las herramientas y las técnicas

apropiadas de evaluación del riesgo?


contemplado, los recursos requeridos,

responsabilidades y registros a conservar?


contemplado, las relaciones con otros proyectos,

procesos y actividades?

la gobernacion de santander no ha definido el lacance

para la gestion del riesgo en la entidad.










contemplado sus objetivos a considerar en la

gestión del riesgo y la alineación con sus

objetivos generales?




contemplado los resultados esperados de las

etapas a ejecutar en el proceso?


contemplado, el tiempo, la comunicación, las

inclusiones y las exclusiones especificas?

6.3.2. Definición del alcance.

En la entidad al no contra con la definicion del alcance

en la gestion del riesgo tampoco se puede apreciar la

inclusion del contexto politico, social , tecnologico entre

otros

Generalidades

¿ La organización contempla para establecer su

alcance el contexto político, social,

macroeconómico y tecnológico?

¿La organización ha determinado los límites y la

aplicabilidad en la gestión del riesgo para

establecer su alcance ?




a)

b)

c)

a)

b)

c)

d)

e)

f)

6.3.3. Contexto Interno Y Externo.

6.3.4. Definición de los criterios del Riesgo

¿Los criterios del riesgo están alineados con el

marco de referencia ?

no se contempla dentro de los criterios de riesgo los

valores, objetivos y recursos

6.3.4 la gobernacion de santander no tuvo en ceunta los

puntos de vista de sus partes interesadas para definir

sus criterios de riesgos

cumple de manera parcial ya que la entidad ya que falta

definir las secuencias multiples

en la gobernacion de snatanders e valoran los riesgos

de acuerdo al cruce del impacto con la probalidad

¿La organización precisa la cantidad y tipo de

riesgos que puede o no tomar en base a sus

objetivos?

¿La organización contempla los criterios para

valorar la importancia del riesgo?

No se contempla el cunplimiento de este literal ya que

no se tiene definido un marco de referencias en torno a

la gestion del riesgo

en la gobernacion de snatander se contemplan los

riesgos del sistema de gestiond e calidda, de

seguidda y salud en el trabajo pero no se tienen en

centa los riesgos ambientales

En la gobernacion mediante el procedimiento

denominado analisis del contexto estrategico se

establece que este es una base para el planteamiento

de sus objetivos

la entidad le da relevancia a la comprensiondel

contexto interno y externo mediante el peocedimeinto

de Analisis de contexto estrategico ES-SIG-PR-13

¿La organización contempla dentro de los

criterios del riesgo los valores, objetivos y

recursos ?

¿La organización contemplo para definir los

criterios las obligaciones de la organización y los

puntos de vista de sus partes interesadas?

Para establecer los criterios del riesgo se tuvo

en cuenta la incertidumbre, como se van a definir

y medir las consecuencias y la posibilidad, los

factores relacionados con el tiempo, la

coherencia en el uso de las mediciones, como

se va a determinar el nivel del riesgo, como se

tendrá en cuenta las combinaciones, y

secuencias múltiples y la capacidad de la

organización?

¿ La organización tiene en cuenta para la gestión

del riesgo al contexto interno y externo?

Se cuenta con un analisis del contexto interno y

externo el cual se realiza mediante analsisis DOFA el

cual esta establecido en la matriz dofa de riesgos ES-

SIG-RG-13, existe un procedimeinto de ES-SIG-PR-13

denominado analisis de contexto estrategico

¿La organización toma el contexto interno y

externo como el entorno donde se van a definir y

buscar sus objetivos?

¿La organización le da relevancia para la gestión

del riesgo a la comprensión del contexto interno

y externo?


S P N

a)

a)

b)

c)

e)

d)

e)

f)

g)

h)

i)

j)

k)

6.4.2. Identificación del Riesgo

6.4.1

La evaluación del riesgo se contempla dentro de la organización como:

6.4.2.

6.4.1. Generalidades

¿La organización contempla para la identificación

de los riesgos las causas y eventos ?


de los riesgos las vulnerabilidades y las

capacidades?


de los riesgos los cambios en los contextos

internos y externos?


de los riesgos los indicadores de riesgos

emergentes?


de los riesgos la naturaleza y el valor de los

activos y recursos?


de los riesgos las consecuencias y sus impactos

en los objetivos?


de los riesgos las interacciones de conocimiento

y la confiabilidad de la información?

En la matriz de mapa de riesgos de la entidad se

encuentra definido la identificacion de los cambios en

los contextos internos y externo

No se evidencia que se tenga establecido la

identificacion de riesgos emergentes

se debe identificar el valor de los activos y recursos

para la seguridad digital

se identifican las consecucencias y su principal impacto

y eso se tiene defiido en la matriz de mapa de riesgos

de la entidad

la entidad debe definir las vulnerabiliddes de entorno

para los riesgos de seguridad digital

6.4. EVALUACIÓN DEL RIESGO


Observaciones

La gobernacion de santander ceunta con informacion

que sivre como base para la identificacion del riesgo

como la matriz de mapa de riesgos, auditorias ,

inspecciones, analisis del contexto

La entidad no contempla para la identificacion las

fuesntes de riesgo tangibles e intangibles


encuentra definido las causas y eventos

¿Para la identificación del riesgo se cuenta con

información, disponible, complementada y

actualizada?


de los riesgos las fuentes de riesgo tangibles e

intangibles?

¿La evaluación del riesgo se lleva a cabo en la

organización de una manera sistemática,

interactiva y colaborativa entre todas las partes

interesadas?

se realiza de una manea sisitematica pero le hace falta

tener un enfoque interactivo por las partes interesadas

la organización no cuenta con una declaracion de

confiabilidad de la inromacion para toda su gestion del

riesgo

en la matriz de definidia se evidencia la frecuencia de

la actividad generadora del riesgo

no se contempla ninguna de las fases mencionadas en

este numeral


de los riesgos los factores relacionados con el

tiempo?


de los riesgos los sesgos, los supuestos y las

creencias de las personas involucradas?


de los riesgos amenazas y las oportunidades


encuentra definido las amenazas y oportundades


a)

b)

c)

d)

e)

a)

b)

c)

a)

b)

¿Para el análisis del riesgo la organización

contemplo los niveles de sensibilidad y

confianza ?

6.5.1. Generalidades

El proposito del tratamiento del riesgo es seleccionar e implementar

opciones para abordar el riesgo.

6.5. Tratamiento del Riesgo

6.5.1.

la gobernacion contempla las probalilidades y

consecuencias mediante la matriz de mapa de riesgo


contemplo la probabilidades los eventos y

consecuencias ?

6.4.3. Análisis del Riesgo

6.4.3.


contemplo la naturaleza y magnitud de las

consecuencias?

la entidad tiene definida y contemplada la naturaleza y

magnitude de las consecuencias que van desde

menores hasta catastroficas

no se evidencia cumplimiento de este numeral dentro

de la entidad


contemplo la eficiencia de los controles

existentes ?

se tiene defindo una accion de tratamiento que se le

denomina MITIGAR el riesgo para aquelllos que se

categorizan de manera aceptable

¿La organización cuenta con un tratamiento

adicional en caso de que el tratamiento del

riesgo no sea aceptable?

en la gobernacion de santander la formulacion ,

planificacion y evaluacion se realiza mediante la matriz

de mapa de riesgo

¿La organización formula, planifica y evalúa

tratamiento del riesgo?


contemplo la complejidad y la interconexión ?

6.4.4. Valoración del Riesgo

6.4.4.

la eficiencia de los controles ecxistente se puede

evidencar mediante los seguimiento s realizados por la

oficina de control interno y los informes emitidos

en la entidad no se esta realizando ni se tiene

documentado el contemplar los niveles de sensibilidad

y confianza en la gestion del riesgo

en la entidad no se tiene contemplado comparar los

resultados del anlisis con los criterios del riesgo

la gobernacion de santander se contemplan las

opciones de tratamiento si el riesgo es aceptable se

mantienen los controles existentes y asi mismo se hace

un analisis adicional para reconsiderar los objetivos

la valoracion del riesgo si se registra y se realiza su

validacion pero no se esta comunicando a todos los

niveles de la organizacion

¿En la valoración del riesgo la organización

comparo los resultados de análisis del riesgo

con los criterios del riesgo?

¿en el análisis del riesgo se contemplaron las

variables de toma decisión: no hacer nada mas,

opciones nuevas para el tratamiento del riesgo,

realizar un análisis adicional para comprender

mejor el riesgo, mantener los controles

existentes, y reconsiderar los objetivos?

¿ Los resultados de la valoración del riesgo se

registraron , comunicaron y validaron por la

organización e los niveles pertinentes?


a)

b)

c)

d)

e)

f)

se manejejan las opciones de tratamiento: reducir el

riesgo, trasnferir el riesgo, evitar el riesgo y mitigar el

riesgo contemplados en la matriz de mapa de riesgo

6.5.2. Selección de la opción para el Tratamiento del Riesgo

6.5.2.

¿La organización cuenta con tratamientos para

compartir el riesgo a través de contratos, compra

de seguros, etc.?

¿La organización determina retener un riesgo por

medio de decisiones informadas?

La gobernacion tiene establecido para compartir

riesgos poliza de compras de seguro, tercerizacion,y

se encuentra definido mediante el procedimeinto de

mapara de riesgos

En la gobernacion no se encuentra defindo como

retener un riesgo mediante cuales decisiones se haria

se encuetrasn definidas en la matriz de mapa de

riesgos de entidad alli se observa las probabiliddes y

consecuencias de los riesgos presetes en los

procesos.

¿Las probabilidades y consecuencias cuentan

con un criterio abierto para el tratamiento de

riesgos en la organización?

¿Qué tratamiento tiene la organización para

eliminar la fuente del riesgo?

¿La organización considera si no iniciar o

continuar con actividades que generan un

riesgo?

¿La organización en busca de oportunidades

acepta o aumenta un riesgo?

La entidad no tiene establecidado unos lienamientos

claros en lo que compete al de apetito del riesgo

La entidad no tiene establecidado unos lienamientos

claros en lo que compete al de apetito del riesgo


a)

b)

c)

d)

e)

f)

g)

6.5.3. Preparación e Implementación de los planes del tratamiento del riesgo.

6.5.3.

¿la organización cuenta con planes de

tratamiento de riesgos con beneficios

esperados?

La gobernacion se establece los planes de accion

para tratar los riesgos residuales en el formato de matriz

de mapa de riesgos , pero a su vez no se contemplan

todos los riesgos

¿la organización cuenta con personas idóneas

para rendir cuentas y aprobar e implementar

planes de tratamiento de riesgos?

La aprobacion de los planes de tratameinto se realiza

mediante la oficina de sisitema integrado de gestion.

¿Qué acciones maneja para los procesos de

tratamiento de riesgos de la organización?

se manejejan las opciones de tratamiento: reducir el

riesgo, trasnferir el riesgo, evitar el riesgo y mitigar el

riesgo contemplados en la matriz de mapa de riesgo

¿Cuenta con recursos y planes de contingencia

para el tratamiento de riesgos de la

organización?

Se cuenta con los recurso necesarios pero no se tiene

establecido planes de contingencia respecto a la

gestion de riesgos

¿Qué planes de tratamiento de riesgos tiene para

las medidas del desempeño?

la gobernacion de satander no cuenta con la

implementacion de medidas de desempeño

¿Como tiene documentado los informes y

seguimientos requeridos por los planes de

tratamiento de riesgos establecidos por la

organización?

Se tiene dcumentado mediante los informes realizados

por la oficina de control interno quien son los

encargados de realzar el seguimeinto a la matriz de

riesgos de la entidad

¿La organización cuenta con plazos previstos

para la realización y la finalización de las

acciones de los planes de tratamiento de riegos?

La entidad tiene determinado que la finalizacion de las

acciones se debe dar en un plazo no mayor al año,

pero este no se encuentra documentado


S P N

a)

b)

c)

d)

6.6 SEGUIMIENTO Y REVISIÓN


Observaciones

6.6. Seguimiento y revisión

¿La organización establece implementa y

mantiene procesos de seguimiento, revisión para

la gestión del riesgo?

¿La organización determina que necesita

seguimiento y revisión para la eficacia de los

controles de la gestión del riesgo?

¿La organización conserva la información

documentada adecuada como evidencia de los

resultados del seguimiento y revisión de la


¿La organización determina cuando comunicar

los resultados del seguimiento y revisión de la


la oficinade control interno de la gobernacion se

enacrga del segumiento de la gestion del riesgo en la

entidad con periodicidad de 4 meses

La oficina de control interno de la gobernacion cuenta

con un procedimeinto de seguimiento a los mapas de

riesgos EV-CEY-RG-14 y un plan de auditorias de

control a los procesos, asi mismo la eficacia de los

controles se evidencia mediantes los elementos que

se contemplan en la guia de administracion del riesgo

emitiida por la funcion publica

los resultados del segumiento y revision a los mapas

dela gestion de riesgo son publicados en la pagina

web institucional, y son almacenados en la intranet de la

entidad

los resultados del segumiento y revision a los mapas

dela gestion de riesgo son publicados en la pagina

web institucional de forma cuatrimestral ,.

6.6.


S P N

6.7.

a)

b)

c)

d)

e)

f)

Requisito Cumplimiento

Observaciones

¿Por medio de registro e informe se proporciona

la información adecuada para la toma de

decisiones de la organización en la gestión del

riesgo?

¿La organización cuenta con actividades en

busca del mejoramiento de la gestión del

riesgo?

¿La organización cuenta con acompañamiento

para las personas que tienen la responsabilidad

y la obligación de rendir cuentas de las

actividades de gestión del riesgo?

¿la organización cuenta con información

documentada para los requisitos y necesidades

de las partes interesadas de la gestión del

riesgo?

¿para el registro e informe de la organización se

encuentra alineada a sus objetivos y toma de

decisiones de gestión del riesgo?

En la gobernacion de Santander se comunican los

resultados mediante el seguimiento que ejecuta la

oficina de de control interno de manera cuatriestral.

Mediante el informe sgto qie realiza la oficina de

control interno es un insumo para la toma de decisiones

para la gestion del riesgo

La Gobernacion cuenta con el procedimeinto de mejora

continua e involucra a la gestion del riesgo en la

organización

La gobernacion de Santander cuenta con las

dependencias encargadas de rendir cuentas pero no

se tiene establecidos los roles de los funcionarios para

brindar asesoria y un acompañamiento continuo de la

gestion de riesgo

En la gobernacion se encuentra la matriz de partes

interesadas y dentro de ella contempla como se

satisfacen las necesidaddes y expectativas de dichas

partes.

En la gobernacion de santander se realiza el informe de

rendicion de cuentas y este se basa en los obetivos

planteados en le plan de desarrollo

Registro e Informe

¿Se comunica las actividades y resultados de la

gestión del riesgo a lo largo de la organización?

6.7. REGISTRO E INFORME

Clausula


Apéndice C. Matriz de aspectos e impactos ambientales

ACTIVIDADELEMENTO

AFECTADOCONTROL INFLUENCIA

MATRIZ DE IDENTIFICACIÓN DE ASPECTOS E IMPACTOS AMBIENTALES

CARGO

TIP

O

DES

CR

IPC

ION

REA

L

PO

TEN

CIA

L

PR

OB

AB

ILID

AD

DU

RA

CIO

N

MA

GN

ITU

D

AR

EA D

E IN

FLU

ENC

IA

REC

UP

ERA

BIL

IDA

D

IMP

OR

TAN

CIA

INTE

RN

A

VALORACION

MATRIZ DE IDENTIFICACIÓN DE ASPECTOS E IMPACTOS AMBIENTALES

VA

LOR

AC

ION

TOTA

LASPECTO IMPACTO

CARÁCTER (+) O (-

)

SIGNIFICANCIAREQUISITO LEGAL

APLICABLE

CÓDIGO:

VERSIÓN: 001

ACCION DE CONTROL


Apéndice D. Aspectos e Impactos Ambientales

Proceso Aspecto Impacto

Planeación Consumo del recurso hídrico Agotamiento del recurso hídrico

Planeación Consumo de materias primas e

insumos

Agotamiento de los recursos naturales

no renovables

Planeación Generación de residuos Contaminación por generación de

residuos ordinarios

Planeación Generación de emisiones Contaminación por emisión de varios

agentes clasificados

Planeación Generación de emisiones Contaminación por emisión de varios


Planeación Consumo de materias primas e

insumos

Agotamiento de los recursos naturales

no renovables

Planeación Generación de emisiones Contaminación por emisión de

contaminantes criterio

Planeación Generación de emisiones Contaminación por emisión de ruido

Planeación Generación de residuos Contaminación por generación de

residuos ordinarios


Apéndice E. Aspecto, el impacto, su descripción y la fuente

Aspecto Impacto Descripción de condición Descripción de la

fuente

Consumo del

recurso hídrico

Agotamiento del

recurso hídrico N.A. Agua potable

Consumo de

materias primas

e insumos

Agotamiento de

los recursos

naturales no

renovables

N.A. Papel

Generación de

empleo

Desarrollo

económico y

social

N.A. Recurso humano

Generación de

residuos

Contaminación

por generación de

residuos

ordinarios

N.A. Residuos

ordinarios

Generación de

emisiones

Contaminación

por emisión de

varios agentes

clasificados

N.A.

Emisión por

combustión de

transporte terrestre

Generación de

emisiones

Contaminación

por emisión de

varios agentes

clasificados

N.A.

Emisión por

combustión de

transporte aereo

Consumo de

materias primas

e insumos

Agotamiento de

los recursos

naturales no

renovables

Contingencia por falta de

suministro de energía eléctrica. El

edificio en donde funciona el

proceso suministra energía

eléctrica por medio de plantas

generadoras cuando no hay

disponibilidad de energía eléctrica.

Combustible para

planta generadora

de energía

eléctrica

Generación de

emisiones

Contaminación

por emisión de

contaminantes

criterio








Emisión por

combustión de

planta generadora

de energía

eléctrica

Generación de

emisiones

Contaminación

por emisión de

ruido





Ruido por

funcionamiento de

planta generadora


Aspecto Impacto Descripción de condición Descripción de la

fuente




de energía

eléctrica

Generación de

residuos

Contaminación

por generación de

residuos

ordinarios

Contingencia por problemas con

los gestores de residuos

aprovechables y recuperables

Residuos

ordinarios

Se describe con más detalles siguiendo la lógica de la herramienta de identificación de

fuentes e impactos, así:


Apéndice F. Identificación de Riesgo e Impacto

Aspecto Etapa en el proceso Impacto ambiental Tipo de

impacto

Recurso que

interactúa

Consumo del

recurso

hídrico

Desarrollo de

actividades

estratégicas

Agotamiento del

recurso hídrico Negativo

Hidrológico -

agua

Consumo de

materias

primas e

insumos

Adquisición y

movilización de

insumos y equipos

Agotamiento de los

recursos naturales no

renovables

Negativo Biológico -

biodiversidad

Generación de

empleo

Desarrollo de

actividades

estratégicas

Desarrollo

económico y social Positivo

Sociocultural

- social

Generación de

residuos

Desarrollo de

actividades

estratégicas

Contaminación por

generación de

residuos ordinarios

Negativo Geológico -

suelo

Generación de

emisiones

Movilización para el

desarrollo de

actividades

Contaminación por

emisión de varios


Negativo Atmosférico -

aire

Generación de

emisiones

Movilización para el

desarrollo de

actividades

Contaminación por

emisión de varios



aire

Consumo de

materias

primas e

insumos

Desarrollo de

actividades

estratégicas

Agotamiento de los

recursos naturales no

renovables

Negativo Biológico -

biodiversidad

Generación de

emisiones

Desarrollo de

actividades

estratégicas

Contaminación por

emisión de

contaminantes

criterio


aire

Generación de

emisiones

Desarrollo de

actividades

estratégicas

Contaminación por

emisión de ruido Negativo Atmosférico -

aire

Generación de

residuos

Desarrollo de

actividades

estratégicas

Contaminación por

generación de

residuos ordinarios Negativo

Geológico -

suelo

Finalmente, se describe, la significancia, el control actual, y la valoración:


Apéndice G. Control actual y la valoración

Aspecto Significancia

del A&I inicial

Control

ambiental

inicial

Descripción de la valoración inicial y el

control del aspecto e impacto ambiental

2021

Consumo del

recurso hídrico Tolerable No

01/04/21: No se definió control ambiental

para el aspecto e impacto ambiental en el

año 2020 por que la valoración total del

aspecto e impacto ambiental para todo el

proceso de planeación no representa una

significancia de no tolerable.

Consumo de

materias

primas e

insumos

Potencialmente

no tolerable No





proceso de planeación no representa una


Generación de

empleo

Potencialmente

no tolerable No




aspecto e impacto ambiental para toda todo

el proceso de planeación no representa una


Generación de

residuos No tolerable Si

01/04/21: Se definió el programa de

gestión integral de la generación y manejo

de residuos como control del aspecto e

impacto ambiental por la valoración total

de todos los procedimientos del proceso de

planeación de la Gobernación de

Santander.

Generación de

emisiones

Potencialmente

no tolerable No





proceso de planeación, no representa una


Generación de

emisiones

Potencialmente

no tolerable No




aspecto e impacto ambiental para toda todo

el proceso de planeación, no representa una


Consumo de

materias

primas e

insumos

Tolerable No






Aspecto Significancia

del A&I inicial

Control

ambiental

inicial

Descripción de la valoración inicial y el

control del aspecto e impacto ambiental

2021



Generación de

emisiones Tolerable No







Generación de

emisiones Tolerable No





proceso de planeación, representa una


Generación de

residuos No tolerable Si

01/04/21: Se definió el programa para la

generación y gestión de residuos el cual

dentro de su alcance controla el aspecto e

impacto ambiental en condiciones

anormales de operación.

Luego de aplicada la herramienta en el proceso de planeación de la gobernación de

Santander, se identificaron las siguientes amenazas, así:


Apéndice H. Formatos y métodos aplicados para el análisis de vulnerabilidad y amenazas

Análisis de Vulnerabilidad

Empresa Responsables

Gobernación de Santander Cristhian Becerra Hernández

Yesenia Pinzón Hernández.

Fecha de actualización Fecha de revisión

10/02/2021 13/02/2021

Identificación de amenazas Número de empleados y estudiantes

Vulnerabilidad en las personas

Vulnerabilidad en los recursos

Vulnerabilidad en los sistemas y procesos

Consolidado Asesorado por

Nivel del riesgo

La identificación de amenazas fue realizada aplicando los siguientes parámetros, así:


Apéndice I. La identificación de amenazas fue realizada aplicando los siguientes parámetros

valoración e identificación de los riesgos

identificación de las amenazas

Origen Tipo

Natural

Movimientos Sísmicos

Eventos Atmosféricos: Lluvias fuertes y granizadas, vientos fuertes.

Tecnológico

(antrópicas no

intencionales)

Incendios (Estructurales, eléctricos, por líquidos ó gases inflamables)

Perdida de contención de materiales peligrosos (derrames, fugas)

Inundaciones por deficiencia de la infraestructura hidráulica (redes,

alcantarillado, acueducto)

Fallas en Sistemas y Equipos

Explosión (gases, polvos, etc.)

Social

Accidentes Vehiculares

Accidentes de Personas

Revueltas / Asonadas

Hurtos

Atentados Terroristas / Secuestros

La escala, la calificación y la interpretación de resultados se desarrolló basada en los

siguientes parámetros, así:


Apéndice J. La escala, la calificación y la interpretación de resultados

La identificación de amenazas se realizó con los siguientes parámetros:

La siguiente tabla expone resumen de las amenazas identificadas.

POSIBLE

Es aquel fenómeno que puede suceder o que es

factible porque no existen razones históricas y

científicas para decir que esto no sucederá. Se

le asigna el color VERDE.

PROBABLE

Es aquel fenómeno esperado del cual existen

razones y argumentos técnicos y científicos

para creer que sucederá. Se le asigna el color

AMARILLO.

INMINENTE

Es aquel fenómeno esperado que tiene alta

probabilidad de ocurrir. Se le asigna el color

ROJO.

ESCALA

POSIBLE

Es aquel fenómeno que puede suceder o que es

factible porque no existen razones históricas y

científicas para decir que esto no sucederá. Se

le asigna el color VERDE.

PROBABLE

Es aquel fenómeno esperado del cual existen

razones y argumentos técnicos y científicos

para creer que sucederá. Se le asigna el color

AMARILLO.

INMINENTE

Es aquel fenómeno esperado que tiene alta

probabilidad de ocurrir. Se le asigna el color

ROJO.

SI (1.0) Se cuenta con suficientes elementos

PARCIAL (0.5) Se cuenta parcialmente con los elementos o

están en proceso de adquisición.

NO (0.0) Cuando no se cuenta con los recursos

2.1 - 3.0 BAJA

1.1 – 2.0 MEDIA

0.0 - 1.0 ALTA

ESCALA

CALIFICACION

INTERPRETACION

AMENAZA

TIPO DE AMENAZA

(INTERNA Y/O

EXTERNA)

ANTECEDENTES - CAUSAS O

FUENTES DE RIESGOIMPACTO DE LA AMENAZA CALIFICACIÓN DE LA

AMENAZA

DESCRIPCIÓN DE LAS AMENAZAS

ORIGEN


Apéndice K. Identificación de amenazas

Identificación de las Amenazas

Origen Tipo

Natural

Movimientos Sísmicos

Eventos Atmosféricos: Lluvias fuertes y granizadas, vientos fuertes.

Tecnológico

(Antrópicas No

Intencionales)

Incendios (Estructurales, eléctricos, por líquidos o gases inflamables)

Perdida de contención de materiales peligrosos (derrames, fugas)

Inundaciones por deficiencia de la infraestructura hidráulica (redes,

alcantarillado, acueducto)

Fallas en Sistemas y Equipos

Explosión (gases, polvos, etc)

Social

Accidentes Vehiculares

Accidentes de Personas

Revueltas / Asonadas

Hurtos

Atentados Terroristas / Secuestros

Tabla de amenazas y vulnerabilidad

Las causas relevantes son las instalaciones eléctricas para iluminación y sistemas, carga

de material combustible (papel, madera de infraestructura); material combustible líquido,

productos químicos, material combustible sólido, instalaciones eléctricas, orden y aseo;

instalaciones locativas en general causado por daños de gran magnitud, abundante material

combustible sólido (libros, revistas, equipos de cómputo, etc.); líneas conductoras, empalmes, y

cableado, tomas o circuitos eléctricos que se puedan sobrecargar, tomacorrientes, cajas, tableros

de control, interruptores que puedan faltar sus polos a tierra, cable vía, se controla con

mantenimiento preventivo y la deficiencia y cumplimiento de la vida útil de la tubería de agua

potable, como también la de aguas residuales, falta de mantenimiento de estos sistemas.


Apéndice L. Descripción de las amenazas en el proceso de planeación de la gobernación de

Santander

Descripción de las amenazas en el proceso de planeación de la gobernación de Santander

Origen Amenaza

Tipo de

amenaza

(interna y/o

externa)

Antecedentes -

causas o fuentes

de riesgo

Impacto de

la amenaza

Calificació

n de la

amenaza

AN

TR

ÓP

ICO

TÉ

CN

ICO

Incendio

(Estructurales,

eléctricos, por

líquidos o gases

inflamables)

Y/O

EXPLOSIÓN

(gases, polvos)

Interna

Instalaciones

eléctricas para

iluminación y

sistemas, carga de

material

combustible

(papel, madera de

infraestructura)

Personas,

infraestructur

a medio

ambiente

Probable

Externa

Material

combustible

líquido, productos

químicos, material

combustible sólido,

instalaciones

eléctricas, orden y

aseo

Personas,

infraestructur

a medio

ambiente Posible

Interna

Instalacion

es locativas en

general causado

por daños de gran

magnitud,

abundante material

combustible sólido

(libros, revistas,

equipos de

cómputo, etc.)

Personas,

infraestructur

a medio

ambiente

Probable

Fallas de

Equipos Y/O

Sistemas

Interna/extern

a

Líneas

conductoras,

empalmes, y

cableado, tomas o

circuitos eléctricos

que se puedan

sobrecargar,

tomacorrientes,

cajas, tableros de

control,

interruptores que

puedan faltar sus

polos a tierra, cable

Personas,

infraestructur

a medio

ambiente

Inminente



Origen Amenaza

Tipo de

amenaza

(interna y/o

externa)

Antecedentes -

causas o fuentes

de riesgo

Impacto de

la amenaza

Calificació

n de la

amenaza

vía, se controla con

mantenimiento

preventivo

inundaciones

por

deficiencia de

la

infraestructura

hidráulica

(redes,

alcantarillado,

acueducto)

Interna

Deficiencia y

cumplimiento de la

vida útil de la

tubería de agua

potable, como

también la de aguas

residuales, falta de

mantenimiento de

estos sistemas.

Personas,

estructuras y

equipos

Posible

SO

CIA

L

asaltos - robos-

orden público -

sabotajes

Interna

Personal que viaja

en el trasporte

público o vehículo.

Personas,

bienes

Probable

terrorismo Externa

Colombia pasa por

conflictos con

diferentes grupos al

margen de la ley, la

sede no cuenta con

un sistema de

detección de

explosivos

Puede

generar toda

clase de

impactos Probable



Origen Amenaza

Tipo de

amenaza

(interna y/o

externa)

Antecedentes -

causas o fuentes

de riesgo

Impacto de

la amenaza

Calificació

n de la

amenaza

NA

TU

RA

L

Movimientos

sísmicos Externa

El territorio que se

ha manifestado en

Colombia en los

últimos 10 años.

Personas,

estructuras y

equipos

Probable

Lluvia con

tormenta Externa

Los efectos de “La

Niña” y cambio

climático

Personas,

infraestructur

a y medio

ambiente Probable

Vientos fuertes Interna/extern

a

También se

presenta caída de

techos por aumento

de la velocidad de

los vientos.

Personas,

infraestructur

a medio

ambiente Probable


Apéndice M. Amenaza

AMENAZAANTECEDENTES - CAUSAS O

FUENTES DE RIESGOCALIFICACIÓN DE LA

AMENAZA

Instalaciones eléctricas para

iluminación y sistemas, carga de

material combustible (papel,

madera de infraestructura)

PROBABLE

Material combustible liquido,

productos químicos, material

combustible sólido, instalaciones

eléctricas, orden y aseo

POSIBLE

Instalaciones locativas en general

causado por daños de gran

magnitud, abundante material

combustible solido (libros, revistas,

equipos de computo, etc)

PROBABLE

INUNDACIONES POR

DEFICIENCIA DE LA

INFRAESTRUCTURA

HIDRÁULICA (REDES,

ALCANTARILLADO,

ACUEDUCTO)

Deficiencia y cumplimiento de la

vida util de la tuberia de agua

potable, como tambien la de aguas

reciduales, falta de mantenimiento

de estos sistemas.

POSIBLE

ASALTOS - ROBOS-

ORDEN PUBLICO -

SABOTAJES

Personal que viaja en el trasporte

público o vehículo.PROBABLE

TERRORISMO

Colombia pasa por conflictos con

diferentes grupos al marjen de la

ley, la sede no cuenta con un

sistema de detecion de explosivos

PROBABLE

MOVIMIENTOS SÍSMICOS

El territorio que se ha manifestado

en Colombia en los ultimos 10

años.

PROBABLE

LLUVIA CON TORMENTALos efectos de “La Niña” y cambio

climáticoPROBABLE

VIENTOS FUERTES

También se presenta caída de

techos por aumento de la velocidad

de los vientos.

PROBABLE

Líneas conductoras, empalmes, y

cableado, tomas o circuitos

eléctricos que se puedan

sobrecargar, tomacorrientes, cajas,

tableros de control, interruptores

que puedan faltar sus polos a tierra,

cable vía, se controla con

mantenimiento preventivo

INMINENTE

INCENDIO (Estructurales,

eléctricos, por líquidos ó

gases inflamables) Y/O

EXPLOSIÓN (gases, polvos

)

FALLAS DE EQUIPOS Y/O

SISTEMAS


AMENAZAANTECEDENTES - CAUSAS O

FUENTES DE RIESGOCALIFICACIÓN DE LA

AMENAZA

Instalaciones eléctricas para

iluminación y sistemas, carga de

material combustible (papel,

madera de infraestructura)

PROBABLE

Material combustible liquido,

productos químicos, material

combustible sólido, instalaciones

eléctricas, orden y aseo

POSIBLE

Instalaciones locativas en general

causado por daños de gran

magnitud, abundante material

combustible solido (libros, revistas,

equipos de computo, etc)

PROBABLE

INUNDACIONES POR

DEFICIENCIA DE LA

INFRAESTRUCTURA

HIDRÁULICA (REDES,

ALCANTARILLADO,

ACUEDUCTO)

Deficiencia y cumplimiento de la

vida util de la tuberia de agua

potable, como tambien la de aguas

reciduales, falta de mantenimiento

de estos sistemas.

POSIBLE

ASALTOS - ROBOS-

ORDEN PUBLICO -

SABOTAJES

Personal que viaja en el trasporte

público o vehículo.PROBABLE

TERRORISMO

Colombia pasa por conflictos con

diferentes grupos al marjen de la

ley, la sede no cuenta con un

sistema de detecion de explosivos

PROBABLE

MOVIMIENTOS SÍSMICOS

El territorio que se ha manifestado

en Colombia en los ultimos 10

años.

PROBABLE

LLUVIA CON TORMENTALos efectos de “La Niña” y cambio

climáticoPROBABLE

VIENTOS FUERTES

También se presenta caída de

techos por aumento de la velocidad

de los vientos.

PROBABLE

Líneas conductoras, empalmes, y

cableado, tomas o circuitos

eléctricos que se puedan

sobrecargar, tomacorrientes, cajas,

tableros de control, interruptores

que puedan faltar sus polos a tierra,

cable vía, se controla con

mantenimiento preventivo

INMINENTE

INCENDIO (Estructurales,

eléctricos, por líquidos ó

gases inflamables) Y/O

EXPLOSIÓN (gases, polvos

)

FALLAS DE EQUIPOS Y/O

SISTEMAS


Apéndice N. Calificación integral de amenazas y vulnerabilidad

ALTO

MEDIO

BAJO

3 A 4 ROMBOS EN ROJO

Del 75 al 100% de los valores que representan la vulnerabilidad y amenaza, están en su punto

máximo para que los efectos de un evento representen un cambio significativo en la

comunidad, la economía, la infraestructura y el medio ambiente.

1 A 2 ROMBOS ROJOS O AMARILLOS

Del 50 al 74% de los valores que representan la vulnerabilidad son altos o la amenaza es alta.

Tambien es posible que 3 de todos los componentes son calificados como medios, por lo tanto

las consecuencias y efectos sociales, económicos y del emdio ambiente pueden ser de

magnitud, pero se esperan sean inferiores a los ocasionados por el riesgo alto.

1 A 3 ROMBOS AMARILLOS Y LOS

RESTANTES VERDES

Del 25 al 49% de los valores calificados en la vulnerabilidad y la amenaza representan valores

intermedios, o que del 70 al 100% de la vulnerabilidad y la amenaza están controlados. En este

caso se espera que los efectos sociales, económicos y del medio ambiente representan

pérdidas menores.


Apéndice O. Valoración

PUNTAJE VALORACION

1,0 Se cuenta con suficientes elementos

0,5Se cuenta parcialmente con los elementos o

están en proceso de consecución

0,0Cuando se carece completamente o no se cuenta

con recursos


Apéndice P. Puntaje

Luego de hecha la cualificación y valoración numérica en la matriz de vulnerabilidad, se

da prioridad a las amenazas que por puntaje tienen un color rojo, lo cual será base para el plan de

fortalecimiento, así:

2.1 - 3.0 PosibleNunca ha sucedido pero no se

descarta

1.1 - 2.0 ProbableYa ocurrido en un lugar o condición

similar

0 - 1.0 InminenteEvento con información que lo hace

evidente y detectable

PARA ANALISIS DE

VULNERABILIDAD CALIFIQUE ASI:

PARA ANALISIS DE AMENAZAS: (del listado escoja

las que identifica en su empresa y califique de la

siguiente manera:)

BAJO

MEDIO

ALTO


Apéndice Q. Plan de fortalecimiento

OR

GA

NIZ

AC

ION

CA

PA

CIT

AC

ION

DO

TA

CIO

N

CA

LF

INT

ER

PR

ET

AC

ION

MA

TE

RIA

LE

S

ED

IFIC

AC

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EQ

UIP

OS

CA

LF

INT

ER

P

SE

RV

ICIO

S P

UB

LIC

OS

SIS

TE

MA

S A

LT

ER

NO

S

RE

CU

PE

RA

CIO

N

CA

LF

INT

ER

PR

ET

AC

ION

NATURALES

MOVIMIENTOS SÍSMICOS 0,0 0,5 0,5 1,0 MEDIO 0,5 0 0,5 1,0 ALTO 1,0 1,0 0,0 2,0 MEDIO

TIPO COLOR

EN PERSONAS EN RECURSOS EN SISTEMAS Y PROCESOS

OR

GA

NIZ

AC

ION

CA

PA

CIT

AC

ION

DO

TA

CIO

N

CA

LF

INT

ER

PR

ET

AC

ION

MA

TE

RIA

LE

S

ED

IFIC

AC

ION

EQ

UIP

OS

CA

LF

INT

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P

SE

RV

ICIO

S P

UB

LIC

OS

SIS

TE

MA

S A

LT

ER

NO

S

RE

CU

PE

RA

CIO

N

CA

LF

INT

ER

PR

ET

AC

ION

TECNOLOGICOS

INUNDACIONES POR

DEFICIENCIA DE LA

INFRAESTRUCTURA

HIDRÁULICA (REDES,

ALCANTARILLADO,

ACUEDUCTO)

0,5 0,5 1,0 2 MEDIO 0,5 0,5 0 1,0 BAJO 0,5 0,5 0,0 1,0 ALTO

TIPO COLOR


OR

GA

NIZ

AC

ION

CA

PA

CIT

AC

ION

DO

TA

CIO

N

CA

LF

INT

ER

PR

ET

AC

ION

MA

TE

RIA

LE

S

ED

IFIC

AC

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EQ

UIP

OS

CA

LF

INT

ER

P

SE

RV

ICIO

S P

UB

LIC

OS

SIS

TE

MA

S A

LT

ER

NO

S

RE

CU

PE

RA

CIO

N

CA

LF

INT

ER

PR

ET

AC

ION

ANTROPICOS

ASALTOS - ROBOS- ORDEN

PUBLICO - SABOTAJES0,5 0,0 0,5 1,0 ALTO 0,5 0,5 0,5 1,5 MEDIO 1,0 1,0 1,0 3,0 BAJO

TERRORISMO 0,5 0,0 0,5 1,0 ALTO 0,5 0,5 0 1,0 ALTO 1,0 0,5 0,5 2,0 MEDIO

TIPO COLOR



Apéndice R. Confiabilidad y Validez del Instrumento de Medición lista de chequeo.

Su

jeto

s

ÍTEMS

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

24

25

26

27

28

29

30

31

32

33

34

35

36

37

38

39

40

41

42

43

44

45

46

47

To

tal

1

4 3 1 2 3 2 3 3 1 2 2 2 1 3 4 3 3 1 4 2 3 3 3 2 3 4 2 2 3 1 4 3 3 3 4 3 3 2 3 3 2 2 3 3 4 3 2

1

25

2

3 2 1 1 2 1 2 2 1 1 1 1 1 2 3 2 2 1 3 1 2 2 2 1 2 3 1 1 2 1 3 2 2 2 3 2 2 2 2 2 2 2 2 1 3 2 1 8

5

3

2 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 2 1 1 1 2 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 2 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 2 1 1 1

5

2

Va

ria

nza

s 0

,6667

0,6

667

0

0,2

222

0,6

667

0,2

222

0,6

667

0,6

667

0

0,2

222

0,2

222

0,2

222

0

0,6

667

0,6

667

0,6

667

0,6

667

0

0,6

667

0,2

222

0,6

667

0,6

667

0,6

667

0,2

222

0,6

667

1,5

556

0,2

222

0,2

222

0,6

667

0

0,6

667

0,6

667

0,6

667

0,6

667

1,5

556

0,6

667

0,6

667

0,2

222

0,6

667

0,6

667

0,2

222

0,2

222

0,6

667

0,6

667

1,5

556

0,6

667

0,2

222

890

,88

889

OR

GA

NIZ

AC

ION

CA

PA

CIT

AC

ION

DO

TA

CIO

N

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INT

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INT

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PR

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ION

NATURALES


TIPO COLOR


OR

GA

NIZ

AC

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CA

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CIT

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DO

TA

CIO

N

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INT

ER

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MA

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IFIC

AC

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EQ

UIP

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UB

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MA

S A

LT

ER

NO

S

RE

CU

PE

RA

CIO

N

CA

LF

INT

ER

PR

ET

AC

ION

NATURALES


TIPO COLOR



Se concluye que la consistencia es decir el nivel de confiabilidad es alto al estar el

instrumento en un rango superior a 0,993


Apéndice S. Personas que participaron en el diligenciamiento de instrumentos para lograr los

resultados obtenidos en el proyecto plan de mejoramiento para el proceso de planeación del

sistema integrado de gestión de la Gobernación de Santander


Primer Experto en Sistemas Integrados de Gestión.

Universidad Santo Tomas, Bucaramanga, División de Ingenierías y Arquitectura

Facultad de Ingeniería Industrial, Maestría en Calidad y Gestión Integral, 2021

VALIDACIÓN DE RESULTADOS OBTENIDOS EN EL PROYECTO PLAN

DE MEJORAMIENTO PARA EL PROCESO DE PLANEACION DEL SISTEMA

INTEGRADO DE GESTION DE LA GOBERNACION DE SANTANDER

AUTORES DEL PROYECTO: YESEINA Y CRISTIAN

DIRECTOR: Mgtr. DIEGO ANDRÉS ANGARITA MONCADA

NOMBRE DE EVALUADOR: JAQUELINE MATEUS GALEANO

PERFIL DEL EVALUADOR: PRIMER EXPERTO EN SISTEMAS INTEGRADOS DE

GESTIÓN.

FECHA: 02 MAYO 2021

El siguiente formato de recolección de información primaria en el marco VALIDACIÓN

DE RESULTADOS OBTENIDOS EN EL PROYECTO PLAN DE MEJORAMIENTO PARA

EL PROCESO DE PLANEACION DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION DE LA

GOBERNACION DE SANTANDER, tiene como objetivo evidenciar la validación de resultados.

Por ello, el firmante manifiesta que revisó el contenido, teniendo en cuenta las siguientes

instrucciones:

1. Lea cuidadosamente cada una de las objetivos generales y específicos, para poder

evaluar la eficacia de los resultados frente a estos: Formular un plan de mejoramiento del sistema



Santander. Objetivos específicos: Verificar el cumplimiento de requisitos aplicables a partir de

listas de verificación que permita el conocimiento del estado actual del proceso de planeación del

sistema integrado de gestión de la Gobernación de Santander, frente a las normas técnicas

colombianas NTC ISO 9001, NTC ISO 14001 y NTC 45001; Diagnosticar el proceso de




para la formulación del plan de mejoramiento; proponer el plan de mejoramiento para el proceso

de planeación del sistema integrado de gestión de la Gobernación de Santander, incorporando los



ISO 14001 y NTC ISO 45001.

2. Seguidamente, indique el nivel de eficacia dando un valor de 100% al máximo de

eficacia comprando el resultado frente al objetivo correspondiente.

3. Juzgue la pertinencia de los instrumentos utilizados en la metodología. Un valor de

100% al máximo de pertinencia.

4. Juzgue la claridad de la información: Un valor de 100% al máximo de claridad.

5. Finalmente, anote las consideraciones en la columna.


Resultado

Efi

caci

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jeti

vo

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esp

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die

nte

(0 –

10

0%

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enci

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–

10

0%

)

Cla

rid

ad

de

la

info

rmaci

ón

(0 –

10

0%

)

Ob

serv

aci

on

es

En este proceso de actualización del sistema

integrado de gestión, del proceso de planeación de

la gobernación de Santander, se puedo evidenciar

que es necesario la implementación de acciones en

formación, ajuste de políticas, procedimientos y

presupuestos para lograr el cumplimiento frente el

100% de los requisitos de la NTC ISO 9001, NTC

ISO 14001 e NTC ISO 45001, dado que promedio

de las calificaciones de todos los elementos del

instrumento, teniendo en cuenta la ponderación

diferencial de las variables integradoras, de esta

manera se obtiene el indicador final de un promedio

general, de acuerdo con la escala definida, da

cuenta del nivel de madurez del SIG evaluado.

80% 70% 90%

Se concluye que el plan de mejoramiento debe estar

enfocado en la actualización de políticas en

especial en elementos relacionados con las partes

interesadas del sistema, aspectos de comunicación

ampliando a que sea física y digital, ampliar a

criterios de austeridad del gasto público, que

complemente los ya establecidos de eficacia,

eficiencia, efectividad y transparencia y la

inclusión de elementos de prevención de riesgos de

impacto en personas, activos y recursos

ambientales.

70% 90% 80%

En cuanto a la fase de verificación del sistema

integrado de gestión se concluye que es necesario

realizar mínimo un encuentro en simultaneo entre

el equipo de sistemas de gestión con el personal de

la Oficina de Control Interno para unificar criterios

del seguimiento y evaluación a los mapas de

riesgos contemplando los elementos de los

procesos administrativos, ambientales y de

seguridad y salud en el trabajo desde una visión

integral.

90% 80% 70%

Al respecto de aspectos ambientales, se concluye

que a la fecha el personal no tiene el total de

competencias en conocimiento y habilidades de

80% 70% 90%


Resultado

Efi

caci

a f

ren

te a

l

ob

jeti

vo

corr

esp

on

die

nte

(0 –

10

0%

)

Per

tin

enci

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ram

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o

pa

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jeti

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–

10

0%

)

Cla

rid

ad

de

la

info

rmaci

ón

(0 –

10

0%

)

Ob

serv

aci

on

es

aspectos ambientales, luego se requiere un

entrenamiento en especial en cuanto a

interpretación de cambios legislativos que afectan

a aspectos ambientales de la organización, así como

revisión de información como; clima, calidad del

agua y del aire, disponibilidad de recursos

naturales; cambios en las políticas de organización

del territorio y establecer indicadores para el

seguimiento a procedimientos operativos que

implican la eliminación o la aparición de nuevos

aspectos ambientales; aumento o disminución de la

plantilla.

Para cumplir requisitos frente a la NTC ISO 45001,

se requiere hacer una revisión de la estructura

organizacional, las funciones y responsabilidades,

que se encuentran establecidas para que sean

cumplidas, todas las capacidades, conocimientos y

competencias de las personas que participan dado

los cambios requeridos para cumplir con las tres

normas técnicas NTC ISO 9001, NTC ISO 14001 e

NTC ISO 45001 y acciones de mejora para el

control de puntos críticos identificados en la

aplicación de herramientas de gestión del riesgo,

análisis de la matriz de aspectos e impactos

ambientales y análisis de vulnerabilidad.

70% 90% 80%

El proceso de planeación de la gobernación de

Santander, tiene los siguientes aspectos e impactos

ambientales y requiere concentrar sus esfuerzos

para su debido tratamiento: Los aspectos relevantes

en el proceso de planeación son los siguientes:

Consumo del recurso hídrico, consumo de materias

primas e insumos, generación de residuos y la

generación de emisiones; los impactos ambientales

relevantes en el proceso de planeación son:

Agotamiento del recurso hídrico, agotamiento de

los recursos naturales no renovables,

contaminación por generación de residuos

ordinarios, contaminación por emisión de varios

agentes clasificados, contaminación por emisión de

ruido y contaminación por generación de residuos

80% 70% 90%


Resultado

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ordinarios.

En el análisis de vulnerabilidad se pudo concluir

que se requiere un importante y efectivo

seguimiento a los controles y valoración a:

Incendio (estructurales, eléctricos, por líquidos o

gases inflamables) y/o explosión (gases, polvos),

fallas de equipos y/o sistemas, Inundaciones por

deficiencia de la infraestructura, hidráulica (redes,

Alcantarillado, Acueducto), asaltos - robos- orden

público – sabotajes, terrorismo, movimientos

sísmicos, lluvia con tormenta y Vientos fuertes.

90% 70% 80%

Con respecto al nivel de cumplimiento del objetivo

general de la investigación en concatenación a la

resolución a la problemática planteada sobre la

actualización del sistema integral de planeación de

la gobernación de Santander se puede concluir que

los instrumentos de verificación son un herramienta

fundamental para realizar un sondeo o diagnostico

preliminar de una organización con el propósito de

identificar sus fortalezas y debilidades para

potencializar las oportunidades y paralelamente

minimizar o eliminar las debilidades de un

determinado proceso. Por lo que es preciso realizar

un proceso de armonización e integración de

normas de gestión de calidad para la asignación

adecuada de los recursos, evitar las perdidas,

retrasos e incumplimientos asociados con los

procedimientos administrativos gestionados dentro

de la entidad objeto de estudio.

80% 70% 90%


Segundo Experto en Sistemas Integrados de Gestión.

Universidad Santo Tomas, Bucaramanga, División de Ingenierías y Arquitectura

Facultad de Ingeniería Industrial, Maestría en Calidad y Gestión Integral, 2021

VALIDACIÓN DE RESULTADOS OBTENIDOS EN EL PROYECTO PLAN DE

MEJORAMIENTO PARA EL PROCESO DE PLANEACION DEL SISTEMA

INTEGRADO DE GESTION DE LA GOBERNACION DE SANTANDER

AUTORES DEL PROYECTO: YESENIA PINZON Y CRISTHIAN BECERRA

DIRECTOR: Mgtr. DIEGO ANDRÉS ANGARITA MONCADA

NOMBRE DE EVALUADOR: DIEGO FERNANDO PLATA

PERFIL DEL EVALUADOR: SEGUNDO EXPERTO EN SISTEMAS INTEGRADOS

DE GESTIÓN.

FECHA: 30 MAYO 2021

El siguiente formato de recolección de información primaria en el marco VALIDACIÓN

DE RESULTADOS OBTENIDOS EN EL PROYECTO PLAN DE MEJORAMIENTO PARA

EL PROCESO DE PLANEACION DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION DE LA

GOBERNACION DE SANTANDER, tiene como objetivo evidenciar la validación de resultados.

Por ello, el firmante manifiesta que revisó el contenido, teniendo en cuenta las siguientes

instrucciones:

1. Lea cuidadosamente cada una de las objetivos generales y específicos, para poder

evaluar la eficacia de los resultados frente a estos: Formular un plan de mejoramiento del sistema



Santander. Objetivos específicos: Verificar el cumplimiento de requisitos aplicables a partir de

listas de verificación que permita el conocimiento del estado actual del proceso de planeación del

sistema integrado de gestión de la Gobernación de Santander, frente a las normas técnicas

colombianas NTC ISO 9001, NTC ISO 14001 y NTC 45001; Diagnosticar el proceso de




para la formulación del plan de mejoramiento; proponer el plan de mejoramiento para el proceso

de planeación del sistema integrado de gestión de la Gobernación de Santander, incorporando los




ISO 14001 y NTC ISO 45001.

2. Seguidamente, indique el nivel de eficacia dando un valor de 100% al máximo de

eficacia comprando el resultado frente al objetivo correspondiente.

3. Juzgue la pertinencia de los instrumentos utilizados en la metodología. Un valor de

100% al máximo de pertinencia.

4. Juzgue la claridad de la información: Un valor de 100% al máximo de claridad.

5. Finalmente, anote las consideraciones en la columna.

Resultado

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es

En este proceso de actualización del sistema

integrado de gestión, del proceso de planeación

de la gobernación de Santander, se puedo

evidenciar que es necesario la implementación

de acciones en formación, ajuste de políticas,

procedimientos y presupuestos para lograr el

cumplimiento frente el 100% de los requisitos

de la NTC ISO 9001, NTC ISO 14001 e NTC

ISO 45001, dado que promedio de las

calificaciones de todos los elementos del

instrumento, teniendo en cuenta la ponderación

diferencial de las variables integradoras, de

esta manera se obtiene el indicador final de un

promedio general, de acuerdo con la escala

definida, da cuenta del nivel de madurez del

SIG evaluado.

90% 70% 80%

Se concluye que el plan de mejoramiento debe

estar enfocado en la actualización de políticas

en especial en elementos relacionados con las


Resultado

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es

partes interesadas del sistema, aspectos de

comunicación ampliando a que sea física y

digital, ampliar a criterios de austeridad del

gasto público, que complemente los ya

establecidos de eficacia, eficiencia, efectividad

y transparencia y la inclusión de elementos de

prevención de riesgos de impacto en personas,

activos y recursos ambientales.

70%

90%

80%

En cuanto a la fase de verificación del sistema

integrado de gestión se concluye que es

necesario realizar mínimo un encuentro en

simultaneo entre el equipo de sistemas de

gestión con el personal de la Oficina de Control

Interno para unificar criterios del seguimiento

y evaluación a los mapas de riesgos

contemplando los elementos de los procesos

administrativos, ambientales y de seguridad y

salud en el trabajo desde una visión integral.

70%

80%

90%

Al respecto de aspectos ambientales, se

concluye que a la fecha el personal no tiene el

total de competencias en conocimiento y

habilidades de aspectos ambientales, luego se

requiere un entrenamiento en especial en

cuanto a interpretación de cambios legislativos

que afectan a aspectos ambientales de la

organización, así como revisión de

información como; clima, calidad del agua y

del aire, disponibilidad de recursos naturales;

cambios en las políticas de organización del

territorio y establecer indicadores para el

seguimiento a procedimientos operativos que

implican la eliminación o la aparición de

nuevos aspectos ambientales; aumento o

disminución de la plantilla.

90%

70%

80%

Para cumplir requisitos frente a la NTC ISO

45001, se requiere hacer una revisión de la

estructura organizacional, las funciones y

responsabilidades, que se encuentran

establecidas para que sean cumplidas, todas las


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es

capacidades, conocimientos y competencias de

las personas que participan dado los cambios

requeridos para cumplir con las tres normas

técnicas NTC ISO 9001, NTC ISO 14001 e

NTC ISO 45001 y acciones de mejora para el

control de puntos críticos identificados en la

aplicación de herramientas de gestión del

riesgo, análisis de la matriz de aspectos e

impactos ambientales y análisis de

vulnerabilidad.

80%

70%

90%

El proceso de planeación de la gobernación de

Santander, tiene los siguientes aspectos e

impactos ambientales y requiere concentrar sus

esfuerzos para su debido tratamiento: Los

aspectos relevantes en el proceso de planeación

son los siguientes: Consumo del recurso

hídrico, consumo de materias primas e

insumos, generación de residuos y la

generación de emisiones; los impactos

ambientales relevantes en el proceso de

planeación son: Agotamiento del recurso

hídrico, agotamiento de los recursos naturales

no renovables, contaminación por generación

de residuos ordinarios, contaminación por

emisión de varios agentes clasificados,

contaminación por emisión de ruido y

contaminación por generación de residuos

ordinarios.

80%

70%

90%

En el análisis de vulnerabilidad se pudo

concluir que se requiere un importante y

efectivo seguimiento a los controles y

valoración a: Incendio (estructurales,

eléctricos, por líquidos o gases inflamables)

y/o explosión (gases, polvos), fallas de equipos

y/o sistemas, Inundaciones por deficiencia de

la infraestructura, hidráulica (redes,

Alcantarillado, Acueducto), asaltos - robos-

orden público – sabotajes, terrorismo,

90%

70%

80%


Resultado

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es

movimientos sísmicos, lluvia con tormenta y

Vientos fuertes.

Con respecto al nivel de cumplimiento del

objetivo general de la investigación en

concatenación a la resolución a la problemática

planteada sobre la actualización del sistema

integral de planeación de la gobernación de

Santander se puede concluir que los

instrumentos de verificación son un

herramienta fundamental para realizar un

sondeo o diagnostico preliminar de una

organización con el propósito de identificar sus

fortalezas y debilidades para potencializar las

oportunidades y paralelamente minimizar o

eliminar las debilidades de un determinado

proceso. Por lo que es preciso realizar un

proceso de armonización e integración de

normas de gestión de calidad para la asignación

adecuada de los recursos, evitar las perdidas,

retrasos e incumplimientos asociados con los

procedimientos administrativos gestionados

dentro de la entidad objeto de estudio.

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sistema integrado de gestion de la gobernacion de …

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