1Programa: Diplomado en Administracin

Mdulo: Operaciones en Logstica

Expositor: Ing. Gino Ballero Nuez

SESIN 3: SISTEMA DE COMPRAS: -NEGOCIACIN - HOMOLOGACIN DE PROVEEDORES: ALIANZAS, OBJETIVOS Y ESTRATEGIAS DE ABASTECIMIENTO. RELACIONES CONTRACTUALES: PROVEEDOR, COMPRADOR.

Programa Diplomado en Administracin

Mdulo Operaciones en Logstica

2Introduccin

Logro de la Sesin 3 : Sistema de compras: -Negociacin - Homologacin de proveedores: alianzas, objetivos y estrategias de abastecimiento. Relaciones contractuales: proveedor, comprador.

Al terminar la sesin el participante aplica los criterios sobre la negociacin y relacin con proveedores en bsqueda de las mejores condiciones de compra para la empresa..

Qu es un sistema de compras?

Qu beneficios puede obtener una empresa con un sistema de compras eficiente, inteligente y efectivo?

3Qu es una negociacin?

De no ser as, lo ms probable es que no estamos negociando, sino imponiendo, regateando, eludiendo...

Negociar debe entenderse como un proceso racional que

pretende llegar a un acuerdo y resolver as un problema

creado por una diferencia de intereses.

Pero manipular la situacin no acostumbra a ser una buena tctica porque si bien en un principio puede darnos buenos resultados, a la larga la otra persona se sentir manipulada y no querr tratar con nosotros.

Qu son los lmites en una negociacin?Por qu es importante para el comprador y el vendedor?

Compras y la Negociacin

Existe dos posiciones La de comprador y la del vendedor

Y cada uno tiene sus propios lmites

4Resultados:Gana-Gana y Gana

PierdeSupongamos que

Mara ofrece un kit de belleza a Teresa, el

descuento que consiga Teresa ser a

costa del margen Mara.

Mara

Teresa

Venta de KIT

En las negociaciones casi siemprehay un fuerte y un dbil. El fuertede la negociacin no es el mspoderoso, es el que tenga la mejorsituacin de no-acuerdo. En lavaloracin de esta situacin entrantanto los intereses directos comolos ocultos.

Y si no se llega a un acuerdo?

5FASES DEL PROCESO DE NEGOCIACINNegociar es un proceso muy parecido a vender-comprar, aunque con algunas diferencias. hay siempre, bajo la negociacin, un conflicto de intereses.En la negociacin, al igual que en la venta, deben beneficiarse ambas partes.Las fases de la negociacin son muy parecidas a las de la venta; del conocimiento y dominio de estas fases va a depender en gran medida el xito o fracaso en la negociacin.

En la fase de preparacin hay que definir lo que se pretende conseguir y cmo

conseguirlo, estableciendo los objetivos propios, qu tipos de descuentos pueden ofrecerse en caso de necesidad y hasta

dnde es posible ceder; es muy importante tratar de descubrir los objetivos

del contrario.

PRIMERA: LA PREPARACIN

6Las personas negocian porque tienen o creen tener un conflicto de derechos o intereses. En esta fase

que normalmente se llama de conversacin, intercambio o

presentacin, tratando de quitar agresividad al vocablo discusin, se exploran los temas que separan a

las partes para conocer sus actitudes e intereses. Es muy

parecida a la etapa de determinacin de necesidades que se practica en

la venta.

SEGUNDA: LA DISCUSIN

En la negociacin las posiciones van movindose, acercndose,

distancindose. La seal es un medio que utilizan los negociadores para

indicar su disposicin a negociar sobre algo, es un mensaje que ha de ser interpretado por el que lo recibe;

frecuentemente las afirmaciones que se hacen en las primeras fases de la

negociacin son de naturaleza absoluta, del tipo de: no concederemos nunca el

descuento que nos pide, es absolutamente imposible aceptar esa

forma de pago, no podemos considerar esa propuesta.

TERCERA: LAS SEALES

7Es aquello sobre lo que se negocia, no se negocian las discusiones,

aunque las propuestas puedan ser objeto de discusin. Se sale de la

discusin por una seal que conduce a una propuesta; deben evitarse en las primeras propuestas las ofertas

arriesgadas, debiendo ser stas cautelosas y exploratorias pues, en

todo caso, se desarrollarn ms adelante y es probable que sean

aceptadas.

CUARTA: LAS PROPUESTAS

Esta fase es la ms intensa de todo el proceso de

negociacin y exige una gran atencin por ambas partes, ya que en ella se trata de obtener algo a cambio de

renunciar a otra cosa. Cualquier propuesta o

concesin debe ser condicional, es decir, por

todo lo que se concede debe obtenerse algo a cambio.

QUINTA : EL INTERCAMBIO

8Como es lgico, la finalidad del cierre es llegar a un acuerdo. Al igual que cuando hablbamos del cierre en la venta, tambin en la negociacin debe hacerse en forma segura y con firmeza, y para que sea aceptado

debe satisfacer un nmero suficiente de las necesidades de la otra parte. En cualquier caso y al

igual que en la venta, existen dos tipos de cierre:

SEIS: EL CIERRE Y EL ACUERDO

Cierre por concesin. Es la forma ms frecuente en las negociaciones; equivale a terminar la fase de intercambio

ofreciendo una concesin para conseguir un acuerdo.

Cierre con resumen. Despus del cierre con concesin, es el tipo de cierre de negociacin ms utilizado. Al terminar la fase de

intercambio se hace un resumen de todos los acuerdos alcanzados hasta el momento, destacando las concesiones que

hemos hecho por nuestra parte y subrayando lo ventajoso de llegar a un acuerdo sobre los puntos pendientes.

9Cmo los vendedores venden un productoa precio elevado?

Resaltando la calidad del producto, elservicio y la marca, despertando en elcliente la conciencia de calidad, incitandoel amor propio del cliente y halagando elbuen gusto del comprador, estimulandoen ellos el mvil del orgullo, vanidad yprestigio.Presentando ventajas y beneficios delproducto, buscando la utilidad para elcliente, hasta que ste vea que lo quepaga es menor de lo que recibe, hablarlede inversin y no de gasto y dividir elprecio en pequeas fracciones.

Estratagemas de nosotros los compradores1. Apelar a la vanidad del vendedor para conseguir que

haga concesiones, con frases como: Usted tieneuna gran influencia!.

2. Iniciar las negociaciones con una queja paradespertar en el vendedor un sentimiento de culpa.

3. Subrayar la importancia del poder adquisitivo propio,y crear perspectivas de futuro favorables.

4. Ablandar al vendedor con negociaciones duras.5. Empezar con puntos de los que es posible alcanzar

rpidamente un acuerdo. De esta forma se animary estar dispuesto a hacer concesiones.

6. Hacer concesiones en puntos sin importancia parapedirlas a la recproca en los aspectos importantes.

7. Mencionar continuamente las propias concesiones yhacer resaltar que se espera lo mismo del vendedor.

8. Dar la aprobacin con reservas, para retener en lamano un medio de coaccin.

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Estrategias de Abastecimiento

Proceso de AbastecimientoDos funciones indisociables

Negociacin

Accin sobre el precio y la calidad

Funcin estratgica

Implementacin esencialmente administrativa

Impacto directo en la utilidad

APROVISIONAMIENTOCOMPRA

ABASTECIMIENTO

Organizacin Accin sobre la cantidad y el servicio

Funcin tctica

Implementacin esencialmente fsica

Impacto indirecto en la utilidad

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FACTORRESPUESTA DE LA

INDUSTRIA

Cambios Demogrficos Aumento en la variedad de productos

Clientes Ms Exigentes

Menores Ciclo de Vida del Producto

Tamao de Lotes Menores y Customizacin Masiva

Mayor Competencia

Orientacin Hacia el Cliente

Evitar a Toda Costa los Quiebres de Inventario

Reposicin Continua

Menor Margen

Consolidacin en la Industria

Gestin de Abastecimiento Qu est Sucediendo?

Centralizacin/Descentralizacin?

$CostosTransporte Proveedor

Bodegaje CD

Transporte CD

Logstica Tiendas

Costo Inventario

Costos operacionales

Costo logstico total

Disponibilidad

de stock y nivel de

servicio

Directo a Tiendas

Centralizado (CD)

$

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Estandarizacin, medicin y benchmarking

Source Make Deliver

Plan

Modelo SCOR: Supply Chain Operations Reference del Supply Chain Council

Plan: planificacin oferta, demanda, inventario, produccin, comprasSource: abastecimiento de productos, servicios, infraestructuraMake: ejecucin de la produccin, ejecucin de proyectosDeliver: proceso de satisfaccin del cliente

Qu es un proveedor?

Proveedor Abastecedor, aprovisionador, suministrador

Caractersticas Oferta bienes y oferta servicios.

Requiere una contra prestacin a cambio del bien o servicio.

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Cules son las fuentes de datos paracrear un registro de proveedores?

Clasificacin de la fuentes Fuentes formales

Registros de proveedores de la empresa

Fuentes informales

Pginas amarillas

Avisos en medios periodsticos y/o televisivos

Referenciados

otros.

Modo de clasificacin de la fuentes Manual

computarizada

La informacin sobre proveedoresDATOS BSICOS NECESARIOS PARA REGISTRO COMO PROVEEDOR:Los clasificaremos en dos para proveedores nacionales e internacionales

Para proveedores nacionales: Contrato Acta de constitucin del proveedor Poderes del apoderado legal DNI del apoderado legal

Carta de presentacin que contenga: Nombre o Razn Social. Domicilio Fiscal. Domicilio de las oficinas de Ventas. Domicilio para envo de devoluciones. Telfonos , Fax, correo, pgina Web. Nombre y puesto de sus ejecutivos y representantes de ventas. Lista de precios o muestrarios, plazo de pago, descuentos, condiciones, etc. Copia del RUC, as como avisos de modificaciones (cambio de domicilio, denominacin o razn social)

ante SUNAT. Registro de control de sanidad (De ser necesario).

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La informacin sobre proveedores

DATOS BSICOS NECESARIOS PARA REGISTRO COMO PROVEEDOR: (Continuacin)

Para proveedores internacionales adicionalmente se requiere:

Empresa autorizada en el Per (representante). Carta de crdito. Carta de autorizacin de licencia ante la FDA. (Proveedores de importacin que

sean fabricantes).

En el catlogo de Productos: Descripcin del producto. Marca. Cdigo de barras. Dimensiones del producto. Contenido neto. Dimensiones del empaque. Piezas por empaque. Pas de origen. Dimensiones del PALET.

La informacin sobre proveedores

DATOS BSICOS NECESARIOS PARA REGISTRO COMO PROVEEDOR: (Continuacin)

En el sistema de pago electrnico: Convenio de pago electrnico, precisando:

Nombre del banco Nmero de plaza Localidad del banco Nmero de sucursal Nmero de la cuenta Id. del usuario

En un sistema manual clsico: Idem al anterior menos Id. del usuario

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Los proveedores vs. Los Casos de Compras

Cul es el objetivo de una compra? Satisfacer una necesidad

Ya sea un bien Ya sea un servicio.

Qu se busca en la compra? Mejor Precio Mejor calidad Mejores condiciones de pago Mejores condiciones de entrega Plusvala en la compra.

Casos Por su importancia

De prioridad normal De alta importancia

Por su existencia en el espacio tiempo Recurrentes (programadas) Excepcionales (no programadas)

Criterios de evaluacin Satisfacer los objetivos

anteriormente descritos Mejor Precio

Mejor calidad

Mejores condiciones de pago

Mejores condiciones de entrega

Plusvala en la compra.

Veremos una Poltica de compras

Empresa Sacos del sur

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Criterios de Homologacin

Homologacin (Igualar) Cualitativa

No numrica Cuantitativa

Numrica

Algunos criterios de homologacin que sirven para la clasificacin Rubro de la empresa Experiencia Certificaciones Productos y/o respaldo de marca Antigedad de la empresa Curriculum (historial con la empresa y con otras empresas) Otros.

Conclusiones generales

La negociacin es un proceso muy parecido al comprar-vender y en donde existe una diferencia de intereses.

Las estrategias de abastecimiento buscan garantizar la disponibilidad del producto.

La Homologacin de proveedores nos permite seleccionar cuantitativamente la mejor opcin.

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Actividades 1.- Se pedir a los alumnos hacer un anlisis de caso practico, revisado en clases.

2.- De lo solicitado sesin 2 realizar el esquema logstico de la empresa escogida.Ejemplo: organigrama cantidad de personas - monto aproximado de compras (valor) cantidad de items que compran.

leed time vida util consumo / rotacion proyecto

Producto precio dias meses un ao 24 meses monto $

Rodaje X1 50 30 6 1 4 200

Rodaje X2 60 30 8 1 3 180

Bibliografa recomendada

Logstica Mejores Prcticas en Logstica Mejores Prcticas en

Latinoamrica Latinoamrica

Editorial: Edicin / Ao: 2004Editorial: Edicin / Ao: 2004

Autor: Octavio Carranza Autor: Octavio Carranza