Resumen de lectura semanalcurso: GERENCIA DE PROYECTOS | carrera: ingeniera EMPRESARIAL

1. Tema: Introduccin,Influencia de la organizacin y ciclo de vida del proyectoy procesos de la direccin de proyectos.2. Semana de Clases: [Ejemplo: 02]3. Libro: GUA DE LOS FUNDAMENTOS PARA LA DIRECCIN DE PROYECTOS (GUA DEL PMBOK) QUINTA EDICIN4. Autor: Project Management Institute Inc.5. Captulos: 1 ,2y36. Equipo encargado del resumen: Equipo F7. Contenidos:CAPTULO 1INTRODUCCINUn proyecto es un esfuerzo nico temporal que se realiza para crear un producto o servicio, por ser temporal indica un principio y un final, el final se logra cuando se logran los objetivos o porque no se cumplirn.Un proyecto puede generar un producto que puede ser un componente de otro elemento , la capacidad de realizar un servicio(Distribucin).Direccin de proyectos es la aplicacin de conocimientos, herramientas y tcnicas a las actividades de proyecto para cumplir con los requisitos del mismo, contiene 42 procesos agrupados lgicamente, que conforman los 5 grupos de procesos(iniciacin, planificacin, ejecucin, seguimiento y control, cierre).Dirigir un proyecto implica abordar diversas necesidades y equilibrar las restricciones contrapuestas del proyecto que se relacionan con (el alcance, la calidad, el cronograma, el presupuesto, los recursos y el riesgo).El plan de direccin de proyectos es iterativo y su elaboracin es gradual(mejorar y detallar constantemente el plan) a lo largo del ciclo de vida del producto.Relacin entre la direccin de proyectos, la direccin de programas y la gestin del Portafolio. En organizaciones maduras la direccin de proyectos existe en un contexto ms amplio gobernado por la direccin de programas y la gestin de portafolio.Gestin de Portafolio se refiera a un conjunto de proyectos o programas y otros tipos de trabajos que se agrupan para facilitarla direccin eficaz del trabajo y cumplir con los objetivos estratgicos del negocio. Los proyectos o programas no son necesariamente interdependientes ni estn directamente relacionados. ProyectoProgramaPortafolio

AlcanceTiene alcance gradualMayor alcanceAlcance del negocio que vara segn los objetivos estratgicos.

DireccinLos directores del proyecto dirigen al equipo del proyecto.Los directores del programa dirigen al personal del programa y a los directores del proyecto.Los directores de portafolio pueden dirigir al personal de la gestin de portafolio.

xitoSe mide por la calidad, puntualidad y cumplimiento.Se mido por el grado de satisfaccin a las necesidades y beneficios que le dieron origen.Se mide en trminos de desempeo total de los componentes del portafolio.

Direccin de Programas consiste en la aplicacin de conocimientos , habilidades, herramientas y tcnicas a un programa para satisfacer los requisitos del mismo y lograr beneficios y un control que no es posible obtener dirigiendo los proyectos de manera individual. Se centra en interdependencias entre proyectos y ayuda a determinar el enfoque ptimo para gestionarlas. Ejemplo de un programa sera un nuevo sistema de comunicacin va satlite con proyectos para el diseo, construccin del satlite y el lanzamiento del satlite.Direccin de Portafolios consiste en la gestin centralizada de uno o ms portafolios con objeto de alcanzar los objetivos estratgicos, se centra en asegurar que los proyectos o programas se revisen para establecer prioridades de asignacin de recursos.Proyectos y planificacin Estratgica. A menudo los proyectos se utilizan para cumplir un plan estratgico de una organizacin, los cuales se autorizan como resultado de una o ms consideraciones (Demanda de mercado, necesidad social, avance tecnolgico.)Los proyectos resultan un medio para alcanzar las metas y los objetivos de la organizacin.Oficina de direccin de proyectos (PMO) es una estructura de gestin que estandariza los procesos de gobierno relacionados con el proyecto hace ms fcil compartir recursos, herramientas y tcnicas.Existen tipos de estructuras PMOs en funcin al grado e influencia que ejercen sobre los proyectos en el mbito de la organizacin. Ejemplo: De apoyo. Tiene un rol consultivo para los proyectos (capacitan, mejores prcticas) y ejerce un grado de control reducido, sirve como repositorio de proyectos. De control .Proporcionan soporte y exigen cumplimiento (Adopcin de metodologas. Ejerce un grado de control moderado. Directiva. Ejerce control de proyecto asumiendo la propia direccin de los mismos, ejerce un grado de control elevado.Gestin de operaciones y direccin de proyectos.Los proyectos pueden tener una interseccin con las operaciones en varios puntos del ciclo de vida del producto ejemplo en el cierre de cada fase, hasta el final del ciclo de vida del producto, en cada punto se transfieren entregables y conocimiento entre el proyecto y las operaciones. Las operaciones con esfuerzos continuos que producen salidas repetitivas.Gestin de Operaciones es un rea de gestin que se ocupa de la produccin continua de bienes o servicios.Valor del negocio se define como el valor de negocio en su totalidad (suma de elementos tangibles e intangibles).El punto de partida consiste en llevar a cabo una planificacin estratgica y una direccin estratgica integrales.Rol del director del proyecto es una persona asignada por la organizacin para liderar al equipo responsable de alcanzar los objetivos del proyecto. Una direccin de proyecto eficaz requiere que el director del proyecto cuente con las competencias de conocimiento (lo que sabe sobre la direccin de proyectos), desempeo (lo que es capaz de hacer o lograr cuando aplica sus conocimientos) y personal (liderazgo, trabajo en equipo, comunicacin, toma de decisiones).CAPTULO 2Influencia de la organizacin y ciclo de vida del proyectoEste captulo explica cmo la organizacin puede influenciar la gestin de un proyecto, as como tambin la duracin que puede tener respecto a su planeacin, dificultad, rubro e intencin. Para un entendimiento completo se va elaboro el resumen por secciones que se muestran a continuacin:1. Influencia de la organizacin en la direccin de proyectosLe primer aspecto que influye en los proyectos es la cultura empresarial, pues el tipo de misin, visin, polticas, tica y entre otros, repercute en las decisiones de aceptar o no un proyecto. Como segundo aspecto a tomar en cuenta se encuentra la comunicacin dentro de la organizacin, esta debe ser efectiva de tal manera que facilite la toma de decisiones, es importante mencionar el uso de las tecnologas como impulsadores de una comunicacin efectiva.Como tercer aspecto se encuentra el tipo estructura organizacional que puede ser funcional, matricial y netamente orientada a proyectos, estas pueden influir en la manera de usar los recursos de la empresa. La primera es una estructura muy jerrquica en donde se clasifica estrictamente las funciones y cada departamento trabaja por separado. La segunda estructura es una mezcla entre la funcional y la orientada a procesos y se divide en tres, las cuales son:a. Matricial dbil Mantiene muchas caractersticas de la estructura funcional, por otro lado aunque no se le da mucha autoridad al director del proyecto este cumple la funcin de coordinador u ayudante, por lo que este no puede tomar decisiones.b. Matricial equilibradaEl coordinador recibe autoridad moderada, hay ms interaccin entre la manera en cmo se gestiona el presupuesto del proyecto.c. Matricial fuerteEl director del proyecto tiene una autoridad moderada, a la vez es el responsable de la gestin de presupuesto del proyecto y cumple el cargo en tiempo completo. Como ltima estructura tenemos la que est orientada a proyectos en donde el director tiene casi en su totalidad la autoridad del proyecto, la disponibilidad de los recursos, el presupuesto y el cargo a tiempo completo.El cuarto aspecto es el activo de los procesos de la organizacin, este se enfoca en el conocimiento o prcticas que puedan brindar las organizaciones involucradas en un proyecto y se divide en dos categoras: a. Procesos y procedimientos Comprende las fases en las que se realiza el trabajo. Estas tienen un inicio y planificacin donde se determinan los criterios a tomar para los procesos, las polticas lo

Empresariales, los recursos con los que se cuenta. Luego sigue la ejecucin de los procesos, su monitoreo y el control a travs de indicadores llegando as al cierre en donde se evala el proyecto y se valida el producto.

El quinto y ltimo aspecto refiere a los factores ambientales y como estos pueden limitar el tamao y ejecucin de un proyecto; se menciona tambin que estos factores son entradas de informacin al momento de planificacin. Un ejemplo puede ser la cultura tnica de una poblacin, estndares de industrias, los recursos humanos con los que cuenta una organizacin, etc.2. Interesados y gobierno del proyectosLos interesados son los individuos que va a afectar o los que son afectados con el funcionamiento del proyecto. Estos pueden participar de forma ocasional como en encuestas hasta proporcionar auditorias financieras, tambin hay interesados que pueden impedir el desarrollo de un proyecto. Al ser los interesados punto clave para el xito, el director del proyecto debe identificarlos de acuerdo a los requisitos del proyecto. Entre los interesados tenemos a los vendedores, patrocinadores, clientes / usuarios, socios.

Por otro lado, la gobernabilidad es la que brinda a el director del proyecto y as u equipo todas las herramientas que le permitan poder alinear el proyecto con la estrategia del negocio.

3. Equipo de trabajoEstos hacen referencia a los individuos que participan en la realizacin del proyecto y que son asignados por roles: Personal directivo: quienes realizan actividades de direccin; personal de proyecto quienes crean los entregables, expertos de apoyo como asesoras financieras y vendedores.

4. Ciclo de vida del proyectoEsta seccin explica la duracin del proyecto respecto al tiempo Este comprende un inicio, luego sigue una organizacin y preparacin, despus una ejecucin y un cierre. Esta lnea de tiempo es anterior al ciclo de vida de un producto o servicio. Adems, cuenta con fases que pueden ser secuenciales, es decir que una depende de otra para poder continuar; y las superpuestas que se pueden dar en paralelo, es importante saber que hay proyectos que cuentan con una sola fase.

Por otro lado, se clasifican tres tipos de proyectos que son: Los predictivos en los cuales ya tienen un costo, tiempo y alcance estn definidos; sus fases son diferentes. El segundo es interactivo e incremental, aqu se desarrolla el producto a travs de ciclos repetitivos en los cuales se va generan una retroalimentacin. Y por ltimo tenemos a los adaptativos, al igual que los anteriores son de un ciclo repetitivo pero estn orientados iteraciones muy rpidas, se opta por mtodos adaptativos cuando el entorno es muy cambiante.5. Estructura organizacional (modo de influir en el proyecto y la manera en que se usan los recursos) Organizacin funcional: reas independientes cada uno en su puesto y con su funcin no hay interaccin. Organizaciones matriciales, organizaciones funcionales + orientadas a proyectos.

CAPTULO 3PROCESOS DE LA DIRECCIN DE PROYECTOSUn proceso es un conjunto de acciones y actividades relacionadas entre s, con el objetivo de crear un producto o servicio predefinido, cada proceso tiene entradas y salidas y la definicin de sus herramientas.Para que un proyecto cumpla con eficientemente todas sus metas deber: Seleccionar los procesos adecuados requeridos para alcanzar los objetivos del proyecto Utilizar un enfoque definido que pueda adaptarse para cumplir con los requisitos Establecer y mantener una comunicacin y un compromiso adecuados con los interesados Cumplir con los requisitos a fin de satisfacer la necesidades y expectativas de los interesados; y Equilibrar las restricciones contrapuestas relativas al alcance, cronograma, presupuesto, calidad, recursos y riesgo para producir el producto, servicio o resultado especificado Los procesos son ejecutados de manera iterativa por parte de los interesados y generalmente se enmarcan en una de las siguientes dos categoras principales: Procesos de la direccin de proyectos: En estos procesos aseguran que el avance sea de manera eficaz a los largo de su ciclo de vida incluyen herramientas, tcnicas involucradas y la aplicacin de habilidades. Procesos orientados al producto: Estos procesos son directamente relacionados con la fabricacin de producto o servicio y son tpicamente definidos por el ciclo de vida del proyecto.Los procesos de la direccin de proyectos se aplican de manera global, para un proyecto determinado el director del proyecto, en colaboracin con el equipo del proyecto tiene siempre la responsabilidad de determinar cules son los procesos adecuados abordndolos de manera muy cuidadosa en cada proceso.Los procesos de la direccin de proyectos se agrupan en cinco categoras conocidas como grupos de procesos de la direccin de proyectos(o Grupos de Procesos):Grupo de procesos de Inicio: Aquellos realizados para definir un nuevo proyecto o nueva fase de un proyecto existente al obtener la autorizacin para iniciar el proyecto o fase Grupo de Procesos de planificacin. Aquellos procesos para estableces el alance del proyecto, refinar objetivos y definir el curso de accin requerido para alcanzar los objetivos propuestos del proyectoGrupo de Procesos de ejecucin. Aquellos procesos realizados para completar el trabajo definido en el plan para la direccin del proyecto a fin de satisfacer las especificaciones del mismo.Grupo de procesos de monitoreo y control. Aquellos procesos requeridos para rastrear, revisar y regular el progreso y el desempeo del proyecto, para identificar reas en las que el plan requiera cambios y para iniciar los cambios correspondientes.Grupo de Procesos de Cierre. Aquellos procesos realizados para finalizar todas las actividades a travs de todos los grupos de procesos, a fin de cerrar formalmente el proyecto o una fase del mismo.3.1 Iteracin Comunes entre los Procesos de la direccin de proyectos.Los procesos de la direccin de proyectos se presentan como elementos diferenciados con interfaces bien definidas. Sin Embargo, en la prctica se superponen y actan unos sobre otros de mltiples formas.La naturaleza integradora de la direccin de proyectos requiere que el grupo de procesos de monitoreo y control y el resto de grupos de procesos ejerzan acciones uno sobre los otros de manera recproca.La salida de un proceso normalmente se convierte en la entrada para otro procesos o constituye un entregable del proyecto sub proyecto o fase del proyecto. Los entregables a nivel del sub proyecto o del proyecto pueden llamarse entregables incrementales. El grupo de procesos de procesos de planificacin suministra al grupo de proyecto de ejecucin el plan para la direccin de proyecto y los documentos del proyecto y conforme avanza, a menudo genera actualizaciones al plan para la direccin del proyecto y a los documentos del proyecto.3.2 Grupos de Procesos de la Direccin de ProyectosLas siguientes secciones identifican y describen los cinco grupos de procesos de la direccin de proyectos necesarios en todo proyecto. Estos 5 grupos de procesos cuentan con dependencias bien marcadas; usualmente se ejecutan en cada proyecto y tiene un elevado grado de interaccin entre s. Estos 5 grupos de procesos son independientes de las reas de aplicacin y del enfoque de las industrias.Los procesos de la direccin de proyectos estn vinculados por entradas y salidas especficas, de modo que el resultado de un proceso se convierte en la entrada de otro proceso, aunque no necesariamente en el mismo grupo de procesos. Los grupos de procesos no son fases del ciclo de vida del proyecto. De hecho, es posible que todos los grupos de procesos se lleven a cabo dentro de una fase.Los procesos de la direccin de proyectos se muestran en el grupo de procesos en el cual ocurre la mayor parte de las actividades relacionadas. Por ejemplo, un proceso de planificacin se actualiza a travs de un proceso o actividad, no se considera como un proceso nuevo dentro del grupo de procesos de ejecucin, sino que continua siendo un proceso o actividad del grupo de procesos de planificacin.3.3 Grupo de procesos de InicioAqu se definen el alcance inicial y comprometen los recursos financieros iniciales. Adems se identifican los interesados internos y externos que van a participar y ejercer de alguna influencia sobre el resultado global del proyecto. Finalmente, se nombra al director del proyecto si este no fue nombrado todava.3.4 Grupo de procesos de PlanificacinEst compuesto por aquellos procesos realizados para establecer el alcance total del esfuerzo, definir y refinar los objetivos para la direccin del proyecto y los documentos del proyecto, desarrollados como salidas del grupo de procesos de planificacin, exploraran todos los aspectos de alcance , tiempo, costo, calidad, comunicaciones, recursos humanos, riesgos ,adquisiciones y participaciones de los interesados.3.5 Grupo de Procesos de EjecucinEst compuesto por aquellos procesos realizados para completar el trabajo definido en el plan para la direccin del proyecto a fin de cumplir con las especificaciones del mismo, puede suceder improvistos lo cual requiera un anlisis para solicitud del cambio de planes con respecto al original. Gran parte del presupuesto del proyecto se utilizara en la realizacin de los procesos del grupo de ejecucin.

3.6 Grupo de procesos de Monitoreo y ControlEst compuesto por aquellos procesos requeridos para rastrear analizar y dirigir el progreso y el desempeo del proyecto para identificar reas en las que el plan requiera cambios y para iniciar los cambios correspondientes. El beneficio clave de este grupo radica en que el desempeo del proyecto se mide y se analiza a intervalos regulares, y tambin como consecuencia de eventos adecuados o de determinadas condicin de excepcin, a fin de identificar variacin respecto del plan para la direccin del proyecto. Controlar los cambios y recomendar acciones correctivas o preventivas para anticipar posibles problemas Monitorea las actividades del proyecto Influir en los factores que podra eludir el control integrado de cambios o la gestin de la configuracin, de modo que nicamente se implemente cambios aprobados.3.7 Grupo de procesos de Cierre.-Se organiza por aquellos procesos realizados para finalizar todas las actividades a travs de todos los grupos de procesos de la direccin de proyectos, a fin de completar formalmente el proyecto, este verifica que los procesos definidos se han completado dentro de todos los grupos de procesos a fin de cerrar el proyecto o una fase del mismo.En el cierre del proyecto o fase puede ocurrir los siguente Que se obtenga la aceptacin del cliente o del patrocinador para cerrar formalmaente el proyecto o fase Que se realice una revisin tras el cierre del proyecto o la finalizacin de una fase, Que se registren los impactos de la adaptacin a un proceso Que se documenten las lecciones aprendidas Que se apliquen las actualizaciones adecuadas a los activos de los procesos de la organizacin Que se archiven todos los documentos relevantes del proyecto en el sistema de informacin para direccin de proyectos (PMIS) para utilizarlos como datos histricos. Que se cierren todas las actividades de adquisicin y se asegure la finalizacin de todos los acuerdos relevantes, y Que se realicen las evaluaciones de los miembros del equipo y se liberen los recursos del proyecto.3.8 Informacin del ProyectoA lo largo del ciclo de vida del proyecto este recopila, analiza, transforma y distribuye a los miembros del equipo y a otros interesados una cantidad significativa de datos e informacin en diversos formatos. Los datos del proyecto se recopilan y analizan de forma continua durante el contexto dinmico de la ejecucin del proyecto, esto contribuye a minimizar errores en la comunicacin y ayudan al equipo del proyecto utilizar terminologa adecuada.Datos de desempeo de Trabajo: Observaciones y mediciones directas durante las actividades ejecutadas para llevar a cabo el trabajo del proyecto.Informacin de Desempeo del trabajo: Son los datos de desempeo recopilados de varios procesos de control, analizados en el contexto e integrados en base a las relaciones entre las reas.Informe de desempeo del trabajo: Constituyen la representacin fsica o electrnica de la informacin de desempeo del trabajo recogida en documentos del proyecto para la toma de decisiones, el planteamiento de incidentes, el emprendimiento de acciones y la generacin de conocimiento.3.9 El Rol de las reas de ConocimientoLos 47 procesos de la direccin de proyectos identificados en la gua del PMBOK se agrupan a su vez en diez reas de conocimiento diferenciadas. Un rea de conocimiento representa un conjunto completo de conceptos, trminos y actividades que conforman un mbito profesional, la gua del PMBOK define los aspectos importantes de cada una de las reas de conocimiento y como estas se integran con los cinco grupos de procesos. Como elementos de apoyo las reas de cono cocimiento proporcionan una descripcin detallada de las entradas y las salidas de los procesos, junto con una explicacin descriptiva de las herramientas y tcnicas de uso ms frecuente en los procesos de la direccin de proyectos para producir cada uno de los resultados. Cada rea de conocimiento incluye un diagrama de flujo de datos. El diagrama de flujo de datos es una representacin resumida de las entradas y salidas de un proceso, que fluyen de manera descendente en todos los procesos dentro de un rea de conocimiento especfica

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