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SEDEM1Servicio de D esarro llo | de las impresas Publicas I

Productivas I

La Paz, 13 de octubre de 2016

GERENCIA GENERALSERVICIO DE DESARROLLO DE LAS EMPRESAS PÚBLICAS PRODUCTIVAS RESOLUCIÓN ADMINISTRATIVA SEDEM/GG/N° 0136/2016

TEMA: APROBACION DEL "MANUAL DE MANEJO DE ALMACENES DE MATERIA PRIMA"(SEGUNDA VERSIÓN) DE LA EMPRESA BOLIVIANA DE ALMENDRA Y DERIVADOS - EBA DEPENDIENTE DEL SERVICIO DE DESARROLLO DE LAS EMPRESAS PÚBLICAS PRODUCTIVAS-SEDEM.

VISTOS:

La solicitud de la Gerencia de Investigación y Desarrollo del SEDEM para la aprobación del "Manual de Manejo de Almacenes de Materia Prima" (Segunda Versión) de la Empresa Boliviana de Almendra y Derivados - EBA.

CONSIDERANDO I:

Que mediante Informe INF/GG/EBA/PRY/2016-0127, 1/2016-24319 de fecha 13 de octubre de 2016 el Sr. Alejandro Cossio Quevedo Especialista en Planificación de EBA, señala que en fecha 25 de junio de 2014, mediante Resolución Administrativa SEDEM/GG/N° 051/2014 se resuelve aprobar el "Procedimiento de Almacenes Materia Prima" de la Empresa Boliviana de Almendra y Derivados - EBA, que respecto a la justificación técnica refiere establecer y desarrollar las acciones bajo normas internas y las responsabilidades para optimizar el manejo físico de materia prima y el control de Almacenes de Materia Prima Húmeda y Materia Prima Seca de la Empresa EBA. Que las modificaciones y/o actualizaciones del procedimiento se establecen en cuadro de control de cambios. Refiere que el procedimiento alcanza en su aplicación al personal de Almacenes y a otras áreas relacionadas con el Proceso de Almacenamiento de Materia Prima Húmeda y Materia Prima Seca de la Empresa EBA.

Que el citado informe concluye que del análisis expuesto es procedente la aprobación de la segunda versión del procedimiento "Almacenes de Materia Prima", recomendando remitir la solicitud de aprobación al Asesoría Legal para la elaboración de informe legal y resolución administrativa correspondiente que apruebe las modificaciones al documento a través de las instancias competentes del SEDEM

Que mediante Nota Interna NI/GiD/2016-0198, 1/2016-24319 de fecha 13 de octubre de 2016, efectuada por el Sr. Randy H. Ruiz Ochoa Responsable de Organización y Métodos de. la Gerencia de Investigación y Desarrollo del SEDEM se señala: La Gerencia de Investigación y Desarrollo ha procedido con la revisión del "Manual de Almacenes de Materia Prima" Segunda Versión de la Empresa Boliviana de Almendra y Derivados - EBA, refiriendo que al no existir observaciones en el manual debe continuar con el proceso de aprobación.

Que el Informe Legal INF/GG/AL/2016-0399 de fecha 13 de octubre de 2016, concluye que de acuerdo al Informe INF/GG/EBA/PRY/2016-0127, 1/2016-24319 de fecha 13 de octubre de 2016 emitido por el Sr. Alejandro Cossio Quevedo Especialista en Planificación de EBA, y de acuerdo a la Nota Interna NI/GID/2016-0198, 1/2016-24319 de fecha 13 de octubre de 2016,

\ efectuada por el Sr. Randy H. Ruiz Ochoa Responsable de Organización y Métodos de la .Gerencia de Investigación y Desarrollo del SEDEM, es procedente la aprobación del "Manual

’/ ’íV'de Almacenes de Materia Prima" y Anexo A (Segunda Versión) de la Empresa Boliviana de ̂ Almendra y Derivados - EBA, mediante resolución administrativa por la Máxima Autoridad

____ Resolución A d m in is tra t i va SEDL:M/GG/N° 136 /2016________________________________________________________________________________1 de 3____________

SEDEM’Servicio de D e s a rro llo '«

de las Empresas Públicas I P roductivas |

Ejecutiva del Servicio de Desarrollo de las Empresas Públicas Productivas - SEDEM, de acuerdo a las facultades conferidas en el Decreto Supremo N9 0590, debiendo el Reglamento y Anexo A form ar parte de la Resolución Administrativa correspondiente.

CONSIDERANDO II:

Que la Ley NQ 1178 de Administración y Control Gubernamental de fecha 20 de julio de 1990 en el artículo l s establece que "su finalidad es regular los Sistemas de Administración y de Control de los recursos del Estado y su relación con los sistemas nacionales de Planificación e Inversión Pública” y en el artículo 3, determina que "los Sistemas de Administración y Control se aplicarán en todas las entidades del sector público sin excepción.....”

Que el artículo 27 de la norma citada hace referencia a que cada entidad del Sector Público elaborará en el marco de las normas básicas dictadas por los órganos rectores, los reglamentos específicos para el funcionamiento de los sistemas de Administración y Control Interno correspondiendo a la Máxima Autoridad de la entidad la responsabilidad de su implantación.

Que la Ley N° 1178 previene sobre la Responsabilidad por la Función Pública en el CapítuloV, Artículo 28 y siguientes; así como el Decreto Supremo NQ 23318-A que establece en su artículo 3, parágrafo I que todo servidor público tiene el deber de realizar sus funciones con economía, transparencia y licitud, su incumplim iento genera responsabilidades jurídicas. El artículo 7 define los deberes como las tareas o actividades obligatorias de cada entidad o servidor público dirigidas a cum plir las atribuciones o funciones que le son inherentes.

Que el Decreto Supremo Ne 0225 de fecha. 29 de julio de 2009 tiene por objeto crear la Empresa Pública Nacional Estratégica denominada Empresa Boliviana de Almendra y Derivados - EBA como persona jurídica de derecho público y de duración indefinida, con patrimonio propio y autonomía de gestión administrativa, financiera, técnica y legal, cuya organización y funcionamiento se sujeta a la normativa vigente. Asimismo establece que las principales actividades de EBA son la extracción, compra, beneficiado y comercialización de la castaña.

Que el Decreto Supremo N9 0590 de 4 de agosto de 2010 y vigente a partir del 6 'de septiembre de 2010 crea el Servicio de Desarrollo de las Empresas Públicas Productivas - SEDEM, como institución pública descentralizada de derecho público, con personalidad jurídica y autonomía de gestión administrativa, financiera, legal, técnica y patrimonio propio; teniendo como finalidad apoyar la puesta en marcha de las Empresas Públicas Productivas bajo su dependencia directa: Lácteos de Bolivia - LACTEOSBOL, Papeles de Bolivia - PAPELBOL, Cartones de Bolivia - CARTONBOL, Cementos de Bolivia - ECEBOL, Azúcar de Bolivia Bermejo - AZUCARBOL-BERMEJO, Empresa Boliviana de Almendra y Derivados - EBA y las que fueren creadas conforme a lo dispuesto en el Decreto Supremo N9 0590, entre ellas, la Empresa Estratégica de Producción de Abonos y Fertilizantes - EEPAF, la Empresa Estratégica de Producción de Semillas - EEPS, la Empresa Pública Productiva PROMIEL, y la Empresa Pública Sank’ayu.

Que el artículo 6 del Decreto Supremo mencionado precedentemente refiere sobre la Organización y Estructura del SEDEM, estableciendo que está a cargo de un Gerente General designado mediante Resolución Suprema teniendo entre sus principales funciones conforme el artículo 7 incisos c) y j) aprobar la organización, estructura, planes, programas, proyectos reglamentos y manuales necesarios para el funcionamiento y cumplimiento de las

\ \activ idades del SEDEM; y em itir Resoluciones Administrativas en el marco de sus jh©, competencias.§li

Resolución A d m in is tra tiva SEDEM/GG /N° 1 36 /201 6 2 de 3

SEDEM'Servicio dQ D esarro llo ¿ de las Empresas Públicas I

P roductivas |

Que mediante Resolución Suprema N° 03902 de 6 de septiembre de 2010, el Presidente Constitucional del Estado Plurinacional de Bolivia designa a la ciudadana Patricia Alejandra Ballivián Estenssoro como Gerente General del Servicio de Desarrollo de las Empresas Públicas Productivas - SEDEM.

Que el Informe INF/GG/EBA/PRY/2016-0127, 1/2016-24319 de fecha 13 de octubre de 2016 señala respecto a la justificación que: Se elabora el documento con la finalidad de establecer y desarrollar las acciones bajo normas internas y responsabilidades para optim izar el manejo físico de materia prima y el control de Almacenes de Materia Prima Húmeda y Materia Prima Seca de la Empresa EBA, las modificaciones y/o actualizaciones del procedimiento se establecen en el cuadro de control de cambios, asimismo el procedimiento alcanza en su aplicación al personal de Almacenes y a otras áreas relacionadas con el Proceso de Almacenamiento de Materia Prima Húmeda y Materia Prima Seca de la Empresa EBA, por lo cual las modificaciones insertadas son procedentes para su aprobación.

POR TANTO:

La Gerente General del Servicio de Desarrollo de las Empresas Públicas Productivas - SEDEM, en uso de sus facultades y atribuciones legales;

RESUELVE:

ARTÍCULO PRIMERO.- APROBAR el "Manual de Almacenes de Materia Prima" y Anexo A (Segunda Versión) de la Empresa Boliviana de Almendra y Derivados - EBA dependiente del Servicio de Desarrollo de las Empresas Públicas Productivas - SEDEM; que en anexo forma parte indivisible de la presente resolución.

ARTÍCULO SEGUNDO.- DEJAR sin efecto a partir de la fecha el "Procedimiento de Almacenes de Materia Prima" de la Empresa Boliviana de Almendra y Derivados - EBA, versión 01 aprobada mediante Resolución Administrativa SEDEM/GG/N° 051/2014 de fecha 25 de junio de 2014.

ARTÍCULO TERCERO.- ENCOMENDAR a la Gerencia Técnica de la Empresa Boliviana de Almendra y Derivados - EBA, la aplicación, ejecución, cumplim iento y difusión institucionSl del presente Manual.

Regístrese, comuniqúese y cúmplase.

Lic. Patricia Alejandra Ballivián Estenssoro GERENTE GENERAL

SERVICIO DE DESARROLLO DE LAS EMPRESAS PÚBLICAS PRODUCTIVAS - SEDEM

fcmj¡>fesa Boliviano de Alm endro y Derivados

PROCEDIMIENTO

ALMACENES DE MATERIA PRIMA

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DOCUMENTOS DE ACOPIO

NOMBRE: CARGO: FIRMA: FECHA:

ELABORADO: Ana Dilma Pinto ChávezSub Gerente de Acopio

y Logística

REVISADO: Javier Dante- Freire Bustos Gerente Técnico a.i.A

1n \As(y

REVISADO: Marcelo Cuadros AyalaGerente Investigación y

Desarrollo SEDEM y - *

APROBADO: Patricia Ballivián EstenssoroGerente General

SEDEM 'B- lo (J6 •R.A: N°..... ........

fcmpreso 8o llv iano de A lm endra y Derivados

PROCEDIMIENTOCODIGO

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.ÍNDICE DE CONTENIDO

1. OBJETIVO...................................................................................................................................... 3

2. ALCANCE........................................................................................................................................ 3

3. DEFINICIONES.............................................................................................................................. 3

4. REFERENCIAS.............................................................................................................................. 4

5. MARCO LEG AL............................................................................................................................. 4

6. RESPONSABILIDAD....................................................................................................................5

7. DESARROLLO................................................................................................................................6

7.1 FLUJOGRANA/CUADRO ACTIVIDADES............................................................................. 6

7.2 RECEPCIÓN DE CASTAÑA AL ALMACEN..........................................................................7

7.3 ALMACENAJE DE MATERIA PRIMA HÚMEDA................................................................10

7.4 ALMACENAJE DE MATERIA PRIMA SECA Y MANIPULEO DE LA CASTAÑA.........11

7.5 MANEJO DE BALANZAS....................................................................................................... 11

7.6 DIFERENCIAS EN RECEPCIÓN..........................................................................................11

7.7 DETERMINACIÓN DE DIFERENCIAS Y MERMA........................................................... 128. REGISTROS.................................................................................................................................12

9. CONTROL DE CAMBIOS...........................................................................................................12'

10. ANEXOS........................................................................................................................................13

La impresión en papel de este documento se la denomina copia no controlada. Su vigencia debe ser consultada al Responsable de Documentosde EBA. Toda reproducción está prohibida, uso exclusivo de EBA.

Empresa Boliv iano de A lm endro y Derivados

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1. OBJETIVOEstablecer y desarrollar las acciones bajo normas internas y las responsabilidades para optimizar el manejo físico de materia prima y el control de los Almacenes de Materia Prima Húmeda y Materia Prima Seca de la Empresa EBA.

2. ALCANCE.Este procedimiento alcanza en su aplicación al personal de Almacenes y/o otras áreas relacionadas con el Proceso de Almacenamiento de Materia Prima Húmeda y Materia Prima Seca de la Empresa EBA.

3. DEFINICIONESs Almacén: Área física técnicamente adecuada, organizada de manera lógica y

ordenada, destinada a la recepción, custodia, conservación y despacho de materia prima húmeda y seca.

S Almacenamiento: Secuencia lógica de operaciones destinadas a cumplir correctamente con la custodia de los materiales.

S Autorización de Despacho: Es la acción que define la aprobación de Notas de Salida e ingreso de la castaña el cual deberá estar autorizado por parte de los niveles de autorización establecidos, (formulario que permite despachar la materia prima).Castaña: Conocida como nuez de Brasil, nuez amazónica, castaña de monte,(.Bertholletia excelsa) es un fruto nativo de Sudamérica es la única especie del género Bertholletia. El coco de entre 10 y 15 cm de diámetro y 1 a 2 kg de peso, con cáscara leñosa de 8 a 12 mm de grosor. En el interior contiene 8 a 24 semillas en forma de media luna, de 4 a 5 cm de largo. Un árbol maduro puede dar entre 200 y 400 cocos.

s Castaña convencional: Es la castaña que no cuenta con ningún documento que ' acredite manejo integrado. Proviene de la recolección tradicional.

S Castaña Orgánica: Es la castaña que es procedente de espacios determinados de bosque cuyo manejo de recolección cumple con certificación para manejo integrado.

S Certificación Orgánica: Para acceder al mercado internacional de productos orgánico y obtener mejores precios por la nuez amazónica, se debe garantizar que el producto es 100% orgánico. Para ello se debe certificar que la recolección, el procesamiento y la exportación del producto este sin contacto con agentes químicos contaminantes y con prácticas medioambientales de acuerdo a normas ya establecidas. Los consumidores a través de la certificación también garantizan que los pagos adicionales que realizan lleguen a los recolectores.

/ Corte: Es una técnica basada en muestreo de castaña aplicada a la recepción del fruto con el supuesto válido de inicio del proceso de deterioro natural de la castaña. El corte afecta al monto total de la cantidad comprada.

S Distribución: Es la acción de hacer entrega física de la materia prima a producción para su respectivo cilindrado.


fcmpresa Boliviano de A lm endra y Derivados

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S Merma: Disminución o reducción natural del volumen o la cantidad de la materia prima.

S EBA: Empresa Boliviana de Almendra y Derivados

Peso de caja: Es el peso neto de castaña de una caja con dimensiones especificadas, llena hasta el nivel superior sin promontorios y sin sacudirlas. El peso de caja oscila entre 21 y 27 Kg. de acuerdo a lo precedencia cantidad de tierra, lluvias y cualquier factor del entorno que pueda influir sobre él.

s Proceso de Almacenamiento: El Almacenaje es un proceso técnico del abastecimiento y sus actividades están referidas a la ubicación de materia prima en un espacio físico determinado con fines de custodia y control.

S Recepción: Ingreso físico, registro y ubicación de los materiales en los almacenes.\

S Sistema Documental (SD): Nombre que hace referencia al Sistema de Gestión de Documentos aplicable a las normas ISO 9001:2008 e ISO 22000:2005 y que en conjunto presentan una estructura integrada con documentación común para su funcionamiento efectivo.

S Zafra: Es un periodo en el cual se realiza la recolección, beneficiado y comercialización de castaña que dura 10 meses (de noviembre a agosto).

4. REFERENCIASSe aconseja que las referencias mencionadas a continuación contienen actividades previasa revisar para comprender las actividades descritas en el presente procedimiento.

S ACO-MAN-001 Manual de AcopioS ACO-PRO-001 Compra de Materia Prima en Cáscara

5. MARCO LEGALs Nueva Constitución Política del Estado. Art. 387 “El estado deberá garantizar la

conservación de los bosques naturales en las áreas de vocación forestal, su aprovechamiento sustentable, la conservación y recuperación de la flora, fauna y áreas degradadas”.

•S “La Ley regulará la protección y aprovechamiento de las especies forestales de relevancia socioeconómica, cultural y ecológica”.

s Decreto Supremo N° 0590 de 04 de agosto de 2010 que crea el Servicio de Desarrollo de las Empresas Públicas Productivas.

S Decreto Supremo N° 225, del 29 de julio de 2010 estipulaciones principales de acción de la Empresa Boliviana de Almendra y Derivados, que autoriza la compra, beneficiado, venta y exportación de la castaña.


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S Ley No. 3274 del 9 de diciembre de 2005, de trabajo Asalariado del Beneficio de la Castaña.

s Ley de Medio Ambiente N° 1333. Art.1 “ La Presente Ley tiene por objeto la protección y conservación del Medio Ambiente y los recursos Naturales, regulando las acciones del hombre con relación a la naturaleza y promoviendo el desarrollo sostenible con la finalidad de mejorar la calidad de vida de la población”

S Ley Forestal N° 1700. Art.1 “La Presente ley tiene por objeto normar la utilización sostenible y la protección de los bosques y tierras forestales en beneficio de las generaciones actuales y futuras, armonizando el interés social, económico y ecológico del País”.

6. RESPONSABILIDADDe acuerdo a la estructura organizacional de EBA se detalla en el siguiente cuadro la autoridad y responsabilidad de acuerdo al desarrollo de las actividades del presente procedimiento:

Actividad Ejecuta Revisa/SupervisaRecepción Materia Prima Auxiliares de Almacenes Encargado de AlmacenesAlmacenaje Materia Prima Seca y/o Húmeda

Encargado de Almacenes Encargado de Producción

Actividades de pesaje Trabajadores de Almacenes Encargado de Almacenes

Donde es responsable de hacer cumplir el presente procedimiento el Encargado de Almacenes.

Los Auxiliares de Almacenes deben seguir las actividades descritas en el procedimiento Es responsabilidad de los trabajadores en almacenes de cumplir el presente procedimiento.

La impresión en papel de este documento se la denomina copia no controlada Su vigencia debe ser consultada al Responsable de Documentosde EBA. Toda reproducción está prohibida, uso exclusivo de EBA.

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7. DESARROLLO7.1 FLUJOGRANA/CUADRO ACTIVIDADES


Encargado de Almacén Encargado de Producción

Iniciov y

Recepción de Castaña al Almacén

Manejo de Balanzas

Almacenaje M ateria Prima Húmeda

Almacenaje M ateria Prima Seca

Manipuleo de Castaña,

Diferencias en la recepción

Manejo de Balanzas

Fin

CUADRO ACTIVIDADES (resumen)INSUMOS/ENTRADAS: Castaña en Almacenes EBA

ACTIVIDAD REGISTRO RESPONSABLE PLAZORecepción de la Castaña Kardex

Castañade Encargado

Almacénde Trimestre

Almacenaje de Castaña Húmeda y seca

KardexCastaña

de EncargadoAlmacén

de Trimestre

Manipuleo KardexCastaña

de EncargadoProducción

de Trimestre

PRODUCTOS/SALIDAS: Castaña seca y/o húmeda


Empreso Boliviano de A lm endra y Derivados

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7.2 RECEPCION DE CASTAÑA AL ALMACENEste proceso comienza con la recepción de la materia prima en el área destinada para el almacenamiento, mediante los siguientes pasos:Como paso de inicio se revisa que cuente con la guía de transporte o nota de remisión; con la información del lote la fecha y peso en kilogramos.

I. La almendra deberá estar contenida en sacos de polipropileno tejido, y con la boca costurada.

II. El Encargado de Almacenes de Materia Prima es quien recibe toda la castaña que entregan los diferentes Encargados de centros de acopio o compradores bajo convenio y personas particulares.

III. La unidad de manejo y que se debe consignar en el “Kardex de registro de ingreso y salida de castaña” es el kilogramo para cuadrar la información en administración y para uso contables; entendiéndose que el registro de todos los ingresos, transferencias y salidas en esa unidad el kilogramos.

IV. Se procede al descarguío de las bolsas, para luego efectuar el conteo físico de la cantidad de sacos entregados; si está conforme el responsable de almacén firma la nota de remisión entregada por el chofer. Esta nota está firmada por el responsable de remisión y por el chofer el cual es una constancia que el responsable de almacén recibió el lote de castaña, enviado por el responsable de centro de acopio. Para el caso de pagos de fletes y carguíos y descarguíos el responsable de almacén entrega la nota de remisión de la castaña para el caso de pago de fletes fluviales y para el caso de fletes terrestres se entrega la nota de recepción al responsable de acopio o comprador o persona particular para que se efectúe la cancelación del lote de la castaña ingresada, y éste deberá entregar al Responsable de Acopio y Logística de almendra para que se proceda a su cancelación por el transporte, y el descarguío de^ la castaña.

V. Una vez aceptada la castaña y efectuando el control en la entrega en su totalidad, se registra datos en el Kardex Ingreso y Salida de Castaña; caso contrario se descuenta el total faltante. Para determinar el tamaño del lote, el Encargado de Almacenes efectúa el pesado de la castaña entregada, éste se puede desarrollar de dos maneras: i) Mediante una báscula de alquiler de gran capacidad; en ella se puede efectuar el pesaje del vehículo, y una vez descargado y de manera inmediata se efectúa nuevamente el pesaje para determinar el destare del camión, ii) La otra vía consiste en pesar en una balanza manual de la empresa (bolsa x bolsa) con una capacidad de 500 kg, dentro del galpón de materia prima.

VI. Para determinar el peso/caja del lote, se introduce la muestra en una caja estándar sellada por la Inspectoría del Trabajo; la cual tiene las siguientes medidas en cm: 51 x 27 x 35. La caja debe ser llenada, al ras del borde de la caja y sin sacudirla mediante una muestra homogénea. Cabe resaltar que de noviembre hasta fines de marzo se recibe lote a lote sobre 23 Kg. se pesa en la balanza y luego se pesa la caja vacía para efectuar el destare correspondiente.


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VII. Se pesa en sub-lotes de 3 bolsas, el dueño o responsable de la castaña observa y verifica el pesado, y toma nota de los valores que arroje el total del lote.

VIII. Una vez culminado el pesado se procede al corte de la castaña (desde el primero de abril hasta fin de zafra - Junio). Según instructivo que emite el sub-gerente en el cual se procede a utilizar la tabla de control de humedad.

IX. El corte consiste en realizar una muestra aleatoria del lote de castaña (10 bolsas). Se vacían estas bolsas, se mezclan y se sacan castañas de diferentes partes; se toman muestras proporcionales siendo éstas introducidas a una bolsa nueva (vacía) para luego tomar una muestra única (100 pepas) procediendo a su corte longitudinal para determinar la calidad de Producto. Dependiendo de la cantidad de castaña se pueden efectuar diferentes cortes.

X. Se acepta como lote sin corte hasta una cantidad de 10 semillas podridas, chías (pudrición parcial) o vanas. La onceava semilla en mal estado es ya descontable como porcentaje en peso del total del lote. Las semillas vanas son contabilizadas como 1/4 semilla; es decir dos semillas vanas representan el 1% de corte del lote.

XI. Una vez realizado el respectivo peso de caja y los respectivos cortes, se procede a realizar el Formulario RC-REC-06 “Recepción de almendra - almacén de acopio”; en este formulario se consigna la siguiente información en su primera parte:• Nombre del Centro de Acopio.- Se refiere a la comunidad, asociación,

propiedad privada de la cual proviene la materia prima.• Nombre del Encargado del Centro de (Almacén).- Se refiere a la persona que

recibe y da conformidad de la castaña y efectúa la entrega a las empresas de beneficiado.

• Nombre del Dueño de Almendra.- Se refiere a la persona que vende directamente su almendra a la Entidad.

• Nombre del Transportista.- Es la persona responsable de la carga.• Medio de Transporte.- La identificación del medio de transporte sea fluvial o

terrestre.• Responsable de Compra.- Persona designada por la Entidad como técnico

responsable de verificar la entrega de cada encargado de centro de acopio.

En la segunda parte del formulario, la información a registrar está referida básicamente a datos propios del lote, a saber:

(i) Cantidad bolsas.- Consigna la cantidad de sacos que comprenden la entrega independientemente de su tamaño; es sólo una verificación de los bultos despachados y recibidos.

(ii) Peso Bruto.- Es el peso total del lote que incluye el peso de la almendra y de los sacos.


/ ^ • \JeBdem pieso Boliv icna d e A lm endra y Derivados

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(iii) Peso Bolsas Vacías.- Estrictamente el peso de las bolsas vacías (300 gr. Cada bolsa).

(iv) Corte (%).- Se anota el valor porcentual total del “corte” o control de podridas efectuado al lote como se detalla en punto anterior.

(v) Merma Por Corte.- Se calcula el peso de la almendra que se descontará por causa del corte. La fórmula de cálculo es la siguiente: (PB - PBV) x C = kg.

(vi) Peso Neto Castaña.- Peso neto de la almendra tomando en cuenta los descuentos por tara de bolsas y por corte a partir del peso bruto. La fórmula de cálculo es: (PBV - MPC) = kg.

(vii) Peso/Caja.- Se registra el peso promedio por caja obtenido del muestreo del lote (Kg.).

(viii) Cajas Netas.- Este cuadro muestra la cantidad de cajas a registrar como entregadas; la fórmula de cálculo es la siguiente: (PNC/ PC) = Cajas Netas.

Los últimos datos que se registran en el formulario son:

• Observaciones.- donde se anota alguna observación que quieran realizar las personas encargadas.

• Fecha.- Se consigna la fecha del día en el cual se concluyó el trabajo de entrega.• Firmas.- En conformidad firman el Responsable de Recepción y el Responsable

de Remisión.

El Formulario de Recepción contiene 3 hojas en un original de color blanco se entrega al área de Administración; la primera copia de color celeste permanece con el Responsable de Almacén y la segunda copia de color amarillo se entregará al responsable del Centro de. Acopio que remitió la castaña.

El proceso descrito anteriormente se realiza tanto en almacenes de materia prima de la planta de Lourdes con el ingreso de castaña orgánica y en la planta Zafabri se ingresa la castaña convencional, registrando los datos en el “Kardex de Ingreso de Castaña en Cáscara Húmeda a Almacén”.

Se considera tres aspectos importantes para el ingreso de la almendra; estos aspectos son:1. El peso de la almendra, descontando las bolsas;2. El peso de la almendra por caja, descontando el peso de la caja3. El corte, porcentaje de almendras buenas respecto a un porcentaje definido cómo

aceptable pérdida del proveedor (10%).

El “Kardex de Ingreso de Castaña en Cáscara Húmeda a Almacén” se expresa siempre el peso en kilogramos en forma obligatoria como unidad de medida de la empresa y como se expresa en el Sistema Internacional de Unidades, además que internamente en los procesos


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de la empresa sirve para conciliar con el área administrativa; si bien el registro podrá expresarse en cajas será con fines de cruce de información con los compradores, aspectos contables y determinación de proyecciones de producción, otro aspecto a tomar en cuenta de forma obligatoria es la ponderación valorada del Kardex de Ingreso y salida de castaña que se hará siempre en bolivianos por kilogramo (Bs/Kg).

7.3 ALMACENAJE DE MATERIA PRIMA HÚMEDAEl objetivo del Almacenaje de Materia Prima Húmeda (MPH) con una capacidad 20,000 cajas para Zafabri. En el caso de Lourdes una capacidad de 12,000 cajas es garantizar la calidad de la nuez amazónica reduciendo el porcentaje contenido de humedad y podredumbre; además de minimizar las posibilidades de pérdida hasta el proceso de beneficiado.

El Registro de Ingresos de Materia Prima al almacén debe registrarse en kilogramos siendo la unidad de peso total del lote registrado antes de la aplicación del corte.

Cuando ingrese materia prima en bolsas se las debe almacenar apilando las bolsas en forma ordenada e identificando el lote; se utilizarán los espacios entre filas (1 metro) para que garanticen el paso del personal y favorecer la circulación de aire.En algunos casos el almacén dispone de un área para el acopio de las almendras hasta su pesaje; que se utiliza también para el secado manual, con el fin de que la almendra se oree y no se pudra por la cantidad de humedad que contiene. La forma de orea de la castaña es estirado las pepas de castaña que se denomina “batear”, esta acción se la realiza diariamente o con mayor frecuencia para evitar que blanquee. Este proceso también es utilizando espacios en el almacén (extendido en el piso); este movimiento de la castaña dentro del almacén, se realiza, hasta que esté bien oreada y se pueda despachar al sancochado. Este proceso puede tomar algunos días, cuando la castaña cambia de color (a medida que va secando de un color más fuerte ya que cuando está mojada el color más claro) significa que está perdiendo humedad.

Se embolsa la castaña oreada de acuerdo a la capacidad del cilindro (proceso de cilindrado) ejemplo: 5,000.00 Kg para cilindrar en una jornada; la máquina tiene una capacidad de 6000 kg.

Se debe tomar en cuenta que cuando la castaña está verde tiene un 35 a 40% de humedad, cuando se vacía del cilindro se obtiene una castaña con el 14 a 15 % de humedad. Para obtener esta humedad se requiere que la almendra pase al proceso de cilindrado donde los resultados se registran en el “Kardex de registro de ingreso y salida de la castaña de cilindrado".



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7.4 ALMACENAJE DE MATERIA PRIMA SECA Y MANIPULEO DE LA CASTAÑALa materia prima seca es almacenada en un espacio especial en el almacén donde se acopia hasta llegar a la cantidad requerida para el sancochado. Se acumula la castaña seca hasta que se produce el requerimiento del quebrado, que varía de 6000 kg a 9000 kg al día.

Es importante destacar que en la planta de Lourdes EBA cuenta con 2 máquinas de cilidrado (una grande hasta 5300 kg. y una chica de hasta 4000 kg); en la planta Zafabri que se tiene una máquina cilidrada de hasta 6000 kg; en el Sena se tiene tres máquinas de cilidrado de hasta 7000 kg. Generalmente EBA subcontrata el servicio de cilindrado de la beneficiadora “Mejía” u otras; debido a que no abastece la maquinaría en las plantas. Este servicio alcanza el 25 al 30% de la producción total de la empresa.

7.5 MANEJO DE BALANZASEl manejo de balanzas es importante dentro del almacén. Cada almacén cuenta con un lugar específico para las balanzas y es importante que a las balanzas no se las traslade de un lugar a otro. Se las debe mantener en un sólo.

Es una buena práctica y uso de las balanzas calibraras periódicamente, el IBMETRO realiza esta actividad garantizando que las balanzas cuenten con un error mínimo aceptable en sus mediciones, lo que permite para la empresa pueda contar con datos sobre los pesajes con una reducida incertidumbre al valor obtenido. La empresa debe desarrollar un plan de calibraciones de acuerdo a plazos establecidos por el IBMETRO y deberá mantener las balanzas calibradas constantemente (una vez al año) para garantizar la trazabilidad en peso. El cuidado de las balanzas es imprescindible para contar con pesos reales donde la incertidumbre sea controlada dentro de las escalas internacionales de control de peso y reditúe a la empresa los ingresos esperados por contar con pesos adecuados.

El lugar más adecuado para la disposición de las balanzas es un lugar libre de otros materiales y/o productos. No se debe pesar otros productos excepto para el que está destinado (castaña), ya que el peso de otros objetos puede hacer variar el mecanismo de la balanza ocasionando diferencias en los pesos de la castaña; el mal uso de las balanzas a la larga ocasionará pérdidas a la empresa.

7.6 DIFERENCIAS EN RECEPCIÓNSe debe considerar las siguientes diferencias en recepción:

a. Cuando se trate de recibir almendra enviada por compradores de la empresa de otros centros de acopio no se abrirán las bolsas sin contar con la presencia del comprador, una persona designada por él o por el responsable de acopio. Simplemente se registrará el peso total del lote y se precederá de oficio luego de cinco días de no haberse designado a quien presencie su apertura. Si no se abre al sexto día puede podrirse; es importante que si el comprador o designado no aparece en el almacén, la empresa tiene toda la


tm p re sa Boliviana do A lm endra y Derivados

PROCEDIMIENTO


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Ver.02

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potestad de registrar el lote y el comprador no podrá discutir sobre los pesos ingresados en el Kardex de Ingreso de materia prima.

b. Las controversias surgidas por disconformidad entre el comprador y quien recibe la castaña deberán ser solucionadas por el responsable de acopio.

c. Se deja prácticamente establecido que toda la castaña comprada es propiedad de EBA.d. Por tanto cualquier diferencia a favor del comprador no beneficia al comprador.e. Cualquier diferencia en contra del comprador no podrá exceder del 2% del peso total del

lote, para lo cual se tomarán las previsiones contables correspondientes.f. Las diferencias mayores al 2% y menores al 5% podrán ser resueltas por el comprador

ante el responsable de acopio a través de un informe circunstanciado que será aprobado por el Gerente Técnico.

g. Las diferencias mayores al 5% serán observadas y acumuladas al comprador por encima de la diferencia autorizada.

7.7 DETERMINACIÓN DE DIFERENCIAS Y MERMASe considera las siguientes características para determinación de las diferencias indicadas enel punto anterior y determinar la merma correspondiente:

a. . La lejanía de los puntos de compra.b. La poca disponibilidad de medios de transporte.c. La dispersión y a los tiempos para reunir la castaña en un centro de acopio para su

posterior envió a almacenes.

Características determinadas en el ANEXO A (Cuadro para determinación de diferencias ymerma).

8. REGISTROSLos registros de referencia a este procedimiento son:

s Formulario RC-REC-06 Recepción de almendra - almacén de acopio s Kardex de registro de ingreso y salida de la castaña de cilindrado S Kardex de registro de la Castaña en Cáscara Húmeda a Almacén S Registro de entrega de castaña para ingreso y salida de Cilindro S Registro de salida y entrada al almacén de castaña (interno)

9. CONTROL DE CAMBIOS

No de revisión

Fecha de revisión

TITULO /SUBTITULO

- <N¡ CO TÍ c¿

7.2

7.3 «o

h-i 7.6

7.7 co a> o

1 20/06/20.14

2 07/10/2016 X X X X X X X X X X X


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PROCEDIMIENTOCC

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ALMACENES DE MATERIA PRIMAVer. Pag.02 13 de 14

10. ANEXOSLos anexos son:

s ANEXO A: Cuadro para determinación de diferencias y merma.

La impresión en papel de este documento se la denomina copia no controlada Su vigencia debe ser consultada al Responsable de Documentosde EBA. Toda reproducción está prohibida, uso exclusivo de EBA.

XesaEmpresa Boliv iano de A lm endra y Derivados

PROCEDIMIENTO


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Ver.

02.F ia ,

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ANEXO A: Cuadro para determinación de diferencias y merma

5%

4%

3%

2%

Límite máximo

Límite intermedio

Límite intermedio

Límite inferior

Municipio de IxiamasPoblaciones fronterizas con PerúRio Madre de Dios desde Palma Real hasta el ChiveProvincia ItenezProvincia F. Román Rio Pacahuara, Negro y El MuertoMunicipio de BolpebraMunicipio de CobijaMunicipio de PorvenirMunicipio de FiladelfiaRio Beni desde Fortaleza a Cruce MadidiFrontera Pando La PazProvincia AbunáProvincia Vaca DiezCentro de acopio del SenaMunicipio Gonzalo MorenoMunicipio San LorenzoMunicipio San PedroMunicipio Nueva EsperanzaMunicipio Villa Nueva


sedem1 136... · la solicitud de la gerencia de investigación y desarrollo del sedem para la...

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