INFORME DE GESTIÓN CONTROL INTERNOSECRETARIA DISTRITAL DE CULTURA, RECREACIÓN Y DEPORTE

RESPONSABLE: MAURICIO RAMOS GORDILLOCARGO: ASESOR CÓDIGO 105 GRADO 05 DE CONTROL INTERNOFECHA: 2016

Objetivo:Rendir cuentas de la gestión adelantada por quienes ejercen la función de control interno en la entidad durante la vigencia 2016

Gestión

En la evaluación por parte de control interno, se realizó teniendo en cuenta la Evaluación independiente establecida en el Modelo Estandar de Control Interno MECI, y los 5 roles asignados a las áreas de control interno en las dependencias del estado.

Para el ejercicio de Auditoria, se trabajo con el Programa de Auditorias de Control Interno, aprobadas por el Comité Directivo, como consta en Acta No 03 de 2016.

Estructura administrativa.

La Secretaría de Cultura, Recreación y Deporte, es la cabeza del Sector Cultura, Recreación y Deporte, el cual está conformado por 5 entidades adscritas y una vinculada. Así mismo tiene estrecha vinculación a nivel misional, con diferentes Secretarías del Distrito, entre las que sobresalen Educación, Integración Social y Gobierno.

La Secretaría Distrital de Cultura, Recreación y Deporte (SCRD) se estructura a partir de áreas misionales y de apoyo. Las primeras, denominadas como direcciones de campo: Arte, Cultura y Patrimonio y Culturas Recreativas y Deportivas realizan la coordinación de las actividades propias de la formulación política en el nivel central, descentralizado y de localidades, orientando los procesos de fomento, planeación, organización, participación, información, regulación y control en sus respectivos campos. Por su parte, las áreas de apoyo o direcciones de procesos, es decir, la Dirección de Planeación y Procesos Estratégicos y la de Regulación y Control, acompañan a las direcciones de campo en el diseño y puesta en marcha de protocolos para cada uno de los procesos desde una perspectiva integral de Sector y realizan el seguimiento y evaluación en términos sectoriales. La Dirección de Gestión Corporativa tiene a su cargo el funcionamiento administrativo de la SDCRD.

Partiendo de esta disposición y de lo consagrado en el Manual de Funciones de la SDCRD, los roles de Control Interno se asignan a un Asesor del Despacho. Cabe resaltar que aún cuando el establecimiento y desarrollo del Sistema de Control Interno es responsabilidad del representante legal, la aplicación de los métodos y procedimientos al igual que la calidad, eficiencia y eficacia del control interno, también es responsabilidad de los jefes de cada una de las distintas dependencias.

En ese orden de ideas y de acuerdo con la composición del Modelo Estándar de Control Interno - MECI, instrumento mediante el cual se desarrolla, implementa y mantiene en operación el Sistema de Control Interno, el Asesor de Control Interno interviene en la ejecución del componente “Evaluación Independiente” a través de la evaluación del citado Sistema y la realización de Auditorías Internas.

De acuerdo con lo previsto en el artículo 3 del Decreto 1537 de 2001, el rol de Control Interno durante la vigencia 2016, se ha enmarcado en los cinco tópicos a saber:

1. Relación con entes externos2. Valoración de riesgos.3. Acompañamiento y asesoraría.4. Realizar evaluación y seguimiento.5. Fomentar la cultura de control.

Recursos Financieros, técnicos y físicos

El área de Control Interno no cuenta con asignación de presupuesto, ni bajo su responsabilidad recae la ejecución y seguimiento de proyectos de inversión. Para el desarrollo de las actividades previstas en el plan de auditoría se contó durante la vigencia con dos profesionales, uno de ellos vinculado a través de la planta temporal con recursos del proyecto inversión 791 fortalecimiento institucional y el otro funcionario vinculado mediante contrato por prestación de servicios, asignado también con recursos del proyecto de inversión 791 fortalecimiento institucional.

Recursos Humanos

La función de control interno es adelantada en la Secretaría de Cultura Recreación y Deporte por un asesor grado 105-05 nombrado para un periodo fijo de 4 años que inicio en enero de 2014. Como vinculación de otros funcionarios al área de Control Interno durante la vigencia 2016 se surtieron algunos cambios en el personal los cuales se detallan a continuación :

Funcionarios Vinculados a la Planta Temporal:

Al principio de la vigencia 2016 se encontraba vinculada una profesional especializada de grado 26 en la planta temporal de la entidad, de profesión contadora, al cierre del mes de mayo de 2016, dicha planta temporal culminó en razón a que los cargos se encontraban asociados a los proyectos de inversión del Plan de Desarrollo de Bogotá Humana.

Para el mes de Agosto de 2016 se adelantó la incorporación de un profesional especializado grado 19 en la nueva planta temporal de la entidad, de profesión contador, cuyo periodo estaba definido hasta el 31 de Diciembre de 2016.

Funcionarios Vinculados por Contrato de Prestación de Servicios:

Para la vigencia 2016 se suscribió el contrato de prestación de servicios No.097 del 31 mayo de 2016, cuyo objeto fue la prestar los servicios profesionales al Asesor de Control Interno en las actividades de fortalecimiento del componente jurídico del sistema de control interno de la Secretaría de Cultura Recreación y Deporte. A su vez dicho contrato surtió una cesión el día 08 de julio de 2016, cuyas actividades y obligaciones fueron cumplidas totalmente por el cesionario del contrato a la fecha del 28 de diciembre de 2016.

Actividades realizadas durante la vigencia del año 2016

1. RELACIÓN CON ENTES EXTERNOS

Atención al equipo auditor de la Contraloría de Bogotá, lo que implicó el direccionamiento a las dependencias y seguimiento a las respuestas de los requerimientos efectuados por dicho ente de control.

Atención a la Comisión de la CGR que auditó las transferencias de la Nación de los recursos del SGP.

Atención a las comisiones de investigación por parte de la Personería Distrital.

Atención a la comisión de la Contraloría de Bogotá – Convenio interadministrativo IDIGER.

Consolidación y seguimiento al Planes de mejoramiento suscrito con entes de control y otras autoridades: Contraloría Distrital (auditoría regular vig 2015) , Contraloría General de la República (Auditoría SGP), Veeduría Distrital (riegos de contratación y evaluación de procesos estratégicos).

Consolidación de la Cuenta anual y mensual en coordinación con las áreas financiera, contable y de planeación, contando permanentemente con el apoyo técnico del área de sistemas para las validaciones de los formatos y su envío por medio de la plataforma SIVICOF.

2. VALORACIÓN DEL RIESGO

Con el equipo del Sistema Integrado de Gestión de la Dirección de Planeación y Procesos Estratégicos se evaluó selectivamente el estado de los controles propuestos para los riesgos identificados por Control Interno en la vigencia anterior.

Seguimiento cuatrimestral a los riesgos de corrupción detectados por los responsables de cada uno de los procesos.

3. ACOMPAÑAMIENTO Y ASESORÍA

Asistencia en calidad de invitado a sesiones del comité de dirección y reuniones del Comité del Sistema Integrado de Gestión y Control Interno.

Asistencia permanente en calidad de invitado a los comités de conciliación.

En comité de dirección se estableció un procedimiento interno para suscribir compromisos de los directivos, los cuales eran verificados por el Asesor de Control Interno y reportados en el siguiente Comité.

Con ocasión a la auditoría regular practicada a la vigencia 2015 por parte de la Contraloría de Bogotá D.C., el área de Control Interno acompañó y asesoró a la entidad para la consolidación de las acciones que adelanta la Secretaría con el fin de subsanar o corregir las situaciones incluidas en el informe definitivo de auditoría, así como también tramitar la publicación del plan de mejoramiento a suscribir con dicho ente de control a través del sistema de vigilancia y control fiscal – SIVICOF. Así mismo durante la vigencia 2016 se realizó el seguimiento a las acciones del plan de mejoramiento suscrito con la contraloría distrital.

4. EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO

En cumplimiento del programa de auditorías aprobado por el Comité del Sistema de Gestión de Calidad y Control Interno, en la sesión celebrada el 15 de abril de 2013, se realizaron las siguientes auditorías de gestión:

Auditorias de Gestión

Se auditaron los procesos de : Sistema de Control Interno, Proceso Gestión Financiera – Causación y Estados Contables, revisión actualización SIDEAP (Sistema de información Distrital del Empleo y la Administración Pública), Peticiones Quejas y Reclamos, Procedimiento de Contratación, Proceso de participación ciudadana y control social, Manejo y protección de bienes , Manejo y protección de documentos y Austeridad en el Gasto.

A continuación se relacionan algunas de las observaciones realizadas por control interno las cuales están todas incluidas en la herramienta de la mejora:

Atención al Ciudadano

Se evidenció que el formato en que se vienen aplicando las encuestas no corresponde a la última versión, por lo que solicita en adelante aplicar las versiones actualizadas, para los formatos “Encuestas desatisfacción, y Planilla de Asistencia punto de atención al ciudadano”.

Durante el año no se evidencia solicitud de la medición al Observatorio de Culturas, donde se incluya el número de personas atendidas, horario más frecuente, comparativo para establecer los meses de mayor atención al público, temas globales de preguntas frecuentes, etc..

Con respecto al primer trimestre del año 2016, no se tienen evidencias de mecanismos de despliegle al cliente interno, sobre las funciones y competencias del Defensor del Ciudadano.

En atención a la Resolución No. 297 de 2016, se debe actualizar en la página web el nombre del defensor al ciudadano y el correo electrónico.

Se evidenció que el Derecho de Petición radicado bajó el número 20167100029292, no se registró en el SDQS, en razón a que no fue remitido a la Subsecretaria.

Se observa que los indicadores son remitidos mes vencido a la Dirección de Planeación, no obstante a la fecha del presente informe solo están publicados los correspondientes a los meses de enero y febrero de 2016.

En el primer semestre del año 2016, no se evidencia la asistencia del funcionario encargado del proceso de atención al usuario a las reuniones, actividades o eventos programados por la Delegada para la Atención de Quejas y Reclamos de la Veeduría Distrital.

Gestión Financiera -Causación y Estados contables

Durante el desarrollo de la auditoría el equipo de control interno detecto que la información relacionada con las transacciones del reembolso No.1 de la Caja Menor de la entidad, es registrada de manera inoportuna toda vez que se evidenció que los gastos correspondientes a los meses de marzo y abril, fueron registrados hasta el mes de mayo de 2016. De igual manera el equipo de control interno detecto que la misma situación se presenta en el reembolso No. 2 de Caja Menor donde hasta el mes de agosto se registraron gastos correspondientes a los mes de mayo, junio, julio, y en el reembolso de Caja Menor No 03, el cual contiene gastos del mes de agosto, septiembre, octubre y noviembre que a la fecha no se han registrado.

En revisión efectuada a los registros de egresos de almacén del periodo evaluado se evidenció que los retiros por pérdida o baja de bienes no detallan si se efectúan por pérdida o baja de bienes, ya que el tratamiento contable para caso es diferente. Así mismo se detectó que los documentos de egreso elaborados en el período correspondiente por el área de almacén, son contabilizados en periodos posteriores a su elaboración inicial.

En desarrollo de la auditoria realizada en los periodos objetos de evaluación, el equipo de control interno detectó que la entidad no viene efectuado la publicación mensual de los Estados Financieros de la SCRD.

Verificando la labor de consulta de los libros auxiliares de las cuentas de gastos en el aplicativo LIMAY, se evidenció que se generan reportes de gastos ordenados primero por el número de identificación de los terceros y luego por centro de costo.

En la revisión a la certificación de cumplimiento correspondiente al gasto de arrendamiento se evidencia que estos valores reportados, no se encuentran causados de la misma manera como lo informa el supervisor del contrato (código centro de costo y valor). Se entiende que los registros contables van en concordancia con lo que refleja la certificación de cumplimiento. De igual manera revisando las facturas de arrendamiento expedidas por la Sociedad Nacional de la Cruz Roja se evidencia que se encuentra discriminado los valores de arrendamiento y servicios públicos, sin embargo los registros de gastos de este tercero solo son registrados como arrendamientos, sin tener en cuenta que dentro de la factura se encuentra la discriminación de gastos de servicios públicos.

Realizando la verificación del gasto por arrendamiento registrado en el mes de septiembre de 2016, se evidenció que este se contabilizó por el centro de costo 7400, lo que difiere del centro de costo

que debe afectar según la certificación de cumplimiento expedida por el supervisor del contrato.

Durante el desarrollo de la auditoría se evidenció que los gastos registrados en el mes de septiembre de 2016 en la cuenta de 511125 (Seguros Generales), corresponden según su descripción al periodo de agosto de 2016.

El equipo auditor realizó una verificación de los registros de gastos de la cuenta de Combustibles y Lubricantes evidenciado que el valor registrado en el mes de septiembre por valor de $ 83.638, corresponde a la factura de venta No. 9017568298 expedida el 25 de julio de 2016 por la Organización Terpel S.A, corroborando así que dos meses después de emitida la factura por parte del prestador del bien o servicio, es registrada en la contabilidad de la SCRD

Auditoria SIDEAP

Hallazgo Grupo Interno de Recursos Humanos

En la visita realizada al Grupo Interno de Recursos Humanos se pudo constatar que para el ingreso de nuevos servidores públicos a la entidad, no se tiene como requisito previo el cargue de la hoja de vida y la declaración de bienes y rentas en el SIDEAP.

Con base en el directorio de funcionarios de la entidad y la base de datos de contratistas de prestación de servicios, se analizó una muestra para verificar el el cargue y actualización de las hojas de vida y declaración de bienes y rentas así: 1 del nivel asesor, 2 profesionales de la planta permanente, 2 profesionales de la planta de empleos de carácter temporal, 2 del nivel asistencial. Con este ejercicio, se pudo constatar que no todos los funcionarios tienen actualizada su hoja de vida en el sistema de información SIDEAP.

Igualmente, frente a la declaración de bienes y rentas, se evidenció que los formatos aportados por los funcionarios para su posesión, no son los que expide el SIDEAP por lo que dicha información no está siendo cargada en este sistema.

Si bien los funcionarios están diligenciando un formato de declaración de bienes y rentas al momento de la posesión, se pudo evidenciar que no lo están haciendo en el SIDEAP, lo cual está generando una distorsión entre la información que reposa en la hoja de vida física de cada funcionario y la que se tiene en el sistema de información SIDEAP.

Mediante radicado Orfeo 20162000048913 del 23 de marzo de 2016 la Dirección de Gestión Corporativa requiere a los funcionarios de la SCRD para que actualicen el formulario único de la declaración de bienes y rentas a más tardar el 31 de marzo del año en curso pero no se indica que es a través del sistema de información SIDEAP a través del cual se debe realizar el cargue de esta información.

Falta implementar mecanismos de control que permitan verificar y garantizar el cargue de la hoja de vida y declaración de bienes y rentas en el SIDEAP.

Hallazgo Oficina Jurídica

En la vista realizada a la Oficina Jurídica para verificar el cumplimiento de la obligación frente a los contratos de prestación de servicios, se informó por parte de la dra Martha Reyes que no se está exigiendo el cargue y actualización de las hojas de vida y declaración de bienes y rentas por parte de

los contratistas en el SIDEAP al momento de la firma del contrato ni posteriormente durante la ejecución del mismo.

Hallazgo Grupo Interno de Recursos Humanos

Los usuarios y contraseñas para los nuevos funcionarios de la entidad no se están solicitando ante el SIDEAP de manera previa a la posesión del cargo de cada funcionario.

Con relación a la la planta de temporal nombrada mediante Resolución 508 del 29 de julio de 2016, en diálogo con Pablo Rojas del Grupo de Recursos Humanos se informa que aún no se solicita ante el Departamento Administrativo de Servicio Civil Distrital la creación de los nuevos usuarios para los funcionarios, ni se les solicitó a ellos la actualización de las hojas de vida y declaración de bienes y rentas en el SIDEAP para los casos en que ya cuenten con usuario creado en el sistema.

Mediante memorando de radicado Orfeo 20167300034813 del 29 de febrero de 2016, la Dirección de Gestión Corporativa solicitó a los funcionarios y contratistas actualizar su hoja de vida en el SIDEAP para lo cual concedió como plazo hasta el 15 de marzo del año en curso sin que a la fecha se haya dado cumplimiento a la misma.

Auditorias Internas al SIG.

La entidad cuenta con un equipo de auditores de calidad cuya formación asumió la entidad en beneficio de funcionarios de planta, control Interno convocó a reuniones de actualización y coordinación en las que se definieron los criterios para definir las auditorías internas, previas a la auditoria externa, las fechas propuestas para llevar a cabo las auditorías de calidad y las capacitaciones programadas para los auditores de calidad.

Se realizo la coordinación y acompañamiento a los siguientes procesos de auditoria interna al SIG y como resultado se detalla el siguiente cuadro :

En ocasión a la reunión de comité de control interno realizada en el mes de octubre de 2016, se llevó a cabo la presentación de los resultados de las auditorías de calidad, así mismo se realizó un comparativo de las observaciones detectas desde la vigencia 2012 hasta la vigencia 2016. Por último el equipo de control interno estableció en el informe donde se presentaron los incumplimientos más reiterativos de los numerales de las normas de calidad NTGP :1000. Dicha reunión contó con la participación en calidad de invitados con los auditores internos líderes y asistentes.

Seguimientos a la Directiva 007 de 2016

De conformidad con el Numeral 5 de la Directiva 007 de 2016, expedida por la Alcaldía Mayor de Bogotá, se remitió el informe de gestión y grado de avance en la implementación de la Normas Internacionales para el Sector Publico (NICSP), en concordancia con la Resolución 533 y el Instructivo 002 de 2015, expedidos por la Contaduría General de la Nación. El propósito de dichas normas es el de avanzar en materia de rendición de cuentas, transparencia y comparabilidad, fijando criterios comunes y uniformes a nivel nacional.

Frente al cumplimiento del lineamiento del numeral 1 de la directiva 007 de 2016, se corroboró que el representante legal de la entidad organizó un equipo de trabajo para adelantar las etapas de preparación obligatoria y aplicación del nuevo marco normativo para la entidades de gobierno mediante la Resolución 511 de 2016, la definió la conformación del equipo de trabajo así:

Auditoría / Actividad

Fecha Programada Seguimiento

Evidencias ObservacionesFecha de inicio

Auditor de calidad 15/08/16 19/09/16 Informe 31/12/18 20163000153783

Lucila Guerrero Auditor de calidad 15/08/16 19/09/16 Informe 31/12/18 20161000159193

Fabian Gonzalez Auditor de calidad 15/08/16 19/09/16 Informe 31/12/18 20161000162313

Auditor de calidad 15/08/16 19/09/16 Informe 31/12/18 20161100147953

Mauricio Ramos Auditor de calidad 15/08/16 19/09/16 Informe 31/12/18 20161000149593

Myriam Sosa Auditor de calidad 15/08/16 19/09/16 Informe 31/12/18 20161000162413

Auditor de calidad 15/08/16 19/09/16 Informe 31/12/18 20161000151103

Bibiana Quesada Auditor de calidad 15/08/16 19/09/16 Informe 31/12/18 20161000149003

Fabian Gonzalez Auditor de calidad 15/08/16 19/09/16 Informe 31/12/18 20161000146293

Auditor de calidad 15/08/16 19/09/16 Informe 31/12/18 20161000162323

Ayda Robinson Auditor de calidad 15/08/16 19/09/16 Informe 31/12/18 20162000140003

Constanza Reyes Auditor de calidad 15/08/16 19/09/16 Informe 31/12/18 20162000155723

Responsable o líder de la Auditoría

Equipo Auditor / responsable de la

actividad

Pord

ucto

s es

pera

dos

Fecha de terminación

Fecha en culmina la actividad

(DD/MM/AÑO)

Auditorías Internas a los ProcesosAuditoría de calidad al Proceso Política y D. estratégico

Juan Manuel Poveda

Informe definitivo radicado e incluidas las acciones de mejora en la herramienta de la mejora

Auditoría de calidad al Proceso Comunicaciones

Informe definitivo radicado, pendiente la inclusión de las acciones de mejora en la herramienta de la mejora

Auditoría de calidad al Proceso Gestión de TICs

Informe definitivo radicado, pendiente la inclusión de las acciones de mejora en la herramienta de la mejora

Auditoría de calidad al Proceso Gobernanza

Jacqueline Gonzalez

Informe definitivo radicado, pendiente la inclusión de las acciones de mejora en la herramienta de la mejora

Auditoría de calidad al Proceso Fomento

Informe definitivo radicado, pendiente la inclusión de las acciones de mejora en la herramienta de la mejora

Auditoría de calidad al Proceso Producción

Informe definitivo radicado, pendiente la inclusión de las acciones de mejora en la herramienta de la mejora

Auditoría de calidad al Proceso Organización

Clara Ines Posada

Informe definitivo radicado, pendiente la inclusión de las acciones de mejora en la herramienta de la mejora

Auditoría de calidad al Proceso Gestión Jurídica

Informe definitivo radicado, pendiente la inclusión de las acciones de mejora en la herramienta de la mejora

Auditoría de calidad al Proceso Gestión Financiera

Informe definitivo radicado e incluidas las acciones de mejora en la herramienta de la mejora

Auditoría de calidad al Proceso Gestión Recursos Físicos y serv. Generales

Noralba Martinez

Informe definitivo radicado, pendiente la inclusión de las acciones de mejora en la herramienta de la mejora

Auditoría de calidad al Proceso Gestión documental

Informe definitivo radicado, pendiente la inclusión de las acciones de mejora en la herramienta de la mejora

Auditoría de calidad al Proceso Atención al ciudadano

Informe definitivo radicado, pendiente la inclusión de las acciones de mejora en la herramienta de la mejora

Coordinador del Grupo Interno de Recursos Financieros. Coordinador del Grupo Interno de Recursos Físicos. Coordinador del Grupo Interno de Recursos Humanos. Coordinador del Grupo Interno de Sistemas. Almacenista General. Jefe Oficina Asesora Jurídica. Asesor del Despacho Código 105 Grado 01 con Funciones de Contador o quien haga sus

veces de Contador de la Entidad. Asesor de Control Interno en calidad de invitado permanente, quien participará con vos pero

sin voto.

De igual manera el Director de Gestión Corporativa de la entidad dirigirá y coordinará el equipo de trabajo conformado y realizará el seguimiento a las estrategias y acciones que en este se adelanten para la convergencia a las nuevas normas de regulación contable.

Se designó al Coordinador de Grupo Interno de Recursos Financieros, para citar y presidir las reuniones del equipo de trabajo y el Asesor del Despacho Código 105 Grado 01 con Funciones de Contador o quien haga sus veces de Contador de la Entidad, ejercerá la Secretaria Técnica y llevará un registro de las reuniones a través de actas, que serán firmadas por firmadas por todos los integrantes del equipo de trabajo. Así mismo la Resolución estable que dicho equipo de trabajo sesionará ordinariamente una vez al mes y extraordinariamente cuando se requiera, podrán deliberar y decidir con la asistencia de la mitad mas uno de sus integrantes y sus decisiones se adoptarán por mayoría simple.

En lo que refiere al Lineamiento No. 2, la entidad designó un alto funcionario para la coordinación del equipo de trabajo, a través de la Resolución 511 de 2016 quien nombro en cabeza de esta implementación a la Directora de Gestión Corporativa.

Para el cumplimiento del Lineamiento No. 3, se definió un Plan de Acción de Preparación para la Implementación del Nuevo Marco Normativo Contable, aplicable a la SCRD, dicho Plan de Acción contempla tres Etapas Planeación, Diagnostico y Ejecución, las cuales cuentan con los siguientes componentes: Objetivos Estratégicos, Objetivos Específicos, Actividades – Estrategias, Responsables, Indicadores, productos, fechas de inicio y finalización. De igual manera el Plan de Acción contempla un seguimiento a los objetivos estratégicos y un porcentaje de grado de cumplimiento, así como un cronograma semanal para el desarrollo de cada una de las etapas.

En el seguimiento realizado al Lineamiento No.4, se contemplo que la entidad ha realizado todos los esfuerzos para garantizar los recursos técnicos, humanos y financieros necesarios en este proceso de implementación del nuevo marco normativo contable, para lo cual realizó la siguiente contratación de personal:

Un profesional (ingeniero) para efectuar las actividades relacionadas con el ajuste de los aplicativos (LIMAY, OPGET, SAE -SAI).

Un profesional (ingeniero) para efectuar las actividades relacionadas con el ajuste del aplicativo (PERNO).

Un profesional para prestar los servicios profesionales especializados para la implementación de las nuevas Normas de Información Financiera – NIF.

Un profesional para prestar los servicios profesionales especializados para el apoyo interno a

los procesos de convergencia de la SCRD a las nuevas Normas de Información Financiera – NIF.

Un profesional para prestar los servicios profesionales para apoyar el desarrollo del proceso de convergencia de la SCRD a las nuevas Normas de Información Financiera – NIF.

Un profesional para prestar servicios profesionales para la valoración de inventarios para el proceso de convergencia de la SCRD a las nuevas Normas de Información Financiera – NIF.

Un profesional para prestar servicios profesionales en la SCRD para la identificación y clasificación de inventarios para el proceso de convergencia de la SCRD a las nuevas Normas de Información Financiera – NIF.

En cumplimiento del lineamiento No. 5, el equipo de control interno presenta el informe de seguimiento a la implementación de las nuevas normas de información financiera y nuevo marco normativo de regulación contable, de conformidad con cada uno de los lineamientos establecidos en la Directiva 007 de 2016, expedida por la Alcaldía Mayor de Bogotá.

Frente al lineamiento No.6, el equipo de control interno evidenció al corte del mes de diciembre de 2017 que se realizaron reuniones y mesas de trabajo con diferentes áreas de la entidad, como soporte de estas actividades el Grupo Interno de Recursos Financieros posee el expediente virtual 201672003808300002E, donde se encuentran diferentes documentos asociados a la Convergencia de las NIIF.

De conformidad con el Plan de acción aprobado para la implementación del nuevo marco normativo contable, se destacan por parte del área contable los siguientes avances:

Las etapas de planeación y diagnostico establecidas desde el plan de acción fueron cumplidas en un 100% al termino de la vigencia 2016. Para la etapa de ejecución se evidencia avances al corte del 31 de diciembre de 2017, detallados así:

Depuración cuenta 14 (Deudores)

Actividades: a) Identificación de los deudores a favor de la entidad. b) Eliminación de los deudores que se identifiquen como no recuperables. c) Evaluar si existe evidencia de deterioro para los deudores identificados como reales y derechos exigibles. d) Documentar los ajustes realizados en al cuenta deudores.

Depuración cuenta 17 (Bienes de Uso Público, Históricos y Culturales)

Actividades: a) Solicitar al área de almacén el detalle de los bienes que se clasificaron en la cuenta 1715. b) Identificar si los bienes clasificados dentro de este rubro, poseen los actos administrativos que los declare como como históricos y culturales. c) Reclasificar a propiedad planta y equipo aquellos bienes que no posean acto administrativo que los declare como históricos y culturales, siempre y cuando se cumplan con las condiciones establecidas para ser clasificados en estas cuentas. d) Clasificar los bienes históricos y culturales de acuerdo a su naturaleza, como lo son las obra de arte, piezas de museo,etc.. e) Documentar los análisis realizados para la clasificación de los bienes históricos y culturales.

Depuración de la Cuenta 1905 (Gastos Pagados por Anticipado)

Actividades: a) Verificar cada uno de los saldos de los gastos pagados por anticipado con los cuadros

de amortización realizados por el área contable. b) Realizar la depuración a que haya lugar para los gastos pagados por anticipado dependiendo del resultado del análisis con los cuadros de amortización. c) Documentar los análisis realizados para la clasificación de los gastos pagados por anticipado.

Depuración de la Cuenta 1920 y 1925 (Bienes Entregados a Terceros) Actividades: a) Verificar el saldo de las cuentas que componen el contrato de concesión de Bibliotecas públicas, así como de todos los recursos entregados en administración por parte de la entidad. b) Realizar depuración y análisis de cada uno de los saldos entregados. c) Documentar los análisis efectuados, así como el proceso de depuración de saldos de los recursos entregados en administración.

Depuración de la Cuenta 1970 y 1975 ( Intangibles)

Actividades: a) Identificación de los activos intangibles que se van a mantener en esta cuenta. b) Solicitar al coordinador del Grupo Interno de Sistemas una relación detallada de las licencias y software indicando nombre, fecha de adquisición, valor y vida útil con el fin de ser reconocidos bajo el nuevo marco normativo contable. c) Realizar la depuración respectiva a los intangibles que posee la entidad dependiendo la información suministrada por el Grupo Interno de Sistemas. d) Documentar el análisis realizado a los intangibles que posee la entidad.

Depuración de la Cuenta 24 (Cuentas por Pagar)

Actividades: a) Identificar las cuentas por pagar exigibles que posee la entidad, a su vez detallarlas por tercero. b) Documentar el análisis efectuado a esta depuración.

Depuración de la Cuenta 25 y 27 (Beneficios a los Empleados)

Actividades: a) Identificar que las cuentas por pagar a empleados correspondan con los reportes que genera Talento Humano. b) Documentar el análisis realizado. c) Solicitar a Recursos Humanos el reporte de funcionarios de carrera, funcionarios provisionales con el cargo de asesor, con el fin de efectuar los cálculos del beneficio por permancia.

Depuración de la Cuenta 3105 (Capital Fiscal)

Actividades: a) Identificar los movimientos realizados en la cuenta de Capital Fiscal. b) Realizar los ajustes a los movimientos que se hayan registrado de manera equivocada. c) Documentar el análisis realizado a dicha cuenta y a los ajustes realizados en el proceso de depuración.

Conclusiones: Para las actividades realizadas en el proceso de identificación, clasificación, incorporación y depuración de las cuentas contables que posee la entidad al cierre de la vigencia 2016, se establece que las mismas presentan un grado de cumplimiento cercano al 98%, por lo que se resalta que la entidad viene realizando un seguimiento adecuado a las actividades planteadas desde el Plan de Acción para la Implementación de Nuevo Marco Normativo Contable, así mismo la entidad realizó durante los últimos tres meses, reuniones con diferentes dependencia las cuales proveen información al área de contabilidad de la entidad, a fin de mostrar el manejo e impacto de las Normas Internacionales de Contabilidad y la participación para la construcción de políticas contables.

Otros aspectos realizados en la etapa de ejecución del proceso de implementación de las normas internacionales se presentan a continuación:

Realización de Inventarios de Activos Físicos y Valorarlos

Adelantar la realización de una prueba piloto para la toma de inventarios con la Biblioteca Carlos E. Restrepo.

Adelantar la realización de una prueba piloto para la toma de inventarios con la Biblioteca Virgilio Barco.

Realizar Toma Física de inventarios según el cronograma establecido Desarrollar una Plantilla de Inventarios y alimentar el sistema de información.

Seguimiento a estas actividades: El área de almacén realizó al cierre de la vigencia 2016, el levantamiento del inventario físico a todas las bibliotecas públicas ubicadas en las diferentes localidades del distrito capital, así mismo se adelantó la toma física de inventarios de propiedad planta y equipo en todas las sedes de la SCRD. Por último se alimentaron las matrices diseñadas por la SHD, para la identificación de cada uno de los bienes a cargo de la entidad, con su número de placa, descripción del bien, valor histórico, valor estimado y vida útil estimada

Determinación del valor por el cual se van a reconocer los beneficios a empleados a largo plazo

Establecer los funcionarios sobre los cuales se va a realizar el cálculo por prima por permanencia.

Suministrar a la persona encargada del área de sistemas para el desarrollo y mantenimiento del aplicativo PERNO, los requerimientos puntuales que se deben cumplir para la realización del cálculo de la prima por permanencia.

Documentar el ajuste realizado para el cálculo de la prima por permanencia.Con base en la información que se encuentra en el aplicativo PERNO, establecer el ajuste contable correspondiente a la prima por permanencia.

Seguimiento a estas actividades: El área de Talento Humano identificó los funcionarios que cumplen los requerimientos para acceder a la prima de permanencia, a fin de establecer el cálculo del valor total de la prima al final de la vigencia 2016. De otra parte se suministraron los datos a tener en cuenta en el aplicativo PERNO, con el objetivo de que el mismo tomara los parámetros para calcular automáticamente el valor de dicha prima al final de la vigencia, se realizaron las pruebas a este proceso arrojando un resultado exitoso. Revisar y/o definir las políticas contables y administrativas aplicables a la SCRD

Realizar el modelo de políticas contables con la normatividad aplicable a la entidad. Armonización de la política de las cuentas por cobrar. Armonización de la política de propiedad, planta y equipo. Armonización de la política de otros activos. Armonización de la política de las cuentas por pagar. Armonización de la política de los beneficios a empleados. Armonización de la política de ingresos.

Seguimiento a estas actividades: El área de contabilidad realizó varias mesas de trabajos con las diferentes áreas de la entidad, con el fin de consolidar un documento final que agrupe todas las políticas de la entidad en un solo documento, producto de estas jornadas se estableció un documento de políticas contables bajo el nuevo marco normativo contable y cuya versión actual es la v3, cabe anotar que este documento se encuentra en el expediente virtual 201672003808300002E, que pertenece a la TRD del Grupo Interno de Recursos Financieros. Por ultimo en estas actividades se alcanza un grado de cumplimiento del 88% al cierre de la vigencia 2016.

Adecuar los sistemas informativos de acuerdo con las necesidades identificadas en la fase de diagnóstico

Realizar la homologación de cuentas. Elaborar el plan de cuentas en el aplicativo LIMAY (Contabilidad). Definición de cuentas contables y conceptos de catálogos de cuentas en el aplicativo SAE

SAI. (Almacén). Definición de cuentas contables y conceptos de catálogos de cuentas en el aplicativo PERNO.

(Personal y Nómina). Definición de cuentas contables y conceptos de catálogos de cuentas en el aplicativo LIMAY.

(Contabilidad). Parametrizar el Aplicativo LIMAY. Adecuar los sistemas de información (LIMAY- SAI SAE- PERNO).

Seguimiento a estas actividades: Al cierre de la vigencia 2016, el área de contabilidad ha revisado la homologación de unas cuentas contables bajo el nuevo marco normativo contable, sin embargo por el cambio en la fecha de aplicación de la NICSP por parte de la CGN, se hace necesario revisar cualquier cambio en las cuentas del nuevo marco normativo contable, antes de aplicarlas a los saldos iniciales del 01 de enero de 2018. De igual manera se trabajó desde el área de contabilidad junto con el área de sistemas para la realización de ajustes a los aplicativos con el fin de que entren a operar bajo el nuevo marco normativo contable, sin embargo se sigue trabajando en los aplicativos para la realización de pruebas en ocasión a los cambios surtidos para su aplicación por parte de la CGN.

Aprobar y documentar los procesos, políticas y ajustes realizados

Seguimiento a estas actividades: El área de contabilidad realizó varias mesas de trabajos con las diferentes áreas de la entidad, con el fin de consolidar un documento final que agrupe todas las políticas de la entidad en un solo documento, producto de estas jornadas se estableció un documento de políticas contables bajo el nuevo marco normativo contable y cuya versión actual es la v3, cabe anotar que este documento se encuentra en el expediente virtual 201672003808300002E, que pertenece a la TRD del Grupo Interno de Recursos Financieros. Por ultimo en estas actividades se alcanza un grado de cumplimiento del 88% al cierre de la vigencia 2016.

Determinar los saldos iniciales bajo el nuevo marco normativo

Seguimiento a estas actividades: Al cierre de la vigencia 2016, el área de contabilidad ha revisado la homologación las cuentas contables bajo el nuevo marco normativo contable, sin embargo por el cambio en la fecha de aplicación de la NICSP por parte de la CGN, (enero 01 de 2018) se informa que esta actividad no fue realizada, por lo que su avance corresponde al 0%.

Generar y analizar los nuevos Estados Financieros

Seguimiento a estas actividades: Al cierre de la vigencia 2016, el área de contabilidad reportó la información de Estados Financieros de la entidad bajo la aplicación del régimen de contabilidad pública establecido en la Resolución 354 de 2007, lo anterior por el cambio en la fecha de aplicación de la NICSP por parte de la CGN, (enero 01 de 2018), razón por la cual se informa que esta actividad no fue realizada y su avance corresponde al 0%.

Informes de Austeridad del Gasto:

Se efectuaron durante al vigencia 2016 los informes trimestrales de austeridad del gasto de conformidad con la normatividad vigente, donde a continuación se presentan los siguientes aspectos más relevantes:

Los gastos relacionados en los reportes entregados por el área de contabilidad no representan un aumento significativo en el periodo objeto de la evaluación (Segundo Trimestre de 2015 – 2016), toda vez que alcanza un porcentaje de crecimiento solo del 0,17%.

Se evidencia que los registros contables correspondientes a los gastos generados en cada uno de los meses presentan diferencias con los reportes de facturas de gastos allegadas por el supervisor del contrato e incluidas en las carpetas virtuales, esta situación se genera por la no uniformidad de los registros por parte del área contable.

Se observa que para la construcción de los porteriores informes de auteridad del gasto, es necesario contar con la información registrada en la ejecución mensual del presupuesto de la entidad, ya que allí se reflejan los comportamientos mensuales de los rubros de gastos de funcionamiento e inversión. A su vez solo considerar el uso de información de los reportes de gastos generados por el área de contabilidad una vez se evidencien políticas de operación encaminadas a regular el registro de cada uno de los gastos mensuales por cada concepto o cuenta.

Durante el periodo objeto de la evaluación se observó que los gastos de funcionamiento generaron un aumento solo del 3.82%, producto de los incrementos generados por gastos de nómina y gastos asociados a la nómina, cabe resaltar que en los que refiere a gastos personales indirectos se obtuvo una disminución de 46.90% que equivale a $160.031.203. Para los gastos generales de funcionamiento la secretaria obtuvo un ahorro del 18.76% que equivale a $322.513.165.

Frente a los gastos generados por la administración de personal del periodo objeto de la evaluación, nos permitimos informar que durante los meses de septiembre – noviembre de 2016, la entidad adelanto los procesos de vinculación para 14 funcionarios los cuales fueron vinculados a través de la planta temporal.

En relación a los gastos de personal se presentaron ahorros en Horas Extras Dominicales, Festivos y Recargos, donde se alcanzó una disminución de 32.14%, que equivale a $8.112.085, el anterior comportamiento se presentó en razón a que se presentaron vacancias para aquellos cargos de auxiliar administrativo, los cuales por Resolución expedida por la entidad, son los que pueden acceder al reconocimiento de Horas Extras. De igual manera se presentó una disminución del 1.90% en los gastos por Reconocimiento por Permanencia en el Servicio Público equivalente a $1.144.119.

Para los gastos de dotación durante el periodo objeto de evaluación, se evidenció un a ahorro del 18.51% que equivale a $362.087, lo anterior obedece a que se presentaron vacancias para aquellos cargos de auxiliar administrativo, los cuales pueden acceder al reconocimiento de las dotaciones.

Efectuando una revisión y análisis a los gastos por computador se evidenció un ahorro del 40.32% que equivale a $25.489.362, lo anterior obedece a que no se suscribieron contratos de suministro para la normal operación de los equipos de cómputo, de igual manera no se efectúo contratación para el mantenimiento preventivo de equipos de cómputo y demás aparatos electrónicos. Por último se evidenció en el mes de mayo de 2016 un traslado presupuestal de este gasto con el fin de cubrir recursos para la planta temporal.

Revisando el comportamiento del gasto de combustible durante el periodo evaluado se estableció que su aumento del 100% obedece a que hasta el segundo semestre de 2016 se suscribió el contrato de suministro de combustible, que comparado con el año 2015 existió un ahorro porque el área de almacén contaba con vales desde la administración anterior.

Durante el periodo objeto de evaluación se evidenció que a la fecha de noviembre de 2016, solo se efectúo un gasto de viaje realizado por la Secretaria de Despacho de la SCRD, en el mes de mayo de 2016, razón por la cual se presenta un ahorro con respecto al año 2015 equivalente al 97.82%.

Durante el periodo objeto de evaluación se presentó un aumento de 42.26%, en razón a que durante la vigencia 2016 se realizó contrato de transporte, el cual incluye arrendamiento de vehículos, combustible, mantenimiento y salario de conductores. Dicho contrato se suscribió en razón a las necesidades propias de la entidad.

Realizando revisión al gasto de mantenimiento y reparaciones durante el periodo evaluado, se evidenció un ahorro del 46.12%, que equivale a $318.740.425, este comportamiento obedece a que hasta el mes de noviembre se suscribió el contrato de obra para las adecuaciones, mantenimiento y reparaciones de las sedes a cargo de la SCRD.

Informes de Ley y seguimientos:

Durante la vigencia 2016, el área de control interno presentó oportunamente todos los informes de ley que por su competencia son de estricto cumplimiento, se resaltan los siguientes: Informes pormenorizados del estado de control interno, informe seguimiento a las PQRS, Informes de seguimiento del Decreto 371 de 2010 (Contratación, Atención al ciudadano, Participación ciudadana, control interno), informe de SIDAG (Dirigido a la Alcaldía Mayor), Informes de seguimiento al plan anticorrupción y riesgos de corrupción, informe de gestión por dependencias, informe de rendición de cuentas, informe de control interno contable (análisis cualitativo y cuantitativo), informe ejecutivo anual, informe de derechos de autor, etc. A su vez se realizó seguimiento a las actividades planteadas en el comité de conciliación y daño antijurídico, ya que para algunas de las acciones se exigió mediante acta del comité el compromisos de verificación por parte del área de control interno.

5. FOMENTAR LA CULTURA DEL CONTROL

Se divulgaron como noticias y se dejaron las publicaciones de 3 boletines de Control Interno en la intranet, en el link de Control Interno:

Boletín 1 : Fundamentos de Control Interno

Se explica la contextualización del concepto como uno de los 3 fundamentos del Control Interno (autoregulación, autogestión y autocontrol), el boletín muestra gráficamente las características del autocontrol , como se expresa en la entidad y que valores lo representan.

Boletín 2 : Ciclo PHVA, Se ilustran las acciones de cada etapa del ciclo PHVA, Planear, Hacer, Verificar y Actuar.

Boletín 3 : Evaluación del Desempeño Laboral, con motivo de la próxima entrada en vigencia del acuerdo 565 de 2016 de la CNSC, del nuevo modelo tipo de evaluación laboral de los empleados de carrera administrativa, se trataron las principales diferencias con respecto al modelo anterior y se hizo énfasis en el papel de la Oficina de Control Interno.

Documentos adjuntos.

Toda la información pertinente al presente informe de gestión, esta debidamente registrada en la herramienta de gestión documental ORFEO, la cual permite acceder a los resultados, logros, estrategias y actividades realizadas, durante esta vigencia por la dependencia de Control Interno.

Cordialmente,

MAURICIO RAMOS GORDILLOASESOR CONTROL INTERNO