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(SECRETARIA DISTRITAL DE AMBIENTE Folios: 26. Anexos: No. Radicación #: 20151E89268 Proc #: 3098833 Fecha: 2015-05-25 10:05 Tercero: 899999061-9 SDASECRETARIA DISTRITAL DE AMBIENTE Dep Radicadora OFICINA DE CONTROL INTERNOCIase Doc: Interno Tipo Doc: Memorando Conse .

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ALCALDÍA MAYOR DEBOGOTÁD.C.

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MEMORANDO

PARA: MIGUEL ÁNGEL JULIO Jefe Oficina de Participación, Educación y Localidades — OPEL SANDRA JOHANNA VARA DELGADO Subdirectora Contractual ANGEL FLOREZ VENEGAS Director de Gestión Corporativa

DE: LILIAN RODRIGUEZ CARVAJAL Jefe Oficina de Control Interno.

ASUNTO: Comunicación. Informe definitivo de auditoría interna a Participación, Educación y Localidades de la Secretaría Distrital de Ambiente y respuesta a objeciones

De manera atenta remito el informe definitivo de la auditoría interna a Participación, Educación y Localidades de la Secretaria Distrital de Ambiente, teniendo en cuenta que la Subdirectora Contractual presentó objeciones con el radicado 20151E82568 del 2015.05.13, al informe preliminar oficializado mediante el radicado 20151E76241 del 2015.05.06.

El Jefe de la Oficina de Participación, Educación y Localidades y el Director de Gestión Corporativa no presentaron objeciones al informe preliminar.

En el plazo de cinco (5) días hábiles contados a partir del recibo deben realizar el análisis de causas y las acciones a realizar respecto de todas y cada una de las observaciones e incluirlo en el Plan de Mejoramiento en el aplicativo 'SOLUCIÓN y conforme al procedimiento 126PE01-PRO5.

A continuación se da respuesta a las objeciones del tema contractual presentadas por la Subdirectora Contractual, así:

1. La Subdirectora Contractual respecto de las observaciones sobre documentos que no están firmados por el competente o que no están diligenciados todos los datos exigidos en los formatos, informó que efectivamente los documentos del tema contractual señalados en el citado informe no fueron diligenciados en su totalidad y remitió el correspondiente plan de mejoramiento, para nuestra revisión.

P19,9,10 Secretaria Distrital de Ambiente Av. Caracas N' 54-38 PBX: 3778899 / Fax: 3778930 www.ambientebogota.gov.co Bogotá. D.C. Colombia

ALCALINA MAYOR DE BOGOTÁ D.C.

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Respuesta Oficina de Control Interno. En el mencionado plan de mejoramiento se encontró que:

a. No se incluye un análisis de causas de la observación incluida sobre "Documentos no diligenciados en su totalidad", razón por la cual se recomienda incluir en el aplicativo 'solución.

b. Se incluyen dos acciones, pero no se incluye una acción de competencia de la Subdirección Contractual, que se debe dar previamente a la firma del contrato, la cual se incluyó en el informe preliminar de la auditoria del asunto y por tanto se recomienda incluir, por eje. : "Verificar antes de la firma de/contrato que todos los documentos estén firmador por los competentes y estén diligenciados todos los datos exigidos en los formatos".

Por lo anterior, se confirman las observaciones y recomendaciones al respecto.

2. La Subdirectora Contractual respecto a la observación atinente a que en "la carpeta del contrato no están archivados los informes mensuales de actividades" informó en resumen:

• El trámite para el pago en la Subdirección Financiera previo a la inclusión de los documentos en la carpeta del contrato. El procedimiento 126PA02-PR27 denominado "Trámite de Pagos" señala que "La Subdirección Financiera enviará las Órdenes de Pago a la Subdirección Contractual así: los pagos efectuados del 1 al 15 del mes se enviarán el día 20 y los pagos efectuados del 16 al 30 se enviarán el día 5 del mes siguiente".

• En ocasiones los contratistas presentan para su respectivo pago dos cuentas y por tal motivo no reposan en la carpeta contractual.

• Los pagos de los 12 contratos revisados fueron realizados entre el 8 y 23 de abril del año en curso y que los citados contratos se encontraban prestados a la auditora desde el 13 de abril. No habían sido archivados en las carpetas contractuales debido a que la Subdirección Financiera se encontraba realizando el trámite pertinente para los pagos o las carpetas contractuales no habían sido devueltas a la Subdirección Contractual.

Respuesta Oficina de Control Interno: Conforme consta en las cláusulas de todos y cada uno de los contratos de prestación de servicios evaluados, esta entidad se comprometió a pagar el valor del contrato en mensualidades vencidas, previa programación del PAC y la entrega del informe de actividades mensual debidamente

Secretoria Disaltal do Ambiente Av. Caracas N' 54-38 PBX: 3778899 I Fax: 3778930 www.amblontebogota.gov.co Bogotá, D.C. Colombia

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firmado por el contratista y aprobado por el supervisor del contrato. Igualmente, tal como consta en las mencionadas cláusulas, se estableció como fecha de cortes para la presentación de informes de los contratistas el día 30 de cada mes, en consecuencia, el primer pago se efectuará por los servicios prestados entre la fecha del acta de iniciación y el día treinta (30) del mismo mes o del inmediatamente siguiente.

El PAC o Programa Anual Mensualizado de Caja es el instrumento mediante el cual se define el monto máximo mensual de fondos disponibles con el fin de cumplir con los compromisos adquiridos por la entidad.

El Literal "J" del artículo 27 del Decreto Distrital 109 de 2009 señala como función de la Subdirección Contractual: "Registrar, consolidar la información contractual y organizar el archivo documental de cada uno de los procesos contractuales que se adelanten, respondiendo por toda la documentación, soportes y anexos que lo integran de acuerdo a los lineamientos legales y distritales, en condiciones que garanticen la seguridad de la información".

No obstante y teniendo en cuenta que el procedimiento "Trámite de pagos" señala que la Subdirección Financiera remitirá el día 20 a la Subdirección Contractual los pagos efectuados del 1 al 15 del mes, y que a la auditora se le prestaron las carpetas auditadas desde el 13 de abril, se retira de la observación, los casos de contratos que no tienen archivados los informes de actividades del mes de marzo de 2015. No se retira la observación en su totalidad debido a que existen faltantes de meses anteriores y no se señaló el motivo por el cual en ocasiones los contratistas presentan para su respectivo pago dos cuentas, pese a que el pago es mensual.

• Por lo anterior, se ajusta la observación y se debe formular el correspondiente plan de mejoramiento.

A continuación me permito presentar el resultado de la mencionada auditoria, así:

INFORME DEFINITIVO DE LA AUDITORIA INTERNA

Dependencia o proceso auditado: Proceso de Participación, Educación y Localidades de la Secretaria Distrital de Ambiente.

Secretaria Distrital de Ambiente Av. Caracas N' 54-38 PBX: 3778099 / Fax: 3778930 www.ambientebogota.gov.co Bogotá, D.C. Colombia 111911,11


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Responsable del proceso o dependencia: Doctor: Miguel Ángel Julio. Jefe Oficina de Participación, Educación y Localidades.

1. 'OBJETO DE LA AUDITORIS Realizar una auditoría al Proceso de Participación, Educación y Localidades de la Secretaría Distrital de Ambiente.

2. 'ALCANCE DE LA AUDITORIA. La auditoría cubrió la revisión de una muestra aleatoria de la documentación del tema, de los años 2014 y 2015, en los siguientes procedimientos:

• Del proceso de Participación: "Participación en instancias, escenarios o espacios de participación", "Vinculación de procesos sociales territoriales en las dinámicas de participación ciudadana" y "Gestión de la Participación Ciudadana Digital".

• Del proceso de Educación: Desarrollo de estrategias de Educación Ambiental". "Elaboración y actualización del inventario de rutas, senderos o caminos para caminatas ecológicas" y "Promoción y Acompañamiento al desarrollo de caminatas ecológicas en el D.C.

3. DOCUMENTOS REVISADOS. Los documentos publicados en el aplicativo 'solución como las caracterizaciones y los procedimientos señalados en el punto anterior, de los procesos de Participación y Educación Ambiental. Igualmente, se revisaron aleatoriamente los documentos de algunos registros y actividades señaladas en los mencionados procedimientos.

4. DESARROLLO DE LA AUDITORIA (observaciones y justificaciones)

1. PROCESO DE PARTICIPACIÓN. Existen debilidades en la caracterización y procedimientos de este proceso, código 126PM01 - CP01, como se observa, en general, en el aplicativo 'solución, así:

1. No abren las normas o no se permite su lectura: Decreto 109 de 2009, Acuerdo 13 de 2000, Decreto 21 de 2011, Decreto 503 de 2011, Decreto 101 de 2010 y Acuerdo 257 de 2005, como se demuestra en el Anexo 1 de este informe.

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2. No se señala si la norma es del nivel Nacional o Distrital: Decreto 109 de 2009 (Distrital), Decreto 624 de 2007 (Distrital), Decreto 462 de 2008 (Distrital), Decreto 509 de 2009 (Distrital), Decreto 607 de 2011 (Distrital), Decreto 021 de 2011 (Distrital), Decreto 575 de 2011 (Distrital), Decreto 503 de 2011 (Distrital), dos registros de plan de acción, denominados "Plan de acción I" y "Plan de acción II", en los que está publicado el plan de acción de 2013 y no los de los años 2014 y 2015, como se demuestra en el Anexo 3 de este informe.

3. No incluye normas actualizadas:

• Decreto 509 de 2009 "Por el cual se adopta el Plan de Acción Cuatrienal Ambiental-PACA del Distrito Capital 2009 — 2012 y se dictan otras disposiciones", incluido en caracterización y en los procedimientos de "Participación en Instancias y Escenarios o Espacios de Participación" código 126PM01 -PRO5, "Vinculación de procesos sociales territoriales en las dinámicas de participación ciudadana" código 126PM01 -PRO6: Está derogado el artículo 1, por el artículo 3 del Decreto Distrital 597 de 2013 "Por el cual se adopta el Plan de Acción Cuatrienal Ambiental PACA - Bogotá Humana".

• Decreto 2693 de 2012 (Nacional) "Por el cual se establecen los lineamientos generales de la estrategia de Gobierno en línea de la República de Colombia, se reglamentan parcialmente las Leyes 1341 de 2009 y 1450 de 2011, y se dictan otras disposiciones": Está derogado por el artículo 14 del Decreto nacional 2573 de 2014.

• Decreto 22 de 2011 (Distrital) "Por medio del cual se crea el Consejo Consultivo de Ambiente". Incluido en el Procedimiento de Gestión de la Participación Digital": Está derogado por el artículo 14 del Decreto Distrital 81 de 2014.

4. Existe error en el año de expedición de la norma: Dentro del procedimiento: "Vinculación de procesos sociales territoriales en las dinámicas de participación ciudadana" código 126PM01 -PRO6, se señaló que el Acuerdo 13 de 1998 "Por medio del cual se establecen los mecanismos de participación en los Planes de Desarrollo Local", siendo realmente del año 2000, debido a que el Acuerdo 13 de 1998 es "Por el cual se adopta el Trazado para la Avenida Longitudinal de Occidente (AL O) en el tramo comprendido entre los límites con los municipios de Chía y

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Mosquera y se dictan otras disposiciones", que está derogado por el art. 565 del Decreto Distrital 364 de 2013, salvo los arts. 7 y 9.

5. Los requisitos en la caracterización no están actualizados conforme a la estructura actual del MECI 2014, debido a que señala los siguientes numerales: MECI-2.1.2 Procedimientos, MECI-2.2.1 Información primaria, MECI-2.2.2 Información secundaria, MECI-3.1.1 Autoevaluación del control y ahora es 1.2.2 Modelo de Operación por Procesos, 3. Información y Comunicación y 2.1.1 Autoevaluación del control y gestión.

6. En el ciclo PHVA, de la caracterización, se encontró en:

a. "Verificar": Se incluyó "Auditorías Internas de calidad", siendo auditorías internas del Sistema Integrado de Gestión, conforme al procedimiento interno código 126PE01 -PRO4. Igualmente, se incluyen separadas la autoevaluación del Control y la Autoevaluación de gestión, sin tener en cuenta que actualmente se integraron los dos elementos en uno solo denominado "Autoevaluación del control y gestión".

b. "Hacer", se incluyó la solicitud de acompañamiento, para la información primaria y para la secundaria, siendo solo para la primera, debido a que para la segunda, debe ser la respuesta a la solicitud de acompañamiento o el acompañamiento realizado.

7. En el Procedimiento de: "Participación en Instancias, Escenarios o Espacios de Participación", código 126PM01 -PROS, se encontró lo siguiente:

a. En el numeral 10 de la "Descripción del Procedimiento", se encontró que:

• Se separan las actividades 2 y 3 que consisten en asistir a la reunión y realizar la memoria del desarrollo de la reunión, pese a que son complementarias y lo realiza la misma persona.

• Antes de la actividad 2 falta una actividad que señale el motivo por el cual se asiste a la reunión, que puede ser por solicitud de la ciudadanía, por designación del Jefe de la Oficina o por iniciativa propia del profesional.

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SECRENRIA DE AMBIENTE

• En la actividad 4 de la descripción de la actividad, no se incluyó realizar seguimiento a los compromisos adquiridos, pese a que se incluyó como punto de control.

• En la actividad 5 se incluyó la actividad de asesorar y acompañar al equipo de trabajo, por parte del Jefe de la Oficina o del Profesional Universitario de la OPEL, que aplica es para el numeral 7 sobre "Responsabilidad y Autoridad" o para el numeral 8 sobre "Lineamientos o Políticas de Operación".

• En la actividad 6 no se incluyó como registro el informe ejecutivo que se describe en la actividad.

b. En la verificación física de las actividades y registros de este procedimiento, se encontró que:

• No consta específicamente se haya desarrollado la actividad 1 "Memoria reunión sobre definición y socialización de lineamientos o políticas para intervención institucional en instancias de participación, pese a que los auditados presentaron varias actas.

• No se elabora mensualmente informe ejecutivo del acompañamiento a instancias, que se señala en la actividad 6 y sí se realiza la "Matriz de Seguimiento a Instancias "fortalecimiento de la gestión ambiental en instancias a nivel local", que se señala en el registro. Así mismo, se realiza un consolidado de las localidades.

8. En el Procedimiento de: "Vinculación de Procesos Sociales Territoriales en las Dinámicas de Participación Ciudadana", código 126PM01 -PRO6", se encontró lo siguiente:

a. En el numeral 10 de la "Descripción del Procedimiento:

• En la actividad 2, la "Memoria de reunión y listado de asistencia" se incluyó en la casilla de punto de control y no en la columna de registros.

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• En la actividad 3, no se incluye como registro la priorización de los problemas o situaciones ambientales, que se menciona en la descripción de la actividad.

• En la actividad 4 sobre elaboración del mapeo de actores sociales y/o ambientales, no se incluyó el registro.

• En las actividades 5 y 8 faltó incluir como registro, el listado de asistencia.

• En la actividad 6 se señala como actividad principal "Generar agendas de trabajo " pero en la descripción de esta actividad y en el registro se señala: "plan de acción", sin tener en cuenta que el plan de acción es general y la agenda de trabajo es especifico. Igualmente en esta actividad, se incluye dos veces el .mismo texto: "Se utilizan los formatos anexo 2 memoria de reunión y anexo 3 listado de asistencia. Según se requiera y el anexo 4 Matriz de vinculación de procesos sociales".

• Al final de la actividad 8 se señaló "El coordinador del proceso de participación asesora a los profesionales universitarios en el desarrollo y ejecución de los procesos de participación a nivel local o territorial", lo cual es un lineamiento o política de operación.

b. En el anexo 4, denominado "Matriz de vinculación de procesos sociales" se señala "vinculación de procesos sociales a las dinámicas de participación para la gobernanza del agua" y debe ser general y no solo para el tema de agua.

9. En el Procedimiento de: "Gestión de la Participación Ciudadana Digital, código 126PM01 -PROS, se encontró lo siguiente:

a. En el numeral 10 de la "Descripción del Procedimiento": En la actividad 1, sobre • socializar el programa de corresponsales ambientales, no se incluyó el registro.

b. En el objetivo del procedimiento se señalan actividades de divulgación, que no están incluidas en el numeral 10 sobre "Descripción del Procedimiento".

c. El alcance del proceso no está acorde con la descripción del procedimiento, debido a que en el primero consta que "....termina con gestionar acciones para

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el desarrollo de las propuestas de los corresponsales", lo cual no está incluido dentro de las actividades del procedimiento.

d. El manual de corresponsal ambiental publicado en la página web no es el mismo que consta en el anexo 4 del procedimiento publicado en el aplicativo 'solución y no hay un link donde consultarlo completo.

e. No consta en el procedimiento ni en la página web de esta entidad que el apoyo que preste la ciudadanía como corresponsal ambiental es gratuito.

f. En el numeral 6 sobre definiciones, no se incluye la definición de corresponsal ambiental.

g. En la verificación física de las actividades y registros de este procedimiento, se encontró que:

• El incentivo al corresponsal ambiental para que suba sus videos alrededor del tema ambiental señalado en el numeral 8 sobre "Lineamientos o políticas de operación, no se evidenció, aunque sí las fotos.

• En la actividad 6, no se especifica el material que se entrega, debido a que se señala "Remite un correo electrónico dándole la bienvenida al corresponsal y entregando material", debido a que el material que se entrega es un carné que lo acredita como corresponsal ambiental.

II. PROCESO DE EDUCACIÓN AMBIENTAL: Existen debilidades en la caracterización y procedimientos de este proceso, código 126PM05-CP01, como se observa, en general, en el aplicativo 'solución, así:

1. No abren algunas normas o no se permite su lectura: Ley 1549 de 2012, Decreto 1743 de 1994, Decreto 675 de 2011 y Decreto 577 de 2011, como se demuestra en el Anexo 5 de este informe.

2. No se señala si la norma es del nivel Nacional o Distrital: Decreto 1743 de 1994 (Nacional), Decreto 675 de 2011 (Distrital), Decreto 577 de 2011 (Distrital).

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3. En el link de plan de acción incluido en los registros de la caracterización del proceso, se encuentra un plan de acción del año 2013, como se demuestra en el Anexo 6 de este informe.

4. No se incluye toda la normatividad vigente aplicable al proceso, como las siguientes:

a. Acuerdo 310 de 2008 (Junio 23) "Por el cual se promueven las caminatas ecológicas en el Distrito Capital".

b. Decreto 330 de 2008 "Por el cual se determinan los objetivos, la estructura, y las funciones de la Secretaría de Educación del Distrito, y se dictan otras disposiciones"., Artículo 3 literal L: Artículo 3. "Funciones. Corresponde a la Secretaría de Educación del Distrito ejercer de conformidad con el Decreto Ley 1421 de 1993, el Acuerdo 257 de 2006, y con las políticas y metas fijadas por el Plan de Desarrollo Distritol y el Plan Sectorial de Educación, las siguientes funciones": Literal L. "Formular, orientar y ejecutar, en coordinación con la Secretaria Distrito! de Ambiente, la política de educación ambiental del Distrito Capital".

5. Los requisitos en la caracterización no están actualizados conforme a la estructura actual del MECI 2014, debido a que señala los siguientes numerales:

MECI-2.1.1 Políticas de operación, MECI-2.1.2 Procedimientos, MECI-2.2.1 Información primaria, MECI-2.2.2 Información secundaria, MECI-3.1.1 Autoevaluación del control. De conformidad con el MECI actualizado debe ser: 1.2.5 Políticas de Operación, 1.2.2 Modelo de Operación por Procesos, 3. Información y Comunicación y 2.1.1 Autoevaluación del control y gestión.

6. En el procedimiento de "Desarrollo Estrategias de Educación Ambiental", código 126PM05-PR11, se encontró lo siguiente:

a. En el numeral 10 de la "Descripción del Procedimiento":

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• En el numeral 1 la descripción de la actividad es "Analizar el estado de la educación ambiental en las localidades o en el aula ambientar, pero en el registro consta "Documento de análisis propuesta pedagógica" y no del estado de la educación ambiental.

• En el numeral 3 sobre "Revisar y aprobar los planes de trabajo y propuestas pedagógicas", no consta el registro.

• En varias actividades constan registros, pero no se hace referencia a que se trata de algunos anexos del mismo procedimiento, ej. Actividad 4: Anexo 11, Actividad 5: Anexos 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 15, 16, 17 y 18, Actividad 6: Anexos 12 y 13.

• En la descripción de la actividad 4 no se menciona el registro "Formato de gestión".

• En la actividad 5 que incluye la "Investigación en las aulas ambientales", no se aclara que se hace a través de la Subdirección de Ecosistemas y Ruralidad y que la OPEL hace el acompañamiento.

b. En el numeral 6 sobre "Definiciones", no consta definición de "Proyectos ambientales Escolares-PRAE", ni de "PROCEDA", como se demuestra en el Anexo 7 de este informe.

c. En la verificación física de las actividades y registros de este procedimiento, se encontró que: En el numeral 8 sobre "Lineamientos o políticas de operación" se señala que "Procesos de formación ambiental se debe contar como mínimo 20 personas y acciones pedagógicas se contará con la participación mínima de 10 personas y un máximo de 40 personas o en el caso de colegios el número de estudiante del curso", pero en la acción pedagógica realizada el 16 de enero de 2015, en Usaquén, sobre "Comparendo ambientar, asistieron más de 40 personas.

7. En el Procedimiento: "Elaboración y Actualización del Inventario de Rutas, Senderos o Caminos para Caminatas Ecológicas", código 126PM05-PR12", se encontró lo siguiente:

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a. En el numeral 10 de la "Descripción del Procedimiento": En la actividad 4 sobre "Informar qué rutas ecológicas, senderos o caminos reales no es viable", no consta registro.

b. En la verificación física de las actividades y registros de este procedimiento, no se presentó evidencia del cumplimiento al numeral 2 del artículo 6 del Decreto Distrital 577 de 2011 que señala "Responsabilidades de los/as Operadores/as de Caminatas Ecológicas. Corresponde a los/as operadores/as de caminatas ecológicas: 2. Inscribirse ante la Secretaría Distrital de Ambiente, suministrando la información que al efecto se solicite en el respectivo procedimiento". Lo anterior, no obstante que con los radicados de la OPEL del año 2015: 20151E47268 se solicitó a la Oficina Asesora de Comunicaciones publicar el formulario de inscripción en la página web de la entidad y 20151E53358 del 2015.03.31 se solicitó a la Dirección Legal Ambiental una reunión de asesoría para realizar el análisis e implementación de lo ordenado en el mismo decreto Además el mencionado formulario no se encontró publicado en la página web de la entidad.

8. En el Procedimiento: "Promoción y Accimpañamiento al desarrollo de caminatas ecológicas en el D.C." código 126PM05-PR13, se encontró que: En el registro de la actividad 5, de la descripción del procedimiento, no se incluye el listado de asistencia.

III. Resultado de la revisión de Carpetas de Contratos de la Oficina de Participación, Educación y Localidades, conforme a la relación del Anexo 8 de este informe:

1. El numeral 6 del Formato Único de Hoja de Vida del contratista no está diligenciado con nombre y firma del Jefe de personal o de contratos y fecha, en señal de certificación que la información suministrada ha sido constatada frente a los documentos que han sido presentados como soporte como lo exige el formato y, en algunos casos tampoco tiene la fecha de diligenciamiento por parte del contratista. Ej. C071/2015 (Folio 13), C108/2015 (Folio 13), C292/2015 (Folio14),C367/2015 (Folio 13), C477/2015 (Folio 13), C 482/2015 (Folio 11), C500/2015 (Folio 11),

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C625/2015 (Folio 11 reverso), C651/2015 (Folio10), C703/2015 (Folio13), C860/2015 (Folio 15 reverso), C864/2015 (Folio 11 reverso).

2. En el formato único de Declaración Juramentada de Bienes y Rentas y actividad económica privada del contratista, no está diligenciada la fecha y/o ciudad de su realización, como lo exige el formato. Ej. C071/2015 (Folio 15), C108/2015 (Folio 15), C292/2015 (Folio 15 reverso), C367/201 5 (Folio 14 reverso), C500/2015 (Folio 12 reverso), C651/2015 (Folio 11 reverso), C860/2015 (Folio 17), C864/2015 (Folio 12 reverso).

3. Se ajusta observación respecto a informe preliminar así: En la carpeta del contrato no están archivados los informes mensuales de actividades. Ej. C108/2015 (ningún informe mensual), C292/2015 (ningún informe mensual), C367/2015 (Febrero), C477/2015 (ningún informe mensual), C625/2015 (Falta febrero), C651/2015 (Falta febrero). (Nota: Ningún informe mensual: Enero y febrero de 2015).

4. No tiene fecha el certificado de inexistencia e insuficiencia de personal. Ej: C651/2015 (Folio 8), C703/2015 (Folio 9).

5. El certificado de idoneidad no está firmado por el ordenador del gasto C651/2015 (Folio 27).

5. CONCLUSIONES Y/0 RECOMENDACIONES GENERALES

a. Agilizar la unificación de los procesos de Participación y Educación Ambiental debido a que se desarrollan actividades similares y comunes, se comparten indicadores y se pretende hacer más eficiente las actividades relacionadas con la OPEL, tal como consta en el acta de reunión del 4 de noviembre de 2014 de la Revisión por la Dirección, en la que se aprobó su unificación.

b. Revisar las caracterizaciones y los procedimientos de los procesos de Participación y Educación Ambiental, por parte del personal de la OPEL, para evitar trámites innecesarios y tener en cuenta las observaciones y recomendaciones presentadas en este informe de auditoría; y previamente a su aprobación, remitir al equipo del

119,9,92 Secretaria Distrital de Ambiente Av. Caracas N* 54-38 PBX: 3778899/ Fax: 3778930 www.ambientebogota.gov.co Bogotá, D.C. Colombia

ALCALIÑA MAYOR DE BOGOTÁ D.C.

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Sistema Integrado de Gestión de esta entidad, con el fin de revisar su interrelación y articulación con otros procesos y otras dependencias de la entidad y poder lograr que los procedimientos documentados sean los mismos que se llevan en la práctica.

c. Incluir de la página web de esta entidad, en el link aulas ambientales fotografías y videos del lugar para incentivar a la ciudadanía a asistir, debido a que a la fecha no hay, como se demuestra en el anexo 9 de este informe e incorporar material de apoyo de los temas que se tratan en cada una de las aulas ambientales. Igualmente, incluir recomendaciones de rutas de llegada y de asistencia, por ejemplo, abrigados o llevar alimentos, para asistir a "Entrenubes".

d. Publicar en la página web, las acciones exitosas de la entidad frente a participación y educación ambiental.

e. Verificar antes de la firma del contrato que todos los documentos estén firmados por los competentes y que estén diligenciados todos los datos exigidos en los formatos.

f. Archivar en las carpetas de los contratos de la Subdirección Contractual todos los informes de actividades de los contratistas, una vez se autorice su pago y en caso que no se haya remitido, requerirlos para lograr tener completo el archivo documental de los contratos.

g. Incluir dentro de las obligaciones de los contratistas presentar recomendaciones de mejora en su informe mensual de actividades, que servirán para fortalecer y mejorar la gestión en la participación y educación ambiental, en las demás localidades y consecuentemente de la OPEL.

h. Realizar las acciones pertinentes y necesarias para satisfacer las necesidades de la Oficina de Participación, Educación y Localidades, como: Aumentar el número de personal de planta, teniendo en cuenta que la oficina atiende dos procesos misionales para atender en las 20 localidades; proporcionar archivadores para el archivo de documentos; recibir el archivo de documentos superior a dos años, de la oficina principal de la OPEL y de Aulas Ambientales, en el Archivo Central y proporcionar los equipos necesarios, como: computadores fijos o portátiles, fotocopiadora y celulares o radios de alta frecuencia en las Aulas Ambientales.

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i. Seguir fortaleciendo la gestión en el Aula Ambiental del Parque Ecológico Distrital de Montaña "Entrenubes", conforme a las felicitaciones que se observaron en las encuestas de percepción.

j. Agradecer al personal que atendió la auditoria por su disposición y apoyo y felicitar por el orden en la documentación suministrada.

Auditor: Irelva Canosa Suárez.

Jefe de la Oficina de Control Interno: Lilian Rodríguez Carvajal.

Secretaria DIstrital de Ambiente Av. Caracas N' 54-38 PBX: 3778899/ Fax: 3778930 www.arlIbientebogotasottco Bogotá, D.C. Colombia 1,592 NA

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Anexo 1 No abren las normas o no se permite su lectura

en la caracterización del proceso de Participación

a. Decreto 109 de 2009:

b. Acuerdo 13 de 2000:

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c. Decreto 21 de 2011:

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f. Acuerdo 257 de 2005:

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Anexo 3 Publicado plan de acción de 2013 en caracterización del Proceso de

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Anexo 4 El anexo 4 denominado "Matriz de Vinculación de Procesos sociales", incluye un

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Anexo 5 No abre normas o no se permite su lectura caracterización del proceso de

Educación Ambiental

a. Ley 1549 de 2012:

b. Decreto 1743 de 1994: — - ...

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Anexo 6 En el link de plan de acción incluido en los registros de la caracterización del

proceso, se encuentra un plan de acción del año 2013 IP 9 h• ci ; Fan á aocanipc~ {qu'ALDI Valt protege:11-W

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Anexo 7 No consta definición de proyectos ambientales Escolares-PRAE y PROCEDA

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SECRETARIA DE AMBIENTÉ

Anexo 8 Relación de contratos de la OPEL revisados

No N. Contrato y folios

Fecha de suscripción

y acta de inicio

Plazo

Nombre Objeto Contractual

1. 71 / 2015

(69)

13/01/2015

15/01/2015

10 meses Marco Tulio

Arévalo Niño

Ejecutar acciones de gestión ambiental territorial en la localidad asignada, vinculando organizaciones sociales y ambientales a procesos de participación y educación ambiental, articulados con el equipo local de la SDA (Ciudad Bolivar)

2. 108 / 2015

(59)

14/01/2015

16/01/2015

10 meses

Viviana Angélica

Rico Castañeda

Ejecutar acciones de gestión ambiental territorial en la localidad asignada, vinculando organizaciones sociales y ambientales a procesos de participación y educación ambiental, articulados con el equipo local de la SDA

3. 292 / 2015

(54)

20/01/2015

20/01/2015

10 meses Enrique

Romaña Martínez


4. 367 / 2015

(57)

23/01/2015

28/01/2015

10 meses

Sandra Patricia

Chudt Santos


5. 477 / 2015

(49)

30/01/2015

05/02/2015

10 meses

Yeimy Paola Mantilla García


6. 482 / 2015

(50)

30/01/2015

02/02/2015

10 meses

Ana Carolina Romano

Prieto


7. 500 / 2015

(47)

02/02/2015

04/02/2015

10 meses

Clara Inés Quinche

Rodríguez

Dirigir las estrategias de participación adelantadas por la OPEL e las veinte (20) localidades del Distrito Capital

8. 625 / 2015

(42)

05/02/2015

10/02/2015

10 meses

lveth Andrea Reyes Gómez


9. 651 /2015

(38)

06/02/2015

23/02/2015

10 meses

Diana Rocío Prado

Cárdenas

Gestionar los procesos de participación ciudadana digital, analizando y procesando la información que se genere en este contexto

10. 703 / 2015

(59)

10/02/2015

13/02/2015

10 meses

Jeimy Carolina Amado Sierra


11. 860 / 2015

(48)

26/02/2015

02/03/2015

10 meses

Jean Paul Toiosa

Betancourt


12. 864 / 2015 (49) 26/02/2015

02/03/2015

10 meses

Omar Felipe Sánchez

Rojas

Realizar actividades de acompañamiento a los procesos de participación ciudadana, desarrollados en las localidades del Distrito Capital, a fin de fortalecer los niveles de respuesta ante los fallos judiciales

199 ,,RTNA Secretaria Distrital de Ambiente Av. Caracas 51* 54-38 PBX: 3778899 Fax: 3778930 www.ambientebogote.gov.co Bogotá, D.C. Colombia

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ALCAUHA mama DE BOGOTÁ D.C.

SECRET DE ~DIENTE

Anexo 9 Página web de la SDA Sobre Aulas Ambientales

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: AMBIENTE POR TEMAS Estrategia de Aulas Ambientales

¿Qué son las Adas Ambientales?

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- • - - ¿Cuáles son las Aulas Ambientales que administra la SDA?

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Parque Ecológico Distaba, de Humedal Santa Atada del Lago

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Aula Ambiental Perdis Ecológico Dlatrital da Montarla Entflintbell

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Atentamente,

tykijut. frecelte.

LILIAN RODRIGUEZ CARVAJAL OFICINA DE CONTROL INTERNO

Revisó y aprobó:

Proyectó: Irelva Canosa Suarez

Secretaría DIstdtal de Ambiente Av. Caracas N' 54-38 KIX: 3710899? Fax: 3778930 www.ambiontobogota.gov.co Bogotá, D.C. Colombia R99 ,11,

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