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1. ESTRUCTURA DEL DOCUMENTO

Cada da se generan en la empresa centenares de documentos financieros. Para simplificar la tarea de archivo de los documentos originales, los documentos debern clasificarse en distintas categoras. Cada vez que se registra una transaccin de negocio en el sistema, se guarda en una clase de documento.

Para las distintas operaciones se necesitan distintos datos en los documentos, aunque algunos datos pueden ser de carcter obligatorio para determinadas contabilizaciones (fecha, sociedad, clase de documento, etc.)

SAP funciona segn el principio del registro por documentos: para cada contabilizacin se graba un documento.

Cada documento se identifica de forma univoca por 3 campos:

1. Nmero de documento. 2. Sociedad. 3. Ejercicio.

Los documentos se estructuran en dos partes:

4. Cabecera, que incluye informacin relativa a todo el documento como fecha de contabilizacin, sociedad, etc.

5. Posiciones, el nmero mximo de posiciones es de 999 por documento.

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En los documentos hay dos claves de control importantes:

- Clase de documento para la cabecera de documento - Clave de contabilizacin para las posiciones de documento

SAP registra como mnimo un documento por cada operacin. Cada documento recibe un nmero de documento nico, segn los rangos de nmeros asignados a la clase de documento.

SAP puede asignar los nmeros de documento (asignacin de nmeros interna) o el usuario puede asignar el nmero en la entrada de documentos (asignacin de nmeros externa).

Una operacin contable puede crear uno o ms documentos. Por ejemplo, cuando la mercanca llega de un acreedor, se crea un documento de material para registrar los datos importantes para la gestin de stocks y se genera un documento contable para hacer el seguimiento de informacin financiera, como cuentas de mayor e importes.

Muchas operaciones ocurren en el sistema para las que se crean documentos, pero no se crea ningn documento contable, porque no hay ningn efecto para la contabilidad. Un ejemplo sera un pedido en la Gestin de materiales.

Los documentos relacionados estn enlazados en el sistema para que el usuario tenga un resumen de todas las operaciones contables del sistema.

Utilizando el informe RFBELJ00, se puede crear un diario resumido de documentos en el sistema. Contiene una tabla con los datos ms importantes para los documentos seleccionados de las cabeceras de documento y las partidas individuales.

Se pueden utilizar los informes RFBUEB00 y RFBUEB01 para buscar documentos en el sistema.

1.1 Rangos de nmeros:

Antes de definir las clases de documento, hay que parametrizar en cada sociedad financiera los rangos de nmeros. El rango de nmeros de documento define el intervalo de nmeros que debe asignarse a los documentos de una determinada clase. Los rangos de nmeros de documento no deben solaparse.

El rango permite saber cuantos documentos se han registrado de la clase de documento al que se le ha asignado el rango.

Los rangos de nmeros se definen en el customizing:

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IMG - gestin financiera - parametrizaciones bsicas de gestin financiera - documento - rangos de numero de documento - definir rangos de nmeros de documento:

Al definir el rango, hay que indicar si la asignacin de nmeros a los documentos es interna o externa:

- Asignacin de nmeros interna: El sistema graba el ltimo nmero de documento utilizado del rango de nmeros en el campo Nmero actual y asigna el nmero siguiente a dicho nmero actual como siguiente nmero de documento.

- Asignacin de nmeros externa: El usuario introduce el nmero del documento original o el nmero se asigna automticamente desde otro sistema. Los nmeros no suelen asignarse secuencialmente, de ah que el sistema no pueda almacenar ningn nmero actual (no se actualiza el campo contador). Los nmeros pueden ser alfanumricos.

El rango de nmeros de documento debe definirse para el ao en el que se utiliza. Hay dos opciones:

- Hasta un ejercicio futuro: Al principio de un nuevo ejercicio, el sistema utiliza el nmero siguiente al nmero actual como nmero siguiente. No vuelve a empezar con el primer nmero del rango de nmeros.

- Para cada ejercicio: Al empezar un nuevo ejercicio, el sistema empieza de nuevo con el primer nmero del rango de nmeros. Esto ayuda a garantizar que el rango de nmeros sea suficiente.

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Un mismo rango se puede asignar a varias clases de documentos. Ademas de definir las clases de documentos es posible copiar los rangos de numeros de una sociedad a otra:

IMG - gestin financiera - parametrizaciones bsicas de gestin financiera - documento - rangos de numero de documento - copiar a sociedad:

Tambien se pueden copiar los rangos de un ejercicio a otro:

IMG - gestin financiera - parametrizaciones bsicas de gestin financiera - documento -rangos de numero de documento - copiar a ejercicio:

Si la solucin para ledger se asigna en la nueva Contabilidad principal, los distintos ledgers pueden utilizar distintas variantes de ejercicio. Esta situacin es muy poco frecuente. Es necesario realizar parametrizaciones especiales para estos ledgers en Customizing:

Los rangos de nmeros de documento se almacenan para la vista de libro mayor.

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Los rangos de nmeros se asignan a los tipos de documento para la vista de libro mayor.

La asignacin de nmeros interna debe fijarse para estos rangos de nmeros. Si se utiliza la solucin para ledger en la nueva Contabilidad principal, se debe asignar rangos de nmeros independientes a los tipos de documentos para la contabilizacin en un ledger no principal. Esta accin se realiza para garantizar que no haya una discontinuidad en la asignacin de documentos en la vista principal.

Se puede utilizar el informe RFBNUM00 para encontrar discontinuidades en la asignacin de nmeros de documento.

1.2 Clases de documentos:

La clase de documento controla la cabecera de documento y se utiliza para diferenciar las operaciones contables a contabilizar, por ejemplo, facturas de acreedores, pagos de deudores, etc. Las clases de documento se definen a nivel de mandante y, por lo tanto, son vlidas para todas las sociedades financieras creadas en el mismo mandante. Las clases de documento permiten archivar por separado los distintos tipos de operaciones.

En el procedimiento recomendado por SAP para archivar documentos originales, la clase de documento controla el archivo. Se debe almacenar el documento original siempre con el nmero del documento del sistema. En caso de que el documento original tenga un nmero externo: se indica el nmero externo del documento original en el campo "Nmero de referencia" de la cabecera del documento.

Las clases de documento suministradas con el sistema estndar se pueden modificar o copiar (se pueden usar como punto de partida para crear nuevas clases de documentos adaptadas a las necesidades del cliente).

Para definir clases de documentos la transaccin de Parametrizacin es:

IMG -gestin financiera - parametrizaciones bsicas de gestin financiera - documento - cabecera de documento - definir clases de documento.

La clase de documento controla:

- El rango de nmeros para nmeros de documento. - Tipos de cuenta permitidos para contabilizaciones con esa clase de

documento.

Las clases de documento tambin controla el status de campo (obligatorio u opcional) de los campos "Texto de cabecera de documento" y "Nmero de

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referencia" en la cabecera y tambin si deben contabilizarse las facturas con el procedimiento neto.

Las principales clases de documentos estndar son:

La clase de documento AB permite contabilizaciones en todas las clases de cuenta. En todas las dems clases de documento slo se pueden realizar contabilizaciones en determinadas clases de cuenta. La clase de documento DG, por ejemplo, slo permite contabilizaciones en cuentas de deudor (D) y de mayor (S). Las clases de cuentas permitidas se indican al definir cada clase de documento.

1.3 Claves de contabilizacin:

En cada posicin del documento, el usuario debe indicar la clave de contabilizacin:

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Como las clases de documento, las claves de contabilizacin se definen a nivel de mandante. Adems de las funciones de control indicadas en el cuadro anterior, las claves de contabilizacin indican lo siguiente:

- Si la partida individual est relacionada con una operacin de pago o no. Este dato se necesita para analizar el historial de pagos y la creacin de notificaciones de pago.

- Si la contabilizacin es relevante para las ventas y las cifras de ventas de la cuenta deben actualizarse con la transaccin, por ejemplo, mediante la contabilizacin de una factura de deudor.

SAP recomienda utilizar las claves de contabilizacin estndar suministradas. Si stas deben modificarse o si deben definirse nuevas claves de contabilizacin, deben actualizarse todas las tablas que contienen referencias a estas claves. Para definir las claves contables:

IMG - gestin financiera - parametrizaciones bsicas de gestin financiera - documento - posicin de documento - control - definir claves contables:

Las claves contables estndar suministradas en el sistema son:

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Las claves contables ms habituales en el estndar de SAP son:

- Para las contabilizaciones de cuenta de mayor: "Debe" es la clave de contabilizacin 40, y "Haber" la clave de contabilizacin 50.

- Para las facturas de deudor: "Debe" es la clave de contabilizacin 01 y "Haber" es la clave de contabilizacin 50.

- Para las facturas de acreedor: "Haber" es la clave de contabilizacin 31 y "Debe" es la clave de contabilizacin 40.

Modificando la definicin del status de campo de las claves de contabilizacin y del grupo de status de campo, se puede hacer que el status de campo dependa de la transaccin o de la cuenta.

Dado que las cuentas de una contabilidad auxiliar (acreedores, deudores, etc.) no tienen ningn grupo de status de campo, las diferenciaciones entre contabilizaciones se realizan principalmente a travs de distintas claves de contabilizacin. Por este motivo, hay un gran nmero de claves de contabilizacin para cuentas de contabilidad auxiliar.

En las contabilizaciones en cuentas de mayor, las diferenciaciones se realizan principalmente mediante distintos grupos de status de campo. Por este motivo, para las contabilizaciones en cuentas de mayor slo se necesitan dos claves de contabilizacin.

En los datos de la cabecera del documento, el usuario introduce la fecha de contabilizacin y el sistema determina automticamente el perodo contable y el ejercicio basndose en la fecha de contabilizacin introducida.

En el resumen del documento se visualizan la fecha de contabilizacin, el perodo contable y el ejercicio. El perodo contable se introduce en el

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documento y se actualizan las cifras de operaciones para dicho perodo contable.

Si se visualiza el saldo de una cuenta, se visualizan las cifras de operaciones para los perodos contables.

1.4 Registro de un documento en cuentas de mayor

Menu - Finanzas gestin financiera libro mayor contabilizacin contabilizacin general (F-02)

Datos de cabecera:

- Fecha del documento: fecha del documento original que se est registrando. - Clase de documento: aparece como un valor propuesto en cada transaccin,

aunque es modificable. - Cdigo de la sociedad en la que se registra el documento. - Fecha de contabilizacin: fecha de entrada del documento en la contabilidad (fecha

de asiento). - Perodo contable: el sistema deriva el perodo de la fecha de contabilizacin. - N de documento: normalmente el nmero de documento es de asignacin interna,

segn el rango de nmeros asociado a la clase de documento. - Referencia: normalmente se suele indicar el numero de documento externo que

estamos registrando, si se pone * el sistema repite el nmero de documento. - Texto de cabecera: aclaracin vlida para todo el documento.

La clase de documento controla si los campos referencia y texto son obligatorios u opcionales.

En el botn de opciones de tratamiento de la barra de aplicaciones, o el men opciones- opciones de tratamiento, el usuario puede decidir si aparecen o no ciertos campos de la cabecera del documento (divisa, divisiones, moneda..).

Datos de las posiciones:

1. Clave contable:. La clave de la primera posicin del documento aparece como un valor propuesto para cada transaccin y controlan si se trata de un cargo o un abono, de documentos.

2. Cuenta: cdigo de la cuenta, el tipo de cuenta: mayor (S), acreedor (K), deudor (D), depende de la clave contable.

3. Importe: cuanta de la partida. Con * el sistema cuadra el documento. 4. Asignacin: es un campo libre, si se deja en blanco, el sistema al grabar el documento lo cubre con la fecha de contabilizacin. 5. Texto: aclaracin para cada posicin de documento. Con + el sistema repite el texto de la posicin anterior.

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Antes de grabar el documento, se puede ver un resumen en el botn resumen del documento de la barra de aplicaciones (el de la montaita) o men pasar a resumen del documento.

Para grabar el documento, clicamos en el botn contabilizar de la barra de herramientas (el del disquette).

2. Control de documentos

2.1 Visualizacin de documentos:

El usuario tiene diversas opciones para acceder a la visualizacin de los documentos registrados en el libro mayor. La transaccin directa para buscar un documento es la siguiente:

Men - Finanzas gestin financiera libro mayor documento visualizar (FB03)

En esta transaccin hemos de anotar el nmero de documento, sociedad y ejercicio en el que se encuentra. Si desconocemos el nmero se puede abrir la Lista de Documentos, que es un amplio buscador donde bajo unos criterios de bsqueda obtenemos el documento que buscamos.

Desde la visualizacin del documento se puede acceder a los datos de la cabecera en el icono del sombrero de la barra o en el men pasar a cabecera del documento. Haciendo doble clic o un clic y pinchando en el icono de la lupa (detalle) se puede ver el detalle de la partida y pinchando en el icono del lpiz (modificar) se navega a la transaccin de modificacin (solo son modificables los campos que tienen la etiqueta en azul).

Otra ruta para acceder a los documentos es a travs de los informes. Tenemos las siguientes opciones:

Informes de saldos

Men - Finanzas gestin financiera libro mayor cuenta Visualizar saldos (nuevo) (FAGLB03)/ - Visualizar saldos (FS10N).

En esta transaccin accedemos a ver los saldos por periodo de una cuenta de mayor. En el informe visualizamos el total deudor y acreedor por periodo y su saldo, as como el acumulado. Para poder ver la composicin del saldo de un periodo, hay que situar el cursor encima del saldo que queremos visualizar y con un doble clic el sistema navega al informe de partidas individuales. Por lo tanto este informe solo es navegable para aquellas cuentas de mayor en que se ha indicado que se pueden visualizar las Partidas Individuales.

En el nuevo informe podremos hacer bsquedas de varias cuentas y sociedades a la vez.

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2.2 Control de modificacin

Los usuarios pueden modificar documentos que ya se hayan contabilizado. Sin embargo, segn distintas reglas, slo se pueden modificar campos determinados. Estas reglas pueden estar predefinidas por el sistema o ser especficas de usuario.

La transaccin que permite acceder de forma ms rpida a la modificacin de un documento es:

Men - Finanzas gestin financiera libro mayor documento modificar (FB02)

La navegacin de esta transaccin es la misma que para la visualizacin de documentos, solo que podr modificar aquellos campos que estn permitidos. Tanto en la cabecera del documento como en las partidas individuales es posible modificar determinados campos:

- Cabecera del documento: Slo se pueden modificar el nmero de referencia y los campos de texto.

- Posiciones de documento: El sistema no permite ninguna modificacin del importe, la clave de contabilizacin, la cuenta o de cualquier otro campo que afecte a la reconciliacin de una contabilizacin.

Los campos con permiso para ser modificados se parametrizan en:

IMG - gestin financiera - parametrizaciones bsicas de gestin financiera - documento cabecera del documento/posicin del documento - reglas modificacin de documentos, posicin de documento.

Se puede diferenciar entre reglas de modificacin de documentos en funcin de los criterios siguientes:

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- Clase de cuenta: La clase de cuenta permite que los usuarios puedan definir reglas para deudores, acreedores o cuentas de mayor.

- Clase de operacin: Las clases de operacin slo se utilizan para operaciones especiales en cuenta de mayor, efectos y anticipos.

- Sociedad: Si el campo est vaco, se aplica la regla a todas las sociedades.

En la definicin de los parmetros para que un campo tenga el status de modificable hay que determinar si el periodo est cerrado, si el documento ha sido compensado, si tiene un abono, etc.

En SAP todos los registros quedan grabados con la fecha y hora de la grabacin y que usuario lo realiz, al igual sucede con las modificaciones que se hagan.

Si se han hecho cambios en un documento, se pueden visualizar las modificaciones

Menu- Finanzas gestin financiera libro mayor documento visualizar modificaciones (FB04)

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Se puede visualizar las modificaciones de documentos para todos los documentos con el informe RFBABL00. En este informe, hay opciones de seleccin que incluyen la sociedad, los nmeros de documento, el ejercicio, la fecha de modificacin y el nombre de usuario de la persona que realiza la modificacin.

2.3 Autorizaciones de Contabilizacin

Los usuarios tienen unos permisos para la introduccin de documentos, y estos permisos se guardan bajo los grupos de tolerancia para usuarios. Determinan (entre otras cosas) los importes mximos a la hora de registrar documentos.

Los grupos de tolerancia se parametrizan en:

IMG - gestin financiera -parametrizaciones bsicas de Gestin financiera - documento - posicin de documento - definir grupos de tolerancia para empleados

Mediante los grupos de tolerancia se pueden indicar los lmites superiores para:

- Importe total por documento. - Importe por posicin de documento. - Descuento por pronto pago que puede garantizar un usuario con este

grupo de tolerancia.

Se pueden crear tantos grupos de tolerancia como se desee.

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Una vez definido el grupo de tolerancia, se asigna a los usuarios en:

Los grupos de tolerancia se parametrizan en: IMG - gestin financiera - parametrizaciones bsicas de Gestin financiera - documento - posicin de documento - asignar usuarios/grupos de tolerancia.

Cada usuario puede asignarse a un grupo de tolerancia. Cuando a un usuario no se le asigna un grupo de tolerancia en concreto, se le aplican las condiciones del grupo de tolerancia que tiene el cdigo en blanco (es el grupo de tolerancia por defecto, que, normalmente, contiene valores que pueden aplicarse a la mayora de los empleados).

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3. TRANSACCIONES ENJOY

En las ltimas versiones de SAP las transacciones tradicionales estn siendo sustituidas por las transacciones Enjoy, hay transacciones enjoy para:

Contabilizaciones en cuentas de mayor. Contabilizaciones de facturas y abonos de acreedores. Contabilizaciones de facturas y abonos de deudores.

La transaccin enjoy que sustituye a la transaccin tradicional de registro de operaciones en cuenta de mayor es:

Finanzas - gestin financiera - libro mayor - contabilizacin - registrar documento en cuenta de mayor (FB50)

La cabecera y las posiciones de los documentos se visualizan en la misma pantalla y se omiten las claves contables, se indica debe/haber.

Slo hay que introducir los datos generales para el documento de contabilizacin en la pantalla, en la cabecera de documento, por ejemplo, fecha de contabilizacin, texto, etc. Se puede definir una clase de documento para cada transaccin, que luego aparece como un valor de propuesta general. Puede sobrescribir esta clase de documento propuesta en cualquier momento mientras el campo de clase de documento est listo para la entrada durante la entrada de documento. Si no define una clase de documento, el sistema

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propone clases de documento estndar; por ejemplo, SA para introducir documentos en cuentas de mayor.

Los campos de entrada importantes estn en primer plano en una etiqueta (Datos bsicos) y los campos menos utilizados estn en las etiquetas subsiguientes. Cuando el documento est cuadrado el status en el apartado de informacin impte. est en color verde.

4. ANULACIN DEL DOCUMENTO Se trata de anular y volver a registrar correctamente un documento que se ha introducido y contabilizado errneamente. Un documento se puede anular mediante:

- Contabilizacin de anulacin normal. - Contabilizacin negativa.

Al anular un documento, hay que indicar un motivo de anulacin que explique la anulacin. El motivo de anulacin tambin controla si la fecha de anulacin puede diferir de la fecha de contabilizacin original, y si el documento de anulacin debe crearse mediante contabilizaciones negativas. Los documentos con partidas compensadas no pueden anularse. Primero debe anularse la compensacin del documento. La contabilizacin de anulacin normal hace que el sistema contabilice el cargo incorrecto como un abono y el abono incorrecto como un cargo. La contabilizacin de anulaciones normal provoca de este modo un aumento adicional de las cifras de movimientos.

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La contabilizacin negativa tambin contabiliza el cargo incorrecto como un abono y el abono incorrecto como un cargo. Sin embargo, los importes contabilizados no se aaden a las cifras de movimientos sino que se deducen de las cifras de movimientos de la otra parte de la cuenta. De esta forma, se recuperan las cifras de movimientos anteriores a la contabilizacin incorrecta. Generalmente, el sistema utiliza la contabilizacin de anulaciones normal para anular documentos

Las contabilizaciones negativas tambin pueden utilizarse para realizar traslados de contabilizacin de partidas individuales incorrectas. La partida se elimina de la cuenta incorrecta a travs de una contabilizacin negativa (las cifras de movimientos se reinician) y se contabiliza en la cuenta pertinente por medio de una contabilizacin normal. Slo puede realizarse con una clase de documento que permita explcitamente las contabilizaciones negativas, y si la sociedad permite estas contabilidades.

Para anular un documento la trayectoria de la transaccin es igual para cada sbmodulo: Menu - Finanzas gestin financiera libro mayor/acreedores/deudores documento anular anulacin individual. Primero anotamos el documento a anular (se puede buscar con el icono lista documentos). Para llevar a cabo la anulacin es necesario indicar el motivo de anulacin, que estn en el matchcode y en el estndar ya tenemos varios motivos definidos, que se parametrizan en la actividad: IMG gestin financiera contabilidad principal operaciones contables contabilizacin de correccin/anulacin definir motivos de anulacin. Se da un cdigo a cada motivo, con un texto, si ese motivo permite la contabilizacin negativa y si podemos contabilizar el documento de anulacin en una fecha diferente a la del documento original.