sap - fi tema 4 control de deudores y acreedores

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1 1. CUENTAS DE DEUDOR Y ACREEDOR 1.1 Creación de los registros maestros. Al igual que las cuentas de mayor, las cuentas de deudor y de acreedor también tienen varios segmentos: - Un segmento en el nivel de mandante que contiene datos generales. A estos datos se puede acceder en toda la empresa y son comunes a todas las sociedades que trabajen con el mismo deudor/acreedor. Uno de los datos que se indica a nivel mandante es el numero de cuenta, de esta forma se garantiza que todas las sociedades utilicen el mismo número de cuenta para el deudor/acreedor. - Un segmento en el nivel de la sociedad que contiene datos específicos de una sociedad en concreto. Las sociedades que desean gestionar operaciones con un deudor o acreedor determinado, deben crear un segmento de sociedad para este deudor o acreedor. - Como el departamento Comercial también está en contacto con los deudores y necesita determinados datos sobre ellos, se puede crear un segmento de área de ventas/compras para cada deudor/acreedor. Las áreas de ventas/compras que desean gestionar operaciones con los deudores/acreedores deben de crear un segmento del área de ventas/compras que contienen datos específicos del deudor/acreedor.

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SAP - FI Tema 4 Control de Deudores y Acreedores

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    1. CUENTAS DE DEUDOR Y ACREEDOR

    1.1 Creacin de los registros maestros. Al igual que las cuentas de mayor, las cuentas de deudor y de acreedor tambin tienen varios segmentos:

    - Un segmento en el nivel de mandante que contiene datos generales. A estos datos se puede acceder en toda la empresa y son comunes a todas las sociedades que trabajen con el mismo deudor/acreedor. Uno de los datos que se indica a nivel mandante es el numero de cuenta, de esta forma se garantiza que todas las sociedades utilicen el mismo nmero de cuenta para el deudor/acreedor.

    - Un segmento en el nivel de la sociedad que contiene datos especficos de una

    sociedad en concreto. Las sociedades que desean gestionar operaciones con un deudor o acreedor determinado, deben crear un segmento de sociedad para este deudor o acreedor.

    - Como el departamento Comercial tambin est en contacto con los deudores y necesita determinados datos sobre ellos, se puede crear un segmento de rea de ventas/compras para cada deudor/acreedor. Las reas de ventas/compras que desean gestionar operaciones con los deudores/acreedores deben de crear un segmento del rea de ventas/compras que contienen datos especficos del deudor/acreedor.

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    La actualizacin de los registros maestros de acreedores y deudores puede realizarse de forma centralizada para todas las reas o por separado para la Gestin financiera y comercial (deudores) y Gestin de materiales (acreedores), aqu nos vamos a ocupar de la actualizacin de los datos maestros de los deudores y acreedores solo en Gestin Financiera.

    Si se utilizan los componentes gestin de compras y/o gestin de pedidos de cliente, es necesario mantener los deudores y acreedores de ambos componentes. Resulta ms fcil crear registros maestros de deudor y acreedor de modo centralizado para asegurarse de que se crean correctamente. Sin embargo, en algunos casos, la gestin de compras/gestin de pedidos de cliente crea sus propios segmentos del registro maestro y la contabilidad crea tambin los suyos. En este caso, existe el riesgo de crear registros maestros incompletos o duplicados.

    Se puede prevenir la creacin de cuentas duplicadas del siguiente modo:

    - Utilizar el matchcode antes de crear una nueva cuenta. - Activar la verificacin automtica de duplicados.

    Para crear los datos maestros de un deudor: Finanzas - Gestin financiera - deudores - datos maestros - crear.

    Para crear los datos maestros de un acreedor: Finanzas - Gestin financiera - acreedores - datos maestros - crear.

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    Al registrar un nuevo acreedor o deudor, lo que se obtiene es una cuanta auxiliar. Cada cuenta auxiliar tiene su submdulo correspondiente (AR, AP..), y se vincula al libro mayor la cuenta asociada, que es un campo obligatorio de los datos maestros.

    En las cuentas auxiliares (las que se crean desde AP, AR, AA) no existe el concepto de grupo de estatus de campo al crear las cuentas en la sociedad, los diferentes campos que aparecen al contabilizan se determinan mediante las claves, por eso hay tantas.

    Tambin se pueden crear nuevos registros maestros de deudor y acreedor con referencia a un registro maestro. Slo se copian de la cuenta de referencia a la cuenta nueva los datos que no hacen referencia directamente al deudor o al acreedor, es decir, no se copia informacin de direccin, etc. Los datos copiados deben verificarse y, en caso necesario, modificarse, antes de grabar el registro. Al crear el registro maestro de un deudor/acreedor, los datos generales y de sociedad se reparten en distintas carpetas, pginas o pestaas.

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    1.2 Grupos de cuentas de Acreedores y Grupoide Cuentas de Deudores

    Los grupos de acreedores se utilizan para clasificar a los acreedores segn el criterio que establezca la empresa cliente (por regin, segn el tipo de servicio, etc) de esta forma se pueden archivar por separado los datos de los distintos tipos de acreedores. Normalmente la misma distincin que se establece entre los grupos de acreedores se establezca tambin entre las cuentas de mayor asociadas. Los grupos/clases de cuentas determinan:

    Los rangos de nmeros de los acreedores que pertenezcan a ese grupo. Los campos que aparecen cuando el usuario crea el registro maestro y el status de los campos (suprimido, obligatorio, etc.) Si la cuenta es de un acreedor poco habitual (que el sistema llama CpD: cuentas pro diversos): se trata de acreedores con los que se trabaja de forma ocasional, y crearemos un registro maestro comn a todos ellos, sin indicar datos personales (cuando vayamos a registrar algo en un acreedor CpD el sistema nos abre una ventana donde rellenaremos los datos concretos de nombre, cif , etc) Definir los grupos de cuentas de acreedores y deudores:

    IMG gestin financiera contabilidad de deudores y acreedores cuentas de acreedor/cuentas de deudor datos maestros preparar la creacin de datos maestros definir grupo de cuentas con formato de pantalla (acreedores y deudores).

    Se puede utilizar un grupo ya existente como modelo (se selecciona en el selector de lnea y botn copiar como) o partir de cero en entradas nuevas. Una vez creado hemos de revisar todos los grupos segn las necesidades de parametrizacin. Revisamos uno a uno los grupos (si en la pantalla nos sale pgina 1/2, para pasar a la 2 pagina hemos de clicar el botn derecho del ratn y luego clicar en pagina siguiente). Los datos de compras no se actualizan ya que son los propios del mdulo de logstica. Una vez creado el grupo de acreedores, se configuran los rangos de nmeros, que determinan los cdigos de los acreedores que se den de alta en el grupo al que se asigna el rango:

    IMG gestin financiera contabilidad de deudores y acreedores cuentas de acreedor datos maestros preparar la creacin de datos maestros crear rangos de nmeros para cuentas de acreedor.

    Los rangos de nmeros se crean a nivel mandante, no pueden solaparse, pueden ser de asignacin interna o externa. Lo normal es tener un rango diferente para cada grupo de acreedores. Pero un mismo rango se puede asignar a ms de un grupo de cuentas de acreedor (es lo que haremos en el laboratorio para no sobrecargar de rangos el sistema) Por ultimo, se asigna el rango al grupo de cuentas:

    IMG gestin financiera contabilidad de deudores y acreedores cuentas de acreedor datos maestros preparar la creacin de datos maestros asignar rangos de nmeros para cuentas de acreedor.

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    La estructura de la pantalla (tambin llamado el layout) de los datos maestros de los acreedores viene controlada por los status de campo del grupo de cuentas, pero tambin se puede ver condicionada por los status de campo dependientes de la transaccin (que SAP llama actividad) y de la sociedad. La sociedad puede controlar los campos que aparecen al crear el registro maestro (en el segmento de sociedad):

    IMG gestin financiera contabilidad de deudores y acreedores cuentas de acreedor datos maestros preparar definir formato de pantalla por sociedad (acreedores)

    Primero tendramos que crear nuestra sociedad en la tabla y con el botn desglosar status de campo vemos los grupos solo a nivel sociedad, por lo que desde aqu no podemos hacer parametrizaciones a nivel mandante. A nivel de transaccin o actividad se pueden controlar los status de los campos al crear, visualizar o modificar un acreedor:

    IMG gestin financiera contabilidad de deudores y acreedores cuentas de acreedor datos maestros preparar definir formato de pantalla por actividad.

    Desde aqu podemos parametrizar como queremos crear un acreedor, que datos queremos que se modifiquen y cuales queremos se visualicen en el men de usuario.

    Cuando se crea el registro maestro del acreedor, el sistema compara los status de campo a nivel general, de sociedad y de transaccin y aplica el de mayor prioridad, ya que los status de campo tienen un orden de prioridad, que es el siguiente:

    1 ocultar o suprimir (este status es el mas importante)

    2 visualizar

    3 entrada obligatoria

    4 entrada opcional (este status es el menos importante)

    Si desea modificar o visualizar una cuenta, puede llamar directamente cada pestaa slo seleccionarla en la pantalla inicial de la transaccin de visualizacin o modificacin:

    1.2 Campos importantes en los registros maestros.

    Entre los campos de datos generales estn:

    - Concepto de bsqueda: puede indicar una abreviacin para el nombre del

    deudor/acreedor en este campo. El formato normalmente viene determinado por las directrices de empresa y la prctica.

    - Grupo de empresas: puede agrupar deudores o acreedores que pertenezcan a un mismo grupo de empresas con una clave de grupo definida por el usuario. Esta clave de grupo puede utilizarse para ejecutar informes, procesar transacciones o para la Ayuda para bsqueda F4.

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    - Responsable: debe grabar el nombre del responsable con un ID. Puede indicar este cdigo en los registros maestros/de deudor del que la persona en cuestin es responsable. As, el nombre del responsable se imprimir automticamente en toda la correspondencia. El cdigo tambin se utiliza para clasificar listas de propuestas de reclamacin y de pago.

    En el nivel de mandante y de sociedad, se puede introducir un pagador o receptor del pago alternativo. La entrada en el segmento de la sociedad tiene una prioridad superior a la entrada en el nivel de mandante. De esta forma, al compensar las partidas abiertas, los pagos o cobros se realizan al pagador/receptor alternativo. En algunas industrias, los clientes asignan las rdenes localmente (mediante sus subsidiarias), pero pagan sus facturas de forma centralizada (a travs de la central). Existe, as, una diferencia entre el flujo de mercancas y el flujo de pagos. Esto se puede reflejar mediante cuentas de la central y cuentas de subsidiaria.

    Todas las partidas contabilizadas en una cuenta de subsidiaria se transfieren automticamente a la cuenta de la central. En general, los avisos de reclamacin se envan a la central, quien gestiona los pagos. Sin embargo, si est seleccionado el campo Gestin descentralizada en el registro maestro de la central, los programas de reclamacin y de pagos utilizan la cuenta de la subsidiaria. A nivel mandante tambin se indican los datos bancarios del acreedor/deudor, entre ellos puede estar el IBAN.

    Si un deudor es tambin acreedor, o al revs, se pueden compensar partidas abiertas mediante el programa de pagos o de reclamacin. Para compensar partidas abiertas, son necesarios los siguientes pasos:

    - El nmero de cuenta de acreedor debe introducirse en la cuenta de deudor y el

    nmero de cuenta de deudor debe introducirse en la cuenta de acreedor - Cada sociedad puede decidir si desea compensar partidas abiertas. Si se va a utilizar la

    compensacin, deber seleccionar el campo Compensacin con acreedor en la cuenta de deudor o el campo correspondiente en la cuenta de acreedor.

    La visualizacin de partidas individuales y la gestin de partidas abiertas estn configuradas para todas las cuentas de deudor/acreedor de forma estndar.

    Para todos los deudores o acreedores con los que slo mantiene relaciones comerciales espordicamente debe crear registros maestros de deudor o de acreedor especiales. Estos registros maestros contienen crditos y deudas para clientes/proveedores espordicos (cuentas CpD). Al contrario que otros registros maestros, un registro maestro de cuenta CpD no contiene informacin sobre un cliente/proveedor especfico, puesto que dicha cuenta se utiliza para ms de un cliente/proveedor. Por lo tanto, deben suprimirse los campos especficos de cliente/proveedor.

    Se introducen los datos especficos de cliente/proveedor para clientes/proveedores espordicos en el documento durante la contabilizacin.

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    Los campos a los que se accede con la transaccin "Visualizar" siempre se visualizan o suprimen, ya que en una transaccin "Visualizar" no es posible introducir datos.

    Si no desea utilizar el control especfico de transaccin o especfico de sociedad, fije el status del campo para todos los campos en opcional. Puesto que este status de campo tiene la prioridad menor, siempre se utiliza el control especfico del grupo de cuentas.

    1.3 Principio de verificacin por dos o ms personas.

    Consiste en que una persona realiza modificaciones en los datos maestros de deudor o acreedor y que otra persona sea responsable de confirmar las modificaciones, normalmente en modificaciones de deudor o acreedor importantes.

    Primero debe definir los campos para el principio de verificacin por dos o ms personas en los registros maestros de deudor y acreedor en la IMG:

    - Para deudores: IMG - Gestin financiera - contabilidad de deudores/acreedores - cuentas de deudor - datos maestros - preparar la creacin de datos maestros de deudores - definir campos sensibles p.ppio verif./2 o mas personas ( deudores).

    - Para acreedores: IMG - Gestin financiera - contabilidad de deudores/acreedores -cuentas de acreedor - datos maestros - preparar la creacin de datos maestros de acreedores - definir campos sensibles p.ppio verif./2 o mas personas (acreedores).

    Botn de entradas nuevas para ir aadiendo los campos sensibles:

    Al definir un campo en el registro maestro de deudor/acreedor como "sensible", el deudor o acreedor correspondiente se bloquea para el pago si la entrada se modifica. El bloqueo se elimina cuando otra persona con autorizacin verifica la modificacin y la confirma o la rechaza en: Finanzas -gestion financiera - acreedores/deudores - datos maestros - confirmar modificacin.

    La confirmacin de los cambios puede realizarse para un nico deudor o acreedor (sera la transaccin individualmente) o puede obtenerse una lista:

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    La lista puede delimitarse por:

    Deudor/Acreedor

    Sociedad

    Cuentas no confirmadas

    Cuentas rechazadas

    Cuentas por confirmar por el usuario

    Puede visualizar las modificaciones al registro maestro de deudor o acreedor para todas las cuentas utilizando los informes RFDABL00 o RFKABL00.

    2. CONDICIONES DE PAGO Y DESCUENTOS POR PRONTO PAGO Cuando se crean los registros maestros de los acreedores/deudores, se indica, en segmento de sociedad la condicin de pago, los trminos que acuerdan los interlocutores comerciales en relacin con el pago de las facturas.

    Las condiciones de pago definen la fecha de vencimiento y el descuento por pronto pago ofrecido para el pago de la factura dentro de un determinado perodo. Para ello, el sistema necesita los datos siguientes:

    - Fecha base: La fecha a partir de la cual se cuentan las condiciones. - Condiciones de descuento por pronto pago: Las condiciones bajo las cuales se concede

    descuento por pronto pago.

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    - Porcentajes de descuento por pronto pago: El porcentaje utilizado para calcular el descuento por pronto pago.

    Se pueden introducir las condiciones de pago en el segmento de sociedad, el segmento de rea de ventas, y el segmento de organizacin de compras de un registro maestro de deudor/acreedor. Si han introducido condiciones de pago en el registro maestro, el sistema se las propondr. Tambin se puede introducirlas o modificarlas durante el tratamiento. Las condiciones de pago que se proponen al contabilizar una factura dependen de dnde se cree la misma:

    - Si la factura se crea en Finanzas, se proponen las condiciones de pago del segmento de la sociedad.

    - Si se crea una factura de deudor en la gestin de pedidos de cliente, se proponen las condiciones de pago del rea de ventas. Al contabilizar la factura de gestin de pedidos de cliente, se copian las condiciones de pago en la factura FI que se crea automticamente.

    - Si se crea una factura de proveedor en la gestin de compras, se proponen las condiciones de pago del segmento de la organizacin de compras. Al contabilizar esta factura, se copian automticamente las condiciones de pago en el documento contable.

    Al tratar un documento, se registran las condiciones de pago de modo que el sistema pueda calcular las condiciones de pago requeridas. La condicin de pago puede indicarse en el campo condicin de pago. Cuando se registra abonos se pueden relacionar con la factura original mediante la entrada del nmero de factura en el campo "Referencia a factura" durante la entrada de documento. En este caso, las condiciones de pago se copian de la factura, de modo que la factura y el abono vencen el mismo da. Para activar las condiciones de pago de un abono que no contiene referencias a una factura, se indica el valor "V" en el campo "Referencia a factura" al introducir el documento. Estos abonos vencen en la fecha base.

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    2.1 Crear una condicin de pago.

    En el sistema hay condiciones de pago predefinidas, pero se pueden aadir condiciones de pago nuevas en:

    IMG - Gestin financiera - Contabilidad de deudores y acreedores - operaciones contables - Recepcin de facturas/entrada de abonos - actualizar condiciones de pago.

    Hay que indicar los siguientes datos:

    General:

    - Cdigo que identifica la condicin de pago, 4 caracteres alfanumricos. - Da lmite es el da natural del mes hasta el cual las condiciones de pago son vlidas.

    Los lmites de das permiten condiciones de pago especficas de fecha. Utilizando el lmite de das, se pueden almacenar e condiciones de pago simples o mltiples en una misma clave de (el sistema aplicar una u otra segn la fecha del documento):

    - El lmite de das es la fecha base hasta la cual se puede aplicar la versin de las condiciones de pago. Para condiciones de pago que sean dependientes, por ejemplo, de si la fecha base es antes del 15 del mes, se pueden introducir unas condiciones de pago y si la fecha es posterior otras distintas bajo la misma clave. Las siguientes condiciones de pago requieren la especificacin de un lmite de das:

    Los documentos con fecha de factura hasta el 15 del mes vencen el ltimo da del mes siguiente.

    Los documentos con una fecha de factura posterior vencen el 15 del mes siguiente.

    - La descripcin de las condiciones de pago incluye: Una explicacin generada automticamente por el sistema que se puede sustituir por la explicacin del usuario de las condiciones de pago y un texto comercial para imprimirse en facturas de los deudores.

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    - La clase de cuenta define la contabilidad auxiliar en la que se pueden utilizar las condiciones de pago. Si se desea utilizar condiciones de pago tanto para acreedores como para deudores, hay que definirlas utilizando claves separadas de condiciones de pago y luego utilizarlas slo para una clase de cuenta. De esta forma se evitar que cualquier modificacin que se realice en las condiciones de pago de deudores afecte a las contabilizaciones de los acreedores.

    Control de pago:

    - Utilizando claves de bloqueo, que se pueden introducir tambin a nivel de partidas individuales al registrar los documentos o en los datos maestros de las cuentas, es posible bloquear partidas individuales o cuentas para su pago o cobro.

    - Una va de pago (para cada pas, el sistema tiene mtodos de pago definidos de forma estndar), al igual que los bloqueos de pago, las vas de pago se pueden introducir en las condiciones de pago, en las partidas individuales o en las cuentas. Si se anota una va de pago concreta est aparecer al contabilizar la factura, sino no aparece.

    Fecha base:

    La fecha base es la fecha de inicio que el sistema utiliza para calcular la fecha de vencimiento de la factura. Para calcular la fecha base se aplican las siguientes reglas:

    - Los valores propuestos a partir de los cuales se puede determinar la fecha base son los siguientes: Sin propuesta, fecha de documento, fecha de contabilizacin o fecha de entrada.

    - Especificaciones para calcular la fecha base: Da fijo utilizado para sobrescribir el da natural de la fecha base. Se utiliza por ejemplo, cuando se quiere que las facturas venzan siempre a da 15.

    - La cantidad de meses que deben aadirse al mes natural del mes base para determinar el vencimiento (por ejemplo, si el vencimiento es a 30 das, en meses adicionales se indica 1).

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    Condiciones de pago a plazos:

    Una factura se puede pagar a plazos durante varios meses. El importe total de la factura se divide en importes parciales que vencen en fechas diferentes. El sistema realiza automticamente esta particin, si se ha definido pago a plazos en las condiciones de pago. Los pasos para crear un pago a plazos son los siguientes:

    a) crear una condicin simple indicando que es una condicin de pago a plazos.

    b) Se crean las condiciones simple que formarn parte de la condicin de pago a plazos, (como si fuera una condicin normal) or ejemplo, si es una pago a 30 y 60 hay que crear dos condiciones simples

    c) Asignar las condiciones simples a la condicin de pago a plazos, indicando en cada caso que porcentaje de la factura se paga en cada. Ello se hace en esta actividad:

    IMG - Gestin financiera - Contabilidad de deudores y acreedores - operaciones contables - Recepcin de facturas/entrada de abonos - Definir condiciones de pago a plazos

    Al registrar los documentos con condiciones de pago a plazos, para cada plazo, el sistema crea una partida individual. Los importes de las partidas individuales se corresponden con los porcentajes del importe total indicados en la transaccin anterior. El total de los importes de las partidas individuales se corresponde con el importe total (con el total de la factura).

    Las condiciones de pago de las partidas individuales son las condiciones de pago definidas para los plazos individuales.

    2.2 Descuento por pronto pago

    Para calcular el descuento por pronto pago, hay que indicar un porcentaje en las condiciones de pago en el campo porcentaje:

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    Tambin hay que introducir el nmero de das durante los cuales el porcentaje ser vlido en la misma posicin en el campo Ctd. das (el sistema aade la cantidad de das indicada a la fecha base). Otra opcin es descuento segn la fecha, en ese caso se indican das fijos y meses adicionales: el sistema reemplaza el da en la fecha base con el da fijo especificado.

    Se pueden introducir hasta 3 perodos de descuento por pronto pago, pero no es posible indicar descuento por pronto pago en el ltimo perodo, es para pago sin descuento (pago neto). Se puede modificar el descuento por pronto pago tras contabilizar la factura. El descuento por pronto pago se puede introducir en la factura de manera automtica mediante los porcentajes indicados en las condiciones de pago o de forma manual en el campo importe DPP. i se compensa una partida abierta en una cuenta de deudor o de acreedor, el descuento por pronto pago se contabiliza automticamente en la cuenta para los "gastos por descuentos" o en la cuenta para los "ingresos por descuentos".

    Segn las disposiciones de cada pas, la base del descuento es el valor neto (total de las partidas individuales de la cuenta de mayor y de activos fijos, sin incluir los impuestos) o valor bruto (impuestos incluidos, como en el caso de Alemania). Se especificar en:

    IMG - Gestin financiera - Contabilidad de deudores y acreedores - operaciones contables - Recepcin de facturas/entrada de abonos - Definir base descuento para salida de facturas

    Al configurar las caractersticas de las clases de se indica si se utiliza el procedimiento neto para acreedores el importe de descuento se contabiliza automticamente al contabilizar la

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    factura, se deduce del importe que se contabiliza en la cuenta de gastos o de balance y el mismo importe se contabiliza en una cuenta de compensacin de descuento para compensar (cuadrar) la contabilizacin, en la imagen siguiente, 1 corresponde a los movimientos al registrar la factura y 2 al pagar:

    Al pagar la factura, el sistema realiza una contabilizacin de compensacin en la cuenta de compensacin de descuento. Si la factura se paga despus del vencimiento de descuento, la prdida por descuento se contabiliza en una cuenta separada.

    Si la sociedad no utiliza el procedimiento neto, el descuento se registra al compensar las partidas abiertas.

    3. IMPUESTOS

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    SAP soporta los sistemas fiscales de diferentes pases:

    - Impuesto sobre el volumen de negocios. - Impuesto sobre las ventas en EE.UU. - Impuestos adicionales (especficos de pas, por ejemplo el impuesto sobre la inversin

    de Noruega, el recargo de equivalencia de Blgica) - Retencin de impuestos (no se trata en este curso).

    El sistema dispone de dos clases de imposicin:

    - Los impuestos se gravan a nivel nacional con tipos unitarios. - Los impuestos se gravan a nivel regional/de emplazamiento fiscal, fijndose tipos para

    cada regin/emplazamiento fiscal. Debido a la complejidad (por ejemplo, existen ms de 67.000 emplazamientos fiscales posibles en los EE.UU.) suele utilizarse el software de terceros para determinar la periodificacin de impuestos. Como soporte a estos programas, SAP ofrece un software de interfases genrico.

    El sistema soporta el tratamiento de impuestos del siguiente modo:

    - La verificacin del importe de impuesto introducido o mediante el clculo automtico de los impuestos.

    - Contabilizacin del importe del impuesto en cuentas de impuestos. - La realizacin de rectificaciones de impuestos para descuentos por pronto pago u otras

    deducciones.

    El indicador de impuestos se utiliza para el procedimiento de clculo necesario en las funciones de impuestos del sistema SAP.

    Las disposiciones nacionales determinan qu clase de base imponible debe utilizarse:

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    Importe neto (partidas de gastos o ingresos sujetas a impuestos menos el descuento por pronto pago)

    Importe bruto (partidas de gastos o ingresos que incluyen el descuento por pronto pago)

    El consultor define qu importe debe utilizarse para cada sociedad o para el nivel superior del cdigo de emplazamiento fiscal. El impuesto sobre el volumen de negocios es el saldo del lVA repercutido y del lVA soportado:

    - El lVA repercutido se grava sobre el valor neto de las mercancas y se factura al deudor. Es una responsabilidad de la empresa ante la Administracin de Hacienda.

    - El lVA soportado se grava sobre el importe neto de factura y es facturado por el acreedor. El IVA soportado constituye un crdito de la empresa a Hacienda.

    Las autoridades fiscales pueden definir que parte del IVA soportado no sea deducible. Este importe puede contabilizarse en una cuenta de gastos separada o distribuirse entre las partidas individuales de la cuenta de mayor o de la cuenta de activos fijos.

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    El procedimiento para el clculo de impuestos se asigna a cada pas para llevar a cabo los clculos de impuestos. El sistema se suministra en la mayora de pases con los procedimientos preconfigurados para el clculo de impuestos.

    El procedimiento de clculo de impuestos contiene:

    - El orden de los pasos que deben seguirse para el procedimiento de clculo de impuestos.

    - Las clases de impuesto (clases de condicin)) que son vlidas para el pas. El sistema se entrega con las clases de condicin necesarias para cada clase de clculo de impuestos. El procedimiento de clculo de impuestos ya cubre las clases de condicin correctas.

    - La clave de cuenta/clave de transaccin que cubre especificaciones adicionales y se utiliza para la determinacin automtica de cuentas para los impuestos en cuestin. El sistema contiene claves de cuenta predefinidas.

    Las clases de condicin son clculos de impuestos vlidos en un pas. Un cdigo de domicilio fiscal es una combinacin de los cdigos de las autoridades fiscales que grava los movimientos fiscales de mercancas y el uso de sus propios tipos impositivos. Existen cuatro posibles niveles inferiores al nivel nacional: estado, condado, localidad y distrito.

    3.1 Indicador de impuestos

    Para calcular los impuestos el sistema utiliza el indicador de impuestos. Ya vienen definidos en el sistema. Registra el indicador de impuestos al contabilizar el documento y esta supone la principal conexin con el clculo de impuestos. Dicha conexin es diferente en funcin de que el pas utilice o no un procedimiento de clculo de impuestos con cdigos de domicilio fiscal. El indicador de impuestos est enlazado con una de las siguientes opciones:

    - Clave de pas - Combinacin de clave de pas y cdigo de domicilio fiscal - Los indicadores de impuestos dentro del mtodo de imposicin de domicilio fiscal

    dependen de la fecha. En la configuracin, se puede elegir si la fecha del documento o la fecha de contabilizacin es la fecha vlida para el clculo de impuestos.

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    En la configuracin del IVA en nuestro pas, el indicador de impuestos est enlazado con la clave de pas. (En EEUU que utiliza el mtodo de imposicin en emplazamiento fiscal el indicador depende de la fecha).

    Adems de otras informaciones, el indicador de impuestos contiene los tipos impositivos. Los tipos impositivos se asignan a las clases de impuestos utilizadas en el procedimiento de clculo de impuestos. En cada indicador de impuestos se pueden introducir varios tipos impositivos para distintas clases de impuestos, cuando se debe gravar una posicin con varias clases de impuestos (por ejemplo un 10% de IVA soportado sobre la partida pero el 40% del impuesto no es deducible, para los tipos impositivos significara un 6% de IVA soportado y un 4% de IVA soportado no deducible) aunque normalmente slo se introduce un tipo impositivo.

    Algunas contabilizaciones en cuentas de mayor relevantes a los impuestos deben tener un tipo impositivo igual a cero. Esto es vlido para:

    - Partidas libres de impuestos que, sin embargo, deben notificarse a Hacienda. Para estas partidas se crea un indicador de impuestos especial con un tipo impositivo igual a cero.

    - Partidas que se crean mediante operaciones libres de impuestos como salida de mercancas, movimiento de mercancas, etc. En la configuracin debe asignarse un indicador de impuestos especial a estas operaciones.

    La definicin de la clase de impuesto determina si el importe base es un "porcentaje de IVA soportado" o un "porcentaje de IVA repercutido".

    Al registrar los documentos, se introduce el indicador de IVA, si el sistema detecta una desviacin entre los impuestos calculados y el importe del impuesto introducido, emitir un mensaje de error (cuando en la parametrizacin del indicador de IVA se fijo el indicador de verificacin) o un mensaje de advertencia (indicador de verificacin no fijado). En cuanto al

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    IVA soportado, no se debe fijar el indicador de verificacin ya que el usuario debe contabilizar el importe del impuesto de la factura independientemente de si es correcto o no. El indicador de verificacin se fija en las caractersticas.

    En general, los impuestos calculados por el sistema se contabilizan en una cuenta de impuestos determinada (en una partida individual separada). Es menos habitual que el IVA se reparta en partidas de gastos (ocurre cuando el IVA es no deducible).

    3.2 Registro automtico de impuestos.

    Al registrar los documentos, es posible indicar manualmente el importe del impuesto en el campo impuesto pero lo ms habitual es que se fije el indicador calculo de impuesto para que el sistema lo calcule de forma automtica:

    Para activar la determinacin automtica de los importes de impuestos es necesario indicar los siguientes datos:

    - Claves de contabilizacin (vienen predefinidas como 40 y 50). - Reglas que determinan en que campos se basa el sistema para utilizar una u otra

    cuenta (la determinacin de cuentas puede basarse en el indicador de impuestos o en la clave de cuenta).

    - Cuentas de impuestos.

    Cuando se producen diferencias de tipo de cambio debido a ajustes impositivos en monedas extranjeras, stos suelen contabilizarse en la cuenta normal de diferencias de tipo de cambio. Sin embargo, cabe la posibilidad de determinar por cada sociedad que el tipo de cambio para las posiciones de impuestos pueda introducirse manualmente o pueda determinarse mediante la contabilizacin o la fecha del documento. Los importes de las diferencias se contabilizan en una cuenta especial.

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    3.3 Creacin de cuentas de mayor de IVA.

    Las cuentas de mayor en las que se contabiliza el impuesto se crean indicando en el campo categora fiscal los siguientes signos:

    - < para IVA soportado. - > para IVA repercutido.

    El indicador Slo contab. automticamente solo se debe seleccionar si no se deben realizar imputaciones manuales de impuestos.

    Todas las dems cuentas de mayor pueden tener las entradas siguientes en el campo "Categora fiscal":

    a) En blanco para contabilizaciones no relevantes para los impuestos (p. ej. La cuenta de primas de seguros).

    b) "-" Para contabilizaciones que requieren un cdigo de IVA soportado (por ejemplo, cuenta asociada para acreedores).

    c) "+" Para contabilizaciones que requieren un cdigo de IVA repercutido (por ejemplo, cuenta asociada para deudores).

    d) "*" Para contabilizaciones que requieren cualquier clase de indicador de impuestos.

    e) "xx" Para contabilizaciones con el indicador de impuestos predefinido xx. (Es posible que solo se trabaje con un IVA soportado del 21%, por lo que se introduce el indicador S3).

    Si el campo "Contabilizacin permitida sin impuesto" est seleccionado, se puede contabilizar en esta cuenta de mayor sin especificar un indicador de impuestos.

  • 21

    Las entregas a deudores de pases que no pertenecen a la UE estn libres de impuestos (IVA repercutido 0%). El deudor debe pagar el IVA de importacin que normalmente se corresponde con el IVA soportado nacional.

    Generalmente, dentro del Mercado Comn de la UE se aplica el principio del pas de destino. Es decir, las entregas estn libres de impuestos (IVA repercutido 0%), pero en el pas de destino se grava el IVA de adquisicin.

    Las restricciones en importaciones y exportaciones se han sustituido por una gestin de informes ms completa para las entregas entre empresas de los pases de UE:

    - El deudor calcula el IVA de adquisicin y lo notifica a las autoridades fiscales en una declaracin de IVA ampliada sobre ventas/compras. En dicho informe, el IVA de adquisicin puede considerarse el IVA soportado. Por consiguiente, la empresa no tiene que pagar impuestos cuando adquiere mercancas. El IVA de adquisicin se utiliza para notificar la adquisicin de mercancas dentro de la UE a las autoridades fiscales.

    - El acreedor debe notificar a las autoridades fiscales las entregas/movimientos de mercancas libres de impuestos en forma de una declaracin recapitulativa. En esta declaracin tambin se indican los receptores de las mercancas. Para identificar a los receptores se asigna un nmero de identificacin de IVA a cada empresa. Este nmero debe especificarse en cada factura entre empresas de la UE.

    Indicadores de impuestos especiales:

    - El indicador de IVA de adquisicin genera dos posiciones de contabilizacin: El IVA de adquisicin se contabiliza en la columna del Haber de la cuenta para el IVA repercutido de adquisicin y el mismo importe se contabiliza en la columna del Debe de la cuenta para el IVA soportado de adquisicin.

  • 22

    - El indicador de IVA repercutido para entregas libres de impuestos requiere un indicador de la UE para mercancas, servicios y subcontratacin dentro de la UE para que se puedan determinar los volmenes de ventas relevantes para la declaracin recapitulativa. Por motivos tcnicos, tiene que asignar una cuenta de impuestos al indicador de impuestos incluso aunque no se contabilice ningn impuesto.

    Es posible definir el indicador de IVA en las transacciones Enjoy:

    IMG - Gestin financiera - Contabilidad de deudores y acreedores - operaciones contables - Salida de facturas/ salida de abonos - Salida de facturas/ salida de abonos Enjoy SAP - Definir indicador impuestos por operacin.

    Con ello se consigue que el indicador de IVA aparezca como un valor propuesto en el registro de los documentos.