Reunión con Proveedores y Contratistas Barranquilla, Septiembre 15 del 2014

Bogotá, Septiembre 22 del 2014

Agenda

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Tema Expositor

CHARLA DE SEGURIDAD

INTRODUCCION/BIENVENIDA A. del CastilloVIDEO INSTITUCIONAL

PRESENTACION CERREJON A. del Castillo

ESTRATEGIA DE RECUPERACIÓN DE LA RENTABILIDAD DEL CERREJON- Preguntas y respuestas A. del Castillo

PAUSA CAFE

DIVISION DE COMPRAS- Preguntas y respuestas M. Del Gallego

DIVISION DE CONTRATOS- Preguntas y respuestas W. Torres

DIVISION DE INVENTARIO Y OPERACION DE ALMACENES- Preguntas y respuestas M. Vélez

DIVISION LOGISTICA Y COMERCIO EXTERIOR- Preguntas y respuestas R. Juliao

POLITICAS Y GUIAS DE CONDUCTA J. Caceres

CIERRE A. del Castillo

COMPROMISO CON EL DESARROLLO SOSTENIBLE DE LA GUAJIRA

Alberto del Castillo

La minería ha venido siendo motor de desarrollo del país

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1,1 %del territorio colombianoestá dedicado a la extracción minera *

2,2% del PIB **

11% de las exportaciones ***

17% de la inversión extranjera directa ***

58,7%del PIB

En La Guajira

350.000*Empleos generadospor el sector

Fuente: *ANM, **Dane, ***Banco de la República

Cerrejón es una de las minas de exportación de carbón a cielo abierto más grandes del mundo

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la Empresa exportóEn 2013

33,5 millonesde toneladas

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Cerrejón ha logrado un espacio importanteen el mercado mundial del carbón

Fuentes: cálculos propios del mercado global del carbón, CMC.

33,5 millones de toneladas exportadas en 2013En 2010 Cerrejón penetró el mercado de Asia por primera vez en 25 años

8,9% Participación de las exportaciones del carbón colombiano en el mercado global

43%Participación del carbón de Cerrejón en exportaciones colombianas

Participación del carbón de Cerrejón en el mercado global3,8%

Norteamérica8,56%

Centro ySuramérica

18,97%

Europa 45,62%

Mediterráneo 26,78%

Asia0,08%

La minería genera una serie de encadenamientos, impuestos y empleos que dinamizan y fortalecen la economía regional

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6.248

Impuestos y regalías 2013$1.160.000 millones

$87.600 millones

Empleados directos

7.575Contratistas

del restode lacosta

Atlántica

resto del país

compras y contratos de La Guajira 2013.

de La Guajira

A pesar que las perspectivas del consumo de carbón son todavía crecientes durante la siguiente década, se proyecta el

decrecimiento de su participación frente a otras fuentes

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203520202011

Tera vatios / hora

10.000

20.000

30.000

40.000

Gas 2,3 %

Carbón 1,2 %

Nuclear 2,1%

Fuentes para la generación de energía eléctrica

Fuente: El panorama de la energía – una mirada al 2040. ExxonMobil

Hídrica 2,2%

Otros renovables 7,6%

41% 33%

22%

22%

Petróleo – 2,7%

38%

21%

Fuente y Tasa de Crecimiento Anual Compuesto

El crecimiento en las importaciones del carbón se está dando en Asia

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0

100

200

300

400

500

600

700

800

900

1000

Volumen(millones MT)

2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014Fuente: Cerrejón

PacíficoChinaAsia

AtlánticoAméricasEuropa

Otros

El mercado natural de Colombia está centrado en el Atlántico

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Indonesia 417Mt **

Australia 182Mt

Rusia 102Mt

EE.UU. 41Mt

Colombia 77Mt *

Sudáfrica 74Mt

Fuente: IHS McCloskey cifras 2013. * Dane ** Incluye cabón de baja calidad.

Los precios han bajado casi un 50% en los últimos 3 años

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A pesar de los retos, continuaremos desarrollando nuestra estrategia de sostenibilidad para fortalecer la alianza que tenemos con La Guajira

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Emprendimiento

Calidad de aire

Manejo del agua

Rehabilitación de tierras

Emisiones de gases efecto invernadero

Comunidades vecinas

Derechos humanos

Oficina de quejas

Reasentamientos

Sindicatos

Proveedores y contratistas

Eco eficiencia

Manejo de residuos

Educación ambiental

Conservación de la biodiversidad

Empleo

Impuestos y regalías

Nuestro sistema de Fundaciones,una apuesta por el desarrollo guajiro

Las cuatro fundaciones atienden los temas más sensibles de La Guajira con el propósito de impulsar un desarrollo sostenible.

ASPECTO ECONÓMICO ASPECTO AMBIENTAL ASPECTO SOCIAL

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• Soluciones de abastecimiento y tratamiento de agua.

• Manejo integrado de cuencas.• Soluciones de saneamiento e higiene.

• Generación de ingresos.• Integración con las comunidades de la estructura

regional y nacional de servicios.• fortalecimiento de las organizaciones indígenas.• Apoyo a la operación.

• Fortalecimiento de la gestión departamental.• Fortalecimiento de la gestión municipal.• Fortalecimiento de la organización de la

sociedad civil.

• Sector turístico.• Sector agrícola.• Sector manufacturero.

En Cerrejón hacemos equipo con La Guajira apoyo a comunidades frente a la situación de sequía en la región

13-

Bono de solidaridad 1 $100.000 –2 entradas al evento en localidad general.

Bono de solidaridad 2 $300.000 –3 entradas al evento en localidad VIP.

Bono de solidaridad voluntario (quien no pueda asistir al evento).

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ESTRATEGIA DE RECUPERACION DE LA RENTABILIDAD DE CERREJON

Jeaneth Villarreal

Impactos en rentabilidad de CERREJON

El costo por tonelada de carbón ha subido de manera importante en los últimos años

El costo de materias primas (combustible, llantas, explosivos), repuestos y servicios ha aumentado

Un contextomundial deprecios bajos:•Economías estancadas

•Auge de energías renovables y combustibles alternos

• Creciente regulación de uso del carbón

Nuestra moneda se ha revaluado

Para estar entre las compañías más competitivas, debemos incrementar las utilidades y optimizar el uso de los activos de la Compañía

Esto nos invita a reevaluar nuestras prácticas para lograr mayor eficiencia operativa

Ingresos sustancialmente menores

Plan Minero

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El mercado ha reflejado una caída de continua del precio desde el 2011

Cambios estructurales en el

Mercado Sobreoferta del carbón

Deterioro de márgenes

Demanda débil

Alta Competencia

100US$

50

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Plan mineroPlan minero

El costo unitario de CERREJON se ha venido incrementando

Oportunidades de retro llenado

Profundización de las tajos

Re-manejo de estéril

Atrasos en reasentamientos

Permisos

Incremento en costo unitario

Costo materias primas,

repuestos, servicios

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Cómo ?

En 2013 se crea el Programa COMPITE

Asegurar el mejoramiento de la competitividad de la Compañía, para lo cual debemos mejorar el Indicador deRendimiento del Capital Invertido (ROCE, sus siglas en inglés) de forma sostenible a partir del 2015.

OBJETIVO

ROCE = Operating profit

Capital employed

Hacer cambios fundamentales en la

forma de operar (Cambio de Paradigmas)

Pensar y hacer las cosas de forma diferente

(Cambio de mentalidad)

Enfocarse en la eficiencia y

productividad

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La sostenibilidad de nuestra empresaes un compromiso de todos

Para lograr las metas se requiere de la participación de todos los que hacemos parte de CERREJON.

Contamos con la capacidad, empeño y creatividad del equipo CERREJON.

Todos sumamos con la ejecución de las iniciativas vigentes y la construcción de otras nuevas

Desde cada puesto de trabajo sumamos para que nuestra empresa sea más competitiva y, por ende, sostenible.

Optimizando sus procesos

Participando en iniciativas

Generando ideas

Sr. Contratista/Proveedor, es fundamental su participación

Escribanos sus ideas al mail:Compite@cerrejon.com

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Preguntas y Respuestas

DIVISION DE COMPRAS

Marco Del Gallego

Organigrama

Maria Eugenia AlvaradoSupervisor

AngélicaAvendaño Oscar

TorresLeisly Moreno

DavidNiño

MARCO DEL GALLEGOJEFE DIVISIÓN

Margarita CarbonellOficinista Compras

CharlesGómez

Estudiante en

Práctica

AmedSafadi

Maria Juliana Castrillón

RafaelQuintero

Diana Pérez

Ana María Ruiz

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Líneas de Compras

Nombre Cargo Líneas

Maria Eugenia Alvarado Supervisora * Perforación y Voladura.* Combustibles y Lubricantes.

Charles Gomez Especialista* Camiones 320 Ton.* Palas Hidráulicas.* Motores Diesel.

Amed Safadi Analista Mayor

* Camiones <240Ton. y equipos auxiliares mineros.* Fabricación nacional.* Seguridad Industrial.

Maria Juliana Castrillón Analista * Bandas y Rodilllos.* Equipos de manejo de carbón de PBV.* Equipos medianos y livianos.

Leisly Moreno Analista

* Equipos de comunicación y Telecomunicaciones.* Equipos de cómputo.* Gases Industriales.* Dotación (uniformes y calzado).* Mangueras y correas.

Angélica Avendaño Analista

* Material eléctrico.* Plantas de Lavado y Trituradoras* Equipos y accesorios de Geología.* Aceros.

Rafael Quintero Analista * Rodamientos.* Palas de cable, cargadores y grúas.* Electródos y accesorios de soldadura.

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Líneas de Compras

Nombre Cargo Líneas

Oscar Torres Analista Jr.* Bombas, válvulas y compresores.* Ferrocarril.* Llantas para equipo liviano.

David Niño Analista Jr.* Herramientas.* Papelería.* Confecciones Publicitarias.

Diana Perez Analista Jr.

* Llantas equipo mineros.* Materiales para reparación de llantas.* Baterías y químicos.* Supresor de polvo.

Ana Ruiz Analista Jr.* Ferretería y pinturas.* Empaquetaduras y sellos.* Instrumentación en general.

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Qué hacemos?

• Efectuar todas las compras de la compañía buscando negociacionesfavorables para ambas partes y enfocadas en la reducción de costos parala compañía.

• Contratar servicios de mantenimiento para flotas mineras.

• Realizar investigación de mercados tanto a nivel nacional e internacionalpara mantener informada a la compañía sobre las tendencias del mercado.

• Mantener contacto permanente con nuestros clientes internos paraentender sus necesidades y brindarles el mejor servicio posible.

• Mantener excelentes relaciones a largo plazo con nuestros proveedores através de alianzas colaborativas y reuniones de mejoramiento.

• Suministrar al área financiera los pronósticos de precios para insumos yrepuestos de mayor impacto en el presupuesto.

• Realizar las Debidas Diligencias (Guía de Anticorrupción) a losproveedores y contratistas.

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Principales retos 2014

• Reducir los costos de la operacion mediante la consecución de ahorros yreducciones de precios de equipos, repuestos y suministros.

• Desarrollar plan de renegociación de contratos y órdenes maestras paracompensar la caída de precios del carbón.

• Apoyar, con el soporte de los proveedores/contratistas, los análisis decambio de paradigma que nos permitan identificar nuevas alternativas ymétodos de hacer las cosas.

• Liderar la gestión de iniciativas Compite del departamento M&C y apoyarlas del resto de la compañía.

• Apoyar la gestión de reducción de inventarios de repuestos y suministros(llantas, explosivos, etc.).

• Reducir el ciclo de la cadena de suministro.

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Que esperamos de ustedes?

Teniendo en cuenta la situación actual del mercado del carbón, solicitamosque ustedes nos ayuden a mantener al CERREJON competitivo al reducir elcosto unitario de nuestra tonelada de carbón, a través de:

• Reducir los precios, ofrecer descuento adicional.• No realizar reajuste de precios en caso de que exista fórmula y ésta

indique incremento.• Ofrecer productos alternos que reduzcan el consumo y disminuyan el

precio manteniendo la calidad, cambio de paradigma en el suministro de productos y prestación de servicios.

• Ofertar esquemas de suministro con inventario a cargo del proveedor, (consignación, zona franca, etc.).

• Recompra de materiales.• Dar soporte técnico y entrenamiento a la operación para optimizar el uso

de sus productos

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Recomendaciones

• Cumplimiento de lo acordado estableciendo y monitoreando losindicadores de desempeño.

• Promover la utilización de recursos de la región para el suministro debienes y servicios.

• Mejoramiento continuo:- Cumplimiento de entregas en las fechas acordadas.- Anticipación y solución de problemas de suministro.- Automatización: utilización de la plataforma BPM para los procesos de

compra y contratos, y de la aplicación Axis para el envío y aceptación de las ordenes de compra .

- Minimizar discrepancias (precios, cantidades, producto).- Iniciativas de mejoramiento y reducción de costos.- Soporte post-venta. - Atención oportuna a reclamos y garantías.

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DIVISIÓN DE CONTRATOS

Wilson Torres

Qué hacemos?

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• Desarrollar y ejecutar el Plan Anual de Contratación

• Desarrollar análisis de mercado para conocer las condiciones de cadasector con referencia a los servicios requeridos por CERREJÓN, con el finde incluir los oferentes más competitivos del mercado en cada proceso.

• Liderar los procesos de contratación de servicios / obras de la Compañíacon un valor > US$40K, cumpliendo con los requerimientos de seguridad,costo y calidad de CERREJÓN.

• Perfeccionamiento de documentos contractuales, incluidas susmodificaciones / otrosíes bajo los lineamientos legales de CERREJÓN.

• Brindar asesoría a la administración de los contratos durante su ejecución,en línea con los procedimientos y estándares definidos en CERREJÓN.

Proceso de Contratación

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Identificación de lasnecesidades

Desarrollo de la Estrategia

Diligenciar y Aprobar Solicitud de Contratación completa en BPM

Investigación de mercados

Evaluación, selección de oferentes y Plan de aprovisionamiento

Plan de Administración y Responsabilidades del

Administrador

Inicio del Contrato

Desarrollo del ContratoRevisión de la estrategia

Evaluación, Negociación, Endoso Financiera y Recomendación de

Adjudicación

Formalización del Acuerdo

Anexo A: Alcance de los ServiciosAnexo B: Condiciones

Comerciales

Aprobación de Adjudicación

Modificaciones u Otrosies

Reclamos

Suspensión, Fuerza mayor y quiebra

Análisis y clasificación del riesgo aprobado por el Dpto

de Seguridad

Información Técnica

Presupuesto de Control y Presupuesto Aprobado

Lista de Oferentes Potenciales

Invitación, Visita de Obra y Addendas

Plan de evaluación y Apertura

DESARROLLO DE LA PLANEACIÓN Y ESTRATEGIA

PROCESO DE SOLICITUD DE CONTRATACIÓN

PROCESO DE CONTRATACIÓN

ADMINISTRACIÓN DE CONTRATOS

Plataformas que soportan la gestión

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• BPM: Herramienta donde se desarrolla el proceso de contratación desde su solicitud hastaperfeccionamiento y se incluyen las modificaciones a los contratos.

• PORTAL PROVEEDORES - ACHILES: Plataforma que consolida datos de empresasinteresadas en participar en futuros procesos con CERREJÓN y que permite hacer unabúsqueda más ágil de potenciales proveedores.

• ERP: Se usa para el registro, recibo y pago de los servicios y obras contratadas, aplicaciónEllipse.

• On-Base: Herramienta de administración y repositorio documental para el registro de losdocumentos contractuales firmados.

• COCO: Comunidad colaborativa en CERREJÓN donde se encuentran los procedimientosy estándares de contratación para contratación mayor y delegada.

• Business Objects: Sistema para reportes acerca de la ejecución de contratos.

Volumen de Adjudicaciones

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227 

116 

188 

786 

251 

514 515

741

688

447

0

100

200

300

400

500

600

700

800

$0

$200

$400

$600

$800

2010 2011 2012 2013 2014

VALO

R TO

TAL A

DJUD

ICAD

OUS

$M

AÑO

CANTIDAD DE PROCESOSADJUDICADOS

Nota: Año 2014 se presenta a cierre de agosto 31/14

CONTRATOS TOP – 2014Por valor de contrato (1/2)

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OBJETO DEL CONTRATO1 SERVICIO DE SUMINISTRO ENERGÍA ELÉCTRICA2 SERVICIO DE TRANSPORTE TERRESTRE DE PERSONAL3 SERVICIO DE TRANSPORTE AEREO DE PERSONAL4 ORDEN MAESTRA SERVICIOS ALIMENTACIÓN5 OPERACIÓN DEL SISTEMA INTEGRAL DE SALUD (SIS)6 SERVICIOS DE SOLDADURA7 SERVICIO DE PROTECCIÓN Y VIGILANCIA EN LA MINA8 SERVICIO DE PROTECCIÓN Y VIGILANCIA EN LÍNEA FÉRREA Y PUERTO9 SERVICIOS DE MANTENIMIENTO DE INSTALACIONES Y OBRAS MENORES10 SERVICIOS DE ASEO EN EL COMPLEJO11 SERVICIOS DE MANTENIMIENTO DE PALAS HITACHI12 SERVICIOS DE MANTENIMIENTO DE EQUIPO LIVIANO Y MEDIANO13 SERVICIOS DE OPERACIONES PORTUARIAS14 SERVICIOS SOPORTE AL MANTENIMIENTO DE EQUIPOMINERO15 SERVICIOS DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y REPARACION LLANTAS

CONTRATOS TOP – 2014Por valor de contrato (2/2)

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OBJETO DEL CONTRATO

16 SERVICIOS DE ALIMENTACIÓN, ALOJAMIENTO Y RECREACIÓN EN LAS INSTALACIONES DECERREJÓN

17 SERVICIOS DE MANTENIMIENTO DE CABINA Y AIRE ACONDICIONADO DE LOS EQUIPO MINEROS

18 RENOVACIÓN, REPARACIÓN Y MEJORAMIENTO DE TALUDES, TERRAPLENES Y DRENAJES Y VÍADEL FERROCARRIL

19 SERVICIOS DE MANTENIMIENTO DE VÍAS, DRENAJES Y CONTROL DE INCENDIOS20 SERVICIOS DE LAVADO Y LIMPIEZA DE EQUIPOMINERO21 SERVICIOS DE SUMINISTRO Y OPERACIÓN DE EQUIPOS MECÁNICOS PARA IZAJE22 SERVICIOS DE LIMPIEZA, PINTURA Y METALISTERIA EN LA MINA Y PUERTO BOLIVAR23 SERVICIOS DE MUESTREO, ANÁLISIS Y CERTIFICACIÓN DE PESOS CALIDAD DEL CARBÓN24 SERVICIOS DE EMBARCADOR A NIVEL MUNDIAL25 SERVICIOS DE MANTENIMIENTO DEL SISTEMA CTD26 OBRAS DE CONSTRUCCIÓN CIVILES Y ARQUITECTÓNICAS27 CONCESIÓN PARA LA OPERACIÓN DEL HOTEL Y RESTAURANTE M1 EN LA MINA28 SERVICIOS DE REPARACIÓN Y MANTENIMIENTO DE MOTORES ELÉCTRICOS29 OBRA DE RENOVACIÓN DE LA VÍA FÉRREA DE CERREJÓN30 SERVICIOS DE INTERVENTORIA DE PROYECTOS

PRINCIPALES CONTRATOS A VENCER HASTA ENERO 2016

OBJETO DEL CONTRATO1 ORDEN MAESTRA SERVICIOS ALIMENTACIÓN2 SERVICIOS DE MANTENIMIENTO DE INSTALACIONES Y OBRAS MENORES3 SERVICIOS DE MANTENIMIENTO DE PALAS HITACHI4 SERVICIOS OPERACIONES PORTUARIAS 5 SERVICIOS SOPORTE AL MANTENIMIENTO DE EQUIPOMINERO6 SERVICIOS DE MANTENIMIENTO DE VÍAS, DRENAJES Y CONTROL DE INCENDIOS7 SERVICIOS DE LAVADO Y LIMPIEZA DE EQUIPO MINERO8 SERVICIOS DE SUMINISTRO Y OPERACIÓN DE EQUIPOS MECÁNICOS PARA IZAJE9 CONCESIÓN  PARA LA OPERACIÓN DEL HOTEL Y RESTAURANTE M1 EN LA MINA

10 SERVICIOS DE CONSOLIDACIÓN Y TRANSPORTE DE CARGA TERRESTRE11 SERVICIO DE MANTENIMIENTO DE VÍAS NO PAVIMENTADAS12 SERVICIOS DE ASESORIA EN PROYECTOS DE EMPRENDIMIENTO

13SERVICIOS DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO DE EQUIPOS Y MONTAJE DE AIRES ACONDICIONADOS, VENTILACIÓN Y REFRIGERACIÓN

14 SERVICIOS DE ENTREGA DE ALIMENTOS, CAFÉ Y ASEO DE EQUIPOS E INSTALACIONES15 SERVICIOS REQUERIDOS PARA EL MANTENIMIENTO DE VÍAS PAVIMENTADAS16 SERVICIOS DE SUMINISTRO Y OPERACIÓN DE VEHÍCULOS EN PUERTO BOLIVAR17 SERVICIOS DE MANTENIMIENTO DE LA PLANTA DE CARBÓN Y LAVADO18 SERVICIOS DE INTERVENTORIA A LA RENOVACIÓN DE LA VIA FÉRREA19 SERVICIOS METALMECANICOS20 SERVICIOS DE MOVIMIENTO Y MANTENIMIENTO DE EQUIPO SOPORTE

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Principales retos 2014

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• Desarrollar el Plan Anual de Contratación.

• Optimizar el costo de los contratos para compensar la caída de los precios del carbón.

• Optimizar los ciclos de contratación para que sean más agiles y eficientes.

• Mejorar el uso por parte de los contratistas de nuestra herramienta decontratación web - BPM.

• Consolidar nuestra herramienta de Portal de Proveedores – Achilles.

Qué esperamos de ustedes?

38

• Excelente desempeño en Seguridad Industrial (Cero accidentes)

• Cumplir a cabalidad con las condiciones pactadas en los contratos, deacuerdo con los indicadores de desempeño / calidad.

• Cumplir con nuestras políticas corporativas donde se destaca la recienteimplementación de la Guía de Prevención de la Corrupción.

• Informar oportunamente situaciones que afecten la buena prestación delos servicios.

• Implementación de actividades de gestión social en el área de influencia,promoviendo la utilización de recursos de la región (personal guajiro –Comunidad Wayuu)

Recomendacionespara los procesos de Contratación

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Tener en cuenta en las propuestas a presentar a Cerrejón, los siguientes aspectos:

• Aprovechar al máximo las visitas técnicas para entender los requerimientostécnicos, comerciales y de Integridad Operacional de los procesos.

• Solicitar oportunamente las aclaraciones necesarias para la presentación de lasofertas.

• Cumplir el plazo de presentación ofertas y solicitar extensiones oportunamente, sise requiere.

• Considerar en su estructura de costos todas las condiciones específicas de laprestación del servicio, de forma coherente con la oferta técnica y los requisitosde SSAC.

• Presentar alternativas diferentes e innovadoras para la prestación de losservicios que generen mejoras en productividad y calidad.

Recomendaciones para los Procesos de Contratación (Continuación)

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• Incluir en sus ofertas, alternativas que ayuden a reducir costos.

• Presentar fórmulas de ajuste que reflejen las condiciones del mercado.

• Cumplimiento de lo acordado, estableciendo y monitoreando los indicadores dedesempeño.

• Promover la utilización de recursos de la región (personal guajiro – ComunidadWayuu) para el suministro de bienes y prestación de servicios.

• Mejoramiento continuo:

– Cumplimiento con KPI’s establecidos en cada contrato– Solución oportuna a los problemas en la ejecución del contrato.– Automatización: Utilización de la plataforma BPM para los procesos de contratación.– Iniciativas de mejoramiento y reducción de costos.– Solución de diferencias / conflictos en la ejecución de contratos.

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DIVISION DE INVENTARIO Y OPERACION DE ALMACENES

Marco Vélez

Nombre Cargo LíneasMarco Vélez Jefe División Información detallada en la página Web de CERREJON: www.cerrejon.com

Pedro Gómez Supervisor

* Llantas* Explosivos* Camiones Euclid 320 Ton* Palas Komatsu, Hitachi y O&K

Javier Borrero Analista Inventario

* Palas P&H y Liebherr* Equipo Liviano* Equipo de Soporte y Puente Grúa* Dotación y Elementos de Protección Personal * Planta y Laboratorio de Carbón

Otto Díaz Analista Inventario

* Cargadores Letorneau* Camiones Caterpillar 190 y 240 Ton* Ferrocarril, Bandas y Cargador de Buque* Tractores de Oruga y Motoniveladores Caterpillar

Adriana Orozco Analista Inventario

* Equipo Auxiliar Caterpillar (Tractores de Llantas, Traillas y Tanqueros)* Herramentería

David Isaza Supervisor Recibo

* Dirigir y controlar el proceso de recibo de carga tanto de material deinventarios, como de material de cargo directo a ser entregado a los clientes

* Asegurar que los materiales recibidos corresponden en cantidad y calidad alo solicitado y garantizar su correcta localización

Luis Ovalle/Lewing Lizcano

SupervisorAtención al

Cliente

* Liderar el proceso de despacho de materiales almacenados en la Bodega a losdiversos sitios de la operación.

* Administrar los acuerdos de servicios y prioridades de despacho para la entregaoportuna de repuestos

Andrés Saltaren Administrador de Contratos

* Administración de contratos de: Combustibles y Lubricantes, Mangueras, Baterías, Llantas, Gases, Filtros y Refrigerantes

Bladimir Paternina Analista * Coordinador de Integridad Operacional del Departamento de Materiales y Servicios

¿Quiénes somos?

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• Control de inventariosAsegurar disponibilidad de repuestos y suministros, acorde con lasnecesidades de la operación efectuando análisis de inventario para lasdiversas flotas y plantas.

• Operación de Almacenes• Manejar Sistema de Integridad Operacional• Mantener 159K Ítems en los almacenes de la Mina y PBV.• Velar por la integridad de los materiales y exactitud del inventario.• Transportar materiales a las instalaciones de los clientes: talleres, oficinas

etc.• Preservar y Empacar materiales que por su condición física lo ameriten

• Administración de contratos (relación con Contratistas)Suministro de materiales tales como: Lubricantes y Combustibles (Petrobras),gases (Cryogas), Baterías (Coéxito), Mangueras (Chaneme y Manpar).

¿Qué hacemos?

- 44 -

• Brindar a la operación un servicio de clase mundial con un mínimo deagotados y entregas de materiales oportunas a los usuarios en losdiversos sitios en que se requieren.

• Administrar la política de manejo de inventarios.

• Cumplir con los objetivos de Integridad Operacional del Dpto.

• Optimizar los niveles de inventario ajustándose a los nuevosrequerimientos de la organización.

• Garantizar el suministro de combustible en los diferentes puntos deconsumo en la Mina y PBV.

Objetivos claves de la División

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A Julio de 2014, estamos

dentro del límite máximo del

RIFR

1. Continuamos con el firme propósito de erradicar fatalidades

2. El indicador RIFR en Julio de 2014 esta dentro del límite

máximo: 0.25 .3. Para conseguir el límite máximo del SIFR (0.07) necesitamos

mantenernos por 5 meses (Ago-Dic) sin registro de lesiones

severas.

Lesiones Registrables

Enero - 14 5

Febrero - 14 7

Marzo - 14 0

Abril - 14 2

Mayo - 14 3

Junio – 14 4

Julio - 14 2

TOTAL 23

ESTADÍSTICAS DE SEGURIDAD

Empleados Contratistas Total

YTD LÍMITE MÁXIMO YTD LÍMITE

MÁXIMO YTD LÍMITE MÁXIMO

Fatalidades 0 0 0 0 0 0

Lesiones Registrables 13 --- 10 --- 23 ---

Índice de Frecuencia -RIFR 0.30 < 0.25 0.21 < 0.25 0.25 < 0.25

Lesiones Severas 3 --- 6 --- 9 ---

Índice de Frecuencia -SIFR 0.07 < 0.07 0.12 < 0.07 0.10 < 0.07

El indicador

límite máximo

El indicador SIFR a Julio de 2014 estamos por encima del límite máximo

Cómo vamos en el 2014 ?

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Límite máximo: 0.25

Desempeño de Seguridad hasta Julio 2014

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Mensaje de Integridad Operacional

Aumentar el nivel de alerta por el deterioro en el desempeño deseguridad apoyándonos en las diferentes herramientas preventivas:

• Liderazgo visible de la Gerencia.

• Caminatas Gerenciales y monitoreo periódico de la gestión de seguridaden los frentes de trabajos

• Fortalecimiento en las competencias para el Control de Riesgos Fatales(Trabajos en alturas, Productos Químicos, Manejos de Cargas yAislamiento).

• Cumplimiento con los planes de mejoramiento identificados en el RUC yen las auditorias internas.

• Implementación y Fortalecimiento del Proceso Conductual, para apoyarla identificación de comportamientos a riesgo y reforzar loscomportamientos seguros.

• Consistencia en la aplicación de Disciplina Operacional cierre derecomendaciones resultados de accidentes, auditorias, etc.

• Aplicación del AST, 3 por Uno y CAS, para asegurar se controlen losriesgos antes del inicio de las actividades.

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¿Qué esperamos de ustedes?

• Cumplimiento de todas las normas y procedimientos de Integridad Operacionalpara los contratos que se ejecutan en el complejo; así como también de lanormatividad aplicable al transporte de mercancías y disposición final desubproductos y empaques.

• Alternativas de reducción de capital empleado: Ofertar esquemas desuministro con inventario a cargo del proveedor (consignación, stockless, etc.).

• Cumplimiento en la entrega de las órdenes de compra de acuerdo con lasfechas comprometidas para garantizar el servicio.

• Que los materiales estén debidamente empacados de acuerdo con losrequerimientos de cargue/manejo: estibados, zunchados, organización en loscontenedores, etc.

• Que dispongan de un mecanismo de aseguramiento en las entregas, paraevitar reclamos y devoluciones por discrepancias en los recibos.

- 49 -

DIVISION DE LOGISTICA Y COMERCIO EXTERIOR

Ricardo Juliao

¿Quiénes somos?

Logística Comercio Exterior Monitoreo Recuperación

de Inventarios

Logística & Comercio Exterior

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¿Quiénes somos?

Nombre Cargo Principales Funciones Nombre Cargo Principales Funciones

Ricardo Juliao Jefe División

*Trazar directrices en temas de Logística, Monitoreo y Comercio exterior.* Direccion de la ejecución presupuestal y gestión del recurso humano * Asesorar a la clientes internos y externos en temas de logística y comercio exterior * Atender interfases interdepartamentales, proveedores, contratistas, entidades de gobierno.

Jenny Velandia Analista de procesos y Controles

*Desarrollo e implementación proyectos de la division (Descripciones mínimas, OEA etc. )* Administración y control del sistema de Cio.Exerior.Aplicación beneficios arancelarios, pago consolidado de tributos - auditorias a importaciones

Margarita LeónSupervisora

Bodega Puerto Bolívar

*Administración bodega materiales Puerto Bolívar, coordinar la operación del depósito aduanero el despacho carga por via ferrea a La Mina. *Administrar contrato de reenvase de Nitrato de Amonio y consignación de pintura

Luz Helena Reyes

Analista Transporte(BAQ)

* Administración del contratos con: Transportadora del Atlántico, Servientrega, Tescarga*Apoyo a comercio exterior en liberación, pagos y retiro de carga recibida por Santa Marta y Barranquilla

Claudia SantaSupervisora Comercio Exterior

*Supervisión operaciones de importaciones, reexportaciones y exportaciones de carbón. * Manejo de relaciones con entidades del gobierno, gestión y Administración de Permisos* Analisis modificaciones legislacion aduanera * Respuesta requerimientos entidades de gobierno

Carlos A. Gómez

Analista Comercio Exterior

*Clasificación arancelaria.*Análisis modificaciones legislacion aduanera*Elaboración Declaraciones de Importacion de equipos, materia prima.Aplicación de reglamentos técnicos, licencias, homologaciones, etc.

Alvaro GentileSupervisor

Recuperación de Inversiones

*Establecer estrategias de ventas y elaborar planes para disponer todos los activos y materiales declarados excedentes en Cerejon.

* Vender mediante diferentes procesos activos y materiales. * Administrar los procesos de chatarrizacion, contratos del area, declaratoria

de excedentes, re-exportaciones de material vendido.

Liliana Escorcia Analista

Recuperacion de Inversiones

* Coordinar proceso logistico de recompra de repuestos por parte de los proveedores.

* Conciliacion de los inventarios de equipos declarados excedentes * Administrar el inventarios de repuestos obsoletos

* Elaboraciòn de facturaciòn y reportes estadisticos de ventas

Elizabeth WefferVerónica Vásquez

Monitoras

*Monitoreo a la cadena logística desde despacho proveedor hasta entrega en destino final - Mina o PBV.*Seguimiento a las entregas de equipos, repuestos y materia prima por parte de los proveedores nacionales e Internacionales

Esperanza Galeano

Supervisora Logística

*Administración de la carga desde la entrega del proveedor hasta la Mina ( Tránsito de la carga )* Administración contratos Embarcador Internacional a nivel mundial , Transportador Internacional en USA , Transportador internacional de Equipos , Courier internacional* Supervision de actividades Barranquilla y Puerto Bolívar* Control de Costos asociados en la cadena logística

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¿Qué hacemos?

• Importación de equipos, repuestos e insumos por valor de aproximado deUS$940M anuales correspondientes a 99K ítems, 14K clasificacionesarancelarias y 35K declaraciones de importación.

• Manejo de 16k ítems de carga nacional por un valor de US$19M.

• Preparación de documentos para las exportación de Carbón delCERREJON 33 M/T año y reexportación de componentes vía aérea ymarítima – alrededor de 1,544 Documentos de Exportación anuales.

• Coordinación, recibo, identificación, nacionalización y transporte de cargainternacional y nacional desde la entrega de los proveedores hasta laBodega final.

• Asegurar la entrega oportuna de materiales y suministros a los clientesde acuerdo con los parámetros de cumplimiento establecidos y acordadospara cada uno de los componentes de la cadena de abastecimiento (Ciclosde entrega, Stockouts, etc.)

• Manejo de las relaciones con las autoridades gubernamentales queadministran el Comercio Exterior en Colombia.

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¿Qué hacemos? (continuación…..)

• Administración del Plan Vallejo de Materia Prima y de la aplicación delDecreto de Exención Minera para las importaciones con el fin deaprovechar al máximo los beneficios tributarios.

• Manejo y administración del deposito aduanero privado en Puerto Bolívarpor donde ingresa el 85% de nuestras importaciones.

• Monitorear desempeño de cada uno de los eslabones de la cadena deabastecimiento.

• Administración y operación de los sistemas de apoyo de Comercio Exterior.

• Vender todos los activos fijos declarados excedentes (Equipo minero,liviano, equipo móvil auxiliar y mediano).

• Vender materiales y suministros declarados excedentes (repuestosobsoletos, chatarra, aceites usados, bolsas de polipropileno y otros).

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Principales retos/actividades 2014

• Mantener unos altos niveles de seguridad en las operaciones enBarranquilla, Bogotá, Mina y Puerto Bolívar.

• Revisión de todos los procesos de la división aplicando el cambio deparadigma, eliminar tareas, lograr ahorros, optimización de ciclo deabastecimiento etc.

• Licitaciones/Extensiones de los contratos de Logística.

• Preparar a las personas donde se proyecta el cambio generacional.

• Implementar la Guía de Anticorrupción.

• Cumplir los procesos previos a la calificación de Cerrejón como OperadorEconómico autorizado.

• Ejecutar el plan anual de ventas de excedentes estimado en US$14.5Mpara el 2014.

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Procesos de la División

• Internacional

• Nacional 110 camiones / mes

50 despachos / mes

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¿Qué esperamos de ustedes?

• Suministrar las descripciones mínimas requeridas según Resolución 0025 del 21 deFebrero de 2013.

• Entregar oportunamente los Certificados de Origen para la aplicación de beneficiospor Acuerdos Comerciales (TLC) que cumplan con los requisitos legales y brindarsoporte ante eventuales verificaciones de origen por parte de las autoridades.

• Leer cuidadosamente y cumplir con las instrucciones de envío y entrega dedocumentos consignados en la Orden de Compra tanto para la carga importadacomo nacional.

• Informar anticipadamente el estado de sus Ordenes Abiertas.

• Responder rápidamente al monitoreo automático, llamadas y correos individuales,especialmente para aquellas Ordenes Abiertas que presenten demora en laentrega.

• Para aquellos proveedores y contratistas que suministren el servicio de maquinariade movimiento de tierra cumplir con los requerimientos establecidos por lasautoridades para esos equipos comúnmente denominados “maquinaria amarilla”.

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¿Qué esperamos de ustedes?

• Informar previamente a los embarcadores y enviar los avisos de embarque al E-mail:logistic@cerrejoncoal.com, para los casos de despachos de material importado eigualmente los documentos de las órdenes de compra (factura y packing list).

• Para entrega de mercancía en la Bodega de Tránsito en Barranquilla, el PROVEEDORdebe presentar:- Copia de la orden de compra.- Original y una copia de la remisión de entrega.- Para artículos de origen importado, el PROVEEDOR entregará dicho articulo con copia del

manifiesto de importación.

• Es indispensable anotar en parte visible del empaque el número de la orden de compra;además los artículos de inventario deben ser claramente identificados ítem por ítem conel código CERREJON, teniendo en cuenta lo siguiente:- Artículos de un ítem que se despachen en un solo empaque, marcarse en la parte exterior

con el código de CERREJON.- Los artículos que deban ser entregados unidad por unidad, serán marcados

individualmente con el código de CERREJON.- La mercancía debe entregarse debidamente embalada y enviarse en un medio de

transporte adecuado para que su descargue se realice de manera segura. CERREJON nomaneja descargues manuales.

- En la Bodega de Tránsito no se reciben facturas ni cuentas de cobro.- 58 -

Para la entrega de químicos además de lo anterior se requiere:

¿Qué esperamos de ustedes?

Hoja de seguridad, en español conforme a las especificaciones dadas en la Norma Técnica Colombiana NTC 4435.

Tarjeta de emergencia, enespañol conforme a lasespecificaciones dadas en laNorma Técnica ColombianaNTC 4532.

• El personal del transportador debe contar con los Elementos de Protección Personalnecesarios para la manipulación del producto, según la Hoja de Seguridad del mismo.

• Asegurar que el transporte utilizado para la entrega de químicos, cumpla con lasrecomendaciones de las Naciones Unidas relativas al transporte de mercancías peligrosas yreglamentadas por el Decreto 1609 de 2002.

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Ficha técnica Los envases de sustanciasquímicas deben llevar unaetiqueta comprensible conforme ala Ley 55, Artículo 7, sobreclasificación, peligros y lasprecauciones de seguridad.

¿Qué esperamos de ustedes?

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GUIA PARA LA PREVENCION DE CORRUPCIONPRINCIPIOS GENERALES

Jairo Caceres

17 Políticas de CERREJON

Ética y Guía para la Prevención de Corrupción

Conflicto de Intereses

ActividadesPolíticas

PosicionesDirectivas

Seguridad Salud Ambiente y Comunidades

Alcohol y Drogas

Comunicaciones

Relaciones conClientes y Calidad del Producto

AmbienteProductivode Trabajo

Gastos de viaje yOtros

Seguridad enSistemas

Igualdad deOportunidades

Control Gerencial

Derechos Humanos

Responsabilidad Social Laboral

Control de Fraude

Gestión de Riesgos

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Generalidades de la Guía

• La Guía para la Prevención de Corrupción de CERREJONincorpora los principios contenidos en:

– FCPA-Foreign Corrupt Practices Act. (Ley Anti-corrupción americana)– UKBA- United Kingdom Bribery Act). (Ley Anti-corrupción británica)– Estatuto Anticorrupción. (Ley Anti-corrupción colombiana)

• Todas las personas vinculadas a la actividad de CERREJON debencumplir con los principios Anticorrupción y recibir la capacitación y/ola información que al respecto CERREJON tenga establecido.(Empleados, Contratistas, Proveedores)

• Los principios establecidos en la Guía y su cumplimiento formanparte integral del clausulado de los contratos y órdenes de comprade CERREJON y Fundaciones.

• En cumplimiento de la normatividad es importante que nuestrosproveedores y contratistas firmen un Acta de Compromiso deCumplimiento de esta.

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Responsabilidades

• Evaluar y controlar principalmente los riesgosrelacionados con corrupción a través deprocedimientos de debida diligencia , análisisde riesgos y otros que se considerennecesarios, en la toma de decisiones en:– las interacciones con funcionarios o

servidores públicos, incluída la selección ycontratación de personal, compras ycontratos, contribuciones y donaciones.

– las actividades con aliados de negocios.

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Prohibiciones de la Guía

Ofrecer, prometer o suministrar, cualquier beneficio económico, directa oindirectamente (a través de un aliado de negocios), a un funcionario oservidor público, para influenciar la realización de sus deberes oficiales,así como tampoco a particulares, para inducirlos a llevar a cabo susobligaciones de forma desleal o deshonesta incluyendo sin limitarse a:• Desarrollar estrategias para suministrar cualquier beneficio impropio,

comisiones indebidas y sobornos.• Autorizar y/o efectuar pagos facilitadores , incluso si la realización

de estos es costumbre local.• Utilizar un aliado de negocios para desarrollar actividades que

CERREJON tenga prohibido hacer directamente; por ejemplo,suministrar cualquier beneficio económico al aliado de negocioscuando exista un riesgo material de que dicho beneficio promuevauna conducta prohibida en nombre de CERREJON.

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Prohibiciones (continuación…..)

• Aceptar descuentos de terceros que no estén disponibles paratodos los empleados.

• Aceptar regalos, favores o cualquier atención de un tercero acambio de ventajas en negocios o servicios. (tales acciones puedencrear la percepción de un conflicto de intereses o dar la impresiónde conducta inapropiada).

• Aceptar regalos o atenciones de valor, naturaleza o lugarinapropiado.

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Reflexiones

5 Reflexiones que ayudan a evaluar la configuración de posibles casos decorrupción:

Pregúntese:Voy a:• Autorizar, ofrecer, dar o prometer.• Cualquier cosa de valor.• A un funcionario o servidor público o un tercero.• Directa o indirectamente.• Para influir o recompensar decisiones del funcionario respecto a

CERREJON, o para inducir al desempeño desleal o incorrecto de susfunciones de trabajo?.

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Otras Reflexiones

• Este beneficio tiene un propósito comercial legítimo ?• Las decisiones de este funcionario pudieran influir en favor de

CERREJON?• Cumple con nuestros valores en CERREJON? Se ve bien?• Existen otras alternativas para atender esta situación que no

involucren a CERREJON?• Es de conocimiento de los jefes del funcionario, y cuenta con su

aprobación, sobre los beneficios otorgados por CERREJON?• Estos beneficios pudieran ser pagados por la entidad donde trabaja

el funcionario para mayor transparencia? Es práctico hacerlo?• Estoy dispuesto a asumir la responsabilidad por esta decisión?• La razonabilidad de los beneficios otorgados y la frecuencia frente a

la necesidad son adecuados?

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Tips para empleados

SIEMPRE:

Reporte cualquier regalo o atención aceptado o rechazado. Evalúe el potencial o real conflicto de intereses que se puede generar al recibir o dar

un regalo o una atención.Esté preparado para rechazar de manera atenta cualquier ofrecimiento que no cumpla

con nuestras prácticas de negocios.Tenga en cuenta que cualquier regalo o atención recibida a través de intermediarios

se considera igual que recibida de manera directa.

NUNCA Acepte regalos, atenciones o favores de cualquier organización que esté participando

en un proceso de licitación con CERREJON. Solicite un regalo o atención de un proveedor, contratista, cliente, aliado de negocios o

tercero con quien CERREJON tiene negocios. (Esto incluye solicitud directa o dandola impresión que recibir un regalo es apropiado o deseable).

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Relaciones con Aliados de Negocios

• Se debe realizar la Debida Diligencia al seleccionar un Aliado de Negocios.

• La Debida Diligencia puede variar según la naturaleza de la relación, perousualmente determinará, entre otros, si:– El aliado de negocios es respetable para llevar a cabo los trabajos para

los cuales será contratado.– El pago solicitado es razonable.– El acuerdo respectivo cumple con todos los requerimientos legales

aplicables.– No existe un real o potencial conflicto de intereses al hacer la selección

(Por ejemplo, que el empleado de CERREJON tiene un interés externoo de asociación con el Aliado de Negocios seleccionado, o el Aliado deNegocios es un servidor público o tiene relación cercana con unservidor público, o un servidor público tiene intereses o relación con elAliado de Negocios).

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Manejo de Desviaciones

Todas las personas vinculadas a la actividad de CERREJON tienen el deber de ponerseen contacto con el Supervisor, Administrador de Contratos, Control Interno o, en formaanónima, confidencial o directa, con los canales de denuncia habilitados, si tuviereconocimiento, entre otras, de las siguientes desviaciones:

• Cualquier violación o potencial violación de las leyes de anticorrupción o de estaGuía por parte de cualquier persona vinculada a la actividad de CERREJON

• Cualquier queja sobre un procedimiento o práctica de CERREJON que pudiera estarviolando las Políticas de CERREJON

• Cualquier pago realizado como consecuencia de una amenaza inminente directa oasociada a la integridad de una persona vinculada a la actividad de CERREJON

Canales

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Definiciones

Funcionarios o Servidores Públicos

Cualquier persona que actúe con capacidad o en función oficial para un gobierno uorganización nacional ó internacional pública, partido político, o candidato de carácterpolítico; cualquier persona que ejerza una posición creada por tradición o costumbresregionales tales como líderes indígenas o comunales, o cualquier persona que ejerzacomo intermediario de un servidor público.

Aliados de Negocios.

Toda persona natural o jurídica contratada para representar, directa o indirectamentea CERREJON, tales como agentes, socios en negocios de riesgo compartido (“jointventures partners”), co-inversionistas, agencias de viajes, agencias de aduana,consolidadores de carga (freight forwarders), asesores de impuestos, firmas deabogados, cabilderos, contadores externos, consultores, intermediarios, asesores,corredores cuya capacidad para representar a CERREJON se establece o está implícitaen los términos del acuerdo que han suscrito.

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Definiciones (continuación….)

Soborno

Es un beneficio económico o de otra índole que se ofrece, se promete, se da ose recibe a cambio de influir o asegurar una ventaja o de obtener una decisión,acción u omisión ilícita o indebidamente. Es tan culpable el que paga unsoborno como el que lo recibe.Los regalos, las invitaciones y las atenciones de cortesía desproporcionados,constituyen sobornos.

Pago facilitadorEs un pago que se da a un funcionario o servidor público o privado paraasegurar que cumpla con su trabajo. Por ejemplo pagos para acelerar laexpedición de visas, pagos para obtener licencias o permisos de operación,pagos para agilizar trámites de nacionalización de equipos o repuestos, etc.

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Definiciones (continuación….)

Debida Diligencia

Son los procedimientos establecidos para prevenir actos de corrupción queafecten la imagen y reputación de la empresa o le generen impactosfinancieros adversos.

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Canales de Denuncia Éticos

El empleado, contratista o proveedor que conozca de un hecho que puede ser considerado una irregularidad, debe informar lo más pronto posible a través de cualquiera de los siguientes canales de denuncia:

• Línea de denuncia INTERNA - extensión: 2777 ó 595-2777

• Línea Ética EXTERNA - Atendida por NAVEX Global

Teléfonos gratuitos:

Desde Colombia: Marcar inicialmente 01-800-911-0011. Al ingresar le solicitará el siguiente número: 844-287-1872

Desde Irlanda: Marcar inicialmente Irlanda (UIFN) ……………. 00-800-222-55288Irlanda (Norte)…………….. 0-800-89-0011Irlanda ……………………… 1-800-550-000Al ingresar le solicitará el siguiente número: 844-287-1872

Desde Estados Unidos: Marcar 1-844-287-1872

Página Web : www.eticacerrejoncmc.ethicspoint.com- 75 -

Valores

• Seguridad, Salud y Medio Ambiente

• Respeto

• Responsabilidad

• Ética

• Transparencia

• Integridad

• Empoderamiento- 76 -

Cierre