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RESBIUCIndicadores

para Bibliotecas/ UASLP

Indicadores para la evaluación de Indicadores para la evaluación de Bibliotecas UniversitariasBibliotecas Universitarias

Coloquio ALCI 2010

Boca del Río, Veracruz, México

Red de Sistemas Bibliotecarios de Universidades del Centro Universidad Autónoma de San Luis Potosí

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Objetivo de la ponencia

Presentar una metodología que permite

identificar y determinar los indicadores

bibliotecarios y sus respectivos valores de

referencia, orientados a evaluar qué tanto las

Bibliotecas Universitarias coadyuvan al logro

de los objetivos sustantivos de la Institución.

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Contenido

1. Antecedentes

2. Planteamiento del problema

3. Diseño metodológico

4. Descripción de las etapas del proyecto

5. Avances del proyecto

6. Conclusiones

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1. Antecedentes

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AntecedentesSe inicia en la UASLP en enero del 2009, al tener la

necesidad de contar con una herramienta de evaluación de sus Bibliotecas bajo los siguientes enfoques:

- Como función diagnóstica

- Para conocer las fortalezas, debilidades y limitaciones

- Para comparar lo que se hace contra lo que se debe hacer (actividades vs. objetivos)

- Como herramienta de evaluación

- Para apoyar la cooperación interbibliotecaria

- Con el objeto de orientar su quehacer de frente a un futuro deseado

La evaluación es un componente esencial de los procesos de gestión, así como una herramienta básica para la planificación.

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Con la finalidad de enriquecer el proyecto, se hace la invitación formal a las instituciones asociadas a la Red de Sistemas Bibliotecarios del Centro (RESBIUC).

El proyecto se apoya de las experiencias y trabajos realizados previamente y busca reorientarlos hacia las acciones y necesidades emergentes de las Universidades, en el marco de la demostración de la calidad: acreditación de los programas de estudio / certificación de los procesos de gestión mas importantes.

Antecedentes (Cont.)

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Fuente: Programa Integral de Fortalecimiento Institucional. Sexta fase del proceso de planeación. Evolución e impactos. Toluca, Edo. de México. Septiembre de 2006

Planeación Institucional Integral

Programas educativos

Gestión y Administración

Entre DES•Oferta educativa

•Plantas académicas

Entre PE de una DES

Acreditación de programas educativos

Certificación de procesos

estratégicos de gestión

Rendir cuentas de la calidad

Mejorar la calidad

Cerrar brechas de calidad

Política Nacional de Educación Superior2000-2006

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2. Planteamiento del problema

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Rica tradición en torno al análisis, reflexión y discusión de los indicadores bibliotecarios tanto a nivel nacional como internacional.

El proceso de evolución y cambio del contexto histórico-social obliga a replantear las finalidades y la función que las Bibliotecas Universitarias deben y pueden cumplir.

Se hace necesario revisar y establecer los indicadores y estándares que permitan evaluar a nivel institucional, pero también a nivel regional, como país y a partir de las políticas nacionales.

Se requiere que tanto los indicadores como los estándares que se establezcan estén sujetos a un proceso de revisión permanente, procurando mantener y actualizar su vigencia, viabilidad y pertinencia.

Planteamiento del problema

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Objetivos del Proyecto de Indicadores Bibliotecarios de la RESBIUC

1. Identificar, analizar y definir los indicadores y sus correspondientes valores, que permitan al Sistema de Bibliotecas de la UASLP conocer y evaluar la situación propia de cada una de sus Unidades de Información (Centros de Información y Bibliotecas) bajo la visión institucional y el cumplimiento de sus objetivos sustantivos.

2. Instrumentar el modelo con las IES participantes en la RESBIUC, buscando con ello enriquecer los indicadores y sus respectivos valores para generar un referente regional, sin dejar de lado la globalización en la que estamos inmersos, así como la internacionalización y las particularidades de cada institución.

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Objetivos del Proyecto de Indicadores Bibliotecarios de la RESBIUC

3. Generar una propuesta de Indicadores que apoyen a los Comités Interinstitucionales de Evaluación de la Educación Superior (CIEES) y a los Organismos Acreditadores de Programas de Estudio reconocidos por el Consejo para la Acreditación de la Educación Superior, A.C. (COPAES) en la evaluación de la situación, desarrollo e impacto de las bibliotecas en las comunidades universitarias y en la propia institución.

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3. Diseño metodológico

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Perspectiva metodológica

Estudio de casos como metodología general:

-> Pesrpectiva cualitativa, debido a que su interés primordial es el reconocimiento de una situación particular dentro de un contexto específico.

-> Tipo de Estudio de Caso: Instrumental

No se agota solo en la comprensión del caso, sino que también pretende generar una metodología.

-> Tirangulación como estrategia para garantizar la fiabilidad y el rigor lógico de este diseño metodológico. (de técnicas y de sujetos participantes)

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Primera etapa

Investigación documental para

la definición y sustento teórico

conceptual.

Metodología de trabajo

Segunda etapa

Análisis, discusión y definición de

los indicadores en cada IES de la

RESBIUC y su posterior

integración, para generar la

propuesta a revisarse por el

consejo de directores.

Tercera etapa

Análisis, discusión y determinación de

los inidcadores y sus respectivos

valores, por parte del consejo de

directores de la RESBIUC.

Cuarta etapa

Trabajar la propuesta con los secretarios

académicos de las IES de la RESBIUC, con el

fin de hacerlos participes de este trabajo y se

integre su visión institucional.

Quinta etapa

Presentar la propuesta al COPAES con el fin

de que participen activamente aportando sus

experiencias e integrandolas al documento

final.

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Técnicas utilizadas

• Investigación documental y análisis de contenido.

• Técnica heurística derivada del Enfoque de Sistemas, aplicada en la construcción del concepto raíz y sus derivaciones.

• Taller como técnica marco en los ejercicios colectivos

• Técnica Delphi, para apoyar el proceso deliberativo conducente a la definición de los criterios e indicadores

• Estadística básica

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Instrumentos aplicados

• Cuadros de concentración y análisis del contenido.

• Documento de exposición de la génesis o del proceso heurístico que dio lugar a las definiciones.

• Definición y diseño del cuadro de criterios para la asignación de la importancia relativa de los indicadores.

• Cuadros de representación gráfica para el análisis de la información cualitativa y cuantitativa de los indicadores propuestos y sus valores asociados..

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4. Descripción de las etapas del proyecto

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TÉCNICA EMPLEADA CONCEPTOS EXPLORADOS

Investigación documental y análisis de contenido

Perspectivas y formas de definir las nociones siguientes: Calidad Eficacia Eficiencia Congruencia Productividad Vigencia Viabilidad Pertinencia Equidad Impacto Desempeño Disponibilidad Fiabilidad

Además de otros conceptos para operacionalizarla, tales como:• Referente• Criterio• Indicador

Producto: Manual de referencia

Primera etapaInvestigación documental, para la definición y sustento teórico conceptual.

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Segunda etapaAnálisis, discusión y definición de los indicadores por un grupo de expertos

para generar la propuesta a revisarse por el consejo de directores.

Requerimientos iniciales:

Designación por parte de cada una de las IES participantes en la RESBIUC de las personas (expertos) a participar en esta comisión.

El perfil deseable es el siguiente:

1. Conocimiento de la gestión bibliotecaria (adquisiciones, procesos técnicos, servicio al publico, etc.)

2. Interés en el proyecto y voluntad de trabajo, en el entendido de que es un esfuerzo adicional

3. Capacidad de análisis y síntesis4. Contar con el apoyo y confianza del director

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El procedimiento de trabajo dentro de esta segunda etapa se propone desarrollar en la modalidad de taller, iniciando por revisar una serie de conceptos, políticas, orientaciones y lineamientos normativos generales que dan orientación a la la evaluación de las bibliotecas.

A partir de la revisión anterior, se analizarán y discutirán los indicadores que tienen mayor relevancia y pertinencia para los fines persiguidos, así como una primera propuesta de sus correspondientes valores de acuerdo con la información que cada entidad participante proporcione.

Segunda etapaAnálisis, discusión y definición de los indicadores por un grupo de expertos

para generar la propuesta a revisarse por el consejo de directores.

Producto: Propuesta de indicadores de desempeño bibliotecario e información para determinar sus posibles valores.

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En esta etapa se considera llevar a cabo el análisis, discusión y determinación de los inidcadores y sus respectivos valores a partir de la propuesta generada en la etapa anterior, de acuerdo con la experiencia y consideraciones consensuadas por parte del Consejo de Directores de Bibliotecas de la RESBIUC.

Tercera etapaAnálisis, discusión y determinación de los inidcadores y sus respectivos

valores, por parte del consejo de directores de la RESBIUC.

Producto: Formalización de los indicadores y sus respectivos valores para evaluar el desempeño Bibliotecario de las Universidades participantes en RESBIUC

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Esta etapa consiste en compartir la propuesta con los secretarios académicos y/o de investigación y posgrado de las IES de la RESBIUC, con el fin de hacerlos participes de este trabajo e integrar su visión institucional.

Cuarta etapa

Producto: Nueva versión de la propuesta incorporando la visión académico-administrativa institucional

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En esta última etapa se considera la posibilidad de hacer participes a los directivos y algunos órganos técnicos del COPAES en el documento generado en la etapa anterior, con el fin de integrar sus recomendaciones y experiencias, tendiente a ser un documento de apoyo a sus funciones de evaluación y acreditación de programas educativos.

Quinta etapa

Producto: Documento final de “Indicadores y valores para evaluar el desempeño e impacto de las bibliotecas en las comunidades universitarias”

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5. Avances del proyecto

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Avances del proyecto

• Nacimiento del proyecto en la UASLP (Enero de 2009)• Invitación formal a participar en el proyecto a las IES

de la RESBIUC (Febrero de 2009)• Desarrollo del ejercicio piloto en la UASLP (Marzo de

2009). Productos obtenidos:– Validación de la pertinencia de la metodología

empleada;– Establecimiento de las definiciones bases de

partida relacionadas con las Bibliotecas Universitarias, sus fines y sus componentes principales (definiciones raíz);

– Generación de una primera propuesta de indicadores bajo los objetivos planteados en el proyecto.

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Definiciones de partida:

Las Universidades y sus Bibliotecas

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1. Definición de Institución de Educación Superior

Es un sistema conformado por estudiantes, personal académico y administrativo, una estructura

organizativa, recursos físicos y financieros y políticas de gestión, que tiene como función

formar a través de programas educativos a nivel de técnico superior universitario, de licenciatura y de posgrado, a las personas, para desempeñar una función o profesión dentro de la sociedad.

Además de la generación y/o aplicación de nuevos conocimientos y transferencia de estos a su

entorno, asi como la generación, promoción y difusión de la cultura.Con el fin último de contribuir

al bienestar social y económico del país.

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• Formar personas para desempeñar una función o

profesión dentro de la sociedad.

• Generación y/o aplicación de nuevos conocimientos y transferencia de estos a su entorno.

• Generación, promoción y difusión de la cultura.

Fines de una Institución de Educación Superior:

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• Alumnos, personal académico y administrativo y su vinculación con egresados, empleadores, comites de asesores, colegios de profesionistas y sociedad en general

• Estructura organizativa

• Recursos físicos y financieros

• Políticas de gestión

• Programas educativos

Elementos de una Institución de Educación Superior

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La ALA define la biblioteca como una combinación orgánica de personal, colecciones e instalaciones cuyo fin es ayudar a los usuarios a transformar la información en conocimiento.

Esta concepción subraya:

1) La vinculación entre la biblioteca con la docencia e investigación, los dos canales mediante los que se produce y transmite el conocimiento en la universidad; y

2) La idea de que el conocimiento se produce desde la información, y en este sentido, la biblioteca hace a la universidad.

2. Definición de Biblioteca Universitaria

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La Biblioteca Universitaria es una unidad funcional (subsistema) de la Universidad, donde se diseñan, elaboran e instrumentalizan una variada gama de Servicios de información que buscan apoyar eficazmente al logro de los objetivos y metas indicados en los programas de docencia, investigación y difusión de la cultura que se llevan a cabo en la institución a la que pertenece.

Definición propuesta de Biblioteca Universitaria

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1. Proporcionar servicios que garanticen el acceso a la información a la comunidad universitaria.

2. Planificar y gestionar la prestación de servicios de calidad que permitan la formación integra por competencias en los usuarios universitarios.

3. Establecer una política clara de desarrollo de colecciones afines a las necesidades de la comunidad universitaria.

4. Implantar nuevos servicios acordes a la evolución documental y tecnológica disponibles en las bibliotecas.

5. Organizar, resguardar y preservar el desarrollo de colecciones de manera que se incluyan contenidos afines a las áreas del conocimiento que estimulen el estudio, la investigación, la difusión de la cultura y la formación continua.

6. Apoyar la formación de los usuarios a fin de que adquiera las competencias necesarias para el manejo eficiente y ético de la información.

Fines de las Bibliotecas Universitarias

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5. Evaluar la calidad de los servicios que se otorgan a la comunidad universitaria, promoviendo una cultura de mejora continua.

6. Establecer planes y programas de formación permanente entre el personal de la biblioteca.

7. Informar periódicamente a la comunidad universitaria y la sociedad en general respecto a las actividades, fondos y resultados de la biblioteca.

Fines de las Bibliotecas Universitarias (cont.)

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Elementos que conforman a una Bibliotecas Universitaria

• Organización• Personal• Colecciones• Servicios• Recursos físicos y financieros• Usuarios

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Usuarios

BibliotecaUniversitaria

Referentes y elementos que conforman a una Bibliotecas Universitaria

Organización

Colecciones

PersonalServicios

Recursos físicos y financieros

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Usuarios



Organización

Colecciones

PersonalServicios


• Satisfacción

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Usuarios



Organización

Colecciones

PersonalServicios


•Manual de organización•Descripción de puestos del personal•Procedimientos documentados•Certificación•Programa de desarrollo bibliotecario•Programa operativo bibliotecario•Reglamento de servicios bibliotecarios•Lineamientos de organización documental

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Usuarios



Organización

Colecciones

Personal

Servicios


Personal técnico y auxiliar de bibliotecas Personal profesional en bibliotecología Sistema de evaluación del desempeño Sistema de incentivos Sistema de evaluación de la productividad

por áreas Cursos de capacitación Sistema de medicion de competencias Ambiente laboral Cultura organizacional

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Usuarios



Organización

Colecciones

PersonalServicios


• Monografías• Revistas académicas• Bases de datos especializadas y multidisciplinarias• Políticas de desarrollo de colecciones• Políticas de organización documental

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Usuarios



Organización

Colecciones

Personal

Servicios


- Alumnos atendidos en el periodo- Visitas (número de entradas) per capita- Uso de las colecciones- Documentos prestados- Préstamo interbibliotecario- Servicios de referencia y consulta- Búsqueda de información- Formación de usuarios (DHI)- Promoción de servicios- Servicios en línea

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Usuarios



OrganizaciónColecciones

PersonalServicios


- Infraestructura- Presupuestos/Costos

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Tabla de indicadores de referencia

Referente Elemento Indicador

1. PersonalPersonal técnico y auxiliar de bibliotecas

1. Porcentaje de personal técnico y auxiliar de bibliotecas con respecto al total de alumnos 2. Porcentaje de personal técnico y auxiliar de bibliotecas con respecto al total de personal Datos requeridos:

1.Cantidad de personal técnico y auxiliar de bibliotecas2.Cantidad total de alumnos3.Cantidad total de personal

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Tabla de indicadores de referencia

Referente Elemento Indicador

3. ServiciosFormación de usuarios

Porcentaje de alumnos participantes en los talleres de Formación de Usuarios con respecto al total de alumnos inscritos en el programa y sus impresiones acerca de los beneficios obtenidos en el trabajo independiente con relación a las habilidades desarrolladas para el acceso y uso de la información.

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Avances del proyecto

• Generación y distribución del Manual de Referencia (Agosto de 2009)

• Revisión de la primera propuesta por parte de las IES de la RESBIUC (Agosto-Diciembre de 2009)

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Avances del proyecto (Cont.)

• Determinación de representantes institucionales para participar a nivel regional.

• Realización del Taller para la revisión de indicadores y asignación de la importancia relativa de éstos de manera colectiva.

• Asignación de valores a los indicadores seleccionados, tomando como referencia los valores proporcionados por las instituciones y siguiendo criterios de tendencia central, además de la incorporación de la propia experiencia y la visión holística de los participantes.

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Criterios para la definición de la

importancia relativa de los indicadores

Clasificación (primario/secundario):

La definición de primario y/o secundario responde a el nivel de inclusividad del indicador, en el sentido de que éste engloba a otros indicadores (denominados aquí secundarios). Lo cual otorga la ventaja de tener un cierto nivel de legitimidad y confianza en tanto que para su obtención, existen valores que previamente se han generado.

Confiabilidad (Alta/Media/Baja): Este segundo criterio alude al nivel de seguridad, confianza o fiabilidad del procedimiento a través del cual se obtuvo el indicador.

Representatividad (Alta/Media/Baja): Aunque este criterio esta relacionado con el de la clasificación “primario y secundario”, éste asume un carácter más orientado hacia la trascendencia y relevancia del indicador, sin excluir por supuesto, la magnitud del mismo.

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Criterios para la definición de la

importancia relativa de los indicadores

Elemento Indicador

Clasificación (Primario/Secundario)

Confiabilidad (Alta/Media/Baja)

Representatividad (Alta/Media/Baja)

1. Porcentaje de personal técnico y auxiliar de bibliotecas con respecto al total de alumnos S A B2. Porcentaje de personal técnico y auxiliar de bibliotecas con respecto al total de personal S A M1. Porcentaje de personal profesional con licenciatura en bibliotecología con respecto al total de alumnos S A A2. Porcentaje de personal profesional con licenciatura en bibliotecología con respecto al total de personal S A A3. Porcentaje de personal profesional en otras licenciaturas con respecto al total de personal S A A4. Porcentaje de personal con estudios de posgrado con respecto al total de personal S A A

Sistema de evaluación del desempeño ¿Se cuenta con un sistema de evaluación del desempeño del personal? (SI / NO) P A A

Sistema de incentivos ¿Se cuenta con un sistema de estímulos y recompensas para el personal?( SI / NO) P M A

Sistema de evaluación de la productividad del personal por áreas

¿Se cuenta con un sistema de evaluación de la productividad del personal? ( SI / NO) P M A

1. Porcentaje del personal que ha tomado capacitación en el último año relacionada con su trabajo S A A

2. Porcentaje del personal que ha tomado capacitación en el último año en temas generales S A B

Personal técnico

Personal profesional

Cursos de capacitación

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Avances del proyecto (Cont.)

• En lo que se refiere a la cuarta y quinta etapas, éstas se llevaran a cabo posteriormente y es en ellas en donde se busca incorporar la visión institucional a través de las aportaciones de diversas autoridades académicas de las IES, así como de los criterios, experiencias y formas de evaluación de los COPAES, respectivamente.

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Indicadores de gestión y de

desempeño bibliotecario

(Enfoque tradicional)

Indicadores para valorar el

impacto de las bibliotecas

universitarias sobre los

resultados educativos de la

institución en su conjunto.

(Nuevo enfoque)

Situación actual Posibilidades futuras

Posibilidades de trabajo

Adecuaciones a las formas de trabajode las bibliotecas

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Evaluación interna

Evaluación externaMetaevaluación

Estrategia OperativaProceso de evaluación circular

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Beneficios obtenidos a la fecha

1. Apoyo a la planeación de espacios y servicios

2. Establecimiento de políticas y criterios de los servicios y del crecimiento de los acervos

3. Optimización de los recursos humanos

4. Control, ubicación y localización de materiales documentales

5. Recursos acordes a las necesidades de cada área y disciplina

6. Posibilidad de llevar y personalizar la biblioteca según las necesidades de los usuarios

7. Mejora de los procesos de atención y trámites vía web

8. Reconocimiento de la importancia de las bibliotecas en el proceso de formación integral de los estudiantes

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Ejemplo de acopio de datos en la UASLP

Control de acceso a la biblioteca

Catálogo Público

Consulta, préstamo y devolución Autopréstamo

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Sistema de control de Acceso

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Aplicaciones

1. Evaluación de espacios

Estadísticas de acceso

Identificación denecesidad de

lugaresen horas pico

Acciones conducentes a solventar las necesidades detectadas

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2. Establecimiento de políticas y criterios para el crecimiento de los acervos

Estadísticas de préstamo

Identificación demateriales de

mayor demanda

Acciones conducentes a solventar las necesidades detectadas

Evaluaciónde existencia Suficiente?

No

Si

Fin

Aplicaciones

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Reporte de préstamos externos

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Títulos mas solicitados

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Préstamos externos por facultad

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Productividad BPU

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5. Consideraciones finales

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Consideraciones finalesLa evaluación del rendimiento de las bibliotecas

puede definirse y conformarse por su conexión y contribución a las metas institucionales y a los resultados educativos deseados o más valorados.

Bajo esta visión, los indicadores pueden ser organizados y presentados de la forma que resulten más significativos para el profesorado y los gestores académicos, como por ejemplo, agrupando los datos por programas académicos o grandes áreas disciplinares y describiendo en qué y cómo se benefician los estudiantes, tratando de no reducirlos únicamente a términos cuantitativos, sino incorporando también aquellos que permitan evaluar cualitativamente el impacto de su quehacer dentro de la universidad.

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Consideraciones finalesEn lo que se refiere a la metodología propuesta,

ésta garantiza la integración de los diferentes elementos y actores que participan y/o tienen relación con el quehacer de las Bibliotecas Universitarias, e incluso se propone la incorporación de la visión de actores externos a las IES, con lo cual se pueden obtener perspectivas diferentes.

Asimismo, este modelo no es impositivo, sino que es un modelo altamente participativo en donde es posible la confrontación de ideas y posturas entre los participantes, pero que a la vez busca el consenso y los acuerdos.

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Consideraciones finalesEn cuanto a la forma de establecer los

indicadores más relevantes y sus respectivos valores, al ser estos consensuados y avalados por las mismas IES en vista a una estandarización que les permita evaluar su situación, hace que además de constituirse como referentes de la calidad, promuevan el esfuerzo por alcanzarlos, generando con ello una competencia sana entre éstas. Al mismo tiempo, también promueven la cooperación y colaboración para resolver problemas y necesidades comunes. De esta manera, los puntos anteriormente señalados, en conjunto con la evaluación externa, pretenden la generación de círculos virtuosos de mejora continua.

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Consideraciones finales

No obstante lo anterior y buscando no caer únicamente en la eficiencia operacional de las Bibliotecas, es preciso tomar las experiencias, opiniones y visiones de los diferentes actores de las dinámicas participativas para provocar la innovación en los diferentes ámbitos de las Bibliotecas Universitarias.

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Luis del Castillo [email protected]

(444)8262400

Adolfo Medellín Pé[email protected]

(444)8262304

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