requisitos de un sistema de gestión documental integral andrés pak linares agn / dai fad – gt gd

Requisitos de un Requisitos de un Sistema de Gestión Sistema de Gestión Documental IntegralDocumental Integral

Andrés Pak LinaresAndrés Pak LinaresAGN / DAIAGN / DAI

FAD – GT GDFAD – GT GD

ItinerarioItinerario

Conceptos básicosConceptos básicos– Documento, serie documentalDocumento, serie documental– Ciclo vitalCiclo vital– Sistema de Gestión DocumentalSistema de Gestión Documental

Triple perspectiva y desbalanceTriple perspectiva y desbalance Elementos del SistemaElementos del Sistema

– ClasificaciónClasificación– Registro y DescripciónRegistro y Descripción– Evaluación y ConservaciónEvaluación y Conservación– AccesibilidadAccesibilidad

Documentos, Documentos, documents documents y y recordsrecords

En el ámbito sajónEn el ámbito sajón– Document: Document: “papeles de trabajo”, sin “papeles de trabajo”, sin

valor probatoriovalor probatorio– Records: Records: documentos (de archivo) con documentos (de archivo) con

valor probatoriovalor probatorio En el ámbito iberoamericano no En el ámbito iberoamericano no

poseemos dos vocablos para poseemos dos vocablos para distinguirlosdistinguirlos

Record: Record: NO significa “registro” NO significa “registro”

Definición de documentoDefinición de documento

““Los documentos se crean, reciben y Los documentos se crean, reciben y utilizan durante la realización de utilizan durante la realización de actividades propias de cada organización actividades propias de cada organización para apoyar la continuidad de dichas para apoyar la continuidad de dichas actividades, cumplir con el marco actividades, cumplir con el marco reglamentario y facilitar el necesario reglamentario y facilitar el necesario control de sus actividadescontrol de sus actividades

Las organizaciones deben crear y Las organizaciones deben crear y mantener documentos auténticos, fiables, mantener documentos auténticos, fiables, íntegros y accesibles durante íntegros y accesibles durante todo el todo el tiempo que sea necesariotiempo que sea necesario” ”

(ISO 15489:1) (ISO 15489:1)

Definición de serie Definición de serie documentaldocumental

Conjunto de documentos generados Conjunto de documentos generados por un sujeto productor en el por un sujeto productor en el desarrollo de una misma actividad desarrollo de una misma actividad administrativa y regulado por la administrativa y regulado por la misma norma de procedimiento misma norma de procedimiento

Su comprensión y utilización es Su comprensión y utilización es fundamental para el desarrollo de fundamental para el desarrollo de políticas y procedimientos generales políticas y procedimientos generales de gestión documentalde gestión documental

Definición y edades del ciclo Definición y edades del ciclo vitalvital

Etapas por las que transitan los Etapas por las que transitan los documentos desde su planificación hasta documentos desde su planificación hasta su disposición finalsu disposición final– 1º Edad1º Edad

Planificación:Planificación: Tramitación:Tramitación:

– 2º Edad2º Edad Vigencia administrativaVigencia administrativa Plazo de guarda precaucionalPlazo de guarda precaucional

– 3º Edad3º Edad Guarda permanente o eliminaciónGuarda permanente o eliminación

Gestión documental y Gestión documental y administración de archivosadministración de archivos

La Archivística integrada incide La Archivística integrada incide fundamentalmente en el área de la fundamentalmente en el área de la gestión administrativa general relativa a gestión administrativa general relativa a conseguir economía y eficacia en la conseguir economía y eficacia en la creación, mantenimiento, uso y creación, mantenimiento, uso y disposición de los documentos e incluye la disposición de los documentos e incluye la gestión de los documentos conservados gestión de los documentos conservados con carácter permanente. con carácter permanente.

(Diccionario de terminología archivística del Consejo (Diccionario de terminología archivística del Consejo Internacional de Archivos, 1984)Internacional de Archivos, 1984)

Sistema de Gestión Sistema de Gestión DocumentalDocumental

Herramienta funcional, normativa y Herramienta funcional, normativa y tecnológica para gestionar la tecnológica para gestionar la creación, uso, mantenimiento y creación, uso, mantenimiento y disposición final de documentos de disposición final de documentos de archivo archivo

Debe mantener información de Debe mantener información de contenido, contexto, estructura y las contenido, contexto, estructura y las relaciones entre los documentos para relaciones entre los documentos para respaldar su valor como evidencia a respaldar su valor como evidencia a lo largo de todo el ciclo vital lo largo de todo el ciclo vital

Tres perspectivas, un Tres perspectivas, un objetivoobjetivo

Funcional: Funcional: atiende a la producción, uso y atiende a la producción, uso y disposición final de los documentos a disposición final de los documentos a partir de las necesidades y obligaciones partir de las necesidades y obligaciones del productor y su relación con otros del productor y su relación con otros agentes socialesagentes sociales

Normativa: Normativa: establece el marco legal que establece el marco legal que otorga validez a la producción y gestión otorga validez a la producción y gestión documental a lo largo de todo el ciclo vitaldocumental a lo largo de todo el ciclo vital

Tecnológica: Tecnológica: colabora con la agilización colabora con la agilización de los procedimientos administrativos de los procedimientos administrativos mediante la incorporación de TICs a la mediante la incorporación de TICs a la organizaciónorganización

Problemas de balanceProblemas de balance

Prevalece la perspectiva funcional: Prevalece la perspectiva funcional: se desarrollan hermosas utopías sin se desarrollan hermosas utopías sin asidero legal ni capacidad asidero legal ni capacidad tecnológicatecnológica

Prevalece la perspectiva normativa: Prevalece la perspectiva normativa: hacemos de cuenta que nadie pasa hacemos de cuenta que nadie pasa el semáforo en rojoel semáforo en rojo

Prevalece la perspectiva tecnológica: Prevalece la perspectiva tecnológica: se hace “porque se puede hacer”, o se hace “porque se puede hacer”, o sea, se compra el sombrero y se sea, se compra el sombrero y se ajusta la cabezaajusta la cabeza

pc sala usuarios

Hay prevalencia de la perspectiva funcional en tanto "atiende la producción, uso y disposición final"? O lo que hay es sólo "producción y uso"? Pregunto desde la total ignorancia!

Consecuencias del Consecuencias del desbalance desbalance

El desbalance genera (o es generado El desbalance genera (o es generado por) la pérdida de una mirada por) la pérdida de una mirada integral sobre el Sistema de Gestión integral sobre el Sistema de Gestión Documental; el cual debe atender no Documental; el cual debe atender no sólo a la pura producción del sólo a la pura producción del documento sino a la gestión de la documento sino a la gestión de la autenticidad, fiabilidad, integridad y autenticidad, fiabilidad, integridad y accesibilidad accesibilidad en el largo plazoen el largo plazo de de los mismoslos mismos

Pasos previosPasos previos Identificación: Identificación: Sistematización de las Sistematización de las

categorías administrativas y archivísticas categorías administrativas y archivísticas en que se sustenta la estructura de un en que se sustenta la estructura de un fondo documentalfondo documental

Captura: Captura: Actividad mediante la cual se Actividad mediante la cual se crea y mantiene un documento en un crea y mantiene un documento en un Sistema de Gestión Documental.Sistema de Gestión Documental.– En e-doc:En e-doc:

asegurar la captura y gestión del contenido, la asegurar la captura y gestión del contenido, la estructura y el contexto de producciónestructura y el contexto de producción

especial importancia el registro y asignación de especial importancia el registro y asignación de metadatosmetadatos

Elementos de un SGDIElementos de un SGDI

Subsistema de ClasificaciónSubsistema de Clasificación

Subsistema de Registro y DescripciónSubsistema de Registro y Descripción

Subsistema de Evaluación y Subsistema de Evaluación y ConservaciónConservación

Subsistema de AccesibilidadSubsistema de Accesibilidad

Subsistema de Subsistema de Clasificación IClasificación I

Debe ser único e integrar Debe ser único e integrar los documentos en soporte los documentos en soporte analógico y digitalanalógico y digital

Relaciona secciones y series Relaciona secciones y series documentalesdocumentales

Productos: Productos: – Cuadro de ClasificaciónCuadro de Clasificación– Cuadro de Clasificación de Cuadro de Clasificación de

fondos fondos

Elementos Elementos de un SGDIde un SGDI

Subsistema Subsistema de de ClasificacióClasificaciónn

Subsistema Subsistema de Registro y de Registro y DescripciónDescripción

Subsistema Subsistema de de Evaluación y Evaluación y ConservaciónConservación

Subsistema Subsistema de de AccesibilidadAccesibilidad

Subsistema de Registro y Subsistema de Registro y Descripción IDescripción I

Debe ser único y describir Debe ser único y describir desde agrupaciones hasta desde agrupaciones hasta piezas documentales piezas documentales (analógico y digital(analógico y digital

Abarca desde la tramitación Abarca desde la tramitación hasta la Disposición finalhasta la Disposición final

Se basa en Se basa en – Registro General de Registro General de

Documentos Documentos – Registro General de Registro General de

MetadatosMetadatos


Subsistema Subsistema de de ClasificaciónClasificación

Subsistema Subsistema de Registro de Registro y y DescripciónDescripción



Subsistema de Registro y Subsistema de Registro y Descripción IIDescripción II

Estándares Estándares internacionalesinternacionales – ISAD – G:ISAD – G: para documentos de para documentos de

archivo, con la flexibilidad archivo, con la flexibilidad necesaria para la descripción de necesaria para la descripción de documentos en fase activa;documentos en fase activa;

– ISDIAH:ISDIAH: para describir para describir instituciones que custodian fondos instituciones que custodian fondos de archivo; de archivo;

– ISAAR – CPF:ISAAR – CPF: para registros de para registros de autoridad de archivos relativos a autoridad de archivos relativos a instituciones, personas y familias; instituciones, personas y familias;

– ISDF:ISDF: para la descripción de para la descripción de funciones.funciones.



Subsistema Subsistema de Registro de Registro y y DescripciónDescripción



Subsistema de Evaluación y Subsistema de Evaluación y Conservación IConservación I

Debe ser único, abarcar al Debe ser único, abarcar al conjunto de la archivalía del conjunto de la archivalía del organismoorganismo

Deben establecerse las Deben establecerse las responsabilidades y directrices responsabilidades y directrices para su ejecución y controlpara su ejecución y control

Producto: tabla de plazos de Producto: tabla de plazos de guardaguarda

Despapelizar = empieza por Despapelizar = empieza por eliminar el papel que no tiene eliminar el papel que no tiene valorvalor




Subsistema Subsistema de de Evaluación Evaluación y y ConservaciConservaciónón


Subsistema de Evaluación y Subsistema de Evaluación y Conservación IIConservación II Evaluación documental:Evaluación documental:

– análisis de los valores de las análisis de los valores de las series documentalesseries documentales

– establecimiento de sus plazos establecimiento de sus plazos de retención en función de de retención en función de la vigencia administrativa, la vigencia administrativa, la guarda precaucional yla guarda precaucional y

– Aplicación de Disposición finalAplicación de Disposición final Guarda permanente Guarda permanente

(transferencia al Aº Histórico)(transferencia al Aº Histórico) EliminaciónEliminación






Subsistema de Evaluación y Subsistema de Evaluación y Conservación IIIConservación III Cadena de preservación: Cadena de preservación:

medidas para garantizar la medidas para garantizar la integridad y accesibilidad de los integridad y accesibilidad de los documentos a lo largo de todo el documentos a lo largo de todo el ciclo vitalciclo vital

Gestión de depósito (analógico): Gestión de depósito (analógico): control del espacio ocupado y control del espacio ocupado y disponible a nivel de depósito y disponible a nivel de depósito y de las unidades de instalaciónde las unidades de instalación

Preservación digital: desafíos Preservación digital: desafíos actualesactuales






Subsistema de Evaluación y Subsistema de Evaluación y Conservación IVConservación IV

Evaluación de e - doc:Evaluación de e - doc: Evaluación al inicio del Ciclo vitalEvaluación al inicio del Ciclo vital Automatización de la aplicación de la Automatización de la aplicación de la

Disposición finalDisposición final Eliminación de Eliminación de Back upBack up y metadatos y metadatos

asociadosasociados Revalorización de prácticas de gestión en Revalorización de prácticas de gestión en

desusodesuso Foliado y cierre de expedientes, Foliado y cierre de expedientes, Establecimiento de vigencia Establecimiento de vigencia

administrativaadministrativa Debate respecto de la transferencia Debate respecto de la transferencia

documentaldocumental ¿Medios físicos?¿Medios físicos? ¿Repositorio digital general?¿Repositorio digital general? ¿transferencia on line?¿transferencia on line?






Subsistema de Evaluación y Subsistema de Evaluación y Conservación VConservación V

Preservación digital:Preservación digital:– comienza cuando se crea el comienza cuando se crea el

documento: cadena continuada de documento: cadena continuada de acciones y es la sumatoria de las acciones y es la sumatoria de las medidas organizativas y medidas organizativas y tecnológicas. tecnológicas.

– Una política de evaluación y Una política de evaluación y selección adecuada es la mejor selección adecuada es la mejor inversión en materia de inversión en materia de preservación digital, puesto que preservación digital, puesto que ahorra gastos en migraciones o ahorra gastos en migraciones o copias de seguridad innecesarias.copias de seguridad innecesarias.






Subsistema de Subsistema de AccesibilidadAccesibilidad

““Los documentos se Los documentos se producen, se mantienen y producen, se mantienen y se conservan para ponerlos se conservan para ponerlos a disposición de quienes a disposición de quienes los necesiten y están los necesiten y están autorizados a acceder a autorizados a acceder a ellos y a utilizarlos”ellos y a utilizarlos”

Documentos electrónicos. Manual Documentos electrónicos. Manual para archiverospara archiveros ICA, 2005. pág. 79 ICA, 2005. pág. 79

Producto: Tabla de accesoProducto: Tabla de acceso..





Subsistema Subsistema de de AccesibilidaAccesibilidadd

RecapitulaciónRecapitulación

Documento no es “cualquier cosa con Documento no es “cualquier cosa con información” información”

RecordRecord no es “registro” no es “registro” Los documentos deben gestionarse en un Los documentos deben gestionarse en un

Sistema de Gestión Documental INTEGRALSistema de Gestión Documental INTEGRAL– ClasificaciónClasificación– Registro y DescripciónRegistro y Descripción– Evaluación y ConservaciónEvaluación y Conservación– AccesibilidadAccesibilidad

Balancear las perspectivas (funcional, normativa Balancear las perspectivas (funcional, normativa y tecnológica)y tecnológica)

Muchas graciasMuchas gracias

[email protected]@mininterior.gob.ar

requisitos de un sistema de gestión documental integral andrés pak linares agn / dai fad – gt gd

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