PROYECTO

DISEÑO DEL SISTEMA DE RECAUDO DE CARTERA E IMPLEMENTACIÓN EN PÁGINA WEB PARA EL CONJUNTO RESIDENCIAL BANDERAS,

UBICADO EN LA LOCALIDAD DE KÉNNEDY DE LA CIUDAD DE BOGOTÀ, D.C.

DIANA GUZMÁNASTRID OCAMPO TORO

SANDRA NÚÑEZ CORTES

ASESORESCLARA EDNA MORENO

SENACentro Gestión Administrativa

Técnico en Asistencia AdministrativaRegional Bogotá

2011

INTRODUCCION

La administración de la propiedad horizontal en nuestro país se desarrolló de manera empírica durante muchos años. A partir de la expedición de la Ley 675 de 2001, dio un giro importante a la función de la administración, a los deberes y derechos de los copropietarios.

No obstante la gran dificultad que encuentran los administradores en el cumplimiento de su misión es el recaudo de las cuotas de administración, situación que limita el desarrollo y el sostenimiento de la propiedad ocasionando un detrimento y desvalorización en los inmuebles.

A pesar de los avances tecnológicos, el sistema de recaudo utilizado es obsoleto y depende de la voluntad de los copropietarios el pago de sus obligaciones.

A través del desarrollo del proyecto se diseñará un sistema que en adelante permitirá el recaudo efectivo de las cuotas de administración de manera tal que los ingresos por esos conceptos sufran un incremento a través del pago oportuno.

TABLA DE CONTENIDOS

INTRODUCCIÓNPág.

Planteamiento Del Problema 4.

Justificación 5.

Objetivos 6.

Marco teórico 7.

Definición del producto o servicio 8.

Beneficiarios 9.

Cronograma 10.

Resultados esperados 11.

Impacto 12.

Estrategias de comunicación 13.

Presupuesto 14.

Bibliografía 13.

Anexos 15.

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

En la mayoría de los conjuntos residenciales que se rigen por la Ley 675 de 2001, es decir, son de propiedad horizontal, presentan una cartera en mora por concepto de cuotas de administración, que en algunos casos parece irrecuperable. Los administradores, personas encargadas de recaudar los dineros por dicho concepto, han limitado su gestión a un sistema manual obsoleto frente al cual los copropietarios se escudan para cumplir con el pago de las expensas. No se trata solo de recaudar el dinero oportunamente, sino de incentivar a los residentes de cumplir con dicha obligación, de manera fácil, ágil y eficaz.

JUSTIFICACIÓN

El presente trabajo parte de la identificación de las necesidades y la problemática que se presenta en la propiedad horizontal en lo relacionado con el recaudo de cartera y el impacto que tiene sobre el progreso de los conjuntos residenciales.

Es por ello, que se hace necesario dotar de instrumentos efectivos para que los administradores puedan adelantar su labor de manera eficiente y efectiva.

La implementación de un sistema de recaudo efectivo para las residencias de propiedad horizontal, acompañado de una estrategia de pago por parte de los copropietarios será el mayor aporte central del presente proyecto.

OBJETIVOS

Contribuir con el diseño del sistema de recaudo de la cartera por concepto de administración a la gestión administrativa en la propiedad horizontal.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

1 Elaborar el diagnóstico sobre el recaudo de cartera 2 Fomentar estrategias que motiven el recaudo voluntario y oportuno.3 Facilitar la expedición de la factura de pago por concepto de

administración4 Difundir entre los residentes el nuevo sistema de recaudo por concepto

de administración. 5 Contribuir a la gestión administrativa en propiedad horizontal

MARCO TEÓRICO

El presente proyecto pretende diseñar un sistema de recaudo para las cuotas de administración en propiedad horizontal y su implementación en la web, con el fin de apoyar en doble vía el desarrollo de los conjuntos residenciales.

De un lado, el administrador tendrá una herramienta para controlar el estado de cartera de cada copropietario y a la vez, tener un canal directo para que los residentes reciban y/o consulten su factura de pago en la página web. Uno de los aspectos fundamentales del abordaje del proyecto es el relacionado con la motivación que se realizará a los residentes para que realicen sus pagos oportunos e incluyan sus obligaciones en los gastos así como los servicios públicos.

Veníamos de la 182 de 1948, 16 de 1985, Decreto 1365 de 1986 y la ley 428 de 1998, cuya reglamentación se caracterizaba por ser laxa y que no enmarcada de manera precisa la definición de propiedad horizontal.

Sin embargo, a partir de la expedición de la Ley 675 de 2001 se garantizó el acceso a la propiedad horizontal, a la personería jurídica y a la representación legal del administrador ante los entes encargos de regular la actividad. En ese sentido, los conjuntos residenciales se vieron en la obligación de organizar su estructura, designar a un profesional en la administración de propiedad horizontal y a llevar los libros contables.

El artículo 48 de la Ley 675/01 contempla el procedimiento ejecutivo para hacer efectiva judicialmente las expensas, no obstante, los administradores se ven limitados en el recaudo de la cartera debido al no conocimiento de dicha Ley por los residentes.

En el siglo XXI, las empresas inteligentes se caracterizan por el uso adecuado de la tecnología para realizar de manera eficiente sus labores y que el resultado de la gestión de los administradores sea positivo.

DEFINICION DEL PRODUCTO O SERVICIO

DISEÑO DEL SISTEMA DE RECAUDO DE CARTERA E IMPLEMENTACIÓN EN PÁGINA WEB PARA EL CONJUNTO RESIDENCIAL BANDERAS,

UBICADO EN LA LOCALIDAD DE KÉNNEDY DE LA CIUDAD DE BOGOTÀ, D.C.

BENEFICIARIOS

De este producto se beneficiarán:

1. El conjunto residencial2. Los copropietarios y/o arrendatarios3. La administración4. Los demás conjuntos que deseen implementar el modelo5. Y nosotros como aprendices porque vemos que esta propuesta además

de permitirnos desarrollar las competencias propias del programa, puede concretarse como una oportunidad de negocio.

CRONOGRAMAVer anexo 3.

RESULTADOS ESPERADOS

A partir del diseño e implementación del sistema de recaudo de cartera por concepto de cuotas de administración, se espera incrementar el índice de recaudo, motivar a los residentes para que realicen sus pagos en las fechas establecidas y facilitar la gestión administrativa del conjunto residencial de manera que sea más ágil y eficiente.

IMPACTO

A corto plazo, la administración deberá asumir el costo de la implementación del sistema y la generación de las facturas. En el mediano plazo, aumento en el nivel de recaudo. Y a largo plazo, desarrollo y progreso del conjunto residencial.

El diseño del sistema propuesto, tendrá un impacto a nivel general en los conjuntos residenciales que se rigen por la Ley 632/2001 en el sentido de que mejorará las condiciones de recaudo de las cuotas por concepto de administración, proceso que dificulta la función de la administración.

El proceso de formación como Técnicos en Asistencia Administrativa del SENA, tendrá un impacto positivo porque con el desarrollo del proyecto desarrollaremos las siguientes competencias:

Apoyar el sistema de información contable en concordancia con la normatividad.

Facilitar el servicio a los clientes internos y externos de acuerdo con las políticas de la organización.

Organizar eventos que promuevan las relaciones empresariales, teniendo en cuenta el objeto social de la empresa

Organizar la documentación teniendo en cuenta las normas legales y de la organización

Organizar la documentación teniendo en cuenta las normas legales y de la organización

Procesar la información de acuerdo con las necesidades de la organización

Producir los documentos que se originen de las funciones administrativas, siguiendo la norma técnica y la legislación vigente.

Promover la interacción idónea consigo mismo, con los demás y con la naturaleza en los contextos laboral y social

ESTRATEGIAS DE COMUNICACIÒN

Mediante una campaña de expectativa a través de volantes que se entregarán en cada apartamento, informando sobre la implementación y los beneficios que les brindará el nuevo sistema de pago.

En una reunión de la Asamblea General presentar el proyecto y dar a conocer las ventajas que tiene tanto para el residente como para el administrador.

Elaborar un plegable para publicitar el nuevo sistema de recaudo.

PRESUPUESTO

INFORMACIÓN FINANCIERA - 2011NOMBRE DE LA CARRERA: TECNICO EN ASISTENCIA ADMINISTRATIVAPROYECTO: DISEÑO DEL SISTEMA DE RECAUDO DE CARTERA E IMPLEMENTACIÓN EN PÁGINA WEB PARA EL CONJUNTO RESIDENCIAL BANDERAS, UBICADO EN LA LOCALIDAD DE KÉNNEDY DE LA CIUDAD DE BOGOTÀ, D.C.

$ 11.000.000

PLAN DE GASTOS DEL PROYECTO

Descripción

Valor por vigencias ($)

2011

valor

INGRESOS 10.000.000

REMUNERACIÓN POR SERVICIOS TÉCNICOS $ 5.000.000

Personal Externo Ingeniero de sistemas) $5.000.000

GASTOS DE OPERACIÓN $1.000.000

ADQUISICIÓN DE BIENES $4.000.000

Equipos (computador) $3.000.000

Materiales y suministros $500.000

Operaciones Internas - Adquisición de Bienes $500.000

ADQUISICIÓN DE SERVICIOS $1.000.000

Mantenimiento

Impresos y Publicaciones $500.000

Comunicaciones y Transporte $500.000

TOTAL DE LA INVERSIÓN

$ 11.000.00

BIBLIOGRAFÌA

• Berdejo Viana, Abel. Aspectos básicos de la propiedad horizontal. 2008• Velásquez Jaramillo, Luis Guillermo, La nueva ley de propiedad horizontal. 2001

• www.metrocuadrado.com

• www.actualicese.com

• Ley 675 de 2001 “Por medio de la cual se expide el régimen de propiedad horizontal”.

ANEXOS

Anexo No. 1 registro fotográfico – Conjunto residencial Banderas

Anexo No. 2 Mapas de la localidad

Anexo No. 3 Cronograma