PROYECTO

DISEÑO DEL SISTEMA DE RECAUDO DE CUOTAS DE ADMINISTRACIÓN E IMPLEMENTACIÓN EN PÁGINA WEB PARA EL CONJUNTO

RESIDENCIAL BANDERAS, UBICADO EN LA LOCALIDAD DE KÉNNEDY DE LA CIUDAD DE BOGOTÀ, D.C.

DIANA GUZMÁN OLIVEROSASTRID OCAMPO TORO

SANDRA YANETH NÚÑEZ CORTES

ASESORESCLARA EDNA MORENO

SENACentro Gestión Administrativa

Técnico en Asistencia AdministrativaRegional Bogotá

2011

INTRODUCCION

La administración de la propiedad horizontal en nuestro país se desarrolló de manera empírica durante muchos años. A partir de la expedición de la Ley 675 de 2001, dio un giro importante a la función de la administración, a los deberes y derechos de los copropietarios.

No obstante la gran dificultad que encuentran los administradores en el cumplimiento de su misión es el recaudo de las cuotas de administración, situación que limita el desarrollo y el sostenimiento de la propiedad ocasionando un detrimento y desvalorización en los inmuebles.

A pesar de los avances tecnológicos, el sistema de recaudo utilizado es obsoleto y depende de la voluntad de los copropietarios el pago de sus obligaciones.

A través del desarrollo del proyecto se diseñará un sistema que en adelante permitirá el recaudo efectivo de las cuotas de administración de manera tal que los ingresos por esos conceptos sufran un incremento a través del pago oportuno.

TABLA DE CONTENIDOS

INTRODUCCIÓNPág.

Planteamiento Del Problema 4.

Justificación 5.

Objetivos 6.

Marco teórico 7.

Definición del producto o servicio 8.

Beneficiarios 9.

Cronograma 10.

Resultados esperados 11.

Impacto 12.

Estrategias de comunicación 13.

Competencias 14.

Presupuesto 15.

Bibliografía 16.

Anexos 17.

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

En la mayoría de los conjuntos residenciales que se rigen por la Ley 675 de 2001, es decir, son de propiedad horizontal, tiene mecanismos de recaudo de las cuotas de administración obsoletos y los administradores carecen de herramientas tecnológicas para realizar el recaudo.

JUSTIFICACIÓN

El presente trabajo parte de la identificación de las necesidades y la problemática que se presenta en la propiedad horizontal en lo relacionado con el recaudo de cartera y el impacto que tiene sobre el progreso de los conjuntos residenciales.

Es por ello, que se hace necesario dotar de instrumentos efectivos para que los administradores puedan adelantar su labor de manera eficiente y efectiva.

La implementación de un sistema de recaudo efectivo para las residencias de propiedad horizontal, acompañado de una estrategia de pago por parte de los copropietarios será el mayor aporte central del presente proyecto.

OBJETIVOS

Contribuir a la gestión administrativa en la propiedad horizontal con el diseño del sistema de recaudo de la cartera por concepto de cuotas de administración.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Elaborar el diagnóstico sobre el recaudo de cartera Facilitar la expedición de la factura de pago por concepto de administración Difundir entre los residentes el nuevo sistema de recaudo por concepto de

administración a través de un instructivo. Fomentar estrategias que motiven el recaudo voluntario y oportuno.

Contribuir a la gestión administrativa en propiedad horizontal.

MARCO TEÓRICO

De acuerdo con las encuestas realizadas, el conjunto residencial la aldea Propiedad horizontal, ubicado en la calle 170 No 68-51, llevan con este sistema implementado hace 2 años y el recaudo de la cartera ha sido exitoso ya que los copropietarios asumen la obligación del pago de la administración junto con sus otros servicios públicos.

Igual que en el Conjunto Buganvilla, ubicado en la Calle 128 con cra 12, los residentes realizan el pago de la administración por medio de cuenta bancaria, y pueden verificar su estado de cartera mediante la pagina web.

DEFINICION DEL PRODUCTO O SERVICIO

DISEÑO DEL SISTEMA DE RECAUDO DE CARTERA E IMPLEMENTACIÓN EN PÁGINA WEB PARA EL CONJUNTO RESIDENCIAL BANDERAS,

UBICADO EN LA LOCALIDAD DE KÉNNEDY DE LA CIUDAD DE BOGOTÀ, D.C.

BENEFICIARIOS

De este producto se beneficiarán:

1. El conjunto residencial2. Los copropietarios y/o arrendatarios3. La administración4. Los demás conjuntos que deseen implementar el modelo5. Y nosotros como aprendices porque vemos que esta propuesta además

de permitirnos desarrollar las competencias propias del programa, puede concretarse como una oportunidad de negocio.

CRONOGRAMA

ACTIVIDAD ago-11 sep-11 oct-11 nov-11 dic-11 ene-12 feb-12 mar-12 abr-12 may-12 jun-12

entrevista a la administraciónAplicación de la encuestaCodificaión de encuestasInterpretación resultados de encuestas

publicidadElaboración pagina webprueba paginaImplementación del sistemaPrueba del sistemaprueba final

DIAGRAMA DE GANTT - PROYECTO DISEÑO DEL SISTEMA DE RECAUDO DE CUAOTA DE ADMINISTRACIÓN E IMPLEMENTACIÓN EN PÁGINA WEB PARA EL

CONJUNTO RESIDENCIAL BANDERAS, UBICADO EN LA LOCALIDAD DE KÉNNEDY DE LA CIUDAD DE BOGOTÀ, D.C.

RESULTADOS ESPERADOS

A partir del diseño e implementación del sistema de recaudo de cuota de administración, se espera incrementar el índice de recaudo, motivar a los residentes para que realicen sus pagos en las fechas establecidas y facilitar la gestión administrativa del conjunto residencial de manera que sea más ágil y eficiente.

IMPACTO

Económico: La administración deberá asumir la inversión. Incrementar el nivel de recaudo.

Social: Desarrollo, progreso del conjunto residencial y bienestar de los

copropietarios. Motivar a los copropietarios para que usen los recursos tecnológicos.

Ambiental: Disminución del uso de papel por compra de talonarios de recibos de

pago

ESTRATEGIAS DE COMUNICACIÒN

Mediante una campaña de expectativa a través de volantes que se entregarán en cada apartamento, informando sobre la implementación y los beneficios que les brindará el nuevo sistema de pago.

En una reunión de la Asamblea General presentar el proyecto y dar a conocer las ventajas que tiene tanto para el residente como para el administrador.

Elaborar un plegable para publicitar el nuevo sistema de recaudo.

COMPETENCIAS

Apoyar el sistema de información contable en concordancia con la normatividad.

- Ingresos Facilitar el servicio a los clientes internos y externos de acuerdo con las

políticas de la organización. - Facturación

Organizar eventos que promuevan las relaciones empresariales, teniendo en cuenta el objeto social de la empresa. 

- Asamblea Organizar la documentación teniendo en cuenta las normas legales y de

la organización.- Archivo de la facturación

Procesar la información de acuerdo con las necesidades de la organización.

- Base de datos de los apartamentos y su estado de cuenta Producir los documentos que se originen de las funciones

administrativas, siguiendo la norma técnica y la legislación vigente.- Factura

Promover la interacción idónea consigo mismo, con los demás y con la naturaleza en los contextos laboral y social.

- Campañas de socialización, motivación.

PRESUPUESTO

INGRESOS

REMUNERACIÓN POR SERVICIOS TÉCNICOS

Personal Externo (Ingeniero de sistemas)

ADQUISICIÓN DE BIENES

Equipos (computador)

Materiales y suministrosADQUISICIÓN DE SERVICIOS

Mantenimiento

Impresos y Publicaciones

Comunicaciones y Transporte

TOTAL VALOR DEL PROYECTO

NOMBRE DE LA CARRERA: TECNICO EN ASISTENCIA ADMINISTRATIVA

$ 10.000.000Proyecto: DISEÑO DEL SISTEMA DE RECAUDO DE CUOTA DE ADMINISTRACIÓN E IMPLEMENTACIÓN EN PÁGINA WEB PARA EL CONJUNTO RESIDENCIAL BANDERAS, UBICADO EN LA LOCALIDAD DE KÉNNEDY DE LA CIUDAD DE BOGOTÀ, D.C.

PLAN DE GASTOS DEL PROYECTO

Descripción

$ 1.000.000$ 1.500.000

$ 10.000.000

$ 10.000.000

$ 3.000.000

$ 3.000.000

$ 500.000

Valor por vigencias ($)

2011valor

$ 10.000.000

$ 500.000

$ 500.000

$ 5.500.000

$ 4.500.000

BIBLIOGRAFÌA

Berdejo Viana, Abel. Aspectos básicos de la propiedad horizontal. 2008 Velásquez Jaramillo, Luis Guillermo, La nueva ley de propiedad

horizontal. 2001 www.metrocuadrado.com www.actualicese.com Ley 675 de 2001 “Por medio de la cual se expide el régimen de

propiedad horizontal”.

ANEXOS

Anexo No. 1 registro fotográfico – Conjunto residencial Banderas

Anexo No. 2 Mapas de la localidad