PROYECTO DE MONOGRAFIA

JENNY SANCHEZ YENNY HERRERA

UNIVERSIDAD AGRARIA DE COLOMBIAFACULTAD CONTADURIA PÚBLICA

BOGOTA D.C.2013

TABLA DE CONTENIDO

I - EL PROBLEMA.

A. Título descriptivo del proyecto.B. Formulación del problema.C. Objetivos de la investigación.D. Justificación.E. Limitaciones

II - MARCO DE REFERENCIA.

A. Fundamentos teóricos.B. Antecedentes del problema.

III - BIBLIOGRAFÍA.

I. EL PROBLEMA

A. Título

Análisis de la Teoría del Control en Relación a los Contratos de Arrendamientos de la Compañía FOCS RENTAL CAR con base en la Sección 20 de NIIF para Pymes.

B. Formulación del problema

Partiendo de la Teoría del control y la Teoría del Contrato, ¿Cómo se puede lograr una relación de estas dos premisas para la realización de los contratos de arrendamiento, basándonos a su vez en la Sección 20 de la NIIF para Pymes?

¿Los contratos realizados en la compañía OCE & ARRENDAMIENTOS DE VEHICULOS BLINDADOS FOCS RENTAL CAR, puede servirnos como punto de partida para conseguir tal relación?

¿El hecho de que esta compañía no posea en la actualidad un manual de procedimiento afecta en algo esta investigación?

Es importante tener en cuenta que esta compañía emite diferentes clases de contratos entre los que se encuentran los contratos de arrendamientos de vehículos y los contratos de adquisición de activos representados en camionetas de alta gama bajo la modalidad de leasing financiero, es por esta causa que la tomamos como referencia de trabajo.

C. OBJETIVOS DE LA INVESTIGACION

Objetivo General

Orientar en base a la teoría de la Contabilidad y control el seguimiento en la factibilidad y cumplimiento de los Contratos de arrendamiento implementados en la normatividad de la sección 20 de la NIIF para Pymes

Objetivos Específicos

Identificar cada una de las falencias presentadas en la elaboración, ejecución y prestación de cada uno de los contratos de arrendamiento.

Implementar estrategias de control a través de la ejecución de la NIIF sección 20 para Pymes.

Innovar el sistema de contratación, para con ello servir como guía para otras empresas que manejen la misma línea de negocio.

D. JUSTIFICACION

La importancia del estudio radica, en que a través de este se pretenda buscar la posible relación que existe entre la Teoría del control y la Teoría del Contrato, para con ello lograr realizar un enfoque adecuando a la realización de todo tipo de contratos, especialmente los contratos de arrendamiento.

Los contratos celebrados por la empresa OCE & ARRENDAMIENTOS DE VEHICULOS BLINDADOS FOCS RENTAL CAR; son contratos de arrendamiento de automotores y los contratos de leasing financieros, en esta investigación serán estudiados y en base a ello, poder enfocar o tal vez aplicar una nueva estructura para la realización de los mismos.

Ya que si bien es sabido, el control en un proceso genera mayores beneficios y óptimos rendimientos empresariales, creando solides y confiabilidad al cliente. En razón a esto se busca consolidar este proceso con la contratación.

Con esta investigación se busca generar la implementación de normatividad vigente la cual solo proporcionaría una serie de factores jurídicos favorables ya que con la NIIF para Pymes, se creará mayor control y confianza, basándonos a su vez en la teoría de la contabilidad y control, que cada uno de los contratos debería poseer empresarialmente.

SINTOMAS CAUSAS CONSECUENCIAS1 Falta de asignación de

cargos y responsabilidades

1. Genera confusión de labores2. En caso de alguna falla ninguno se hace responsable3. Frente al cliente puede causar mala impresión

1. Todos hacen la labor de todos y de diferente forma2. Cada evento se deja de un tamaño en el cual no genere daño alguno a nivel interno3. Puede provocar la pérdida de un cliente potencial por generar desconfianza

2 Falta de control contractual

1. Puede producir desvió de fondos 2. Puede el contrato contener vicios que afecten a las partes3. Muestra poco interés en el cliente

1. Por no tener control pueden provocarse estafas o utilización inadecuada de los vehículos2. En la ejecución del contrato se puede viciar y por ello dar fin inmediato al contrato3. El cliente puede sentirse poco importante para la compañía prestadora del servicio y por ello no volver a contratar

3 Falta de seguimiento de los vehículos entregados en arrendamiento

1. No tener claro el verdadero uso del bien2. Los vehículos pueden ser utilizados fuera del horario de contratación3. Mantenimiento oportuno

1. puede ser utilizado para un fin poco licito2. Pueden verse involucrados por choques por ser utilizado como propiedad y no como un bien de trabajo.3. No se debe esperar a que el cliente avise que el vehículo no se encuentra en buen estado, para revisarlo.

4 Estructura contractual actualizada

1. Mayor proyección empresarial2. Manejo de cursos de actualización en el área de contratos 3. Contratos frescos y actualizados

1. El cliente se sentirá confiado, por contratar con una empresa actualizada y vanguardista.2. Uso adecuado de la normatividad3. permitirá crear nuevas pautas empresariales y con ello nuevas clausulas contractuales que beneficien arrendador y arrendatario

5 Manejo contable de los contratos en base a la NIIF para Pymes

1. El modelo NIIF para Pymes nos muestra bases para identificar y clasificar un arrendamiento como financiero.2. Arrendar como fin de compra

1 Permite la transferencia sustancial de todos los riesgos y beneficios inherentes a la propiedad del activo, con la posibilidad de transferir o no.2. Genera la posibilidad de comprar el bien arrendado y los cánones pagos son parte de pago de la compra.

E. LIMITACIONES

Es pertinente dar al problema una formulación lógica, adecuada, precisar sus límites, su alcance, para ello es necesario tener en cuenta los siguientes factores:

Viabilidad: Para la realización de esta investigación contamos con la posibilidad de conseguir toda la información posible, ya que una de las grandes ventajas que tenemos es que una de nosotras se encuentra en la actualidad laborando con la empresa que será blanco de estudio.

Lugar: La investigación se llevará a cabo en las instalaciones de la empresa OCE & ARRENDAMIENTOS DE VEHICULOS BLINDADOS FOCS RENTAL CAR.

Tiempo: El tiempo de realización de la investigación que dará pie a la monografía, será el asignado por la Universidad, con verificaciones previas de contenido, con ello poder realizar las correcciones pertinentes.

Financiación: Para la financiación de esta Monografía, tenemos diseñado un presupuesto el cual no excederá lo pactado por los miembros del equipo.

II. MARCO DE REFERENCIA

A. Fundamentos Teóricos

Los contratos de arrendamiento se encuentran estipulados en la legislación colombiana por medio de los Códigos Civil y de Comercio. Siendo más específicas la reglamentación dentro del Código Civil ubicamos en el Libro Cuarto, Título XXVI, desde los Artículos 1973 y ss.; de igual manera en el Código de Comercio se ubica en el Libro Cuarto, Título IV, Capítulo I, Artículos 981, 984 y 991.

Así mismo del contrato Leasing podemos decir que es un contrato que tiene su propia naturaleza ya que, no se puede decir si es un contrato típico o atípico toda vez que, desde que en el Decreto 913 de 1993 en su artículo 2º, se define que el

leasing financiero con base en las costumbres y prácticas mercantiles vigentes para entonces, de la siguiente manera:

“Entiéndase por operación de arrendamiento financiero la entrega, a título de arrendamiento, de bienes adquiridos para el efecto, financiando su uso y goce a cambio del pago de cánones que recibirá durante un plazo determinado, pactándose para el arrendatario la facultad de ejercer al final del período una opción de compra”.1

Para una parte de la doctrina nacional, de esta forma quedó tipificado en la legislación colombiana el contrato de leasing financiero. Sin embargo, para otros, la normativa en la materia es bastante precaria, lo que nos lleva a concluir que esta insuficiencia legal impide calificar como típico el contrato de leasing, toda vez que el legislador no ha reglamentado el contrato con la especificidad requerida, suficiente como para darle cuerpo de contrato típico, sin que ello signifique que se desdibuja la naturaleza independiente y especial de este contrato frente a otras figuras contractuales.

Claro está que para Fedeleasing, la cual acoge la posición de que el leasing es un contrato típico.

Al leasing operativo o arrendamiento sin opción de compra, lo equipara la norma con el arrendamiento y remite a sus disposiciones todo lo relativo a esta modalidad de leasing.

Por lo tanto solamente se podrá acudir analógicamente a la normativa aplicable a otras figuras contractuales cuando una situación no se encuentre regulada por la ley ni por el contrato de leasing o no exista costumbre mercantil sobre el particular.Es decir, para el leasing se deben aplicar en su orden:1. Las cláusulas contractuales acordadas por las partes, siempre y cuando no sean contrarias a disposiciones de orden público.2. Normas generales comunes a todas las obligaciones y contratos, así como las originadas en los usos y prácticas, es decir, la costumbre mercantil.3. En ausencia de las anteriores, aplicación analógica de otras figuras contractuales que guarden alguna semejanza relevante.

Ahora bien la Norma Internacional de Información Financiera NIIF para PYMES, estructura en su sección 20 los Arrendamientos, los cuales deben encontrarse estructurados y elaborados de acuerdo ciertas normas y especificaciones.

1 Decreto 913 de 1993 en su artículo 2º

Es en base a esto fue que decimos llevar a cabo esta Monografía, con el fin de revelar los problemas y estructurar las soluciones que nos llevaran a la excelencia.

A su vez, para completar la comparación, beneficio y manejo de los contratos en la compañía, nos basaremos en la bibliografía que aporta conocimiento sobre la teoría de la contabilidad y el control sobre los contratos.

B. Antecedentes empresariales

La empresa OCE & ARRENDAMIENTOS DE VEHICULOS BLINDADOS FOCS RENTAL CAR. Registrada ante Cámara y Comercio e identificada con NIT. 900151443. Fue constituida en el año 2007 para el alquiler de vehículos blindados comenzando con 5 vehículos propios y con una sola persona que se encargó de todo el manejo de la misma.

Es una empresa dedicada al alquiler de vehículos blindados principalmente camionetas Toyota de alta gama contando con un parque automotor de vehículos último modelo. A su vez ofrece el servicio de blindaje de vehículos en los niveles 3 y 4 y ocasionalmente nivel 5 en camionetas.

Con el tiempo se inicia en la participación de diferentes de licitaciones incluyendo las del Estado, ganando principales contratos para los que no contaban con vehículos suficientes y optaron por adquirir vehículos en la modalidad de leasing financiero.

Las camionetas se compran a través de diferentes entidades financieras y bancos bajo la modalidad de leasing financiero; entre las cuales podemos nombrar a las compañías con las cuales ha realizado su mayor compra que son: LEASIN DE OCCIDENTE, LEASING POPULAR Y FINANDINA.

Los vehículos, en su mayoría camionetas son compradas full equipo, y posteriormente a su entrega se blindan en la misma compañía OCE & ARRENDAMIENTOS.

En la actualidad la compañía posee un promedio de 200 camionetas de las cuales se encuentran un promedio de 140 camionetas que se pagan por medio de la modalidad de leasing financiero. Cabe anotar que la empresa cuenta con un promedio de 60 camionetas libres.

Pero toma los créditos de leasing financiero cada 5 años ya que el objeto de la compañía y el mercado de la misma exigen que sean vehículos nuevos principalmente último modelo o mínimo de 3 años atrás.

Tiempo con el cual pone sus vehículos en venta a diferentes terceros por medio de un contrato de compra y venta de automotores.

Como se ha narrado la compañía presta servicios de arrendamiento de vehículos y sus principales clientes son: La Embajada Americana, Prosegur, Isvi, Armadillo, GMW, entre otros.

En el servicio de arriendo de vehículos como política no arrendar a personas naturales, toda vez que es muy difícil realizar verificación de su procedencia y el verdadero uso que se le dará al automotor. Por ello alquila exclusivamente a personas jurídicas por medio de un contrato de arrendamiento de automotores, en donde la mayoría de contratos están realizados por vigencia de un año donde se acuerda el precio y el lugar donde se prestara el servicio.

Cabe mencionar que además de lo anteriormente mencionado, también se cuenta con el servicio de conductor y suministro de gasolina tal y como sucede con el contrato de la Embajada Americana que tiene vigencia anual y se renueva habitualmente para el mes de enero. Los conductores son contratos por nomina con todas las prestaciones de ley, pero a pesar que están contratados por la compañía dependen de forma directa de la Embajada y deben estar disponibles las 24 horas.

Los otros contratos se prestan únicamente el servicio de alquiler del vehículo.

Los gastos de mantenimiento o demás derivados son asumidos en su totalidad por la compañía OCE & ARRENDAMIENTOS.

Entre algunas de las clausulas se dice que cada vez que un vehículo entra a mantenimiento debe reponérsele al cliente otro igual, es decir de las mismas condiciones (misma marca, modelo y equipamiento).

Esta empresa arrendadora fue catalogada como la segunda arrendadora de vehículos blindados en Colombia por sus ingresos.

La compañía actualmente posee un promedio de 20 empleados por nomina y 20 empleados por prestación de servicios.

Como falencias de la compañía, encontramos que por ser empresa de creación familiar no se ha preocupado por organizar políticas y demás derivados que

debería tener. A su vez tiene problemas en el control de cada dependencia, ya que como no hay funciones especificas y cargos estructurados todos son responsables de lo que se haga en ella, pero al fin de cuentas nadie responde por absolutamente nada. El empresario no ha medido que su compañía ha crecido de forma acelerada y la sigue tratando como cuando la inicio con 5 vehículos.

El control en todas las áreas es nulo y principalmente en el área de contratos y del seguimiento de los vehículos arrendados. A pesar que todos los vehículos poseen GPS nadie verifica ni tiene el control de los mismos, solo se realiza la verificación de un vehículo cuando pasa un evento inesperado (accidente o algo parecido).

Antecedentes Teóricos

El contrato se puede definir como un acuerdo de voluntades en realizar un

determinado intercambio de un bien o servicio cualquiera por otro bien o servicio,

siendo normalmente uno de esos bienes el dinero, por constituir el medio de

intercambio por excelencia.

El contrato, como instrumento dejado a la voluntad de los particulares se rige por

el principio de la autonomía privada del artículo 1255 del código civil, que les

permite auto-normarse y poder autorregular las relaciones patrimoniales que

efectúan.

Sunder plantea su concepción del control señalando que “…el control en las

organizaciones es un balance sostenido o un equilibrio entre los intereses de los

participantes. Y Debe distinguirse del control de las organizaciones, lo cual sugiere

manipulación o explotación de algunos de los participantes de la organización por

otros”2

2 Teoría de la contabilidad y el control, Shyam Sunder, p.23

BIBLIOGRAFIA

CIRCULAR EXTERNA 115-000003 DE 14 DE MARZO DE 2013 SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES

NORMA INTERNACIONAL DE INFORMACIÓN FINANCIERA PARA LAS PEQUEÑAS Y MEDIANAS ENTIDADES (NIIF PARA LAS PYMES) Sección 20 Arrendamientos, publicado por el Consejo de Normas Internacionales de Contabilidad el 9 de julio de 2009

MINISTERIO DE COMERCIO, INDUSTRIA Y TURISMO, Decreto 2706 de 2012

CONTADURIA GENERAL DE LA NACION, Resolución No. 051 del 11 de febrero de 2013

CÓDIGO CIVIL COLOMBIANO, Edición 28º, Ed. Legis

CÓDIGO DE COMERCIO COLOMBIANO, Edición 28º, Ed. Legis

PROFESOR Shyam Sunder, Bogotá, Teoría de la contabilidad y el control

CONTADURIA GENERAL DE LA NACION, Aspectos constitucionales, legales y jurisprudenciales de la Contabilidad Pública

TEORÍA GENERAL DEL CONTRATO, Blog de Contaduría