UNIVERSIDAD LATINA DE COSTA RICA

FACULTAD DE INGENIERA ESCUELA DE INGENIERA CIVIL LICENCIATURA EN INGENIERA CIVIL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACIN DE CONSTRUCCIONES

KENNETH CORDERO SALAZAR

NOVIEMBRE 2007

2

HOJA DE APROBACINEl presente instrumento es la evaluacin correspondiente a la defensa de _____ Proyecto de Graduacin, como norma para el proceso de calificacin respectivo. Al ser las _____ del da________________ de 2007. El Tribunal examinador abajo firmantes, procede a evaluar al estudiante: Kenneth Cordero Salazar, para optar por el grado acadmico de ( ) Bachillerato. ( ) Licenciatura ( ) Otro. De la carrera: Ingeniera Civil. DOCUMENTO ESCRITO: (40%) (Calificacin del tutor y lectores respectivos) 1.2.Estructura, coherencia, redaccin y ortografa (estudiante) Aporte del Autor (creatividad del tema, importancia en el campo) SUBTOTAL PRESENTACIN ORAL: (30%) 1.2.3.4.Exposicin (Dominio del Tema) Secuencia lgica de ideas en la exposicin Desenvolvimiento (manejo escnico) Presentaciones del material de Exposicin y uso de tecnologa SUBTOTAL DEFENSA ( Periodo de preguntas): (30 %) 1.2.Manifestacin del dominio del tema (conocimiento y aplicacin) Pertinencia de las respuestas (Centrada o no al tema) SUBTOTAL NOTA FINAL: JURADO EXAMINADOR Tutor: __________________________________ Lector (1)-(Presidente): ____________________ Lector (2): ______________________________ Firma: ____________________________ Firma: ____________________________ Firma: ____________________________ 15 % _____ 15 % _____ _____ _____ 10 % _____ 5 % _____ 5 % _____ 10 % _____ _____ 20 % _____ 20 % _____ _____

3 Nota: Cada miembro del Jurado evaluar individuamente y corresponde al Presidente del Tribunal, promediar la nota final, que aparecer en el acta final.

DECLARACN JURADA

Yo, Kenneth Cordero Salazar, alumno de la Universidad Latina de Costa Rica, declaro bajo la fe de juramento y consciente de las responsabilidades penales de este acto, que soy el autor intelectual del Proyecto de graduacin titulado: Manual de Procedimientos para la Administracin de Construcciones, por lo que libero a la Universidad de cualquier responsabilidad en caso de que mi declaracin sea falsa.

San Jos, a los ____________________________ das del mes de ________________ del dos mil siete.

_______________________________ Firma _______________________________ Cdula

4

AGRADECIMIENTOS

5

DEDICATORIA

6

TABLA DE CONTENIDOSCAPITULO I....................................................................................................................................7 INTRODUCCIN............................................................................................................................7 Antecedentes del problema..........................................................................................................8 Justificacin e importancia del valor que tiene estudiar el problema..........................................9 Formulacin o planteamiento del problema.................................................................................9 CAPTULO II.................................................................................................................................12 MARCO TERICO (Antecedentes tericos y prcticos).............................................................12

7

CAPITULO I INTRODUCCIN

8

Antecedentes del problema En todas las culturas a lo largo de la historia, los proyectos han tenido una singular importancia, prueba de esto son las pirmides de Egipto, los grandes canales del Suez y Panam y los proyectos de exploracin espacial. Existen manuales de procedimientos para otras reas como la medicina y la tecnologa, pero en la industria de la construccin es muy difcil encontrarlos. Ante la necesidad y escasez de informacin concerniente a las buenas prcticas de la administracin de proyectos, este tema es un aporte a la cantidad de ingenieros que sin haber sido adiestrados en su poca de estudiantes, no cuentan con las herramientas necesarias para administrar adecuadamente un proyecto y se han encontrado con una barrera de conocimiento del tema, teniendo muchas veces que sufrir prdidas entre ellas la econmica y haber aprendido con la dura escuela de la calle. Esta necesidad hace que el presente trabajo sea de gran importancia, principalmente por dos razones: la utilizacin de la tcnica del PMI (organizacin internacional destacada por su aporte a la administracin moderna de proyectos) y la estandarizacin de actividades y trabajos de cualquier empresa necesita para el adecuado crecimiento dentro del mercado nacional e internacional. Se utilizarn referencias de otros autores de tesis y libros que enriquezcan el manual a realizar, dentro del marco y las necesidades de nuestro pas. Otros autores como Yamal Chamon, David Cleland, Martn G. Alvarez, Franklin Fincowsky, han sugerido tcnicas y herramientas para administrar adecuadamente un proyecto.

9 Justificacin e importancia del valor que tiene estudiar el problema Al realizar este manual se desea aportar a muchos profesionales una metodologa adecuada, con herramientas tiles y probadas ya en la prctica, a lo largo de una experiencia de ms de ocho aos, enriquecida por los conocimientos de otros autores. Resulta muy importante hoy en da, que los proyectos, especficamente los de construccin, sean bien administrados, para lograr los objetivos primordiales: Alcance, Costo y Tiempo. Pero tambin administrando los Recursos Humanos, la Comunicacin, los Riesgos, los Abastecimientos, la Calidad y la Integracin.

Formulacin o planteamiento del problema El proyecto consiste en la elaboracin de un manual donde se indique paso a paso un mtodo eficiente para la administracin de proyectos, especficamente en la rama de la construccin. A esto nos preguntamos: Existe en Costa Rica suficiente informacin que facilite la labor de los profesionales de ingeniera para administrar adecuadamente sus proyectos? Cules son las herramientas tcnicas de administracin que utilizan los ingenieros en el campo de la construccin? Cmo manejan entonces sus proyectos? Las empresas utilizan manuales de procedimientos para sus proyectos o hacen una administracin emprica? Qu necesitamos saber para confeccionar un manual de procedimientos para nuestra empresa? Estas y otras preguntas trataremos de responderlas con el presente trabajo. 1.1 Alcance y lmites del problema El manual incluye un estudio realizado a diez empresas constructoras, para justificar que en Costa Rica y en el rea de la construccin especficamente, no se utiliza frecuentemente la gran ayuda que dan los manuales. Tambin se incluye la teora bsica para la elaboracin de manuales y adems un resumen de lo ms actual que se da hoy en da en lo que es la Administracin Profesional de Proyectos. Toda esta teora es aplicada en un manual que hemos llamado Manual de Procedimientos para la Administracin de

10 Construcciones. Para este manual nos enfocaremos ms hacia el control que se da en obra, pero tambin definiremos algunos procedimientos para el buen control en oficina. Omitiremos en el alcance, todo lo que tenga que ver con labores administrativas y definidas ms adelante en el Diagrama Organizacional como Administracin Funcional, excepto la parte de Proveedura (llamado tambin abastecimientos o adquisiciones) que es muy importante para el engranaje de la administracin de proyectos.

1.2 1.2.1

Objetivos Generales Elaborar un documento que sirva de consulta a cualquier persona relacionada con la industria de la construccin. Dar a conocer la metodologa de la administracin moderna de proyectos y plasmar en el manual esta informacin. Crear la plataforma para que otras personas o empresas estandaricen sus procesos de produccin y metodologas de trabajo.

1.2.2

Especficos Comprender los conceptos y definiciones de cada uno de los procesos en la Administracin Profesional de Proyectos. Hacer un sondeo con algunas empresas constructoras, para verificar la utilizacin de manuales de procedimientos para administrar sus construcciones. Crear diagramas organizacionales y de flujo que ayuden al entendimiento de los procesos planteados en el presente documento. Describir los procesos, departamentos, personas y otros necesarios para la estandarizacin de las labores.

1.3

Productos y Resultados

11

El producto que se desea obtener es un manual de procedimientos til y verstil, que pueda ser tomado como libro de consulta por estudiantes, profesores, profesionales y personas en general que quieran tener una empresa ms organizada y con herramientas totalmente establecidas, utilizando las ltimas tcnicas de administracin. Como premisas para este documento tendremos lo siguiente: Empresa regida por la legislacin de: Costa Rica Tipo de empresa: Empresa Constructora Tamao de la empresa: Mediana. Capacidad para manejar de 5 a 10 proyectos a la vez. Pero con la implementacin de sistemas de cmputo y el complemento y actualizacin del manual se puede utilizar para muchos ms proyectos. Tipo de organizacin: Matricial

12

CAPTULO II MARCO TERICO (Antecedentes tericos y prcticos)

Un diccionario define la palabra MANUAL como un libro que contiene lo ms sustancial de un tema, y en este sentido los Manuales son vitales para incrementar y aprovechar el cmulo de conocimientos y experiencias de personas y organizaciones. Un manual de procedimientos es el documento que contiene la descripcin de actividades que deben seguirse en la realizacin de las funciones de cada uno de los departamentos de la empresa. El manual debe tener descrito los puestos y departamentos que intervienen precisando su responsabilidad y participacin. Usualmente contienen informacin y ejemplos de formularios, autorizaciones o documentos necesarios, mquinas o equipo de oficina o de campo a utilizar y cualquier otro dato que pueda auxiliar al correcto desarrollo de las actividades dentro de la empresa.

13 En l se encuentra registrada y transmitida sin distorsin la informacin bsica referente al funcionamiento de todas los departamentos, facilita las labores de auditoria, la evaluacin y control interno y su vigilancia, la conciencia en los empleados y en sus jefes de que el trabajo se est realizando adecuadamente. Algunas de los beneficios son los siguientes: Permite conocer el funcionamiento interno por lo que respecta a descripcin de tareas, ubicacin, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecucin. Auxilian en la induccin del puesto y al adiestramiento y capacitacin del personal ya que describen en forma detallada las actividades de cada puesto. Sirve para el anlisis o revisin de los procedimientos de un sistema. Interviene en la consulta de todo el personal. Cuando se desee emprender tareas de simplificacin de trabajo como anlisis de tiempos, delegacin de autoridad, etc. Para establecer un sistema de informacin o bien modificar el ya existente. Para uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteracin arbitraria. Determina en forma ms sencilla las responsabilidades por fallas o errores. Facilita las labores de auditoria, evaluacin del control interno y su evaluacin. Aumenta la eficiencia de los empleados, indicndoles lo que deben hacer y cmo deben hacerlo. Ayuda a la coordinacin de actividades y evitar duplicidades. Construye una base para el anlisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los sistemas, procedimientos y mtodos. En general, un manual de procedimientos1 debe contener lo siguiente:

1

"MANUALES ADMINISTRATIVOS: GUA PARA SU ELABORACIN" FRANKLIN FINCOWSKY ENRIQUE BENJAMN, MXICO, FCA UNAM

14 1.- IDENTIFICACIN: Este documento debe incorporar la siguiente informacin: Logotipo de la organizacin. Nombre oficial de la organizacin. Denominacin y extensin. De corresponder a una unidad en particular debe anotarse el nombre de la misma. Lugar y fecha de elaboracin. Nmero de revisin (en su caso). Unidades responsables de su elaboracin, revisin y/o autorizacin. Clave de la forma. En primer trmino, las siglas de la organizacin, en segundo lugar las siglas de la unidad administrativa donde se utiliza la forma y, por ltimo, el nmero de la forma. Entre las siglas y el nmero debe colocarse un guin o diagonal. 2.- NDICE O CONTENIDO Relacin de los captulos y pginas correspondientes que forman parte del documento. 3.- PRLOGO Y/O INTRODUCCIN: Exposicin sobre el documento, su contenido, objeto, reas de aplicacin e importancia de su revisin y actualizacin. Puede incluir un mensaje de la mxima autoridad de las reas comprendidas en el manual. 4.- OBJETIVOS DE LOS PROCEDIMIENTOS: Explicacin del propsito que se pretende cumplir con los procedimientos. Los objetivos son uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteracin arbitraria; simplificar la responsabilidad por fallas o errores; facilitar las labores de auditoria, la evaluacin del control interno y su vigilancia; que tanto los empleados como sus jefes conozcan si el trabajo se est realizando adecuadamente; reducir los costos al aumentar la eficiencia general, adems de otras ventajas adicionales. 5.- AREAS DE APLICACIN Y/O ALCANCE DE LOS PROCEDIMIENTOS

15 Esfera de accin que cubren los procedimientos. Debe estar muy claro el alcance de los mismos para no exceder otros mbitos o por el contrario que haya deficiencia en la implementacin de diferentes manuales. 6.- RESPONSABLES Unidades administrativas y/o puestos que intervienen en los procedimientos en cualquiera de sus fases. 7.- POLTICAS O NORMAS DE OPERACIN En toda empresa existen polticas que ayudan a plasmar las ideas de los propietarios y son generalmente las que rigen el rumbo de la compaa. Las polticas ayudan a evitar lentitud, defectos y sobre todo prdida de tiempo en las principales actividades y procesos de la organizacin. Las polticas surgen de las actividades cotidianas, de la experiencia y de la forma de trabajar que le inyectan los jefes o dueos. Se identifican en procesos de planeacin, atencin de clientes, recepcin de materiales, pago de proveedores, elaboracin y entrega de pedidos, en el control de los trabajos, investigacin en estrategias, en mejoras a los sistemas de informacin y a la resolucin de conflictos. En fin, las polticas son la esencia de toda empresa. Para el presente trabajo, se identifica claramente una ideologa, una forma de pensamiento, de organizacin, una estructuracin de acuerdos a la experiencia de algunos aos y al aprendizaje por medio de muchos errores y tambin virtudes tanto del trabajo cotidiano como de la experiencia de otras personas. En el caso de las polticas, normalmente se han transmitido oralmente y cuando una persona ingresa a la organizacin debe adaptarse con bastante esfuerzo al rol que cumple dentro de la empresa; esto causa atrasos, falta de comunicacin, conflictos y muchas veces hasta desilusiones. Algunas de las caractersticas de una poltica son las siguientes: Establece lo que la direccin quiere o prefiere que se haga No dice como proceder (eso lo dice el procedimiento) Refleja una decisin directiva, para todas las situaciones similares.

16 Ayuda a las personas de nivel operativo a tomar decisiones firmes y congruentes con la direccin. Les quita a los ejecutivos la molestia de estar tomando decisiones sobre asuntos rutinarios. En esta seccin se incluyen los criterios o lineamientos generales de accin que se determinan en forma explcita para facilitar la cobertura de responsabilidad de las distintas instancias que participaban en los procedimientos. Adems debern contemplarse todas las normas de operacin que precisan las situaciones alterativas que pudiesen presentarse en la operacin de los procedimientos. A continuacin se mencionan algunos lineamientos que deben considerarse en su planteamiento: Se definirn perfectamente las polticas y/o normas que circunscriben el marco general de actuacin del personal, a efecto de que este no incurra en fallas. Los lineamientos se elaboran clara y concisamente, a fin de que sean comprendidos incluso por personas no familiarizadas con los aspectos administrativos o con el procedimiento mismo. Debern ser lo suficientemente explcitas para evitar la continua consulta a los niveles jerrquicos superiores.

8.- CONCEPTOS O GLOSARIO DE TRMINOS Palabras o trminos de carcter tcnico que se emplean en el procedimiento, las cuales, por su significado o grado de especializacin requieren de mayor informacin o ampliacin de su significado, para hacer ms accesible al usuario la consulta del manual. 9.- PROCEDIMIENTO (descripcin de las operaciones) Presentacin por escrito, en forma narrativa y secuencial, de cada una de las operaciones que se realizan en un procedimiento, explicando en qu consisten, cundo, cmo, dnde, con qu, y cunto tiempo se hacen, sealando los responsables de llevarlas a cabo. Cuando la

17 descripcin del procedimiento es general, y por lo mismo comprende varias reas, debe anotarse la unidad administrativa que tiene a su cargo cada operacin. Si se trata de una descripcin detallada dentro de una unidad administrativa, tiene que indicarse el puesto responsable de cada operacin. Es conveniente codificar las operaciones para simplificar su comprensin e identificacin, aun en los casos de varias opciones en una misma operacin. 10.- FORMULARIO DE IMPRESOS Formas impresas que se utilizan en un procedimiento, las cuales se intercalan dentro del mismo o se adjuntan como apndices. En la descripcin de las operaciones que impliquen su uso, debe hacerse referencia especfica de stas, empleando para ello nmeros indicadores que permitan asociarlas en forma concreta. Tambin se pueden adicionar instructivos para su llenado. 11.- DIAGRAMAS DE FLUJO Representacin grfica de la sucesin en que se realizan las operaciones de un procedimiento y/o el recorrido de formas o materiales, en donde se muestran las unidades administrativas (procedimiento general), o los puestos que intervienen (procedimiento detallado), en cada operacin descrita. Adems, suelen hacer mencin del equipo o recursos utilizados en cada caso. Los diagramas representados en forma sencilla y accesible en el manual, brinda una descripcin clara de las operaciones, lo que facilita su comprensin. Para este efecto, es aconsejable el empleo de smbolos y/o grficos simplificados. Los diagramas bsicamente sirven para: Describir las etapas de un proceso y entender como funciona Apoyar el desarrollo de mtodos y procedimientos Identificar a los clientes y proveedores de un proceso Facilitar el entrenamiento de nuevos empleados

Para la elaboracin de un manual de procedimientos y tomando en cuenta que en realidad es un Proyecto con un ciclo de vida, debemos tambin apoyarnos en las teoras de La Administracin Profesional de Proyectos2. Por lo tanto, a continuacin describiremos la utilidad2

Administracin Profesional de Proyectos. Chamoun Yamal. Mxico. Mc Graw Hill. 2000

18 de la APP difundida desde los aos 70s principalmente por el PMI (Project Management Institute): Todos los proyectos tienen principalmente dos particularidades; que son temporales (siempre tienen un principio y un fin) y que son nicos (tienen caractersticas diferentes y funciones especficas). En vista de esto, podemos definir cinco procesos en el desarrollo de proyectos segn lo comenta Yamal Chamoun2: Inicio: establece la visin del proyecto, el qu; la misin por cumplir y sus objetivos, la justificacin del mismo, restricciones y suposiciones. Planeacin: Desarrolla un plan que nos ayude a prever el cmo cumpliremos los objetivos. Se establecen estrategias, con nfasis en la prevencin en vez de la improvisacin. Ejecucin: Se implementa el plan, contratar, administrar los contratos, integrar al equipo, distribuir la informacin y ejecutar las acciones requeridas de acuerdo a lo establecido. Control: Compara lo ejecutado o real contra lo que previmos o planeamos. Se elaboran acciones correctivas, de ser necesarias y se contina con la ejecucin. Cierre: se concluye y se cierran las relaciones contractuales, se elaboran los documentos con los resultados finales, archivos, cambios, evaluaciones y lecciones aprendidas. Tambin dentro de la administracin formal de proyectos existen nueve reas que afectan todo proyecto, a continuacin brevemente se hace referencia a cada una de ellas: Alcance: Definicin de lo que se incluye y no incluye el proyecto Tiempo: Programa, calendario, entregas parciales y finales Costo: Estimados de costo, presupuesto, programa de erogaciones Calidad: Estndares relevantes, cmo cumplirlos y satisfacer los requerimientos Recursos Humanos: equipo del proyecto que integra colaboradores tanto internos como externos y los roles y funciones de cada cual. Comunicacin: informacin requerida presentada en reportes o informes, quin la genera, quin la recibe, con qu frecuencia la entregamos, juntas, medios de distribucin, etc.

19 Riesgos: amenazas por controlar, oportunidades que capitalizar y planes de contingencia. Abastecimientos: estrategias de contratacin, cotizaciones, concursos, contratos y administracin de contratos. Integracin: Administracin de cambios, lecciones aprendidas e integracin de todas las reas. ESTUDIO PRELIMINAR Este paso es indispensable para conocer en forma global las funciones y actividades que se realizan en el rea o reas donde se va a actuar. Con base en l se puede definir la estrategia global para el levantamiento de informacin, identificando las fuentes de la misma, actividades por realizar, magnitud y alcances del proyecto, instrumentos requeridos para el trabajo y en general, prever las acciones y estimar los recursos necesarios para efectuar el estudio. FUENTES DE INFORMACIN Referencia de las instituciones, reas de trabajo, documentos, personas y mecanismos de informacin de donde se pueden obtener datos para la investigacin. Entre las ms representativas se pueden mencionar: Instituciones: o Organizaciones que trabajan coordinadamente o forman parte del mismo grupo o sector de la que es objeto de estudio. o Organizaciones lderes en el mismo campo de trabajo. o Organizaciones normativas que dictan lineamientos de carcter obligatorio. o Organizaciones que prestan servicios o suministran insumos necesarios para el funcionamiento de la organizacin que se estudia. Archivos de la organizacin: o General. o De las reas de estudio. Directivos y empleados: o Personal del nivel directivo que maneja informacin valiosa, ya que conocen si el conjunto de archivos responde a la realidad.

20 o Personal operativo cuyas opiniones y comentarios son de gran ayuda, puesto que ellos tienen a su cargo las actividades rutinarias, por lo que pueden detectar limitaciones o divergencias en relacin con otros puntos de vista o contenido de documentos. reas de trabajo: o Niveles de la organizacin que reflejan las condiciones reales de funcionamiento, medios y personal. Clientes y/ o usuarios: Receptores de los productos y/o servicios que genera la organizacin. Mecanismos de informacin: Recursos computacionales que permiten el acceso a informacin interna o externa a la organizacin que sirven como soporte al estudio.

PREPARACIN DEL PROYECTO Recabados los elementos preliminares para llevar a cabo el manual, se debe preparar el documento de partida para concretarlo, el cual debe quedar integrado por: Propuesta tcnica: Antecedentes: recuento de todos los manuales o esfuerzos anlogos preparados con anterioridad. Naturaleza: tipo de manual que se pretende realizar. Justificacin: demostracin de la necesidad de efectuarlo en funcin de las ventajas que ello reportar a la organizacin. Objetivos: Logros que se pretenden alcanzar. Acciones: iniciativas o actividades necesarias para su consecucin. Resultados: beneficios que se esperan obtener en cuanto a mejorar el funcionamiento de la organizacin, sus productos y/ o servicios, clima organizacional y relaciones con el entorno.

21 Alcance: rea de aplicacin que cubre el estudio en trminos de ubicacin en la estructura orgnica y/ o territorial. Recursos: requerimientos humanos, materiales y tecnolgicos necesarios para desarrollarlo. Costo: estimacin global y especfica de recursos financieros que demanda su ejecucin. Estrategia: ruta fundamental necesaria para orientar los recursos de accin y asignacin de recursos. Informacin complementaria: material e investigaciones que pueden servir como elementos de apoyo. PROGRAMA DE TRABAJO Identificacin: nombre del manual. Responsable(s): unidad o grupo que tendr a su cargo la implantacin del manual. rea(s): universo bajo estudio. Clave: nmero progresivo de las actividades estimadas. Actividades: pasos especficos que tienen que darse para captar la informacin. Fases: definicin del orden secuencial para realizar las actividades. Calendario: fechas asignadas para el inicio y terminacin de cada fase. Representacin grfica: descripcin del programa en cuadros e imgenes. Formato: presentacin y resguardo del programa de trabajo. Reportes de avance: seguimiento de las acciones. Periodicidad: espacio de tiempo dispuesto para informar avances.

PRESENTACIN DEL PROYECTO A LAS AUTORIDADES COMPETENTES a) PARTICIPANTES Para depurar el contenido del proyecto, afinar sus parmetros y determinar su viabilidad operativa, es recomendable presentarlo a: rea (s) que intervendr directamente en su aplicacin, por lo cual tienen la obligacin de conocer el proyecto en forma detallada.

22 reas afectadas por la implantacin del proyecto, ya que tendrn que cambiar o adecuarse. rea responsable del manejo de los recursos econmicos, para cuantificar el costo del proyecto en forma ms especfica. b) RESPONSABLE DE SU AUTORIZACIN Asimismo, el proyecto debe presentarse al titular de la organizacin o de la unidad administrativa responsable de su ejecucin, para su aprobacin. Una vez autorizado, el responsable debe hacer del conocimiento de todos los niveles jerrquicos la intencin que tiene la organizacin de elaborar el manual, resaltando los beneficios que de este esfuerzo se obtendrn, a fin de que todos brinden su apoyo durante el desarrollo del trabajo. Sin este requisito, la labor de integracin del manual se vera seriamente dificultada. c) CAPTACIN DE LA INFORMACIN Como primer paso de esta etapa se debe obtener una lista del personal que va a participar en el levantamiento de la misma, considerando la magnitud y especificaciones del trabajo. c.1. Capacitacin del personal Una vez integrado el grupo de trabajo, se debe capacitarlo, no slo en lo que respecta al manejo de medios de investigacin que se utilizarn para el levantamiento de la informacin, sino tambin en todo el proceso que se seguir para preparar el manual. Por ello, se debe dar a conocer a los participantes el objetivo que se persigue, as como los mtodos de trabajo adoptados, calendarizacin de actividades, documentos que se emplearn (cuestionarios, formatos, etctera), responsables del proyecto, unidades administrativas involucradas, inventario de informacin a captar y distribucin del trabajo a cada persona. Cuando el grupo de trabajo sea numeroso, puede resultar conveniente formar subgrupos, coordinados cada uno por un responsable, quien debe encargarse de revisar y homogeneizar la informacin. Es recomendable efectuar un estudio en un rea piloto, para luego comparar y evaluar los resultados obtenidos.

23

c.2. Levantamiento de la informacin Los esfuerzos de recopilacin deben enfocarse en el registro de hechos que permitan conocer y analizar informacin especfica y verdaderamente til para el manual, pues de lo contrario se puede incurrir en interpretaciones errneas, lo cual genera retraso y desperdicio de recursos. Asimismo, debe aplicarse un criterio de discriminacin, basado en el objetivo del estudio, y proceder continuamente a su revisin y evaluacin para mantener una lnea de accin uniforme. Esta actividad exige mantener una relacin constante con las fuentes internas emisoras de la informacin, as como con las reas u organizaciones con otra ubicacin fsica. Para recabar la informacin en forma gil y ordenada se puede utilizar alguna o una combinacin de las siguientes tcnicas de recopilacin: Investigacin documental: Esta tcnica permite la seleccin y anlisis de aquellos escritos que contienen datos de inters relacionados con el manual. Para ello se estudian documentos tales como bases jurdico-administrativas, diarios oficiales, actas de reuniones, circulares, oficios y todos aquellos que contengan informacin relevante para el estudio. Consulta a sistemas de informacin: Acceso a sistemas computacionales que contienen informacin y recursos de apoyo para estructurar el manual. Este mecanismo permite recabar informacin interna y/o de sistemas externos a la organizacin enlazados a travs de redes. Encuesta: Este mtodo implica la realizacin de entrevistas personales con base en una gua de preguntas elaborada con anticipacin. Tambin se puede utilizar un cuestionario, a fin de que las entrevistas tengan un contenido homogneo. Esta tcnica se considera de gran utilidad para reunir informacin preliminar al anlisis o para efecto de plantear cambios o modificaciones a la estructura actual de la informacin. La encuesta puede realizarse en forma individual o reuniendo

24 a directivos y empleados de una misma rea o que intervienen en la misma clase de tareas. Tambin se puede recabar informacin de clientes y/o usuarios, prestadores de servicios y proveedores que interactan con la organizacin. Los cuestionarios que se utilizan en la encuesta, y que sirven para obtener la informacin deseada, estn constituidos por series de preguntas escritas, predefinidas, secuenciadas y separadas por captulos o temtica especficos. Este medio permite ahorrar recursos y tiempo; sin embargo, la calidad de la informacin que se obtiene depende de su estructuracin y forma de presentacin. En trminos generales, todo cuestionario debe expresar el motivo de su preparacin, procurar que las preguntas sean claras y concisas, con un orden lgico, redaccin comprensible, facilidad de respuesta y evitar demasiadas preguntas. Asimismo, se puede incluir un instructivo de llenado para indicar cmo contestarlo. La entrevista consiste bsicamente en celebrar reuniones individuales o grupales en las cuales se cuestiona orientadamente a los participantes para obtener informacin. Este medio es posiblemente el ms usado y el que puede brindar informacin ms completa y precisa, puesto que el entrevistador, al tener contacto con el entrevistado, adems de obtener respuestas, puede percibir actitudes y recibir comentarios. Para que una entrevista se desarrolle positivamente, es conveniente observar estos aspectos: Tener claro el objetivo: para cubrir este aspecto, se recomienda preparar previamente un cuestionario o gua de entrevista que contenga los principales puntos que se desea captar. Esta gua puede operar a manera de marco de trabajo para que, al trmino de la misma, se pueda verificar si se ha obtenido la informacin requerida. Establecer anticipadamente la distribucin del trabajo: esta etapa consiste en asignar responsabilidades y determinar las reas a investigar.

25 Concretar previamente la cita: es importante que el entrevistado est preparado para proporcionar la informacin con el tiempo y tranquilidad necesarios para disminuir el margen de error y evitar interrupciones. Clasificar la informacin que se obtenga: esta fase implica diferenciar la situacin real de la relativa a sugerencias para mejorarla, procurando no confundir ambos aspectos. Para apoyar y/o agilizar la captura de informacin se puede emplear el muestreo, que es una tcnica estadstica auxiliar que sirve para inferir informacin acerca del universo que se investiga, a partir del estudio parcial del mismo. Cuando el universo de estudio es de gran magnitud, pero la informacin sea homognea en virtud de normas de operacin y requisitos uniformes, se establece la posibilidad de conocer sus caractersticas sin necesidad de encuestar o investigar a todas las unidades, ni de entrevistar a cada uno de los empleados. Existen tablas de muestreo que, de acuerdo con las caractersticas y volumen de la informacin, establecen cul es la mnima cantidad de informacin representativa del todo -muestra- que es necesario recabar para que los resultados que se obtengan a partir de sta tengan validez. Observacin directa Este recurso puede ser empleado por los tcnicos o analistas en el rea fsica donde se desarrolla el trabajo de la organizacin. A partir del anlisis de la informacin recabada se deben sostener plticas con algunas de las personas que prestan sus servicios en estas reas para complementarla o afinarla. Otra forma consiste en que el jefe del rea de trabajo realice la observacin directa, comente y discuta algunos de los puntos con sus subordinados y presente los resultados de su anlisis al investigador. La ventaja de este procedimiento radica en que debido a la familiaridad entre jefe y subordinados, la informacin puede ser ms completa, pero habr ocasiones en que los resultados no sern los deseados, debido a inhibiciones o problemas internos, o que pueda plantearse una situacin que no corresponde a la realidad operativa. d) INTEGRACIN DE LA INFORMACIN

26 Una vez que se cuenta con la informacin de las reas involucradas en el estudio, se debe ordenar y sistematizar los datos a efecto de poder preparar su anlisis. Cmo clasificar la informacin: Para facilitar la tarea de integracin, es recomendable que la informacin obtenida se vaya accesando a equipos de cmputo para salvaguardar y facilitar su manejo. Con este propsito se pueden: Crear directorios, subdirectorios y archivos para desagregarla en funcin de la divisin Crear bases de datos o programas especficos. Utilizar paquetes acordes con las necesidades especficas del proyecto. Combinar los puntos anteriores para optimizar resultados. del trabajo.

En forma paralela deben abrirse carpetas con apartados especficos con los documentos fuente del estudio, en las que se debe compendiar la informacin por rea, sistema, procedimiento, equipos, polticas, etctera. Es conveniente que los documentos que se recaben contengan el visto bueno de la persona que suministra la informacin. Tambin es recomendable que conforme se recaben datos sobre algn aspecto, se concentren en un documento de trabajo que pueda servir de memoria en el diseo posterior del proyecto. e) ANLISIS DE LA INFORMACIN En esta etapa se debe realizar un estudio o examen crtico de cada uno de los elementos de informacin o grupos de datos que se integraron con el propsito de conocer su naturaleza, caractersticas y comportamiento, sin perder de vista su relacin, interdependencia o interaccin interna y con el ambiente, para obtener un diagnstico que refleje la realidad operativa. Esta mecnica de estudio puede seguir la siguiente secuencia: Conocer Describir Descomponer Examinar crticamente

27 Ordenar cada elemento Definir las relaciones Identificar y explicar su comportamiento

Un enfoque muy eficaz en el momento del anlisis de los datos consiste en adoptar una actitud interrogativa y formular de manera sistemtica seis cuestionarios fundamentales: Qu trabajo se hace? Para qu se hace? Quin lo hace? Cmo se hace? Con qu se hace? Cundo se hace?

Despus de obtener respuestas claras y precisas para cada una de las preguntas anteriores, las mismas deben someterse, a su vez, a un nuevo interrogatorio planteando la pregunta por qu? Las nuevas respuestas que se obtengan darn la pauta para formular el manual y las medidas de mejoramiento administrativo. H) IMPLANTACIN DEL MANUAL La implantacin del manual representa el momento crucial para traducir en forma tangible las propuestas y recomendaciones en acciones especficas para elevar la productividad, mejorar la coordinacin, agilizar el trabajo y homogenizar el conocimiento de la dinmica y componentes organizacionales. a.- MTODOS DE IMPLANTACIN La seleccin de mtodo para implantar administrativos est estrechadamente relacionada con elementos de estructura tales como: Tipo de manual Cobertura

28 Recursos asignados Nivel tcnico del personal Clima organizacional Entorno

En funcin de estas variables, las alternativas para implantarlos son: Mtodo instantneo. Generalmente es el ms utilizado, ya que la decisin de preparar manuales administrativos, en la mayora de los casos, proviene de los ms altos niveles de la estructura de una organizacin, lo cual les confiere una naturaleza o validez casi obligatoria. Tambin se adopta cuando la organizacin es nueva, si no se involucra a un nmero amplio de unidades administrativas, si es relativamente sencillo, si no implica un gran volumen de funciones, sistemas u operaciones, o si en la organizacin existe una slida infraestructura administrativa. genera. El beneficio que pueda aportar radica en que permite realizar cambios en una escala reducida, llevando a cabo cuantas pruebas sean necesarias para determinar la viabilidad de la propuesta. Una probable desventaja de este mtodo es que no siempre es posible asegurar que lo que es valido para los proyectos piloto se destinan recursos y una atencin especial que no puede a toda la organizacin. -Mtodo de implantacin en paralelo. Cuando se trata de manuales de amplia cobertura, que implican el manejo de mucha informacin o de carcter estratgico, un volumen considerable de recursos o para garantizar la seguridad de todo un sistema de trabajo, se emplea este mtodo que implica la operacin simultanea, por un periodo determinado, tanto del ambiente de trabajo o condiciones tradicionales como las que se van a implantar. Esto permite efectuar cambios sin crear problemas, ya que las nuevas condiciones accionan libremente antes de que se suspendan las anteriores. Mtodo de implantacin parcial o por aproximaciones sucesivas. Este mtodo, de gran utilidad para implantar manuales que implican modificaciones sustanciales a la operativa normal, consiste en seleccionar parte de su contenido o de reas especficas para introducir los Mtodo del proyecto piloto. Esta forma de implantacin implica aplicar el contenido del manual en slo una parte de la organizacin, con la finalidad de medir los resultados que ello

29 cambios sin causar grandes alteraciones, y dar el siguiente paso, solo cuando se haya consolidado el anterior, lo que permite un cambio gradual y controlado. Combinacin de mtodos. Es el empleo de ms de un mtodo para implantar un manual en funcin de los requerimientos tcnicos de su contenido. I) REVISIN Y ACTUALIZACIN La utilidad de los manuales administrativos radica en la veracidad de la informacin que contienen, por lo que se hace necesario mantenerlos permanentemente actualizados por medio de revisiones peridicas. Para ello es conveniente: Evaluar en forma sistemtica las medidas de mejoramiento administrativo derivadas de la implantacin del manual, as como los cambios operativos que se realicen en la organizacin. Establecer en calendario para la actualizacin del manual Designar un responsable para la atencin de esta funcin. a) MECANISMOS DE INFORMACIN Son aquellos que ponen en prctica con la finalidad de establecer los flujos adecuados par que la informacin administrativa, tanto de implantacin de mejoras como respuestas a desviaciones, pueda llegar con agilidad y claridad a las reas y niveles que las necesiten. Para ese efecto, se debe aprovechar la infraestructura instalada, utilizando servicios del grupo tcnico responsable de la elaboracin del manual. Una vez definidos los parmetros para evaluar el comportamiento del manual, operativamente, la organizacin debe efectuar el seguimiento de las acciones por conducto de la(s) unidad(es) responsable(s) de su aplicacin, apoyadas por una comisin, grupo o subgrupo designado para ese propsito.

30

CAPTULO III PROCEDIMIENTO METODOLGICO

31

3.1

Tipo de investigacin

La investigacin consiste en primer lugar en determinar por medio de una encuesta a varias empresas constructoras, la utilizacin de manuales de procedimientos. Se les consultar cuales han sido los progresos obtenidos con la utilizacin de los manuales o en su caso si tienen conocimiento en la elaboracin de manuales y si cree que es importante usar manuales. Derivado de la encuesta a realizar, se analizar la informacin y obtendremos un parmetro que sustente la elaboracin de este manual de procedimientos. 3.2 Sujetos o fuentes de informacin

Se tomar en cuenta como fuente de informacin e indicador, la referencia de los dueos de algunas empresas constructoras, respecto a la existencia de manuales para su empresa. Luego se utilizar material bibliogrfico con textos relacionados al tema y por ltimo se aplicar en obra y en oficina todo lo aprendido, para luego concluir cuales son los mejores procedimientos que se adaptan a la forma de trabajo y que segn el autor son ms convenientes. Tambin se toma en cuenta las personas que participan da a da en las funciones encomendadas y de esta forma enriquecer el manual. 3.3 3.3.1 3.3.2 3.3.3 3.4 3.5 Variables Definicin conceptual Definicin instrumental Definicin operacional Descripcin de los instrumentos Tratamiento de la informacin

32

CAPTULO IV PROPUESTA

33

4.1.ENCUESTA a. Hace cunto se dedica a la rama de la construccin? Y hace cunto tiene su empresa constructora? b. Bsicamente cmo est organizada su empresa, cul es su visin al futuro. c. Cree necesario que las empresas tengan una organizacin adecuada para crecer escalonadamente? d. Le interesara tener una organizacin grande donde tenga muchos departamentos y tenga gerentes que le informen de lo que sucede con la empresa o ms bien pequea en la cual usted sea el que controle todo para asegurarse de que est de acuerdo a su pensamiento? e. Est al tanto usted de cmo es la administracin moderna de proyectos? Aplica usted algunos de los criterios, por ejemplo cules? f. Cmo transmite sus conocimientos a sus empleados y lo que quiere que se haga con cada uno de los elementos que se manejan en la empresa? g. Tiene su empresa Manual de Procedimientos para administrar sus construcciones? h. Cree necesario y est conciente de los beneficios que se logran con los Manuales de Polticas y Procedimientos? Porqu? i. Conoce algunas empresas constructoras que utilicen los manuales de procedimientos, usted en esas empresas ha visto resultados. j. Podra comentar algunas situaciones en las cules su empresa no ha podido solventar los problemas, en los que la capacidad de la empresa no ha sido suficiente, en los que ha habido falta de comunicacin o desorientacin sobre algn tema en especfico?

34

4.2.RESPUESTAS A LA ENCUESTA

35

4.3.PREMISAS PARA ELABORAR EL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

4.4.MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

36

CAPTULO V INDICADORES DE EJECUCIN CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES5.1 5.2 Conclusiones Cumplimiento de los objetivos y satisfaccin de la necesidad inicial. Recomendaciones

37

CAPTULO VI REFERENCIAS BIBLIOGRFICAS

Manual de prcticas y procedimientos para elaborar manuales

38 ORGANIZACIN DE EMPRESAS, ANLISIS DISEO Y ESTRUCTURA FRANKLIN FINCOWSKY ENRIQUE BENJAMN, MXICO, FCA UNAM "MANUALES ADMINISTRATIVOS: GUA PARA SU ELABORACIN"

FRANKLIN FINCOWSKY ENRIQUE BENJAMN, MXICO, FCA UNAM SISTEMAS ADMINISTRATIVOS. GMEZ CEJA, MXICO, Mc GRAW HILL 1997 Administracin Profesional de Proyectos. Graw Hill. 2000 Chamoun Yamal. Mxico. Mc

39

CAPTULO VII ANEXOS