propuesta de actualizaciÓn de tablas de retenciÓn

PROPUESTA DE ACTUALIZACIÓN DE TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL (TRD) PARA LA ENTIDAD PROMOTORA DE SALUD – ASMET

SALUD EPS S.A.S DE LA CIUDAD DE POPAYÁN - CAUCA

Presentado por: JENNYFER NATALIA DÍAZ CHICANGANA

RICARDO ALBERTO MONTENEGRO ZAMBRANO

Trabajo de grado para optar el título de

ESPECIALISTA EN ARCHIVÍSTICA

Asesor GERMÁN ALBERTO AMAYA GUIO

UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA Y TECNOLÓGICA DE COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS DE LA EDUCACIÓN

ESCUELA DE POSGRADOS ESPECIALIZACIÓN EN ARCHIVÍSTICA

TUNJA 2021

TABLA DE CONTENIDO

PRESENTACIÓN 5

1. HISTORIA ASOCIACIÓN MUTUAL LA ESPERANZA - ASMET SALUD EPS S.A.S 6

1.1. CONTEXTO GENERAL 6

1.2. CONTEXTO HISTÓRICO ASMET SALUD EPS S.A.S 8

1.3. CONTEXTO INSTITUCIONAL 11

1.4. CONTEXTO ADMINISTRATIVO 14

1.5. ESTRUCTURA ORGÁNICA 16

2. SITUACIÓN ACTUAL DE ARCHIVO ASMET SALUD EPS S.A.S 20

2.1. FICHA DE IDENTIDAD DE LA ORGANIZACIÓN 21

2.2. ANÁLISIS DE INFRAESTRUCTURA E INSTALACIONES 22

2.3. ANÁLISIS CONDICIONES AMBIENTALES Y CONSERVACIÓN DOCUMENTAL 26

2.3.1. Condiciones ambientales. 27

2.3.2. Conservación documental. 28

2.4. ANÁLISIS PROCESOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL 40

3. PROPUESTA DE ACTUALIZACIÓN DE TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL 43

3.1. RECOPILACIÓN Y ANÁLISIS LA INFORMACIÓN INSTITUCIONAL 43

3.2. ELABORACIÓN DE CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL 44

3.2.1. Identificación de unidades administrativas y codificación. 44

3.2.2. Series y subseries documentales. 46

3.2.3. Cuadro de Clasificación Documental de Asmet Salud EPS S.A.S 52

3.3. PROPUESTA DE TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL 69

3.4. INSTRUCTIVO DE APLICACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL 94

3.4.1. Objetivo 69

3.4.2. Alcance 69

3.4.3. Definiciones 69

3.4.4. Metodología para la aplicación de tablas de retención documental 71

4. PROCESO DE APROBACIÓN, EVALUACIÓN Y CONVALIDACIÓN DE LAS TABLAS DE

RETENCIÓN DOCUMENTAL 85

5. IMPACTO DE LA INTERVENCIÓN ARCHIVÍSTICA 90

6. DIFICULTADES Y RECOMENDACIONES 91

7. BIBLIOGRAFÍA Y WEBGRAFÍA 93

7.1 BIBLIOGRAFÍA 93

7.2 WEBGRAFÍA 94

TABLAS

Tabla 1. Antecedentes históricos de la organización ................................................... 9

Tabla 2. Ficha de identidad de la organización ........................................................... 21

Tabla 3. Depósitos de archivo ...................................................................................... 22

Tabla 4. Datos de archivo .............................................................................................. 23

Tabla 5. Control documental ......................................................................................... 24

Tabla 6. Plan de seguridad ............................................................................................ 25

Tabla 7. Planta física de los depósitos de archivo ...................................................... 26

Tabla 8. Condiciones ambientales depósitos de archivo ........................................... 27

Tabla 9. Sistema de almacenamiento ........................................................................... 28

Tabla 10. Tipos de unidades de conservación ............................................................ 29

Tabla 11. Procesos de la gestión documental ............................................................. 41

Tabla 12. Agrupaciones documentales ........................................................................ 45

Tabla 13. Codificación unidades administrativas ........................................................ 46

Tabla 14. Series y subseries documentales ................................................................ 46

TABLA DE ILUSTRACIONES

Ilustración 1. Mapa de procesos Asmet Salud EPS SAS ............................................ 15

Ilustración 2. Estructura orgánica hasta año 2018 ...................................................... 17

Ilustración 3. Estructura orgánica actual ..................................................................... 18

Ilustración 4. Sede administrativa Bogotá ................................................................... 30

Ilustración 5. Sede administrativa y bodega Caldas ................................................... 31

Ilustración 6. Sede administrativa Caquetá ................................................................. 32

Ilustración 7. Sede administrativa y bodega Cauca .................................................... 32

Ilustración 8. Sede administrativa y bodega Cesar ..................................................... 33

Ilustración 9. Sede administrativa y bodega Huila ...................................................... 34

Ilustración 10. Sede administrativa y bodega Nacional .............................................. 35

Ilustración 11. Sede administrativa y bodega Nariño .................................................. 36

Ilustración 12. Sede administrativa y bodega Quindío ............................................... 37

Ilustración 13. Sede administrativa Risaralda ............................................................. 38

Ilustración 14. Sede administrativa Santander ............................................................ 38

Ilustración 15. Sede administrativa y bodega Tolima ................................................. 39

Ilustración 16. Sede administrativa y bodega Valle .................................................... 40

Ilustración 17. Proceso organización archivo de gestión ........................................... 72

PRESENTACIÓN

Las empresas públicas y privadas tanto en Colombia como en el mundo, cuentan

con un activo imprescindible para su funcionamiento, como es la información, que

se debe tratar de una manera óptima y que además está soportada en

documentos de archivo, a los cuales se les debe aplicar procesos técnicos y

procedimientos que permitan posteriormente su acceso y consulta. Por tal motivo,

en Colombia, existe una normatividad frente a los archivos y su manejo, donde el

uso de instrumentos archivísticos se ha vuelto vital para el flujo de información

oportuna en las organizaciones.

Tanto así, que de manera indirecta la legislación vigente se aplica para la

empresas privadas, dado que el desarrollo de sus actividades y funciones

conforme a la filosofía organizacional son vigiladas y controladas por aquellos

órganos o entidades públicas de creación legal y que hacen parte de la rama

ejecutiva del poder público como lo son las superintendencias.

Por ende, Asmet Salud EPS SAS, cuya naturaleza jurídica es de carácter privado

pero que se encarga de administrar los recursos del régimen subsidiado en salud,

bajo un esquema de aseguramiento, de conformidad con la ley 100 de 1993, le

compete seguir orientaciones frente a la organización de los archivos y creación

de instrumentos archivísticos, de tal forma, que el presente trabajo responde por

un lado a las necesidades de la empresa, ya que en el año 2020 hubo cambios en

su estructura organizacional y en su manual de funciones, y por otra parte, a las

de su órgano regulador que es la superintendencia de salud, ente que

inspecciona, vigila y controla el quehacer de la institución.

De acuerdo a lo anterior, y en especial sobre los cambios estructurales y

funcionales de la empresa, se precisa actualizar la Tabla de Retención

Documental, cumpliendo con la normativa vigente, así como el proceso de

administración de archivo, buscando la eficiencia administrativa y la óptima

prestación de servicios.

1. HISTORIA ASOCIACIÓN MUTUAL LA ESPERANZA - ASMET SALUD

EPS S.A.S

1.1. CONTEXTO GENERAL

El sistema de salud en Colombia, forma parte del Sistema de Seguridad Social,

regulado por el gobierno nacional por intermedio del Ministerio de Salud y

Protección Social, bajo mandato constitucional y delegado en parte al sector

privado.

A su vez, el régimen general de seguridad social integral vigente, está regulado

por la Ley 100, expedida en 1993. La Ley 100 de 1993, norma primordial del

sistema de seguridad social integral, cuyo componente es la salud1 y que este

pertenece a un derecho universal, donde el gobierno y las empresas no lo pueden

dejar pasar desapercibido, ya que está instituido en “la Declaración Universal de

los Derechos Humanos elaborada por los representantes de todas las regiones del

mundo con diferentes antecedentes jurídicos y culturales y proclamada por la

Asamblea General de las Naciones Unidas en París, el 10 de diciembre de 1948”2.

En ese orden de ideas y con base en los mecanismos que forman parte del

sistema de salud, están los aseguradores de salud, los cuales Borrero y Gómez3

1 BORRERO SALAZAR, Jhon Alexander y GOMEZ ROJAS, Luis Alfredo. Estudio de caso: “La

salud pública en Colombia (1990-2013) una aproximación temática”. [En línea], [Visto en internet 30 de marzo de 2021]. Disponible en: https://bibliotecadigital.univalle.edu.co/bitstream/handle/10893/6800/CD-0395369.pdf;jsessionid=36C2889422D9DCEE828E12F9AF52C395?sequence=1 2 NACIONES UNIDAS. La declaración universal de los derechos humanos. [En línea], [Visto en

internet 30 de marzo de 2021]. Disponible en: https://www.un.org/es/about-us/universal-declaration-of-human-rights 3 BORRERO SALAZAR, Jhon Alexander y GOMEZ ROJAS, Luis Alfredo. Estudio de caso: “La

salud pública en Colombia (1990-2013) una aproximación temática”. [En línea], [Visto en internet 30 de marzo de 2021]. Disponible en:

mencionan que son entidades privadas que aseguran a la población, actúan como

intermediarias y administradoras de los recursos que provee el estado en forma de

prima anual denominada Unidad de Pago por Capitación (UPC) por medio de las

entidades promotoras de Salud (EPS) y las administradoras de riesgos laborales

(ARL).

Por consiguiente, aquella unidad garante, es decir, las Entidades Promotoras de

Salud, EPS conforme a Borrero y Gómez, tienen unas funciones específicas que

consisten en:

Organizar y garantizar, la prestación de los servicios de salud que se

encuentran en el POS, Plan Obligatorio de Salud, y que además, son las

responsables de la gestión de riesgos derivados de la enfermedad general o

no ocupacional y que se puede vincular al servicio de salud por medio de

dos modelos de aseguramiento, mediante el sistema del régimen

contributivo y el de régimen subsidiado, en el primero están vinculados todos

los empleados y empleadores con capacidad de pago quienes hacen un

aporte mensual para salud y pensión y el régimen subsidiado que cobija a

todas las personas pobres y vulnerables en donde los servicios de salud

están amparados con los recaudos de solidaridad de los demás entes

participantes en el sistema4.

Por ello, Asmet Salud es responsable de la afiliación, registro de los afiliados y

recaudo de sus aportes, de tal manera, que en cumplimiento de su misión,

https://bibliotecadigital.univalle.edu.co/bitstream/handle/10893/6800/CD-0395369.pdf;jsessionid=36C2889422D9DCEE828E12F9AF52C395?sequence=1 4 BORRERO SALAZAR, Jhon Alexander y GOMEZ ROJAS, Luis Alfredo. Estudio de caso: “La

salud pública en Colombia (1990-2013) una aproximación temática”. [En línea], [Visto en internet 30 de marzo de 2021]. Disponible en: https://bibliotecadigital.univalle.edu.co/bitstream/handle/10893/6800/CD-0395369.pdf;jsessionid=36C2889422D9DCEE828E12F9AF52C395?sequence=1

actualmente tiene vinculados cerca de dos millones de afiliados en el sistema

de régimen subsidiado y setenta y cuatro mil en el régimen contributivo, a los

cuales a través de un modelo de gestión integral del riesgo, se contribuye al

mejoramiento de sus condiciones de salud y garantizar de esta forma el POS.

1.2. CONTEXTO HISTÓRICO ASMET SALUD EPS S.A.S

Por tanto, Asmet Salud es una EPS SAS que brinda los dos tipos de regímenes a

los ciudadanos y usuarios, quienes requieren de los servicios y que lo ha estado

realizando desde el “año 1995 donde surgió la Asociación Mutual La Esperanza

“Asmet Salud ESS” como una empresa solidaria de salud (ESS), en el municipio

de El Tambo Cauca”5, y en el año 2001, cumpliendo con el “Decreto 1804, se

incorporaron a ASMET SALUD un total de 13 Empresas Solidarias de Salud:

Patía, Balboa, Mercaderes, Puracé, Cajibío, Morales y Buenos Aires, en el Cauca;

San Agustín, en el Huila; Planadas, en Tolima; Pensilvania, en Caldas; Belén de

Umbría, en Risaralda; Florencia, en Caquetá y Puerto Carreño, en Vichada,

quedando con presencia en 14 departamentos y 133 municipios de Colombia”6.

En la siguiente tabla se refleja los antecedentes históricos de la organización a

través del tiempo.

5 YUMPU. Portafolio Asmet Salud. [En línea], [Visto en internet 30 de marzo de 2021]. Disponible

en: https://www.yumpu.com/en/document/read/54466490/portafolio-asmet-salud 6 CONSULTOR SALUD. ASMET SALUD EPS RECIBE AUTORIZACIÓN PARA REORGANIZACIÓN INSTITUCIONAL –

RESOLUCIÓN 127 DE 2018 SNS. [En línea], [Visto en internet 30 de marzo de 2021]. Disponible en:https://consultorsalud.com/asmet-salud-eps-recibe-autorizacion-para-reorganizacion-institucional-resolucion-127-de-2018-sns/

Tabla 1. Antecedentes históricos de la organización

PERIODO NATURALEZA

JURÍDICA NOMBRE DE LA ORGANIZACIÓN

OBSERVACIÓN

1995-2001 Privada Asociación Mutual la

Esperanza de El Tambo

Constitución mediante otorgamiento de la Personería Jurídica Número 3393 del 23 de noviembre de 1995, expedida por DANSOCIAL. En el año de 2001, cumpliendo con el Decreto 1804, quedando con presencia en 14 departamentos y 133 municipios de Colombia. Fueron conformadas 10 Sedes Regionales para coordinar la operación: Cauca, Nariño, Caquetá, Vichada, Huila, Tolima, Nororiente, Quindío, Risaralda y Caldas y se inició la unificación de la operación a nivel nacional.

2002-2006 Privada Asmet Salud ESS

Se definió su Plataforma Estratégica 2002-2006, se dedicó a estructurar sus procesos de Aseguramiento, Sociales, Administrativos, Financiero y de Sistemas, que permitieran satisfacer las necesidades de los clientes, así se inició la implementación del sistema de gestión de calidad. A través del ajuste a la estructura orgánica, planta de cargos y escala salarial, se empezó a generar unidad empresarial.

2007-2011 Privada Asmet Salud ESS

EPS-S

En el año 2008 se hizo una reorganización empresarial en la cual se cambió la estructura por áreas, por una estructura de gestión por procesos, la cual permitió un enfoque sistémico de la organización como conjunto de partes integradas interrelacionadas e interdependientes entre ellas, con énfasis en los resultados y en el cierre de ciclos de mejora.

2012-2015 Privada Asmet Salud EPS-S

En el 2012 se actualizó nuevamente la plataforma estratégica 2012-2016, con aplicación de la metodología Balance Score Card y en el 2013 se realizaron ajustes en la operación para fortalecer la Gestión de Riesgo en Salud, la Gestión de Información en Salud, la Auditoría de Calidad, la Planeación y el Control Interno, se ajustó el modelo de atención y prestación de servicios y de gestión del talento humano, para fortalecer la cultura Asmet Salud orientada al servicio.

PERIODO NATURALEZA

JURÍDICA NOMBRE DE LA ORGANIZACIÓN

OBSERVACIÓN

2016-2018 Privada Asmet Salud EPS-S

Se redefine la plataforma estratégica (misión, visión, objetivos e indicadores estratégicos, valores) para el periodo 2017-2023, también se gestiona el proceso de transformación empresarial incluyendo el cambio en la estructura organizacional.

2021 (actualmente)

Privada Asmet Salud EPS

SAS

Fuente: elaboración propia

En el año 2018, la empresa “Asmet Salud procede a realizar reorganización

institucional para vincular nuevos capitales y así enervar el déficit en capital y

patrimonio técnico requerido, así como cumplir el régimen de inversiones de sus

reservas técnicas, considerando que sus actuales asociados no estaban en

capacidad de realizar los aportes necesarios. Por tanto, se constituyó una nueva

sociedad de tipo comercial, creada como Sociedad por Acciones Simplificada”7 y

que mediante resolución 127 de 24 de enero de 2018 la Superintendencia

Nacional de Salud (SNS), aprobó en plan de reorganización institucional -

escisión, proceso iniciado desde el año 2016, momento en el cual presentó

solicitud ante la SNS.

De este modo, se puede evidenciar que la trayectoria de Asmet Salud EPS SAS

es bastante extensa y que como soporte de lo desarrollado y gestionado durante

su ciclo de vida ha generado un gran volumen de documentos, los cuales se han

ubicado en los respectivos depósitos y unidades de conservación que la empresa

tiene, además ha estado aplicando tablas de retención documental, el cual es un

instrumento archivístico indispensable para la organización de los acervos

documentales producidos o recibidos.

7 CONSULTOR SALUD. ASMET SALUD EPS RECIBE AUTORIZACIÓN PARA REORGANIZACIÓN INSTITUCIONAL –

RESOLUCIÓN 127 DE 2018 SNS. [En línea], [Visto en internet 30 de marzo de 2021]. Disponible en:https://consultorsalud.com/asmet-salud-eps-recibe-autorizacion-para-reorganizacion-institucional-resolucion-127-de-2018-sns/

No obstante, en el año 2020 y siguiendo con la reestructuración institucional,

además de las necesidades internas por mejorar la prestación de servicios y

buscar una eficiencia administrativa óptima, la empresa realiza escisión de

algunas unidades administrativas y/o procesos, así como cambios en los nombres

y adición de funciones, ocasionando modificaciones sobre el manejo de los

documentos, archivamiento equivocado y detención del mismo por falta de

identificación de la serie y subserie documental respectiva conforme a los

lineamientos institucionales de gestión documental en la operación física e

intelectual de archivo.

1.3. CONTEXTO INSTITUCIONAL

Asmet Salud EPS S.A.S, es una empresa de salud, constituida mediante

documento privado del 11 de diciembre de 2015 de la Asamblea Constitutiva,

registrada en la Cámara de Comercio del Cauca bajo el número 38672 del libro IX

del Registro Mercantil, el día 16 de diciembre de 2015, con domicilio principal en la

ciudad de Popayán (Cauca), la cual se encarga de administrar los recursos del

régimen subsidiado en salud, bajo un esquema de aseguramiento, de conformidad

con la ley 100 de 1993 y normas reglamentarias8. No obstante, cabe mencionar

que aquella empresa inició con la denominación de Asociación Mutual La

Esperanza de El Tambo “Asmet Salud ESS”, la cual realizó su Asamblea de

Constitución el 14 de julio de 1995 a partir de la organización comunitaria de

líderes del municipio de El Tambo Cauca y que posteriormente fue legalizado su

proceso de constitución mediante otorgamiento de la Personería Jurídica Número

8 ARENAS CASTRO, Carolina, et al. Plan de Responsabilidad Social Empresarial para Asmet

Salud EPSA SAS. [En línea], [Visto en internet 30 de marzo de 2021]. Disponible en:https://repository.unad.edu.co/bitstream/handle/10596/35416/Amunozmun.pdf?sequence=3&isAllowed=y

3393 del 23 de noviembre de 1995, expedida por DANSOCIAL9. Desde esta

perspectiva, la empresa lleva 24 años prestando sus servicios, a lo cual Vargas &

Aldana lo definen como el “conjunto de actividades, actos o hechos aislados o

secuencia de actos trabajados, de duración y localización definida gracias a los

medios humanos, materiales puestos a disposición de un cliente individual o

colectivo, según procesos, procedimiento y comportamiento que tienen un valor

económico y, por tanto, traen beneficios o satisfacciones como factor

diferenciador”10.

En este orden de ideas, Asmet Salud EPS S.A.S es una empresa que pertenece a

uno de los sectores más importantes dentro de la economía que es la de servicios,

encaminada hacia la salud, donde según la OMS (Organización Mundial de la

Salud) define al sector salud como “el conjunto de valores, normas, instituciones y

actores que desarrollan actividades de producción, distribución y consumo de

bienes y servicios cuyos objetivos principales o exclusivos son promover la salud

de individuos o grupos de población”11. También podemos definir dicho sector

como aquel mercado en el cual se transan los servicios de salud, existiendo una

demanda por parte de la población y una oferta a partir de los médicos y de las

instituciones prestadoras de servicios de salud12.

9 YUMPU. Portafolio Asmet Salud. [En línea], [Visto en internet 30 de marzo de 2021]. Disponible

en: https://www.yumpu.com/en/document/read/54466490/portafolio-asmet-salud 10 VARGAS QUIÑONES, Martha y ALDANA DE VEGA, Luz Ángela. Calidad y servicio: conceptos y

herramientas. Bogotá: Ecoe ediciones Ltda., 2006. p.142. 11 Organización Panamericana de la Salud – PAHO. Análisis del sector salud: Herramientas para la

formulación de políticas. [En línea], [Visto en internet 10 de noviembre de 2020]. Disponible en: https://www.paho.org/hq/documents/events/guatemala04/ArmandoGuemes.pdf?ua=1 12 Ministerio de la Protección Social. Proyecto evaluación y reestructuración de los procesos,

estrategias y organismos públicos y privados encargados de adelantar las funciones de vigilancia y control del sistema de salud. [En línea], [Visto en internet 10 de noviembre de 2020]. Disponible en: https://www.minsalud.gov.co/salud/Documents/Marco%20Conceptual%20de%20An%C3%A1lisis%20de%20los%20Sistemas%20de%20Salud-%20CAP%201.pdf

Por lo tanto, el servicio que presta Asmet Salud EPS S.A.S satisface a una gran

cantidad de usuarios, pacientes y acompañantes, quienes requieren de una

atención oportuna, puesto que es una actividad sustantiva de las Empresas

Promotoras de Salud (EPS), debido a que “se trata de un fenómeno social-cultural

que deviene del proceso salud/enfermedad/atención (s/e/a), propiciando las

interacciones entre el personal de salud y el sujeto/persona”13.

En virtud de ello y que la EPS, no solo prima la atención a sus usuarios, también

es pertinente fortalecer sus procesos internos para que de esta manera aquella

parte misional se desarrolle de una forma oportuna, de modo que, la dinámica

administrativa y organizacional debe ser adecuada, por tal razón, contar con una

estructura organizacional actualizada le permite determinar “el marco en el que se

desenvuelve la organización, de acuerdo con el cual las tareas son divididas,

agrupadas, coordinadas y controladas, para el logro de objetivos”14.

Y así, también garantizar un desarrollo óptimo de los procesos documentales que

se generan a razón de las funciones que presta frente a la misión establecida,

teniendo en cuenta los cambios generados en el último año.

13 MAYA, Alfredo, et al. Una mirada crítica sobre la noción: paciente/usuario/cliente desde la

antropología en salud [En línea], mayo 2017 [Visto en internet 09 de noviembre de 2020]. Disponible en: https://www.medigraphic.com/pdfs/conamed/con-2017/con172h.pdf 14 ESQUIAQUI, Giovani y ESCOBAR, William. Estructura organizacional y estrategia empresarial

[En línea]. Trabajo de grado Especialización en Gestión del Desarrollo. Bogotá D.C. Universidad Militar Nueva Granada. Facultad de Ciencias Económicas, 2012. p. 7 [Visto en internet 09 de noviembre de 2020].Disponible en: https://repository.unimilitar.edu.co/bitstream/handle/10654/7083/EsquiaquiEsquiaquiGiovanni2012.pdf;jsessionid=94071CF35661C125815204A16BD25FAC?sequence=2

1.4. CONTEXTO ADMINISTRATIVO

Durante el año 2020, la empresa sufrió un proceso de reestructuración

administrativa, lo que ha conllevado a que el manual de funciones y procesos

estén desactualizados, así como el organigrama, donde ciertas dependencias se

les asignó y/o eliminó funciones, ocasionando que algunos documentos no se

archiven bajo ninguna serie documental creada en las vigentes Tablas de

Retención, esto ha incrementado el flujo de documentos en los archivos de

gestión, de igual manera, se ha generado duplicidad de documentos, pérdida de

los mismos y formación de fondos documentales acumulados.

Sin embargo, Asmet Salud no solo está inmersa en una estructura organizacional,

sino que también cuenta con unos procesos que le permiten gestionar de forma

eficiente sus servicios; en este orden de ideas, aquellos se definen como “una

serie de fases o etapas secuenciales e interdependientes, orientadas a la

consecución de un resultado, en el que se agrega valor a un insumo y se

contribuye a la satisfacción de una necesidad”15. Por tanto, en una organización se

identifican e integran los procesos estratégicos, misionales, de apoyo y de

evaluación, en donde se establecen aquellos aspectos relevantes, y se refleja en

un mapa de procesos, donde Eslava precisa que: “es una representación gráfica

de la forma como opera la empresa para satisfacer las necesidades de los clientes

y muestra las relaciones entre los diferentes procesos de la empresa, además es

la base para construir el sistema de gestión de la entidad y permite a todos los

15 DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIÓN PÚBLICA. Guía para la racionalización

de trámites, procesos y procedimientos [En línea], junio 2002 [Visto en internet 09 de noviembre de 2020].Disponible en: http://www.pereira.gov.co/Transparencia/GestionHumana/Gu%C3%ADa%20para%20la%20racionalizaci%C3%B3n%20de%20tr%C3%A1mites,%20procesos%20y%20procedimientos.pdf

colaboradores comprender cómo funciona integralmente, así como facilita que

todos entiendan cómo afectan el trabajo de otros y viceversa”16.

Ilustración 1. Mapa de procesos Asmet Salud EPS SAS

No obstante, dentro de aquellos procesos que son fundamentales están los de

apoyo, entre ellos, se encuentra la gestión documental, la cual se puede definir

como el “conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la

planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por

las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su

utilización y conservación”17. En este sentido, se precisa hablar del “conjunto de

documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un

proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de

su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e

16 ESLAVA, Leidy. Documentación del proceso financiero para la implementación de la Suite

financiera Siesa Interprise en la empresa Sonría basado en la norma ISO 9001:2015 [En línea], citado por HARRINGTON, James. Trabajo de grado Ingeniería Industrial. Bogotá D.C. Universidad Católica de Colombia. Facultad de Ingeniería, 2018. p. 7 [Visto en internet 09 de noviembre de 2020]. Disponible en: https://repository.ucatolica.edu.co/jspui/bitstream/10983/22615/1/Trabajo%20de%20Grado%20Final.pdf 17 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Acuerdo 027 “Por el cual se modifica el Acuerdo No. 07

del 29 de junio de 1994”. Bogotá, 2006. p.6.

información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como

fuentes de la historia”18, término asociado al archivo de una institución e inherente

a la gestión documental.

En consecuencia, y que por la generación y/o eliminación de funciones de algunas

dependencias por el cambio estructural de la entidad, el archivo de éstas se debe

organizar y para ello, requiere de la Tabla de Retención Documental actualizada,

el cual es un instrumento archivístico que contiene un listado de series y subseries

con sus correspondientes tipos documentales a las cuales se asigna el tiempo de

permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos, así como una

disposición final19.

Por ende, es algo a lo que se le debe colocar bastante atención, pues al haber una

inadecuada organización de los archivos afecta el cumplimiento oportuno de los

objetivos de la empresa, además se puede incurrir en corrupción administrativa y

el uso de los recursos materiales y financieros no se optimizaría frente a los

gastos de operaciones o de funcionamiento, asimismo, no se brindaría una óptima

prestación de los servicios a la comunidad afiliada y público en general, quienes

son la razón de ser de la EPS.

1.5. ESTRUCTURA ORGÁNICA

Respecto a la estructura orgánica que rigió hasta el año 2018 en un inicio se

planteó la elaboración de las tablas de retención documental teniendo en cuenta

18 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Acuerdo 027 “Por el cual se modifica el Acuerdo No. 07

del 29 de junio de 1994”. Bogotá, 2006. p.1. 19 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Acuerdo 027 “Por el cual se modifica el Acuerdo No. 07

del 29 de junio de 1994”. Bogotá, 2006. p.9.

las siguientes áreas funcionales: Presidencia, gestión de planeación y riesgos

corporativos, gestión de calidad, gestión de evaluación y control, gestión jurídica,

gestión administrativa y talento humano, gestión financiera, gestión tecnológica,

gestión comercial, gestión servicios de salud y gestión de operaciones.

Ilustración 2. Estructura orgánica hasta año 2018

De acuerdo con la ilustración anterior, se plantea la actualización de las tablas de

retención documental con base en los cambios que ha sufrido la estructura

orgánica nacional en los dos últimos años, y que según acuerdo de planta del año

2020 se refleja de la siguiente manera: presidencia, secretaría general y jurídica

anteriormente denominada gestión jurídica, gerencia control interno anteriormente

denominada gestión de evaluación y control, gerencia talento humano (se divide

de la gerencia administrativa), dirección de comunicaciones anteriormente

denominada gestión comercial, vicepresidencia planeación y riesgos corporativos,

gerencia de innovación y optimización de procesos anteriormente denominada

gestión de calidad, gerencia transformación digital anteriormente denominada

gerencia de tecnología, vicepresidencia servicios de salud, gerencia modelos de

contratación (dependencia creada recientemente), vicepresidencia operaciones y

vicepresidencia administrativa y financiera, la dirección administrativa y la

dirección de contabilidad e impuestos como se muestra en la siguiente ilustración.

Ilustración 3. Estructura orgánica actual

Es por ello que a partir de la estructura orgánico funcional actualizada de la

empresa se basa el desarrollo de la investigación sobre la “Propuesta de

actualización de las Tablas de Retención Documental (TRD) para la entidad

promotora de salud – Asmet Salud EPS S.A.S de la ciudad de Popayán - Cauca”

la cual nace de la necesidad del cambio que ha sufrido la empresa actualmente,

debido al proceso de reestructuración administrativa, que ha conllevado a que el

manual de funciones y los procesos estén desactualizados, así como el

organigrama, ocasionando que algunos documentos no se archiven bajo ninguna

serie documental establecida en las vigentes Tablas de Retención.

Una vez actualizadas las TRD, facilitará la recuperación de la información, de igual

manera, permitirá la racionalización de la producción documental, así mismo, se

garantizará el control y acceso de los documentos en las diferentes fases de

archivo, además con las TRD se podrá regular la transferencia de los documentos

de las oficinas al archivo central, asegurando el manejo integral de estos que se

han generado en los procesos administrativos y misionales, y de esta forma, dar

cumplimiento a la normatividad nacional que rige los asuntos organizacionales de

la empresa.

2. SITUACIÓN ACTUAL DE ARCHIVO ASMET SALUD EPS S.A.S

El diagnóstico integral de archivo es un proceso que permite establecer el estado

real de los documentos frente a varios aspectos que lo integran, por tal razón, el

Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, mediante Decreto 1080 de

2015, lo define como el “procedimiento de observación, levantamiento de

información y análisis, mediante el cual se establece el estado de los archivos y se

determina la aplicación de los procesos archivísticos necesarios”20. Por tal motivo,

actuar sobre uno de los activos más importantes de la empresa, como lo es la

información, resalta la relevancia y proceder de buenas prácticas en la

administración y gestión organizacional.

Por tanto, este instrumento permite dar una visión sobre aquellos componentes

que garantizan la gestión oportuna y adecuada de los documentos que se

producen en cada una de las áreas funcionales, recalcando de esta manera el

gran valor que la gestión documental brinda a la organización en la toma de

decisiones.

El presente trabajo de investigación contempla la necesidad de actualizar las TRD

de la empresa Asmet Salud EPS SAS, debido entre otras razones que se

evidencia un proceso de reestructuración administrativa lo que ha ocasionado que

el manual de funciones y procesos estén desactualizados, así como el

organigrama, donde ciertas dependencias se les asignó y/o eliminó funciones,

provocando que algunos documentos no se archiven bajo ninguna serie

documental creada en las vigentes Tablas de Retención, esto ha incrementado el

flujo de documentos en los archivos de gestión, de igual manera, se ha generado 20 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Decreto 1080 de 2015 “Decreto único del sector cultura”

[En línea], mayo 2015 [Visto en internet 1 de abril de 2021]. Disponible en: https://normativa.archivogeneral.gov.co/decreto-1080-de-2015/

duplicidad de documentos, pérdida de los mismos y formación de fondos

documentales acumulados, haciéndose necesaria una actualización de las tablas

de retención documental que estén acordes con la realidad actual de la

organización.

En este sentido, el Diagnóstico Integral de Archivos se llevó a cabo en las sedes

departamentales de Asmet Salud EPS S.AS en un nivel más general, y en su sede

nacional en un nivel más detallado, teniendo en cuenta todos los depósitos de

archivo y archivos de gestión.

2.1. FICHA DE IDENTIDAD DE LA ORGANIZACIÓN

Tabla 2. Ficha de identidad de la organización

Nombre de la organización

ASMET SALUD EPS S.A.S

NIT 900935126-7

Carácter de la organización

Privada Ciudad Popayán - nivel central

Sector Salud Dirección Carrera 4 No. 18N 46

Página web www.asmetsalud.com Teléfono (57) 8312000

Representante legal

Cristian Renato Andrade

Sedes

Caldas, Caquetá, Cauca, Cesar, Huila, Nariño, Quindío, Risaralda,

Santander, Tolima, Valle y Bogotá

Misión Somos una aseguradora en salud que a través de un modelo de gestión integral del riesgo, contribuimos al mejoramiento de las condiciones de salud de nuestros afiliados.

Visión Al 2023 seremos la mejor opción de aseguramiento social en salud, generando confianza en el sector y sostenibilidad financiera.

Valores corporativos

Asumimos como propios los objetivos de la organización, poniendo a disposición de la empresa nuestras capacidades, esfuerzos y responsabilidad con el logro.

Proyectamos con nuestro actuar seguridad y credibilidad al relacionarnos con afiliados, proveedores, clientes y entre colaboradores, generando relaciones mutuamente beneficiosas.

Cumplimos los objetivos optimizando el uso de los recursos para lograr el impacto deseado.

http://www.asmetsalud.com/

Nos comportamos de acuerdo con las políticas y valores que nos identifican como empresa, actuando con coherencia entre el pensar, el decir y el actuar.

Gestionamos soluciones a las necesidades de las personas, creando una experiencia memorable que genere, compromiso y lealtad.

Fuente: elaboración propia

2.2. ANÁLISIS DE INFRAESTRUCTURA E INSTALACIONES

A continuación se identifica de manera general el análisis de la infraestructura con

la que cuenta la organización, así como las instalaciones en donde se encuentran

los depósitos de archivo.

Tabla 3. Depósitos de archivo

SEDE UBICACIÓN DE ARCHIVO DESCRIPCIÓN

BOGOTÁ Carrera 7 No. 35-23 Teusaquillo

Sede administrativa

CALDAS Carrera 24 No. 6-85 Recta Coliseo

Sede administrativa

CAQUETÁ Carrera 8B No. 6-53 Las Av. Sede administrativa

CAUCA Carrera 4 No. 18 N 46 La Estancia

Sede administrativa

CESAR Calle 17 No. 15-20 Guatapuri Sede administrativa

HUILA Calle 14 No. 8B 26 Sede administrativa

NACIONAL Carrera 4 No. 18 N 46 La Estancia

Sede administrativa

NARIÑO Carrera 24 No. 14-85 Sede administrativa

QUINDIO Avenida Bolívar 12N 29 Sede administrativa

RISARALDA Avenida 30 de agosto No. 32-59

Sede administrativa

SANTANDER Calle 18 No. 21-34 Sede administrativa

TOLIMA Carrera 4D No. 35-25 Cádiz Sede administrativa

VALLE Carrera 39 No. 5a-96 Sede administrativa

Para el presente proyecto de investigación se tendrá en cuenta la información

detallada de la sede nacional, en donde se desarrollará la actualización de las

tablas de retención documental y de la cual para conocer más a fondo se anexa la

siguiente información respecto a datos del archivo:

Tabla 4. Datos de archivo

Aspectos SI NO

¿Existe comité de archivo? X

¿Existe reglamentos de archivo? X

¿Existen inventarios documentales? X

¿Clasifican los documentos? X

¿Se realiza eliminación documental? X

¿Se realizan transferencias documentales?

X

¿Existe manual de procedimiento para transferencias documentales?

X

El archivo en la estructura de la organización depende de forma directa de la

Dirección Administrativa y ésta a su vez depende de la Vicepresidencia

Administrativa y Financiera. De la fecha de creación no se cuenta con acto

administrativo como tal en el cual se pueda evidenciar, sin embargo es

indispensable decir que desde el año 1995 que surgió la EPS se han adelantado

esfuerzos por optimizar la organización de sus documentos a través de la

anteriormente llamada dependencia de Gestión de Recursos, garantizando desde

ese mismo momento la radicación, distribución y trámite de los documentos que

ingresaban a la organización.

Respecto a la tabla anterior, es importante decir que la organización cuenta con el

comité interno de archivo, creado mediante Resolución No. 03 de enero de 2019,

de igual manera, la organización cuenta con un manual de normas y

procedimientos para archivo y correspondencia en donde se brindan pautas para

la elaboración de documentos (comunicaciones oficiales) así como las principales

características a tener en cuenta a la hora de organizar los mismos.

Por otra parte, se cuenta con los inventarios documentales, tanto de la

documentación que reposa en el archivo central así como de lo que se envía por

transferencia al archivo histórico, también se realiza eliminación documental de

acuerdo con las vigentes tablas de retención y siguiendo el manual de aplicación

de dicho instrumento. De igual manera, se realizan transferencias documentales

primarias de forma trimestral, esto debido al gran número de documentos

producidos por las diferentes áreas y que busca reducir la acumulación de

documentos en escritorios y por último y no siendo la menos importante aclarar

que existe un procedimiento establecido para realizar las transferencias de los

archivos de gestión al archivo central.

Tabla 5. Control documental

Aspectos SI NO

¿Se ha presentado pérdidas de documentación?

X

¿Tienen archivos especializados? X

¿Poseen documentación de entidades suprimidas?

X

¿Poseen instrumentos de control y registro?

X

De acuerdo con la tabla anterior “control documental” en la historia de la

organización a la fecha no se ha perdido documentación y en la más reciente

reestructuración que sufrió la empresa la documentación de la escisión quedó bajo

custodia de la EPS, cuyo valor es histórico y por ello se conserva de forma

permanente. No se cuenta con archivos especializados, y en cuanto a

documentación de entidades suprimidas se custodian historias clínicas de IPS

liquidadas que han transferido estos expedientes a los archivos de la organización,

ya que pertenecen a usuarios afiliados a la EPS, respecto a los instrumentos de

control y registro, Asmet Salud cuenta con inventarios documentales, libros

radicadores, y las tablas de retención documental en este momento en proceso de

actualización.

Tabla 6. Plan de seguridad

Aspectos SI NO

¿Existe un plan de seguridad industrial?

X

¿Existe un plan de prevención de desastres?

X

¿Los colaboradores que laboran en el archivo usan los elementos de protección personal?

X

¿Existe señalización de evacuación? X

¿Hay extintores? X

¿Los saben usar? X

¿Se cuenta con los planos de la edificación?

X

¿Se cuenta con los planos del depósito de archivo?

X

En cuanto al plan de seguridad, la organización cuenta con un sólido sistema de

seguridad y salud en el trabajo dentro del cual también se contempla el plan de

prevención de desastres, brindando de esta manera políticas y procedimientos

generales para enfrentar de manera oportuna, eficiente y eficaz, las situaciones de

emergencia o desastre que se puedan presentar en la empresa y en sus

diferentes sedes y reducir la amenaza, la vulnerabilidad y su impacto. De esta

forma, se ha garantizado que los colaboradores que laboran en los depósitos de

archivo siempre usen los elementos de protección personal (EPP), se han

garantizado que exista señalización de las rutas de evacuación en caso de

presentarse alguna emergencia y también la instalación de extintores para lo cual

se ha capacitado al personal en el uso de estos en caso tal de que se llegasen a

necesitar. Y por último, la organización cuenta con los planos de la edificación y

del depósito de archivo, los cuales permiten identificar los diferentes lugares con

los que cuenta la empresa.

Tabla 7. Planta física de los depósitos de archivo

Aspectos Edificio sede nacional Bodega parque industrial

Áreas Puestos de trabajo, sala de consulta y depósito de archivo

Puestos de trabajo, sala de consulta y depósito de archivo

Ubicación dentro del edificio Sótano 1 nivel

Materiales de piso, pared y techo

Piso, paredes y techo en cemento

Piso y paredes en cemento y techo en eternit.

Estado y mantenimiento de piso, pared y techo

El estado de mantenimiento del piso se observa en buen estado, algunas paredes presentan humedad igual que una parte del techo.

El estado de mantenimiento del piso se observa en buen estado, paredes en buen estado y techo con algunas averías por fuertes vientos.

Con base en los aspectos de la anterior tabla, en la planta física de los depósitos

de archivo donde se custodia la documentación de la EPS se logra evidenciar que

dichos depósitos cuentan con algunas condiciones mínimas requeridas para la

custodia de archivo, puesto que el material de piso en ambos depósitos es de

cemento y concentra gran almacenamiento de polvo, conllevando a que la

limpieza de estos lugares se dificulte. De igual manera, preocupa en gran medida

el hecho de que el depósito ubicado en el edificio está en el sótano, lugar donde

se logra visualizar a primera vista la tubería que canaliza las aguas negras, esto

sin lugar a duda es perjudicial para el archivo en caso tal de que alguna de ellas

se rompa se perdería mucha documentación que se afectaría de forma directa por

aquellos elementos.

2.3. ANÁLISIS CONDICIONES AMBIENTALES Y CONSERVACIÓN

DOCUMENTAL

Las ubicaciones de algunos depósitos de archivo de Asmet Salud EPS S.A.S, no

presentan las condiciones adecuadas para la conservación de documentos ni para

el desarrollo de los procesos archivísticos por parte del personal designado, lo que

fundamentalmente se debe a que los espacios son insuficientes e inadecuados

para el almacenamiento y distribución de la documentación, según el Acuerdo 037

de 2004, el 049 de 2000 y la Norma Técnica NTC 5921 de 2012. A pesar de que

algunos depósitos de almacenamiento son adecuados; las áreas de

procesamiento de archivo, consulta y la estantería existente es insuficiente o estas

no cumplen con todas las medidas de prevención de riesgos de incendio,

inundación, o aislamiento y control de condiciones de humedad y temperatura.

2.3.1. Condiciones ambientales.

Las condiciones ambientales de cada uno de los depósitos de archivo de Asmet

Salud EPS SAS es diferente, puesto que compone a varias sedes ubicadas a nivel

nacional, por tanto, los pisos térmicos varían según la ubicación de la ciudad o

departamento, dado que Colombia posee un singular clima conforme a la altitud,

es decir, a la altura sobre el nivel del mar en la que se encuentren estos. Así, en la

siguiente tabla se reflejan los datos obtenidos de los depósitos de archivo de la

sede nacional que se encuentran ubicados en la ciudad de Popayán.

Tabla 8. Condiciones ambientales depósitos de archivo

Aspectos Edificio sede nacional Bodega parque

industrial

Nombre del sitio Edificio sede nacional Bodega parque industrial

Depósito Archivo central Archivo central e histórico

Humedad 62% 61%

Iluminación Iluminación artificial con luz fluorescente

Iluminación artificial con luz fluorescente

Temperatura 24 °C 23.5 °C

Ventilación Natural por existencia de puertas y ventanas

Natural por existencia de puertas y ventanas

Para obtener los resultados reflejados en la tabla anterior, se tuvo en cuenta las

mediciones de humedad y temperatura registradas durante una semana, se

empleó un termohigrómetro para la toma de dichas variables de acuerdo con los

requerimientos establecidos en la normatividad archivística colombiana.

Según el acuerdo 049 de 2000 del Archivo General de la Nación se estipula que la

temperatura adecuada debe oscilar entre 15 a 20 °C con una fluctuación diaria de

4°C, de acuerdo con esto se tiene un promedio de temperatura en archivo del

edificio del 24 °C y en bodega de Parque Industrial un promedio de 23.5 °C

respectivamente, lo cual refleja que se encuentran ambos depósitos sobre un

rango superior del óptimo. Por otra parte, el mismo acuerdo estipula que la

humedad relativa en los depósitos de archivo debe oscilar entre el 46% y 60% con

fluctuación diaria del 5%, en este sentido el archivo del edificio sede nacional

registró una medición del 62% y la bodega del Parque Industrial el 61% superando

el porcentaje ideal.

2.3.2. Conservación documental.

Para garantizar la conservación de los documentos es indispensable contar con

unidades de almacenamiento de archivo acordes a la normativa que en todo caso

resguarde la información de la mejor manera posible. A continuación se detalla por

depósito de archivo las especificaciones de estantería y archivadores con los que

cuenta la organización para el almacenamiento y custodia de la documentación.

Tabla 9. Sistema de almacenamiento

Aspectos Edificio sede nacional Bodega parque industrial

Estantería Estantería fija abierta, ubicada paralelamente, en metal, y buen estado

Estantería industrial abierta, ubicada paralelamente, en metal ignífugo, y buen estado

Archivadores Archivadores de madera, ubicados contra la pared, en buen estado.

N/A

De acuerdo con la inspección realizada a los depósitos de archivo de la EPS, se

pudo evidenciar que en el edificio nacional en el área de archivo se encuentra

estantería fija abierta metálica anclada a la pared con espacios entre una y otra de

80 centímetros para realizar consulta y ubicación de cajas. También se observan

archivadores en madera ubicados sobre pared y en buen estado. Por otro lado, en

la bodega del Parque Industrial se logró evidenciar la existencia de estantería

industrial abierta en metal ignifugo y en buen estado, por tanto, se logra

determinar que estas condiciones de estantería permite la conservación de los

documentos y reduce su deterioro físico.

En la siguiente tabla se logra reflejar las unidades de conservación existentes en

los depósitos de archivo de la EPS en la sede nacional:

Tabla 10. Tipos de unidades de conservación

Aspectos Edificio sede

nacional Bodega parque

industrial

Legajos N/A N/A

Tomos X X

Cajas X X

Carpetas X X

AZ X N/A

Libro X X

Así entonces, se pudo evidenciar que en la organización en los archivos de

gestión y en el archivo central se encuentran unidades de conservación tales

como tomos, cajas, carpetas, AZ y libros. Es de gran relevancia decir que algunas

de estas unidades de conservación no cumplen con las especiaciones técnicas

establecidas por el ente rector en la materia como lo son las AZ, pues se evidencia

un mayor grado de deterioro físico por perforaciones.

Ahora bien, se logró observar que hay riesgo biológico por presencia de insectos,

a nivel de documentos algunos de ellos presentan deterioro físico por rasgaduras,

dobleces, perforaciones, aumentando considerablemente el riesgo químico por

cuanto se evidencia decoloración de éstos por la tinta utilizada. De cierta manera,

la organización se ha preocupado por garantizar la conservación de sus

documentos y respecto a ellos, los documentos se archivan en carpetas, las

carpetas se ubican en cajas y éstas a su vez en estantería, cabe mencionar que

para el archivo se han programado jornadas de limpieza a profundidad siempre

con la fiel convicción de salvaguardar la historia institucional y conservar los

documentos.

A continuación, se muestran los registros fotográficos que permiten ilustrar el

estado actual de los distintos depósitos de archivo en Asmet Salud EPS S.A.S. en

las diferentes sedes departamentales y en su sede nacional.

Ilustración 4. Sede administrativa Bogotá

Fuente: Asistente administrativo oficina Bogotá

Se observa falta de estantería, cajas colapsadas, encima de estantería, cajas no

aptas para archivo, formas no homogéneas de identificación de unidades o sin

identificación, documentación sin unidades de conservación y estanterías

utilizadas para fines diversos a la custodia de documentación.

Ilustración 5. Sede administrativa y bodega Caldas

Fuente: Coordinador administrativo sede Caldas

El mobiliario de almacenamiento no es suficiente para la documentación, pues el

volumen documental suele sobrepasar su capacidad. Además las carpetas deben

estar almacenadas en cajas para evitar su progresivo desgaste y deterioro.

Formas no homogéneas de identificación de unidades o sin identificación,

documentación sin unidades de conservación.

Ilustración 6. Sede administrativa Caquetá

Fuente: Coordinador administrativo sede Caquetá

En general se observa una buena conservación de las cajas, se logra la ubicación

rápida por medio de la identificación de los rótulos.

Ilustración 7. Sede administrativa y bodega Cauca

Fuente: Coordinador administrativo sede Cauca

En archivo de edificio se logra observar cajas en los pasillos sobre piso, y

estantería sin el último entrepaño. En bodega de parque industrial (derecha) se

logra observar desorden en la ubicación de cajas sobre estantería industrial.

Ilustración 8. Sede administrativa y bodega Cesar

Fuente: Coordinador administrativo sede Cesar

Se observa en archivos custodiado en sede, rotulación de cajas con nombres de

series documentales inexistentes e información poco legible para consulta.

El archivo que se encuentra en custodia por la empresa ALPOPULAR cumple con

los lineamientos establecidos para la custodia de archivo.

Ilustración 9. Sede administrativa y bodega Huila

Fuente: Coordinador administrativo sede Huila

Se observa en el archivo custodiado en sede la falta de organización de las

unidades de conservación, así como cajas de diferente formato que no se deben

utilizar para custodia de documentos.

En el archivo custodiado en la bodega se observa cajas almacenadas en posición

inversa, y no se logra identificar el contenido de las mismas.

Ilustración 10. Sede administrativa y bodega Nacional

Fuente: Profesional gestión documental

Se observa una buena organización de las cajas de archivo tanto en archivo del

edificio como en bodega de parque industrial. Se logra identificar las unidades de

conservación y por tal motivo la consulta es eficiente.

Ilustración 11. Sede administrativa y bodega Nariño

Fuente: Coordinador administrativo sede Nariño

Se observa una buena disposición de cajas sobre estantería tanto en archivo de

edificio como en servicio tercerizado.

Ilustración 12. Sede administrativa y bodega Quindío

Fuente: Coordinador administrativo sede Quindío

En el archivo central se observan cajas apiladas sin estiba, y sin ningún tipo de

soporte. En bodega cajas mal ubicadas, formas no homogéneas de identificación

de unidades o sin identificación documentación y cajas que no están en dirección

correcta.

Ilustración 13. Sede administrativa Risaralda

Fuente: Coordinador administrativo sede Risaralda

Se observa formas no homogéneas de identificación de unidades o sin

identificación de la documentación.

Ilustración 14. Sede administrativa Santander

Fuente: Coordinador administrativo sede Santander

No se cuenta con estantería suficiente para el almacenamiento de cajas, se

observa además formas no homogéneas de identificación de unidades o sin

identificación de la documentación y cajas caídas por falta de organización.

Ilustración 15. Sede administrativa y bodega Tolima

Fuente: Coordinador administrativo sede Tolima

Cajas sobre última bandeja de estantería, sin ningún tipo de protección, ubicadas

en la dirección incorrecta y formato no autorizado para archivo. En bodega se

observa que las cajas no están ubicadas en estantería y tampoco en ningún tipo

de soporte como estibas.

Ilustración 16. Sede administrativa y bodega Valle

Fuente: Coordinador administrativo sede Valle

En términos generales se observa buena organización y ubicación de cajas de

archivo sobre estantería tanto en archivo de sede como en servicio tercerizado.

2.4. ANÁLISIS PROCESOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL

Los procesos que desarrolla Asmet Salud EPS SAS, teniendo en cuenta el

proceso macro, como lo es la gestión documental y un proceso técnico, como lo

es la organización documental se evidencian varios aspectos que la empresa

procura ir mejorando para la optimización de procedimientos.

Con base en el Decreto 1080 de 26 de mayo de 2015”por medio del cual se

expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura”, a continuación se

presentan algunos aspectos encontrados en la aplicación de los procesos del

Programa de Gestión Documental.

Tabla 11. Procesos de la gestión documental

PROCESO OBSERVACIONES GENERALES

PLANEACIÓN

• Debe existir articulación de las áreas funcionales de tecnología, calidad, control interno, y planeación, para el desarrollo de las diferentes actividades encaminadas a optimizar la gestión documental dentro de la organización.

• Aunque la organización cuenta con personal con experiencia en gestión documental, es necesario reforzar la capacitación continua del personal adscrito al área de gestión documental.

• La organización cuenta con manuales, reglamentos y procedimientos que regulan las actividades de gestión documental; sin embargo, se deben integrar otros procesos como los referentes a documentos electrónicos, soportes distintos al papel, y aquellos que no estén integrados según la normatividad vigente.

• Se requiere establecer una política de digitalización asociada al uso de nuevas tecnologías, dado que actualmente se está realizando digitalización series documentales sin metadatos, por lo tanto dicho proceso carece de toda autenticidad y valor probatorio.

PRODUCCIÓN

• La organización cuenta con formatos estandarizados que garantizan la operación diaria en los procesos de gestión documental, cada uno con su respectivo versionamiento, uso de la imagen institucional, y en general, su integración a los sistemas de calidad de la entidad.

• Se deben establecer lineamientos para la normalización, almacenamiento y disposición de documentos en soportes como CDs, discos duros u otros formatos diferentes al papel.

• No se cuenta con un control de firmas autorizadas para documentos externos y el control de las firmas para los documentos internos.

• El aplicativo utilizado para la gestión documental “Consecutivos WEB” genera un número único consecutivo para las comunicaciones oficiales.

• La organización no cuenta con registro de firmas digitales.

GESTIÓN Y TRÁMITE

• La organización cuenta con ventanilla única de correspondencia.

• Existe un procedimiento establecido para la recepción, distribución y trámite de comunicaciones.

• Se utilizan sistemas de gestión documental para el seguimiento y control de las comunicaciones oficiales - Docunet Web; sin embargo, se debe evaluar la posibilidad de integración de otros sistemas de información, con el fin de optimizar la gestión documental en la organización.

• Los colaboradores responsables del trámite de documentos conocen los periodos de vigencia y tiempos de respuesta.

ORGANIZACIÓN

• Se cuenta con TRD lo que permite que la organización de los archivos de gestión sea una actividad mucho más sencilla de realizar, pero no están actualizadas y dificulta el archivamiento de documentos para las nuevas dependencias.

PROCESO OBSERVACIONES GENERALES

• En la mayoría de las áreas no se cumple con los lineamientos para la foliación de documentos (doble foliación, con marcador o esfero, indebida ubicación de la numeración) o no se realiza foliación.

• El mobiliario, tanto en los archivos de gestión, como en el archivo central, no se encuentran debidamente identificados.

• Se elaboró un reglamento interno de archivo y correspondencia, en el cual se establecen directrices y sirve como guía para el desarrollo de las actividades archivísticas; así mismo, existen manuales y procedimientos para la organización de los archivos de gestión, sin embargo estos no se aplican a cabalidad pese a que éstos se socializan constantemente.

• Actualmente la organización cuenta con PGD - PINAR - TCA - CCD - FUID - TRD

TRANSFERENCIA

• Aunque existe un manual de normas y procedimientos para archivo y correspondencia, donde se establece que la transferencia de los archivos de gestión debe seguirse según lo estipulado, éste no se cumple en algunas áreas.

• No existe un procedimiento para la transferencia o migración de documentos electrónicos, o soportes tales como CDs, DVDs, discos duros, entre otros diferentes al papel.

• Se cuenta con un procedimiento de transferencia y su respectivo formato.

DISPOSICIÓN DE DOCUMENTOS

• Se cuenta con procedimiento para la consulta y préstamo de documentos.

• Con la actualización de las TRD, quedó implementada la disposición final de las series documentales.

PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO

• La organización cuenta con el Sistema Integrado de Conservación, aunque se debe garantizar su aplicación en todas las sedes departamentales.

• Para los documentos que ingresan al sistema Docunet Web se cuenta con servidores que almacenan la información de manera permanente en los sistemas de seguridad.

VALORACIÓN

• Con la actualización de las TRD, quedó implementada la valoración de las series documentales.

• La organización debe elaborar un proceso de evaluación de la documentación, constante y continuo, para determinar sus valores primarios y secundarios.

3. PROPUESTA DE ACTUALIZACIÓN DE TABLAS DE RETENCIÓN

DOCUMENTAL

Para la “Propuesta de actualización de las Tablas de Retención Documental (TRD)

para la entidad promotora de salud – Asmet Salud EPS S.A.S de la ciudad de

Popayán - Cauca”, se tuvo en cuenta las siguientes fases, con base en el

Minimanual de Tablas de Retención Documental del Archivo General de la Nación

Jorge Palacios Preciado:

3.1. RECOPILACIÓN Y ANÁLISIS LA INFORMACIÓN INSTITUCIONAL

La información que se recolectó es de carácter primario, ya que es información

que se tomó directamente de la fuente de información involucrada para el

desarrollo del proceso de actualización de las tablas de retención documental de

la empresa.

En esta fase se recogió la información sobre la historia institucional de Asmet

Salud EPS S.A.S, también información de la última reestructuración administrativa

y diagrama funcional correspondiente al año 2020, de igual manera, se tuvo en

cuenta las disposiciones legales y actos administrativos que han regulado las

funciones, la normatividad tanto interna como externa que afecta el desarrollo de

las actividades propias de la empresa, el organigrama y todos aquellos aspectos

que fueron necesarios para la elaboración de la presente propuesta.

Una vez, recopilada y analizada la información institucional, se procedió con la

elaboración del diagnóstico de archivos (Ver capítulo anterior), este instrumento

permitió verificar el estado actual de la gestión documental dentro de la

organización, identificando aspectos administrativos, archivísticos, conservación

de los documentos, infraestructura y por supuesto de la tecnología utilizada para la

preservación de los soportes digitales; así como también permitió la validación

frente al cumplimiento normativo.

Posteriormente, se utilizó como instrumento de investigación la encuesta, la cual

fue aplicada a los colaboradores que producen documentos en cada una de las

áreas funcionales de la organización, de acuerdo a la actual estructura orgánico-

funcional, donde se establecieron los tipos documentales, su trámite, periodicidad

de producción, cantidad, estado de conservación y también se pudo identificar los

valores primarios, sustentando la relación funciones/documentos.

Y por último, analizada la información, se identificaron las series y subseries

documentales que se tramitan en cada una de las áreas funcionales para crear el

cuadro de clasificación documental.

3.2. ELABORACIÓN DE CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL

Una vez analizada la información suministrada en las encuestas con los

productores documentales, se procedió a elaborar los Cuadros de Clasificación

Documental de la organización, tras identificar y conformar de series y subseries,

al igual que la asignación de códigos simples para cada una de las series y

subseries definidas, teniendo en cuenta que éstas corresponden a una

determinada área funcional y que en este sentido se derivan de las funciones

asignadas a cada una de ellas de forma jerárquica y que también poseen un

código que les identifica como se verá a continuación.

3.2.1. Identificación de unidades administrativas y codificación.

La identificación de las unidades documentales se basó en el esquema orgánico

funcional más actual de la organización (2020), a partir del conjunto de

documentos que se producen en cada una de las secciones y subsecciones

identificadas teniendo en cuenta las encuestas a los colaboradores o productores

documentales y los manuales de funciones. Por tal razón, fue necesario revisar el

organigrama de la organización e identificar las áreas funcionales y los

responsables de los documentos de dichas áreas.

A continuación se reflejan las agrupaciones de primer nivel de acuerdo con el

organigrama actual de la organización:

Tabla 12. Agrupaciones documentales

FONDO SECCIÓN SUBSECCIÓN

ASMET SALUD

EPS S.A.S

PRESIDENCIA

SECRETARIA GENERAL Y JURÍDICA

GERENCIA DE CONTROL INTERNO

DIRECCIÓN DE COMUNICACIONES

GERENCIA DE TALENTO HUMANO

VICEPRESIDENCIA PLANEACIÓN Y RIESGOS CORPORATIVOS

GERENCIA DE INNOVACIÓN Y OPTIMIZACIÓN DE PROCESOS

GERENCIA DE TRANSFORMACIÓN DIGITAL

VICEPRESIDENCIA SERVICIOS DE SALUD

GERENCIA MODELOS DE CONTRATACIÓN

VICEPRESIDENCIA OPERACIONES

VICEPRESIDENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA

DIRECCIÓN DE CONTABILIDAD E IMPUESTOS

Fuente: Elaboración propia

3.2.1.1. Codificación de las unidades administrativas.

Tabla 13. Codificación unidades administrativas

CÓDIGO ÁREA FUNCIONAL/PROCESO

100 PRESIDENCIA

101 SECRETARIA GENERAL Y JURÍDICA

102 GERENCIA DE CONTROL INTERNO

103 DIRECCIÓN DE COMUNICACIONES

104 GERENCIA DE TALENTO HUMANO

110 VICEPRESIDENCIA PLANEACIÓN Y RIESGOS CORPORATIVOS

111 GERENCIA DE INNOVACIÓN Y OPTIMIZACIÓN DE PROCESOS

112 GERENCIA DE TRANSFORMACIÓN DIGITAL

120 VICEPRESIDENCIA SERVICIOS DE SALUD

121 GERENCIA MODELOS DE CONTRATACIÓN

130 VICEPRESIDENCIA OPERACIONES

140 VICEPRESIDENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

141 DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA

142 DIRECCIÓN DE CONTABILIDAD E IMPUESTOS

3.2.2. Series y subseries documentales.

Después de analizada la información obtenida de las encuestas documentales y

del estudio del organigrama administrativo y también de las funciones de las

diferentes áreas de la organización, se determinaron las series y subseries

documentales.

Tabla 14. Series y subseries documentales

SERIE DOCUMENTAL SUBSERIE DOCUMENTAL

ACCIONES DE TUTELA

ACCIONES JUDICIALES

ACCIONES DE CONTROVERSIA CONTRACTUAL

ACCIONES DE NULIDAD


ACCIONES DE NULIDAD Y RESTABLECIMIENTO DE DERECHO

ACCIONES DE REPARACIÓN DIRECTA

ACCIONES DE RESPONSABILIDAD CIVIL

ACCIONES EJECUTIVAS

ACCIONES LABORALES

ACCIONES PENALES

ACTAS

ACTAS COMITÉ CONTROL DE CAMBIO

ACTAS COMITÉ DE ADQUISICIONES Y ADJUDICACIONES

ACTAS COMITÉ DE ARCHIVO

ACTAS COMITÉ DE BIENESTAR

ACTAS COMITÉ DE CONDUCTA

ACTAS COMITÉ DE CONTRALORÍA INTERNA

ACTAS COMITÉ DE GOBIERNO ORGANIZACIONAL

ACTAS COMITÉ DE JUNTA DIRECTIVA

ACTAS COMITÉ DE MAIAS

ACTAS COMITÉ DE PQRD Y TUTELAS

ACTAS COMITÉ DE RIESGOS

ACTAS DE BAJA BIENES MUEBLES

ACTAS DE CONCILIACIÓN

ACTAS DE ELIMINACIÓN DOCUMENTAL

ACTAS DE ESTACIONES DE CÓMPUTO

ACTAS PLAN DE MEJORA AUDITORÍA

ACTAS REUNIÓN CON PRESTADORES DE SALUD

ACTAS REUNIÓN DE PROCESO

ACUERDOS ACUERDOS DE JUNTA DIRECTIVA

ACUERDOS DISPONIBILIDAD DE SERVICIO

ASESORÍAS JURÍDICAS

AUDITORÍAS AUDITORIAS ENTES TERRITORIALES

AUDITORIAS ENTES VIGILANCIA Y CONTROL

CAJA MENOR

CERTIFICADOS

CERTIFICADOS DE DEUDA ENTES TERRITORIALES

CERTIFICADOS DE PARAFISCALES

CIRCULARES CIRCULARES INFORMATIVAS

CIRCULARES NORMATIVAS

COBROS POR JURISDICCIÓN COACTIVA


COMPROBANTES DE CONTABILIDAD

CONCILIACIONES

CONCILIACIONES BANCARIAS

CONCILIACIONES DE CARTERA

CONCILIACIONES PREJUDICIALES

CONSECUTIVOS COMUNICACIONES OFICIALES

CONSECUTIVOS CIRCULARES EXTERNA

CONSECUTIVOS CIRCULARES INTERNAS

CONSECUTIVOS COMUNICACIONES INTERNAS

CONSECUTIVOS OFICIOS

CONTRATOS

CONTRATOS DE ARRENDAMIENTO

CONTRATOS DE COMODATO

CONTRATOS DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS

CONTRATOS DE PROVEEDORES ADMINISTRATIVOS

CONTRATOS RED DE SERVICIOS

CONVENIOS CONVENIOS EDUCATIVOS

CONVENIOS EMPRESARIALES

DECLARACIONES TRIBUTARIAS

DECLARACION DE INDUSTRIA Y COMERCIO

DECLARACION DE RENTA Y COMPENSACIÓN

DECLARACION DE RETENCIÓN IMPUESTO DE VALOR AGREADO IVA

DERECHOS DE PETICIÓN

ESTADOS FINANCIEROS

ESTUDIOS TÉCNICOS DE PROCESOS

EVENTOS INSTITUCIONALES

FICHAS TÉCNICAS

FICHAS TECNICAS DE MAQUINARIA Y EQUIPOS

FICHAS TECNICAS DE EQUIPO DE TRANSPORTE

FORMULARIOS DE AFILIACIONES Y REGISTROS

GLOSAS

HISTORIAS DE MEDICINA LABORAL

HISTORIAS LABORALES

HISTORIA LABORAL APRENDICES

HISTORIA LABORAL COLABORADORES

HISTORIA LABORAL PASANTES UNIVERSITARIOS

INFORMES

INFORME A ENTES DE CONTROL

INFORME DE AUDITORÍA EXTRAORDINARIA

INFORME DE AUDITORÍA INTERNA

INFORME DE CENSO DE ATENCIÓN


DOMICILIARIA

INFORME DE CONSUMOS DE SERVICIOS PÚBLICOS

INFORME DE CONTRATACIÓN SERVICIOS DE SALUD

INFORME DE EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

INFORME DE GESTIÓN

INFORME DE INDUCCIÓN DE DEMANDA

INFORME DE JORNADAS DE SALUD

INFORME DE MERCADEO

INFORME DE PQRD

INFORME DE PRESIDENCIA

INFORME DE PRESTADORES DE SERVICIO DE SALUD

INFORME DE SEGUIMIENTO A PLANES DE MEJORA

INFORME DE SEGUIMIENTO A PROGRAMAS DE SALUD

INSTRUMENTOS ARCHIVISTICOS

INVENTARIOS DOCUMENTALES

PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIÓN

TABLAS DE CONTROL DE ACCESO

TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

INSTRUMENTOS DE REGISTRO Y CONTROL

INSTRUMENTO DE REGISTRO Y CONTROL DE CORRESPONDENCIA ENVIADA POR MENSAJERÍA

INSTRUMENTO DE REGISTRO Y CONTROL DE CORRESPONDENCIA RECIBIDA

INSTRUMENTO DE REGISTRO Y CONTROL DE PRÉSTAMO DE DOCUMENTOS

INSTRUMENTO DE REGISTRO Y CONTROL DE PRÉSTAMO DE LIBROS

INVENTARIO GENERAL DE ACTIVOS

LIBROS CONTABLES LIBROS AUXILIARES

LIBROS MAYOR Y BALANCE

MANUALES

MANUAL DE CÓDIGO DE CONDUCTA Y BUEN GOBIERNO

MANUAL DE IDENTIDAD E IMAGEN CORPORATIVA

MANUAL DE RIESGO


MANUAL MAIAS

NÓMINA

NOTIFICACIONES NOTIFICACIONES DE CARTERA

NOTIFICACIONES DE USUARIOS

ÓRDENES DE COMPRA

PLANES

PLANES DE ACCIÓN

PLANES DE ACCIÓN PAMEC

PLANES DE AUDITORÍA DE PROCESOS

PLAN DE BENEFICIOS DE COLABORADORES

PLAN DE CAPACIDAD DE HERRAMIENTAS TECNOLÓGICAS

PLAN DE CAPACITACIONES

PLAN DE COMPRAS

PLAN DE COMUNICACIONES EXTERNAS

PLAN DE COMUNICACIONES INTERNAS

PLAN DE MANTENIMIENTO ANUAL

PLAN DE MEDIOS

PLAN DE MERCADEO

PLAN DE MODELOS DE CONTRATACIÓN EN SALUD

PLANES DE OBLIGATORIO CUMPLIMIENTO

PLAN DE PROMOCIÓN DE LA SALUD Y PREVENCIÓN DE LA ENFERMEDAD

PLAN DE PRUEBAS TECNOLOGÍCAS

PLAN DE SISTEMA DE GESTIÓN DE LA SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

PLAN ESTRATÉGICO DE COMUNICACIÓN

PLAN ESTRATÉGICO DE TECNOLOGÍA

PLAN INSTITUCIONAL

PLAN MENSUAL DE CAJA

PODERES

PÓLIZAS

PÓLIZA DIRECTORES Y ADMINISTRADORES

PÓLIZA MANEJO GLOBAL

PÓLIZA TODO RIESGO DAÑO MATERIAL

PÓLIZA RESPONSABILIDAD CIVIL EXTRACONTRACTUAL

PÓLIZA VIDA GRUPO

POLÍTICA DE COMUNICACIONES

PORTAFOLIO DE SERVICIOS


PQRD - PETICIONES QUEJAS RECLAMOS Y DERECHO DE PETICIÓN

PROCESOS

PROCESOS ADMINISTRATIVOS SANCIONATORIOS

PROCESOS DE RESPONSABILIDAD FISCAL

PROCESOS DISCIPLINARIOS

PROCESOS INVESTIGACIONES ADMINISTRATIVAS

PROCESOS JURISDICCIONALES

PROCESOS PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

PROCESOS REQUERIMIENTO NURC

PROGRAMAS

PROGRAMA DE ATENCIÓN DOMICILIARIA

PROGRAMA DE AUDITORÍA DE CONTROL INTERNO

PROGRAMA DE AUDITORÍA DE PROCESOS

PROGRAMA DE AUDITORÍA PAMEC

PROGRAMA DE DESARROLLO TECNOLÓGICO

PROGRAMA DE MANTENIMIENTO DE EQUIPOS DE CÓMPUTO

PROGRAMA DE MEDIO AMBIENTE

PROGRAMA DE RESPONSABILIDAD SOCIAL

PROGRAMA DE SEGUIMIENTO AFILIADOS

PROGRAMA DE SEGUIMIENTO DE CUENTAS DE PACIENTES ALTO COSTO

PROGRAMA DE SEGUIMIENTO PRESTADORES SERVICIOS DE SALUD

PROGRAMA DE SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD

PROGRAMA UNIRAS

PROGRAMAS DE SALUD

RECAUDOS DIARIOS DE PAGO

RECOBROS

RECOBROS A OTRAS EPS

RECOBROS AL ADRES

RECOBROS AL ENTE TERRITORIAL

REFERENCIA Y CONTRAREFERENCIA

REGLAMENTO INTERO DE TRABAJO

REPORTES

REPORTES DE MANTENIMIENTO

REPORTES INSTITUCIONALES

REPORTES NORMATIVOS SI

REPORTES SARLAFT


REPORTES VISITAS TÉCNICAS

RESOLUCIONES

TITULACIONES Y BIENES

TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES TRANSFERENCIAS PRIMARIAS

TRANSFERENCIAS SECUNDARIAS

3.2.3. Cuadro de Clasificación Documental de Asmet Salud EPS S.A.S

Para la construcción del cuadro de clasificación documental se tuvo en cuenta la

estructura orgánica de la empresa, consolidando la información de cada sección

documental y relacionando la información de las series y subseries documentales

establecidas en las encuestas a los productores documentales. De igual manera,

es importante resaltar que este instrumento es la base para la elaboración de la

propuesta de actualización de las Tablas de Retención Documental de la

organización.

CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL ASMET SALUD EPS S.A.S

CÓDIGO SECCIÓN CÓDIGO SUBSECCIÓN CÓDIGO SERIE CÓDIGO SUBSERIE

100 PRESIDENCIA 8 CERTIFICADOS 2 CERTIFICADOS PARAFISCALES

100 PRESIDENCIA 9 CIRCULARES 1 CIRCULARES INFORMATIVAS

100 PRESIDENCIA 9 CIRCULARES 2 CIRCULARES NORMATIVAS

100 PRESIDENCIA 27 INFORMES 13 INFORME DE PRESIDENCIA

100 PRESIDENCIA 49 RESOLUCIONES

100 PRESIDENCIA 101 SECRETARIA GENERAL Y JURÍDICA

1 ACCIONES DE TUTELAS


2 ACCIONES JUDICIALES 1 ACCIONES DE

CONTROVERSIA CONTRACTUAL


2 ACCIONES JUDICIALES 2 ACCIONES DE NULIDAD


2 ACCIONES JUDICIALES 3 ACCIONES DE NULIDAD Y RESTABLECIMIENTO DE

DERECHO


2 ACCIONES JUDICIALES 4 ACCIONES DE REPARACIÓN

DIRECTA


2 ACCIONES JUDICIALES 5 ACCIONES DE

RESPONSABILIDAD CIVIL


2 ACCIONES JUDICIALES 6 ACCIONES EJECUTIVAS


2 ACCIONES JUDICIALES 7 ACCIONES LABORALES


2 ACCIONES JUDICIALES 8 ACCIONES PENALES


3 ACTAS 5 ACTAS COMITÉ DE

CONDUCTA



CONTRALORÍA INTERNA




3 ACTAS 8 ACTAS COMITÉ DE JUNTA

DIRECTIVA


4 ACUERDOS 1 ACUERDOS DE JUNTA

DIRECTIVA


5 ASESORÍAS JURÍDICAS


10 COBROS POR JURISDICCIÓN

COACTIVA


12 CONCILIACIONES 2 CONCILIACIONES DE

CARTERA


12 CONCILIACIONES 3 CONCILIACIONES PREJUDICIALES


18 DERECHOS DE PETICIÓN


37 PODERES


42 PROCESOS 1 PROCESOS

ADMINISTRATIVOS SANCIONATORIOS


42 PROCESOS 2 PROCESOS DE

RESPONSABILIDAD FISCAL


42 PROCESOS 3 PROCESOS DISCIPLINARIOS



INVESTIGACIONES ADMINISTRATIVAS



JURISDICCIONALES



PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS




42 PROCESOS 7 PROCESOS REQUERIMIENTO

NURC

100 PRESIDENCIA 102 GERENCIA DE CONTROL INTERNO

27 INFORMES 1 INFORME A ENTES DE

CONTROL


27 INFORMES 2 INFORME DE AUDITORIA

EXTRAORDINARIA



INTERNA


27 INFORMES 7 INFORME DE EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL

INTERNO


27 INFORMES 8 INFORME DE GESTIÓN


27 INFORMES 15 INFORME DE SEGUIMIENTO

A PLANES DE MEJORA


43 PROGRAMAS 2 PROGRAMA DE AUDITORIA

DE CONTROL INTERNO

100 PRESIDENCIA 103 DIRECCIÓN DE COMUNICACIONES

3 ACTAS 18 ACTAS REUNIÓN DE

PROCESO


21 EVENTOS INSTITUCIONALES




32 MANUALES 2 MANUAL DE IDENTIDAD E IMAGEN CORPORATIVA


32 MANUALES 3 MANUAL DE RIESGO


36 PLANES 8 PLAN DE COMUNICACIONES

EXTERNAS




36 PLANES 9 PLAN DE COMUNICACIONES

INTERNAS


36 PLANES 11 PLAN DE MEDIOS


36 PLANES 18 PLAN ESTRATÉGICO DE

COMUNICACIÓN


39 POLÍTICA DE

COMUNICACIONES

100 PRESIDENCIA 104 GERENCIA DE TALENTO HUMANO


BIENESTAR


26 HISTORIAS LABORALES 1 HISTORIA LABORAL APRENDICES SENA


26 HISTORIAS LABORALES 2 HISTORIA LABORAL COLABORADORES


26 HISTORIAS LABORALES 3 HISTORIA PASANTES

UNIVERSITARIOS


33 NÓMINA


36 PLANES 4 PLAN DE BENEFICIOS DE

COLABORADORES


36 PLANES 6 PLAN DE CAPACITACIONES


36 PLANES 17 PLAN DE SISTEMA DE

GESTIÓN DE LA SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO


43 PROGRAMAS 7 PROGRAMA DE MEDIO

AMBIENTES


43 PROGRAMAS 8 PROGRAMA DE

RESPONSABILIDAD SOCIAL




47 REGLAMENTO INTERNO DE

TRABAJO



GOBIERNO ORGANIZACIONAL


3 ACTAS 11 ACTAS COMITÉ DE RIESGOS


3 ACTAS 18 ACTA REUNIÓN DE

PROCESO


6 AUDITORÍAS 1 AUDITORÍAS ENTES

TERRITORIALES


6 AUDITORÍAS 2 AUDITORÍAS ENTES

VIGILANCIA Y CONTROL




32 MANUALES 1 MANUAL DE CÓDIGO DE

CONDUCTA Y BUEN GOBIERNO


32 MANUALES 4 MANUAL MAIAS


36 PLANES 14 PLAN DE OBLIGATORIO

CUMPLIMIENTO


36 PLANES 20 PLAN INSTITUCIONAL



SEGUIMIENTO DE CUENTAS DE PACIENTES ALTO COSTO




48 REPORTES 2 REPORTES

INSTITUCIONALES


48 REPORTES 3 REPORTES NORMATIVOS SI


48 REPORTES 4 REPORTES SARLAFT




PROCESO



20 ESTUDIOS TÉCNICOS DE

PROCESOS






36 PLANES 2 PLAN DE ACCIÓN PAMEC



36 PLANES 3 PLAN DE AUDITORÍA DE

PROCESOS



43 PROGRAMAS 3 PROGRAMA DE AUDITORÍA

DE PROCESOS



43 PROGRAMAS 4 PROGRAMA DE AUDITORIA

PAMEC



43 PROGRAMAS 12 PROGRAMA DE SISTEMA

GESTIÓN DE CALIDAD



3 ACTAS 1 ACTAS COMITÉ CONTROL

DE CAMBIO





3 ACTAS 15 ACTAS DE ESTACIONES DE

CÓMPUTO




PROCESO



4 ACUERDOS 2 ACUERDOS DISPONIBILIDAD

DE SERVICIO



36 PLANES 5 PLAN DE CAPACIDAD DE

HERRAMIENTAS TECNOLÓGICAS



36 PLANES 7 PLAN DE COMPRAS



36 PLANES 16 PLAN DE PRUEBAS

TECNOLÓGICAS



36 PLANES 19 PLAN ESTRATÉGICO DE

TECNOLOGÍA



43 PROGRAMAS 5 PROGRAMA DE DESARROLLO TECNOLÓGICO




MANTENIMIENTO DE EQUIPOS DE CÓMPUTO



48 REPORTES 1 REPORTES DE

MANTENIMIENTO



48 REPORTES 5 REPORTES VISITAS

TÉCNICAS


3 ACTAS 9 ACTAS COMITÉ DE MAIAS




3 ACTAS 16 ACTAS PLAN DE MEJORA

AUDITORÍA


3 ACTAS 17 ACTAS REUNIÓN CON

PRESTADORES DE SALUD


14 CONTRATOS 5 CONTRATOS RED DE

SERVICIOS


27 INFORMES 4 INFORME DE CENSO DE

ATENCIÓN DOMICILIARIA


27 INFORMES 9 INFORME DE INDUCCIÓN DE

DEMANDA


27 INFORMES 10 INFORMES DE JORNADAS

DE SALUD


27 INFORMES 14 INFORME DE PRESTADORES

DE SERVICIO DE SALUD


27 INFORMES 16 INFORME DE SEGUIMIENTO A PROGRAMAS DE SALUD


36 PLANES 15 PLAN DE PROMOCIÓN DE LA

SALUD Y PREVENCIÓN DE LA ENFERMEDAD


43 PROGRAMAS 1 PROGRAMA DE ATENCIÓN

DOMICILIARIA



SEGUIMIENTO AFILIADOS


43 PROGRAMAS 11

PROGRAMA DE SEGUIMIENTO

PRESTADORES SERVICIOS DE SALUD


43 PROGRAMAS 13 PROGRAMA UNIRAS




43 PROGRAMAS 14 PROGRAMAS DE SALUD


46 REFERENCIA Y

CONTRAREFERENCIA



3 ACTAS ACTAS REUNIÓN DE

PROCESO



27 INFORMES 6 INFORME DE

CONTRATACIÓN SERVICIOS DE SALUD






36 PLANES 13 PLAN DE MODELOS EN

CONTRATACIÓN DE SALUD


3 ACTAS 10 ACTAS COMITÉ DE PQRD Y

TUTELAS



PROCESO


23 FORMULARIOS DE

AFILIACIONES Y REGISTROS


25 HISTORIAS DE MEDICINA

LABORAL


27 INFORMES 11 INFORME DE MERCADO


27 INFORMES 12 INFORME DE PQRD


34 NOTIFICACIONES 1 NOTIFICACIONES DE

CARTERA


34 NOTIFICACIONES 2 NOTIFICACIONES DE

USUARIOS


36 PLANES 1 PLAN DE ACCIÓN


36 PLANES 12 PLAN DE MERCADEO




40 PORTAFOLIO DE SERVICIOS


41 PQRD - PETICIONES QUEJAS RECLAMOS Y DERECHO DE

PETICIÓN



PROCESO


9 CIRCULARES 1 CIRCULARES INFORMATIVAS


9 CIRCULARES 2 CIRCULARES NORMATIVAS




141 DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA 3 ACTAS 2 ACTAS COMITÉ DE ADQUISICIONES Y ADJUDICACIONES


141 DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA 3 ACTAS 3 ACTAS COMITÉ DE ARCHIVO


141 DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA 3 ACTAS 12 ACTAS DE BAJA BIENES

MUEBLES


141 DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA 3 ACTAS 14 ACTAS DE ELIMINACIÓN

DOCUMENTAL


141 DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA 3 ACTAS 18 ACTAS REUNIÓN DE

PROCESO


141 DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA 13 CONSECUTIVOS

COMUNICACIONES OFICIALES

1 CONSECUTIVOS

CIRCULARES EXTERNAS






2 CONSECUTIVOS

CIRCULARES EXTERNAS




3 CONSECUTIVOS

COMUNICACIONES INTERNAS




4 CONSECUTIVOS OFICIOS


141 DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA 14 CONTRATOS 1 CONTRATOS DE

ARRENDAMIENTO


141 DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA 14 CONTRATOS 2 CONTRATOS DE COMODATO


141 DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA 14 CONTRATOS 3 CONTRATOS DE

PRESTACIÓN DE SERVICIOS


141 DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA 14 CONTRATOS 4 CONTRATOS DE PROVEEDORES

ADMINISTRATIVOS


141 DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA 16 CONVENIOS 1 CONVENIOS EDUCATIVOS


141 DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA 16 CONVENIOS 2 CONVENIOS

EMPRESARIALES


141 DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA 22 FICHAS TÉCNICAS 1 FICHAS TECNICAS DE

MAQUINARIA Y EQUIPOS


141 DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA 22 FICHAS TÉCNICAS 2 FICHAS TECNICAS DE

EQUIPO DE TRANSPORTE


141 DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA 27 INFORMES 5 INFORME DE CONSUMOS DE

SERVICIOS PÚBLICOS




141 DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA 27 INFORMES 8 INFORME DE GESTIÓN


141 DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA 28 INSTRUMENTOS ARCHIVISTICOS

1 INVENTARIOS

DOCUMENTALES



2 PLAN INSTITUCIONAL DE

ARCHIVOS



3 PROGRAMA DE GESTIÓN

DOCUMENTAL



4 SISTEMA INTEGRADO DE

CONSERVACIÓN



5 TABLAS DE CONTROL DE

ACCESO



6 TABLAS DE RETENCIÓN

DOCUMENTAL


141 DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA 29 INSTRUMENTOS DE

REGISTRO Y CONTROL 1

INSTRUMENTO DE REGISTRO Y CONTROL DE

CORRESPONDENCIA ENVIADA POR MENSAJERÍA





CORRESPONDENCIA RECIBIDA





PRÉSTAMO DE DOCUMENTOS





PRÉSTAMO DE LIBROS




141 DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA 30 INVENTARIOS GENERAL DE

ACTIVOS


141 DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA 35 ÓRDENES DE COMPRA


141 DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA 36 PLANES 7 PLAN DE COMPRAS


141 DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA 36 PLANES 10 PLAN DE MANTENIMIENTO

ANUAL


141 DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA 38 PÓLIZAS 1 PÓLIZA DIRECTORES Y

ADMINISTRADORES


141 DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA 38 PÓLIZAS 2 PÓLIZA MANEJO GLOBAL


141 DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA 38 PÓLIZAS 3 PÓLIZA TODO RIESGO DAÑO

MATERIAL


141 DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA 38 PÓLIZAS 4 PÓLIZA RESPONSABILIDAD CIVIL EXTRACONTRACTUAL


141 DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA 38 PÓLIZAS 5 PÓLIZA VIDA GRUPO


141 DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA 50 TITULACIONES Y BIENES


141 DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA 51 TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

1 TRANSFERENCIAS

PRIMARIAS


142 DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA 51 TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

2 TRANSFERENCIAS

SECUNDARIAS





3 ACTAS 13 ACTAS DE CONCILIACIÓN



7 CAJA MENOR



8 CERTIFICADOS 1 CERTIFICADOS DE DEUDA

ENTES TERRITORIALES



11 COMPROBANTES DE

CONTABILIDAD



12 CONCILIACIONES 1 CONCILIACIONES

BANCARIAS



17 DECLARACIONES

TRIBUTARIAS 1

DECLARACIÓN DE INDUSTRIA Y COMERCIO



17 DECLARACIONES

TRIBUTARIAS 2

DECLARACIÓN DE RENTA Y COMPENSACIÓN



17 DECLARACIONES

TRIBUTARIAS 3

DECLARACIÓN DE RETENCIÓN IMPUESTO DE

VALOR AGREADO IVA



19 ESTADOS FINANCIEROS



24 GLOSAS



27 INFORMES 1 INFORMES A ENTES DE

CONTROL



31 LIBROS CONTABLES 1 LIBROS AUXILIARES





31 LIBROS CONTABLES 2 LIBROS MAYOR Y BALANCE



36 PLANES 21 PLAN MENSUAL DE CAJA



44 RECAUDOS DIARIOS DE

PAGO



45 RECOBROS 1 RECOBROS A OTRAS EPS



45 RECOBROS 2 RECOBROS AL ADRES



45 RECOBROS 3 RECOBROS AL ENTE

TERRITORIAL

3.3. PROPUESTA DE TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

De acuerdo con lo establecido por la normatividad archivística, para la elaboración

de la TRD se tomó la información de las agrupaciones documentales en forma

jerárquica con la codificación relacionada en cada sección y/o subsección

documental, referenciando el listado de series, subseries conforme al cuadro de

clasificación documental, de igual manera, tras el análisis de la encuesta y manual

de funciones se identificó los tipos documentales, también con base en las

anteriores instrumentos y los de consulta, así como normativa inherente a la

empresa, se estableció el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de

los documentos.

Para la organización es de gran importancia la actualización de la TRD, teniendo

en cuenta que es necesario incluir nuevas series y tipos documentales de acuerdo

con la reestructuración que sufrió en el año 2020 y que a continuación se

presenta.

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

ÁREA FUNCIONAL CÓDIGO

FECHA DE ELABORACIÓN VERSIÓN

AÑO MES DÍA

PRESIDENCIA 100 2021 04 30 2

CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS

DOCUMENTALES (REGISTROS) SOPORTE

RETENCIÓN DISPOSICIÓN

FINAL PROCEDIMIENTO

CA S SB ARCHIVO GESTIÓN

ARCHIVO CENTRAL

CT E D S

100 8 CERTIFICADOS

Papel 1 9 X X

La subserie se conserva un año en el archivo de gestión, posteriormente se conserva nueve años en el archivo central, cumplido su tiempo de retención se conserva permanentemente, se debe garantizar su digitalización con el fin de preservar el documento para efectos de consulta.

100 8 2 CERTIFICADOS PARAFISCALES

Certificado

100 9 CIRCULARES

Papel 1 2 X

La subserie se conserva un año en el archivo de gestión, posteriormente se conserva dos años en el archivo central, cumplido su tiempo de retención en el archivo central, se elimina ya que no adquiere valores secundarios por cuanto su contenido informativo pierde vigencia para la organización.

100 9 1 CIRCULARES INFORMATIVAS

Circulares informativas

100 9 2 CIRCULARES NORMATIVAS

Papel 1 4 X X

La subserie se conserva un año en el archivo de gestión, posteriormente se conserva cuatro años en el archivo central, cumplido su tiempo de retención se conserva permanentemente, ya que establece las políticas y procedimientos para la administración de los procesos de la organización y refleja su evolución administrativa. La serie se digitaliza con el fin de preservar el documento para efectos de consulta.

Circulares normativas

Registro de socialización

100 27 INFORMES

Digital 5 10 X X

La subserie se conserva cinco años en el archivo de gestión, posteriormente se conserva diez años en el archivo central, cumplido su tiempo de retención se conservan totalmente porque adquiere valores históricos para la organización, ya que pueden ser fuente de información para la

100 27 13 INFORME DE PRESIDENCIA



FECHA DE ELABORACIÓN VERSIÓN

AÑO MES DÍA

PRESIDENCIA 100 2021 04 30 2




FINAL PROCEDIMIENTO


ARCHIVO CENTRAL

CT E D S

Informe

investigación, de igual manera para facilitar su consulta y disminuir Ya manipulación del documento con el fin de asegurar su conservación en el tiempo, se recomienda su digitalización que garantice su reproducción exacta.

Comunicaciones

100 49 RESOLUCIONES

Papel 1 9 X X

La serie documental se conserva un año en el archivo de gestión, posteriormente se conserva nueve años en el archivo central, cumplido su tiempo de retención se conservan totalmente porque adquiere valores históricos para la organización, ya que pueden ser fuente de información para la investigación, de igual manera para facilitar su consulta y disminuir Ya manipulación del documento con el fin de asegurar su conservación en el tiempo, se recomienda su digitalización que garantice su reproducción exacta.

Resoluciones de presidencia

Resoluciones Supersalud

CA: Código de Área

S: Código de Serie documental E : Eliminación

SB: Subserie documental D: Digitalización

Serie documental (g) S: Selección

Subserie documental ( c)

Tipo documental (i)

CT: Conservación Total

_______________________

Nombre

_______________________

Nombre

Prof. Gestión Documental Directora Administrativa CONVENCIONES

______________________

Nombre

Responsable del Área



FECHA DE ELABORACIÓN

VERSIÓN

AÑO MES DÍA

SECRETARÍA GENERAL Y JURÍDICA 101 2021 04 30 2

CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

(REGISTROS) SOPORTE


FINAL PROCEDIMIENTO


ARCHIVO CENTRAL

CT E D S

101 1 ACCIONES DE TUTELAS

Papel 1 15 X X

Esta serie documental conserva información que busca defender los derechos fundamentales de los ciudadanos, estas acciones están consagradas en el Artículo 86 de Constitución Política y desarrollado por el Decreto Extraordinario 2191 de 1991 y reglamentado por el Decreto 306 de 1992. Por ello cumplido su tiempo de retención en el archivo central, se recomienda realizar la selección de un expediente por vigencia como muestra representativa de dicha documentación, de acuerdo al criterio del Secretario General y Jurídico, los demás documentos se eliminarán.

Acción De Tutela

Autos

Contestación

Sentencia I Instancia

Impugnación

Sentencia II

Instancia

Incidente Desacato

Requerimiento Previos

Apertura De Incidente

Decisión De Incidente

Consulta

Inejecución

101 2 ACCIONES JUDICIALES

Papel 1 19 X X

Una vez finalizado el proceso con su respectivo fallo o sentencia, se conservará un año en el archivo de gestión, y diecinueve años en el archivo central por posibles requerimientos legales, cumplido el tiempo de retención en el archivo central, se podrá hacer una selección del 10% por cada 10 años de producción

101 2 1 ACCIONES DE CONTROVERSIA CONTRACTUAL

Alegatos

Anexos

Audiencias

Autos




VERSIÓN

AÑO MES DÍA



(REGISTROS) SOPORTE


FINAL PROCEDIMIENTO


ARCHIVO CENTRAL

CT E D S

Contestación documental, para que hagan parte del archivo histórico de la organización. Posteriormente se digitalizarán para garantizar su reproducción exacta, para futuras consultas. La documentación que no se selecciona se eliminará.

Demanda

Llamamiento En Garantías

Nulidades

Pruebas

Recursos

Sentencias

101 2 2 ACCIONES DE NULIDAD

Papel 1 19 X X

Una vez finalizado el proceso con su respectivo fallo o sentencia, se conservará un año en el archivo de gestión, y diecinueve años en el archivo central por posibles requerimientos legales, cumplido el tiempo de retención en el archivo central, se podrá hacer una selección del 10% por cada 10 años de producción documental, para que hagan parte del archivo histórico de la organización. Posteriormente se digitalizarán para garantizar su reproducción exacta, para futuras consultas. La documentación que no se selecciona se eliminará.

Alegatos

Anexos

Audiencias

Autos

Contestación

Demanda


Nulidades

Pruebas

Recursos

Sentencias

101 2 3 ACCIONES DE NULIDAD Y RESTABLECIMIENTO DE DERECHO

Papel 1 19 X X Una vez finalizado el proceso con su respectivo fallo o sentencia,




VERSIÓN

AÑO MES DÍA



(REGISTROS) SOPORTE


FINAL PROCEDIMIENTO


ARCHIVO CENTRAL

CT E D S

Alegatos se conservará un año en el archivo de gestión, y diecinueve años en el archivo central por posibles requerimientos legales, cumplido el tiempo de retención en el archivo central, se podrá hacer una selección del 10% por cada 10 años de producción documental, para que hagan parte del archivo histórico de la organización. Posteriormente se digitalizarán para garantizar su reproducción exacta, para futuras consultas. La documentación que no se selecciona se eliminará.

Anexos

Audiencias

Autos

Contestación

Demanda


Nulidades

Pruebas

Recursos

Sentencias

101 2 4 ACCIONES DE REPARACIÓN DIRECTA

Papel 1 19 X X

Una vez finalizado el proceso con su respectivo fallo o sentencia, se conservará un año en el archivo de gestión, y diecinueve años en el archivo central por posibles requerimientos legales, cumplido el tiempo de retención en el archivo central, se podrá hacer una selección del 10% por cada 10 años de producción documental, para que hagan parte del archivo histórico de la organización. Posteriormente se digitalizarán para garantizar su

Alegatos

Anexos

Audiencias

Autos

Contestación

Demanda


Nulidades




VERSIÓN

AÑO MES DÍA



(REGISTROS) SOPORTE


FINAL PROCEDIMIENTO


ARCHIVO CENTRAL

CT E D S

Pruebas reproducción exacta, para futuras consultas. La documentación que no se selecciona se eliminará. Recursos

Sentencias

101 2 5 ACCIONES DE RESPONSABILIDAD CIVIL

Papel 1 19 X X


Alegatos

Anexos

Audiencias

Autos

Contestación

Demanda


Nulidades

Pruebas

Recursos

Sentencias

101 2 6 ACCIONES EJECUTIVAS

Papel 1 19 X X

Una vez finalizado el proceso con su respectivo fallo o sentencia, se conservará un año en el archivo de gestión, y diecinueve años en el archivo central por posibles requerimientos legales, cumplido el tiempo de retención

Alegatos

Anexos

Audiencias

Autos




VERSIÓN

AÑO MES DÍA



(REGISTROS) SOPORTE


FINAL PROCEDIMIENTO


ARCHIVO CENTRAL

CT E D S

Contestación en el archivo central, se podrá hacer una selección del 10% por cada 10 años de producción documental, para que hagan parte del archivo histórico de la organización. Posteriormente se digitalizarán para garantizar su reproducción exacta, para futuras consultas. La documentación que no se selecciona se eliminará.

Demanda


Nulidades

Pruebas

Recursos

Sentencias

101 2 7 ACCIONES LABORALES

Papel 1 19 X X


Alegatos

Anexos

Audiencias

Autos

Contestación

Demanda


Nulidades

Pruebas

Recursos

Sentencias

101 2 8 ACCIONES PENALES Papel 1 19 X X Una vez finalizado el proceso con




VERSIÓN

AÑO MES DÍA



(REGISTROS) SOPORTE


FINAL PROCEDIMIENTO


ARCHIVO CENTRAL

CT E D S

Alegatos su respectivo fallo o sentencia, se conservará un año en el archivo de gestión, y diecinueve años en el archivo central por posibles requerimientos legales, cumplido el tiempo de retención en el archivo central, se podrá hacer una selección del 10% por cada 10 años de producción documental, para que hagan parte del archivo histórico de la organización. Posteriormente se digitalizarán para garantizar su reproducción exacta, para futuras consultas. La documentación que no se selecciona se eliminará.

Anexos

Audiencias

Autos

Contestación

Demanda


Nulidades

Pruebas

Recursos

Sentencias

101 3 ACTAS

Papel 2 3 X

Cumplido su tiempo de retención en el archivo central, se conservan totalmente porque adquieren valores históricos para la organización, ya que pueden ser fuente de información para la investigación, de igual manera para facilitar su consulta y disminuir Ya manipulación del documento con el fin de asegurar su conservación en el tiempo, se recomienda su digitalización que garantice su reproducción exacta.

101 3 5 ACTAS COMITÉ DE CONDUCTA

Acta comité de conducta

Convocatoria

Registro de asistencia




VERSIÓN

AÑO MES DÍA



(REGISTROS) SOPORTE


FINAL PROCEDIMIENTO


ARCHIVO CENTRAL

CT E D S

101 3 6 ACTAS COMITÉ DE CONTRALORÍA INTERNA

Papel 2 3 X


Acta comité de contraloría interna

Convocatoria


101 3 8 ACTAS COMITÉ DE JUNTA DIRECTIVA

Papel 2 18 X X


Acta de junta directiva

Convocatoria

Informe





VERSIÓN

AÑO MES DÍA



(REGISTROS) SOPORTE


FINAL PROCEDIMIENTO


ARCHIVO CENTRAL

CT E D S

101 4 ACUERDOS

Papel 2 18 X X


101 4 1 ACUERDOS DE JUNTA DIRECTIVA

Acuerdos

101 5 ASESORÍAS JURÍDICAS

Papel 1 2 X X

Cumplido el tiempo de retención en el archivo central, se selecciona el 20% del total de la producción anual, teniendo en cuenta los conceptos más relevantes en materia jurídica que por su complejidad sea de interés para la organización. La muestra seleccionada se digitalizará garantizando su disponibilidad en el sistema de información documental de la organización.

Solicitud de asesoría

Concepto

101 10 COBROS POR JURISDICCIÓN COACTIVA Papel 2 18 X

Esta serie documental contiene documentos que evidencian el procedimiento especial por medio Autos




VERSIÓN

AÑO MES DÍA



(REGISTROS) SOPORTE


FINAL PROCEDIMIENTO


ARCHIVO CENTRAL

CT E D S

Decisión del cual la organización puede hacer efectivo el recaudo de las deudas fiscales a su favor, de acuerdo con la Ley 1437 de 2011. Cumplido su tiempo de retención en el archivo central se eliminará por carecer de valores secundarios para la organización.

Excepciones

Medida cautelar

Notificación

Pruebas

Recursos

Resoluciones

101 12 CONCILIACIONES

Papel 1 9 X X

La subserie se conserva un año en el archivo de gestión, posteriormente se conserva nueve años en el archivo central, cumplido su tiempo de retención se digitaliza los documentos para su consulta y el soporte físico se elimina teniendo en cuenta que pierden vigencia administrativa para la organización y no desarrolla valores secundarios.

101 12 2 CONCILIACIONES DE CARTERA

Solicitud de conciliación

Citación

Acta de conciliación

Auto

Comunicaciones

Informe de conciliación

Traslado

101 12 3 CONCILIACIONES PREJUDICIALES

Papel 1 9 X X

La subserie se conserva un año en el archivo de gestión, posteriormente se conserva nueve años en el archivo central, cumplido su tiempo de retención

Acta de conciliación

Auto fija ficha




VERSIÓN

AÑO MES DÍA



(REGISTROS) SOPORTE


FINAL PROCEDIMIENTO


ARCHIVO CENTRAL

CT E D S

Comunicaciones se digitaliza los documentos para su consulta y el soporte físico se elimina teniendo en cuenta que pierden vigencia administrativa para la organización y no desarrolla valores secundarios.

Traslado

101 18 DERECHOS DE PETICIÓN

Papel 1 4 X X

La subserie se conserva un año en el archivo de gestión, posteriormente se conserva cuatro años en el archivo central, cumplido su tiempo de retención se digitaliza los documentos para su consulta y el soporte físico se elimina teniendo en cuenta que pierden vigencia administrativa para la organización y no desarrolla valores secundarios.

Derecho de petición

Respuesta derecho de petición

Requerimiento de autoridades

Respuesta requerimiento

101 37 PODERES

Papel 2 18 X

La subserie se conserva un año en el archivo de gestión, posteriormente se conserva dieciocho años en el archivo central, cumplido su tiempo de retención el soporte físico se elimina teniendo en cuenta que pierden vigencia administrativa para la organización y no desarrolla valores secundarios.

Comunicaciones

Poderes

101 42 PROCESOS

Papel 1 19 X X Una vez finalizado el proceso con su respectivo fallo o sentencia, se conservará un año en el 101 42 1

PROCESOS ADMINISTRATIVOS SANCIONATORIOS




VERSIÓN

AÑO MES DÍA



(REGISTROS) SOPORTE


FINAL PROCEDIMIENTO


ARCHIVO CENTRAL

CT E D S

Autos archivo de gestión, y dieciocho años en el archivo central por posibles requerimientos legales, cumplido el tiempo de retención en el archivo central, se podrá hacer una selección del 10% por cada 10 años de producción documental, para que hagan parte del archivo histórico de la organización. Posteriormente se digitalizarán para garantizar su reproducción exacta, para futuras consultas. La documentación que no se selecciona se eliminará.

Resoluciones

Descargos

Pruebas

Alegatos

Ficha técnica

Decisión

Nulidades

Recursos

101 42 2 PROCESOS DE RESPONSABILIDAD FISCAL

Papel 1 19 X X


Autos

Versión libre

Descargos

Pruebas

Audiencias

Actas de audiencias

Alegatos

Fallo

Nulidades

Recursos




VERSIÓN

AÑO MES DÍA



(REGISTROS) SOPORTE


FINAL PROCEDIMIENTO


ARCHIVO CENTRAL

CT E D S

101 42 3 PROCESOS DISCIPLINARIOS

Papel 1 19 X X


Nulidades

Pruebas

Recursos

Resolución de decisión

Resoluciones

Solicitud de apertura de investigación

101 42 4 PROCESOS INVESTIGACIONES ADMINISTRATIVAS

Papel 1 19 X X

Una vez finalizado el proceso con su respectivo fallo o sentencia, se conservará un año en el archivo de gestión, y diecinueve años en el archivo central por posibles requerimientos legales, cumplido el tiempo de retención en el archivo central, se podrá hacer una selección del 10% por cada 10 años de producción documental, para que hagan parte del archivo histórico de la organización. Posteriormente se digitalizarán para garantizar su reproducción exacta, para futuras

Alegatos

Autos

Contestación

Decisión

Nulidades

Pruebas

Recursos

Resoluciones




VERSIÓN

AÑO MES DÍA



(REGISTROS) SOPORTE


FINAL PROCEDIMIENTO


ARCHIVO CENTRAL

CT E D S

consultas. La documentación que no se selecciona se eliminará.

101 42 5 PROCESOS JURISDICCIONALES

Papel 1 19 X X


Autos

Contestación

Decisión primera

Decisión segunda instancia

Recursos

Pruebas

Solicitud

101 42 6 PROCESOS PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

Papel 1 19 X X

Una vez finalizado el proceso con su respectivo fallo o sentencia, se conservará un año en el archivo de gestión, y diecinueve años en el archivo central por posibles requerimientos legales, cumplido el tiempo de retención en el archivo central, se podrá hacer una selección del 10% por cada 10 años de producción documental, para que hagan

Autos

Resoluciones

Peticiones

Respuestas

Conceptos

Comunicaciones




VERSIÓN

AÑO MES DÍA



(REGISTROS) SOPORTE


FINAL PROCEDIMIENTO


ARCHIVO CENTRAL

CT E D S

Recursos parte del archivo histórico de la organización. Posteriormente se digitalizarán para garantizar su reproducción exacta, para futuras consultas. La documentación que no se selecciona se eliminará.

Decretos

Pruebas

Decisión

101 42 7 PROCESOS REQUERIMIENTO NURC

Papel 1 9 X

La subserie se conserva un año en el archivo de gestión, posteriormente se conserva nueve años en el archivo central, cumplido su tiempo de retención el soporte físico se elimina teniendo en cuenta que pierden vigencia administrativa para la organización y no desarrolla valores secundarios.

Nurc

Comunicaciones

Respuesta a Nurc






Tipo documental (i)


_______________________

Nombre

_______________________

Nombre


______________________

Nombre





VERSIÓN

AÑO MES DÍA

GERENCIA DE CONTROL INTERNO 102 2021 04 30 2


(REGISTROS) SOPORTE

RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL

PROCEDIMIENTO CA S SB

ARCHIVO GESTIÓN

ARCHIVO CENTRAL

CT E D S

102 27 INFORMES

Papel/digital 2 8 X

La subserie se conserva dos años en el archivo de gestión, posteriormente se conserva ocho años en el archivo central, cumplido su tiempo de retención y superados los valores administrativos, esta subserie no desarrolla valores secundarios; por lo que se eliminará previo aval del Comité de Archivo y dejando como evidencia del proceso, los respectivos inventarios y acta de eliminación

102 27 1 INFORMES A ENTES DE CONTROL

Informe

Comunicaciones oficiales

102 27 2 INFORME DE AUDITORIA EXTRAORDINARIA

Papel/digital 1 4 X X

Esta subserie contiene los informes de seguimiento al desarrollo de las auditorías extraordinarias, esta subserie es considerada de carácter administrativo, informativo y legal, cumplido su tiempo de retención se deberá conservar permanentemente, ya que adquiere valor histórico para la organización en cumplimiento con la Ley 594 de 2000, de igual manera se debe garantizar su digitalización para su consulta y como medio de conservación del soporte físico.

Informe

Planes de mejora

Papeles de trabajo

Plan de auditoría




VERSIÓN

AÑO MES DÍA



(REGISTROS) SOPORTE



ARCHIVO GESTIÓN

ARCHIVO CENTRAL

CT E D S

102 27 3 INFORME DE AUDITORIA INTERNA


Esta subserie contiene los informes de seguimiento al desarrollo de las auditorías internas, esta subserie es considerada de carácter administrativo, informativo y legal, cumplido su tiempo de retención se deberá conservar permanentemente, ya que adquiere valor histórico para la organización en cumplimiento con la Ley 594 de 2000, de igual manera se debe garantizar su digitalización para su consulta y como medio de conservación del soporte físico.

Informe

Acta de comunicación de hallazgo

Planes de mejora

Plan de auditoría

102 27 7 INFORME DE EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

Papel/digital 1 9 X

Esta subserie contiene los informes de seguimiento del sistema de control interno, esta subserie es considerada de carácter administrativo, informativo y legal, cumplido su tiempo de retención se deberá seleccionar una muestra del 10% de los informes anuales los cuales se conservaran de forma permanente.

Informe

Formato evaluación sistema interno

102 27 8 INFORME DE GESTIÓN Papel/digital 2 8 X X

Esta subserie contiene informes entregados por las diferentes áreas de la organización, esta subserie es




VERSIÓN

AÑO MES DÍA



(REGISTROS) SOPORTE



ARCHIVO GESTIÓN

ARCHIVO CENTRAL

CT E D S

Informe

considerada de carácter administrativo, informativo y legal, cumplido su tiempo de retención se deberá conservar permanentemente, ya que adquiere valor histórico para la organización en cumplimiento con la Ley 594 de 2000, de igual manera se debe garantizar su digitalización para su consulta y como medio de conservación del soporte físico.

Papeles de trabajo

102 27 15 INFORME DE SEGUIMIENTO A PLANES DE MEJORA

Papel/digital 2 8 X

Esta subserie contiene documentos en donde se relacionan las acciones correctivas, preventivas y de mejoras planeadas para eliminar las No Conformidades detectadas en una auditoria. Cumplido su tiempo de retención en el archivo central, se eliminará por carecer de valores secundarios para la organización.

Informe

Informe consolidado

Solicitud apertura de investigación

laboral

102 43 PROGRAMAS

Papel/digital 2 8 X

La subserie se conserva dos años en el archivo de gestión, posteriormente se conserva ocho años en el archivo central, cumplido el tiempo de retención se elimina puesto que pierden su vigencia administrativa y los

102 43 2 PROGRAMA DE AUDITORIA DE CONTROL INTERNO

Programa

Cronograma




VERSIÓN

AÑO MES DÍA



(REGISTROS) SOPORTE



ARCHIVO GESTIÓN

ARCHIVO CENTRAL

CT E D S

Seguimiento al programa

programas de auditorías se consolidan en los informes de auditorías internas de acuerdo con circular normativa 017 de 2011.






Tipo documental (i)


_______________________

Nombre

_______________________

Nombre


______________________

Nombre





VERSIÓN

AÑO MES DÍA

DIRECCIÓN DE COMUNICACIONES 103 2021 04 30 2





ARCHIVO GESTIÓN

ARCHIVO CENTRAL

CT E D S

103 3 ACTAS

Papel 2 8 X X

Estos documentos son de carácter administrativo contienen la evidencia de las reuniones que convoca y participa el área. Al cumplir el tiempo de retención en archivo central se seleccionan para su conservación las de mayor importancia para la organización. Una vez concluido el tiempo de retención, se tomará la muestra para ser conservada mediante medios físicos y electrónicos. Con los demás expedientes, se aplicará lo establecido en el Acuerdo 004 de 2019, Artículo 22 Eliminación Documental.

103 3 18 ACTAS REUNIÓN DE PROCESO

Convocatoria

Acta de reunión


103 21 EVENTOS INSTITUCIONALES

Papel/digital

2 18 x

La serie documental se conserva dos años en el archivo de gestión y se transfiere al archivo central donde permanecerá por dieciocho años más, cumplido este tiempo se realiza una selección cualitativa y cuantitativa del 10% de la serie documental, la cual se conserva totalmente, los demás documentos se eliminan.


Fotografías

Informe

Invitación

Listado de asistencia

Programación de evento

Presencia de medios

Vídeos

103 27 INFORMES Digital 2 3 X Cumplido el tiempo de retención contados a partir del cierre del




VERSIÓN

AÑO MES DÍA






ARCHIVO GESTIÓN

ARCHIVO CENTRAL

CT E D S

103 27 8 INFORME DE GESTIÓN expediente o trámite que le dio inicio y teniendo en cuenta que estos documentos no cuentan con valores secundarios ya que su original reposa en otra área, se debe eliminar el soporte de estos documentos, teniendo en cuenta lo establecido en el Decreto 1080 de 2015 del Ministerio de Cultura en el Artículo 2.8.2.2.5 Eliminación de documentos, dejando constancia mediante Inventario y Acta de Eliminación aprobada por el Comité de Archivo.

Informe


Papeles de trabajo

103 32 MANUALES

Digital 1 4 X

La subserie se conserva un año en el archivo de gestión, posteriormente se conserva cuatro años en el archivo central, cumplido el tiempo de retención en el archivo central transferir al archivo histórico. La subserie posee valores secundarios porque da cuenta de las estrategias y parámetros para posicionar la imagen empresarial. Debe reproducirse en un medio digital para garantizar su consulta y conservación.

103 32 2 MANUAL DE IDENTIDAD E IMAGEN CORPORATIVA

Manual

Diseño

Solicitud de diseño

Registro fotográfico

Publicaciones

103 32 3 MANUAL DE RIESGO

Papel 2 8 X X

La subserie se conserva dos años en el archivo de gestión, posteriormente se conserva ocho años en el archivo central, cumplido el tiempo de retención se selecciona una muestra

Manual

Cronograma y seguimiento




VERSIÓN

AÑO MES DÍA






ARCHIVO GESTIÓN

ARCHIVO CENTRAL

CT E D S

Comunicaciones oficiales del 5% del plan por cada año y transferirla al archivo histórico, los demás documentos se deben eliminar siguiendo los parámetros establecidos en el acuerdo 004 de 2019, Artículo 22 Eliminación Documental.

Matriz de indicadores

Informe de ejecución

103 36 PLANES

Papel/digital

2 8 X X

La subserie se conserva dos años en el archivo de gestión, posteriormente se conserva ocho años en el archivo central, cumplido el tiempo de retención se selecciona una muestra del 5% del plan por cada año y transferirla al archivo histórico, los demás documentos se deben eliminar siguiendo los parámetros establecidos en el acuerdo 004 de 2019, Artículo 22 Eliminación Documental.

103 36 8 PLAN DE COMUNICACIONES EXTERNAS

Artes o diseño

Boletín informativo

Boletín radial

Cuñas

Fotografías

Pautas publicitarias

Vídeos

103 36 9 PLAN DE COMUNICACIONES INTERNAS

Papel/digital

2 8 X X

La subserie se conserva dos años en el archivo de gestión, posteriormente se conserva ocho años en el archivo central, cumplido el tiempo de retención se selecciona una muestra del 5% del plan por cada año y transferirla al archivo histórico, los demás documentos se deben eliminar siguiendo los parámetros establecidos en el acuerdo 004 de 2019, Artículo 22 Eliminación Documental.

Artes o diseño

Boletín informativo

Multimedia

Recortes de prensa




VERSIÓN

AÑO MES DÍA






ARCHIVO GESTIÓN

ARCHIVO CENTRAL

CT E D S

103 36 11 PLAN DE MEDIOS

Papel 2 8 X

La subserie se conserva dos años en el archivo de gestión, posteriormente se conserva ocho años en el archivo central, cumplido el tiempo de retención, estos documentos presentan testimonio del diseño, desarrollo y puesta en circulación de mensajes, aviso o campañas empresariales dirigidas a públicos internos y externos como apoyo a la ejecución de estrategias de comunicación, se procede con la selección de una muestra del 50% de la producción total generada cada año y se transferirá al archivo histórico, los demás documentos se eliminan.

Plan


Correos electrónicos

Piezas comunicaciones

Mapas de navegación página web

103 36 18 PLAN ESTRATÉGICO DE COMUNICACIÓN

Papel 2 8 X X

La subserie se conserva dos años en el archivo de gestión, posteriormente se conserva ocho años en el archivo central, cumplido el tiempo de retención se realiza selección mediante muestreo sistemático atendiendo el siguiente criterio: conservar el plan de un año y eliminar el del año siguiente. El documento conservado debe reproducirse en un medio digital para garantizar su consulta y conservación.

Boletín interno

Boletín de prensa

Plan




VERSIÓN

AÑO MES DÍA






ARCHIVO GESTIÓN

ARCHIVO CENTRAL

CT E D S

103 39 POLÍTICA DE COMUNICACIONES

Papel 1 5 X

La subserie se conserva un año en el archivo de gestión, posteriormente se conserva cinco años en el archivo central, cumplido el tiempo de retención se transfiere al archivo histórico, ya que la subserie posee valores secundarios porque da cuenta de las políticas y estrategias de comunicación establecidas en la organización. Debe reproducirse en un medio digital para garantizar su consulta y conservación.


Diseño de política

Política de comunicaciones






Tipo documental (i)


_______________________

Nombre

_______________________

Nombre


______________________

Nombre





VERSIÓN

AÑO MES DÍA

GERENCIA DE TALENTO HUMANO 104 2021 04 30 2


(REGISTROS) SOPORTE



ARCHIVO GESTIÓN

ARCHIVO CENTRAL

CT E D S

104 3 ACTAS

Digital 1 9 X X

La subserie documental se conserva un año en el archivo de gestión, posteriormente se conserva nueve años en el archivo central, cumplido el tiempo de retención se debe conservar permanentemente, ya que adquiere valores secundarios para la organización. Con el fin de conservar el documento físico se debe garantizar su digitalización para consulta por medio del sistema de gestión documental implementado por la organización.

104 3 4 ACTAS COMITÉ DE BIENESTAR

Acta de reunión

Acta de conformación

Evaluaciones

Lista de asistencia

104 26 HISTORIAS LABORALES

Papel/digital 2 98 X

La subserie documental se conserva dos años en archivo de gestión, posteriormente se conserva noventa y ocho años en el archivo central, cumplido el tiempo de retención se realiza selección aleatoria del 10% de los expedientes de historias labores de aprendices. Los documentos conservados deben reproducirse en un medio digital para garantizar su consulta y conservación. Normatividad aplicada: Ley 594 de 2000 Ley 100 de 1993 Resolución Ministerio de Trabajo 1016 de 1989 Artículo 264 del Código sustantivo de trabajo.

104 26 1 HISTORIA LABORAL APRENDICES

Protocolo * Formato hoja de vida * Cedula * Certificado antecedentes * Diplomas * Constancias laborales * Carnet vacunación




VERSIÓN

AÑO MES DÍA



(REGISTROS) SOPORTE



ARCHIVO GESTIÓN

ARCHIVO CENTRAL

CT E D S

Seguridad social

* ARL * EPS

Circular 004 de 2002 y 012 DAFP–AGN

Oficio de presentación

* Oficio

Memorandos y actas * Renuncia * llamados de atención * Cuenta bancaria * Autorización de datos personales para empleados * Autorización para la utilización de imágenes

Contrato

* Contrato de aprendizaje

Novedades de nómina

* Incapacidades * Autorización de descuento

SARLAFT *Formato de conocimiento o vinculación de empleado *Declaración de bienes y rentas *Reporte de validación SARLAFT *Acuerdo de confidencialidad SARLAFT




VERSIÓN

AÑO MES DÍA



(REGISTROS) SOPORTE



ARCHIVO GESTIÓN

ARCHIVO CENTRAL

CT E D S

Sistema de salud y seguridad * certificado de apto * Examen de retiro * Accidente laboral

104 26 2 HISTORIA LABORAL COLABORADORES

Papel/digital 2 98 X

La subserie se conserva dos años en el archivo de gestión, posteriormente noventa y ocho años en el archivo central, cumplido el tiempo de retención se realiza selección mediante muestreo cualitativo atendiendo el siguiente criterio: conservar totalmente las historias labores pertenecientes presidentes, vicepresidentes, gerentes y directores y realizar una muestra aleatoria del 10% entre el resto de historias labores de colaboradores. Los documentos conservados deben reproducirse en un medio digital para garantizar su consulta y conservación. Normatividad aplicada: Ley 594 de 2000 Ley 100 de 1993 Resolución Ministerio de Trabajo 1016

Protocolo * Carnet Vacunación * Cédula * Certificado De Antecedentes * Constancias Laborales * Diplomas * Formato Hoja De Vida * Libreta Militar * Autorización Uso De Datos Personales Y Verificación De Referencias

Contratos * Contrato A Termino Fijo * Contrato A Término Indefinido * Contrato De Aprendizaje * Contrato por obra o labor *Otrosí




VERSIÓN

AÑO MES DÍA



(REGISTROS) SOPORTE



ARCHIVO GESTIÓN

ARCHIVO CENTRAL

CT E D S

Gestión de desempeño * Acta Entrenamiento De Personal * Acta Proceso Inducción General/Certificado De Inducción General. * Acta Proceso Inducción Proceso * Acta Proceso Inducción Puesto De Trabajo * Evaluación Periodo De Prueba * Evaluación Proceso De Inducción * Reporte Individual Plan De Desarrollo * Informe De Valoración De Competencias * Evaluación De Desempeño * Plan De Mejora Individual

de 1989 Artículo 264 del Código sustantivo de trabajo. Circular 004 de 2002 y 012 DAFP–AGN




VERSIÓN

AÑO MES DÍA



(REGISTROS) SOPORTE



ARCHIVO GESTIÓN

ARCHIVO CENTRAL

CT E D S

Actas y Memorandos * Acta Compromiso Uso Chaleco Institucional * Acta Compromiso Éticos * Acta Entrega De Cargo * Acta Entrega De Carné Institucional * Acta Entrega De Dotación * Acta Entrega Documentos Empleados * Acta Entrega Elementos De Protección Personal * Acta Entrega Manual De Cargo * Acta Reglamento Interno De Trabajo * Acta Obligaciones Básicas * Aviso Terminación De Contrato * Cambio Horario Laboral * Condición Declarante De Renta * Cuenta Bancaria * Encargos * Entrega Estación De Computo * Hoja De Vida Brigadista * Licencias * Llamados De Atención * Reglamento Para Biblioteca * Renuncia * Sanción Disciplinaria * Solicitud Modificación Clausula Exclusividad * Solicitud Por Promoción * Vacaciones * Autorización De Datos Personales Para Empleados *Autorización Para La Utilización De Imágenes * Acta De Compromiso Al Cumplimiento De Comportamientos Éticos Y Políticas Empresariales * Comunicación Interna Asignación De Responsabilidades SGSST * Verificación De Referencias Y Antecedentes




VERSIÓN

AÑO MES DÍA



(REGISTROS) SOPORTE



ARCHIVO GESTIÓN

ARCHIVO CENTRAL

CT E D S

Novedades de nómina * Incapacidades * Legalización Anticipos * Legalización Gasto De Viaje * Libranzas * Orden De Pago * Paz Y Salvo * Póliza De Vida *Formato De Autorización De Descuento

Pagos * certificado de ingresos y retenciones * liquidación de contrato laboral * liquidación de vacaciones * pagos depósitos judiciales * retiro parcial y total de cesantías

Seguridad social * Certificación De Afiliaciones De Contratación Inicial * ARL * EPS * Caja De Compensación Familiar * Pensiones * Cesantías




VERSIÓN

AÑO MES DÍA



(REGISTROS) SOPORTE



ARCHIVO GESTIÓN

ARCHIVO CENTRAL

CT E D S

Sistema De Salud Y Seguridad * Accidente Laboral * Análisis Puesto De Trabajo * Certificado De Apto * Consentimiento Informado * Enfermedad Profesional * Examen De Retiro * Políticas De Salud Y Seguridad * Recomendaciones Medicas


104 26 3 HISTORIA PASANTES UNIVERSITARIOS

Pape/digital 2 98 X

La subserie documental se conserva dos años en archivo de gestión, posteriormente se conserva noventa y ocho años en el archivo central, cumplido el tiempo de retención se realiza selección aleatoria del 10% de los expedientes de historias labores de pasantes universitarios. Los documentos conservados deben reproducirse en un medio digital para garantizar su consulta y conservación.

Protocolo * Formato hoja de vida * cedula * certificado antecedentes * Diplomas * Constancias laborales * Actualización de datos *copia carnet estudiantil




VERSIÓN

AÑO MES DÍA



(REGISTROS) SOPORTE



ARCHIVO GESTIÓN

ARCHIVO CENTRAL

CT E D S

Seguridad social

* ARL * EPS

Normatividad aplicada: Ley 594 de 2000 Ley 100 de 1993 Resolución Ministerio de Trabajo 1016 de 1989 Artículo 264 del Código sustantivo de trabajo. Circular 004 de 2002 y 012 DAFP–AGN

Carta de presentación

* Carta de Presentación del Pasante

Memorandos y actas * Acta entrega de activos (cuando aplique) *Requerimiento de informes *Renuncia *Cuenta bancaria *Acta de inicio de pasantía/servicio social estudiantil obligatorio del estudiante *informe final de la pasantía * recibido de certificación pasantía *Autorización de datos personales para empleados *Autorización para la utilización de imágenes


* Incapacidades





VERSIÓN

AÑO MES DÍA



(REGISTROS) SOPORTE



ARCHIVO GESTIÓN

ARCHIVO CENTRAL

CT E D S

Sistema de salud y seguridad * Certificado de Apto * Examen de Retiro * Accidente durante su pasantía en la empresa

104 33 NÓMINA

Papel 2 78 X X

La serie documental se conserva dos años en el archivo de gestión, posteriormente se conserva setenta y ocho años en el archivo central, cumplido el tiempo de retención se realiza una selección sistemática del 10% la totalidad de los expedientes por vigencia para su conservación total, se seleccionará las nóminas de julio y diciembre por cada año de producción documental, y los demás documentos se eliminarán por medio de picado.

Compensatorios y bonificaciones

Entrega de deducciones de

nómina

Devengados y deducciones

Liquidación del pago de seguridad

Descuentos a terceros

Resumen general de nómina

Pago de parafiscales


104 36 PLANES

Digital 2 8 X

La subserie se conservan dos años en el archivo de gestión y se transfiere al archivo central para un tiempo de conservación de ocho años, posteriormente los documentos se eliminan por medio de picado, ya que la información queda registrada en las actas del comité de bienestar.

104 36 4 PLAN DE BENEFICIOS DE COLABORADORES

Plan

Cronograma

104 36 6 PLAN DE CAPACITACIONES Papel 2 18 X La subserie se conserva dos años en el archivo de gestión, posteriormente




VERSIÓN

AÑO MES DÍA



(REGISTROS) SOPORTE



ARCHIVO GESTIÓN

ARCHIVO CENTRAL

CT E D S

Encuestas de capacitación se conserva por dieciocho años en el archivo central, cumplido el tiempo de retención los documentos que conforman la subserie se eliminan, ya que carecen de valores jurídicos, administrativos y técnicos. A estos documentos se les aplicará el procedimiento de eliminación documental, dispuesto por la organización.

Evaluación de capacitación


Plan de capacitaciones externas

Solicitud de capacitación externa

Soporte capacitación externa -

certificado

Plan de capacitaciones generales

Plan de capacitaciones técnicas

104 36 17 PLAN DE SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

Digital 2 8 X X

La subserie se conserva dos años en el archivo de gestión, posteriormente se conserva por ocho años en el archivo central, cumplido el tiempo de retención en el archivo central, los documentos que conforman la subserie se conservan de forma permanente ya que adquiere valor histórico, cultural y para la investigación, en concordancia con la Circular 003 de 2015, con fines de respaldo y posterior consulta se debe garantizar su digitalización y cargue en el sistema de gestión documental adoptado por la organización.

Informes de actividades


Evaluaciones

Profesiogramas

Mediciones ambientales

Certificaciones médicas

Socialización política integral

sistemas de gestión

Informe de brigada

Acta de conformación




VERSIÓN

AÑO MES DÍA



(REGISTROS) SOPORTE



ARCHIVO GESTIÓN

ARCHIVO CENTRAL

CT E D S

Acta de reunión

Certificados de capacitaciones

Reconocimientos

Cronograma de actividades

Presupuesto

Acta de reunión COPASST

Acta de elección

Matriz de riesgo

Plan de emergencias

Inspecciones * Botiquines * Extintores * Generales

Informe de auditorías * Locativas * Pausas activas * Orden y aseo

104 43 PROGRAMAS


La subserie se conserva dos años en el archivo de gestión, posteriormente se conserva por siete años en el archivo central, cumplido el tiempo de retención se eliminará aplicando lo establecido en el Acuerdo 004 de

104 43 7 PROGRAMA DE MEDIO AMBIENTE

Programa

Comunicaciones pilas con el

ambiente




VERSIÓN

AÑO MES DÍA



(REGISTROS) SOPORTE



ARCHIVO GESTIÓN

ARCHIVO CENTRAL

CT E D S

Diagnóstico 2019, Artículo 22 Eliminación Documental, con fines de respaldo y posterior consulta se debe garantizar su digitalización y cargue en el sistema de gestión documental adoptado por la organización.

Estudio técnico

Comunicaciones puntos azules y

tapitas para sanar

104 43 8 PROGRAMA DE RESPONSABILIDAD SOCIAL


La subserie se conserva dos años en el archivo de gestión, posteriormente se conserva por siete años en el archivo central, cumplido el tiempo de retención se eliminará aplicando lo establecido en el Acuerdo 004 de 2019, Artículo 22 Eliminación Documental, con fines de respaldo y posterior consulta se debe garantizar su digitalización y cargue en el sistema de gestión documental adoptado por la organización.

Programa

Comunicaciones

Informes de desarrollo jornadas

de responsabilidad social

104 47 REGLAMENTO INTERNO DE TRABAJO

Digital 1 5 X

Hace referencia tal como lo define el artículo 104 del Código Sustantivo del Trabajo, a un documento en el cual las empresas reúnen las circunstancias y condiciones sobre las cuales se regirá el desarrollo de las labores que se prestan por parte de los trabajadores al empleador, cumplido su tiempo de retención se deberá conservar permanentemente, ya que adquiere valor histórico para la organización en cumplimiento con la Ley 594 de 2000, de igual manera se debe garantizar su digitalización para su consulta y como

Reglamento

Listado de socialización

reglamento




VERSIÓN

AÑO MES DÍA



(REGISTROS) SOPORTE



ARCHIVO GESTIÓN

ARCHIVO CENTRAL

CT E D S

medio de conservación del soporte físico.






Tipo documental (i)


_______________________

Nombre

_______________________

Nombre


______________________

Nombre





VERSIÓN

AÑO MES DÍA


110 2021 04 30 2





ARCHIVO GESTIÓN

ARCHIVO CENTRAL

CT E D S

110 3 ACTAS

Papel/digital 2 3 X

La subserie documental se conserva dos años en el archivo de gestión, posteriormente se custodia por tres años en el archivo central, cumplido el tiempo de retención se conserva de forma permanente por adquirir valores secundarios para la organización.

110 3 7 ACTAS COMITÉ DE GOBIERNO ORGANIZACIONAL

Acta de reunión

Convocatoria


110 3 11 ACTAS COMITÉ DE RIESGOS

Papel/digital 2 3 X

La subserie documental se conserva dos años en el archivo de gestión, posteriormente se custodia por tres años en el archivo central, cumplido el tiempo de retención se conserva de forma permanente por adquirir valores secundarios para la organización.

Acta de reunión

Convocatoria

Capacitaciones


Matriz de riesgo

110 3 18 ACTA REUNIÓN DE PROCESO

Digital 2 8 X X

Estos documentos son de carácter administrativo contienen la evidencia de las reuniones que convoca y participa el área. Al cumplir el tiempo de retención en archivo central se seleccionan para su conservación, las de mayor importancia para la organización. Una vez concluido el tiempo de retención, se eliminan los demás expedientes, se aplicará lo establecido en el Acuerdo 004 de 2019, Artículo 22 Eliminación Documental

Convocatoria

Acta de reunión





VERSIÓN

AÑO MES DÍA


110 2021 04 30 2





ARCHIVO GESTIÓN

ARCHIVO CENTRAL

CT E D S

110 6 AUDITORÍAS

Papel/digital 1 9 X

La subserie documental se conserva un año en el archivo de gestión, posteriormente se custodia por nueve años en el archivo central, cumplido el tiempo de retención, se elimina por medio de picado, ya que la subserie carece de valores secundarios para la organización.

110 6 1 AUDITORÍAS ENTES TERRITORIALES

Informe

Planes de mejora

Comunicaciones

110 6 2 AUDITORÍAS ENTES VIGILANCIA Y CONTROL

Papel/digital 1 9 X

La subserie documental se conserva un año en el archivo de gestión, posteriormente se custodia por nueve años en el archivo central, cumplido el tiempo de retención, se elimina por medio de picado, ya que la subserie carece de valores secundarios para la organización.

Informe

Planes de mejora

Comunicaciones

110 27 INFORMES

Digital 2 3 X

Cumplido el tiempo de retención contados a partir del cierre del expediente o trámite que le dio inicio y teniendo en cuenta que estos documentos no cuentan con valores secundarios ya que su original reposa en otra área, se debe eliminar el soporte de estos documentos dejando constancia mediante Inventario y acta de eliminación aprobada por el Comité de Archivo.

110 27 8 INFORMES DE GESTIÓN

Informe

Papel de trabajo

Comunicaciones

110 32 MANUALES Digital 1 4 X La subserie documental se conserva un




VERSIÓN

AÑO MES DÍA


110 2021 04 30 2





ARCHIVO GESTIÓN

ARCHIVO CENTRAL

CT E D S

110 32 1 MANUAL DE CÓDIGO DE CONDUCTA Y BUEN GOBIERNO

año en el archivo de gestión, posteriormente se custodia por cuatro años en el archivo central, cumplido el tiempo de retención se conserva de forma permanente por adquirir valores secundarios para la organización.

Comunicaciones

Informes

Manual

110 32 4 MANUAL MAIAS

Digital 1 4 X

La subserie documental se conserva un año en el archivo de gestión, posteriormente se custodia por cuatro años en el archivo central, cumplido el tiempo de retención se conserva de forma permanente por adquirir valores secundarios para la organización.

Comunicaciones

Informes

Manual

110 36 PLANES

Digital 1 4 X


110 36 14 PLAN DE OBLIGATORIO CUMPLIMIENTO

Instructivos

Planes de trabajo

Resoluciones

110 36 20 PLAN INSTITUCIONAL

Digital 1 4 X


Cronograma

Informes

Instructivos

Plan de mejora




VERSIÓN

AÑO MES DÍA


110 2021 04 30 2





ARCHIVO GESTIÓN

ARCHIVO CENTRAL

CT E D S

Resoluciones

110 43 PROGRAMAS

Papel 2 3 X X

La subserie documental se conserva dos año en el archivo de gestión, posteriormente se custodia por tres años en el archivo central, cumplido el tiempo de retención se elige una muestra representativa de los casos cuya demanda de servicios sea más relevante para la organización, los demás documentos se eliminan por medio de picada por carecer de valores secundarios para la organización.

110 43 10 PROGRAMA DE SEGUIMIENTO DE CUENTAS DE PACIENTES ALTO COSTO

Acta de cierre

Acta de apertura de auditoría

Historia clínica

110 48 REPORTES

Digital 1 4 X


110 48 2 REPORTES INSTITUCIONALES

Informes

Comunicaciones

Reporte de indicadores

110 48 3 REPORTES NORMATIVOS SI

Digital 1 4 X


Comprobante de entrega

Comunicaciones

Reporte normativo

110 48 4 REPORTES SARLAFT Papel/digital 1 4 X X

La subserie documental se conserva en un año en el archivo de gestión, posteriormente se conserva cuatro años Acta de reunión




VERSIÓN

AÑO MES DÍA


110 2021 04 30 2





ARCHIVO GESTIÓN

ARCHIVO CENTRAL

CT E D S

Acuerdo junta directiva en el archivo central, transcurrido el tiempo de retención se digitaliza y posteriormente se elimina el soporte papel teniendo en cuenta que pierden vigencia administrativa y no desarrollan valores secundarios de acuerdo con la Ley 795 de 2003 Art.22.

Comunicaciones

Documentos contrato SNA

Documentos oficial de

cumplimiento

Estudios SARLAFT

Informes

Manual de SARLAFT

Matriz de riesgos

Registro de capacitaciones

Reportes internos

Reportes externos

Reportes RVCC SNS

Reportes SIREL UIAF

Reportes Revisoría Fiscal






Tipo documental (i)


_______________________

Nombre

_______________________

Nombre


______________________

Nombre





VERSIÓN

AÑO MES DÍA

GERENCIA DE INNOVACIÓN Y OPTIMIZACIÓN DE PROCESOS 111 2021 04 30 2


(REGISTROS) SOPORTE



ARCHIVO GESTIÓN

ARCHIVO CENTRAL

CT E D S

111 3 ACTAS

Digital 2 8 X X

Estos documentos son de carácter administrativo contienen la evidencia de las reuniones que convoca y participa el área. Al cumplir el tiempo de retención en archivo central se seleccionan para su conservación, las de mayor importancia para la organización. Una vez concluido el tiempo de retención, se elimina los demás expedientes, se aplicará lo establecido en el Acuerdo 004 de 2019, Artículo 22 Eliminación Documental.


Convocatoria

Acta de reunión

Actas auditoría PAMEC

111 20 ESTUDIOS TÉCNICOS DE PROCESOS

Digital 1 9 X

Subserie documental de valor administrativo, legal y técnico. Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión, se transfieren los documentos al archivo central conforme al cronograma de transferencia, con el fin de que sean testimonio de la gestión de la organización. Se debe garantizar su digitalización con fines de consulta y se conservará la totalidad de la serie documental.

Solicitud de estudio técnico (área)

Concepto técnico


Organigramas

111 27 INFORMES

Digital 2 8 X

La subserie se conserva dos años en el archivo de gestión, posteriormente se conserva ocho años en el archivo central, cumplido su tiempo de retención se transfiere al archivo histórico, ya que adquieren valores secundarios y registran memoria histórica para la organización

111 27 8 INFORME DE GESTIÓN

Informes de gestión

Papeles de trabajo

Informes PAMEC




VERSIÓN

AÑO MES DÍA



(REGISTROS) SOPORTE



ARCHIVO GESTIÓN

ARCHIVO CENTRAL

CT E D S

111 36 PLANES

Papel 1 9 X X

La subserie se conserva un año en el archivo de gestión, posteriormente se conserva nueve años en el archivo central, debido a que es un documento que tiene como objetivo mejorar la atención al usuario a través de la autoevaluación y el monitoreo constante de la calidad observada respecto de la calidad esperada, se considera de valor histórico para la organización, por lo que es necesario garantizar su conservación total después de cumplido su tiempo de retención, de igual manera se debe garantizar su preservación por medio de la digitalización para posteriores consultas.

111 36 2 PLAN DE ACCIÓN PAMEC

Plan de acción

Cronograma

Evaluación

Informe de seguimiento

Archivo ST001

111 36 3 PLAN DE AUDITORÍA DE PROCESOS

Papel 1 9 X X

La subserie se conserva un año en el archivo de gestión, posteriormente se conserva nueve años en el archivo central, debido a que es un documento que tiene como objetivo mejorar la atención al usuario a través de la autoevaluación y el monitoreo constante de la calidad observada respecto de la calidad esperada, se considera de valor histórico para la organización, por lo que es necesario garantizar su conservación total después de cumplido su tiempo de retención, de igual manera se debe garantizar su preservación por medio de la digitalización para posteriores consultas.

Plan de auditoría

Cronograma

Evaluación





VERSIÓN

AÑO MES DÍA



(REGISTROS) SOPORTE



ARCHIVO GESTIÓN

ARCHIVO CENTRAL

CT E D S

111 43 PROGRAMAS

Papel 2 3 X X

La subserie se conserva dos años en el archivo de gestión, posteriormente se conserva tres años en el archivo central, debido a que es un documento que tiene como objetivo mejorar la atención al usuario a través de la autoevaluación y el monitoreo constante de la calidad observada respecto de la calidad esperada, se considera de valor histórico para la organización, por lo que es necesario garantizar su conservación total después de cumplido su tiempo de retención, de igual manera se debe garantizar su preservación por medio de la digitalización para posteriores consultas.

111 43 3 PROGRAMA DE AUDITORÍA DE PROCESOS

Evaluación

Plan de auditoría


Programa de auditoría de procesos

111 43 4 PROGRAMA DE AUDITORÍA PAMEC

Papel 2 3 X X

La subserie se conserva dos años en el archivo de gestión, posteriormente se conserva tres años en el archivo central, debido a que es un documento que tiene como objetivo mejorar la atención al usuario a través de la autoevaluación y el monitoreo constante de la calidad observada respecto de la calidad esperada, se considera de valor histórico para la organización, por lo que es necesario garantizar su conservación total después de cumplido su tiempo de retención, de igual manera se debe garantizar su preservación por medio de la digitalización para posteriores consultas.

Programa de auditoría

Evaluación


Formato ruta crítica de PAMEC




VERSIÓN

AÑO MES DÍA



(REGISTROS) SOPORTE



ARCHIVO GESTIÓN

ARCHIVO CENTRAL

CT E D S

111 43 12 PROGRAMA DE SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD

Papel 2 8 X X

Una vez cumplido en tiempo de retención en archivo central y teniendo en cuenta que los documentos que conforman el Sistema de Gestión de Calidad están en constante proceso de actualización y deben mantenerse para fundamentar las actuaciones Institucionales, se recomienda que una vez transferidos al Archivo Central, sean reproducidos en un medio técnico y una vez cumplidos, los periodos de retención, los documentos físicos pueden ser eliminados.

Formatos estandarizados

Instructivos

Instructivos de monitoreo

Planes

Procesos

Procedimientos

Manuales

Programas

Diagramas de flujo






Tipo documental (i)


_______________________

Nombre

_______________________

Nombre


______________________

Nombre





VERSIÓN AÑO MES DÍA

GERENCIA TRANSFORMACIÓN DIGITAL 112 2021 04 30 2


(REGISTROS) SOPORTE



ARCHIVO GESTIÓN

ARCHIVO CENTRAL

CT E D S

112 3 ACTAS

Digital 1 4 X

La subserie documental permanece en el archivo de gestión por un (1) año, cumplida dicha retención se transfiere al archivo central y permanece durante cuatro (4) años, cuya disposición final es la eliminación procedimiento que se realiza mediante borrado, dado que la subserie carece de valor secundario para la organización.

112 3 1 ACTAS COMITÉ CONTROL DE CAMBIO

Acta conformación comité

Acta de reunión

112 3 15 ACTAS DE ESTACIONES DE CÓMPUTO

Digital 1 4 X


Acta entrega estaciones de cómputo


Digital 1 4 X


Acta de reunión


112 4 ACUERDOS

Digital 1 4 X

La subserie documental permanece en el archivo de gestión por un (1) año, cumplida dicha retención se transfiere al archivo central y permanece durante 112 4 2

ACUERDOS DISPONIBILIDAD DE SERVICIO







(REGISTROS) SOPORTE



ARCHIVO GESTIÓN

ARCHIVO CENTRAL

CT E D S

Acuerdo

cuatro (4) años, cuya disposición final es la eliminación procedimiento que se realiza mediante borrado, dado que la subserie carece de valor secundario para la organización.

112 36 PLANES

Digital 1 4 X

La subserie documental permanece en el archivo de gestión por un (1) año, cumplida dicha retención se transfiere al archivo central y permanece durante cuatro (4) años, cuya disposición final es la conservación total o permanente, dado que adquiere valor histórico para la organización. De igual manera, para garantizar su conservación y preservación, así como permitir el acceso y consulta en el momento requerido por los interesados deberá reposar en el SGD.

112 36 5 PLAN DE CAPACIDAD DE HERRAMIENTAS TECNOLÓGICAS

Actas de entrega de información

digital

Plan capacidad

112 36 7 PLAN DE COMPRAS

Digital 1 4 X


Plan de compras

Comparativos







(REGISTROS) SOPORTE



ARCHIVO GESTIÓN

ARCHIVO CENTRAL

CT E D S

112 36 16 PLAN DE PRUEBAS TECNOLÓGICAS

Digital 1 4 X


Informes de pruebas

Pruebas unitarias DRP

Plan de pruebas

112 36 19 PLAN ESTRATÉGICO DE TECNOLOGÍA

Digital 1 4 X


Plan de tecnología PETI

Matriz de incidente

Matriz RACI

Matriz riesgo servicios transformación

112 43 PROGRAMAS

Digital 1 9 X

La subserie documental permanece en el archivo de gestión por un (1) año, cumplida dicha retención se transfiere al archivo central y permanece durante nueve (9) años, cuya disposición final es la eliminación procedimiento que se

112 43 5 PROGRAMA DE DESARROLLO TECNOLÓGICO

Gestión documentos de control

Acta de reunión







(REGISTROS) SOPORTE



ARCHIVO GESTIÓN

ARCHIVO CENTRAL

CT E D S

Acta comité de desarrollo realiza mediante borrado, dado que la subserie carece de valor secundario para la organización. Diccionario de datos

Indicadores de desarrollo

Informes de pruebas

Manuales

Menús

Normatividad

Parametrización

Pruebas

Roles

Web service

Proyectos XP

Implementación

Pruebas funcionales

Pruebas de aceptación

Despliegue de producción

Proceso de desarrollo

Arquitectura estándar

Documentos generales

Proceso anterior

Proceso desarrollo ISO 15504







(REGISTROS) SOPORTE



ARCHIVO GESTIÓN

ARCHIVO CENTRAL

CT E D S

Proceso mantenimiento

Proceso desarrollo XP

112 43 6 PROGRAMA DE MANTENIMIENTO DE EQUIPOS DE CÓMPUTO

Digital 2 3 X


Mantenimiento correctivo de equipos

Solicitud de mantenimiento

Solicitud cambio de equipo

Solicitud servicios de tecnología

Solicitud cambio DRP

Concepto técnico

Mantenimiento preventivo de equipos

112 48 REPORTES

Digital 1 4 X


112 48 1 REPORTES DE MANTENIMIENTO

Reporte mantenimiento

infraestructura tecnológica







(REGISTROS) SOPORTE



ARCHIVO GESTIÓN

ARCHIVO CENTRAL

CT E D S

112 48 5 REPORTES VISITAS TÉCNICAS

Digital 1 4 X


Reporte de visita






Tipo documental (i)


_______________________

Nombre

_______________________

Nombre


______________________

Nombre






VICEPRESIDENCIA SERVICIOS DE SALUD 120 2021 04 30 2


(REGISTROS) SOPORTE



ARCHIVO GESTIÓN

ARCHIVO CENTRAL

CT E D S

120 3 ACTAS

Papel 1 4 X X

La subserie documental permanece en el archivo de gestión por un (1) año, cumplida dicha retención se transfiere al archivo central y permanece durante cuatro (4) años, cuya disposición final es la conservación total o permanente, dado que adquiere valor histórico para la organización. De igual manera, aquellos documentos se le aplican proceso de digitalización para garantizar su conservación y preservación, así como permitir el acceso y consulta en el momento requerido por los interesados.

120 3 9 ACTAS COMITÉ DE MAIAS

Acta de reunión


120 3 16 ACTAS PLAN DE MEJORA AUDITORÍA

Papel 1 4 X X


Acta apertura seguimiento paciente

Acta planes de mejora actividades

calidad

Comunicación de notificación evento

IPS nivel 1







(REGISTROS) SOPORTE



ARCHIVO GESTIÓN

ARCHIVO CENTRAL

CT E D S

120 3 17 ACTAS REUNIÓN CON PRESTADORES DE SALUD

Papel 1 4 X X


Acta de reunión








(REGISTROS) SOPORTE



ARCHIVO GESTIÓN

ARCHIVO CENTRAL

CT E D S

120 14 CONTRATOS Papel 2 18 X X

La subserie documental permanece en el archivo de gestión por dos (2) años, cumplida dicha retención se transfiere al archivo central y permanece durante dieciocho (18) años, cuya disposición final es la conservación total o permanente, dado que adquiere valor histórico para la organización. De igual manera, aquellos documentos se le aplican proceso de digitalización para garantizar su conservación y preservación, así como permitir el acceso y consulta en el momento requerido por los interesados.

120 14 5 CONTRATOS RED DE SERVICIOS







(REGISTROS) SOPORTE



ARCHIVO GESTIÓN

ARCHIVO CENTRAL

CT E D S

CONTRATO PERSONA NATURAL * Hoja De Vida * Diploma De Título * Acta De Grado * Tarjeta Profesional O Registro Médico * Registro Especial De Prestadores De Salud * Registro De Inscripción * Registro Único Tributario (Rut) * Constancia De Afiliación Al Sistema De General De Seguridad Social Integral * Póliza De Responsabilidad Civil Profesional * Otrosí * Comunicaciones * Actas de contratación servicios de salud * Contrato







(REGISTROS) SOPORTE



ARCHIVO GESTIÓN

ARCHIVO CENTRAL

CT E D S

CONTRATO PERSONA JURIDICA DE DERECHO PRIVADO * Certificado De Existencia Y Representación Legal * Autorización Para Contratar * Documento De Identidad Del Representante Legal * Registro Único Tributario (Rut) * Portafolio De Servicios Ofertados * Registro Especial De Prestadores De Salud * Modelo De Prestación De Servicios Definido Por El Prestador * Capacidad Instalada * Contrato

REQUISITOS SUPERSALUD

* Resolución de la liquidación de tasa anual * Recibo de pago

ANEXOS CONTRACTUALES * Póliza De Responsabilidad Civil * Indicadores De Calidad * F 50 - Anexo De Tecnologías * Otrosí * Comunicaciones







(REGISTROS) SOPORTE



ARCHIVO GESTIÓN

ARCHIVO CENTRAL

CT E D S

OTROSI CON PRESTADORES SERVICIOS DE SALUD * Registro Único Tributario Rut * Certificado De Existencia Y Representación Legal Actualizado * Requisitos Supersalud * Resolución De La Liquidación Tasa Anual * Recibo De Pago De La Tasa Anual

SARLAFT * Formato de conocimiento de prestadores de salud *Declaración de bienes y rentas *Reporte de validación SARLAFT

120 27 INFORMES

120 27 4 INFORME DE CENSO DE ATENCIÓN DOMICILIARIA

Digital 1 4 X


Informe







(REGISTROS) SOPORTE



ARCHIVO GESTIÓN

ARCHIVO CENTRAL

CT E D S

120 27 9 INFORME DE INDUCCIÓN DE DEMANDA

Digital 1 4 X


Actas de demandas

Consolidado de inducción

120 27 10 INFORME DE JORNADAS DE SALUD

Digital 1 4 X


Encuestas de satisfacción jornada de

riesgo

Informe desarrollo jornada de gestión

de riesgo

Informe plan de promoción

Informe de jornada departamental

Acta de entrega de incentivos







(REGISTROS) SOPORTE



ARCHIVO GESTIÓN

ARCHIVO CENTRAL

CT E D S

120 27 14 INFORME DE PRESTADORES DE SERVICIO DE SALUD

Digital 1 4 X


Actas planes de mejora

Informe de seguimiento servicios de

prestadores

Informe de autocontrol

Autocontrol incumplimiento PEYD

Papel de trabajo atención pacientes

VIH/SIDA

Informe auditoria atención paciente

VIH/SIDA

Papel de trabajo resultados

Papel de trabajo unidades renales

120 27 16 INFORME DE SEGUIMIENTO A PROGRAMAS DE SALUD

Digital 1 4 X

La subserie documental permanece en el archivo de gestión por un (1) año, cumplida dicha retención se transfiere al archivo central y permanece durante cuatro (4) años, cuya disposición final es la conservación total o permanente, dado que adquiere valor histórico para la organización. De igual manera, para garantizar su conservación y preservación, así como permitir el acceso y consulta en el momento requerido por los interesados

Seguimiento comité PAMEC

Seguimiento seguridad de la atención

Seguimiento Programa VIH

Seguimiento programa ERC

Informe auditoría clínica unidades

renales







(REGISTROS) SOPORTE



ARCHIVO GESTIÓN

ARCHIVO CENTRAL

CT E D S

deberá reposar en el SGD.

120 36 PLANES

Digital 1 4 X


120 36 15 PLAN DE PROMOCIÓN DE LA SALUD Y PREVENCIÓN DE LA ENFERMEDAD

Plan

Seguimiento al plan

120 43 PROGRAMAS

Papel 1 9 X

La subserie documental permanece en el archivo de gestión por un (1) año, cumplida dicha retención se transfiere al archivo central y permanece durante nueve (9) años, cuya disposición final es la eliminación procedimiento que se realiza mediante picado, dado que la subserie carece de valor secundario para la organización.

120 43 1 PROGRAMA DE ATENCIÓN DOMICILIARIA

Programa

Actas de visitas domiciliarias

Acta de visita y seguimiento IPS

Cronograma actividades servicios de

salud

Censo atención domiciliaria

120 43 9 PROGRAMA DE SEGUIMIENTO AFILIADOS

Papel/Digital

1 9 X

La subserie documental permanece en el archivo de gestión por un (1) año, cumplida dicha retención se transfiere al archivo central y permanece durante nueve (9) años, cuya disposición final es la eliminación

Visita domiciliaria

Actas de seguimiento estancias

prolongadas

Desistimiento informado







(REGISTROS) SOPORTE



ARCHIVO GESTIÓN

ARCHIVO CENTRAL

CT E D S

Demanda inducida

procedimiento que se realiza mediante borrada y/o picada según el caso, dado que la subserie carece de valor secundario para la organización.

120 43 11 PROGRAMA DE SEGUIMIENTO PRESTADORES SERVICIOS DE SALUD

Papel/Digital

1 9 X

La subserie documental permanece en el archivo de gestión por un (1) año, cumplida dicha retención se transfiere al archivo central y permanece durante nueve (9) años, cuya disposición final es la eliminación procedimiento que se realiza mediante borrada y/o picada según el caso, dado que la subserie carece de valor secundario para la organización.

Plan de mejora

Acta de socialización

Capacitaciones

Entrega de materiales

120 43 13 PROGRAMA UNIRAS

Papel 1 9 X


Programa

Lista de chequeo

Indicadores UNIRAS

Nivel de satisfacción

Reglamento comité UNIRAS

Reglamento comité MAIAS

Formato paciente trazador

Instrumento de que evaluación

seguimiento UNIRAS para RIA MP







(REGISTROS) SOPORTE



ARCHIVO GESTIÓN

ARCHIVO CENTRAL

CT E D S


seguimiento UNIRAS para EPOC


seguimiento UNIRAS para RCV

120 43 14 PROGRAMAS DE SALUD

Papel 1 9 X


Programa

Ruta de atención de salud RIAS

Guías prácticas clínicas

Seguimiento de usuarios

Bases de datos usuarios

Notas técnicas

Indicadores de resultados del programa

120 46 REFERENCIA Y CONTRAREFERENCIA

Digital 2 8 X

La serie documental permanece en el archivo de gestión por dos (2) años, cumplida dicha retención se transfiere al archivo central y permanece durante ocho (8) años, cuya disposición final es la conservación total o permanente, dado que adquiere valor histórico para la organización. De igual manera, para garantizar su conservación y preservación, así como permitir el acceso y consulta en el momento requerido por los

Reporte de atención servicio de

urgencia

Solicitud de servicio posterior de

servicio de urgencias

Autorización

Solicitud de ambulancia

Remisión de paciente

Epicrisis

Notas de enfermería







(REGISTROS) SOPORTE



ARCHIVO GESTIÓN

ARCHIVO CENTRAL

CT E D S

Documento de identidad interesados deberá reposar en el SGD.

Carnet de salud






Tipo documental (i)


_______________________

Nombre

_______________________

Nombre


______________________

Nombre



ÁREA FUNCIONAL CÓDIGO FECHA DE ELABORACIÓN


GERENCIA MODELOS DE CONTRATACIÓN 121 2021 04 30 2


(REGISTROS) SOPORTE



ARCHIVO GESTIÓN

ARCHIVO CENTRAL

CT E D S

121 3 ACTAS

Digital 1 4 X


3 18 ACTAS REUNIÓN DE PROCESO

Acta de reunión


121 27 INFORMES

Digital 1 4 X


121 27 6 INFORME DE CONTRATACIÓN SERVICIOS DE SALUD

Informe de seguimiento a los modelos

de contratación


Digital 1 4 X

La subserie documental permanece en el archivo de gestión por un (1) año, cumplida dicha retención se transfiere al archivo central y permanece durante cuatro (4) años,

Informe




GERENCIA MODELOS DE CONTRATACIÓN 121 2021 04 30 2


(REGISTROS) SOPORTE



ARCHIVO GESTIÓN

ARCHIVO CENTRAL

CT E D S

Papeles de trabajo

cuya disposición final es la eliminación procedimiento que se realiza mediante borrado, dado que la subserie carece de valor secundario para la organización.

121 36 PLANES

Digital 2 8 X

La subserie documental permanece en el archivo de gestión por dos (2) años, cumplida dicha retención se transfiere al archivo central y permanece durante ocho (8) años, cuya disposición final es la conservación total o permanente, dado que adquiere valor histórico para la organización. De igual manera, para garantizar su conservación y preservación, así como permitir el acceso y consulta en el momento requerido por los interesados deberá reposar en el SGD.

121 36 13 PLAN DE MODELOS DE CONTRATACIÓN EN SALUD

Plan

Pago por capitación

Papeles pago por episodio de

atención

Pago integral por grupo de riesgo

Pago global prospectivo

Pago por servicio






Tipo documental (i)


_______________________

Nombre

_______________________

Nombre


______________________

Nombre





VICEPRESIDENCIA OPERACIONES 130 2021 04 30 2


(REGISTROS) SOPORTE



ARCHIVO GESTIÓN

ARCHIVO CENTRAL

CT E D S

130 3 ACTAS

Papel 1 4 X X


130 3 10 ACTAS COMITÉ DE PQRD Y TUTELAS

Acta de reunión



Digital 1 4 X


Acta de reunión


130 23 FORMULARIOS DE AFILIACIONES Y REGISTROS

Papel 1 4 X X

La serie documental permanece en el archivo de gestión por un (1) año, cumplida dicha retención se transfiere al archivo central y permanece durante cuatro (4) años, cuya disposición final es la conservación total o permanente, dado que adquiere valor histórico para la organización. De igual manera, aquellos documentos se le aplican proceso de digitalización para garantizar

Formulario de afiliación

Registro único tributario

Cámara de comercio

Certificaciones

Documento de identificación






(REGISTROS) SOPORTE



ARCHIVO GESTIÓN

ARCHIVO CENTRAL

CT E D S

Formato autorización de tratamiento

de datos personales para afiliados

su conservación y preservación, así como permitir el acceso y consulta en el momento requerido por los interesados.

130 25 HISTORIAS DE MEDICINA LABORAL

Papel/digital

2 78 X

La serie documental permanece en el archivo de gestión por dos (2) años, cumplida dicha retención se transfiere al archivo central y permanece durante setenta y ocho (78) años, cuya disposición final es la eliminación procedimiento que se realiza mediante borrada y/o picada según el caso, dado que la subserie carece de valor secundario para la organización.

Historia clínica

Notificación de objeción afiliado

Notificación de aceptación afiliado

Derecho de petición

Tutelas

Comunicaciones

Notificación de dictamen PCL ARL

Notificación De Dictamen Co ARL

Notificación De Objeción ARL

Notificación De Aceptación ARL

Derecho De Petición ARL

Comunicaciones ARL

Notificación De Dictamen PCL AFP

Notificación De Dictamen Co AFP

Notificación De Objeción AFP

Notificación De Aceptación AFP

Derecho De Petición AFP






(REGISTROS) SOPORTE



ARCHIVO GESTIÓN

ARCHIVO CENTRAL

CT E D S

Comunicaciones AFP

Notificación De Dictamen PCL JRCI

Notificación De Dictamen Co JRCI

Comunicaciones JRCI

Notificación De Dictamen PCL JNCI

Notificación De Dictamen Co JNCI

Comunicaciones JNCI

Notificación De Objeción Empleador

Notificación De Aceptación

Empleador

FURAT

FUREL

Información Laboral

Derecho De Petición Empleador


130 27 INFORMES

Digital 1 9 X

La subserie documental permanece en el archivo de gestión por un (1) año, cumplida dicha retención se transfiere al archivo central y permanece durante nueve (9) años, cuya disposición final es la eliminación procedimiento que se realiza mediante borrado, dado que la subserie carece de valor secundario para la organización.

130 27 11 INFORME DE MERCADEO

Informe






(REGISTROS) SOPORTE



ARCHIVO GESTIÓN

ARCHIVO CENTRAL

CT E D S

130 27 12 INFORME DE PQRD

Digital 1 9 X


Seguimiento a PQRD

Informe

130 34 NOTIFICACIONES

Digital 1 4 X


130 34 1 NOTIFICACIONES DE CARTERA

Registro de correo electrónico

Notificación primer recordatorio-

guías entregadas

Notificación segunda correo

Cobro coactivo pendiente

130 34 2 NOTIFICACIONES DE USUARIOS

Digital 1 4 X


Registro de correo electrónico

Registro de mensaje de texto

130 36 PLANES Digital 1 9 X

La subserie documental permanece en el archivo de gestión por un (1) año, cumplida dicha retención se transfiere al 130 36 1 PLAN DE ACCIÓN






(REGISTROS) SOPORTE



ARCHIVO GESTIÓN

ARCHIVO CENTRAL

CT E D S

Plan archivo central y permanece durante nueve (9) años, cuya disposición final es la eliminación procedimiento que se realiza mediante borrado, dado que la subserie carece de valor secundario para la organización.

Seguimiento plan de acción

130 36 12 PLAN DE MERCADEO

Digital 1 9 X


Plan

Seguimiento de actividades

130 40 PORTAFOLIO DE SERVICIOS

Papel 1 4 X X

La serie documental permanece en el archivo de gestión por un (1) año, cumplida dicha retención se transfiere al archivo central y permanece durante cuatro (4) años, cuya disposición final es la conservación total o permanente, dado que adquiere valor histórico para la organización. De igual manera, aquellos documentos se le aplican proceso de digitalización para garantizar su conservación y preservación, así como permitir el acceso y consulta en el momento requerido por los interesados.

Portafolio

130 41 PQRD - PETICIONES QUEJAS RECLAMOS Y DERECHO DE PETICIÓN

Papel 2 18 X La serie documental permanece en el archivo de gestión por dos (2) años, cumplida dicha retención se transfiere al






(REGISTROS) SOPORTE



ARCHIVO GESTIÓN

ARCHIVO CENTRAL

CT E D S

Audios archivo central y permanece durante dieciocho (18) años, cuya disposición final es la eliminación procedimiento que se realiza mediante picado, dado que la subserie carece de valor secundario para la organización.

Derechos de petición

Respuesta a derechos de petición

Quejas

Reclamos

Respuesta a reclamos






Tipo documental (i)


_______________________

Nombre

_______________________

Nombre


______________________

Nombre





VICEPRESIDENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA 140 2021 04 30 2


(REGISTROS) SOPORTE



ARCHIVO GESTIÓN

ARCHIVO CENTRAL

CT E D S

140 3 ACTAS

Digital 1 4 X



Acta de reunión

Listado de asistencia

140 9 CIRCULARES

Digital 1 4 X


140 9 1 CIRCULARES INFORMATIVAS

Circular

140 9 2 CIRCULARES NORMATIVAS

Papel 1 4 X X

La subserie documental permanece en el archivo de gestión por un (1) año, cumplida dicha retención se transfiere al archivo central y permanece durante cuatro (4) años, cuya disposición final es la conservación total o permanente, dado que adquiere valor histórico para la organización. De igual manera,

Circular




VICEPRESIDENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA 140 2021 04 30 2


(REGISTROS) SOPORTE



ARCHIVO GESTIÓN

ARCHIVO CENTRAL

CT E D S

aquellos documentos se le aplican proceso de digitalización para garantizar su conservación y preservación, así como permitir el acceso y consulta en el momento requerido por los interesados.

140 27 INFORMES

Digital 1 4 X



Informe

Papeles de trabajo






Tipo documental (i)


_______________________

Nombre

_______________________

Nombre


______________________

Nombre






DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA 141 2021 04 30 2





ARCHIVO GESTIÓN

ARCHIVO CENTRAL

CT E D S

141 3 ACTAS

Papel 1 4 X X


141 3 2 ACTAS COMITÉ DE ADQUISICIONES Y ADJUDICACIONES

Acta de reunión

Convocatoria

Comparativos

Propuestas

141 3 3 ACTAS COMITÉ DE ARCHIVO

Digital 1 4 X X


Convocatoria

Acta de reunión

Comunicaciones

141 3 12 ACTAS DE BAJA BIENES MUEBLES

Digital 1 4 X X

La subserie documental permanece en el archivo de gestión por un (1) año, cumplida dicha retención se transfiere al archivo central y permanece durante cuatro (4) años, cuya disposición final es

Acta baja bienes muebles










ARCHIVO GESTIÓN

ARCHIVO CENTRAL

CT E D S

Solicitud baja de activos

la conservación total o permanente, dado que adquiere valor histórico para la organización. De igual manera, para garantizar su conservación y preservación, así como permitir el acceso y consulta en el momento requerido por los interesados deberá reposar en el SGD.

141 3 14 ACTAS DE ELIMINACIÓN DOCUMENTAL

Digital 1 4 X X


Acta de eliminación

Inventario documental


Digital 1 4 X


Acta de reunión











ARCHIVO GESTIÓN

ARCHIVO CENTRAL

CT E D S

141 13 CONSECUTIVOS COMUNICACIONES OFICIALES

Papel 1 9 X


141 13 1 CONSECUTIVOS CIRCULARES EXTERNAS

Circulares

141 13 2 CONSECUTIVOS CIRCULARES EXTERNAS

Circulares

141 13 3 CONSECUTIVOS COMUNICACIONES INTERNAS

Comunicaciones

141 13 4 CONSECUTIVOS OFICIOS

Oficios

141 14 CONTRATOS

Papel 2 18 X X

La subserie documental permanece en el archivo de gestión por dos (2) años, cumplida dicha retención se transfiere al archivo central y permanece durante dieciocho (18) años, cuya disposición final es selección, el cual se selecciona una muestra representativa del 20% por cada año de producción de esta subserie documental, verificando que la selección corresponda a los contratos de inmuebles de interés patrimonial y cultural de la nación, a los contratos de mayor cuantía y contratos suscritos con personas jurídicas. La muestra seleccionada se digitalizará

141 14 1 CONTRATOS DE ARRENDAMIENTO

Acta de liquidación

Contrato

Comunicaciones


Cédula de representante legal

Cámara de comercio

Certificado tradición y libertad










ARCHIVO GESTIÓN

ARCHIVO CENTRAL

CT E D S

Certificación cuenta bancaria garantizando su disponibilidad, los demás documentos de este proceso se eliminarán mediante picado. Declaración de vínculos

Autorización de tratamiento de

datos personales para proveedores

Formulario de vinculación de

clientes

Declaración de bienes y rentas

Propuesta/oferta económica

Estudios previos

Manual del sistema de gestión

salud y seguridad en el trabajo

141 14 2 CONTRATOS DE COMODATO

Papel 2 8 X

La subserie documental permanece en el archivo de gestión por dos (2) años, cumplida dicha retención se transfiere al archivo central y permanece durante ocho (8) años, cuya disposición final es la eliminación procedimiento que se realiza mediante picado, dado que la subserie carece de valor secundario para la organización.

Actas de reunión

Contrato

Comunicaciones


Cámara de comercio

Cédula representante legal

Certificados de antecedentes de

representante legal

Formato de conocimiento de

proveedor











ARCHIVO GESTIÓN

ARCHIVO CENTRAL

CT E D S

Reporte de validación

Declaración de vínculo

Formato de contratista

Autorización de datos personales

Compromiso de vídeo

141 14 3 CONTRATOS DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS

Papel 2 8 X

La subserie documental permanece en el archivo de gestión por dos (2) años, cumplida dicha retención se transfiere al archivo central y permanece durante ocho (8) años, cuya disposición final es la conservación total o permanente, dado que adquiere valor histórico para la organización. De igual manera, aquellos documentos se le aplican proceso de digitalización para garantizar su conservación y preservación, así como permitir el acceso y consulta en el momento requerido por los interesados.

Acta de liquidación

Acta de reunión

Orden de prestación de servicio

Contrato

Comunicaciones

Certificaciones de experiencia

Hoja de vida



Cámara de comercio

Tarjeta profesional

Declaración de vínculos












ARCHIVO GESTIÓN

ARCHIVO CENTRAL

CT E D S

Antecedentes representante legal


Certificación cuenta bancaria


Estudios previos




proveedor

Reporte de validación SARLAFT

Evaluación de proveedores

Encuesta proveedor

Certificado de afiliación EPS, AFP

Y ARL

Certificación trabajo en alturas

Certificación manejo sustancias

químicas

Compromiso visualización video

SGSST

Informe de supervisión

Facturas - DEF

Planillas de seguridad social

Propuesta técnica y/o económica










ARCHIVO GESTIÓN

ARCHIVO CENTRAL

CT E D S

141 14 4 CONTRATOS DE PROVEEDORES ADMINISTRATIVOS

Papel 2 8 X

La subserie documental permanece en el archivo de gestión por dos (2) años, cumplida dicha retención se transfiere al archivo central y permanece durante ocho (8) años, cuya disposición final es la conservación total o permanente, dado que adquiere valor histórico para la organización. De igual manera, aquellos documentos se le aplican proceso de digitalización para garantizar su conservación y preservación, así como permitir el acceso y consulta en el momento requerido por los interesados.

Actas de liquidación

Actas de reunión

Solicitud de contrato

Contrato

Otrosí

Certificaciones de experiencia


Encuesta proveedor

Comunicaciones



Cámara de comercio

Tarjeta profesional

Declaración de vínculos



Antecedentes representante legal


Certificación cuenta bancaria










ARCHIVO GESTIÓN

ARCHIVO CENTRAL

CT E D S


Estudios previos




proveedor

Reporte de validación SARLAFT


Encuesta proveedor

Certificado de afiliación EPS, AFP

Y ARL

Certificación trabajo en alturas

Certificación manejo sustancias

químicas

Compromiso visualización video

SGSST

Informes de supervisión

Facturas - DEF

Planillas de seguridad social

Póliza de cumplimiento

Póliza de responsabilidad civil y

contractual

Póliza de calidad

Póliza de buen manejo del

anticipo










ARCHIVO GESTIÓN

ARCHIVO CENTRAL

CT E D S

Aceptación de garantías

141 16 CONVENIOS

Papel 2 8 X


141 16 1 CONVENIOS EDUCATIVOS

Acta inicio de pasantía

Autorización y contratación de

pasantes

Informe técnico final

Certificado de pasantía

Convenio

Otrosí

Comunicaciones



Cámara de comercio

Licencia de funcionamiento

Consejo académico

Solicitud de pasantía

Solicitud convenio para práctica

141 16 2 CONVENIOS EMPRESARIALES

Papel 2 8 X

La subserie documental permanece en el archivo de gestión por dos (2) años, cumplida dicha retención se transfiere al archivo central y permanece durante ocho

Actas de liquidación

Actas de reunión










ARCHIVO GESTIÓN

ARCHIVO CENTRAL

CT E D S

Certificaciones (8) años, cuya disposición final es la eliminación procedimiento que se realiza mediante picado, dado que la subserie carece de valor secundario para la organización.

Convenio

Otrosí

Comunicaciones


Cedula representante legal

Cámara de comercio

Informes de supervisión

Póliza de cumplimiento

Póliza de responsabilidad civil y

contractual

Póliza de calidad

Póliza de buen manejo del

anticipo

Aceptación de garantías

Propuesta técnica y/o económica

Solicitud de convenio

141 22 FICHAS TÉCNICAS

Digital 1 4 X X

La subserie documental permanece en el archivo de gestión por un (1) año, cumplida dicha retención se transfiere al archivo central y permanece durante cuatro (4) años, cuya disposición final es la conservación total o permanente, dado

141 22 1 FICHAS TECNICAS DE MAQUINARIA Y EQUIPOS

Ficha técnica maquinaria y equipo










ARCHIVO GESTIÓN

ARCHIVO CENTRAL

CT E D S

Historia maquinaria y equipo

que adquiere valor histórico para la organización. De igual manera, para garantizar su conservación y preservación, así como permitir el acceso y consulta en el momento requerido por los interesados deberá reposar en el SGD.

141 22 2 FICHAS TECNICAS DE EQUIPO DE TRANSPORTE

Digital 1 4 X X


Ficha técnica de equipo de

transporte

Historia equipo de transporte

141 27 INFORMES

Digital 1 4 X

La serie documental permanece en el archivo de gestión por un (1) año, cumplida dicha retención se transfiere al archivo central y permanece durante cuatro (4) años, cuya disposición final es la eliminación procedimiento que se realiza mediante borrado, dado que la subserie carece de valor secundario para la organización.

141 27 5 INFORME DE CONSUMOS DE SERVICIOS PÚBLICOS

Informe de consumo de energía y

agua

141 27 8 INFORME DE GESTIÓN Digital 1 4 X La serie documental permanece en el archivo de gestión por un (1) año,










ARCHIVO GESTIÓN

ARCHIVO CENTRAL

CT E D S

Informe cumplida dicha retención se transfiere al archivo central y permanece durante cuatro (4) años, cuya disposición final es la eliminación procedimiento que se realiza mediante borrado, dado que la subserie carece de valor secundario para la organización.

Papeles de trabajo

141 28 INSTRUMENTOS ARCHIVÍSTICOS

Digital 1 4 X X


141 28 1 INVENTARIOS DOCUMENTALES

Inventarios documentales archivo

de gestión


de central


histórico

141 28 2 PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVO - PINAR

Digital 1 4 X X

La subserie documental permanece en el archivo de gestión por un (1) año, cumplida dicha retención se transfiere al archivo central y permanece durante cuatro (4) años, cuya disposición final es la conservación total o permanente, dado que adquiere valor histórico para la organización. De igual manera, para garantizar su conservación y preservación, así como permitir el acceso y consulta en el momento requerido por los interesados deberá reposar en el

Plan











ARCHIVO GESTIÓN

ARCHIVO CENTRAL

CT E D S

SGD.

141 28 3 PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL - PGD

Digital 1 4 X X


Diagnóstico integral de archivos

Programa


141 28 4 SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIÓN - SIC

Digital 1 4 X X



Plan de conservación documental

Plan de preservación digital a

largo plazo

141 28 5 TABLAS DE CONTROL DE ACCESO - TCA

Digital 1 4 X X La subserie documental permanece en el archivo de gestión por un (1) año,










ARCHIVO GESTIÓN

ARCHIVO CENTRAL

CT E D S

Tablas de control de acceso cumplida dicha retención se transfiere al archivo central y permanece durante cuatro (4) años, cuya disposición final es la conservación total o permanente, dado que adquiere valor histórico para la organización. De igual manera, para garantizar su conservación y preservación, así como permitir el acceso y consulta en el momento requerido por los interesados deberá reposar en el SGD.

Acto administrativo de aprobación

141 28 6 TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL - TRD

Digital 1 4 X X



Encuestas documentales

Cuadros de clasificación

documental

Tablas de retención documental

Acto administrativo de aprobación

Metodología de implementación

Comunicaciones

141 29 INSTRUMENTOS DE REGISTRO Y CONTROL

Papel 1 4 X

La subserie documental permanece en el archivo de gestión por un (1) año, cumplida dicha retención se transfiere al archivo central y permanece durante cuatro (4) años, cuya disposición final es la eliminación procedimiento que se realiza mediante picado, dado que la

141 29 1 INSTRUMENTO DE REGISTRO Y CONTROL DE CORRESPONDENCIA ENVIADA POR MENSAJERÍA










ARCHIVO GESTIÓN

ARCHIVO CENTRAL

CT E D S

Planilla subserie carece de valor secundario para la organización.

141 29 2 INSTRUMENTO DE REGISTRO Y CONTROL DE CORRESPONDENCIA RECIBIDA

Papel 1 4 X

La subserie documental permanece en el archivo de gestión por un (1) año, cumplida dicha retención se transfiere al archivo central y permanece durante cuatro (4) años, cuya disposición final es la eliminación procedimiento que se realiza mediante picado, dado que la subserie carece de valor secundario para la organización.

Planilla

141 29 3 INSTRUMENTO DE REGISTRO Y CONTROL DE PRÉSTAMO DE DOCUMENTOS

Papel 1 4 X


Registro de solicitud de

documentos

141 29 4 INSTRUMENTO DE REGISTRO Y CONTROL DE PRÉSTAMO DE LIBROS

Papel 1 4 X


Registro de solicitud de libros

141 30 INVENTARIO GENERAL DE ACTIVOS

Digital 2 8 X La serie documental permanece en el archivo de gestión por dos (2) años,










ARCHIVO GESTIÓN

ARCHIVO CENTRAL

CT E D S

Acta de inventario físico cumplida dicha retención se transfiere al archivo central y permanece durante ocho (8) años, cuya disposición final es la conservación total o permanente, dado que adquiere valor histórico para la organización. De igual manera, aquellos documentos se le aplican proceso de digitalización para garantizar su conservación y preservación, así como permitir el acceso y consulta en el momento requerido por los interesados.

Inventario

Lista chequeo bienes inmuebles

Lista chequeo bienes inmuebles

141 35 ÓRDENES DE COMPRA

Papel 2 8 X

La serie documental permanece en el archivo de gestión por dos (2) años, cumplida dicha retención se transfiere al archivo central y permanece durante ocho (8) años, cuya disposición final es la eliminación procedimiento que se realiza mediante picado, dado que la subserie carece de valor secundario para la organización.

Requerimiento de compra

Comparativos

Cotizaciones

Aprobación de compra

Orden de compra

141 36 PLANES

Digital 1 4 X



Plan de compras

Seguimiento plan de compras

141 36 10 PLAN DE MANTENIMIENTO ANUAL Digital 2 3 X La subserie documental permanece en el










ARCHIVO GESTIÓN

ARCHIVO CENTRAL

CT E D S

Solicitud cambio de sede archivo de gestión por dos (2) años, cumplida dicha retención se transfiere al archivo central y permanece durante tres (3) años, cuya disposición final es la eliminación procedimiento que se realiza mediante borrado, dado que la subserie carece de valor secundario para la organización.

Solicitud nueva sede

Cotizaciones

Comparativos

Plan de mantenimiento

141 38 PÓLIZAS

Digital 1 4 X


141 38 1 PÓLIZA DIRECTORES Y ADMINISTRADORES

Propuesta

Póliza

Comunicaciones

141 38 2 PÓLIZA MANEJO GLOBAL

Digital 1 4 X

La subserie documental permanece en el archivo de gestión por un (1) año, cumplida dicha retención se transfiere al archivo central y permanece durante cuatro (4) años, cuya disposición final es la conservación total o permanente, dado que adquiere valor histórico para la organización. De igual manera, para garantizar su conservación y preservación, así como permitir el acceso y consulta en el momento requerido por

Propuesta

Póliza

Comunicaciones










ARCHIVO GESTIÓN

ARCHIVO CENTRAL

CT E D S

los interesados deberá reposar en el SGD.

141 38 3 PÓLIZA TODO RIESGO DAÑO MATERIAL

Digital 1 4 X


Propuesta

Póliza

Comunicaciones

141 38 4 PÓLIZA RESPONSABILIDAD CIVIL EXTRACONTRACTUAL

Digital 1 4 X


Propuesta

Póliza

Comunicaciones

141 38 5 PÓLIZA VIDA GRUPO Digital 1 4 X La subserie documental permanece en el archivo de gestión por un (1) año,










ARCHIVO GESTIÓN

ARCHIVO CENTRAL

CT E D S

Propuesta cumplida dicha retención se transfiere al archivo central y permanece durante cuatro (4) años, cuya disposición final es la conservación total o permanente, dado que adquiere valor histórico para la organización. De igual manera, para garantizar su conservación y preservación, así como permitir el acceso y consulta en el momento requerido por los interesados deberá reposar en el SGD.

Póliza

Comunicaciones

141 50 TITULACIONES Y BIENES

Papel 2 3 X X

La serie documental permanece en el archivo de gestión por dos (1) años, cumplida dicha retención se transfiere al archivo central y permanece durante tres (3) años, cuya disposición final es la conservación total o permanente, dado que adquiere valor histórico para la organización. De igual manera, aquellos documentos se le aplican proceso de digitalización para garantizar su conservación y preservación, así como permitir el acceso y consulta en el momento requerido por los interesados.

Avalúos

Certificado de libertad y tradición

Contrato de compraventa

Comunicaciones

Informes situación del bien

Escrituras

Tarjeta de propiedad

Impuesto predial

SOAT

141 51 TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

Digital 2 3 X

La subserie documental permanece en el archivo de gestión por dos (1) años, cumplida dicha retención se transfiere al archivo central y permanece durante tres 141 51 1 TRANSFERENCIAS PRIMARIAS










ARCHIVO GESTIÓN

ARCHIVO CENTRAL

CT E D S

Cronograma de transferencias

primarias

(3) años, cuya disposición final es la conservación total o permanente, dado que adquiere valor histórico para la organización. De igual manera, para garantizar su conservación y preservación, así como permitir el acceso y consulta en el momento requerido por los interesados deberá reposar en el SGD.


141 51 2 TRANSFERENCIAS SECUNDARIAS

Digital 2 3 X

La subserie documental permanece en el archivo de gestión por dos (1) años, cumplida dicha retención se transfiere al archivo central y permanece durante tres (3) años, cuya disposición final es la conservación total o permanente, dado que adquiere valor histórico para la organización. De igual manera, para garantizar su conservación y preservación, así como permitir el acceso y consulta en el momento requerido por los interesados deberá reposar en el SGD.

Cronograma de transferencias

primarias







Tipo documental (i)


_______________________

Nombre

_______________________

Nombre


______________________

Nombre





DIRECCIÓN DE CONTABILIDAD E IMPUESTOS 140 2021 04 30 2


(REGISTROS) SOPORTE



ARCHIVO GESTIÓN

ARCHIVO CENTRAL

CT E D S

140 3 ACTAS

Digital 1 4 X X


140 3 13 ACTAS DE CONCILIACIÓN

Actas de activos

Actas de ingresos

Actas de nómina

140 7 CAJA MENOR

Papel/Digital 2 18 X

La serie documental permanece en el archivo de gestión por dos (2) años, cumplida dicha retención se transfiere al archivo central y permanece durante dieciocho (18) años, cuya disposición final es la eliminación procedimiento que se realiza mediante borrada y/o picada según el caso, dado que la subserie carece de valor secundario para la organización.

Resolución de apertura

Movimiento diario de caja

Recibos de consignación

Arqueo de caja

Extractos bancarios

Conciliación bancaria

140 8 CERTIFICADOS

Digital 1 9 X

La subserie documental permanece en el archivo de gestión por un (1) año, cumplida dicha retención se transfiere al archivo central y permanece

140 8 1 CERTIFICADOS DE DEUDA ENTES TERRITORIALES

Certificado Tributarios






(REGISTROS) SOPORTE



ARCHIVO GESTIÓN

ARCHIVO CENTRAL

CT E D S

Certificado Retención ICA durante nueve (9) años, cuya disposición final es la eliminación procedimiento que se realiza mediante borrado, dado que la subserie carece de valor secundario para la organización.

Certificado Retención Fuente

140 11 COMPROBANTES DE CONTABILIDAD

Papel 1 9 X


Órdenes de pago

Comprobantes de pago

Causación

Facturas

Soportes de facturas

Informe de interventoría

Seguridad Social

Solicitud de anticipo de proveedores

Legalización de anticipo

Nota Crédito

Nota Debito

140 12 CONCILIACIONES

Papel 2 18 X

La serie documental permanece en el archivo de gestión por dos (2) años, cumplida dicha retención se transfiere al archivo central y permanece durante dieciocho (18) años, cuya disposición final es la eliminación procedimiento que se

140 12 CONCILIACIONES BANCARIAS

Conciliación

Extractos bancarios






(REGISTROS) SOPORTE



ARCHIVO GESTIÓN

ARCHIVO CENTRAL

CT E D S

realiza mediante picado, dado que la subserie carece de valor secundario para la organización.

140 17 DECLARACIONES TRIBUTARIAS

Digital 2 18 X

La subserie documental permanece en el archivo de gestión por dos (2) años, cumplida dicha retención se transfiere al archivo central y permanece durante dieciocho (18) años, cuya disposición final es la eliminación procedimiento que se realiza mediante borrado, dado que la subserie carece de valor secundario para la organización.

140 17 1 DECLARACIÓN DE INDUSTRIA Y COMERCIO

Declaración

Certificaciones

Comunicaciones

140 17 2 DECLARACIÓN DE RENTA Y COMPENSACIÓN

Digital 2 18 X

La subserie documental permanece en el archivo de gestión por dos (2) años, cumplida dicha retención se transfiere al archivo central y permanece durante dieciocho (18) años, cuya disposición final es la eliminación procedimiento que se realiza mediante borrado, dado que la subserie carece de valor secundario para la organización.

Declaración

Certificaciones

Comunicaciones

140 17 2 DECLARACIÓN DE RETENCIÓN IMPUESTO DE VALOR AGREADO IVA

Digital 2 18 X

La subserie documental permanece en el archivo de gestión por dos (2) años, cumplida dicha retención se transfiere al archivo central y permanece durante dieciocho (18) años, cuya disposición final es la eliminación

Declaración

Certificaciones

Comunicaciones






(REGISTROS) SOPORTE



ARCHIVO GESTIÓN

ARCHIVO CENTRAL

CT E D S

procedimiento que se realiza mediante borrado, dado que la subserie carece de valor secundario para la organización.

140 19 ESTADOS FINANCIEROS

Papel 1 9 X

La serie documental permanece en el archivo de gestión por un (1) año, cumplida dicha retención se transfiere al archivo central y permanece durante nueve (9) años, cuya disposición final es la eliminación procedimiento que se realiza mediante picado, dado que la subserie carece de valor secundario para la organización.

Estados financieros y revelaciones

Balance general

Estado de flujo de efectivo

Notas de contabilidad

140 24 GLOSAS

Papel 1 4 X

La serie documental permanece en el archivo de gestión por un (1) año, cumplida dicha retención se transfiere al archivo central y permanece durante cuatro (4) años, cuya disposición final es la eliminación procedimiento que se realiza mediante picado, dado que la subserie carece de valor secundario para la organización.

Actas de aceptación unilateral de

glosa

Actas de conciliación de glosas

Comunicaciones

Decisión a respuesta de glosa de

Asmet Salud

Devoluciones

Formato de glosa enviado a la IPS

Resoluciones

Respuesta de glosa de la IPS

140 27 INFORMES Digital 1 9 X

La subserie documental permanece en el archivo de gestión por un (1) año, cumplida 140 27 1 INFORMES A ENTES DE CONTROL






(REGISTROS) SOPORTE



ARCHIVO GESTIÓN

ARCHIVO CENTRAL

CT E D S

Informe dicha retención se transfiere al archivo central y permanece durante nueve (9) años, cuya disposición final es la eliminación procedimiento que se realiza mediante borrado, dado que la subserie carece de valor secundario para la organización.

Comunicaciones

140 31 LIBROS CONTABLES

Papel 1 4 X X


140 31 1 LIBROS AUXILIARES

Libro

140 31 2 LIBROS MAYOR Y BALANCE Papel 1 4 X X

La subserie documental permanece en el archivo de gestión por un (1) año, cumplida dicha retención se transfiere al archivo central y permanece






(REGISTROS) SOPORTE



ARCHIVO GESTIÓN

ARCHIVO CENTRAL

CT E D S

Libro

durante cuatro (4) años, cuya disposición final es la conservación total o permanente, dado que adquiere valor histórico para la organización. De igual manera, aquellos documentos se le aplican proceso de digitalización para garantizar su conservación y preservación, así como permitir el acceso y consulta en el momento requerido por los interesados.

140 36 PLANES

Papel 2 18 X

La subserie documental permanece en el archivo de gestión por dos (2) años, cumplida dicha retención se transfiere al archivo central y permanece durante dieciocho (18) años, cuya disposición final es la eliminación procedimiento que se realiza mediante picado, dado que la subserie carece de valor secundario para la organización.

140 36 21 PLAN MENSUAL DE CAJA

Plan de caja

Certificado de ingresos y retenciones

Comprobante de pago de nómina

Comprobante de pago de planilla

Comprobante de pago reembolso

pago caja menor

Comprobantes órdenes de pago

presupuestal

140 44 RECAUDOS DIARIOS DE PAGO

Papel 1 9 X

La serie documental permanece en el archivo de gestión por un (1) año, cumplida dicha retención se transfiere al archivo central y permanece durante nueve (9) años, cuya disposición final es la eliminación procedimiento que se

Recaudo

Consignaciones






(REGISTROS) SOPORTE



ARCHIVO GESTIÓN

ARCHIVO CENTRAL

CT E D S

realiza mediante picado, dado que la subserie carece de valor secundario para la organización.

140 45 RECOBROS

Papel 2 8 x


140 45 1 RECOBROS A OTRAS EPS

Facturas

Soportes de factura

Glosas

140 45 2 RECOBROS AL ADRES

Papel 2 8 x


Formato de radicación de solicitudes

de recobros MYT

Documentos de identidad

Acción de tutela

Fallo de tutelas emitidos por el

juzgado

Fórmulas médicas

Autorización de servicios

Historia clínica

Comunicaciones

Glosas






(REGISTROS) SOPORTE



ARCHIVO GESTIÓN

ARCHIVO CENTRAL

CT E D S

Comunicación notificación auditoría

por ente y/o fosyga

140 45 3 RECOBROS AL ENTE TERRITORIAL

Papel 2 8 x


Facturas

Soportes de factura

Comunicaciones

Glosas

Comunicación notificación auditoría

por ente y/o adres






Tipo documental (i)


_______________________

Nombre

_______________________

Nombre


______________________

Nombre


3.4. INSTRUCTIVO DE APLICACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN

DOCUMENTAL

El presente instructivo se encamina hacia la apropiación de cada uno de los

colaboradores del instrumento base para la organización de archivos de

gestión, el cual hace parte del proceso de la gestión documental que propende

por una óptima administración de información y de documentos en los

diferentes soportes que en la institución se generan.

3.4.1. Objetivo

Suministrar a los colaboradores y encargados de la custodia, manejo y

organización de los archivos de gestión, un instrumento que permita llevar a cabo

dicha labor de una manera eficaz, eficiente conforme a las Tablas de Retención

Documental aprobadas por la organización

3.4.2. Alcance

Aplica para los documentos físicos y electrónicos producidos y recibidos por

cada una de las áreas funcionales de Asmet Salud EPS S.A.S.

3.4.3. Definiciones

Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte

material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o

privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando el orden para

servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce

y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia.

Archivo central: Unidad administrativa que coordina y controla el

funcionamiento de los archivos de gestión y reúne los documentos transferidos

por los mismos una vez finalizado su trámite y cuando su consulta no es tan

constante.

Archivo de gestión: Archivo de la oficina productora que reúne su

documentación en trámite, sometida a continua utilización y consulta

administrativa.

Carpeta: Unidad de conservación a manera de cubierta que protege los

documentos para su almacenamiento y preservación.

Ciclo vital del documento: Etapas sucesivas por las que atraviesan los

documentos desde su producción o recepción, hasta su disposición final.

Código: Identificación numérica o alfanumérica que se asigna tanto a las

unidades productoras de documentos y a las series y subseries respectivas y

que debe responder al sistema de clasificación documental establecido en la

entidad.

Documento de apoyo: Documento generado por la misma oficina o por otras

oficinas o instituciones, que no hace parte de sus series documentales pero es

de utilidad para el cumplimiento de sus funciones.

Documento de archivo: Registro de información producida o recibida por una

entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones.

Expediente: Unidad documental compleja formada por un conjunto de

documentos generados orgánica y funcionalmente por una instancia productora

en la resolución de un mismo asunto.

Organización documental: Proceso archivístico orientado a la clasificación, la

ordenación y la descripción de los documentos de una institución.

Serie documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y

contenido homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor

como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos:

historias laborales, contratos, actas e informes, entre otros.

Subserie documental: Conjunto de unidades documentales que forman parte

de una serie, identificadas de forma separada de ésta por su contenido y sus

características específicas.

Tabla de retención documental: Listado de series, con sus correspondientes

tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada

etapa del ciclo vital de los documentos.

Transferencia documental: Remisión de los documentos del archivo de

gestión al central, y de éste al histórico, de conformidad con las tablas de

retención y de valoración documental vigentes.

3.4.4. Metodología para la aplicación de tablas de retención documental

Consiste en un proceso mediante el cual los documentos producidos o recibidos

por las oficinas son clasificados, ordenados y ubicados de acuerdo con lo

establecido en la tabla de retención documental en las respectivas unidades de

conservación con sus correspondientes rótulos de carpeta, caja e inventario

documental, por ende, desde el archivo de gestión se debe aplicar para llevar a

cabo un procedimiento eficiente y oportuno.

Organización archivos de gestión

Los archivos de gestión comprenden cada una de las oficinas o áreas funcionales

que recibe o produce documentos conforme a las funciones establecidas por el

manual de funciones de la institución.

Ilustración 17 Proceso organización archivo de gestión

Fuente: Elaboración propia

Clasificación

Proceso técnico que consta de la agrupación de series y subseries conforme a

la Tabla de Retención Documental (TRD) vigente para lo cual se debe tener en

cuenta lo siguiente:

Identificar las series y subseries de la TRD de la oficina o área funcional

correspondiente con su respectivo código.

Separar los documentos de apoyo de los documentos de archivo,

entendiéndose como documentos de apoyo aquellos que no están en la

TRD y que son de consulta como revistas, periódicos, folletos, documentos

personales, leyes, decretos, entre otros, que no han sido generados por la

empresa y que no son anexos de aquellos documentos de archivo que se

han creado o recibido en la institución conforme a las funciones y

actividades, además estos documentos no se transfieren al archivo central

y deben ser destruidos por el jefe de oficina cuando pierden utilidad o

vigencia y según las necesidades de la dependencia (Acuerdo 042 de

2002).

Ubicar los documentos de archivo en la respectiva carpeta o expediente

para la vigencia correspondiente.

Nota: En caso de encontrar documentos con rasgadura no utilizar cinta

adhesiva para unir, por otra parte, evitar rayar los documentos de archivo

que han sido firmados o tramitados con lapicero, micro punta o

resaltadores.

Marcación de separadores y guías en caso de que al interior de las

unidades de almacenamiento (archivadores, gavetas, carpetas) se

requiere utilizar para identificar las series y subseries documentales, con

sus respectivos códigos.

Una vez elaborados los separadores de las series y subseries

documentales, se identifican las carpetas colgantes donde van a estar

almacenados los expedientes que sea necesario abrir de la siguiente

forma.

Para el caso de la portada de las carpetas debe tener como mínimo los

siguientes datos cuando se diligencie:

EMPRESA Escribir el nombre de la empresa

ÁREA Escribir el nombre del área productora

ASUNTO El nombre general de la serie y subserie

CÓDIGO Escriba el código asignado en la TRD

CAJA No. Este número lo asignan y llenan el Archivo Central

CARPETA No. Se debe registrar cuando se realizan las transferencias Documentales al Archivo Central

Para el caso de la portada de las cajas debe tener como mínimo los

siguientes datos cuando se diligencie:

CÓDIGO Escribir el código de oficina productora

NO. CAJA Escribir el número de caja en orden consecutivo

SECCIÓN Escribir el nombre de la sección que realiza la transferencia

SERIE DOCUMENTAL

Escribir el nombre de la serie documental que se custodia

FECHAS EXTREMAS

Escribir la fecha inicial y final de los expedientes que contiene la caja

Ordenación

La ordenación de documentos es el segundo proceso de la organización

documental, donde se procede a la ubicación física de estos dentro de la

carpeta o expediente con base en el sistema de ordenación correspondiendo al

principio de orden original, es decir, ubicar físicamente conforme al trámite que

se va dando, por ende, al interior de cada una de las unidades documentales se

tiene en cuenta su fecha de producción o de trámite, organizándolos desde el

más antiguo en primer lugar o al abrir la carpeta y el más reciente de último al

finalizar o cerrar la carpeta o expediente.

Sistemas de ordenación: son aquellos mecanismos que se utilizan para

ordenar dentro de las carpetas o expedientes según la serie o subserie

documental. Se recomienda para la serie Actas, Circulares, Consecutivos

De Comunicaciones Oficiales, Resoluciones ordenarlas de forma numérica

de acuerdo al consecutivo de éstas y las demás series y/o subseries

Ubicación del gancho legajador: los ganchos legadores deberán ubicarse

de arriba hacia abajo, con el fin que los tipos documentales que ingresan

se puedan integrar al expediente sin tener ninguna dificultad.

Los expedientes deben conformarse con un máximo de doscientos (200)

folios.

Alineación de los tipos documentales: os documentos (folios), deben quedar

alineados al margen superior izquierdo y orientados de arriba abajo y de

izquierda a derecha como se muestra en la figura en la parte superior

izquierda a tamaño oficio para su respectiva perforación.

Foliación de los tipos documentales: Consiste en colocar un número

ascendente en la parte superior derecha de la hoja con un lápiz de mina

negra y blanda (HB, B), en forma legible y sin enmendaduras, con el fin de

evitar que los documentos sean retirados del expediente.

La foliación se realiza en el sentido en que está impreso el documento

Materiales a utilizar para la foliación: No se debe foliar con lápiz rojo o de

cualquier otro color, ajeno al negro, teniendo en cuenta que cualquier

otro color impide la reprografía del documento.

Adicionalmente, tener los siguientes en cuenta:

Se debe numerar consecutivamente, es decir, sin omitir o repetir

números.

Se registra el número de folio en la parte superior derecha, en el

mismo sentido del texto del documento.

La foliación debe hacerse en forma numérica.

Se debe escribir el número en una parte legible, se debe evitar

alteración de membretes, sellos y textos.

Se debe evitar los trazos fuertes, a fin de no rasgar el documento.

No se deben foliar las hojas en blanco.

Se deben foliar todos los documentos que se encuentren en el

expediente y/o carpeta.

Los folletos, revistas y periódicos se deben foliar como un solo folio.

Cuando se encuentren varios documentos adheridos a una hoja,

estos se foliaran como un solo folio.

Las fotografías cuando están sueltas, se foliaran en la cara vuelta una

por una.

Las radiografías, diapositivas y negativos, deberán deben colocarse

en un sobre de protección, y se foliara uno por uno

Si existen errores de foliación, esta se anulara en forma oblicua.

Descripción

Al llegar a este proceso técnico se centra en la identificación de unidades de

conservación, archivadores y diligenciamiento del inventario documental.

ESTANTE

O

MODULO

Identificación de archivador de estantería fija: el archivador comprende un

sistema modular conformado por estantes o entrepaños que pueden ser

cerrados o abiertos en el fondo y en los laterales, donde las unidades de

conservación (cajas) se deben ubicar en estantes fijos o estantería rodante,

los cuales deben ir de izquierda a derecha y de arriba hacia abajo en

zigzag.

Para la señalización, se debe identificar claramente el mobiliario de archivo,

como bloque, cuerpo, modulo, estante, identificando cada una de las partes

con rótulos.

BLOQUE

Para los archivadores rodantes, estos disponen de cuerpos fijos o rodantes

con módulos de estantes que a su vez contiene estantes. Por tanto, La

estantería rodante debe estar señalizada, es decir, colocar los respectivos

rótulos, como lo indica el gráfico, especificando bloque, cuerpo, modulo,

estante, con el fin de ubicar más fácil la información.

Para archivo rodante la señalización de bloque y cuerpo es: Letra Arial

60 en mayúscula y formato de negrita.

Para archivo rodante la señalización de módulos es: Letra Arial 46 en

mayúscula y formato de negrita.

MODULOS 3 BLOQUE BLOQUE

- 4 1 1

CUERPO

1

CUERPO

2

Para el caso de módulos la señalización es: Letra Arial 55 en mayúscula

y formato de negrita.

Para señalización de entrepaños en estantería rodante o fija es: Letra

Arial 55 en mayúscula y formato de negrita.

La estantería rodante debe estar señalizada, es decir, colocar los

respectivos rótulos, como lo indica el siguiente gráfico, especificando

bloque, cuerpo, modulo, estante, con el fin de ubicar más fácil la

información.

Diligenciamiento del inventario único documental: el inventario documental

es un instrumento de descripción que permite la recuperación de

información que las series o asuntos de un fondo documental, por tanto, es

fundamental su diligenciamiento. Cabe mencionar que toda transferencia

deberá ir acompañada del inventario único documental.

Transferencias documentales primarias y almacenamiento

Las transferencias documentales son los traslados de documentos del archivo

de gestión (o de oficina) al central (o intermedio), sin alteración de sus

propiedades, para su conservación y cuya frecuencia de uso ha disminuido o

culminado en el proceso de atención de trámites.

Estas transferencias toman en cuenta exclusivamente las vigencias y valores

primarios de la documentación establecida en la Tabla de Retención

Documental.

Las áreas deberán transferir al archivo central aquellos expedientes que

hayan cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión señalado

en la TRD.

Almacenamiento y preparación de expedientes para transferir: Los

expedientes que se van a transferir deberán estar legajados y ordenados

respetando el principio de orden original. El gancho legajador será

plástico por conservación documental y será ubicado dentro la caja de

archivo referencia X200.

Retiro de material metálico: Las grapas y clips pueden usarse con

moderación mientras los documentos estén en las oficinas (archivo de

gestión). Se recomienda el uso de clips revestidos en plástico para evitar

que los documentos se oxiden y cuando se utilicen las grapas de las

cosedoras, ubicar entre el documento y el gancho un segmento de papel

con el fin de evitar que el óxido que desprenden los ganchos pase al

documento.

Los colaboradores responsables de las transferencias deberán retirar

todo tipo de material abrasivo antes de entregar los documentos al

Archivo Central con mucha precaución de no romper el soporte en el cual

se encuentra el documento.

Depuración del expediente: los expedientes no deberán contener

duplicados de documentos, tarjetas sociales, circulares y memorandos

netamente informativos, que no impliquen valores de ningún tipo. Esto debe

hacerlo antes de foliar.

Instrucciones para la recepción de las de transferencias documentales en el

Archivo Central:

Se debe identificar la documentación con la serie o subserie

documental concerniente a cada sección o subsección.

Los expedientes deben ser ingresados en cajas de archivo, las

cuales solo podrán contener expedientes u otros documentos de la

misma dependencia.

No se admite documentación fragmentada ni suelta, ni tampoco

documentación depositada en grandes contenedores (AZ, cajas

grandes, paquetes, bolsas plásticas o costales).

Las relaciones de transferencia de una misma serie documental se

regirán por años consecutivos.

No se aceptarán cajas o archivadores con la denominación de

varios, diversos, general o similares.

Se debe diligenciar el formato único de inventario documental por

cada oficina, relacionando las respectivas series que pertenezcan a

esta dependencia y que hayan cumplido el tiempo de retención

establecido.

4. PROCESO DE APROBACIÓN, EVALUACIÓN Y CONVALIDACIÓN DE LAS

TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Para garantizar la convalidación de las tablas de retención documental, en este

caso particular las de Asmet Salud EPS S.A.S se deben convalidar por parte de la

Superintendencia de Salud, ente al cual se hace llamado para cumplir con dicha

labor, ya que hasta el momento no tiene establecido un procedimiento para tal fin.

Como parte del proceso de convalidación se debe asegurar la entrega de los

siguientes documentos, para su evaluación y elaboración de concepto por parte

del ente rector:

Tablas de Retención: Debidamente firmadas por el secretario general o

colaborador administrativo de igual o superior jerarquía y por el responsable

del área de archivo y gestión documental de la organización.

Copias de actos administrativos: Documentos equivalentes en los que se

establece la estructura orgánica vigente de la organización, de igual manera

en los que se establecen las funciones de cada una de las unidades

administrativas que conforman la estructura orgánica vigente y de aquellos

mediante los cuales se crean órganos consultivos o asesores.

Estructura orgánica: Estructura orgánica vigente, organigrama de la

organización, sustentada en actos administrativos o documentos

equivalentes.

Cuadro de clasificación documental: Que represente las agrupaciones

documentales en las cuales se subdivide el fondo, es decir sus fondos (de

ser el caso), secciones, subsecciones, series y subseries, de forma

unificada y debidamente codificada y jerarquizadas.

Acta sesión que avaló las TRD: Acta sesión en las cuales se avalaron las

TRD por parte del comité interno de archivo o quien haga sus veces.

Acto administrativo o documento equivalente: Mediante el cual el

representante legal de la organización aprueba las TRD.

Ejemplo de Resolución aprobación TRD en ASMET SALUD EPS S.A.S

Evaluación técnica: Proceso mediante la cual se evalúa que las Tablas de

Retención Documental reúnen los requisitos técnicos de elaboración y

aprobación establecidos del cual se genera un concepto técnico por la

instancia correspondiente.

Convalidación: Proceso mediante el cual la instancia competente certifica

que las Tablas de Retención Documental cumplen con los requisitos

técnicos de elaboración y aprobación del cual se genera como resultado el

certificado de convalidación

Glosario de términos: Debe tener la descripción de series y subseries

misionales registradas en las TRD.

5. IMPACTO DE LA INTERVENCIÓN ARCHIVÍSTICA

El impacto del presente trabajo de investigación sobre la actualización de tablas

de retención documental (TRD) para la entidad promotora de salud – Asmet Salud

EPS S.A.S de la ciudad de Popayán – Cauca es positivo y pertinente, dado que

con este instrumento se propende por el correcto archivamiento y organización de

los documentos, ya que al identificar las series y subseries documentales de las

áreas actuales y demás, se afianza el quehacer archivístico. De igual manera, se

asegura que los documentos no estén dispersos en diferentes unidades

administrativas, garantizando una oportuna prestación de servicios tanto para los

usuarios internos como externos.

Por otra parte, al poseer un instrumento actualizado como la TRD permite que no

solo los archivos de gestión estén organizados, sino que el archivo central también

y que su acervo pueda garantizar el ciclo de vida del documento, donde las

servicios de consulta y préstamo se puedan realizar dentro del marco legal,

asegurando el acceso a la información y la optimización de procesos.

Por consiguiente, cuando los documentos y expedientes que se generen en razón

de las funciones de las dependencias, estos deben encontrarse debidamente

clasificados, ordenados y descritos asegurando que la información esté a la mano

y de esta manera, permita evidenciar la trazabilidad de la misma siendo garante

de procesos administrativos transparentes y óptimos, donde coadyuve a que los

recursos materiales y financieros incrementen las operaciones y el funcionamiento

oportuno.

6. DIFICULTADES Y RECOMENDACIONES

En la actualización de las tablas de retención documental de Asmet Salud EPS

S.A.S, se presentó como dificultad la falta de colaboración de los funcionarios de

las áreas competentes en la entrega de información respecto a la historia de la

organización, de igual forma, se pudo evidenciar que la estructura orgánica es

muy dinámica y cambiante, por lo que para realizar este proyecto fue difícil la

consolidación e interpretación de la información.

En cuanto al procedimiento de la actualización de las tablas de retención y tras el

levantamiento del diagnóstico de archivo se colocan en consideración las

siguientes recomendaciones:

Realizar un estudio detallado y técnico sobre la estructura orgánica para que esta

sea estable y duradera, puesto que el constante cambio en la estructura genera

desgaste administrativo y más inversión, afectando el desempeño eficaz de la

organización a nivel corporativo.

Se debe garantizar el ciclo vital de los documentos, por lo tanto éstos deben ser

organizados y transferidos de acuerdo al cronograma establecido para tal fin y

según la normativa vigente.

Es fundamental que desde el nivel más alto de la organización hasta los niveles

inferiores conozcan la importancia que revisten los documentos y la información

que estos suministran para la historia empresarial y nacional, asegurando su

debido manejo y control mediante la implementación de los instrumentos

archivísticos.

Es indispensable que el área de control interno involucre dentro de su plan de

auditorías internas al proceso de gestión documental y se le realice el debido

seguimiento al cumplimiento de las actividades establecidas en los instrumentos

archivísticos.

Difundir el servicio de consulta de documentos que ofrece el sistema de gestión

documental implementado por la organización, esto con el fin de garantizar la

optimización de la productividad laboral al poder realizar la consulta de forma

rápida y sin necesidad de desplazarse al área de archivo.

7. BIBLIOGRAFÍA Y WEBGRAFÍA

7.1 BIBLIOGRAFÍA

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Acuerdo 027 “Por el cual se modifica el

Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994”. Bogotá, 2006. P.1-6.

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Minimanual de Tablas de Retención

Documental. Bogotá. s.f.

HEREDIA HERRERA, Antonia. Archivística general: teoría y práctica, 5ta edición.

Sevilla, 1991. p.146 -161

NORMA TÉCNICA COLOMBIANA, NTC-ISO-15489, Bogotá, 2010. p. 5

PINTO PUENTES, Gicela Jasmín. Propuesta de tablas de retención documental

(TRD) para las áreas misionales de la Contraloría municipal de Popayán Cauca.

Tunja, 2019, 71. Universidad Pedagógica y Tecnológica de Colombia. Facultad de

Ciencias de la Educación. Escuela de Posgrados. Especialización en Archivística.

SIERRA ESCOBAR, Juan Carlos. Parámetros para la formulación de proyectos en

Tablas de Retención Documental TRD. Bogotá 2006. p. 56. Tesis. (Profesional en

Sistemas de Información, Bibliotecólogo y Archivista). Universidad de la Salle.

Facultad de Sistemas de Información y Documentación.

VARGAS QUIÑONES, Martha y ALDANA DE VEGA, Luz Ángela. Calidad y

servicio: conceptos y herramientas. Bogotá: Ecoe ediciones Ltda., 2006. p.142.

7.2 WEBGRAFÍA

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sector cultura” [En línea], mayo 2015 [Visto en internet 1 de abril de 2021].

Disponible en: https://normativa.archivogeneral.gov.co/decreto-1080-de-2015/

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BORRERO SALAZAR, Jhon Alexander y GOMEZ ROJAS, Luis Alfredo. Estudio

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CONSULTOR SALUD. ASMET SALUD EPS RECIBE AUTORIZACIÓN PARA

REORGANIZACIÓN INSTITUCIONAL – RESOLUCIÓN 127 DE 2018 SNS. [En

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reorganizacion-institucional-resolucion-127-de-2018-sns/

DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIÓN PÚBLICA. Guía para la

racionalización de trámites, procesos y procedimientos [En línea], junio 2002 [Visto

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%20la%20racionalizaci%C3%B3n%20de%20tr%C3%A1mites,%20procesos%20y

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ESLAVA, Leidy. Documentación del proceso financiero para la implementación de

la Suite financiera Siesa Interprise en la empresa Sonría basado en la norma ISO

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desde la antropología en salud [En línea], mayo 2017 [Visto en internet 09 de

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procesos, estrategias y organismos públicos y privados encargados de adelantar

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Herramientas para la formulación de políticas. [En línea], [Visto en internet 10 de

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2021]. Disponible en:

https://www.yumpu.com/en/document/read/54466490/portafolio-asmet-salud

https://www.yumpu.com/en/document/read/54466490/portafolio-asmet-salud

ANEXOS

1. CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL DESACTUALIZADO

Como observación se nota que en el cuadro de clasificación no se identifica el fondo, ni la

sección ni subsección, de igual manera las series documentales no están listadas de

forma alfabética ni se sigue el número consecutivo correspondiente, en total se listan 118

series documentales.

CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL

SERIE SUBSERIE CÓDIGO

GENERAL

CÓDIGO NOMBRE CÓDIGO NOMBRE

1 ACCIONES ADMINISTRATIVAS 1 INVESTIGACIONES ADMINISTRATIVA

11

1 ACCIONES ADMINISTRATIVAS 2 OTROS PROCEDIMIENTOS

ADMINISTRATIVOS 12

1 ACCIONES ADMINISTRATIVAS 3 PROCESOS

ADMINISTRATIVOS SANCIONATORIOS

13

1 ACCIONES ADMINISTRATIVAS 4 PROCESOS DE

RESPONSABILIDAD FISCAL 14

1 ACCIONES ADMINISTRATIVAS 5 REQUERIMIENTO NURC 15

2 ACCIONES JUDICIALES 1 CONTROVERSIAS CONTRACTUALES

21

2 ACCIONES JUDICIALES 2 EJECUTIVO 22

2 ACCIONES JUDICIALES 3 LABORALES 23

2 ACCIONES JUDICIALES 4 NULIDAD 24

2 ACCIONES JUDICIALES 5 NULIDAD Y

RESTABLECIMIENTO DE DERECHO

25

2 ACCIONES JUDICIALES 6 PENALES 26

2 ACCIONES JUDICIALES 7 REPARACIÓN DIRECTA 27


2 ACCIONES JUDICIALES 8 RESPONSABILIDAD CIVILES 28

3 ACCIONES TUTELAS 1 ACCION TUTELA 31

4 ACTAS 1 ACTA BAJA BIENES

MUEBLES 41

4 ACTAS 2 ACTA DE ASAMBLEA 42

4 ACTAS 3 ACTA DE COMITÉ CARTERA

Y ACREEDORES 43

4 ACTAS 4 ACTA DE COMITÉ

CONDUCTA 44


CONTRALORÍA INTERNA 45

4 ACTAS 6 ACTA DE COMITÉ CONTROL

CAMBIO 46

4 ACTAS 7 ACTA DE ADQUISICIONES Y

ADJUDICACIONES 47

4 ACTAS 8 ACTA DE COMITÉ DE

RIESGO 48


GOBIERNO ORGANIZACIONAL

49

4 ACTAS 10 ACTA DE CONCILIACION 410

4 ACTAS 11 ACTA DE ELIMINACIÓN 411

4 ACTAS 12 ACTA DE ENTREGA 412

4 ACTAS 13 ACTA DE ENTREGA

AUDITORIOS 413

4 ACTAS 14 ACTA DE ESTREGA DE INFORMACION DIGITAL

414

4 ACTAS 15 ACTA DE JUNTA DIRECTIVA 415

4 ACTAS 16 ACTA DE NOMBRAMIENTOS 416

4 ACTAS 17 ACTA DE REUNION 417


4 ACTAS 18 ACTA ESTACIONES DE

COMPUTO 418

4 ACTAS 19 ACTA REUNIÓN DE

PROCESO 419


DIRECCION DE RIESGO 420

4 ACTAS 21 ACTAS DE COMITÉ DE

PLANEACION DE RIESGO 421

4 ACTAS 22 ACTAS DE CONTRATACION 422

4 ACTAS 23 ACTAS COMITÉ MAIAS 423

4 ACTAS 24 ACTAS DE DEMANDAS 424

4 ACTAS 25 ACTAS DE SEGUIMIENTO

ESTANCIA PROLONGADAS 425

4 ACTAS 26 ACTAS REUNION PRESTADORES

426

4 ACTAS 27 ACTAS PLAN DE MEJORA

AUDITORIA 427

4 ACTAS 28 ACTAS DE ENTREGA DE INFORMACION DIGITAL

428

4 ACTAS 29 ACTAS DE COMITÉ CONTROL CAMBIO

429

4 ACTAS 30 ACTAS ESTACIONES DE

COMPUTO 430

4 ACTAS 31 ACTA DE ENTREGA 431

4 ACTAS 32 ACTA COMITÉ DE ARCHIVO 432

5 ACUERDOS 1 ACUERDO DE JUNTA

DIRECTIVA 51

5 ACUERDOS 2 ACUERDOS

DISPONIBILIDAD DE SERVICIO

52

6 AFILIACIONES Y REGISTROS 1 AFILIACION Y REGISTRO 61

7 ALTO COSTO


9 APRENDIZAJE Y DESARROLLO 1 CAPACITACIONES

EXTERNAS 91


GENERALES 92

9 APRENDIZAJE Y DESARROLLO 3 CAPACITACIONES SALUD

OCUPACIONAL 93


TÉCNICAS 94

9 APRENDIZAJE Y DESARROLLO 5 ENCUESTAS 95

9 APRENDIZAJE Y DESARROLLO 6 EVALUACIONES 96

10 ASESORIAS JURIDICAS 1 ASESORIA JURIDICA 101

13 BIENESTAR 1 ACTIVIDADES 131

13 BIENESTAR 2 COMITÉS DE BIENESTAR 132

13 BIENESTAR 3 PLAN DE BENEFICIOS Y

CRONOGRAMA 133

14 CAJA MENOR 1 CAJA MENOR 141

16 CERTIFICADOS 1 CERTIFICADO DE DEUDA ENTES TERRITORIALES

161

16 CERTIFICADOS 2 CERTIFICADO PARAFISCAL 162

17 COACTIVOS 1 COACTIVOS 171

20 COMPROBANTES DE

CONTABILIDAD 1 NOTAS CONTABLES 201

20 COMPROBANTES DE

CONTABILIDAD 2 ORDENES DE PAGO 202

21 COMUNICACIONES 1 COMUNICACIONES DE

PRESIDENCIA 211

21 COMUNICACIONES 2 COMUNICACIONES DE

JUNTA DIRECTIVA 212

21 COMUNICACIONES 3 COMUNICACIONES GRUPO

EMPRESARIAL 213


21 COMUNICACIONES 4 CONSECUTIVO

CIRCULARES EXTERNA 214


CIRCULARES INTERNAS 215


COMUNICACIONES INTERNAS

216

21 COMUNICACIONES 7 CONSECUTIVO OFICIOS 217

22 CONCILIACIONES 1 CONCILIACION BANCARIAS 221

22 CONCILIACIONES 2 CONCILIACION DE

CARTERA 222

22 CONCILIACIONES 3 CONCILIACION DE PREJUDICIALES

223

25 CONTRATOS 1 COMODATOS 251

25 CONTRATOS 2 CONTRATO DE ARRENDO 252

25 CONTRATOS 3 CONTRATO DE PROVEEDORES

ADMINISTRATIVOS 253

25 CONTRATOS 4 ORDENES DE PRESTACIÓN

DE SERVICIOS 254

25 CONTRATOS 5 CONTRATO RED DE

SERVICIOS 255

26 CONTROL DISCIPLINARIO 1 INVESTIGACIONES

LABORALES 261

27 CONVENIOS 1 CONVENIOS

EMPRESARIALES 271

27 CONVENIOS 2 CONVENIOS EDUCATIVOS 272

29 DECLARACIONES 1 INDUSTRIA Y COMERCIO 291

29 DECLARACIONES 2 RENTA Y COMPENSACION 292

29 DECLARACIONES 3 RETENCION IMPUESTO DE

VALOR AGREGADO IVA 293

30 DERECHO DE PETICIONES 1 DERECHO DE PETICION 301


30 DERECHO DE PETICIONES 2 REQUERIMIENTO DE

AUTORIDADES 302

32 DOCUMENTOS LEGALES 1 DOCUMENTO LEGAL DE

PRESIDENCIA 321

33 ENCUESTAS 1 ENCUESTA

HOSPITALIZACIÓN 331

34 ENCUESTAS 2 ENCUESTA PERCEPCIÓN 342

34 ESTADOS FINANCIEROS 1 ESTADOS FINANCIEROS 341

35 ESTATUTOS 1 ESTATUTO 351

37 FICHAS TECNICAS 1 FICHA TECNICA DE

MAQUINARIA Y EQUIPOS 371

37 FICHAS TECNICAS 2 FICHA TECNICA EQUIPO DE

TRANSPORTE 372

40 HISTORIAS 1 HISTORIA APRENDICES

SENA 401

40 HISTORIAS 2 HISTORIA DE INTEGRANTE

DE JUNTA DIRECTIVA 402

40 HISTORIAS 3 HISTORIA LABORAL 403

40 HISTORIAS 4 HISTORIA PASANTES 404


INTERNA 411


EXTRAORDINARIA 412

41 INFORMES 3 INFORME DE CONSUMOS 413

41 INFORMES 4 INFORME ENTES DE

CONTROL 414

41 INFORMES 5 INFORME DE EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL

INTERNO 415

41 INFORMES 6 INFORME DE GERENCIA 416

41 INFORMES 7 INFORME DE GESTION 417


41 INFORMES 8 INFORME DE SEGUIMIENTO

A PLANES DE MEJORA 418

41 INFORMES 10 INFORMES ENTES DE

CONTROL 4110

41 INFORMES 11 INFORME LEGALES 4111

41 INFORMES 12 INFORME CORPORATIVOS 4112

41 INFORMES 13 INFORME PQRD 4113

41 INFORMES 14 INFORME DE MERCADO 4114

41 INFORMES 15 INFORME AUTOCONTROL 4115

41 INFORMES 16 INFORMES GEAS DE RESULTADOS DPTAL

4116

41 INFORMES 17 INFORMES JORNADA

DPTAL 4117

41 INFORMES 18 INFORME DE PLAN DE

PROMOCION 4118

41 INFORMES 19 INFORME DE CENSO DE

ATENCION DOMICILIARIA 4119

41 INFORMES 20 INFORME INDUCCION DE

DEMANDA 4120

41 INFORMES 21 INFORME UNIDADES

RENALES 4121

41 INFORMES 22 INFORME VIH 4122

41 INFORMES 23 INFORME PRESTADORES DE SERVICIO DE SALUD

4123

41 INFORMES 24 INFORMES COCURRENTE 4124

41 INFORMES 25 INFORME DE SEGUIMIENTO 4125

41 INFORMES 26 INFORME DE PLAN DE

PROMOCION 4126

44 INVENTARIOS 1 EGRESO DE ALMACEN 441


44 INVENTARIOS 2 INGRESO DE ALMACEN 442

44 INVENTARIOS 3 INVENTARIO GENERAL DE

ACTIVOS 443

44 INVENTARIOS 4 RECLAMACIONES ANTE

ASEGURADORA 444

45 JURISDICCIONALES 1 JURISDICCIONALES 451

46 LIBROS 1 LIBRO AUXILIAR 461

46 LIBROS 2 LIBROS MAYOR Y BALANCE 462

48 LIGAS 1 LIGA 481

50 MANUALES 1 MANUAL DE IDENTIDAD E IMAGEN CORPORATIVA

501

50 MANUALES 2 MANUAL DE CÓDIGO DE

CONDUCTA Y BUEN GOBIERNO

502

50 MANUALES 3 MANUAL MAIAS 503

55 ORDENES DE COMPRA 1 ORDENES DE COMPRAS 551

56 PQRD - PETICIONES, QUEJAS,

RECLAMOS Y DERECHO DE PETICIÓN

57 PLANES 1 PLAN CAPACIDAD

HERRAMIENTA TECNOLOGICA

571

57 PLANES 2 PLAN INSTITUCIONAL 572

57 PLANES 3 PLAN DE COMPRAS 573

57 PLANES 4 PLAN DE MANTENIMIENTO

ANUAL 574

57 PLANES 5 PLAN DE PRUEBAS 575

57 PLANES 6 PLAN DE SALIDAS

PERSONAL 576

57 PLANES 7 PLAN ESTRATEGICO DE

TECNOLOGIA 577


57 PLANES 8 PLAN INSTITUCIONAL DE

ARCHIVO 578

57 PLANES 9 PLAN MENSUAL DE CAJA 579

57 PLANES 10 PLANES OPERATIVOS 5710

57 PLANES 11 PLANES DE

MEJORAMIENTO 5711

57 PLANES 12 PLANES DE MEJORA

PAMEC DEPARTAMENTALES

5712

57 PLANES 13 PLAN SUPERINTENDENCIA

DE SALUD 5713

57 PLANES 14 PLAN DE MERCADEO 5714

57 PLANES 15

PLAN NACIONAL DE PROMOCION DE LA SALUD

Y PREVENCION DE LA ENFERMEDAD

5715

59 PODERES 1 PODERES 591

60 POLIZAS 1 PÓLIZA DIRECTORES Y

ADMINISTRADORES 601

60 POLIZAS 2 PÓLIZA RESPONSABILIDAD CIVIL EXTRACONTRACTUAL

602

60 POLIZAS 3 PÓLIZA TODO RIESGO

DAÑO MATERIAL 603

60 POLIZAS 4 PÓLIZA VIDA GRUPO 604

60 POLIZAS 5 PÓLIZAS MANEJO GLOBAL 605

61 PORTAFOLIO DE SERVICIOS

63 DOCUMENTOS DEL SISTEMA

DE GESTIÓN DE CALIDAD 1 PROCESOS 631

64 PROGRAMAS 1 PROGRAMA DE AUDITORIA 641


AUDITORIAS PAMEC 642


64 PROGRAMAS 3 PROGRAMAS DE SALUD 643

65 RECOBROS 1 RECOBROS A OTRAS EPS 651

65 RECOBROS 2 RECOBROS AL ADRES 652

65 RECOBROS 3 RECOBROS AL ENTE

TERRITORIAL 653

69 REGISTROS 1 AUTORIZACION PARA VISITAS O STAND DE

EXTERNOS 691

69 REGISTROS 2 CONTROL PRESTAMO DE

DOCUMENTOS 692

69 REGISTROS 3 CONTROL PRESTAMO DE

LIBROS 693

69 REGISTROS 4 ENVÍO DE

CORRESPONDENCIA 694

69 REGISTROS 5 RADICACION DE

CORRESPONDENCIA 695

69 REGISTROS 6 SOLICITUD INGRESO

HORARIO NO LABORAL 696

69 REGISTROS 7 TRANSFERENCIA DOCUMENTALES

697

69 REGISTROS 8 TRANSMISION DE FAX 698

70 REGLAMENTOS 1 REGLAMENTO INTERNO DE

TRABAJO 701

72 RESOLUCIONES 1 RESOLUCION DE

PRESIDENCIA 721

73 RESPONSABILIDAD SOCIAL 1 MEDIO AMBIENTE 731

73 RESPONSABILIDAD SOCIAL 2 PROGRAMA DE

RESPONSABILIDAD SOCIAL 732

75 SISTEMA DE GESTIÓN DE LA SEGURIDAD Y SALUD EN EL

TRABAJO 1 ACTIVIDADES 751


TRABAJO 2 BRIGADA DE EMERGENCIA 752


TRABAJO 3 COPASST 753



TRABAJO 4

CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES

754


TRABAJO 5 INSPECCIONES 755


TRABAJO 6 MATRIZ DE RIESGO 756


TRABAJO 7 PAUSAS ACTIVAS 757


TRABAJO 8 PLAN DE EMERGENCIA 758

76 SOLICITUDES 1 SOLICITUD CAMBIO DRP 761

76 SOLICITUDES 2 SOLICITUD SERVICIOS DE

TECNOLOGIA 762

78 TABLAS DE RETENCION

DOCUMENTAL 1

TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL

781

79 TITULACIONES Y BIENES 1 TITULACIONES Y BIENES 791

81 TRANSFERENCIAS 1 TRANSFERENCIAS 811

82 IDENTIDAD EMPRESARIAL 1 IDENTIDAD EMPRESARIAL 821

83 ARQUEO CAJA 1 ARQUEO CAJA 831

83 ARQUEO CAJA 1 ARQUEO CAJA 831

84 PETICIONES 1 PETICIONES 841

85 PLANILLAS DE ENTREGA DE INFORMACION AL USUARIO

1 PLANILLAS DE ENTREGA

DE INFORMACION AL USUARIO

851

86 REFERENCIA Y

CONTRAREFERENCIA

87 REGISTRO DE ACTIVIDADES

DIARIAS DE ACOMPAÑAMIENTO

1 REGISTRO DE ACTIVIDADES

DIARIAS DE ACOMPAÑAMIENTO

871

88 RECAUDOS 1 RECAUDO DIARIO DE PAGO 881

89 HISTORIA MEDICINA LABORAL 1


90 NOTIFICACIONES 1 NOTIFICACIÓN DE

USUARIOS 901

90 NOTIFICACIONES 2 NOTIFICACIÓN DE CARTERA 902

91 GESTION DE DESARROLLO 1 ACTAS CONTROL 911

91 GESTION DE DESARROLLO 2 COMITE DESARROLLO

INFORMES AVANCE 912

91 GESTION DE DESARROLLO 3 DICCIONARIO DATOS 913

91 GESTION DE DESARROLLO 4 ENTES DE CONTROL 914

91 GESTION DE DESARROLLO 5 GESTION DOCUMENTOS

CONTROL 915

91 GESTION DE DESARROLLO 6 INDICADORES DESARROLLO

916

91 GESTION DE DESARROLLO 7 INFORMES AVANCES

PROYECTOS 917

91 GESTION DE DESARROLLO 8 MANUALES 918

91 GESTION DE DESARROLLO 9 MENUS 919

91 GESTION DE DESARROLLO 10 NORMATIVIDAD 9110

91 GESTION DE DESARROLLO 11 PARAMETRIZACION 9111

91 GESTION DE DESARROLLO 12 PRUEBAS 9112

91 GESTION DE DESARROLLO 13 ROLES 9113

91 GESTION DE DESARROLLO 14 WEB SERVICE 9114

92 MANTENIMIENTOS 1 MANTENIMIENTO 921

93 MATRICEZ 1 MATRIZ 931

93 MATRICES 2 MATRIZ DE RIESGO

CORPORATIVO 932


94 PROCESO DESARROLLO 1 ARQUITECTURA ESTANDARES

941

94 PROCESO DESARROLLO 2 DOCUMENTOS GENERALES 942

94 PROCESO DESARROLLO 3 PROCESO ANTERIOR 943

94 PROCESO DESARROLLO 4 PROCESO DESARROLLO

ISO15504 944

94 PROCESO DESARROLLO 5 PROCESO MANTENIMIENTO 945

95 PROYECTOS 1 ANÁLISIS 951

95 PROYECTOS 2 CIERRE 952

95 PROYECTOS 3 CONSTRUCCIÓN 953

95 PROYECTOS 4 DISEÑO 954

95 PROYECTOS 5 EVALUACIÓN CONTROL

PROYECTO 955

95 PROYECTOS 6 GESTIÓN CAMBIOS 956

95 PROYECTOS 7 LINEA BASE 957

95 PROYECTOS 8 MEDICIONES 958

95 PROYECTOS 9 PLANEACION PROYECTOS 959

95 PROYECTOS 10 PREDESAROLLO 9510

95 PROYECTOS 12 PRUEBAS 9512

96 PRUEBAS 1 PRUEBA UNITARIAS DRP 961

97 REPORTE 1 REPORTE DE

MANTENIMIENTO 971

97 REPORTE 2 REPORTE VISITA TECNICA 972


97 REPORTE 3 REPORTE NORMATIVO SI 973

97 REPORTE 4 REPORTE INSTITUCIONAL 974

98 FACTURAS DE PROVEEDORES

DE SERVICIOS DE SALUD 1

FACTURAS DE PROVEEDORES DE

SERVICIOS DE SALUD 981

99 GLOSAS 1 GLOSAS 991

100 COMUNICACIONES EXTERNAS

101 COMUNICACIONES INTERNAS

102 EVENTOS INSTITUCIONALES

103 INFORMACION AL USUARIO

104 MODELO INTEGRADO DE

ATENCION DE SALA

105 SEGUIMIENTOS 1 SEGUIMIENTO PLANES DE

ACCION 1051

106 SASTIFACCION

107 POLITICAS 1 1071

107 POLITICAS 2 POLÍTICA DE

COMUNICACIONES 1072

108 HABILITACION

109 VERIFICACION URGENCIAS /

TRIAGE

110 ENCUESTA HOSPITALIZACIÓN 1 ENCUESTA

HOSPITALIZACIÓN 1101

111 JORNADAS DE SALUD

112 UNIRAS

114 GESTION DE AFILIADOS


115 GESTION DE PRESTADORES

116 AUDITORIAS 1 AUDITORIA ENTES TERRITORIALES

1161

116 AUDITORIAS 2 AUDITORIA ENTES

VIGILANCIA Y CONTROL 1162

117 SARLAFT

118 ATENCION DOMICILIARIA 1 ATENCION DOMICILIARIA 1181

2. TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL DESACTUALIZADAS

La siguiente TRD corresponde al área de gestión de calidad, para la actualización se tuvo en cuenta su nueva denominación

“gerencia de innovación y optimización de procesos”:


PROCESO / ETAPA CODIGO FECHA DE ELABORACIÓN

VERSIÓN Año Mes Día

GESTIÓN CALIDAD 2 2019 11 01 1

CÓDIGO SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES

(REGISTROS) TIPO DE

INFORMACION SOPORTE


PROCEDIMIENTO CD S SB

ARCHIVO GESTIÓN

ARCHIVO CENTRAL

CT E D S M

2 4 ACTAS

2 4 15 ACTA DE REUNION

Reservado Digital 1 9 X Estas actas de se cargan en el

aplicativo de interacciones Actas de Reunión

2 41 INFORMES

2 41 7 INFORME DE GESTION

Reservado Digital 1 2 X

La Serie debe permanecer 1 año en el Archivo de Gestión, luego se

conserva 2 año en el archivo central, se elimina ya que se

maneja copia del consecutivo de correspondencia despachada

Informes de Gestión

Informe PAMEC

2 57 PLANES

2 57 11 PLANES DE MEJORAMIENTO Reservado Digital 1 9 X Se eliminan cuando haya

terminado su tiempo de retención


2 57 12 PLANES DE MEJORA PAMEC

DEPARTAMENTALES

en el Archivo Central

2 63 DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD

2 63 1 PROCESOS

Reservado Digital 6 14 X Se eliminan cuando haya

terminado su tiempo de retención en el Archivo Central

Formatos

Instructivos

Planes

Procesos

Procedimiento

Manuales

Programas

2 64 PROGRAMAS

2 64 2 PROGRAMA DE AUDITORIAS PAMEC

Reservado Digital 6 14 X Se eliminan cuando haya

terminado su tiempo de retención en el Archivo Central Programa

CONVENCIONES Prof. Gestión Documental Gerente GR-GTH Gerente de Calidad

CP: Código de Proceso CT: Conservación Total

________________________ Nombre:

_______________________ Nombre:

______________________ Nombre:


SB: Subserie documental D:

Digitalización


Subserie documental ( c) M: Microfilmación

Tipo documental (i)

La siguiente TRD corresponde al área de gestión de recursos, para la actualización se tuvo en cuenta la nueva denominación

“administrativa”.




GESTIÓN DE RECURSOS 8 2019 11 01 1


(REGISTROS) TIPO DE

INFORMACION SOPORTE


PROCEDIMIENTO CP S SB

ARCHIVO GESTIÓN

ARCHIVO CENTRAL

CT E D S M

8 4 ACTAS

8 4 7 ACTA DE ADQUISICIONES Y

ADJUDICACIONES

Reservado Papel 1 9 X X

Se digitaliza para consulta de los usuarios

a través de Docunet Web. Se conserva en

forma permanente, en el Archivo Histórico, al

término de su retención.

Acta de reunión

Convocatoria

8 4 11 ACTA DE ELIMINACIÓN


Se digitaliza en la sede nacional para consulta de los usuarios a través

de Docunet Web. Se conserva en forma permanente, en el

Archivo Histórico, al término de su retención.

Acta de eliminación GR-F-13


8 4 12 ACTA DE ENTREGA AUDITORIOS


La Subserie permanece 1 años en el Archivo de Gestión, posteriormente se transfiere al Archivo

Central, donde se conserva 2 años más,

cumplidos estos periodos se elimina por

perder su valor administrativo.

Acta de entrega auditorio

8 4 17 ACTA REUNIÓN DE PROCESO Reservado Papel 1 9 X X

La Subserie debe permanecer 1 año en el

Archivo de Gestión, luego se transfiere al Archivo Central, Se


Acta de reunión GPC-F-25

conserva en forma permanente, en el


8 4 1 ACTA BAJA BIENES MUEBLES


La Subserie tiene valor contable y legal. Se

sugiere su conservación en otro medio, sin

embargo el artículo 28 de la Ley 962 de 2005 (Ley antitrámites), dice que los libros deben ser conservados durante 10 años en cualquier medio

que garantice su reproducción exacta.

Acta baja bienes Muebles GR-F-16

Solicitud baja activo GR-F-22

8 4 30 ACTA COMITÉ DE ARCHIVO


Se digitaliza en la sede nacional para consulta de los usuarios a través

de Docunet Web. Se conserva en forma permanente, en el


Acta

8 21 COMUNICACIONES

Clasificado Papel 1 9 X X

La Serie debe permanecer 1 año en el

Archivo de Gestión, luego se transfiere al

Archivo Central, donde se reproduce en un

Medio Técnico siendo el soporte digital que se debe conservar por 10 años por lo anterior el soporte físico deberá

ser eliminado.

8 21 5 CONSECUTIVO CIRCULARES INTERNAS

Circular GR-F-12

8 21 4 CONSECUTIVO CIRCULARES EXTERNA

Circular

8 21 6 CONSECUTIVO COMUNICACIONES INTERNAS

Comunicación GR-F-10

8 21 7 CONSECUTIVO OFICIOS

Oficio GR-F-11


8 25 CONTRATOS

8 25 1 COMODATOS

Público Papel 2 8 X X

La Subserie debe permanecer 2 años en el Archivo de Gestión, luego se transfiere al


Medio Técnico y permanece 8 años más.

Una vez cumpla el tiempo en los archivos de gestión y central, se digitalizar y eliminar el

soporte papel.

Actas

Comodato

Correspondencia

Soportes

8 25 2 CONTRATO DE ARRENDO






soporte papel.

Actas

*Actas de liquidación

Contrato

*Contrato

Correspondencia

*Correspondencia recibida *Correspondencia despachada

Documentos soporte *Fotocopia Rut *Fotocopia cedula *Cámara de comercio *Certificado tradición y libertad *Certificación cuenta bancaria *Declaración de vínculos *Autorización de tratamiento de datos personales para proveedores *Formulario de vinculación de clientes

8 25 3 CONTRATO DE PROVEEDORES

ADMINISTRATIVOS Público Papel 2 8 X X



Actas

* Actas de liquidación - GR_F_27, GR_F_28 * Actas de reunión




soporte papel.

Certificaciones * Certificaciones * Evaluación de proveedores * Encuesta proveedor

Contrato

* Contrato firmado y Otrosí

Correspondencia

* Correspondencia recibida * Correspondencia despachada

Documentos soporte * Fotocopia RUT * Fotocopia cedula representante legal * Cámara de comercio * Tarjeta profesional * Declaración de vínculos - GR-F-53 *Autorización de tratamiento de datos personales para proveedores - GT-F-89

Informes de interventoría

* Informes de interventoría por mes con sus soportes (facturas, DEF, pagos seguridad social.)

Pólizas * Póliza de cumplimiento * Póliza de responsabilidad civil y contractual * Póliza de calidad * Póliza de buen manejo del anticipo * Aceptación de garantías

Sistema De Gestión Salud Seguridad Trabajo *Manual del sistema de gestión salud y seguridad en el trabajo *Afiliación EPS, AFP Y ARL *Certificación trabajo en alturas *Certificación manejo sustancias químicas *Compromiso visualización video SGSST


Solicitud De Contrato

*Solicitud de contrato *Estudios previos

SARLAFT *Formato de conocimiento de proveedor *Declaración de bienes y rentas *Reporte de validación SARLAFT

8 25 4 ORDENES DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS






soporte papel.

Actas

*actas de liquidación *actas de reunión

Certificaciones * Certificaciones sistema de gestión salud seguridad trabajo * Manual del sistema de gestión salud y seguridad en el trabajo * Afiliación EPS, AFP, ARL *Certificación trabajo en alturas *Certificación manejo sustancias químicas *Compromiso visualización video sigs.

Correspondencia

*correspondencia recibida *correspondencia despachada

Documentos soporte *fotocopia del RUT *fotocopia de la cédula *certificado de cuenta bancaria *antecedentes *tarjeta profesional

Informes *informe de interventoría *factura *pagos a seguridad social

OPS

*OPS


Propuesta

*propuesta técnica y/o económica

8 27 CONVENIOS

8 27 1 CONVENIOS EMPRESARIALES





Una vez cumpla el tiempo en los archivos de gestión y central,

microfilmar o digitalizar y eliminar el soporte

papel.

Actas

* Actas de liquidación * Actas de reunión

Certificaciones

* Certificaciones

Convenio

* Convenio firmado y vigente * Otrosí

Correspondencia


Documentos soporte * Fotocopia RUT * Fotocopia cedula representante legal * Cámara de comercio

Informes de interventoría

* Informes de interventoría

Pólizas * Póliza de cumplimiento * Póliza de responsabilidad civil y contractual * Póliza de calidad * Póliza de buen manejo del anticipo * Aceptación de garantías

Propuesta

* Propuesta técnica y/o económica

Solicitud de contrato

* Solicitud de contrato


8 27 2 CONVENIOS EDUCATIVOS


La Subserie debe permanecer 2 años

en el Archivo de Gestión, luego se

transfiere al Archivo Central, donde se reproduce en un Medio Técnico y

permanece 8 años más. Una vez

cumpla el tiempo en los archivos de

gestión y central, microfilmar o

digitalizar y eliminar el soporte papel.

Acta de inicio pasantías

*Formato acta inicio de pasantía *Formato autorización y contratación de pasantes

Certificaciones

* Informe técnico final *Formato de certificación de pasantía

Convenio

* Convenio firmado y vigente * Otrosí

Correspondencia


Documentos soporte * fotocopia RUT * Fotocopia cedula representante legal * certificado cámara de comercio * Licencia de funcionamiento (resolución, acuerdo, etc.) * Consejo académico (resolución, acuerdo etc.) Oficio solicitud de pasantía Formato de Solicitud Convenio Practica.

Solicitud de convenio

* Solicitud de convenio para práctica

8 37 FICHAS TECNICAS

8 37 1 FICHA TECNICA DE MAQUINARIA Y EQUIPOS


La Serie no se destruye porque su

contenido se considera de valor

histórico para Asmet Salud. Se sugiere conservar en un

medio técnico para salvaguardar la

información.

Ficha Técnica Maquinaria de Equipo GR-F-64

8 37 2 FICHA TECNICA EQUIPO DE TRANSPORTE

Ficha Técnica Equipo de transporte GR-F-65


8 41 INFORMES


Reservado Electrónico/islution 1 4 X X

La Subserie debe permanecer 1 año en

el Archivo de Gestión, luego se


permanece 4 años más.

Informe

Anexo

8 41 3 INFORME DE CONSUMOS

Clasificado Digital 1 4 X X

La Subserie debe permanecer 1 año en

el Archivo de Gestión, luego se


permanece 4 años más.

Informe consumo agua y energía

8 44 INVENTARIOS

8 44 3 INVENTARIO GENERAL DE ACTIVOS

Clasificado Papel/Electrónico/Seven

ERP 2 8 X

La Subserie tiene valor administrativo, contable y legal. Se

sugiere su conservación en otro medio, sin embargo el artículo 28 de la Ley 962 de 2005 (Ley antitrámites), dice que los libros

deben ser conservados durante 10 años en cualquier medio que garantice

su reproducción exacta.

Acta de inventario Físico GR-F-58

Inventario

Lista chequeo bienes inmuebles GR-F-37

Lista chequeo bienes muebles GR-F-34

8 44 2 INGRESO DE ALMACEN

Ingreso de Consumo


Ingreso de Activos

Reintegro Consumo

Reintegro Activos Fijos

8 44 1 EGRESO DE ALMACEN

EGRESO DE ALMACEN

Salida de Consumo

Salida de Activos

Solicitud de préstamo y retiro de activos físico

GR-F-32

Baja Activos

Baja Elementos de Consumo

8 44 4 RECLAMACIONES ANTE ASEGURADORA

Denuncia

Pólizas

8 55 ORDENES DE COMPRA

8 55 1 ORDENES DE COMPRAS

Reservado Electrónico/Seven ERP 2 8 X X

La Serie tiene valor administrativo,

contable y legal. Se sugiere su

conservación en otro medio, sin embargo el artículo 28 de la

Requerimiento de Compra

Comparativo


Cotizaciones Ley 962 de 2005 (Ley antitrámites), dice que los libros

deben ser conservados durante 10 años en cualquier medio que garantice

su reproducción exacta.

Aprobación

Orden de Compra

8 57 PLANES


Reservado Digital 1 4 X X

La Subserie permanece 1 años en el Archivo de

Gestión, posteriormente se

transfiere al Archivo Central, donde se conserva 4 años más, cumplidos

estos periodos se elimina por perder su valor administrativo.

Plan de compras

8 57 8 PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVO


Se digitaliza en la sede nacional para

consulta de los usuarios a través de

Docunet Web. Se conserva en forma permanente, en el

Archivo Histórico, al término de su

retención.

Diagnóstico Integran de Archivo

Pinar

8 57 4 PLAN DE MANTENIMIENTO ANUAL

Reservado Papel 2 3 X




estos periodos se

Solicitudes Sedes

Solicitudes Cambio Sedes GR-F-52

Cotizaciones


Plan de Mantenimiento Anual elimina por perder su valor administrativo.

6 PLAN DE SALIDAS PERSONAL

Clasificado Digital 1 3 X




estos periodos se elimina por perder su valor administrativo.

Programación Salidas Personal

8 69 REGISTROS

Reservado Papel 1 4 X X Se elimina una vez cumplido su tiempo

de retención

8 69 1 AUTORIZACION PARA VISITAS O STAND DE EXTERNOS

Autorización para visitas o stand de

externosGR-F-51

8 69 2 CONTROL PRESTAMO DE DOCUMENTOS

Control préstamo de documentos GR-F-07

8 69 3 CONTROL PRESTAMO DE LIBROS

Control préstamo de libros

8 69 4 ENVÍO DE CORRESPONDENCIA

Envío de correspondencia GR-F-08

8 69 5 RADICACION DE CORRESPONDENCIA GR-F-09

Radicación de correspondencia GR-F-09


8 69 6 SOLICITUD INGRESO HORARIO NO LABORAL

Solicitud Ingreso Horario No Laboral GR-F-33

8 69 7 TRANSFERENCIA DOCUMENTALES GR-F-50, GR-F-06, GR-F-61

Transferencias documentalesGR-F-50,

GR-F-06, GR-F-61

8 69 8 TRANSMISION DE FAX

Transmisión de fax GR-F-34

8 78 TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL



contenido se considera de valor

histórico para Asmet Salud. Se sugiere conservar en un

medio técnico para salvaguardar la

información.

8 78 1 TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL

Encuesta TRD

Tabla de retención documental

Actualizaciones TRD

8 79 TITULACIONES Y BIENES


Esta serie se digitaliza en la sede

nacional para consulta de los

usuarios a través de Docunet Web. Y se conserva de manera

permanente

8 79 1 TITULACIONES Y BIENES

Certificados

*Avalúos *Certificados de tradición

Contratos compraventa

*Contrato compraventa


Correspondencia

*Oficios *Informes situación del bien

Documentos propiedad

*Escritura *Tarjeta de propiedad

Impuestos

*Impuesto predial *SOAT

8 60 POLIZAS

8 60 3 PÓLIZA TODO RIESGO DAÑO MATERIAL



contenido se considera de valor histórico para la Asmet Salud. Se

sugiere conservar en un medio técnico

para salvaguardar la información.

Propuesta

Póliza

Correspondencia

8 60 4 PÓLIZA VIDA GRUPO






Propuesta

Póliza

Correspondencia

8 60 5 PÓLIZAS MANEJO GLOBAL






Propuesta

Póliza

Correspondencia


8 60 2 PÓLIZA RESPONSABILIDAD CIVIL

EXTRACONTRACTUAL






Propuesta

Póliza

Correspondencia

8 60 1 PÓLIZA DIRECTORES Y

ADMINISTRADORES






Propuesta

Póliza

Correspondencia

CONVENCIONES Prof. Gestión Documental Gerente GR


________________________ Nombre:

_______________________ Nombre:





Tipo documental (i)

La siguiente TRD corresponde al área de gestión tecnológica, para la actualización se tuvo en cuenta la nueva denominación

“gerencia de transformación digital”:




GESTION TECNOLOGICA 10 2019 11 01 1


(REGISTROS) TIPO DE

INFORMACION SOPORTE


PROCEDIMIENTO CD S SB

ARCHIVO GESTIÓN

ARCHIVO CENTRAL

CT E D S M

10 4 ACTAS

10 4 15 ACTA DE REUNION


La Serie debe permanecer 1 año en el Archivo de Gestión, luego se transfiere al Archivo Central, donde se reproduce en un Medio Técnico siendo el soporte digital que se debe conservar por 10 años por lo anterior el soporte físico

deberá ser eliminado.

Acta

10 4 6 ACTAS DE COMITÉ CONTROL CAMBIO

Reservado Papel 1 9 X X Acta

Acta Conformación Comité Control Cambio

10 4 28 ACTAS ESTACIONES DE COMPUTO


Acta Entrega Estaciones Computo

10 4 29 ACTA DE ENTREGA INFORMACIÓN

DIGITAL Clasificado Papel 1 9 X X

Acta Entrega Información Digital

10 5 ACUERDOS


10 5 2 ACUERDOS DISPONIBILIDAD DE

SERVICIO Reservado Papel 1 9 X X


deberá ser eliminado Acuerdo Disponibilidad Nivel Servicio

10 91 GESTION DE DESARROLLO

10 91 1 ACTAS DE REUNIÓN


La Serie debe permanecer 1 año almacenada en Backups local, luego

se transfiere a la nube, donde se almacenara indefinidamente para el caso de información en salud y 10

años para el resto de la información.

Acta

10 91 2 ACTAS COMITE DE DESARROLLO

Reservado Digital 1 9 X Acta

Informe

10 91 3 DICCIONARIO DATOS


Diccionario de datos

10 91 4 GESTION DOCUMENTOS CONTROL


Registro de documento control

10 91 5 INDICADORES DESARROLLO


Indicador

10 91 6 INFORMES


Informe

10 91 7 MANUALES Reservado Digital 1 9 X


Manual

10 91 8 MENUS


Menú

10 91 9 NORMATIVIDAD


Normas

10 91 10 PARAMETRIZACION


Parametrización

10 91 11 PRUEBAS


Plan de Pruebas

10 91 12 ROLES


Roles

10 91 13 WEB SERVICE


Web service

10 92 MANTENIMIENTOS

10 92 1 MANTENIMIENTO



deberá ser eliminado

Mantenimiento Correctivo Equipos

Mantenimiento Preventivo Equipos

10 93 MATRICES


10 93 1 MATRIZ




Matriz Incidente ProvcRendInadec

Matriz RACI

Matriz Riesgo Servicios TI

10 57 PLANES

10 57 1 PLAN CAPACIDAD HERRAMIENTA

TECNOLOGICA Reservado Papel 1 9 X X



Plan Capacidad Herramienta Tecnológica

10 57 7 PLAN ESTRATEGICO DE TECNOLOGIA


Plan estratégico de tecnología PETI

10 57 2 PLAN DE COMPRA


Plan de Compra

10 57 5 PLAN DE PRUEBAS


Plan Pruebas Plataforma de Contingencia

10 94 PROCESO DESARROLLO




10 94 1 ARQUITECTURA ESTANDARES

Reservado

Digital 1 9 X

10 94 2 DOCUMENTOS GENERALES

10 94 3 PROCESO ANTERIOR

Reservado

10 94 4 PROCESO DESARROLLO ISO15504


10 94 5 PROCESO MANTENIMIENTO

Reservado

10 94 6 PROCESO DESARROLLO XP

Implementación * Solicitud de Desarrollo * Especificación Técnica * Casos de Prueba * Código Fuente * Reportes * Script

Pruebas Funcionales * Manual de Usuario

Pruebas de Aceptación * Documento de Aceptación * Desplieque de Producción * Registro de Asistencia

Despliegue de Producción * Registro de Asistencia

10 95 PROYECTOS

10 95 10 PREDESAROLLO



se transfiere a la nube, donde se almacenara indefinidamente para el

caso de información en salud e información con valor jurídico y 10


Análisis de viabilidad *Realizar estimación Pre-desarrollo *Reunión Para Estudiar Análisis Viabilidad *Reportar Hallazgos *Documento Análisis Viabilidad *Lista Chequeo Para Análisis *Listado Casos de Uso

Requerimiento * Documento Requerimientos * Validar Especificación Requerimientos * Aseguramiento Calidad


10 95 9 PLANEACION PROYECTOS





Realizar Estimación

Realizar Plan Gestión Proyecto

Aseguramiento Calidad

10 95 1 ANÁLISIS


Realizar Flujos Sistema

Realizar Casos Uso

Validar Casos Uso


10 95 4 DISEÑO


Realizar Modelo BD

Diseñar Casos Prueba

Documento Especificación Técnica

Contrato Web Service


10 95 3 CONSTRUCCIÓN

Reservado Digital 1 9 X Desarrollar Código Fuente

Testing Técnico



10 95 11 PRUEBAS


Hallazgos Prueba Funcionales

Hallazgos Prueba Aceptación

Documento Prueba Aceptación

Crear Manual


Pruebas Terceros

10 95 2 CIERRE


Acta Cierre

10 95 7 LINEA BASE


Pre Desarrollo

Planeación Proyectos

Análisis

Diseño

Construcción

Pruebas

Evaluación Control Proyecto


10 95 5 EVALUACIÓN CONTROL PROYECTO Reservado Digital 1 9 X

10 95 6 GESTIÓN CAMBIOS Reservado Digital 1 9 X

10 95 8 MEDICIONES Reservado Digital 1 9 X

10 96 PRUEBAS

10 96 1 PRUEBA UNITARIAS DRP



deberá ser eliminado Pruebas Unitarias DRP

10 97 REPORTE

10 97 1 REPORTE DE MANTENIMIENTO




*Reporte Mantenimiento Infraestructura Tecnológica

10 97 2 REPORTE VISITA TECNICA



deberá ser eliminado Reporte Visita Técnica

10 76 SOLICITUDES

10 76 1 SOLICITUD CAMBIO DRP Reservado Papel 1 9 X X La Serie debe permanecer 1 año en el Archivo de Gestión, luego se transfiere


Solicitud Cambio DRP al Archivo Central, donde se reproduce en un Medio Técnico siendo el soporte digital que se debe conservar por 10 años por lo anterior el soporte físico

deberá ser eliminado 10 76 2 SOLICITUD SERVICIOS DE TECNOLOGIA


Solicitud Servicios Tecnología

CONVENCIONES Prof. Gestión Documental Gerente GR-GTH Gerente de Tecnología


________________________ Nombre:

_______________________ Nombre:

______________________ Nombre:





Tipo documental (i)