programa de gestion documental v6
DESCRIPTION
Ley TransparenciaTRANSCRIPT
Fecha de elaboración Agosto de 2015Fecha de aprobación Septiembre de 2015Fecha de publicación Septiembre de 2015Fecha de vigencia Septiembre de 2015 a Septiembre de 2025
DependenciasSecretaría GeneralDirección Administrativa y FinancieraGrupo de Gestión Documental
Instancia de aprobación
Comité de Gestión Documental
Miembros del Comité de Gestión Documental que aprueban este documento
Secretaría General - Gloria Stella Díaz OrtízDirección Política Regional - Irma Luz Herrera RodríguezDirección Administrativa y Financiera - Olga Maritza Silva GallegoSubdirección Técnica - Eduardo ArchilaAuditor Interno - Lorena PinedaOficina Asesora de Planeación - Luis Alejandro González MuñozDirección de Comunicaciones - Cristian ChiquilloOficina Asesora Jurídica - Plinio Alarcón
Ubicación Serie: Programa de Gestión Documental
Índice de contenido
ASPECTOS GENERALES.....................................................................................................3
Introducción............................................................................................................................4
Reseña histórica del Movimiento Político MIRA.....................................................................4
Esfuerzos institucionales en materia de gestión de documentos y archivos.........................6
Aspectos Generales del Programa de Gestión Documental..................................................6
Aspectos Generales del Programa de Gestión Documental..................................................6
Alcance...................................................................................................................................7
Objetivo General.....................................................................................................................7
Objetivos Específicos..............................................................................................................7
Público destinatario del Programa de Gestión Documental...................................................7
Requerimientos para el desarrollo del Programa de Gestión Documental............................7
Requerimientos Económicos..................................................................................................7
Requerimientos Administrativos.............................................................................................8
LINEAMIENTOS PARA LOS PROCESOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL......................8
Planeación..............................................................................................................................8
Producción..............................................................................................................................9
Gestión y Trámite....................................................................................................................9
Organización...........................................................................................................................9
Transferencia..........................................................................................................................9
Disposición de documentos..................................................................................................10
Conservación a largo plazo..................................................................................................10
Valoración.............................................................................................................................10
FASES DE IMPLEMENTACIÓN DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL............11
FASES DE IMPLEMENTACIÓN DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL............11
Alineado con los objetivos estratégicos................................................................................11
Metas de corto, mediano y largo plazo.................................................................................11
Metas a corto plazo...............................................................................................................11
Metas a corto plazo...............................................................................................................11
Metas a mediano plazo.........................................................................................................11
Metas a mediano plazo.........................................................................................................11
Metas a mediano plazo.........................................................................................................11
Metas a largo plazo...............................................................................................................12
Articulación con otros programas y modelos de gestión del Movimiento MIRA..................12
PROGRAMAS ESPECÍFICOS.............................................................................................13
Programa de normalización de formas y formularios electrónicos......................................13
Programa de documentos vitales o esenciales....................................................................13
Programa de Gestión de Documentos Electrónicos............................................................13
Programa de reprografía......................................................................................................13
Plan Institucional de Capacitación........................................................................................14
Programa de documentos especiales..................................................................................14
Programa de auditoría..........................................................................................................14
Armonización con otros sistemas y modelos.......................................................................14
BIBLIOGRAFÍA.....................................................................................................................15
ANEXOS...............................................................................................................................16
Estructura Organizacional del Movimiento...........................................................................16
Cronograma de Implementación del PGD............................................................................16
Cronograma de Impelmentación del PGD............................................................................16
Cronograma de Impelmentación del PGD............................................................................16
Cronograma de Impelmentación del PGD............................................................................16
Cronograma de Impelmentación del PGD............................................................................16
Cronograma de Impelmentación del PGD............................................................................16
Cronograma de Impelmentación del PGD............................................................................16
Cronograma de Impelmentación del PGD............................................................................16
Cronograma de Impelmentación del PGD............................................................................16
Cronograma de Impelmentación del PGD............................................................................16
Cronograma de Impelmentación del PGD............................................................................16
Cronograma de Impelmentación del PGD............................................................................16
1 ASPECTOS GENERALES
El Movimiento Independiente de Renovación Absoluta-MIRA, elabora el Programa de GestiónDocumental (PGD), como un documento estratégico que permita identificar las necesidadesde la gestión documental, en soportes electrónicos como físicos; con el fin de diseñarpolíticas, estrategias, programas y procedimientos que faciliten la implementación deestándares y buenas prácticas archivísticas en el Movimiento.
De igual forma el Programa de Gestión Documental (PGD), pretende dar cumplimiento a laLey 594 de 2000 Ley General de Archivo, Ley Estatutaria 1712 de 2014 “Por medio de lacual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información PúblicaNacional y se dictan otras disposiciones”, Decreto 1080 de 2015 y Decreto 1081 de 2015, ycoadyuvar a la transparencia en la gestión administrativa del Movimiento, toda vez que éste,es un agente participativo de la actividad democrática en Colombia, por ende su informaciónes el respaldo primordial de la difusión de la defensa de la dignidad humana, el mejoramientode la calidad de vida, la prevalencia de los intereses generales y el fortalecimiento del ordenconstitucional y legal; conceptos que enmarcan la difusión del Miraismo en el país.
El programa de Gestión Documental (PGD) del Movimiento Político MIRA, tendrá unarevisión periódica anual y se deberá actualizar cada vez que sea necesario por elcumplimiento o la fijación de nuevas metas.
1.1 Introducción
El Programa de Gestión Documental surge por la necesidad de normalizar la gestióndocumental del Movimiento Político MIRA y emprender las acciones requeridas para mejorarla gestión del Movimiento y dar cumplimiento a las normas archivísticas actuales.
En atención a la Ley 594 de 2000- Ley General de Archivos Artículo 3. Definiciones, la cualdefine la gestión archivística como el “conjunto de actividades administrativas y técnicas,tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida yrecibida por las entidades desde su origen hasta su disposición final con el objeto de facilitarsu utilización y su conservación” , así mismo atendiendo a la modernización de loslineamientos y desarrollo de los archivos exigidos por la Ley Estatutaria 1712 de 2014, elDecreto 1080 de 2015, Decreto 1081 de 2015 y el Manual de Implementación de unPrograma de Gestión Documental, el Movimiento MIRA presenta el Programa de GestiónDocumental, como el instrumento archivístico que permita el desarrollo en los procesosadministrativos con miras a la transparencia y los principios del proceso de GestiónDocumental.
1.2 Reseña histórica del Movimiento Político MIRA1
Año 2000
Luego de la recolección de más de 51 mil firmas que respaldaron su creación, el 26 de julio,el Movimiento Político MIRA recibió la Personería Jurídica. Trece años después, la gestión desus representantes, los reconocimientos nacionales e internacionales y la destacadalaboriosidad de los Miraístas, demuestran que lo imposible es real.
MIRA nació como expresión de la necesidad de dotar de valores a la política, dejando delado prácticas éticamente dudosas como el transfuguismo y la compra de votos, alcambiarlas por un estilo no tradicionalista de gestión política. Con un fundamento ideológicode servicio social, la política de MIRA ha estado concebida desde sus inicios, como laexpresión de la vocación de individuos que buscan resolver situaciones problemáticas de lasociedad, mediante el uso del poder público.
Año 2002
Alexandra Moreno Piraquive fue elegida Senadora de la República; una voz femenina en elCongreso, que con su gestión y participación logró la aprobación de 3 leyes de grantrascendencia para el país y para los colombianos en el exterior. En estas elecciones MIRAobtuvo 81.061 votos, (la más alta para el Congreso durante ese año).
En su lucha constante y con el apoyo nacional de muchos convencidos de esta causa, seposicionó MIRA; y de manera simultánea se hicieron pronunciamientos y marchas en temascomo el rechazo al Abuso Sexual Infantil; celebración del Día contra la Violencia hacia losNiños y las Niñas; recolección de firmas para presentar la Iniciativa Popular de Servicios
1 La historia fue tomada de: http://movimientomira.com/historia-de-mira/
Públicos; marcha para rechazar el incremento de los Servicios Públicos Domiciliarios; yEncuentros de Mujeres, entre muchos otros.
Año 2004
Nuevamente fue elegido como Concejal de Bogotá, Carlos Alberto Baena López.
Año 2005
En noviembre, el Concejal de Bogotá Carlos Alberto Baena López, alcanzó méritos de grantrayectoria, lo cual se divulgó a través de la Casa Editorial El Tiempo, La Fundación Corona yLa Cámara de Comercio de Bogotá, siendo reconocido como el Mejor Concejal de Bogotá.Posteriormente, en su desempeño como Concejal, Baena siguió recibiendo estenombramiento durante cinco veces consecutivas.
Año 2006
Alexandra Moreno Piraquive se ratificó como Senadora y se logró constituir Bancada deMIRA en el Congreso de la República, ya que superando la barrera de la Reforma Política,fueron elegidos por voto popular el Senador Manuel Virgüez y la Representante a la Cámarapor Bogotá, Gloria Stella Díaz Ortíz.
Año 2007
El Movimiento logró ampliar su representación política a nivel territorial, con un Alcalde electoen el municipio de Calarcá; tres Diputadas en las Asambleas Departamentales del Valle,Risaralda y Quindío; 35 Concejales Municipales y 264 Ediles en Juntas AdministradorasLocales, en todo el territorio nacional.
Año 2008
El Concejal Humberto Quijano Martínez, acompañó la gestión del entonces Concejal Baena,mostrando trabajo en Bancada, para ratificar de esa manera los principios de uniformidad ytrabajo en equipo. Importantes Acuerdos les fueron aprobados, como la Política Pública deJuventud, del Adulto Mayor, el Plan de Igualdad de Oportunidades, Bogotá Bilingüe, elInventario del Patrimonio Cultural en la Ciudad y la regulación en el funcionamiento de loshogares geriátricos, entre otros.
En la calificación de “Concejo Cómo Vamos”, en el primer semestre, mediante evaluación deldesempeño individual, el Concejal Humberto Quijano fue destacado por su cumplimiento entodas las sesiones en el Concejo de Bogotá. Para el segundo semestre, la Bancada de MIRAen el Concejo de Bogotá fue destacada como “la más juiciosa”, haciendo evidente un trabajoen bancada horizontal sólido, que ha caracterizado a los Miraístas y que reafirma su lealtad ycompromiso por el logro de beneficios reales para los bogotanos.
Año 2009
En abril, la Senadora Alexandra Moreno Piraquive fue designada como representante a laTercera Sesión Parlamentaria Ordinaria EUROLAT, realizada en la ciudad de la Haya(Holanda).
El 11 de junio, el aún Concejal de Bogotá Carlos Alberto Baena, participó en la XVConferencia Interamericana de Alcaldes y Autoridades Locales, desarrollada en Miami. En elevento señaló la importancia de evaluar las políticas públicas, a partir de un modelo de
efectividad propio del Miraísmo, basado en criterios de gobernabilidad, sostenibilidad,sustentabilidad y equidad, para el desarrollo de la labor política.
Durante el primer semestre, el senador Manuel Virgüez impulsó la Ley de Remisos (1243),con la cual alrededor de 130 mil colombianos mayores de 25 años, se beneficiaron con lasamnistías para obtener su Libreta Militar.
En el tema virtual y con los avances en esta materia a través de sus redes sociales y supágina oficial, MIRA no se ha quedado atrás: www.webmira.com, fue nominada por elconcurso Colombia en Línea, en la categoría “Mejor Sitio Político”.
Año 2010
Para la elección de candidatos tanto en la Consulta Popular, como en las elecciones demarzo, se impulsó El “Sistema Cremallera” para garantizar la inclusión equitativa de hombresy mujeres de manera articulada; es decir, 50 por ciento mujeres y 50 por ciento hombres. Deesa forma, MIRA reafirma que la política está incompleta sin la participación de la mujer.
También se dio a conocer de manera oficial a todo el país y al exterior, el Miraísmo comoPensamiento Político regente del Movimiento, explicando cómo con base en un Sistema deValores Aplicados, se estructuró el modo de análisis para la toma de decisiones, el cualbusca garantizar el equilibrio de las mismas. Para este momento, el Movimiento contó con elinterés de grandes personalidades como Manfred Max Neef, Premio Nobel Interactivo enEconomía, quien reconoció el importante avance del Movimiento en dichos temas.
Con todas las Iniciativas de Ley, el Movimiento Político le aportó al país el 57.3% de laactividad legislativa, con sólo 3 de 268 congresistas.
En los dos semestres del mismo año, la Bancada de MIRA en el Concejo de Bogotá, fuecalificada por tercera vez consecutiva en el Programa “Concejo Cómo Vamos”, como la “demejor desempeño” en la corporación.
Como mejor sitio en Política y Democracia fue destacada la página oficial del MovimientoPolítico MIRA, al recibir el premio Colombia en Línea 2010. El reconocimiento que fueotorgado a la página www.webmira.com, hace parte de la iniciativa de la Cámara Colombianade Informática y Telecomunicaciones (CCIT), Casa Editorial El Tiempo y el programaGobierno en Línea, del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.
Año 2011
La orientación política del MIRA no está definida en términos de izquierda, centro y derecha;en palabras de sus directivas, su labor política está guiada por la “independencia solidaria ypropositiva”, que se enfoca en procurar el bienestar de la población, más que en defenderfacciones partidistas. Para MIRA, la gobernabilidad de los países ha degenerado en unamanipulación de los actores políticos mediante sobornos y dádivas ilícitas; ante estagobernabilidad burocrática, sus representantes proponen una “gobernabilidad temática”, quedé transparencia a la toma de decisiones en el Estado y privilegie la Meritocracia. Estasconcepciones pertenecen al Miraísmo por la Renovación Absoluta, la ideología de MIRA quefue patentada en 2011, ante la ONU en Suiza.
Al cierre de la legislatura, fueron sancionadas las siguientes leyes: La 1468, que amplía lalicencia de maternidad de 12 a 14 semanas; y la 1465, que crea el Sistema Nacional deMigraciones, ambas iniciativas de autoría de la Senadora Alexandra Moreno Piraquive.
Año 2012
Estuvo cargado de proyectos y cumplimientos. Nuestros representantes lucharon a diario porabanderar el sentir del pueblo colombiano y defender sus derechos; por eso en este año seimplementaron leyes como la 1482, que castiga económica y penalmente cualquier acto dediscriminación en el país; la 1503, que hace obligatoria la enseñanza en seguridad vial entodos los colegios y escuelas de Colombia; la 1554, que pone en jaque a losestablecimientos de videojuegos que permitan la entrada de menores de 14 años; y la ley1548, que impone una multa y suspensión del pase a quienes se nieguen a realizarse laprueba de alcoholemia, entre otras más.
En el Congreso de la República, MIRA adelantó importantes gestiones por el bienestar detodos los colombianos, de la mano de la bancada en el Senado, compuesta por AlexandraMoreno, Manuel Virgüez y Carlos Baena y en la Cámara de Representantes con Gloria StellaDíaz. Entre ellas se cuentan la defensa de la niñez y la mujer, contra el abuso y el maltrato;La promoción de los derechos de los motociclistas; acciones concretas por la calidad de vidade los miembros de las fuerzas armadas; la ley contra la discriminación y el racismo; einiciativas por la seguridad vial y la reestructuración del sistema de salud colombiano, entreotras.
Año 2013
El 2 de febrero, la Dirección Nacional del Movimiento Político MIRA, con fundamento en lasfacultades establecidas en el literal g. del artículo 16 de los Estatutos del Movimiento,convocó a los miembros que conforman la organización política, a Convención Nacional. Enel evento, el Movimiento Político MIRA informó a la Opinión Pública, varios anuncios de granrelevancia para el escenario democrático nacional.
El 28 de febrero, el presidente del MIRA, Senador Carlos Alberto Baena, mostró susolidaridad con los cafeteros del país, e hizo un llamado al Gobierno Nacional, para que seavance en vías de apoyo que ayuden a solucionar la crisis por la que están atravesando.
El 6 de marzo, en el evento denominado “Ranking de Igualdad de Mujeres y Hombres en losPartidos Políticos de Colombia 2013”, presentado por el Programa de las Naciones Unidaspara el Desarrollo (PNUD), se dio a conocer que MIRA fue destacado en el Ranking de MujerPNUD 2013.
El senador Carlos Alberto Baena, Presidente del Movimiento, calificó como un actodemocrático la decisión de que la Corte Constitucional admitiera el estudio de la demandacontra el umbral del 3 %.
El 15 de octubre, el Movimiento Político MIRA fue galardonado con el “Premio Colombia enLínea 2013” a “Mejor sitio de política y democracia”; y “Sitio más votado por el público” entodas las categorías, otorgado por la Casa Editorial El Tiempo (CEET), el Ministerio deTecnologías de la Información y las Comunicaciones (MinTIC), y la Cámara Colombiana deInformática y Telecomunicaciones (CCIT).
Año 2014
El año 2014 iniciaba y con éste, una prueba de fuego para el Movimiento MIRA, no solo porser un año electoral sino por que además estaba en juego una vez más la permanenciapolítica del Movimiento debido al umbral del 3%.
Sin embargo no solo el umbral, diseñado y aprobado de una manera tal, que no dejara seguirparticipando a las minorías políticas en el país, preocupaba al Movimiento; sino que tambiénsucedió algo que puso en alerta máxima a los distintos frentes de MIRA: La persecuciónPolítica iniciaba.
Mediática y estratégicamente, se puso en marcha dos meses antes de las elecciones aCongreso, una campaña de desprestigio, posteriormente denominada como una"persecución Política" en contra del Movimiento Político MIRA.
Información tergiversada, medios de comunicación emitiendo juicios en contra de candidatosmiraístas, sectores políticos que viendo la oportunidad, injuriaban y calumniaban a MIRA y asus lideres en el Congreso, persecución a militantes en sus barrios, trabajos, colegios,universidades; Amenazas en contra de aquellos valientes miraístas que decidían vestirprendas alusivas al Movimiento, y un sinnúmero de hechos lamentables que hicieron que elúnico Movimiento político transparente y honesto en Colombia quedara expuesto a losvituperios y burlas de aquellos que fraguaron esta campaña de desprestigio.
El 9 de marzo de 2014, significó para MIRA el inicio de lo que sería el punto central de sucampaña. Luego de conocerse los resultados de los comicios de ese día, que elegíanSenadores y Representantes para el periodo 2014 - 2018, la noticia llegó de la Cámara deRepresentantes: MIRA se quedaba con tres curules. Con Carlos Eduardo Guevara, porBogotá, Guillermina Bravo, elegida por el departamento del Valle y Ana Paola Agudelo, porlos colombianos en el exterior, se dio comienzo a la nueva bancada del Movimiento en elCongreso de la República.
Pero además y contra todo pronóstico, el Movimiento logró mantener la personería jurídica ysuperar el polémico umbral del 3%.
Sin embargo, MIRA esta vez emprendió una maratónica lucha por la defensa y latransparencia de las elecciones. Basado en pruebas contundentes y reales, tales comoalteración de mesas de votación, formatos E-14 con marcas y manchas, pérdida detarjetones, conteo de votos sin coincidir, etc, el Movimiento encabezado por su presidente elDr. Carlos Alberto Baena reunió más de 130.000 folios como prueba principal de que en laselecciones del 9 de marzo hubo "Fraude" y acto seguido se demandó ante el Consejo deEstado la elección del Senado, viciada por las irregularidades descritas.
El 31 de julio de 2014, llegaron las buena noticias. Los principales medios de comunicacióncomo el diario El Tiempo titulaban: “CIDH2 acepta revisar demanda de medidas cautelaressolicitada por MIRA”.
La CIDH, valoró que el Movimiento presentara cerca de mil casos en los que sus militantesfueron acosados laboralmente y perseguidos de manera indiscriminada por pertenecer a susfilas. Además de demostrar que en redes sociales tales como Facebook y Twitter, seencontraban más de 500 mensajes con amenazas de muerte hacía lideres del Partido.
Año 2015
2 CIDH: Corte Interamericana de Derechos Humanos
2015 confirmó la fuerza y el compromiso de MIRA con el país. Un compromiso que más alláde alcanzar una cantidad significante de curules como la política tradicional, está enfocadaen lograr que dicha política sea transparente, activa, servicial, útil, desinteresada, al alcancede los colombianos.
MIRA dio un viraje a su manera de hacer política, eso sí, con la gran salvedad de que jamásperdería sus principios y su ideología. En Convención Nacional, sus miembros y laDirecciona Nacional decidieron de manera conjunta, aprobar la realización de “AcuerdosProgramáticos" con otros candidatos de diferentes partidos políticos, que estén dispuestos aacoger propuestas propias del Movimiento y que cumplan con una serie de requisitos.
Sumado a esto y como resultado de la lucha incansable del Dr. Carlos Alberto Baena por ladefensa de los derechos de los militantes del Movimiento, MIRA se encaminó en la defensaactiva no solo de su labor de más de 15 años beneficiando a los colombianos, sino también,en defender los derechos de aquellos que por profesar una posición política, ideológica oreligiosa son acosados, vituperados y están expuestos a todo tipo de maltratos ypersecuciones.
La inclusión en el Plan Nacional de Desarrollo (PND) 2014-2018 de la Política Pública deLibertad Religiosa, de Culto y de Conciencia, significó para el Movimiento un logrosignificativo en materia de la gestión legislativa y del ejercicio democrático en el país. Dichainclusión conmina al Ministerio del Interior a que promueva el reconocimiento de lasorganizaciones civiles basadas en la fe, la libertad religiosa, de cultos y de conciencia, yademás, que formule y mantenga actualizada la Política Pública de Libertad Religiosa, deCulto y de Conciencia, de manera participativa, en términos de Igualdad y Equidad,destacando su aporte al bien común local, regional y nacional.
1.3 Esfuerzos institucionales en materia de gestión de documentos y archivos
Desde el comienzo, en el ejercicio de su labor política, social y comunitaria, el Movimiento,ha reconocido la importancia de preservar, conservar y custodiar la información ydocumentación clave de su gestión. Conforme al crecimiento y desarrollo de la organizaciónpolítica, se ha buscado dar un mejor y más técnico tratamiento al acervo documental delMovimiento.
El archivo general del Movimiento fue creado como Oficina de Gestión Documental,dependiente de la Dirección Administrativa y Financiera, desde finales del año 2006, cuandoen coordinación con los altos directivos, se decidió dar inicio al Proceso de GestiónDocumental y se establecieron los métodos y procedimientos para la organización de lainformación que existe hasta este momento en el Movimiento.
Posteriormente en el año 2008, fue ampliada el área dispuesta para el almacenamiento,dotada con archivadores y unidades de conservación, los cuales cumplen con lascaracterísticas y especificaciones recomendadas por el Archivo General de la Nación. Eneste mismo año se dio inicio a la elaboración del inventario documental, tanto de lainformación en soporte física o análoga como en soporte magnético, el cual se encuentraorganizado por asuntos de acuerdo con las diferentes estructuras organizacionales que hatenido el Movimiento a lo largo de sus 15 años de existencia.
En este momento el Movimiento se encuentra modernizando la función archivística, con laelaboración de instrumentos que ayudan a mejorar la gestión, y permiten dar cumplimiento ala normatividad en la materia, pero que especialmente ayudarán a mejorar la gestión.
1.4 Aspectos Generales del Programa de Gestión Documental
Según el Decreto 1080 de 2015 “Por medio del cual se expide el Decreto ÚnicoReglamentario del Sector Cultura”, en su Título V “Instrumentos de gestión de información
pública”, en su artículo 2.8.5.4.1 define el Concepto del Programa de GestiónDocumental como “el Plan elaborado por cada sujeto obligado para facilitar la identificación,gestión, clasificación, organización, conservación y disposición de la información pública,desde su creación hasta su disposición final, con fines de conservación permanente”.
Con base en la anterior definición, el Programa de Gestión Documental, contempla lasdisposiciones que permiten desarrollar una correcta gestión documental dentro delMovimiento MIRA, de acuerdo con su naturaleza; de tal forma que se garantice el manejo dela información con eficiencia, eficacia, veracidad y transparencia de la información al interiorde la organización.
1.4.1 Alcance
El Programa de Gestión Documental (PGD) permite atender de manera organizada, clara yveraz las necesidades en materia de gestión documental del Movimiento Político MIRA. ElPGD está contemplado desde el concepto de archivo total, el cual contempla el ciclo vital delos documentos independientemente de cuál sea su soporte, bajo un esquema sistémico,organizado, armonizado e integrado dentro de los procesos de Gestión Documental, dePlaneación, Producción, Gestión y Trámite, Organización, Disposición, Transferencia yConservación a largo plazo y Valoración; a su vez, el PGD queda contemplado dentro de losPlanes, Programas, Proyectos y Políticas del Movimiento MIRA, teniendo en cuenta lasmetas a corto, mediano y largo plazo fijadas por el mismo.
El Programa de Gestión Documental, es aprobado por el Comité de Gestión Documental, aligual que sus siguientes versiones e implementado por la Dirección Administrativa en cabezade la Oficina de Gestión Documental y será publicado en la página web del Movimiento.
1.4.2 Objetivo General
Definir el Programa de Gestión Documental, como el instrumento archivístico que permita eldesarrollo de los procesos archivísticos y las actividades administrativas a corto, mediano ylargo plazo, con el fin de garantizar la organización, manejo, conservación, preservación yuso de la información generada y recibida por el Movimiento Político MIRA, desde sucreación hasta su disposición final.
1.4.3 Objetivos Específicos
Implementar estrategias de Gestión Documental al interior del Movimiento durante elpróximo quinquenio (2015 a 2020) a través del proceso, procedimientos y programasespecíficos modernizados, que permitan una gestión organizada y responsable que
garantice una adecuada conservación, preservación y uso de la información delMovimiento.
Establecer rigurosos estándares de seguridad de la información del Movimiento,detectando posibles riesgos que afecten la conservación, preservación y consulta alas futuras generaciones.
Proporcionar políticas que garanticen el acceso a la información para darcumplimiento a la normatividad existente y la que pueda ser expedida sobre elderecho a la información.
1.4.4 Público destinatario del Programa de Gestión Documental
Este Programa de Gestión Documental va dirigido especialmente al Comité de GestiónDocumental como la instancia archivística encargada de la aprobación y verificación delcumplimiento de cada una de sus etapas, a los altos directivos como responsables de facilitarlos recursos técnicos, administrativos, financieros y tecnológicos para su implementación, alos todos funcionarios del Movimiento a nivel nacional, toda vez que, son los encargados deconocerlo e implementarlo al interior de cada una de las dependencias, y como documentopúblico a la ciudadanía en general.
1.4.5 Requerimientos para el desarrollo del Programa de Gestión Documental
Para el adecuado desarrollo y ejecución de las acciones que se presentan en el Programade Gestión Documental, es necesario tener en cuenta los requerimientos normativos,económicos, administrativos y tecnológicos.
1.4.5.1. Normativos
Ley 594 de 2000 “Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y sedictan otras disposiciones”.
Ley Estatutaria 1712 de 2014 “Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia ydel Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y se dictan otrasdisposiciones”.
Decreto 1080 del 26 de mayo de 2015 “Por medio del cual se expide el Decreto ÚnicoReglamentario del Sector Cultura”.
Decreto 1081 del 26 de mayo de 2015 “ Por medio del cual se expide el DecretoReglamentario Único del Sector Presidencia de la República”
Acuerdo AGN 005 de 2013. “Por el cual se establecen los criterios básicos para laclasificación, ordenación y descripción de los archivos en las entidades públicas yprivadas que cumplen funciones públicas y se dictan otras disposiciones”.
1.4.5.2. Económicos
La Dirección Administrativa y Financiera, como la dependencia responsable del Proceso deGestión Documental en el Movimiento MIRA, será la encargada de velar por la asignación einclusión en el Presupuesto Económico de Gastos y los recursos financieros requeridos parael desarrollo de las metas a corto, mediano y largo plazo, determinados en el presentePrograma.
1.4.5.3. Administrativos
La Dirección Administrativa y Financiera con el apoyo de la alta dirección, garantizarán todoel apoyo administrativo necesario, para el cumplimiento efectivo de las metas propuestas acorto, mediano y largo plazo, señalados en el presente Programa. Con este fin, medianteresolución No.117 emitida por Presidencia y Representación Legal del Movimiento el 7 dejulio de 2015, se conformó el Comité de Gestión Documental, el cual quedó conformado porrepresentantes de las siguientes dependencias:
Secretaría General
Dirección Política Regional
Dirección Administrativa y Financiera
Subdirección Técnica
Auditor Interno
Oficina Asesora de Planeación
Dirección de Comunicaciones
Oficina Asesora Jurídica
1.4.5.4.Tecnológicos
La Subdirección Técnica y la Dirección Administrativa y Financiera serán las encargadas deanalizar y determinar la arquitectura tecnológica que permita el adecuado desarrollo delPrograma, en cuanto a la Gestión Documental de los documentos electrónicos, de acuerdocon las condiciones tecnológicas que existen actualmente en el Movimiento, con el fin de quelos sistemas sean inter operables y no incurrir en gastos innecesarios.
2 LINEAMIENTOS PARA LOS PROCESOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL
El Programa de Gestión Documental, en el presente capítulo, da a conocer las estrategias aseguir, en cada uno de los procesos, con el propósito de dar cumplimiento al Decreto 1080de 2015 y atender las necesidades de gestión documental, como las buenas prácticas de lagestión informativa.
2.1 Planeación
Abarca el conjunto de actividades, encaminadas a la planeación, generación y valoración delos documentos de la organización, en cumplimiento al contexto administrativo, legal,
funcional y técnico del Movimiento. Propende por la creación, actualización y diseño deformas, documentos y formularios, análisis de los procesos y procedimientos, y su posteriorregistro en el Sistema de Gestión Documental3
Este proceso será aplicable a todos los documentos del Movimiento, tanto de origen internocomo externo, teniendo en cuenta las siguientes actividades:
El cumplimiento a la legislación en especial la Ley Estatutaria 1712 de 2014.
Creación, normalización y actualización de los formatos, formas y demás documentos,teniendo en cuenta sus características, producción y valoración.
Mecanismos de control de acceso a la información.
Descripción con base en las normas técnicas nacionales como internacionales.
Mecanismos que garanticen la preservación de la información electrónica.
Directrices que contribuyan a la conservación del medio ambiente.
2.2 Producción
Este proceso se encarga de estudiar la producción documental, en cuanto a formatos,estructura y finalidad; estudia de igual forma, la procedencia, su área de trámite y la finalidadpara la que fue creado el documento.
Para dar cumplimiento a este proceso se desarrollarán las siguientes acciones:
Diseño o actualización del procedimiento de producción documental.
Creación de políticas de producción documental que contemplen la preservación de lainformación en sus diferentes soportes.
Elaboración de políticas de seguridad de la información.
2.3 Gestión y Trámite
La acción de gestionar y tramitar los documentos, contribuye a reducir los trámitesinnecesarios y reducción de consumo de papel.
Acciones a seguir:
Identificar claramente el trámite al cual pertenecen los documentos.
Creación de instrumentos que permitan la difusión y consulta de la información.
Formulación de acciones que permitan el control y acceso a los documentos degestión.
2.4 Organización
3Colombia. Ministerio de Cultura. Decreto 1080 de 2015. Artículo 2.8.2.5.9, Literal a) Planeación
Abarca las operaciones técnicas que permiten clasificar, ordenar y describir los documentosdentro del sistema de gestión documental.
Acciones a implementar:
Actualización de inventarios documentales
Elaboración de los cuadros de clasificación documental y las tablas de retencióndocumental.
Elaboración del reglamento interno de archivo.
2.5 Transferencia4
Son las operaciones técnicas que permiten transferir los documentos de archivo durantecada una de sus fases, teniendo en cuenta la estructura organizacional,validación delformato de generación, la migración, refreshing5, emulación o conversión, los metadatostécnicos de formato, los metadatos de preservación y los metadatos descriptivos.
Acciones a seguir:
El Grupo de Gestión Documental, será el encargado de preparar las transferenciasdocumentales, en soporte papel, cada año por medio de una acto administrativoacompañado del Cronograma de fechas asignadas a cada una de las dependencias.
Del mismo modo, elaborar las políticas y procedimientos para la transferencia documentalen otros soportes (Fotografía, vídeo, audio, entre otros), de acuerdo con los lineamientosestablecidos por el Archivo General de la Nación (AGN), para la prevención de ladegradación o pérdida de la información. El Movimiento MIRA realizará acciones quecontengan métodos y periodicidad en la migración, refreshing, emulación o conversión dela información que garanticen la conservación de la misma.
El Movimiento se compromete a la elaboración de políticas para el Sistema de Gestión deDocumentos Electrónicos de Archivo (SGDEA), de acuerdo con los lineamientosestablecidos por el AGN, los cuales incluirán la transferencia de los metadatos que facilitenposteriormente la recuperación de los documentos en cualquiera de sus soportes.
2.6 Disposición de documentos
Comprende la acción de seleccionar los documentos en cualquiera de sus diferentes etapasde archivo, con base en la tabla de retención documental o de valoración documental, lascuales determinan la conservación temporal, permanente o la eliminación de los mismos.
Acciones a seguir:
Aplicación de la tabla de retención documental.
Eliminación de documentos, cumpliendo lo normado en la legislación y por el ArchivoGeneral de la Nación.
4Colombia. Ministerio de Cultura .Decreto 1080 de 2015. Artículo2.8.2.5.9, Literal e) Transferencia5Refreshing: en archivistica hace referencia a el ejercicio y la practica de actualización de la información.
2.7 Conservación a largo plazo
El Movimiento Político MIRA, creará y aplicará todos los estándares que garanticen laconservación y preservación de la información, independientemente de su formato o mediode almacenamiento.
Acciones a seguir:
Creación de una política de preservación de la información a largo plazo.
2.8 Valoración
La valoración documental debe ser un proceso permanente y continuo dentro delMovimiento, el cual debe ser contemplado desde la planificación con el fin de determinar losvalores primarios y secundarios con miras a determinar su permanencia en las diferentesfases de archivo y su destino final.
Acciones a seguir:
Valorar la información producida y recibida con base en lo señalado en la Ley deTransparencia y los valores registrados en la tabla de retención documental.
3 FASES DE IMPLEMENTACIÓN DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
3.1 Alineado con los objetivos estratégicos
El Programa de Gestión Documental del Movimiento Político MIRA, se encuentra alineadocon los Estatutos y resoluciones internas, el sistema de gestión de calidad del Movimiento, laestructura organizacional, así como con los planes, programas y proyectos mediante loscuales se desarrolla la misión institucional.
Las metas de corto, mediano y largo plazo señaladas en el presente Programa han sidocoordinadas y establecidas en armonía con el marco organizacional descrito al inicio. Delmismo modo, las actualizaciones periódicas permitirán incorporar al PGD mejoras y ajustesacordes a las necesidades y al momento que vive la organización.
3.2 Metas de corto, mediano y largo plazo
3.2.1 Metas a corto plazo
Estas metas se encuentran establecidas para un tiempo de dos (2) años.
Crear una política de Gestión Documental
Elaborar Registro de Activos de Información en una matriz integrada de instrumentosde gestión de información.
Elaborar el Índice de Información Clasificada y Reservada
Elaborar el Esquema de Publicación de Información
Capacitar a los funcionarios del Movimiento en los temas de gestión documental quesean necesarios para el cumplimiento de esta primera etapa y la implementación delPrograma.
FASE DE ELABORACIÓN
ELABORA: Equipo Interdisciplinario
REVISA: Dirección Administrativa y Financiera
Oficina Asesora de Planeación
Auditoría Interna
Área de Sistemas
APRUEBA: Dirección Nacional
FASE DE EJECUCIÓN
EJECUTA: Equipo Interdisciplinario, Grupo de Gestión
Documental y áreas
REVISA: Dirección Adminjstrativa y Finaniera
Oficina Asesora de Planeación
Auditoría Interna
Área de Sistemas
FASE DE SEGUIMIENTO
REVISA: Equipo Interdisciplinario y áreas
Grupo de Gestión Documental
VERIFICA: Dirección Adminjstrativa y Finaniera
Oficina Asesora de Planeación
Auditoría Interna
Área de Sistemas
FASE DE ACTUALIZACIÓN O MEJORA
ACTUALIZA: Grupo de Gestión Documental
SUPERVISA: Dirección Adminjstrativa y Finaniera
Oficina Asesora de Planeación
Auditoría Interna
Área de Sistemas
APRUEBA: Dirección Nacional
Comité de Gestión Documental
3.2.2 Metas a mediano plazo
Estas metas se encuentran establecidas para un tiempo de seis (6) años.
Elaborar el Plan de Acción del Proceso de Gestión Documental
Elaborar las tablas de retención documental siguiendo la metodología exigida por elArchivo General de la Nación (AGN) para su presentación y aprobación ante el enterector.
Diseñar los instrumentos archivísticos requeridos por la Ley 1712 de 2015, tales como:Cuadro de Clasificación Documental, Plan Institucional de Archivos, Modelo deRequisitos para le Gestión de Documentos Electrónicos, Banco Terminológico deseries, subseries y tipos documentales.
3.2.3 Metas a largo plazo
Estas metas se encuentran establecidas para un tiempo de diez (10) años.
Realizar acompañamiento a la aplicación de la tabla de retención documental, con surespectivo proceso de eliminación y transferencias primarias.
Elaborar las Tablas de Valoración Documental, cumpliendo con la metodologíaasignada por la Dirección del Archivo General de la Nación.
Diseñar los siguientes programas específicos: Sistema Integrado de Conservación,Programa de Reprografía, Programa de Protección de Documentos Vitales, Programade Descripción Documental.
Diseñar e implementar el Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos deArchivos (SGDEA).
Diseñar e implementar los programas específicos de: normalización de formas yformularios electrónicos, documentos vitales y esenciales, de gestión de documentoselectrónicos, de reprografía, de auditoría y de capacitación.
3.3 Articulación con otros programas y modelos de gestión del Movimiento MIRA
El presente PGD, estará articulado con los programas y modelos que elabore el Movimiento.
4
5 PROGRAMAS ESPECÍFICOS
De acuerdo con las necesidades del Movimiento en la parte de gestión documental y laadministración de la información, es de gran importancia la creación de estas herramientasarchivísticas, toda vez que se pueden crear programas y proyectos que faciliten la laboradministrativa del Movimiento, en procura de más eficiencia y eficacia en todos suscomponentes propuestos. Por otra parte estos programas, apoyarán la simplificación detrámites, automatización de procesos y procedimientos y facilitarán la recuperación yconservación de documentos.
5.1 Programa de normalización de formas y formularios electrónicos
El Movimiento MIRA, diseñará a largo plazo, el Programa de Normalización de Formas yFormularios Electrónicos que le permitan la desmaterialización de la información en soportefísico y la normalización de la información en soporte electrónico, con el propósito de que losformatos, formas, formularios y demás documentos creados, establezcan su tradición,autenticidad y tipología documental.
Por otra parte, la normalización de la documentación, facilitará la identificación, clasificación,descripción y recuperación de los mismos, dentro del Sistema de Gestión DocumentalElectrónico de Archivo (SGDEA).
5.2 Programa de documentos vitales o esenciales
El Movimiento Político MIRA, elaborará un programa que le permita, identificar claramente lainformación que por sus características, y en algunos casos por su valor, se considerenvitales para el Movimiento, toda vez que servirá de prueba o testimonio para la restitución delos derechos y deberes del Movimiento o de personas que puedan ser afectadas por lapérdida parcial o total de esta información.
Dicho programa debe de igual forma contemplar todos los riesgos, a los que puede estarexpuesta la información del Movimiento, como desastres naturales, incendios, fallasestructurales que puedan causar inundaciones, entre otros.
5.3 Programa de Gestión de Documentos Electrónicos
Este programa comprende la creación o implementación de estrategias que permitangestionar y administrar el documento en su ambiente electrónico durante todo su ciclo devida. De igual forma, el programa debe garantizar el cumplimiento con los estándaresnacionales e internacionales.
5.4 Programa de reprografía
El Movimiento Político MIRA, propenderá por revisar las necesidades en relación a lareprografía de los documentos para la aplicación de las técnicas que le permitan realizar unseguimiento y control de este proceso, toda vez que se deben contemplar básicamente paralos documentos de carácter vital, por sus características anotadas anteriormente, con el finde racionalizar el uso del papel, en impresión, fotocopiado, digitalización y microfilmación sies el caso.
El Programa de Reprografía debe contemplar que estos procesos cumplan con estándaresde calidad, como nivel de resolución, almacenamiento, soporte, conservación y preservación.
5.5 Plan Institucional de Capacitación
El Movimiento Político MIRA, realizará las capacitaciones necesarias para el desarrollo delPrograma de Gestión Documental a los funcionarios del Movimiento. Los temas se dictaránde acuerdo con el análisis de la necesidad del momento.
5.6 Programa de documentos especiales
Comprende el tratamiento adecuado de clasificación, ordenación, descripción, conservacióny preservación, que deben tener los documentos especiales como: documentos sonoros,fotografías, página web e información en redes sociales.
5.7 Programa de auditoría
El Movimiento Político MIRA, propenderá por el cumplimiento de elaboración y conservaciónde los documentos que por sus características reflejan la misión de la Organización, con elfin de preservar la memoria histórica de la entidad.
5.8 Armonización con otros sistemas y modelos
El Movimiento Político MIRA, en cumplimiento a la normatividad archivística vigente y con elánimo de establecer estándares de buenas prácticas en gestión documental, velará porquesus planes y programas administrativos estén articulados con los programas específicoscontemplados en el presente PGD, con el propósito de encaminar acciones que permitan,contar con un Sistema de Gestión Documental acorde con sus principios corporativos.
BIBLIOGRAFÍA
Colombia. Archivo General de la Nación. Manual de implementación de un Programa degestión Documental – P.G.D. Archivo General de la Nación, Bogotá: 2014. 60 p.
Colombia. Archivo General de la Nación. Información Institucional. En Linea:http://www.archivogeneral.gov.co/ (consultado el 23, 24 y 25 de agosto de 2015).
Colombia. Ministerio de Cultura. Decreto 1080 del 26 de mayo de 2015. Por medio del cualse expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura.
Colombia. Presidencia de la República. Decreto 1081 del 26 de mayo de 2015. Por mediodel cual se expide el Decreto Reglamentario Único del Sector Presidencia de la República.
Colombia. Archivo General de la Nación. Acuerdo 02 de 2014. Por medio del cual seestablecen los criterios básicos para creación, conformación, organización, control y consultade los expedientes de archivo y se dictan otras disposiciones.
Colombia. Archivo General de la Nación. Acuerdo 005 de 2013. Por el cual se establecen loscriterios básicos para la clasificación, ordenación y descripción de los archivos en lasentidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas y se dictan otrasdisposiciones.
6
7 ANEXOS
8 Estructura Organizacional del Movimiento Político MIRA
Fuente:
http://movimientomira.com/resolucion-no-97-del-19-de-febrero-de-2015/
Cronograma de Implementación del PGD
