DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS VISTOS EN CLASE

Por: Karem Peña Rincón

1002° J.T

¿QUÉ SON DOCUMENTOS

ADMINISTRATIVOS?

La actividad administrativa se distingue por su carácter

documental, es decir, por reflejarse en documentos que

constituyen el testimonio de la mencionada actividad. Los

documentos administrativos son el soporte en el que se

materializan los distintos actos de la Administración Pública, la

forma externa de dichos actos.

FUNCIONESSon dos las funciones primordiales

que cumplen los documentos administrativos:

Función de constancia.

El documento asegura la pervivencia de las

actuaciones administrativas al constituirse en su soporte material.

Función de comunicación

Los documentos administrativos

sirven como medio de

comunicación de los actos de la

Administración.

CARACTERÍSTICAS Se pueden apreciar una serie de características que determinan el que un documento

pueda ser calificado como documento administrativo.

Producen efectos: No cabe calificar de documento administrativo a aquellos

documentos que no están destinados a la producción de efecto alguno como son, por

ejemplo, los resúmenes, extractos...Los documentos administrativos siempre

producen efectos frente a terceros o en la propia organización administrativa.

Son emitidos por un órgano administrativo: El emisor de un documento

administrativo - aquél que lo produce - es siempre uno de los órganos que integran

la organización de una Administración Pública.

Un documento es válido cuando su emisión cumple con una serie de requisitos

formales y sustantivos, exigidos por las normas que regulan la actividad

administrativa.

TIPOS DE DOCUMENTOS «SEGÚN LOS QUE VIMOS

EN CLASE» Carta

Circular

Hoja de Vida corporativa

Sobre

Constancias

Certificados

Actas

Memorandos

LA CARTA

Una carta es un medio de

comunicación escrito por

un emisor (remitente) y

enviado a

un receptor (destinatario).

ESTILOS :Formal: Por carta formal se entiende todo tipo de

correspondencia de ámbito profesional, laboral,

institucional...etc.

Coloquial o informal: Si se dirige a familia o amigos y se

usa un lenguaje coloquial que ambos entiendan.

Familiar: Que podría ser un derivado de la anterior, con la

única diferencia de que ésta es específicamente para

familiares.

Muy formal: En estos casos se nota una distancia aún mayor

con el receptor. Además, al momento de colocar a quién se

dirige la carta debe colocarse: Señor/Señora (su cargo. Ej.:

Directora de la institución).

PARTES DE LA

CARTA: Encabezado: nombre,

dirección a quien va

dirigida, fecha del día y

lugar al que se dirige.

Saludo: personal o

consolidado en fórmulas

establecidas.

Exposición: del asunto, con

los temas pertinentes.

Despedida: cortesía con la

que se da término a la

carta.

Firma: clara, o en

sustitución también puede

llevar el nombre en

extenso.

Las cartas también pueden incluir: Membrete: nombre, dirección, teléfono y

ciudad de la empresa que la escribe (remitente).

Fecha: ciudad, entidad federativa, día, mes y año en que se expide la carta

Domicilio: nombre, dirección, ciudad y código postal de la persona a quien se dirige la carta (destinatario).

Vocativo: expresión de cortesía que une al firmante con el destinatario.

Texto: exposición del asunto que motiva la carta.

Antefirma: razón social o denominación de la causa.

Posdata (P.D.): algo que te hayas olvidado de explicar o quieras aclarar.

CIRCULAR

Es un documento de uso interno que

dirige una autoridad superior a

todos o aparte de sus subalternos

simultáneamente para darle a

conocer disposiciones o asuntos

internos para que se cumplan a

cabalidad.

FUNCIÓN Y USOSSirve para dictar órdenes y también para

informar. El mensaje que transmite es específico

y de interés general para todos sus

destinatarios.

Por ejemplo, a través de una circular se

puede comunicar:

Cambios de horario.

Rotación de jefes.

Nombramiento de comisión reorganizadora.

Ascensos del personal.

Aplicación de encuesta.

Acuerdos y decisiones del directorio, etc.

Permite, dentro de una institución, un enlace vertical descendente (de superior a subordinado) y horizontal (entre personas  del mismo rango).

Generalmente, se dirige a todo el personal o a las dependencias subordinadas.

Cuando la circular tiene un buen número de destinatarios se recurre a la impresión mimeografiada o a copias  fotostáticas.

PARTESa) Numeración. Se escribe la palabra circular con mayúscula seguida del número que le correspondeb) Fecha. Se escribe el día, mes y año.c) Destinatario. Generalmente el documento esta dirigido a un grupo de personas interesadas.e) Asuntos. Se escribe con mayúsculas, seguida de dos puntos y luego el tema en resumen o síntesis.f) Cuerpo o texto. Es la parte donde se detalla el mensaje que se quiere comunicar. Puede estar formado por varios párrafos y para mayor orden se enumera cada párrafo. El cuerpo o texto se redacta en el estilo bloque o semibloque.g) Despedida. Es muy simple. Generalmente se utiliza una sola palabra.h) Firma y cargo. La firma es la rúbrica a mano como se acostumbra a firmar en todo documento; debajo de ella se coloca los nombres y apellidos, y cargo que ostenta la autoridad.i) Iniciales. Se coloca al lado izquierdo del documento.

HOJA DE VIDA CORPORATIVA

Es un documentos que se genera dentro

de la organización y se registra  la

información del personal que labora

dentro de la organización especificando,

información laboral, académica, y

competencias de la persona. Y es

registrada y archivada por el

departamento de Talento Humano de la

compañía.

CARACTERÍSTICAS

Este documento es estipulado por cada

organización para la decisión del manejo

de información interno se puede archivar

de manera física o digital.

 Se recomienda que la información sea 

breve, veraz y eficaz

SOBRE

Es una cubierta que reserva y guarda

comunicaciones escritas o documentos comerciales.

Es el complemento de la Carta, por esto siempre que

realizamos cartas, elaboramos el sobre

correspondiente.

El sobre no se debe sellar con cinta adhesiva, ni con pegante líquido, estos elementos pueden deteriorar el documento. Tercio izquierdo: Se emplea para anotaciones tales como: Confidencial, personal, contiene disquete, videocinta, cinta magnética, muestras, entre otras, las cuales se ubican centradas en la parte inferior del texto.

PARTES

Datos del remitente: Se distribuyen según el modelo.

Datos del destinatario: Centrados en el segundo tercio

sin sobrepasarlo y de acuerdo con el sobre.

Tratamiento: Título académico, con mayúscula inicial.

Nombre: Se ubica en la segunda línea, en mayúscula

sostenida o mayúscula inicial, se escriben los dos

apellidos. Sin negrilla.

Cargo: Se escribe con mayúscula inicial.

Empresa: Se anota en la línea siguiente al cargo, con su

denominación: Razón social, sigla o acrónimo.

Dirección o apartado: Se utiliza una de las dos.

Destino: Puede ser local, nacional o internacional. 

CONSTANCIAS

Documento de carácter

probatorio en el que se

escribe hechos o

circunstancias que no

requiere solemnidad.

CERTIFICADOS

El certificado es un tipo de texto administrativo

empleado para constatar un determinado hecho. En el

proceso de solicitud de un puesto de trabajo, en especial

cuando se trata de una institución oficial, los certificados

son fundamentales para demostrar la formación y la

experiencia. Es un tipo de texto que se produce

normalmente a instancias de quien lo recibe, y por una

persona con autoridad suficiente dentro de la institución

para establecer que se ha cumplido con lo afirmado en el

documento. Si llega haber alguna irregularidad o

falsedad en lo declarado, puede ser sancionado por la ley.

ACTASlas actas son colecciones de trabajos

académicos que se publican en el

contexto de una reunión académica

(congreso, conferencia, jornadas). Por lo

general son distribuidas en forma de

libros impresos (y/o, a veces en formato

de CD-ROM), ya sea antes del inicio de

la reunión o después de la misma. Las

actas contienen las aportaciones

realizadas por los investigadores en la

conferencia. Son, por tanto, el registro

escrito de la obra que se ha presentado

a los asistentes a la reunión y al resto de

la comunidad científica

MEMORANDOSEl memorando es un escrito breve por el que se

intercambia información entre diferentes departamentos

de una organización para comunicar alguna indicación,

recomendación, instrucción o disposición.

En algunos países, también es utilizado para incluir una

sanción o falta de un empleado y figurar en su currículo,

lo que puede reducir sus posibilidades de conseguir otro

trabajo y afectar su vida laboral.

El memorando también es una forma de comunicación

breve, como lo es la carta y la correspondencia.

El memorando (memorándum) también es un texto que se

redacta generalmente de manera interna en las empresas,

es menos formal que una carta y puede utilizarse para

recordar algún evento, dar avisos, indicaciones, etc.