Documentos Administrativos vistos en clase

Por: Paula Andrea Valbuena Vargas1002° J.T

¿Qué son documentos administrativos?

La actividad administrativa se distingue por su carácter documental, es decir, por reflejarse en documentos que constituyen el testimonio de la mencionada actividad. Los documentos administrativos son el soporte en el que se materializan los distintos actos de la Administración Pública, la forma externa de dichos actos.

FuncionesSon dos las funciones

primordiales que cumplen los documentos administrativos:

Función de constancia.

El documento asegura la pervivencia de las actuaciones administrativas al constituirse en su soporte material.

Función de comunicación

Los documentos administrativos sirven como medio de comunicación

de los actos de la Administración.

Características Se pueden apreciar una serie de características que determinan el que un documento pueda ser calificado como documento administrativo.

Producen efectos: No cabe calificar de documento administrativo a aquellos documentos que no están destinados a la producción de efecto alguno como son, por ejemplo, los resúmenes, extractos...Los documentos administrativos siempre producen efectos frente a terceros o en la propia organización administrativa.

Son emitidos por un órgano administrativo: El emisor de un documento administrativo - aquél que lo produce - es siempre uno de los órganos que integran la organización de una Administración Pública.

Un documento es válido cuando su emisión cumple con una serie de requisitos formales y sustantivos, exigidos por las normas que regulan la actividad administrativa.

Tipos de documentos «según los que vimos en clase» Carta

Circular

Hoja de Vida corporativa

Sobre

Constancias

Certificados

Actas

Memorandos

La carta

Una carta es un medio decomunicación escrito porun emisor (remitente) yenviado aun receptor (destinatario).

Estilos :Formal: Por carta formal se entiende todo tipo de correspondencia de ámbito profesional, laboral, institucional...etc.

Coloquial o informal: Si se dirige a familia o amigos y se usa un lenguaje coloquial que ambos entiendan.

Familiar: Que podría ser un derivado de la anterior, con laúnica diferencia de que ésta es específicamente parafamiliares.

Muy formal: En estos casos se nota una distancia aún mayorcon el receptor. Además, al momento de colocar a quién sedirige la carta debe colocarse: Señor/Señora (su cargo. Ej.:Directora de la institución).

Partes de la carta: Encabezado: nombre, dirección

a quien va dirigida, fecha del día y lugar al que se dirige.

Saludo: personal o consolidado en fórmulas establecidas.

Exposición: del asunto, con los temas pertinentes.

Despedida: cortesía con la que se da término a la carta.

Firma: clara, o en sustitución también puede llevar el nombre en extenso.

Las cartas también pueden incluir: Membrete: nombre, dirección, teléfono y

ciudad de la empresa que la escribe (remitente). Fecha: ciudad, entidad federativa, día, mes y

año en que se expide la carta Domicilio: nombre, dirección, ciudad y código

postal de la persona a quien se dirige la carta (destinatario).

Vocativo: expresión de cortesía que une al firmante con el destinatario.

Texto: exposición del asunto que motiva la carta.

Antefirma: razón social o denominación de la causa.

Posdata (P.D.): algo que te hayas olvidado de explicar o quieras aclarar.

Circular

Es un documento de uso interno que dirige una autoridad superior a todos o aparte de sus subalternos simultáneamente para darle a conocer disposiciones o asuntos internos para que se cumplan a cabalidad.

Función y UsosSirve para dictar órdenes y también para informar. El mensaje que transmite es específico y de interés general para todos sus destinatarios.Por ejemplo, a través de una circular se puede comunicar:

Cambios de horario.

Rotación de jefes.

Nombramiento de comisión reorganizadora.

Ascensos del personal.

Aplicación de encuesta.

Acuerdos y decisiones del directorio, etc.

Permite, dentro de una institución, un enlace vertical descendente (de superior a subordinado) y horizontal (entre personas del mismo rango).

Generalmente, se dirige a todo el personal o a las dependencias subordinadas.

Cuando la circular tiene un buen número de destinatarios se recurre a la impresión mimeografiada o a copias fotostáticas.

partesa) Numeración. Se escribe la palabra circular con mayúscula seguida del número que le correspondeb) Fecha. Se escribe el día, mes y año.c) Destinatario. Generalmente el documento esta dirigido a un grupo de personas interesadas.e) Asuntos. Se escribe con mayúsculas, seguida de dos puntos y luego el tema en resumen o síntesis.f) Cuerpo o texto. Es la parte donde se detalla el mensaje que se quiere comunicar. Puede estar formado por varios párrafos y para mayor orden se enumera cada párrafo.El cuerpo o texto se redacta en el estilo bloque o semibloque.g) Despedida. Es muy simple. Generalmente se utiliza una sola palabra.h) Firma y cargo. La firma es la rúbrica a mano como se acostumbra a firmar en todo documento; debajo de ella se coloca los nombres y apellidos, y cargo que ostenta la autoridad.i) Iniciales. Se coloca al lado izquierdo del documento.

Hoja de Vida Corporativa

Es un documentos que se genera dentro de la organización y se registra la información del personal que labora dentro de la organización especificando, información laboral, académica, y competencias de la persona. Y es registrada y archivada por el departamento de Talento Humano de la compañía.

Características Este documento es estipulado por cada

organización para la decisión del manejo de información interno se puede archivar de manera física o digital.

Se recomienda que la información sea breve, veraz y eficaz

Sobre

Es una cubierta que reserva y guarda comunicaciones escritas o documentos comerciales.Es el complemento de la Carta, por esto siempre que realizamos cartas, elaboramos el sobre correspondiente.

El sobre no se debe sellar con cinta adhesiva, ni con pegante líquido, estos elementos pueden deteriorar el documento. Tercio izquierdo: Se emplea para anotaciones tales como: Confidencial, personal, contiene disquete, videocinta, cinta magnética, muestras, entre otras, las cuales se ubican centradas en la parte inferior del texto.

Partes

Partes.Datos del remitente: Se distribuyen según el modelo.Datos del destinatario: Centrados en el segundo tercio sin

sobrepasarlo y de acuerdo con el sobre.Tratamiento: Título académico, con mayúscula inicial.Nombre: Se ubica en la segunda línea, en mayúscula

sostenida o mayúscula inicial, se escriben los dos apellidos. Sin negrilla.

Cargo: Se escribe con mayúscula inicial.Empresa: Se anota en la línea siguiente al cargo, con su

denominación: Razón social, sigla o acrónimo.Dirección o apartado: Se utiliza una de las dos.Destino: Puede ser local, nacional o internacional.

Constancias

En general, una constancia es un documento en el

que se hace constar algún hecho, en ocasiones de

modo auténtico o fehaciente. Existen diversos tipos,

según qué clase de hecho constaten, el formato, quién

lo constata, entre otros.

Tipos de constancias Un recibo o constancia de pago: sirve para constatar que se ha

pagado por un servicio o producto. Según su formato, puede ser una factura, una boleta, un ticket u otro.

Una constancia de alumno regular: sirve para constatar que una persona es o ha sido un(a) alumna(o) o un(a) estudiante regular de una institución educacional, es decir, que asiste o asistió regularmente a clases y está o estuvo debidamente registrado(a).

Una constancia de empleo o constancia de trabajo o constancia de servicios: suele ser elaborada por una institución y sirve para hacer constar que una persona ha estado trabajando o trabajó en esa institución en uno o más puesto(s) y por un tiempo específicos y por salarios determinados.

Certificados

Es un tipo de texto administrativo empleado para constatar un determinado hecho. En el proceso de solicitud de un puesto de trabajo, en especial cuando se trata de una institución oficial, los certificados son fundamentales para demostrar la formación y la experiencia. Es un tipo de texto que se produce normalmente a instancias de quien lo recibe, y por una persona con autoridad suficiente dentro de la institución para establecer que se ha cumplido con lo afirmado en el documento.

ActasUn acta es un documento en el que se asientan los acuerdos tomados en una reunión y, en forma resumida, las deliberaciones acontecidas en la misma. Normalmente se escriben directamente en un libro que se llama "Libro de actas". Los requisitos que se exigen para levantar actas están regulados por el Código de Comercio y también por los estatutos de la empresa o asociación.

Memorandos

Es un escrito breve por el que se intercambia información entre diferentes departamentos de una organización para comunicar alguna indicación, recomendación, instrucción o disposición.

El memorando también es una forma de comunicación breve, como lo es la carta y la correspondencia.

El memorando (memorándum) también es un texto que se redacta generalmente de manera interna en las empresas, es menos formal que una carta y puede utilizarse para recordar algún evento, dar avisos, indicaciones, etc.