procedimiento para contratación pública y pago a...

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Procedimiento para Contratación Pública y Pago a Proveedores PRO-DCP-001

ÍNDICE 1. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO .................................................................................... 4

2. OBJETIVO ................................................................................................................................ 4

3. ALCANCE ................................................................................................................................. 4

4. BASE LEGAL ............................................................................................................................. 4

5. REGLAS INTERNAS ................................................................................................................... 6

6. PERFILES Y NIVELES DE RESPONSABILIDAD ............................................................................... 7

7. DEFINICIONES ......................................................................................................................... 7

8. PROCEDIMIENTOS ................................................................................................................... 8

8.1 PROCEDIMIENTO DE CONTRATACIÓN - ÍNFIMA CUANTÍA ........................................................ 8

8.2 PROCEDIMIENTO DE CONTRATACIÓN - CATALOGO ELECTRÓNICO .......................................... 9

8.3 PROCEDIMIENTO PARA OTROS PROCESOS DE CONTRATACIÓN (Subasta Inversa, Menor cuantía

Obra, Menor cuantía Servicio, Cotización, Licitación, Licitación seguros, Régimen especial, Lista corta,

Consultoría, Consultoría Directa, Concurso público, Feria Inclusiva, Publicación Especial) ............................... 11

8.4 PROCEDIMIENTO DE PAGO ...................................................................................................... 14

8.5 PROCEDIMIENTO PARA CONTRATOS COMPLEMENTARIOS .................................................... 16

8.6 PROCEDIMIENTO PARA CONTRATACIONES EMERGENTES (BIENES, SERVICIOS, OBRAS, CONSULTORÍAS) ................................................................................................................................... 17

8.7 PROCEDIMIENTO PARA REEMBOLSO DE GASTOS.................................................................... 18

9 DIAGRAMAS DE FLUJO ........................................................................................................... 19

9.1 DIAGRAMA DE FLUJO – ÍNFIMA CUANTÍA ............................................................................... 19

9.2 DIAGRAMA DE FLUJO – CATALOGO ELECTRÓNICO ................................................................. 20

9.3 DIAGRAMA DE FLUJO – PROCEDIMIENTO PARA OTROS PROCESOS DE CONTRATACIÓN ....... 21

9.4 DIAGRAMA DE FLUJO – PROCEDIMIENTO DE PAGO ................................................................ 22

9.5 DIAGRAMA DE FLUJO – PROCEDIMIENTO DE CONTRATOS COMPLEMENTARIOS ................... 23

9.6 DIAGRAMA DE FLUJO – PROCEDIMIENTO PARA CONTRATACIÓN DE EMERGENCIAS ............. 24

10 INDICADORES DEL PROCEDIMIENTO ....................................................................................... 25

11 FORMATOS ............................................................................................................................ 25

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1. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

MACRO PROCESO PROCESO SUBPROCESO GESTIÓN DESARROLLO

INSTITUCIONAL

GESTIÓN DE

CONTRATACIÓN PUBLICA

CONTRATACIÓN

PUBLICA

PROCEDIMIENTO

Procedimiento para contratación pública y pago a

proveedores

ÁREA RESPONSABLE DIRECCIÓN DE CONTRATACIÓN PÚBLICA

VERSIÓN DEL DOCUMENTO 2.0

CÓDIGO PRO-DCP-001

2. OBJETIVO

Regular los procedimientos internos a seguir en el Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal

del Cantón Portoviejo (GAD) para realizar las contrataciones o adquisiciones que permitan

viabilizar el cumplimiento de sus propósitos, en conformidad con la normativa establecida en la

Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública, su Reglamento, Resoluciones

emitidas por el Servicio Nacional de Contratación Pública SERCOP, así como las resoluciones

internas que emita la máxima autoridad enmarcadas en la ley.

3. ALCANCE

Este procedimiento inicia desde que una dirección o área solicita la contratación de obras,

consultoría, bienes o servicios a la Dirección de Contratación Pública, hasta la ejecución de la

contratación y pago al proveedor.

4. BASE LEGAL

Código Orgánico De Organización Territorial, Autonomía y Descentralización (COOTAD)

Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública, su Reglamento y

Resoluciones emitidas.

Código Orgánico de Administración y Finanzas Públicas

402 Administración Financiera - PRESUPUESTO 402-01 Responsabilidad del control La máxima autoridad de una entidad, u organismo del sector público, dispondrá a los

responsables de las unidades inherentes a la materia, el diseño de los controles que se aplicarán para asegurar el cumplimiento de las fases del ciclo presupuestario en base de las disposiciones legales, reglamentarias y políticas

gubernamentales, sectoriales e institucionales, que regulan las actividades del presupuesto y alcanzar los resultados

previstos. Las entidades del sector público delinearán procedimientos de control interno presupuestario para la programación, formulación, aprobación, ejecución, evaluación, clausura y liquidación del presupuesto institucional; se

fijarán los objetivos generales y específicos en la programación de ingresos y gastos para su consecución en la ejecución

presupuestaria y asegurar la disponibilidad presupuestaria de fondos en las asignaciones aprobadas. Todos los ingresos y gastos estarán debidamente presupuestados; de existir valores no considerados en el presupuesto, se tramitará la reforma

presupuestaria correspondiente. En la formulación del presupuesto de las entidades del sector público se observarán los

principios presupuestarios de: universalidad, unidad, programación, equilibrio y estabilidad, plurianualidad, eficiencia, eficacia, transparencia, flexibilidad y especificación, para que el presupuesto cuente con atributos que vinculen los

objetivos del plan con la administración de recursos, tanto en el aspecto financiero, como en las metas fiscales. La

programación de la ejecución presupuestaria del gasto, consiste en seleccionar y ordenar las asignaciones de fondos para

cada uno de los programas, proyectos y actividades que serán ejecutados en el período inmediato, a fin de optimizar el uso

de los recursos disponibles.

Para los componentes del sistema de administración financiera tales como: Presupuesto, Contabilidad Gubernamental, Tesorería, Recaudación, Nómina, Control Físico de Bienes, Deuda Pública y Convenios, se coordinarán e implantarán

procedimientos de control interno necesarios para que sean cumplidos por las servidoras y servidores de acuerdo a las

funciones asignadas, con la finalidad de que generen adecuados registros que hagan efectivos los propósitos de transparencia y rendición de cuentas.

402-02 Control previo al compromiso Se denomina control previo, al conjunto de procedimientos y acciones que adoptan los niveles directivos de las entidades, antes de tomar decisiones, para precautelar la correcta administración del talento

humano, financieros y materiales. En el control previo a la autorización para la ejecución de un gasto, las personas

designadas verificarán previamente que:

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1. La operación financiera esté directamente relacionada con la misión de la entidad y con los programas, proyectos y actividades aprobados en los planes operativos anuales y presupuestos;

2. La operación financiera reúna los requisitos legales pertinentes y necesarios para llevarla a cabo, que no existan

restricciones legales sobre la misma y, 3. Exista la partida presupuestaria con la disponibilidad suficiente de fondos no comprometidos a fin de evitar desviaciones

financieras y presupuestarias.

402-03 Control previo al devengado Previa a la aceptación de una obligación, o al reconocimiento de un derecho, como

resultado de la recepción de bienes, servicios u obras, la venta de bienes o servicios u otros conceptos de ingresos, las

servidoras y servidores encargados del control verificarán: 1. Que la obligación o deuda sea veraz y corresponda a una transacción financiera que haya reunido los requisitos exigidos

en la fase del control previo, que se haya registrado contablemente y contenga la autorización respectiva, así como

mantenga su razonabilidad y exactitud aritmética; 2. Que los bienes o servicios recibidos guarden conformidad plena con la calidad y cantidad descritas o detalladas en la

factura o en el contrato, en el ingreso a bodega o en el acta de recepción e informe técnico legalizados y que evidencien la obligación o deuda correspondiente;

3. Que la transacción no varíe con respecto a la propiedad, legalidad y conformidad con el presupuesto, establecidos al

momento del control previo al compromiso efectuado; 4. Diagnóstico y evaluación preliminar de la planificación y programación de los presupuestos de ingresos;

5. La existencia de documentación debidamente clasificada y archivada que respalde los ingresos;

6. La corrección y legalidad aplicadas en los aspectos formales y metodológicos del ingreso 7. La sujeción del hecho económico que genera el ingreso a las normas que rigen su proceso.

Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado

Resolución SERCOP 072-2016 Título V, capítulo V, “Casuística del uso del

procedimiento de ínfima cuantía” Art. 10 Fase Contractual y de Ejecución.- En fase contractual y de ejecución de los procedimientos de contratación pública se publicaran en el Portal Institucional del Servicio Nacional de Contratación Publica los siguientes documentos

considerados como relevantes:

1. Contrato suscrito entre la entidad contratante y el contratista así como sus documentos habilitantes de ser pertinente;

(Responsable: Contratación Pública. La negrilla es del procedimiento)

2. Contratos modificatorios; en caso de que sea necesario enmendar errores de conformidad a lo establecido en el

artículo 72 de la Ley Orgánica del Sistema de Contratación Pública; (Responsable: Administrador de Contrato. La

negrilla es del procedimiento).

3. Contratos complementarios , en caso de haberse celebrado acorde con los dispuesto en el Capítulo VIII del Título IV

de la ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública , con su respectiva certificación de disponibilidad

presupuestaria; (Responsable: Administrador de Contrato. La negrilla es del procedimiento).

4. Notificación de disponibilidad del anticipo, cuando su pago implica que, a partir de este hecho, corren los plazos de

cumplimiento de obligaciones por parte del contratista; (Responsable: Contratación Pública. La negrilla es del

procedimiento).

5. Ordenes de cambio, de haber emitido;( Responsable: Administrador de Contrato. La negrilla es del procedimiento).

6. Documentos suscritos por las partes respecto a diferencias en cantidades de obra, de haberse emitido; (Responsable:

Administrador de Contrato. La negrilla es del procedimiento).

7. Documento de aprobación de la entidad contratante para la subcontratación de ser el caso; (Responsable:

Administrador de Contrato. La negrilla es del procedimiento).

8. Garantías presentadas a la firma del contrato; (Responsable: Contratación Pública. La negrilla es del

procedimiento).

9. Informe provisional y final o actas de recepción provisional, parcial, total y definitiva, debidamente suscritas, según

sea el caso; (Responsable: Administrador de Contrato / Contratación Pública (Acta Recepción Definitiva). La

negrilla es del procedimiento).

10. Cronogramas de ejecución de actividades contractuales y de pagos; (Responsable: Administrador de Contrato. La

negrilla es del procedimiento)

11. Comunicaciones al contratista respecto de la aplicación de multas u otras sanciones; (Responsable: Administrador de

Contrato. La negrilla es del procedimiento).

12. Actos administrativos de sanción y multas; (Responsable: Administrador de Contrato. La negrilla es del

procedimiento).

13. Cualquier resolución de delegación emitida dentro de esta fase por la máxima autoridad de la entidad contratante o

su delegado; y8, (Responsable: Administrador de Contrato. La negrilla es del procedimiento).

14. Cualquier reclamo o recurso presentado por el contratista, así como los actos emitidos por la entidad contratante con

ocasión de su tramitación. (Responsable: Administrador de Contrato. La negrilla es del procedimiento).

En el caso de que la entidad contratante pretender terminar unilateralmente un contrato y previo a emitir la resolución correspondiente, deberá publicar la notificación efectuada al contratista conociéndole el termino de diez (10) días para

que justifique la mora o remedie el incumplimiento, junto con los informes económico y técnico referentes al cumplimiento

de las obligaciones de la entidad contratante y del contratista. De no justificar o remediar el incumplimiento, la entidad contratante subirá al Portal Institucional del Servicio Nacional

de Contratación Publica la resolución de terminación de unilateral del contrato, así como la declaratoria de contratista

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incumplido, sin perjuicio de la notificación que deba efectuar al contratista. En caso de terminar el contrato por mutuo acuerdo se publicara el documento correspondiente que avale dicha

terminación.

Toda la información relacionada con la fase contractual y de ejecución deberá publicarse antes de finalizar el procedimiento en el Portal Institucional del Servicio Nacional de Contratación Pública.

Reglamento de Aplicación a la Ley de Régimen Tributario Interno: “Art. 36.- Reembolso de gastos en el país.- No estarán sujetos a retención en la fuente los reembolsos de gastos, cuando los comprobantes de venta sean emitidos a nombre del intermediario, es decir, de la persona a favor de quien se hacen dichos

reembolsos y cumplan los requisitos establecidos en el Reglamento de Comprobantes de Venta y de Retención. En el caso

de gastos que no requieran de comprobantes de venta, los mismos serán justificados con los documentos que corresponda, sin perjuicio de la excepción establecida en este reglamento. Los intermediarios efectuarán la respectiva retención en la

fuente del impuesto a la renta y del IVA cuando corresponda. Para los intermediarios, los gastos efectuados para reembolso

no constituyen gastos propios ni el reembolso constituye ingreso propio; para el reembolsante el gasto es deducible y el IVA pagado constituye crédito tributario. Para obtener el reembolso el intermediario deberá emitir una factura por el

reembolso de gastos, en la cual se detallarán los comprobantes de venta motivo del reembolso, con la especificación del

RUC del emisor, número de la factura, valor neto e IVA y además se adjuntarán los originales de tales comprobantes. Esta factura por el reembolso no dará lugar a retenciones de renta ni de IVA. En el caso de que el intermediario del reembolso

sea un empleado en relación de dependencia del reembolsante, éste podrá emitir una la liquidación de compra de bienes y

prestación de servicios en sustitución de la factura por el reembolso. El pago por reembolso de gastos deberá estar sustentado en comprobantes de venta que cumplan con los requisitos previstos en el Reglamento de Comprobantes de Venta

y Retención.”

Resolución POR15ALCRES017



Resolución POR14ALC-RESO-028A

Resolución de Declaratoria de Emergencia No.003

Resolución de Declaratoria de Emergencia No.003A

Resolución ampliatoria N.003 B de la Resolución de Declaratoria de Emergencia No.003

Y demás resoluciones emitidas por la máxima autoridad en conformidad con la Ley.

5. REGLAS INTERNAS

a) Este documento normativo es de aplicación obligatoria para todos los servidores del GAD

Portoviejo responsables de la ejecución y control del mismo, la falta de cumplimiento por parte

de dichos servidores o quien haga sus veces será causal para la determinación de sanciones y

responsabilidades en conformidad con las leyes y normas vigentes.

b) Este procedimiento se encuentra sujeto a actualización permanente, con el propósito de incluir

los cambios que se produzcan, como efecto de la actualización de las leyes, normas y políticas

que se emitan o las necesidades administrativas que surjan en el GAD Portoviejo.

c) Los procesos de pago por la contratación de obras, consultorías, bienes o prestación de

servicios, además de observar lo definido en este documento, cumplirán a lo establecido en el

COOTAD, en Código Orgánico de Administración y Finanzas Públicas, en la Ley Orgánica de

la Contraloría General del Estado, en la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación

Pública, y en la normativa legal vigente que corresponda.

d) Los tiempos definidos para las actividades de procedimientos corresponden a días laborables.

e) El Director de Contratación Pública será el responsable de velar para que los procesos de

contratación fluyan en todas sus etapas desde la solicitud hasta su finalización (pago a

proveedores y finalización en el SERCOP), para lo cual generará los reportes necesarios del

sistema e indicadores del caso (semanales) para la Directora de Servicios Institucionales, y

gestionará las medidas correctivas pertinentes ante incumplimientos o eventualidades.

f) Cuando la oferta económica presentada por el oferente seleccionado es mayor al presupuesto

referencial, el presidente de la comisión técnica o el delegado de la máxima autoridad, según

corresponda, requerirá al Coordinador de Presupuesto el reajuste de la partida presupuestaria.

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g) El área requirente deberá solicitar, al Alcalde o su delegado, la asignación de un técnico para

que intervenga en los procesos de recepción definitiva de bienes, servicios, consultorías y obras.

(En la actualidad el delegado para asignar el técnico para recepción definitiva de bienes,

servicios y consultorías es la Directora Corporativa de Servicios Institucionales, y el delegado

para asignar un técnico para la recepción definitiva de obras es el Director de Obras Públicas).

h) El Director de Contratación Pública será el responsable, para todo proceso de contratación, de

la publicación de la documentación en el Portal Institucional del SERCOP, para lo cual deberá

utilizar el “CHECK LIST de publicación” establecido en el ANEXO 2.

6. PERFILES Y NIVELES DE RESPONSABILIDAD

a) Responsables de la ejecución: Directores de área, Director y servidor(es) responsable(s) de

Contratación Pública, Director Financiero, Coordinador de Presupuesto, Guardalmacén,

Ordenador de Gasto, Procurador Síndico Municipal, Ordenador de Pago, Tesorero,

Coordinador de Contabilidad.

b) Responsables del Control y Supervisión:Director de Contratación Pública

c) Distribución: La realizará la Dirección General de Planificación a toda la Institución,

mediante correo electrónico. El Jefe Técnico de Procesos realizará la publicación en la

Intranet del GAD Portoviejo.

7. DEFINICIONES

PGE: Presupuesto General del Estado (del año fiscal en curso)

Sistema de trámites: Sistema de gestión de trámites municipales del GAD Portoviejo.

Dirección o área Aprobatoria Especializada: Se define al área que por su especialidad y

conocimientos autorizará el pedido. Por ejemplo, para requerir equipo informático, será la

“Dirección de Informática” la que autorice el requerimiento.

Comprobante de Diario: Registro de entrada contable que jornaliza una transacción.

Transacción de Cartera: Es un medio de registro de un anticipo de fondo, una cuenta por cobrar

y/o una obligación de pago.

SUIA: Sistema único de información ambiental, del Ministerio de Ambiente, que permite obtener el

registro o licencia ambiental.

Comisión Técnica: Es el órgano técnico designado por la Máxima Autoridad de una dependencia u

órgano público, con la finalidad de analizar y evaluar las ofertas presentadas y los documentos

adjuntos; su creación y conformación se la hará de acuerdo a la naturaleza del objeto de la

contratación. En conformidad con lo que señala el “Reglamento General de la Ley Orgánica Del

Sistema Nacional de Contratación Pública”: Art. 18.- Comisión Técnica.- Para cada proceso de contratación de: 1. Consultoría por lista corta o por

concurso público; 2. Subasta inversa, cuyo presupuesto referencial sea superior al valor que resulte de

multiplicar el coeficiente 0.000002 por el monto del Presupuesto Inicial del Estado; 3. Licitación; y, 4.

Cotización, se conformará la correspondiente Comisión Técnica.

Delegado: Es la persona que representa a la Máxima Autoridad en los siguientes procesos:

- Subasta inversa cuyo presupuesto referencial sea igual o inferior al valor que resulte de

multiplicar el coeficiente 0.000002 por el monto del Presupuesto Inicial del Estado.

- Contratación directa consultoría

- Menor Cuantía

- Régimen Especial

En conformidad con lo que señala la “Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública”:

Art. 6.- Definiciones.- …9a.- Delegación.- (Agregado por el Art. 1 de la Ley. s/n, R.O. 100-2S, 14-X-2013).- Es la traslación de

determinadas facultades y atribuciones de un órgano superior a otro inferior, a través de la máxima

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autoridad, en el ejercicio de su competencia y por un tiempo determinado.

Son delegables todas las facultades y atribuciones previstas en esta Ley para la máxima autoridad de las

entidades y organismos que son parte del sistema nacional de contratación pública.

8. PROCEDIMIENTOS

8.1 PROCEDIMIENTO DE CONTRATACIÓN - ÍNFIMA CUANTÍA

Actividad Documento Responsable Tiempo 1 Elabora las especificaciones técnicas, TDR o

Resumen Ejecutivo.

Solicita la contratación o adquisición en el sistema de trámites, escanear especificaciones técnicas o TDR (FORMATO 1).

Si es obra escanea la Ficha Ambiental e incluye medidas de mitigación en el Resumen Ejecutivo

Solicitud, especificaciones técnicas o TDR Director de área

requirente

2 ¿Requiere autorización del área especializada (por ejemplo tecnología, vehículos, etc.)? SI: ¿Está de acuerdo? SI: Autoriza la solicitud y despacha el trámite

NO: Devuelve al área requirente con observaciones para su corrección de ser el caso.

NO: Paso 3

Director de área, área aprobatoria o especializada

1

3 ¿Contratación aplica por ínfima cuantía? SI: Asigna Analista NO: Devuelve el trámite al área requirente para que seleccione el proceso de contratación aplicable.

Director de Contratación Pública

0.5

4 Solicita cotización (es) a proveedores. Realiza el estudio de mercado (cuadro comparativo de ofertas), preselecciona la mejor oferta y envía para autorización del Director de Contratación, por razones de oportunidad se puede requerir una sola cotización - Resolución POR14ALC-RESO-028A.

Certificación de no constar en el Catálogo Electrónico, proformas o cotizaciones, cuadro comparativo de ofertas o estudio de mercado

Analista de Contratación Públicas

3

5 ¿Está de acuerdo con el estudio de mercado y proveedores oferentes no adeudan al GAD? SI: Autoriza estudio de mercado o proforma NO: el sistema alerta que el proveedor tiene deudas. El Director, como excepción, podrá autorizar a proveedores morosos, solo cuando este tenga pendiente un reclamo o convenio de pago al día.

Estudio de mercado, Copia RUC-SRI, Validación SERCOP, Certificado de no adeudar al IESS y/o planilla (de ser el caso)


0.5

6 Realiza el registro de compromiso presupuestario y lo imprime

Compromiso presupuestario

Analista de Presupuesto

1

7 Aprueba compromiso presupuestario y firma


Coordinador de Presupuesto

0.5

8 Legaliza compromiso presupuestario ¿El tipo de contratación es obra? SI: Paso 13 NO: Paso 14

Compromiso presupuestario Director Financiero 0.5

9 Revisa la documentación y autoriza el gasto. El sistema notifica automáticamente al proveedor elegido (correo), y al Coordinador de Presupuesto.

Orden de compra de bienes / servicios

Directora Corporativa Institucional

1

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10 Registra el proyecto en SUIA para iniciar trámite de certificación, registro o licencia ambiental

Informa al contratista para que pague la tasa en el Banco respectivo.

Recepta el recibo, ingresa su número en el SUIA y obtiene el Registro o Licencia ambiental (este CÓDIGO ingresará en el Sistema de Trámites), entrega al contratista para iniciar la obra.

Director de Medio Ambiente o su delegado

11 ¿Son bienes o servicios? BIENES: Recibe la factura del proveedor y genera el Acta de Entrega – Recepción, toma la firma del proveedor, ingresa en el sistema el o los bienes y genera el comprobante de ingreso y el de egreso, cuando corresponde, en el que tomará la firma de la recepción a conformidad del solicitante. Firma la solicitud de pago incluida en la Orden de Compra.

Factura, genera Acta de Entrega - Recepción para la firma del proveedor, Ingreso y egresos firmados

Guardalmacén 4

SERVICIOS: Certifica la recepción a conformidad del servicio en la Orden de Compra y en la misma firma la orden de pago ahí incluida, deberá adjuntar en el sistema los documentos que sustentan la ejecución del servicio (fotos- informe de ser el caso), y factura entregada por el proveedor

Factura, Certificación de Recepción del Servicio en la Orden de Compra, documentos de sustento de ejecución del servicio

Director o Jefe de Unidad Requirente

TIEMPO HASTA OBTENER EL BIEN O SERVICIO 12

Ejecuta procedimiento de pago a proveedores Dirección Financiera 14

TIEMPO TOTAL 26

8.2 PROCEDIMIENTO DE CONTRATACIÓN - CATALOGO ELECTRÓNICO

Actividad Documento Responsable Tiempo

1 Realiza la "Solicitud de Adquisición o Contratación"

"Solicitud de Adquisición o Contratación"

Director o Servidor Requirente

2

¿Requiere autorización del área especializada? SI: ¿Está de acuerdo? SI: Autoriza la solicitud.

NO: Devuelve al área requirente con observaciones para su corrección de ser el caso.

NO: paso 3

Director de área aprobatoria especializada

1 3 ¿Contratación aplica por procedimiento de

catálogo electrónico? SI: Asigna un analista NO: Devuelve el trámite al área requirente para que seleccione el tipo de proceso de contratación aplicable.

Director de Contratación Pública 1

4 Revisa en Catálogo electrónico y selecciona el bien o servicio

Analista de Compras Públicas 1

5 Solicita la certificación presupuestaria

Director de Contratación Pública 1

6 Emite la certificación presupuestaria en el sistema e imprimir

Certificación presupuestaria

Asistente de Presupuesto 0.5

7 Aprueba la certificación presupuestaria

Coordinador de Presupuesto 0.5

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8 Legaliza la certificación presupuestaria

Certificación presupuestaria Director Financiero 1

9 Elabora el "Pliego" con especificaciones técnicas y "Resolución de autorización de compra" por catálogo

Pliego y Resolución de autorización de compra


10 Revisa y firma el Pliego

Pliego firmado Director de Contratación Pública 1

11 ¿Está de acuerdo con el Gasto? SI: Aprueba el gasto de la contratación y firma "Resolución de autorización de compra" (Actualmente hasta $50000 aprueba el delegado del Alcalde, montos mayores aprueba el Alcalde). El sistema notifica automáticamente al Coordinador de Presupuesto. NO: Niega el gasto, notifica a Contratación Pública y a la Unidad Requirente, para que archive o reinicie el proceso.

"Resolución de autorización compra" Alcalde o delegado 1

12 Realiza el registro de compromiso presupuestario



1

13 Aprueba compromiso presupuestario



0.5

14 Legaliza compromiso presupuestario


Director Financiero 0.5

15 Genera la Orden de Compra en el portal del sistema de catálogo electrónico del SERCOP (firma Analista, Director Contratación Pública). Orden de Compra


16 Autoriza la Orden de Compra generada en el Sistema de Contracción del SERCOP. Si son BIENES va al paso 17 y 18, cuando son servicios va al paso 19.

Orden de Compra autorizada Alcalde o delegado 1

17 BIENES: Recepta bienes, factura, Actas de entrega-recepción y demás documentos habilitantes y asigna un servidor de bodega para su ingreso en el Sistema.

Factura, Acta de entrega Recepción

Guardalmacén /Área requirente 15

18 BIENES: Ingresa los bienes en el Sistema GAD (genera comprobantes de ingresos y egresos)

Comprobante ingresos y egresos firmado Operativo de Bodega

19 SERVICIO: Certifica la recepción a conformidad del servicio en el Acta de Recepción. Carga en el sistema los documentos que sustentan la ejecución del servicio (Acta, fotos- factura del proveedor e informe de ser el caso). Realizar la solicitud de pago.

Acta de Recepción, factura y documentos que sustentan la ejecución del servicio (fotos- informe, etc.)

Director o Jefe de Unidad Requirente

TIEMPO 28 Ejecutar procedimiento de pago a proveedores Dirección Financiera 14 TIEMPO TOTAL 42

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8.3 PROCEDIMIENTO PARA OTROS PROCESOS DE CONTRATACIÓN (Subasta

Inversa, Menor cuantía Obra, Menor cuantía Servicio, Cotización, Licitación, Licitación seguros, Régimen

especial, Lista corta consultoría, Consultoría Directa, Concurso público, Feria Inclusiva, Publicación Especial)

No Actividad Documento Responsable

Tiempo proceso

1 Elabora: Resumen Ejecutivo con especificaciones técnicas o TDR

Ingresa la solicitud de adquisición (escanear Resumen Ejecutivo)

Si es obra escanea la Ficha Ambiental

Ingresa en el sistema el nombre Administrador del Contrato

¿Proyecto es Financiado por el BEDE? SI: Si se dispone del contrato de financiamiento lo escanea e ingresa los siguientes datos: código del contrato, objeto, plazo de ejecución, cuadro de desembolsos (porcentaje, valor, fecha de desembolso), productos del proyecto. En ocasiones por celeridad administrativa podrá iniciarse el proceso contractual sin disponer del contrato, previa la autorización correspondiente, pero se deberá contar con la decisión positiva de crédito por parte del BEDE. NO: Paso 2

Resumen

Ejecutivo, TDR’S,

Solicitud

Dirección o

Unidad Requirente

2 Emite la certificación presupuestaria en el sistema (de ser obra incluir en el presupuesto los valores de tasas definidos por medio ambiente) e imprime.


Analista de Presupuesto 0.5

3 Aprueba la certificación de disponibilidad presupuestaria.


4 Legaliza certificación presupuestaria


Dirección Financiera 1

5

¿Está de acuerdo con el gasto? SI: Autoriza el gasto (actualmente hasta $50.000 autoriza la Directora Corporativa, montos mayores autoriza el Alcalde). NO: Niega el gasto, notifica a Contratación Pública y a la Unidad Requirente, para que archive o reinicie el proceso.

Alcalde u Ordenador de Gasto Autorizado

2

6 Recepta y revisa la documentación y el resumen ejecutivo (Base Pliegos).

Asigna un analista de contratación

Resolución de Inicio


1

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7 Confirma el tipo de proceso de contratación a realizar

Verifica que conste en el PAC; de no constar, se realiza la solicitud reforma al PAC y una vez autorizada por la Directora Corporativa Institucional, se realizará la reforma al PAC.

Elabora Resolución de Inicio

Ingresa la información del Resumen Ejecutivo al módulo USHAY para generar los pliegos y cronograma del procesos de contratación

Publica en el Portal del SERCOP (SOCE) los pliegos, resolución de inicio, certificación presupuestaria y estudios

Elabora oficios para designación de la Comisión Técnica y recaba firma de la máxima autoridad.

Notifica la publicación del proceso a la Comisión técnica o al delegado, según el caso (7. DEFINICIONES).

Recepta ofertas físicas de los proveedores. Entrega ofertas a la Comisión Técnica

Analista de Contratación

Tiempo definido

en el CUADRO

1

8 ¿Es proceso de 1. Consultoría por lista corta o por concurso público; 2. Subasta inversa y el presupuesto es > al 0.000002 por el monto del Presupuesto Inicial del Estado; 3. Licitación; 4. Cotización? SI: Comisión elabora el “Acta de apertura, convalidación y calificación de Ofertas”. Realiza el seguimiento en el PORTAL SERCOP (otras actividades del proceso de contratación). NO: Delegado elabora el “Acta de apertura, convalidación y calificación de Ofertas”. Realiza el seguimiento en el PORTAL SERCOP (otras actividades del proceso de contratación).

Acta de apertura, convalidación y calificación de Ofertas

Comisión Técnica o delegado

CUADRO

1

9 ¿Acta de Calificación cumple los requisitos solicitados y recomienda la adjudicación? SI: Sube la calificación en el Portal y elabora Resolución de Adjudicación NO: Elabora Resolución de declaratoria desierta, y devuelve el proceso a la unidad requirente (paso 1) para que archive o reinicie el proceso.

Acta de apertura, convalidación y calificación de Ofertas


1

10 ¿Está de acuerdo con la Resolución de Adjudicación? SI: Autoriza la Resolución de Adjudicación. NO: Niega la Resolución de Adjudicación.

Resolución de Adjudicación

Alcalde 5

11 ¿La Resolución de Adjudicación fue autorizada? SI: Sube al Portal del SERCOP la Resolución de Adjudicación, la de delegación y adjudica al proveedor. En el sistema de trámites escanea la Resolución de Adjudicación, el CHECK LIST para la publicación de documentación en el Portal Institucional del SERCOP. Paso 12 NO: Sube al portal la “Declaratoria desierto”. Paso 1

Resolución de Adjudicación O declaratoria desierto

1




1

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0.5

14 Legaliza compromiso presupuestario

Compromiso presupuestario Director Financiero 0.5

15 ¿Contratación requiere garantías? SI: Recibe garantías del proveedor NO: paso 16

Garantías Procurador Síndico Municipal

15

16

Elabora Contrato

Recepta firma del proveedor

Contrato Procurador Síndico Municipal

3

17 Firma contrato y garantías. ¿El tipo de contratación es obra? SI: Paso 18 NO: Paso 19

Contrato y Garantías

Alcalde 3

18 Registra el proyecto en SUIA para iniciar la certificación, registro o licencia ambiental

Informa al contratista para que pague la tasa en el Banco respectivo

Recepta el recibo e ingresar su número en el SUIA y obtener el Registro o Licencia ambiental, entregar al contratista para iniciar la obra

Ingresa el CÓDIGO SUIA en el sistema de Gestión de Trámites.

Certificación, Registro o Licencia Ambiental

Director de Medio Ambiente o su delegado

3

19 Ingresa en el sistema datos generales del Contrato (Fecha, Proveedor, No. Resolución de Adjudicación, Valor original, Plazo, Anticipo)

Sube al sistema el contrato y garantía escaneada (de ser el caso), envía las garantías a Tesorería, con memo.

Envía el expediente físico al Administrador del Contrato (Unidad Requirente)

Notifica a Contratación Pública (automáticamente).

Procurador Síndico Municipal o su delegado

1

20 Registra y custodia Garantía Tesorera

21 Registra el nombre del administrador de contrato y fiscalizador, en caso de que contratación tenga fiscalización

Registra si la contratación contempla otorgamiento de anticipo.

Inicia el “Procedimiento de Pago”.

Solicitud de Pago Director requirente

2

22 Sube el contrato y garantías del caso al PORTAL INSTITUCIONAL DEL SERCOP.

Genera la clave de administrador del contrato e informarle por correo electrónico al Administrador

Una vez finalizado el proceso de contratación, verifica que la información ha sido cargada correctamente por el administrador del contrato y finaliza el proceso en el Portal Institucional del SERCOP.


TIEMPO (No incluye el tiempo de otras actividades del procedimiento contratación pública)

41

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CUADRO 1: Tiempos de Contratación Pública por actividad ACTIVIDAD SUBASTA

INVERSA

MENOR CUANTÍA OBRA

MENOR CUANTÍA SERVICIO

COTIZACIÓN LICITACIÓN

LICITACIÓN SEGUROS

RÉGIMEN ESPECIAL

LISTA CORTA CONSULTORÍA

DIRECTA CONSULTORÍA

CONCURSO PÚBLICO

FERIA INCLUSIVA

PUBLICACIÓN ESPECIAL

Actividad 7 12 10 12 15 22 22 8 17 6 17 13 8 Actividad 8 9 8 8 8 13 13 6 7 6 7 5 6 Tiempo total de actividades 7 y 8 21 18 20 23 35 35 14 24 12 24 18 14 Tiempo de otras actividades del procedimiento 41 41 41 41 41 41 41 41 41 41 41 41 TIEMPO TOTAL PROCESO DE CONTRATACIÓN 62 59 61 64 76 76 55 65 53 65 59 55

8.4 PROCEDIMIENTO DE PAGO


1

Una vez que se ha receptado a conformidad, ya sea: bienes (guardalmacén), o servicios respectivos (unidad requirente), o consultoría u obra (procedimiento revisión y aprobación de planillas); solicita el pago en el sistema de trámites, registrando si se trata de un pago total o anticipo o planillas, y envía el expediente físico de contratación, con la documentación habilitante y la factura al responsable del Control Previo.

NOTA: En el caso de que un pago no haya sido iniciado por un aplicativo sistematizado previo, ingresará en el módulo de pago, seleccionará la opción del tipo de pago al que corresponde e ingresará los datos solicitados por el sistema.

Orden de Compra o Solicitud de pago autorizada, Actas de entrega recepción, Comprobantes de ingreso de ser el caso

Director o funcionario competente

Sube al Portal institucional del SERCOP, la información relevante del proceso de contratación, (en conformidad con el artículo 10 de la Resolución RE-SERCOP-2016-0000072- ANEXO 2), es decir, en cada pago subirá el Informe de Administrador de Contrato, y obtendrá “un print de la pantalla del SERCOP”, que lo adjuntará al expediente físico y al sistema de trámites en “documento SERCOP” como prueba de haberlo elevado al SERCOP.

Administrador de Contrato

2 Realiza el control de documentación previo al pago (ANEXO 1) ¿Expediente está completo? SI: Envía al autorizador de pago, paso 3 NO: Gestiona con el área requirente la complementación del o los documentos faltantes en el expediente o de ser el caso devolver.

Control documentos habilitantes para el pago

Analista de Control Previo

1.5

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3 ¿Está de acuerdo con el pago? SI: Aprueba NO: Devuelve a Control Previo y notifica automáticamente al área requirente.

Orden de Compra o Solicitud de pago autorizada

Alcalde o u Ordenador de Pago delegado

1.5

4 Habilita la ejecución del pago, para lo cual verifica legitimidad de orden de pago, compromiso presupuestario y dispone el registro contable.

Director Financiero 2

5 Verifica documentación y asigna analista Coordinador de Contabilidad

0.5

6 ¿Documentación del trámite está completa? SI: ¿Es un gasto o un anticipo?

GASTO: Crea el “comprobante de diario” en el sistema ANTICIPO: realiza la “transacción de cartera” y registra el número de transacción en el sistema de trámites.

NO: Gestiona con el área respectiva la complementación del o los documentos faltantes en el expediente, o de ser el caso, devuelve al área requirente.

Comprobante de diario o transacción de cartera

Analista Contabilidad

1

7 Aprueba el comprobante de diario o transacción de cartera (firmar)

Comprobante de diario o transacción de cartera

Coordinador de Contabilidad

0.5

8 Legaliza del comprobante de diario


9 Recibe el comprobante de diario y asigna analista

Tesorera 1

10 Verifica la documentación y crea el comprobante de egreso

Comprobante de egreso

Analista de Tesorería

2

11 Aprueba y firma el comprobante de egreso, genera transferencia de carga al Banco Central ¿Contratación es financiada por el BEDE? SI: Ingresa en el sistema el valor de planilla versus desembolso. Paso 12 NO: Paso 12.

Comprob.egreso, transferencia del sistema contable, liquidación del SPI Banco Central

Tesorera 2

12 Archiva expediente Comprobante de Egreso

Responsable de archivo financiero

1

TIEMPO 14

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8.5 PROCEDIMIENTO PARA CONTRATOS COMPLEMENTARIOS


1 Contrato original requiere contrato complementario, diferencia en cantidades de obra u órdenes de trabajo? CONTRATO COMPLEMENTARIO: Elabora "Informe para requerir la suscripción de contrato complementario" DIFERENCIA EN CANTIDADES: Ejecuta procedimiento diferencia de cantidades. ORDENES DE TRABAJO: : Ejecuta procedimiento de órdenes de trabajo.

Informe para requerir contrato complementario

Administrador de Contrato

2 Solicita la aprobación para iniciar el trámite de un contrato complementario, adjuntando el Informe del Fiscalizador y/o Administrador, relaciona con el contrato original.

Solicitud Director de área solicitante

1

3 ¿Está de acuerdo? SI: Aprueba elaboración de contrato complementario NO: Devuelve el trámite al requirente. Solicitud aprobada Alcalde 2

4 ¿Contrato genera pagos adicionales? SI: Solicita el compromiso presupuestario. NO: paso 8 Solicitud

Director de Área solicitante 0.5



Analista de Presupuesto 0.5




0.5

7 Legaliza compromiso presupuestario y autoriza registro contable.



8 Elabora el contrato complementario y recaba firma del contratista ¿Requiere garantías? SI: paso 9. NO: paso 10. Envía al Alcalde el contrato y garantías si es el caso

Contrato Complementario, Garantías

Procurador Síndico Municipal

3

9 Recepta garantías de buen uso de anticipo y/o fiel cumplimiento


15

10 Firma el Contrato y garantías si es el caso Contrato complementario

Alcalde 3

11 Ingresa en el sistema datos generales del contrato (Fecha, Proveedor, No. Resolución de Adjudicación, Valor original, Plazo, Anticipo)

Sube al sistema el contrato y garantía escaneada, envía, con memo, las garantías a Tesorería.



0.5

12 Registra y custodia garantías Garantías Tesorera

13 Sube el contrato al Portal de Compras Públicas y coordina con el proveedor para la ejecución

Administrador del Contrato

14 Si el contrato genera pagos, ejecuta procedimiento de pago.

Solicitud de Pago Director de área solicitante

TIEMPO 27

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8.6 PROCEDIMIENTO PARA CONTRATACIONES EMERGENTES (BIENES,

SERVICIOS, OBRAS, CONSULTORÍAS)

Actividad

Documento

Responsable Tiempo proceso

1 Genera el “Formulario de requerimiento de contratación por emergencia", acompañado del presupuesto referencial (una proforma para bienes o servicios) y el resumen ejecutivo con las especificaciones técnicas, cuando fuere pertinente.

Formulario de requerimiento de contratación por emergencia

Director Área Requirente




0.5




0.5

4 Legaliza compromiso presupuestario y autoriza registro contable.


Director Financiero

1

5 Elabora “Certificación de precios unitarios” para ratificar proveedor (solo en el caso de bienes)

Certificación de precios unitarios

Director de Contratación

Publica 1

6 Autoriza el gasto en el Formulario de requerimiento de contratación por emergencia

Alcalde o Delegado

1

7 Notifica la adjudicación ¿Monto de la contratación sobrepasa el valor de la ínfima cuantía? SI: paso 8; NO: paso 14

Resolución de Adjudicación

Director de Contratación

Publica

0.5

8 Elabora el contrato, recabar firma del contratista ¿Requiere garantías?

SI: paso 9 NO: enviar al Alcalde el contrato, paso 10

Contrato, Garantías

Procurador Síndico

Municipal

2

9 Recepta garantías de buen uso de anticipo y fiel cumplimiento

Garantías Procurador Síndico

Municipal

15

10 Firma contrato y garantías si es el caso y envía al Procurador Síndico.

Contrato Garantías Alcalde 2

11 Ingresa en el sistema datos generales del Contrato (Fecha, Proveedor, No. Resolución de Adjudicación, Valor original, Plazo, Anticipo)

Sube al sistema el contrato y garantía escaneada, enviar, con memo, las garantías a Tesorería.


Procurador Síndico

0.5

12 Registra y custodia las garantías Contrato complementario

Tesorera

14 Recepta bienes, servicios u obra con la respectiva Acta de entrega – recepción

Acta de entrega recepción

Director Requirente y/o

Administrador de Contrato/

Guardalmacén

1

14 Ejecuta procedimiento de pago Solicitud de Pago Director requirente

TIEMPO SIN ELABORACIÓN DE CONTRATOS 5 TIEMPO CON ELABORACIÓN DE CONTRATO 25

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8.7 PROCEDIMIENTO PARA REEMBOLSO DE GASTOS

En conformidad con el artículo 36 del Reglamento de Aplicación a la Ley de Régimen Tributario Interno, el procedimiento para Reembolso de Gastos se ejecutará por motivos estrictamente justificados, siempre que sean eventos no recurrentes o no planificados, cuyo monto no podrá exceder el máximo de una ínfima cuantía (0.0000002 del presupuesto general del estado). En el marco de lo señalado en el párrafo anterior, el servidor responsable de una actividad municipal, podrá cancelar, con sus propios recursos o medios, gastos institucionales, y, posteriormente, solicitar su reembolso, cumpliendo los siguientes pasos:

Actividad Documento Responsable

Tiempo proceso

1 Realiza la solicitud pago por reembolso de gastos (FORMATO 3), considerando que el gasto ejecutado deberá estar articulado a un objetivo o actividad institucional, previamente autorizado. Adjunta el Comprobante de venta o factura y comprobante de retención, esto último cuando sea agente de retención.

Solicitud de Pago

por Reembolso de

gastos

Servidor Solicitante

2 Revisa y confirma el gasto Solicitud de Pago

por Reembolso de

Gastos

Director de Área

3 Genera compromiso presupuestario


Asistente de Presupuesto 0.5

4 Aprueba compromiso presupuestaria



5 Legaliza compromiso presupuestario y autoriza registro contable

Compromiso presupuestario Dirección Financiera 1

6 ¿El Reembolso de Gastos, tiene un contrato ya autorizado. (Ejemplo: Telefonía Celular autorizada)? NO: Aprobar el Gasto SI: Paso 7

Solicitud de Pago

por Reembolso de

Gastos

Alcalde o Delegado

(Directora Corporativa

Institucional)

1

7 Ejecuta procedimiento de pago Servidor Solicitante 12.5

TIEMPO 15.5

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9 DIAGRAMAS DE FLUJO

9.1 DIAGRAMA DE FLUJO – ÍNFIMA CUANTÍA

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9.2 DIAGRAMA DE FLUJO – CATALOGO ELECTRÓNICO

Pág. 21 de 28


9.3 DIAGRAMA DE FLUJO – PROCEDIMIENTO PARA OTROS PROCESOS DE

CONTRATACIÓN

Pág. 22 de 28


9.4 DIAGRAMA DE FLUJO – PROCEDIMIENTO DE PAGO

Pág. 23 de 28


9.5 DIAGRAMA DE FLUJO – PROCEDIMIENTO DE CONTRATOS

COMPLEMENTARIOS

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9.6 DIAGRAMA DE FLUJO – PROCEDIMIENTO PARA CONTRATACIÓN

DE EMERGENCIAS

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10 INDICADORES DEL PROCEDIMIENTO

INDICADOR ESTÁNDAR META RESPONSABLE FORMULA MEDIO DE VERIFICACIÓN

Porcentaje de finalización de procesos en tiempos establecidos

Días definidos en cada procedimiento


(Número de procesos finalizados a tiempo / Total de procesos adjudicados) x 100

Porcentaje de adjudicaciones generadas en tiempos establecidos

Días definidos en cada procedimiento

100 % o menos


(Total de adjudicaciones realizadas en tiempos establecidos / Total de requerimientos recibidos) x 100

Sistema de Gestión de Trámites – Contratación Pública

Porcentaje de procesos desiertos por errores de Contratación Pública

0 % Director de Contratación Pública

(Número de procesos desiertos por errores de la Dirección / Total de procesos de contratación generados) x 100

Administradores de contrato que no cumplen el procedimiento correcto

0% Coordinador de Contratación Pública

(Total de administradores que no cumplen el procedimiento correcto / Total de Administradores de contrato) x 100

Nota: Los tiempos determinados, son establecidos considerando que el despacho de tareas en el sistema no es la única actividad a realizar por un servidor en su labor diaria. El tiempo real de una actividad podrá variar en horas, dependiendo del tipo de actividad.

11 FORMATOS

FORMATO PRO-DCP-001-1: SOLICITUD DE CONTRATACIÓN O ADQUISICIÓN

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FORMATO PRO-DCP-001-1-2: ORDEN DE COMPRA – ÍNFIMA CUANTÍA

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FORMATO PRO-DCP-001-1-3: SOLICITUD DE PAGO POR REEMBOLSO DE GASTOS

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ANEXOS ANEXO 1: Control de documentos habilitantes para pagos por contratación

No. CONTROL DE DOCUMENTOS HABILITANTES PARA PAGOS POR

ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS APLICA

SI NO

1 Orden y solicitud de pago GADMP2016BODMEMO-0019 (305630)

x

2 Compromiso presupuestario 1215 x

3 Informe del administrador de contrato y/o certificación de cumplimiento por parte de la Dirección requirente

X

4 Factura del Proveedor con fecha actualizada (dentro del mes que se solicita el pago) debidamente llenada y firmada con su respectiva validación de documento

x

5 Solicitud de requerimiento x

6 Informe de actividades del mes que solicita el pago con sus respectivos anexos (…)

x

7 Certificación bancaria/ estado de cuenta/libreta de ahorro (Copia)

X

8 Copia RUC/RUP/CI del proveedor X

9 Acta de Entrega Recepción (proveedor /GAD) X

10 Resolución de proceso X

11 Ingreso - egreso a bodega X

12 Orden de Compra por Catalogo Electrónico X

13 Garantía técnica X

14 Cotizaciones /cuadro comparativo/ certificado de no contar en catalogo/ certificado de no ser adjudicatario fallido

X

15 Documentos contractuales y precontractuales del proceso de compra por catalogo (copia )

X

16 Registro de control de carga de información de avance de contratos (SERCOP)

Proveedor CONTINENTAL TIRE ANDINA SUBTOTAL IVA TOTAL

No. De Factura 007-001-000048103 468.64 65.61 534.25

Número de trámite enviado en el Sistema de Control de Trámites 305630

ANEXO 2: Chek list para la publicación de documentación en el portal institucional del SERCOP

procedimiento para contratación pública y pago a...

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