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PROCEDIMIENTO DEGESTIÓN DE DENUNCIAS

PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN DE DENUNCIAS

Política de Prevención de delitos y Procedimiento de Gestión de denuncias de cristalerías de chile s.a.

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ÍNDICE

Procedimiento de Gestión de Denuncias ...................................................7

I. Objetivos.......................................................................................................7II. Alcance.........................................................................................................7III. Responsabilidades y Obligaciones...............................................................7IV. Procedimiento..............................................................................................9


PROCEDIMIENTO

DE GESTIÓN DE DENUNCIAS

I. OBJETIVODisponer de canales de comunicación para denuncias anónimas o directas, relacionadas a la observancia de prácticas cuestionables o actividades que violen el Código de Conducta, Reglamento Interno de Orden, Higiene y Seguridad, Ley Nº 20.393 sobre la Responsabilidad Penal de las Personas Jurídicas, DL 211 sobre Normas para la Defensa de la Libre Competencia y cualquier tema relacionado a incumplimiento normativo, control interno y estados financieros o “Situaciones que requieren la atención de la Administración y/o el Directorio”.

II. ALCANCEEste procedimiento es aplicable a todos los colaboradores de Cristalerías de Chile S.A. sean estos directos o indirectos con carácter indefinido, tempo-ral o subcontratista. Además a nuestros clientes, proveedores, accionistas y terceros.

Este procedimiento sólo debe usarse por los colaboradores de Cristalerías de Chile S.A., clientes, proveedores, accionistas y terceros, cuando exista una sospecha fundada o certeza de ocurrencia de algún hecho que reporte serias contraveniencias o puedan violar el Código de Conducta, Reglamento Interno de Orden, Higiene y Seguridad, Ley Nº 20.393, DL 211 y cualquier tema relacionado al incumplimiento normativo, control interno y estados financieros de la compañía.

III. RESPONSABILIDADES YOBLIgACIONES

1. El Comité de Ética de la compañía es responsable de la operación delcanal de denuncias, así como de la difusión de este procedimiento. Di-cho comité está formado por:

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• Gerente General

• Gerente de Auditoria y Cumplimiento

• Encargado de Prevención de Delito

• Gerente de Personas y Sustentabilidad• Gerente de Administración y Finanzas

2. La información aportada en las denuncias tendrá el carácter de confi-dencial y los denunciantes podrán mantener su anonimato.

3. Las denuncias presentadas serán investigadas en forma seria y respon-sable y de acuerdo al presente procedimiento.

4. Si alguna de las personas que participan en el proceso de recepción,clasificación, investigación o resolución de las denuncias, resultaimplicada directa o indirectamente en el hecho denunciado, deberáabstenerse de intervenir en cuanto tome conocimiento de aquello,notificando al Comité de Ética.

5. Ninguna instancia (gerencias o áreas), podrá tomar represalias, contracualquier persona que de buena fe formule una denuncia referente aincumplimiento del Código de Conducta, Reglamento Interno deOrden, Higiene y Seguridad, Ley Nº 20.393, DL211 y cualquier otrotema relacionado al incumplimiento normativo y control interno.Cualquier represalia será motivo de investigación.

6. El Comité de Ética de la empresa mantendrá un registro de las denun-cias recibidas, las investigaciones realizadas, las sanciones adoptadas oen su caso, los motivos de cierre y archivo de la denuncia, todo ello bajo estricta reserva.

7. La empresa respetará en todo momento los derechos fundamentales delos trabajadores y garantizará al denunciado la posibilidad de ser oído y de realizar sus descargos.

8. Denunciar las violaciones al Código de Conducta, Reglamento Internode Orden, Higiene y Seguridad, Ley Nº 20.393, DL 211 y cualquiertema relacionado a incumplimiento normativo y control interno, es unaobligación de todos y cada uno de los trabajadores de la compañía.

9. No se dará lugar a reportes falsos o maliciosos y se tomarán accionesdisciplinarias cuando esto ocurra, según corresponda.

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IV. PROCEDIMIENTOSi un denunciante tiene una sospecha fundada o certeza de ocurrencia de algún hecho que reporte serias contraveniencias o puedan violar el Código de Conducta, Reglamento Interno de Orden, Higiene y Seguridad, Ley Nº 20.393 sobre la Responsabilidad Penal de las Personas Jurídicas, DS 211 sobre Normas para la Defensa de la Libre Competencia y cualquier tema relacionado al incumplimiento normativo, control interno y estados financieros, debe seguir el siguiente procedimiento:

A. RECEPCIÓN DE LA DENUNCIA

1. Para que la investigación de la denuncia sea eficaz, es importante queel denunciante entregue y detalle la mayor cantidad de informaciónposible, considerando a lo menos lo siguiente: descripción de los hechos, adjuntar evidencia de lo denunciado, lugar y fechas referenciales, nom-bre o cargo de los involucrados, todo lo anterior ha de ser planteado debuena fe.

2. El Denunciante para poder hacer su denuncia debe completarel Formulario de Denuncia, disponible en la página webhttp://www.cristalchile.cl o en la Intranet de la compañía, teniendo encuenta consideraciones de confidencialidad o de anonimato.

3. La administración del Canal de Denuncias se le ha asignado a un pro-veedor externo, con el fin de garantizar y cautelar la absoluta confiden-cialidad de la información entregada y el anonimato del denunciante.

B. INVESTIgACIÓN

1. El Comité de Ética realizará una revisión preliminar de antecedentes de acuerdo a lo siguiente:

• Fecha y hora de la denuncia.

• Lugar en donde ha sucedido el incidente.

• Tipo de infracción.

• Personal es interno o externo.

• Personas comprometidas en la denuncia.

• Detalles relacionados con la presunta infracción, inclusive las ubi-caciones de los testigos y cualquier otra información que pueda servaliosa en la evaluación y resolución final de esta situación.

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• Información de respaldo (por ejemplo: fotos, grabaciones de voz,videos, documentos, entre otros).

2. El Comité de Ética iniciará la etapa de investigación debiendo notificaral denunciado, del inicio de un procedimiento de investigación siemprey cuando dicha notificación no obstaculice la recopilación de informa-ción. En casos graves, en que existan circunstancias que indiquen laparticipación en un delito, se podrá proceder sin notificación algunaremitiendo directamente los antecedentes a la autoridad competente.

3. El Comité de Ética o quién éste designe, realizará la investigación, elcual está facultado para interactuar con el denunciante para efectos derecabar mayores detalles y así dar un apropiado y oportuno curso a lainvestigación. Las actividades al menos a considerar son:

• Recopilar información sobre el hecho denunciado.

• Entrevistar al personal involucrado en la denuncia.

• Analizar la información obtenida mediante la recopilación y entre-vistas sostenidas.

• Documentar la investigación efectuada (procedimientos y pruebasrealizadas) y los resultados obtenidos.

• Concluir acerca de la investigación realizada.

4. Una vez que el Comité de Ética o la persona designada por lacompañía para estos efectos, haya concluido la etapa de investigación,procederá a emitir un Informe al Comité de Ética sobre la existenciade hechos constitutivos de infracción al Código de Conducta,Reglamento Interno de Orden, Higiene y Seguridad, Ley Nº 20.393,sobre la Responsabilidad Penal de las Personas Jurídicas, DL 211 sobreNormas para la Defensa de la Libre Competencia y cualquier temarelacionado a incumplimiento normativo, control interno y estadosfinancieros.

5. El Informe contendrá la identificación del denunciado, de los testigosque declararon y de la prueba ofrecida, una relación de los hechos pre-sentados, las conclusiones a que llegó y sanciones que se proponen parael caso. En caso de que los hechos tengan caracteres de delito y no seasuficiente las sanciones laborales, el Comité de Ética podrá decidir quese remitan antecedentes a las autoridades competentes.

6. El proceso de investigación no podrá superar el plazo máximo de 60días. Si dentro de dicho plazo, no pudiera concluir la investigación,deberá informar el estado de avance de la denuncia a los denunciantesy al Comité de Ética, este último decidirá si archiva la denuncia u otrasacciones a seguir.

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C. COMUNICACIONES

1. Al finalizar el proceso de investigación, el Comité de Ética deberá comunicar el resultado de la investigación por medio idóneo:

• Si el resultado ha sido positivo: “Hemos verificado la información que nos ha facilitado y hemos comprobado que se ajusta a los he-chos denunciados. En consecuencia, la compañía ha procedido a tomar las medidas con que le ampara la legislación vigente para estos casos. Agradecemos su colaboración y damos por concluidaesta investigación”.

• Si el resultado ha sido negativo por falta de información: “Agrade-cemos la información que nos ha facilitado, aunque le informamosque los datos aportados no son suficientes para concluir sobre la denuncia”.

• Si el resultado ha sido negativo por errores en la información: “He-mos verificado la información aportada y no hemos podido com-probar que se ajuste a los hechos denunciados, por lo que damos por concluida esta investigación”.

2. SANCIONES

1. Atendida la gravedad de los hechos, las medidas y sanciones que seaplicarán:

• Cuando el involucrado sea un tercero, se estará sujeto a lo dispuestoen la normativa legal vigente y a lo establecido en el contrato res-pectivo.

• Las establecidas en el Reglamento Interno de Orden, Higiene ySeguridad y Código de Conducta de la empresa para el caso delos trabajadores, las cuales guardarán proporcionalidad con la faltacometida, sin perjuicio de las responsabilidades civiles y penalesque correspondieren.

• El Comité, según corresponda, evaluarán denunciar a la autoridadcompetente, aquellas situaciones que considere que podrían consti-tuir delito.

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POLÍTICA DE PREVENCIÓN DE DELITOS

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