procedimiento de gastos de viaje

Urbanizacin Costa del Este, Avenida Centenario

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PROYECTO AVATAR

Procedimiento de Gastos de Viaje Jurado y Jurado S.A.



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Datos generales

Nombre de proyecto y fase Nmero de proyecto Tipo de proyecto (Consultora, empresarial, implementacin, Actualizacin, Interno, Otros)

Proyecto Avatar Fase 1: Preparacin inicial N/A Implementacin

Cliente Nmero de cliente Comienzo/fin planificado

Jurado y Jurado S.A. N/A N/A

Patrocinador de proyecto Gerente de programa Gerente de proyecto (Jurado y Jurado)

Franklin Jurado S. N/A Yira Coba

Directo de proyecto (ISTech) SAP Partner Gerente de proyecto (ISTech)

Jos Alberto Morales Integrated System Technologies, Inc. (ISTech)

James Longstaff

Autor Ubicacin de documento (repositorio/raz/nombre)

Jos Alberto Morales 1.Project Preparation>1.1 Project Initiation

Versin Estatus Fecha Clasificacin de documento

1.5 Aprobado 10/10/2013 Externo

HISTORIAL DE REVISIONES

Versin Fecha Descripcin

1.0 09/09/2013 Borrador

1.1 13/09/2013 Borrador con comentarios del cliente

1.2 30/09/2013 Versin actualizada

1.3 01/10/2013 Versin final aprobada

1.4 03/10/2013 Modificacin a la clausula 6.c sobre la entrega de diferencias en viticos. Se aade la opcin de depositar la diferencia de los viticos de viaje en la cuenta bancaria del cliente.

1.5 10/10/2013 Modificacin al punto 7 para cubrir el caso de cancelacin de vuelo por parte de la aerolnea.



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Tabla de contenidos

Datos generales .......................................................................................................................................................... 2 Tabla de contenidos ................................................................................................................................................... 3 Objetivo........................................................................................................................................................................ 3 Dueos de proceso .................................................................................................................................................... 3 Procedimiento ............................................................................................................................................................. 3 Aprobacin de la narrativa ........................................................................................................................................ 5

Objetivo

Esta poltica tiene el objetivo de establecer las regulaciones de gastos de viaje y los mecanismos de control gastos

del equipo de consultora durante la duracin del proyecto, as como los relativos a la tramitacin, justificacin,

obtencin y liquidacin de los mismos.

Dueos de proceso

Gerente de Proyecto Cliente

Gerente de Proyecto de ISTech

Director de Proyecto de ISTech

Procedimiento

1. Para toda persona que vaya a viajar al sitio de proyecto, se debe llenar el Formulario de Presupuesto de Viaje como la que se muestra en el anexo 1 del presente documento. Esto lo estar ejecutando la Gerencia de Proyecto de ISTech. Todo consultor debe coordinar con la Gerencia de Proyecto de ISTech los das de viaje con 15 das de anticipacin.

2. Este formulario debe ser presentado al Gerente de Proyecto del Cliente por lo menos 10 das hbiles antes del viaje, al menos de que el motivo por la cual se est viajando no estaba planificado. Para los casos en que el viaje no sea planificado, se debe documentar el motivo de la urgencia de viaje en la seccin de Motivo de Viaje del Formulario de Presupuesto de Viaje.

a. El Formulario de Presupuesto de Viaje no debe pedir anticipos ni coordinaciones de viaje por ms de quince (15) das calendario.

3. El formulario debe ser firmado y aprobado por el Gerente de Proyecto de ISTech y del Cliente. 4. Las reservaciones y pagos de boletos de avin y hoteles sern efectuadas por el Cliente una vez haya sido

aprobado el formulario. a. La estada en el Hotel Ciudad de David est cubierto por el Cliente, ms todo consumo durante la

estada debe ser cancelado por el consultor. b. Los consumos en el hotel que estn relacionados con alimentacin deben ser pagados de los

viticos proporcionados. Todo consumo que est fuera de lo anteriormente mencionado, es responsabilidad del consultor.

5. El Cliente emitir un cheque de anticipo para gastos en efectivo a nombre del consultor cual se utilizar como viticos.

a. Los viticos se deben limitar a comidas.



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b. Solo sern aceptados gastos relacionados con la movilizacin al sitio de proyecto, hospedaje-aeropuerto y aeropuerto-casa. Los costos de traslado por motivos personales no debern incluirse en el Formulario de Gastos de Viaje (ver anexo 2) y sern por cuenta del empleado.

c. Los viticos que sean utilizados para comidas no debe incluir bebidas alcohlicas. Debido a limitaciones de algunos restaurantes, en el caso de que en el recibo de caja, una bebida no alcohlica sea cobrada con la descripcin de bebida alcohlica, se debe aclarar en el Formulario de Gastos de Viaje.

d. La tarifa negociada con el Hotel Ciudad de David incluye desayuno, por el cual el lmite diario establecido es de B/. 25.00 por da laborado. El lmite diario incluye el almuerzo, cena y gastos de lavandera. En el caso de que por algn motivo no se pueda utilizar el Hotel Ciudad de David, el lmite diario establecido ser de B/. 35.00 por da laborado. Cualquier gasto adicional debe ser aprobado con anticipacin.

e. En el caso de que el consultor decida hacer un supermercado para su alimentacin, el monto total de la compra no debe exceder del lmite de viticos para el viaje.

6. A final de cada semana de viaje se debe reportar los gastos en el Formulario de Gastos de Viaje. Este formulario debe ser entregado con todos los respectivos recibos de viticos cual debe contar con el respectivo Registro nico de Contribuyente (RUC) y el nombre de la razn social del Cliente.

a. RUC: 5044-11-64201 D.V. 88 b. Razn Social: Jurado y Jurado S.A.

El consultor tiene un mximo de tres (3) das hbiles una vez haya concluido el viaje para entregar el formulario a la Gerencia de Proyecto de ISTech, quien debe entregarlo una vez revisado al personal que designe el Cliente.

c. La diferencia entre el monto establecido en el Formulario de Presupuesto de Viaje y lo reportado en el Formulario de Gastos de Viaje debe ser entregado al Gerente de Proyecto del Cliente por la Gerencia de Proyecto de ISTech de manera presencial o depositando a la cuenta bancaria del cliente. En el caso que de que se deposite la diferencia en la cuenta bancaria del cliente, se debe enviar de forma electrnica la boleta de depsito al Gerente de Proyecto del Cliente y posteriormente debe ser entregada de manera fsica.

i. Nombre del banco: Banco General ii. Nombre de la cuenta de banco: Jurado y Jurado, S.A.

iii. Cuenta bancaria: 03-47-01-027299-9 d. La falta de la entrega del Formulario de Gastos de Viaje es sujeta a una advertencia por escrito

por parte del Gerente de Proyecto de ISTech y si se acumulan tres (3) advertencias, el consultor perder el privilegio de recibir anticipos de viticos. En este caso el consultor debe cubrir los gastos de viticos hasta presentar el Formulario de Gastos de Viaje para ser reembolsado. El lmite de B/. 25.00 establecido en la punto 5 del presente documento seguir siendo vigente. Adicionalmente, no se estarn otorgando anticipos si el consultor tiene ms de un (1) Formulario de Gastos de Viaje pendiente por entrega.

e. En el caso de que el Formulario de Gastos de Viaje contenga una lnea cual no contenga recibo y la misma no sea por uso de taxi, sern descontados del reporte y descontados al consultor.

7. En caso de cancelacin de viaje, el Gerente de Proyecto de ISTech debe velar de que esto sea comunicado al Gerente de Proyecto del Cliente lo antes posible para no emitir el cheque de viticos y cancelar cualquier reserva de boletos areos y/o hospedaje. En el caso que la cancelacin del viaje incurra en algn recargo, el monto ser cubierto por la parte responsable de la cancelacin. En caso de cancelacin de vuelo por motivos fuera del control de ambas partes que resulta en una extensin de la estada no planificada el Gerente de Proyecto de ISTech debe comunicarse con el Gerente de Proyecto del Cliente



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para que haga la reserva del hotel acorde con el punto 4 a. Sin embargo el consultor debera anotar claramente en el Formulario de Gastos de Viaje el motivo por lo cual el viaje se extienda.

8. En el caso de extensin de viaje planificada, el consultor debe preparar un Formulario de Presupuesto de Viaje adicional y debe de seguir todos los procedimientos plasmados en este documento.

9. Los gastos que no se hagan con apego a esta poltica sern con cargo al empleado.

Aprobacin de la narrativa

Ttulo Nombre Compaa y ttulo Fecha Firma

Gerencia de proyecto

del cliente

Yira Coba Jurado y Jurado S.A. 10/10/2013

Gerencia de proyecto

de proveedor de

servicios

Jos Alberto Morales

Integrated System Technologies, Inc.

10/10/2013

procedimiento de gastos de viaje

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