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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTO PARA EL TRÁMITE Y CONTROL DE VIÁTICOS Y GASTOS

DE VIAJE

NOVIEMBRE 2018

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTO PARA EL TRÁMITE Y CONTROL DE VIÁTICOS Y GASTOS DE VIAJE

INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADO

ÍNDICE

PRESENTACIÓN .............................................................................................................1 SIMBOLOGÍA ..................................................................................................................2

NORMAS.........................................................................................................................4 GENERALES........................................................................................................5 DEL OTORGAMIENTO Y GASTOS DE VIAJE ........................................................8 DE LA OPERACIÓN DE TARIFAS.......................................................................10

DE LA COMPROBACIÓN ....................................................................................11

DE LOS INFORMES ...........................................................................................14 SANCIONES ......................................................................................................14

VIGENCIA ..........................................................................................................15 DEFINICIONES Y ABREVIATURAS..........................................................................15 DESCRIPCIONES DEL PROCEDIMIENTO DE DIAGRAMA DE FLUJO.........................16 ANEXOS..................................................................................................................26 DIRECTORIO ...........................................................................................................41 FIRMAS DE AUTORIZACIÓN...................................................................................42



PRESENTACIÓN

El Plan Veracruzano de Desarrollo 2016-2018 es el instrumento impulsor en el

ejercicio responsable de las finanzas públicas, estatales, en un marco de estricto

apego a las disposiciones legales aplicables, manteniendo un orden en el gasto,

eficiencia, transparencia y rendición de cuentas que nos permitan ir adelante en la

construcción de un Estado socialmente justo y económicamente fuerte.

En esta postura, el 21 de marzo de 2017, se publicó en la Gaceta Oficial del

Gobierno del Estado número Extraordinario 114 del Decreto que establece el

Programa de Reducción del Gasto para el Rescate Financiero del Estado de

Veracruz 2016-2018. Por ello, el Instituto de Pensiones del Estado realiza la

actualización de los manuales específicos de procedimientos de sus áreas

operativas, siendo el caso del presente, el cual corresponde a la Subdirección de

Finanzas, quien tiene bajo su responsabilidad la administración de los recursos del

Instituto, entre ellos regular de manera homogénea la solicitud, otorgamiento y

comprobación de Viáticos y Gastos de Viaje, para que los servidores públicos

cumplan con el desarrollo de las funciones que se les asignen fuera de su centro de

trabajo.

La Subdirección de Finanzas y los Departamentos que la conforman, rigen su actuar

por la Normatividad aplicable, recurriendo según el caso a:

� Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos.

� Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Veracruz de Ignacio de

la Llave.

� Ley Orgánica del Poder Ejecutivo del Estado Libre y Soberano de Veracruz

de Ignacio de la Llave.

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� Ley Número 287 de Pensiones del Estado de Veracruz de Ignacio de la

Llave.

� Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos para el Estado Libre y

Soberano de Veracruz de Ignacio de la Llave.

� Código No. 18 Financiero para el Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave.

� Reglamento Interior del Instituto de Pensiones del Estado de Veracruz de

Ignacio de la Llave.

� Manual de Políticas para la Asignación de Comisiones de Trabajo, Trámite y

Control de Viáticos y Pasajes en la Administración Pública del Estado de

Veracruz, publicado en al Gaceta Oficial del Gobierno del Estado Número

Extraordinario 342 del 28 de Agosto de 2017.

El presente Documento se conforma por índice, Presentación, Simbología, Normas,

Definiciones y Abreviaturas, Descripción de Procedimiento y Diagrama de Flujo,

Directorio y Firmas de Autorización; en apego a la Metodologías para la elaboración

de Manuales Administrativos, emitida por la Contraloría General.

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SIMBOLOGÍA

Para una mayor comprensión de los diagramas de flujo, se presenta a continuación los símbolos utilizados y su significado:

Terminal

Indica el inicio y término del procedimiento.

Operación

Representa la ejecución de una actividad operativa o acciones a realizar con excepción de decisiones o alternativas.

Decisión y/o alternativa

Indica el punto dentro del flujo en el que son posibles varios caminos o alternativas (preguntas o verificación de condiciones).

Documento

Representa cualquier tipo de documento que se utilice, reciba, se genere o salga del procedimiento.

Archivo permanente

Indica que se guarda un documento de forma definitiva.

Archivo Temporal

Indica que el documento se guarda en forma eventual o provisional.

Pasa el tiempo

Representa una interrupción del proceso.

Conector de actividad

Representa una conexión o enlace de una parte del diagrama de flujo con otra parte lejana del mismo.

Aclaración

Se utiliza para realizar una aclaración correspondiente a una actividad del procedimiento.

Preparación o conector de procedimiento

Indica conexión del procedimiento con otro que se realiza de principio a fin de poder continuar con el descrito.

Dirección De flujo o líneas de unión

Conecta los símbolos señalando el orden en que deben realizarse las distintas operaciones.

Conector de página

Representa una conexión o enlace con otra hoja diferente, en la que continúa el diagrama de flujo.

Sistema Informático

Indica el uso de un sistema informático en el procedimiento.

Disco compacto (CD) y/o Memoria Flas (USB)

Representa la acción de respaldar información generada en el procedimiento en una unidad magnética.

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NORMAS

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1.0 GENERALES

1.1. El Titular de la Dirección General es el responsable de autorizar las comisiones del

Contralor Interno y Titulares de las Subdirecciones, así como del personal adscrito a la Unidad de Género, Departamento de Bienes Inmuebles y Unidad de Transparencia, y por consiguiente, del uso adecuado de los Recursos Financieros autorizados para viáticos y gastos de viaje.

1.2. El Contralor Interno y Titulares de las Subdirecciones son responsables de autorizar las

comisiones del personal bajo su cargo; lo que los hace corresponsables del ejercicio de los recursos por este concepto y del estricto cumplimiento de lo dispuesto en el presente documento.

1.3. La normatividad contenida en este documento es de observancia general, regula los

gastos de los servidores públicos que por necesidades del servicio son comisionados dentro del país o en el extranjero, a uno o más lugares distintos de su adscripción, de conformidad con las disposiciones jurídicas sobre el particular.

Los propósitos de la Comisión deben contemplarse en un programa de trabajo, en términos objetivos y disponibilidad calendarizada, saldo los casos previstos y plenamente justificados.

1.4. Se adoptan las medidas correspondientes para el debido cumplimiento de las

disposiciones de reducción del gasto y disciplina presupuestal y simplificación administrativa, incluidas las relativas al uso y asignación de los recursos públicos de que dispongan los servidores públicos para el desempeño de sus funciones.

1.5. Para la solicitud de autorización de viáticos, gastos de viaje y pasajes, se deben cumplir

con los siguientes requisitos:

a) Para anticipo de viáticos y gastos de viaje: • Autorización del Titular de la Dirección General, mediante Memorándum y de

manera anticipada. • Solicitud de Fondos a comprobar (Anexo Dos). • Oficio de Comisión (Anexo Tres). • Fotocopia del Memorándum en donde el Titular del área del comisionado, solicita

al Titular de la Subdirección Administrativa del IPE, tramitar ante la Secretaría de Finanzas y plantación, el Dictamen de Suficiencia Presupuestal (DSP), así como el Registro de Procedimientos de Adquisiciones e Inversión (RPAI).

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b) Para comprobación de anticipo:

• Requisito Único de Comisiones al Personal (Anexo Cuatro. Hoja 01 y 02). • En caso de ser necesario se debe incluir Relación Detallada de Viáticos Erogados sin

Documentación Comprobatoria (Anexo Cinco). • Fotocopia del memorándum en donde el Titular del área del comisionado, solicita al

Titular de la Subdirección Administrativa del IPE, tramitar ante la Secretaría de Finanzas y Planeación, el Dictamen de Suficiencia Presupuestal (DSP), así como el Registro de Procedimientos de Adquisición e Inversión (RPAI).

• Solicitud de Fondos a Comprobar (Anexo Dos).

1.6. Los resultados esperados de la comisión deben de contribuir substancialmente a la consecución de los objetivos y metas de los programas y proyectos a cargo de las áreas de adscripción de los comisionados.

1.7. Cuando se trate de comisiones en grupo, basta la presentación de un solo oficio e

informe de comisión por el servidor público de mayor jerarquía.

1.8. El número de servidores públicos enviados a una misma comisión, estadía y duración de los viajes, debe reducirse al mínimo indispensable, atendiendo a los criterios citados en el punto anterior.

Las comisiones deberán ser las estrictamente necesarias y realizarse en días y horarios laborales, salvo en caso justificado por el Titular de la Dependencia.

1.9. Los viáticos y/o gastos de viaje por comisiones en el interior del país, se debe otorgar por

un término no mayor de 30 días continuos o interrumpidos, al igual que por comisiones en el extranjero, pudiéndose prorrogar cuando así se justifique y se autorice hasta por dos periodos de 30 días cada uno, los primeros siendo autorizados por el Titular de la U.B.P.P., y los segundos por el Titular de la Dirección General, ambos en lapso de un año.

1.10. Las U.B.P.P. pueden establecer los mecanismos administrativos que requieran para

certificar los días efectivos de comisión reportados por el personal.

1.11. La autorización de viáticos y/o gastos de viaje al extranjero debe ser mediante acuerdo

expreso del Titular Ejecutivo Estatal y aprobación conjunta del H. Consejo Directivo y del Titular de la Dirección General del Instituto.

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1.12. Se autoriza la comprobación o liquidación de viáticos y/o gastos de viaje siempre que los comprobantes de gastos, Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI), cumplan con los requisitos establecidos en la legislación fiscal vigente.

1.13. Se autoriza el pago de líneas aéreas, únicamente cuando el Director General

determine que es indispensable para cumplir con el objetivo de la comisión, ajustando en todos los niveles a la categoría más económica, a excepción del titular del instituto, en los casos en que entre el punto de origen y el de destino medien más de 600 kilómetros, y el regreso al punto de origen, se realice dentro de las 36 horas siguientes al arribo al punto de destino.

1.14. Para el pago de pasajes de autobús y tren, las categorías autorizadas por nivel se

describen en la siguiente tabla:

RUBRO CATEGORÍA NIVELES DE APLICACIÓN

Lujo I II

AUTOBÚS Y TREN Primera Clase

III

1.15. La renta de vehículos se autoriza cuando el Titular de la Dirección General, Contralor Interno o Subdirectores, determine que es indispensable para cumplir con el objetivo de la comisión de acuerdo a la siguiente tabla:

RUBRO CATEGORÍA NIVELES DE APLICACIÓN

Tamaño mediano I Tamaño compacto II

RENTA DE VEHÍCULOS

*Camioneta Económica III 1.16. En los casos en que los viáticos y/o gastos de viaje destinados no sean

suficientes, los excedentes los autoriza el Titular de la Dirección General, Contralor Interno o Subdirectores.

Excepto vehículos de lujo.

* Cuando por el volumen de equipo y/o número de pasajeros, se justifique la renta de una camioneta, debe ser la categoría más económica disponible.

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2.0 DEL OTORGAMIENTO DE VIÁTIVOS Y GASTOS DE VIAJE

2.1 Para el otorgamiento de viáticos y/o gastos de viaje, se debe considerar:

a. Los niveles de aplicación que se establecen en función al cargo del comisionado (Anexo Uno).

b. La zonificación nacional (Anexo Uno); y

c. Las tarifas de viáticos nacionales (Anexo Uno), así como los recursos para gastos

de viaje por concepto de combustibles, lubricantes, peajes, renta de vehículos, transportación y teléfono, entre otros.

2.2 Los viáticos y/o gastos de viaje deben ser cubiertos de acuerdo a las tarifas autorizadas en el presente manual, así como el consumo de combustibles y lubricantes, siempre y cuando el servidor público realice una comisión oficial.

2.3 Tiene derecho a viáticos y/o gastos de viaje, el personal en servicio activo del

Instituto que por motivo del desempeño de una comisión oficial, debe ausentarse de su lugar de adscripción, en territorio nacional o internacional por un periodo mayor a 24 horas o que se realicen en una distancia mínima de 50 kilómetros. En la Comprobación de las comisiones mayores de 24 horas, invariablemente se debe incluir documentación del hotel en que pernocte el comisionado, la falta de esa documentación, implica la devolución de la tarifa de hospedaje señalada en el Anexo Uno.

2.4 Solo se debe de otorgar viáticos y/o gastos de viaje, al personal adscrito al Instituto.

Queda prohibido el pago de estos conceptos a terceras personas, excepto en los casos en que éstos se especifiquen en los contratos o convenios realizados, mismos que deben ajustarse a los estipulados en el presente manual.

2.5 El otorgamiento de gastos de viaje correspondientes al consumo de combustibles,

lubricantes y peajes, se ajusta a las tarifas vigentes y debe corresponder al que se requiera para vehículos empleados para la comisión, que permitan el cumplimiento de las funciones del Instituto.

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2.5.1 Tratándose de trasportación terrestre, el otorgamiento y adquisición de pasajes se justifica en los mismos términos que los pasajes aéreos; sin embargo, en caso de que el personal comisionado utilice vehículo oficial o propio, para trasladarse al lugar de la comisión, la Unidad Administrativa deberá cubrir el costo de peajes y combustibles calculando la gasolina según el número aproximado de kilómetros a recorrer, divididos entre seis para autos de cuatro cilindros, entre cinco para autos de seis cilindros, entre cuatro para autos de ocho cilindros y multiplicado el cociente por el precio de un litro de gasolina Magna vigente a la fecha de comisión.

2.6 La solicitud de fondos a comprobar, se realiza mediante el Anexo Dos, expedido en

original y 2 copias. El trámite para el pago debe efectuarse con un mínimo de 3 días de anticipación a la fecha de comisión, ante la Subdirección de Finanzas, a través del Departamento de Recursos Financieros.

2.7 Los titulares de las U.B.P.P., no deben comisionar ni otorgar viáticos y/o gastos de

viaje, al personal que disfrute de periodo vacacional o de cualquier tipo de licencia.

2.8 Los viáticos y/o gastos de viaje, se otorgan exclusivamente por los días estrictamente necesarios para el cumplimiento de los objetivos y actividades previstas en la autorización de la comisión.

2.9 No procede otorgar viáticos y/o gastos de viaje, al personal adscrito en el lugar de la

comisión.

2.10 La actualización de las tarifas, no implica incremento al presupuesto autorizado a las U.B.P.P. por este concepto; conforme a este criterio, debe ajustarse el número de viajes, en función de los nuevos importes autorizados, a fin de dar soporte a este gasto sin modificar los presupuestos totales.

2.11 La Subdirección de Finanzas, no suministra fondos para este tipo de gasto, cuando

el comisionado tenga viáticos y/o gastos de viaje pendientes de comprobar, se detecten desviaciones, no se cumpla con los lineamientos para el manejo de disponibilidades o no se ejerzan los presupuestos en base a las normas que para el caso se emitan.

2.12 En el caso de cancelación o interrupción de la comisión, el comisionado debe

reintegrar de forma inmediata los recursos no utilizados a la Subdirección de Finanzas, a través de la Oficina de Tesorería recabando el Comprobante Fiscal Digital por Internet (CDFI) de ingreso correspondiente.

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2.13 No se otorgan viáticos y/o gastos de viaje por complemento del pago de sueldos al

personal del Instituto.

2.14 No se acepta la comprobación de gastos de viaje, cuando sin autorización expresa del Director General, Contralor Interno o Subdirectores, se presente comprobación de boletos de autobús u otro medio de transporte, Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI), comprobante de alimentos, combustibles, lubricantes y peajes, durante el desarrollo de una misma comisión.

2.15 En caso de que la necesidad o urgencia lo justifique, y a fin de que las comisiones se

realicen en tiempo y forma, los viáticos y/o gastos de viaje deben ser cubiertos a través del Fondo Fijo, siempre y cuando se cumpla con los requisitos establecidos en el presente documento.

3.0 DE LA OPERACIÓN DE TARIFAS

3.1 Los montos determinados para cada comisión, deben incluir por nivel jerárquico los gastos de hospedaje, alimentación, teléfono, transporte, peajes, combustibles y lubricantes estos 3 últimos únicamente cuando él o los trabajadores, tengan que realizar una comisión en vehículo oficial o particular). Las erogaciones de este tipo de carácter personal no se admiten en la comprobación del gasto.

3.2 Los gastos como consecuencia de las actividades contenidas en el oficio de

comisión, se cubren por medio de las partidas específicas.

3.3 En caso de que la comisión sea mayor a 24 horas y se requiera pernoctar, los

gastos contemplados en el punto 3.1., se cubren de acuerdo a la duración de la comisión, conforme a las tarifas establecidas en el Anexo Uno del presente documento. Es responsabilidad del Titular del área que realiza la comisión, autorizar la flexibilidad en la distribución de los recursos otorgados, según la necesidad del comisionado, siempre y cuando sea dentro de los rubros y montos establecidos.

3.4 En caso de que la comisión sea menor de 24 horas y no se requiera pernoctar, además de los gastos de viaje, solo se cubren los gastos por alimentación necesarios de acuerdo a la duración de la comisión, conforme a las tarifas establecidas en el Anexo Uno del presente documento.

Y de acuerdo a lo siguiente:

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a) Si la salida de comisión antes de las 9:00 horas se pagará desayuno y subsecuentes alimentos.

b) Si la salida es entre las 9:00 horas y las 15:00 horas se pagará la comida y subsecuentes alimentos.

c) Si la salida es después de las 17:00 horas se pagará la cena.

3.5 En caso de no contar con vehículo oficial y la necesidad y urgencia lo justifique, se permite previa autorización del Director General, Contralor Interno o Subdirectores, según sea el caso, el uso de automóvil particular de empleados y funcionario, cubriendo al comisionado el pago de combustible, lubricantes y peajes amparados con los comprobantes respectivos. Liberando al Instituto de la responsabilidad de los riesgos y daños que llegara a sufrir el vehiculo durante el tiempo que permanezca en comisión.

3.6 La tarifa aplicable a los viáticos nacionales, se describen en el Anexo Uno de este

documento. Las tarifas constituyen los límites máximos, por lo que se pueden aplicar cuotas inferiores en la función de la disponibilidad presupuestal de cada área.

3.7 Los titulares responsables del ejercicio del gasto, deben abstenerse de asignar a

un mismo servidor público varias comisiones para desempeñar simultáneamente; de darse el caso, se otorga la cuta que corresponda como una sola comisión.

3.8 Las acciones para exigir el pago de viáticos y/o gastos de viaje devengados a

favor de servidores públicos, prescriben en el mismo año del ejercicio presupuestal.

4.0 DE LA COMPROBACIÓN

4.1 La comprobación de los viáticos y/o gastos de viaje, es responsabilidad del

comisionado a nombre de quien salió el cheque.

4.1.1 Los recursos que se otorguen al personal comisionado por concepto de pasajes y viáticos, se comprobarán con la documentación que ampare el gasto efectuado, misma que deberá cumplir con los requisitos fiscales dispuestos en el artículo 29-A del Código Fiscal de la Federación vigente.

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4.2 El plazo máximo establecido para la entrega de la documentación comprobatoria de los viáticos y/o gastos de viaje, es dentro de los 3 días hábiles siguientes al término de la comisión, excepto los casos que se citen en el punto 4.8 de este apartado.

4.3 Salvo lo previsto en el punto 4.10, la documentación comprobatoria (Comprobante

Fiscal Digital por Internet) debe reunir invariablemente los requisitos fiscales vigentes y se da por comprobado el gasto, hasta que se conozca la conformidad del Departamento de Recursos Financieros.

4.4 No se acepta la solicitud de Fondos a comprobar a Recursos Financieros, cuando el trámite correspondiente no cumpla con las normas y procedimientos establecidos por este manual. El comisionado que no compruebe en los plazos previstos, se hará acreedor a descuento de los importes vía nómina por la Subdirección Administrativa.

4.4.1 Será responsabilidad del comisionado anexar invariablemente en las

comprobaciones de viáticos las facturas (Comprobante Fiscal Digital por Internet) de hotel, de alimentos y servicios telefónicos con el desglose del impuesto correspondiente, y tratándose de pasajes, el boleto de avión acompañado del pase de abordar, o el boleto de pasaje terrestre.

4.5 Cuando el destino de la comisión sean las cabeceras municipales del Estado de

Veracruz (Anexo Seis), los viáticos deberán ser comprobados de conformidad a los requisitos indicados en el Artículo 29-A del Código Fiscal de la Federación vigente; cuando por alguna razón no sea posible comprobar el importe de los viáticos y/o gastos de viaje por parte del servidor público, es necesario que este registre el desglose pormenorizado de tales gastos en el Formato “Relación detallada de Viáticos Erogados sin Documentación Comprobatoria (Anexo Cinco).

4.6 Los comisionados deben realizar la comprobación de los gastos efectuados a

través del formato “Registro Único de Comisiones al Personal”, (Anexo Cuatro hoja 01 y 02), adjuntando la documentación comprobatoria en original y el informe de la comisión, durante los 3 días hábiles contados a partir del día siguiente al término de la comisión, ante el Departamento de Recursos Financieros, mismo que lleva el control de los sujetos a comprobar a través del formato “Control de Gastos a Comprobar” (Anexo Ocho) en el que notifica el inicio del plazo de comprobación.

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Por su parte el Departamento de Contabilidad y Presupuesto remite de manera mensual al Departamento de Recursos Financieros el auxiliar de la cuenta 1107 “Anticipos para Gastos de Funcionario y Empleados” del cual elabora y envía la relación de los descuentos con clave “Gastos no Comprobados” al Departamento de Recursos Humanos, a fin de realizar su descuento vía nómina. En caso de que el comisionado presente su comprobación de gastos y se le haya realizado el descuento por nómina, debe solicitar su reintegro, anexando a su petición, fotocopia del recibo de nómina y carátula de la comprobación.

4.7 El comisionado responsable de ejercer el gasto, debe presentar a la Subdirección

de Finanzas, a través del Departamento de Recursos Financieros, la comprobación de las comisiones realizadas debidamente sustentada, en caso contrario, el importe entregado por dicho concepto se registra como pendiente de comprobar en la cuenta individual de cada comisionado. Asimismo, no se aceptan comprobaciones con fechas distintas a las del periodo de comprobación.

4.8 Si al efectuar la comprobación de los gastos, resulta que el importe de la cuota

otorgada al comisionado sea mayor al importe de lo comprobado, éste debe reintegrar en un plazo no mayor a 3 días hábiles la diferencia en efectivo a al Subdirección de Finanzas, a través de la Oficina de Tesorería; para lo cual se expide recibo y/o CFDI por el importe reintegrado.

4.9 Cuando la diferencia entre el importe erogado y el comprobado sea a favor del

servidor público, se reembolsa dicho monto, siempre y cuando esté debidamente justificado y autorizado por el Titular de la Dirección General, Contralor Interno o Subdirectores.

4.10 Cuando se justifique fehacientemente la imposibilidad de obtener los

comprobantes con requisitos fiscales, el comisionado debe requisitar el Formato “Relación Detallada de Viáticos Erogados sin Documentación Comprobatoria (Anexo Cinco).

4.11 No se realiza reposición por concepto de combustibles, lubricantes y peajes,

cuando el personal presente comprobantes que durante el desarrollo de la comisión, sin autorización expresa del Director General, Contralor Interno o Subdirectores, correspondan a vehículos particulares.

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4.12 Si durante la comisión, el personal necesita transporte en taxi y no le expiden

comprobante, se debe utilizar los servicios de taxis controlados, en terminales aéreas o de autobuses, los cuales serán cubiertos en su totalidad. En caso necesario, y que la comisión lo justifique, se autoriza un máximo de $100.00 pesos diarios, detallando la ruta y motivo del transporte.

4.13 Los servidores públicos, pueden realizar el número de llamadas telefónicas

locales y de larga distancia que requieran para el desarrollo de la comisión, comprobando preferentemente en el Comprobante Fiscal Digital por Internet del hotel donde se hospeden y/o recibos de casetas telefónicas de larga distancia. Cuando así se requiera, el Director General, Contralor Interno o Subdirectores, deben autorizar la adquisición de tarjetas de telefonía normal o celular, debiendo incluir en la comprobación, relación que contenga el número telefónico marcado, objetivo de la llamada y duración de la misma. Por cada día de comisión, se autoriza al servidor público una llamada particular de 3 minutos.

4.14 Lo no previsto en la presente normatividad, así como la interpretación de la

misma, se sujeta a lo que disponga la Dirección General a través de la Subdirección de Finanzas.

5.0 DE LOS INFORMES

5.1 El personal comisionado debe presentar al titular de su área de adscripción a más tardar dentro de los 3 días hábiles siguientes a la fecha en que terminó la comisión, un informe de los resultados obtenidos en la ejecución de la comisión, formando parte del formato de “Registro Único de Comisiones al Personal” (Anexo Cuatro, hoja 02).

6.0 SANCIONES

6.1 Los servidores públicos facultados para autorizar la asignación de las comisiones

y viáticos, así como quienes tienen carácter de comisionados, son responsables de las irregularidades en que incurran, haciéndose acreedores a las sanciones previstas por la Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos para el Estado Libre y Soberano de Veracruz de Ignacio de la llave, sin prejuicios de aplicar sanciones civiles y penales correspondientes.

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7.0 VIGENCIA

7.1 Las disposiciones contenidas en el presente Manual, entran en vigor a partir del

siguiente día hábil de su autorización.

DEFINICIÓN DE ABREVIATURAS GASTOS DE VIAJE.- para efectos de lo establecido en el presente manual, se consideran gastos

de viaje, las asignaciones económicas destinadas a cubrir el costo por concepto de transportación, renta de vehículos, consumo telefónico, combustibles, lubricantes, peajes y otras cuotas cubiertas según sea el caso, para el cumplimiento de la comisión encomendada a los servidores públicos, en el ámbito estatal, nacional independientemente de la afectación contable y presupuestal, misma que se aplicará a la partida correspondiente.

LUGAR DE ADSCRIPCIÓN.- Es aquel que se encuentre ubicada el área o centro de trabajo donde presta sus servicios el empleado, cuyo ámbito geográfico delimita el desempeño ordinario de sus funciones. A) COMISIÓN OFICIAL.- Tarea, actividad o función de carácter extraordinario conferida a

los servidores públicos de la Administración Pública Estatal, para que realicen acciones en un lugar distinto al de su adscripción (a mas de 50 kilómetros) y sea estrictamente necesarias para la consecución de lo objetivos de la Institución.

B) COMISIONADO.- Persona o personas a las que les sea conferida una comisión oficial.

NIVELES DE APLICACIÓN.- Para efectos del presente Manual, los niveles de aplicación son los siguientes:

NIVELES DE APLICACIÓN I Director General II Contralor Interno y Subdirectores III Resto del Personal

U.B.P.P.- Unidad Básica de Programación y Presupuestación. VIÁTICOS.- Asignaciones económicas destinadas a cubrir los gastos de alimentación, hospedaje, transportación local y cualquier otro lugar similar del personal de la Administración Pública Estatal cuando en desempeño de sus labores y comisiones temporales tenga que realizarse en lugares distintitos a los de su adscripción.

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DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

Y DIAGRAMA DE FLUJO

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PROCEDIMIENTO

Nombre: SOLICITUD, OTORGAMIENTO Y COMPROBACIÓN DE VIÁTICOS Y/O GASTOS DE VIAJE.

Objetivo: Proporcionar los recursos económicos necesarios a los servidores públicos del Instituto, para que cumplan con las comisiones asignadas en un lugar distinto al de su centro de trabajo.

Frecuencia: Constante.

UNIDAD O PUESTO QUE LO REALIZA No. DESCRIPCIÓN

Titular de la U.B.P.P.

Comisionado

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Consulta en el Módulo de Control Presupuestal, el presupuesto asignado a su área y en su caso, tramita las transferencias presupuestales correspondientes. Elabora memorándum solicitando al Titular de la Subdirección Administrativa del Instituto, tramitar ante la Secretaría de Finanzas y Planeación (SEFIPLAN), el Dictamen de Suficiencia Presupuestal (DSP), así como el Registro de Procedimientos de Adquisiciones e Inversiones (RPAI), en original y 4 copias y turna de la siguiente manera: Original para la Subdirección Administrativa 1ª copia para la Dirección General 2ª copia para el Órgano Interno de Control 3ª copia para el Departamento de Recursos Financieros 4ª copia para el Archivo Elabora memorándum en original y 1 copia y turna de la siguiente manera: Original para la Dirección General 1ª copia para el Archivo (del área correspondiente) Recibe memorándum de autorización conteniendo la instrucción de efectuar la comisión. Requisita el formato de Oficio de Comisión (Anexo Tres) Y Solicitud de Fondos a comprobar (Anexo Dos) en original y 2 copias, las cuales serán turnadas de la siguiente manera: • Original al Departamento de Recursos Financieros (al

momento de solicitar los viáticos). • 1ª copia al Comisionado (Acuse de Recibido) • 2ª copia al Departamento de Recursos Humanos

NOTA: En el caso de que el comisionado requiera la asignación del recurso en tarjeta bancaria, deberá manifestar en el Formato de Fondos a Comprobar (Anexo Dos)

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el número de cuenta, Banco y Clabe Interbancaria, a la cual se realizará la transferencia electrónica. Fotocopia el memorándum remitido al Titular de la Subdirección Administrativa del Instituto, solicitando tramitar ante la SEFIPLAN el DSP y el RPAI, las cuales serán turnadas de la siguiente manera: • 1ª copia al Departamento de Recursos Financieros (al

momento de solicitar los viáticos), anexando copia de la Cédula de Presupuesto Comprometido)

• 2ª copia al Departamento de Recursos Financieros

NOTA: Dicho memorándum deberá anexar Cédula de Presupuesto Comprometido emitida por el Departamento de Contabilidad y Presupuesto y el sello de la Subdirección Administrativa. Recibe del comisionado el formato de Solicitud de Fondos a Comprobar (Anexo Dos), el Oficio de Comisión (Anexo Tres) y el memorándum remitido al Subdirector Administrativo del Instituto, solicitando tramitar ante la SEFIPLAN el DSP y RPAI, verificando su correcto requisitazo, así como los importes y sus correspondientes partidas presupuestales. NOTA: Dicho memorándum deberá anexar la Cédula de Presupuesto Comprometido emitida por el Departamento de Contabilidad y presupuestos y el sello de la Subdirección Administrativa. ¿Está correcto? En caso de no estar correcto: Devuelve la documentación al interesado solicitando su corrección mediante el formato “Causas de Devolución de Documentos para el Otorgamiento de Recursos” Continua con la actividad No. 5 En caso de estar correcto: Acusa de recibo en el tanto del comisionado y turna documentación al Departamento de Contabilidad y Presupuesto, mediante bitácora de control interno denominado “Folios entregados al Departamento de Contabilidad y Presupuesto”, recabando en ella, la firma de quien recibe.

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UNIDAD O PUESTO QUE LO REALIZA No. DESCRIPCIÓN Departamento de Contabilidad Y

presupuestos /Analista

U.B.P.P. / Comisionado

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Recibe y valida la disponibilidad presupuestal de la U.B.P.P. Al estar correctos los datos, mediante el Módulo de Control Presupuestal compromete el recursos solicitado, rubrica, sella de comprometido y devuelve al Departamento de Recursos Financieros la documentación mediante el control interno denominado “Registro de Datos Presupuestales de Documentos fuente para el Control del Gasto”. Recibe documentación y resguarda. Elabora cheque o transferencia electrónica (SPEUA) recabando las firmas de autorización correspondientes. Conecta con los Procedimientos Otorgamiento de Anticipos a Funcionarios y Empleados, contenido en el Manual de Procedimientos de la Subdirección de Finanzas.

Requisita en original y una copia el formato “Control de Gastos a Comprobar” (Anexo Ocho), adjuntando al cheque y remite a la Oficina de Tesorería para su entrega. Notifica vía telefónica al comisionado, que pase a recoger el cheque a la Oficina de Tesorería, o en su caso, que se ha realizado la transferencia electrónica. Entrega cheque y recaba firma del comisionado en la póliza cheque. Entrega al comisionado, invariablemente si el recurso fue asignado por medio de cheque o transferencia bancaria, original del formato “Control de Gastos a Comprobar” (Anexo Ocho) y resguarda la copia temporalmente. Informa al comisionado la fecha límite de comprobación. Cambia el cheque en el banco correspondiente y se traslada al lugar de comisión.

Pasa Tiempo. Elabora dentro de los 3 días hábiles siguientes a la conclusión de la comisión, el Informe de Resultados, mismo que se encuentra en el Formato Registro único de Comisión al Personal. (Anexo Cuatro, Hoja 02). Original para el Titular del Departamento de Recursos Financieros. 1ª copia para el comisionado

19





Departamento de Recursos Financieros/ Oficina de

Egresos/Analista de Revisión de Pagos

20

21

22

23

23.1.

24

Clasifica por concepto las facturas boletos y/o comprobantes de gasto, en los mismos recaba firma del comisionado y el Titular de la U.B.P.P. NOTA: De existir diferencia a favor del comisionado, deberá de anotarse en el formato “Registro único de Comisiones al Personal (Anexo Cuatro, Hoja 02), la leyenda “Reintegro a favor del Servidor Público”. Entrega al Departamento de Recursos Financieros, el siguiente paquete de documentos:

• Oficio de Comisión (Anexo Tres) • Solicitud de Fondos a Comprobar (Anexo Dos) • Registro único de Comisiones al Personal (Anexo

Cuatro, Hoja 01 y 02). (Adjuntando facturas, boletos, etc. y Anexo Cinco).

• Copia del memorándum en el que solicita la autorización al Director General, tramitar ante la SEFIPLAN, el DSP, así como el RPAI. (Con rúbrica, del Titular del Departamento de Contabilidad y presupuestos).

Recibe el paquete de documentos mencionados y Cédula de Presupuesto Comprometido en el punto anterior y verifica que los formatos, esté requisitazo correctamente, así como también, observa la congruencia de los datos entre todos los documentos (partidas, importes, fechas, etc.): ¿Está correcto? En caso de no estar correcto: Devuelve paquete de documentos indicando el motivo de la devolución para su corrección con el formato “Causas de Devolución de Documentos para el Otorgamiento de Recursos” (Anexo Siete). Recibe y continúa en la actividad No. 20. En caso de estar correcto: Acusa de recibido en el tanto del comisionado. Verifica que coincidan los importes entre la Solicitud de Fondos a Comprobar (Anexo Dos) y Registro único de Comisiones al Personal (Anexo Cuatro, hojas 01 y 02). ¿Importe a favor del Comisionado o del IPE?

20




Departamento de Contabilidad y Presupuesto/ Departamento De Recursos Financieros/ Oficina d

Tesorería


Departamento de Recursos Financieros/ Oficina de Egresos/ Analista de Revisión de Pagos

Departamento de Contabilidad y Presupuesto

Departamento de Recursos Financieros/Oficina de Egresos/

Analista de Revisión De Pagos/Departamento de Contabilidad y

Presupuesto

25

26

27

28

29

30

31

32

En caso coincidir a favor del Comisionado: Elabora el cheque por el monto correspondiente y entrega al beneficiario. Conecta con el Procedimiento de Elaboración de Cheques, contenido en el Manual de Procedimientos de la Subdirección de Finanzas. En caso de coincidir a favor del IPE: Indicar al comisionado que tendrá que reponer el importe faltante mencionado en el Anexo Cuatro Hoja 02, Registro Único de Comisiones al Personal turnándolo al Departamento de Contabilidad y Presupuestos. Elabora y entrega al deudor volante en original, conteniendo datos del adeudo, mismo que deberá entregar en la Oficina de Tesorería. Recibe volante y elabora Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) en original y 3 copias por la cantidad correspondiente. Original para el Interesado 1ª copia, para Recursos Financieros 2ª copia, para Contabilidad y Presupuestos 3ª copia para Tesorería Ingresa el dinero en la Oficina de Tesorería. Turna el paquete de documentos al Departamento de Contabilidad y Presupuesto para su afectación presupuestal, mediante bitácora de control interno denominado “Folios entregados al Departamento de Contabilidad y presupuesto”, recabando en ella, la firma de quien recibe. Efectúa las afectaciones presupuestales correspondientes y devuelve el paquete de documentos al Departamento de Recursos Financieros mediante firma en el control interno denominado “Registro de Datos Presupuestales de Documentos Fuente para el Control del Gasto”. Conforma el paquete de documentos de comprobación de viáticos y lo remite al Departamento de Contabilidad y Presupuesto.

21




34

Recibe el paquete de documentos, realiza la aplicación contable y archiva de manera cronológica permanente. FIN DEL PROCEDIMIENTO.

22



SOLICITUD, OTORGAMIENTO Y COMPROBACIÓN DE VIÁTICOS Y/O GASTOS DE VIAJE

1

INICIO

CONSULTA

TITULAR DE LA U.B.P.P.

MÓDULO DE CONTROL PRESUPUESTAL

ELABORA Y TURNA

MEMORÁNDUM SOLICITANDO TRAMITAR DSP Y RPAI O

ELABORA Y TURNA

1c 2c

3c 4c

SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA DIRECCIÓN GENERAL

ÓRGANO INTERNO DE CONTROL DEPARTAMENTO DE RECURSOS FINANCIEROS

ARCHIVO

ELABORA Y TURNA

MEMORÁNDUM DE SOLICITUD DE AUTORIZACIÓN DEL DIRECTOR 1c

DIRECCIÓN GENERAL

RECIBE

COMISIONADO

MEMORÁNDUM DE SOLICITUD DE AUTORIZACIÓN DEL DIRECTOR

REQUISITA

OFICIO DE COMISIÓN O

DEPTO. DE RECURSOS FINANCIEROS

AL SOLICITAR VIÁTICOS; SE TURNA UNA COPIA DE AMBOS DOCUMENTOS AL DEPTO. DE RECURSOS HUMANOS Y COPIA AL COMISIONADO CON ACUSE DE RECIBIDO.

FOTOCOPIA

MEMORÁNDUM SOLICITANDO TRAMITAR DSP Y RPAI 1 c


DICHO MEMORÁNDUM DEBERÁ ANEXAR CÉDULA DE PPTO. COMPROMETIDO EMITIDA POR EL DEPTO. DE CONTABILIDAD Y PPTO.

CON RÚBRICA DEL TITULAR DEL DEPTO. DE CONTABILIDAD Y PRESUPUESTO Y SELLO DE LA SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA

SOLICITUD DE FONDOS O A COMPROBAR

CÉDULA DE PRESUPUESTO 1 c COMPROMETIDO

RECIBE


SOLICITUD DE FONDOS O A COMPROBAR

OFICIO DE COMISIÓN O

MEMORÁNDUM SOLICITANDO O TRAMITAR DSP Y RPAI

CON RÚBRICA DEL TITULAR DEL DEPTO. DE CONTABILIDAD Y PRESUPUESTO Y SELLO DE LA SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA

O

¿ESTÁ CORRECTO?

DEVUELVE DOCUMENTOS Y

ADJUNTA

1

CAUSAS DE DEVOLUCIÓN DEL DOCUMENTO PARA EL OTORGAMIENTO DE O RECURSOS

NO

SI

ACUSA Y TURNA

MEDIANTE BITÁCORA DE CONTROL DE FOLIOS ENTREGADOS AL DEPTO DE CONTABILIDAD Y PRESUPUESTO

RECIBE Y VALIDA

DEPTO. DE CONTABILIDAD Y PRESUPUESTO

PRESUPUESTO Y COMPROMETE RECURSO

DEVUELVE PAQUETE DE DOCUMENTOS, ANOTANDOLO EN EL REGISTRO DE DATOS PRESUPUESTALES DE DOCUMENTOS FUENTE PARA EL CONTROL DEL GASTO

RECIBE Y RESGUARDA

ORDEN DE MINISTRACIÓN DE VIÁTICOS O

MEMORÁNDUM SOLICITANDO TRAMITAR DSP Y RPAI 1 c

ELABORA CHEQUE O TRANSFERENCIA

ELECTRÓNICA OTORGAMIENTO DE ANTICIPOS A FUNCIONARIO Y EMPLEADOS

REQUISITA Y ADJUNTA AL

CHEQUE CONTROL DE GASTOS A COMPROBAR O

1c

NOTIFICA ASIGNACIÓN DE

RECURSO AL COMISIONADO

OFICINA DE TESORERÍA

1

T

DICHO MEMORÁNDUM DEBERÁ ANEXAR CÉDULA DE PPTO. COMPROMETIDO EMITIDA POR EL DEPTO. DE CONTABILIDAD Y PPTO.

23



24

CLASIFICA, REQUISITA Y

ENTREGA

REGISTRO ÚNICO DE COMISIONES AL PERSONAL

AL DEPTO. DE RECURSOS FINANCIEROS

EN EL APARTADO DE LEYENDA “REINTEGRO A FAVOR DEL SERVIDOR PÚBLICO”

OFICIO DE COMISIÓN 1 c

SOLICITUD DE FONDOS 1c A COMPROBAR

REGISTRO ÚNICO DE COMISIONES AL 1c PERSONAL

ADJUNTANDO FACTURAS, BOLETOS, ETC

MEMORANDUM EN EL QUE SOLICITA AUTORIZACIÓN AL 1 c DIRECTOR

RECIBE Y VERIFICA


¿ESTÁ CORRECTO?

NO DEVUELVE PARA

CORRECIÓN ADJUNTANDO

2

SI

VOLANTE DE O ADEUDOS

RECIBE VOLANTE Y ELABORA

COMPROBANTE FISCAL DIGITAL POR INTERNET

INTERESADO

1 c


2 c 3 c


INGRESA EFECTIVO Y RECIBE

2

2

1 c

DENTRO DE LOS 3 DÍAS SIGUIENTES


COMISIONADO

1

ENTREGA AL COMISIONADO


CHEQUE

RECABA FIRMA EN PÓLIZA CHEQUE

CONTROL DE GASTOS A O COMRPOBAR 1c

ENTREGA TAMBIÉN SI FUE POR TRASNFERENCIA BANCARIA

T

INFORMA

EFECTÚA COMISIÓN

COMISIONADO

ELABORA

INFORME DE RESULTADOS O

TITULAR DEL DEPTO. DE RECURSOS FINANCIEROS

COMISIONADO

CAUSAS DE DEVOLUCIÓN DE DOCUMENTOS PARA EL OTORGAMIENTO DE RECURSOS O

ENTREGA AL COMISIONADO

VERIFICA COINCIDENCIA DE IMPORTES

SOLICITUD DE FONDOS A COMPROBAR

¿IMPORTE A FAVOR DEL

COMISIONADO?

IPE

COMISIONADO

ELABORA Y ENTREGA

CHEQUE

ELABORACIÓN DE CHEQUES

REGISTRO ÚNICO DE COMISIONES AL PERSONAL

INDICA

TURNA

ELABORA Y ENTREGA

DEPTO. DE CONTABILIDAD Y PPTO.

DEPTO. CONTABILIDAD Y PRESUPUESTOS

T

FECHA DE COMPROBACIÓN

FIN

AL COMISIONADO EL MONTO DE REPOSICIÓN

DEPTO DE CONTABILIDAD Y PPTO. EL IMPORTE DEL MONTO A REPONER

DEPTO. DE RECURSOS FINANCIEROS OFICINA DE TESORERÍA



25

2

TURNA

PAQUETE

AFECTA

PRESUPUESTO Y DEVUELVE

INTEGRA PAQUETE DE

DOCUMENTOS DE COMPROBACIÓN DE VIÁTICOS Y REMITE

DEPTO. DE CONTABILIDAD Y

PRESUPUESTOS

DEPTO. DE RECURSOS

FINANCIEROS

DEPTO. DE CONTABILIDAD Y

PRESUPUESTO

RECIBE DCOUMENTOS

Y REALIZA APLICACIÓN CONTABLE

FIN DEL

PROCEDIMIENTO



26

ANEXOS



27

INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADO DE VERACRUZ SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS

DEPARTAMENTO DE RECURSOS FINANCIEROS

ANEXOS

1.0 TARIFA DE VIÁTICOS NACIONALES

2.0 SOLICITUD DE FONDOS A COMPROBAR

3.0 OFICIO DE COMISIÓN

4.0 REGISTRO ÚNICO DE COMISIONES AL PERSONAL

5.0 RELACIÓN DETALLADA DE VIÁTICOS EROGADOS SIN DOCUMENTACIÓN COMPROBATORIA

6.0 RELACIÓN DE LOCALIDADES DEL ESTADO EN DONDE ES NECESARIO PRESENTAR COMPROBANTES DE GASTOS CON REQUISITOS FISCALES

7.0 CAUSAS DE DEVOLUCIÓN DE DOCUMENTOS PARA EL OTORGAMIENTO DE RECURSOS

8.0 CONTROL DE GASTOS A COMPROBAR



28

ANEXO UNO 1.0 TARIFA DE VÍATICOS NACIONALES

CUOTA DIARIA EN PESOS (Comisión mayor de 24 horas)

NIVELES DE APLICACIÓN CONCEPTO MONTO

I Director General. Hospedaje $980.00

Alimentos $420.00

Total $1,400.00

II Subdirectores y Contralor Interno. Hospedaje $840.00

Alimentos $360.00

Total $1,200.00

III Demás Servidores Públicos. (desde Jefes de Departamento) Hospedaje $700.00

Alimentos $300.00

Total $1,000.00

TARIFA DE VIÁTICOS NACIONALES

CUOTA DIARIA EN PESOS

(Comisión menor de 24 horas)

NIVELES DE APLICACIÓN CONCEPTO MONTO

I Director General. Desayuno $105.00

Comida $210.00

Cena $105.00 Total $420.00

II Subdirectores y Contralor Interno. Desayuno $90.00

Comida $180.00

Cena $90.00 Total $360.00

III Demás Servidores Públicos. (desde Jefes de Departamento) Desayuno $75.00

Comida $150.00

Cena $75.00

Total $300.00



29

ANEXO DOS 2. O SOLICITUD DE FONDOS A COMPROBAR

PROGRAMA: ______(1)________ CLAVE: ________(2)________ FOLIO: _________(3)_________

SUBPROGRAMA: _______(4)________

(5) GASTO CORRIENTE OBRA PÚBLICA OTROS:__________________

FECHA DE ELABORACIÓN: XALAPA, VER., A _____ DE _______________________ DE 2018

OBJETIVO DE LA COMISIÓN (6)_____________________________________________________________________

LUGAR DE LA COMISIÓN (7)_____________________________________________________________________ MEDIO DE TRANSPORTE: (8) AVIÓN AUTOBÚS AUTOMÓVIL

FECHA DE SALIDA (9)__________________

HORA DE SALIDA (10)________________

DÍAS DE COMISIÓN (11)______________________

NÚMERO DE PERSONAS (12)________________

FECHA DE VENCIMIENTO (13)______________________

(A) VIÁTICOS COMPLETOS

NÚMERO DE PERSONAL NOMBRE DEL COMISIONADO TARIFA DIARIA IMPORTE

COMBUSTIBLES Y LUBRICANTES

PEAJES O PASAJES

IMPORTE TOTAL (A)

(14) (15) (16) (17) (18) (19)

__________________ _____________ ________ __________ ____________ ______________

__________________ _____________ ________ __________ ____________ ______________

__________________ _____________ ________ __________ ____________ ______________ ___(20)____

(B) VIÁTICOS PARCIALES

NÚMERO DE PERSONAL NOMBRE DEL COMISIONADO TARIFA DIARIA IMPORTE

COMBUSTIBLES Y LUBRICANTES

OTROS GASTOS

IMPORTE TOTAL (B)

(21) (22) (23) (24) (25) (26)

__________________ _____________ ________ __________ ____________ ______________

__________________ _____________ ________ __________ ____________ ______________

__________________ _____________ ________ __________ ____________ ______________ ___(27)____

IMPORTE TOTAL (A+B) (28)

SOLICITA Vo. Bo. REVISÓ AUTORIZÓ ___________(29)_________ ____(30)_____ ________(31)________ ___________(32)___________

NOMBRE Y PUESTO DEL SERVIDOR PÚBLICO

COMISIONADO

JEFE DEL ÁREA

SUSTANTIVA

RESPONSABLE DEL TRÁMITE Y CONTROL DE VIÁTICOS Y

PASAJES JEFA DEL DEPTO DE RECURSOS FINANCIEROS SUBDIRECTORA DE FINANZAS

(33)

CUENTA ________ CHEQUE ____________ EGRESO __________

EL QUE SOLICITA ACEPTA Y AUTORIZA A ESTA DEPENDENCIA A PROMOVER LO PROCEDENTE EN CONTRA DEL SUSCRITO (A) PARA LA RECUPERACIÓN DE ESTOS RECURSOS.

ASIENTOS: ANTICIPO. O GASTO DEVENGADO ___________________________________________________________________________

______________________________________________________________



30

ANEXO DOS

SOLICITUD DE FONDOS A COMPROBAR INSTRUCTIVO DE LLENADO

1 Anotar el nombre del programa. 2 Anotar la clave del programa. 3 Anotar el número de folio que le corresponda (uso exclusivo de la Unidad

Administrativa. 4 Anotar el nombre del subprograma. 5 Marcar con una "X" según sea el caso, o indicar el nombre del concepto de que

se trate. 6 Enunciar el objetivo general de la comisión. 7 Especificar el destino de la comisión, nacional (ciudad y municipio). 8 Marcar con una "X" según sea el caso. 9 Anotar el día de inicio de la comisión.

10 Anotar la hora de inicio de la comisión. 11 Especificar el número total de días de comisión. 12 Indicar el número de personas asignadas a la comisión. 13 Anotar la fecha del término de la comisión. 14 Anotar el número de personal del servidor que asiste a la comisión. 15 Anotar el nombre del servidor que asiste a la comisión. 16 Monto de la tarifa diaria. 17 Suma del total de días de comisión de acuerdo a la tarifa diaria. 18 Importe del combustible y/o lubricantes. 19 Importe del peaje o pasaje. 20 Suma del total de viáticos completos. 21 Anotar el número de personal del servidor que asiste a la comisión. 22 Anotar el nombre del servidor que asiste a la comisión. 23 Monto de la tarifa diaria. 24 Suma del total de días de comisión de acuerdo a la tarifa diaria. 25 Importe del combustible y/o lubricantes. 26 Importe de gastos por peajes e imprevistos. 27 Suma del total de viáticos parciales. 28 Suma del total de viáticos completos y viáticos parciales. 29 Nombre, puesto y firma del comisionado. 30 Nombre, puesto y firma del titular del área que solicita. 31 Nombre y firma del responsable del trámite y control de viáticos y pasajes. 32 Nombre y firma del jefe de la unidad administrativa. 33 Datos determinados por el área de recursos financieros.



31

ANEXO TRES 3.0 OFICIO DE COMISIÓN

<Identificación de la Unidad Responsable> Número de Oficio:____________________ <Lugar y fecha de Oficio>. <Nombre y Cargo del Servidor Público Comisionado> Por medio del presente, me permito informarle(s) a ustedes(s) que ha(n) sido designado(s) para realizar la comisión que en seguida se detalla: Lugar: Periodo: Del <día> de <mes> del <año> Al <día> de <mes> del <año> Objetivo:

Por lo anterior al término de la comisión deberá requisitar el "Formato Registro Único de Comisiones al personal." Sin más por el momento le envío un cordial saludo. Atentamente Jefe Inmediato del Comisionado <Con nivel de Subdirector o Superior> C.c.p. Nombre y puesto Área de Recursos Humanos.- Para su atención y Trámite. C.c.p. Nombre y puesto Área de Contabilidad y Presupuesto.- Para su atención y Trámite. C.c.p. Nombre y puesto Área de Recursos Financieros.- Mismo fin. Arco Vial Sur no. 730. Colonia Lomas Verdes C.P. 91098 Xalapa, Veracruz Tel. (228) 1.41.05.00 Conmutador www.ipever.gob.mx



32

ANEXO CUATRO 4.0 REGISTRO ÚNICO DE COMISIONES AL PERSONAL

HOJA 01



33


HOJA 02



34


INSTRUCTIVO DE LLENADO

1.- Anotar el folio de control (Unidad Administrativa) 2.- La fecha en que se requisita el informe de Comisión, en el formato dd/mm/aaaa. 3.- Clave de la unidad programática presupuestal. 4.- Denominación de la unidad programática. 5.- Nombre del servidor público. 6.- Cargo del servidor público. 7.- Nombre del área de adscripción del servidor público. 8.- Lugar de residencia del servidor público. 9.- número de personal. 10.- Identificación de Nivel y Zona. 11.- Especificar el destino de la comisión, nacional (ciudad y estado), e internacional (ciudad y país). 12.- Día de inicio y término de la comisión. 13.- Especificar el número total de días de la comisión. 14.- Cuota monetaria por día (alimentos y hospedaje; sólo alimentación o sólo hospedaje, según sea el caso) En el caso

de tratarse de sólo alimentación y no abarque los tres alimentos del día, deberá considerarse la proporción de 25% desayuno, 50% comida y 25% cena.

15.- El resultado de la multiplicación de la cuota diaria por el número de días, para cada concepto. 16.- El resultado de la suma del importe total en número y letra. 17.- Indicar el tipo de transporte que se utilizará y su importe monetario. En el caso de efectuar la comisión en vehiculo

oficial, se deberá anotar los datos siguientes: vehículo, número de placas, kilometraje de salida y de regreso. En el caso de autorizarse el uso de vehículo particular, deberá especificarse en la columna de Otros.

18.- Importe monetario total de Gastos de Viaje a recibir en número y letra. 19.- Importe total de otros conceptos entregados para la comisión (traslados locales, teléfonos y telefax) en número y

letra 20.- Importe total de Viáticos, Gastos de Viaje y otros conceptos relativos otorgados, que resulta de la suma del numeral

16,18 y 19 del formato. 21.- Fecha y firma de recibo de viáticos y pasajes y de conformidad con la comisión del servidor público comisionado. 22.- Requisitar las claves presupuestales a afectar en cada caso, de acuerdo con la normatividad para el ejercicio del

gasto en vigor. 23.- Enunciar el objetivo general de la comisión. 24.- Enunciar las actividades generales a desarrollar durante la comisión. 25.- Indicar los documentos comprobatorios y anotar los importes otorgados por concepto de Viáticos y gastos de Viaje. 26.- Indicar que documentos se entregan a la Unidad Administrativa. 27.- Importe total de Viáticos y Gastos de Viaje Comprobados en número y letra. 28.- Reintegro a favor de la Dependencia, cuando el importe entregado sea mayor al importe comprobado. 29.- Reintegro a favor del Servidor Público, cuando el importe entregado sea menor al importe comprobado y esté

debidamente justificado y autorizado. 30.- Nombre, cargo y firma del superior jerárquico, (con nivel mínimo de Subdirector u homólogo). 31.- Nombre y firma del titular de la Unidad Administrativa ejecutora. 32.- Nombre de la persona a quien va dirigido el informe de la comisión (deberá dirigirse al titular de la unidad

responsable). 33.- Narración de las actividades efectuadas durante la comisión, programa de atención y metas alcanzadas. 34.- Nombre y firma del Servidor Público Comisionado.



35

ANEXO CINCO 5.0 RELACIÓN DETALLADA DE VIÁTICOS EROGADOS

SIN DOCUMENTACIÓN COMPROBATORIA



36

ANEXO CINCO

5.0 RELACIÓN DETALLADA DE VIÁTICOS EROGADOS SIN DOCUMENTACIÓN COMPROBATORIA

INSTRUCTIVO DE LLENADO

1.- Anotar el nombre y clave de la unidad presupuestal. 2.- Anotar el nombre del servidor público comisionado. 3.- Anotar el puesto del servidor público comisionado. 4.- Nombre del área de adscripción del servidor público comisionado. 5.- Registro Federal de Contribuyentes del servidor público comisionado. 6.- Número de Personal del servidor público comisionado.

7.- Anotar el número de oficio de comisión. 8.- Anotar el día, mes y año del oficio de comisión. 9.- Lugar y fecha del gasto.

10.- Describir brevemente los conceptos de gastos de viáticos. 11.- Monto de los gastos de viáticos. 12.-

Describir brevemente el motivo por el cual no se cuenta con documentación comprobatoria.

13.- Suma total de los gastos no comprobados. 14.- Nombre y firma del servidor público comisionado.

15.- Nombre y firma del titular de la unidad administrativa.



37

ANEXO SEIS

6.0 RELACIÓN DE LOCALIDADES DEL ESTADO EN DONDE ES NECESARIO PRESENTAR COMPROBANTES DE GASTOS CON LOS REQUISITOS FISCALES

No. Localidad No. Localidad No. Localidad 1 Acajete 41 Coatzintla 81 Ixhuacán de los Reyes 2 Acatlán 42 Coetzala 82 Ixhuatlán de Madero 3 Acayucan 43 Colipa 83 Ixhuatlán del Café 4 Actopan 44 Comapa 84 Ixhuatlán del Sureste 5 Acula 45 Córdoba 85 Ixhuatlancillo 6 Acutzingo 46 Cosamaloapan 86 Ixmatlahuacan 7 Agua Dulce 47 Cosautlán de Carvajal 87 Ixtaczoquitlán 8 Alpatlánhuac 48 Coscomatepec 88 Jalacingo 9 Alto lucero de Gutiérrez Barrios 49 Cosoleacaque 89 Jalcomulco

10 Altotonga 50 Cotaxtla 90 Jáltipan 11 Alvarado 51 Coxquihui 91 Jamapa 12 Amatitlán 52 Coyutla 92 Jesús Carranza 13 Amatlán de los Reyes 53 Cuichapa 93 Jilotepec 14 Angel R. Cabada 54 Cuitláuac 94 José Azueta 15 La Antigua 55 Chacaltianguis 95 Juan Rodríguez Clara 16 Apazapan 56 Chalma 96 Juchique de Ferrer 17 Aquila 57 Chiconamel 97 Landero y Coss 18 Astacinga 58 Chiconquiaco 98 Lerdo de Tejada 19 Atlahuilco 59 Chicontepec 99 Magdalena 20 Atoyac 60 Chinameca 100 Maltrata 21 Atzacan 61 Chinampa de Gorostiza 101 Manlio Fabio Altamirano 22 Atzalan 62 Las Choapas 102 Mariano Escobedo 23 Ayahualulco 63 Chocamán 103 Martínez de la Torre 24 Banderilla 64 Chontla 104 Mecatlán 25 Benito Juárez 65 Chumatlán 105 Mecayapan 26 Boca del Río 66 Emiliano Zapata 106 Medellín 27 Calcahualco 67 Espinal 107 Mihuatlán 28 Camarón de Tejeda 68 Filomeno Mata 108 Las Minas 29 Camerino Z. Mendoza 69 Fortín 109 Minatitlán 30 Carlos A. Carrillo 70 Gutiérrez Zamora 110 Misantla 31 Carrillo Puerto 71 Hidalgotitlán 111 Mixtla de Altamirano 32 Castillo de Teayo 72 El Higo 112 Moloacán 33 Catemaco 73 Huatusco 113 Nanchital de Lázaro Cárdenas del Río 34 Cazones de Herrera 74 Huayacocotla 114 Naolinco 35 cerro azul 75 Hueyapan de Ocampo 115 Naranjal 36 Citlaltépetl 76 Huiloapan de Cuauhtémoc 116 Naranjos-Amatlan 37 Coacoazintla 77 Ignacio de la Llave 117 Nautla 38 Coahuitlán 78 Llamatlán 118 Nogales 39 Coatepec 79 Isla 119 Oluta 40 Coatzacoalcos 80 Ixcatepec 120 Omealca



38

ANEXO SEIS

6.0 RELACIÓN DE LOCALIDADES DEL ESTADO EN DONDE ES NECESARIO PRESENTAR COMPROBANTES DE GASTOS CON LOS REQUISITOS FISCALES

121 Orizaba 156 Tantima 191 Tres Valles 122 Otatitlán 157 Tantoyuca 192 Tuxpan 123 Oteapan 158 Tatahuicapan de Juárez 193 Tuxtilla 124 Ozuluama 159 Tatatila 194 Ursulo Galván 125 Pajapan 160 Tecolutla 195 Uxpanapa 126 Pánuco 161 Tehuipango 196 Vega de Alatorre 127 Papantla 162 Temapache 197 Veracruz 128 Paso de Ovejas 163 Tempoal 198 Las Vigas de Ramírez 129 Paso del Macho 164 Tenampa 199 Villa Aldama 130 La Perla 165 Tenochtitlán 200 Xalapa 131 Perote 166 Teocelo 201 Xico 132 Platón Sánchez 167 Tepatlaxco 202 Xoxocotla 133 Playa Vicente 168 Tepetlán 203 Yanga 134 Poza Rica de hidalgo 169 Tepetzintla 204 Yecuatla 135 Pueblo Viejo 170 Tequila 205 Zacualpan 136 Puente Nacional 171 Texcatepec 206 Zaragoza 137 Rafael Delgado 172 Texhuacán 207 Zentla 138 Rafael Lucio 173 Texistepec 208 Zongolica 139 Los Reyes 174 Tezonapa 209 Zontecomatlán 140 Río Blanco 175 Tierra Blanca 210 Zozocolco de Hidalgo 141 Saltabarranca 176 Tihuatlán 211 San Rafael 142 San Andrés Tenejapan 177 Tlacojalpan 212 Santiago Sochiapan 143 San Andrés Tuxtla 178 Tlacolulan 213 Martínez de la Torre 144 San Juan Evangelista 179 Tlacotalpan 145 Santiago Tuxtla 180 Tlacotepec de Mejía 146 Sayula de Alemán 181 Tlachichilco 147 Soconusco 182 Tlalixcoyan 148 Sochiapa 183 Tlalnehuayocan 149 Soledad Atzompa 184 Tlaltetela 150 Soledad de Doblado 185 Tlapacoyan 151 Soteapan 186 Tlaquilpan 152 Tamalín 187 Tlilapan 153 Tamiahua 188 Tomatlán 154 Tampico Alto 189 Tonayán 155 Tancoco 190 Totutla



39

ANEXO SIETE

7.0 CAUSAS DE DEVOLUCIÓN DE DOCUMENTOS PARA EL OTORGAMIENTO DE RECURSOS



40

ANEXO OCHO

8. O CONTROL DE GASTOS A COMPROBAR

CONTROL DE GASTOS A COMPROBAR

NÚMERO DE ORDEN DE PAGO: FOLIO (EGRESOS) FECHA DE EMISIÓN Y NÚMERO DE CHEQUE:

NÚMERO DE PERSONAL: NOMBRE: FECHA DE LA COMISIÓN ÚLTIMO DÍA HÁBIL PARA COMPROBAR: FECHA DE ENVÍO PARA DESCUENTO:

DE AL DÍA MES AÑO DÍA MES AÑO FORMATO "GAC"



41

DIRECTORIO SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS

L.A.E. Luz Esther González Castillo Titular de la Subdirección de Finanzas

L.C. Ángel Miguel Mendoza Trujillo Titular del Departamento de Contabilidad

y Presupuesto

L.C. Rosa Laura Montero Córdoba Titular del Departamento de Recursos

Financieros

manual viaticos y gtos de viaje...manual de normas y procedimiento para el trÁmite y control de...

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