manual gastos viaje
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TECNOLÓGICA DE ALIMENTOS S.A. STI
Elaborado por:Silvia León
Fecha de Aprobación: Setiembre 2011Versión
Nº:001
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Revisado por:MANUAL
GASTOS DE VIAJE SAPCódigo:
Aprobado por:
MANUALGASTOS DE VIAJE SAP
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Tecnológica de Alimentos S.A.
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OBJETIVO
Establecer las pautas para la creación de planes de viaje y liquidaciones en el módulo de gastos de viaje vía SAP de TASA.
CREACIÓN DE PLAN DE VIAJE
La transacción para crear un plan de viaje es la transacción es TP01.
Se ingresa el código de empleado de trabajador:
Luego seleccionar y se procede a ingresar la siguiente información: Fecha de inicio del viaje Fecha de fin de viaje Destino del viaje País PE Región Actividad Motivo
En el caso de la opción se marca solo en el caso de viaje por transporte terrestre ya que los pasajes aéreos no se incluyen dentro de los gastos considerados para viáticos ya que estos tienen su propio procedimiento y en tal caso no se deberá marcar el check
.
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La asignación de viáticos para cada trabajador dependerá de las siguientes condiciones:
Categoría del trabajador Destino de viaje Duración de viaje.
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La tabla de viáticos es la siguiente:
Clasificación destinos y categorías:
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Una vez que se ha ingresado toda la información requerida para la creación del
plan de viaje, deberá seleccionar para grabar, momento en el cual aparecerá un cuadro de diálogo en el podrá seleccionar si desea grabar o no este plan de viaje.
Una vez que creó el plan de viaje, está pendiente de aprobación.
El status para indicar que el plan de viaje está pendiente de aprobación es La estrategia de aprobación es según organigrama.
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APROBACIÓN DEL PLAN DE VIAJE
Para la aprobación del plan de viaje el superior jerárquico, deberá ingresar a la
transacción TP01 y seleccionar , aparecerá un cuadro de diálogo en donde podrá seleccionar “AUTORIZAR”, “RECHAZAR” O “CANCELAR”,
Una vez que se haya autorizado el plan de viaje, existen 2 situaciones:
1. Cuando al momento de la creación se seleccionó , Tesorería procederá a realizar el abono en la cuenta del trabajador.
2. Cuando al momento de la creación no se marco check , en este caso el trabajador podrá ingresar sus gastos en la transacción PR05.
En el caso se genere el requerimiento como indica el primer caso aparecerá la confirmación del mismo mediante el siguiente mensaje:
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Inmediatamente aprobado el plan de viaje el status cambiará al siguiente: y Un mensaje que indica la autorización del mismo .
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LIQUIDACIÓN DE GASTOS DE VIAJE
Para liquidar los gastos de viaje el trabajador deberá ingresar uno a uno los gastos generados en su viaje mediante la transacción PR05 ingresando su código de trabajador.Para empezar a ingresar los gastos el trabajador deberá seleccionar el viaje y
luego el ícono .
Una vez seleccionado el lápiz aparecerá la siguiente pantalla:Que es donde se empezarán a ingresar los gastos.Como se muestra en la pantalla, esta transacción jala los datos de la creación del gasto de viaje.
Para seleccionar el tipo de gasto que se encuentra parametrado en el módulo de Gastos de Viaje, dar click en el match code de donde aparecerá una lista desglosable de gastos:
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Ejemplo:
Tenemos una factura por consumo con los siguientes datos:
Valor de venta S/.100IGV 18% 18Servicio 10TOTAL S/. 128
El ingreso del gasto debería ser como sigue:
En total importe se debe ingresar el total del gasto, en este caso los S/. 128.00 (nuevos soles)En impuesto ingresar el importe correspondiente al IGV S/. 18.00En indicador de impuesto es C1 cuando el gasto está afecto a IGVNo es necesario ingresar los S/. 10.00 por concepto de servicio, el sistema calcula la diferencia y le asigna una cuenta contable.
Nota: La fecha del gasto aparece por defecto con la fecha de inicio del viaje, hay que irla modificando de acuerdo a la fecha real del gasto.
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Una vez ingresado el gasto de la factura, dar ENTER y aparecerá la siguiente pantalla:En esta ventana se procede a ingresar la información de la factura.
Nota: Por default aparece el código 01. Factura 3. Boleta de venta 12. Ticket 16. Pasaje nacional.Estos datos aparecen según el tipo de gasto seleccionado.
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Ingreso de número de RUC del proveedor.
Enter y doble click en el RUC del proveedor
A continuación completar los datos de la factura:
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Tener en cuenta que los siguientes gastos tienen indicador de impuestos C0
Una vez terminado de ingresar los gastos, el sistema determinará el saldo en caso lo hubiere, si el importe gastado es menos que el importe abonado para gastos de viaje, se deberá efectuar el depósito por la diferencia e ingresar los datos del depósito de tal manera que el saldo sea cero.
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Cuando los gastos estén cuadrados los gastos, proceder a grabar en forma “Definitiva”.Solo en los casos en los que no se hayan ingresado todos los gastos deberá seleccionar “Preliminar”
Imprimir la liquidación de gastos de viaje para la firma del superior jerárquico y su firma y su posterior envío a contabilidad.Para generar el resumen de la liquidación de gastos se deberá seleccionar:
el cual se muestra de la siguiente manera:
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Una vez que se haya grabado en forma definitiva está listo para que su superior jerárquico pueda aprobar los gastos de viaje en el sistema y firma del resumen de la liquidación física.
APROBACIÓN DE GASTOS DE VIAJE
Los gastos de viaje son probados mediante la transacción PR05.El superior jerárquico ingresa el código de empleado en la transacción PR05 y procede a autorizar los gastos según esté conforme.
Inmediatamente aprobado cambia el status de la liquidación.
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CONTABILIZACIÓN DEL GASTO
La contabilización del gasto se realiza mediante la transacción PR05El analista contable ingresa el código de empleado para proceder a revisar los gastos y posteriormente liquidarlos.
Para facilitar la revisión existe la opción para poder exportar a Excel la información de los gastos ingresados.
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Una vez verificada su conformidad proceder a liquidar
Aparece el siguiente cuadro de dialogo:
Y aparece una nueva ventana para colocar la fecha de contabilización
Click acá para aceptar.
Una vez que el sistema haya terminado de contabilizar en forma automática aparece la siguiente ventana:
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En la parte superior aparecen nuevas opciones una vez efectuada la liquidación:
Para poder mostrar el asiento
Asiento generado por la liquidación de gastos:
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Para anulación de la contabilización
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Para exportar y ver los números de los documentos contabilizados
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NOTA: El sistema no permite la contabilización si Tesorería no ha efectuado el abono de la RQ y se ha realizado la conciliación correspondiente.