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PROCEDIMIENTO DE
CONTRATACIÓN
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PROCEDIMIENTO DE CONTRATACIÓN
Wilder Rojas
Subdirectora
Administrativa y
Financiera
Oriana Sofía Peña
Mazabel
05/08/2020
ACTUALIZÓ
Líder de Contratación
REVISÓ
Subdirectora Administrativa
y Financiera
APROBÓ
FIRMA
NOMBRE
EEE
CARGO
FECHA
Gerente
07/08/2020 10/08/2020
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CONTENIDO
1. OBJETIVO ................................................................................................................................................ 3
2. ALCANCE ................................................................................................................................................. 3
3. RESPONSABLES ....................................................................................................................................... 3
4. DEFINICIONES ......................................................................................................................................... 5
5. GENERALIDADES ..................................................................................................................................... 5
5.1 Normatividad...................................................................................................................................... 5
5.2 Modalidades de contratación ............................................................................................................ 6
5.3 Criterios de selección ......................................................................................................................... 7
5.4 Criterios de evaluación (seguimiento al desempeño) ........................................................................ 7
6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO ...................................................................................................... 8
6.1 CONTRATACIÓN DIRECTA ................................................................................................................... 8
6.2 CONVOCATORIA PÚBLICA ................................................................................................................11
7. ANEXOS ................................................................................................................................................13
7.1 LISTAS DE CHEQUEO .........................................................................................................................13
7.2 CONTRATACIÓN DIRECTA .................................................................................................................14
7.3 CONVOCATORIA PÚBLICA ................................................................................................................14
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1. OBJETIVO
Verificar los requisitos para elaborar los contratos de prestación de servicios, de
compraventa, de suministro, de comodato, de arrendamiento, de obra, de interventoría,
de consultoría, órdenes de servicio y de suministro, que se requieren en la E.S.E.
Municipal Manuel Castro Tovar, conforme a la normatividad Vigente.
2. ALCANCE
Inicia desde la revisión de la documentación, hasta la terminación y/o liquidación del
contrato.
3. RESPONSABLES
Asesora de Contratación:
1. Revisar y/o elaborar las minutas de los contratos que deba suscribir La
Empresa Social del Estado. Así mismo, visar los procesos como: actas de inicio,
situaciones contractuales, liquidación de los contratos que suscriba la empresa.
2. Atender dentro de las instalaciones de la ESE “Manuel Castro Tovar” toda
clase de consultas y asesoría que tenga que ver con la ejecución del presente
contrato.
3. Apoyar la presentación de informes referente a la contratación de la empresa,
a los entes de control y similares.
4. Recibir las pólizas del área misional y administrativo, verificando que
correspondan al contratista y a la garantía exigida en el contrato.
5. Asistir a los comités de compras convocados por la empresa.
6. Apoyo al cumplimiento del plan de desarrollo institucional.
7. Las demás actividades que conlleve al cabal cumplimiento del objeto
contractual.
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Profesional de Contratación:
1. Recepción de documentos para la celebración de contratos con la ESE
Manuel Castro Tovar de Pitalito.
2. Realizar conjuntamente con el Asesor de contratación, las minutas para la
celebración de los contratos con la ESE.
3. Verificar los soportes que se exigen por disposición legal a cada tipo de
contrato a suscribir.
4. Realizar conjuntamente con el Asesor de contratación, Actas de inicio, Actas
de suspensión y Actas de liquidación.
5. Mantener actualizado en medio magnético el registro de los contratos.
6. Realizar los informes del área de contratación, a las entidades de control.
7. Realizar los informes de supervisión y certificación de cumplimiento de
contratistas y proveedores del área administrativa.
8. Apoyo en la revisión de pólizas del área misional y administrativo, verificando
que correspondan al contratista y a la garantía exigida en el contrato.
9. Apoyo al cumplimiento del plan de desarrollo institucional.
10. Las demás actividades que conlleve al cabal cumplimiento del objeto
contractual.
Profesional de Apoyo:
1. Elaboración de Estudios Previos y actas de inicio de la contratación de
personal administrativo, ordenes de servicio, contratos de compraventa,
contratos y órdenes de suministro, contratos de arrendamiento y de comodatos
que necesite ejecutar la E.S.E. Municipal Manuel Castro Tovar.
2. Apoyo en la elaboración de Informes de Supervisión Administrativo y
Financiero.
3. Apoyo en la recepción de las cuentas del área administrativa y financiera y
proveedores.
4. Llevar el control de pagos y saldos actualizados de los contratos de prestación
de servicios asignados al área administrativa y financiera.
5. Apoyo en la elaboración de certificaciones laborales.
6. Apoyo al cumplimiento del plan de desarrollo institucional.
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7. Las demás actividades que conlleven al cabal cumplimiento del objeto
contractual.
4. DEFINICIONES
Estudio Previo: Es el conjunto de documentos, trámites y aquellos análisis, que deben
adelantar las entidades públicas antes de contratar, sin importar el régimen legal que
las cobije, en cualquiera de las modalidades que señala la ley o el manual interno que
se aplique, en el caso de las entidades no gobernadas por el Estatuto.
Contrato: Acuerdo de voluntades por escrito entre dos o más personas que una de
ellas es la E.S.E. Municipal Manuel Castro Tovar para crear derechos y generar
obligaciones.
Certificado de Disponibilidad Presupuestal: Documento que permite dar certeza
sobre la existencia de un recurso disponible en la E.S.E. Municipal Manuel Castro
Tovar.
Póliza: Es una garantía que señala el cumplimiento de las obligaciones derivadas de
un contrato celebrado entre personas naturales o jurídicas y la E.S.E. Municipal
Manuel Castro Tovar, la cual debe ser proferida por una Empresa de Seguros
legalmente constituida en Colombia.
Registro Presupuestal: Registro definitivo de un gasto asignado, el cual garantiza que
los recursos del presupuesto solo se utilizarán para el fin especificado en dicho registro.
Acta de Inicio: Documento con el que se inicia actividades contractuales.
5. GENERALIDADES
5.1 Normatividad
Acuerdo 04 del 19 de junio de 2014, denominado “ESTATUTO DE CONTRATACIÓN
DE BIENES Y/O SERVICIOS de la E.S.E. Municipal Manuel Castro Tovar y normas
concordantes vigentes.
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Acuerdo 3 del 19 de marzo de 2015 de la Junta Directiva, «por el cual se modifica el
Acuerdo 004 de 2014 de la EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO MANUEL CASTRO
TOVAR del Municipio de Pitalito».
Acuerdo 2 del 10 de febrero de 2017 de la Junta Directiva, «por el cual se autoriza al
Gerente de la E.S.E. Municipal Manuel Castro Tovar para suscribir y ejecutar contratos
con agremiaciones sindicales, sin límite de cuantía y en consecuencia modificar el
Acuerdo No. 04 del 19 de junio de 2014, en su artículo 2, parágrafo 3».
Resolución 153 del 4 de septiembre de 2014 del Gerente de la Empresa Social del
Estado, por la cual «se adopta el Manual de Contratación de la Empresa Social del
Estado Municipal Manuel Castro Tovar».
Resolución Administrativa 31 del 10 de febrero de 2015, del Gerente de la Empresa
Social del Estado, «por el cual se reglamenta un artículo del Estatuto de Bienes y
Servicios (Acuerdo 04 de 2014) y se modifica un artículo del Manual de Contratación
(Resolución 153 de 04 de septiembre de 2014) […]».
Resolución 224 del 24 de noviembre de 2017 del Gerente de la Empresa Social del
Estado, «por medio de la cual se adoptan unas minutas para el Estatuto Único de
Contratación de Bienes y Servicios […]»
5.2 Modalidades de contratación
La Empresa conforme a la normatividad vigente desarrolla los siguientes procesos
contractuales:
A) Contratación Directa
B) Convocatoria Publica
Todos los procedimientos anteriormente señalados deberán contener estudios previos
en donde se especifica el objeto, la definición de la necesidad, la forma de solventarla,
el perfil del contratista, sus actividades, valor, tiempo de ejecución, forma de pago,
garantías contractuales.
En todos los procesos participarán las personas naturales o jurídicas, las cuales no
deberán estar incurso en ninguna de las causales de inhabilidad e incompatibilidad
previstas en la normatividad vigente (art. 13 Ley 1150 de 2007, art. 6 Resolución 5185
de 2013) y demás normas concordantes.
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Una vez cumplidos la totalidad de los requisitos legales se procede a la elaboración de
la minuta y suscripción de esta; debiendo el contratista legalizar el contrato en el
término establecido para ello y dar inicio a su ejecución
5.3 Criterios de selección
La selección se efectúa teniendo en la cuenta que uno de los principios que rige la
actividad contractual de la Empresa Social del Estado, de acuerdo como su Estatuto de
Contratación, es el de selección objetiva –artículo 4, cfr. Art. 70–, según el cual:
La escogencia del contratista debe recaer en la oferta más favorable a la entidad y a los
fines que busca, teniendo en cuenta los factores de cumplimiento, experiencia,
organización, equipos, plazo, precio y ponderación detallada y concreta, para lo cual
efectuarán las comparaciones a que haya lugar mediante el cotejo de los diferentes
ofrecimientos, con ello que la decisión al respecto apunte al cumplimiento de los
objetivos propuestos.
En consecuencia, son criterios de selección: cumplimiento, experiencia, organización,
equipos, plazo y precio.
Los Estudios y Documentos Previos en general y las invitaciones en particular serán las
oportunidades dentro del proceso de contratación para identificar cuál –o cuáles– de los
criterios de selección será el aplicable en cada caso. Éstos tendrán un puntaje
asignado, cuyo sumatorio total será siempre igual a cien (100) puntos. En la invitación
se dejará constancia de la metodología de evaluación y los factores de desempate.
La escogencia del mejor proponente será realizada por un Comité tripartita que se
designe para el efecto en la Invitación, sin perjuicio de las funciones del Comité de
Compras y Contratación. De esta evaluación se dejará constancia en un acta. Cuando
el precio sea factor determinante de selección, el estudio de costos será suficiente para
identificar al mejor proponente.
5.4 Criterios de evaluación (seguimiento al desempeño)
La Evaluación de cada proveedor depende de (i) la oferta presentada, (ii) las
obligaciones contractuales adquiridas y (iii) las normativas aplicables al objeto
contratado. Los requisitos constitucionales, legales o reglamentarios no requerirán para
su exigibilidad al proveedor de su incorporación al texto del contrato.
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6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
6.1 CONTRATACIÓN DIRECTA
FASE ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTRO
PR
EC
ON
TR
AC
TU
AL
1. Estudio Previo Estudio de
Mercado
Formato
Estudio Previo
(Definición de la
necesidad, perfil,
actividades, objeto,
valor, forma de pago,
tiempo de ejecución,
garantía).
Profesional de
Costos
Subdirección
Administrativa Oficina de
Contratación (Prof. De
Apoyo)
Subdirección
Científica (Auxiliar).
Documento
Estudio Previo
2. Solicitud CDP Envió del
Estudio Previo y
Mercado a la Gerencia.
Elaboración de
solicitud de propuestas
o términos de referencia
atendiendo la modalidad
contractual.
Subdirección
Administrativa
Subdirección
Científica.
Expedición
CDP (Gerencia)
3. Trámite de Invitaciones Trámite de la
modalidad Contractual
de acuerdo con el
Manual de Contratación.
Auxiliar de
Almacén
Planeación y
Asesor Jurídico.
Invitación o
términos de referencia.
4. Revisión de
documentación
Revisión de la
carpeta, con su
respectiva
documentación.
Profesional de
contratación.
Lista de
chequeo.
5. Envió de solicitud de
Propuestas a proveedores
(Contratación Directa) o
publicación términos de
referencia (Convocatoria)
Elaboración de
Órdenes o Contratos.
Auxiliar de
Almacén
Planeación y
Asesor Jurídico.
Correo
electrónico, medio
físico, página web de la
Institución.
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6. Selección del
Contratista.
Gerente y
Comité Evaluador
atendiendo a la cuantía
del Contrato
Gerente y
Comité Evaluador
Contratos sin
formalidades plenas
(Ordenes)
Contratos con
formalidades plenas
(Contratos)
CO
NT
RA
CT
UA
L
1. Elaboración Minuta. La Minuta será
elaborada de acuerdo
con la modalidad de la
contratación establecida
en el Manual de
Contratación.
Apoyo
Profesional de
contratación.
Contratos sin
formalidades plenas
(Ordenes).
Contratos con
formalidades plenas
(Contratos).
2. Revisión jurídica
de la minuta.
El documento
será revisado
atendiendo a los
requisitos establecidos
en el manual de
contratación y
normatividad vigente.
Responsable
Asesor Jurídico
Firma revisión
jurídica en el
documento
3. Suscripción del
contrato.
Una vez
revisada jurídicamente
la minuta pasa a la
Gerencia para su firma y
posteriormente el
contratista
Responsable
Profesional de
Contratación
Suscripción de
la Minuta o Contrato
4. Expedición RP Se solicita RP
a Presupuesto, el cual
debe ser expedido por
el valor de la Orden o
contrato
Responsable
Profesional de
Contratación y Técnico
de Presupuesto
Documento
RP
5. Verificación de la
Legalización del Contrato
Revisión de
pólizas, aprobación,
seguridad social integral
(Salud, pensión y
riesgos)
Profesional de
Contratación
Acto
administrativo o Sello
para aprobación de
pólizas, planilla de
seguridad social
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6. Acta
de Inicio.
-Se suscribe el
Acta de Inicio por las
partes para los
contratos y Ordenes que
amerite
Responsable
Subgerente
Administrativa y Científica
Documento
Acta de Inicio
7. Seguimiento a la
ejecución del Contrato.
Se hace
control de acuerdo con
las obligaciones
pactadas o establecidas
en el contrato.
Se analiza el informe que arriba el contratista y se verifica que haya cumplido con cada una de sus obligaciones
Responsable
Subgerente
Administrativa y Científica
Informe de
Supervisión
PO
ST
CO
NT
RA
CT
UA
L
1. Liquidación del
Contrato
Una vez
terminado el contrato se
elaborará la liquidación
de este que deberá ser
firmada por las partes o
en su defecto por el
Gerente en aplicación
del principio de la
exorbitancia.
Aplica para contratos de
tracto o ejecución
sucesiva que tengan
saldos.
Profesional de
Contratación,
Supervisores,
Interventores y Gerente
Acta de
liquidación
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6.2 CONVOCATORIA PÚBLICA
ACTIVIDAD
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
REGISTRO
1.-) Proyección del Acto
Administrativo de
Apertura del proceso
2.-) Aviso de
convocatoria a
veedurías ciudadanas
3.-) Invitaciones a
ofertar
4.-) Pliego de
condiciones o Términos
de referencia
5.-) Audiencia de
Asignación de Riesgos
6.-) Cierre para
presentación de
propuestas
7.-) Verificación de
requisitos habilitantes y
Contenido del Acto de Apertura: identificación
del objeto del contrato a celebrar, cuantía,
identificación del comité asesor para apoyar la
etapa de evaluación
Es una forma de participación ciudadana para
realizar control social con el fin de
pronunciarse sobre los principios de igualdad,
moralidad administrativa, eficacia entre otros
Es una actuación administrativa que tiene por
objeto el interés de los oferentes a presentar
propuestas indicando las circunstancias de
tiempo modo y lugar para su presentación
Es el documento por medio del cual se fija el
reglamento que disciplina la totalidad del
procedimiento
Audiencia en la cual se debaten los posibles
riesgos previsibles del contrato a celebrar y se
establecen las garantías a solicitar
Vencido el término otorgado en el pliego para
presentar propuestas se dispone a realizar
listado de las propuestas presentadas
Se da apertura a las propuestas por parte del
comité asesor y se analizan los documentos
Asesor jurídico - Gerente
Asesor jurídico - Gerente
Asesor de Planeación
Asesor Jurídico
Asesor jurídico – subdirectora
administrativa – contadora y
Gerente
Asesor Jurídico - Gerente
Comité asesor asignado por
medio de Acto Administrativo
Acto
Administrativo de
Apertura
Convocatoria
Invitación
Término de
referencia
Acta de Audiencia
Acta de Cierre
Informes
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verificación de
propuestas
8.-) Resolución de
Adjudicación
9.-) Proyección del
contrato a celebrar.
10.-) Solicitud de
Registro Presupuestal.
11.-) Verificación de la
Legalización del
Contrato.
12.-) Elaboración del
Acta de Inicio.
13.-) Liquidación del
Contrato
conforme al pliego de condiciones
Por medio de Acto Administrativo
debidamente motivado y conforme lo decida el
comité asesor para el proceso se adjudica el
contrato al proponente que cumpla con todos
los requisitos exigidos.
Se elabora la minuta teniendo en cuenta el
objeto, actividades, obligaciones, tiempo,
valor, etc., que están establecidos en el
estudio previo.
Se envía a la oficina de Presupuesto para la
expedición del Registro Presupuestal.
El contratista debe presentar las pólizas
exigidas en el contrato, Afiliaciones al sistema
general de Seguridad Social en salud, pensión
y ARL.
Se verifican fecha de legalización y se
procede a suscribirla.
Se procede a realizar la liquidación del
contrato cuando el contratista o supervisor la
solicitan, de conformidad con las cláusulas
pactadas y cuando terminado el contrato
quedan saldos por ejecutar.
Asesor Jurídico – Gerente
Asesor Jurídico – Asesora de
Contratación y profesional de
contratación
Profesional de Contratación.
Profesional de Contratación y
Asesora de Contratación.
Profesional de Contratación,
Asesora de Contratación o
interventor externo
Profesional de Contratación y
Asesora de Contratación.
Acto
Administrativo de
Adjudicación
N.A
N.A
N.A
N.A
N.A
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7. ANEXOS
7.1 LISTAS DE CHEQUEO
ANEXO 7.1.1. ADMINISTRATIVO CONDUCTORES
ANEXO 7.1.2. ADMINISTRATIVOS PROFESIONALES, TÉCNICOS Y AUXILIARES
ANEXO 7.1.3. AUXILIAR CONSULTORIO ODONTOLÓGICO
ANEXO 7.1.4. AUXILIAR EN ENFERMERÍA PAI APS EXTRAMURAL RURAL
ANEXO 7.1.5. AUXILIAR EN ENFERMERÍA TAM TAB
ANEXO 7.1.6. AUXILIAR EN ENFERMERÍA GEORREFERENCIACIÓN
ANEXO 7.1.7. AUXILIAR EN ENFERMERÍA – APS EXTRAMURAL
ANEXO 7.1.8. AUXILIAR DE LABORATORIO
ANEXO 7.1.9. AUXILIAR SALUD ORAL – HIGIENISTA ORAL
ANEXO 7.1.10. AUXILIAR DE ENFERMERÍA PRIORITARIA
ANEXO 7.1.11. AUXILIAR DE FARMACIA
ANEXO 7.1.12. BACTERIÓLOGO
ANEXO 7.1.13. ENFERMERO
ANEXO 7.1.14. AGREMIACIÓN
ANEXO 7.1.15. MÉDICO
ANEXO 7.1.16. MÉDICO SSO
ANEXO 7.1.17. MISIONAL
ANEXO 7.1.18. ODONTÓLOGO
ANEXO 7.1.19. PROFESIONAL EDUCACIÓN FÍSICA
ANEXO 7.1.20. REGENTE DE FARMACIA
ANEXO 7.1.21. PROFESIONAL EN COMUNICACIÓN
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ANEXO 7.1.22. PSICÓLOGO
ANEXO 7.1.23. ARRENDAMIENTO
ANEXO 7.1.24. COMPRAVENTA
ANEXO 7.1.25. INTERVENTORÍA
ANEXO 7.1.26. OBRA
ANEXO 7.1.27. ORDEN DE SERVICIO Y SUMINISTRO
ANEXO 7.1.28. SUMINISTRO
7.2 CONTRATACIÓN DIRECTA
ANEXO 7.2.1. MINUTA CONTRATO COMPRAVENTA
ANEXO 7.2.2. MINUTA CONTRATO ARRENDAMIENTO
ANEXO 7.2.3. MINUTA CONTRATO OBRA
ANEXO 7.2.4. MINUTA CONTRATO SUMINISTRO
ANEXO 7.2.5. MINUTA CONTRATO CIVIL PRESTACIÓN DE SERVICIOS
ANEXO 7.2.6. MINUTA ORDEN DE SERVICIO – ORDEN DE SUMINISTRO
ANEXO 7.2.7. ESTUDIOS PREVIOS COMPRAVENTA
ANEXO 7.2.8. ESTUDIOS PREVIOS PRESTACIÓN DE SERVICIOS
ANEXO 7.2.9. ESTUDIOS PREVIOS SUMINISTRO
7.3 CONVOCATORIA PÚBLICA
ANEXO 7.3.1. ACTA AUDIENCIA ASIGNACIÓN DE RIESGOS
ANEXO 7.3.2. ACTA DE CIERRE DE LÍMITE PARA PRESENTAR PROPUESTAS DE
INVITADOS
ANEXO 7.3.3. INFORME DE VERIFICACIÓN DE REQUISITOS HABILITANTES
ANEXO 7.3.4. AVISO DE CONVOCATORIA A VEEDORES
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ANEXO 7.3.5. CARTAS DE INVITACIÓN
ANEXO 7.3.6. MINUTA DE RECIBO DE PROPUESTAS
ANEXO 7.3.7. PLIEGOS DE CONDICIONES
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CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN FECHA DE
APROBACIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO
01 07–05–2014 Versión inicial implementación SGC
02 08–04–2015 Actualización
03
04
06-11-2018
10-08-2020
Actualización
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